第一篇：中鐵貨代業(yè)務操作信息系統(tǒng)案例

中鐵貨代業(yè)務操作信息系統(tǒng)案例

2007-04-18 16:39

一、背景介紹

中鐵國際貨運代理有限責任公司（China International Freight Agency Co.Ltd.下稱中鐵貨代CRIFA）是鐵道部中鐵集裝箱運輸中心下屬的、經外經貿部批準、在國家工商行政管理局注冊的國際貨運代理企業(yè)。公司于1996年成立，目前已有17家分公司，2個合資公司，2個辦事處，經營代理網絡遍及全國主要城市及北美地區(qū)，業(yè)務涉及海鐵聯(lián)運，大陸橋運輸、過軌運輸及物流服務等，與多家船公司和貨代公司建立了良好的合作關系。

隨著中鐵貨代業(yè)務量的增大，以前基于手工作業(yè)的弊端表現(xiàn)得越來越明顯。特別是到了2001年，情形更加明顯，首先是箱號的查詢與核對，箱量的統(tǒng)計與報告，應收應付帳款的對帳變得非常繁瑣，有的甚至變得不能為之。另外，每個人掌握的是自己負責的那一塊業(yè)務，業(yè)務信息不能共享，領導為了獲得匯總報表，不得不一遍又一遍地手工計算。還有，這些業(yè)務信息掌握在每個業(yè)務員手中，一旦該業(yè)務員出差或休假就會造成工作的停頓，還帶來了潛在的風險。因此，此種局面不但造成了日常工作的重復勞動及效率低下，更重要的是已經限制了公司的業(yè)務發(fā)展，因此，建立一套中鐵貨代業(yè)務信息系統(tǒng)迫在眉睫。

二、需求分析

中鐵貨代的主要業(yè)務有：

1、過境運輸,包括過境中國至俄羅斯，過境中國至中亞，過境中國至蒙古，過境中國至朝鮮，過境中國至越南等；、過軌（香港）運輸；、國際鐵路聯(lián)運，中國到俄羅斯、中亞，朝鮮的貨物聯(lián)運；、進出口運輸，海鐵聯(lián)運業(yè)務；

5、國內國際物流服務。

三、解決方案與實施

中鐵通過調研得知，目前市場上沒有現(xiàn)成的貨代軟件可供使用，因此決定委托東方網景信息科技公司為中鐵開發(fā)一套業(yè)務信息系統(tǒng)。

東方網景有一套現(xiàn)成的PowerInfo信息系統(tǒng)，能夠比較好地實現(xiàn)企業(yè)協(xié)同、信息共享，它是完全基于BS的程序架構，能夠方便地擴展到分公司使用。但其缺點是沒有現(xiàn)成的業(yè)務流程。經過研究，決定在Powerinfo的基礎上進行二次開發(fā)，滿足中鐵公司的所有需求。

（一）系統(tǒng)方案

1、系統(tǒng)采用BS的程序架構，即既要滿足何時何地都能辦理業(yè)務的需要，能夠極方便地進行擴展，又能最大限度地減少各個工作站包括各分公司及辦事處的維護費用。

2、實現(xiàn)信息共享、知識管理、商務智能的需要。

3、實現(xiàn)如下主要功能：（1）國聯(lián)部業(yè)務操作，（2）物流部業(yè)務操作，（3）海運部業(yè)務操作，（4）箱管部業(yè)務操作，（5）財務的處理，（6）查詢統(tǒng)計報表.4、按照業(yè)務流程不同的部門、不同的員工授予不同的權限，實現(xiàn)對不同的業(yè)務信息進行瀏覽、修改和審批。

5、電子商務平臺。公司可通過此平臺向客戶提供互聯(lián)網信息服務。

6、實現(xiàn)貨代業(yè)務供應鏈上的協(xié)同。

由于軟件系統(tǒng)完全采用BS結構，大大降低了軟件公司的開發(fā)成本，大部分的工作都可以遠程維護和修改。

（二）實施步驟

為了系統(tǒng)的順利實施，公司成立了由綜合技術發(fā)展部經理牽頭、各部門經理參加的項目小組，公司領導親自抓落實。并且制定了系統(tǒng)分三步走的戰(zhàn)略：

