第一篇：業(yè)務員跟單的工作職責（小編推薦）

業(yè)務員工作職責

一、目 的：為明確業(yè)務員工作職責,特制定此職責說明

二、適用范圍: 業(yè)務員。

三、工作安排：

1、業(yè)務員接到分配給自己的訂單后首先需整理訂單資料，或對照樣衣查看是否

缺少重要的資料，及時與客戶聯(lián)系溝通，收集完整的訂單資料，做到手中訂單無疑問。

2、資料齊全后，將主料與輔料分別分派給采購人員打樣，確認，安排生產。注

意主、輔料分派后業(yè)務員必須做好與客戶的溝通工作和采購之間的意見傳遞工作，并且準確把握各種物料的進度情況。（需建立輸入ERP系統(tǒng)的初始檔案）。

3、安排確認樣，根據客戶要求給生產廠安排訂單確認樣的制作，及時跟蹤樣品的進度并協(xié)助生產廠解決制作過程中遇到的問題。樣品到公司后，業(yè)務員需認真檢查制作工藝與尺寸的正確性，自我檢查后移交業(yè)務經理復檢，合格后方可寄給客戶，并及時催促確認意見。（需輸入ERP系統(tǒng)各環(huán)節(jié)的進度情況）

4、安排尺碼樣，根據客戶確認樣意見和要求給生產廠安排訂單尺碼樣的制作，及時跟蹤樣品的進度并協(xié)助生產廠解決制作過程中遇到的問題。樣品到公司后，業(yè)務員需認真檢查制作工藝與尺寸的正確性，自我檢查后移交業(yè)務經理復檢，合格后方可寄給客戶，并及時催促確認意見。（需輸入ERP系統(tǒng)各環(huán)節(jié)的進度情況）

5、安排產前樣（產前樣要求正確的主、輔料及包裝），根據客戶尺碼樣意見和

要求給生產廠安排訂單產前樣的制作，及時跟蹤樣品的進度并協(xié)助生產廠解決制作過程中遇到的問題。樣品到公司后，業(yè)務員需認真檢查制作工藝與尺寸的正確性，自我檢查后移交業(yè)務經理復檢，合格后方可寄給客戶，并及時催促確認意見。（需輸入ERP系統(tǒng)各環(huán)節(jié)的進度情況）

6、大貨生產，產前樣確認后按照最終產前樣意見協(xié)助工廠改正落實需修改的樣

板或制作工藝，完全正確后方可通知生產廠投產大貨，業(yè)務員需將完全正確的產前樣掛上吊牌進行封樣，用作后續(xù)大貨生產的標準和依據。（需輸入ERP系統(tǒng)各環(huán)節(jié)的進度情況）

7、大貨投產前：

①業(yè)務員需整理一份（需有一份留底）完整的主、輔料通知書（主、輔料卡），注明主、輔料的位置及使用。

②必須參加工廠投產的產前會，及時指正可能發(fā)生的錯誤。并且在投產當天全

程監(jiān)控、陪同生產準確、順利的進行！

8、投產

① 大貨投產期間，業(yè)務員要及時與生產廠溝通，嚴格控制生產進度在預期范圍

內，如生產進度與貨期不吻合時要及調整解決生產問題，或提前與客戶溝通能否調整貨期。

② 尾期包裝前，業(yè)務員需給工廠提供一件完全合格的整燙、包裝（包含吊牌、價格牌、價格貼等等輔料）封樣，以供生產廠參考減低錯誤幾率。

③ 業(yè)務員必須配合客戶的前期、中期、尾期驗貨，原則上必須陪同客戶驗貨，如果有特殊情況必須提前溝通安排好工廠陪同驗貨的QC人員，或協(xié)調客戶將

驗貨時間錯開。復印客人驗貨報告入檔。

9、船樣安排，按照客戶要求數(shù)量、顏色及時間提供完全正確的船樣。樣品到公

司后，業(yè)務員需認真檢查制作工藝與尺寸的正確性，自我檢查后移交業(yè)務經理復檢，合格后方可寄給客戶，并及時催促確認意見以備出貨。

10、出貨

① 制作裝箱單明細，數(shù)量、顏色、箱號、凈重、毛重、體積等必須正確。

11、業(yè)務人員注意：

①訂單操作中，與所有業(yè)務員、生產廠、供應商之間的溝通，確認、回復工作

必須以郵件形式，以作生產依據。

② 有樣品的安排，必須以書面的郵件形式或傳真下發(fā)，內容必要有訂單，數(shù)量，要求及交期，需要重新制作的樣品必須同客戶的修改意見一同提供給生產廠，以保證重新打樣的準確性。

