第一篇：我國企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及對策研究

我國企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及對策研究

王書平

摘要：人事檔案是國家機構(gòu)和社會組織在人事管理工作中形成的, 記述和反映個人品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、健康狀況, 是歷史地、全面地考察管理員工的重要依據(jù)。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)的不斷建立和完善, 企業(yè)的規(guī)模不斷擴大,員工數(shù)量不斷增加, 傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理在材料構(gòu)成、管理體制、管理的方式方法、提供利用等方面都存在著明顯的不足。因此，我們應(yīng)當(dāng)研究新情況、解決新問題, 不斷加強和改進企業(yè)的人事檔案管理, 已成為當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理部門的一個新課題。人事檔案工作的管理要逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化, 只有這樣才能在新形勢下為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案檔案管理管理體制

一、我國企業(yè)人事檔案管理問題分析

1.檔案管理制度不完善，檔案管理意識不強

在我國，多數(shù)國有企業(yè)把精力和資金主要放在生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品銷售、改善企業(yè)形象上，對檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠，甚至片面地認(rèn)為沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這樣就導(dǎo)致了國有企業(yè)人事檔案管理工作缺乏科學(xué)性，利用率低的現(xiàn)狀，越來越不能滿足現(xiàn)實工作的需要。

2.檔案內(nèi)容陳舊、簡單

人事檔案具有動態(tài)性強的特點，因為當(dāng)事人每時每刻都在譜寫自己的歷史，各方面的情況都在發(fā)生變化，因而決定了人事檔案必須依據(jù)當(dāng)事人的情況變化而不斷增加新內(nèi)容，補充新材料，及時提供反映最近的業(yè)務(wù)工作進展及崗位責(zé)任制執(zhí)行情況，然而目前仍然有不少國有企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的履歷、入黨入團材料、畢業(yè)參加工作材料、任免材料等基本信息，而缺乏反映最近的業(yè)務(wù)工作進展、崗位責(zé)任執(zhí)行情況、目前參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)及最新取得的創(chuàng)造發(fā)明和科研成果等“現(xiàn)在時”材料。已不適應(yīng)新形勢的發(fā)展。在人事管理工作中，只有詳盡的掌握員工情況的“過去時”和“現(xiàn)在時”，才能更加準(zhǔn)確的把握員工的“將來時”，搞好人才預(yù)測，及時發(fā)現(xiàn)人才，選拔人才一，做到人盡其才。

3、管理手段落后

在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息共享的社會中，國有企業(yè)人事檔案的管理手段明顯落后，不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性，導(dǎo)致人力資源的配置以及未來人力資源的供求缺乏有效依據(jù)。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位。有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)成普通郵件寄送，不通過機要交通轉(zhuǎn)遞，容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失人事檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。這些情況不僅不利于個人的工作發(fā)展，也不利于國有企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理觀念上重政治輕業(yè)務(wù)。

4、企業(yè)干部與工人檔案分離

這種管理體系不符合現(xiàn)代企業(yè)對人力資源管理的要求，也不便于人事檔案的管理和利用。除干部檔案管理體系較為健全外，其他類人事檔案不能全面真實地反映各類人員的歷史與現(xiàn)狀。干部檔案的內(nèi)容一般分十大類:履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、反映職務(wù)職稱工資情況的材料和其他材料。由于工作性質(zhì)所決定，其它各類人員的基本情況決不是上述十類所能包含的，不能客觀全面地記錄和反映一個人的全貌，不利于人員的選拔和任用?，F(xiàn)代企業(yè)人事制度改革后，普遍實行全員勞動合同制，形成了不拘一格選拔人才的用人機制和能上能下的干部制度，并統(tǒng)一采用“企業(yè)技能工資制”或“崗位技能工資制”。這些變化使得企業(yè)干部與工人的身份界限日趨淡化，干部與工人的崗位可以互換。而大部分國有企業(yè)的檔案管理制度在新的人事制度前顯得過于陳舊。

5、鑒定審查把關(guān)不嚴(yán)，內(nèi)容失真

真實性是人事檔案的基本要求，是人事檔案能否發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和賴以存在的前提，內(nèi)容失真的材料會誤導(dǎo)人事工作，造成嚴(yán)重的后果。然而一些單位的人事部門在審查材料時，把關(guān)不嚴(yán)，使一些虛假材料順利地進入個人檔案，如個人年齡越填越小，參加工作時間越填越早，學(xué)歷越填越高，給工齡認(rèn)定、退休時間核準(zhǔn)以及工資晉升，甚至勞保福利的發(fā)放等都帶來了許多麻煩。

