第一篇：寫作中的數(shù)字處理技巧

寫作中的數(shù)字處理技巧

數(shù)字是以“數(shù)”為基本符號，用以揭示事物發(fā)展的質(zhì)與量及其聯(lián)系的文字統(tǒng)稱。由于給人以具體、準確之感，在應(yīng)用文中數(shù)字往往成為真實材料的代名詞。應(yīng)用文要解決生活和工作中的具體問題，或描摹事物的“量”，或分析事物的“率”，或明確事物的“序”，都離不開對具體事物量與質(zhì)的分析，也就都離不開數(shù)字。

如果說觀點是應(yīng)用文之“靈魂”的話，科學的數(shù)字表達則是應(yīng)用文之“血肉”。有“靈魂”無“血肉”，“魂”無所依，反映在文章中則是內(nèi)容空洞、蒼白無力，這樣的文章難免裝腔作勢、面目可憎；有“血肉”無“靈魂”，“身”無所節(jié)，寫出的文章難以主題明確前后統(tǒng)一，甚至會成為材料的堆砌場。因此，應(yīng)用文寫作者不但應(yīng)養(yǎng)成重視數(shù)字、收集數(shù)字、用真實數(shù)字說話的好習慣，還要注意在主題的引導下，講究數(shù)字的運用方法與技巧，更好地為主題寫作服務(wù)。

在應(yīng)用寫作過程中，我們收集和運用到的數(shù)字很多，這些數(shù)字有的反映某一事物的數(shù)量，有的反映事物的發(fā)展狀態(tài)，有的說明某一類事物所占比例等等。很多人認為數(shù)字只是對事物的客觀描述，形式枯燥，信息單一。其實不然，有時只要對數(shù)字作些必要的轉(zhuǎn)化加工，馬上就能清晰地看到作者的寫作指向，讓數(shù)字顯示出鮮活的生命力。

（一）求和法。即根據(jù)需要對某一數(shù)字作求和計算，利用具有一定震憾力的和數(shù)，讓人從不起眼的事物中看到其作用，從而達到特定的引導目的。如某公司一位職工注重節(jié)能減耗，每完成15個合格零件的生產(chǎn)任務(wù)就可以節(jié)約出生產(chǎn)一個零件的原材料。秘書部門在宣傳材料中運用求和法測算出這名職工一天能為公司節(jié)約成本35元，如果每名員工都這么做，全公司一年可節(jié)約生產(chǎn)成本350萬元。求和，讓大家看到了人人節(jié)約的作用，公司很快掀起了節(jié)能降耗的熱潮。

（二）平均法。平均法則反其道而行之，在有反映總量數(shù)字的情況下，對影響總量的某一要素進行平均化處理，測算出單位數(shù)值，以達到突顯主題的目的。如某汽車公司宣傳其能日產(chǎn)小轎車1000余輛，由于大多數(shù)讀者不熟悉汽車行業(yè)生產(chǎn)的具體情況，反響平平。在接下來的宣傳中作者加上了“平均每1.2分鐘就有一輛轎車出廠”的字眼，讀者很快就對該廠的生產(chǎn)能力產(chǎn)生了興趣。筆者的一位學生曾寫了一則新聞稿，報道其所在單位年實現(xiàn)利稅800多萬元。由于該單位是一家縣屬小單位，知名度不高，800萬元的體量也不算大，很難引起人們的注意。筆者了解到該單位只有40余名職工，勸其改為“人均實現(xiàn)利稅20多萬元”。該新聞稿馬上被采用并直接以“××單位人均實現(xiàn)利稅20多萬元”為題?？梢?，平均法用得好，具有化平淡為神奇的功效。

（三）比較法。俗話說不比不知道，一比嚇一跳。將反映事物某一特性的數(shù)據(jù)與同類事物或與自身的過去水平相比較，是人們分析事物優(yōu)與劣、好與壞的重要方法。當然，應(yīng)用文寫作的目的絕不是簡單地爭高低長短，高明的寫作者往往會在不經(jīng)意間用比較法達到特定的寫作目的。如某公司因多名工人投訴工資過低，被政府相關(guān)部門責令寫出檢查報告。該公司在報告中寫道： “本公司一線員工人均月工資××××元，比全市平均水平低15元，但比市政府規(guī)定的最低工資標準高出560元。從××區(qū)來看，本公司的工資水平高出全區(qū)工資水平361元，在區(qū)屬企業(yè)中居前5名。”這段話中，寫作者通過四次數(shù)據(jù)比較，在承認自身不足的同時，不經(jīng)意間宣示了自身的成績，而將工資水平偏低的責任歸結(jié)為區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展不平衡，大大減輕了自身的責任。

（四）借用法。有時為了形象地說明或挖掘某一數(shù)字的內(nèi)在含義，需要借助其他事物配合說明，以達到變抽象為具體、變隱性為顯性的目的。如遼寧阜新市50多年來累計生產(chǎn)煤炭5億多噸，為國家的建設(shè)和發(fā)展作出了重要貢獻。由于絕大多數(shù)讀者對“5億噸”這一概念沒有認識，也無法深刻體會到作者的寫作用意。作者就借用卡車這一大家熟悉的事物交代：如果用60噸的卡車裝，阜新產(chǎn)的煤可以繞地球赤道四圈多。這里，小小的借用手法，賦予了這兩個不起眼的小數(shù)字如此大的魔力，讓讀者瞬間了解了阜新的付出與貢獻！

（五）延伸法。所謂延伸法，是指利用思維的延伸性，從某一數(shù)字指向的事物出發(fā)，根據(jù)寫作目的適當?shù)卣故酒涔δ堋⒆饔煤陀绊?，從而讓人們對某事物有更清楚的認識。比如：很多人一年之中要用掉數(shù)十粒鈕扣電池，而一粒小小的鈕扣電池可污染600立方米水，相當于一個人一生的飲水量。這里，作者從鈕扣電池出發(fā)，作了兩次延伸，一是將一粒電池與600立方米被污染的水進行關(guān)聯(lián)，二是將600立方米被污染的水與人的生活聯(lián)系起來，讓人真切地感受到了廢舊電池污染的嚴重性，令人警醒。

（六）模糊法。一般來說，數(shù)字的準確性與模糊語言的不確定性是相矛盾的，二者不應(yīng)當關(guān)聯(lián)在一起。事實上，應(yīng)用寫作中某些數(shù)字在必要時必須作模糊處理。一是某些數(shù)字本身不確定或無法確定時，用模糊數(shù)字恰恰是最科學的表述。如某單位在一份材料中向上級匯報該單位有92.6%的同志參加了農(nóng)村對口幫扶活動。上級在審核中發(fā)現(xiàn)，該單位共有56名職工，按92.6%計算，應(yīng)當是51.856人參加了扶貧活動。而扶貧活動參加者應(yīng)是有一個算一個，何來的0.856人呢？由此，對材料的真實性提出了質(zhì)疑。其實，該單位只是近90%的人參加了這一活動，過分追求所謂精準反而適得其反。二是為了特定的表達需要，有時需要有意用模糊語言代替準確數(shù)字。如某公司剛剛有四位同志因工作大意給公司造成了一定損失，公司已作出相關(guān)處理，四位同志對此也有深刻認識。如果領(lǐng)導在職工大會上強調(diào)責任意識時，還說有四位同志如何如何，會給人一種揪人辮子不放手之嫌，同時也會給這四名同志增加壓力。此時，用“少數(shù)”“個別”這一類模糊詞語代替“四”字更有批評的藝術(shù)性。

根據(jù)需要對數(shù)字進行轉(zhuǎn)化有利于單個數(shù)字更好地發(fā)揮作用，但遇到有不同層次、不同性質(zhì)的多個或多組數(shù)字時，僅靠簡單的轉(zhuǎn)化往往難以達到理想的效果。這時需要作者從寫作目的出發(fā)，分析不同性質(zhì)數(shù)字的作用，按一定邏輯關(guān)系對數(shù)字統(tǒng)一布局，通過數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)系揭示事物的發(fā)展規(guī)律，從而實現(xiàn)寫作目的。

（一）點面結(jié)合，在綜合分析中反映事物的發(fā)展全貌

這里所說的“點”與“面”是借助數(shù)學的說法，指代寫作視域內(nèi)不同性質(zhì)的數(shù)字?！包c”指那些反映某一方面事物或事物某一方面的數(shù)字，“面”則指反映事物整體或全貌的數(shù)字。