第一步：先開通郵件功能、BBS功能、公司文件管理、員工管理、客戶管理等簡單功能；第二步：業(yè)務操作模塊試運行。

第三步：系統(tǒng)正式上線試運行。

2002年5月份，系統(tǒng)上線試運行。

（三）系統(tǒng)運行取得的效果

該系統(tǒng)基本實現(xiàn)了如下目標：

1、減少重復勞動，提高工作效率；

2、規(guī)范公司業(yè)務操作流程；

3、信息共享，知識管理；

4、增強企業(yè)協(xié)同，增大公司核心競爭力；

5、服務客戶，贏得客戶。

通過運行該系統(tǒng)，公司2002年業(yè)績取得了驚人的發(fā)展，完成箱量34000TEU,運輸收入超億元，分別比上年增長262%和172%。

專家點評

本系統(tǒng)是一個集中式的信息處理模型系統(tǒng)，業(yè)務上可支持中鐵國際貨代公司的國際、國內貨代業(yè)務，國際國內鐵路、海鐵聯(lián)運業(yè)務。管理上可支持員工業(yè)績考核、內部信息互通，外部客戶管理等，其特點是：

1.基礎好。本系統(tǒng)是在原有系統(tǒng)PowerInfo信息系統(tǒng)的基礎上針對貨代業(yè)務開發(fā)集成的，原有系統(tǒng)的網站、員工管理、客戶管理和郵件功能都有成熟的應用基礎，增強了企業(yè)內部的管理和溝通，有力地支持了業(yè)務系統(tǒng)的運行。

2.信息共享程度高。由于各業(yè)務合作伙伴和公司各業(yè)務部門在同一個系統(tǒng)中錄入、處理業(yè)務信息，大量的原始和加工過的信息積淀于數(shù)據庫中，從而解決了信息孤島和信息使用混亂的問題。增加了企業(yè)內部以及企業(yè)與企業(yè)間的協(xié)同性。

3.合適的信息交流窗口。本系統(tǒng)的電子商務平臺既可以收集內部員工的業(yè)務信息，還可以供客戶查詢貨物跟蹤信息及與客戶進行信息交流，提高了信息服務的及時性和質量，實現(xiàn)貨代業(yè)務供應鏈上的協(xié)同。

4.系統(tǒng)采用BS的程序架構，即既要滿足何時何地都能辦理業(yè)務的需要，能夠極方便地進行擴展，又能最大限度地減少各個工作站包括各分公司及辦事處的維護費用。

5.按照業(yè)務流程不同的部門、不同的員工授予不同的權限，實現(xiàn)對不同的業(yè)務信息進行瀏覽、修改和審批。

第二篇：貨代進口業(yè)務操作

貨代進口業(yè)務操作

一、進外貿管理系統(tǒng)

↓在<基礎信息>輸入“貿易伙伴信息”和“商品信息” ↓在<進出口業(yè)務>選擇“進口合同”點“新增”→保存→提交 ↓在<合同審核>中點擊“審核”通過

↓在<開證申請>填寫開證內容

↓在<業(yè)務委托>中“委托貨代”并“發(fā)送指令到貨代公司”

二、進船代管理系統(tǒng)

↓在<航次管理>中“新增”船舶航次，注意此處不能“入港確認”

三、進貨代管理系統(tǒng)

↓在<銷售管理>中修改訂單→提交→審核訂單→審核通過 ↓在<換單管理>中，維護作業(yè)單信息，提交修改內容

四、進船代管理系統(tǒng)

↓在<航次管理>中點“入港確認”→發(fā)送指令到堆場

五、進堆場管理系統(tǒng)

↓在<箱柜管理>中進行“箱柜登記”

↓在<箱位管理>中，分配儲位

↓在<進場批次>中，修改進場批次作業(yè)單→提交

六、進貨代管理系統(tǒng)

↓在<換單管理>中，提交換單信息

↓在<進口報關管理>中，維護報關信息，提交修改內容

↓在<業(yè)務委托>中，進行報關委托，發(fā)送指令到報關行

七、進報關管理系統(tǒng)

↓在<報關銷售管理>中修改訂單→提交→審核訂單→審核通過 ↓在<進口報關作業(yè)管理>中，“換單作業(yè)”修改并提交 ↓在<進口報關作業(yè)管理>中，“報關進口作業(yè)”修改，添加貨物信息 ↓在<進口檢驗檢疫>中，點擊“修改”檢疫信息→確定→提交

八、進貨代管理系統(tǒng)

↓在<進口報關作業(yè)>中，點擊提交報關作業(yè)單

↓在<提貨管理>中，點擊修改作業(yè)單，維護拖車公司信息 ↓在<業(yè)務委托>中，進行提貨委托，并發(fā)送指令到堆場

九、進堆場管理系統(tǒng)

↓在<出場批次>中，修改作業(yè)單→出場提交

十、進貨代管理系統(tǒng)

