第一篇：oa系統(tǒng)使用規(guī)范

OA系統(tǒng)使用規(guī)范

目的

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1、為了提高公司工作效率，保障信息傳遞暢通，根據(jù)公司的實際，制定本制度。

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2、公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是以通達OFFICE ANYWHERE網(wǎng)絡智能辦公系統(tǒng)為管理平臺，采用服務器/客戶端/瀏覽器結構，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。

? 3為了加強對公司OA系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，根據(jù)《國家信息化領導小組關于我國電子政務建設指導意見》、《國家機關公文處理實施細則》、《中華人民共和國保密工作規(guī)定》、《計算機系統(tǒng)管理規(guī)定》、《公司公文處理辦法》等有關規(guī)定，結合公司實際，制定本制度。

目錄

一、登陸規(guī)范

.............................................................................................................................3

二、安全保密

.............................................................................................................................3

三、網(wǎng)絡維護...............................................................................................................................3

五、不良記錄...............................................................................................................................4

六、應急措施...............................................................................................................................4

七、其它要求...............................................................................................................................5

八、附則........................................................................................................................................5一、登陸規(guī)范

1、系統(tǒng)正式運行后，系統(tǒng)所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統(tǒng)瀏覽一次并在簽到處進行簽到（簽到將由人事進行考核，沒有達標者將有人事部公布處罰。），以保證公文系統(tǒng)的正常流轉和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA辦公。

2、系統(tǒng)用戶必須建立個人密鑰，填寫個人信息，保護好個人登陸密碼、電子簽名密鑰，并定期更換。多人共用一臺計算機，如暫停OA辦公需及時注銷或退出OA系統(tǒng)，以免他人介入工作環(huán)境。

3、登陸OA系統(tǒng)用戶口令應經(jīng)常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉。

二、安全保密

1、所有用戶應認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》和公安部《計算機信息網(wǎng)絡國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》，嚴格遵守公司《計算機管理制度》有關規(guī)定。

2、按照公司《計算機管理制度》的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡暢通，嚴禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網(wǎng)絡帶寬的軟件，嚴禁在線觀看與工作無關的網(wǎng)絡視頻；嚴禁對網(wǎng)絡軟件和硬件進行非法操作。系統(tǒng)用戶必須安裝殺毒軟件，拒裝者取消其上網(wǎng)資格（包括個人筆記本電腦）。

3、OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。

4、OA系統(tǒng)中的所有用戶應按規(guī)定的權限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務。

5、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內容，更不許下載受控的內容；

6、發(fā)生泄密的情況，將按《員工手冊》及保密規(guī)定的內容追究相關人員責任。

三、網(wǎng)絡維護

為確保網(wǎng)絡的正常運行，全體員工都有對OA系統(tǒng)維護的義務；

1、公司OA管理員是公司OA系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；

2、禁止在OA系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；

3、未經(jīng)許可，不得私自改變OA系統(tǒng)的桌面內容；

4、不得對網(wǎng)絡運行進行人為設限。

四、回復

實現(xiàn)信息的暢通，實現(xiàn)“知情”管理：

1、相關人員按職責對相關信息，應及時給予回復；上級要求必須回復的，格式為（回復）；涉及到全體員工或每團隊員工格式為（全體回復）；

2、公司通知、企業(yè)制度、指令等欄目內容涉及全體員工的，每個員工必須在一星期內給予回復，涉及相關人員的必須在三天內給予回復；

3、其他欄目，若下級要求必須回復的，格式為（請回復）；并應在三天內給予回復；

4、急辦的內容發(fā)布，內容上應注明“急辦”，對急辦的內容，相關人員必須在當天給予回復；

5、申請欄目內容發(fā)布，應有部門負責人的審核意見；

6、論壇、宣傳表格、人員去向、檔案等欄目，員工可自由參與，不強求回復。

7、凡涉及回復的，均應在發(fā)布時設定“邀請閱讀”；

8、相關人員按職責對相關信息，必須及時給予回復；如若未能按照回復的規(guī)定進行相應的回復，則第一次由公司OA管理員在OA欄目上發(fā)布批評并通知其直接上級，第二次OA管理員發(fā)布警告并通知其直接上級；第三次OA管理員直接通報總裁，總裁核實后，由財務部門給予50元的罰款并通報全公司。

9、OA管理員未及時通報的由其直接上級給予批評與警告；經(jīng)兩次發(fā)現(xiàn)未及時通報的，由財務部門給予50元的罰款，三次發(fā)現(xiàn)未及時通報的由財務部門給予100元的罰款。

