第一篇：全市公文處理中存在的問題及其解決辦法

全市公文處理中存在的問題及其解決辦法

李廣陽

公文處理是按照規(guī)范要求和規(guī)定程序進行文書處理的一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，也是各級行政機關(guān)工作的重要組成部分。公文處理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系到機關(guān)工作的辦事效率，關(guān)系到機關(guān)的對外形象。近年來，全市各級行政機關(guān)公文處理工作能夠執(zhí)行國務(wù)院、省市政府關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定，公文辦理質(zhì)量明顯提高，較好地發(fā)揮了以文輔政的作用。但是，在公文處理中仍然存在一些問題，影響了機關(guān)工作的水平，有的甚至給工作帶來了負(fù)面影響。

一、存在問題

（一）公文處理不及時。在收文處理中，有的不能按規(guī)定時限處理文件，有的擬辦意見不到位，致使文件運轉(zhuǎn)程序出現(xiàn)問題，有的沒有找準(zhǔn)政策依據(jù)或者沒有根據(jù)實際情況提出辦理意見，出現(xiàn)了誤事誤時現(xiàn)象。在發(fā)文處理中，因辦理不及時，導(dǎo)致上級機關(guān)研究決策或下級機關(guān)貫徹執(zhí)行的時間太少，影響了公文的效用。

(二)公文處理程序不嚴(yán)肅。有的機關(guān)文件多頭管理，沒有做到“一個關(guān)口”管理；有的不按程序簽發(fā)文件或簽發(fā)不到位，上報文件沒有經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；有的政府部門向下一級政府下發(fā)不該下發(fā)的文件，甚至內(nèi)設(shè)機構(gòu)對外正式行文；有的不根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍越級報文；有的將文件抄送或直送領(lǐng)導(dǎo)個人。

(三)文字表述不準(zhǔn)確。主要表現(xiàn)在：公文用詞用語不恰當(dāng)，文字表述前后矛盾，人名、地名、數(shù)字、引文、計量單位、簡稱運用不規(guī)范，也有因文字校對不細(xì)心而造成的錯字別字、掉字漏字、多出無用字的現(xiàn)象，使公文表達(dá)的意思不準(zhǔn)確、不清楚甚至截然相反，影響了公文的處理。

(四)公文格式不規(guī)范。主要表現(xiàn)在：文種使用不正確，如：應(yīng)當(dāng)用“函”的用成了“報告”或者“請示”，應(yīng)當(dāng)用“請示”的卻用成了“報告”；文件的各要素標(biāo)注不全或使用不正確，如：有的亂標(biāo)、生造主題詞，有的上報文件使用文頭不對、沒有標(biāo)注簽發(fā)人和“聯(lián)系人和聯(lián)系電話”；引用文件不規(guī)范，將引用的文件標(biāo)題中的發(fā)文機關(guān)標(biāo)在書名號外，甚至沒有發(fā)文機關(guān)，沒有標(biāo)發(fā)文字號。

二、原因分析

（一）工作責(zé)任心不強。個別工作人員沒有樹立起“公文處理非小事”的觀念，沒有樹立起高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、及時準(zhǔn)確地辦理每一件文件的意識，以至于在公文處理中，不作認(rèn)真調(diào)查研究，不作認(rèn)真思考，敷衍了事，簡單應(yīng)付，不認(rèn)真，不細(xì)心，沒有負(fù)起應(yīng)負(fù)的責(zé)任。

（二）不熟悉機關(guān)工作程序。沒有認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握各級行政機關(guān)的有關(guān)工作規(guī)則、辦事程序、文件審核、審簽程序，沒有把握好工作程序，沒有發(fā)揮好工作協(xié)調(diào)的職責(zé)，辦文無頭緒，辦事無章法，工作顯得很忙亂，質(zhì)量和效率打了折扣。

（三）工作能力不強，業(yè)務(wù)水平不高。沒有注意認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家的大政方針，沒有加強對行政機關(guān)工作人員應(yīng)具備的基本科學(xué)文化知識、行政機關(guān)公文處理知識的學(xué)習(xí)，個人綜合素質(zhì)不強，業(yè)務(wù)水平不高，導(dǎo)致了公文處理工作中出現(xiàn)問題。

三、對策建議

（一）公文處理要做到及時，確保公文處理的時效性。公文處理要及時，即講求時效，及時則有效，誤時則誤事。行政公文只有把握時機，及時處理，才能發(fā)揮公文的效用。各級行政機關(guān)工作人員要樹立及時、準(zhǔn)確地辦理每一件文件的觀念，做到件件有著落，事事有結(jié)果。印發(fā)文件，從起草、審核、審簽、校對等環(huán)節(jié)都要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定要求和程序辦

理。收文辦理，總體上要求都要快速處理，一般公文應(yīng)盡快處理，緊急公文必須急事急辦，在規(guī)定時間內(nèi)辦結(jié)，按照有關(guān)規(guī)定，特急公文應(yīng)在4小時以內(nèi)辦結(jié)，急件需視其復(fù)雜程度在24小時以內(nèi)辦結(jié)。緊急電報，特提應(yīng)在2小時以內(nèi)辦結(jié)、特急應(yīng)在4小時以內(nèi)辦結(jié)、加急應(yīng)在24小時以內(nèi)辦結(jié)、平急應(yīng)在48小時以內(nèi)辦結(jié)。

（二）嚴(yán)格公文處理程序，確保公文處理的嚴(yán)肅性。公文處理程序是公文法定效力的體現(xiàn)，所以，公文處理程序至關(guān)重要。印發(fā)文件要按規(guī)定程序?qū)徍灒扇∽韵露?、逐級把關(guān)、對上負(fù)責(zé)的辦法進行，一般不得超越職位的管理范圍和權(quán)限簽發(fā)公文。上報的公文必須要本行政機關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，并根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍逐級上報，一般不得越級報文，也不能將文件分頭多送、抄送或直送領(lǐng)導(dǎo)個人。政府部門依據(jù)職權(quán)可以向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，除以“函”的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

（三）公文處理要認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保公文處理的準(zhǔn)確性。準(zhǔn)確是對公文處理質(zhì)量的要求，公文處理關(guān)系到機關(guān)的整體工作，關(guān)系到上下左右的相互聯(lián)系，必須準(zhǔn)確無誤。印發(fā)文件，從起草、審核、審簽、校對等環(huán)節(jié)，必須要把好文字表述關(guān)、格式關(guān)、校對關(guān)，做到文字表述準(zhǔn)確、文件格式準(zhǔn)確、文字校對準(zhǔn)確。在收文辦理時，要詳細(xì)審視來文，注意擬辦意見的準(zhǔn)確和全面，公文擬辦要做到情況確實、依據(jù)可靠、意見明確、程序規(guī)范、簡明扼要、條理清楚，確保準(zhǔn)確性和可操作性。

（四）解決好公文處理的具體問題，確保公文處理的規(guī)范性。公文處理中經(jīng)常出錯且不被大家注意的問題，要特別注意解決好，使公文更加規(guī)范。

1、關(guān)于文件標(biāo)題引用問題。公文中引用文件，應(yīng)當(dāng)把文件標(biāo)題、發(fā)文字號標(biāo)全，不能用發(fā)文字號代替公文標(biāo)題。正確的標(biāo)法是：發(fā)文機關(guān)、主要內(nèi)容、文種置于書名號之內(nèi)，發(fā)文字號置于括號之內(nèi)。如《陜西省人民政府關(guān)于做好××工作的通知》（陜政發(fā)〔2006〕6號）。文內(nèi)使用非規(guī)范性簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。

2、關(guān)于公文的段落問題。正文中有“一是、二是、三是”不要單獨成段，建議把這樣的小段歸入一個段落，使“一是、二是、三是”成為一個段落內(nèi)的層次標(biāo)記。如以“一是、二是”起首的段落文字太長，用規(guī)范的層次序號代替“一是、二是、三是”，使其成為獨立的一個段落。

3、關(guān)于請示、報告公文的結(jié)尾用語問題?！皥蟾妗苯Y(jié)尾用“特此報告”即可，不能用“現(xiàn)予報告，請批示”（報告和請示不分）、“專此報告，請審定”（報告不應(yīng)提出“請審定”的請求）。請示結(jié)尾為三種情況：下級機關(guān)工作中不明確、認(rèn)識有分歧的事項，為請求指示的請示，結(jié)尾用“請指示”、“請批示”、“妥否，請批復(fù)”；下級機關(guān)無權(quán)力或無能力解決的事項，為請求上級批準(zhǔn)或給予解決，為請求批準(zhǔn)的請示，結(jié)尾用“請批準(zhǔn)”、“請予解決”；主管部門提出安排意見或政策性措施，請上級批準(zhǔn)并轉(zhuǎn)發(fā)的，為呈轉(zhuǎn)性請示，結(jié)尾用“如無不妥，請批轉(zhuǎn)×××執(zhí)行”。

4、關(guān)于公文的附件問題。公文如有附件，在公文正文下空1行左空2字用3號仿宋字表識“附件”二字，后表冒號和名稱，不能表為“附”，附件說明表注不能表注在正文中，如“詳見附件×”，附件的序號和名稱前后表識應(yīng)一致，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知因在標(biāo)題和正文中已做說明，因此，不再表注附件說明。

5、關(guān)于公文中機構(gòu)稱呼的問題。以市政府文件和市政府辦公室文件為例，市政府文件中對各縣政府、縣級市政府、區(qū)政府，文件主送機關(guān)稱為“各縣、市、區(qū)人民政府”，正文中可稱為“各縣市區(qū)人民政府”或“縣級人民政府”；對全市多級政府稱為“各級人民政府”。各縣、市、區(qū)人民政府辦公室可參照以上辦法使用。

6、主送機關(guān)和抄送機關(guān)要對應(yīng)的問題。如市（縣）政府文件一般抄送市（縣）委，不要抄送市（縣）委辦公室；市（縣）政府辦公室文件一般應(yīng)抄送市（縣）委辦公室，不要

抄送市（縣）委。

第二篇：公文寫作中存在的問題及解決辦法

公文寫作中存在的問題及解決辦法

常見問題：

一是反映新情況、新問題而富有新意的材料所占比例甚低； 二是思考和表達(dá)問題的角度老化； 三是為“新”而新，偏重在文字上玩游戲。主要原因：

一是缺乏“出精品”的意識，因而在新情況面前造成觀察力捕捉力不強； 二是全新精神不強，在寫作上容易出現(xiàn)從眾心理和畏難情緒； 三是思路單一，缺乏積累。捕捉新情況選擇新角度的要領(lǐng)和方法：

