第一篇：辦公室風(fēng)險管理工作淺析

辦公室風(fēng)險管理工作淺析

風(fēng)險管理是一門新興的管理科學(xué)，起源于上世紀(jì)30年代的美國，70年代后世界各主要發(fā)達(dá)國家都開始進(jìn)行風(fēng)險管理研究，并逐漸形成了風(fēng)險管理標(biāo)準(zhǔn)。隨著我國加入WTO，企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)逐步與國際接軌，風(fēng)險管理越來越受到企業(yè)的重視。今年，我局進(jìn)一步加大了風(fēng)險管理工作力度，編發(fā)了《全面風(fēng)險管理暫行辦法》，還專門聘請專家講課，組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，在全局范圍內(nèi)開展了風(fēng)險初始信息收集和風(fēng)險辨識工作，為后續(xù)的全面風(fēng)險管理工作的深入進(jìn)行奠定了良好基礎(chǔ)。可以說，2011年是我局的“風(fēng)險管理年”。

辦公室作為一個單位的神經(jīng)中樞，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的核心地位。辦公室工作的好壞直接關(guān)系到一個單位工作效能的高低、管理水平的優(yōu)劣，直接影響到單位的對外形象。由于辦公室業(yè)務(wù)獨有的復(fù)雜性、多樣性和靈活性的特點，也是風(fēng)險易發(fā)區(qū)和多發(fā)區(qū)，一旦發(fā)生辦公風(fēng)險事故，將對整個企業(yè)的工作和形象造成嚴(yán)重影響。因此如何做好辦公室風(fēng)險源點的辨識工作，制定防范措施，加強(qiáng)風(fēng)險管理，實現(xiàn)辦公風(fēng)險從事中、事后彌補(bǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑邦A(yù)控的閉環(huán)管理，是一個非常值得探討的問題。

辦公室工作職能由文秘工作、文檔工作、保密工作、信訪工作、公關(guān)接待、辦公信息化、新聞工作等多個方面組成，其中風(fēng)險因素主要集中于文件管理、印章管理、檔案管理、保密工作四個方面。

一、文件管理風(fēng)險。文件管理是指公文的擬制、辦理、整理、歸檔、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。文件管理中存在的風(fēng)險主要集中在文件的審批、轉(zhuǎn)發(fā)、辦結(jié)等環(huán)節(jié)，包括文件未及時報送領(lǐng)導(dǎo)審批、未及時轉(zhuǎn)發(fā)給承辦科室、未督促科室按時辦結(jié)和重要文

件多環(huán)節(jié)運轉(zhuǎn)后丟失等風(fēng)險。

對于未及時將文件報送領(lǐng)導(dǎo)審批的風(fēng)險，文件管理人員在收到文件時首先要快速瀏覽文件，根據(jù)文件時限要求，區(qū)別處理。對符合規(guī)定的公文，辦公室應(yīng)先進(jìn)行登記，并提出擬

辦意見送負(fù)責(zé)人批示，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批閱意見交有關(guān)科室辦理或閱知。對于緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限，若主管領(lǐng)導(dǎo)不在，可先交有關(guān)部室閱知，再報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，以免貽誤工作。

對于未及時將文件轉(zhuǎn)發(fā)承辦科室的風(fēng)險，要建立科室文件管理制度，落實文件運轉(zhuǎn)、管理責(zé)任。在領(lǐng)導(dǎo)批示后，按照批示意見，及時發(fā)送相關(guān)科室承辦，不得延誤。負(fù)責(zé)公文運轉(zhuǎn)的人員在文件送出合理時限內(nèi)要與承辦科室聯(lián)系，掌握文件運轉(zhuǎn)情況。對需要由有關(guān)科室辦理的特急件，在報送領(lǐng)導(dǎo)批辦的同時，應(yīng)與有關(guān)承辦科室提前溝通，請其先行做好相關(guān)準(zhǔn)

備工作，并做好后續(xù)督促工作。

對于未督促科室按時辦結(jié)的風(fēng)險，要嚴(yán)格遵照單位對于辦文時限的規(guī)定。辦公室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。建立階段性重點