五、不良記錄

為強化OA系統(tǒng)的健康運行，發(fā)揮其有效作用，實施考核管理。

1、對未按規(guī)定及時回復的由版主進行記錄，每月進行公布，列入考核，對造成工作受到影響的將予以考核；

2、不按期、按時報送信息的，如：項目簡報、管理周報等按漏報次數(shù)給予主要負責人經(jīng)濟考核；

3、發(fā)生影響OA系統(tǒng)維護管理的，視情節(jié)給予相應的考核。

六、應急措施

應急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。

1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應進行備份，以避免信息丟失；

2、需要進行歸檔管理的資料、信息由版主指定相關人員進行備份；

3、OA管理員對OA系統(tǒng)要及時進行維護管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進行一次系統(tǒng)清理，每周進行一次資料備份，對服務器進行安全防護。

七、其它要求

1、鼓勵全體員工 對OA系統(tǒng)的維護管理提出建議；

2、在工作時間內不得上網(wǎng)聊天，玩游戲，觀看與OA無關的網(wǎng)站，避免影響正常的工作；凡是違反此規(guī)定的，第一次予以10元經(jīng)濟處罰，第二次予以50元經(jīng)濟處罰，并根據(jù)情節(jié)通報批評；

3、發(fā)生急辦或重大信息，除在OA上發(fā)布外，還應及時采用其它通訊方式進行溝通，傳遞。

八、附則

1、為了保障OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全，保證系統(tǒng)的正常運行，全體用戶應遵守本管理制度，違反者應承擔相應責任并接受公司考核制度的處罰。

2、本制度未盡事宜按法律法規(guī)和公司有關規(guī)定執(zhí)行。

3、本制度由公司負責解行政部負責解釋、補充，經(jīng)總裁審批通過后頒布執(zhí)行。

第二篇：OA系統(tǒng)使用管理制度

OA使用管理制度

一、總則

1、公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是以泛微E-Office網(wǎng)絡智能辦公系統(tǒng)為管理平臺，采用服務器/客戶端/瀏覽器結構，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公、無紙化辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。

2、為了加強對公司OA系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，從而系統(tǒng)地推進管理工作朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展，結合公司實際情況，制定本制度。

二、組織職責

OA系統(tǒng)的運行中，公司各部門各負其責，協(xié)同配合。職責如下：

1、公司行政人事部是公司辦公自動化OA系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責為：（1）、負責制定OA系統(tǒng)規(guī)章制度；

（2）、負責OA系統(tǒng)核心工作流程設計、修改；（3）、負責OA系統(tǒng)各職能部室工作流程設計的審核；（4）、負責確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權限；（5）、負責監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉；（6）、負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；（7）、負責OA系統(tǒng)內各大功能模塊信息內容更新的監(jiān)督；（8）、負責對系統(tǒng)內的保密設置進行定期檢查；

2、OA系統(tǒng)管理員負責OA 系統(tǒng)的建設、維護和服務支撐工作，負責服務器的管理維護和日常運行。主要職責為：

（1）、負責OA系統(tǒng)軟件的配置升級管理；（2）、負責OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；

（3）、負責制定OA系統(tǒng)應急方案和系統(tǒng)技術管理規(guī)章制度；（4）、負責公司領導、各部門人員的培訓和技術指導工作；

（5）、負責OA服務器、操作系統(tǒng)和硬件的維護，確保服務器安全運行；（6）、負責系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管理；

（7）、負責OA平臺功能模塊各部門書寫權限的設置。

3、人事人員負責為OA辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行的組織機構設置，提供OA辦公系統(tǒng)中用戶的流動信息。主要職責為：

（1）、負責現(xiàn)有用戶、及新增用戶的審核；

（2）、負責提供用戶（變更或注銷）信息給OA系統(tǒng)管理員。

三、基礎管理

1、使用OA系統(tǒng)的各級用戶應保證各類文件處理的響應時間。系統(tǒng)所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA辦公。

2、協(xié)同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項后，正常處理時間應不超過8個工作小時（即一個工作日內）。如有應長期外出、請假、調休等特殊原因造成無法使用OA系統(tǒng)的，必須將所有或部分權限授權給關聯(lián)人員，以保證各類業(yè)務的正常流轉。

3、每位OA用戶的登錄名和登錄密碼應予以嚴格保密，并做到定期更新密碼，以防他人盜用賬戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名所有人負責；同時為保障系統(tǒng)安全，各個用戶不得在網(wǎng)吧和其他公共場所使用公用電腦登錄OA系統(tǒng)，而應使用公司或家中的電腦登入。

4、每位OA用戶要保證在OA系統(tǒng)上發(fā)布、流轉的信息和文件的準確性、完整性和規(guī)范性，并對所發(fā)布和審批的內容負責。在OA系統(tǒng)中的意見和審批與原書面簽署具有同等效力和權威，相應人員應予以執(zhí)行和遵守。

