第一篇：新形勢下如何做好畢業(yè)生人事檔案管理工作

新形勢下如何做好畢業(yè)生人事檔案管理工作 畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案，歷史全面地記載著大學生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映大學畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。因此，管理好畢業(yè)生人事檔案，對我市的人才資源開發(fā)乃至經(jīng)濟發(fā)展尤為重要。但是就我市畢業(yè)生人事檔案管理工作來看，還存在不少問題，主要表現(xiàn)在：㈠、畢業(yè)生對人事檔案的重視程度不夠。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，現(xiàn)在各項工作中心轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對減少，一些畢業(yè)生就認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，另一些就業(yè)于私營企業(yè)、民營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態(tài)度，其不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。㈡、檔案管理不規(guī)范。管檔部門只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動不及時；另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學?；蚪邮諘r間不同在原檔案袋上直接編號，這些不規(guī)范的操作導致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)了。㈢、檔案管理手段落后。目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。從上述問題來看，目前畢業(yè)生人事檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的步伐。為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用，為廣大畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，畢業(yè)生人事檔案管理部門應(yīng)增強創(chuàng)新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應(yīng)從以下幾方面入手：㈠、適應(yīng)改革發(fā)展新形勢，提高對畢業(yè)生人事檔案工作重要性的認識。

1、加強宣傳力度，提高畢業(yè)生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識，要讓廣大畢業(yè)生充分認識到，在改革開放的今天，畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個重要方面，是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考，即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

2、加強自身學習，提高管檔人員素質(zhì)。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認識到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。㈡、加強對畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學規(guī)范。

1、全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關(guān)聯(lián)的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標題，一一對應(yīng)，裝訂成冊。

2、加強收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合本地實際制定相應(yīng)的制度，全面收集材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內(nèi)容，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓進修登記、科研成果、論文發(fā)表等新記錄補充進檔案內(nèi)容，準確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。

3、實行專門統(tǒng)一管理。將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員年齡、學歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫，實行科學、規(guī)范的管理。㈢、創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

1、增強創(chuàng)新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。

2、加強現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前計算機已應(yīng)用于人事檔案管理工作當中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較煩瑣的手工操作的方法還有很多，比如數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)、條形碼技術(shù)等。加強計算機技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，幫助解決具體問題，將大大提高管理效率和管理水平。㈣、加大畢業(yè)生人事檔案信息資源的開發(fā)與利用，建立人才儲備庫。

1、通過對畢業(yè)生人事檔案的整理熟悉其人事檔案內(nèi)容，選出其中可反映畢業(yè)生知識水平、實踐能力等方面的信息，統(tǒng)一輸入到計算機，并建立以姓名、年齡、學歷、專業(yè)等為標題的多種檢索方式，建立專門的畢業(yè)生人事檔案信息資源庫，作為政府的人才儲備庫。據(jù)統(tǒng)計，～年我市共接收5000余份大中專畢業(yè)生人事檔案，再加上前幾年未就業(yè)畢業(yè)生檔案，目前共有超過10000份檔案，將這些檔案資源統(tǒng)一管理，形成我市的人才儲備庫，必定會為我市經(jīng)濟發(fā)展提供更有力的人才保障。

2、將人才儲備庫推向市場，形成我市的人才品牌，利用多種渠道向社會宣傳這一品牌，向各用人單位推銷儲備人才，充分做到人盡其才。利用市場運作，使我市人才資源配置更為科學、合理。㈤、加大人事代理工作力度，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。隨著市場就業(yè)機制的實行，畢業(yè)生擇業(yè)時間進一步延長，根據(jù)這種情況，應(yīng)加大為廣大畢業(yè)生實行人事代理的力度，使人事代理成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。一是人事代理的范圍不斷擴大，在繼續(xù)做好“個人代理”的基礎(chǔ)上，積極向各高校聯(lián)系，宣傳人事代理政

策，并制定對畢業(yè)生實行人事代理的優(yōu)惠政策，對畢業(yè)生實行以學校為單位的“集體代理”；二是人事代理的內(nèi)容進一步完善，對畢業(yè)生的干部身份、轉(zhuǎn)正定級、落戶手續(xù)、養(yǎng)老保險等方面實行全方位代理，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。綜上所述，在新形勢下做好畢業(yè)生人事檔案管理工作，既是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡吡x不容辭的責任。我們將與時俱進、開拓創(chuàng)新，把我市的畢業(yè)生人事檔案管理工作做的更好。

