第一篇：關(guān)于秘書素養(yǎng)的幾點思考

引言

做好辦公室工作要強(qiáng)化三種意識：

1、角色意識

辦公室是個綜合部門，聯(lián)系上下，溝通左右，同時還是個門面、窗口。辦公室工作的好壞，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作，關(guān)系到整個機(jī)關(guān)的工作。“辦公室工作無小事”。作為辦公室的一員，不管身處何崗位，都要有很強(qiáng)的“角色意識”。

2、服務(wù)意識

辦公室工作就是服務(wù)：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。從事辦公室工作，就得甘于平凡、甘于繁瑣，搞好服務(wù)。辦公室工作“日計有余，歲計不足”，因此必須有一點奉獻(xiàn)精神，要會唱孫悅的《祝你平安》。

3、勤奮意識 曾國藩云：勤則有材而見用，逸則無勞而見棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”：勤動腦、勤動手、勤動腳、勤學(xué)習(xí)。

勤動腦：多觀察，多思考。對工作中的事情反應(yīng)敏捷，要有悟性，善于“感悟”。

勤動手：多收集第一手資料，多寫。勤能補(bǔ)拙。

勤動腳：多跑腿，多搞調(diào)查研究。只有“眼觀六路，耳聽八方”，方能耳聰目明。不深入基層，不搞調(diào)查研究，動口則所云不詳，動筆則言之無物，言之無味，空洞寡淡。

勤學(xué)習(xí)：辦公室工作人員應(yīng)有較好的知識素養(yǎng)，“腹有詩書氣自華”，“圖書館就是美容院”。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，有一雙慧眼，方能清醒做人，成功辦事。為了事業(yè)的成功，為了理想的實現(xiàn)，我們要“所慮時光疾，常懷緊迫情”，少些應(yīng)酬，少些閑聊，少些酒杯牌場，少些無所事事，把自己融入知識的海洋，吸取智慧的瓊漿玉液。

一、秘書人員的素養(yǎng)

秘書是一種特定的社會角色，全美秘書協(xié)會《章程》對秘書人員的要求是：要象心理學(xué)家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學(xué)家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；要有靈活運用各種辦公自動化機(jī)器的能力……

社會對秘書人員有一種期望：能干、善于處事、謙虛友好等。

作為秘書人員，對自己應(yīng)有較高期望。社會心理學(xué)認(rèn)為，對自己期望高的人，相應(yīng)地在某一領(lǐng)域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應(yīng)。

大致說來，秘書人員應(yīng)當(dāng)接受才干、智能、心理、道德4種訓(xùn)練。換言之，一個合格的秘書人員應(yīng)當(dāng)具備必要的才干素養(yǎng)、智能素養(yǎng)、心理素養(yǎng)和職業(yè)道德。

（一）才干素養(yǎng)

做工作要盡可能做得出色，這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些？

1、精明的辦事能力

秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務(wù)的情況和臨機(jī)處事的本領(lǐng)。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經(jīng)驗豐富為基礎(chǔ)。

辦事能力主要體現(xiàn)在：

1）理解和領(lǐng)會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機(jī)智的組合力和精湛的品評力。

2）條理和駕馭能力：善于把繁雜的機(jī)關(guān)事務(wù)處理得井井有條。

3）口頭表達(dá)能力：這是對秘書職業(yè)的特殊要求。會說話，這是一門學(xué)問，而且是事關(guān)辦事成敗的基礎(chǔ)。什么是會說話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達(dá)意準(zhǔn)確，③有點說話的藝術(shù)。前兩條是最基本的，第三條是進(jìn)一步的要求，它包括了感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌等等。

類語言學(xué)認(rèn)為人的口語由兩部分構(gòu)成：聲音要素和功能性發(fā)聲。聲音要素包括音調(diào)、音量、音速和音質(zhì)，功能性發(fā)聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。

提高口頭語言表達(dá)能力還應(yīng)研究體態(tài)語。

4）應(yīng)變能力：世界上的事物總是瞬息萬變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計劃和預(yù)案，常常會與現(xiàn)實不大相符，甚至大相徑庭，有時會突然變化，把原來的計劃和預(yù)案完全打亂。在這種情況下，秘書人員要胸有成竹，臨機(jī)不亂，迅速做出抉擇，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置。

5）交際能力：處理人際關(guān)系是一門學(xué)問?！笆朗露疵鹘詫W(xué)問，人情練達(dá)即文章”。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現(xiàn)在工作協(xié)調(diào)中。尤其要注意處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是工作關(guān)系，秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，關(guān)鍵是出色地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。

還有其他條件?？傊?，辦事能力是個綜合水平的體現(xiàn)。

2、較強(qiáng)的文字表達(dá)能力

自古以來，中國人就視文章為“經(jīng)國之大業(yè)，不朽之盛事”（曹丕《與吳質(zhì)書》）。真正寫好文章，不是小事，而是關(guān)系治國安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達(dá)能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為“秀才”，道理正在于此。

寫作是個痛苦的過程，常給人“難產(chǎn)”的感覺。

秘書人員文字表達(dá)能力的形成和提高，有賴于長期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實踐。有一言應(yīng)記取：文章得失不由天，厚積善識多實踐。

公文寫作應(yīng)達(dá)到的境界是：“信、達(dá)、雅”，準(zhǔn)確、簡明、流暢、有韻味，但不可掉書袋。

3、操作能力

隨著社會現(xiàn)代化程度的提高，秘書人員必須適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，學(xué)會掌握現(xiàn)代化辦公手段。辦公自動化（OA）是時代潮流。

（二）智能素養(yǎng)

才干決定于智能的高低、強(qiáng)弱，智能是才干的基礎(chǔ)。

增強(qiáng)智能，可以從5個方面著手：

1、知識積累。主要包括：馬列主義基本理論、國際政治、國內(nèi)政策、歷史、文化、決策科學(xué)等等。此外，工作經(jīng)驗、社會閱歷也是知識，而且是開發(fā)智力和才干的重要知識。

積累，意味著積少成多，意味著勤奮好學(xué)，絕不是聽其自然，坐待知識進(jìn)門。勤奮好學(xué)是成功的前提。我們黨和國家的很多優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)人，都是勤奮好學(xué)的楷模。毛澤東、周恩來、鄧小平，都曾做過秘書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學(xué)是另一方面。

知識的積累應(yīng)堅持兩點：一是“博而返約”，二是“真積力久”。

2、思維訓(xùn)練

人的智能高低，是由思維能力的開發(fā)程度決定的。若從認(rèn)識論的角度說，人的智慧，則是社會實踐的結(jié)果。因此，加強(qiáng)智能訓(xùn)練，途徑之一，就是積極參加社會實踐活動，加強(qiáng)思維訓(xùn)練。

加強(qiáng)思維訓(xùn)練，從秘書工作角度看，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)語言能力、邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識能力、領(lǐng)會能力等諸種能力的訓(xùn)練。

語言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜，越需要語言加以正確表達(dá)，詞匯越豐富、語言表達(dá)能力越強(qiáng)，表達(dá)思維的能力就越強(qiáng)。一個秘書人員，既不斷同領(lǐng)導(dǎo)人打交道，又不斷同各種普通人員打交道，缺乏思維訓(xùn)練，語言表達(dá)能力低，就會影響智能的發(fā)揮。

邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識能力（包括認(rèn)識論、方法論等）都是思維的基本功，都是思維能力的要素。訓(xùn)練思維能力，就是使人能熟練地運用邏輯思維辨別、認(rèn)識事物的本質(zhì)和現(xiàn)象，能夠“撥開烏云見青山”。

領(lǐng)會能力（包括聽力、反應(yīng)反射能力）也是秘書人員必不可少的智能。上級交代意圖、布置工作要領(lǐng)會，下邊匯報情況、請示工作，也要領(lǐng)會。秘書人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會準(zhǔn)，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。有的人說話簡得無法再簡，幾乎只是“嘣”出幾個單音節(jié)來；有的人則是口若懸河，滔滔不絕，但又說不到點子上。都要靠秘書的特殊領(lǐng)會能力去準(zhǔn)確捕捉對方的思想。

3、臨機(jī)處置智能訓(xùn)練

是指在一切情況下所表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)智靈活的智能。它是以知識、經(jīng)濟(jì)和思維力作后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些，一要靠思維開發(fā)，二要在實際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書人員接到突發(fā)事件信息后，應(yīng)當(dāng)迅速做出反應(yīng)、按順序先弄清事件的性質(zhì)、程度和主要數(shù)據(jù)，發(fā)生地點，報告者情況，然后確定需要解決什么問題，應(yīng)報告誰，通知誰，怎么做，做到靈機(jī)泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。

4、記憶訓(xùn)練

很強(qiáng)的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就是要求秘書人員強(qiáng)記博取，應(yīng)付自如。貪懶是學(xué)不到本領(lǐng)、開發(fā)不出智力的。

5、自省能力

一個人要善于隨時回顧自己的言行，善于總結(jié)自己的成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)，特別要善于發(fā)現(xiàn)自己的過失和不足?？准屹t人曾子說：“吾日三省吾身。”曹操也曾說，“伏自三省。”常常自省的人，容易開發(fā)智能和增長才干。秘書人員從事的是服務(wù)工作，特別要求把事情辦得妥善、得體，這就要不斷反思自己的言行，使智慧和才干在不斷總結(jié)中增長起來。

（三）心理素養(yǎng)

就一般情況說，秘書人員應(yīng)當(dāng)提高樂觀和幽默、自信心、競爭精神這幾種心理素養(yǎng)。

1、多些樂觀和幽默

秘書人員事務(wù)繁重，精神緊張，如履薄水，如走鋼絲。精神不爽朗、不振奮，工作就很難做得有生氣，有時還會影響身體健康。鑒于這種職業(yè)特點，秘書人員應(yīng)當(dāng)具備更多的樂觀和幽默。