5、OA系統(tǒng)中的各分類公告及新聞均由有權限人員予以發(fā)布和更新，具體內容由本單位負責人確定，新聞內容不應涉及相關商業(yè)機密；人事公告或日常行政公告由行政人事部負責統(tǒng)一發(fā)布和管理，主要涉及各級人員的職務任免、調動和重大獎懲（包括通報表揚、重大表揚、嚴重警告）以及員工錄用和辭退等人事信息；各公司和總部發(fā)布的日常行政公告，主要涉及本單位的制度發(fā)布、管理規(guī)范和其他重大事項等內容。

6、各級OA用戶應認真遵守本制度的相關規(guī)定，進行規(guī)范使用和操作，違反本制度規(guī)定進行操作或使用的，將由上級主管或總部系統(tǒng)管理人員視情節(jié)輕重給予輕度至中度類別過失處罰。

四、應用管理

1、流程模塊的使用

（1）、流程模塊是OA平臺的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事務三大類型。用戶只需根據(jù)實際需求如：請假申請、加班申請、出差申請、采購申請、工作交辦等等，填寫相應授權范圍內的表單，并根據(jù)系統(tǒng)綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的各級用戶應根據(jù)公司相關制度規(guī)定和要求對表單進行操作和審批。

（2）、各流程節(jié)點的辦理人應及時審批處理流程發(fā)起人所要辦理的事情，以免耽誤發(fā)起人辦理。

（3）、用戶新建流程并提交后應點擊“已辦事宜”，以確保所設流程的準確性。上級審批人在接收到流程發(fā)起人的申請后應及時審批，若拒絕發(fā)起人的申請可不進行提交，但必須在簽辦反饋中寫明拒辦理由并保存反饋，流程發(fā)起人在接收到回退指令后，應認真查閱回退理由，以便重新調整和更改流程。

（4）、綁定流程的固定表單按業(yè)務實際需要對發(fā)起人進行授權，每個用戶可發(fā)起使用的固定表單在個人首頁中的“新建模塊”界面中可以直接調取使用，固定表單的具體分類和使用對象見《附件1：流程表單分類說明》。

2、文檔歸檔、查詢和共享

（1）、各級用戶均可對自行發(fā)起、審批或協(xié)同的協(xié)同文檔或固定表單進行歸檔，但原則上一般由流程中的最終協(xié)同或使用人進行歸檔。

（2）、工作流程歸檔時是按文檔類別進行的合理歸檔，一般人員可在公共文檔的工作流歸檔文件夾中查看與自己相關的工作流文檔。（3）、公共文檔中設置了部門文檔文件夾，各部門主管可設置各自部門文檔查詢、編輯或下載權限，確保文檔只給有對應權限的人使用或查閱，重要業(yè)務文檔或財務報表等文檔一般只能設置查詢權限，不得開放編輯和下載權限，以保證重要數(shù)據(jù)的安全性。

（4）、各級有權限人員均可進入公共文檔中進行相關業(yè)務文檔的調閱和使用，各部門主管有進入公共文檔中對各類文檔查詢的權限。公共文檔的具體分類和使用對象見附件2:《OA平臺公共文檔權限分配表》。

3、工作日志

（1）、公司人員均應于每天在“我的任務”—“我的日志”模塊中新建每天的工作日志記錄，以方便安排和查看日常工作的進度。各級主管亦可在下屬工作日志中查看本部門人員工作日志記錄。

4、郵件及消息的應用

（1）、各個用戶均已在OA系統(tǒng)中綁定了內部郵箱和消息，各用戶應定期檢索自己的收件箱，以查收和處理郵件。

（2）、內部郵件和消息主要用于與公司內部人員溝通和交流，內部各部門溝通和交流應盡可能使用協(xié)同方式進行，以提高業(yè)務處理效率。

（3）、OA平臺各人員如有任何待辦事宜都會有消息彈出框進行提醒。員工每隔一段應對內部郵件和內部消息進行清理工作，以免長時間積累影響服務器處理速度。

五、安全保密

1、按照公司《公司網(wǎng)絡管理制度》的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡暢通，嚴禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網(wǎng)絡帶寬的軟件，嚴禁在線觀看與工作無關的網(wǎng)絡視頻；嚴禁對網(wǎng)絡軟件和硬件進行非法操作。

2、OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。

3、OA系統(tǒng)中的所有用戶應按規(guī)定的權限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務。

4、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內容，更不許下載受控的內容。

六、網(wǎng)絡維護

為確保網(wǎng)絡的正常運行，全體員工都有對OA系統(tǒng)維護的義務；

1、公司OA管理員是公司OA系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；

2、禁止在OA系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；

3、未經(jīng)許可，不得私自改變OA系統(tǒng)的桌面內容；

4、不得對網(wǎng)絡運行進行人為設限。

七、考核

為強化OA系統(tǒng)的健康運行，發(fā)揮其有效作用，實施考核管理。

1、OA系統(tǒng)自動對協(xié)同工作進行跟蹤，對每位同事工作事項的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進行記錄。并將使用情況納入季度或考核范圍。