就相互作用而言，“面”由“點”生，也就是說反映“面”的數(shù)字是由反映“點”的數(shù)字匯總而來的；“點”能證“面”，即有了“點”上的數(shù)字支撐，“面”上的數(shù)字才有根基，可信度才高。因此，應(yīng)用寫作在數(shù)字運用上強調(diào)點面結(jié)合，不僅是要讓讀者在不同層面上全面了解事物，還要便于讀者確定、分析這些數(shù)字中蘊含的信息。

以總結(jié)為例，如果我們反映某單位一年的工作成績，既要用數(shù)字交代單位取得的總體成績，也要分析不同部門的發(fā)展情況和主要發(fā)展指標完成情況。這樣，讀者才能對該單位的工作成績有比較全面的了解。

（二）由面析點，在典型分析中反映事物的發(fā)展差異

點面結(jié)合固然能讓人們對事物有一個整體認識，但這還只是一種平面的、靜態(tài)的認識，不能明顯地看到事物間的差異。事實上，事物的發(fā)展在不同單位、不同階段總是存在著這樣那樣的不平衡，只有分析出這種不平衡才有利于我們找到影響事物發(fā)展的原因，有針對性地改進。因此，在應(yīng)用寫作過程中，有時需要從已掌握的“面”上的數(shù)字出發(fā)，選擇一個或若干個“點”進行剖析，通過解剖麻雀，分析事物發(fā)展不平衡的現(xiàn)狀及其原因。

例如，“2012年，公司實現(xiàn)利潤1080萬元，但各分公司發(fā)展不平衡。其中×××分公司實現(xiàn)利潤320萬元，占29.60/0；×××分公司在規(guī)模相近的情況下僅實現(xiàn)利潤51萬元，不及總量的5%。”這段話中，作者從單位整體效益出發(fā)，選擇效益最優(yōu)和最差的兩個二級單位進行分析，配以適當?shù)男揎椩~，鮮明地指出了二者間的差異。不著一字，但一褒一貶的傾向表現(xiàn)得十分清楚，引導人們?nèi)チ私?、分析原因?/p>

（三）積點成線，在動態(tài)分析中反映事物的發(fā)展軌跡

在應(yīng)用寫作過程中，有時需要揭示事物的發(fā)展過程和發(fā)展規(guī)律，不能只是靜態(tài)和孤立地理解和處理數(shù)字，而需要對某些數(shù)據(jù)進行連續(xù)收集和動態(tài)分析。一般來說，某一數(shù)據(jù)的變化總是受到一定內(nèi)外因素的影響。1如果我們將這些影響數(shù)字變化的因素與數(shù)字本身的變化放在一起動態(tài)分析，就會清晰地呈現(xiàn)出事物的發(fā)展軌跡，收到意想不到的效果。如“近年來，公司狠抓產(chǎn)品質(zhì)量，殘次品率不斷降低。2010年，公司決定對各分公司的殘次品率進行單獨考核，當年殘次品率從上一年度的7%降為6%；2011年，公司出臺了新的績效考核體系，將殘次品率納入職工個人工資績效考核體系，殘次品率降為3%;2012年初，公司針對產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量中存在的問題，開展了技能比武活動，至8月份，殘次品率已降至1%，產(chǎn)品質(zhì)量提升明顯”。這段話將公司采取的措施與相應(yīng)的成績聯(lián)系起來分析，直觀地揭示了公司產(chǎn)品質(zhì)量提升的軌跡和相應(yīng)措施的效果，并在不經(jīng)意間展示了公司執(zhí)著追求質(zhì)量的形象。數(shù)字的靈活運用在這里再次展示了威力。

（四）多點對比，在比較分析中反映事物的發(fā)展狀態(tài)

出于特定的寫作目的，有時還需要以某一數(shù)據(jù)為基點，采用多點對比的方法對數(shù)字進行比較分析。通過分析，可以進一步看到這一數(shù)據(jù)所代表的事物的地位與發(fā)展狀態(tài)，從而對事物作出客觀評價。如“本校2012屆畢業(yè)生一年后的就業(yè)率為98.75%，高出同類院校平均水平近8個百分點，高出本校2011屆畢業(yè)生2.5個百分點；畢業(yè)生月平均工資2853元，比上一年度的2954元低101元，但高出區(qū)域內(nèi)同類院校287元”。在這段話里，寫作者以本校目前的相關(guān)數(shù)據(jù)為基點，與本校歷史數(shù)據(jù)和兄弟院校數(shù)據(jù)進行縱向和橫向兩方面對比分析，清晰地揭示了該校畢業(yè)生的就業(yè)質(zhì)量，簡潔明了，傳播效果很好。

當然，我們說多點對比，并不排除只選擇一個有典型意義的數(shù)據(jù)進行簡單對比分析的做法，但選擇多個點對比分析才有利于立體地分析事物，科學地進行定位。在比較對象上，可以在單位內(nèi)部比，也可以選擇同行比，還可以與權(quán)威部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)比；在比較方法上，可以橫向?qū)Ρ?、縱向?qū)Ρ壬踔量梢原h(huán)比。

（五）分解歸并，在系統(tǒng)分析中反映事物的發(fā)展聯(lián)系

從系統(tǒng)論的角度看，某一寫作視域里的相關(guān)事物之間存在著一定的邏輯聯(lián)系，構(gòu)成了一個相對完善的系統(tǒng)。那么，數(shù)字作為對事物的一種描述，也在發(fā)揮著作用，也具有一定的系統(tǒng)性。我們要寫好應(yīng)用文，就需要對這些數(shù)字作邏輯歸并或分解，揭示事物之間的關(guān)系，找到事物發(fā)展的客觀規(guī)律。

應(yīng)用文寫作中出現(xiàn)最多的是總分、因果等關(guān)系?？偡株P(guān)系除前面所述的點與面的關(guān)系外，還有一種是目標與具體任務(wù)之間的關(guān)系，需要我們利用分解的方法處理。如我們要布置某項工作，就需要將總體目標分解，分項目、分單位、分指標落實到每個單位、每個員工和每個時間段，這就是對數(shù)字的分解處理。如果數(shù)字的類型過多，就有必要制作成圖表，以增強直觀性。

這里所說的因果關(guān)系不是嚴格邏輯意義上的因果關(guān)系。在應(yīng)用文寫作過程中，本質(zhì)與現(xiàn)象、措施與成效、原因與結(jié)果等在某種意義上都構(gòu)成一定的因果關(guān)系。我們要反映這類事物之間的關(guān)系，就要采用歸并的方法，進行分類整理，分類說明，讓人們對事物的發(fā)展聯(lián)系有清楚的認識。比如：近年來，公司重視研發(fā)工作，取得了明顯實效。從2010年起，先后成立了×××等2個研發(fā)部門，組建了×××等8個項目團隊，引進了XXX等15名高級研發(fā)人才，投入XXX萬元成立了研發(fā)基金。經(jīng)過三年努力，公司已完成了5個項目的研發(fā)任務(wù)，獲國家專利25項，開發(fā)新產(chǎn)品30多個系列、200余種，獲技術(shù)轉(zhuǎn)讓資金×××萬元，實現(xiàn)生產(chǎn)效益XXX萬元，極大地推動了××產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，實現(xiàn)了經(jīng)濟效益和社會效益的雙豐收。這里，寫作者利用歸并的方法將公司采取的措施和取得的成效集中說明，并沒有繁瑣的過程論證，但事物間的因果聯(lián)系一目了然。這種化繁為簡的數(shù)字處理方法值得我們學習和借鑒。

第二篇：材料寫作中的煉句技巧（模版）

材料寫作中的煉句技巧

應(yīng)用文“因事成文”的特點要求應(yīng)用文體的寫作表意清晰、平實質(zhì)樸、組句嚴密、措辭精煉，好的應(yīng)用文不僅表述平實準確，易知易曉，而且語句明快不拖踏，邏輯清晰不混雜，不僅有內(nèi)容美，更具形式美，是文質(zhì)兼?zhèn)?，富于文采的，如何提高?yīng)用文特有的明朗曉暢的語體美，力避常見的乏味干癟、繁瑣冗雜的毛病，可以從學習煉句技巧入手。