第二篇：新形勢下如何做好畢業(yè)生人事檔案管理工作

新形勢下如何做好畢業(yè)生人事檔案管理工作

新形勢下如何做好畢業(yè)生人事檔案管理工作畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案，歷史全面地記載著大學生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映大學畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。因此，管理好畢業(yè)生人事檔案，對我市的人才資源開發(fā)乃至經(jīng)

濟發(fā)展尤為重要。但是就我市畢業(yè)生人事檔案管理工作來看，還存在不少問題，主要表現(xiàn)在：㈠、畢業(yè)生對人事檔案的重視程度不夠。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，現(xiàn)在各項工作中心轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對減少，一些畢業(yè)生就認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，另一些就業(yè)于私營企業(yè)、民營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態(tài)度，其不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。㈡、檔案管理不規(guī)范。管檔部門只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動不及時；另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學?；蚪邮諘r間不同在原檔案袋上直接編號，這些不規(guī)范的操作導致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)了。㈢、檔案管理手段落后。目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。從上述問題來看，目前畢業(yè)生人事檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的步伐。為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用，為廣大畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，畢業(yè)生人事檔案管理部門應(yīng)增強創(chuàng)新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應(yīng)從以下幾方面入手：㈠、適應(yīng)改革發(fā)展新形勢，提高對畢業(yè)生人事檔案工作重要性的認識。

1、加強宣傳力度，提高畢業(yè)生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識，要讓廣大畢業(yè)生充分認識到，在改革開放的今天，畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個重要方面，是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考，即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

2、加強自身學習，提高管檔人員素質(zhì)。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認識到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。㈡、加強對畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學規(guī)范。

1、全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關(guān)聯(lián)的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標題，一一對應(yīng)，裝訂成冊。

2、加強收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合本地實際制定相應(yīng)的制度，全面收集材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內(nèi)容，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓進修登記、科研成果、論文發(fā)表等新記錄補充進檔案內(nèi)容，準確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。

3、實行專門統(tǒng)一管理。將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員年齡、學歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫，實行科學、規(guī)范的管理。㈢、創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

1、增強創(chuàng)新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。

2、加強現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前計算機已應(yīng)用于人事檔案管理工作當中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較煩瑣的手工操作的方法還有很多，比如數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)、條形碼技術(shù)等。

第三篇：怎樣做好人事檔案管理工作

怎樣做好人事檔案管理工作

人事檔案是HR的基礎(chǔ)工作，它為員工薪資調(diào)整、績效考核、招聘錄用、員工升降、背景調(diào)查、JD編寫修改等工作提供了原始依據(jù)，更是規(guī)避人事風險而只能不斷完善的工作，我們公司在這方面做得還比較規(guī)范，但也存在一些需要完善的地方。

1、公司人事檔案包括的內(nèi)容：

（1）電子檔：員工基本情況表（包括姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學歷、專業(yè)、學位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時間、五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等）、培訓履歷表（入職培訓、在職培訓）、各次考試成績表、各次獎懲情況表、各月薪資等。以上電子檔均按部門進行分類長期保存。

（2）紙質(zhì)檔：主要包括：員工入職登記表、各證件（身份證、畢業(yè)證、學位證、資格證、駕駛證等）復印件、入職體檢合格表、原司離職證明、擔保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、獎懲通告、培訓簽到表、培訓考試卷、不購買住房公積金申明、試用（實習）總結(jié)、轉(zhuǎn)正申請總結(jié)、內(nèi)審員證書、轉(zhuǎn)調(diào)崗通知、員工每月工資、工作總結(jié)、離職通知書等。

（1）員工個人信息表（入職前及入職后的變更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、聯(lián)系方式（含緊急聯(lián)絡(luò)電話）、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及證明人和聯(lián)系方式、項目經(jīng)歷（僅針對開發(fā)及技術(shù)服務(wù)人員）、家庭情況（父母及配偶、子女姓名、生日、聯(lián)系方式）、資格證書、個人職業(yè)發(fā)展期望；由員工本人簽字確認提供的信息屬實（如不屬實，公司可解除勞動合同）。