二、改進企業(yè)人事檔案管理的對策

1、強化各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識

檔案工作中出現(xiàn)的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認(rèn)識人事檔案及其工作的重要性。因此，增強組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，是解決當(dāng)前人事檔案工作中存在的問題，提高工作質(zhì)量和水平的根本途徑。企業(yè)人事部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真貫徹中央的有關(guān)指示和規(guī)定精神，正確認(rèn)識人事檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物諸方面積極支持人事檔案工作。從事人事檔案工作的同志也應(yīng)加強宣傳，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳人事檔案的價值和人事檔案工作的地位與作用，宣傳檔案法規(guī)和有關(guān)人事檔案工作的方針、政策，宣傳本單位在人事檔案工作中取得的成績，反映面臨的困難和問題，以增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)心。

2、及時更新的人事檔案材料

針對人事檔案內(nèi)容陳舊簡單的狀況，有關(guān)部門應(yīng)在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補充能反映當(dāng)事人動態(tài)的檔案材料。具體而言，一是反映個人全面素質(zhì)的檔案材料，如反映當(dāng)事人身體狀況、知識儲備、能力素養(yǎng)和心理素質(zhì)等方面的材料，其中有關(guān)個人心理素質(zhì)和能力素質(zhì)的材料應(yīng)是重點補充的內(nèi)容。在反映心理素質(zhì)的有關(guān)內(nèi)容中，應(yīng)側(cè)重反映當(dāng)事人的性格特性、合作精神、創(chuàng)新意識等;二是反映個人業(yè)務(wù)考核成績方面的檔案材料。

3、增強硬件建設(shè)

計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,勢必帶來檔案管理工作的變革。采用計算機技術(shù)進行檔案管理是檔案工作現(xiàn)代化的前提條件和重要標(biāo)志,它使得傳統(tǒng)的管理模式和操作方式得到了本質(zhì)的改變,體現(xiàn)了管理的科學(xué)化和高效率。使用計算機管理檔案可減輕檔案管理者的勞動強度,提高工作效率。利用計算機管理,信息準(zhǔn)確、可靠、檔案壽命延長。由于人事檔案的工資、職稱、學(xué)歷、崗位等動態(tài)信息是經(jīng)常發(fā)生變化的，尤其是員工的職務(wù)、崗位變動大,人員的招聘、調(diào)動、退休等現(xiàn)象，以及社保、醫(yī)保參保情況等,這些信息可以隨時輸入計算機。使人事檔案數(shù)據(jù)化、信息化。人事檔案材料的歸檔、統(tǒng)計、查閱等項工作實行計算機操作以后,不僅速度快、自動化程度高,而且計算精確、可靠,使用方便。同時還會大

大減少檔案的磨損程度,使其長期保存、延長壽命。增強檔案管理的硬件建設(shè)，利用現(xiàn)代技術(shù)，提高管理現(xiàn)代化水平，是實現(xiàn)檔案管理工作準(zhǔn)確、高效的重要條件。檔案管理工作進入了一個全新的現(xiàn)代化管理階段，這就需要在檔案管理上應(yīng)增強現(xiàn)代化管理意識，加大檔案管理的硬件投入，使檔案工作為人才工作的服務(wù)真正達(dá)到快速、準(zhǔn)確。

4、改進管理制度

應(yīng)建立與現(xiàn)代人事政策制度(如人事代理制、干部能上能下的用人制度、干部轉(zhuǎn)崗分流的人事政策、全員聘任制等)相適應(yīng)的人事檔案管理制度，而不僅僅是單一的干部檔案管理制度。淡化干部、工人檔案的區(qū)分，將其統(tǒng)一管理，可以用一個中性名詞，如：員工檔案或職工檔案為取代，所有員工的檔案都應(yīng)根據(jù)企業(yè)及人事制度改革的需要。

5、提高人事檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作人員是人事檔案工作的主體，起主導(dǎo)、支配作用，提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案工作人員面臨著知識化、專業(yè)化的嚴(yán)竣挑戰(zhàn)，加強科學(xué)文化知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，加深人事檔案管理研究、解決問題的對策新知識結(jié)構(gòu)是檔案管理人員的當(dāng)務(wù)之急。此外，還應(yīng)加強業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，以適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜、逐漸現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。

人事檔案工作人員必須更新觀念，改變傳統(tǒng)的被動服務(wù)作用，做到及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度以及當(dāng)前人才流動規(guī)律，了解組織人事部門的現(xiàn)實需要，及時主動提供全面、準(zhǔn)確的人事檔案，為人事管理工作服務(wù)。同時，人事檔案工作人員要有較強的敬業(yè)精神，工作必須不怕麻煩，做到認(rèn)真仔細(xì)，辦事一定要堅持原則，嚴(yán)格遵守人事檔案管理制度，確保人事檔案工作的嚴(yán)肅性。