一、長短結(jié)和，多用短句。

長句與短句的主要區(qū)別在句子的結(jié)構(gòu)形式上，長句結(jié)構(gòu)復雜，聯(lián)合成分較多，修飾語較多，短句則相反。使用長句，可以使表意更加嚴謹細致，但其結(jié)構(gòu)復雜容易出現(xiàn)語病，造成閱讀接受障礙；而短句表意簡潔明快，干凈利落，閱讀起來一目了然，更符合應(yīng)用文溝通思想、辦理政務(wù)的目的。因此，應(yīng)用文寫作中，除了要表達十分復雜嚴密的意思而采用長句外，能用短句盡量用短句。廣為傳誦的西晉李密的《陳情表》，文中用了大量的短句，開頭既寫：“臣以險釁，夙遭閔兇。生孩六月，慈父見背；行年四歲，舅奪母志?！比齻€短句，二十四個字，就將自己真實的悲慘凄苦的境遇突出地展現(xiàn)出來，給晉武帝留下深刻的印象，此外，像“詔書切峻，責臣逋慢；郡縣逼迫，催臣上道；州司臨門，急于星火。”這樣表意清晰而明朗的短句和句群，隨處可見，使文章讀起來暢快無阻，朗朗上口。當代，鄧小平同志的文章最大的特點也是善于大量使用短句，言簡意賅，擲地有聲，形成獨特的語言風格，諸如“改革要摸著石頭過河”、“貧窮不是社會主義”、“計劃和市場都是方法”等等，因其簡短形象而廣為流傳。

當然，應(yīng)用文中有時也要使用長句，以表達嚴密精確的意思，并間雜在短句中，形成錯落有致的效果。但需注意：一是不要長句用得太多，造成繁雜拖踏，讀起來太累。二是要注意句子成分搭配合理，避免語誤，如：“我院多媒體網(wǎng)絡(luò)教學系統(tǒng)從1996年建設(shè)至今，從未因出現(xiàn)技術(shù)障礙而耽誤教學訓練活動的現(xiàn)象，真正地實現(xiàn)了保障有力?！?“從未……現(xiàn)象” 是錯誤的，“從未”是副詞，不能帶賓語，只能是“從未有過……現(xiàn)象”，或“從未出現(xiàn)……現(xiàn)象”，這個錯句就是典型的因句子附加成份太長而忽略主要成份搭配造成的。所以，有的長句，能化為短句，就盡量化短。如：“為進一步摸清各單位新任務(wù)準備的底數(shù)及準備過程中存在的困難和問題，促進各單位高標準落實好新任務(wù)準備工作”，就可以將前半句的長賓語拆開，變成三個短句：“為進一步摸清各單位新任務(wù)準備的底數(shù)，發(fā)現(xiàn)準備過程中存在的困難和問題，促進各單位高標準落實好新任務(wù)準備工作”。改后，表意同樣周全但卻更清晰直白。

二、巧用整句，意蘊貫通

結(jié)構(gòu)相同或相似的一組句子叫整句。在應(yīng)用文中適當?shù)厥褂谜?，可以使文章凝練新穎，聲音和諧，氣勢貫通，意義鮮明。

首先，可以用整句制作小標題。在應(yīng)用文常見的部分式結(jié)構(gòu)中，小標題運用是比較廣泛的，小標題是結(jié)構(gòu)提綱的直接體現(xiàn)，是對大量材料的直接概括，如果用形式相同的整句充當小標題，形成共同規(guī)律、固定格式，不斷重復，回環(huán)出現(xiàn)，就會起到精練、醒目、突出事理的效果，從而加深讀者印象，提高閱讀興趣。如某軍隊醫(yī)院財務(wù)部門的年終總結(jié)《建立正規(guī)的財務(wù)秩序，編制合理的資金預(yù)算》，為了突出財務(wù)工作改革后，克服困難，解決超編現(xiàn)象的主題，設(shè)計了這樣幾個小標題：

（１）“逼”出一條路子

（２）算清“兩筆帳”

（３）利刃切除“腫瘤”

（４）攪活一池春水

這幾個動賓結(jié)構(gòu)的小標題，簡明概括了來自實踐的經(jīng)驗，彰顯了文章整體框架，自成一體，別具一格，給人鮮明的印象。

其次，使用意思基本相同、相對或相反的一串整句，可以起到突出強調(diào)，加強對比，表意透徹的良好效果。公元前１６８年晁錯就糧食對國計民生的重要性及商人兼并和農(nóng)民流亡的原因向漢文帝上奏書《論貴粟疏》，文中寫道：“寒之于衣，不待輕暖；饑之于食，不待甘脂；饑寒至身，不顧廉恥。人情一日不食則饑，終歲不制衣則寒。夫腹饑不得食，膚寒不得衣，雖慈母不能保其子，君安能以有其民哉？”用一組意思相近的整句透辟入理地說明了農(nóng)民基本生存保障的重要性，接著又寫：“今農(nóng)夫五口之家，其服役者，不下二人；其能耕者，不過百畝；百畝之收，不過百石。春耕，夏耘，秋獲，冬藏，伐薪樵，治官府，給徭役，春不得避風塵，夏不得避暑熱，秋不得避陰雨，冬不得避寒凍……有者，半賈而賣；亡者，取倍稱之息；于是有賣田宅，鬻子孫，以償債者矣！而商賈大者積貯倍息，小者坐列販賣，……故其男不耕耘，女不蠶織；衣必文采，食必粱肉；亡農(nóng)夫之苦，有阡陌之得。因其富厚，交通王侯，力過吏勢；以利相傾，千里游敖，冠蓋相望，乘堅策肥，履絲曳縞。此商人所以兼并農(nóng)人，農(nóng)人所以流亡者也?！庇脦捉M整句構(gòu)成一段，前半段用意思相近的整句組論述農(nóng)民終日操勞卻生活艱辛，后半段采用同樣方式說明商人囤積居奇，生活奢侈，前后兩段又構(gòu)成意義上的鮮明對比，句式上也靈活多樣，既有兩句相對的短句“有者，半賈而賣；亡者，取倍稱之息”，也有三句相對 “伐薪樵，治官府，給徭役”，四句相對“春不得避風塵，夏不得避暑熱，秋不得避陰雨，冬不得避寒凍”的句組，條理清楚，文筆流暢。再如，2007年４月12日，溫家寶總理在日本國會發(fā)表精彩演講，從開始到結(jié)束，會場響起１１次掌聲，溫總理在簡短的問候語之后即講“如果說安倍晉三首相去年10月對中國的訪問是一次破冰之旅，那么我希望我的這次訪問能夠成為一次融冰之旅（掌聲），為友誼與合作而來是我這次訪問日本的目的，也是今天演講的主題?！薄?破冰之旅”與“融冰之旅”整齊搭配，映襯鮮明，引出主題，一下子激起了與會人士的熱烈反響，贏得雷鳴般掌聲。此外，李密的《陳情表》，陳琳的《討曹操檄》，駱賓王的《討武曌檄》，漢景帝的《景帝令二千石修職詔》，馬丁·路德·金的《我有一個夢想》，****同志的’９８抗洪講話等不朽篇章，均巧妙地采用了整句借以表達深刻的思想。由此可見，古今中外，凡是富于文采和氣勢的優(yōu)秀的應(yīng)用文，總少不了凝練優(yōu)美的整句。

三、多種句型，靈活運用

有些作者為了追求簡潔明了的實用效果，在寫應(yīng)用文時一味使用陳述句，語氣、聲調(diào)毫無變化，文章平淡如水，索然無味。其實，一樣的意思，百樣說法，變式句、反問句、設(shè)問句、否定句、對比句等句型與陳述句一樣可以表達相同的意思，卻具有不同的修辭功能。

首先，變式句可以起到強調(diào)句子中某個局部關(guān)鍵性詞語或成份的作用。如《景帝令二千石修職詔》一開頭即是一個變式句：“雕文刻鏤，傷農(nóng)事者也；錦繡纂組，害女紅者也?！比绻藐愂鼍洌瑧?yīng)該是：“現(xiàn)今傷農(nóng)事的是雕文刻鏤，害女紅的是錦繡纂組”，兩個句子一對比，我們就會發(fā)現(xiàn)，變式句將賓語提到了句首，改變了原有的語序，將某些地方長官追求的奢華的現(xiàn)象突現(xiàn)出來，收到了一目了然，觸目難忘的修辭效果。