（2）員工入職審批材料：包括入職申請及審批單（含薪酬福利等，新員工簽字確認）、試用期崗位職責及目標計劃和培訓計劃（新員工簽字確認）、面試測評量表及面試官評價意見、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）、離職證明（如有）。

（3）員工轉(zhuǎn)正審批材料：包括個人申請及試用期總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利（新員工需簽字確認）。

（4）員工調(diào)崗、調(diào)薪、獎懲記錄：審批后均由員工簽字確認。

（5）員工培訓記錄：尤其是公司規(guī)章制度、崗位職責及要求、崗位激勵機制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等），培訓后均要有員工本人簽字認可。

（6）勞動合同及保密協(xié)議

（7）其他：包括員工入職后取得的資格證書等

備案（紙質(zhì)原件+電子版）。

2、公司人事檔案規(guī)范及措施：

（1）制定制度：公司有相對較為完善的人事檔案管理制度，對目的意義、職責、定義、管理流程、處罰等均做了較為具體而詳細的規(guī)定。

（2）專人管理：HR部門派專人進行人事檔案的管理，并及時更新，對違反管理制度的給予提醒、警告甚至處罰，適當時對制度進行修改和完善。

（3）具體措施舉例：由于保密要求，在此不方便將公司人事檔案管理制度公諸于眾，僅舉例如下：保管人事檔案的柜子只能由專人保管，任何人借閱員工人事檔案，均需層層審批，且只能在專人監(jiān)看下查閱，不能拍照、抄寫、復印等，更不能帶出檔案室，否則按嚴重違反公司管理制度處理；人事檔案保存期限為員工離職后2年，如經(jīng)提醒本人后仍不前來書面說明將檔案轉(zhuǎn)到具體機構(gòu)的將按審批程序予以銷毀；任何人不得泄露任何員工的人事檔案，否則按嚴重違反公司管理規(guī)定處理。

（4）一點建議：公司人事檔案管理制度的制定我認為需要參考檔案法、勞動合同法等法律法規(guī)，適當結(jié)合公司發(fā)展階段的實際，并結(jié)合單位性質(zhì)（比如國有企業(yè)肯定要比較重視，民營企業(yè)就相對粗略管理）給予管理，并在管理過程中總結(jié)經(jīng)驗教訓及時加以完善，做到“內(nèi)外檢查有據(jù)”。

二、管理制度和操作流程：

1、人事檔案管理基本要點：

保密管理：人事檔案為公司機密，公司由人力資源部同事專人負責管理，無關(guān)人員不得查閱。

動態(tài)管理：隨著員工在公司的變動情況和個人情況變更，例如結(jié)婚生育、崗位調(diào)動、薪酬調(diào)整、個人聯(lián)系方式變更…只要員工的信息有變更，員工檔案就應(yīng)該實時更新，否則就失去員工檔案的意義，沒法給公司工作提供價值。

2、人事檔案管理主要規(guī)定：

（1）保衛(wèi)制度：設(shè)立專人管理檔案柜鑰匙和維護檔案柜清潔等，檔案柜保持清潔和干燥衛(wèi)生，有相應(yīng)的防火防潮措施，檔案柜不準放無關(guān)物品。

（2）歸檔制度：所有員工人事檔案要及時歸檔，入職新員工要新建檔案袋，檔案袋上貼員工姓名、入職時間、工號等，員工檔案要分部門和時間管理，以便在需要時快速查找。公司設(shè)立人事檔案管理清單，里面注明檔案袋統(tǒng)計數(shù)量、人員清單、使用登記等等。

（3）審閱制度：公司領(lǐng)導或者相關(guān)人員如因工作需要查閱人事檔案，需在借閱表格上填寫審閱人、審閱理由、到期歸還時間等，再由審閱人員的領(lǐng)導簽字并由人事檔案部門審核批準，人事檔案管理部門對申請報告進行審核，若手續(xù)齊全，可以給予審閱并借出人事檔案。在歸還時間快到時，管理人員要檢查人事檔案是否已經(jīng)完整歸還，是否有損壞等情況。

