第一篇：管理會議問題

1、各類項目周期界定問題

主要是由于各類項目的分類不夠詳細(xì)，建議后期針對我院項目特點進(jìn)行更細(xì)致劃分，在項目管理過程中，項目周期確定是一個很重要的問題，要界定出各項目詳細(xì)類型，對于個類型項目各階段合理時間應(yīng)進(jìn)行考量和界定，要完成公司KPI固然重要，但合理制定項目周期也應(yīng)是我部門關(guān)注的重點。統(tǒng)計已完成項目信息，總結(jié)各類項目的節(jié)點完成情況及階段周期，以此為參考制定后續(xù)項目周期定義。

2、專家評審團(tuán)職責(zé)，評審團(tuán)成員組成及資格確認(rèn)

專家評審團(tuán)在項目評審會議中需給出合理建議及意見，專家評審團(tuán)成員應(yīng)當(dāng)有明確的分工，對各自領(lǐng)域的問題提出意見及建議，評審團(tuán)成員的選舉制度建立。過程中的責(zé)任劃分。

3、項目完成情況評估

針對項目的完成情況，需給出明確的考評指標(biāo)，界定項目完成那些任務(wù)，達(dá)到那些目標(biāo)才算真正達(dá)成了項目目標(biāo)。

4、實驗清單、零件加工清單提供

上述資料的提供均是為了細(xì)化項目工作任務(wù)，實現(xiàn)階段任務(wù)的明確，增強項目的可控性，個項目組負(fù)責(zé)人及成員應(yīng)習(xí)慣這種工作方式，采用這種方式可以使每階段的工作內(nèi)容更加具體、清晰，責(zé)任細(xì)化后可很清楚的找到影響項目進(jìn)度的工作內(nèi)容，查找項目瓶頸。

5、零部件差異對比表

首先要明確制作該表格的目的，再考慮針對不同項目是否均需提供。

6、設(shè)計規(guī)范輸出

針對我院項目特點，多是新開發(fā)項目，設(shè)計規(guī)范制作相對應(yīng)用范圍較窄，可考慮其他積累方式。

7、項目問題跟進(jìn)及各類分析報告

目前項目問題跟進(jìn)表及各類分析報告在完成后并沒有得到有效的利用，造成了資源的極大浪費，同時，所輸出技術(shù)分析報告的質(zhì)量也有待考量，是否達(dá)到可以指導(dǎo)項目的高度，類似的文獻(xiàn)都應(yīng)該成為部門的一種經(jīng)驗的沉淀及積累。

8、壓縮機設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)

該標(biāo)準(zhǔn)的制定對于項目的設(shè)計沒有實際意義，只是對新人才有意義，不如做成培訓(xùn)材料，制定該標(biāo)準(zhǔn)只是為了項目管理員能更好的控制項目的節(jié)點，在制定項目甘特圖的過程中也可完成此項工作，在項目周期制定的工作中就可界定不同項目在每階段應(yīng)進(jìn)行的任務(wù)及相應(yīng)的時間。

第二篇：項目溝通管理與會議管理問題

項目溝通管理與會議管理問題 收藏項目溝通管理與會議管理問題 某個系統(tǒng)集成公司的項目經(jīng)理。他身邊的員工始終在抱怨公司的工作氛圍不好，溝通不足。老張非常希望能夠通過自己的努力還改善這一狀況，因此他要求項目組成 員無論如何每周必須按時參加例會并發(fā)言，但對例會具體應(yīng)如何進(jìn)行，他卻不知如何規(guī)定。很快項目組成員就開始抱怨例會目的不明，時間太長，效率太低，缺乏效 果等等，而且由于在例會上意見相左，很多組員開始相互爭吵，甚至影響到了人際關(guān)系的融洽。為此，他非?？鄲?。

請問產(chǎn)生問題的可能原因是什么？應(yīng)該怎樣提高項目例會的效率？你認(rèn)為除了項目例會之外，他還可以采取哪些措施來改善團(tuán)隊氛圍，促進(jìn)溝通？

題

目：開會要有目標(biāo)及結(jié)論作者：wxh(qerw xianghuiw@huiwei.com)1.例會的安排可以包括一些例行的內(nèi)容.其它的內(nèi)容可以從與會者收集,相信參加會議者都有很多想法要表露的.同時可以增加他們參與意識.2.要有控制會議的能力,不能漫議.3.會議要達(dá)到目標(biāo),會上不能解決的,要記錄下作為遺留問題,下次會議一定要跟蹤.要不問題解決不了,打擊提問題人的積極性.4.會議時間不能太長,頻度也不要太密

5.可以找一些輕松的話題交流.總之,開會的目的就是為了解決問題,如果目標(biāo)不明確,會議沒有結(jié)論,該會不如不開.分析時間:2006-03-02題目：例會和非正式會議作者：張毅君(Global Technology Center librazh@163.com)原因可能有很多種，領(lǐng)導(dǎo)缺乏領(lǐng)導(dǎo)力，中間有員工煽動情緒，客戶刁蠻。。

1.設(shè)定例會前要制定好完整的議程，因為例會是重復(fù)性的，所以制定一個框架就好了。這樣不用每次例會都去想一個目標(biāo)。時間要控制好，討論如果偏離議題太遠(yuǎn)要及時糾正。

2.例會的頻率不能太密或太疏，一般一周一次是采用的比較多的。

3.員工對于公司工作氛圍的抱怨不是例會就可以解決的。一般這種問題是通過一些非正式的會議或單獨溝通來協(xié)調(diào)的。比如說飯桌上的會議，或者在一些非正式的場合和員工單獨交流交流。

分析時間:2006-03-02題目：定義環(huán)境和溝通問題作者：tao

weijia(Channelon taoweijia@channelon.com.cn)可能，項目組人員有心理話要說卻不知道怎么和管理層講，只能說工作環(huán)境不好，溝通不好之類的話．說明管理者沒有經(jīng)常與組人員溝通了解組人員的環(huán)境，和個人問題．

一個好的項目經(jīng)理會很好的調(diào)動人員的情緒．例會只能解決一部分問題．大部分是覺得的工作細(xì)節(jié)問題．對于組員講的＂環(huán)境和溝通問題＂沒有太大幫助． 也可能，組員對于項目實施的一些方法和制度不滿意，這屬于項目前期的工作沒有做好，如果是開發(fā)隊伍之間的信息輸入輸出不一致發(fā)生的問題，那么開發(fā)團(tuán)隊

