第一篇：如何做好賓客接待工作

如何做好賓客接待工作

摘要：

隨著國民經(jīng)濟(jì)和社會各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)接待工作也被賦予了許多新的內(nèi)容。因此，正確認(rèn)識接待新形勢下的工作定位，對于提高接待工作水平，更好地為公司發(fā)展以及社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞 ：賓客 接待 服務(wù)

賓客接待是展示公司形象的重要窗口，是連接對外關(guān)系的一條紐帶，是溝通業(yè)務(wù)往來的橋梁，是公共關(guān)系工作的重要組成部分。作為公司賓客接待的辦事機(jī)構(gòu)，如何適應(yīng)新形勢下公司的工作需要，為來賓提供優(yōu)質(zhì)的接待服務(wù)，展現(xiàn)公司良好形象。在此，筆者談?wù)勛约旱囊恍┧伎肌?/p>

一、系統(tǒng)思考、周到細(xì)致、以人為本

現(xiàn)代賓客接待的核心理念是以人為本，因此，以人為本的理念必須貫穿于整個(gè)接待工作全過程。首先從來賓的工作目的和來賓的基本情況入手，要力求準(zhǔn)確無誤地掌握來賓的年齡、民族、健康狀況、飲食禁忌、生活習(xí)慣、興趣愛好等情況，予以統(tǒng)籌考慮、周到安排，使接待服務(wù)工作更加科學(xué)規(guī)范。比如，安排用餐，既要突出地方特色，又要充分考慮來賓的喜好和禁忌，還要考慮南北的口味差異。如從南方來的客人，我們盡量安排一些地方特色的菜品，同時(shí)兼顧考慮不要

點(diǎn)生的菜品，酒水盡量飲用地方酒，既經(jīng)濟(jì)又實(shí)惠，又使來賓體會到地方酒的美味。安排住宿，要從房間光線、溫度、濕度、日用品、水果、鮮花的擺放，枕頭類型、被子的舒適、床的大小考慮，從是否對鮮花過敏等各種細(xì)節(jié)入手，做到因人而異，周到細(xì)致。細(xì)節(jié)因其小而往往易被忽視，因其細(xì)常使人感到繁瑣，但在很多情況下，一點(diǎn)細(xì)小的疏漏和差錯(cuò)，都是足以影響甚至破壞全局的。因而對每項(xiàng)接待任務(wù)，包括籌備、迎送、食宿、視察、會務(wù)、衛(wèi)生、安全、宣傳等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，既要以人為本，人性化安排，又要求精求細(xì)，力戒浮躁，把看似細(xì)微、簡單的事情做到極致。只有這樣才能做到萬事不出差錯(cuò)。

二、時(shí)時(shí)溝通、相互協(xié)調(diào)、密切配合任何一項(xiàng)大小的接待活動，都要事先做好接待方案，統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌安排，將責(zé)任落實(shí)到人頭。首先要對內(nèi)協(xié)作為貴，每次大型接待任務(wù)都要由本部門人員甚至跨部門的CFT團(tuán)隊(duì)共同完成，這就需要通力配合。每個(gè)成員要牢固樹立全局意識、中心意識、形象意識，團(tuán)結(jié)協(xié)作，統(tǒng)一行動。避免疏漏，不留空檔，確保各個(gè)細(xì)節(jié)銜接到位，各項(xiàng)工作落實(shí)到位。努力營造同心協(xié)力、和衷共濟(jì)的共事氛圍。其次，對外和諧為貴。接待工作是為公司發(fā)展和地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的，同樣，也需要寬松的工作環(huán)境，要適時(shí)主動向上級機(jī)關(guān)請示匯報(bào)，積極爭取市委、市政府或公安、交警等有關(guān)部門的大力支持、密切配合。努力營造良好的接待工作的外部環(huán)境。

三、注重知識積累、嚴(yán)細(xì)管理規(guī)章制度

（一）要規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，要堅(jiān)持以“精、細(xì)、嚴(yán)、實(shí)”為標(biāo)準(zhǔn)，從接待方案制定到執(zhí)行，從信息反饋到吃、住、行的安排等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格按照既定程序辦事，按規(guī)則操作。做到每項(xiàng)工作定規(guī)范，每個(gè)環(huán)節(jié)定責(zé)任，杜絕出現(xiàn)工作制度鏈條上的“斷裂地帶”。要依靠制度管理，用制度管人，按制度辦事，確保每項(xiàng)接待任務(wù)有條不紊，有序進(jìn)行。

（二）要做好接待成本的科學(xué)合理分配工作。我們要提倡立足實(shí)際、合理安排、優(yōu)化方案、重點(diǎn)以突出本地特色為主，體現(xiàn)地方風(fēng)情，推介地方綠色食品（飲品）。宣傳地方支柱產(chǎn)業(yè)，厲行節(jié)約、點(diǎn)滴做起，力爭做到務(wù)實(shí)、節(jié)儉。

