第一篇：辦公自動(dòng)化在秘書(shū)工作中的作用

摘要

辦公自動(dòng)化，英文 Office Automation，簡(jiǎn)稱OA，是辦公信息處理的自動(dòng)化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。隨著當(dāng)今社會(huì)的快速進(jìn)步，科技的飛速發(fā)展，面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的社會(huì)大環(huán)境，秘書(shū)工作中傳統(tǒng)的、手工的辦公模式，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要。“辦公自動(dòng)化”的概念的引進(jìn)，并在其秘書(shū)工作之中的應(yīng)用，使得從事秘書(shū)工作的人員從繁瑣的日常工作中脫離出來(lái)，節(jié)省了許多時(shí)間來(lái)考慮工作中的其它問(wèn)題，從而不斷提高工作效率。本論文將通過(guò)介紹秘書(shū)工作、辦公自動(dòng)化知識(shí)以及秘書(shū)工作與辦公自動(dòng)化的關(guān)系等幾個(gè)方面，對(duì)辦公自動(dòng)化在秘書(shū)工作中的作用提出了自己的看法。

關(guān)鍵詞： 辦公自動(dòng)化秘書(shū)工作文字管理檔案管理信息管理

Abstract

In the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development.To this end, we introduce the “office automation” concept, and applied to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency.This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and office automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secretary put forward their views.Key words:Secretary office automationinformation managementfile management text management

前言

辦公自動(dòng)化，是辦公信息處理的自動(dòng)化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動(dòng)化由70年代未80年代初在我國(guó)的提出，到現(xiàn)在已有了近二十年發(fā)展歷史。由于辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化新產(chǎn)品不斷的出現(xiàn)，辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵也不斷地豐富和發(fā)展。社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈,信息的搜集與利用顯的越來(lái)越重要,如何作好信息化社會(huì)大環(huán)境中的秘書(shū)工作,如何使秘書(shū)工作人員在本職崗位上發(fā)揮自身應(yīng)有的作用,已經(jīng)成為一個(gè)不可爭(zhēng)議的話題。辦公自動(dòng)化的導(dǎo)入,使秘書(shū)工作人員可以從繁瑣的日常工作中脫離出來(lái),有相對(duì)較多的時(shí)間去考慮工作中的其它事情,從而提高了工作效率。本論文將圍繞現(xiàn)代秘書(shū)在“辦公自動(dòng)化”環(huán)境中,如何更好的提高工作效率展開(kāi)討論。

目錄

前言 ···························································································································· I

第一章 辦公自動(dòng)化概述 ························································································· 3

第一節(jié)辦公自動(dòng)化的概念、特征、內(nèi)容................3

第二節(jié)辦公自動(dòng)化的功能與作用.....................3

第二章 辦公自動(dòng)化與秘書(shū)工作的關(guān)系 ································································· 3

第一節(jié)秘書(shū)在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的主要工作內(nèi)容..............3

一、文字管理工作 ················································································································ 3

二、信息管理工作 ················································································································ 3

三、檔案管理工作 ················································································································ 4

第二節(jié) 秘書(shū)工作在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的特征....................4

一、高效率的秘書(shū)工作 ········································································································ 4

二、秘書(shū)工作中的“體力”向“腦力”的轉(zhuǎn)變 ································································ 4

三、自動(dòng)化的秘書(shū)工作 ········································································································ 4

第三章辦公自動(dòng)化對(duì)秘書(shū)工作產(chǎn)生的作用··························································· 5

第一節(jié)促進(jìn)秘書(shū)工作產(chǎn)生“革命性”變化...................5

一、處理情報(bào)信息方面的變化 ···························································································· 5

二、處理各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)方面的變化 ···················································································· 5

三、在辦理會(huì)務(wù)工作方面的變化 ························································································ 5

第二節(jié)極大地提高秘書(shū)工作效率.....................5

一、會(huì)務(wù)工作方面 ················································································································ 5

二、處理信息方面 ················································································································ 5

第三節(jié)促進(jìn)秘書(shū)工作職能的擴(kuò)展.....................6

一、領(lǐng)導(dǎo)工作中的需要 ········································································································ 6

二、秘書(shū)工作的可能性 ········································································································ 6

第四節(jié)使秘書(shū)的服務(wù)意識(shí)得到更新.................6

一、秘書(shū)意識(shí)到有更多的智力補(bǔ)償有待自己去實(shí)施與挖掘 ············································ 6

二、秘書(shū)意識(shí)到有更多的服務(wù)方式有待自己去運(yùn)用與創(chuàng)建 ············································ 7

三、秘書(shū)意識(shí)到有更多的服務(wù)范圍有待自己去占據(jù)與開(kāi)拓 ············································ 7 參考文獻(xiàn) ······················································································································· 7 致謝 ························································································· 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

辦公自動(dòng)化概述

第一節(jié)辦公自動(dòng)化的概念、特征、內(nèi)容

辦公自動(dòng)化是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件學(xué)應(yīng)用于秘書(shū)工作之中，使秘書(shū)工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、自動(dòng)化、信息化、從而達(dá)到最大限度的提高工作效率，工作質(zhì)量和改善工作環(huán)境的目的。如今的辦公自動(dòng)化是一個(gè)包含數(shù)據(jù)處理、文字處理、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

第二節(jié)辦公自動(dòng)化的功能與作用

一是內(nèi)部通信簡(jiǎn)捷化。建立了單位內(nèi)部的辦公、通訊和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，無(wú)需人為進(jìn)行傳遞。二是信息發(fā)布快速化。在內(nèi)部建立了一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，如電子公告、電子刊物、新聞簡(jiǎn)報(bào)、公告事項(xiàng)能能夠在機(jī)關(guān)內(nèi)部得到廣泛的傳播，使職工能夠及時(shí)了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。三是工作流程自動(dòng)化。主要是公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，既規(guī)范了各項(xiàng)工作，又提高了工作效率。四是文檔管理程序化?？墒垢黝愇臋n能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。五是輔助辦公規(guī)范化。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、物品管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，均可以實(shí)現(xiàn)這些輔助辦公的進(jìn)一步規(guī)范。六是信息集成高效化。我們每個(gè)科室都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，一些信息源往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。

第二章 辦公自動(dòng)化與秘書(shū)工作的關(guān)系

第一節(jié)秘書(shū)在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的主要工作內(nèi)容

一、文字管理工作

在秘書(shū)工作過(guò)程中，要接觸許多文字工作，如有關(guān)文件、信函、報(bào)表、決議和命令、文稿、統(tǒng)計(jì)資料、數(shù)據(jù)、政策、規(guī)章制度等的詳細(xì)情況，在計(jì)算機(jī)中加工處理、存儲(chǔ)，可以做到及時(shí)查詢、分析、修改、協(xié)助決策活動(dòng)。

二、信息管理工作

秘書(shū)工作中的信息管理主要包括采集工作，加工處理工作，信息傳遞工作。

秘書(shū)工作中采集信息是其起點(diǎn)和基礎(chǔ)。在信息工作中不能做到及時(shí)收集，迅速報(bào)送，再好、再重要的信息也會(huì)因時(shí)過(guò)境遷而推動(dòng)利用價(jià)值。在秘書(shū)工作中，信息的采集主要通過(guò)語(yǔ)音、文字、圖表、圖像等方式，表現(xiàn)在辦公自動(dòng)化環(huán)境中則通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)獲取。秘書(shū)工作的業(yè)務(wù)信息具有溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用。可以通過(guò)計(jì)算機(jī)采集國(guó)內(nèi)外的各種新聞熱點(diǎn)信息，在實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)，還可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人與社會(huì)，企事業(yè)單位與企事業(yè)單位之間的資源共享。

