第一篇：實(shí)際工作中的檔案管理淺談

實(shí)際工作中的檔案管理淺談

檔案的含義：

1、檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。

“直接形成”說(shuō)明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀(jì)錄”說(shuō)明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。正因?yàn)闄n案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價(jià)值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報(bào)資料和文物。

2、檔案的形成者。

檔案是由官方機(jī)構(gòu)、半官方機(jī)構(gòu)、非官方機(jī)構(gòu)以及一定的個(gè)人、家庭和家族形成的。

3、檔案來(lái)源于文件。

檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實(shí)效、功用、離合等個(gè)性差異。從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證運(yùn)動(dòng)過(guò)程。從信息的內(nèi)容和形式來(lái)說(shuō)，兩者完全相同的，但從時(shí)效、價(jià)值和系統(tǒng)性上來(lái)說(shuō)，檔案是對(duì)文件的不斷揚(yáng)棄。首先是時(shí)效性批判，檔案是已經(jīng)辦理完畢的文件；其次是價(jià)值批判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價(jià)值的部分；最后是系統(tǒng)性批判，檔案是把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。

4、檔案的形式多種多樣。

檔案的形式包括載體、制作手段、表現(xiàn)方式等。從載體來(lái)看，有甲骨、金石、縑帛、簡(jiǎn)冊(cè)、紙質(zhì)、膠磁等；從制作手段來(lái)看，有刀刻、筆寫、印刷、復(fù)制、攝影、錄音、攝像等；從表現(xiàn)方式來(lái)看，有文字、圖表、聲像等。

5、檔案的本質(zhì)屬性。

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡(jiǎn)要地表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。

企業(yè)檔案的定義：

企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件

檔案及檔案管理在公司工作中發(fā)揮的主要作用：

一、檔案是單位工作的查考憑據(jù)。檔案是當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的文件資料轉(zhuǎn)化來(lái)的，并非事后不使用另行編制的，檔案記錄了單位當(dāng)時(shí)活動(dòng)的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過(guò)程與結(jié)果，以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，它可以成為使人信服的歷史證據(jù)，它是任何單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。

二、檔案是各類活動(dòng)的參考依據(jù)。檔案涵蓋了單位各個(gè)時(shí)期的建設(shè)、科研、運(yùn)營(yíng)等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文獻(xiàn)資料，檔案中記載了各種活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，記錄了各方面信息，反映了各類活動(dòng)情況，能在不同程度上和不同的方面為單位發(fā)展和建設(shè)提供咨詢研究、統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的情報(bào)信息，對(duì)制訂工作計(jì)劃，檢查和總結(jié)運(yùn)營(yíng)情況，推廣先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)等，都是重要的參考材料。

三、檔案是單位資產(chǎn)組成部分。檔案作為單位各項(xiàng)工作及其管理活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，其價(jià)值在于其記錄中所蘊(yùn)含的內(nèi)容。首先檔案是單位固定資產(chǎn)和流動(dòng)資產(chǎn)的構(gòu)成要素。設(shè)備儀器、房屋及建筑物這些“硬件”在其有效使用期間離不開對(duì)其起保證與依據(jù)作用的“軟件”—檔案，兩者作為一個(gè)整體共同構(gòu)成單位的固定資產(chǎn)。其次檔案是單位無(wú)形資產(chǎn)的組成部分，如黨群工作檔案、行政管理檔案、運(yùn)營(yíng)管理檔案及科學(xué)技術(shù)管理檔案等，它們真實(shí)記錄著單位科技水平、文化建設(shè)及管理狀況等，并伴隨單位工作、運(yùn)營(yíng)發(fā)展的始終，是無(wú)形資產(chǎn)的構(gòu)成要素。

四、檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和必要條件。無(wú)論科學(xué)研究還是技術(shù)創(chuàng)新，所有的科研工作都需要借助于各種各樣的檔案資料才能更快更好地取得成果，一方面過(guò)去專門進(jìn)行的科學(xué)研究的原始記錄可供現(xiàn)實(shí)研究工作直接借鑒，另一方面，從記錄廣泛豐富的經(jīng)驗(yàn)中，可為各項(xiàng)研究活動(dòng)提供試驗(yàn)、觀察和理論概括基礎(chǔ)材料。