（4）出具證明材料：公司、部門、個人需要由人事檔案出具證明材料時，例如工資證明、婚育證明等等，需要求使用人出具證明材料的理由，例如用于貸款、買房、報銷費用等等，人事部門結(jié)合檔案材料出具證明材料，證明材料還需人事部門檢查是否合適，再給予蓋章、使用。

（5）檢查制度：公司定期對人事檔案進行檢查，檢查文件是否及時更新、是否完備。如果遇上公司突發(fā)事故，還需對員工檔案進行抽查，檢查是否有損壞和遺失。

（6）銷毀制度：如果檔案袋滿足銷毀要求，需在銷毀登記表上注明銷毀原因、銷毀時間、審核人簽名。相應(yīng)管理表格有：人事檔案清單、借出登記表、銷毀登記表、檢查登記表、人事檔案負責人交接清單……

人事檔案包含了員工的基本個人信息，管理工作不容忽視。

3、公司人事管理風險性評估：

（1）暫無風險：公司屬外資企業(yè)，而且成立剛一年多，在公司沒有任何指示情況下，HR部門建立健全了員工人事檔案管理，目前只供部分領(lǐng)導查閱某些員工基本情況（如學歷、工作經(jīng)歷）之用，還未出現(xiàn)因員工離職而提出將其人事檔案轉(zhuǎn)出的情況。

（2）相應(yīng)措施：在人事檔案管理過程中，我們做到“三關(guān)”，一是把關(guān)檔案專人管理關(guān)，對其勝任、性格等把好關(guān)，并時時了解其思想狀況；二是把關(guān)保存關(guān)，公司提供了較好的檔案柜及檔案保管室；三是把關(guān)制度關(guān)，公司規(guī)定凡是違反人事檔案管理制度造成一定損失或影響，將按嚴重違反公司管理規(guī)定處理。做到以上“三關(guān)”當然還不夠，需要HR部門領(lǐng)導時時檢查、跟蹤并予以及時處理。

（3）居安思危：雖然公司有相對比較完備的管理制度，而且目前也沒有出現(xiàn)任何可預見的風險，但隨著公司不斷發(fā)展和員工人數(shù)的不斷增加，不同要求的員工將會對人事檔案的管理提出更多的要求，簡單舉例如下：

A：離職后進入事業(yè)單位。如果員工考取公務(wù)員或被事業(yè)、國企、機關(guān)單位錄用，將對其人事檔案提出及時轉(zhuǎn)出要求，如果保管不善將引起糾紛甚至訴訟，所以對檔案專管人員及檔案室做出了較高要求。B：仍需補充員工資料。如部分員工經(jīng)過自學獲得的有關(guān)證照沒有及時予以進行催交。

C：管理仍待加強。如部分領(lǐng)導未經(jīng)過審批便私自拿取鑰匙取某人的人事檔案偶有發(fā)生。

人事檔案就是員工所作所為的“痕跡”，如果“不全、不細”，就失去了檔案的作用，所以，其管理的“嚴謹性、嚴肅性”就可想而知。

第四篇：新形勢下做好干部人事檔案工作初探

新形勢下做好干部人事檔案工作初探

【摘 要】干部人事檔案是對干部個人經(jīng)歷、活動、表現(xiàn)等的記載，是歷史、全面地了解識別干部和正確選用干部的基礎(chǔ)，是做好干部工作必備條件之一，直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量。隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革的不斷深入，干部人才工作出現(xiàn)了不少新情況、新問題，干部人事檔案工作也面臨不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時俱進，加快發(fā)展，充分發(fā)揮職能作用，更好地為干部人事工作服務(wù)，需要各級組織人事部門認真研究。

【關(guān)鍵詞】新形勢；干部人事檔案

干部人事檔案通過對檔案實體的收集、整理以及對檔案的利用，直接服務(wù)于組織人事工作，為組織人事部門在培養(yǎng)、選拔和使用干部工作中，歷史地、全面地考察了解和使用干部提供重要依據(jù)。新形勢下，為使干部人事檔案工作更好地為干部工作服務(wù)、為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，應(yīng)努力做到“四建”。