三、檔案管理工作

在辦公自動(dòng)化環(huán)境中，秘書(shū)對(duì)檔案管理的工作表現(xiàn)在整理，保管和保密上。

秘書(shū)人員在計(jì)算機(jī)上制作，接收文件，電子檔案便應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案包括磁盤(pán)、軟盤(pán)和光盤(pán)等儲(chǔ)存介質(zhì)，秘書(shū)人員在保管諸如此類的信息時(shí)，首先要將信息文件分門(mén)別類，建立一個(gè)文件夾，將這些內(nèi)容保存在適當(dāng)?shù)慕橘|(zhì)上；確定的標(biāo)識(shí)全宗名；劃分全宗群；進(jìn)行編號(hào)和排列。

秘書(shū)的檔案保管工作是一項(xiàng)非常重要的工作，在確保檔案完整的基礎(chǔ)上，還要保證文件的安全。電子檔案在穩(wěn)定性上不如紙張材料。于是，秘書(shū)人員在保管檔案時(shí)要做到以下幾點(diǎn)：掌握好庫(kù)房溫度；保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔，無(wú)腐蝕性氣體，時(shí)刻檢查通風(fēng)狀況；防止磁場(chǎng)的干擾；防止紫外線的直接照射。在保養(yǎng)和維修方面，秘書(shū)人員要保持磁帶機(jī)、軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器、清洗機(jī)的清潔，定期對(duì)磁帶、軟盤(pán)、光盤(pán)進(jìn)行檢查、復(fù)制更新。

第二節(jié) 秘書(shū)工作在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的特征

一、高效率的秘書(shū)工作

信息時(shí)代的到來(lái)，為信息的采集、傳輸、處理提出了新的要求。秘書(shū)人員的工作效率要想提高，只有引進(jìn)高科技。當(dāng)代的社會(huì)現(xiàn)狀，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)迅猛發(fā)展并緊密結(jié)合，為提高工作效率，改善辦公管理提供了條件。同時(shí)，中文處理技術(shù)、信息系統(tǒng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、人工智能技術(shù)、管理方法學(xué)和行為科學(xué)的發(fā)展，也為秘書(shū)工作提供了許多便利。正是各種科學(xué)和技術(shù)的發(fā)展，才促使秘書(shū)工作效率不斷提高，促使管理向科學(xué)化、規(guī)范化、自動(dòng)化和高效化的高層次發(fā)展。

二、秘書(shū)工作中的“體力”向“腦力”的轉(zhuǎn)變

秘書(shū)工作未實(shí)行自動(dòng)化時(shí)，只是簡(jiǎn)單、重復(fù)、機(jī)械的體力勞動(dòng)，所需動(dòng)腦的也只是簡(jiǎn)單的，常人所有的思維活動(dòng)，基本不需要高難度復(fù)雜的思維活動(dòng)，基本上全是“體力勞動(dòng)”。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，工作逐漸高效化，特別是自動(dòng)化的應(yīng)用，給秘書(shū)工作帶來(lái)了極大的方便。這時(shí)人們?yōu)樽非蟾叩男剩允〕鰰r(shí)間去考慮其它事。從而人們就需要?jiǎng)幽X考慮有關(guān)軟件的升級(jí)，開(kāi)發(fā)、引進(jìn)新的設(shè)備。如何才能有效的進(jìn)行工作？這就需要大量的，復(fù)雜的基于簡(jiǎn)單思維的基礎(chǔ)上的高難度思維工作。從而工作就逐漸轉(zhuǎn)變到腦力的使用上，秘書(shū)人員的實(shí)質(zhì)也隨之發(fā)生了變化，從繁重的體力勞動(dòng)中脫離出來(lái)后，帶來(lái)了思維的高度開(kāi)發(fā)，思維能力由此變活躍，有更多的時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)提建議，由“助手”變成“參謀”，自此帶來(lái)了質(zhì)的飛躍，這都是秘書(shū)由“體力勞動(dòng)”向“腦力勞動(dòng)”帶來(lái)的影響。

三、自動(dòng)化的秘書(shū)工作

自動(dòng)化秘書(shū)工作體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化大環(huán)境中，就是秘書(shū)工作基本任務(wù)的根本改變。隨著科學(xué)技術(shù)的高度發(fā)展，某些工作已經(jīng)全部自動(dòng)化，秘書(shū)只是一個(gè)監(jiān)督、照看的作用。例如：現(xiàn)代機(jī)器人有待取代喲寫(xiě)經(jīng)常性的、無(wú)聊的、單調(diào)的工作，這是自動(dòng)化的典范。

這里強(qiáng)調(diào)的是自動(dòng)化的秘書(shū)工作，但是再自動(dòng)化，也離不開(kāi)作為主體的人，人是秘書(shū)工作中最重要的一部分。自動(dòng)化的秘書(shū)公作主要還是秘書(shū)人員的職能自動(dòng)化。在某種程度上講，這不只是軟硬件上采用先進(jìn)的高科技，使工作自動(dòng)化，而是秘書(shū)人員對(duì)工作的態(tài)度，也有一個(gè)由被動(dòng)到主動(dòng)的發(fā)展過(guò)程。自動(dòng)的去工作，自動(dòng)的去思考，在工作中始終體現(xiàn)出自動(dòng)，即用一種積極的、主動(dòng)的、熱情的心態(tài)去面對(duì)自己的本職工作，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，這是自動(dòng)化秘書(shū)工作的一種至高境界。

第三章辦公自動(dòng)化對(duì)秘書(shū)工作產(chǎn)生的作用

第一節(jié)促進(jìn)秘書(shū)工作產(chǎn)生“革命性”變化

在秘書(shū)工作中引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和一系列辦公自動(dòng)化設(shè)備，所帶來(lái)的效果是“革命性”的，它使傳統(tǒng)的抄抄寫(xiě)寫(xiě)式的秘書(shū)工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應(yīng)。

一、處理情報(bào)信息方面的變化。

在自動(dòng)化程度較高的辦公室，秘書(shū)人員不必離開(kāi)工作崗位。即能從計(jì)算機(jī)檔案中調(diào)閱所需情報(bào)資料。閱讀投放在電子信箱中的書(shū)信和各種文件目錄表，接收領(lǐng)導(dǎo)人通過(guò)計(jì)算機(jī)發(fā)表的指令并按照需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行必要的文字處理。

二、處理各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)方面的變化。

在上報(bào)各種統(tǒng)計(jì)分析表時(shí)，可以直接利用計(jì)算機(jī)提供的數(shù)據(jù)，進(jìn)行有效地科學(xué)分析，并利用傳真迅速上報(bào)，達(dá)到快速、準(zhǔn)確、方便的目的。

三、在辦理會(huì)務(wù)工作方面的變化。

傳統(tǒng)的辦會(huì)往往在一個(gè)特定的地方，如會(huì)議室、辦公室或其他某個(gè)特定的會(huì)議場(chǎng)所。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，各種通訊技術(shù)的運(yùn)用，使會(huì)議不局限在某一地方，擴(kuò)大了會(huì)議的場(chǎng)所。如網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的產(chǎn)生，使與會(huì)人員足不出戶，就能參與會(huì)議的整個(gè)過(guò)程，通過(guò)電視會(huì)議系統(tǒng)，不出差即可召開(kāi)地區(qū)性或更大范圍的會(huì)議。使用移動(dòng)通信和電傳呼，可以使秘書(shū)隨時(shí)同外出的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員保持聯(lián)系，大大減少出差人員和出差費(fèi)用，極大地改變了秘書(shū)的工作方式。秘書(shū)的工作方式雖然發(fā)生了重大的變化，但并不代表一些具體秘書(shū)工作中的規(guī)范處理程序的變化。由于公文辦理、檔案管理等工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié)。即使在辦公自動(dòng)化環(huán)境下仍要保持規(guī)范處理，使OA與傳統(tǒng)秘書(shū)工作真正相結(jié)合。綜上所述，使秘書(shū)人員避免了在領(lǐng)導(dǎo)、同事與部分之間的穿梭，人與人面對(duì)面的接觸大為減少，純手工操作的成分大大降低，秘書(shū)工作方式發(fā)生了重大變化。