（三）要整理資料，規(guī)范存檔。對每一次接待過程的所有資料都要一并收集歸檔。注重信息的積累，重大的接待方案完畢后，要進(jìn)行總結(jié)，對不足與欠缺的地方做好分析與回顧，避免在下次的接待任務(wù)中犯相同的錯(cuò)誤。

（四）要嚴(yán)格要求自己。參與接待的每一個(gè)工作人員必須嚴(yán)格遵守政治紀(jì)律，不信謠、不傳謠、不造謠，不該說的不說，不該去的不去，嚴(yán)格遵守廉政紀(jì)律，遵守規(guī)章制度，遵守工作紀(jì)律，兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨，履職盡責(zé)，無私奉獻(xiàn)。

四、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，努力提升服務(wù)品牌

提升接待工作水平，關(guān)鍵在于打造一支高素質(zhì)的接待隊(duì)伍，取決于接待隊(duì)伍的能力水平。接待工作是展示公司形象的重要窗口，對外訪者來說，接待工作人員是“第一窗口”、“第一張面孔”、“第一個(gè)環(huán)境”，是一個(gè)公司的形象大使。接待人員的言談舉止，不僅能折射出

一個(gè)公司的精神風(fēng)貌、文化品位和工作作風(fēng)，而且也會給客人留下難忘的“第一印象”。接待人員的一言一行、一舉一動，接待工作的好與壞、優(yōu)與劣，小而言之，會影響到某一次接待工作的質(zhì)量，大而化之，會影響到公司的整體形象和聲譽(yù)。然而，接待隊(duì)伍和接待人員的素質(zhì)對于接待工作有著至關(guān)重要的作用。那么，如何提高接待人員的能力水平呢？下面是筆者的一些思考。

一是要加強(qiáng)政治業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)。要求我們接待人員不斷加強(qiáng)對黨的路線方針、政策，公司的重大決策、經(jīng)營管理目標(biāo)和文明禮儀，經(jīng)濟(jì)、法律等知識的學(xué)習(xí)，豐富自己的知識面。二是提高業(yè)務(wù)處理能力。通過自身學(xué)習(xí)、參加培訓(xùn)、交流考察等形式相結(jié)合，不斷提升我們接待人員的業(yè)務(wù)水平。三是要在言行上做到從容自信。不要以為我們處在小城市，城市形象不是很美好或是其它原因，而在語言上、行為上失去應(yīng)有的自信。另一方面，我們接待人員要精通政務(wù)禮節(jié)、禮儀方面的知識，熟知朝陽市的自然狀況、歷史沿革、行政區(qū)劃和風(fēng)景名勝等情況，更重要的是要對公司的發(fā)展規(guī)劃，經(jīng)營目標(biāo)完成情況，公司的經(jīng)營管理思想、管理理念，市場銷售，產(chǎn)品研發(fā)等方面有準(zhǔn)確的掌握。只要我們接待人員能始終懷著一顆平常心、友好情，一定能為來賓服務(wù)好。

賓客接待工作要給客人留下深刻印象，要收到實(shí)效，關(guān)鍵不是看花錢多少，也不是看豪華程度，更多的是要看有沒有地方特色，有沒有優(yōu)質(zhì)服務(wù)。隨著時(shí)代的進(jìn)步，公司的發(fā)展，接待要求的提高，固守原有的接待模式，已不能適應(yīng)科學(xué)發(fā)展的需要。因此，我們要把更多的精力放在探索創(chuàng)新上，把更多的功夫下在創(chuàng)造品牌上，從接待服務(wù)的觀念、內(nèi)容、方式到整個(gè)活動的安排，都要不斷突破，推陳出新，全方位提高賓客接待服務(wù)的品位和內(nèi)涵，使公司的公務(wù)接待工作成為 現(xiàn)代企業(yè)中的典范。

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第二篇：如何做好接待工作

接待工作：

一、認(rèn)真細(xì)致地做好接待前準(zhǔn)備

首先，溝通情況，了解意圖。

在接到上級部門或?qū)Ψ降耐ㄖ螂娫捄?，?yīng)立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并主動與對方取得聯(lián)系，了解清楚上級或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還應(yīng)掌握上級領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、車輛，確定參觀或會務(wù) 類型及地點(diǎn)等各項(xiàng)工作。

其次，超前考慮，周密安排。

主要包括所需材料的準(zhǔn)備、會務(wù)地點(diǎn)的確定、餐飲的安排、結(jié)束送行的禮節(jié)及其他有關(guān)注意事項(xiàng)等。

接待工作考慮成熟之后，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，征求領(lǐng)導(dǎo)意見，并按照領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)一步完善接待工作。

接下來，就進(jìn)入了具體實(shí)施階段：

一是迅速召集辦公室有關(guān)人員對接待工作進(jìn)行詳細(xì)安排，讓每個(gè)參與人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。

二是對開會時(shí)所需材料的撰寫、打印進(jìn)行督促辦理，必須在會前整理出來，同時(shí)對開會時(shí)所需的水果、茶水等接待物品進(jìn)行準(zhǔn)備，發(fā)現(xiàn)不足，及時(shí)采購，以防會議期間不夠用。