五、檔案機(jī)構(gòu)是單位的歷史寶庫(kù)。檔案室是單位的歷史資料和特有的知識(shí)、技術(shù)等資料的庫(kù)存地，它服務(wù)于單位的各項(xiàng)工作，同時(shí)也是對(duì)外服務(wù)的窗口，是社會(huì)公信度最高的部門。

六、檔案管理是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)和管理水平的重要尺度。檔案記載著一個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的工作業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析、揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材，對(duì)提高決策水平和工作效率，促進(jìn)各方面發(fā)展發(fā)揮著重要作用。

七、檔案是進(jìn)行文化建設(shè)的生動(dòng)素材。檔案是單位發(fā)展的真實(shí)記錄和見(jiàn)證，是單位文化的重要組成部分，通過(guò)檔案我們能夠了解到單位的成長(zhǎng)歷程、核心價(jià)值觀、文化氛圍等，那一張張照片、一段段影像、一份份文件、一件件實(shí)物，讓職工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力，讓社會(huì)更感性的了解我們。

八、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是精細(xì)化管理的體現(xiàn)。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化就是運(yùn)用科學(xué)的先進(jìn)的手段，將檔案的收集、整理、立卷、編號(hào)、編目、歸檔等每個(gè)步驟按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行，每一步都由規(guī)章制約，每個(gè)環(huán)節(jié)都通過(guò)制度進(jìn)行規(guī)范，它符合精細(xì)化管理“精準(zhǔn)、精確、細(xì)致、細(xì)化”的要求，是規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)。檔案管理的規(guī)范，可帶動(dòng)文書工作、運(yùn)營(yíng)管理、檢查考核、財(cái)務(wù)管理等各項(xiàng)單位職能活動(dòng)的規(guī)范，使精細(xì)化管理內(nèi)涵逐步滲透到公司工作的各個(gè)方面，進(jìn)而提高公司綜合管理水平及整體形象。

檔案管理是公司每項(xiàng)工作、每個(gè)活動(dòng)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，歸檔工作的完成標(biāo)志著一項(xiàng)工作的圓滿結(jié)束，只有完成檔案工作才能使公司的各項(xiàng)管理形成一個(gè)完整的閉合。檔案管理與其他方面的管理不同，它不是只局限于某一方面的管理活動(dòng)，每個(gè)部門、每個(gè)職工都會(huì)直接或間接地與之發(fā)生密切的關(guān)系，因此不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情，而且是需要所有人員共同參與才能取得一定成效的事業(yè)。檔案工作不但對(duì)單位工作有重要作用，而且與每個(gè)職工個(gè)人的過(guò)去和將來(lái)都息息相關(guān)，關(guān)心檔案工作，配合檔案工作，重視對(duì)檔案材料的積累和保護(hù)，是我們每一位員工應(yīng)盡的職責(zé)。

第二篇：電力檔案管理實(shí)際工作中的若干問(wèn)題

電力檔案管理實(shí)際工作中的若干問(wèn)題

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展和各種科學(xué)管理計(jì)算儀器的使用，檔案管理工作也逐步完成了由傳統(tǒng)的工作媒體和工作形式向新時(shí)代電子檔案管理工作模式的過(guò)渡。但是在企業(yè)內(nèi)部，在電力檔案管理的實(shí)際工作過(guò)程中，還存在著不少的問(wèn)題。文章就企業(yè)電力檔案管理實(shí)際工作中的幾個(gè)問(wèn)題進(jìn)行了討論，并且分析了改進(jìn)的方法。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；實(shí)際工作；問(wèn)題

前言

由于電力檔案管理工作涉及到很多即時(shí)文件的保存和各種電力數(shù)據(jù)的記錄，所以電力檔案管理體現(xiàn)出許多不同于其他行業(yè)檔案管理的特征，同時(shí)檔案管理工作又能夠體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷史和走過(guò)的歷程，所以解決電力檔案管理實(shí)際工作中的問(wèn)題，對(duì)于提高電力企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)能力，提高企業(yè)的工作效率都是非常有幫助的。企業(yè)電力檔案管理實(shí)際工作存在的問(wèn)題

電子檔案管理是隨著電子計(jì)算機(jī)的發(fā)展進(jìn)而逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案成為檔案管理工作主流的，電子檔案管理在各行各業(yè)都有著非常廣泛的應(yīng)用，提高了檔案管理的效率和水平，是一項(xiàng)管理工作的巨大進(jìn)步。但是，在電力企業(yè)內(nèi)部，檔案管理工作存在一些不完善的地方，從企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀深入思考，發(fā)現(xiàn)電力檔案管理實(shí)際工作主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