第二節(jié)極大地提高秘書(shū)工作效率

一、會(huì)務(wù)工作方面

會(huì)務(wù)工作方面可以用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)輔助完成。由于會(huì)務(wù)工作極其復(fù)雜，千頭萬(wàn)緒，所以秘書(shū)安排會(huì)議起來(lái)常常力不從心，然而，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子日程表安排會(huì)議，僅需2—3分鐘就安排好了，秘書(shū)能輕易應(yīng)付大量會(huì)議。辦公化自動(dòng)化系統(tǒng)不僅能科學(xué)地分配會(huì)議室、交通工具、聲響設(shè)備等，并能進(jìn)行會(huì)議記錄，編輯會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等，能自動(dòng)檢索會(huì)議內(nèi)容，并能及時(shí)修改和刪除。

二、處理信息方面

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使信息和資源由整個(gè)機(jī)構(gòu)共享，使眾多人員能夠一起處理項(xiàng)目。互聯(lián)網(wǎng)不受空間與時(shí)間的限制，逐漸消除或重新定義了社會(huì)之間的界限、關(guān)系，給我們打開(kāi)了廣闊的思維空間，有利于秘書(shū)充分利用互聯(lián)網(wǎng)獲取知識(shí)，充分發(fā)揮思維能力為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。如在實(shí)行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書(shū)去發(fā)布，如員工作業(yè)分配表、各項(xiàng)管理制度以及個(gè)部門(mén)組織圖等。這些以往通常都必須印成書(shū)面材料，張貼出來(lái)或散發(fā)下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時(shí)更新，影響使用，現(xiàn)在通過(guò)internet 之后，這些都可以在internet 上發(fā)布，提高效率，也節(jié)省了成本。信息被稱為“財(cái)富的財(cái)富”，往往稱為個(gè)人、企業(yè)、行業(yè)、部門(mén)甚至國(guó)家決策成敗的關(guān)鍵。網(wǎng)絡(luò)中大量搜索引擎的使用，適應(yīng)了大量經(jīng)濟(jì)信息傳播和處理管理的需要，不僅克服了傳統(tǒng)的手工方法和原始程序處理信息存在的局限性。使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費(fèi)、共享性差、存貯功能低、檢索復(fù)雜、帶有主觀性等問(wèn)題較好地得到了解決。更重要的是，秘書(shū)人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)接觸到了比過(guò)去更多的信息，掌握了大量情況。秘書(shū)人員真正做到了“眼觀六路，耳聽(tīng)八方”，思考問(wèn)題和解決問(wèn)題的空間進(jìn)一步擴(kuò)展，這就使得他們有可能做好一般性的信息處理事務(wù)和參謀輔助的同時(shí)，參與領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍之內(nèi)的決策工作。

第三節(jié)促進(jìn)秘書(shū)工作職能的擴(kuò)展

傳統(tǒng)的秘書(shū)工作主要是辦文、辦會(huì)、辦事三個(gè)方面的內(nèi)容。具體來(lái)說(shuō)主要有文書(shū)工作、檔案工作、會(huì)務(wù)工作、信息工作、信訪工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使秘書(shū)工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)緊密結(jié)合在一起，為適應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì)，秘書(shū)人員要改變過(guò)去傳統(tǒng)的工作模式，工作的內(nèi)容不僅僅是以上所說(shuō)幾點(diǎn)，凡是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)解決的事務(wù)都可以當(dāng)作秘書(shū)的職能。秘書(shū)工作的職能擴(kuò)展的兩個(gè)相互對(duì)應(yīng)因素：

一、領(lǐng)導(dǎo)工作中的需要

領(lǐng)導(dǎo)是機(jī)關(guān)或單位中的首腦，處于決策地位，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)也必定會(huì)繁多雜亂，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展擴(kuò)大了領(lǐng)導(dǎo)的需要，比如一些技術(shù)性難題，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有精力甚至沒(méi)有能力去解決，就需要秘書(shū)及時(shí)處理。又如在會(huì)務(wù)工作中，秘書(shū)人員的工作內(nèi)容不再僅僅是會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后整理的三大環(huán)節(jié)，在電視電話會(huì)議中，還要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理各種技術(shù)難題和通訊設(shè)備的連接情況。如果這些事務(wù)，由于領(lǐng)導(dǎo)的能力或精力不夠等原因而得不到處理，勢(shì)必造成很大的影響和損失，以至影響到領(lǐng)導(dǎo)的形象，為了領(lǐng)導(dǎo)工作中的不足和需要，就要促進(jìn)秘書(shū)工作職能的擴(kuò)展。

二、秘書(shū)工作的可能性

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，為秘書(shū)提供了一個(gè)良好的環(huán)境與平臺(tái)，使秘書(shū)工作職能的擴(kuò)展有了可能性。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大量新型辦公軟件與設(shè)備產(chǎn)生，秘書(shū)可以借助這些新事物來(lái)擴(kuò)展職能。如為了擴(kuò)大企業(yè)的公共影響力，搞好公共關(guān)系，秘書(shū)要承擔(dān)本單位網(wǎng)站的主導(dǎo)職位，把本單位的簡(jiǎn)介和發(fā)展概況等放在網(wǎng)站上供公眾查詢，還要及時(shí)有效地收集本單位的最新信息并在網(wǎng)上公布，定期編制簡(jiǎn)報(bào)和在一定階段所取得的成果并在網(wǎng)上發(fā)布。

第四節(jié)使秘書(shū)的服務(wù)意識(shí)得到更新

“秘書(shū)意識(shí)”是一種角色意識(shí)，是主體基于個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)而形成的對(duì)自我的社會(huì)地位和由此規(guī)定的職責(zé)的知覺(jué)、理解和體驗(yàn)，它直接源于人的實(shí)踐活動(dòng)。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，縮短了大量的體力勞動(dòng)過(guò)程，把全部或部分的體力活動(dòng)交給計(jì)算機(jī)去完成，秘書(shū)服務(wù)內(nèi)容發(fā)生了變化，主要從以下幾個(gè)方面更新：

一、.秘書(shū)意識(shí)到有更多的智力補(bǔ)償有待自己去實(shí)施與挖掘

網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，會(huì)伴隨著系新型辦會(huì)設(shè)備與軟件的產(chǎn)生，秘書(shū)體力勞動(dòng)大大減少，智力方面的事務(wù)會(huì)增多。由于領(lǐng)導(dǎo)不動(dòng)這些軟件與設(shè)備的用法，需要秘書(shū)去填補(bǔ)這方面的缺陷。秘書(shū)面對(duì)這一現(xiàn)實(shí)，為了更好地實(shí)現(xiàn)其自我價(jià)值，會(huì)花大力氣去學(xué)習(xí)并掌握這些設(shè)備與軟件的用法，以隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)。

二、秘書(shū)意識(shí)到有更多的服務(wù)方式有待自己去運(yùn)用與創(chuàng)建

在辦公自動(dòng)化產(chǎn)生之前，秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的活動(dòng)是秘書(shū)獨(dú)立完成的，沒(méi)有憑借外在力量（如計(jì)算機(jī)辦公設(shè)備），然而隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，秘書(shū)可以憑借各種辦公設(shè)備與軟件為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。秘書(shū)已經(jīng)深刻認(rèn)識(shí)到為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)方式的多樣性是現(xiàn)代優(yōu)秀秘書(shū)人才所必備的基本要求，更重要的是已經(jīng)有了一種運(yùn)用舊有的服務(wù)方式創(chuàng)建新的服務(wù)方式的意識(shí)。

三、秘書(shū)意識(shí)到有更多的服務(wù)范圍有待自己去占據(jù)與開(kāi)拓

傳統(tǒng)的秘書(shū)工作使服務(wù)范疇停留在抄抄寫(xiě)寫(xiě)式的范圍之內(nèi)，計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備擴(kuò)大了秘書(shū)服務(wù)范疇。只要是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)可以通過(guò)辦公設(shè)備解決的事務(wù)都可以列入服務(wù)范圍之內(nèi)。同樣秘書(shū)也認(rèn)識(shí)到服務(wù)范圍的擴(kuò)大，通過(guò)提高自身素質(zhì)來(lái)適應(yīng)其需要，去發(fā)現(xiàn)更多的服務(wù)范圍為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。如秘書(shū)人員要密切關(guān)心當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，更加敏銳地發(fā)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的新產(chǎn)品新成果，不斷地搜集及時(shí)信息，并技能型歸納總結(jié)，找出有參考價(jià)值的技術(shù)資料，及時(shí)提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，作為領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)。秘書(shū)服務(wù)意識(shí)得到更新，主觀上會(huì)使秘書(shū)