三是通知餐飲部門做好桌次的安排、飯菜的準(zhǔn)備工作。各項(xiàng)細(xì)節(jié)都必須考慮到、安排到，確保萬無一失。

如有時(shí)召開會議按通知要求有這么多人參加，準(zhǔn)備了這么多的會場和桌椅，結(jié)果有些單位多派一些人參加，臨時(shí)找人擺座椅弄得手忙腳亂，使與會人員不能按時(shí)就座。有時(shí)出席會議領(lǐng)導(dǎo)有變化，本來了解到一位領(lǐng)導(dǎo)出差未回，座牌就沒有放，結(jié)果在臨開會的幾分鐘這位領(lǐng)導(dǎo)突然來了，弄得措手不及。不管怎么說這都是由于工作考慮不細(xì)造成的。所以說辦會要經(jīng)得起檢驗(yàn)，辦事要經(jīng)得起核查。計(jì)劃要周詳，行動要謹(jǐn)慎。接待人員必須使自己養(yǎng)成細(xì)心再細(xì)心的工作習(xí)慣。

二、熱情周到地做好接待中服務(wù)

首先是迎接上級領(lǐng)導(dǎo)或兄弟單位。

出發(fā)時(shí)間前，與其隨行負(fù)責(zé)人員取得聯(lián)系，以便得知領(lǐng)導(dǎo)何時(shí)出發(fā)，以防領(lǐng)導(dǎo)有什么重要事務(wù)推遲出發(fā)時(shí)間而作為接待單位不知道。

如果通過聯(lián)系確定領(lǐng)導(dǎo)已出發(fā)，作為接待負(fù)責(zé)人就要及時(shí)通知領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)做好下樓接待準(zhǔn)備。迎接領(lǐng)導(dǎo)時(shí)還要注意自身行走的位置、問候握手時(shí)的動作、介紹領(lǐng)導(dǎo)的順序及會議座次的安排等。

其二，要注意會務(wù)過程中服務(wù)的細(xì)節(jié)，服務(wù)人員在倒水時(shí)，定點(diǎn)定時(shí)，每隔15分鐘或半個(gè)小時(shí)到會議室倒水一次，作為接待負(fù)責(zé)人在會務(wù)期間，如發(fā)現(xiàn)那位領(lǐng)導(dǎo)水已喝完，要及時(shí)通知服務(wù)人員來倒水。

其三，餐飲要提前征求意見，及早安排。作為接待負(fù)責(zé)人要與來查、來訪領(lǐng)導(dǎo)的隨身人員及早進(jìn)行溝通，了解他們一行中有無少數(shù)民族或其他注意事項(xiàng)，在安排餐飲時(shí)，更得心應(yīng)手，更容易使到來人員感覺考慮的周到、服務(wù)的到位。最后，注意送行時(shí)的禮節(jié)。各項(xiàng)活動、議程結(jié)束后，應(yīng)安排好送行，提前通知司機(jī)到餐廳門口，等候領(lǐng)導(dǎo)。在領(lǐng)導(dǎo)上車前，握手送行，上車后，揮手告別，祝

來查、來訪人員一路順風(fēng)。還要注意必須等來查、來訪人員乘坐的車輛啟動后再離開。

三、及時(shí)全面地做好接待后總結(jié)

整個(gè)接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)，看看哪些方面是領(lǐng)導(dǎo)最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不足之處注意彌補(bǔ)改進(jìn)。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工作責(zé)任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。一個(gè)單位能不能給來訪領(lǐng)導(dǎo)留下良好的印象，除了這個(gè)單位的硬件設(shè)施之外，接待人員的素質(zhì)也是一個(gè)重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時(shí)要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實(shí)、真誠、熱情，使來訪領(lǐng)導(dǎo)有“賓至如歸”的感覺。同時(shí)，工作人員要注意平時(shí)的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本單位的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

第三篇：淺談如何做好接待工作

淺談如何做好接待工作

會務(wù)接待工作是各級機(jī)關(guān)的一項(xiàng)常規(guī)性工作，代表著一個(gè)地方一個(gè)部門的窗口形象，對于推動工作、加強(qiáng)交流有著十分重要的作用。隨著我區(qū)農(nóng)業(yè)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我辦的接待量和調(diào)研任務(wù)不斷增加，工作量也日益加重，接待工作的高效優(yōu)質(zhì)也就顯得尤為重要，所以我辦應(yīng)努力創(chuàng)新和完善會務(wù)接待工作的標(biāo)準(zhǔn)化流程，充分發(fā)揮辦公室的組織協(xié)調(diào)作用，樹立我辦良好形象，使接待工作不斷規(guī)范。就我辦實(shí)際情況，我個(gè)人認(rèn)為應(yīng)做好以下幾個(gè)方面：

一、明確接待工作的主要任務(wù)和原則

（一）我辦主要的接待任務(wù)