③ 訂單操作中，一旦出現(xiàn)進度因某種原因拖延的情況，必須提前給成衣生產廠

下達書面通知，安排調整生產以避免損失。

④ 每天上午10：00必須準時到辦公室開會。

第二篇：業(yè)務員跟單的職責

業(yè)務員（跟單）工作職責

業(yè)務員（跟單）工作職責

(1)業(yè)務接單工作是公司組織生產的第一環(huán)節(jié)，業(yè)務員工作的好壞直接關系到公司的形象，關系到公司接單的數(shù)量。因此業(yè)務員必須樹立以客戶為中心的思想，為客戶做好服務工作，為公司組織生產做好資料收集和信息傳遞工作。

(2)業(yè)務員要及時收發(fā)各種資料。收到客戶樣衣打樣單后首先要對打樣單進行登記，如打樣技術資料不全則及時通知客戶提交相關的打樣技術資料，并對收到的打樣技術資料進行登記。業(yè)務員通過打樣通知單來通知技術中心打樣，通知單上要明確打樣計劃完成時間，并在打樣單登記表中填寫實際完成時間和客戶批文時間。在打樣期間業(yè)務員要做好客戶和技術中心的溝通工作，及時把各自的信息傳遞給對方。業(yè)務員要關注技術中心的打樣情況, 在客戶交期內寄或送到客戶手里。收到客戶的確認意見（客戶批文）后，及時反饋給技術科，業(yè)務員根據客戶意見決定下一步的工作。

(3)業(yè)務員收到面輔料打樣單后，要對打樣單進行登記，業(yè)務員通過面輔料打樣通知單去通知供銷科聯(lián)系加工商打樣。通知單上要明確打樣計劃完成時間，并在打樣單登記表中填寫實際完成時間和客戶批文時間。業(yè)務員要關注面輔料的打樣情況, 在客戶交期內寄或送到客戶手里。收到客戶的確認意見（客戶批文）后，及時反饋給供銷科。

(4)業(yè)務員收到需報價的訂單后，立即準備報價資料，爭取科學、合理、準確、快速地報價。業(yè)務員根據客戶的要求可進行快速報價和精確報價，快速報價的依據是經驗值，主要有總經理或業(yè)務經理完成，報價結果要記錄。精確報價可由業(yè)務員完成，面輔料的單耗由技術中心提供，面輔料的價格由供銷科提供，工繳、運費、配額費由經驗值得到，通過系數(shù)調節(jié)款式數(shù)量、客戶因素等的最終報價，并編制成報價單，交總經理審批后報給客戶，對報價結果進行記錄。

(5)業(yè)務員收到大貨訂單后，做好客戶訂單登記工作，根據貨期做訂單粗計劃安排，并通知有關部門。業(yè)務員應負責確認客戶訂單的詳細信息，包括款式、尺寸、面輔料的供應情況、包裝方法、交貨時間等信息的確認?？凸┟孑o料則要做客供計劃，要提醒客戶按計劃供貨。自購面輔料則根據技術中心提供的用料單耗數(shù)據，做需貨單，并提交給供銷科安排采購。業(yè)務員還要做好面輔料的樣品確認工作。