一、緊跟黨中央部署和改革開放的新形勢，帶著問題去觀察比較，從變化中捕捉新情況。一要緊跟黨中央新的戰(zhàn)略部署和重要指示的發(fā)表，及時去投入研究，這是捕捉新情況必須要掌握的首要一條；二要從群眾貫徹黨的指示的反映中，觀察新的思想去向；三要從對同類工作的歷史對比觀察中，及時捕捉變化的新情況；四要從工作出現(xiàn)的新問題中來捕捉研究新課題。

二、講區(qū)別，求新意，勇于推出新的經(jīng)驗和理論

三、超出以往，另辟新路，尋求表達(dá)的新角度 框架設(shè)計構(gòu)思過程：

主要任務(wù)，一是提煉和確立主題思想；二是確定思想，選定展開的層次。構(gòu)思中存在的主要問題及原因：

一、構(gòu)思不充分

趕材料，或因下功夫不夠，出現(xiàn)了硬寫的情況。從成文的材料中可以看出填空寫法的痕跡。平時，我們講搞教學(xué)背課的時間比例是四比一，我看構(gòu)思和寫作的時間比例也要在這個比例數(shù)之上。有的作者不要說細(xì)構(gòu)思，就連粗構(gòu)思都沒搞好就草率動筆。

二、對材料的主題提煉和標(biāo)題的制作下的功夫不足

出現(xiàn)了對主題思想把握不準(zhǔn)，缺乏新意。在大小標(biāo)題的提煉制作上平淡、膚淺，甚至還有抄襲別人之嫌，給人一種“熟面孔”的印象和感覺。

三、思路展開不順暢

對層次的劃分有分不開“檔”的情況，有的不管什么材料都是清一色“三三制”，有的給人一種硬分或勉強的感覺。

四、對層次內(nèi)容安排輕重分配不當(dāng)，出現(xiàn)前空后累贅的問題

有不少作者頭腦中形成了一個法定的寫作模式，就是第一大層次只能寫抓學(xué)習(xí)提高認(rèn)識，并標(biāo)榜為“先務(wù)虛”。結(jié)果使材料的第一大層次不僅虛了，而且空了，所采寫的例子很難用上去，都壓到后邊幾個層次中去，造成整合堆砌的累贅狀態(tài)。

掌握機關(guān)應(yīng)用材料構(gòu)思謀篇的思維特點

一、認(rèn)真研究和掌握機關(guān)應(yīng)用材料寫作構(gòu)思的思維特點

（一）為材料寫作構(gòu)思提供堅實的準(zhǔn)備基礎(chǔ)

四多：多讀書以積累知識；多考慮事理以豐富才能； 多研究觀察以事物的聯(lián)系；多練習(xí)按文思來運用文辭。

平時就要多讀書，搞好革命基本理論和多學(xué)科多專業(yè)知識的儲備；經(jīng)常注意學(xué)習(xí)中央的文件，把握精神實質(zhì)，研究形勢變化而引發(fā)的新情況、新問題；結(jié)合現(xiàn)實生活中的實例多進行分析評判是非功過的思維訓(xùn)練。

（二）掌握和運用構(gòu)思機關(guān)材料所需要的思維方法

我們的思維必須受黨的方針政策、工作重心、會議的議題、集體決定、領(lǐng)導(dǎo)意圖的約束，從內(nèi)容到形式不能摻入作者的主觀思想。常用的思維方法是：分析與綜合、歸納與演譯、發(fā)散與集中、性化與量化、系統(tǒng)與具體、比較與優(yōu)選等邏輯思維方法。不要用自己的觀點學(xué)說，過多注重想象和創(chuàng)作，使寫出的材料有失莊重和嚴(yán)肅。

二、精心提煉，使主題思想準(zhǔn)確新穎

（一）把握“主題”的四性，準(zhǔn)確地加以提煉

客觀性、主觀性、觀念性、時代性

（二）根據(jù)機關(guān)應(yīng)用材料寫作主題表達(dá)語義的顯在性，將主題內(nèi)涵鮮明地凸現(xiàn)出來

1、大標(biāo)題就是本篇的主題思想。

經(jīng)驗材料、典型事跡材料、調(diào)查報告、工作研究

2、兩個部位來表達(dá)主題思想

工作總結(jié)：一是在對前段工作總的形勢的評價上；一個是對下一段工作的總的指導(dǎo)思想概括上。

3、開篇第一段表達(dá)主題

領(lǐng)導(dǎo)講話的主題思想往往體現(xiàn)在開場白的一段話中，即表明這次講話的針對性和要講的幾個點的交待上。

（三）力戒庸、陋、襲，提煉出新穎獨到的主題

1、把所寫的內(nèi)容臵入社會大背景、大環(huán)境中去把握。

從大到小，以社會宏觀來把握一篇材料的價值和走向；從小到大，以它來折射出宏觀社會所需要的精神。

2、提煉和表達(dá)主題不單單是在文字上推敲出花樣。

深化主題是一個思維過程。一是提出問題要尖銳、鮮明，就是要敢于提出自己的觀點。發(fā)前人所未發(fā)，言前人所未言，提出的問題發(fā)人深思，富有超前意識。二是分析問題要深刻全面，使主題自然展開，層層深入，以內(nèi)在的邏輯力量使主題深化。三是解決問題正確合理，以解決問題的較強目的性、透明度和正確的實效，來證明深化主題。

3、運用多向思維開拓文思

4、調(diào)動積累，在借鑒中出新

三、熟練掌握材料結(jié)構(gòu)的方法和要領(lǐng)

（一）按表達(dá)主題的需要來考慮材料結(jié)構(gòu)的安排

1、主題和結(jié)構(gòu)的關(guān)系。主題是全篇的中心，層次劃分必須服從服務(wù)于突出主題。在布局時，要考慮把主體思想貫穿材料全過程，從整體結(jié)構(gòu)上充分給予反映和體現(xiàn)。

2、主題與層次的關(guān)系。每一個層次對于整篇來講，它是一個點、一個步驟，它顯示著作者某個階段思維的凝聚。主題思想要為其在每個層次中的體現(xiàn)賦予任務(wù)和提出要求。每個層次要從不同的側(cè)面、不同程度上發(fā)揮好表達(dá)主題的作用。

3、各個層次之間的關(guān)系。

一個層次，在主題思想指導(dǎo)下，有它相對獨立的內(nèi)容，表達(dá)一個中心意思，這就是層次的單一性和完整性。但是將各個層次從表達(dá)主題的全局來看，就可發(fā)出層次與層次前后連貫，構(gòu)成一種不錯位的承接序列。這就是層次的集體性，即每個層次各有分工，相對獨立。但分則成段，合則成篇，任何一個層次都不能游離于其它層次之外。

（二）按材料的不同種類來確定結(jié)構(gòu)的方式

1、領(lǐng)導(dǎo)講話稿的結(jié)構(gòu)：

對大階段工作總結(jié)講話結(jié)構(gòu)層次：對總的工作形勢評價－－工作開展的成績、特點－－工作開展的經(jīng)驗體會－－工作中存在的問題－－今后的任務(wù)和要求。

對會議的總結(jié)講話稿結(jié)構(gòu)：會議的基本情況－－會議收獲－－深入貫徹會議需要抓好的幾個問題－－關(guān)于會議貫徹的安排和要求

2、向上級作的工作匯報材料結(jié)構(gòu)：本單位貫徹上級指示，開展某項工作的基本情況－－開展某項工作的經(jīng)驗和體會－－存在的反映的問題和下步工作打算

3、參加上級會議的匯報和傳達(dá)材料的結(jié)構(gòu)：會議基本情況－－會議的主要精神－－關(guān)于傳達(dá)貫徹上級會議精神的建議和方案

（三）按照內(nèi)容的不同來確定安排思路劃分層次

工作經(jīng)驗、先進典型事跡材料常用的結(jié)構(gòu)方式：

1、按事物的發(fā)展順序安排層次

每一層次就是一個大的的工作階段，有利于探索每個階段的特點。

2、按平等并列關(guān)系安排層次

材料的各個層次呈現(xiàn)“并列”關(guān)系，各個層次從不同的側(cè)面，不同角度表現(xiàn)工作狀況，揭示觀點，展現(xiàn)經(jīng)驗。

3、按逐層深入的方式安排層次

各個層次之間呈現(xiàn)“遞進”關(guān)系，層層深入，使材料步步推進，由淺入深。

（四）要考慮到各個層次的均衡協(xié)調(diào)

要盡量考慮劃分為三個層次以上，從整篇材料看，這樣顯得重心穩(wěn)定，而分兩個層次的材料就顯得重心不穩(wěn)。各個層次的分量要基本均衡防止出現(xiàn)前后輕重不一，給人不均勻的感覺。不要采取前者前、中者中、后者后的呆板敘事方法，講究起伏變化，把所寫內(nèi)容采取優(yōu)化組合，均衡地分配到各個層次中去。

推敲提煉層次標(biāo)題

提煉層次標(biāo)題在機關(guān)應(yīng)用材料寫作中的重要作用：一是有利于作者準(zhǔn)確地駕馭全篇材料，分層有序的集中表達(dá)主題思想。二是有利于提綱挈領(lǐng)地統(tǒng)率材料。在應(yīng)用材料寫作中，材料要靠觀點來串。一篇應(yīng)用材料只要主標(biāo)題和各層次標(biāo)題一列出來，就會綱舉目張了。三是有助于讀者論難地把握材料要點。

一、提煉制作層次標(biāo)題上存在的問題及原因

（一）思路雷同，標(biāo)題相似

（二）標(biāo)題老，套話多?！按罅ψナ裁础?、“在什么上下功夫”、“加大力度”，沒有認(rèn)真研究如何在工作上加大力度

（三）矯揉造作，玩文字游戲?！把芯啃虑闆r”、“解決新問題”、“樹立新觀念”、“講究新思路”、“展示新形象”、“創(chuàng)造新經(jīng)驗”等。

（四）不注重從思想內(nèi)涵上提煉。對層次標(biāo)題的提煉，外部看到的是對文字的錘煉，其實起作用的是從思想內(nèi)涵上的提煉。

二、掌握提煉制作層次標(biāo)題的要領(lǐng)

（一）掌握層次標(biāo)題對主題具有向心性的特點，主題，精心提煉設(shè)計好層次標(biāo)題。

一是從主題思想出發(fā)，明確和研究它對每個層次為體現(xiàn)主題所賦予的表達(dá)任務(wù)，適度、準(zhǔn)確地在標(biāo)題中表達(dá)出來。