工作督辦提醒臺賬，跟蹤公文辦理進(jìn)度。

對于重要文件多環(huán)節(jié)運轉(zhuǎn)后丟失的風(fēng)險，文件管理人員在領(lǐng)取文件時，要與文件收發(fā)清單仔細(xì)核對，從源頭上防止文件缺失。在文件運轉(zhuǎn)過程中嚴(yán)格執(zhí)行文件簽收制度，跟蹤文件辦理流程，做到當(dāng)日文件當(dāng)日清。平時工作中要加強(qiáng)文件跟蹤管理，密切關(guān)注文件去向。

二、印章管理風(fēng)險。印章管理是指印章的刻制、發(fā)放和回收、保管和使用。近年來，隨著電子印章的使用，也給印章管理帶來了新的風(fēng)險源點。印章管理的風(fēng)險點最主要體現(xiàn)在印章違規(guī)使用和丟失風(fēng)險。

印章使用風(fēng)險防范措施。建立嚴(yán)格的用印審批程序，單位及各部室對外提交的各種文

本需加蓋單位印章的，要視用印文本形式不同采取不同的審批程序。

印章管理人員用印前要做到確切了解用印內(nèi)容是否在規(guī)定范圍內(nèi)，對文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況認(rèn)真核對，審核是否符合用印手續(xù)，確認(rèn)無誤后方可蓋印，不允許不看內(nèi)容盲目蓋印，不允許在空白信箋上蓋印。重要材料底稿應(yīng)在辦公室留存一份。

公司各部室要建立印章使用登記簿，專門記錄印章的使用情況，以備存查。用印后，印章使用登記簿和印章使用審批單作為用印憑據(jù)由印章管理人員留存，定期歸檔。印章丟失風(fēng)險防范措施。為防止印章丟失，應(yīng)明確印章管理的相關(guān)規(guī)定，原則上使用正式印章要在辦公室內(nèi)，不許帶出單位。確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)事先填寫印章使用單，載明事項，經(jīng)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由印章保管人同經(jīng)辦人共同攜帶使用。平時

印章保管必須存放在保險柜內(nèi)，不得隨意放置。

三、檔案管理風(fēng)險。檔案是企業(yè)在各項工作活動中形成的真實的歷史記錄，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，其價值在于其內(nèi)容中所蘊(yùn)含的知識。一位企業(yè)高管曾經(jīng)說過：一個公司的管理水

平取決于這個公司的檔案管理水平。

檔案管理中的風(fēng)險最主要體現(xiàn)在檔案的保管上，包括：沒有按照管理制度要求保管，造成檔案的損壞或丟失；沒有按照期限保管，導(dǎo)致不夠保管年限的檔案提前銷毀；沒有建立相關(guān)借閱手續(xù)將原始檔案借出，或沒有按時歸還借閱檔案，導(dǎo)致檔案的丟失；對銷毀檔案沒有進(jìn)行造冊登記；銷毀檔案時未經(jīng)審批鑒定隨意銷毀檔案等。防范檔案管理工作中的風(fēng)險，要做好以下五個方面：

要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩

選、送審以及追蹤反饋制度等。

要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保

障。

要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)

據(jù)庫建設(shè)。

要及時做好檔案歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子信息系統(tǒng)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文

件同步歸檔和有效管理。

要嚴(yán)把檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好檔案管理的關(guān)鍵。

高質(zhì)量、低風(fēng)險的檔案管理來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于

工作程序的合理和管理制度的健全。

四、保密工作風(fēng)險管理。保密工作，是指為達(dá)到“保密”目的所采取的手段和措施。保密工作的主要風(fēng)險包括：對保密文件的保密范圍、級別、期限的確定、變更和解密沒有按規(guī)定執(zhí)行；對保密文件的制作、收發(fā)、傳遞、保管沒有按規(guī)定執(zhí)行；對密碼設(shè)備沒有妥善保管、使用；沒有按規(guī)定保守客戶秘密等。

