公文知識(shí)系列之五十二：怎樣寫(xiě)好請(qǐng)示的緣由

按：請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)為解決工作中的難題，向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的一種公文文體，請(qǐng)示“緣由”是否充分，對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)批示具有重要的影響，本期公文知識(shí)介紹兩種請(qǐng)示緣由的寫(xiě)法，希望對(duì)大家有所幫助。

一、請(qǐng)求指示的請(qǐng)示緣由寫(xiě)作要求及方法

請(qǐng)求請(qǐng)示主要適用于以下三種情況：一是對(duì)上級(jí)制定的某些方針、政策規(guī)定存有疑問(wèn)，不理解，需要上級(jí)給予說(shuō)明和解釋；二是工作中遇到新問(wèn)題需要解決而又無(wú)章可循，無(wú)法可依，需要上級(jí)給予指導(dǎo)；三是與友鄰機(jī)關(guān)或協(xié)作單位或本機(jī)關(guān)內(nèi)部在一些重要問(wèn)題的處理上出現(xiàn)分歧、產(chǎn)生矛盾，需要上級(jí)作出裁決或出面化解矛盾、消除分歧。無(wú)論屬于哪種情況都需要上級(jí)機(jī)關(guān)給予解答、作出指示。

對(duì)于請(qǐng)求指示的請(qǐng)示，其“緣由”部分的基本寫(xiě)作要求就是表明情況，將疑問(wèn)寫(xiě)清楚，以便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)明確問(wèn)題產(chǎn)生的原因。針對(duì)第一種情況，一般先要引述產(chǎn)生疑問(wèn)的上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布的某文件具體條文，然后指明問(wèn)題所在；對(duì)于第二種情況，在請(qǐng)示開(kāi)頭一定要寫(xiě)明遇到了什么樣“無(wú)章可循，無(wú)法可依”的新情況、新問(wèn)題；對(duì)于第三種情況，寫(xiě)請(qǐng)示時(shí)則要列出意見(jiàn)分歧之所在。

二、請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示緣由寫(xiě)作要求及方法

所謂請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示，即下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某一問(wèn)題或事項(xiàng)已經(jīng)有了明確的處理意見(jiàn)、方案，但因職權(quán)或能力所限自己無(wú)權(quán)、無(wú)力解決而請(qǐng)求上級(jí)同意、批準(zhǔn)的一種請(qǐng)示。這種請(qǐng)示主要適用于三種情況：一是在工作中遇到必須經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng)；二是在工作中遇到必須處理但本機(jī)關(guān)無(wú)權(quán)處理的問(wèn)題；三是限于自身能力不足，需要上級(jí)給予財(cái)力、物力和人力等支持的事項(xiàng)。

寫(xiě)這種請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示，除了有關(guān)情況要交代清楚外，請(qǐng)示的理由還要合理、充分。否則，請(qǐng)示事項(xiàng)就不會(huì)獲批，可以從以下八個(gè)方面著手：

（一）了解有關(guān)法律法規(guī)，政策方向，為請(qǐng)示尋求依據(jù)。

寫(xiě)請(qǐng)示之前需要了解、研究黨和國(guó)家有關(guān)方針政策、法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，確保請(qǐng)示事項(xiàng)的合法性。比如，在日常工作中，我們?cè)趯?xiě)請(qǐng)示前先要了解財(cái)政部、銀監(jiān)會(huì)等監(jiān)管機(jī)關(guān)是否對(duì)相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行了批示或下發(fā)了文件，如果能找到相關(guān)依據(jù)，就無(wú)形中為上級(jí)機(jī)關(guān)同意請(qǐng)示提供了依據(jù)，這樣更容易被上級(jí)機(jī)關(guān)接受。

（二）用事實(shí)說(shuō)話，不要過(guò)多的講大道理。

上級(jí)的理論水平或政治覺(jué)悟往往要比下級(jí)高，對(duì)政策的理解也更為深刻，因此在寫(xiě)請(qǐng)示時(shí)最好用事實(shí)說(shuō)話，用數(shù)據(jù)說(shuō)話，不要過(guò)多講大道理，即使免不了要談?wù)咧v道理，也要點(diǎn)到為止，提一兩句精髓即可，不要過(guò)多地展開(kāi)討論。一般情況下，下級(jí)給上級(jí)寫(xiě)請(qǐng)示都是因?yàn)樵诠ぷ髦杏龅搅俗陨砟芰﹄y以解決的困難和問(wèn)題，這是寫(xiě)請(qǐng)示的根本原因，這才是最應(yīng)該講清楚的。

（三）要針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)闡述理由，不要寫(xiě)無(wú)關(guān)的套話。

請(qǐng)示緣由是請(qǐng)示事項(xiàng)的前因、鋪墊，二者必須具有真正的因果邏輯關(guān)系。這樣表述才能依據(jù)合理、充分，才能引起上級(jí)機(jī)關(guān)的重視并盡快予以批復(fù)?！按┭ゴ髅薄狈彪s冗長(zhǎng)，與請(qǐng)示事項(xiàng)脫節(jié)。寫(xiě)請(qǐng)示緣由切忌寫(xiě)空話套話，要簡(jiǎn)明扼要，把想要表達(dá)的意思寫(xiě)清楚就可以了。