樂觀和幽默，不但有益于身心健康，還有益于事業(yè)成功。美國蘭斯登在《有效的經(jīng)驗》一書中說：“跟陰郁的人在一起毫無樂趣可言，跟不能說笑的人為伴更是悲哀之至。樂觀和幽默感可以使公司受益。這不但是對人與人的關(guān)系，而且對心理的健康也是非常重要的?！?/p>

我們工作時一定要嚴(yán)肅、認(rèn)真，但這并不妨礙樂觀和活潑。

樂觀和幽默，不應(yīng)是輕薄，更不應(yīng)是夸夸其談，嘩眾取寵。幽默常表現(xiàn)為一種語言藝術(shù)，但不能傷害別人，尤其是不能傷害交談的對方。一般地說，拿自己開玩笑可能效果更好些。

幽默是一種自信心的表現(xiàn)，反過來又有助于增強(qiáng)自信心。心情緊張、拘謹(jǐn)時是說不出幽默語言的，同樣也很難愉快地辦文、辦事。同時當(dāng)對方拘謹(jǐn)、緊張時，當(dāng)會談場合很嚴(yán)肅時，當(dāng)對滿堂聽眾演講時，你如說兩句笑話，來一兩句幽默的語言，那會使現(xiàn)場氣氛立即輕松下來，會收到事半功倍的效果。

樂觀和幽默不僅是一副身心健康劑，而且是融洽人際關(guān)系、密切交往效果的優(yōu)化劑。如果一個人總是沉默寡言，橫眉怒目，裝腔作勢，那只能使人“敬而遠(yuǎn)之”，厭而煩之。

要樂觀和幽默，就要能容人，就要寬懷大度，遇事冷靜。

2、培植自信心

信心是做好工作的一個重要心理因素。同上同下交往拘謹(jǐn)，特別是同上交往過分拘謹(jǐn)，對于做好工作感到氣餒，對于學(xué)習(xí)感到困難重重，對于個人前途表現(xiàn)出不應(yīng)有的沮喪，常被職稱、待遇等問題纏住，怨氣很盛等等，都是缺乏自信心的表現(xiàn)。自己沒有信心，成效就難以取得。

信心來自對自己、對環(huán)境的清醒分析，而不是盲目自信。既要看到自己的長處，也要看到自己的短處，既要不滿足、不陶醉于長處，也要不忌諱短處。只有正視自己的長處和短處，才能知道應(yīng)該怎么干。同時，也要了解對象，分析對象，擇善而處之。這樣，取得成功的可能性就會大大提高。

3、崇尚競爭，去除嫉妒

“水向低處流，人往高處走?！背藗€別人，誰都想使自己的成就大些，景況好些。于是，人們有意無意地參加到一場社會競爭中去。

競爭是進(jìn)步的動力，是一種積極因素。在現(xiàn)代社會，辦事業(yè)要競爭，取得個人成就也要競爭。

但是，競爭絕不是嫉妒！嫉妒是消極因素，是病態(tài)心理。嫉妒的根子是自私，導(dǎo)源常常是因為自己不如人家，人家在某一方面超過了自己。有妒癖的人，總是不愿承認(rèn)別人的長處和成就，總是“眼紅”人家的所得（包括精神的和物質(zhì)的）。嫉妒的對象往往是熟人、同事、同學(xué)或鄰居。表現(xiàn)形式是，對別人的“冒尖”之處，有的是默不承認(rèn)，絕口不吐一個贊揚之詞，有的是非議、饒舌、貶低，不然，就是“阿Q”再世；進(jìn)一步就是中傷、低毀、散布流言蜚語，揭隱私，上綱上線。

嫉妒心理，既不利于智能發(fā)展，也不為職業(yè)道德所容。正當(dāng)?shù)霓k法是競爭，最可取的態(tài)度，則是向別人學(xué)習(xí)，同別人友好，相互諒解和支持，在互幫互學(xué)中共同進(jìn)步。

（四）職業(yè)道德

職業(yè)道德，就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規(guī)范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。

秘書的職業(yè)道德主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1、埋頭苦干，樂于奉獻(xiàn)

世上三百六十行，行行不一樣。有些是“有名有利”，赫然于世間，顯榮于人前，也有些是默默無聞，卻是社會發(fā)展所不可缺少的。秘書工作屬于后一種。秘書工作是服務(wù)，秘書人員的勞動成果往往通過領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志的工作實績體現(xiàn)出來，不能獨立顯示自身的成績。秘書工作機(jī)密性強(qiáng)，許多工作，秘書只能埋頭去做，不能公開宣揚。秘書工作具體又繁忙，無論是管理文件，組織會議，還是起草公文，常常需要加班加點，夜以繼日，“眼睛一睜，忙到熄燈”，很少出頭露面，留名得利。這就要求秘書人員自覺發(fā)揚為事業(yè)埋頭苦干的獻(xiàn)身精神。鄒韜奮先生說得好，“一個人光溜溜的到這個世界來，最后光溜溜的離開這個世界而去，徹底想起來，名利都是身外物，只有盡一個人的心力使社會的人多得他的工作的裨益，才是人生最愉快的事。”秘書人員應(yīng)當(dāng)以此為座右銘。

為事業(yè)而埋頭苦干的獻(xiàn)身精神從哪里來？來自黨性，來自對事業(yè)的忠誠，來自偉大的社會責(zé)任心。這種原動力，是職業(yè)道德規(guī)范的基礎(chǔ)和保證。

2、嚴(yán)守紀(jì)律，克己奉公

秘書人員必須信守本分，自覺地遵守紀(jì)律。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人拍板決策后，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人交代意圖后，必須按領(lǐng)導(dǎo)人的意圖行動，有政策可循的事，一定要按政策辦事。不可自行其是，越權(quán)行動。同時，按規(guī)矩和職權(quán)辦事，不得偽托領(lǐng)導(dǎo)之意，假冒領(lǐng)導(dǎo)之名辦事，更不能盜用職權(quán)謀私利，營私舞弊。

秘書人員應(yīng)當(dāng)自覺做好保密工作。保密既是紀(jì)律，又應(yīng)是自覺的行為和良好的習(xí)慣。秘書人員知密度很深，既是保密重點對象，又是竊密重點對象。秘書人員的保密守則是：不該看不看，不該聽不聽，不該說不說，不該寫不寫。不在公共場所、私人通信中涉及機(jī)密，不在親屬與朋友面前談?wù)摍C(jī)密。

3、謙虛謹(jǐn)慎，平等待人

秘書人員身居中樞，上接觸領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)成員中周旋協(xié)調(diào)，下接觸各方各界人士和群眾，如何處理好人際關(guān)系是至為重要的一個環(huán)節(jié)。應(yīng)始終做到正直、公允、謙虛、平等。

秘書人員向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要實實在在，不可弄虛作假；評論干部要實事求是，不可挾私褒貶；在領(lǐng)導(dǎo)成員之間協(xié)調(diào)、傳話，不可涉及他們之間的關(guān)系問題，不可左右傾斜，更不允許撥弄是非、挑撥離間；領(lǐng)導(dǎo)人開會、談話時，如果自己在場，除了必要的問話，不可多嘴多舌。這是道德準(zhǔn)則，也是政治紀(jì)律。

秘書人員對下不可蠻橫跋扈，盛氣凌人。狐假虎威。要始終擺正自己的位置，有自知之明。

總起來說，秘書要政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學(xué)習(xí)上刻苦，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)，還要有較高的政治和文化水平。只有這樣，才能做好各項工作。

三、秘書的人際關(guān)系

人際關(guān)系是指人與人之間相互交往與聯(lián)系的關(guān)系。世界上只要有兩個人，就必然產(chǎn)生人際關(guān)系。

人們活在世界上，每天所面臨的，無非是處理兩大關(guān)系：一是人與自然的關(guān)系；二是人與人的關(guān)系。

人的社會性決定了人際交往的必要性。處理好人際關(guān)系，具有十分重要的意義。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗。美國成人教育家戴家·卡耐基在調(diào)查了無數(shù)的明星巨商、軍政要員之后認(rèn)為，一個人事業(yè)上的成功，只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外85%要靠人際關(guān)系和處世技巧。許多研究證明，因為缺乏技能而失業(yè)或無法開展工作的人數(shù)要比缺乏與人相處的能力而失去工作的人少得多。無論從哪方面看，處理好人際關(guān)系都十分重要。所以，我們應(yīng)主動地、積極地培養(yǎng)交際的能力。努力建立良好的人際關(guān)系。

根據(jù)社會心理學(xué)的研究，增進(jìn)人際吸引的因素主要有下列幾種：

1）空間距離因素。人與人之間在空間位置的距離越小，越容易形成彼此間的密切關(guān)系。因為空間上的鄰近不僅為人際交往提供了機(jī)會，而且可以很快滿足自己多方面的愿望，如社交的需要，信息的獲得，生活的關(guān)照等。所謂“遠(yuǎn)親不如近鄰”、“近水樓臺先得月”就是這個道理。最后，鄰近的人是“抬頭不見低頭見”，處好同鄰近人的關(guān)系，對于自己的身心發(fā)展和工作、學(xué)習(xí)的進(jìn)步都有重要的影響。

2）交往頻率因素。空間距離固然是人際交際的客觀條件，但它并不決定人們交往的頻率。有些人“雞犬之聲相聞，老死不相往來?！庇行┤穗m遠(yuǎn)隔萬水千山，仍書信不斷，關(guān)系密切。這說明在一定的時間內(nèi)人們相互接觸的次數(shù)越多，越容易加深相互間的印象和了解，形成共同的經(jīng)歷、共同的體驗和共同的語言，產(chǎn)生親密感。

3）類似性因素。俗話說：“物以類聚，人以群分。”人與人之間假若存在某些類似性（如年齡、性別、籍貫、經(jīng)歷、學(xué)識、職業(yè)、地位、態(tài)度等）因素，就會對相互吸引產(chǎn)生很大的作用。社會心理學(xué)證明：人們喜歡態(tài)度、信息、價值觀和自己一樣的人，最好的朋友大多是和自己志同道合、志趣相同的人。