2、對長期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求進行規(guī)范使用；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準確，對工作造成不良影響的，將按照事務的后果情況進行處理，對考考核周期內處理事務周期較短的獎懲相關規(guī)定進行獎勵。

3、對不遵守規(guī)定、影響流程傳輸正常運行的使用部門和使用人員，依照有關規(guī)定追究相關人員和領導的責任。

4、對泄落機密，造成不良后果的，按公司有關規(guī)定進行處理。

八、應急措施

應急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。

1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應進行備份，以避免信息丟失。

2、公共文檔中各部門體系文件，各部門主管應留有本部門相關備份文件。

3、OA管理員對OA系統(tǒng)要及時進行維護管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進行一次系統(tǒng)清理，每周進行一次資料備份，對服務器進行安全防護。

九、附則

1、為了保障OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全，保證系統(tǒng)的正常運行，全體用戶應遵守本管理制度，違反者應承擔相應責任并接受公司考核制度的處罰。

2、本制度未盡事宜按公司有關規(guī)定執(zhí)行。

第三篇：辦公自動化系統(tǒng)(OA) 使用說明書

辦公自動化管理系統(tǒng)

讀者將系統(tǒng)的原程序拷貝到本地計算機后，去掉文件夾的只讀屬性，按照《安裝配置說明書》內容完成配置后，便可在本地計算機上運行網(wǎng)站了。

辦公自動化管理系統(tǒng)主要分為員工登錄界面和管理員登錄界面兩部分，員工登錄界面主要是各種辦公信息的瀏覽及發(fā)布界面，管理員登錄界面主要是各種辦公信息的管理界面。

1.1 員工登錄

單擊【員工登錄】按鈕，系統(tǒng)自動彈出登錄的對話框，如圖1.1所示，單擊“員工號”和“密碼”文本框，輸入員工號和密碼，最后單擊【提交】按鈕即可進入員工登錄界面。如圖1.2所示。

圖1.1 員工登錄窗口

圖1.2 員工登錄界面

1.1.1 公告管理

公告管理主要包括：發(fā)布最新公告和查看以前公告。

單擊“公告管理”/“發(fā)布最新公告”選項，進入如圖1.3所示的界面，單擊“公告標題”和“具體公告”的文本框，輸入相應的內容，最后單擊【發(fā)布】按鈕即可完成發(fā)布操作。

圖1.3 查看以前公告

單擊“公告管理”/“查看以前公告”選項，進入如圖1.3所示的界面。通過該界面以可以查看所有的公告信息。單擊公告信息后面的刪除按鈕

即可將該公告信息刪除。

1.1.2 公文管理

公文管理主要包括：發(fā)布公文和接收公文。

單擊“公文管理”/“發(fā)布公文”選項，進入如圖1.4所示的界面，單擊“標題”和“內容”文本框，輸入發(fā)布公文的標題和內容。單擊附件的瀏覽按鈕，選擇相應的附件內容即可。單擊【現(xiàn)在發(fā)送】按鈕即可發(fā)送公文，單擊【暫時保存】按鈕可對當前公文進行保存，待要發(fā)送時，單擊【現(xiàn)在發(fā)送】按鈕即可發(fā)送公文。

圖1.4 發(fā)送公文

單擊“公文管理”/“接收公文”選項，進入如圖1.5所示的界面，界面自動顯示發(fā)送人的序號，待辦公文的個數(shù)以及公文的詳細內容，單擊【處理完成】按鈕即公文處理完成。單擊【以后處理】按鈕可以將公文以后再進行處理。

1.1.3 員工管理

員工管理主要包括：瀏覽員工信息、查找員工信息和添加員工信息。

單擊“員工管理”/“瀏覽員工信息”選項，系統(tǒng)自動進入員工信息一覽表，通過此界面可以瀏覽所有的員工信息。

單擊“員工管理”/“添加員工信息”選項，進入如圖1.6所示的界面，單擊“姓名”、“學歷”、“出生日期”、“職稱”、“電話”、“具體地址”等文本框，輸入相應的內容，勾選“性別”的選項，單擊“部門”、“職位”和“員工狀態(tài)”的下拉按鈕，選擇相應的選項，最后單擊【添加】按鈕即完成添加操作。