之間的信息控制是否在流程上要留意下．所有例會上必須要明確的解決目標(biāo)難題．不然，例會開的象茶話會，茶話會搞得象項目會． 分析時間:2006-02-16題目：team or group作者：meconsea(山東和華中稅 meconsea@163.com)需要的是一個和諧、團(tuán)結(jié)、戰(zhàn)斗力強的team，而不是一個松散的group。

在保證公司利益的前提下為團(tuán)隊謀取利益，致力于在團(tuán)隊中起到核心作用。我 估計你們團(tuán)隊的效率也是相當(dāng)?shù)拖碌?，要提高工作的主動性和調(diào)整工作態(tài)度?？梢杂靡欢ǖ囊?guī)章制度來執(zhí)行。注意物極必反。例會是用來討論問題和解決問題的。如 果利用例會來融洽關(guān)系和溝通就錯了。融洽關(guān)系和加強溝通是從平時作起的。在公司是同事，出去公司門是朋友，要做到這一點。

一個絕招：請你們團(tuán)隊吃個飯，注意最后不要開發(fā)票，這樣你可以獲得人心，即使不是在工作也是在平時多了些朋友。

如果請客再不給你面子，你的問題了。分析時間:2006-02-16題目：頭腦風(fēng)暴作者：羅雄(ABB(中國)有限公司上海分公

司 sean-xiong.luo@cn.abb.com)1.你自己覺得自己跟員工的關(guān)系如何？是否有足夠的組織魅力？如果以上兩點存在不足，必須從自身方面積極改進(jìn)。

2.頭腦風(fēng)暴類型的會議也許在解決問題的同時有助于改善員工關(guān)系。

3.會議的規(guī)劃和組織是自己應(yīng)該做好的事情。分析時間:2006-02-09題目：認(rèn)清問題后再解決問題作者：趙昊彤(北京用友軟件工程有限公

司 zhaohaotong@hotmail.com)這種情況先得弄清楚是大部分員工都認(rèn)為工作氛圍不好，還是個別員工，并且大家認(rèn)識的原因是否一致。

我覺得解決這個問題首先不是依靠所謂的項目例會，項目例會是為了項目成員交流項目進(jìn)展情況，布置新的任務(wù)來召開的，不適合解決個別人的思想問題。我認(rèn)為這種情況出現(xiàn)后，應(yīng)該先通過個別交流，爭取把這種情緒控制住，別大規(guī)模散播開，然后在分析原因，對證下藥。

分析時間:2006-02-07題目：個人意見作者：王海飛(utstarcom通訊有限公司 whaifei@263.net)每周安排例會以增加相互的溝通，這是一種很好的方式。但是如果形式過分單一和固定，那么時間長了勢必造成厭煩。因此我覺得：

1、明確例會的目的，每次例會要達(dá)到一個什么目標(biāo)，是要增加相互溝通，還是信息交流，或者是解決問題？

2、變換例會的形式，根據(jù)例會要達(dá)到的目標(biāo)來采用相應(yīng)的形式。比如：此次本周例會主要是增加相互的溝通，促進(jìn)人與人之間的關(guān)系，那么大家下班后搞次聚餐，效果肯定不錯：）；

3、增加會議的控制力度。避免偏移會議目標(biāo)太遠(yuǎn)。分析時間:2006-02-06題目：我的一點經(jīng)驗作者：許利東(瑞利 hece@sina.com)曾經(jīng)有過一個項目，個人認(rèn)為例會制度執(zhí)行得較成功的，在這講一下供參考：

根 據(jù)項目管理需要我們設(shè)置了每月一次和每周一次兩種例會，月例會定位為計劃協(xié)調(diào)會，參加人員包括項目總的技術(shù)負(fù)責(zé)人和各分系統(tǒng)的技術(shù)負(fù)責(zé)人，單位行政主管領(lǐng) 導(dǎo)、有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，會議由項目總的技術(shù)負(fù)責(zé)人匯報項目進(jìn)展情況及存在問題，主要協(xié)調(diào)解決計劃、資源保障、人力安排等方面的問題。重大問題由單位行政主管 領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)決策，因為相關(guān)部門都到了，會上提的問題，基本上都能很好的得以解決。同時，這樣的會其實也是一種計劃的檢查和匯報，對進(jìn)度管理是很好的。另外，每周由項目總技術(shù)負(fù)責(zé)人召集全體項目人員開一次周技術(shù)協(xié)調(diào)會，每個分系統(tǒng)會匯報各自的進(jìn)展情況及存在問題，項目負(fù)責(zé)人主持詳細(xì)的討論和決策。這樣項目負(fù)責(zé) 人對技術(shù)措施的落實情況也很把握。這種的例會

體系還有助于質(zhì)量、經(jīng)費管理人員了解情況，控制項目質(zhì)量和經(jīng)費開支。當(dāng)然，在例會中要有人記錄和整理各項問題 及討論的解決辦法，以便會后進(jìn)一步落實和下次的檢查。分析時間:2006-02-05題目：我的一點經(jīng)驗作者：許利東(瑞利 hece@sina.com)曾經(jīng)有過一個項目，個人認(rèn)為例會制度執(zhí)行得較成功的，在這講一下供參考：

根 據(jù)項目管理需要我們設(shè)置了每月一次和每周一次兩種例會，月例會定位為計劃協(xié)調(diào)會，參加人員包括項目總的技術(shù)負(fù)責(zé)人和各分系統(tǒng)的技術(shù)負(fù)責(zé)人，單位行政主管領(lǐng) 導(dǎo)、有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，會議由項目總的技術(shù)負(fù)責(zé)人匯報項目進(jìn)展情況及存在問題，主要協(xié)調(diào)解決計劃、資源保障、人力安排等方面的問題。重大問題由單位行政主管 領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)決策，因為相關(guān)部門都到了，會上提的問題，基本上都能很好的得以解決。同時，這樣的會其實也是一種計劃的檢查和匯報，對進(jìn)度管理是很好的。另外，每周由項目總技術(shù)負(fù)責(zé)人召集全體項目人員開一次周技術(shù)協(xié)調(diào)會，每個分系統(tǒng)會匯報各自的進(jìn)展情況及存在問題，項目負(fù)責(zé)人主持詳細(xì)的討論和決策。這樣項目負(fù)責(zé) 人對技術(shù)措施的落實情況也很把握。這種的例會體系還有助于質(zhì)量、經(jīng)費管理人員了解情況，控制項目質(zhì)量和經(jīng)費開支。當(dāng)然，在例會中要有人記錄和整理各項問題 及討論的解決辦法，以便會后進(jìn)一步落實和下次的檢查。分析時間:2006-02-05題目：團(tuán)隊溝通作者： 王