對于保密工作風(fēng)險源點的管理措施，一是要嚴(yán)格保密制度，健全組織機(jī)構(gòu)，明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)宣傳教育，使干部員工具備保密意識，做到不該問的不問，不該說的不說，不該看的不看，不該記錄的不記錄。二是加強(qiáng)對保密環(huán)節(jié)的管理，對于涉密文件、檔案、傳真件、影音資料、會議記錄等內(nèi)容要妥善保管，不得隨意打印、復(fù)印、發(fā)送、借閱等。三是發(fā)現(xiàn)秘

密已經(jīng)泄露或可能泄露時應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并及時報告，立即做出相應(yīng)處理。

辦公室工作職能范圍廣、工作頭緒雜、敏感問題多、協(xié)調(diào)任務(wù)重，風(fēng)險源點無處不在，要想達(dá)到防范、化解，最終杜絕風(fēng)險的目的，方法只有一個，那就是要在日常工作中熟知風(fēng)險點，將按制度辦事、按規(guī)范操作培養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，這樣才能防止由于不良的操作習(xí)慣引發(fā)的各類風(fēng)險事件。辦公室工作風(fēng)險管理，要秉承高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的理念，對辦公業(yè)務(wù)風(fēng)險點實現(xiàn)常態(tài)化管理，從源頭上進(jìn)行梳理，從制度上進(jìn)行規(guī)范，從流程上進(jìn)行固化，從執(zhí)行上進(jìn)行管控，從根本上避免或杜絕風(fēng)險點演變?yōu)轱L(fēng)險事故，為將辦公室建設(shè)成服務(wù)好、管

理好、形象好的規(guī)范化部門奠定基礎(chǔ)，為公司的全面風(fēng)險管理做出貢獻(xiàn)。

第二篇：風(fēng)險管理工作安排

2014風(fēng)險管理工作安排

（一）風(fēng)險描述

風(fēng)險一：供應(yīng)鏈風(fēng)險

1.風(fēng)險類別：運營風(fēng)險

2.風(fēng)險來源：道德風(fēng)險、信息扭曲，生產(chǎn)組織與采購、企業(yè)文化差異等

3.產(chǎn)生原因

1）供應(yīng)商由于自身生產(chǎn)能力上的局限或是為了追求自身利益的最大化而不擇手段，偷工減料、以次充好，所提供的物資達(dá)不到采購合同的要求給采購帶來風(fēng)險。

2）物資需求信息傳遞延遲或傳遞不充分將導(dǎo)致與供應(yīng)商的溝通不充分，會對產(chǎn)品的生產(chǎn)以及物資實際需求在理解上出現(xiàn)分歧，導(dǎo)致采購的物資不能完全滿足生產(chǎn)的需要。信息的不對稱，也可能會導(dǎo)致在原料供應(yīng)、原料運輸、原料緩存、產(chǎn)品生產(chǎn)、產(chǎn)品緩存和產(chǎn)品銷售等過程中出現(xiàn)銜接失誤。

3）物資采購需求計劃執(zhí)行不到位會導(dǎo)致生產(chǎn)過程剛性太強(qiáng)，缺乏

柔性，如果在采購過程中出現(xiàn)問題可能會耽誤生產(chǎn)。

4）企業(yè)文化差異會導(dǎo)致供應(yīng)商對我公司的各項規(guī)章制度理解不到位，對相同的問題看法不同，采取不一致的處理方式，會導(dǎo)致最終輸出的結(jié)果不能達(dá)到預(yù)期。

4.風(fēng)險影響

（二）風(fēng)險管理策略和解決方案

1.風(fēng)險管理策略

風(fēng)險偏好：風(fēng)險厭惡

風(fēng)險承受度：低

2.風(fēng)險解決方案

（1）風(fēng)險管理現(xiàn)狀診斷：在物資采購過程中已制定《武漢重型機(jī)床

集團(tuán)有限公司物資采購管理流程》、《物資比質(zhì)比價采購管理暫行規(guī)定》、《固定資產(chǎn)招標(biāo)管理辦法》、《武漢重型機(jī)床集團(tuán)有限公司供方選擇與重新評價準(zhǔn)則》等制度。存在問題和缺陷包括物資采購計劃性不強(qiáng)，計劃準(zhǔn)確率與及時率有待提高以及上述各項管理規(guī)定在運行中還存在于現(xiàn)實情況不能完全吻合規(guī)范的情況，需要進(jìn)行制度的規(guī)范與修改。