圖1.7 添加員工信息

單擊“員工管理”/“查找員工信息”選項，1.1.4 部門信息

部門信息主要包括：查看部門信息和查看職位信息。

單擊“部門信息”/“查看部門信息”選項，系統(tǒng)自動進入部門信息的界面，通過該界面可以查看所有的部門信息。

單擊“部門信息”/“查看職位信息”選項，系統(tǒng)自動進入職位信息一覽表，通過該界面可以查看所有的職位信息。

1.1.5 收發(fā)信息

收發(fā)信息包括：查看短消息和發(fā)送短消息。

單擊“收發(fā)信息”/“發(fā)送短消息”選項，系統(tǒng)自動進入如圖1.8所示的界面，單擊“收信人序號”、“短消息標題”和“內容”文本框，輸入相應的內容，最后單擊【發(fā)送】按鈕，系統(tǒng)給予“發(fā)送成功”的提示信息即發(fā)送成功。

圖1.8 發(fā)送短消息

單擊“收發(fā)信息”/“查看短消息”選項，系統(tǒng)自動查看短消息的界面，通過該界面可以查看所有的短消息。

1.1.6 優(yōu)秀員工管理

優(yōu)秀員工管理主要包括：查看優(yōu)秀員工和優(yōu)秀員工提名。

單擊“優(yōu)秀員工管理”/“優(yōu)秀員工提名”選項，界面下方自動顯示優(yōu)秀員工提名的界面，單擊“員工序號”的文本框，輸入要提名的員工序號，單擊【提名】按鈕即可完成操作。

單擊“優(yōu)秀員工管理”/“查看優(yōu)秀員工”選項，界面下方自動顯示所有優(yōu)秀員工的相關信息。單擊員工信息后面的刪除按鈕

即可刪除該條員工信息。

1.2 管理員登錄

單擊【管理員登錄】按鈕，界面下方自動顯示管理員登錄的界面，如圖1.9所示，單擊“用戶名”和“密碼”文本框，輸入用戶名和密碼，最后單擊【提交】按鈕即可進入員工登錄界面。如圖1.10所示。

圖1.9 管理員登錄界面

圖1.10 辦公自動化系統(tǒng)后臺

辦公自動化系統(tǒng)后臺管理頁面主要包括：部門管理、職位管理、公告管理、公文查看、員工管理、賬號管理、短消息管理、在線管理、員工狀態(tài)管理和安全退出。

1.2.1 部門管理

部門管理主要包括：添加部門、修改部門、查看部門和刪除部門。1.添加部門：

單擊“部門管理”/“添加部門”選項，系統(tǒng)自動進入如圖1.11所示的界面。通過該界面可以添加部門信息。

圖1.11 添加部門

單擊“部門名稱”和“部門描述”文本框，輸入相應的內容，最后單擊【添加】按鈕即可完成添加操作。

2.修改部門：

單擊“部門管理”/“修改部門”選項，系統(tǒng)自動進入如圖1.12所示的界面。通過該界面可以修改部門信息。

圖1.12 選擇修改部門

單擊“選擇修改”的下拉按鈕，選擇要修改的部門，單擊按鈕，系統(tǒng)自動進入如圖1.13所示的界面，單擊各文本框即可進行修改，最后單擊【修改】按鈕即可完成修改操作。

圖1.13 修改部門信息

3.查看部門：

單擊“部門管理”/“修改部門”選項，界面下方自動顯示所有部門信息。4.刪除部門：

單擊“部門管理”/“刪除部門”選項，系統(tǒng)自動進入如圖1.14所示的界面，單擊“請選擇要刪除的部門名稱”的下拉按鈕，選擇要刪除的部門，最后單擊【刪除】按鈕即可完成刪除操作。

1.2.2 職位管理

職位管理主要包括：添加職位、修改職位、查看職位和刪除職位。具體的操作方法同部門管理的操作方法相同，這里不作重復講解。

1.2.3 員工管理

員工管理主要包括：添加員工信息、瀏覽員工信息和查找員工信息。1.瀏覽員工信息

單擊“員工管理”/“瀏覽員工信息”選項，系統(tǒng)自動進入員工信息一覽表的界面，通過該界面可以瀏覽所有的員工信息。2.添加員工信息

添加員工信息的操作方法同前臺的員工信息添加的操作方法相同，這里不作重復講解。3.員工信息查找

單擊“員工管理”/“瀏覽員工信息”選項，系統(tǒng)自動進入如圖1.14所示的界面。通過該界面可以查找所有的員工信息。

圖1.14 員工信息查找

設置查詢條件，最后單擊【查找】按鈕，界面下方自動顯示查找結果。

1.2.4 賬號管理

賬號管理主要包括：員工密碼設定和查看激活賬號。1.員工密碼設定

單擊“賬號管理”/“員工密碼設定”選項，系統(tǒng)自動進入如圖1.15所示的界面。通過該界面可以設定員工密碼。

圖1.15 員工密碼設定 單擊“請輸入要設定的員工id序號”的文本框，輸入員工id序號，單擊“請輸入要設定的員工密碼”的文本框，輸入密碼，最后單擊【設定】按鈕即完成密碼的設定操作。