二是堅持局部服從服務(wù)于整體，為深刻表達(dá)主題增光添彩。

（三）“煉意”、“裁辭”，搞出體現(xiàn)思想內(nèi)涵的層次標(biāo)題

一是把握好“文以意為主”的原則，正確處理好煉意與煉辭的關(guān)系。在寫材料中要抓住根本，經(jīng)過極其艱苦地思考，把握住最能體現(xiàn)內(nèi)容的新意上，在此基礎(chǔ)上，再對文字表達(dá)進行反復(fù)推敲，使之意辭一致，提煉出意深文新的層次標(biāo)題來。

二是精心反復(fù)提煉，制作出“舉”精之要的層次標(biāo)題。標(biāo)題是不是最能體現(xiàn)和表達(dá)材料的思想內(nèi)涵和意義。

三是堅持創(chuàng)新，不斷提煉和制作出意新語新的層次標(biāo)題。

段落開篇的寫作方法

意義：文章的開頭可以提示文章的題旨，文章的結(jié)尾體現(xiàn)其主旨。

文章開頭寫作的難點：一是機關(guān)應(yīng)用材料本身是反映黨委、領(lǐng)導(dǎo)工作實踐的嚴(yán)肅文體，但又要在層次進入上體現(xiàn)新穎活潑，這兩者關(guān)系不好處理。二是同一工作內(nèi)容，在同一時期內(nèi)，諸多單位都要反映。有的是處復(fù)一年的反映，材料層次進入既要有本單位的特點，又要防止和別的材料進入雷同，這種情況難解決。三是材料的層次進入，不是一個開關(guān)，而有若干個。開頭的次數(shù)多，方式不能單一，而且要有變化，搞好若干個層次進入方式的優(yōu)化組合，達(dá)到這方面的標(biāo)準(zhǔn)要求更難。

一、在機關(guān)應(yīng)用材料層次進入中存在的問題

（一）層次開頭進入方式的“俗”和“平”。

（二）進入手法的單一呆板，缺乏變化。

（三）“解題”現(xiàn)象的出現(xiàn)?！敖忸} ”是多余的。

二、層次進入的寫作要領(lǐng)

層次標(biāo)題列出后，可以直接進入，或擺出矛盾；或直接敘述；或列出體會。堅持開頭要提示文章主題這個總的指導(dǎo)原則。

（一）材料層次進入的基本原則

一是新奇引入。二是富有氣勢。三是開門見山。機關(guān)應(yīng)用材料，不同于文藝作品，它要考慮表達(dá)的明快，宣傳的快捷，所以在材料進入上講求開門見山。

（二）幾種材料層次進入的方法

按時間順序進入、直敘、論證、以事件導(dǎo)入、以推出新情況進入、以擺出問題、揭露矛盾來進入、以引用偉人語錄、名人名言來進入、以提問進入、以經(jīng)驗和體會進入。

（三）講究變化，優(yōu)化組合，增強材料多層次進入的整體綜合效果

從整篇材料看，一般至少三個層次，至少要有三次材料層次進入的機會。三個層次進入的方式要多樣、和諧。

第五章 背景材料的運用

作用：具有堅實的依托作用，井架了材料表達(dá)的厚度；井繩對比性，駕馭材料表達(dá)的力度；特殊的背景材料的運用，大大井繩了材料的個性色彩和吸引力；

一、運用背景材料方面存在的問題

一是忽視背景材料的運用；二是用法單一，把背景材料僅僅當(dāng)與一個“牌子”和“標(biāo)簽”。

二、運用背景材料的要領(lǐng)

（一）增強運用背景材料的意識，把運用好背景材料貫穿到材料形成的全過程。

注意從弄清眼前情況的來龍去脈上去了解有價值的歷史背景；從工作難度中了解其所處的環(huán)境背景；從其獨特的經(jīng)歷和變化中，掌握其具有個性特征的背景。

（三）緊緊圍繞深入表達(dá)主題精選精用

背景材料的運用是為了表達(dá)主題，深化指導(dǎo)思想服務(wù)的。

第一種是為襯托和表達(dá)英雄人物所處環(huán)境特殊的背景材料。

第二種是在典型人物遇到思想矛盾和斗爭時插入有關(guān)的背景材料，來襯托其在思想斗爭中得到幫助和升華。

第三種是表明被寫單位的超前意識是有淵源的，而且是不斷在改革中完善和發(fā)展的。

（三）按照材料表達(dá)需要，運用背景材料

用在以下幾個部位：一是在材料的開關(guān)，即導(dǎo)語部分；二是在導(dǎo)入問題時所運用的背景材料；三是在揭露矛盾時運用背景材料；四為了說明問題而插入的地理背景材料。五在材料中進到有關(guān)工作發(fā)展?fàn)顟B(tài)或業(yè)務(wù)技術(shù)性很強的項目時，需要加以說明而插入的背景材料；六在材料展開中，涉及到與典型人物相聯(lián)系的單位或個人時，需要給予介紹說明所插入的背景材料。這種插入的原則是哪個部位需要就在哪里運用。

第七章

增強機關(guān)應(yīng)用材料寫作的指導(dǎo)性

第一節(jié) 指導(dǎo)性在機關(guān)應(yīng)用材料寫作中的重要意義

一、機關(guān)應(yīng)用材料寫作具有特定的指向性

１在寫的材料給誰看的問題上指向性很強

２機關(guān)應(yīng)用材料的選材和主題提煉的視角始終要指向現(xiàn)實社會生活中特定的范圍

二、讀者對機關(guān)應(yīng)用材料的閱讀在于把握內(nèi)容、獲取信息、指導(dǎo)行動

三、指導(dǎo)社會實踐是機關(guān)應(yīng)用材料寫作的最根本的實用價值

第二節(jié) 在把握機關(guān)應(yīng)用材料指導(dǎo)性上存在的問題

一、僅于完成寫材料的任務(wù)，忽視對指導(dǎo)性思考

二、在寫作中，過多地考慮如何對被 寫單位或個人評功擺好，忽視從對同類單位或個人的分析和研究中尋求指導(dǎo)性

三、雖然也注意了對指導(dǎo)性的研究，但經(jīng)常出現(xiàn)“慢半拍”的現(xiàn)象

第三節(jié) 增強指導(dǎo)性充分發(fā)揮機關(guān)應(yīng)用材料的作用和效能

一、要弄清指導(dǎo)性在不同材料中的各自體現(xiàn)

（一）在為領(lǐng)導(dǎo)寫的講話材料中，指導(dǎo)性重點體現(xiàn)在兩個部位，一是對講話針對性問題的列舉上。二是對工作的部署，完成任務(wù)的指令性要求和要注意的問題上。

（二）在反映新情況的材料中，指導(dǎo)性重點體現(xiàn)在對新情況和難點問題的分析和為讀者提供的認(rèn)識和解決新情況、新問題的新思路和新辦法上。

（三）在先進典型事跡材料中，指導(dǎo)性主要體現(xiàn)在典型的先進思想性和可學(xué)性上。

（四）在經(jīng)驗材料寫作中，指導(dǎo)性體現(xiàn)在對共性問題的研究，有針對性地提供好的工作方法和管用的經(jīng)驗上。

（五）在工作研究的材料中，指導(dǎo)性體現(xiàn)在通過對工作熱點、難點問題的研究，推出的研究戰(zhàn)果上。

二、強化幾個意識，使機關(guān)材料的指導(dǎo)性建立在堅實的基礎(chǔ)之上

緊跟意識；超前意識；量需而作；克難意識；深究意識。

量需而作，要把握住兩個方面的需求：一是要把握住領(lǐng)導(dǎo)干部在抓工作中的需要。從他們的困惑和苦衷中捕捉到抓工作應(yīng)該突破的瓶頸和難點，有針對性地研究和探討，給領(lǐng)導(dǎo)及時提出工作建議和提供決策依據(jù)。二是要把握群眾在思想、工作和生活中需要解決的“扣結(jié)”

和實際問題，有針對性地尋求已經(jīng)解決得好并取得經(jīng)驗的單位，及時進行總結(jié)，給其他單位以提示和指導(dǎo)。

要勇于攻克難點：一是不搞急功近利，要把寫作的重點放在攻克和反映難點問題上，攻克難點要付出很大代價，而且有時藥費了很多時間和精力，也不一定能出好的結(jié)果。二是要深入一線，在和領(lǐng)導(dǎo)、群眾同甘共苦中捕捉難點。

......

第三篇：公文處理工作存在的主要問題及解決辦法

公文處理工作存在的主要問題及解決辦法（轉(zhuǎn)載）

一、行文中的常見問題

（一）報送不規(guī)范。主要表現(xiàn)在：

1．非領(lǐng)導(dǎo)同志交代直報的文件，違規(guī)直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人。不少單位將報給市委或市政府的文件或公文代擬稿，直接報送到領(lǐng)導(dǎo)個人手中。這樣做容易出現(xiàn)以下問題：一是熟悉辦文程序的領(lǐng)導(dǎo)會將公文退回，并要求按程序辦理，這樣就耽誤了時間，影響了進度；二是對辦文程序不熟悉的領(lǐng)導(dǎo)，獨自作出批示，而涉及此文件的其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不知情，無人協(xié)調(diào)，造成工作被動。根據(jù)公文處理有關(guān)規(guī)定，除領(lǐng)導(dǎo)同志有交代指示外，單位的公文不能直接報送上級領(lǐng)導(dǎo)個人，只能報送秘書部門按程序辦理。

2．倒行文。有些部門單位將黨委、政府或黨委、政府辦公室文件的代擬稿直接送交黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)個人，由領(lǐng)導(dǎo)個人對其內(nèi)容簽署批示性意見后交秘書部門辦理。既不符合公文處理有關(guān)規(guī)定，同樣也容易出現(xiàn)與（1）相同的問題。因此除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的重大緊急事項外，部門單位的代擬稿應(yīng)一律按要求先送交秘書部門的辦文機構(gòu)按程序辦理。

各類領(lǐng)導(dǎo)小組要求市委市政府轉(zhuǎn)發(fā)的文件，可先送領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，再送市委或市政府辦公室辦文，這種情況不屬倒行文范圍。

（二）濫發(fā)文件。主要表現(xiàn)：

1．所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列。如有些工作，已經(jīng)召開了專門會議，領(lǐng)導(dǎo)講話和會議精神已經(jīng)部署，而且涉及范圍較窄，就不應(yīng)該另行發(fā)文。