↓在<提貨管理>中，點擊“提貨作業(yè)單”提交

↓在<進口費用>中，點擊提交

↓在<進口作業(yè)查詢>中，點“已結算”，顯示出作業(yè)單號和作業(yè)狀態(tài)THE END

第三篇：貨代操作流程

首先操作接到客戶的訂艙委托書，然后在把訂艙委托書錄入自己公司的電腦，換成自己公司格式的委托書傳給貨電腦發(fā)給船公司或上級貨代。（也有些小的貨代就直接把接來的委托直接傳給船公司或上級貨代）

船公司接受訂艙后，確認價格和艙位無誤，會給貨代傳調箱單（提箱單）或發(fā)放箱指令。如果訂艙時需要什么單證，也都要提供給船公司，如非危保函，MSDS，化工鑒定，等等。

貨代公司收到調箱單（提箱單）后，如果安排工廠裝箱，則會把調箱單傳給車隊。如果安排碼頭或堆場裝箱，則把調箱單傳給碼頭或堆場。然后裝貨后再找車隊或堆場要箱號。

有了準確的件數(shù)，重量，箱號了，則把客戶提供的報關單據轉到報關行，提前轉也可以。報關單據包括：核銷單，發(fā)票，箱單，合同，報關委托書，通關單，許可證，等等。等報關結束后，由報關行將場站收據交到碼頭。（以后再將海關退回的核銷單返給貨代，再返給客戶。）

有了箱號以后，貨代也要及時把箱號報給船公司。然后再跟客戶確認準確的提單樣本。再將正確的提單樣本發(fā)給船公司，開船后由船公司出具提單。貨代向船公司取回提單，再寄給客戶

大致就這些把 在錦程訂艙的網站看見過 憑記憶轉述給你

第四篇：貨代操作流程

、接單部分

接單工作原則上應該成為日常中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節(jié)，一般要求接單必須快捷、高效，在第一時間內用最短時間確認業(yè)務的可操作性并予以安排。

接單人員一般要求自接到委托書后15分鐘內完成以下三部分基本信息的確認。

（注）對于部分無法短時間內確認的信息，依然必須及時安排并予以跟蹤，如根據客戶和操作需要流轉到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉后跟進處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。

1、審核客戶委托內容和確認客戶服務要求（客服或者接單員）

（1）接單人員必須預先審核客戶的委托內容。

客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：

托運人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運港、目的港/中轉港、貨名、柜型柜量、運價條款與運價、托運人的簽字或蓋章等。

（2）接單人員必須預先確認客戶服務要求。（客服或者接單員）

普通服務要求一般包括是否需要：到/預付訂艙、拖車/內裝、商檢和報關等。

到/預付訂艙確認即對（1）內容的確認；

對于拖車/內裝、商檢和報關的服務要求，必須同時確認貨物和單證備齊時間、服務要求時間等，注明在客戶訂艙單上。

特殊服務要求一般包括是否需要：普通服務外其他的附加服務。

對于特殊服務要求，必須得到部門主管和/或者其他相關職能的核批后才可以接受和安排

2、運價核對、確認（客服或者接單員）

客服人員收到訂艙單后，必須對運價和其他服務費用進行確認。

(1)對來自銷售部的業(yè)務，須與銷售員核對運價和其他服務費用是否正確，并由銷售員在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙。

(注)特殊情況可先口頭與銷售員確認, 待銷售員返回公司再補簽字確認

(2)對于公司業(yè)務，須與市場相關人員或航線主管人員及時確認后再安排訂艙。

3、艙位確認（客服或者接單員）

根據客戶委托，確認反饋符合要求的艙位。

二、訂艙部分

一般要求預定開航日7天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應爭取頭批訂艙，旺季時候根據市場情況適當提前；

一般要求在預定開航日5工作日前完成訂艙，對于該時間限制以內的業(yè)務委托一般要求在接單日內完成訂艙，最遲一個工作日內完成訂艙。

1、新建委托(訂艙操作員)

訂艙操作員必須及時在操作系統(tǒng)內創(chuàng)建業(yè)務編號、新建業(yè)務檔案，輸入業(yè)務有

關數(shù)據。輸入業(yè)務數(shù)據包括但不限于此：業(yè)務各屬性、發(fā)收通信息、服務要求、提單要求、船名航次（如可能）、開航日期、起運港、中轉港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理（如需要）等。

2、訂艙過程（訂艙操作員）

訂艙過程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預配和報關艙單發(fā)送確認、中轉港代碼確認和場站收據制作等，任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成。

訂艙完畢后，應及時將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號或者海單號、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等內容的核對。