一、建制――干部人事檔案管理工作制度化

規(guī)章制度是規(guī)則章程和行動準則，規(guī)章制度是規(guī)范干部人事檔案工作的準繩，建立健全人事檔案查（借）閱、收集、鑒別、歸檔、轉(zhuǎn)遞、核查核對、保管保密、遞交檔案材料歸檔、軟件管理以及管理人員職責等各項規(guī)章制度是做好干部人事檔案工作的前提，只有建立健全干部人事檔案工作制度，才能使干部人事檔案工作有章可遁、有據(jù)可依，干部人事檔案工作才能井然有序。為此，干部人事檔案的各項工作制度應(yīng)全面、完整、符合干部人事檔案發(fā)展的實際，必須具備可執(zhí)行性。制度重點在抓落實，所以應(yīng)加強對規(guī)章制度執(zhí)行情況的檢查，并把規(guī)章制度的執(zhí)行情況納入檔案管理人員考核內(nèi)容和管理人員的升、降、獎、罰緊密聯(lián)系起來，促使檔案管理人員自覺執(zhí)行規(guī)章制度，從而推動檔案工作不斷發(fā)展。

二、建隊――干部人事檔案管理人員高素質(zhì)化

干部人事檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作。因此檔案管理人員的素質(zhì)要求也很高，必須加強干部人事檔案工作隊伍建設(shè)。第一，要有強的政治素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)為中共黨員。在實際工作中不斷用馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、三個代表、科學發(fā)展觀、發(fā)展新常態(tài)等重要思想武裝自己的頭腦，只有學懂學通學深學透，能運用正確的立場、觀點、和方法，觀察分析新的事物，解決處理新的問題，才能做好干部人事檔案工作。第二，要有較強的事業(yè)心和責任感。要樹立高尚的工作態(tài)度，一切以檔案事業(yè)的利益為重，熱愛檔案事業(yè)，對檔案事業(yè)有著不懈的追求和堅定的信心，不斷勤奮學習、鉆研業(yè)務(wù)，始終以飽滿的熱情投入工作中去。第三，作風正派，堅持原則，嚴守檔案機密。在干部人事檔案工作收集、整理、鑒別、歸檔、轉(zhuǎn)遞的各個環(huán)節(jié)上，嚴格把關(guān)，堅持原則，嚴禁細致，嚴格按照規(guī)章制度辦事。第四，具有較高的文化知識和業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員應(yīng)具備大專以上文化程度，在實踐中能不斷總結(jié)、補充和完善干部人事檔案管理經(jīng)驗，能運用豐富的知識內(nèi)涵推進干部人事檔案工作的發(fā)展。同時，管理人員還應(yīng)通過培訓、進修、自學、經(jīng)驗交流等各種途徑盡快掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，掌握計算機應(yīng)用的基礎(chǔ)知識，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，更好的為新時期干部人事檔案工作服務(wù)。

三、建網(wǎng)――干部人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

計算機網(wǎng)絡(luò)作為現(xiàn)代化辦公手段，已廣泛地應(yīng)用在社會的各個領(lǐng)域，乃至家庭，它是社會邁向信息化的必要條件。干部人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化不但是干部人事工作需要，更是現(xiàn)代化科學技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果。通過數(shù)據(jù)庫程序的共享、文件的傳輸、儲存讀取、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)、電子郵件等，可以大大提高干部人事檔案的利用率和使用價值。還可以利用網(wǎng)絡(luò)可視電話，使查檔者與檔案管理者通過視頻信號、聲音信號等進行面對面的異地交流，快捷、準確、迅速，減少直接翻閱檔案次數(shù)，延緩材料磨損，有利于干部檔案的長期保存。由于干部人事檔案工作具有需要保密的特殊性，所以應(yīng)建立局域網(wǎng)，為利用者提供可以在檔案館、辦公室查閱各種檔案信息數(shù)據(jù)和各種電子檔案信息資源的服務(wù)環(huán)境，以信息資源為基礎(chǔ)，依照一定的法則，對網(wǎng)絡(luò)干部檔案信息活動進行規(guī)范管理，使干部檔案資源實現(xiàn)最優(yōu)的配置，發(fā)揮最佳的效益，獲得最大的限度利用，以此提高工作效率。