1、上級部門領(lǐng)導(dǎo)的各種檢查、考察、督查、調(diào)研等活動；

2、上級部門、兄弟單位、各業(yè)務(wù)聯(lián)系的部門、人員的來訪；

3、辦理各種大小型會議的會務(wù)工作；

4、協(xié)調(diào)農(nóng)口各單位之間關(guān)系，做好接待的各種銜接工作。

（二）接待工作的原則

堅(jiān)持嚴(yán)密有序的原則；堅(jiān)持規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的原則。

二、確立標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保會務(wù)接待工作有章可循

會務(wù)接待工作是圍繞會議、考察、調(diào)研等工作開展的一系列協(xié)調(diào)性和事務(wù)性的服務(wù)工作，包括會務(wù)接待安排、相關(guān)協(xié)調(diào)、會前準(zhǔn)備、現(xiàn)場服務(wù)和決定事項(xiàng)的落實(shí)等。接待的具體工作紛繁復(fù)雜、面面俱到，任何一個(gè)方面、一個(gè)環(huán)節(jié)有所忽視或考慮不周，都可能造成混亂，甚至有可能導(dǎo)致會務(wù)接待工作無法進(jìn)行。因此，科學(xué)確立標(biāo)準(zhǔn)化流程，能全面規(guī)范地搞好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，有序推進(jìn)會議和接待活動，有效避免和減少會務(wù)接待工作中的失誤。

（一）明確流程。

接待工作有兩個(gè)方面：一是會務(wù)工作流程；二是接待工作流程。會議工作流程包括：領(lǐng)導(dǎo)安排——擬定會議方案——會前準(zhǔn)備——會中服務(wù)——會后總結(jié)。其中會前服務(wù)包括五大項(xiàng)工作：簽發(fā)通知、協(xié)調(diào)籌備、后勤保障、會場布置、邀請記者。會中服務(wù)包括四大項(xiàng)工作：會議簽到、內(nèi)外聯(lián)系、茶水服務(wù)、會議記錄。會后服務(wù)包括六大項(xiàng)工作：清理會場、材料收集、會議小結(jié)、會議紀(jì)要、會議議決事項(xiàng)督辦、會議的新聞報(bào)道（由記者完成）。

接待工作包括八大流程：領(lǐng)導(dǎo)安排——方案制訂——迎接來賓——組織調(diào)研（督查、檢查等）——情況匯報(bào)——就餐（住宿）安排——?dú)g送來賓——資料歸檔。

（二）明確要求。

標(biāo)準(zhǔn)化流程應(yīng)對每一項(xiàng)工作有十分明確具體的要求。會議標(biāo)準(zhǔn)化流程里，如會前服務(wù)中的通知下發(fā)環(huán)節(jié)，具體要求包括時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員、座次安排和記者等是否明確到位。籌備協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)包括相關(guān)部門任務(wù)安排和提示領(lǐng)導(dǎo)入場等要求。會場布置包括座位安排、音響空調(diào)、會標(biāo)制作、會場衛(wèi)生、花卉擺放等要求。

接待標(biāo)準(zhǔn)化流程里，方案制訂中應(yīng)明確七個(gè)要求：包括確定調(diào)研（督查、檢查等）的準(zhǔn)確時(shí)間、來賓名單和注意事項(xiàng)；確定我區(qū)（辦）陪同人員；確定行程及線路；確定調(diào)研（督查、檢查等）點(diǎn)，準(zhǔn)備相關(guān)材料（簡介）；安排車輛、記者、就餐（住宿）等相關(guān)事項(xiàng)；接待方案報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審定；下發(fā)通知。

三、嚴(yán)格實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保接待工作有條不紊

為確保會務(wù)接待流程嚴(yán)格實(shí)施到位，使會務(wù)接待工作有條不紊，應(yīng)著重做好三個(gè)方面的工作：

一是按流程環(huán)節(jié)分解任務(wù)，確保責(zé)任到人。上級有明確指示或領(lǐng)導(dǎo)有明確要求后，應(yīng)立即按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)入會務(wù)和接待活動的相關(guān)準(zhǔn)備工作。根據(jù)會議和接待活動的規(guī)模大小確定具體負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，把標(biāo)準(zhǔn)化流程中的各項(xiàng)任務(wù)具體分解到每一個(gè)人，把責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人，不留空檔。

二是按流程要求完成任務(wù)，確保落實(shí)到位。任務(wù)分工明確以后，責(zé)任人按照標(biāo)準(zhǔn)化流程各項(xiàng)任務(wù)的要求嚴(yán)格實(shí)施。具體操作中，對照標(biāo)準(zhǔn)化流程圖，一條一條抓落實(shí)，一項(xiàng)一項(xiàng)抓到位。接待流程的落實(shí)到位，能確保會議和接待活動有條不紊的進(jìn)行。