其次，設(shè)問句可以起到突出整篇或整段、整句話的意思，吸引讀者的注意力，引導讀者深入思考的作用。如****同志在《發(fā)揚抗洪精神 重建家園 發(fā)展經(jīng)濟》的第一部分，先用了“這個偉大的勝利說明了什么呢？”這樣一個設(shè)問句引起注意，然后用“這個勝利充分說明……”為每段的開頭引出層層深入的四個段落，在整飭嚴謹?shù)恼撌鲋惺盏街攸c突出，氣韻生動的表達效果。再如《景帝令二千石修職詔》中的第三段開頭是這樣寫的：“今歲或不登，民食頗寡，其咎安在？”一個設(shè)問句既引起思索，又清楚地表明了本段論述的主要問題。

第三，對比句除了能起到強調(diào)語意的作用外，還具有鮮明生動、加重語氣和聲調(diào)，傳遞作者情感的作用?？陀^世界也是通過作者的視角去認識的，因此即使是較為客觀的應(yīng)用文也不可能完全擯棄作者的主觀認識與情感，對某些事物，作者的主觀體驗越強烈，他的理性認識才會越深刻，而對比句可以很好地幫助作者表達內(nèi)心的深刻認識?！吨T葛亮前出師表》寫道：“親賢臣，遠小人，此先漢所以興隆也；親小人，遠賢臣，此后漢所以傾頹也?！庇靡粋€正反鮮明的對比句子諄諄告戒劉禪執(zhí)政之道，透露出一片忠誠與希望。又如李斯的《諫逐客書》：“今棄擊甕而就鄭、衛(wèi)，退彈箏而取韶虞，若是者何也？……然則是所重者在乎色樂珠玉，而所輕者在乎人民也。此非所以跨海內(nèi)、制諸侯之術(shù)也?！币粋€對比句“所重者在乎色樂珠玉，而所輕者在乎人民”，點明此段的主旨，將秦重物輕人的錯誤展示出來，理足辭勝，具有一種高屋建瓴的氣勢和撼動人心的力量，運筆酣暢淋淳，為全文最精彩部分，前人對此極為稱譽。宋代李涂說：“中間論物不出于秦而秦用之，獨人才不出于秦而秦不用，反復議論，痛快，深得作文之法?！?/p>

總之，只要我們在應(yīng)用文寫作中注意煉句技巧，熟練地運用各種句式，使句式明快靈活，跌宕有致，就可以成功地避免應(yīng)用文因程式化而易見的呆板、僵化、平俗，既加強了應(yīng)用文體的實用性，又增強了表達的藝術(shù)性。

第三篇：口譯中的數(shù)字翻譯技巧

口譯中的數(shù)字翻譯技巧

多年的口譯第二試監(jiān)考經(jīng)驗證明：數(shù)字互譯仍然是中高級口譯考試口試部分的一大考點。稍有不慎，便會失分。數(shù)字翻譯既是口譯難點，又是口譯重點。關(guān)于數(shù)字翻譯，我們對廣大考生和上海新東方口譯學員的調(diào)查顯示：英譯漢時難點在記憶，漢譯英時，難點在于快速表達。

以下我從記筆記和轉(zhuǎn)換兩方面來演示在新東方課堂內(nèi)外如何實踐以求盡快掌握數(shù)字的翻譯。

一般說來，數(shù)字本身是毫無意義的，因此難以記憶。所以，一定要靠記筆記。聽數(shù)字時，我們需區(qū)分中英文單位間的差異，符號分割。

A.記筆記：用符號來代替單位

a)英譯中

如果同學從收音機中聽到下面一群復雜的數(shù)字，你該怎么記錄呢？

例：It covers a total of five hundred forty-nine million nine hundred forty-six thousand seven hundred and sixty-eight square meters.可能會有這樣的幾種記錄方法：

第一種：5 h 49 m 9 h 46 th 7 h 68 sqm

第二種：549 m 946 th 768 sqm

如果在英譯中時考生這么記錄的話，恐怕等到規(guī)定翻譯的時間過了你還沒搞清究竟這堆數(shù)字是多少，翻成中文該怎么說。

英文表達數(shù)字時可以從右往左，三位一逗號，例如：10,859,783

三位一逗號，逗號從右往左分別對應(yīng)的是：thousand, million, billion, etc。這也就是說，除了逗號，其余的最大不會超過三位數(shù)，因此，要想英文數(shù)字記得快而準，三位數(shù)的聽寫要過關(guān)。

但是這么寫后怎樣用中文表達出來呢？用中文表達出來時，可以用便于中國人表達的方式做一下記號，即從右往左、四位一豎。

剛才例舉的數(shù)字：549,946,768可以這么添上記號：5│49,94│6,768

四位一豎，豎線從右往左分別對應(yīng)的是：萬，億

所以上面的數(shù)字經(jīng)劃線后可以輕松的讀成：五億四千九百九十四萬六千七百六十八

b)中譯英

有了上面中譯英部分數(shù)字的記錄和表達方法，相信這部分的數(shù)字就比較簡單。我們舉幾個例子看看如果把中文翻成英文，倒過來推即可。

例：我們從收音機中聽到三萬二千五百

這個數(shù)字相對較短、較簡單，不需要把中文中的“萬”劃成豎線也可以，所以：

首先 寫下聽到的數(shù)字3│2500

然后 三位一逗號 32,500，最后 從右往左的第一個逗號對應(yīng)的是thousand，所以數(shù)字表達成：thirty-two thousand five hundred

再舉一例：我們從收音機中聽到十二億七百二十一萬四百七十二

這個數(shù)字相對較長、較復雜，我們這么處理：

首先 中文的“萬”“億”按四位一豎的方法記錄，因此寫成12│0721│0472。之所以面對較長較大的數(shù)字這步不省的原因是：如果你沒有其中的一豎，同學往往容易在后面的“721”“472”前漏寫0，這樣就使數(shù)字的表達有誤。

其次 按英文從右往左三位一逗號的方法標上標記，1,2│07,21│0,47最后 根據(jù)英文從右往左每個逗號分別代表的是thousand, million, billion用英語表達出該數(shù)字：one billion two hundred and seven million two hundred and ten thousand four hundred and seven-two

有了逗號和豎線的輔助，從某種程度上說，長的數(shù)字要更容易記錄和表達。

B.轉(zhuǎn)換

同學非常熟悉中文里面的“個、百、千、萬、十萬、百萬、千萬、億、十億、百億?.”。每一級的單位都有，非常齊全。而在英語中同學掰指數(shù)來：hundred, thousand, million, billion, trillion?？傆X得和中文配不起來，因此同學碰到“萬、十萬、千萬、億”要特別注意，要反復操練這幾個數(shù)字，這幾個數(shù)字在中譯英時尤為重要。

1萬= ten thousand

10萬= one hundred thousand

1000萬= ten million

1億= one hundred million

在這里要補充說明的是考生可能聽到的中文數(shù)字非常簡單，例如：十三億，這么短的數(shù)字，同學記錄的時候只需寫13億。在念的時候，由于英語中沒有“億” 這個單位，只有“十億”這個單位，同學只需從右邊往左小數(shù)點移一位即可，13變成1.3，在1.3后面的單位是billion。

不妨看這幾個例子：

945億 即94.5 billion

36億 即3.6 billion

但是一旦碰到“5億”又該怎么辦呢？如果按照上述以小數(shù)點的辦法，不就成了0.5 billion嗎？英語中沒有“億”這個單位，我們只能退到下面的單位：million。“億”轉(zhuǎn)換成“million”之間需要多加兩個零。所以5億就表達成500 million。

這里不再枚舉，每位考生平時在看到或聽到數(shù)字時，抓住機會多進行中英文互譯，使自己對數(shù)字敏感，通過平時的訓練提高自己對數(shù)字把握的完整性和正確性。

第四篇：公文寫作與處理的方法與技巧

公文寫作與處理的方法與技巧

公文寫作與處理的方法與技巧 第一部分：公文寫作的基本要求和常識

一、秘書與公文的關(guān)系

秘書與公文的關(guān)系，是人與物的關(guān)系，秘書是辦理公務(wù)的人，公文是涉及公務(wù)的文書?！邦I(lǐng)導面前是紅人，工作上是忙人，經(jīng)濟上是窮人，身體上是病人，家庭上是罪人”就是對秘書這個“人”的形象刻劃。公文與秘書有著密不可分的關(guān)系。“熱愛公文崗位，熱愛公文寫作”是作好秘書工作的必要條件。寫好公文，還具有以下四個作用：