淼(AREVA T&D 上海 gawain.wang@gmail.com)首先，老張的出發(fā)點是好的，一個項目團(tuán)隊如果沒有足夠的內(nèi)部溝通，大家各自為政，這個團(tuán)隊遲早是要跨掉的。但是通過盲目開會的方式來促進(jìn)溝通卻未必見效。對此案例，我有以下幾點看法：

1.切忌召開沒有目標(biāo)的會議。每一次團(tuán)隊會議都要有明確的議題，會后要有詳細(xì)的會議報告分發(fā)給每個人。每次會議不宜過長，30分鐘左右為宜，若議題過多可分多次進(jìn)行。

2.內(nèi)部信息透明共享才能消除隔閡。比如可以利用電子平臺等方式將每個團(tuán)隊成員的工作內(nèi)容、進(jìn)度等信息明確公布。同時項目經(jīng)理有責(zé)任讓團(tuán)隊成員隨時了解項目進(jìn)展。

3.作為項目經(jīng)理要在團(tuán)隊中樹立威信，同時要導(dǎo)引團(tuán)隊發(fā)展，使每個成員逐漸形成良好的工作習(xí)慣。分析時間:2006-02-05題目：找到根本原因，方能對癥下藥。作者： 孫泓(Kinetec.Ds sunhong76@126.com)首先，老張要明確員工為什么要抱怨公司的工作氛圍不好，溝通不足。工作氛圍不好在哪里，溝通不足是員工與上司還是員工之間溝通不足等等。找到原因，方能對癥下藥，當(dāng)然例會制度是個好方法來解決溝通問題，但例會不是萬能靈藥，特別是目的不明 確，為溝通而溝通，冗長拖沓的例會更是只能起到事與愿違的效果。一個周例會未必要所有項目成員全部參加，只需要與本周任務(wù)相關(guān)人員參加即可，且時間在半小 時左右為宜，主題一定要明確，對于組員的爭吵，要行使決定權(quán)，給予一個公正的裁斷。

除了例會以外，還可以私下與組員個別溝通，了解情況，這樣也許能夠了解到組員更真實的想法。分析時間:2006-02-05題目：老張，想好了再去做.作者：Bob(siecom bob_huang@siecom.com)從項目的角度來看老張對待例會問題上，是很失敗的.項目本身就是從計劃到監(jiān)控和管理.從老張的角度來講，我有以下建議：

1.老張先要知道員工所抱怨的的問題出在那，再去想辦法將這個問題改善.2.招開例會要有檢討項目的進(jìn)度。

3.不允計項目成員在會議中推拖責(zé)任更不允許爭吵.分析時間:2006-02-05題目：老張，想好了再去做.作者：

Bob(siecom bob_huang@siecom.com)從項目的角度來看老張對待例會問題上，是很失敗的.項目本身就是從計劃到監(jiān)控和管理.從老張的角度來講，我有以下建議：

1.老張先要知道員工所抱怨的的問題出在那，再去想辦法將這個問題改善.2.招開例會要有檢討項目的進(jìn)度。

3.不允計項目成員在會議中推拖責(zé)任更不允許爭吵.分析時間:2006-02-05題目：老張，想好了再去做.作者：

Bob(siecom bob_huang@siecom.com)從項目的角度來看老張對待例會問題上，是很失敗的.項目本身就是從計劃到監(jiān)控和管理.從老張的角度來講，我有以下建議：

1.老張先要知道員工所抱怨的的問題出在那，再去想辦法將這個問題改善.2.招開例會要有檢討項目的進(jìn)度。

3.不允計項目成員在會議中推拖責(zé)任更不允許爭吵.分析時間:2006-02-05題目：對癥下藥,多管齊下作者：姜世偉(站物 tj-jsw@sohu.com)案例中,項目的員工抱怨工作氛圍不好,溝通不足,老張想通過采取例會這一個的措施來解決此問題。然而由于例會缺乏目的和有效的組織，使原本為了解決工作氛圍和溝通的例會反而加劇了這一問題，可謂是火上加油，雪上加霜。

其實針對工作氛圍和溝通不足這一問題，可以通過私下交流和項目活動等各種形式豐富多樣的方式來解決。

目標(biāo)是唯一的，途徑是多樣的，正所謂條條大路通羅馬。分析時

間:2006-02-04題目：老張，你準(zhǔn)備好了嗎作者： 梁楨(上海廣平信息系統(tǒng)工程有限公司 dragon21@citiz.net)首先，例會是否能解決“工作氛圍不好，溝通不足”的局面我感覺懷疑。也許茶話會也許比例會更能讓項目成員放松，增加溝通機會。所以老張最好能私下了解下工 作氣氛不好的原因（個人想法、公司政策等）。

其次，從例會的內(nèi)容來看似乎事前都沒有準(zhǔn)備，從例會的結(jié)果來看似乎沒有人主持，所以會效率低下，所以會控制不住局面有人吵架。是否該提前1天將例會的內(nèi)容通知每個人，例會當(dāng)天每個人都有機會發(fā)言，從而大家提出解決方案。管理一個團(tuán)隊需要有“懷柔”，也需要“大棒”。應(yīng)人而異，應(yīng)地制宜，應(yīng)勢利導(dǎo)。

第三篇：會議管理

會議管理制度

目的：為規(guī)范會議管理，提高會議效率，對會議管理進(jìn)行規(guī)定。

一、會議召集人職責(zé)：

1、會議召集人要提前與能起會議決策性作用人員溝通，在會議決策人員沒有會議沖突的情況下再申請發(fā)放會議通知，會議通知要求提前1天發(fā)放，當(dāng)天發(fā)放的會議通知，會議召集人要電話或口頭通知和提醒與會人員；