服務(wù)工作的質(zhì)量的到提高，指導(dǎo)秘書(shū)工作，從而有利于服務(wù)工作深入展開(kāi)。

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第二篇：淺談秘書(shū)在管理工作中的作用

淺談秘書(shū)在管理工作中的作用

前言：秘書(shū)，作為行政部門(mén)的關(guān)鍵職位。之所以關(guān)鍵，主要是從它的作用和意義層面上來(lái)講的。要做好秘書(shū)工作，并非一件易事，這其中涉及到的，除了豐富廣泛的知識(shí)儲(chǔ)備，細(xì)致縝密的洞察力，清晰明確的辨別力。但更重要的是人際關(guān)系，為人處事的方式技巧。處理好領(lǐng)導(dǎo)和下屬的關(guān)系，做好他們之間的橋梁和紐帶，起到一個(gè)承上啟下的作用。

關(guān)鍵詞：秘書(shū) 管理工作 橋梁作用 關(guān)鍵職位

一、秘書(shū)的含義

自古以來(lái)，秘書(shū)一詞其實(shí)就有其專有的稱謂：文牘、文書(shū)、參謀、智囊等。

1、文牘

宋代詞人蘇軾的《上初即位論治道》之二中說(shuō)道：“而尚書(shū)諸曹，文牘繁重，窮日之力，書(shū)紙尾不暇，此皆苛察之過(guò)也。”文中提到的“文牘”,即指古時(shí)的公文、書(shū)信、案牘。而在郭沫若先生的《黑貓》中：“我們一些在省城或府城里讀書(shū)的人便做了文牘?！边@里說(shuō)的“文牘”指的是在官府或其他團(tuán)體草擬文稿的人。而現(xiàn)在文牘這個(gè)稱謂已經(jīng)不再沿用了，它可以作為一個(gè)朝代和一個(gè)文明的標(biāo)志和文化記號(hào)。

2、文書(shū)

與文牘的性質(zhì)相似，從第一層含義講，就是指記載重要事件的公文、書(shū)信、契約。古時(shí)的條件有限，文書(shū)的載體大多都是甲骨、青銅器、石頭或貝殼。更有戰(zhàn)國(guó)、秦漢時(shí)期的竹、木簡(jiǎn)。第二層含義也就是指從事公文、書(shū)信工作的人員。直到現(xiàn)在，文書(shū)這個(gè)稱謂還在使用，它主要強(qiáng)調(diào)了秘書(shū)工作中的文字駕馭能力的重要性，以及對(duì)信息的分析整理能力。

3、參謀

唐朝后期，參謀為節(jié)度使幕僚之一，掌參預(yù)謀劃。清末，軍、政、師設(shè)立參謀一職，掌管軍訓(xùn)及謀劃籌事。雖然現(xiàn)在參謀也常常被用來(lái)稱贊有謀略有見(jiàn)識(shí)的人，但大多時(shí)候是體現(xiàn)一個(gè)人的輔助性服務(wù)作用的，也就是秘書(shū)的主要職責(zé)之一，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，參與重要事宜的討論。

4、智囊

同樣，跟參謀一樣，它們都指的是足智多謀的人，可以給別人出謀劃策的人?，F(xiàn)在也有人將有某有略的人稱作智囊團(tuán)，同時(shí)這也是一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)所必須具備的能力，擁有豐富的知識(shí)，方可以臨陣不亂，處事泰然。僅僅從這些名稱中，我們就可以分析出自古秘書(shū)所從事的工作內(nèi)容和職責(zé)要?jiǎng)?wù)。時(shí)代變遷，統(tǒng)治方式也不盡相同。因此，在一定時(shí)期內(nèi)，秘書(shū)所充當(dāng)?shù)慕巧托枰瓿傻娜蝿?wù)也是不同的。但總體來(lái)說(shuō)，有一點(diǎn)是亙古不變的，秘書(shū)所處的位置是一人之下，萬(wàn)人之上，服從上級(jí)統(tǒng)治者的命令，接受上級(jí)的安排，并按時(shí)完成既定的任務(wù)。

二、秘書(shū)工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用

秘書(shū)處于領(lǐng)導(dǎo)的近身旁側(cè)，就表明其地位是一人之下，被領(lǐng)導(dǎo)，接受指示，服從命令，完成任務(wù)。同時(shí)也體現(xiàn)出它的重要性，以及不可取代。當(dāng)然，秘書(shū)所從事的工作內(nèi)容的復(fù)雜繁瑣，但又不可懈怠，所以它的重要作用也是不可小覷的。

1、參謀、助手作用

作為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，秘書(shū)的輔助性服務(wù)是非常重要的。怎么使這個(gè)作用更完美地發(fā)揮，如何做好這個(gè)助手，就要看秘書(shū)自己的智謀了。所謂參謀，即參與謀劃，也就是說(shuō)，在整個(gè)事務(wù)的完成過(guò)程中，秘書(shū)所提供的服務(wù)都是輔助性的、建議性的。工作思路，事件的流程內(nèi)容以及主旨大意，都要遵從領(lǐng)導(dǎo)的意愿，而不是替領(lǐng)導(dǎo)做決定，自作主張代領(lǐng)導(dǎo)決策。一個(gè)睿智優(yōu)秀的秘書(shū)會(huì)將自己的意見(jiàn)和看法與領(lǐng)導(dǎo)的意愿融匯整合，做到互不沖突，并且在這過(guò)程中，為領(lǐng)導(dǎo)提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使整個(gè)工作程序能夠順利進(jìn)行。

2、提供信息的作用

秘書(shū)本來(lái)就需要是一個(gè)信息智慧的集合體，秘書(shū)工作的性質(zhì)需要秘書(shū)必須具備對(duì)信息的敏感的洞察力。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，參與領(lǐng)導(dǎo)決策，就要及時(shí)搜集掌握科技、文化、技術(shù)、教育、醫(yī)療衛(wèi)生、等等國(guó)內(nèi)國(guó)際的相關(guān)信息。同時(shí)也要同步了解本地區(qū)、本單位、本部門(mén)的近期發(fā)展?fàn)顩r及其長(zhǎng)足發(fā)展規(guī)劃，在領(lǐng)導(dǎo)需要的時(shí)候，能夠保證像電腦一樣，迅速準(zhǔn)確地輸出信息，提供服務(wù)。及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息，既節(jié)省了工作時(shí)間，有保證了辦事效率，同時(shí)也能獲得領(lǐng)導(dǎo)的信任。

3、協(xié)調(diào)作用

協(xié)調(diào)是管理的手段之一，秘書(shū)在一個(gè)部門(mén)的管理工作中所起到的作用其實(shí)就像一座橋，連接兩個(gè)不相交的點(diǎn)，協(xié)調(diào)得好，這座橋就會(huì)穩(wěn)固，不相交的兩個(gè)點(diǎn)也就連成了一條線；若協(xié)調(diào)得不好，那這座橋就很可能會(huì)坍塌，那么不相交的兩點(diǎn)便會(huì)相距更遠(yuǎn)。