3、艙位通知（訂艙操作員）

無論是否需要我司代為提供當?shù)馗黜椃盏臉I(yè)務，訂艙確認單或者配船通知單等都必須第一時間通知客戶，確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準確，以免造成混淆。

如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預配和海關艙單等方面問題。

三、拖車/內裝（調度）

客戶委托的拖車、內裝和/或者報關等要求，必須根據船公司、碼頭、貨物性質和

市場環(huán)境等情況予以預先審核，對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調整并告知理由和風險。

1、拖車安排

(1)得到相關銷售或者客服確認后方能安排

(2)根據船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時間時間；如同客戶具體情況有

沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風險

(3)安排拖車前，根據前期約定的拖車服務時間要求，提前2工作日與客戶再次聯(lián)系確認裝柜時間及地點

(4)同客戶確認時間要求后，在同一工作日及時把信息通知拖車行進行服務要求

預約

(5)向拖車行委托時間，一般最遲必須在提供拖車服務時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點前確認安排（包括拖車行是否已經領取設備交接單、提箱點的確認已經空箱狀況確認）；

對于特種箱業(yè)務，必須同船公司確認空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時間。

(6)安排拖車時，需向拖車行發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等）、裝柜時間、裝柜地點、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費用等

(7)必要情況下，應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠

(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進港

(9)其他注意事項

在船公司的免費用箱期內安排拖柜進場，避免發(fā)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記

對于客戶業(yè)務退關，需要確認是否發(fā)生安排拖車的前期費用。若有發(fā)生預配打單費等，需立即通知客戶，要求其書面確認并登記

2、內裝安排

(1)得到相關銷售或者客服確認后方能安排

（2）根據船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協(xié)商并告知可能的風險

(3)根據前期約定的到貨時間，提前1工作日與客戶再次核實送貨時間和預計到達時間

(4)向倉庫做內裝委托，需向倉庫發(fā)出書面委托。

清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等）、裝柜時間、貨物數(shù)據（包括件數(shù)、毛重、體積）、協(xié)議費用等

(5)向倉庫委托時間，一般最遲必須在預約貨物裝箱時間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點前確認安排（包括倉庫是否已經領取設備交接單、提箱點的確認、空箱狀況確認）

(6)向倉庫委托時，必要情況下應注明提空柜的時間要求

(7)跟蹤到貨物情況

(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進港

四、報關部分（操作員）

(1)得到相關銷售或者客服確認后方能安排

(2)根據船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報關時間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風險

(3)最遲在同客戶約定報關日期的前一工作日，再次同客戶確認報關資料的發(fā)送情況

(4)收到報關資料后的第一時間對報關資料進行預審，有問題立即處理

(5)在約定的報關日期前一工作日下班前，把完整的報關資料送報關行

(6)對于報關資料，要求復印留底；對于重要報關資料如核銷單等，必須在做登

記

(7)跟蹤反饋報關結果

五、文件部分

1、提單確認(文件員)

(1)提單確認件的膳制和發(fā)送

提單確認件的膳制和發(fā)送要及時，一般預定開航日2個工作日前必須發(fā)送

(2)催促提單確認件

一般預定開航日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認件

第五篇：貨代操作工作總結

貨代操作工作總結

（一）自20**年8月份進入公司以來，現(xiàn)已有近3年4個月的時間了，時光荏苒，通過這么長時間的不斷學習，以及領導及同事的幫助和關心，我已經完全融入了泛成這個大家庭中，個人的工作技能也有了明顯的提高與發(fā)揮，但是還有蠻多的不足之處。

自20**年8月份進入公司以來，現(xiàn)已有近3年4個月的時間了，時光荏苒，通過這么長時間的不斷學習，以及領導及同事的幫助和關心，我已經完全融入了泛成這個大家庭中，個人的工作技能也有了明顯的提高與發(fā)揮，但是還有蠻多的不足之處，回顧剛剛過去的2008年，結合自己的工作，主要有以下幾個方面：

1）這一年以來在工作中有得也有失，在單子的處理上，因為有了前兩年多的工作經驗，基本能有條理的完成手上的所有進口單子，遇到客人提出的疑難問題，根據自己的理解和確認，對客戶有個耐心和全面的解答；在遇到復雜的單子，憑以前處理過的經驗，把可能發(fā)生的一些問題考慮在內，并讓客戶配合自己的工作，準備齊全資料，如果自己能完成的盡量不麻煩客人，但是會經客人同意后，才會幫忙更改資料，讓客戶覺得自己比較勤懇，做的比較到位，可以放心的把單子交給我來處理。