2、召集會議時，要區(qū)分參加人員和邀請人員；具體事務(wù)的直接負(fù)責(zé)人為必須參加人員，之外的為邀請人員，邀請人員可選擇性參加；

3、會議開始后，會議召集人要說明會議的議題、議程、需解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等,以免跑題；

4、會議過程中如果出現(xiàn)跑題的現(xiàn)象，會議召集人要及時控制、提醒會議剩余時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保回歸議程；

5、屬討論、決策性議題的會議，召集人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對需集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見；

6、如無特別指定，會議召集人負(fù)責(zé)記錄會議紀(jì)要，會后負(fù)責(zé)整理并發(fā)布正式的會議紀(jì)要，避免議而不決。

二、秘書職責(zé)：

1、收到會議通知發(fā)放需求，預(yù)訂會議室及準(zhǔn)確無誤的發(fā)放會議通知，會議通知郵件標(biāo)題要顯示會議主題、會議時間、會議地點。以便與會人能快速查看；

2、遇緊急會議，但預(yù)訂不到會議室時，要積極主動與其它部門協(xié)調(diào)解決；

3、隔天發(fā)放的會議通知，在會議開始前1小時，必須發(fā)放會議提醒；

4、當(dāng)天緊急臨時會議，要電話通知與會人員，以保證與會人員準(zhǔn)時參會；

5、會議開始前，要提前20分鐘調(diào)試好會議用設(shè)備（投影儀、筆記本及其它設(shè)備），并保證設(shè)備暢通；同時準(zhǔn)備好會議簽到表，并在會議簽到表中填上必須參加人員名單，以便會議召集人核對；

6、緊急重要的會議，在會議設(shè)備資源緊張的情況下，要積極與其它部門協(xié)調(diào)解決。

三、與會人職責(zé)：

1、必須參加人員必須準(zhǔn)時出席會議，因各種原因，不能參會者，必須提前向會議召集人員請假，不得無故缺席或遲到,以免會議召集人在不知情的情況下等待而影響會議效率；

2、到會場后，要及時在會議簽到表上簽到；

3、會議期間，手機要調(diào)成振動模式；

4、會議中，發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題,與會議無關(guān)的話題，嚴(yán)禁討論；

5、遵循會議召集人對議程控制的要求，如需要提前離開會場，要知會會議召集人。

四、違規(guī)處理

1、會議必須參加人員，遲到2分鐘以內(nèi)罰款20元/次，遲到2分鐘以上（含缺席）罰款50元/次，未經(jīng)召集人同意擅自提前退場的罰款20元/次；

2、會議違規(guī)處罰由秘書根據(jù)會議簽到表的簽到情況來執(zhí)行；

3、罰金在秘書處登記后，將作為研發(fā)管理部活動經(jīng)費；

4、凡因通知原因造成必須參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由會議召集人和秘書承擔(dān)。

五、附件：

附件1：《會議簽到表》

附件2：《會議紀(jì)要模板》

附件3：《研發(fā)人員違規(guī)收款登記表》

本制度自頒發(fā)之日起開始實施！

第四篇：會議管理

秘書考試（四級）復(fù)習(xí)筆記之會議管理——會議概述 會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過程。

會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。

一般而言,會議申報與審批大體有三種形式：口頭申報、書面申報、會議申報。

秘書部門對有關(guān)職能部門申報召開的會議,要本著精簡從嚴(yán)的審批原則,嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。

秘書考試（四級）復(fù)習(xí)筆記之會議管理——會前籌備

一、擬訂會議議程、日程

（一）會議議程和會議日程的內(nèi)容及作用

1、會議議程的內(nèi)容

會議議程是為完成議題而做出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。會議議程是會議具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

2、會議日程的內(nèi)容 會議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。

3、會議議程和日程的作用

通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。會議議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

（二）會議議程的制定程序

1、明確目標(biāo)和參加者

2、安排各議程事項的時間

3、確定每一項議程

4、決定會議討論形式

（三）會議日程的編制方法

1、制定議程表時，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

2、制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關(guān)的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會議事務(wù)性的內(nèi)容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會和退席。

5、保密性較強的議題，一般放在后面。

二、提供會議地點的備選方案

（一）會議地點選擇的要求

1、交通便利。

2、會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。

3、場地要有良好的設(shè)備配置。

4、場地應(yīng)不受外界干擾。

5、選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場所。

6、場地租借的成本必須合理。

（二）會議場地選擇的工作程序

1、會議的目的與形態(tài)

2、實質(zhì)上的需要、與會者的期望

3、列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地

4、對會議地點進(jìn)行確認(rèn) 考試大編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實地考察會議地點的注意事項

1、會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

3、不要出于個人原因再次參觀酒店。

4、不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動局面。

三、布置會場和安排座次

（一）會場整體布局安排

1、會場整體布局的要求（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會議要保證一個絕對的中心。（4）小型會場要注意集中和方便。

2、會場整體布局的類型（1）較大型會場的座次安排。（2）中小型會議的座次安排。

3、會場整體布局安排的工作程序（1）確定會場形式。（2）合理擺放桌椅。（3）布置附屬性設(shè)備

(二)主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

1、主席臺座次和場內(nèi)座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應(yīng)該設(shè)主席臺。座談會和日常工作會議一般不設(shè)主席臺或主席桌。無論是否設(shè)置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現(xiàn)象。另外，一般會議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2、主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

（1）安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時應(yīng)注意以下慣例： 1）依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2）為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務(wù)順序就座。

3）主席臺座次的編排應(yīng)編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺的桌上，于每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽。（2）安排場內(nèi)其他人員的座次

1）小型會場內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠(yuǎn)、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對門的位置。

2）中大型會場內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種： ①橫排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。②豎排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。③左后排列法。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

四、發(fā)布會議信息

（一）會議信息的內(nèi)容和類型

1、會議信息的內(nèi)容

會議信息的內(nèi)容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法；會務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會議報到及會議議程、日程；與會者的信息；會議報送的交流信息；會議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會議的宣傳報道內(nèi)容；會議的決議內(nèi)容。

2、會議的類型

會議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發(fā)布會議信息的工作程序

1、傳遞會議通知信息

2、分發(fā)傳遞會議文件

3、溝通傳遞會議有關(guān)情況

（三）注意事項

1、發(fā)布會議信息前要進(jìn)行報審

2、要對媒體進(jìn)行選擇

五、安排會議食宿

（一）會議餐飲的常識和工作程序

1、會議餐飲的常識

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費。（2）就餐大體上是一個標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標(biāo)出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2、安排會議餐飲