（四）要突出重要、關(guān)鍵的理由。

做某一件事的原因可能是多方面的，但我們不可能也沒(méi)有必要把所有原因都一一寫(xiě)到請(qǐng)示中，這就需要抓重點(diǎn)，即把最重要、最關(guān)鍵、最能打動(dòng)、說(shuō)服上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的典型事實(shí)和材料選作請(qǐng)示的理由，并在寫(xiě)作時(shí)予以突出、強(qiáng)調(diào)。

（五）反映情況要真實(shí)可靠，不能弄虛作假或夸大事實(shí)。

寫(xiě)請(qǐng)示陳述問(wèn)題和困難時(shí)，一定要實(shí)事求是，不能“謊報(bào)軍情”夸大事實(shí)。如果情況不真實(shí)，一旦被識(shí)破，請(qǐng)示事項(xiàng)自然會(huì)被否決，不僅如此，還會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)造成弄虛作假的壞印象，影響以后的工作和請(qǐng)示。另外，在寫(xiě)請(qǐng)示緣由時(shí)，如果能用數(shù)據(jù)說(shuō)明的情況最好用數(shù)據(jù)，這樣更能體現(xiàn)情況的真實(shí)性和發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)情況的熟悉程度，具有更好的表達(dá)效果和說(shuō)服力。

（六）反映情況要明確具體，不能含糊籠統(tǒng)。

公文寫(xiě)作時(shí)要求簡(jiǎn)明扼要，但寫(xiě)請(qǐng)示在介紹、說(shuō)明有關(guān)情況時(shí)，也不能過(guò)于籠統(tǒng)含糊，對(duì)請(qǐng)示反映情況過(guò)于籠統(tǒng)含糊反映了發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)情況的不了解，或了解的不深入、不全面。因此在寫(xiě)請(qǐng)示時(shí)盡量少用“基本上”、“大概”、“也許”、“可能”等模糊詞語(yǔ)。

（七）闡述理由要學(xué)會(huì)換位思考，善于從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的角度看問(wèn)題。

在寫(xiě)請(qǐng)示時(shí)，寫(xiě)作者往往都習(xí)慣于站在本單位的立場(chǎng)陳述請(qǐng)示的原因理由，這是很正常的思維習(xí)慣，但這樣的說(shuō)服效果卻并不理想，因?yàn)樯霞?jí)看問(wèn)題的立場(chǎng)和角度往往與下級(jí)不同，下級(jí)單位只是上級(jí)單位的一個(gè)局部，局部與整體的視角是不一樣的。有些請(qǐng)示在下級(jí)機(jī)關(guān)看來(lái)是必須馬上解決的大問(wèn)題，而上級(jí)把它放在全局中權(quán)衡，可能認(rèn)為它就不那么重要和緊迫，可以緩辦或不辦。所以，寫(xiě)請(qǐng)示就應(yīng)該跳出本位思考的局限，通過(guò)換位思考，站在上級(jí)的高度，從全局的角度來(lái)闡述請(qǐng)示的理由，使請(qǐng)示的理由與上級(jí)的全局部署、中心工作、戰(zhàn)略目標(biāo)緊密結(jié)合起來(lái)，說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)在全局中的重要性和必要性，讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相信請(qǐng)示事項(xiàng)的實(shí)施可以促進(jìn)、推動(dòng)或有利于大局的發(fā)展。這樣的理由才能得到上級(jí)的肯定，請(qǐng)示才容易獲得批準(zhǔn)。

（八）挖掘自身有利條件，說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)的可行性。

開(kāi)展工作的主客觀條件具備與否，是上級(jí)機(jī)關(guān)審查批準(zhǔn)時(shí)必須要考慮的一個(gè)重要問(wèn)題。如果條件具備，優(yōu)勢(shì)明顯，時(shí)機(jī)成熟，上級(jí)就容易批準(zhǔn)下級(jí)的請(qǐng)示；反之，請(qǐng)示獲批的可能性就很小。因此在寫(xiě)請(qǐng)示闡述理由時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)盡量挖掘自身有利條件，充分說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)的可行性，借以打消上級(jí)的擔(dān)心和顧慮。

總之，在寫(xiě)請(qǐng)示緣由時(shí)，有關(guān)情況一定要交代清楚，闡述理由要合理、充分。請(qǐng)示的種類不同，“緣由”的寫(xiě)作要求和方法也不一樣。相對(duì)來(lái)說(shuō)，請(qǐng)求指示的請(qǐng)示緣由寫(xiě)作難度較小，只要把有關(guān)情況交代清楚就可以了；而請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示緣由寫(xiě)作難度較大，除了情況交代清楚外，還要理由充分、合理，緊緊圍繞“怎樣寫(xiě)才能讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意、認(rèn)可”這個(gè)中心行文，在“必要性”和“可行性”兩點(diǎn)上下功夫，為下文提出請(qǐng)示事項(xiàng)做好鋪墊。

（摘自：《辦公室業(yè)務(wù)》2012.3，《怎樣寫(xiě)好請(qǐng)示的緣由》作者張南平　有刪改）