2．所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級的公文。有些單位拿著中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“區(qū)縣（市）”，所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無具體措施，不解決問題。這樣的文件可直接翻印，不必轉(zhuǎn)發(fā)。本級機關(guān)主要是督促檢查抓落實，可就如何督促檢查抓落實提出具體工作措施。

3．調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組等議事協(xié)調(diào)機構(gòu)成員，每有調(diào)整，就要求發(fā)文。原則上黨委、政府辦公室只發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組等議事協(xié)調(diào)機構(gòu)成立的文件，而且有特別明確的規(guī)定：今后領(lǐng)導(dǎo)小組如有人員變動，由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室自行調(diào)整，由領(lǐng)導(dǎo)小組組長審核后以領(lǐng)導(dǎo)小組名義發(fā)文，報黨委、政府辦公室備案，黨委、政府辦公室不再行文。那什么情況下可以黨委、政府辦公室名義行文進行調(diào)整呢？

（1）根據(jù)上級要求，必須進行調(diào)整的。如黨風(fēng)廉政責(zé)任制工作領(lǐng)導(dǎo)小組，今年省委省政府已經(jīng)對這個機構(gòu)進行了調(diào)整，對副組長的職務(wù)要求發(fā)生了變化，而且要求所有黨委常委都必須是領(lǐng)導(dǎo)小組成員，這種情況下，市委、市政府辦公室就應(yīng)該參照省里調(diào)整情況行文進行調(diào)整。

（2）根據(jù)本地實際情況變化，市委、政府有明確要求的。如原來某領(lǐng)導(dǎo)小組組長由黨群副書記擔(dān)任，現(xiàn)在沒有設(shè)黨群副書記，黨委研究決定由黨委常委、組織部部長擔(dān)任組長，這種情況可以由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。再者，為了加強對某一項工作的領(lǐng)導(dǎo)，原來是黨委副書記擔(dān)任組長的，現(xiàn)在改為書記擔(dān)任組長，可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。第三，為了更好地開展某項工作，須增加黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。另外黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)有明確指示的，也可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。

（三）行文關(guān)系混亂。主要表現(xiàn)：

1．應(yīng)該黨政分開行文的未分開行文。特別是政府工作安排，不宜送黨委發(fā)文。經(jīng)常出現(xiàn)政府部門拿著政府工作安排方面的文件，到黨委辦公室發(fā)文的現(xiàn)象。如某單位拿著《做好行政事業(yè)單位帶薪休假工作的通知》送交黨委辦公室，這是政府人事工作，也涉及財政管理，純屬政府工作，就應(yīng)該送政府辦公室發(fā)文。還有如《關(guān)于維護價格穩(wěn)定、保障市場供應(yīng)的通知》、《做好免除城市義務(wù)教育階段學(xué)生學(xué)雜費工作的通知》、《關(guān)于做好春節(jié)期間安全生產(chǎn)工作的通知》等方面的文件，都應(yīng)該送政府辦公室行文。其原因如下：

一是政府工作由政府主管，政府領(lǐng)導(dǎo)是政府工作的第一責(zé)任人，政府發(fā)文有利于政府責(zé)、權(quán)、利的統(tǒng)一。

二是政府工作必須實行政務(wù)公開，自覺接受公眾、人大及其常委會的監(jiān)督。如果由黨委辦公室發(fā)文，一方面文件的發(fā)至范圍往往有嚴(yán)格規(guī)定，不利于公眾行使知情權(quán)，另一方面人大及其常委會不便進行監(jiān)督。

三是容易造成工作失誤。政府文件的出臺必須經(jīng)過嚴(yán)格的行政程序規(guī)定，重要文件還須經(jīng)過人大及其常委會審議，如果這方面的文件由黨委發(fā)文，容易繞過必要的行政程序和監(jiān)督程序，造成工作失誤。

2．部門行文“升格”為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)行文。經(jīng)常有一些部門，為了使部門意志上升為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)意志，將部門文件升格為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)行文。一般情況下，本級行文的規(guī)格應(yīng)參照上級行文規(guī)格執(zhí)行。如上級某部門發(fā)文布置某項工作，本級黨委或政府落實此工作時，一般由本級部門行文落實，不升格為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)行文。另一種情況是純部門工作，部門可以單獨行文或部門之間可以聯(lián)合行文的，也不宜由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)行文。

3．越級行文。越過主管部門或上一級機關(guān)向上請示。如鄉(xiāng)鎮(zhèn)、市直部門的二級機構(gòu)和直屬單位直接向市委市政府請示，都是違反程序的越級行文。一般情況下鄉(xiāng)鎮(zhèn)不能向市委市政府請示，特殊情況下需請示的，須報縣委縣政府簽署意見后上報；市直部門的二級機構(gòu)和直屬單位向市委市政府請示，需主管部門簽署意見后上報。

4．本級部門向下級黨委、政府直接下發(fā)指令性文件。個別部門為了強調(diào)部門工作，尋求下級黨委、政府對本部門工作的重視與支持，經(jīng)常向下級黨委、政府行文，安排工作。這是嚴(yán)重違背公文處理規(guī)定的。沒有同級黨委、政府的明確授權(quán)，部門無權(quán)下發(fā)此類文件，下級黨委、政府可以不受理此類文件。

5．請示和報告泛濫。一些部門報送黨委、政府的請示和報告，有些并不是重大事項，有些也不屬于黨委、政府受理的范圍，卻事無巨細(xì)地上報。這樣的文件，送到領(lǐng)導(dǎo)同志案頭，增加了領(lǐng)導(dǎo)同志的閱文量，浪費了領(lǐng)導(dǎo)同志的精力和時間。

二、文種使用中的常見錯誤

（一）自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況匯報”等。黨的機關(guān)公文主要有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。行政機關(guān)的公文主要有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。除此之外的文種，都不能出現(xiàn)黨政機關(guān)的公文之中。

（二）誤用文種。把屬于機關(guān)其他應(yīng)用文，特別是事務(wù)文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“方案”等作為公文文種直接使用。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、“實施細(xì)則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應(yīng)用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，則是規(guī)范用法。如“××市委辦公室關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《市委宣傳部××年工作要點》的通知”，““××政府辦公室關(guān)于印發(fā)《××年××工作實施方案》的通知”。

（三）混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見的有：“通知”與“通告”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。

在公文處理中這類問題最常見的是“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。如《××關(guān)于批準(zhǔn)成立××機構(gòu)的報告》，《××舉行××活動的報告》。兩個標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求上級解決問題，應(yīng)該用“請示”而不是“報告”。報告是“向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問”的，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領(lǐng)導(dǎo)了解發(fā)展情況，掌握工作進度，做到心中有數(shù)，不需要回復(fù)；而請示是“向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”的，需要回復(fù)，兩者在使用上有很大的區(qū)別。有時也存在“請示”和“函”混用?！掇k法》規(guī)定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項是用函?？墒怯行﹩挝划?dāng)有求于對方（不相隸屬單位）時卻用了請示。如同級某局向同級財政局《關(guān)于解決××活動經(jīng)費的報告》或《關(guān)于解決××活動經(jīng)費的請示》，所用的文種都是錯誤的，應(yīng)為《關(guān)于解決××活動經(jīng)費的函》。

（四）濫用文種。一些部門單位為了突出本部門單位工作在黨委、政府行文中的地位，代擬文稿的時候總是喜歡用“決定”文種?！皼Q定”這種文種，市級以下黨委、政府一般用于加強自身建設(shè)、表彰先進、向英雄模范人物學(xué)習(xí)等方面，或者用于關(guān)系經(jīng)濟社會大局的重要政策性文件，中央、省委文件也極少用“決定”文種。

三、版頭使用中的常見問題

（一）版頭混用。將下行文版頭用于上行文。如使用“××文件”式樣的版頭用于向上級報告事項、請示工作、任免干部或批復(fù)等。這里應(yīng)該使用“××（）”的版頭。

（二）使用非標(biāo)準(zhǔn)版頭。使用設(shè)計或印刷不標(biāo)準(zhǔn)的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標(biāo)準(zhǔn)、非紅色印刷、發(fā)文機關(guān)字體不莊重等。

（三）使用沒有版頭的白紙印發(fā)文件

四、發(fā)文字號中的常見問題

（一）年號不全。如：將“2007”省略為“07”。

（二）括弧不對。發(fā)文應(yīng)用六角括弧“〔〕”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。

（三）位置不當(dāng)。將發(fā)文位置提前到了機關(guān)代字前面。如：將“×發(fā)〔2007〕×號”錯為“〔2007〕×發(fā)×號”。

（四）序號累贅。發(fā)文順序號中多加了“0”變成“0×”。

（五）一文多字號。聯(lián)合發(fā)文時并用了幾個單位的發(fā)文字號。

（六）一字號多文。用同一發(fā)文字號制作兩份不同的文件。

（七）跳號。沒有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號現(xiàn)象。

（八）字第搭配不當(dāng)。正確的是“字”在年號之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應(yīng)有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委〔2007〕×號。

（九）濫用“發(fā)”字。只有重要文件才采用“××發(fā)”字號。

（十）自制發(fā)文字號。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號。

五、簽發(fā)人標(biāo)注中的常見問題

（一）上行文未標(biāo)注簽發(fā)人姓名。公文處理規(guī)定要求上行文必須標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

（二）下行文標(biāo)注了簽發(fā)人姓名。下行文不要標(biāo)注簽發(fā)人。

（三）標(biāo)注不規(guī)范

簽發(fā)人標(biāo)注位置遠(yuǎn)離發(fā)文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發(fā)人標(biāo)注的字體字號與發(fā)文字號的字體字號不一致；“簽發(fā)人”與簽發(fā)者姓名之間未加冒號。

六、公文標(biāo)題中的常見問題

（一）缺少發(fā)文機關(guān)或通過決議、決定的會議名稱。

“決議”、“決定”等文種的標(biāo)題不能省略發(fā)文機關(guān)或通過決議、決定的會議名稱。如“中國共產(chǎn)黨湖南省第九屆委員會第三次全體會議關(guān)于《中共湖南省委關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十七大精神，努力開創(chuàng)富民強省新局面的決定》的決議”，就不能省略會議名稱，《中共湖南省委關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十七大精神，努力開創(chuàng)富民強省新局面的決定》，就不能省略發(fā)文機關(guān)。