（1）根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。（2）就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。（4）事先設(shè)計和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。（6）事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。

3、會議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會場休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會。應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

二、（二）會議住宿的常識和工作程序

1、會議住宿的常識

（1）要提前編制住房方案。

（2）長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

（3）具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。（4）有時還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

（5）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會議住宿（1）安排方式的選擇。（2）預(yù)定會議住宿的程序。（3）確定會議住宿的程序。

3、會議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

（2）年齡較大的與會者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。

（4）可預(yù)先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請與會者自己選擇預(yù)訂。

（5）預(yù)訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

六、邀請會議嘉賓

（一）、會議嘉賓的類型和要求

1、會議嘉賓的類型

（1）組織方的上級領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。（2）企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。（3）社會名流和電影明星。

（4）對實現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

2、嘉賓邀請的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場。

（2）要發(fā)出正式邀請函。（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。（5）對于難以分辨是否應(yīng)該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。（6）嘉賓人數(shù)不宜過多。

（二）邀請會議嘉賓的工作程序

（1）在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實施。（2）擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會情況。

（4）在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

七、準(zhǔn)備會議資料、會議用品

（一）會議資料的類型和準(zhǔn)備

1、會議資料的類型

（1）來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。（2）會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

2、會議資料的準(zhǔn)備

（1）來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

（2）會務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

（3）溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

（二）會議用品的類型和準(zhǔn)備

1、會議用品的類型

（1）必備用品和設(shè)備是指各類會議都需要的用品和設(shè)備。1）會議內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。2）常用物資有電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設(shè)備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

2、準(zhǔn)備會議用品（1）檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機準(zhǔn)備，一般要在會議前兩小時預(yù)熱或預(yù)冷。（2）檢查好燈光、擴音設(shè)備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設(shè)備等。（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計數(shù)設(shè)備和獎勵用品。

（8）會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

（9）如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會議禮儀服務(wù)

（一）會議禮儀的種類

1、會議的通用禮儀（1）會議文書禮儀。（2）迎送禮儀。（3）參會禮儀。（4）服務(wù)禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會議發(fā)言者禮儀

4、會議參加者禮儀

（二）安排會議禮儀服務(wù)的工作程序

1、選擇會議禮儀服務(wù)人員（1）從組織內(nèi)部員工中選擇。

（2）聘請專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會議主要的禮儀服務(wù)。

2、分解工作程序

3、培訓(xùn)會議禮儀服務(wù)人員

（1）對會議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。（2）對會議禮儀知識和工作技能的培訓(xùn)。（3）對會議的設(shè)備和用品的使用常識培訓(xùn)。

4、準(zhǔn)備服裝用具

（1）禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會場環(huán)境協(xié)調(diào)。（2）迎接一般的與會者不需要獻(xiàn)花。

5、禮儀執(zhí)行

（1）接待禮儀及程序。（2）引領(lǐng)。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會議常用視聽設(shè)備是否正常

（一）會議常用視聽設(shè)備的選用 音響手段與視覺手段可以分開單獨使用，也可以合在一起使用。

常用的設(shè)備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機、投影儀、錄像機、電視機、攝像機、燈光設(shè)備等。

對于會議使用的設(shè)備，應(yīng)設(shè)專人操作與維護(hù)。來源于考試大

（二）檢查會議常用視聽設(shè)備的工作程序

1、確定工作人員的職責(zé)。

2、預(yù)演和檢查會場視聽設(shè)備。

秘書考試（四級）復(fù)習(xí)筆記之會議管理——會中服務(wù)

一、安排會議值班

（一）會議值班工作的內(nèi)容和意義

1、會議值班工作的內(nèi)容（1）值班電話記錄。（2）值班接待記錄。（3）值班日記。（4）做好信息傳遞。

2、會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的順利進(jìn)行。

（二）安排會議值班的工作程序

1、制定值班工作制度（1）信息處理制度。（2）崗位責(zé)任制度。（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務(wù)

（1）在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強與會議無關(guān)人員出入會場的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡(luò)、請示。

（4）要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

（6）必要時，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)。

（7）做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。（8）必要時，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3、編制會議值班表

會議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）會議值班時間期限和具體值班時間。（2）會議值班人員姓名。

（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

（4）會議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。（5）用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會議的新聞媒體

（一）相關(guān)知識

1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則（1）報道的內(nèi)容必須與會議基本內(nèi)容相吻合。（2）掌握會議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。（3）報道中的重要觀點和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。（4）要準(zhǔn)備得全面周到、主動積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

（6）在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

（7）在會議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

（1）由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會議召開期間，邀請有關(guān)報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。（3）在會議結(jié)束時，召開記者報告會，由會議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡單的會議材料

3、安排拍照和新聞發(fā)布會等傳統(tǒng)活動

4、安排媒體溝通會

（三）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報道（1）快速作出反應(yīng)。

（2）聯(lián)合或聘請專業(yè)公關(guān)公司處理危機。（3）讓負(fù)責(zé)人出面。

（4）對未知的事實不要推測。（5）不要隱瞞事實真相。（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統(tǒng)一口徑，用同一個聲音說話。（8）頻繁溝通。

三、做好會議的記錄工作和簡報工作

（一）做好會議的記錄工作

1、會議記錄的內(nèi)容（1）會議描述。（2）與會者姓名。（3）缺席者請假條。（4）宣讀上次會議記錄。（5）有會議記錄中產(chǎn)生的問題。（6）通訊記錄。（7）一般事務(wù)。（8）其他事務(wù)。（9）下次會議日期。（10）主席簽名。

2、會議記錄的要求（1）速度要求。（2）真實性要求。1）準(zhǔn)確 2）清楚 3）突出重點（3）資料性要求。

3、會議記錄的工作程序

會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

（1）標(biāo)題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。（2）正文。首部+主體+結(jié)尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：字）”。

（二）做好會議的簡報工作 來源于考試大

1、會議簡報的內(nèi)容

（簽會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經(jīng)驗，溝通會議的信息。要反映出會議的新情況、新問題、新經(jīng)驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導(dǎo)和溝通作用。

