淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

王文學(xué)

（河北唐山市住房保障管理中心 河北唐山 郵編:063000）

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的加快，經(jīng)濟(jì)信息也隨之迅速增長，事業(yè)單位在國家支持下進(jìn)行檔案管理方面，近些年一直在改革、創(chuàng)新形成了極大變化。文件方面的管理工作繁瑣復(fù)雜并不是異常容易，工作人員要花費(fèi)較大的精力、耐心以及毅力，要對(duì)具備專業(yè)知識(shí)以及技術(shù)性英才對(duì)其分類保管處理。檔案是科學(xué)文明社會(huì)的進(jìn)步、發(fā)展加以真真實(shí)實(shí)記錄，是中國社會(huì)時(shí)代發(fā)展、重要的歷史依據(jù)。隨著現(xiàn)代社會(huì)高速發(fā)展，事業(yè)單位管理工作隨著人員流動(dòng)性加大變得愈加復(fù)雜，但是檔案管理工作人員不足缺失成為組成內(nèi)容。檔案管理工作，能夠高效歸納事業(yè)單位各種人員動(dòng)態(tài)、資源信息，領(lǐng)導(dǎo)迅速?zèng)Q策檔案管理工作發(fā)揮著重要作用，事業(yè)單位良性發(fā)展，但在實(shí)際工作中，還存在著各種各樣的問題，對(duì)檔案管理產(chǎn)生激勵(lì)影響。研究檔案管理，并采用相應(yīng)的對(duì)策予進(jìn)行解決，就顯得非常重要。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析介紹內(nèi)容，希望本篇文章可以給大家?guī)ヒ恍┕芾矸矫娴膯⒌稀?/p>

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；對(duì)策

一、前言

經(jīng)過改革開放的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展的同時(shí)，而我國事業(yè)單位在檔案整理、存放工作當(dāng)中發(fā)展迅速。但是，隨著科學(xué)社會(huì)的持續(xù)進(jìn)步、科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，一些事業(yè)單位仍在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施以及人員配備方面不足存在遺憾，事業(yè)單位一定要對(duì)于檔案管理當(dāng)中存在的問題快速解決顯得十分重要，信息社會(huì)發(fā)展和現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)需求相適應(yīng)、事業(yè)單位在檔案管理能力得到提升是需要得到肯定的。檔案是歷史的記錄、是個(gè)人成長經(jīng)歷的足跡、記錄，更是記錄當(dāng)代社會(huì)發(fā)展歷程的有效方式。在事業(yè)單位中，檔案能夠幫助相關(guān)工作人員及時(shí)查詢需要的信息，各項(xiàng)工作有良好基礎(chǔ)才能盡快展開，有著重要的舉足輕重的作用。盡管經(jīng)過多年發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作日漸完善，但在實(shí)際管理中，事業(yè)單位制度不夠健全缺乏對(duì)檔案管理工作的重視程度、檔案負(fù)責(zé)人員水平不高、管理方法不能很好地適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，存在相對(duì)落后等問題，使得事業(yè)單位檔案管理漏洞存在。積極有效的措施，使檔案管理工作質(zhì)量提高，就成為一件需要現(xiàn)在面對(duì)的事情。

二、事業(yè)單位檔案管理含義、對(duì)象

（一）單位檔案管理含義。所謂檔案管理，指的是檔案室對(duì)于相關(guān)檔案信息進(jìn)行分析整理、歸檔、為相關(guān)工作人員提供利用、查詢的服務(wù)的總稱，內(nèi)容包括檔案收集、檔案編輯、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案歸檔、檔案重要性鑒定、檔案提檔利用等。

（二）單位檔案管理對(duì)象。檔案信息管理是檔案最重要的環(huán)節(jié)，而檔案利用者、持有者是檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象，從事檔案管理，最主要的問題是：檔案紛繁質(zhì)雜、分散、量大的情況與社會(huì)要求檔案管理快速、集中、系統(tǒng)之間的矛盾?？傮w來講，檔案管理能力與社會(huì)日益增長的需求完美契合，從檔案管理從古至今的歷史來看，其發(fā)展歷程、特點(diǎn)大致總結(jié)為：從繁瑣到簡單、從非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、從經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、從系統(tǒng)性的開放程度、從人工管理、計(jì)算器管理云管理等?？偠灾瑱n案管理工作水平和社會(huì)發(fā)展、人類文明發(fā)展相同步，發(fā)揮著非常重要的作用。