三是按流程標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)籌兼顧，確保協(xié)調(diào)到位。由于接待工作環(huán)節(jié)較多，要求精細(xì)，各責(zé)任人和相關(guān)部門可能出現(xiàn)工作上的脫節(jié)，因此，在按流程實(shí)施的過程中，必須加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧，要有一名領(lǐng)導(dǎo)督查各項(xiàng)流程和細(xì)節(jié)是否到位，及時(shí)組織相關(guān)人員相互合作、查漏補(bǔ)缺，對沒有到位的流程事項(xiàng)緊急處理，靈活安排。同時(shí)要與

接待的相關(guān)部門保持密切聯(lián)系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和協(xié)調(diào)解決在準(zhǔn)備、進(jìn)行過程中的各種問題和矛盾。

四、不斷創(chuàng)新接待流程，確保接待工作高效優(yōu)質(zhì)

由于會務(wù)接待工作靈活多樣，會務(wù)接待工作中有很多意想不到的情況發(fā)生，所以接待流程的實(shí)施也需要不斷完善和改進(jìn)，確保會務(wù)和接待工作高效優(yōu)質(zhì)。在具體工作中還需做好三個(gè)方面的工作：

一是及時(shí)總結(jié)。在完成會務(wù)接待工作后，分管領(lǐng)導(dǎo)要組織相關(guān)工作人員及時(shí)做好資料歸檔工作。認(rèn)真總結(jié)成績，查找問題，特別是對領(lǐng)導(dǎo)的指示精神要認(rèn)真思考，反復(fù)領(lǐng)悟，不斷提高服務(wù)水平。

二是認(rèn)真完善。在會務(wù)接待工作中，要針對不夠精細(xì)、不夠完美的環(huán)節(jié)及時(shí)進(jìn)行改善，對具體要求及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，確保同樣的問題不重復(fù)發(fā)生，失誤一次比一次少，力求零失誤。

三是不斷創(chuàng)新。為進(jìn)一步提高會務(wù)接待工作效率，在資料歸檔的基礎(chǔ)上，要建立健全會務(wù)接待工作基礎(chǔ)資料庫，包括會議（接待）方案、匯報(bào)材料、調(diào)研點(diǎn)簡介等比較完善的數(shù)據(jù)信息，這樣才能有效提高工作效率。

會務(wù)接待水平的高低、組織協(xié)調(diào)的好壞能夠集中反映一個(gè)地方或部門的整體形象，可以說，接待工作就像一扇窗戶，能展示接待人員的素質(zhì)和能力，也可直接反映出外界對我區(qū)（辦）的直觀印象。我區(qū)是一個(gè)農(nóng)業(yè)大區(qū)，我辦又是農(nóng)口部門的牽頭單位，所以我辦的接待工作也是我區(qū)農(nóng)業(yè)工作對外宣傳的一個(gè)重要平臺，其成效直接影響到外界對我區(qū)農(nóng)業(yè)發(fā)展的印象，所以我們的工作要圍繞大局，在各種接待任務(wù)中，努力搭建平臺，為我區(qū)的農(nóng)業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的軟環(huán)境。

附：接待工作流程圖

接待工作流程圖

接待后，總結(jié)歸檔，及時(shí)收集資料，整理歸納，建立資料電子檔案

接待中，隨時(shí)上下聯(lián)系做好銜接協(xié)調(diào)工作，確保接待工作順利進(jìn)行

待領(lǐng)導(dǎo)審定后，通知相關(guān)人員和有關(guān)單位做好接待準(zhǔn)備工作（參觀點(diǎn)、會場等）

根據(jù)批示，送主要領(lǐng)導(dǎo)審簽，需要多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審簽時(shí)，需逐級審簽

根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排，擬定方案（時(shí)間、地點(diǎn)、行程安排等）送領(lǐng)導(dǎo)審閱

確認(rèn)來賓的基本情況（人數(shù)、職位、性別等）及活動計(jì)劃，及時(shí)匯報(bào)

確認(rèn)來賓的基本情況（人數(shù)、職位、性別等）及活動計(jì)劃，及時(shí)匯報(bào)

接到電話、明傳電報(bào)、書面通知等后，認(rèn)真閱讀并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)

第四篇：如何做好接待工作

如何做好接待工作

接待工作是的一項(xiàng)重要工作。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各企業(yè)之間信息、技術(shù)、資金的交流日益頻繁，并由此及彼帶來大量的人員流動，上級領(lǐng)導(dǎo)的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間參觀、學(xué)習(xí)及業(yè)務(wù)洽談的人次也與日俱增，這就使用權(quán)得接待工作越發(fā)重要。那么在新形勢下，怎樣才能做好接待工作呢？筆者以為，應(yīng)重視以下幾個(gè)方面：

1、更新觀念、傳播文化

在新形勢下，要充分認(rèn)識到接待工作是企業(yè)看似被動、實(shí)則主動的一種廣義的公關(guān)行為，是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過接待工作，企業(yè)可以展示實(shí)力，樹立形象，可以積累豐富的關(guān)系資源，可以吸引投資、擴(kuò)大合作，從而推動經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。因此，必須反接待工作看作企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作的一個(gè)重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。