(6)業(yè)務員還要做好跟單工作，督促技術科、供銷科、生產科、生產車間按計劃完成任務。確保按期交貨。

(7)業(yè)務員在發(fā)運前要盡早做好單證工作，確保報關工作的順利完成。

(8)業(yè)務員還要做好應收款的回款工作，及時收回客戶的欠款。

(9)業(yè)務員要做好客戶服務工作，對打樣下單情況進行統(tǒng)計分析，便于公司采取對策。

服裝企業(yè)質?？疲≦C部）的工作職責！

(1)面料倉庫檢驗員要對采購、印染、客供入庫的面料全檢，填寫驗布報告，把好面料質量關。

(2)輔料倉庫檢驗員要對采購、客供入庫的輔料進行全檢或抽檢，填寫輔料檢驗報告，把好輔料質量關。

(3)各車間的檢驗員要對半成品和成品進行檢驗，首件樣確認、裁剪后的驗片、平縫的抽檢、組檢，以及鎖釘檢驗、整燙檢驗、包裝檢驗。發(fā)貨前要驗貨，填寫驗貨報告。

(4)各車間的檢驗員還要對外發(fā)生產或外發(fā)加工的半成品檢驗。

(5)質?？埔獙γ恳粋€訂單做產品質量統(tǒng)計分析表，統(tǒng)計產品的合格率。

(6)質?？埔獞T徹ISO9002的質量標準，監(jiān)督各部門實施質量保證體系文件。

服裝企業(yè)技術科工作職責！

(1)技術資料管理主要有訂單資料、樣衣、工藝單、樣板、排料圖、產品標準工序等與大貨生產相關的技術資料，其中工藝單、樣板、排料圖的電子文件也要進行管理。樣衣及技術資料的出借歸還要有記錄。

(2)技術科收到業(yè)務部發(fā)過來的打樣通知單和客戶資料后，先進行打樣單登記，根據款式圖、客戶樣衣、客供資料填寫打樣面輔料需貨單（包括可代用的面輔料），如果倉庫中沒有現(xiàn)存的打樣用面輔料，則開樣衣打樣面輔料缺貨單，通知供銷科在限定時間內采購完成。

(3)面輔料準備齊全后，技術科計劃員安排打樣工作計劃，包括制板、裁剪到打樣車間的人員、完成日期進行安排，確保按計劃完成打樣交期。樣衣完成后及時交給業(yè)務員寄給客戶確認。并記錄本次打樣面輔料的實際耗用數(shù)量。

(4)技術科收到業(yè)務部發(fā)過來的大貨生產訂單后，計劃員要制定技術準備計劃，技術準備計劃內容包括

批板樣確認結果、面料單耗完成時間、輔料單耗完成時間、樣板完成時間、工藝完成時間、排料圖完成時間、工序工分表完成時間。由面料計劃員編制大貨計劃用料單、工藝制單員編制輔料購置清單，打板工按確認樣做樣板，并編制樣板制單，由電腦操作員把樣片通過數(shù)字化儀轉換成電腦打板的衣片，要確保所有樣片在電腦中都已有數(shù)據，通過放碼獲取所有尺碼的衣片，并與裁剪車間一起制定套排方案，保證排料結果最省料、裁剪效率最高。排料圖經技術科長審核后，在繪圖儀上輸出嘜架圖交給裁剪車間安排裁剪。

(5)工藝員編制工藝單，工藝單經審核后通知各生產車間的收發(fā)員來簽名后領取。如工藝單要修改，要確保所有的工藝單都修改，對修改過的工藝單要有記錄。

(6)工藝員還要編制款式的工序工分表。工藝員對每道工序的劃分要合理，對每一道各序的工分計算要準確、公平、全面地反映操作工的作業(yè)時間。如因考慮欠周，工分與實際操作工時不符時，應及時予以修正。

(7)打樣使用面輔料的規(guī)則：有客戶提供原輔料的使用客供品，有客戶特殊要求（原輔料制作工藝、花色或材料上）的依據客戶的要求處理，其他的必須優(yōu)先考慮已核銷成本的原輔料，已核銷成本的原輔料不能滿足要求的則可以使用大貨庫存的原輔料。

(8)基于對評價客戶的需要（從樣衣角度）：上ERP后中增加了對客戶打樣的歷史記錄分析。分析某客戶在某段時間內的樣衣制作總成本，下單情況，樣衣技術難度，客戶檔次評價等等。也可以橫向比較不同客戶樣衣制作的差異，從而為業(yè)務員或決策層提供客戶打樣方面的信息

服裝企業(yè)倉庫管理工作職責！

(1)倉庫管理的工作職責是保存物料的儲存工作，及時供應生產所需的原料。對物料進行檢驗、收料、發(fā)料、存儲、入賬、盤點，以及呆廢料的處理等內容。江寧公司的物料倉庫主要指面料倉庫、輔料倉庫、機物料倉庫。

(2)倉庫管理的收料工作在于檢查采購物料的數(shù)量和品質。倉庫員檢驗和清點送來物料的種類和合格品數(shù)量，填寫入庫單，發(fā)生數(shù)量不足和品質不合格時，通知供銷科補足或更換，每種物料存放在固的地方，便于清點和發(fā)料。物料入庫價格先按估價入庫，等發(fā)票來后再紅字沖銷。