1.1 檔案管理系統(tǒng)不完善

雖然檔案管理工作的大體建設(shè)已經(jīng)完成也能夠發(fā)揮一定的作用，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，檔案管理工作模式的系統(tǒng)并不很完善，在機(jī)構(gòu)的建設(shè)和人才的分配方面還存在著較大的問(wèn)題。首先，在機(jī)構(gòu)建設(shè)方面，企業(yè)并沒(méi)有建立相應(yīng)的對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和檢查部門，對(duì)檔案管理工作的工作效率和工作水平不能很好的保證。然后，在人才的分配方面，當(dāng)今的檔案管理工作存在著人員分配不均的現(xiàn)象，很多崗位人員過(guò)剩導(dǎo)致資源浪費(fèi)，其他的地方又因人手不足導(dǎo)致工作效率的下降，還有在人員安排上隨意性過(guò)大等等問(wèn)題。整體來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的內(nèi)部建設(shè)系統(tǒng)還并不是很完善。

1.2 檔案管理工作配套設(shè)施不健全

由于企業(yè)已經(jīng)徹底擺脫了對(duì)紙質(zhì)檔案管理工作的依賴，取而代之的是電子的檔案管理工作，想要提高新時(shí)期的檔案管理工作水平無(wú)疑需要更加高科技含量的配套設(shè)備，可是很多企業(yè)往往忽略這一點(diǎn)。由于我們現(xiàn)在已基本實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化，數(shù)據(jù)和文件能夠自動(dòng)的生成、傳輸和保存，而我們的檔案管理工作的配套設(shè)施如果跟不上辦公系統(tǒng)的發(fā)展速度的話，就極可能導(dǎo)致辦公系統(tǒng)的文件和資料不能夠被及時(shí)的收檔保存，而且還會(huì)造成檔案管理系統(tǒng)的不穩(wěn)定，給檔案管理工作日后的順利開展帶來(lái)隱患。

1.3 檔案管理工作人員服務(wù)意識(shí)不到位

在企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作人員中，有很多人還不能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，不能認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性和對(duì)企業(yè)的重要意義，在工作的過(guò)程中肯定就不能夠做到用心服務(wù)，做到最好。同時(shí)檔案管理工作人員之間還普遍存在文化程度偏低的實(shí)際問(wèn)題，專業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備和綜合素質(zhì)各方面都不到位，甚至差距較大，這樣在實(shí)際工作的過(guò)程中，往往就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作非?；靵y、效率低下，不僅不能保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，還可能給企業(yè)造成巨大的損失。電力檔案管理工作問(wèn)題的思考意見(jiàn)

由于電力部門的檔案管理工作在實(shí)際工作中還存在不少現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，需要電力工作人員去深入的思考，筆者在這里給出了自己關(guān)于電力檔案管理工作存在問(wèn)題的思考意見(jiàn)，希望能對(duì)完善電力檔案管理起到一定的參考和促進(jìn)作用。

2.1 健全機(jī)構(gòu)，完善體制

想要提高檔案管理工作的工作水平和工作能力，首先要在工作人員的分配方面做到科學(xué)合理，把恰當(dāng)?shù)娜藛T分配在合適的崗位，對(duì)那些沒(méi)有能力或者能力不足的工作人員要堅(jiān)決的予以清除，只有這樣才能保證檔案管理工作的高效有序進(jìn)行。重視加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人的綜合素質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)能力的培養(yǎng)，還要完善體制和機(jī)構(gòu)建設(shè)，設(shè)立相關(guān)的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查的部門或者機(jī)構(gòu)，這樣才能保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性。只有檔案管理工作的內(nèi)部機(jī)構(gòu)完善了，才能夠保證電力檔案管理的正常進(jìn)行。

2.2 加強(qiáng)投入，提高配置

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和組織部門要做好電力檔案管理工作的配套設(shè)施建設(shè)，只有保證了設(shè)備能夠滿足工作的需要，才能更好的保證計(jì)算機(jī)工作模式下的檔案管理工作順利進(jìn)行。檔案管理工作配套設(shè)施的作用是為了保護(hù)檔案的正常使用，延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間，可以說(shuō)，檔案管理配套設(shè)施也是管理工作建設(shè)的一個(gè)重要方面。加強(qiáng)對(duì)電力檔案管理的投入，才能夠更好的推動(dòng)電力檔案管理工作跟著時(shí)代而進(jìn)步。