三、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）沒有對(duì)檔案管理工作的重視。在歷史的長河中，事業(yè)單位的忽略了對(duì)檔案管理工作的情況是存在的，只是檔案工作就是一些保管文件、抄抄寫寫的事務(wù)性簡單工作，在事業(yè)管理單位中并不是很重要，事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員也沒有足夠的能力去認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，檔案管理意識(shí)、能力薄弱，工作效率低下，認(rèn)為只要檔案信息不出現(xiàn)問題、不丟失單位文件，就算是自己全部的工作，更沒有細(xì)心收集、歸納每個(gè)人的歷史檔案了。導(dǎo)致事業(yè)單位檔案文件雜亂無章、毫無頭緒，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、工作人員在查找、翻閱歷史檔案信息，付出了大量的精力、時(shí)間，導(dǎo)致后續(xù)工作無法展開，給事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來不小的阻礙，致使檔案管理工作處于無序、混亂的狀態(tài)中。從一方面，一些管理人員認(rèn)為檔案存檔工作就是對(duì)檔案整理、歸檔以及保存的事務(wù)性工作，這種工作不能為單位創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)利益、直接績效，其重要任務(wù)性差。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)者沒有對(duì)檔案管理工作給予重視、培養(yǎng)、宣傳，也沒有把檔案管理工作當(dāng)作單位長足發(fā)展的一種關(guān)鍵任務(wù)。在開發(fā)當(dāng)中，只存在形式主義模式，不能設(shè)置完善化的檔案管理計(jì)劃，不能在每個(gè)工作當(dāng)中完成檔案管理。在檔案管理工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，存在被動(dòng)響應(yīng)的問題，對(duì)檔案管理無法做到嚴(yán)格協(xié)調(diào)更是十分重要的現(xiàn)象。

（二）檔案管理人員水平低。檔案管理工作具有復(fù)雜性，需要在崗人員擁有較高的專業(yè)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)、能力。這一階段，事業(yè)單位的檔案管理人員沒有接受更加專業(yè)的培訓(xùn)，缺少為工作負(fù)責(zé)的心，在檔案的收集、歸檔、管理中，沒有體會(huì)工作的內(nèi)涵，致使檔案管理沒有頭緒。更有事業(yè)單位未安排專職管理人員進(jìn)行檔案管理、歸檔的工作，更多的是安排單位內(nèi)的員工兼職，人員工作內(nèi)容多，精力有限，缺少檔案經(jīng)驗(yàn)專業(yè)素養(yǎng)和能力更是無從談起，在工作中沒有整理歸檔，只將將相關(guān)資料檔案放到檔案盒里放起來，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量無法達(dá)到目標(biāo)。一些事業(yè)單位雖然安排專職、專業(yè)員工進(jìn)行檔案管理，由于缺乏重視，在人員選拔時(shí)，考核標(biāo)準(zhǔn)較為松散，人員離職率高居高不下，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍流動(dòng)性大，所制定檔案管理措施無法真正落實(shí)到工作中去，產(chǎn)生負(fù)面影響的因素更大了。事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理人員未進(jìn)行正規(guī)的管理培訓(xùn)都不是非常專業(yè)，在檔案管理工作當(dāng)中按照工作中的業(yè)務(wù)、方法、辦公軟件系統(tǒng)的實(shí)施學(xué)習(xí)。從事檔案管理相關(guān)的專業(yè)人士非常稀缺，其中許多管理人員沒有接受過專業(yè)化檔案知識(shí)以及上崗技能培訓(xùn)。只是通常從其他部門調(diào)動(dòng)過來臨時(shí)加入。管理人員的年齡比較大，缺乏檔案管理專業(yè)性檔案知識(shí)，對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作不夠熟練，不能完全跟上信息化時(shí)代的前進(jìn)的步伐，缺乏必要的責(zé)任心、工作耐心等，并且出錯(cuò)率較高也是不可避免的。我們一定要重視提升檔案管理的專業(yè)化水準(zhǔn)，讓專業(yè)人才才可以保障檔案管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