4）互補(bǔ)性因素。當(dāng)交往雙方的需要和滿足途徑正好成為互補(bǔ)關(guān)系時，就會產(chǎn)生強(qiáng)烈的吸引。在現(xiàn)實生活中，我們常常會看到這樣的現(xiàn)象：喜歡主動支配他人者和期待別人支配自己者在一起能相得益彰；脾氣暴躁的人易和脾氣隨和的人友好相處；活潑健談的人和沉默寡言的人會結(jié)成親密伙伴。這是由于雙方在氣質(zhì)、性格上都有自己的長處和短處，彼此之間可以取長補(bǔ)短，互相滿足對方的需要?？梢哉f，互補(bǔ)吸引是人際吸引的實質(zhì)所在。其他人際吸引因素，最終都是需要的互補(bǔ)。

5）個性品質(zhì)因素?，F(xiàn)實的人際關(guān)系是人們交往過程中所表現(xiàn)出來的個性互動的結(jié)果。優(yōu)良的個性品質(zhì)如真誠、熱情、有能力、大公無私、見義勇為、興趣與愛好廣泛等都會導(dǎo)致人際吸引，有利于建立融洽的人際關(guān)系。

6）儀表因素。愛美之心，人皆有之。美麗的儀表包括端莊的容貌、優(yōu)雅的舉止、翩翩的風(fēng)度、時興的穿戴等等，無疑都會造成同性或異性的吸引。由于“第一印象”的作用，儀表的魅力在初次交往中起著舉足輕重的作用。不過隨著歲月的流逝，儀表因素的吸引力逐漸減弱，轉(zhuǎn)入人的內(nèi)在個性品質(zhì)上。

（一）秘書處理人際關(guān)系的原則

1．平等。人際交往中，平等是建立良好人際關(guān)系的前提。人際交往中著重的是人格平等，即尊重他人的人身權(quán)利、自尊心、感情、不涉及他人隱私權(quán)。人與人之間沒有人身依附關(guān)系，相互之間是獨立的、平等的。

2．誠信。在秘書工作中，誠信有著重要的價值。它實際上是單位或個人的無形資產(chǎn)，誠信是單位或個人忠誠的外在表現(xiàn)，它反映了單位或個人行為的規(guī)律性和穩(wěn)定性。秘書人員在人際交往中“誠而有信”，就能發(fā)揮出自身能力，得到他人或組織的支持、鼓勵，更好地表現(xiàn)自身價值。講信譽，就是要守信，言行一致，說到做到；就是要取信于人，相信別人能夠做好本身所期望的事情；還要自信，給人以信任的力量，使對方相信你能在困難環(huán)境中克服阻力，不負(fù)眾望。

3．寬容。寬容指心胸寬廣、耐力強(qiáng)、不計較個人利益得失。“海納百川，有容乃大?！比穗H交往中，在宏觀方面（政治、法律、民族）不具有矛盾沖突的情況下，即使存在某些交往中的摩擦，也要以博大的胸懷寬容對方，做到謙虛禮讓。社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們相互交往范圍的擴(kuò)大，價值觀念的轉(zhuǎn)變，思想方法的差異，思維方式的不同，更需要組織或個人具有更大的相容度，容天下難容之事，容納各種不同觀點、不同行為方式。寬容原則要求秘書人員嚴(yán)以律己，寬以待人，關(guān)心人，理解人，大事清楚，小事糊涂，原則要堅持，方法要靈活，以德報怨，得理讓人。

4、知人知言。社會中每個人的氣質(zhì)、性格皆不同，交往的動機(jī)、所抱的目的也不同，秘書人員在開展人際交往時，對交往對象必須有較深的了解和把握，掌握主動。應(yīng)知“知其可以言而不與之言，為失人；知其不可言而與之言，為失言?！?/p>

5、禮儀。禮儀是禮節(jié)和儀式。它是道德的一種外在表現(xiàn)方式，在人際關(guān)系調(diào)節(jié)中具有不可忽視的作用。英國哲學(xué)家洛克說過：無論做什么事情，必須具有優(yōu)雅的風(fēng)度和態(tài)度，這樣才能顯得漂亮，得到別人的喜愛。微笑是禮儀的重要組成部分。微笑是很奇妙的東西，它能使生疏變?yōu)橛H密，使隔閡化為融洽，使不順心變?yōu)殚_心。希爾頓飯店的成功之道。

6、慎獨。秘書人員在八小時以內(nèi)和八小時以外，都要遵章守紀(jì)，堅持道德品格操守，防止誤入歧途。老子言：“慎終如始，則無敗事”。怎么樣“慎獨”？一是要慎“浮躁”，淡泊以明志，寧靜而致遠(yuǎn)，戒驕戒躁，慣于自省；二是要慎“交友”，牢記“近朱者赤，近墨者黑”，避免在社交圈里栽跟頭；三是要慎“私欲”。私欲膨脹，利欲熏心，就難免不出問題。秘書人員應(yīng)遠(yuǎn)離一切腐朽的、低級趣味的東西。

（二）秘書交際的藝術(shù)技巧

1．尋找共同語言。交往雙方有共同的話題，共同的語言，共同的體驗和共同的情感，就意味著交往有走向成功的可能，尋找這樣的共同點，就成為交往的關(guān)鍵。由于任何一個人都是一個多元性的集合體，從文化、民族、地域、知識、能力、職業(yè)、年齡、個人經(jīng)歷、思想觀點等，總能找到共同語言的基點，以利交往的進(jìn)行?！熬品曛呵П?，話不投機(jī)半句多”就是這個道理。

2.向?qū)Ψ接邢薅鹊爻ㄩ_自己。以誠相待是人際交往中的基本的道德準(zhǔn)則。交往中，一方要吸引另一方，只有在一定的范圍內(nèi)敞開胸懷，言明所求，喚起理解和同情，取得信任，交往才會成功。虛假遮掩，或表現(xiàn)出極強(qiáng)的自我保護(hù)性，對別人過于防范，都難于使交往成功。在一定條件下，應(yīng)采取“欲取之，則先予之”的方法，合理地實施交往策略技巧，實現(xiàn)交往目的。

3．善解人意，站在對方立場考慮問題?！凹核挥?，勿施于人?！背晒Φ慕煌呖偸巧朴诼犎Ψ降难哉?，善于理解對方的意見和意圖，總是能站在對方的立場上考慮問題，設(shè)身處地為對方著想，考慮對方的需要、利益、興趣、愛好和方便，減少給對方帶來的麻煩。在交往中盡管為此而付出了代價，但給組織或個人帶來的利益將是穩(wěn)定的、長期的。

4．學(xué)會傾聽。耐心地聽別人講話，尊重講話人的情感和態(tài)度，既表示了你的涵養(yǎng)，又體現(xiàn)了你對他的關(guān)心。任何人都需要傾聽對象，當(dāng)人們在生氣、悲傷、憤怒、憂愁或興奮、激動時，都希望有人來和自己交往，希望有人細(xì)聽他們訴說衷腸。秘書人員在和來訪者交談時，要認(rèn)真聽取來訪者的訴說，熱情接待，并根據(jù)情況及時作出處理。

5．真誠地贊賞。每個人都希望獲得別人肯定，并據(jù)以確認(rèn)自己的重要性，因此，內(nèi)心都非?？释说馁澷p。贊美對方的行為，往往會收到意想不到的效果。所以，秘書人員在交往中，不要吝嗇贊美，只要這種贊美是真誠的、健康的、發(fā)自內(nèi)心的。無私的、適當(dāng)?shù)馁澝?，既可以給對方帶來快樂，贏得對方的好感，又能得到對方真誠的理解和熱情的支持與幫助,有利于做好辦公室工作。

6．沉著應(yīng)付。人際交往中，時時會有意想不到的事情出現(xiàn)，這需要秘書人員具有應(yīng)變能力，去應(yīng)付突來的一切。因為交際活動絕對不依其中一方設(shè)計的“程序”走，要在變化中去重新調(diào)整、重新組織，去適應(yīng)變化了的情境，緩和氣氛，扭轉(zhuǎn)形勢，化解矛盾，變被動為主動。要學(xué)會巧妙地避開所談的話題，模糊地對答，靈活地變通，避實就虛，運用幽默等處理意料之外的情況。

第二篇：關(guān)于秘書素養(yǎng)的幾點思考

關(guān)于秘書素養(yǎng)的幾點思考引言做好辦公室工作要強(qiáng)化三種意識：

1、角色意識 辦公室是個綜合部門，聯(lián)系上下，溝通左右，同時還是個門面、窗口。辦公室工作的好壞，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作，關(guān)系到整個機(jī)關(guān)的工作?！稗k公室工作無小事”。作為辦公室的一員，不管身處何崗位，都要有很強(qiáng)的“角色意識”。

2、服務(wù)意識 辦公室工作就是服務(wù)：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。從事辦公室工作，就得甘于平凡、甘于繁瑣，搞好服務(wù)。辦公室工作“日計有余，歲計不足”，因此必須有一點奉獻(xiàn)精神，要會唱孫悅的《祝你平安》。

3、勤奮意識 曾國藩云：勤則有材而見用，逸則無勞而見棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”：勤動腦、勤動手、勤動腳、勤學(xué)習(xí)。勤動腦：多觀察，多思考。對工作中的事情反應(yīng)敏捷，要有悟性，善于“感悟”。勤動手：多收集第一手資料，多寫。勤能補(bǔ)拙。勤動腳：多跑腿，多搞調(diào)查研究。只有“眼觀六路，耳聽八方”，方能耳聰目明。不深入基層，不搞調(diào)查研究，動口則所云不詳，動筆則言之無物，言之無味，空洞寡淡。勤學(xué)習(xí)：辦公室工作人員應(yīng)有較好的知識素養(yǎng)，“腹有詩書氣自華”，“圖書館就是美容院”。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，有一雙慧眼，方能清醒做人，成功辦事。為了事業(yè)的成功，為了理想的實現(xiàn)，我們要“所慮時光疾，常懷緊迫情”，少些應(yīng)酬，少些閑聊，少些酒杯牌場，少些無所事事，把自己融入知識的海洋，吸取智慧的瓊漿玉液。