2、會議簡報的要求（1）真實準(zhǔn)確。（2）短小精悍。

（3）快是簡報的質(zhì)量體現(xiàn)。（4）生動活潑。

3、會議簡報的工作程序（1）會議簡報的內(nèi)容。（2）會議簡報的結(jié)構(gòu)。

四、收集信息的分類

（一）會議信息的分類

1、按照會議信息的作用劃分（1）與會者信息。

（2）會議指導(dǎo)性、宣傳性信息。（3）會議議題性信息。（4）會議主題內(nèi)容信息。（5）記錄性、結(jié)果性文件信息。（6）會議的程序性文件信息。（7）會議交流性文件信息。（8）會議參考性信息。（9）會議管理性信息。

2、按照會議信息的保密性劃分（1）保密性會議信息。（2）內(nèi)部性會議信息。（3）公開性會議信息。

3、按照會議信息傳遞方式劃分（1）會議講話信息。（2）會議書面信息。（3）會議聲像信息。

（二）收集會議信息的要求

1、齊全。

2、及時。

3、準(zhǔn)確。

4、有效。（1）責(zé)任到人。（2）履行登記。（3）嚴(yán)格保密。（4）明確范圍，（5）有針對性。

（三）收集會議信息的工作程序

1、確定會議信息的搜集范圍。

2、選擇會議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會議信息的方法。（1）召集開會。（2）提供書面材料。（3）個別約見。

（4）會議結(jié)束時及時搜集。（5）個別催退。（6）按清退目錄收集。（7）限時交退。

五、反饋會議信息

（一）反饋會議信息的內(nèi)容和要求

1、反饋會議信息的內(nèi)容（1）反饋會前信息。（2）反饋會中信息。

（3）反饋會后傳達(dá)落實的情況。

2、反饋會議信息的要求

（1）會議的信息反饋要注意店面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。（2）會議信息反饋的目的要明確。（3）充分重視會議的反饋信息溝通。

（二）反饋會議信息的工作程序

1、布置會議信息收集工作。

2、會議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。

3、建立定期的會議信息反饋制度。

4、做好會議信息的反饋匯報工作。

5、抓好會議反饋信息的落實工作。

秘書考試（四級）復(fù)習(xí)筆記之會議管理——會后落實

一、會議文件資料收集的要求

（一）收集會議文件資料的要求和內(nèi)容

1、收集會議文件資料的要求

（1）確定會議文件資料的收集范圍。

（2）收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會前全部收集齊全。

（3）選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。

（4）收集會議文件要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。來源于考試大（5）收集整理過程中要注意保密。

2、需收集的文件資料

（1）會前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。（2）會議期間產(chǎn)生的文件。（3）會后產(chǎn)生的文件。

（二）會議文件的立卷歸檔

1、會議文件立卷歸檔的意義

（1）保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。（2）保持歷史的真是面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。（3）保護(hù)會議文件的完整與安全，便于保存和保管。（4）保證會議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。

2、會議文件立卷歸檔的范圍的范圍和分工。（1）會議文件立卷歸檔范圍（2）會議文件立卷歸檔分工。

3、會議文件立卷的基本原則和方法（1）會議文件立卷的基本原則。（2）會議文件立卷方法。

4、會議文件立卷工作程序。（1）大中型會議文件立卷

（2）日常工作會議文件資料立卷。

（三）會議文件資料收集整理的工作程序

將收集的文件資料進(jìn)行登記——向上級總結(jié)、匯報情況——甄別整理、分類歸卷——卷內(nèi)文件的排列——卷內(nèi)文件的編號、編目——填寫卷內(nèi)文件的備考表——案卷標(biāo)題的擬制——填案卷封面——移交給檔案室——清理-銷毀不再利用的紙張。

二、會議紀(jì)要的內(nèi)容和要求

（一）會議紀(jì)要的種類（1）辦公關(guān)于紀(jì)要。（2）工作會議紀(jì)要。（3）協(xié)調(diào)會議紀(jì)要。（4）研討會議紀(jì)要。

（二）會議紀(jì)要的內(nèi)容（1）會議情況簡述。（2）對會議精神的闡發(fā)。

（三）會議紀(jì)要的要求

1、會議紀(jì)要的擬寫要求

（1）實事求是，忠于會議實際。（2）內(nèi)容要集中概括。（3）要有條理。

2、印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存

3、會議紀(jì)要要按印發(fā)范圍和查看等級分發(fā)（1）確定印發(fā)范圍。（2）確認(rèn)接收者。（3）簽發(fā)會議執(zhí)行。

（四）工作程序

完善會議記錄→起草、編寫會議紀(jì)要→確定印發(fā)范圍→接收者確認(rèn)→領(lǐng)導(dǎo)簽字→打印成文→印制、分發(fā)或歸檔保存。

三、會議經(jīng)費結(jié)算的方法

（一）會議經(jīng)費結(jié)算的方法和要求

1、會議的收費與付費方法（1）收款的方法與時機。（2）付款的方法和時間表。

2、會議付費的要求

（1）會議經(jīng)費的名稱要規(guī)范。

（2）遵守公司零用現(xiàn)金、消費價格及用品報銷的各種財務(wù)制度和規(guī)定。

（二）會議經(jīng)費結(jié)算的工作程序

通知與會人員結(jié)算時間地點→清點費用支出發(fā)票→核實發(fā)票→填寫報銷單、將發(fā)票貼于報銷單背面→請領(lǐng)導(dǎo)者簽字→到財務(wù)部門報銷→與相關(guān)部門及人員結(jié)清費用。

（三）會議經(jīng)費結(jié)算的注意事項 考試大編輯整理（1）開具會議住宿費發(fā)票時，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發(fā)票，保證開立的發(fā)票與收取的會務(wù)費相等。（2）住宿費一般不包括使用房間的長途電話費、客房小酒吧、在酒店簽單的費用。

四、跟蹤反饋落實會議精神

（一）會議決定事項的傳達(dá)

1、會議傳達(dá)決定事項的要求

（1）傳達(dá)會議決定事項必須準(zhǔn)確，必須原原本本傳達(dá)。（2）傳達(dá)會議決定事項必須及時。（3）傳達(dá)會議決定事項必須到位。

2、會議傳達(dá)落實的作用

（1）會議決策傳達(dá)落實是實現(xiàn)會議決策目標(biāo)的最主要環(huán)節(jié)。（2）會議決策傳達(dá)落實是衡量下級組織得力與否的主要標(biāo)志。