（二）用發(fā)文字號代替文件名稱

如：“關(guān)于××〔1997〕×號文件的批復(fù)”，這類標(biāo)題的事由，除極少數(shù)熟悉標(biāo)題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。應(yīng)將原文件標(biāo)題或其主要內(nèi)容明確標(biāo)注在批復(fù)文件當(dāng)中。

（三）文字累贅。如：《××××人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實×政發(fā)〔2007〕××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報告》，發(fā)文機關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號應(yīng)刪掉，事由可概括，改為《關(guān)于春耕播種情況的報告》就簡明了。此外，在標(biāo)題中常出現(xiàn)文字或詞義重復(fù)的現(xiàn)象，如《關(guān)于貫徹××××通知的通知的通知》，應(yīng)為《關(guān)于貫徹××××通知的通知》；又如《關(guān)于請求解決××××的請示》，應(yīng)為《關(guān)于解決××××的請示》，后面有請示，前面用請求就是多余的。如《××政府辦公室關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于××××活動實施方案〉的通知》中，后一個“關(guān)于”就可以不要。

（四）濫用標(biāo)點符號。除引用文件用書名號外，公文標(biāo)題中一般不標(biāo)注其他標(biāo)點符號。

（五）缺少文種。如《××市人民政府批轉(zhuǎn)市教育局關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報告》，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報告”當(dāng)作本公文的文種，應(yīng)在其后補上“通知”這一文種。

（六）發(fā)文機關(guān)簡稱不規(guī)范。如：如把“勞動和社會保障局”簡稱為“勞社保局”，就不規(guī)范。如果是“發(fā)展和改革委員會”應(yīng)簡稱為“發(fā)改委”，如果是“人口和計劃生育委員會”應(yīng)簡稱為“人口計生委”。

七、主送機關(guān)中的常見問題

（一）缺主送機關(guān)。除公布性文件外，一般文件都必須標(biāo)明主送機關(guān)。但有的文種如會議紀(jì)要等，主送機關(guān)一般放在文尾末頁下端。

（二）主送機關(guān)表述不規(guī)范。未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡稱，如“市府”應(yīng)為“××市人民政府”；分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。

（三）多頭主送。主送機關(guān)不止一個。向上級機關(guān)行文，只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。

（四）主送個人。公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)個人。

八、正文中的常見問題

（一）錯別字。主要表現(xiàn)：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”??；（2）因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴(yán)厲”錯成“嚴(yán)勵”。

（二）標(biāo)點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用。

（三）數(shù)字使用不規(guī)范。應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代”錯成“二十世紀(jì)九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的十七大”錯成“黨的17大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)

（四）隨意簡稱。如將“社會主義精神文明建設(shè)”簡稱為“社精文建設(shè)”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。

（五）引文標(biāo)注錯誤。未按所引用公文的發(fā)文時間、標(biāo)題的發(fā)文字號的順序引用。如“你單位××〔2006〕×號文件（關(guān)于×××的請示）收悉?！睉?yīng)為如“你單位關(guān)于×××的請示（××〔2006〕×號文件）收悉。”

（六）隨意使用字體字號。

（七）隨意設(shè)定字距行距。

（八）前后表述不一致。如前面用單位全稱，后面卻用規(guī)范性簡稱。

九、附件標(biāo)識中的問題

（一）有附件不標(biāo)注。

（二）附件名未標(biāo)全稱。

（三）標(biāo)注不規(guī)范。“附件”二字頂格標(biāo)注（正確的是頂格空一字）；只標(biāo)了一個“附”字（正確的是標(biāo)“附件”二字）；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點符號。

（四）內(nèi)容不適。在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件特殊說明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知和所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件是共同組成一件公文的，且已在標(biāo)題中說明，無需作附件標(biāo)注?！瓣P(guān)于印發(fā)《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，無須標(biāo)注。

十、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識中的問題

（一）黨的機關(guān)公文未標(biāo)發(fā)文機關(guān)名稱，用印章代替。

（二）發(fā)文機關(guān)未用全稱或規(guī)范化簡稱。

（三）位置不當(dāng)。常見的錯誤是居中標(biāo)識或靠右邊頂格標(biāo)識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機關(guān)最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標(biāo)識協(xié)調(diào)（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發(fā)文機關(guān)標(biāo)識可越過中線：一是發(fā)文機關(guān)全稱字?jǐn)?shù)多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯(lián)合發(fā)文單位多，豎列太長影響美觀時。

十一、成文日期標(biāo)識中的常見問題

（一）將擬稿日期作為成文日期。成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡寫。

（二）將打印日期作為成文日期。

（三）漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字亂用。黨的機關(guān)應(yīng)用用數(shù)字標(biāo)識：“2005年3月20日”，行政機關(guān)應(yīng)用漢字標(biāo)識：二○○五年三月二十日。

（四）位置不當(dāng)或與落款不協(xié)調(diào)。常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發(fā)文機關(guān)第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應(yīng)是成文日期第一個字與發(fā)文機關(guān)第三個字（或中間）對齊，向右排印。當(dāng)發(fā)文機關(guān)最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字?？偟脑瓌t是，成文日期的標(biāo)識是與發(fā)文機關(guān)標(biāo)識協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。

十二、機關(guān)印章使用中的常見問題

（一）當(dāng)用不用。請示、報告等上行文應(yīng)該用印而未用印。

（二）不當(dāng)用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件和會議紀(jì)要卻用了印。

（三）位置不當(dāng)。用印既不壓發(fā)文機關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個。

（四）模糊不清。未及時清洗印章，使印記模糊不清。

十三、主題詞標(biāo)識中的常見問題

（一）不標(biāo)引主題詞。正式公文都應(yīng)標(biāo)注主題詞。

（二）將標(biāo)題簡單分切后分當(dāng)主題詞標(biāo)引。主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內(nèi)容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應(yīng)歸屬的類別，標(biāo)題中一般不會出現(xiàn)；標(biāo)題的主要作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機關(guān)+事由+文種組成，其中的發(fā)文機關(guān)一般不宜作為主題詞標(biāo)引。因此，標(biāo)引主題詞時不能簡單地切分標(biāo)題，而應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容進行分析，弄清公文的類別、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標(biāo)引的規(guī)范進行標(biāo)引。

（三）任意生造主題詞。不在中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳或上級主管部門統(tǒng)一制發(fā)的《公文主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。這將導(dǎo)致不能用計算機對公文進行主題檢索，完全失去標(biāo)引主題詞的意義。

十四、辦文流程常見問題

（一）部門報送黨委政府辦理的文件或代擬稿不合乎要求。部門單位到同級黨委、政府秘書部門呈報文件或公文代擬稿，應(yīng)該提供：

1．合乎規(guī)范要求的文件或公文代擬稿。

2．與呈報文件相關(guān)的背景材料，如相關(guān)文件資料等等。

3．黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)是否有批示要求行文。有批示的，來文單位應(yīng)提供批示件的原件；

黨委常委會議或政府常務(wù)會議是否明確要求行文。要求行文的，來文單位應(yīng)提供會議紀(jì)要。

上級黨委、政府是否對同類工作或處理同類問題行過文。本級黨委、政府是否對相關(guān)工作或處理相關(guān)問題曾經(jīng)行文。已行文的，由來文單位提供文件。

涉及其他部門協(xié)調(diào)的事項，應(yīng)事先進行協(xié)調(diào)，并提供其他部門簽署的意見。

本單位領(lǐng)導(dǎo)是否簽署意見。沒有簽署意見的，應(yīng)簽署意見或蓋章。

4．代擬稿的電子文擋。

（二）辦文工作人員對部門送來的文件或代擬稿把關(guān)不嚴(yán)。收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進行審核。審核的重點：一是是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；二是是否符合行文規(guī)則；三是內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定；四是涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。六是提供的材料是否準(zhǔn)確、完備、齊全。

（三）文稿送審會簽不規(guī)范，缺乏主動協(xié)調(diào)，導(dǎo)致工作被動。文稿校核后，應(yīng)填寫發(fā)文審簽單，由秘書部門負(fù)責(zé)人注批后送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審簽。文稿送審應(yīng)安排專門人員呈送，一般按注批單上領(lǐng)導(dǎo)的排名順序，從后至前依次呈送。呈送急件時，由送審人員口頭向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)秘書報告。

呈送急件時，如簽批的領(lǐng)導(dǎo)在市內(nèi)下鄉(xiāng)，可電話報告并做好記錄，也可將送審稿電傳到所在地黨委、政府辦公室，請其轉(zhuǎn)呈。如簽批的領(lǐng)導(dǎo)在外出差，可電話報告并做好記錄，如聯(lián)系不上，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，可越過此領(lǐng)導(dǎo)向另一位領(lǐng)導(dǎo)呈送。

每呈送一份文稿，辦文人員應(yīng)在公文送審臺賬上登記送出時間、呈送領(lǐng)導(dǎo)姓名、重要批示意見等送審情況，便于跟蹤催辦。

辦文人員每次收回領(lǐng)導(dǎo)簽批的文稿后，應(yīng)逐一做好復(fù)核、協(xié)調(diào)工作。重要批示意見和修改意見要報告秘書部門分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重要文件，要及時報告辦理進度。領(lǐng)導(dǎo)作出批示或修改意見的文稿要附在清樣后，必要時可在原稿上注明是哪位領(lǐng)導(dǎo)做出批示或修改。

（四）忽視公文復(fù)核環(huán)節(jié)。有些單位辦文工作人員為了省事，不經(jīng)復(fù)核就進行登記編號和印制。已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批定稿的文件，辦文人員要對公文格式再復(fù)核一至兩次。重點復(fù)核文件標(biāo)題、主送機關(guān)等項目是否表述準(zhǔn)確，領(lǐng)導(dǎo)審簽手續(xù)是否完備，文件格式是否規(guī)范等，并對文件的重點修改內(nèi)容及有關(guān)數(shù)據(jù)指標(biāo)、專用名稱等再作仔細(xì)復(fù)核。復(fù)核后要完善公文格式要素如主題詞、版記等，認(rèn)真在臺賬上進行編號，標(biāo)明緊急程度、秘密等級、發(fā)文日期、發(fā)至范圍等。然后再送文印室進行印制，文印室制作出文件清樣后，要將清樣校核一次，確定無誤后開印。

十五、請示件辦理時常見問題

（一）沒有建立專門臺賬。收到下級機關(guān)的請示性公文，經(jīng)辦人員要做好簽收工作，并在臺賬上進行詳細(xì)登記，并留下聯(lián)系人的聯(lián)系電話。