2.查看激活賬號

單擊“賬號管理”/“查看激活賬號”選項，系統(tǒng)自動進入員工激活賬號查看的界面，通過該界面可以查看所有被激活的員工賬號，單擊員工信息后面的刪除按鈕該信息。，即可刪除

第四篇：OA辦公系統(tǒng)使用管理制度

OA辦公系統(tǒng)使用管理制度

一、系統(tǒng)使用規(guī)定：

1、網(wǎng)上辦公系統(tǒng)為我司內部辦公系統(tǒng)，禁止非我司員工登陸或使用本系統(tǒng)。

2、我司每位正式員工擁有專用的用戶名和密碼，系統(tǒng)將自動記錄每位員工的登陸情況，請全體員工正確使用系統(tǒng)，保護好自己的用戶名和密碼，如發(fā)現(xiàn)盜用用戶名、密碼現(xiàn)象，應立即報告主管領導，并通知系統(tǒng)管理員。

3、所有員工上班時必須打開辦公自動化系統(tǒng)，下班后方可關閉。

4、如使用本企業(yè)以外的公用設備（如網(wǎng)吧）登陸系統(tǒng)，請在使用后刪除電腦中的記錄。

5、原則上在OA平臺嚴禁上傳涉密的文件、技術資料、檔案等；員工不得隨意讓我司無關人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內容，更不允許下載受控的內容。

6、員工不得發(fā)送與工作無關的信息，如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴肅處理。

7、員工不得利用系統(tǒng)發(fā)布反動、色情、低級趣味以及國家法律禁止的相關信息，如有違反，將嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將追究法律責任。

8、對于惡意操作行為，我司將予以嚴懲，直至訴諸法律。

二、系統(tǒng)故障應急規(guī)定：

發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)無法正常使用或數(shù)據(jù)處理有誤，應在第一時間通知系統(tǒng)管理員，并轉告相關業(yè)務接口部門，相應的業(yè)務數(shù)據(jù)可臨時改為手工處理、傳送。故障排除后，系統(tǒng)管理員將發(fā)布通知，相關部門應將故障期間的信息、數(shù)據(jù)補錄入系統(tǒng)，并恢復網(wǎng)上辦公。

三、系統(tǒng)用戶資料變更規(guī)定：

1、遇有人員、人事調整時需要調整OA系統(tǒng)組織信息及相關權限的，需由調入部門填寫《系統(tǒng)權限申請表》由相關部門分管領導及人力資源部確認后通過OA系統(tǒng)流程表單通知系統(tǒng)管理員辦理用戶變更操作。

2、員工應該保持OA中個人手機號碼為最新號碼，如變更手機號碼，應及時更新，或通知人力資源部備案，保證能順利收到公司通知等信息。

4、涉及系統(tǒng)資料變更一律按照以上流程執(zhí)行，如遇特殊情況或者緊急情況，處理后要補辦備案手續(xù)。

四、系統(tǒng)應用范圍

目前可以使用的工作流包括：收文、發(fā)文，工作交辦，辦公用品申領，請假申請，加班登記，倒班人員調班條，申購單，設備科備品備件采購計劃審批，日運行報表，化驗分析日報表，工作交辦單，設備報修維修記錄，零星項目記錄，科室工作聯(lián)系單，生產(chǎn)計劃報審表。

五、責任與授權

我司系統(tǒng)管理員負責統(tǒng)一管理，各部門負責人、分管領導進行檢查監(jiān)督；如發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，OA管理員有權對違反本規(guī)定員工進行監(jiān)督、批評、警告直至停止權限，各部門、各分管領導須對有關責任人處罰。

規(guī)范ＯＡ權限分配，ＯＡ權限按部門崗位進行分配。原則上不能越部門管理，但一些特殊應用要求除外，如系統(tǒng)管理員管理權限等。

所有部門權限歸公司領導直接管理，系統(tǒng)管理員負責具體實施權限設置工作。

個人權限歸所在部門進行直接管理，各部門可按其工作職責進行分配，由系統(tǒng)管理員具體實施權限設置工作。

系統(tǒng)管理員未經(jīng)上級批準不得擅自開啟或關閉員工的重要權限。系統(tǒng)管理員應做好ＯＡ服務器中各科室及個人文件的保密工作，不得未經(jīng)許可向任何單位或個人透露文件內容。