一、秘書人員的素養(yǎng)秘書是一種特定的社會角色，全美秘書協(xié)會《章程》對秘書人員的要求是：要象心理學(xué)家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學(xué)家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；要有靈活運用各種辦公自動化機(jī)器的能力……社會對秘書人員有一種期望：能干、善于處事、謙虛友好等。作為秘書人員，對自己應(yīng)有較高期望。社會心理學(xué)認(rèn)為，對自己期望高的人，相應(yīng)地在某一領(lǐng)域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應(yīng)。大致說來，秘書人員應(yīng)當(dāng)接受才干、智能、心理、道德4種訓(xùn)練。換言之，一個合格的秘書人員應(yīng)當(dāng)具備必要的才干素養(yǎng)、智能素養(yǎng)、心理素養(yǎng)和職業(yè)道德。

（一）才干素養(yǎng)做工作要盡可能做得出色，這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些？

1、精明的辦事能力秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務(wù)的情況和臨機(jī)處事的本領(lǐng)。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經(jīng)驗豐富為基礎(chǔ)。辦事能力主要體現(xiàn)在：1）理解和領(lǐng)會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機(jī)智的組合力和精湛的品評力。2）條理和駕馭能力：善于把繁雜的機(jī)關(guān)事務(wù)處理得井井有條。3）口頭表達(dá)能力：這是對秘書職業(yè)的特殊要求。會說話，這是一門學(xué)問，而且是事關(guān)辦事成敗的基礎(chǔ)。什么是會說話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達(dá)意準(zhǔn)確，③有點說話的藝術(shù)。前兩條是最基本的，第三條是進(jìn)一步的要求，它包括了感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌等等。類語言學(xué)認(rèn)為人的口語由兩部分構(gòu)成：聲音要素和功能性發(fā)聲。聲音要素包括音調(diào)、音量、音速和音質(zhì)，功能性發(fā)聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。提高口頭語言表達(dá)能力還應(yīng)研究體態(tài)語。4）應(yīng)變能力：世界上的事物總是瞬息萬變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計劃和預(yù)案，常常會與現(xiàn)實不大相符，甚至大相徑庭，有時會突然變化，把原來的計劃和預(yù)案完全打亂。在這種情況下，秘書人員要胸有成竹，臨機(jī)不亂，迅速做出抉擇，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置。5）交際能力：處理人際關(guān)系是一門學(xué)問?！笆朗露疵鹘詫W(xué)問，人情練達(dá)即文章”。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現(xiàn)在工作協(xié)調(diào)中。尤其要注意處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是工作關(guān)系，秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，關(guān)鍵是出色地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。還有其他條件?？傊k事能力是個綜合水平的體現(xiàn)。

2、較強(qiáng)的文字表達(dá)能力自古以來，中國人就視文章為“經(jīng)國之大業(yè)，不朽之盛事”（曹丕《與吳質(zhì)書》）。真正寫好文章，不是小事，而是關(guān)系治國安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達(dá)能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為“秀才”，道理正在于此。寫作是個痛苦的過程，常給人“難產(chǎn)”的感覺。秘書人員文字表達(dá)能力的形成和提高，有賴于長期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實踐。有一言應(yīng)記?。何恼碌檬Р挥商欤穹e善識多實踐。公文寫作應(yīng)達(dá)到的境界是：“信、達(dá)、雅”，準(zhǔn)確、簡明、流暢、有韻味，但不可掉書袋。

3、操作能力隨著社會現(xiàn)代化程度的提高，秘書人員必須適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，學(xué)會掌握現(xiàn)代化辦公手段。辦公自動化（OA）是時代潮流。

（二）智能素養(yǎng)才干決定于智能的高低、強(qiáng)弱，智能是才干的基礎(chǔ)。增強(qiáng)智能，可以從5個方面著手：

1、知識積累。主要包括：馬列主義基本理論、國際政治、國內(nèi)政策、歷史、文化、決策科學(xué)等等。此外，工作經(jīng)驗、社會閱歷也是知識，而且是開發(fā)智力和才干的重要知識。積累，意味著積少成多，意味著勤奮好學(xué)，絕不是聽其自然，坐待知識進(jìn)門。勤奮好學(xué)是成功的前提。我們黨和國家的很多優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)人，都是勤奮好學(xué)的楷模。毛澤東、周恩來、鄧小平，都曾做過秘書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學(xué)是另一方面。知識的積累應(yīng)堅持兩點：一是“博而返約”，二是“真積力久”。

2、思維訓(xùn)練人的智能高低，是由思維能力的開發(fā)程度決定的。若從認(rèn)識論的角度說，人的智慧，則是社會實踐的結(jié)果。因此，加強(qiáng)智能訓(xùn)練，途徑之一，就是積極參加社會實踐活動，加強(qiáng)思維訓(xùn)練。加強(qiáng)思維訓(xùn)練，從秘書工作角度看，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)語言能力、邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識能力、領(lǐng)會能力等諸種能力的訓(xùn)練。語言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜，越需要語言加以正確表達(dá)，詞匯越豐富、語言表達(dá)能力越強(qiáng)，表達(dá)思維的能

來自對事業(yè)的忠誠，來自偉大的社會責(zé)任心。這種原動力，是職業(yè)道德規(guī)范的基礎(chǔ)和保證。

2、嚴(yán)守紀(jì)律，克己奉公秘書人員必須信守本分，自覺地遵守紀(jì)律。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人拍板決策后，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人交代意圖后，必須按領(lǐng)導(dǎo)人的意圖行動，有政策可循的事，一定要按政策辦事。不可自行其是，越權(quán)行動。同時，按規(guī)矩和職權(quán)辦事，不得偽托領(lǐng)導(dǎo)之意，假冒領(lǐng)導(dǎo)之名辦事，更不能盜用職權(quán)謀私利，營私舞弊。秘書人員應(yīng)當(dāng)自覺做好保密工作。保密既是紀(jì)律，又應(yīng)是自覺的行為和良好的習(xí)慣。秘書人員知密度很深，既是保密重點對象，又是竊密重點對象。秘書人員的保密守則是：不該看不看，不該聽不聽，不該說不說，不該寫不寫。不在公共場所、私人通信中涉及機(jī)密，不在親屬與朋友面前談?wù)摍C(jī)密。

3、謙虛謹(jǐn)慎，平等待人秘書人員身居中樞，上接觸領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)成員中周旋協(xié)調(diào)，下接觸各方各界人士和群眾，如何處理好人際關(guān)系是至為重要的一個環(huán)節(jié)。應(yīng)始終做到正直、公允、謙虛、平等。秘書人員向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要實實在在，不可弄虛作假；評論干部要實事求是，不可挾私褒貶；在領(lǐng)導(dǎo)成員之間協(xié)調(diào)、傳話，不可涉及他們之間的關(guān)系問題，不可左右傾斜，更不允許撥弄是非、挑撥離間；領(lǐng)導(dǎo)人開會、談話時，如果自己在場，除了必要的問話，不可多嘴多舌。這是道德準(zhǔn)則，也是政治紀(jì)律。秘書人員對下不可蠻橫跋扈，盛氣凌人。狐假虎威。要始終擺正自己的位置，有自知之明?？偲饋碚f，秘書要政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學(xué)習(xí)上刻苦，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)，還要有較高的政治和文化水平。只有這樣，才能做好各項工作。

三、秘書的人際關(guān)系人際關(guān)系是指人與人之間相互交往與聯(lián)系的關(guān)系。世界上只要有兩個人，就必然產(chǎn)生人際關(guān)系。人們活在世界上，每天所面臨的，無非是處理兩大關(guān)系：一是人與自然的關(guān)系；二是人與人的關(guān)系。人的社會性決定了人際交往的必要性。處理好人際關(guān)系，具有十分重要的意義。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗。美國成人教育家戴家·卡耐基在調(diào)查了無數(shù)的明星巨商、軍政要員之后認(rèn)為，一個人事業(yè)上的成功，只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外85%要靠人際關(guān)系和處世技巧。許多研究證明，因為缺乏技能而失業(yè)或無法開展工作的人數(shù)要比缺乏與人相處的能力而失去工作的人少得多。無論從哪方面看，處理好人際關(guān)系都十分重要。所以，我們應(yīng)主動地、積極地培養(yǎng)交際的能力。努力建立良好的人際關(guān)系。根據(jù)社會心理學(xué)的研究，增進(jìn)人際吸引的因素主要有下列幾種：1）空間距離因素。人與人之間在空間位置的距離越小，越容易形成彼此間的密切關(guān)系。因為空間上的鄰近不僅為人際交往提供了機(jī)會，而且可以很快滿足自己多方面的愿望，如社交的需要，信息的獲得，生活的關(guān)照等。所謂“遠(yuǎn)親不如近鄰”、“近水樓臺先得月”就是這個道理。最后，鄰近的人是“抬頭不見低頭見”，處好同鄰近人的關(guān)系，對于自己的身心發(fā)展和工作、學(xué)習(xí)的進(jìn)步都有重要的影響。2）交往頻率因素?？臻g距離固然是人際交際的客觀條件，但它并不決定人們交往的頻率。有些人“雞犬之聲相聞，老死不相往來。”有些人雖遠(yuǎn)隔萬水千山，仍書信不斷，關(guān)系密切。這說明在一定的時間內(nèi)人們相互接觸的次數(shù)越多，越容易加深相互間的印象和了解，形成共同的經(jīng)歷、共同的體驗和共同的語言，產(chǎn)生親密感。3）類似性因素。俗話說：“物以類聚，人以群分?！比伺c人之間假若存在某些類似性（如年齡、性別、籍貫、經(jīng)歷、學(xué)識、職業(yè)、地位、態(tài)度等）因素，就會對相互吸引產(chǎn)生很大的作用。社會心理學(xué)證明：人們喜歡態(tài)度、信息、價值觀和自己一樣的人，最好的朋友大多是和自己志同道合、志趣相同的人。4）互補(bǔ)性因素。當(dāng)交往雙方的需要和滿足途徑正好成為互補(bǔ)關(guān)系時，就會產(chǎn)生強(qiáng)烈的吸引。在現(xiàn)實生活中，我們常常會看到這樣的現(xiàn)象：喜歡主動支配他人者和期待別人支配自己者在一起能相得益彰；脾氣暴躁的人易和脾氣隨和的人友好相處；活潑健談的人和沉默寡言的人會結(jié)成親密伙伴。這是由于雙方在氣質(zhì)、性格上都有自己的長處和短處，彼此之間可以取長補(bǔ)短，互相滿足對方的需要。可以說，互補(bǔ)吸引是人際吸引的實質(zhì)所在。其他人際吸引因素，最終都是需要的互補(bǔ)。5）個性品質(zhì)因素?，F(xiàn)實的人際關(guān)系是人們交往過程中所表現(xiàn)出來的個性互動的結(jié)果。優(yōu)良的個性品質(zhì)如真誠、熱情、有能力、大公無私、見義勇為、興趣與愛好廣泛等都會導(dǎo)致人際吸引，有利于建立融洽的人際關(guān)系。6）儀表因素。愛美之心，人皆有之。美麗的儀表包括端莊的容貌、優(yōu)雅的舉止、翩翩的風(fēng)度、時興的穿戴等等，無疑都會造成同性或異性的吸引。由于“第一印象”的作用，儀表的魅力在初次交往中起著舉足輕重的作用。不過隨著歲月的流逝，儀表因素的吸引力逐漸減弱，轉(zhuǎn)入人的內(nèi)在個性品質(zhì)上。