2.3 組織培訓(xùn)，提高觀念

由于企業(yè)檔案管理工作部門有很多的工作人員服務(wù)的意識(shí)和態(tài)度不到位，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，付出的努力不足，所以企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員相關(guān)方面的培訓(xùn)和教育。加強(qiáng)培訓(xùn)和教育，盡可能的提高工作人員的專業(yè)知識(shí)和工作能力，提高他們對(duì)于檔案管理工作的意識(shí)，通過(guò)培訓(xùn)和教育，明確每一個(gè)工作人員的工作內(nèi)容和目標(biāo)，只有這樣，才能在檔案管理工作中各司其職，共同推動(dòng)企業(yè)檔案管理的順利開展。結(jié)束語(yǔ)

電力檔案管理工作的順利開展是電力企業(yè)更好更快發(fā)展的有力保障，雖然新形勢(shì)的檔案管理工作已經(jīng)成功完成了傳統(tǒng)模式到高科技管理的過(guò)渡，但是新時(shí)期的電力檔案管理還存在許多不算完善的地方，只有我們找出問(wèn)題所在，采取針對(duì)性的解決措施，才能夠促進(jìn)電力檔案管理工作的發(fā)展，才能更好的促進(jìn)企業(yè)走向更高更遠(yuǎn)。相信在不久的將來(lái)，企業(yè)的電力檔案管理工作一定能夠有一個(gè)可觀的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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第三篇：在實(shí)際工作中踐行全心全意為人民服務(wù)

在實(shí)際工作中踐行全心全意為人民服務(wù)

在實(shí)際工作中，每個(gè)黨員要從自己做起，從點(diǎn)滴做起，注意自己的一言一行，珍惜黨員的名譽(yù)。另外，堅(jiān)持全心全意為人民服務(wù)的理念。堅(jiān)持把群眾擁護(hù)不擁護(hù)、贊成不贊成、滿意不滿意、答應(yīng)不答應(yīng)作為衡量一切工作的根本標(biāo)準(zhǔn)，積極解決好群眾最關(guān)切的利益問(wèn)題和最關(guān)心的熱點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題。做到一切為了群眾、一切依靠群眾、一切服務(wù)群眾。想群眾所想，急群眾所急，幫群眾所需，解群眾所困。

為人民服務(wù)，執(zhí)政為民，這是我們黨的根本宗旨和對(duì)黨員干部的要求。堅(jiān)持執(zhí)政為民，必須落實(shí)到每一個(gè)共產(chǎn)黨員為人民服務(wù)的行動(dòng)中，本現(xiàn)在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部當(dāng)好人民公仆的實(shí)踐中。黨員干部要注重將自己的初心與使命融入到黨的事業(yè)當(dāng)中,這樣不僅能夠彰顯自己的人民情懷,而且還能很好的鍛煉自己,對(duì)于今后扛起更多的擔(dān)子具有重要意義。

黨員干部必須要擺正位置，找準(zhǔn)定位，時(shí)刻牢記為人民服務(wù)的宗旨，以一顆公仆之心，全心全意投入到工作當(dāng)中。要積極投身實(shí)踐，深入基層一線了解情況、調(diào)查研究，探索和尋求破解難題的措施和辦法，在實(shí)際工作的鍛煉中增長(zhǎng)才干。要敢于到艱苦的工作環(huán)境和生活環(huán)境中全心全意為人民服務(wù)。

第四篇：會(huì)計(jì)實(shí)際工作中的技巧專題

會(huì)計(jì)實(shí)際工作中的技巧

（一）裝訂方法：

1.從方向上來(lái)說(shuō)，有左邊裝訂線處裝訂法；有左上角包角裝訂法。左邊裝訂線處裝訂法因使用較為普遍和直觀，在此不再做介紹。

只介紹一下左上角包角裝訂法的具體做法：用兩條適當(dāng)寬度和長(zhǎng)度的紙條互相垂直折疊放在封面左上角，承蒙憑證一起裝訂。親完后沿裝訂線向后折，剪去尾部多余 的部分，折好后封條在憑證封面左上角顯三角形，憑證封底顯矩形，可以將裝訂線全部包住，最后用膠水粘牢即可。并在騎縫處加蓋裝訂人名章壓縫。