（二）不進行嚴(yán)格把關(guān)，一概接受。辦文人員應(yīng)認(rèn)真閱讀請示內(nèi)容，對存在問題作出相應(yīng)處理：

請示件呈送機關(guān)有2個或2個以上的、請示件送至領(lǐng)導(dǎo)個人而領(lǐng)導(dǎo)個人已經(jīng)予以批示的，一律不予辦理。

請示事項審批權(quán)限在具體職能部門的，應(yīng)轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門辦理或請來文單位直接報有關(guān)部門承辦。

越級請示的公文，一般不予辦理，必要時告知來文單位逐級呈報。但重大緊急事項或其他特殊事項，可向來文單位了解情況后，視情況及時辦理。

請示事項未表述清楚的，應(yīng)向來文單位了解情況，必要時請來文單位修改后再報。

來文沒有附與請示事項有關(guān)背景材料或需要補充相關(guān)材料的，應(yīng)及時告知來文單位提供和補充。

請示事項沒有主管部門意見的，應(yīng)先征求主管部門意見或與相關(guān)單位做好協(xié)商工作。請示事項涉及其他單位的，應(yīng)先做好相關(guān)單位的協(xié)調(diào)工作。

請示事項有前卷可查的，應(yīng)先查先卷后再辦理。

（三）不提出擬辦意見，直接送呈領(lǐng)導(dǎo)。對請示事項明確，政策依據(jù)充分的請示，可直接呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。但對請示事項涉及面廣、政策性強的請示，要先與有關(guān)單位進行協(xié)調(diào)，必要時可提請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會，提出可行性建議，報領(lǐng)導(dǎo)審批。

（四）領(lǐng)導(dǎo)審批時出現(xiàn)不同意見時，不向秘書部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，直接將文件送交下一領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)同志對請示事項有不同意見時，要暫緩送批，并向秘書部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，與有關(guān)方面做好領(lǐng)導(dǎo)批示的落實和協(xié)調(diào)工作，必要時再提請秘書部門主要領(lǐng)導(dǎo)或報黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)審定。

（五）回復(fù)來文單位的方式單一。請示件辦理完畢后，要根據(jù)請示件的內(nèi)容及辦理情況，及時、準(zhǔn)確回復(fù)來文單位?；貜?fù)方式主要有三種：

回復(fù)政策性強、請示內(nèi)容較為復(fù)雜的請示件，一般采取行文的方式進行批復(fù)，同時抄送有關(guān)單位。

領(lǐng)導(dǎo)批示明確，無分歧，且有具體意見的，可將領(lǐng)導(dǎo)批示直接復(fù)印或電傳給來文單位。涉及有關(guān)單位的，應(yīng)同時復(fù)印給有關(guān)單位。

對請示事項領(lǐng)導(dǎo)批示不同意或幾位領(lǐng)導(dǎo)批示意見不一致的，應(yīng)采取電話或面談的方式口頭回復(fù)來文單位，并做好有關(guān)解釋和保密工作。

十六、文件管理常見問題

（一）收文不及時，沒有建立臺賬，不按程序、要求進行簽收。有些單位收到文件后，不清點，不登記。對上級來文要（含電子文件）及時簽收，簽收時要核對信封件數(shù)、收文單位、信封編號、發(fā)文字號等是否一致，確保準(zhǔn)確無誤后才能簽收。簽收后要對照發(fā)文通知單，清點文件的發(fā)文字號、份數(shù)、份號是否正確。如有出入，應(yīng)及時與上級機關(guān)聯(lián)系，弄清原因，立即更改。清點后要進行登記，按照文件分類，在來文登記臺賬上進行登記，所有要素和項目要一一準(zhǔn)確登記。

（二）文件送閱混亂。有些單位收到文件后，就隨意送給領(lǐng)導(dǎo)看，沒有擬辦意見，送閱時沒有登記，不知文件去向，導(dǎo)致文件丟失或泄密。文件管理人員要認(rèn)真閱讀和領(lǐng)會文件精神，在呈批單上提出擬辦意見，擬辦意見一般是呈送領(lǐng)導(dǎo)（應(yīng)符合傳閱范圍的要求）簽批建議、分發(fā)文件方案等。然后將填好呈批單的文件依次送領(lǐng)導(dǎo)閱批，應(yīng)配備專門的文件管理人員送簽，送簽前要及時登記送簽時間和送簽領(lǐng)導(dǎo)等事項，并及時進行催辦。領(lǐng)導(dǎo)簽批后，應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)簽批意見及時告知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門進行落實。呈批文件不得橫傳，文件管理人員要及時取回文件并及時送下一簽批人。密級文件原則上只能請領(lǐng)導(dǎo)到機要閱文室進行簽閱讀。特殊情況下可送至領(lǐng)導(dǎo)辦公室，閱后立即取回保管在保密室保密柜內(nèi)。

（三）分發(fā)、翻印不及時。上級機關(guān)有明確要求將文件發(fā)至下一級的，應(yīng)按照上級機關(guān)要求進行分發(fā)，填寫文件分發(fā)表。需要翻印的，應(yīng)及時翻印后發(fā)出。

（四）不及時歸檔。有些單位文件長期放置在領(lǐng)導(dǎo)個人手中或其他部門，不及時歸檔。送至領(lǐng)導(dǎo)手中或其他部門的各類文件，都必須及時收回，定期歸檔。

（五）不按要求進行清退銷毀。按照上級機關(guān)清退銷毀文件通知的要求，填寫《清退銷毀文件表》，除自留文件外，將密級文件送交上級黨委、政府秘書部門（部門單位送交同級黨委、政府部門或保密部門）統(tǒng)一進行銷毀。（劉松山、蔣萬兵）

第四篇：公文處理工作存在的主要問題及解決辦法

公文處理工作存在的主要問題及解決辦法

一、行文中的常見問題

（一）報送不規(guī)范。主要表現(xiàn)在： 1．非領(lǐng)導(dǎo)同志交代直報的文件，違規(guī)直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人。不少單位將報給市委或市政府的文件或公文代擬稿，直接報送到領(lǐng)導(dǎo)個人手中。這樣做容易出現(xiàn)以下問題：一是熟悉辦文程序的領(lǐng)導(dǎo)會將公文退回，并要求按程序辦理，這樣就耽誤了時間，影響了進度；二是對辦文程序不熟悉的領(lǐng)導(dǎo)，獨自作出批示，而涉及此文件的其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不知情，無人協(xié)調(diào)，造成工作被動。根據(jù)公文處理有關(guān)規(guī)定，除領(lǐng)導(dǎo)同志有交代指示外，單位的公文不能直接報送上級領(lǐng)導(dǎo)個人，只能報送秘書部門按程序辦理。2．倒行文。有些部門單位將黨委、政府或黨委、政府辦公室文件的代擬稿直接送交黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)個人，由領(lǐng)導(dǎo)個人對其內(nèi)容簽署批示性意見后交秘書部門辦理。既不符合公文處理有關(guān)規(guī)定，同樣也容易出現(xiàn)與（1）相同的問題。因此除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的重大緊急事項外，部門單位的代擬稿應(yīng)一律按要求先送交秘書部門的辦文機構(gòu)按程序辦理。各類領(lǐng)導(dǎo)小組要求市委市政府轉(zhuǎn)發(fā)的文件，可先送領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，再送市委或市政府辦公室辦文，這種情況不屬倒行文范圍。

（二）濫發(fā)文件。主要表現(xiàn)： 1．所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列。如有些工作，已經(jīng)召開了專門會議，領(lǐng)導(dǎo)講話和會議精神已經(jīng)部署，而且涉及范圍較窄，就不應(yīng)該另行發(fā)文。2．所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級的公文。有些單位拿著中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“區(qū)縣（市）”，所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無具體措施，不解決問題。這樣的文件可直接翻印，不必轉(zhuǎn)發(fā)。本級機關(guān)主要是督促檢查抓落實，可就如何督促檢查抓落實提出具體工作措施。3．調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組等議事協(xié)調(diào)機構(gòu)成員，每有調(diào)整，就要求發(fā)文。原則上黨委、政府辦公室只發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組等議事協(xié)調(diào)機構(gòu)成立的文件，而且有特別明確的規(guī)定：今后領(lǐng)導(dǎo)小組如有人員變動，由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室自行調(diào)整，由領(lǐng)導(dǎo)小組組長審核后以領(lǐng)導(dǎo)小組名義發(fā)文，報黨委、政府辦公室備案，黨委、政府辦公室不再行文。那什么情況下可以黨委、政府辦公室名義行文進行調(diào)整呢？（1）根據(jù)上級要求，必須進行調(diào)整的。如黨風(fēng)廉政責(zé)任制工作領(lǐng)導(dǎo)小組，今年省委省政府已經(jīng)對這個機構(gòu)進行了調(diào)整，對副組長的職務(wù)要求發(fā)生了變化，而且要求所有黨委常委都必須是領(lǐng)導(dǎo)小組成員，這種情況下，市委、市政府辦公室就應(yīng)該參照省里調(diào)整情況行文進行調(diào)整。（2）根據(jù)本地實際情況變化，市委、政府有明確要求的。如原來某領(lǐng)導(dǎo)小組組長由黨群副書記擔(dān)任，現(xiàn)在沒有設(shè)黨群副書記，黨委研究決定由黨委常委、組織部部長擔(dān)任組長，這種情況可以由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。再者，為了加強對某一項工作的領(lǐng)導(dǎo)，原來是黨委副書記擔(dān)任組長的，現(xiàn)在改為書記擔(dān)任組長，可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。第三，為了更好地開展某項工作，須增加黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。另外黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)有明確指示的，也可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。

第五篇：公文處理工作存在的主要問題及解決辦法

一、行文中的常見問題

（一）報送不規(guī)范。主要表現(xiàn)在：

1．非領(lǐng)導(dǎo)同志交代直報的文件，違規(guī)直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人。不少單位將報給市委或市政府的文件或公文代擬稿，直接報送到領(lǐng)導(dǎo)個人手中。這樣做容易出現(xiàn)以下問題：一是熟悉辦文程序的領(lǐng)導(dǎo)會將公文退回，并要求按程序辦理，這樣就耽誤了時間，影響了進度；二是對辦文程序不熟悉的領(lǐng)導(dǎo)，獨自作出批示，而涉及此文件的其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不知情，無人協(xié)調(diào)，造成工作被動。根據(jù)公文處理有關(guān)規(guī)定，除領(lǐng)導(dǎo)同志有交代指示外，單位的公文不能直接報送上級領(lǐng)導(dǎo)個人，只能報送秘書部門按程序辦理。