四、建庫――干部人事檔案信息管理規(guī)范化

標準化的干部人事檔案信息庫是干部人事檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化的前提，目前干部人事檔案信息存在以下問題：一是數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一；二是信息存儲詳簡程度不一致；三是檔案號編寫不統(tǒng)一。為了便于網(wǎng)絡(luò)資源共享，避免各自為政現(xiàn)象，應(yīng)統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)劃。首先使用統(tǒng)一的干部人事檔案管理軟件。軟件設(shè)計要滿足一般需求，設(shè)置通用接口，能拆能接，能使組織人事部門根據(jù)實際情況選擇、添加和管理。其次，要制定具體的實施標準。統(tǒng)一體系、統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換方式、統(tǒng)一技術(shù)支撐環(huán)境、統(tǒng)一接口范圍、統(tǒng)一分類編碼等，因干部檔案具有較強的間接性，所以要相對穩(wěn)定。隨著社會發(fā)展、科學技術(shù)進步和工作需要，要有計劃的統(tǒng)一進行補充和完善，確保干部人事檔案信息管理的科學性、整體性，使檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)朝著科學化、規(guī)范化、統(tǒng)一化、標準化的方向發(fā)展，以更好地使新時期干部人事檔案管理工作適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

第五篇：如何做好企業(yè)人事檔案管理工作

如何做好企業(yè)人事檔案管理工作

新形勢下，隨著國家對檔案管理工作的深入重視，管理方式的不斷創(chuàng)新和科學技術(shù)的快速發(fā)展，給當前的檔案管理工作帶來了許多新情況和新問題。

一、當前企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

一是管理意識滯后。從事干部人事檔案管理工作的許多同志，干部檔案意識是比較強的，對干部人事檔案工作的認識是明確的。但也應(yīng)清楚地看到，由于干部人事檔案工作是一項內(nèi)部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目的、默默無聞的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。認為現(xiàn)在使用干部重在現(xiàn)實表現(xiàn)，干部檔案沒有多大的作用；認為干部人事檔案工作是干部人事檔案工作人員的事情，與己無關(guān)；有的同志雖然口頭上講干部人事檔案工作的重要性，但在實際工作中卻不夠重視。這些情況表明，有相當一部分人對干部人事檔案工作的認識是不到位的。可以說，管檔意識的滯后是制約干部人事檔案工作的一個重要因素。

二是管理機制滯后。從目前情況看，企業(yè)干部人事檔案有的隸屬于組織部門，有的隸屬于人事部門，有的隸屬于辦公室。就工作性質(zhì)來說，干部檔案應(yīng)與文書檔案、科技檔案、財會檔案一并歸檔案室管理。但在許多企業(yè)，還沒有理順關(guān)系，存在各自為政、材料分散管理的現(xiàn)象。

三是管理方法滯后。干部檔案材料主要包括記載干部本人基本狀況的履歷表、登記表、任免表、工資表，記載信息簡單，不能全面地反映干部的特征。干部檔案信息載體形式單一，未能形成聲像制品，不能實現(xiàn)科學存貯和信息資源共享。干部檔案管理手段相對落后，基本處于手工操作階段，缺乏相應(yīng)的管理設(shè)備和手段，干部檔案的案卷質(zhì)量尚待提高。

四是硬件設(shè)施解決落實差。檔案室建設(shè)簡陋，經(jīng)費投入不足。大部分檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范。個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。

二、加強企業(yè)人事檔案管理的對策

我們抓住檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)，從加強組織領(lǐng)導抓起，從健全管理制度入手，強化檔案管理工作流程，嚴格執(zhí)行管理工作程序，摸索出一套適應(yīng)新形勢發(fā)展的管理方法和途徑，取得了良好實際效果：