2.從裝訂方式來(lái)說(shuō)，介紹一種夾塞法，即在左邊裝訂處夾塞，以求厚度與右邊持平。這種法適用于業(yè)務(wù)較多，憑證較厚的情況。夾塞時(shí)可用記帳憑證裁段做塞，可 用紙折疊做塞，實(shí)際工作中有把使用過(guò)的特快專遞按憑證的大小和適當(dāng)?shù)膶挾燃舨煤脢A芯做塞的，方便而且也很節(jié)省。

處理左邊與右邊持平的方法還有：每張記帳憑證下附的原始憑證盡可能少，或很少的原始憑證即做記帳憑證；這樣記帳憑證數(shù)量多得接近原始憑證數(shù)量，右邊翹的可能性就小些。

（二）注意事項(xiàng)：要將科目匯總表及T型帳戶表裝訂進(jìn)去，這樣便于不查看帳本就能快速查找某筆憑證。雖然現(xiàn)在電算化了，科目匯總表還是應(yīng)裝訂進(jìn)去，起碼不看帳本就能知道當(dāng)月的發(fā)生額。

（三）推薦一種原始憑證的折疊方法。當(dāng) 原始憑證大過(guò)記帳憑證時(shí)，我們大多數(shù)的做法是先折疊左邊的角，再向里面折疊。這樣折疊后折疊的角在下面，在查閱時(shí)要先拉開折疊的部分，再拉開折疊處的左邊 邊角。現(xiàn)在我推薦的方法只不過(guò)是將折疊的順序反一下而已：即先向里折疊后，再折疊左邊的角。這樣折疊后折疊的角在上面。別看只是順序的一轉(zhuǎn)換，但在查閱 時(shí)，只需拉住上面的角一拉，即可全部拉開。

二、制作記帳憑證

介紹兩個(gè)在手工帳情況下，當(dāng)現(xiàn)金會(huì)計(jì)不會(huì)做記帳憑證時(shí)的小經(jīng)驗(yàn)：

1.出納整理其手中的原始憑證，分類后做記帳憑證，但只記現(xiàn)金或銀行存款科目，即只做一半記帳憑證，對(duì)應(yīng)的科目則由主管會(huì)計(jì)制作。為什么不全由主管會(huì)計(jì)制 作呢？一來(lái)這樣可以避嫌，當(dāng)現(xiàn)金會(huì)計(jì)手中的現(xiàn)金或銀行存款出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)，可以分清責(zé)任；二來(lái)也可間接提高現(xiàn)金會(huì)計(jì)的水平，使其快速學(xué)習(xí)，以達(dá)到獨(dú)立制作憑 證。.現(xiàn)金會(huì)計(jì)按原始憑證日期或收到原始憑證的順序在原始憑證上編號(hào)，并按編號(hào)分別登記現(xiàn)金日記帳或銀行存款日記帳。然后將原始憑證轉(zhuǎn)給主管會(huì)計(jì)，由主管會(huì)計(jì)全面制作記帳憑證，再按記帳憑證另外登記一本現(xiàn)金日記帳或銀行存款日記帳。

三、帳本設(shè)置

（一）編寫總帳目錄及總帳內(nèi)各科目頁(yè)碼時(shí)

1.根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況確定企業(yè)可能使用的會(huì)計(jì)科目，不要全部照搬，否則很多用不到的科目將造成空頁(yè)碼，有礙翻查。一般企業(yè)用到的會(huì)計(jì)科目大致只是《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》中科目數(shù)量的2/3。但也應(yīng)注意留有余地，做到有前瞻性，防止出現(xiàn)新業(yè)務(wù)新設(shè)科目造成順序錯(cuò)亂。

2.在確定好會(huì)計(jì)科目后，要按《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》編號(hào)順序編寫總帳目錄及總帳內(nèi)各科目頁(yè)碼。這樣在每期期末編制財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)，就可按順序進(jìn)行，避免無(wú)規(guī)律編頁(yè)造成的不必要的麻煩。這條看似簡(jiǎn)單，但現(xiàn)實(shí)中有很多人并沒(méi)有做到。