六、保證數(shù)據(jù)的有效性

各種報表及表單在結束歸檔后數(shù)據(jù)將不允許修改，如因工作失誤或各種不可預見的原因造成數(shù)據(jù)與實際不符及其它不得不對數(shù)據(jù)進行修改的情況時，可使用ＯＡ中《信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)修改申請表》工作流提出修改數(shù)據(jù)申請，經(jīng)相關審批后交由系統(tǒng)管理員具體實施修改。

七、其它要求：

1、各部門經(jīng)辦人應主動使用已有的工作流處理工作，使用中如發(fā)現(xiàn)有表單或流程上的問題應馬上聯(lián)系系統(tǒng)管理員解決，做到邊改邊用。

2、在工作中應主動發(fā)掘可利用OA系統(tǒng)辦理的工作及其他信息化需求設想，并將想法使用《信息系統(tǒng)需求申請單》或《信息系統(tǒng)工作流程修改申請》經(jīng)過審批程序報送到系統(tǒng)管理員處，由系統(tǒng)管理員具體實施方案，并配合經(jīng)辦人使工作順利整合入OA中。

3、關注OA系統(tǒng)中由系統(tǒng)管理員發(fā)布的系統(tǒng)通知，以配合系統(tǒng)可能的變動。

4、發(fā)生急辦或重大信息，除在OA上發(fā)布外，還應及時采用其它通訊方式進行溝通，傳遞。

5、系統(tǒng)使用過程中如有不解的地方，可聯(lián)系系統(tǒng)管理員要求進行講解，如需要可要求管理員專門為部門進行系統(tǒng)使用方面的集中培訓。

八、附則

本要求自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第五篇：OA系統(tǒng)使用管理規(guī)定

OA使用管理制度

一、總則

公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是以金蝶K/3 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)為管理平臺，采用服務器/客戶端/瀏覽器結構，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公、移動辦公、無紙化辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。為了加強對公司OA系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，從而系統(tǒng)地推進管理工作朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展，結合公司實際情況，制定本規(guī)定。

1.1 目的

規(guī)范公司流程管理，提高公司流程效率。1.2 適用范圍

各中心、各職能部門。

二、職責劃分

2.1 公司人力行政中心是公司辦公自動化OA系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責為：

（1）、負責制定OA系統(tǒng)規(guī)章制度；

（2）、負責OA系統(tǒng)核心工作流程設計、修改；（3）、負責OA系統(tǒng)各職能部門工作流程設計的審核；（4）、負責確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權限；（5）、負責監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉；（6）、負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；（7）、負責OA系統(tǒng)內各大功能模塊信息內容更新的監(jiān)督；（8）、負責對系統(tǒng)內的保密設置進行定期檢查；

2.2 OA系統(tǒng)管理員負責OA 系統(tǒng)的建設、維護和服務支撐工作，負責服務器的管理維護和日常運行。主要職責為：

（1）、負責OA系統(tǒng)軟件的配置升級管理；（2）、負責OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；（3）、負責制定OA系統(tǒng)應急方案和系統(tǒng)技術管理規(guī)章制度；（4）、負責公司領導、各部門人員的培訓和技術指導工作；

（5）、負責OA服務器、操作系統(tǒng)和硬件的維護，確保服務器安全運行；（6）、負責系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管理；

（7）、負責OA平臺功能模塊各部門書寫權限的設置。

三、基本要求

3.1 使用OA系統(tǒng)的各級用戶應保證各類文件處理的響應時間。系統(tǒng)所有內勤用戶在每個工作日上班后一個小時內必須使用電腦瀏覽器登陸OA系統(tǒng)，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉和信息的及時傳送，最好長期登陸進OA辦公。

3.2 每位OA用戶的登錄名和登錄密碼應予以嚴格保密，并做到定期更新密碼，以防他人盜用賬戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名所有人負責；

3.3每位OA用戶要保證在OA系統(tǒng)上發(fā)布、流轉的信息和文件的準確性、完整性和規(guī)范性，并對所發(fā)布和審批的內容負責。在OA系統(tǒng)中的意見和審批與原書面簽署具有同等效力和權威，相應人員應予以執(zhí)行和遵守。

3.4 OA系統(tǒng)中的各分類公告及新聞均由有權限人員予以發(fā)布和更新，具體內容由本單位負責人確定，新聞內容不應涉及相關商業(yè)機密；人事公告或日常行政公告由人力行政中心負責統(tǒng)一發(fā)布和管理，主要涉及各級人員的職務任免、調動和重大獎懲（包括通報表揚、重大表揚、嚴重警告）以及員工錄用和辭退等人事信息；各中心和各部門發(fā)布的日常行政公告，主要涉及本單位的制度發(fā)布、管理規(guī)范和其他重大事項等內容。