第一抓管理，健全完善各項制度。檔案工作既要靠管理人員的素質(zhì)，又要靠制度。因為制度建設(shè)更具有全局性、穩(wěn)定性和長期性。實踐證明，許多工作出現(xiàn)問題大都源于管理松懈所致。如果內(nèi)部管理不嚴，制度不健全，本該可以發(fā)現(xiàn)的問題沒能及時發(fā)現(xiàn)，本該可以堵塞的漏洞沒能及時堵塞，將給造假者及非真實的歸檔材料的流入造成可乘之機，會嚴重影響了干部工作的管理。因此，企業(yè)要深知干部檔案工作與其他干部工作一樣，同樣需要嚴格要求、嚴格管理，建立、健全各項檔案管理、查閱、借閱、保管、保護等制度，嚴格按照《干部檔案工作條例》《檔案法》等各項規(guī)章制度執(zhí)行，使檔案管理自覺地置身于黨的干部管理工作之中。常言說，沒有規(guī)矩，不成方圓。干部檔案是干部基本情況及德、能、勤、績、廉的綜合記錄，是組織人事部門科學合理選拔、使用人才的重要依據(jù)。在組織人事工作中，除了對干部、人才的識別進行嚴格的考核、考察外，還要查閱干部的檔案材料，這樣才能更客觀、更全面地了解干部的綜合情況，更準確地做到知人善任?？梢?，干部檔案在干部管理、選拔、使用中起著極其重要的作用。多年來，在實踐工作中，我們結(jié)合干部檔案管理工作的實際，在防止隨意性、標準不統(tǒng)一、雜亂無章現(xiàn)象上下功夫，先后制定了一系列規(guī)范干部檔案工作的規(guī)章制度。目前，建立完善了14項規(guī)章制度。其中：隊伍建設(shè)方面有干部檔案管理人員崗位責任制度、考核制度、接待制度、學習制度；業(yè)務(wù)建設(shè)方面有干部檔案材料收集歸檔制度、整理工作制度、保護與保管制度、轉(zhuǎn)遞制度、查閱制度、審查核對制度、保密工作制度、信息提供利用制度以及庫房安全衛(wèi)生制度和檔案提取程序。使檔案工作中的每個環(huán)節(jié)都達到了有章可循、有標準可依，有效地規(guī)范了工作人員的行為，使干部檔案的管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、制度化，保證了各項工作有條不紊地健康開展。

第二增投入，推進現(xiàn)代化管理。做好干部檔案管理工作，提高干部人事檔案管理工作質(zhì)量和效率，必須抓好硬件、軟件建設(shè)。我們主要從4個方面入手：一是硬件設(shè)施實行規(guī)范化。改善干部檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，現(xiàn)有80平方米標準檔案庫房，庫房內(nèi)均采用檔案密集架存放檔案。檔案庫房、辦公室分開。二是管理手段現(xiàn)代化。高配置計算機、服務(wù)器、激光打印機、復印機、掃描儀、數(shù)碼攝像機、消毒機等設(shè)備一應(yīng)俱全。三是防護設(shè)備達到標準化。檔案庫房內(nèi)配備了空調(diào)、監(jiān)控儀、消毒機、溫濕度表、滅火器等，符合防火、防光、防潮、防蛀、防高溫等要求。干部檔案庫房“六防”措施全部得到落實。四是軟件建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化。加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，斥資近20萬元建立電子檔案管理平臺，實現(xiàn)了檔案資源的信息共享，運用OA 辦公平臺電子檔案館進行檢索，調(diào)檔迅速，準確率高，提高了檔案利用的效率。

在干部檔案材料的收集、整理和內(nèi)容建設(shè)等方面，堅持經(jīng)常性收集、定期和集中收集相結(jié)合，使檔案內(nèi)容達到“完整、真實、精練、實用”的要求。裝訂整理做到分類明確，編排有序，目錄清楚，裝訂整潔，符合標準。實施干部檔案現(xiàn)代化管理，概括地說：就是干部檔案管理的程序化、規(guī)范化、標準化和管理技術(shù)的現(xiàn)代化、科學化和具有現(xiàn)代化知識的管理人才。企業(yè)為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先從樹立管理人員的現(xiàn)代化觀念抓起，其次在科學發(fā)展的理念下進行管理技術(shù)創(chuàng)新，投入資金進行現(xiàn)代化設(shè)備更新，不斷使干部檔案管理工作向科學化、現(xiàn)代化發(fā)展。