(3)倉庫管理的發(fā)料工作主要是為生產提供原輔料和機物料。使用部門填寫領料單后才能從倉庫領取物料。倉管員根據領料單所填數(shù)量分發(fā)物料。物料的出庫價格按照入庫價格的移動加權平均計算得出。

(4)倉管員要定期做好盤點工作。計算倉庫內現(xiàn)有的物料種類與數(shù)量，掌握和明了庫存的實際情況，作為采購或進貨的參考。物料經盤點后，若發(fā)生實際庫存數(shù)量與賬面結存數(shù)量不符，除追查差異的原因外，還要編制盤點損溢單，經審批后調整賬面數(shù)字，使之與實際數(shù)字相符。

(5)倉管員要做好物料出入庫的日報和月結存表，以供相關部門使用。

服裝企業(yè)生產科工作職責！

(1)生產科的工作職責是安排生產計劃、進行生產調度、外發(fā)生產或加的安排等工作，確保在在訂單交期內保質、保量、高效地完成生產任務。

(2)生產科的生產計劃員要合理安排生產任務，確保所有訂單按期、保質、保量地完成生產任務。生產計劃要明確各車間的生產開始時間和完成時間，如因客觀原因造成計劃不能如期完成時，要及時調度，及時調整各訂單的生產計劃。

(3)車間生產計劃由生產科的計劃員和車間主任共同完成，生產計劃員要每天關注各車間的生產進度和交接情況，生產中做好進度控制并及時進行動態(tài)調整。保證所有生產任務有序、按期完成。

(4)生產計劃員要根據供銷科的采購計劃和面輔料的實際到情況以及技術準備計劃來編制生產計劃。防止停工待料的情況發(fā)生。

(5)生產科還要做好成品入庫、成品出庫和發(fā)運工作。

(6)生產科要全面負責各生產車間的計件考核的貫徹和落實工作。

服裝企業(yè)生產車間工作職責！

(1)裁剪車間的工作職責是根據生產科下達的生產通知單和生產計劃，到面料倉庫領取面料，到輔料倉庫領取輔料。將面料、里布和襯料等原料裁剪成服裝所需要的衣片。

(2)裁剪車間主任根據生產通知單制定套排方案，交給技術科的電腦排料員排料，由技術科長審核后在繪圖儀上輸出嘜架圖。

(3)攤料工按照排料長度和工藝所需的層數(shù)把面料一層一層地疊置在裁床上。鋪料長度和層數(shù)要正確，布邊要對齊，布面平整，盡量做到無張力拉布。注意疵點面料的剔除，注意對格對條的要求。鋪料厚度不能超過裁剪設備的最大裁剪高度。

(4)裁剪工負責將面料裁剪成裁片，按照嘜架圖的紙樣線條完成作業(yè)。根據工藝要求和面料性質選擇裁剪設備和裁刀形狀。裁剪時要注意衣片的裁剪精度，要固定好面料。裁片上定位記號要。

(5)捆扎工負責將一疊疊裁好的裁片編號。由于裁片的數(shù)量多，為避免混亂及衣片搭配出錯，在裁剪完畢后分類捆扎打包。

(6)裁剪車間還要登記每天與各平縫車間的交接記錄和換片記錄。

(7)平縫車間根據生產計劃和生產通知單安排生產任務，流水線的編排要充分考慮負荷平衡和流水的效率。流水線的調整要納入生產組長和車間主任的績效考核中。

(8)生產車間要編制生產日報表和款式工序產量記錄，反映每天的生產的數(shù)量和進度。

(9)各生產車間要做好每天的回修記錄和交接記錄，以及外發(fā)加工記錄。

服裝企業(yè)供銷科（采購部）工作職責

(1)供銷科要做好供應商和加工商的建檔和考核工作。供應商和加工商的檔案資料要填寫齊全。業(yè)務人員要定期對供應商和加工商進行質量、價格、貨期、服務等方面的考核。

(2)供銷科的面料采購員根據技術科提供的大貨計劃用料單計算采購數(shù)量，面料采購數(shù)量要加上印染損耗、面料次品損耗、服裝次品損耗的數(shù)量。每一種損耗的百分比分開列出。計劃投料單根據相同面料的款式匯總得到。每張計劃投料單形成一條采購清單明細，采購清單經總經理審批后執(zhí)行采購。由采購清單按供應商的不同編制進貨通知單，進貨通知單一式三份，分別交給供應商、面料倉庫和留底一份。