時(shí)代變遷，在新的歷史時(shí)期，領(lǐng)導(dǎo)面臨的問(wèn)題越來(lái)越復(fù)雜，難題越來(lái)越難解。政策方針的變革，會(huì)引來(lái)不少爭(zhēng)議和矛盾，在這千絲萬(wàn)縷的復(fù)雜關(guān)系面前，領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)解決這些問(wèn)題，就十分需要一座橋來(lái)權(quán)衡了。秘書(shū)的協(xié)調(diào)作用要從矛盾雙方入手，分析掌握情況，看清矛盾著的雙方與自己的關(guān)系，也給自己定定位。首先要顧全大局，權(quán)衡矛盾的輕重緩急，其次還要做到原則性與靈活性的統(tǒng)一，既不違背上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意愿，也不過(guò)分遷就不合理的要求和觀點(diǎn)。處理好矛盾雙方的關(guān)系，做好溝通工作，不僅緩和了工作氛圍，提高工作效率，同時(shí)也能體現(xiàn)出一個(gè)優(yōu)秀秘書(shū)的素質(zhì)修養(yǎng)。

4、耳目作用

耳目，顧名思義，就是要做領(lǐng)導(dǎo)的耳朵和眼睛。當(dāng)然不是去監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)的言行，而是要求秘書(shū)人員具有靈敏的應(yīng)變能力和精確的分析能力。在領(lǐng)導(dǎo)的決策過(guò)程中，若有不妥或不恰當(dāng)?shù)牡胤?，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議和意見(jiàn)，在領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施一項(xiàng)方針或決策前，能夠適時(shí)提醒，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)修正，以免出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤和問(wèn)題。秘書(shū)工作的耳目作用，體現(xiàn)出秘書(shū)人員豐富的知識(shí)儲(chǔ)備和敏銳的思維。同時(shí)也是一個(gè)卓越領(lǐng)導(dǎo)背后的重要支撐力量。

三、秘書(shū)與上下級(jí)的關(guān)系

秘書(shū)人員在辦公室主要起到橋梁紐帶的作用，負(fù)責(zé)上下級(jí)、內(nèi)外部門(mén)的溝通，同時(shí)還是領(lǐng)導(dǎo)工作上的參謀和助手。要處理這么多層關(guān)系，秘書(shū)所要具備的能力也就更加嚴(yán)格具體了。

1、對(duì)上級(jí)服從，但不盲從。

領(lǐng)導(dǎo)的工作就是制定方針計(jì)策，然后向秘書(shū)傳達(dá)并命其執(zhí)行。而秘書(shū)的工作就是聽(tīng)從指示，服從安排，完成任務(wù)。然而一個(gè)稱職的秘書(shū)人員，在接受到一條指示命令后，若發(fā)現(xiàn)其中有不妥之處，定會(huì)認(rèn)真分析，及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)的想法和思維，并適時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商調(diào)解，而不是為了不得罪領(lǐng)導(dǎo)而盲目聽(tīng)從執(zhí)行。雖然秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)是上下級(jí)關(guān)系，分工不同，職位不同，但沒(méi)有貴賤之分，因此，處理好與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，既能提高工作效率，有可以增加領(lǐng)導(dǎo)的信任。

2、同下屬和諧相處，共同提高

在執(zhí)行上傳下達(dá)任務(wù)的過(guò)程中，秘書(shū)需要與各個(gè)部門(mén)的人員溝通和交流。在與各部門(mén)人員相處時(shí)，尤其是跟下設(shè)部門(mén)的工作人員。盡量放低自己的身份，以平視的目光注視每個(gè)人，不要依靠自己的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)壓迫或排擠他們。能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)他們的困難并及時(shí)給予幫助和支持，良好的人際關(guān)系能夠幫助自己擴(kuò)展人脈，提高辦事效率。

3、與同事和氣共事，公平競(jìng)爭(zhēng)

在同一個(gè)部門(mén)，水平相當(dāng)，年齡相仿的年輕工作人員之間，難免會(huì)出現(xiàn)很多矛盾和爭(zhēng)端。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，職場(chǎng)當(dāng)然也避免不了暗中的斗爭(zhēng)。面對(duì)這些，秘書(shū)人員就要體現(xiàn)出專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。面對(duì)詆毀、暗刀傷人，無(wú)論什么情況，都要使自己的頭腦保持清醒、鎮(zhèn)定，反省自己的工作是否有不當(dāng)之處。以防招致不必要的誤會(huì)，要及時(shí)跟對(duì)方溝通調(diào)解，并在今后的工作中不斷提升完善自己。避免此類事件重蹈覆轍。

四、秘書(shū)人員所需的職業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)代秘書(shū)不比從前，它是一個(gè)綜合性的工作職位，所以對(duì)秘書(shū)從業(yè)人員的素質(zhì)和修養(yǎng)要求越來(lái)越高。要成為一名優(yōu)秀出色的秘書(shū)，就要不斷提升自己，完善自己，使自己變得多面、博學(xué)、有見(jiàn)識(shí)。主要有一下幾個(gè)方面：

1、扎實(shí)的文字功底

秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，主要是完成一些輔助性的工作。主要有記錄抄寫(xiě)新聞消息，起草文稿，登記來(lái)訪人員的信息記錄，領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議記錄等，這些都需要秘書(shū)具有一定的文字駕馭能力和分析能力。在起草文稿時(shí)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)所給出的題目，秘書(shū)能夠快速掌握領(lǐng)導(dǎo)的意愿擬定提綱，并及時(shí)搜集查閱相關(guān)資料。將這些零散的信息匯總整合，在既定的時(shí)間內(nèi)拿給領(lǐng)導(dǎo)做批閱。這整個(gè)流程，都需要秘書(shū)人員具有非常扎實(shí)文字撰寫(xiě)能力，才能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成符合領(lǐng)導(dǎo)口味的文書(shū)。扎實(shí)的文字功底是秘書(shū)人員所需具備的最基本的一項(xiàng)技能。

2、敏銳的政治頭腦

在行政部門(mén)工作，大部分內(nèi)容都是涉及到政治的。秘書(shū)工作中的方方面面，都帶有很強(qiáng)的政治性，在工作中，要時(shí)刻保持清醒的頭腦，以最好的狀態(tài)投入工作當(dāng)中。因?yàn)橐粋€(gè)部門(mén)的政治主張、部門(mén)形象、以及本部門(mén)人員的切身利益都會(huì)從秘書(shū)的工作中體現(xiàn)出來(lái)。所以，要關(guān)注政治時(shí)事問(wèn)題，培養(yǎng)自己站在政治的角度看待、分析、解決問(wèn)題的能力，要保持立場(chǎng)堅(jiān)定，旗幟鮮明，不做墻頭草。提高自己的政治理論修養(yǎng)。

3、靈活的應(yīng)變能力

秘書(shū)工作大多都很繁瑣復(fù)雜，既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理，又要做好后勤工作，而且什么都得面面俱到，一一細(xì)心做好。所以秘書(shū)人員就要有靈活的頭腦和干練有效的辦事能力。在工作中，難免會(huì)遇到棘手的事兒，要做到兩不耽誤，就得沉著冷靜下來(lái)，不慌亂，尤其是在遇到突發(fā)事件時(shí)，要知道分清輕重緩急，抓住重點(diǎn)，恰當(dāng)合理、有條不紊地解決好問(wèn)題。

4、務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)

秘書(shū)工作復(fù)雜枯燥，在這個(gè)崗位上就得吃得了苦，耐得住寂寞，任勞任怨。付出的辛苦不一定能得到補(bǔ)償和回報(bào)，但是要始終保持一種向上的心態(tài)，將熱情和活力注入到工作中去，服務(wù)社會(huì)。同時(shí)，要看得到他人的優(yōu)點(diǎn)，從而發(fā)現(xiàn)自己的不足，取長(zhǎng)補(bǔ)短，揚(yáng)長(zhǎng)避短。給自己適當(dāng)?shù)亩ㄎ?，?shù)立信心，當(dāng)然也不能高人一等，堅(jiān)持正確的價(jià)值導(dǎo)向，發(fā)掘自己的奉獻(xiàn)精神，從而實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值。秘書(shū)工作能否做好，取決于是否能夠在崗位上發(fā)揮作為秘書(shū)應(yīng)該具備的能力和作用。秘書(shū)受人管理，同時(shí)也在管理其他人和事，作為橋梁和紐帶，秘書(shū)人員的工作在整個(gè)人事管理過(guò)程中就顯得尤為重要。所以，每個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)背后，總有那么一個(gè)出色的秘書(shū)。