1．寫好公文可以使秘書勝任工作。特別是在機關(guān)工作，在政府工作，如果不會寫公文，就沒有地位，就沒有作為，至少說是不能勝任工作。毛澤東同志的秘書田家英，跟隨主席18年，靠著自己的努力，由從事事務(wù)性工作最終成為主席的文字秘書，他起草的八大開幕詞中“謙虛使人進步，驕傲使人落后”，至今為大家所熟知和常用，催人警醒，影響深遠。

2．寫好公文可以使文秘人員提高水平。人的大腦經(jīng)常思考問題，越思越靈。一個人經(jīng)常寫作公文，水平自然也會提高。在寫作公文的過程中，人需要構(gòu)思和布局，需要分析和判斷，需要思考解決問題的方法和措施，在這個過程中，一個人的能力得到全面鍛煉，他的綜合分析能力、駕馭全局的能力和解決問題的能力相應(yīng)都會得到提高。

3．寫好公文可以使公務(wù)員不斷進步。人們常說，不想當將軍的士兵不是好士兵。同樣，不想當領(lǐng)導的秘書不是好秘書。在秘書崗位，通過寫作公文，基礎(chǔ)就會打的比較牢，能力提高的比較快。自然，接觸領(lǐng)導的機會就比較多，進步的機會就比較多。國家領(lǐng)導人許多都是秘書出身，比如毛澤東、鄧小平、楊尚坤、胡錦濤等?？梢哉f，秘書這個崗位鍛煉人，也造就人。

4．寫好公文可以使公務(wù)員終生受益。文章寫的多，積累就會多，千年文章會說話。許多人退休后，都愛寫回憶錄等書籍，這是對人生的一個總結(jié)，是一件很有意義的事情。大家在工作中，一定要注意加強工作積累和生活積累。瑞士人一生有三件事“生一個孩子，栽一棵樹，寫一本書”，把寫一本書和生孩子相提并論，可見寫作的重要性和它不尋常的意義。

二、什么是公文

（一）公文的含義

國家行政機關(guān)的公文（包括電報）是國家行政機關(guān)進行行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布臵和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的工具。

中國共產(chǎn)黨機關(guān)的公文，是黨的機關(guān)實施領(lǐng)導、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、布臵和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。

一般來說，只有具備了以下幾個條件才能算作公文：

首先，公文是在公務(wù)活動中使用并形成的，是為了處理公務(wù)，不是辦理私事的。

其次，公文的使用范圍一般限于行政機關(guān)，人民團體、企事業(yè)單位也常根據(jù)情況比照使用，個人不得使用公文。

第三，公文是具有特定格式的文字材料。它不同于普通的文字材料，從標題到落款，從內(nèi)容到文面，從用紙到標記都有特定的要求。公文也不同于公務(wù)活動中使用的其它材料，如圖片材料、音像材料、電訊材料等。

（二）公文的形成

公文的形成已經(jīng)有兩千多年的歷史，“公文”一詞最早見于《后漢書〃劉陶傳》，“但更相告語，莫肯公文”。另有一說見于《三國志〃趙儼傳》，“公文下郡，綿絹悉以還民”。公文是時代的產(chǎn)物，是階級的產(chǎn)物，反映了國家的意志。公文的形成受社會形勢發(fā)展、工作需要、國家利益、社會需求、人民呼聲等條件的影響或制約，在不同的社會發(fā)展時期，有不同的公文，以下是公文發(fā)展的一組史料：

甲骨文公文＿殷商時期 青銅器公文—周朝時期

石刻公文—春秋時期

簡冊公文＿秦漢時期

絹帛公文—晉朝時期

紙質(zhì)公文＿現(xiàn)存唐朝

電子公文—現(xiàn)代

目前我們現(xiàn)行公文處理辦法，是2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，該辦法自2001年１月１日起施行。辦法規(guī)定現(xiàn)行公文文種有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等十三類十三種。

（三）公文的特點

1．公文具有鮮明的政治性

公文產(chǎn)生于階級、國家出現(xiàn)之后，是統(tǒng)治階級貫徹其指揮意志、行動意圖的系統(tǒng)記錄，直接反映國家政權(quán)的意向和階級的根本利益。

2．公文具有嚴肅的法定性

公文具有法定性，這主要表現(xiàn)在公文必須有法定的作者，即依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔義務(wù)的組織。

3．公文具有特定的權(quán)威性

法定的作者在法定范圍內(nèi)行使職權(quán)制作和發(fā)布的公文，就具有法定的權(quán)威性。公文內(nèi)容具有約束力是公文權(quán)威性的具體體現(xiàn)。

4．公文具有對現(xiàn)實工作的指導性

公文是在現(xiàn)實工作中形成和使用的，目的在于推動現(xiàn)實工作。一項工作一旦完成，在開展這項工作中形成并使用的公文的作用也隨之結(jié)束。

5．公文具有一定的規(guī)范體式

公文寫作講求格式規(guī)范，任何行政機關(guān)和單位必須執(zhí)行國家規(guī)定的統(tǒng)一公文格式，不得另搞一套，自行其是。現(xiàn)階段，黨政機關(guān)的公文寫作與處理，必須嚴格遵守《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和黨的公文規(guī)定。

三、公文的分類

（一）公文的種類 1．規(guī)范性公文

行政公文13種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要；黨的公文14種，包括決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。

2．法規(guī)和規(guī)章性公文

共11種，包括條例、辦法、規(guī)定、章程、細則、規(guī)則、規(guī)程、規(guī)范、公約、守則、紀律。

3．通用性公文

共14種，包括計劃、規(guī)劃、工作安排、工作要點、方案、調(diào)查報告、簡報、總結(jié)、述職報告、提案、講話稿、書信、布告、導詞。

4．執(zhí)法公文

共12種，包括行政處罰決定書、行政強制執(zhí)行申請書、行政強制執(zhí)行決定書、行政復議申請書、行政復議答辯書、行政復議決定書、行政起訴狀、行政上訴狀、行政答辯狀、行政賠償申請書、行政

（二）行政公文與黨的公文的異同

1．從作用方面看相同點：都是傳達、貫徹黨的路線、方針、政策的工具，都具有領(lǐng)導、指揮、聯(lián)系、溝通和宣傳教育作用。不同點：在于公文的性質(zhì)、內(nèi)容、行文對象和指向不同。行政公文是國家意志和權(quán)力的體現(xiàn)，是行政行為和行政管理措施的手段，行文對象和指向是國家各級行政機關(guān)、企事業(yè)單位以及人民群眾。黨的公文是黨的意志和權(quán)力的體現(xiàn)，公文內(nèi)容主要是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，實施黨的領(lǐng)導；行文的對象和指向是各級黨的組織和黨員。

2．從行文方面看相同點：二者的同級機關(guān)及其同級機關(guān)之間可以聯(lián)合行文。不同點：行政公文是按照行政隸屬關(guān)系行文。黨委一般不直接對行政機關(guān)行文，通常是通過對設(shè)在行政機關(guān)的黨委或黨組行文，實施對行政機關(guān)的領(lǐng)導；行政機關(guān)對黨委行文也要通過黨委或黨組的公文，而不是用公文直接行文。

3．從文種上看有9種相同的，是決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。有9種是不同的，公文多了命令（令）、公告、通告、議案4種，黨的公文多了決議、指示、公報、條例、規(guī)定5種。

四、公文格式

（一）公文的一般格式

根據(jù)國家標準，公文一般由眉首、主體、版記三部分組成，分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等17項要素。

1．眉首

臵于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱為眉首。眉首主要包括：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號和簽發(fā)人。

2．主體

臵于紅色反線（不含）以下至主題詞以上（不含）之間的各要素統(tǒng)稱為主體。主體主要包括：公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文時間和公文生效標識、附注。公文正文從主送機關(guān)下一行開始，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。公文印刷中字體字號的選用：公文標題用2號小標宋體，正文一級標題用三號黑體，正文二級標題及主題詞用3號宋體，正文一般用3號仿宋體。每頁排印22行，每行28個字。公文文字表達應(yīng)力求簡明扼要，層次分明，力求說短語、行短文，避免多層次結(jié)構(gòu)。多層次結(jié)構(gòu)的正文分條標識方法為：