綜上所述，國有企業(yè)人事檔案管理要發(fā)展與完善，我們應(yīng)該從強化各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識、及時更新補充人事檔案材料、增強硬件建設(shè)、改進管理制度、提高人事檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)入手，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。

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姓名：王書平單位：山西潞安集團慈林山煤業(yè)有限公司 郵編：046605通訊地址：山西省長治市長子縣慈林山煤礦 聯(lián)系電話1：***聯(lián)系電話2：***

第二篇：我國物流企業(yè)信息化發(fā)展現(xiàn)狀及對策研究

現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展的特征之一就是現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展與實際應(yīng)用。剛剛被列為我國十大調(diào)整和振興規(guī)劃產(chǎn)業(yè)之一的現(xiàn)代物流業(yè)，要想搭上現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展的快車道，加速實現(xiàn)信息化是必由之路。現(xiàn)代物流信息化的重要性

英國著名物流專家MartinC hristopher認(rèn)為現(xiàn)代物流是指經(jīng)信息技術(shù)整合的，實現(xiàn)物質(zhì)實體從最初供應(yīng)者向最終需求者運動的最優(yōu)化的物理過程。也就是說現(xiàn)代物流區(qū)別于傳統(tǒng)物流的最大特征就在于現(xiàn)代物流把信息技術(shù)應(yīng)用到了整個物流過程中。電子商務(wù)、EDI、條碼技術(shù)、RFID技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，為物流信息化發(fā)展提供了強有力的技術(shù)支撐。條碼技術(shù)的廣泛應(yīng)用，極大地加快了貨品的流

通速度，減少了流通差錯，準(zhǔn)確率大大提高。據(jù)2l世紀(jì)中國電子商務(wù)網(wǎng)校的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國在今后3—5年內(nèi)，條碼系統(tǒng)成員數(shù)量將達(dá)到15萬家企業(yè)以上，這將為物流信息化創(chuàng)造更為有利的條件。

電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)的應(yīng)用，使得供需雙方的物流信息得以及時溝通，簡化了訂單處理過程，使得物流過程各環(huán)節(jié)得以精確銜接，極大地提高了物流效率?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)則促使物流行業(yè)發(fā)生了革命性的變化，基于互聯(lián)網(wǎng)的及時準(zhǔn)確的信息傳遞滿足了物流系統(tǒng)高度集約化管理的信息需求，保證了物流網(wǎng)絡(luò)各點和總部之間以及各網(wǎng)點之間信息的充分共享?，F(xiàn)代物流的發(fā)展與信息及技術(shù)的發(fā)展是息息相關(guān)的。信息化的重要價值在于能支持企業(yè)業(yè)務(wù)模式和流程變革，從而創(chuàng)造更大的經(jīng)濟和社會效益。

2我國物流企業(yè)信息化發(fā)展現(xiàn)狀及主要原因分析

近幾年來，國家推行了一系列相關(guān)政策給物流業(yè)及物流信息化發(fā)展創(chuàng)造了一個良好的政策環(huán)境。雖然與其他行業(yè)相比，物流信息化起步較晚，但是發(fā)展較快。

中遠(yuǎn)物流大集中貨運主干信息系統(tǒng)(FOCUS)的實施．有效的解決了其各地分支機構(gòu)的信息系統(tǒng)相互獨立；系統(tǒng)功能、標(biāo)準(zhǔn)、流程規(guī)范均不統(tǒng)一；不能支持跨機構(gòu)的有效協(xié)作；無法開展一體化業(yè)務(wù)等問題，并進一步推進了信息整合、資源整合和業(yè)務(wù)流程的重組。青島福興祥物流股份有限公司在信息化建設(shè)上，采用的立體倉庫系統(tǒng)和語音揀選系統(tǒng)均是全國首例。上海唯智提供的智能運輸管理系統(tǒng)，使得中外運的信息化發(fā)展水平又上了一個臺階。作業(yè)自動化、智能化水平得到很大提高，同時實現(xiàn)了管理模式向以客戶為中心轉(zhuǎn)移。

據(jù)統(tǒng)計，我國90％以上的大型物流企業(yè)信息化較為成功，但是中小型物流企業(yè)信息化卻收效甚微，依然存在信息化人才缺乏，物流信息化應(yīng)用水平不高，低層次競爭的問題。信息化水平相對落后已經(jīng)成為制約我國物流業(yè)發(fā)展的瓶頸。究其原因主要有如下幾個方面：