（2）責(zé)任主體：招標(biāo)中心、各物資需求單位、采購部、設(shè)備動力部、公司辦公室、鑄鍛公司、金結(jié)公司、機(jī)加公司、銷售公司、各裝配公司、物流部、資產(chǎn)運營部、規(guī)劃發(fā)展部

（3）關(guān)鍵節(jié)點：2014年第一季度完成采購相關(guān)各項管理制度的制

定與修訂工作。

（4）擬采取的控制措施：

1）首先是選擇風(fēng)險可能性低的優(yōu)秀供應(yīng)商，其次是采用多供應(yīng)商

策略，設(shè)置備用供應(yīng)商，一旦某一供應(yīng)商不能正常供貨，可以緊急調(diào)整供應(yīng)安排，從別的供應(yīng)商處采購，同時可以減少對單一供應(yīng)商的過度依賴，防止被套牢。

2）必要時要對重要供應(yīng)商的經(jīng)營情況進(jìn)行有針對性的跟蹤監(jiān)視，監(jiān)視供應(yīng)商的重大變化與調(diào)整，監(jiān)視供應(yīng)商完成任務(wù)情況的績效表現(xiàn)，監(jiān)視自然災(zāi)害等外部重大事件對供應(yīng)商經(jīng)營環(huán)境的影響，甚至監(jiān)視供應(yīng)商的上游供應(yīng)商的反常舉動。

3）與供應(yīng)商建立長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，加強(qiáng)信任，加強(qiáng)成員

間信息的交流與共享。

4）加強(qiáng)相關(guān)部門的績效考核，嚴(yán)格控制臨時計劃，加強(qiáng)計劃的準(zhǔn)

確性與及時率。

（三）監(jiān)督保障機(jī)制

招標(biāo)中心嚴(yán)格執(zhí)行供方選擇與重新評價準(zhǔn)則，對質(zhì)管部向招標(biāo)中心反饋的物資質(zhì)量事故進(jìn)行調(diào)查總結(jié)，必要時聯(lián)合相關(guān)部門對相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行再評審，對再評審不合格的單位及時清除其合格供應(yīng)商資格。

招標(biāo)中心

2014-1-17

第三篇：辦公室管理工作職責(zé)

綜合辦公室管理工作職責(zé)

1、擬訂本公司的規(guī)章制度，并組織檢查督促；

2、管理公司行政服務(wù)工作，監(jiān)督工作的執(zhí)行，并提出改進(jìn)意見；

3、負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)的上傳下達(dá)；

4、負(fù)責(zé)公司的印章管理；

5、負(fù)責(zé)通訊、交通、招待、辦公費用的審核和標(biāo)準(zhǔn)管理；

6、負(fù)責(zé)各部門之間和領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)；

7、負(fù)責(zé)公司車輛管理工作、車輛調(diào)度、司機(jī)的管理，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和各部門；

8、負(fù)責(zé)檔案文書管理：負(fù)責(zé)制定、完善檔案文書管理的各項規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行，做好保密工作；

9、負(fù)責(zé)公司會議的籌辦工作，對會議決議的貫徹執(zhí)行情況進(jìn)行督促檢查；

10、負(fù)責(zé)公司各資質(zhì)證照的報批、認(rèn)證、復(fù)審和年檢；

11、檢查、督導(dǎo)各部門員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作；加強(qiáng)辦公室內(nèi)務(wù)工作管理，督促檢查辦公室工作人員履行崗位職責(zé)情況并予以考核；