第一層用：一、二、三、……

第二層用：

（一）（二）

（三）……

第三層用：1.2.3.……

第四層用（1）（2）（3）……

個別出現(xiàn)第五層時用：①②③……

3．版記

臵于公文主題詞以下的各要素統(tǒng)稱為版記。版記應(yīng)臵于公文最后一頁，版記的最后一個要素臵于最后一行。版記主要包括：主題詞、抄送、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。版記各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

（二）公文的印刷格式

1．用紙格式

公文用紙格式，指公文用紙幅面尺寸。目前我國公文紙采用國際標準A4型（297mm×210mm）。布告、公告、通告等公布性公文用紙幅面尺寸，可根據(jù)實際需要確定。

2．印裝格式 公文的印裝格式，指公文排版、裝訂形式與字體字號的選用。公文使用的漢字按國家規(guī)定的標準方案執(zhí)行，并從左至右書寫、排版。少數(shù)民族文字按其習慣書寫、排版。公文一律左側(cè)裝訂。公文數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它的都應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。在同一公文中數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。公文中應(yīng)采用國家法定的計量單位。

（三）主題詞的標引與制作

1．主題詞的標引依據(jù)

目前，行政公文主題詞標引的依據(jù)主要是國務(wù)院辦公廳秘書局制訂的《國務(wù)院公文主題詞表》，共由十五類1049個主題詞組成，分為主表和附表兩大部分，主表有十三類751個主題詞，附表有二類298個主題詞。

2．主題詞的標引程序和方法

主題詞的構(gòu)成要素有三個方面：一是體現(xiàn)公文歸屬類別的詞，二是體現(xiàn)公文內(nèi)容特征的詞，三是體現(xiàn)公文文種的詞。標引時可據(jù)其涵義，按“一類別、二內(nèi)容、三文種”的順序依次排列。類屬詞標引時如無十分貼切的主題詞，可按“宜寬不宜窄”的原則，選擇相近的主題。每份公文一般以標引四至五個主題詞為宜，除類別詞外，最多不要超過五個。

第二部分 常用公文的寫作方法

一、怎樣寫好公文

（一）目前公文的現(xiàn)狀和問題

應(yīng)該說，目前公文的現(xiàn)狀不容樂觀，問題很多，形象不佳。歸納起來，主要表現(xiàn)在以下四個方面（抄、長、假、亂）：

1．“文抄公”主筆，大抄特抄。這種現(xiàn)象很有的普遍性。2．“懶婆娘”當家，又臭又長。經(jīng)常在稿中“首先一個，其次一個，再者一個，另外一個，還有一個，其他一個，最后一個，補充一個”，越看越不愿意看。

3．“貼膏藥”盛行，無病呻吟。不管發(fā)文有用沒有用，無事找事。

4．“我說算”上崗，亂用文種。主要表現(xiàn)在“報告請示亂上，通知意見亂發(fā)，公告通告亂貼”。

以上這些問題，大家在寫作公文時一定要注意，至少不會走彎路，對提高公文寫作水平大有幫助。

（二）怎樣才能寫好公文

1．領(lǐng)會意圖——公文撰制的“奠基工程”

公文撰制在思維方式上，有別于文藝創(chuàng)作等“有感而發(fā)”，而是“遵命行事”，必須秉承領(lǐng)導旨意，領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，根據(jù)工作需要而撰制。

一是積極擴展領(lǐng)導意圖。秘書要善于從更多的層次和角度去思考問題，保證制發(fā)的公文具有一定的思想內(nèi)涵。

二是善于挖掘領(lǐng)導意圖。秘書應(yīng)當主動和領(lǐng)導同志商量研究，深化領(lǐng)導的意圖。

三是努力完善領(lǐng)導意圖。秘書要注意與領(lǐng)導溝通，并注意聯(lián)系實際情況，從而比較全面體現(xiàn)領(lǐng)導意圖。

四是及時捕捉領(lǐng)導意圖。要做一個“有心人”，手腦勤快，及時掌握領(lǐng)導的思想脈搏。

2．構(gòu)思準備——公文撰制的“設(shè)計藍圖”

要認真構(gòu)思，做好準備工作。在構(gòu)思過程中，要掌握三個基本環(huán)節(jié)：

第一，要確定好公文主題。公文主題應(yīng)做到“一文一題”，即只能突出一個中心，不能搞多中心，切忌主題不明或多主題。

第二，要合理安排結(jié)構(gòu)。最好先擬個寫作提綱，對公文通篇布局進行安排。

第三，要精心選擇材料。對材料必須經(jīng)過一番去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的加工整理后才能使用。

3．擬寫文稿——公文撰制的“施工階段”

一是必須扣緊主題。寫作提綱就是按主題而設(shè)想的思路，對緊扣主題的材料要下功夫挖掘。

二是要詳略得當。做到布局合理，層次分明，重點突出。三是要一氣呵成。擬寫文稿的路子定好了，材料選好了，最好一氣呵成。

4．認真修改——公文撰制的“整修裝璜”

修改是公文撰寫過程中不可缺少的一環(huán)，如何進行修改，如何掌握正確的修改程序，可以從以下幾個方面入手：

第一，先看主題。進一步挖掘和深化主題，使主題更深刻、明確、集中。第二，審改觀點。主要看文稿的觀點和提法是否有錯誤，能不能站住腳，是否經(jīng)得起推敲和實踐的檢驗；文稿中的概念、判斷和論證是否符合客觀實際情況，是否符合中央和上級規(guī)定的方針政策。

第三，調(diào)整材料。如果文稿使用材料過多，淹沒或沖淡了觀點，應(yīng)該加以修整和剪裁，留有最有用的材料；如果文稿有言之無物之處，要補充必要的材料；如果材料不準確，要重新核實更正；如果材料的觀點不一致，要服從觀點，刪節(jié)材料或選擇更換新的材料。

第四，理順結(jié)構(gòu)。主要是檢查文稿框架是否合理，層次是否分明，段落是否得當，過渡照應(yīng)是否自然周全等等。

第五，推敲文字。公文語言力求精益求精。修改中要采取逐字逐句仔細推敲的辦法，對文字進行加工潤色。

二、常用公文寫作

（一）通知

1．通知的概念

通知是適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員的公文。

2．通知的種類

從內(nèi)容、性質(zhì)上大體可以劃分為：發(fā)布性通知、命令性通知、事務(wù)性通知、批轉(zhuǎn)性通知、會議通知。

3．通知的寫作要求（1）明確行文目的

首先明確為什么寫這個通知，通知的主要內(nèi)容是什么，以分清是哪一類通知，然后確定怎樣寫。其次要確定寫作的范圍和對象，針對什么問題，解決什么問題，根據(jù)客觀情況和開展工作的需要確定寫作的范圍和對象，以明確行文目的，有針對性地寫好通知。

（2）抓住主要內(nèi)容

不同種類的通知，有不同的規(guī)范體式，但是，緊緊把握住主要內(nèi)容，是寫好通知的關(guān)鍵，絕不能喧賓奪主，沖淡主要內(nèi)容。比如命令性的通知，一般要講清情況和問題，但只能作為事由、背景來概括敘述，重點則是針對實際情況和問題，提出指示性意見、要求及措施，并做到政策界限清楚、明確。

（3）文字表述準確

首先對受文單位的名稱必須寫清寫全，或采用規(guī)范化的簡稱。其次為使受文單位便于操作，凡屬應(yīng)該說明的有關(guān)情況，應(yīng)該執(zhí)行的具體事項，以及有關(guān)的時間、地點、條件等，都要做到周密、準確，以免貽誤工作，造成損失。

（二）報告

1．報告的概念

報告，是適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問的公文。

2．報告的種類

報告的種類較多，可以從用途、性質(zhì)、內(nèi)容等方面進行劃分。從用途上可以分為情況報告和隨文報告兩類。從性質(zhì)上可以分為工作報告、問題報告、會議報告三類。根據(jù)報告內(nèi)容還可以分為綜合報告和專題報告。