第三篇：語(yǔ)言藝術(shù)在秘書(shū)工作中的作用

語(yǔ)言藝術(shù)在秘書(shū)工作中的作用

摘要

秘書(shū)懂得并掌握一定的公關(guān)語(yǔ)言藝術(shù)是非常必要的。所謂公關(guān)語(yǔ)言藝術(shù)是指在社會(huì)交往活動(dòng)中借助語(yǔ)言媒介來(lái)使組織與公眾、組織與組織之間相互理解、相互協(xié)調(diào)、相互適應(yīng)，為組織樹(shù)立良好的社會(huì)形象，也就是說(shuō)能引起對(duì)方愉悅性的互動(dòng)，即滿意的反應(yīng)，從而形成良好的情感氛圍，產(chǎn)生最佳的“社會(huì)效應(yīng)”。公關(guān)語(yǔ)言藝術(shù)，按其語(yǔ)言表達(dá)的形式，可以分為三類:有聲語(yǔ)言、無(wú)聲語(yǔ)言和書(shū)面語(yǔ)言。本文著重就有聲語(yǔ)言、無(wú)聲語(yǔ)言兩種形式略作論述。有聲語(yǔ)言即自然語(yǔ)言，是發(fā)出聲音的口頭語(yǔ)言。秘書(shū)經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)工作，回答問(wèn)題.提出建議;或代表組織到下級(jí)機(jī)關(guān)口頭傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示;或下基層進(jìn)行調(diào)查研究;或在機(jī)關(guān)接待客人等，使用口頭語(yǔ)言的機(jī)會(huì)很多。因此，秘書(shū)人員必須具有較強(qiáng)的口語(yǔ)表達(dá)能力。關(guān)鍵詞：語(yǔ)言，藝術(shù)，秘書(shū)，工作，作用，研究；

目錄

摘要..................................................................................................................................................1 目錄..................................................................................................................................................1 引言..................................................................................................................................................2

一、秘書(shū)交際的有聲語(yǔ)言藝術(shù).......................................................................................................2

1.1、體現(xiàn)情感性......................................................................................................................2 1.2、講究預(yù)設(shè)性....................................................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。1.3、考慮對(duì)象性....................................................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

二、秘書(shū)交際的無(wú)聲語(yǔ)言藝術(shù).......................................................................................................3

2.1、表情語(yǔ)貴在穩(wěn)重、謙和、坦率......................................................................................3 2.2、服飾語(yǔ)力求健康、端莊、瀟灑....................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

三、文字表達(dá)能力...........................................................................................................................3

3.1、善于謀篇布局、合理安排............................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。3.2、具有一定的文字學(xué)知識(shí)，不寫(xiě)錯(cuò)別字........................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。3.3、要有好的文風(fēng)................................................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。3.4、熟悉各種公文種類的規(guī)矩、格式................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。結(jié)論..................................................................................................................................................3 參考文獻(xiàn)...........................................................................................................................................4

語(yǔ)言藝術(shù)在秘書(shū)工作中的作用

引言

秘書(shū)是在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者身邊直接為其服務(wù)而承辦文書(shū)、會(huì)務(wù)、信息、文電起草、催辦查辦、調(diào)查研究、公務(wù)接待等工作的，其工作內(nèi)容無(wú)不應(yīng)用到語(yǔ)言。秘書(shū)要做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，就要求具有較高的語(yǔ)言素質(zhì)。特別是，秘書(shū)經(jīng)常要起草文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿，編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查報(bào)告，對(duì)基層發(fā)通知，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作等，而且要求質(zhì)量高，出手快，語(yǔ)言準(zhǔn)確精煉，通順流暢。如果傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖話講不清，有可能使對(duì)方貫徹時(shí)不合領(lǐng)導(dǎo)意圖或違背意圖；如果起草文件文字表達(dá)不準(zhǔn)確，就可能使政令貫徹得不夠徹底，甚可能造成不良后果，給工作帶來(lái)?yè)p失。在中國(guó)近代史上就有這么一件事，腐朽的清朝政府曾德國(guó)借款修膠濟(jì)鐵路，雙方簽訂的條約中有一款規(guī)定：沿線鐵路左右內(nèi)煤鐵等礦德國(guó)有權(quán)開(kāi)采。這里的所謂里，原意是指鐵路左右共里。因?yàn)檎Z(yǔ)言表達(dá)不準(zhǔn)確，模棱兩可，被德國(guó)人鉆了空子，被說(shuō)成是左右各清政府白白將里的開(kāi)采權(quán)“拱手”送給了德國(guó)人，啞巴吃黃連有苦說(shuō)不出。因此，注意恰如其分地使用語(yǔ)言，對(duì)表達(dá)人的思想感情，準(zhǔn)確無(wú)誤地反映客觀事物的本來(lái)面目是極為重要的。秘書(shū)人員提高語(yǔ)言素質(zhì)，是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)助手，搞好服務(wù)工作的重要基礎(chǔ)。

一、秘書(shū)交際的有聲語(yǔ)言藝術(shù)

有聲語(yǔ)言是發(fā)出聲音的口頭語(yǔ)言。秘書(shū)經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，或代表組織到下級(jí)機(jī)關(guān)口頭傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，或下基層進(jìn)行調(diào)查研究，或在機(jī)關(guān)接待訪客等，都要使用有聲的口頭表達(dá)語(yǔ)言。因此，秘書(shū)必須提高交際的有聲語(yǔ)言藝術(shù)。

1.1、體現(xiàn)情感性

有聲語(yǔ)言的情感性，即以聲傳情，以聲達(dá)意。秘書(shū)說(shuō)的每一句話、要把音調(diào)的高低、語(yǔ)速的快慢、語(yǔ)音的輕重、音量的大小等語(yǔ)言的具體形態(tài)直接展現(xiàn)在聽(tīng)者面前，同時(shí)，要富于情感。因?yàn)椤叭说南才?lè)，一切騷擾不寧，起伏不定的情緒，連最微妙的波動(dòng)，最隱蔽的心情，都能由聲音直接表現(xiàn)出來(lái)，而表達(dá)的有

語(yǔ)言藝術(shù)在秘書(shū)工作中的作用

力、細(xì)致、正確，都無(wú)與倫比”。秘書(shū)要善于調(diào)節(jié)自己的情緒。從跨出家門(mén)或進(jìn)人辦公室的那一刻起，就應(yīng)該把煩惱留在家里，拋在腦后，以積極、愉快、歡暢的心情迎接每一天的到來(lái)，每一句話每一個(gè)措詞都要體現(xiàn)出良好的心情。例如，在打電話時(shí)，不論自己的心情如何，都應(yīng)以一種機(jī)靈、愉快、適中、熱情、輕松的語(yǔ)調(diào)，有條有理地講清要講的事情，使人對(duì)本機(jī)關(guān)留下良好印象。

二、秘書(shū)交際的無(wú)聲語(yǔ)言藝術(shù)

2.1、表情語(yǔ)貴在穩(wěn)重、謙和、坦率

秘書(shū)不僅要有較深厚的理論修養(yǎng)，良好的思想品德，能夠正確地調(diào)節(jié)好自我情緒，而且要有良好的外部形象，即要“慧于中”，又要“秀于外”，善于把自己內(nèi)在的情感流露在表情上。具體地說(shuō)，秘書(shū)的神情應(yīng)是開(kāi)朗、坦然、溫文爾雅、臨危不懼、遇急不慌，從容自若，給人以信任感。切不可神色嚴(yán)峻，愁容滿面。特別值得一提的是微笑語(yǔ)。心理學(xué)認(rèn)為，微笑作為一種表情，不僅是一個(gè)人形象的外在表現(xiàn)，而且也反映出一個(gè)的精神面貌。一個(gè)奮發(fā)進(jìn)取、樂(lè)觀向上的人，總是微笑著走向生活、走向社會(huì)。微笑與形象有著一種微妙的、奇特的關(guān)系。一個(gè)善于微笑的秘書(shū)，能為自己和組織樹(shù)立起良好的公關(guān)形象，成為展現(xiàn)機(jī)關(guān)風(fēng)采的“門(mén)面”或“窗口”，使群眾感受到黨和政府的溫暖。