(1)我國物流業(yè)起步較晚，物流企業(yè)良莠不齊，信息化進程難以統(tǒng)一。1979年，美國管理信息系統(tǒng)專家諾蘭通過對200多個公司、部門發(fā)展信息系統(tǒng)的實踐和經(jīng)驗的總結(jié)，提出了著名的信息系統(tǒng)進化的階段模型即諾蘭模型，將計算機信息系統(tǒng)的發(fā)展道路劃分為六個階段即初始階段、傳播階段、控制階段、集成階段、數(shù)據(jù)管理階段和成熟階段。任何組織在實現(xiàn)以計算機為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)時都必須從一個階段發(fā)展到下一個階段，不能實現(xiàn)跳躍式發(fā)展。在我國由于各物流企業(yè)經(jīng)營規(guī)模不同，發(fā)展階段不同，導(dǎo)致各企業(yè)在經(jīng)營管理模式與業(yè)務(wù)流程運作等方面存在著很大的差異，所以照搬業(yè)界現(xiàn)成的管理軟件是不可行的，必須量身定做適合企業(yè)自身發(fā)展現(xiàn)狀的信息系統(tǒng)。

第三篇：企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

在人們的工作生活中，檔案扮演著重要的角色。人事檔案是個人信息的重要載體，他歷史、全面、真實地記載和反映著個人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。人事檔案的內(nèi)容包括履歷材料；自傳材料；鑒定考核材料；評定崗位技能和學(xué)歷材料；政審材料；參加黨團材料；獎勵材料；處分材料；招用、勞動合同、調(diào)動、保險、福利待遇、出國、退休、退職等材料及其他可供組織參考的材料事項內(nèi)容。也是企業(yè)歷史的、全面的考察職工的依據(jù)，是國家檔案組成部分。從本質(zhì)上看，人事檔案屬于社會信息的一部分。

一、人事檔案的作用

在現(xiàn)代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括兩個方面：對職工個人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為流動人員提供身份認(rèn)定和辦理社會保險；為員工代辦申報職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。

企業(yè)管理角度：人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要參考。我們可以通過分析人事檔案信息，總結(jié)企業(yè)單位整體的人才儲備狀況，結(jié)合人事流動的檔案信息，預(yù)測企業(yè)單位人才的需求狀況，從而有效科學(xué)的制定人力資源計劃，為企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。特別是對專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。

就人力資源部門而言,人力資源部門是企業(yè)人事檔案接收、產(chǎn)生、管理和利用的直接部門。認(rèn)真審閱接收、收集整理員工人事檔案，有效地對人事檔案進行管理可以大大提高人事部門的工作效率，改進工作方法，提高人事管理水平，更可以節(jié)約大量的管理成本。

二、企業(yè)人事檔案管理和利用現(xiàn)狀

據(jù)了解，除大型國有企業(yè)外，絕大多數(shù)民營企業(yè)和外資企業(yè)對人事檔案管理有以下幾個特點：

人事檔案保管方面：由于目前勞動力流動性較大，且檔案傳遞實際操作中規(guī)范性不足，較多人忽視了人事檔案這一重要憑證，在換單位、換工作的過程中，常有遺失檔案和檔案傳遞障礙的情況發(fā)生。目前一些人才服務(wù)中心對人事檔案進行收費管理，對于那些沒有獨立人事檔案保管條件的企業(yè)而言，人事檔案管理成為一筆大額的管理費用，令人望而卻步。

人事檔案內(nèi)容方面：一部分企業(yè)在辦理員工入職時并不要求接收員工以往的檔案，其保存的員工檔案以、員工個人履歷、入職手續(xù)、勞動合同、工作期間績效考核情況、人員調(diào)動及任免情況及離職情況等員工在職期間的檔案信息為主。大部分信息被企業(yè)視為內(nèi)部檔案信息，不記入員工的正是檔案。

人事部門工作職能劃分方面：目前，企業(yè)大多實現(xiàn)信息化，在人事部門實行信息化系統(tǒng)，其工作對新系統(tǒng)的依賴性逐漸增加，很多員工檔案信息被記錄于信息數(shù)據(jù)庫中，因此對傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案的重視度和依賴性下降。很多企業(yè)不專門設(shè)立人事檔案管理專門崗位及檔案室。

三、存在的問題

（一）人事檔案意識不足

目前，社會普遍對對人事檔案的重視程度不足。思想認(rèn)識陳舊片面。由于歷史的原因，早期中國的檔案管理工作政治色彩較為強，人事檔案保留了較多個人的政治歷史材料、家庭出身及社會關(guān)系等材料，并不適合當(dāng)下市場經(jīng)濟對人才管理的需求，很多企業(yè)逐漸忽視了人事檔案的作用。與政府機關(guān)和事業(yè)單位不同，許多新建私營企業(yè)、外資企業(yè)并不專門建立和保管人事檔案，而他們恰恰是中國大部分勞動者的雇主，這就逐漸形成了人事檔案可有可無的公眾意識。此外，由于長期以來相當(dāng)一部分企業(yè)管理者對人事檔案管理工作的認(rèn)識都存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此忽視了人事檔案價值的開發(fā)與利用