（一）秘書處理人際關(guān)系的原則1．平等。人際交往中，平等是建立良好人際關(guān)系的前提。人際交往中著重的是人格平等，即尊重他人的人身權(quán)利、自尊心、感情、不涉及他人隱私權(quán)。人與人之間沒有人身依附關(guān)系，相互之間是獨立的、平等的。2．誠信。在秘書工作中，誠信有著重要的價值。它實際上是單位或個人的無形資產(chǎn)，誠信是單位或個人忠誠的外在表現(xiàn)，它反映了單位或個人行為的規(guī)律性和穩(wěn)定性。秘書人員在人際交往中“誠而有信”，就能發(fā)揮出自身能力，得到他人或組織的支持、鼓勵，更好地表現(xiàn)自身價值。講信譽，就是要守信，言行一致，說到做到；就是要取信于人，相信別人能夠做好本身所期望的事情；還要自信，給人以信任的力量，使對方相信你能在困難環(huán)境中克服阻力，不負(fù)眾望。3．寬容。寬容指心胸寬廣、耐力強(qiáng)、不計較個人利益得失。“海納百川，有容乃大?！比穗H交往中，在宏觀方面（政治、法律、民族）不具有矛盾沖突的情況下，即使存在某些交往中的摩擦，也要以博大的胸懷寬容對方，做到謙虛禮讓。社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們相互交往范圍的擴(kuò)大，價值觀念的轉(zhuǎn)變，思想方法的差異，思維方式的不同，更需要組織或個人具有更大的相容度，容天下難容之事，容納各種不同觀點、不同行為方式。寬容原則要求秘書人員嚴(yán)以律己，寬以待人，關(guān)心人，理解人，大事清楚，小事糊涂，原則要堅持，方法要靈活，以德報怨，得理讓人。

4、知人知言。社會中每個人的氣質(zhì)、性格皆不同，交往的動機(jī)、所抱

第三篇：關(guān)于秘書素養(yǎng)的幾點思考

關(guān)于秘書素養(yǎng)的幾點思考

引言

做好辦公室工作要強(qiáng)化三種意識：

1、角色意識 辦公室是個綜合部門，聯(lián)系上下，溝通左右，同時還是個門面、窗口。辦公室工作的好壞，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作，關(guān)系到整個機(jī)關(guān)的工作。“辦公室工作無小事”。作為辦公室的一員，不管身處何崗位，都要有很強(qiáng)的“角色意識”。

2、服務(wù)意識 辦公室工作就是服務(wù)：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。從事辦公室工作，就得甘于平凡、甘于繁瑣，搞好服務(wù)。辦公室工作“日計有余，歲計不足”，因此必須有一點奉獻(xiàn)精神，要會唱孫悅的《祝你平安》。

3、勤奮意識 曾國藩云：勤則有材而見用，逸則無勞而見棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”：勤動腦、勤動手、勤動腳、勤學(xué)習(xí)。

勤動腦：多觀察，多思考。對工作中的事情反應(yīng)敏捷，要有悟性，善于“感悟”。

勤動手：多收集第一手資料，多寫。勤能補(bǔ)拙。

勤動腳：多跑腿，多搞調(diào)查研究。只有“眼觀六路，耳聽八方”，方能耳聰目明。不深入基層，不搞調(diào)查研究，動口則所云不詳，動筆則言之無物，言之無味，空洞寡淡。

勤學(xué)習(xí)：辦公室工作人員應(yīng)有較好的知識素養(yǎng)，“腹有詩書氣自華”，“圖書館就是美容院”。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，有一雙慧眼，方能清醒做人，成功辦事。為了事業(yè)的成功，為了理想的實現(xiàn)，我們要“所慮時光疾，常懷緊迫情”，少些應(yīng)酬，少些閑聊，少些酒杯牌場，少些無所事事，把自己融入知識的海洋，吸取智慧的瓊漿玉液。

一、秘書人員的素養(yǎng)

秘書是一種特定的社會角色，全美秘書協(xié)會《章程》對秘書人員的要求是：要象心理學(xué)家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學(xué)家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；要有靈活運用各種辦公自動化機(jī)器的能力……

社會對秘書人員有一種期望：能干、善于處事、謙虛友好等。

作為秘書人員，對自己應(yīng)有較高期望。社會心理學(xué)認(rèn)為，對自己期望高的人，相應(yīng)地在某一領(lǐng)域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應(yīng)。

大致說來，秘書人員應(yīng)當(dāng)接受才干、智能、心理、道德4種訓(xùn)練。換言之，一個合格的秘書人員應(yīng)當(dāng)具備必要的才干素養(yǎng)、智能素養(yǎng)、心理素養(yǎng)和職業(yè)道德。

（一）才干素養(yǎng)

做工作要盡可能做得出色，這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些？

1、精明的辦事能力

秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務(wù)的情況和臨機(jī)處事的本領(lǐng)。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經(jīng)驗豐富為基礎(chǔ)。

辦事能力主要體現(xiàn)在：

1）理解和領(lǐng)會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機(jī)智的組合力和精湛的品評力。

2）條理和駕馭能力：善于把繁雜的機(jī)關(guān)事務(wù)處理得井井有條。

3）口頭表達(dá)能力：這是對秘書職業(yè)的特殊要求。會說話，這是一門學(xué)問，而且是事關(guān)辦事成敗的基礎(chǔ)。什么是會說話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達(dá)意準(zhǔn)確，③有點說話的藝術(shù)。前兩條是最基本的，第三條是進(jìn)一步的要求，它包括了感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌等等。

類語言學(xué)認(rèn)為人的口語由兩部分構(gòu)成：聲音要素和功能性發(fā)聲。聲音要素包括音調(diào)、音量、音速和音質(zhì)，功能性發(fā)聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。

提高口頭語言表達(dá)能力還應(yīng)研究體態(tài)語。

4）應(yīng)變能力：世界上的事物總是瞬息萬變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計劃和預(yù)案，常常會與現(xiàn)實不大相符，甚至大相徑庭，有時會突然變化，把原來的計劃和預(yù)案完全打亂。在這種情況下，秘書人員要胸有成竹，臨機(jī)不亂，迅速做出抉擇，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置。

5）交際能力：處理人際關(guān)系是一門學(xué)問?！笆朗露疵鹘詫W(xué)問，人情練達(dá)即文章”。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現(xiàn)在工作協(xié)調(diào)中。尤其要注意處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是工作關(guān)系，秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，關(guān)鍵是出色地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。

還有其他條件。總之，辦事能力是個綜合水平的體現(xiàn)。

2、較強(qiáng)的文字表達(dá)能力

自古以來，中國人就視文章為“經(jīng)國之大業(yè)，不朽之盛事”（曹丕《與吳質(zhì)書》）。真正寫好文章，不是小事，而是關(guān)系治國安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達(dá)能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為“秀才”，道理正在于此。

寫作是個痛苦的過程，常給人“難產(chǎn)”的感覺。

秘書人員文字表達(dá)能力的形成和提高，有賴于長期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實踐。有一言應(yīng)記?。何恼碌檬Р挥商?，厚積善識多實踐。

公文寫作應(yīng)達(dá)到的境界是：“信、達(dá)、雅”，準(zhǔn)確、簡明、流暢、有韻味，但不可掉書袋。

3、操作能力

隨著社會現(xiàn)代化程度的提高，秘書人員必須適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，學(xué)會掌握現(xiàn)代化辦公手段。辦公自動化（oa）是時代潮流。

（二）智能素養(yǎng)

才干決定于智能的高低、強(qiáng)弱，智能是才干的基礎(chǔ)。

增強(qiáng)智能，可以從5個方面著手：

1、知識積累。主要包括：馬列主義基本理論、國際政治、國內(nèi)政策、歷史、文化、決策科學(xué)等等。此外，工作經(jīng)驗、社會閱歷也是知識，而且是開發(fā)智力和才干的重要知識。

積累，意味著積少成多，意味著勤奮好學(xué)，絕不是聽其自然，坐待知識進(jìn)門。勤奮好學(xué)是成功的前提。我們黨和國家的很多優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)人，都是勤奮好學(xué)的楷模。##、周恩來、鄧小平，都曾做過秘書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學(xué)是另一方面。

知識的積累應(yīng)堅持兩點：一是“博而返約”，二是“真積力久”。

2、思維訓(xùn)練

人的智能高低，是由思維能力的開發(fā)程度決定的。若從認(rèn)識論的角度說，人的智慧，則是社會實踐的結(jié)果。因此，加強(qiáng)智能訓(xùn)練，途徑之一，就是積極參加社會實踐活動，加強(qiáng)思維訓(xùn)練。