（二）根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)量設(shè)置帳本

1.專用式帳本必須要使用專用式的，這點(diǎn)不要簡(jiǎn)化。如：日記明細(xì)帳、固定資產(chǎn)明細(xì)帳、銷售明細(xì)帳、多欄式明細(xì)帳（主要是成本費(fèi)用類科目使用）、數(shù)量金額明細(xì)帳（主要是存貨類科目使用）、低值易耗品明細(xì)帳、應(yīng)交增值稅明細(xì)帳。

2.其他類別的可以根據(jù)需要合并。如應(yīng)收應(yīng)付、其他應(yīng)收應(yīng)付等一些只有金額的科目可以按大類設(shè)一個(gè)或幾個(gè)帳本。

（三）應(yīng)有選擇地貼口取紙。大多數(shù)會(huì)計(jì)都有在帳本上貼口取紙的習(xí)慣，這樣的確便于明細(xì)帳的查找。但若不加選擇地全部粘貼，不美觀，也不再便于明細(xì)帳的查找。比較實(shí)用的法是：對(duì)于明細(xì)科目較多的帳本，可貼；明細(xì)科目較少的帳本，則以使用帳簿的目錄為宜。當(dāng)然各人習(xí)慣不同，也不強(qiáng)求。

四、帳務(wù)處理

1.如果發(fā)生財(cái)務(wù)費(fèi)用-----利息收入，最好不按教科書上記在財(cái)務(wù)費(fèi)用的貸方，提倡用紅字記在借方，這樣匯總出數(shù)據(jù)記的總賬，就可以直接編報(bào)表了。否 則結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤(rùn)后，在總賬借方貸方就會(huì)比報(bào)表上多出利息收入的數(shù)來(lái)，造成不必要閱讀障礙。其他費(fèi)用類的科目如果做調(diào)整或回沖也應(yīng)這樣處理。

2.企業(yè)發(fā)生大額的支出、經(jīng)常性的、特別是設(shè)有往來(lái)帳戶的支出盡可能與往來(lái)帳掛上,雖然錄入時(shí)繁瑣,但以后查詢與該單位的結(jié)算情況,支出情況卻相當(dāng)方便。

五、電算化帳務(wù)

1.應(yīng)交增值稅各科目年底應(yīng)轉(zhuǎn)平較合適，否則各明細(xì)科目的余額會(huì)越來(lái)越大，造成各明細(xì)

科目余額失去意義。轉(zhuǎn)平的方法：如為貸方余額，將各明細(xì)科目對(duì)沖后，將差額結(jié)轉(zhuǎn)到未交增值稅科目；如為借方余額，則只留進(jìn)項(xiàng)稅余額到下年抵扣，其他明細(xì)結(jié)平。

2.當(dāng)出現(xiàn)會(huì)計(jì)差錯(cuò)或有銷售退回等情況，在做調(diào)整分錄時(shí)。不要做反向調(diào)整，應(yīng)作負(fù)數(shù)沖銷，否則相應(yīng)科目的本年累計(jì)數(shù)會(huì)與利潤(rùn)表上的數(shù)字不相符，造成不必要信息負(fù)效應(yīng)。

3.編寫摘要宜詳細(xì)。一來(lái)便于查找，二來(lái)在財(cái)務(wù)軟件沒(méi)有現(xiàn)金流量表自動(dòng)編制功能時(shí)，有益于現(xiàn)金流量表的編制。

4.對(duì)于重復(fù)或共同使用的明細(xì)科目，建議使用核算項(xiàng)目功能，以使明細(xì)科目統(tǒng)一，便于信息的對(duì)比等。

第五篇：淺談企業(yè)檔案管理工作中的幾點(diǎn)體會(huì)

摘要：大型企業(yè)檔案管理中很重要的部分是在日常工作中如何做到既為業(yè)務(wù)對(duì)象提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又使檔案管理與保密工作不松懈。本人作為已獲特級(jí)檔案室大型企業(yè)從事企業(yè)檔案管理30年建設(shè)與管理專業(yè)兼保密員的工作者，就企業(yè)檔案管理實(shí)際工作中體會(huì)到的幾個(gè)重點(diǎn)要注意方面淺述如下。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理檔案庫(kù)房檔案庫(kù)房的設(shè)立

從總體上講不論單位規(guī)模大小，凡是檔案庫(kù)房的設(shè)立，必須檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建。但是有一些不具備條件的單位，往往將庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。但應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的（首先要考慮到樓墻、板的承重性），從檔案管理與安全保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開，庫(kù)房與閱覽室分開。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保管、維護(hù)檔案保密與安全的基本保障。制定可操作的檔案管理人員的職責(zé)