（二）人事檔案集中化管理，嚴(yán)格界定單位建檔和管理資格。

傳統(tǒng)的人事檔案管理所體現(xiàn)的是一種在組織人事主管部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，按照分級管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一方法的管理原則，采取內(nèi)外有別、檔隨人走、不對相對人公開，嚴(yán)格界定單位建檔資格、管理資格及組織使用等管理方式實現(xiàn)的封閉式管理機制。傳統(tǒng)的人事檔案管理制度規(guī)定已經(jīng)暴露出其機制方面的“僵硬性”，不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)，特別是民辦、獨資、合資等新企業(yè)人力資源管理的客觀需要。在現(xiàn)行的組織人事部門制定的制度規(guī)定中，縣處級以下企事業(yè)單位不能自管人事檔案。目前，具有國有性質(zhì)的企業(yè)，人才市場，街道，高校等有自行保管的權(quán)利。就是造成了有關(guān)人員人事檔案記錄的缺失,使人事檔案的動態(tài)性管理要求不能順利實現(xiàn)。在一些情況下還會造成人事檔案內(nèi)容的“貧瘠”,如一些人員的人事檔案中只有幾張“登記表”和“履歷表”等,根本無法滿足現(xiàn)代人事管理、干部管理和員工管理的需要,也無法讓用人單位和組織全面了解有關(guān)人員的歷史表現(xiàn)、工作業(yè)績、能力表現(xiàn)、業(yè)務(wù)專長及身體健康狀況。

（三）流動人口檔案管理存在較多問題

流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)（以下簡稱人才流動服務(wù)機構(gòu)），其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案。傳統(tǒng)體制下的人事檔案對人才的流動有較大的制約作用,會產(chǎn)生“人走檔不走”的情況,這給流動人員的工作、生活、待遇、戶籍等方面帶來麻煩,但是流動人員在身份認(rèn)定、工齡計算、求職就業(yè)、出具證明、職稱評審、計劃生育、辦理保險、退休審批等方面都需要人事檔案。

（四）人事檔案管理工作規(guī)范性不足

收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格；收集歸檔的材料不全面、不準(zhǔn)確。一些歸檔的材料還不夠真實和準(zhǔn)確。人事檔案是記載一個人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的材料，而現(xiàn)在人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料都給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，內(nèi)容形式相同，不能準(zhǔn)確反映每個人的真實情況。

檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，因此導(dǎo)致了管檔人員工作變動頻繁，新手占70%，加之各級管檔部門沒有組織專業(yè)知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟。

（五）人事檔案管理相關(guān)法律法規(guī)不適應(yīng)當(dāng)下人力資源市場特點。

目前，人事檔案管理的相關(guān)法規(guī)主要有：

《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，1992年由勞動部、國家檔案局頒發(fā)?！读鲃尤藛T人事檔案管理暫行規(guī)定》，1996年由中共中央組織部人事部文件公布。

《干部檔案工作條例》，1991由國家檔案局頒發(fā)。

以上規(guī)定及條例對人事檔案的體制、機構(gòu)和職責(zé)；人事檔案的內(nèi)容和分類；人事檔案的管理范圍；人事檔案材料的收集、鑒別與歸檔；人事檔案的保管與保護；人事檔案的提供利用及檔案的傳遞等方面作出了較為完整的規(guī)定。但以上人事法規(guī)制定時間較早，近三十年來中國人力資源市場業(yè)已發(fā)正巨大的變化，舊的人事檔案管理制度和規(guī)范已不能適應(yīng)現(xiàn)代市場的發(fā)展和勞動市場人才流動的需要。需要根據(jù)時代的特點進行一定的改革和調(diào)整。

四、解決方案

（一）轉(zhuǎn)換對人事檔案的觀念意識，強化人事檔案作為人力資源管理工具的社會服務(wù)功能。

加強宣傳力度,提高企業(yè)決策者對員工人事檔案管理重要性的認(rèn)識。利用多種渠道向企業(yè)決策者宣傳有關(guān)人事檔案管理的管理知識,要讓企業(yè)決策者充分認(rèn)識到,人事檔案理是反映員工綜合素質(zhì)的一個重要方面,是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù),是對員工本人進行定位的重要參考,人事檔案管理并不是可有可無的,它對員工今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。我們經(jīng)常在講要建立企業(yè)完善的企業(yè)人力資源管理系統(tǒng),這其中就包含著企業(yè)人事檔案管理的整體管理水平的完善和提高。