（3）會議決策傳達(dá)落實是對會議決策的檢驗。

3、傳達(dá)落實會議決策的具體實施（1）傳達(dá)動員。（2）分解任務(wù)。（3）互相溝通。（4）操作控制。（5）效益考核。

（二）會議決定事項反饋（1）反饋的原則。（2）反饋的重點。（2）綜合反饋。

（三）跟蹤反饋落實會議精神的工作程序

會議決定事項的傳達(dá)→會議決定事項的催辦與登記制度→會議決定事項的反饋。

（四）跟蹤反饋落實會議精神的注意事項（1）綜合性的須由多部門共同辦理的工作事項。（2）部門責(zé)任分工邊緣的、交錯的工作事項。秘書考試（四級）復(fù)習(xí)筆記之會議管理——案例分析 案例一

英豪公司將舉行銷售團(tuán)隊會議，研究銷售工作下一季度的目標(biāo)以及人員招聘、銷售二部經(jīng)理人選等問題，在會上，還將進(jìn)行東部地區(qū)銷售情況的總結(jié)、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言。如果你是秘書，請制定一個會議議程表。英豪公司銷售團(tuán)隊會議議程表

公司銷售團(tuán)隊會議將于5月25日星期一上午九點在公司總部的三樓會議室舉行。宣布議程。

說明有關(guān)人員缺席情況。宣讀并通過上次會議的記錄。東部地區(qū)銷售情況總結(jié)。

銷售一部經(jīng)理關(guān)于加強團(tuán)隊溝通問題的發(fā)言。公司銷售人員的招聘和重組。銷售二部經(jīng)理的人選。下季度銷售目標(biāo)。案例二

公司準(zhǔn)備在暑假召開一個各部門負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)會議，經(jīng)理讓秘書鐘苗選擇一個會議地點，鐘苗經(jīng)過仔細(xì)考慮，預(yù)定了位于市郊風(fēng)景區(qū)的一家酒店，價格相對便宜，而且風(fēng)景宜人。經(jīng)理及參加培訓(xùn)的人員都很滿意。

點評：由于該會議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價位適中，而且位于風(fēng)景區(qū)，可使與會者身心放松。案例三

名山公司要召開2003總結(jié)大會，作為大會工作人員的王琴主要負(fù)責(zé)會議文件材料工作。會前王琴進(jìn)行會議籌備有關(guān)信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準(zhǔn)備。大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結(jié)、體會或者經(jīng)驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進(jìn)展情況。會議期間王琴認(rèn)真做好會議記錄，力求會議記錄準(zhǔn)確、完整，忠實發(fā)言人的原意，并進(jìn)行會議發(fā)言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報、使會議達(dá)到良好的效果。會后王琴認(rèn)真編寫會議紀(jì)要，作為與會代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動會議精神的貫徹落實，她還搜集齊會議期間所有文件材料，及時整理有關(guān)會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴大會期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評。點評：會議信息流動和處理是否科學(xué)、務(wù)實、有效，直接影響會議的質(zhì)量和效率，影響會議的實際效果。王琴的會議信息工作實際上是確保會議信息有效流動，實現(xiàn)會議目的的工作?？荚嚧缶庉嬚?案例四

天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會，會后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設(shè)3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯(lián)誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了應(yīng)便在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場面。

點評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良的影響。案例五

某公司要舉辦成立大會，請了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，秘書小李負(fù)責(zé)嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會前也沒和嘉賓再次確認(rèn)。對于重要嘉賓發(fā)出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結(jié)果開會那天，來的嘉賓很少。點評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項重要的工作，一定要抓住確認(rèn)環(huán)節(jié)，這樣才不會使組織很被動。另外，要注意邀請的禮節(jié)，在邀請函和請柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應(yīng)有的尊重和誠意。案例六 某公司舉辦大型服裝新品展銷會。與會者是來自各大公司的老總或經(jīng)理。本次活動得到了媒體的廣泛關(guān)注。當(dāng)?shù)卣矊Υ水a(chǎn)生了濃厚的興趣。該公司也向當(dāng)?shù)卣l(fā)出了邀請。由副市長代表參加。市長由于有另外一個活動，不能確定。展銷會即將開始時，市長卻來到了。各嘉賓已經(jīng)在臺上就座。但發(fā)現(xiàn)沒有市長的名臺和座位，會議主辦方十分尷尬。點評：該公司應(yīng)實現(xiàn)考慮好領(lǐng)導(dǎo)的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。

第五篇：會議管理

會議管理

一：選擇（每題1分，共20分）

1：會議必須由（）以上的人參與。

A:2個B:3個C:4個D:5個

2：中型會議的人數(shù)為（）

A:500人以上B:100-500人

C:100人以內(nèi)D:250人以上

3：專業(yè)性會議包括（）

A：常委會B：總結(jié)會C：答辯會D：協(xié)調(diào)會

4：按會議手段分類，會議包括（）

A：預(yù)備會議B：告知性會議

C：區(qū)域會議D：電話會議

5：會議方案一般包括從下哪個部分（）

A：會議概述B：會議形式

C：落款或簽署D：會議主題

6：會議座次排定的方法主要有從下那種（）

A：散繞式B：長桌式

C：圓桌式D：茶話會議

7會議記錄的特點包括（）

A：原始性和客觀性 B：專業(yè)性和原始性

C：歸納性和完整性 D：完整性和原始性

8：會議餐飲安排酒水時應(yīng)選擇（）

A：低度白酒B：中度白酒

C：中低度白酒D：高度白酒

9：會議的醫(yī)療衛(wèi)生保障制度主要包括（）

A：飲食安全B：文體娛樂安全

C：疾病醫(yī)療D：會議信息安全

10：最常用的會議評估的有效方法（）

A：調(diào)查問卷B：面談

C：電話調(diào)查D：現(xiàn)場觀察

11：會議參加者超過（）人以上，就容易出現(xiàn)不思考問題和濫竽充數(shù)的人。

A：5B：8C：9D：10

12：與開幕詞相似，閉幕詞領(lǐng)導(dǎo)講話具有（）

A：客觀性B：針對性C：宣傳性D：現(xiàn)場性

13工作細(xì)心，踏實穩(wěn)重，思維周密的人員是（）

A:秘書組B:后勤組C：宣傳組D：保衛(wèi)組

14：如果進(jìn)餐人數(shù)低于預(yù)定人數(shù)的（），餐廳有權(quán)要求會議組織者為這些沒來的人付費（A：3%-5%B:4%-6%C:2%-3%D:5%-6%