三、文字表達(dá)能力

結(jié)論

秘書(shū)工作人員如何來(lái)提高自己的語(yǔ)言素質(zhì)呢？簡(jiǎn)單地說(shuō)，一是要學(xué)點(diǎn)語(yǔ)法、修辭；二是大力推廣普通話；三是加強(qiáng)正音正字的讀寫(xiě)訓(xùn)練；四是多實(shí)踐，活到老，學(xué)到老，鍛煉到老。在今天的信息時(shí)代，秘書(shū)僅具備文字語(yǔ)言素質(zhì)和口頭語(yǔ)言素質(zhì)是不夠的。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，高科技的手段層出不窮，給秘書(shū)工作帶來(lái)了便利，也給秘書(shū)帶來(lái)了挑戰(zhàn)。秘書(shū)傳統(tǒng)的工作方法或操作方法基本是手 3

語(yǔ)言藝術(shù)在秘書(shū)工作中的作用

工作業(yè)，已不適應(yīng)時(shí)代前進(jìn)的需要，又影響秘書(shū)實(shí)用技術(shù)的使用和工作效率的提高。因此，秘書(shū)工作人員還應(yīng)努力掌握計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，努力學(xué)習(xí)電腦、網(wǎng)絡(luò)、通訊和辦公自動(dòng)化等先進(jìn)技術(shù)知識(shí)，使這些科技知識(shí)成為秘書(shū)必備的語(yǔ)言素質(zhì)的一部分。這樣，秘書(shū)才能很好地實(shí)現(xiàn)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作的使命，方能更好地適應(yīng)世紀(jì)的到來(lái)。

參考文獻(xiàn)

第四篇：語(yǔ)言藝術(shù)在秘書(shū)工作中的作用

語(yǔ)言藝術(shù)在秘書(shū)工作中的作用

摘要

秘書(shū)懂得并掌握一定的公關(guān)語(yǔ)言藝術(shù)是非常必要的。所謂公關(guān)語(yǔ)言藝術(shù)是指在社會(huì)交往活動(dòng)中借助語(yǔ)言媒介來(lái)使組織與公眾、組織與組織之間相互理解、相互協(xié)調(diào)、相互適應(yīng)，為組織樹(shù)立良好的社會(huì)形象，也就是說(shuō)能引起對(duì)方愉悅性的互動(dòng)，即滿意的反應(yīng)，從而形成良好的情感氛圍，產(chǎn)生最佳的“社會(huì)效應(yīng)”。公關(guān)語(yǔ)言藝術(shù)，按其語(yǔ)言表達(dá)的形式，可以分為三類:有聲語(yǔ)言、無(wú)聲語(yǔ)言和書(shū)面語(yǔ)言。本文著重就有聲語(yǔ)言、無(wú)聲語(yǔ)言兩種形式略作論述。有聲語(yǔ)言即自然語(yǔ)言，是發(fā)出聲音的口頭語(yǔ)言。秘書(shū)經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)工作，回答問(wèn)題.提出建議;或代表組織到下級(jí)機(jī)關(guān)口頭傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示;或下基層進(jìn)行調(diào)查研究;或在機(jī)關(guān)接待客人等，使用口頭語(yǔ)言的機(jī)會(huì)很多。因此，秘書(shū)人員必須具有較強(qiáng)的口語(yǔ)表達(dá)能力。關(guān)鍵詞：語(yǔ)言，藝術(shù)，秘書(shū)，工作，作用，研究；

目錄

摘要...........................1目錄...........................1

引言...........................2一、秘書(shū)交際的有聲語(yǔ)言藝術(shù)..........................21.1、體現(xiàn)情感性...........................21.2、講究預(yù)設(shè)性.....................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

1.3、考慮對(duì)象性.....................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

二、秘書(shū)交際的無(wú)聲語(yǔ)言藝術(shù)..........................32.1、表情語(yǔ)貴在穩(wěn)重、謙和、坦率................32.2、服飾語(yǔ)力求健康、端莊、瀟灑..........錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

三、文字表達(dá)能力.........................33.1、善于謀篇布局、合理安排...........錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

3.2、具有一定的文字學(xué)知識(shí)，不寫(xiě)錯(cuò)別字............錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

3.3、要有好的文風(fēng).................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

3.4、熟悉各種公文種類的規(guī)矩、格式.............錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

結(jié)論...........................3參考文獻(xiàn)...........................4引言

秘書(shū)是在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者身邊直接為其服務(wù)而承辦文書(shū)、會(huì)務(wù)、信息、文電起草、催辦查辦、調(diào)查研究、公務(wù)接待等工作的，其工作內(nèi)容無(wú)不應(yīng)用到語(yǔ)言。秘書(shū)要做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，就要求具有較高的語(yǔ)言素質(zhì)。特別是，秘書(shū)經(jīng)常要起草文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿，編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查報(bào)告，對(duì)基層發(fā)通知，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作等，而且要求質(zhì)量高，出手快，語(yǔ)言準(zhǔn)確精煉，通順流暢。如果傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖話講不清，有可能使對(duì)方貫徹時(shí)不合領(lǐng)導(dǎo)意圖或違背意圖；如果起草文件文字表達(dá)不準(zhǔn)確，就可能使政令貫徹得不夠徹底，甚可能造成不良后果，給工作帶來(lái)?yè)p失。在中國(guó)近代史上就有這么一件事，腐朽的清朝政府曾德國(guó)借款修膠濟(jì)鐵路，雙方簽訂的條約中有一款規(guī)定：沿線鐵路左右內(nèi)煤鐵等礦德國(guó)有權(quán)開(kāi)采。這里的所謂里，原意是指鐵路左右共里。因?yàn)檎Z(yǔ)言表達(dá)不準(zhǔn)確，模棱兩可，被德國(guó)人鉆了空子，被說(shuō)成是左右各清政府白白將里的開(kāi)采權(quán)“拱手”送給了德國(guó)人，啞巴吃黃連有苦說(shuō)不出。因此，注意恰如其分地使用語(yǔ)言，對(duì)表達(dá)人的思想感情，準(zhǔn)確無(wú)誤地反映客觀事物的本來(lái)面目是極為重要的。秘書(shū)人員提高語(yǔ)言素質(zhì)，是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)助手，搞好服務(wù)工作的重要基礎(chǔ)。

一、秘書(shū)交際的有聲語(yǔ)言藝術(shù)

有聲語(yǔ)言是發(fā)出聲音的口頭語(yǔ)言。秘書(shū)經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，或代表組織到下級(jí)機(jī)關(guān)口頭傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，或下基層進(jìn)行調(diào)查研究，或在機(jī)關(guān)接待訪客等，都要使用有聲的口頭表達(dá)語(yǔ)言。因此，秘書(shū)必須提高交際的有聲語(yǔ)言藝術(shù)。

1.1、體現(xiàn)情感性

有聲語(yǔ)言的情感性，即以聲傳情，以聲達(dá)意。秘書(shū)說(shuō)的每一句話、要把音調(diào)的高低、語(yǔ)速的快慢、語(yǔ)音的輕重、音量的大小等語(yǔ)言的具體形態(tài)直接展現(xiàn)在聽(tīng)者面前，同時(shí)，要富于情感。因?yàn)椤叭说南才?lè)，一切騷擾不寧，起伏不定的情緒，連最微妙的波動(dòng)，最隱蔽的心情，都能由聲音直接表現(xiàn)出來(lái)，而表達(dá)的有