2．倒行文。有些部門單位將黨委、政府或黨委、政府辦公室文件的代擬稿直接送交黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)個人，由領(lǐng)導(dǎo)個人對其內(nèi)容簽署批示性意見后交秘書部門辦理。既不符合公文處理有關(guān)規(guī)定，同樣也容易出現(xiàn)與（1）相同的問題。因此除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的重大緊急事項外，部門單位的代擬稿應(yīng)一律按要求先送交秘書部門的辦文機構(gòu)按程序辦理。

各類領(lǐng)導(dǎo)小組要求市委市政府轉(zhuǎn)發(fā)的文件，可先送領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，再送市委或市政府辦公室辦文，這種情況不屬倒行文范圍。

（二）濫發(fā)文件。主要表現(xiàn)：

1．所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列。如有些工作，已經(jīng)召開了專門會議，領(lǐng)導(dǎo)講話和會議精神已經(jīng)部署，而且涉及范圍較窄，就不應(yīng)該另行發(fā)文。

2．所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級的公文。有些單位拿著中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“區(qū)縣（市）”，所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無具體措施，不解決問題。這樣的文件可直接翻印，不必轉(zhuǎn)發(fā)。本級機關(guān)主要是督促檢查抓落實，可就如何督促檢查抓落實提出具體工作措施。

3．調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組等議事協(xié)調(diào)機構(gòu)成員，每有調(diào)整，就要求發(fā)文。原則上黨委、政府辦公室只發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組等議事協(xié)調(diào)機構(gòu)成立的文件，而且有特別明確的規(guī)定：今后領(lǐng)導(dǎo)小組如有人員變動，由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室自行調(diào)整，由領(lǐng)導(dǎo)小組組長審核后以領(lǐng)導(dǎo)小組名義發(fā)文，報黨委、政府辦公室備案，黨委、政府辦公室不再行文。那什么情況下可以黨委、政府辦公室名義行文進行調(diào)整呢？

（1）根據(jù)上級要求，必須進行調(diào)整的。如黨風(fēng)廉政責(zé)任制工作領(lǐng)導(dǎo)小組，今年省委省政府已經(jīng)對這個機構(gòu)進行了調(diào)整，對副組長的職務(wù)要求發(fā)生了變化，而且要求所有黨委常委都必須是領(lǐng)導(dǎo)小組成員，這種情況下，市委、市政府辦公室就應(yīng)該參照省里調(diào)整情況行文進行調(diào)整。

（2）根據(jù)本地實際情況變化，市委、政府有明確要求的。如原來某領(lǐng)導(dǎo)小組組長由黨群副書記擔(dān)任，現(xiàn)在沒有設(shè)黨群副書記，黨委研究決定由黨委常委、組織部部長擔(dān)任組長，這種情況可以由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。再者，為了加強對某一項工作的領(lǐng)導(dǎo)，原來是黨委副書記擔(dān)任組長的，現(xiàn)在改為書記擔(dān)任組長，可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。第三，為了更好地開展某項工作，須增加黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。另外黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)有明確指示的，也可由黨委、政府辦公室行文調(diào)整。

（四）序號累贅。發(fā)文順序號中多加了“0”變成“0×”。

（五）一文多字號。聯(lián)合發(fā)文時并用了幾個單位的發(fā)文字號。

（六）一字號多文。用同一發(fā)文字號制作兩份不同的文件。

（七）跳號。沒有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號現(xiàn)象。

（八）字第搭配不當(dāng)。正確的是“字”在年號之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應(yīng)有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委〔XX〕×號。

（九）濫用“發(fā)”字。只有重要文件才采用“××發(fā)”字號。

（十）自制發(fā)文字號。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號。

五、簽發(fā)人標(biāo)注中的常見問題

（一）上行文未標(biāo)注簽發(fā)人姓名。公文處理規(guī)定要求上行文必須標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

（二）下行文標(biāo)注了簽發(fā)人姓名。下行文不要標(biāo)注簽發(fā)人。

（三）標(biāo)注不規(guī)范簽發(fā)人標(biāo)注位置遠(yuǎn)離發(fā)文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發(fā)人標(biāo)注的字體字號與發(fā)文字號的字體字號不一致；“簽發(fā)人”與簽發(fā)者姓名之間未加冒號。

六、公文標(biāo)題中的常見問題

（一）缺少發(fā)文機關(guān)或通過決議、決定的會議名稱?！皼Q議”、“決定”等文種的標(biāo)題不能省略發(fā)文機關(guān)或通過決議、決定的會議名稱。如“中國共產(chǎn)黨省第九屆委員會第三次全體會議關(guān)于《中共省委關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的xx大精神，努力開創(chuàng)富民強省新局面的決定》的決議”，就不能省略會議名稱，《中共省委關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的xx大精神，努力開創(chuàng)富民強省新局面的決定》，就不能省略發(fā)文機關(guān)。

（二）用發(fā)文字號代替文件名稱如：“關(guān)于××〔1997〕×號文件的批復(fù)”，這類標(biāo)題的事由，除極少數(shù)熟悉標(biāo)題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。應(yīng)將原文件標(biāo)題或其主要內(nèi)容明確標(biāo)注在批復(fù)文件當(dāng)中。

（三）文字累贅。如：《“秘書工作”×人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實×政發(fā)〔XX〕××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報告》，發(fā)文機關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號應(yīng)刪掉，事由可概括，改為《關(guān)于春耕播種情況的報告》就簡明了。此外，在標(biāo)題中常出現(xiàn)文字或詞義重復(fù)的現(xiàn)象，如《關(guān)于貫徹“秘書工作”×通知的通知的通知》，應(yīng)為《關(guān)于貫徹“秘書工作”×通知的通知》；又如《關(guān)于請求解決“秘書工作”×的請示》，應(yīng)為《關(guān)于解決“秘書工作”×的請示》，后面有請示，前面用請求就是多余的。如《××政府辦公室關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于“秘書工作”×活動實施方案〉的通知》中，后一個“關(guān)于”就可以不要。

（四）濫用標(biāo)點符號。除引用文件用書名號外，公文標(biāo)題中一般不標(biāo)注其他標(biāo)點符號。

（五）缺少文種。如《××市人民政府批轉(zhuǎn)市教育局關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報告》，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報告”當(dāng)作本公文的文種，應(yīng)在其后補上“通知”這一文種。

（六）發(fā)文機關(guān)簡稱不規(guī)范。如：如把“勞動和社會保障局”簡稱為“勞社保局”，就不規(guī)范。如果是“發(fā)展和改革委員會”應(yīng)簡稱為“發(fā)改委”，如果是“人口和計劃生育委員會”應(yīng)簡稱為“人口計生委”。

七、主送機關(guān)中的常見問題

（一）缺主送機關(guān)。除公布性文件外，一般文件都必須標(biāo)明主送機關(guān)。但有的文種如會議紀(jì)要等，主送機關(guān)一般放在文尾末頁下端。

（二）主送機關(guān)表述不規(guī)范。未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡稱，如“市府”應(yīng)為“××市人民政府”；分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。

（三）多頭主送。主送機關(guān)不止一個。向上級機關(guān)行文，只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。

（四）主送個人。公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)個人。

八、正文中的常見問題

（一）錯別字。主要表現(xiàn)：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴(yán)厲”錯成“嚴(yán)勵”。

（二）標(biāo)點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用。

（三）數(shù)字使用不規(guī)范。應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代”錯成“二十世紀(jì)九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的xx大”錯成“黨的17大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（四）隨意簡稱。如將“社會主義精神文明建設(shè)”簡稱為“社精文建設(shè)”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。

（五）引文標(biāo)注錯誤。未按所引用公文的發(fā)文時間、標(biāo)題的發(fā)文字號的順序引用。如“你單位××〔XX〕×號文件（關(guān)于“秘書工作”的請示）收悉。”應(yīng)為如“你單位關(guān)于“秘書工作”的請示（××〔XX〕×號文件）收悉。”

（六）隨意使用字體字號。

（七）隨意設(shè)定字距行距。

（八）前后表述不一致。如前面用單位全稱，后面卻用規(guī)范性簡稱。

九、附件標(biāo)識中的問題

（一）有附件不標(biāo)注。

（二）附件名未標(biāo)全稱。

（三）標(biāo)注不規(guī)范。“附件”二字頂格標(biāo)注（正確的是頂格空一字）；只標(biāo)了一個“附”字（正確的是標(biāo)“附件”二字）；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點符號。

（四）內(nèi)容不適。在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件特殊說明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知和所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件是共同組成一件公文的，且已在標(biāo)題中說明，無需作附件標(biāo)注?！瓣P(guān)于印發(fā)《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，無須標(biāo)注。

十、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識中的問題

（一）黨的機關(guān)公文未標(biāo)發(fā)文機關(guān)名稱，用印章代替。

（二）發(fā)文機關(guān)未用全稱或規(guī)范化簡稱。

（三）位置不當(dāng)。常見的錯誤是居中標(biāo)識或靠右邊頂格標(biāo)識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機關(guān)最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標(biāo)識協(xié)調(diào)（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發(fā)文機關(guān)標(biāo)識可越過中線：一是發(fā)文機關(guān)全稱字?jǐn)?shù)多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯(lián)合發(fā)文單位多，豎列太長影響美觀時。

十一、成文日期標(biāo)識中的常見問題

（一）將擬稿日期作為成文日期。成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡寫。

（二）將打印日期作為成文日期。

（三）漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字亂用。黨的機關(guān)應(yīng)用用數(shù)字標(biāo)識：“XX年3月20日”，行政機關(guān)應(yīng)用漢字標(biāo)識：二○○五年三月二十日。

（四）位置不當(dāng)或與落款不協(xié)調(diào)。常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發(fā)文機關(guān)第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應(yīng)是成文日期第一個字與發(fā)文機關(guān)第三個字（或中間）對齊，向右排印。當(dāng)發(fā)文機關(guān)最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字。總的原則是，成文日期的標(biāo)識是與發(fā)文機關(guān)標(biāo)識協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。

十二、機關(guān)印章使用中的常見問題

（一）當(dāng)用不用。請示、報告等上行文應(yīng)該用印而未用印。

（二）不當(dāng)用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件和會議紀(jì)要卻用了印。

（三）位置不當(dāng)。用印既不壓發(fā)文機關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個。