15：國內(nèi)目前排定主席團(tuán)位次的基本規(guī)則是（）

A：前排低于后排B：中央高于兩側(cè)

C：左側(cè)低于右側(cè)D：平起平坐

16：保護(hù)參會人員人身安全的基本原則是（）

A：內(nèi)緊外松B：外緊內(nèi)松

C：內(nèi)外都緊D：其它）

17：會議布置要求氣氛和諧寬松，易于交流的是（）

A：政治性會議B：學(xué)術(shù)會議

C：單位內(nèi)部會議D：涉外會議

18：會議機構(gòu)中負(fù)責(zé)會議代表的編組、簽到、資料審查、會議協(xié)調(diào)的小組是：（）A：秘書組B：后勤組C：組織組D：材料組

19：禮品選擇一定要慎重，一般而言贈送（）最為實際。

A：大型紀(jì)念品B:中型紀(jì)念品

C: 貴重紀(jì)念品D：小型紀(jì)念品

20：晚餐可選擇（）

A：自助式B：分餐式C：圍餐式D：餐券購餐式

二：填空題（每題1分，共20分）

1：會議的方式包括全體會議、研討會、論壇、座談會、。

2：會場的主要裝飾有：、會標(biāo)、標(biāo)語、花卉、燈光。

3：開幕詞的特點和引導(dǎo)性。

4：會議接待工作應(yīng)本著的十六字方針。

5：接待規(guī)格分為：高規(guī)格接待、、低規(guī)格接待。

6：陪同人員的應(yīng)該和參會人員名卡的顏色應(yīng)有所不同。

7：薄式簽到的優(yōu)點在于。

8：目前技術(shù)最成熟、應(yīng)用最的計算機速記是。

9：茶會一般安排在下午四時左右，或上午。

10：主要的會議用餐方式包括：、自助式、半自助式、分餐式、餐券購餐式。11：清理會議文件包括、機密文件。

12：會議消息的寫法多采用。

13：實行效益考核時一般采用，領(lǐng)導(dǎo)考核、、群眾評議相結(jié)合的方法。

14：回憶發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種，前者一般是領(lǐng)導(dǎo)報告，后者一般是15：會場的安全性包括和環(huán)境安全。

16:學(xué)術(shù)討論會通常只有與會者可參加交流。

17：信息性回憶，如：新聞發(fā)表會、、報告會、咨詢會。

18：對下級或平級單位一般使用。

19：對上級或領(lǐng)導(dǎo)人要另發(fā)。

20：《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急條例》頒發(fā)時間。

三：判斷題（每題1分，共8分）

1:安全保衛(wèi)工作方案中應(yīng)為不同參會人員設(shè)計出不同情況的通行證。

2：離場時，讓領(lǐng)導(dǎo)專車先行離開其他車輛按順序離開。

3：清理會議文件時，有些是參會人員帶走的，還有一些機密文件

是要清退的。

4：會議記錄是原始型材料，整理后的回憶記錄也要保持其原始性。5：會議錄音整理好后，整理人要將整理稿件送講話人、發(fā)言人審閱。

6颶風(fēng)、水災(zāi)、雪災(zāi)、地震、森林大火都是典型的自然災(zāi)害。

7：歸檔文件，裝訂時正本在后，定稿在前。8：邀請函主要用于縱向性的會議活動。

四：名詞解釋（每題3分，共12分）

1：會議：

2：會議計劃：

3：會議議程：

4：會議日程：

五：簡答（每題5分，共25分）

1：會議座次排定的方法主要有哪幾種？

2：開幕詞的概念及特點。

3：會議的接待費用包括哪些？

4：會議宴會的形式有哪些？

5：會議用餐地點的選擇應(yīng)該注意哪些方面？

六：開放性試題（共15分）

1：通過一學(xué)期的學(xué)習(xí)，你從《會議管理》這門學(xué)科中學(xué)到了什么？（7分）

2：為天山職業(yè)技術(shù)學(xué)院的郎濤院長擬寫一封“2011-2012學(xué)年第一學(xué)期開學(xué)典禮”的發(fā)言稿。（8分）

一、1-5 A B C D C6-10 C A C C A

11-15 DD B A B16-20A B C D C

1（玻璃魚缸式會議）

2（會徽）

3（宣傳性）

4（“熱情誠懇，細(xì)致周到，照章辦事，講究禮儀”）

5（對等接待）

6（名卡）

7（有利于保存，便宜查找）

8（亞偉速記）

9（十時左右）

10（圍餐式）

11（討論稿）

12（倒金字塔式）

13（自我評定）

14（討論發(fā)言）

15（政治安全）

16（3或4名）

17（記者招待會）

18會議通知）

19（請?zhí)蜓埡?/p>

20（2003年5月）

三、√√√√√√√√××

四、1、人們聚集在一起商議事宜，交流信息，溝通情感，達(dá)成共識的一種重要的行為過程。是人們在社會生活中有關(guān)問題的一項

經(jīng)常性的活動形式。

2、一般由負(fù)責(zé)籌劃會議的主要領(lǐng)導(dǎo)人提出基本思路和

整體方案，由秘書人員具體落實，形成文字。

3、對會議順序的總體安排，主要涉及會議所討論的具事

項，需要解決的問題。

4、對會議每天活動的具體安排，也可以看做是會議的時

間表，應(yīng)該具體列出每天每個時間段落會議的詳細(xì)內(nèi)容，以控制會的進(jìn)程。

五、1一：環(huán)繞式，二：散座式，三：圓桌式，四：主席式。

2概念：黨政機關(guān)，社會團(tuán)體，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人，在會議開幕時所做的講話。旨在闡明會議的指導(dǎo)思想，宗旨，重要意義，向參會者提出開好會議的中心任務(wù)和要求。

特點：宣告性，引導(dǎo)性。

3、包括：

（1）：住宿費用；

（2）：交通費用；

（3）:接待費用；

（4）：其他支持性費用。

4會議宴會的形式有：

（1）：正是宴會；

（2）：酒會；

（3）：茶會。

5（1）：餐飲場所的大小；

（2）：餐飲場所的環(huán)境；

（3）：廚房；

（4）：路程。