第三嚴歸檔，杜絕“病從口入”，保持檔案的真實性。干部檔案是干部個人德才表現(xiàn)及經(jīng)歷的真實記錄，是“知人善任，選賢舉能”的依據(jù)，它具有極強的現(xiàn)實效用，而現(xiàn)實效用的發(fā)揮，是以其真實性為前提的。因此，對于該歸入檔案的材料，我們履行嚴格的審查手續(xù)，特別是對涉及到有關(guān)的時間、學歷等，逐一與檔案進行核對，對需組織審查后才能歸入的材料，核查是否有組織審查意見等。工作中我們本著只有歸檔材料本身真實無誤、完整、準確、體式合格才能歸檔的原則，否則，不得歸入檔案。有些干部檔案因為制成的材料與書寫材料的字跡的原因，造成形形色色，不符合要求，如檔案用紙和書寫所用墨水用極不耐久的純蘭墨水或圓珠筆書寫，若干年后，將喪失其價值。目前解決這一問題最根本的還是要采用現(xiàn)代化的管理方法和手段，我們從管理工作源頭上抓起，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一規(guī)范。

第四提效能，協(xié)助做好干部人事任用。干部檔案的重要作用，在于開發(fā)干部信息資源。多年來，在實際工作中，我們積極探索開發(fā)，發(fā)揮干部檔案信息管理系統(tǒng)快捷、準確地輔助作用。一是為干部工作提供快捷服務(wù)。積極開發(fā)干部檔案信息的綜合匯總、專題分析等項工作，充分利用干部人事檔案信息庫，提取、檢索全公司現(xiàn)職領(lǐng)導干部基本信息，形成以年齡、參加工作時間、學歷、任職時間為主要內(nèi)容的綜合信息，省去了繁瑣的大量提檔手續(xù)，保護了檔案，又提高了工作效率，為組織決策提供了科學依據(jù)。二是為干部工作提供預測服務(wù)。發(fā)揮信息化優(yōu)勢，對基層領(lǐng)導班子和領(lǐng)導干部的現(xiàn)狀進行分類檢索和翔實、準確地統(tǒng)計，形成各類分析材料，為組織調(diào)配任用干部提供重要依據(jù)，增強了工作的預見性。三是提高檔案信息資源的利用率。建立內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，相關(guān)科室可根據(jù)權(quán)限隨時調(diào)用所儲存的信息數(shù)據(jù)，查詢、檢索信息庫信息，實現(xiàn)了檔案信息資源共享，提高了資源利用效率。

為了彌補部分干部檔案填寫不實的弊端，我們依據(jù)原有檔案及有關(guān)資料，采取組織核實、認定的辦法，對干部的簡況重新登記造冊，建立干部檔案臺賬，并在干部檔案注明中予以說明，以此作為組織掌握的檔案的補充資料，為干部管理工作提供真實、可信的依據(jù)。同時，還對歸入檔案的材料實行組織認定，比如，在職取得的學籍材料、外出培訓材料、獎懲任免材料等由主管部門對其真實性、合法性進行鑒別、審查，確認無誤后再歸入個人檔案，從根本上解決檔案材料的有效性問題。

第五求發(fā)展，實施干部檔案工作目標管理。將干部檔案納入目標管理，使檔案建設(shè)步入規(guī)范化、標準化軌道。打破傳統(tǒng)管理模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標準而出現(xiàn)的分散管理局面，提出科學、規(guī)范、標準的管理方式。此外，檔案部門與相關(guān)部門密切配合，參與企業(yè)發(fā)展規(guī)劃制定、企業(yè)改制變更、干部人事任免等重大事項，一定程度上實現(xiàn)了檔案工作和公司主要職能活動的同步管理。檔案分類更趨科學、合理，逐步形成了適合集團公司實際的檔案分類標準，并在實體分類的基礎(chǔ)上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐，為檔案工作再上新臺階奠定了基礎(chǔ)。

幾年來，干部檔案工作成為干部管理工作的重要組成部分，管好干部檔案直接關(guān)系到管好干部的重要環(huán)節(jié)。因此，我們將致力于加強和改進干部檔案管理模式，使之更好地為企業(yè)實施干部人才管理服務(wù)。

（作者單位：煙臺交運集團有限責任公司）