（三）檔案管理方法比較落后。這一階段，由于事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，沒有貫徹制定的相關(guān)規(guī)定、管理?xiàng)l例要求，檔案管理基礎(chǔ)薄弱，具體管理方法相對(duì)落后，缺乏明確管理標(biāo)準(zhǔn)、具體機(jī)制、工作流程中落實(shí)不到位，導(dǎo)致檔案管理工作不合理、不規(guī)范，組卷不符合當(dāng)前階段的工作需要，與檔案管理工作原則相沖突，造成檔案管理資源浪費(fèi)。隨著信息科技社會(huì)發(fā)展，云計(jì)算管理已成為檔案管理的發(fā)展潮流，但一些事業(yè)單位依舊按照原有傳統(tǒng)整理檔案，由于思維局限性，無大局觀，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理效率非常低。部分事業(yè)單位甚至沒有進(jìn)行檔案鑒定工作，讓員工自主決定檔案的歸檔和存放，致使嚴(yán)重的安全隱患問題存在。

（四）檔案管理設(shè)備老化。隨著新時(shí)代的來臨，信息化科技廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位，為各行各業(yè)的工作提高了工作效率，檔案管理工作中也是必不可少的。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式，電子技術(shù)有效避免檔案磨損、缺漏、丟失的情況發(fā)生，為事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人資料查閱提供更方便、更快捷。在實(shí)際工作中，一些事業(yè)單位沒有及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，依舊采用紙質(zhì)管理模式，或是沒有更新電子硬件設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理工作的無法正常開展。當(dāng)前社會(huì)，我們已經(jīng)大跨步的進(jìn)入了信息化、現(xiàn)代管理的時(shí)代。在現(xiàn)代化管理當(dāng)中，信息化檔案管理顯得非常重要，其直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量、效率。但是，在實(shí)際操作過程當(dāng)中，事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)施還不是那么完善，存在較多明顯的問題，這非常不利于檔案管理工作的有效開展，特別是設(shè)施配套不完善、辦公存檔環(huán)境差、對(duì)檔案管理的效率、本身質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。

四、文件管理的重要程度

大部分事業(yè)單位屬于為社會(huì)公共服務(wù)的主體及重要部分，事業(yè)單位檔案管理是否可以順利與高效地開展工作，為社會(huì)穩(wěn)定、社會(huì)健康發(fā)展的重要因素。檔案管理包含檔案管理、文件管理、人員文件管理。其記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷史人員流動(dòng)的重要記錄，并且參與了領(lǐng)導(dǎo)核心人力資源的具體管理。通過檔案文件創(chuàng)建、分類、歸檔、銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施檔案管理，可以保障事業(yè)單位擁有更多歷史記錄、人力資源記錄，以供后續(xù)在社會(huì)建設(shè)過程當(dāng)中發(fā)揮最大的作用。檔案管理還可以執(zhí)行國家檔案管理系統(tǒng)制度，以確保內(nèi)部文件、事業(yè)單位人員的檔案不被不法人員利用?？偟膩碇v，事業(yè)單位檔案管理以及事業(yè)單位工作的核心內(nèi)容存在內(nèi)在聯(lián)系，可以稱得上息息相關(guān)。檔案管理的科學(xué)化、創(chuàng)新化、現(xiàn)代化，非常利于事業(yè)單位日常任務(wù)的高效完成，利于現(xiàn)代化社會(huì)事業(yè)單位的快速進(jìn)步與時(shí)代同步。在發(fā)展當(dāng)中，可以進(jìn)一步滿足人們的文化需求，利于當(dāng)今社會(huì)檔案管理體系的穩(wěn)定性、健康性可持續(xù)的發(fā)展下去。當(dāng)前情況下，我國公共事業(yè)單位在檔案管理方面可以更好、更快、更加便捷的發(fā)展進(jìn)步。但是，信息以及數(shù)據(jù)時(shí)代的持續(xù)發(fā)展，檔案管理面臨著全新的挑戰(zhàn)。從“微觀與宏觀”等角度審視我國公共事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中存在的一些問題、一些挑戰(zhàn)，其已經(jīng)成為改善檔案管理以及創(chuàng)新檔案管理的最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。