2）在維護客戶方面，有些新客戶因為剛把單子放在泛成操作，所以會和以前的貨代有個比較，對于新的代理有個新的考核，我會在速度和服務上面有所把握，除了加強服務上面的意識，還會從單子的進度為客戶考慮，因為進口相對而言，企業(yè)對貨物都會比較急著進公司生產，有時因為一天或者半天的耽擱，而終止生產線，造成一定的損失，所以在速度上面嚴格把關，在預計好的天數(shù)內，再進一步盯緊，做到更好。

3）在行業(yè)知識方面，能夠做到多學習，多了解，多向同事求教。除了熟悉進口流程外，對于出口操作自己在新的一年應該多掌握，有不懂的地方及時主動的去弄明白，遇到一些查驗等突發(fā)事件，自己要冷靜處理，仔細思考，能夠做到了解客人的心態(tài)，抓住客人的心理，根據自己掌握的貨運知識，給客人作出合理的解釋，爭取更多的利潤。對于與工作相關的時事要做到心中有數(shù)。

自我感覺這一年中還是有很多不足之處，遇到自己不能解決的問題還需積極與領導進行溝通交流，也希望領導能夠及時對我工作的不足進行批評指正，使我的工作能夠更加完善。還有對于一些操作上的細節(jié)仍需進一步加深了解與掌握，專業(yè)的技能仍需提高。努力的維護好每個銷售攬進來的所有客戶，力爭做個資深的進口部操作。

總之，在20**新的一年里，我要繼續(xù)腳踏實地，勤勤懇懇，加倍努力的完成自己的進口單子，還要聽從領導的安排，積極主動地工作，我將和公司一起努力進步，去適應公司的發(fā)展，迎接金融危機的挑戰(zhàn)。

貨代操作工作總結

（二）自從**年5月進入公司，學會了很多東西，也適應了很多東西。這對于我來說是一個成長的過程，同時也是一個收獲的過程。

剛進入公司，感覺自己就像是一個毛頭小孩子一樣，對一切未知的事情是那么的好奇，做事情又是那么的謹慎，學著在陌生的環(huán)境里去適應生活，適應工作，希望自己能以最快的速度融入這個集體。

由于剛接觸新的工作，對工作內容和性質還不是很了解，所見每天會按時完成領導安排的事情。剛工作的時候，感覺這份工作是挺乏味的，也挺折磨人的。但是仔細的琢磨一下，其實里面要學習的東西也是很多的，自己對這個工作還不了解，對這個行業(yè)也還了解的很少。所以自己想以最快的速度去接受這個工作，希望能盡快的完成工作并且也做出自己的成績。

開始正式工作的時候，先了解一些貨代方面的單證之類的東西。還要幫著跑單師傅去送一些資料，這個過程是了解貨代操作流程和貨代單證的最佳時機，同時也是去接觸同行，了解同行工作模式的好機會。自己都會小心的完成每一個交待的任務，想讓自己做的最好一些。

接下來之后，會讓我們這些新手去了解一些國際航線，國際港口，以及船公司的相關信息，還有就是國際相關的運費問題。這些知識也都是最基礎的知識，然而也只有將這些最基本的知識都做好了之后，才會對發(fā)展業(yè)務起到良好的作用。所有的同事都在努力的去學習這些有含量的東西。

在然后我們也開始試著聯(lián)系客戶了。開始是公司給我們一些合作過客戶的聯(lián)系方式，我們會在過去打電話開發(fā)成自己的新客戶，并能繼續(xù)合作。我們也會在上找一些公司黃頁，按照上面的聯(lián)系方式過去聯(lián)系客戶，這個過程也是很耐人尋味的，很枯燥，卻也很刺激。經常被拒絕，有的時候甚至還沒開口介紹就背對方掛掉電話了。漸漸地由剛開始打電話還比教緊張變的也開始有技巧了，這就是自己進步的過程。()隨著電話聯(lián)系的多了，客戶的數(shù)量也慢慢的有了起色。然后客戶多了之后，我們又在若干的客戶當中篩選有可能合作下來的客戶，分析客戶，了解客戶的需求，并及時的跟進問過價格的客戶，這些對于我來說都是重點功課，也是必備的事情。希望能通過自己的努力來實現(xiàn)愿望。

工作漸漸地步入正軌，閑下來的時候，自己也會對工作進行思考反思，這樣自己有了新的理解，新的想法，新的態(tài)度。每個人根據不同的客戶，根據自己的狀態(tài)，都有不一樣的收獲。最重要的就是無論做什么事情，都是要通過自己的努力去實現(xiàn)價值，去完成目標的。