加強(qiáng)思維訓(xùn)練，從秘書工作角度看，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)語言能力、邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識能力、領(lǐng)會能力等諸種能力的訓(xùn)練。

語言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜，越需要語言加以正確表達(dá)，詞匯越豐富、語言表達(dá)能力越強(qiáng)，表達(dá)思維的能力就越強(qiáng)。一個秘書人員，既不斷同領(lǐng)導(dǎo)人打交道，又不斷同各種普通人員打交道，缺乏思維訓(xùn)練，語言表達(dá)能力低，就會影響智能的發(fā)揮。

邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識能力（包括認(rèn)識論、方法論等）都是思維的基本功，都是思維能力的要素。訓(xùn)練思維能力，就是使人能熟練地運用邏輯思維辨別、認(rèn)識事物的本質(zhì)和現(xiàn)象，能夠“撥開烏云見青山”。

領(lǐng)會能力（包括聽力、反應(yīng)反射能力）也是秘書人員必不可少的智能。上級交代意圖、布置工作要領(lǐng)會，下邊匯報情況、請示工作，也要領(lǐng)會。秘書人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會準(zhǔn)，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。有的人說話簡得無法再簡，幾乎只是“嘣”出幾個單音節(jié)來；有的人則是口若懸河，滔滔不絕，但又說不到點子上。都要靠秘書的特殊領(lǐng)會能力去準(zhǔn)確捕捉對方的思想。

3、臨機(jī)處置智能訓(xùn)練

是指在一切情況下所表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)智靈活的智能。它是以知識、經(jīng)濟(jì)和思維力作后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些，一要靠思維開發(fā)，二要在實際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書人員接到突發(fā)事件信息后，應(yīng)當(dāng)迅速做出反應(yīng)、按順序先弄清事件的性質(zhì)、程度和主要數(shù)據(jù)，發(fā)生地點，報告者情況，然后確定需要解決什么問題，應(yīng)報告誰，通知誰，怎么做，做到靈機(jī)泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。

4、記憶訓(xùn)練

很強(qiáng)的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就是要求秘書人員強(qiáng)記博取，應(yīng)付自如。貪懶是學(xué)不到本領(lǐng)、開發(fā)不出智力的。

5、自省能力

一個人要善于隨時回顧自己的言行，善于總結(jié)自己的成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)，特別要善于發(fā)現(xiàn)自己的過失和不足。孔家賢人曾子說：“吾日三省吾身?！辈懿僖苍f，“伏自三省。”常常自省的人，容易開發(fā)智能和增長才干。秘書人員從事的是服務(wù)工作，特別要求把事情辦得妥善、得體，這就要不斷反思自己的言行，使智慧和才干在不斷總結(jié)中增長起來。

（三）心理素養(yǎng)

就一般情況說，秘書人員應(yīng)當(dāng)提高樂觀和幽默、自信心、競爭精神這幾種心理素養(yǎng)。

1、多些樂觀和幽默

第四篇：關(guān)于秘書素養(yǎng)的幾點思考

關(guān)于秘書素養(yǎng)的幾點思考

引言

做好辦公室工作要強(qiáng)化三種意識：

⒈角色意識辦公室是個綜合部門，聯(lián)系上下，溝通左右，同時還是個門面、窗口。辦公室工作的好壞，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作，關(guān)系到整個機(jī)關(guān)的工作?！稗k公室工作無小事”。作為辦公室的一員，不管身處何崗位，都要有很強(qiáng)的“角色意識”。

⒉服務(wù)意識辦公室工作就是服務(wù)：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。從事辦公室工作，就得甘于平凡、甘于繁瑣，搞好服務(wù)。辦公室工作“日計有余，歲計不足”，因此必須有一點奉獻(xiàn)精神，要會唱孫悅的《祝你平安》。

⒊勤奮意識曾國藩云：勤則有材而見用，逸則無勞而見棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”：勤動腦、勤動手、勤動腳、勤學(xué)習(xí)。

勤動腦：多觀察，多思考。對工作中的事情反應(yīng)敏捷，要有悟性，善于“感悟”。

勤動手：多收集第一手資料，多寫。勤能補(bǔ)拙。

勤動腳：多跑腿，多搞調(diào)查研究。只有“眼觀六路，耳聽八方”，方能耳聰目明。不深入基層，不搞調(diào)查研究，動口則所云不詳，動筆則言之無物，言之無味，空洞寡淡。

勤學(xué)習(xí)：辦公室工作人員應(yīng)有較好的知識素養(yǎng)，“腹有詩書氣自華”“圖書館就是美容院”。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，有一雙慧眼，方能清醒做人，成功辦事。為了事業(yè)的成功，為了理想的實現(xiàn)，我們要“所慮時光疾，常懷緊迫情”，少些應(yīng)酬，少些閑聊，少些酒杯牌場，少些無所事事，把自己融入知識的海洋，吸取智慧的瓊漿玉液。

一、秘書人員的素養(yǎng)

秘書是一種特定的社會角色，全美秘書協(xié)會《章程》對秘書人員的要求是：要象心理學(xué)家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學(xué)家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；要有靈活運用各種辦公自動化機(jī)器的能力??

奮好學(xué)的楷模。毛澤東、周恩來、鄧小平，都曾做過秘書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學(xué)是另一方面。

知識的積累應(yīng)堅持兩點：一是“博而返約”，二是“真積力久”。

⒉思維訓(xùn)練

人的智能高低，是由思維能力的開發(fā)程度決定的。若從認(rèn)識論的角度說，人的智慧，則是社會實踐的結(jié)果。因此，加強(qiáng)智能訓(xùn)練，途徑之一，就是積極參加社會實踐活動，加強(qiáng)思維訓(xùn)練。

加強(qiáng)思維訓(xùn)練，從秘書工作角度看，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)語言能力、邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識能力、領(lǐng)會能力等諸種能力的訓(xùn)練。

語言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜，越需要語言加以正確表達(dá)，詞匯越豐富、語言表達(dá)能力越強(qiáng)，表達(dá)思維的能力就越強(qiáng)。一個秘書人員，既不斷同領(lǐng)導(dǎo)人打交道，又不斷同各種普通人員打交道，缺乏思維訓(xùn)練，語言表達(dá)能力低，就會影響智能的發(fā)揮。

邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識能力（包括認(rèn)識論、方法論等）都是思維的基本功，都是思維能力的要素。訓(xùn)練思維能力，就是使人能熟練地運用邏輯思維辨別、認(rèn)識事物的本質(zhì)和現(xiàn)象，能夠“撥開烏云見青山”。

領(lǐng)會能力（包括聽力、反應(yīng)反射能力）也是秘書人員必不可少的智能。上級交代意圖、布置工作要領(lǐng)會，下邊匯報情況、請示工作，也要領(lǐng)會。秘書人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會準(zhǔn)，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。有的人說話簡得無法再簡，幾乎只是“嘣”出幾個單音節(jié)來；有的人則是口若懸河，滔滔不絕，但又說不到點子上。都要靠秘書的特殊領(lǐng)會能力去準(zhǔn)確捕捉對方的思想。

⒊臨機(jī)處置智能訓(xùn)練

是指在一切情況下所表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)智靈活的智能。它是以知識、經(jīng)濟(jì)和思維力作后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些，一要靠思維開發(fā)，二要在實際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書人員接到突發(fā)事件信息后，應(yīng)當(dāng)迅速做出反應(yīng)、按順序先弄清事件的性質(zhì)、程度和主要數(shù)據(jù)，發(fā)生地點，報告者情況，然后確定需要解決什么問題，應(yīng)報告誰，通知誰，怎么做，做到靈機(jī)泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。

⒋記憶訓(xùn)練

很強(qiáng)的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就是要求秘書人員強(qiáng)記博取，應(yīng)付自如。貪懶是學(xué)不到本領(lǐng)、開發(fā)不出智力的。

⒌自省能力

一個人要善于隨時回顧自己的言行，善于總結(jié)自己的成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)，特別要善于發(fā)現(xiàn)自己的過失和不足?？准屹t人曾子說：“吾日三省吾身?！辈懿僖苍f，“伏自三省?！背３Ｗ允〉娜?，容易開發(fā)智能和增長才干。秘書人員從事的是服務(wù)工作，特別要求把事情辦得妥善、得體，這就要不斷反思自己的言行，使智慧和才干在不斷總結(jié)中增長起來。

（三）心理素養(yǎng)

就一般情況說，秘書人員應(yīng)當(dāng)提高樂觀和幽默、自信心、競爭精神這幾種心理素養(yǎng)。

⒈多些樂觀和幽默

秘書人員事務(wù)繁重，精神緊張，如履薄水，如走鋼絲。精神不爽朗、不振奮，工作就很難做得有生氣，有時還會影響身體健康。鑒于這種職業(yè)特點，秘書人員應(yīng)當(dāng)具備更多的樂觀和幽默。

樂觀和幽默，不但有益于身心健康，還有益于事業(yè)成功。美國蘭斯登在《有效的經(jīng)驗》一書中說：“跟陰郁的人在一起毫無樂趣可言，跟不能說笑的人為伴更是悲哀之至。樂觀和幽默感可以使公司受益。這不但是對人與人的關(guān)系，而且對心理的健康也是非常重要的?！?/p>

我們工作時一定要嚴(yán)肅、認(rèn)真，但這并不妨礙樂觀和活潑。

樂觀和幽默，不應(yīng)是輕薄，更不應(yīng)是夸夸其談，嘩眾取寵。幽默常表現(xiàn)為一種語言藝術(shù)，但不能傷害別人，尤其是不能傷害交談的對方。一般地說，拿自己開玩笑可能效果更好些。