五、事業(yè)單位檔案管理對(duì)策

（一）提升主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

只有使檔案管理的作用發(fā)揮充分，并在工作當(dāng)中獲得穩(wěn)定的成績，第一，需要從檔案管理自身認(rèn)識(shí)出發(fā)，強(qiáng)化管理系統(tǒng)在事業(yè)單位當(dāng)中的重要性，設(shè)置健全化、合理化、準(zhǔn)確化的檔案管理、規(guī)章、制度，并按照管理制度檢查、落實(shí)以及監(jiān)督檔案管理系統(tǒng)的具體實(shí)施、進(jìn)度，及時(shí)匯報(bào)以及解決檔案管理工作當(dāng)中存在的漏洞，把檔案管理工作納入每年的考核當(dāng)中去，讓全體員工對(duì)其重視起來，相關(guān)檔案部門的主要領(lǐng)導(dǎo)人需要合理的分配檔案管理工作，并有效地落實(shí)到每個(gè)管理人員身上，以保障檔案管理的效率。

（二）保障硬件系統(tǒng)的準(zhǔn)確化

在檔案管理過程當(dāng)中，一定要配置合理化的硬件系統(tǒng)，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求以及目的，提高文件歸檔的穩(wěn)定性，保障硬件系統(tǒng)更加嚴(yán)謹(jǐn)，使得文件管理的安全性、可靠性、準(zhǔn)確性。在檔案管理期間，增加必要的資金投資是非常正確的，保障硬件設(shè)備的先進(jìn)性、完整性、準(zhǔn)確性，以高級(jí)技術(shù)滲透到檔案管理系統(tǒng)管理當(dāng)中，創(chuàng)造良好的檔案存儲(chǔ)空間。對(duì)于硬件系統(tǒng)來講，合理的實(shí)施檔案保存是非常必要的，并且充分使用檔案管理系統(tǒng)電子存儲(chǔ)存在的優(yōu)勢，以落實(shí)檔案管理的高效性。與此同時(shí)，在電子文件管理過程中，確保文件的安全性是非常必要的，并按照信息存儲(chǔ)工作的要求增加其具體存儲(chǔ)容量，設(shè)置檔案數(shù)據(jù)備份，并由管理人員隨身進(jìn)行攜帶。

（三）重視檔案管理人員素質(zhì)的他提升

在事業(yè)單位當(dāng)中，實(shí)施檔案管理，一定要確保管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)，這樣才可以在一定程度上使得檔案管理效果更加突出。想要事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)修養(yǎng)得以提升，需要做到這些方面：首先，要通過加強(qiáng)崗前培訓(xùn)、定時(shí)培訓(xùn)以及針對(duì)性的不定時(shí)培訓(xùn)，以使得檔案管理人員的專業(yè)能力以及管理水平得以提高，并保持這種較高的水平，為檔案管理人員提供專業(yè)性的檔案管理知識(shí)、注意事項(xiàng)，檔案管理的綜合性素質(zhì)才能保持提高。除此之外，實(shí)施入職培訓(xùn)以及線上、線下培訓(xùn)是非常必要的，可以有效地解決事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中存在的具體漏洞并進(jìn)行補(bǔ)充，提升檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際效果。其次，要設(shè)置獎(jiǎng)懲機(jī)制，利用獎(jiǎng)懲機(jī)制，確保員工行為的準(zhǔn)確化，促進(jìn)管理人員持續(xù)學(xué)習(xí)管理新知識(shí)，強(qiáng)化專業(yè)新能力，從而提升機(jī)構(gòu)檔案管理人員的整體素質(zhì)，最終保持提高工作水平。

六、結(jié)束語

總之，作為事業(yè)單位的非常重要組成內(nèi)容，檔案管理工作在完善單位信息、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、保存每一名員工的各項(xiàng)資料等多個(gè)方面，發(fā)揮著不可替代重要的作用，關(guān)系到事業(yè)單位的前景。主要領(lǐng)導(dǎo)和管理工作人員要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，采取高效手段，提高檔案管理人員專業(yè)能力、修養(yǎng)，完善相關(guān)硬件設(shè)施，將計(jì)算機(jī)電子技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，建立起現(xiàn)代科學(xué)檔案管理系統(tǒng)，確保事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化，更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。事業(yè)單位希望和時(shí)代發(fā)展保持一致性、同步性，一定要確?？茖W(xué)以及有效的執(zhí)行檔案管理制度。只有充分的解讀檔案管理的內(nèi)容，才能加深對(duì)單位自身的了解程度，并按照事業(yè)單位的前進(jìn)腳步確定未來的發(fā)展道路，才可以獲得更好的發(fā)展前途。

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