3.5各級OA用戶應認真遵守本制度的相關規(guī)定，進行規(guī)范使用和操作，違反本制度規(guī)定進行操作或使用的，將由上級主管或總部系統(tǒng)管理人員視情節(jié)輕重給予輕度至中度類別過失處罰。

四、應用管理

4.1 流程模塊的使用

流程模塊是OA平臺的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事務三大類型。用戶只需根據(jù)實際需求如：請假申請、加班申請、出差申請、采購申請、工作交辦等等，填寫相應授權范圍內的表單，并根據(jù)系統(tǒng)綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的各級用戶應根據(jù)公司相關制度規(guī)定和要求對表單進行操作和審批。

流程發(fā)起要求

a、流程發(fā)起要求：經(jīng)辦人在發(fā)起流程時，對于需要多部門會簽或審核的流程，發(fā)起人應先進行線下溝通（線下溝通至少包含直接上級和相關業(yè)務部門負責人），才能發(fā)起流程。上級審批人在接收到流程發(fā)起人的申請后應及時審批，若拒絕發(fā)起人的申請可不進行提交，但必須在簽辦反饋中寫明拒辦理由并保存反饋，流程發(fā)起人在接收到回退指令后，應認真查閱回退理由，以便重新調整和更改流程。

b、流程資料上傳與檢查：經(jīng)辦人發(fā)起流程時，需要上傳相關附件資料，應檢查資料的完整性和可用性（保證附件資料在審批過程中能正常打開）。在發(fā)起流程后，經(jīng)辦人須及時將紙質附件送到相關審批人處進行審核。

流程審批要求

a、審批意見：各環(huán)節(jié)審批人必須明確發(fā)表意見，客觀、清晰的表達自己的意見和態(tài)度，避免出現(xiàn)類似“閱”、“知曉”、“好的”等無明確態(tài)度的意見。

b、禁止討論性協(xié)商：流程原則上只是完成審批過程，具體事務通常是在各種會議上已經(jīng)完成討論，流程審批人在審批時快速明確并簽署意見，禁止在流程審批過程中作討論性協(xié)商。

c、流程擱置與打回：在流程審批過程中，如發(fā)現(xiàn)經(jīng)辦人上傳流程有誤或有疑問，須立即與經(jīng)辦人進行溝通后明確意見，禁止未經(jīng)溝通直接擱置流程或者強行將流程打回，更禁止沒有仔細審閱流程就直接通過。

d、流程協(xié)商：對于流程中未設置相關人員但確實需要征求意見的，可以發(fā)起流程協(xié)商，但應避免利用流程協(xié)商完成工作正常的溝通和協(xié)調。

流程審批時間要求

a、流程審批時間：原則上流程審批人每天至少早、中、晚進行三次登陸公司OA系統(tǒng)進行流程審批，原則上員工當天流程必須當天處理完畢，部門總監(jiān)以上領導原則上流程處理不能超過2天，特殊崗位與流程除外。

4.2、消息中心的使用

消息中心主要用于與公司內部人員溝通和交流，內部各部門溝通和交流應盡可能使用協(xié)同方式進行，以提高業(yè)務處理效率。

五、安全保密

1、OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。

2、OA系統(tǒng)中的所有用戶應按規(guī)定的權限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務。

3、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內容，更不許下載受控的內容。

六、網(wǎng)絡維護

為確保網(wǎng)絡的正常運行，全體員工都有對OA系統(tǒng)維護的義務；

1、公司OA管理員是公司OA系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；

2、禁止在OA系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；

3、未經(jīng)許可，不得私自改變OA系統(tǒng)的桌面內容；

4、不得對網(wǎng)絡運行進行人為設限。

七、考核

為強化OA系統(tǒng)的健康運行，發(fā)揮其有效作用，實施考核管理。

1、OA系統(tǒng)自動對協(xié)同審批進行跟蹤，對每位同事審批事項的處理周期、延誤情況進行記錄。并將使用情況納入月度或考核范圍。

2、對長期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求進行規(guī)范使用；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準確，對工作造成不良影響的，將按照事務的后果情況進行處理。

3、對不遵守規(guī)定、影響流程傳輸正常運行的使用部門和使用人員，依照有關規(guī)定追究相關人員和領導的責任。

4、對泄漏機密，造成不良后果的，按公司有關規(guī)定進行處理。

八、應急措施

應急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。

1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應進行備份，以避免信息丟失。

2、OA管理員對OA系統(tǒng)要及時進行維護管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每月進行一次系統(tǒng)清理，每月進行一次數(shù)據(jù)庫備份，對服務器進行安全防護。

九、附則

1、為了保障OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全，保證系統(tǒng)的正常運行，全體用戶應遵守本管理制度，違反者應承擔相應責任并接受公司考核制度的處罰。

2、本制度未盡事宜按公司有關規(guī)定執(zhí)行。