公文擬制中常見(jiàn)的問(wèn)題及

對(duì)策建議思考

公文擬制是公文處理工作的重要組成部分，進(jìn)一步做好公文擬制工作，提升公文質(zhì)量，對(duì)推進(jìn)公文處理工作規(guī)范化具有十分重要的意義。本文對(duì)公文擬制中存在的不規(guī)范現(xiàn)象進(jìn)行分析并提出解決建議，旨在提高公文擬制規(guī)范化水平。

公文是企業(yè)在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等過(guò)程中形成的具有強(qiáng)制執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書(shū)。公文質(zhì)量是企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的綜合體現(xiàn)，也代表了企業(yè)的工作形象和工作作風(fēng)。公文一字一句的表達(dá)，甚至一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的準(zhǔn)確與否，都折射出管理部門的工作態(tài)度和工作水平。公文的擬制是企業(yè)各層各級(jí)管理者和文秘人員的重要工作內(nèi)容之一，在實(shí)際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)行文違反規(guī)則、文種選擇錯(cuò)誤、格式不規(guī)范等問(wèn)題，本文對(duì)日常公文擬制中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出解決建議。

一、公文擬制在公文處理工作中的作用

作為公文處理工作的基礎(chǔ)，公文擬制的規(guī)范化程度直接影響企業(yè)公文處理工作的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，關(guān)系到企業(yè)的決策部署能否有效貫徹落實(shí)，高質(zhì)量的公文可以有力推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

二、公文擬制中常見(jiàn)的問(wèn)題

（一）違反行文規(guī)則

公文是有一套嚴(yán)格的行文規(guī)則的，如果不遵守行文規(guī)則進(jìn)行公文擬制，公文運(yùn)轉(zhuǎn)的渠道就難以暢通，甚至?xí)斐晒ぷ鞯幕靵y。在實(shí)際工作中存在一些違反行文規(guī)則的現(xiàn)象：

1.越級(jí)行文

越級(jí)行文是公文擬制中容易發(fā)生的錯(cuò)誤現(xiàn)象。公文擬制必須遵循堅(jiān)持隸屬關(guān)系的原則，應(yīng)當(dāng)逐級(jí)行文，沒(méi)有特殊情況不得越級(jí)行文，以免上下脫節(jié)，擾亂單位間正常行文秩序。

2.原文轉(zhuǎn)報(bào)

對(duì)于下級(jí)單位呈報(bào)的請(qǐng)示文件，如果要以本級(jí)單位名義向上級(jí)單位進(jìn)行請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)提出明確意見(jiàn)后重新擬文上報(bào)。在實(shí)際工作中，本級(jí)單位經(jīng)常將下級(jí)單位請(qǐng)示原文直接轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)單位。

3.一文多事

請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一事一請(qǐng)示，也就是一文一請(qǐng)。如果一文多事，將諸多事項(xiàng)一起請(qǐng)示，既不便于領(lǐng)導(dǎo)批辦，也容易造成部門之間互相推諉，無(wú)益于事情的辦理。比如，××公司關(guān)于舉行××?xí)h及有關(guān)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示，請(qǐng)示中既申請(qǐng)批準(zhǔn)有關(guān)會(huì)議時(shí)間、會(huì)議經(jīng)費(fèi)等事項(xiàng)，又提出邀請(qǐng)上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議的請(qǐng)求，這些請(qǐng)示事項(xiàng)涉及不同職能部門，也由不同企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分管，不利于審批辦理，應(yīng)當(dāng)一份公文請(qǐng)示一個(gè)事項(xiàng)。

（二）文種使用錯(cuò)誤

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》對(duì)15種公文文種進(jìn)行了明確的界定，企業(yè)常用文種有報(bào)告、請(qǐng)示、通知、通報(bào)、批復(fù)、意見(jiàn)、決定、議案、函、紀(jì)要等，我們?cè)跀M制公文時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文性質(zhì)、行文目的、行文方向來(lái)準(zhǔn)確選擇文種。文種選擇錯(cuò)誤不利于保證企業(yè)公文的效力，也會(huì)降低企業(yè)工作效率。