(3)印染加工業(yè)務人員收到業(yè)務部的面料打樣通知單后，要聯(lián)系印染加工商安排面料打樣，要求印染加工商安照打樣計劃時間內完成。打樣完成后把樣布交給業(yè)務員，由業(yè)務員寄送給客戶確認。

(4)印染加工業(yè)務人員根據面料采購員的計劃投料單編制印染加工通知單通知印染加工商。業(yè)務人員與印染加工商洽談后確定加工價格，編制加工價格審批單交總經理審批執(zhí)行印染加工業(yè)務。砂洗、訂珠、繡花等加工業(yè)務與印染加工類似。

(5)輔料采購員根據技術科提供的輔料購置清單（需貨單）編制采購清單，采購清單經部門經理審批后執(zhí)行采購。由采購清單按供應商的不同編制進貨通知單，進貨通知單一式三份，分別交給供應商、輔料倉庫和留底一份。

(6)供銷科依據機物料倉庫的倉管員編制的要貨清單采購機物料，根據設備科編制的采購申請單采購設備。

(7)采購員要及時了解原輔料市場的變化動態(tài)，常規(guī)面料一個月編制一張詢價表，采購價值在千元以上的物品要貨比三家，以”優(yōu)質、優(yōu)價、優(yōu)服務、準交期”的標準來選擇供應商和加工商。

(8)供銷科根據供應商或加工商的付款申請，按照產品售價、質量、交期（購銷合同規(guī)定內容）確定開票價格，發(fā)票經總經理簽字后到財務科支取。

第三篇：跟單業(yè)務員工作流程

跟單業(yè)務員工作流程

轉載自 Grade'亮轉載于2009年05月16日 11:45 閱讀(20)評論(0)分類： 個人日記舉報

一、跟單員的定義：（什么是跟單員？）Documentary Handler 跟單員是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責的人，都是跟單員。

二。跟單員的工作界定： 跟單員廣泛存在于訂單型生產企業(yè)和進出口外貿企業(yè)中，跟單員的工作性質與特點隨企業(yè)的規(guī)模與性質而有所區(qū)別，但跟單員總的來說是作為業(yè)務跟單與生產跟單而存在的。

1． 業(yè)務跟單：對客戶進行跟進。尤其是已對本公司的產品已有了興趣，有購買意向的人進行跟進。以締結業(yè)務，簽定合同為目標的一系列活動。對外叫業(yè)務員or 業(yè)務助理。

2． 生產跟單：對已接來的訂單進行生產按排。對生產進度進行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對內叫：業(yè)務經理or生產主管or總經理助理。不管是外貿公司的跟單員，還是工廠企業(yè)里的跟單員，他們基本職責都是由“業(yè)務跟單”和“生產跟單”兩部分構成。

跟單員是協(xié)調員：跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度，貨物報關，裝運等。

因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內勤員，又是生產計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務部門向生產制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

五。跟單員的主導意識： 什么是主導意識？就是全局觀念 你要對所處的環(huán)境，擔負的任務及產生的結果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導意識就會很強。舉例：足球隊，每個隊員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個很差的球隊。這就要有全局觀念：要不失球，要進攻，要戰(zhàn)勝對方，要進球。作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒事了，你們如何生產？何時完成？出來的產品怎樣？與我無關，那就不能做好跟單員工作。你就沒有主導意識。有責：全局意識，責任感，對一切負起責任。有方：有辦法，有主意，遇到問題有解決的能力 有效：有效率，有結果。目標要達到：所有工作以最終結果，最終目標作為我們的指導思想。最終失敗了，就沒什么好說的?？傊?，主導意識的你心中要裝著大目標，要有全局觀念，每個人的工作只是整個工作鏈中的一個部分。而不是以某一個人，一個部門來評定。因此，在你的工作中，你心中要把別人（工作環(huán)節(jié)涉及到的人）看成是自已的部下。（不是說你就是領導，而是要給他們布置任務，明確目標，提供條件。你的目標很明確：就是對最終結果負責。