幽默是一種自信心的表現(xiàn)，反過來又有助于增強(qiáng)自信心。心情緊張、拘謹(jǐn)時是說不出幽默語言的，同樣也很難愉快地辦文、辦事。同時當(dāng)對方拘謹(jǐn)、緊張時，當(dāng)會談場合很嚴(yán)肅時，當(dāng)對滿堂聽眾演講時，你如說兩句笑話，來一兩句幽默的語言，那會使現(xiàn)場氣氛立即輕松下來，會收到事半功倍的效果。

樂觀和幽默不僅是一副身心健康劑，而且是融洽人際關(guān)系、密切交往效果的優(yōu)化劑。如果一個人總是沉默寡言，橫眉怒目，裝腔作勢，那只能使人“敬而遠(yuǎn)之”，厭而煩之。

要樂觀和幽默，就要能容人，就要寬懷大度，遇事冷靜。

⒉培植自信心

信心是做好工作的一個重要心理因素。同上同下交往拘謹(jǐn)，特別是同上交往過分拘謹(jǐn)，對于做好工作感到氣餒，對于學(xué)習(xí)感到困難重重，對于個人前途表現(xiàn)出不應(yīng)有的沮喪，常被職稱、待遇等問題纏住，怨氣很盛等等，都是缺乏自信心的表現(xiàn)。自己沒有信心，成效就難以取得。

信心來自對自己、對環(huán)境的清醒分析，而不是盲目自信。既要看到自己的長處，也要看到自己的短處，既要不滿足、不陶醉于長處，也要不忌諱短處。只有正視自己的長處和短處，才能知道應(yīng)該怎么干。同時，也要了解對象，分析對象，擇善而處之。這樣，取得成功的可能性就會大大提高。

⒊崇尚競爭，去除嫉妒

“水向低處流，人往高處走?！背藗€別人，誰都想使自己的成就大些，景況好些。于是，人們有意無意地參加到一場社會競爭中去。

競爭是進(jìn)步的動力，是一種積極因素。在現(xiàn)代社會，辦事業(yè)要競爭，取得個人成就也要競爭。

但是，競爭絕不是嫉妒！嫉妒是消極因素，是病態(tài)心理。嫉妒的根子是自私，導(dǎo)源常常是因為自己不如人家，人家在某一方面超過了自己。有妒癖的人，總是不愿承認(rèn)別人的長處和成就，總是“眼紅”人家的所得（包括精神的和物質(zhì)的）。嫉妒的對象往往是熟人、同事、同學(xué)或鄰居。表現(xiàn)形式是，對別人的“冒尖”之處，有的是默不承認(rèn)，絕口不吐一個贊揚之詞，有的是非議、饒舌、貶低，不然，就是“阿”再世；進(jìn)一步就是中傷、低毀、散布流言蜚語，揭隱私，上綱上線。

嫉妒心理，既不利于智能發(fā)展，也不為職業(yè)道德所容。正當(dāng)?shù)霓k法是競爭，最可取的態(tài)度，則是向別人學(xué)習(xí)，同別人友好，相互諒解和支持，在互幫互學(xué)中共同進(jìn)步。

（四）職業(yè)道德

職業(yè)道德，就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規(guī)范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。

秘書的職業(yè)道德主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

⒈埋頭苦干，樂于奉獻(xiàn)

世上三百六十行，行行不一樣。有些是“有名有利”，赫然于世間，顯榮于人前，也有些是默默無聞，卻是社會發(fā)展所不可缺少的。秘書工作屬于后一種。秘書工作是服務(wù)，秘書人員的勞動成果往往通過領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志的工作實績體現(xiàn)出來，不能獨立顯示自身的成績。秘書工作機(jī)密性強(qiáng)，許多工作，秘書只能埋頭去做，不能公開宣揚。秘書工作具體又繁忙，無論是管理文件，組織會議，還是起草公文，常常需要加班加點，夜以繼日，“眼睛一睜，忙到熄燈”，很少出頭露面，留名得利。這就要求秘書人員自覺發(fā)揚為事業(yè)埋頭苦干的獻(xiàn)身精神。鄒韜奮先生說得好，“一個人光溜溜的到這個世界來，最后光溜溜的離開這個世界而去，徹底想起來，名利都是身外物，只有盡一個人的心力使社會的人多得他的工作的裨益，才是人生最愉快的事。”秘書人員應(yīng)當(dāng)以此為座右銘。

為事業(yè)而埋頭苦干的獻(xiàn)身精神從哪里來？來自黨性，來自對事業(yè)的忠誠，來自偉大的社會責(zé)任心。這種原動力，是職業(yè)道德規(guī)范的基礎(chǔ)和保證。

第五篇：淺論秘書素養(yǎng)

淺論秘書素養(yǎng)

摘要：素養(yǎng)，孕育人才的土壤，素養(yǎng)愈厚，德才智能愈高。素養(yǎng)方面包括秘書人員的綜合素養(yǎng)、法律素養(yǎng)、智能素養(yǎng)、語言素養(yǎng)、人際素養(yǎng)、心理素養(yǎng)等，它們雖然不是最直接的工作能力，卻是一切工作能力有效發(fā)揮的根本保證，可以說是秘書人員的軟實力。

關(guān)鍵詞：素養(yǎng)

秘書人員

工作能力

工作質(zhì)量

素養(yǎng)，孕育人才的土壤，素養(yǎng)愈厚，德才智能愈高。素養(yǎng)方面包括秘書人員的綜合素養(yǎng)、法律素養(yǎng)、智能素養(yǎng)、語言素養(yǎng)、人際素養(yǎng)、心理素養(yǎng)等，它們雖然不是最直接的工作能力，卻是一切工作能力有效發(fā)揮的根本保證，可以說是秘書人員的軟實力。

（一）綜合素養(yǎng)

秘書工作具有多元性、復(fù)合性的特點，作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的輔助管理人員，秘書常常是既要提供智力服務(wù)，又要親自出面操持；既要運籌帷幄，又要捉刀代筆；對內(nèi)是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，對外是單位的臉面喉舌。一個合格的秘書得是“出得廳堂，下得灶房”的角色，應(yīng)是“通才”、“雜家”，也就是說要具有適應(yīng)多方面工作要求的“綜合素養(yǎng)”。

1、準(zhǔn)、細(xì)、實、探——秘書的基本素質(zhì) 秘書具有什么樣的素質(zhì)，對其工作質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響。在實踐中我們體會到，要真正適應(yīng)新形勢，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，廣大秘書人員必須做到準(zhǔn)、細(xì)、實、深。準(zhǔn)就是反映情況、報告信息一定要準(zhǔn)確無誤，實就是觀察問題、分析問題一定要細(xì)致周到，實就是工作態(tài)度、學(xué)習(xí)態(tài)度一定要“實”字當(dāng)頭，深就是參謀、服務(wù)一定要“深”人一等。

2、優(yōu)秀秘書必備的四種素養(yǎng)

如何做一個優(yōu)秀的秘書，怎樣才能在秘書崗位上成才，這是很多青年秘書都在關(guān)心的問題。一個秘書人員要想在平凡的崗位上脫穎而出，需要具備以下四種素養(yǎng)：珍惜參與機(jī)會、善于張揚個性、從不輕言拒絕、勇敢接受挑戰(zhàn)。

3、秘書道德“德仁義禮智信勇嚴(yán)”

中國古代大軍事家孫武，在其著名的《孫子兵法》中，曾用“將者，智、信、仁、勇、嚴(yán)也”的警句，道出了作為將領(lǐng)應(yīng)具備的素質(zhì)，時下用“德仁義禮智信勇嚴(yán)”要求秘書工作人員，道也十分恰當(dāng)中肯。

4、在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作“十要”

在日常工作中，每個人都要同領(lǐng)導(dǎo)打交道。特別是在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的同志，更需要懂得一點與領(lǐng)導(dǎo)相處的藝術(shù)。重點把握以下十個方面：要謹(jǐn)言慎行嚴(yán)律己、要取長補(bǔ)短勤交流、要接受批評不猜疑、要是非面前不搬弄、要維護(hù)形象負(fù)責(zé)任、要正常交流等距離、要勇于實踐挑重?fù)?dān)、要勤于思考善總結(jié)、要思前想后找準(zhǔn)位、要對上對下一個樣。

5、秘書“十忌”

稱職的秘書人員，在工作中必須注意“十忌”：忌說話簡單粗暴、忌講假話、大話、空話、忌架空領(lǐng)導(dǎo)辦私事、忌作風(fēng)漂浮、忌泄露機(jī)密、忌誤傳信息、忌打斷他人講話、忌報喜不報憂、忌無原則的承諾、忌辦事虎頭蛇尾。

（二）法律素養(yǎng)

隨著我國法制社會和市場經(jīng)濟(jì)的日益成熟和完善，任何團(tuán)體和個人的社會行為都要受到法律的約束。秘書的主要服務(wù)機(jī)構(gòu)是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，他們?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、替單位擬寫文書、參與各類公務(wù)活動。這些工作或者關(guān)系國計民生，或者關(guān)系合法經(jīng)營，無不與法律法規(guī)息息相關(guān)。因此，秘書的法律素養(yǎng)是依法行政和守法經(jīng)營的重要保證，也是秘書素養(yǎng)的重點。

1、正確認(rèn)識幾個法律關(guān)系

法律意識是指依法辦事、依法行政、依法律己、依法行使權(quán)利和履行義務(wù)的意識。秘書人員要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，必須依法辦事、依法行政、依法律己，提高法律意識。秘書人員要提高法律意識，必須正確認(rèn)識以下幾個關(guān)系：必須正確認(rèn)識“人治”與“法治”的關(guān)系、政策與法律的關(guān)系、權(quán)利和法律的關(guān)系。

2、秘書要嚴(yán)把保密關(guān) 由于工作崗位的重要性和工作環(huán)境的特殊性，領(lǐng)導(dǎo)秘書接觸秘密多，知道秘密早，了解秘密深，因而保密的責(zé)任也就特別重大。在平常的工作生活中一定得收好自己的口，關(guān)好自己的門，把好報道的度。

（三）智能素養(yǎng)