（四）模糊不清。未及時清洗印章，使印記模糊不清。

十三、主題詞標(biāo)識中的常見問題

（一）不標(biāo)引主題詞。正式公文都應(yīng)標(biāo)注主題詞。

（二）將標(biāo)題簡單分切后分當(dāng)主題詞標(biāo)引。主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內(nèi)容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應(yīng)歸屬的類別，標(biāo)題中一般不會出現(xiàn)；標(biāo)題的主要作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機關(guān)+事由+文種組成，其中的發(fā)文機關(guān)一般不宜作為主題詞標(biāo)引。因此，標(biāo)引主題詞時不能簡單地切分標(biāo)題，而應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容進行分析，弄清公文的類別、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標(biāo)引的規(guī)范進行標(biāo)引。

（三）任意生造主題詞。不在中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳或上級主管部門統(tǒng)一制發(fā)的《公文主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。這將導(dǎo)致不能用計算機對公文進行主題檢索，完全失去標(biāo)引主題詞的意義。

十四、辦文流程常見問題

（一）部門報送黨委政府辦理的文件或代擬稿不合乎要求。部門單位到同級黨委、政府秘書部門呈報文件或公文代擬稿，應(yīng)該提供：

1．合乎規(guī)范要求的文件或公文代擬稿。

2．與呈報文件相關(guān)的背景材料，如相關(guān)文件資料等等。

3．黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)是否有批示要求行文。有批示的，來文單位應(yīng)提供批示件的原件；

黨委常委會議或政府常務(wù)會議是否明確要求行文。要求行文的，來文單位應(yīng)提供會議紀(jì)要。

上級黨委、政府是否對同類工作或處理同類問題行過文。本級黨委、政府是否對相關(guān)工作或處理相關(guān)問題曾經(jīng)行文。已行文的，由來文單位提供文件。

涉及其他部門協(xié)調(diào)的事項，應(yīng)事先進行協(xié)調(diào)，并提供其他部門簽署的意見。

本單位領(lǐng)導(dǎo)是否簽署意見。沒有簽署意見的，應(yīng)簽署意見或蓋章。

4．代擬稿的電子文擋。

（二）辦文工作人員對部門送來的文件或代擬稿把關(guān)不嚴(yán)。收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進行審核。審核的重點：一是是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；二是是否符合行文規(guī)則；三是內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定；四是涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。六是提供的材料是否準(zhǔn)確、完備、齊全。

（三）文稿送審會簽不規(guī)范，缺乏主動協(xié)調(diào)，導(dǎo)致工作被動。文稿校核后，應(yīng)填寫發(fā)文審簽單，由秘書部門負(fù)責(zé)人注批后送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審簽。文稿送審應(yīng)安排專門人員呈送，一般按注批單上領(lǐng)導(dǎo)的排名順序，從后至前依次呈送。呈送急件時，由送審人員口頭向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)秘書報告。

呈送急件時，如簽批的領(lǐng)導(dǎo)在市內(nèi)下鄉(xiāng)，可電話報告并做好記錄，也可將送審稿電傳到所在地黨委、政府辦公室，請其轉(zhuǎn)呈。如簽批的領(lǐng)導(dǎo)在外出差，可電話報告并做好記錄，如聯(lián)系不上，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，可越過此領(lǐng)導(dǎo)向另一位領(lǐng)導(dǎo)呈送。

每呈送一份文稿，辦文人員應(yīng)在公文送審臺賬上登記送出時間、呈送領(lǐng)導(dǎo)姓名、重要批示意見等送審情況，便于跟蹤催辦。

辦文人員每次收回領(lǐng)導(dǎo)簽批的文稿后，應(yīng)逐一做好復(fù)核、協(xié)調(diào)工作。重要批示意見和修改意見要報告秘書部門分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重要文件，要及時報告辦理進度。領(lǐng)導(dǎo)作出批示或修改意見的文稿要附在清樣后，必要時可在原稿上注明是哪位領(lǐng)導(dǎo)做出批示或修改。

（四）忽視公文復(fù)核環(huán)節(jié)。有些單位辦文工作人員為了省事，不經(jīng)復(fù)核就進行登記編號和印制。已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批定稿的文件，辦文人員要對公文格式再復(fù)核一至兩次。重點復(fù)核文件標(biāo)題、主送機關(guān)等項目是否表述準(zhǔn)確，領(lǐng)導(dǎo)審簽手續(xù)是否完備，文件格式是否規(guī)范等，并對文件的重點修改內(nèi)容及有關(guān)數(shù)據(jù)指標(biāo)、專用名稱等再作仔細(xì)復(fù)核。復(fù)核后要完善公文格式要素如主題詞、版記等，認(rèn)真在臺賬上進行編號，標(biāo)明緊急程度、秘密等級、發(fā)文日期、發(fā)至范圍等。然后再送文印室進行印制，文印室制作出文件清樣后，要將清樣校核一次，確定無誤后開印。

十五、請示件辦理時常見問題

（一）沒有建立專門臺賬。收到下級機關(guān)的請示性公文，經(jīng)辦人員要做好簽收工作，并在臺賬上進行詳細(xì)登記，并留下聯(lián)系人的聯(lián)系電話。

（二）不進行嚴(yán)格把關(guān)，一概接受。辦文人員應(yīng)認(rèn)真閱讀請示內(nèi)容，對存在問題作出相應(yīng)處理：

請示件呈送機關(guān)有2個或2個以上的、請示件送至領(lǐng)導(dǎo)個人而領(lǐng)導(dǎo)個人已經(jīng)予以批示的，一律不予辦理。

請示事項審批權(quán)限在具體職能部門的，應(yīng)轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門辦理或請來文單位直接報有關(guān)部門承辦。

越級請示的公文，一般不予辦理，必要時告知來文單位逐級呈報。但重大緊急事項或其他特殊事項，可向來文單位了解情況后，視情況及時辦理。

請示事項未表述清楚的，應(yīng)向來文單位了解情況，必要時請來文單位修改后再報。

來文沒有附與請示事項有關(guān)背景材料或需要補充相關(guān)材料的，應(yīng)及時告知來文單位提供和補充。

請示事項沒有主管部門意見的，應(yīng)先征求主管部門意見或與相關(guān)單位做好協(xié)商工作。請示事項涉及其他單位的，應(yīng)先做好相關(guān)單位的協(xié)調(diào)工作。

請示事項有前卷可查的，應(yīng)先查先卷后再辦理。

（三）不提出擬辦意見，直接送呈領(lǐng)導(dǎo)。對請示事項明確，政策依據(jù)充分的請示，可直接呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。但對請示事項涉及面廣、政策性強的請示，要先與有關(guān)單位進行協(xié)調(diào)，必要時可提請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會，提出可行性建議，報領(lǐng)導(dǎo)審批。

（四）領(lǐng)導(dǎo)審批時出現(xiàn)不同意見時，不向秘書部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，直接將文件送交下一領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)同志對請示事項有不同意見時，要暫緩送批，并向秘書部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，與有關(guān)方面做好領(lǐng)導(dǎo)批示的落實和協(xié)調(diào)工作，必要時再提請秘書部門主要領(lǐng)導(dǎo)或報黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)審定。

（五）回復(fù)來文單位的方式單一。請示件辦理完畢后，要根據(jù)請示件的內(nèi)容及辦理情況，及時、準(zhǔn)確回復(fù)來文單位。回復(fù)方式主要有三種：

回復(fù)政策性強、請示內(nèi)容較為復(fù)雜的請示件，一般采取行文的方式進行批復(fù)，同時抄送有關(guān)單位。

領(lǐng)導(dǎo)批示明確，無分歧，且有具體意見的，可將領(lǐng)導(dǎo)批示直接復(fù)印或電傳給來文單位。涉及有關(guān)單位的，應(yīng)同時復(fù)印給有關(guān)單位。

對請示事項領(lǐng)導(dǎo)批示不同意或幾位領(lǐng)導(dǎo)批示意見不一致的，應(yīng)采取電話或面談的方式口頭回復(fù)來文單位，并做好有關(guān)解釋和保密工作。

十六、文件管理常見問題

（一）收文不及時，沒有建立臺賬，不按程序、要求進行簽收。有些單位收到文件后，不清點，不登記。對上級來文要（含電子文件）及時簽收，簽收時要核對信封件數(shù)、收文單位、信封編號、發(fā)文字號等是否一致，確保準(zhǔn)確無誤后才能簽收。簽收后要對照發(fā)文通知單，清點文件的發(fā)文字號、份數(shù)、份號是否正確。如有出入，應(yīng)及時與上級機關(guān)聯(lián)系，弄清原因，立即更改。清點后要進行登記，按照文件分類，在來文登記臺賬上進行登記，所有要素和項目要一一準(zhǔn)確登記。

（二）文件送閱混亂。有些單位收到文件后，就隨意送給領(lǐng)導(dǎo)看，沒有擬辦意見，送閱時沒有登記，不知文件去向，導(dǎo)致文件丟失或泄密。文件管理人員要認(rèn)真閱讀和領(lǐng)會文件精神，在呈批單上提出擬辦意見，擬辦意見一般是呈送領(lǐng)導(dǎo)（應(yīng)符合傳閱范圍的要求）簽批建議、分發(fā)文件方案等。然后將填好呈批單的文件依次送領(lǐng)導(dǎo)閱批，應(yīng)配備專門的文件管理人員送簽，送簽前要及時登記送簽時間和送簽領(lǐng)導(dǎo)等事項，并及時進行催辦。領(lǐng)導(dǎo)簽批后，應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)簽批意見及時告知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門進行落實。呈批文件不得橫傳，文件管理人員要及時取回文件并及時送下一簽批人。密級文件原則上只能請領(lǐng)導(dǎo)到機要閱文室進行簽閱讀。特殊情況下可送至領(lǐng)導(dǎo)辦公室，閱后立即取回保管在保密室保密柜內(nèi)。

（三）分發(fā)、翻印不及時。上級機關(guān)有明確要求將文件發(fā)至下一級的，應(yīng)按照上級機關(guān)要求進行分發(fā)，填寫文件分發(fā)表。需要翻印的，應(yīng)及時翻印后發(fā)出。

（四）不及時歸檔。有些單位文件長期放置在領(lǐng)導(dǎo)個人手中或其他部門，不及時歸檔。送至領(lǐng)導(dǎo)手中或其他部門的各類文件，都必須及時收回，定期歸檔。

（五）不按要求進行清退銷毀。按照上級機關(guān)清退銷毀文件通知的要求，填寫《清退銷毀文件表》，除自留文件外，將密級文件送交上級黨委、政府秘書部門（部門單位送交同級黨委、政府部門或保密部門）統(tǒng)一進行銷毀。