1.文種錯(cuò)用

公文起草人對(duì)公文的種類及適用范圍理解不透、把握不準(zhǔn)，容易在文種選擇上“張冠李戴”。“報(bào)告”與“請(qǐng)示”錯(cuò)用是一個(gè)比較突出的問(wèn)題，這兩個(gè)文種都是上行文文種，但性質(zhì)迥異。請(qǐng)示是請(qǐng)求上級(jí)單位指示或批準(zhǔn)某件事項(xiàng)，報(bào)告是向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、提出建議或意見(jiàn)。比如《××項(xiàng)目部關(guān)于請(qǐng)求租車的報(bào)告》，下級(jí)單位請(qǐng)求上級(jí)單位批準(zhǔn)租車的事項(xiàng)，應(yīng)該使用“請(qǐng)示”而不是“報(bào)告”。“函”與“請(qǐng)示”“批復(fù)”也?；煊??！昂焙汀罢?qǐng)示”“批復(fù)”都具有“請(qǐng)求批準(zhǔn)、答復(fù)問(wèn)題”的功能，但“函”是平行文文種。比如《××項(xiàng)目部關(guān)于增派安全管理人員的函》，××項(xiàng)目部向上級(jí)單位行文，請(qǐng)求增加安全管理人員，從行文關(guān)系上講，兩者是上下級(jí)關(guān)系，不應(yīng)使用“函”，應(yīng)該使用“請(qǐng)示”行文。

2.生造文種

在實(shí)際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)亂造公文文種的現(xiàn)象。比如《關(guān)于向融資銀行提供股東決議書(shū)的申請(qǐng)》《關(guān)于置換××項(xiàng)目部車輛的建議》，“申請(qǐng)”“建議”都不是規(guī)定的15種文種，不能當(dāng)成文種使用。另外“匯報(bào)材料”“辦法”“細(xì)則”“補(bǔ)充說(shuō)明”等都不屬于法定的黨政公文文種。

（三）標(biāo)題擬制問(wèn)題

公文標(biāo)題是公文的重要組成要素，它是公文內(nèi)容的概要。公文標(biāo)題是否規(guī)范、準(zhǔn)確，直接關(guān)系到公文讀者是否能準(zhǔn)確理解公文所要表達(dá)的內(nèi)容。

1.要素缺失

公文標(biāo)題由發(fā)文單位、事由、文種三部分組成，發(fā)文單位可以省略。比如《關(guān)于報(bào)送XX年扶貧工作計(jì)劃》缺少文種，如果是要求下級(jí)單位報(bào)送計(jì)劃，可改為《關(guān)于報(bào)送XX年扶貧工作計(jì)劃的通知》；如果是向上級(jí)單位報(bào)送計(jì)劃，可改為《關(guān)于XX年扶貧工作計(jì)劃的報(bào)告》。

2.事由不清

事由部分是標(biāo)題的核心，擬制標(biāo)題事由部分要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要概括公文的主旨。比如《關(guān)于××設(shè)備管理問(wèn)題的請(qǐng)示》，沒(méi)有明確請(qǐng)示的具體事項(xiàng)是什么，“××設(shè)備管理問(wèn)題”過(guò)于籠統(tǒng)，是采購(gòu)的問(wèn)題、調(diào)配的問(wèn)題還是報(bào)廢的問(wèn)題？

3.語(yǔ)義重復(fù)

公文標(biāo)題的表達(dá)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免重復(fù)出現(xiàn)意義相同的字詞。比如《關(guān)于請(qǐng)求租賃項(xiàng)目辦公用房的請(qǐng)示》，“請(qǐng)示”包括“請(qǐng)求批準(zhǔn)”的意思，“申請(qǐng)”與“請(qǐng)示”語(yǔ)義重復(fù)。此外“上報(bào)”“報(bào)送”與報(bào)告的語(yǔ)義也是重復(fù)的。

4.轉(zhuǎn)發(fā)文件標(biāo)題冗長(zhǎng)