（二）明確用人單位建檔和管檔機制，賦予用人單位以“建檔權(quán)”和“管理權(quán)”。讓用人單位都能有權(quán)利為所任用或聘用的人員建立反映員工在本單位工作活動中的能力表現(xiàn)和工作業(yè)績的新型人事檔案,可以從根本上克服上述矛盾,充分調(diào)動人才的工作積極性,體現(xiàn)社會公平原則,并使人才為國家的各項建設(shè)事業(yè)做出更大的貢獻(xiàn),減少不必要的后顧之憂。

（三）建立體現(xiàn)社會公平原則的無償管理、有償服務(wù)機制

建立一種“無償管理、有償服務(wù)”的適用于所有人事檔案相對人的新型管理制度和運行機制。將人事檔案管理所需要的成本納入統(tǒng)一的財政預(yù)算，使歸國家所有的人事檔案管理獲得比較充分的資金保障。人事檔案管理部門在向相對人提供人事檔案信息服務(wù)時再收取符合統(tǒng)一規(guī)定的“工本費”，并且在收費前，向相對人履行告知義務(wù)。另外，在向用人單位和社會有關(guān)方面提供基于人事檔案內(nèi)容分析和研究的人事信息產(chǎn)品服務(wù)時，收取體現(xiàn)其創(chuàng)造性勞動價值的信息服務(wù)費。

（四）加強流動人員人事檔案在各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理

建立健全流動人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法;與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責(zé)、權(quán)、利,并嚴(yán)格執(zhí)行,確保形成的材料及時歸檔;流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。對接收到的流動人員的人事檔案應(yīng)重新整理,剔除無用的案卷資料,對所保留的案卷資料重新組卷,使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。

（五）推廣信息化人事檔案管理系統(tǒng)，豐富企業(yè)E-HR系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延

利用現(xiàn)代化工具使人事檔案管理資源信息化;即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段,建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)人事檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價值,為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務(wù)。信息化人事檔案應(yīng)增加記錄個人學(xué)習(xí)能力和工作能力，動態(tài)反映人才職業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力、職業(yè)信譽等的記錄,主要包括人才的基本信息、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、工作履歷、工作業(yè)績、成果榮譽和業(yè)績評估等。

第四篇：企業(yè)人事檔案管理

論文摘要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，為合理調(diào)配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時代、新世紀(jì)的企業(yè)變革使它面臨新的挑戰(zhàn)和變革，出現(xiàn)各種各樣的問題。本文通過分析企業(yè)機制變革過程中人事檔案管理存在的問題，提出解決人事檔案管理工作困境的對策，以使其能更好地為企業(yè)發(fā)展提供幫助。

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了 顯著的成績。但是隨著社會主義市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發(fā)揮為經(jīng)濟社會服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問題

企業(yè)人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經(jīng)驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來。具體可以總結(jié)為：

1.1 企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)。

目前，我國企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構(gòu)人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。企業(yè)人事檔案還是要堅持統(tǒng)一由人事部門管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級組織、人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點了。

1.2 僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機制不適應(yīng)。

隨著市場經(jīng)濟體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業(yè)對員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現(xiàn)了許多員工為求個人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機制需要。

1.3 企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備。

現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟效益作為目標(biāo)，這跟一般的機關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實一些內(nèi)容。同時，通過調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)薄弱

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案管理的認(rèn)識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。

1.5 檔案利用價值不高

由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進人事檔案管理工作的對策

2.1 建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。2.2 建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實檔案內(nèi)容

人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會責(zé)任、職業(yè)特點、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案側(cè)重于服務(wù)社會、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。

2.3 加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進程

人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個系統(tǒng)的初步要求則是建立人機結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的計算機管理。

2.4 引進高素質(zhì)人才，加強人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

人才是企業(yè)前進、發(fā)展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經(jīng)濟時代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進高素質(zhì)人才的同時，企業(yè)也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。

2.5 增強服務(wù)意識，積極主動的提供利用

人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強服務(wù)意識，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，增強服務(wù)意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識管理的基礎(chǔ)。

2.6 建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強人事檔案的信息服務(wù)

功能檔案管理要與時俱進，就要實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅實的實用平臺。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會

管理的成本。

人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，在這一改變過程中，改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價值，從而促進人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。

第五篇：數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對策

數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對策 高質(zhì)量寫作/發(fā)表：236 222 0263 摘要：隨著計算機以及相關(guān)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)逐漸應(yīng)用于各行各業(yè)，這大程度上改變了人生工作和學(xué)習(xí)的型式。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中也在開始不斷的提升自身的影響力，影響和改變著傳統(tǒng)檔案管理方式。目前，檔案數(shù)字化在我國取得了巨大成就，促進了檔案管理的發(fā)展。但是在我國由于起步較晚，因此檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中還有很多的安全問題。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；安全問題；檔案管理