12、正確貫徹執(zhí)行有關(guān)人事、勞動工資等方面的政策和規(guī)定，做好各部門的績效考核與職能監(jiān)控工作 ；

第四篇：辦公室風(fēng)險管理

辦公室風(fēng)險管理

為了建立公司的風(fēng)險防范體系，結(jié)合辦公室工作的職能，所查找的風(fēng)險點，有以下幾點：

1、公文的擬定、傳遞和管理的風(fēng)險

在公文擬定的過程中，為了保證公司各種文件的嚴(yán)肅性和正確性，防止出現(xiàn)未及時將文件報送領(lǐng)導(dǎo)審批、文件擬定手續(xù)不全、文件的傳遞不通暢或不能有效控制文件的發(fā)放范圍等風(fēng)險，公司制定了文件的管理程序，對文件的擬定、起草、制作、下發(fā)、回收及銷毀都有了明確的規(guī)定，任何文件的擬定，都必須有擬定人的簽名，部門和主管領(lǐng)導(dǎo)的審核，公司領(lǐng)導(dǎo)的會審和總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可形成文件，并按照規(guī)定程序簽字下發(fā)。對文件的借閱也有一套完整的審批程序和手續(xù)。

2、各種公章的使用和管理的風(fēng)險

辦公室掌握著公司法人印章和法定的代表人的私人印章，如果管理不嚴(yán)，往往就會在印章方面出問題，為了防止在公章管理方面的風(fēng)險，公章出臺了關(guān)于印章的使用和管理的規(guī)定，規(guī)定中明確指出，所有蓋章必須有部門領(lǐng)導(dǎo)的簽字經(jīng)綜合管理部經(jīng)理的審核后，才能蓋章，所有與合同、經(jīng)濟(jì)有關(guān)的材料需要蓋章，必須有主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理的批準(zhǔn)后，有綜合管理部管理公章人員親自蓋章。未經(jīng)批準(zhǔn)和許可的任何資料和材料任何人不得私自蓋章。

3、車連使用的風(fēng)險

在車輛的使用和管理上存在很大的風(fēng)險，一個是車輛的安全風(fēng)險，為了避免車輛在使用過程中的安全風(fēng)險，公司制定了車輛使用管理規(guī)定，所有車輛的出動，都必須嚴(yán)格遵守派遣手續(xù)和審批程序，杜絕私自動車和

第五篇：辦公室后勤管理工作標(biāo)準(zhǔn)

辦公室后勤管理工作標(biāo)準(zhǔn)

1．制定制度與監(jiān)督

1．1根據(jù)處相關(guān)規(guī)定，結(jié)合后勤工作性質(zhì)，制定后勤管理處的各項規(guī)章制度 1、2督促檢查各項制度執(zhí)行情況，對職工進(jìn)行考核，將考核的情況做為工作評定的重要標(biāo)準(zhǔn)。2．環(huán)境衛(wèi)生及綠化工作 2、1做好處轄區(qū)、辦公樓、生產(chǎn)區(qū)及相關(guān)區(qū)域的衛(wèi)生清掃。2、2要做到衛(wèi)生清掃的經(jīng)?；?、規(guī)范化，特別是對衛(wèi)生重點部位的清掃。2、3做好全處的園林綠化工作，合理規(guī)劃科學(xué)栽培。3．院內(nèi)設(shè)施管理與維護(hù) 3、1對處轄區(qū)內(nèi)各基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行摸底排查，根據(jù)摸底情況制定維修計劃。3、2對易產(chǎn)生跑、冒、滴、漏的部位要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3、3及時維修給、排水管道，保證其暢通。3、4及時對損壞的門、窗、辦公桌椅、工作用具、燈、插座等電氣設(shè)備定期維修和更換。3、5對一些基礎(chǔ)設(shè)施及設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。4．辦公用品的采購、發(fā)放及管理 4、1為各部門提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和后勤保障。4、2對所需辦公用品、工作用具及其它用品要加強(qiáng)管理。4、3要根據(jù)實際需要，按計劃采購并貨比三家，力爭做到物美價廉。4、4完善各種采購、入庫、出庫、保管相應(yīng)手續(xù)，所有物品都要建立臺帳。