3．報告的寫作要求

（1）主題要明確，思路要清晰

一般情況下，寫報告應(yīng)沿著為什么要寫報告，報告什么內(nèi)容的路子，在充分占有材料以后，根據(jù)主題需要和觀點與材料相統(tǒng)一的原則，精心構(gòu)思，編排布局，然后組織撰寫。

（2）重點要突出，文字要簡練

報告全篇要突出重點，每一部分也要圍繞全篇中心突出重點。全篇的重點就是向上級報告的主要內(nèi)容，而各部分的重點則是圍繞說明主要內(nèi)容而需要引起上級行政機關(guān)注意的關(guān)鍵之處。突出重點也要兼顧一般，既要有點，又要有面，但在文字表述上要力求簡練，不講空話、套話。

（3）觀點要鮮明，材料要真實

向上級行政機關(guān)報告工作，反映情況，要克服報喜不報憂，宣揚成績，粉飾太平的不良傾向，要在深入實際調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，提出鮮明的觀點，提出實事求是、有說服力的材料。

（4）不要夾帶請示事項

在公文處理中，收文行政機關(guān)對報告沒有答復的責任，如果把請示事項夾在報告里，就容易誤事。所以，需要答復的事項不能夾在報告中，而應(yīng)另用“請示”行文。

（三）請示 1．請示的概念

請示，是適用于向上級請求指示、批準的公文。

2．請示的種類

從內(nèi)容、目的的角度，請示通常可分為：請求批示性的請示、請求批準性的請示、請求批轉(zhuǎn)性的請示。

3．請示的寫作要求

（1）堅持一文一事。一份“請示”要由上級行政機關(guān)同一個部門批復。反之，一文數(shù)事，要由幾個部門回答，則必然貽誤工作。

（2）不能越級請示。各級行政機關(guān)都有一定的權(quán)限，上下級行政機關(guān)之間也有一定的分工和職責范圍，因此在請示工作時，一般要逐級向上請示。

（3）不要多頭主送。一般只寫一個主送行政機關(guān)，如需同時送其他行政機關(guān)應(yīng)用抄送形式。有的單位認為同時向上級幾個部門報送一個請示，會引起重視，殊不知都管都不管，都不予批復反而誤事。

（4）不宜將請示同時抄送下級行政機關(guān)。請示中的意見在未被批準之前并不生效。所請示的事項也常有不予批準的，如果同時抄送給下級行政機關(guān)，會造成不應(yīng)有的混亂，甚至造成工作上的被動。

（5）除領(lǐng)導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領(lǐng)導者個人。凡屬上級行政機關(guān)已有明確規(guī)定，下級單位職權(quán)范圍內(nèi)能夠解決的問題，應(yīng)當自行解決，不應(yīng)將矛盾上交。

第五篇：會計賬務(wù)處理中常用Excel技巧

會計賬務(wù)處理中常用Excel技巧

摘要：在日常辦公事務(wù)中，我們經(jīng)常要進行“寫”和“算”。“寫”（通知，報告等）可通過文字處理軟件進行，而“算”（算數(shù)運算，函數(shù)應(yīng)用等）則可通過電子表格來實現(xiàn)。Excel作為Office辦公軟件的一員，它采用二維表格的形式來對數(shù)據(jù)進行運算管理。Excel以其強大的數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計分析和輔助決策等功能，在會計賬務(wù)處理中廣泛應(yīng)用。本文介紹Excel在會計賬務(wù)處理中的常用功能及技巧，對會計賬務(wù)處理工作具有實際的指導意義。

關(guān)鍵詞：Excel 會計 賬務(wù)處理

中圖分類號：F232文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）23-0243-02

一、Excel的功能及特點

近年來，隨著計算機的普及，辦公自動化已經(jīng)深入到各個行業(yè)。辦公軟件的應(yīng)用逐漸普及，Microsoft公司研發(fā)的Office辦公套件以其強大的數(shù)據(jù)處理能力、操作簡單易學等特性，使其在全球范圍內(nèi)存在大量的客戶群。Excel是Office辦公軟件的一員，是進行數(shù)字運算數(shù)據(jù)處理的表格工具。而財務(wù)會計在進行賬務(wù)核算中，會和各種各樣的數(shù)據(jù)打交道，因此，近些年來各個企事業(yè)單位將Excel作為賬務(wù)處理中的會計輔助核算工具，對順利完成工作起到了事半功倍的效果，并且逐?u成為必不可少操作工具。

Excel強大的計算功能，除了能夠?qū)崿F(xiàn)我們常用的加、減、乘、除、乘方運算外，還可以實現(xiàn)關(guān)系運算、以及文本與運算。同時在進行運算時也可以充分利用Excel軟件提供的函數(shù)來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的運算。Excel的函數(shù)庫里面包含大量與財務(wù)相關(guān)的統(tǒng)計函數(shù)、分析函數(shù)。為其在會計核算中的應(yīng)用提供了有力保障。Excel的數(shù)據(jù)清單有數(shù)據(jù)庫類似的特點，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的排序、篩選、統(tǒng)計、查詢、分類匯總的功能。這對于滿足會計的精細化核算要求提供了技術(shù)支持。利用創(chuàng)建好的表格可自動轉(zhuǎn)化成我們需要的圖標，對于編制會計報表分析說明，大為減輕財務(wù)人員負擔。宏命令能夠重復我們的動作指令，大為節(jié)約財務(wù)人員時間和減輕工作量。以下介紹運用Excel 2010軟件中的部分功能，結(jié)合平時賬務(wù)處理中運用到的知識點進行探索研究。為不太熟悉Excel2010軟件的財務(wù)人員提供幫助。

二、會計賬務(wù)處理中常用Excel技巧

（一）快捷鍵的使用

所謂快捷鍵就是使用鍵盤上某一個或某幾個鍵的組合完成一條功能命令，從而達到提高操作速度的目的。在會計賬務(wù)處理中經(jīng)常會用Excel電子表格來統(tǒng)計數(shù)據(jù)、制作工資明細表、單位往來備查明細賬等。善用快捷鍵，不僅可以更快捷準確地進行數(shù)據(jù)處理，提高工作效率，也是會計人員專業(yè)性的體現(xiàn)。下面為大家介紹一些Excel賬務(wù)處理中實用但不太常見快捷鍵的使用和功能。

（1）F4：重復上一步操作，比如說插入行/列、刪除單元格、設(shè)置格式等。

F4：可在公式中對絕對引用進行輪流切換，如A1，$A$1，$A1，A$1

F2：選中單元格再按F2，轉(zhuǎn)入編輯狀態(tài)（不用雙擊）

（2）Shift+F11：插入空白的工作表（sheet1）

Ctrl+N：新建工作簿（book1）

（3）Ctrl+1：設(shè)置單元格格式

Ctrl+2：加粗（同Ctrl+B）

Ctrl+3：傾斜

Ctrl+4：下劃線

（4）Alt+“+”：求和，可以先按該快捷鍵，再選擇需要求和的內(nèi)容，也可以選定需要求和的內(nèi)容后按該快捷鍵得出結(jié)果。

（5）Alt+“；”：定位可見單元格。先選定內(nèi)容，按Alt+“；”或者F5，再操作，可確保僅對可見單元格操作而不影響未被篩選出來的部分。

如：不復制隱藏區(qū)域內(nèi)容。

（6）Alt+Enter：在表格內(nèi)換行

（7）Ctrl+上/下/左/右：快速跳至表格最上/下/左/右四方，如果單元格有數(shù)據(jù)，會移動到數(shù)據(jù)的邊緣；單元格沒有數(shù)據(jù)，則移動到整個工作表的邊緣或遇到其他數(shù)據(jù)停下來。

（8）Ctrl+Shift+上/下：選擇該列所有數(shù)據(jù)，加上左右可選擇多列

（9）Ctrl+Shift+“+”：在選中的行/列上/左邊增加一行/列。

（10）Ctrl+“-”：刪除，選擇某一行或某一列，按該快捷鍵，直接刪除行或列。

（11）Ctrl+“；”：將當前單元格內(nèi)容改為當天日期，格式為2016-XX-XX。

（12）Ctrl+F/H：查找、替換，點擊“選項”，可以替換某種格式等等。

（13）Ctrl+Z：撤銷Ctrl+A：全選Ctrl+S：保存Ctrl+P：打印

（二）函數(shù)的應(yīng)用

對于單位的財務(wù)會計而言，制作工資發(fā)放表、建立固定資產(chǎn)卡片、管理單位存貨、單位往來應(yīng)收應(yīng)付明細、編制會計財務(wù)報表等都是常規(guī)工作。而這些常規(guī)工作中勢必涉及函數(shù)的應(yīng)用。面對這些繁瑣、重要且容易出錯的工作，必須靈活掌握函數(shù)的使用方法及技巧，才能應(yīng)對日常財務(wù)會計工作。