在實(shí)際工作中，經(jīng)常遇到層層轉(zhuǎn)發(fā)公文的情況，每轉(zhuǎn)發(fā)一次，標(biāo)題就多一層發(fā)文單位和文種。比如關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××公司《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈XX學(xué)會(huì)關(guān)于征集XX年學(xué)術(shù)論文的通知〉的通知》的通知，“關(guān)于”“轉(zhuǎn)發(fā)”“通知”重復(fù)疊加。擬制轉(zhuǎn)發(fā)文件標(biāo)題時(shí)可以采用直接轉(zhuǎn)發(fā)的方法（轉(zhuǎn)發(fā)第一個(gè)發(fā)文單位的通知），如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XX學(xué)會(huì)征集XX年學(xué)術(shù)論文的通知”；或者采用概括的方法（抽取被轉(zhuǎn)發(fā)文件的核心部分自擬標(biāo)題），如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)征集XX年學(xué)術(shù)論文的通知”。

（四）引用文件不規(guī)范

為了說(shuō)明制發(fā)公文的依據(jù)，使其內(nèi)容更加具有權(quán)威性和客觀性，往往需要引用有關(guān)單位已經(jīng)發(fā)布的公文。

1.要素不全

引用公文是公文擬制中較常用的一種提供依據(jù)的手段，引用公文要引三個(gè)要素：發(fā)文單位、標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)，先引用發(fā)文單位（可省略），再引用標(biāo)題，最后引用發(fā)文字號(hào)。在實(shí)際工作中引用公文不規(guī)范的問(wèn)題經(jīng)常出現(xiàn)，往往只引用發(fā)文字號(hào)不引用標(biāo)題或者只引用標(biāo)題不引用發(fā)文字號(hào)。比如“根據(jù)×××辦發(fā)﹝XX﹞XX號(hào)文件要求”，只引用發(fā)文字號(hào)沒(méi)有引用標(biāo)題，應(yīng)改為“根據(jù)《關(guān)于上報(bào)XX年×

×

×

×

×

×的通知》（×××辦發(fā)﹝XX﹞X號(hào)）要求”。

2.引用（試行）等制度不規(guī)范

引用名稱含有“（試行）、（征求意見(jiàn)稿）”等字樣的規(guī)章制度時(shí)，常出現(xiàn)將這些字樣放在書(shū)名號(hào)外的錯(cuò)誤。比如“現(xiàn)將《××公司保密管理辦法》（試行）呈上”，應(yīng)改為“《××公司保密管理辦法（試行）》”。

三、解決公文擬制問(wèn)題的建議

只有公文擬制工作實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、才能維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。針對(duì)上述公文擬制的常見(jiàn)問(wèn)題，建議從以下幾個(gè)方面采取措施提升公文擬制的規(guī)范化水平。

（一）建立制度，堅(jiān)持依章辦理

按照國(guó)家、上級(jí)單位關(guān)于公文處理工作的有關(guān)規(guī)定要求，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際制定一個(gè)規(guī)范化的操作規(guī)則，使公文處理的各項(xiàng)工作做到有章可循、有規(guī)可依。

（二）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)

針對(duì)公文擬制中存在的問(wèn)題，企業(yè)各層各級(jí)管理人員必須思想上高度重視，一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作的條例、標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)公文處理工作的規(guī)章制度，熟練掌握公文擬制的規(guī)范要求。二是要組織專題培訓(xùn)，通過(guò)基本規(guī)范講授、案例分析、經(jīng)驗(yàn)交流等方式，借鑒好的經(jīng)驗(yàn)和做法，對(duì)照查找存在的問(wèn)題，杜絕擬制不準(zhǔn)確、不規(guī)范的公文，切實(shí)提高公文擬制水平。

（三）嚴(yán)格審核，確保公文質(zhì)量

審核是公文擬制最重要的程序，企業(yè)辦公室作為公文處理工作的責(zé)任部門，應(yīng)認(rèn)真履行審核程序，對(duì)行文理由、行文依據(jù)、文種、格式、引文等重點(diǎn)把關(guān)，保證公文擬制的規(guī)范要求落地落實(shí)，保證企業(yè)政令質(zhì)量。

公文擬制是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，相關(guān)人員在擬制時(shí)一定要提高對(duì)公文擬制工作的重視程度，遵循公文處理相關(guān)要求，嚴(yán)格按照規(guī)范擬制，認(rèn)真做好審核公文工作，避免出現(xiàn)“問(wèn)題”公文。