做好接待工作不僅是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的需要，也是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。我們對于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識、責(zé)任意識，作為一項(xiàng)政治任務(wù)來完成；要樹立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到某企業(yè)造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給客人留下終生的印象。

2、精心策劃，突出特色

要做好每一項(xiàng)接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備，接待活動才有可能成為成功的公關(guān)活動，否則就可能淪為低層次的迎來送往的應(yīng)酬活動，甚至可能損害企業(yè)的形象。每一項(xiàng)接待活動，都要以實(shí)現(xiàn)來賓的目的和企業(yè)的公關(guān)期望為原則，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項(xiàng)活動，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新。

每個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過公關(guān)接待活動的每一個(gè)環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計(jì)、匯報(bào)材料的寫作甚至接待車輛的停放，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中感受到企業(yè)的個(gè)性，感受到企業(yè)文化的特色。

3、優(yōu)化流程、規(guī)范運(yùn)作

接待方案制定以后，就要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作，使接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連，必要時(shí)可以制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn)，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。同時(shí)，對接待工作中的每一道程序都要事先進(jìn)行規(guī)范，這樣才能確保整個(gè)接待工作有序進(jìn)行。比如，在作接待工作總結(jié)時(shí)，接待記錄的填寫、總結(jié)會的召開、書面總結(jié)材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規(guī)范操作。此外，要注意收集和掌握接待工作的相

關(guān)知識，不斷提高自身素養(yǎng)并注意實(shí)現(xiàn)資源共享。

4、關(guān)注細(xì)節(jié)、注重實(shí)效

細(xì)節(jié)決定成敗。接待工作來不得半點(diǎn)馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對每一個(gè)細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時(shí)彌補(bǔ)可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個(gè)眼審、一個(gè)動作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會，以便及時(shí)采取應(yīng)變措施。這就要求接待人員加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況我水平，以便將各類有操作企業(yè)形象有細(xì)節(jié)問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實(shí)現(xiàn)“零失誤”。

通過接待工作，企業(yè)不僅可以展示企業(yè)作風(fēng)和企業(yè)文化，也可以對外樹立良好形象、推銷自我。接待工作做好了，不僅會給上級領(lǐng)導(dǎo)和來賓留下深刻的印象，而且無形中會為企業(yè)帶來商機(jī)，帶來社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，要充分利用接待工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)展示企業(yè)的全新風(fēng)采和企業(yè)獨(dú)具魅力的特色文化，提升企業(yè)的知名度和影響力。同時(shí)，還要對接待交果進(jìn)行科學(xué)的評估與監(jiān)測，及時(shí)做好來賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優(yōu)化接待流程，力求接待活動效益的最大化。

5、不斷創(chuàng)新、追求桌越

在新形勢下，只有結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際，自覺創(chuàng)新公關(guān)工作思路，豐富公關(guān)工作內(nèi)容，才能推動接待工作不斷創(chuàng)新。比如制訂方案時(shí)可以考慮運(yùn)用統(tǒng)一的模板，匯報(bào)材料可以得用多媒體技術(shù)來制作，而不僅僅限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料等等。這樣的接待工作才具有時(shí)代特征和企業(yè)特色。同時(shí)，企業(yè)秘書要積極探索能夠更好地反映企業(yè)精神與企業(yè)亮點(diǎn)、體現(xiàn)企業(yè)文化的接待方式和方法，與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，使接待工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

第五篇：淺談如何做好辦公室接待工作

淺談如何做好辦公室接待工作

作者：王毅

班級：物業(yè)管理班 學(xué)號：11076126 摘要

企業(yè)的發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)往來的增加就使得接待工作越來越重要，甚至接待工作的好壞，直接關(guān)系到客戶對企業(yè)的良好印象、業(yè)務(wù)的成敗。文章從接待工作的意義，如何做好接待工作，以及對接待工作的認(rèn)識三個(gè)方面對企業(yè)辦公室如何做好接待工作作了論述和建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)，辦公室，接待工作，意義，程序，思考，措施

一、做好接待工作的意義

接待工作是各級機(jī)關(guān)的一項(xiàng)常規(guī)性工作。接待工作水平高低能夠集中反映一個(gè)地方一個(gè)部門的整體形象，能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力。同時(shí)對于推動工作開展也具有十分重要的作用。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各企業(yè)之間信息、技術(shù)、資金的交流日益頻繁，并由此帶來大量的人員流動，上級領(lǐng)導(dǎo)的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間參觀、學(xué)習(xí)及業(yè)務(wù)洽談的人次也與日俱增，這就使得接待工作越發(fā)重要。那么在新形勢下。作為一名辦公室工作人員，對于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識、責(zé)任意識，要把其作為一項(xiàng)政治任務(wù)來完成。要樹立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)高量地完成每一項(xiàng)接待任務(wù)。