例如，利用Excel 2010預(yù)先設(shè)置好工資模板的基本格式，在工資模板中設(shè)置好函數(shù)和公式。在進行工資、五險一金、個稅、其他扣款等項目計算時，只需輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)即可生成工資核算數(shù)據(jù)。避免因為計算錯誤導致工資發(fā)放錯誤等情況。同時會計核算中對數(shù)據(jù)的精確性要求較高，面對以萬元為單位數(shù)據(jù)，有時候甚至會精確到00001，利用函數(shù)可避免因為四舍五入導致數(shù)據(jù)的不一致，減少會計因數(shù)據(jù)不一致帶來的數(shù)據(jù)核對工作。下面介紹會計賬務(wù)處理中一些必備的函數(shù)。

（1）Round：按指定的位數(shù)對數(shù)值進行四舍五入（建議在公式中可以加上）。

語法：ROUND（number要四舍五入的數(shù)字，num_digits保留的位數(shù)）

應(yīng)用舉例： ROUND（14511，2）>>145。對于保留一位小數(shù)的A1、B1、C1三個單元格，當A1單元格輸入數(shù)據(jù)為145，B1單元格為145，對該兩個單元格求和后，C1單元格變成30，并非29，對于會計賬務(wù)處理而言，如果以萬元為單位，相差01就會造成很大的差錯。而是用Round函數(shù)后，函數(shù)會進行四舍五入，但在計算數(shù)據(jù)時會保留對原始數(shù)據(jù)的運算后，再進行四舍五入。

（2）Subtotal： 可以忽略隱藏的單元格，只對篩選數(shù)據(jù)結(jié)果數(shù)據(jù)進行求和。

語法：SUBTOTAL（function_num1-11，單元格區(qū)域）ps：可以有好幾個單元格區(qū)域

應(yīng)用舉例：在制作工資數(shù)據(jù)時，利用該函數(shù)可以計算某幾個部門的工資合計。

（3）sumif：根據(jù)指定條件對若干個單元格或單元格區(qū)域求和。

語法：（range范圍，criteria條件，sum_range可選項，表示求和范圍）

應(yīng)用舉例：求出退休教職工某月支出合計數(shù)。

（4）countif：計數(shù)函數(shù)，篩選滿足一定條件的單元格個數(shù)。

語法：countif（range區(qū)域，criteria以數(shù)字、表達式或文本形式定義的條件）

應(yīng)用舉例：分別統(tǒng)計單位男女教職工人數(shù)，或80后教職工人數(shù)。

（5）mid：字符串函數(shù)，從一個字符串中截取出指定數(shù)量的字符（從特定位置開始取值）。

語法：MID（text被截取的字符，start_num從第幾位開始截取，num_chars截取的長度）

應(yīng)用舉例：從教職工身份證號碼中提取出生年月信息。

（6）Search：返回一個指定字符或文本字符串在字符串中第一次出現(xiàn)的位置，從左到右查找，忽略英文字母的大小寫。

語法：SEARCH（find_text，within_text，start_num）=search（要查找的字符，字符所在的文本，從第幾個字符開始查找）

>>FIND函數(shù)與其用法一致，但find函數(shù)為精確查找，區(qū)分大小寫，不支持通配符。

應(yīng)用舉例：對于工資或者學生助學金信息表中信息查找。

（7）TEXT：將數(shù)值轉(zhuǎn)化為自己想要的文本格式。

語法：text（value數(shù)字值，format_text設(shè)置單元格格式中自己所要選用的文本格式。）

應(yīng)用舉例：轉(zhuǎn)換前22：35，公式為“=TEXT（A2，‘hh：mm：ss’）” 轉(zhuǎn)換后為22：35：00

（8）MOD：求余函數(shù)，返回兩數(shù)相除的余數(shù)。

語法：MOD（被除數(shù)，除數(shù)）>>被除數(shù)/除數(shù)=商

運用1：判斷是否是整數(shù)例：=mod（25，1）=0判斷能否被1整除，返回0則為整數(shù)。

運用2：隔行顯示不同顏色>>原理：利用mod函數(shù)能否被2整除，返回1和0的特性。

步驟：開始―條件格式―新建規(guī)則―使用公式確定要設(shè)置格式的單元格―輸入公式―點擊格式―填充―選擇顏色

（9）INT：將數(shù)值向下取整到最接近的整數(shù)。

語法：INT（number）

注意點：

①INT函數(shù)是取整；

②小數(shù)部分不進行四舍五入，直接去掉（指正數(shù)時）。

③INT函數(shù)處理負數(shù)的小數(shù)時總是向上進位，這一點和TRUNC函數(shù)不同。

例如：=INT（1889），結(jié)果為18。

=INT（-58），結(jié)果為-6。

=TRUNC（-58），結(jié)果??-5。

（10）Vlookup垂直查詢函數(shù)。

語法：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，[range_lookup]）也就是：VLOOKUP（查找值，查找區(qū)域，第幾列，精確匹配/近似匹配）

應(yīng)用舉例：區(qū)域中提取工號為100003、100004、100005、100007、100010五人的全年應(yīng)發(fā)工資總額，并對應(yīng)的輸入到I4：I8中。在數(shù)據(jù)量大的時候一個一個地手動查找十分繁瑣，因此這里使用VLOOKUP可迅速提高查找效率。

（三）圖表的應(yīng)用

表格中的數(shù)據(jù)能夠準確地反映數(shù)據(jù)，但在Excel 2010中可以根據(jù)表格中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)快速生成柱狀圖、餅狀體、折線圖、條形圖、散點圖。利用這些圖形更加直觀地反映數(shù)據(jù)間大小關(guān)系、及數(shù)據(jù)的變化趨勢、部分與整體的構(gòu)成等。我們一般采用柱狀圖比較數(shù)據(jù)間的多數(shù)關(guān)系；用折線圖反映數(shù)據(jù)的變化趨勢；用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。靈活運行圖表可更直觀地反映財務(wù)狀況，便于管理者分析決策。

（四）管理工作表中的數(shù)據(jù)

Excel 2010大量的數(shù)據(jù)類似于小型的數(shù)據(jù)庫，可以實施數(shù)據(jù)的篩選、排序、分類匯總、查詢、統(tǒng)計操作，來實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的管理、組織和處理數(shù)據(jù)功能。排序操作在對于工資數(shù)據(jù)將職工按照部門進行分類匯總時非常關(guān)鍵；篩選操作是根據(jù)給定條件，從大量的數(shù)據(jù)清單中找出并顯示滿足條件的記錄，在對于個人和部門工資數(shù)據(jù)查詢時效率非常高；而目前會計核算中提出精細化核算的要求，高校在支出核算時分為教育事業(yè)支出、行政管理支出、科研管理支出、后勤管理支出、離退休支出，在核算時使用分類匯總的功能可實現(xiàn)精細化核算功能。分類匯總是把數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)分門別類地統(tǒng)計處理，無需建立公司，Excel會自動對各類別的數(shù)據(jù)進行求和、求最大值、最小值、統(tǒng)計個數(shù)等。同時分級顯示匯總結(jié)果，增強工作表的可讀性，使用戶更快捷地獲得需要的數(shù)據(jù)并作出判斷。

三、結(jié)語

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和市場競爭的加劇，會計職能已經(jīng)從單純的會計核算型向財務(wù)管理型發(fā)展，這需要財務(wù)會計人員充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，用于分析財務(wù)狀況，利用Excel，編輯公式、運用函數(shù)、繪制圖表、編輯文本以及建立財務(wù)分析模型，為管理者提供更精準的數(shù)據(jù)。會計人員經(jīng)常與數(shù)字打交道，而Excel 2010作為一種數(shù)據(jù)處理軟件，兩者必然聯(lián)系起來，能夠靈活應(yīng)用Excel將成為會計人員最基本的要求。

責任編輯：楊國棟