1、引言

當(dāng)前世界正朝著信息化的方向發(fā)展，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，極大促進了各行各業(yè)的發(fā)展和變革。在檔案管理工作中的應(yīng)用信息技術(shù)，在很大程度上促使檔案管理向數(shù)字化管理的方向發(fā)展，并且數(shù)字化管理成為檔案管理工作現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。內(nèi)容繁多、數(shù)據(jù)量大是檔案管理工作的兩大特色，如果我們依然采用傳統(tǒng)的管理方式，不但需要消耗大量的人力和物力，而且已經(jīng)不能適應(yīng)信息時代下人們對檔案管理工作的需求。檔案數(shù)字化建設(shè)在很大程度上促進了檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展，未來檔案管理工作的必然趨勢是檔案管理數(shù)字化。檔案數(shù)字化的內(nèi)涵 2.1檔案數(shù)字化的概念

檔案數(shù)字化：指借助數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等相關(guān)的技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)的文件如紙質(zhì)文件、聲像文件等和已經(jīng)歸檔保存的電子檔案，有條理、成系統(tǒng)的組織成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案數(shù)字化應(yīng)用各種數(shù)字技術(shù)，實現(xiàn)了檔案管理部門的館務(wù)工作和館藏資源的數(shù)字化，因而最大限度地表現(xiàn)和發(fā)揮檔案信息資源的價值屬性。

2.2檔案數(shù)字化建設(shè)的基本內(nèi)容 2.2.1數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，首要之事是建立數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫建設(shè)完成由紙質(zhì)的文件處理向數(shù)字化的管理系統(tǒng)過渡。國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)是開發(fā)以及建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是工程的主體。

數(shù)據(jù)庫的要義是借助先進的信息技術(shù)對檔案進行有條理，成系統(tǒng)的管理和以便于使用。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)是一項長遠(yuǎn)的任務(wù)，是一個經(jīng)過由低到高以及由單個到群體的不斷漸進的[1]過程。

2.2.2技術(shù)保障體系的建立

要保障檔案的數(shù)字化建設(shè)的進行，我們也必須建立技術(shù)保障系統(tǒng)。從以下幾個方面入手（1）啟用入侵檢測和訪問控制的聯(lián)動服務(wù)；（2）提高升級服務(wù),建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化病毒的防范體系，完成病毒庫的步升級，實現(xiàn)無漏洞運行；（3）采用防偷竊、臉部認(rèn)證、身份認(rèn)證等措施和實行隔離、多層加密、防災(zāi)難的備份等措施，從而保障檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)的雙安全。

2.3 數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢 2.3.1 提高檔案信息的利用率

采用復(fù)印等方式是以往對紙質(zhì)檔案的主要利用，然而隨著機關(guān)部門倡導(dǎo)“無紙化辦公”，廣泛應(yīng)用辦公自動化，相對數(shù)字化辦公系統(tǒng)來說，紙質(zhì)檔案信息已經(jīng)顯得極不協(xié)調(diào)了。電子檔案提供的數(shù)字化信息在自動化辦公系統(tǒng)中能夠直接得到應(yīng)用，提高了使用者對檔案管理的利用率。

2.3.2 能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享和遠(yuǎn)程傳輸

辦公自動化平臺系統(tǒng)與檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進行無縫連接，使得電子文件在收集、處理、整理、歸檔以及利用的過程具有一體化的工作流程，完成了文件的生成、歸檔和利用同步化。此外，在檔案管理部門和利用者之間，電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案的信息傳遞，利用者足不出戶便可以進行自助式檢索，傳輸快速、便捷為遠(yuǎn)距離的異地資源共享，節(jié)約大量的時間、人力、物力。

2.3.3保證檔案檢索的準(zhǔn)確性

與傳統(tǒng)的檔案檢索方式相比，數(shù)字化管理不再是檔案管理的工作人員在檔案的案卷和目錄中采用人工查找。人工查找這種方法的效率較低，同時誤差率較高。現(xiàn)代化的數(shù)字化管理系統(tǒng)實現(xiàn)高效、精確的檢索。檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的安全問題 3.1 淡薄的檔案信息安全保護意識

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的保密工作僅僅是針對檔案相對應(yīng)的載體開展的?，F(xiàn)在，檔案數(shù)字化建設(shè)的循序漸進開展，保密工作所面臨的形勢也相應(yīng)發(fā)生了巨大的變化，因而傳統(tǒng)的檔案的保密工作已不能夠適合數(shù)字化檔管理的需求。當(dāng)前，數(shù)字檔案的建設(shè)過程當(dāng)中信息的保密工作還有許多欠缺和漏洞，很多信息的拷貝和復(fù)制都是無保護措施的。且許多的數(shù)字化檔案管理機構(gòu)的網(wǎng)站，有不安全的因素以及很大部分檔案管理的工作人員在檔案管理過[2]程當(dāng)中缺乏或者沒有安全意識。在檔案管理的工作人員在工作中并沒有嚴(yán)格的按照規(guī)范來操作，從而引起檔案信息泄露，造成嚴(yán)重的損失。