二、如何做好企業(yè)接待工作

（一）做好接待的準(zhǔn)備工作

1.是接待手冊的編制

首先應(yīng)了解來賓的人數(shù)、姓名、性別、年齡、民族、職務(wù)，確定接待規(guī)格，并根據(jù)所對應(yīng)的職務(wù)確定陪同接待的領(lǐng)導(dǎo)。然后編制接待手冊，應(yīng)包括住宿、就餐、陪同人員、車輛、日程安排等，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)放到每位來賓手中，讓客人了解大體的行程安排，做到心中有數(shù)。

2.是物質(zhì)準(zhǔn)備工作

貴賓室、榮譽(yù)展室、會議室等要提前打掃干凈，桌椅擺放整齊，桌面清潔，沒有水漬、污漬。桌上可放一些介紹企業(yè)情況的資料。另外，茶具、茶葉要準(zhǔn)備齊全。各種辦公用品（筆記本、筆等）要提前準(zhǔn)備好，以備不時(shí)之需。

3.業(yè)務(wù)知識和能力的準(zhǔn)備

要對企業(yè)的發(fā)展歷史、精品工程的特點(diǎn)、規(guī)格，各部門設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)分工情況做大致的了解。同時(shí)，要有較完備的企業(yè)概況和市容市貌概況資料，如當(dāng)?shù)刭e館、名勝古跡、游覽路線等，保證客人所想、所需，使其滿載而歸。

（二）形成良好的接待程序

在企業(yè)的各類接待工作中，通過不斷的摸索和實(shí)踐，我們逐步形成了迎接、陪同、送行的全過程接待服務(wù)思路。首先，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)到高速路口或飛機(jī)場迎接客人，與客人進(jìn)行初步的結(jié)識，并簡單介紹企業(yè)公司的大體情況。到達(dá)企業(yè)公司后，由來賓方最高領(lǐng)導(dǎo)所對應(yīng)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行接待，致歡迎詞，陪同參觀企業(yè)榮譽(yù)展室，安排歡迎宴會，陪同參觀企業(yè)施工現(xiàn)場等，確保來賓來訪期間的生活充實(shí)、愉快，最后由接站時(shí)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)將客人送至高速路口或飛機(jī)場，充分展現(xiàn)企業(yè)的良好形象。

（三）注重細(xì)節(jié)，全過程負(fù)責(zé)。

企業(yè)辦公室樹立了“接待無小事，細(xì)節(jié)定成敗”的接待理念，在每一次接待中，高度重視每一個(gè)細(xì)節(jié)，了解每一位來賓的日常生活習(xí)慣，做周密的安排。面對接待工作復(fù)雜、繁瑣的各項(xiàng)事務(wù)，“想來賓所想，備來賓所需”，不斷提高隨機(jī)應(yīng)變的能力，周密細(xì)致地安排好每一項(xiàng)接待內(nèi)容，并對接待全過程負(fù)責(zé)。同時(shí)，我們還注重對接待之后的思考，尋找問題和不足，以便在以后的接待工作中加以改進(jìn)。

三、做好接待工作應(yīng)重視的問題

（一）更新觀念、傳播文化

在新形勢下．辦公室入員應(yīng)及時(shí)更新觀念。充分認(rèn)識到接待工作是企業(yè)看似被動、實(shí)則主動的一種廣義的公關(guān)行為，是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過接待工作，企業(yè)可以展示實(shí)力，樹立形象，可以積累豐富的關(guān)系資源，可以吸引投資、擴(kuò)大合作，從而推動經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。因此．必須把接待工作看作是企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作的—個(gè)重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。

做好接待工作不僅是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的需要，也是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。辦公室人員對于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識、責(zé)任意識，作為一項(xiàng)政治任務(wù)來完成；要樹立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每—個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到某企業(yè)造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給客人留下終生的印象。

（二）精心策劃，突出特色

要做好每一項(xiàng)接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備，接待活動才有可能成為成功的公關(guān)活動，否則就可能淪為低層次的迎來送往的應(yīng)酬活動，甚至可能損害企業(yè)的形象。每一項(xiàng)接待活動，都要以實(shí)現(xiàn)來賓的目的和企業(yè)的公關(guān)期望為原則，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項(xiàng)活動，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新。

每個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接待工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過公關(guān)接待活動的每一個(gè)環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計(jì)、匯報(bào)材料的寫作甚至接待車輛的停放，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中感受到企業(yè)的個(gè)性，感受到企業(yè)文化的特色。

（三）優(yōu)化流程、規(guī)范運(yùn)作

接待方案制定以后，就要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作，使接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連，必要時(shí)可以制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn)，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。同時(shí)，對接待工作中的每一道程序都要事先進(jìn)行規(guī)范，這樣才能確保整個(gè)接待工作有序進(jìn)行。比如，在作接待工作總結(jié)時(shí)，接待記錄的填寫、總結(jié)會的召開、書面總結(jié)材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規(guī)范操作。此外，接待人員要注意收集和掌握接待工作的相關(guān)知識，不斷提高自身索養(yǎng)并注意實(shí)現(xiàn)資源共享。