總體而言，秘書對領(lǐng)導(dǎo)主要是提供智力上的服務(wù)，如溝通情況、協(xié)調(diào)關(guān)系、擬寫公文、處理信息、出謀劃策、輔助管理等等。這些工作要求秘書具有較高的知識與能力素養(yǎng)。知識是對客觀事物及其本質(zhì)規(guī)律的認(rèn)識，能力是運用知識來解決實際問題的本領(lǐng)。前者偏于理論，后者偏于實踐。秘書工作恰恰是在理論和實踐兩方面都具有較高的要求。離開智能素養(yǎng)，秘書將寸步難行。

1、秘書知識結(jié)構(gòu)的合理化

知識結(jié)構(gòu)是指一個人知識體系的構(gòu)成情況與組合方式。文秘人員知識結(jié)構(gòu)的合理化既是有效從事本職工作之必須，也是進(jìn)一步發(fā)展與成才的基礎(chǔ)。

知識結(jié)構(gòu)合理化是在遵循目標(biāo)整體原則、層次原則、動態(tài)原則、個性原則、外貯原則的條件下得以完善的。文秘人才的知識結(jié)構(gòu)是多樣的，成才的途徑是廣闊的。但在建造合理、高效的知識結(jié)構(gòu)時，應(yīng)注意以下幾個問題，即循序漸進(jìn)、系統(tǒng)完善、主輔結(jié)合、不斷更新。

2、現(xiàn)代企業(yè)秘書的幾種能力（1）經(jīng)濟(jì)工作能力：具有較高的政策水平、思想要敏銳、要通曉本企業(yè)情況、善于收集經(jīng)濟(jì)信息、搞好公關(guān)工作。（2）善于協(xié)調(diào)的能力：上下關(guān)系的協(xié)調(diào)、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系協(xié)調(diào)、職能部門之間的協(xié)調(diào)。（3）敢于創(chuàng)新的能力：要有自強(qiáng)不息的進(jìn)取心、梳理敢為人先的競爭觀念、具有改革意識、具有獲取信息的超前意識，即強(qiáng)烈的信息意識、具有換位思維意識、要有一種堅韌不拔的毅力。

一個優(yōu)秀的秘書工作者，除了應(yīng)具備觀察能、協(xié)調(diào)能力、分析綜合能力、寫作能力、獨立工作和管理事務(wù)的能力外，還應(yīng)具備駕馭時間的能力。在現(xiàn)代社會中，隨著管理職能的不斷擴(kuò)大，組織機(jī)構(gòu)的日臻復(fù)雜，信息量的增加和社會的加速發(fā)展，作為管理者有力助手的秘書，能得心應(yīng)手地駕馭管理時間，乃是提高工作效率的一項必不可少的能力。主要是能夠分析自己的時間耗費、有效地計劃和組織、保持自己的工作重點及消除時間浪費的方法。

（四）人際素養(yǎng)

人際素養(yǎng)其實是智能素養(yǎng)的一個方面。由于秘書的特殊地位，這方面的智能素養(yǎng)顯得尤為重要。在單位內(nèi)部，秘書崗位是當(dāng)然的樞紐位置，起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的作用；在單位外部，秘書又被視為單位的形象代表和代言人，起著溝通內(nèi)外的作用。要充分發(fā)揮這兩方面的作用，秘書必須具備協(xié)調(diào)、合作、公關(guān)、禮儀等素養(yǎng)，有建立和維持良好人際關(guān)系的高超智能。

1、重視人際關(guān)系能力的培養(yǎng)

人們常說，最復(fù)雜的是人際關(guān)系，最難學(xué)的是關(guān)系學(xué)，而秘書人員恰恰最需要增強(qiáng)人際交往能力，處理好人際關(guān)系，而這時因為增強(qiáng)人際關(guān)系能力不僅是秘書職業(yè)上的需要，同時處理人際關(guān)系也是一種管理智能。

2、親密有度，情感有節(jié)

秘書與領(lǐng)導(dǎo)在工作中接觸的機(jī)會比較多，除了完成領(lǐng)導(dǎo)大腳板的事項之外，常常還需要照顧好領(lǐng)導(dǎo)的私人生活，如出訪時生活物品的竹內(nèi)，外出時個人生活的照顧等，這樣，秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的感情也隨之加深。但對于這種情感，秘書要處理恰當(dāng)，應(yīng)該做到與領(lǐng)導(dǎo)親密有度，情感有節(jié)。近些年，秘書職業(yè)呈現(xiàn)女性化趨向，女性秘書在與領(lǐng)導(dǎo)相處時更要正確把握好這種關(guān)系，掌握好分寸。

（1）關(guān)系處理不當(dāng)造成的危害：一是從工作上看，易對決策產(chǎn)生私情干擾；二是領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系容易產(chǎn)生錯位；三是有損領(lǐng)導(dǎo)的尊嚴(yán)；四是秘書自身易導(dǎo)致感情的發(fā)展；五是容易引起周圍同事的誤解。

（2）解決辦法：一是工作上盡職盡責(zé)；二是關(guān)系上服從領(lǐng)導(dǎo)；三是感情上尊重領(lǐng)導(dǎo)；四是空間上保持距離；五是利益上公私分明；六是心態(tài)上積極健康；七是人品上明白做人。

3、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的有限合作

秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，實質(zhì)上是一種合作關(guān)系。有些同志有意無意地主張這是一種無限合作，但這應(yīng)該是“有限合作”的模式。顧名思義，有限的合作是指在某一領(lǐng)域、某一方面、某種程度上的合作，而非廣泛的無所不包的全面合作。

4、秘書的角色意識

社會學(xué)的角色概念是指在一定的社會關(guān)系中占某一社會地位或具有某種身份并遵守相應(yīng)行為規(guī)范的一類人物。秘書作為一種社會角色，其獨特的社會地位決定了必須遵循相應(yīng)的行為規(guī)范。實踐證明，秘書人員只有不斷強(qiáng)化角色意識，才能順利完成所承擔(dān)的各項工作，做到游刃有余、得心應(yīng)手。

5、秘書的認(rèn)同意識

為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是秘書工作的核心內(nèi)容，秘書常常需要充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)代言人的角色。因此，秘書人員必須對領(lǐng)導(dǎo)者這一特定的服務(wù)對象，具有自覺的認(rèn)同意識。包括語言習(xí)慣認(rèn)同、角色認(rèn)同、理論水平認(rèn)同。秘書人員的認(rèn)同意識，是基本的工作意識，是每個秘書工作者必須具備的。認(rèn)同意識的培養(yǎng)和運用，應(yīng)該是主動的、積極的，并且是具有創(chuàng)造性的。秘書人員必須積極主動地增強(qiáng)自己的認(rèn)同意識，創(chuàng)造性地工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。

（五）語言素養(yǎng)

語言素養(yǎng)是人際素養(yǎng)的有一個方面，當(dāng)然也是其中最重要的一個方面。建立和維持好的人際關(guān)系，需要懂得合作、識禮儀；但更重要的是長于溝通，尤其是語言上的溝通?，F(xiàn)代秘書既要在撰寫文件材料、領(lǐng)導(dǎo)講話時善于“舞文弄墨”，又要在接聽電話、接待采訪、匯報工作、參與談判時能夠“巧舌如簧”，隨著社會信息化程度的加深，秘書將面臨越來越高的語言素養(yǎng)要求。

1、秘書與語言文字修養(yǎng)

語言文字工作關(guān)系到社會各行各業(yè)，促進(jìn)語言文字的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、對教育、科學(xué)和文化事業(yè)的發(fā)展，加強(qiáng)國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)、文化的交流都有十分重要的意義。因此，全體秘書人員都應(yīng)該努力提高自己的語言文字修養(yǎng)，注意用字用詞規(guī)范。以下幾個問題便值得一個秘書工作者高度重視，即濫用繁體字、寫不規(guī)范的簡化字、隨便寫錯別字、文白混用、隨便使用外來詞語或方言詞語、隨意使用新詞。

2、秘書的語言交際藝術(shù)

交際，又稱交往，是人與人之間相互聯(lián)系的一種行為；語言是人類最重要的交際工具，秘書的語言交際是秘書職業(yè)活動不可缺少的內(nèi)容之一。

（六）心理素養(yǎng)

秘書處于單位的樞紐地位，承擔(dān)著復(fù)雜多元的工作。這些決定了在秘書身上外界的要求和自身的工作都是相當(dāng)沉重的。在大多數(shù)情況下，秘書比本單位的其他職工承受著更多的壓力。而且秘書始終處于領(lǐng)導(dǎo)的輔助地位，做的多半是幕后工作，業(yè)績難以體現(xiàn)。這兩方面的反差，常常另一些秘書心態(tài)失衡。因而加強(qiáng)心理素養(yǎng)，是做好秘書工作的基本保證。

1、性格

氣質(zhì)

能力

個性心理特征在個性結(jié)構(gòu)中是比較穩(wěn)定的構(gòu)成物，主要包括性格、氣質(zhì)、能力。這三個要素是秘書扮演好自己角色的基礎(chǔ)。

2、秘書的意志品質(zhì)

意志就是自覺地確定目的，并根據(jù)目的來支配、調(diào)節(jié)自己的行動，克服各種困難，進(jìn)而實現(xiàn)目的的心理活動。秘書工作在很多情況下是“人自為戰(zhàn)”，上級領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作人員的管理基本上是目標(biāo)管理，主要靠秘書自覺地完成任務(wù)。因此，外界對秘書的強(qiáng)制管理力量相對比其他行業(yè)要弱一些，因而為了達(dá)到預(yù)期的工作目的，對秘書意志力的要求也就要高一點。而一個意志堅強(qiáng)的秘書則應(yīng)該具備以下幾種意志，即自覺性、果斷性、堅持性和自制性。以上，便是我關(guān)于秘書素養(yǎng)做的淺要論述。

參考文獻(xiàn)：

1、呂秀梅，張慶來主編《秘書》，機(jī)械工業(yè)出版社，2011-8-1

2、徐憲江編著《秘書的秘密2》，中國法制出版社，2010-09-11