六。跟單員的素質要求：（跟單員的訓練）跟單員的工作性質與特點決定了其從業(yè)的素質要求：

（1）分析能力。分析出客戶的特點及產品的價格構成，以利于報價。

（2）預測能力。能預測出客戶的需求，企業(yè)的生產能力及物料的供應情況，便于接單，生產及交貨的安排。

（3）表達能力。善于用文字和語言與客戶溝通。

（4）專業(yè)知識。對所跟單的產品要熟悉。了解產品的原材料特點，來源及成分。知道產品的特點，款式，質量。便于和客戶及生產人員的溝通。

（5）與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。

（6）人際關系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關系。通過他們來完成自己想要做的事。

（7）法律知識。了解合同法，票據法，經濟法等與跟單工作有關的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。

（8）談判能力。有口才，有技巧。

（9）管理與推銷能力。對外推銷高手。對內管理行家。

（10）物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關等知識。

七．跟單員的工作內容及知識，技能要求： 跟單員的工作內容主要有：外貿業(yè)務跟單，物料采購跟單，生產過程跟單，貨物運輸跟單及客戶聯(lián)絡跟蹤（客戶接待）。

1.出口貨物跟單；（外貿業(yè)務跟進）了解基本外貿知識：（談判，報價，接單，簽合同 等等）?；A外語及函電往來。.物料采購跟單。（業(yè)務跟進）懂營銷，懂產品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）.生產過程跟單（生產進度跟進）懂生產，懂管理，懂溝通。.貨物運輸跟單（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關知識。

5.客戶聯(lián)絡跟蹤（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識：

八．跟單員工作的重要性： 企業(yè)之生存與發(fā)展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個企業(yè)的主生命線和管理制高點。而作為訂單的跟進者——跟單員的工作跨越了企業(yè)運作的每個環(huán)節(jié)，它是企業(yè)內各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中心區(qū)紐和橋梁，是一個企業(yè)的窗口和門戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證： 跟單員工作部門關聯(lián)圖：（P。4）跟單員：對外：業(yè)務部門（國內，國外貿易部，）客戶（國內，國外客戶，外貿公司，中間商）運輸（海運，空運，汽運，鐵路運輸，集裝箱，快遞公司）政府/金融（海關，銀巷，稅務，商檢，保險）對內：計劃/物料（生產計劃，物料進度，報價）制造部門（生產進度，樣品制造）技術/品管（產品規(guī)格，新品開發(fā)，估價，產品標準）財務/資財（出貨管制，成品倉，準確報價，包裝防護，匯率結算）行政部門（派車，放行，報關，船務）跟單員工作流程關聯(lián)圖：（P。5）客戶——訂單處理中心——訂單——訂單處理中心——生產部門——生產計劃——采購部（庫存查詢）（出貨傳票）——供應商——進料——倉庫——生產轉換——倉庫——出庫

跟單業(yè)務員工作流程

（二）第二講 外貿業(yè)務跟單

本章要點：接單與審單 進出口貨物的基本程序 外貿業(yè)務主要就是進行貨物的進出口交易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和進口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。

貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等。

一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax, Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。

3．接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規(guī)。機器設備，大棕貿易的進出口。還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。

4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。

（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二．審單：即審核合同

1．審單內容： 確認產品名稱，規(guī)格，質量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產品名稱，規(guī)格： 審查時產品代碼是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？ 有很多公司和企業(yè)產品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。

（2）質量： 也稱品質。是貨物的外觀形態(tài)和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

（3）數(shù)量： 應審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加―約‖，可使交貨數(shù)量有適當?shù)臋C動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1． 客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2． 通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）

C&F（Freight or Carriage Paid to…..）運費付至指定目地的交貨

CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格

常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價格換算為其它價： CFR價 = FOB價 + 運費 FOB價 + 運費 CIF價 =-----------------------1運費 CFR價 = CIF價 X（1 – 投保加成 X 保險費率）

（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1． 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說明書）內包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查（1）跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1． 寄目錄，樣本：

2． 準備樣品。（1）工廠現(xiàn)有的款式（2）新款（3）客戶來樣。

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員，我們要做到：

（1）有完整的產品資料，主動進行宣傳。

（2）新品的成本，價格要進行核算。

（3）新品的制作要留有實樣。

（4）客戶的來樣要保存好原樣。

三．形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE 買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明―形式發(fā)票‖字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。產品信息（品名，數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。注意幾點：.單價條款要明確（FOB, CFR, CIF）.交期要明確.付款條件要明確（L/C, T/T）

四．出口貨物跟單的基本程序： 出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時，要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿易往來？開證行的資信？公司審開證人和受益人對否？L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？ 改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先： 出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A． 貨柜選擇：（P。29）根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸

B． 制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C． 跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關人員并確定出貨數(shù)量的準確性。協(xié)助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規(guī)格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。

(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。要在L/C的有效期內

將單據送交銀行。出口單據主要有：匯票，發(fā)票，海關發(fā)票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。

B.結匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔

五．進口貨物跟單的基本程序：

就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。

第四篇：跟單工作職責

跟單工作職責

1.工作時間：9：00—送貨員最后一車送貨回來，把運費對好并付款，操作發(fā)貨，登記好運費、配送費、日常費用的登記。

2.訂貨：日常訂單的訂貨、催貨、付款。

3.批量訂貨：由杰哥或玲姐下批量采購單，跟單把采購單發(fā)給供應商，并打印出來存檔，時常跟蹤采購單的生產、送貨進度、付款進度。

4.審核：各客服發(fā)貨單的審核，只審核客戶的旺旺ID號在后臺是否存在、是否已付款，并存檔一聯(lián)。

5.售后補件：售后登記表先由客戶登記售后的處理情況，跟單及時跟蹤，是否給工廠下補件單，及時跟進、催促。

6.貨款：每月1-5號，與供應商的對賬與結算。

7.費用：登記運費、配送費、日常生活等費用的核對與登記。

8.收貨：倉庫員不在時，臨時到倉庫收貨，收貨時按倉庫存放規(guī)則收貨。

9.盤存：每月最后一天，盤點倉庫的實際庫存并登記、核對。

10.庫存：庫存表的每天登記、更新，及時發(fā)貨貨品的安全庫存不足時，提醒公司及時采購。

11.業(yè)績表：每天及時登記各客服業(yè)績的成本。

12.貨運部資料：資料的及時更新。

13.單據：跟單每天及時向倉庫員收集當天的收貨單，及時登記庫存表，給客服反饋補件情況，收貨單、客服的發(fā)貨單，時常整理，分門別類存放整齊。

14.分銷：給兄弟店鋪供貨的，打發(fā)專用格式的發(fā)貨單、審核，每月1-5日與對方對賬并結算貨款。

15.核對：刷銷量表中的ID號與金額，是否與登記表相符。

第五篇：跟單工作職責

跟單工作職責

一、與客戶溝通

1.郵件溝通

回復客戶郵件：收到客戶的郵件后確保能在當天內回復，另外，可根據客戶所在地確定回復客戶郵件的時間?；貜驮儍r郵件，先了解清楚客戶所詢價的產品及其詳細要求，告知客戶已收到其詢價內容并且會盡快提供產品單價；回復客戶落訂單的郵件，先了解清楚客戶所訂購的產品及其詳細要求，告知客戶已收到其訂單并且會盡快提供產品最新單價及安排好相關的生產準備工作；回復客戶關于產品性能、訂單情況及其他信息的郵件，能立即回復的第一時間回復，不能立即回復的告知客戶會做相關的了解并盡快作出回復。

回復新求購郵件：收到客戶的郵件后確保能在當天內回復，另外，可根據客戶所在地確定回復客戶郵件的時間。首先應感謝客戶對我們公司的關注及其詢價信息，但不必急于立即報價，先了解清楚客戶所詢價的產品及其詳細要求、銷售市場，或可提供相關的產品信息（圖片、產品配置結構等）供客戶參考選擇，并告訴客戶不同的配置、結構將影響到產品單價的不同，如果他能提供準確的信息將對我們的報價準確性大有幫助。

發(fā)郵件開拓潛在客戶：周期性地給客戶發(fā)送郵件（每1至2周內發(fā)一次），根據客戶所在地以及以往與客戶溝通的記錄確定發(fā)郵件給客戶的時間及內容。郵件內容、信息應是客戶感興趣的，對其有幫助的（可發(fā)送公司最新產品、市場最新信息等），避免發(fā)送沒有意義的垃圾郵件給客戶。

2.傳真溝通

重要文件、合同或不能用郵件、電話清晰表達等內容可使用傳真的方式來和客戶溝通。收到客戶傳真應第一時間了解清楚客戶的意圖，所要表達的內容，并立即作相應的回復，如不能立即回復的也要發(fā)郵件通知客戶已收到其傳真，會盡快作出相應的答復。