（四）關(guān)注細(xì)節(jié)、注重實(shí)效

細(xì)節(jié)決定成敗。接待工作來不得半點(diǎn)馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對每一個(gè)細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍。以便及時(shí)彌補(bǔ)可能存在的疏漏。接待工作人員要”眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個(gè)眼神、一個(gè)動作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會。以便及時(shí)采取應(yīng)變措施。這就要求接待人員加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理意外情況處理水平，以便將各類有損于企業(yè)形象的細(xì)節(jié)問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實(shí)現(xiàn)“零失誤”。通過接待工作，企業(yè)不僅可以展示企業(yè)作風(fēng)和企業(yè)文化，也可以對外樹立良好形象、推銷自我。接待工作做好了，不僅會給上級領(lǐng)導(dǎo)和來賓留下深刻的印象，而且無形中會為企業(yè)帶來商機(jī)，帶來社會效茲和經(jīng)濟(jì)效益。因此，接待人員要充分利用接待工作的每—個(gè)細(xì)節(jié)展示企業(yè)的全新風(fēng)采和企業(yè)獨(dú)具魅力的特色文化，利用每一次接待機(jī)會來增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和向心力，提升企業(yè)的知名度和影響力。同時(shí)。接待人員還要對接待效果進(jìn)行科學(xué)的評估與監(jiān)測，及時(shí)做好來賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優(yōu)化接待漉程。力求接待活動效益的最大化。

（五）及時(shí)全面、做好總結(jié)

整個(gè)接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)?？纯茨男┓矫媸强腿俗顫M意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不足之處注意彌補(bǔ)改進(jìn)。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工作責(zé)任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及時(shí)將照片寄給客人。一個(gè)地方或部門能不能給客人留下良好的印象，除了這個(gè)地方的典型工作、城市建設(shè)和景點(diǎn)之外，接待人員的素質(zhì)也是—個(gè)重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時(shí)要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實(shí)、真誠、熱情，使客人有“賓至如歸”的感覺。同時(shí)，工作人員還要注意平時(shí)的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識，特男日是對本地本部門的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

（六）不斷創(chuàng)新、追求卓越

在新形勢下，接待人員只有結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際．自覺創(chuàng)新公關(guān)工作思路，豐富公關(guān)工作內(nèi)容，才能推動接待工作不斷創(chuàng)新。比如制訂方案時(shí)可以考慮運(yùn)用統(tǒng)一的模板。匯報(bào)材料可以使用多媒體技術(shù)來制作，而不僅僅局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料等等。這樣的接待工作才具有時(shí)代特征和企業(yè)特色。同時(shí)，接待人員要積極探索能夠更好地反映企業(yè)精神與企業(yè)亮點(diǎn)、體現(xiàn)企業(yè)文化的接待方式和方法，與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，使接待工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

四、對接待工作的幾點(diǎn)思考

（一）提高對接待工作的再認(rèn)識

有些企業(yè)把接待工作單純視為一般的后勤工作，認(rèn)為接待工作就是平時(shí)的“迎來送往”，安排好食、住、行，就夠了，其實(shí)不然。新形勢下，接待工作的內(nèi)涵更加豐富，外延也不斷拓展，服務(wù)對象、工作范圍、接待隊(duì)伍不斷壯大，已不再是單純的食、住、行問題，它已發(fā)展成為涵蓋政治、經(jīng)濟(jì)、文化等諸多領(lǐng)域，拓展到社會各個(gè)階層，需要許多相關(guān)部門共同參與來完成的一項(xiàng)工作。因此，需要我們對接待工作的內(nèi)涵進(jìn)行再認(rèn)識，要從全局的角度思考問題，力求成為重要接待的策劃者、組織者、保障者、服務(wù)者，確保各類接待工作的順利開展。

（二）提高對接待工作重要性的再認(rèn)識

接待工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)，面廣量大的工作，它是宣傳企業(yè)，展示企業(yè)形象的對外窗口，是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展，加強(qiáng)對外合作交流的紐帶。因此，新時(shí)期，我們要提高對接待工作重要性的再認(rèn)識，要從自身素質(zhì)抓起，不斷優(yōu)化和完善整體接待服務(wù)功能，創(chuàng)造性的開展工作，讓接待出效益；要通過認(rèn)真組織，精心安排，努力提高接待質(zhì)量，充分發(fā)揮在對外交往聯(lián)絡(luò)中的窗口、橋梁、紐帶作用。

（三）展望未來，認(rèn)真細(xì)致的做好接待工作

展望未來，做好接待工作任重道遠(yuǎn)，需要我們不斷的更新和完善，進(jìn)一步的提高接待準(zhǔn)備、接待程序水平，加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，無論是從接待前的準(zhǔn)備、接待中的服務(wù)還是接待后的總結(jié)，都應(yīng)認(rèn)真細(xì)致的做好每個(gè)環(huán)節(jié)，力爭更好的彰顯企業(yè)形象，展現(xiàn)企業(yè)實(shí)力，提高企業(yè)知名度，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。參考文獻(xiàn)

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