一個(gè)單位檔案管理的成效很大程度上與檔案管理人員的素質(zhì)和責(zé)任心有關(guān)。因此制定適宜，可操控的檔案管理人員的職責(zé)尤顯重要。職責(zé)制度就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。注重檔案的交接

由于檔案具有及強(qiáng)的延續(xù)性，檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！比欢趯?shí)際工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環(huán)節(jié)，存在如下問(wèn)題：

3.1 是檔案交接不及時(shí)。一些基層單位對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離了崗，新檔案人員進(jìn)了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)或人事干部認(rèn)為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。

3.2 是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對(duì)檔案交接準(zhǔn)備工作很少過(guò)問(wèn)，就連檔案監(jiān)交之時(shí)也懶得光臨，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。筆者認(rèn)為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。如何做好檔案交接工作，筆者認(rèn)為應(yīng)做好下列工作，采取如下措施：

首先檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要加強(qiáng)基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對(duì)那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查

明原因，分清責(zé)任，依法進(jìn)行處理二是檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。

其次認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無(wú)論是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負(fù)責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交；檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明并要在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)冊(cè)、頁(yè)數(shù)等。移交文據(jù)一式３份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

再是加強(qiáng)檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，不單純是基層檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題，其中一個(gè)十分重要的原因就是近幾年來(lái)，一些基層單位忽視了對(duì)檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責(zé)任心不強(qiáng)。因此在檔案交接的過(guò)程中要補(bǔ)上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認(rèn)識(shí)、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按照規(guī)定辦理，使基層檔案工作前后銜接起來(lái)。致力企業(yè)檔案的信息電子化建設(shè)

我公司檔案室經(jīng)過(guò)多年努力，開展了企業(yè)檔案信息電子化管理。其優(yōu)勢(shì)就是以室藏檔案資料，紙質(zhì)或機(jī)讀形式的，為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。我們的體會(huì)是

4.1 充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。（目前，大多數(shù)基層檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用）。

4.2 縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

4.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

4.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在企業(yè)檔案管理上尚案在初級(jí)階段，但我們要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)“信息高速公路”中檔案信息管理打下基礎(chǔ)。涉密檔案的管理

大型或特大型企業(yè)的產(chǎn)品往往涉及到國(guó)家（企業(yè)）的核心秘密，它關(guān)系到黨和國(guó)家的安全，關(guān)系到國(guó)家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，關(guān)系到企業(yè)建設(shè)的進(jìn)程。因此，為確保核心秘密的安全，必須管理好涉密檔案。

5.1 涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

5.2 層層提高檔案管理人員與涉密人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無(wú)形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。所以檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬(wàn)無(wú)一失，把保守國(guó)家和企業(yè)秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

5.3 加強(qiáng)涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

5.4 做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作 正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本企業(yè)工作的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)：絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。

5.5 注重檔案情況變化的調(diào)整 檔案在保管過(guò)程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧?、降密、解密。因此檔案管理人員應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)防密級(jí)偏高或偏低，密期偏長(zhǎng)或偏短。

5.6 做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作 一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

5.7 要建立起法制的新秩序。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，檔案管理應(yīng)建立以下三個(gè)制度：①建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；②建立調(diào)密通知單制度，對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件，要下發(fā)通知單告知有關(guān)科室，以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)；③建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

5.8 要加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理。在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn)，過(guò)去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。對(duì)此，可以采取分段治理的辦法。以1991年貫徹國(guó)檔發(fā)28號(hào)文件實(shí)施藏涉密檔案解密劃控工作為界，對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng)，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時(shí)，可采取對(duì)與所查檔案無(wú)關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對(duì)密級(jí)文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問(wèn)題，堵塞過(guò)去那種因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問(wèn)題。同時(shí)，要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)的管理，準(zhǔn)確的掌握，有效的保密，及時(shí)的提供創(chuàng)造條件。做好檔案利用過(guò)程中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案管理的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

6.1 制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

6.2 隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做

利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。

6.3 監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺(jué)之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。正確處理好檔案保密與利用開發(fā)的關(guān)系

保守國(guó)家(企業(yè))機(jī)密是每個(gè)職工應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用會(huì)給企業(yè)的安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：①初審，檔案室工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控制使用范圍。②中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒(méi)能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。③終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作

開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即：①提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。②建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。③編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。④準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。