3.2不可靠的檔案信息管理技術(shù)系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)是開放式的系統(tǒng)，計算機的系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在許多缺陷和漏洞，感染計算機病毒會使計算機癱瘓從而導(dǎo)致信息檔案丟失。同時黑客和計算機病毒的升級，使得電子檔案在遠(yuǎn)程傳輸中易感染計算機病毒，或者信息檔案被黑客攔截。管理系統(tǒng)也可能會遭遇惡意攻擊，因而對檔案信息的安全構(gòu)成威脅。

3.3 檔案安全的法律法規(guī)滯后于信息工作

（1）檔案數(shù)字化不斷的發(fā)展，但并沒有照片、錄像、錄音一斤縮微膠片等方面數(shù)字化的規(guī)范；

（2）在電子文件的管理和歸檔方面，相關(guān)電子文件采集的原始數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)以及電子文件鑒定保存的技術(shù)規(guī)范尚未問世；

（3）在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施與應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方面，目前為止，沒有檔案局域網(wǎng)的構(gòu)建以及檔案網(wǎng)站的建設(shè)方面的專門規(guī)定，在數(shù)字檔案館建設(shè)方面的規(guī)范姍姍來遲；（4）相當(dāng)重要的檔案信息安全問題，也未見專門法規(guī)。

3.4 不完善的檔案信息管理

保護數(shù)字化檔案信息安全的主要手段是 管理。如果責(zé)任不明確，管理處于混亂之中，安全的管理制度不健全以及缺乏可操作性等都極有可能導(dǎo)致管理安全的風(fēng)險。據(jù)調(diào)查，在已發(fā)生的網(wǎng)絡(luò)安全事件中，大概百分之七十是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)侵犯。如：內(nèi)部工作人員有意泄漏內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)；安全管理員透露其用戶和口令；管理不嚴(yán)的機房，給惡意的入侵者留創(chuàng)造入侵的條件等等，這都是不完善的管理而給數(shù)字化檔案信息造成不安全的因素。保障數(shù)字化檔案安全的對策 4.1 加強檔案人力資源的建設(shè)

重視人才培養(yǎng)合理的使用，加強人力資源的建設(shè)。目前各個檔案部門的首要任務(wù)是建立一個迎合信息時代的發(fā)展要求的復(fù)合型人才團隊，應(yīng)把人才培養(yǎng)與合理的使用放在重要位置。檔案網(wǎng)站建設(shè)與發(fā)展的動力是人才問題的解決。

檔案信息安全事故預(yù)防與控制是增強檔案信息安全意識的一個重要手段。檔案管理部門要不斷對工作人員進行信息保密、安全的教育，以便提工作人員對信息的保密與安全意識。

4.2 提高檔案信息化安全的技術(shù)水平

保護檔案信息的機密性唯一方法是加密技術(shù)，其實一種網(wǎng)上檔案信息最安全、最經(jīng)濟的[3]措施。對有密級限定的檔案信息，就應(yīng)采用加密技術(shù)，防止信息被他人截獲或篡改。電子檔案有很多種加密方式，在遠(yuǎn)程傳輸過程中常用“非對稱密鑰”進行加密。防火墻指的是一個有軟件和硬件設(shè)備組合而成、在內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)之間、專用網(wǎng)與公共網(wǎng)之間的界面上構(gòu)造的保護屏障。防火墻是一種保護計算機網(wǎng)絡(luò)安全的技術(shù)性措施，它通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)來隔離內(nèi)部和外部網(wǎng)絡(luò)，以阻擋來自外部的網(wǎng)絡(luò)入侵。

4.3 完善檔案信息安全的法律法規(guī)制度建設(shè)

加強對信息的管理一定要保護數(shù)字信息的真實、可靠以及完整，制定嚴(yán)密合的管理措施與規(guī)范。第一，要對庫房的管理、檔案的借閱、保密、鑒定以及銷毀等各種制度和要求詳細(xì)規(guī)定；第二，要對檔案人員工作職責(zé)進行細(xì)化，包括檔案室職責(zé)、專職檔案員職責(zé)以及兼職檔案員職責(zé)等，監(jiān)督檔案管理的工作人員按責(zé)行事。

社會發(fā)展趨勢是檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案數(shù)字化管理為檔案管理注入新的活力，為人們利用檔案提供新的途徑。檔案數(shù)字化建設(shè)中的安全問題是檔案工作的生命線，因此檔案安全管理工作是保障檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展的一項重要工作。隨著科技信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案安全管理的措施將會日益完善。

參考文獻(xiàn)：

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