由于傳真內容一般較為重要，回復客戶應妥善保管

3.電話溝通

對于比較緊急的事情，需要立即知道答復的，或對于剛開始建立關系的新客戶，又或者對于一些長期沒有回復的目標客戶，可使用電話溝通。打電話給客戶前應先想清楚要了解的內容及通過這趟電話要達到的目的，打電話時要注意用簡潔的語言將自己的意思表達清楚，及時記錄好客戶在電話中的談到的內容，打完電話后要整理好電話記錄。

4.客戶的拜訪

了解清楚客戶拜訪的時間及意圖，想討論的產品范圍，事先準備好與會議相關的資料、文件（曾報過給客戶的報價表及客戶的訂貨合同等）及樣板，定制好會議議程。會議期間做好會議記錄，注意客戶在會議期間的每一個細節(jié)反映，根據客戶的反映及時做好談話內容的變更。會后及時整理會議記錄，并將英文版會議記錄發(fā)給客戶。

二、報價

收到客戶的詢價后，先了解清楚客戶詢購的產品的詳細要求（型號、尺寸、材質、表面、配置、包裝等），再根據這些數(shù)據做詢價單給工廠報價。收到工廠報價后將產品單價交由銷售經理李生統(tǒng)一報價。最后再根據李生報的單價做報價單給客戶。

報價單的內容應包括：產品名稱/圖片，產品描述（材質、表面處理、規(guī)格、結構等），單價，包裝方法，付款方式，運輸方式，有效期等。

將報價單發(fā)出給客戶后要注意追蹤報價情況，咨詢客戶對我們產品單價的看法，是否需要其他信息，有否采購意向等。

三、制作合同

在收到客戶的采購訂單，并且根據訂單內容向客戶提供產品最新單價而客戶又確認單價，決定正式訂購產品時，我們要出一份購銷合同給客戶。

合同內容包括：買賣雙方的資料，合同日期，合同號，產品名稱，產品詳細描述（材質、表面處理、規(guī)格），單價，數(shù)量，總金額，付款方式，包裝要求，運輸條款，交貨日期，我方銀行賬戶資料等。

在買賣雙方簽名蓋章后合同正式成立。

如要收客戶預付款的訂單，在收到客戶預付款后正式安排生產。

四、制作購銷合同或外協(xié)采購清單給工廠

在與客戶簽訂合同后，應盡快確定生產商，并制作購銷合同或協(xié)外采購清單（自廠生產的貨物制作購銷合同，發(fā)外生產的貨物制作外協(xié)采購清單）。

購銷合同包括：采購單位，訂單編號，訂購日期，交貨日期，產品編號，產品詳細規(guī)格、要求，產品材質，產品表面處理，數(shù)量，內銷金額，總金額，質量要求，包裝要求等。另外，隨付應跟一份物料清單，列明每一件零配件、包裝物的規(guī)格，數(shù)量。

協(xié)外采購清單包括：采購單位，訂單編號，訂購日期，交貨日期，產品編號，產品詳細規(guī)格、要求，產品材質，產品表面處理，數(shù)量，質量要求和包裝要求等

五、訂單生產過程中的跟蹤

訂單生產過程中要經常了解貨物的生產進度，特別是臨近交貨期時，要確定貨物是否能如期出貨，如不能如期出貨，應提早通知客戶貨物延遲出貨的原因及確切的出貨時間。

六、貨物出貨安排

貨物完成后，出貨前要發(fā)出貨通知給工廠。

出貨通知內容包括：船嘜，訂單編號，產品名稱，簡單的產品描述，數(shù)量，出貨時間，目的港，國際，運輸方式等內容。

七、出貨后的跟蹤工作

出貨后要與船公司核對提單，并根據出貨內容制作裝箱單、發(fā)票等相關的文件（有時還需制作保險單，CO，F(xiàn)ORM A，PACKING DECLARATION 等）。如要收取余款的訂單，在收到正本提單后將提單的COPY 版發(fā)給客戶，要求客戶支付訂單余款，在確認收到余款后將正本提到及相關的文件寄給客戶。如在出貨前已收齊貨款的，在收到正本提到后可立即安排將提到和其他相關文件寄給客戶。

在出貨后的若干天（估計貨物到達客戶港口后的一周內）應發(fā)郵件咨詢客戶貨物情況，是否對質量滿意，是否有什么地方需要注意或改正的。并準備迎接客戶的下一張訂單。一般在客戶收到貨物一到半個月后咨詢客戶貨物的銷售情況，是否有意向再次訂購。