力、細(xì)致、正確，都無(wú)與倫比”。秘書(shū)要善于調(diào)節(jié)自己的情緒。從跨出家門(mén)或進(jìn)人辦公室的那一刻起，就應(yīng)該把煩惱留在家里，拋在腦后，以積極、愉快、歡暢的心情迎接每一天的到來(lái)，每一句話每一個(gè)措詞都要體現(xiàn)出良好的心情。例如，在打電話時(shí)，不論自己的心情如何，都應(yīng)以一種機(jī)靈、愉快、適中、熱情、輕松的語(yǔ)調(diào)，有條有理地講清要講的事情，使人對(duì)本機(jī)關(guān)留下良好印象。

二、秘書(shū)交際的無(wú)聲語(yǔ)言藝術(shù)

2.1、表情語(yǔ)貴在穩(wěn)重、謙和、坦率

秘書(shū)不僅要有較深厚的理論修養(yǎng)，良好的思想品德，能夠正確地調(diào)節(jié)好自我情緒，而且要有良好的外部形象，即要“慧于中”，又要“秀于外”，善于把自己內(nèi)在的情感流露在表情上。具體地說(shuō)，秘書(shū)的神情應(yīng)是開(kāi)朗、坦然、溫文爾雅、臨危不懼、遇急不慌，從容自若，給人以信任感。切不可神色嚴(yán)峻，愁容滿面。特別值得一提的是微笑語(yǔ)。心理學(xué)認(rèn)為，微笑作為一種表情，不僅是一個(gè)人形象的外在表現(xiàn)，而且也反映出一個(gè)的精神面貌。一個(gè)奮發(fā)進(jìn)取、樂(lè)觀向上的人，總是微笑著走向生活、走向社會(huì)。微笑與形象有著一種微妙的、奇特的關(guān)系。一個(gè)善于微笑的秘書(shū)，能為自己和組織樹(shù)立起良好的公關(guān)形象，成為展現(xiàn)機(jī)關(guān)風(fēng)采的“門(mén)面”或“窗口”，使群眾感受到黨和政府的溫暖。

三、文字表達(dá)能力

結(jié)論

秘書(shū)工作人員如何來(lái)提高自己的語(yǔ)言素質(zhì)呢？簡(jiǎn)單地說(shuō)，一是要學(xué)點(diǎn)語(yǔ)法、修辭；二是大力推廣普通話；三是加強(qiáng)正音正字的讀寫(xiě)訓(xùn)練；四是多實(shí)踐，活到老，學(xué)到老，鍛煉到老。在今天的信息時(shí)代，秘書(shū)僅具備文字語(yǔ)言素質(zhì)和口頭語(yǔ)言素質(zhì)是不夠的。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，高科技的手段層出不窮，給秘書(shū)工作帶來(lái)了便利，也給秘書(shū)帶來(lái)了挑戰(zhàn)。秘書(shū)傳統(tǒng)的工作方法或操作方法基本是手

工作業(yè)，已不適應(yīng)時(shí)代前進(jìn)的需要，又影響秘書(shū)實(shí)用技術(shù)的使用和工作效率的提高。因此，秘書(shū)工作人員還應(yīng)努力掌握計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，努力學(xué)習(xí)電腦、網(wǎng)絡(luò)、通訊和辦公自動(dòng)化等先進(jìn)技術(shù)知識(shí)，使這些科技知識(shí)成為秘書(shū)必備的語(yǔ)言素質(zhì)的一部分。這樣，秘書(shū)才能很好地實(shí)現(xiàn)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作的使命，方能更好地適應(yīng)世紀(jì)的到來(lái)。

參考文獻(xiàn)

第五篇：淺談溝通在秘書(shū)工作中的運(yùn)用

溝通在秘書(shū)工作中的運(yùn)用

淺談溝通在秘書(shū)工作中的應(yīng)用

摘要：秘書(shū)工作，不在于細(xì)瑣和謹(jǐn)慎，而在于溝通。良好的溝通能力，是判斷你是否能成為一個(gè)秘書(shū)的重要指標(biāo)。秘書(shū)溝通，歸根結(jié)底也就是人際關(guān)系，隨著社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)秘書(shū)隊(duì)伍有了很大的發(fā)展，但是我國(guó)秘書(shū)人才在各種能力方面還存在著欠缺與不足。有效溝通，首先要了解溝通的障礙在哪里，這樣才能針對(duì)這些障礙尋到解決的技巧。溝通作為秘書(shū)工作者與社會(huì)之間重要的信息交流活動(dòng)，在組織的正常運(yùn)行中是大量存在和至關(guān)重要的。而秘書(shū)人員對(duì)于一個(gè)組織來(lái)講，在組織內(nèi)外的溝通協(xié)調(diào)中發(fā)揮著重要的作用。如何認(rèn)識(shí)溝通協(xié)調(diào)原則在秘書(shū)工作中的作用，秘書(shū)如何運(yùn)用溝通原則更好的開(kāi)展工作，需從理論上進(jìn)行分析，也需要每一個(gè)秘書(shū)人員認(rèn)真思考。

關(guān)鍵詞：秘書(shū) 溝通 秘書(shū)工作

一、秘書(shū)溝通的概念與意義

（一）秘書(shū)溝通的概念。狹義的秘書(shū)溝通是指社會(huì)組織在公關(guān)活動(dòng)中所進(jìn)行的組織與公眾間的信息溝通，目的是為了達(dá)到建立良好公眾關(guān)系的既定目標(biāo)。由于公共關(guān)系溝通是建立在人際交往基礎(chǔ)之上的溝通，所以，廣義的秘書(shū)溝通，包括所有的人際溝通、組織溝通以及組織與人際間的相互溝通。但是，秘書(shū)溝通是為了協(xié)調(diào)關(guān)系、塑造形象，所以要講究原則，要講究計(jì)劃性，這樣才能稱為溝通藝術(shù)。

（二）秘書(shū)溝通的意義。對(duì)于一個(gè)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，-交流溝通的能力非常重要，它與人際關(guān)系的好壞有很大的關(guān)系。如果你與同事的關(guān)系不錯(cuò)，即使偶爾說(shuō)話不到位，他也不會(huì)跟你計(jì)較；相反，如果你們直接按的關(guān)系鬧得不愉快，那你說(shuō)的每一句話，他都要從雞蛋里挑出骨頭來(lái)。秘書(shū)在企業(yè)中作為領(lǐng)導(dǎo)、同事、客戶間的橋梁，應(yīng)該落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)指示，反饋同事意見(jiàn)和要求，維護(hù)企業(yè)與客戶關(guān)系，消除公司內(nèi)部各種溝通屏障。因此，溝通能力是企業(yè)秘書(shū)的基本技能之一。提升溝通藝術(shù)，對(duì)維護(hù)和諧人際關(guān)系，提高工作效率都非常重要。

二、秘書(shū)如何靈活運(yùn)用溝通原則[1]

（一）提高溝通中心理適應(yīng)能力。溝通工作，往往將那些本來(lái)就應(yīng)該由組織管理者承擔(dān)的壓力加到秘書(shū)工作者身上，對(duì)秘書(shū)的心理壓力往往會(huì)在照成很大的影響。因此，在溝通中，秘書(shū)要善于進(jìn)行心理的自我調(diào)試，提高心理調(diào)適能力。強(qiáng)的心理調(diào)適能力，擺正自己的位置，調(diào)整好自己的心態(tài)，才能承擔(dān)高強(qiáng)度、高標(biāo)準(zhǔn)的秘書(shū)工作。秘書(shū)的提高心理調(diào)適能力主要有三個(gè)方面：

1、保持心理正常張力，以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作環(huán)境、人際環(huán)境的能力。

2、緩解、調(diào)節(jié)自己在處理日常事務(wù)、公共生活、社交行為中所產(chǎn)生的心理壓力和精神狀態(tài)，獲得心理、保持心理健康的能力。

3、在心理調(diào)試中選中某種途徑和掌握、運(yùn)用一定方法的能力。

（二）提高應(yīng)對(duì)溝通中突發(fā)事件的能力。秘書(shū)應(yīng)該對(duì)突發(fā)事件做有效的緩沖，溝通在秘書(shū)工作中的運(yùn)用

題。

3、建言獻(xiàn)策，適當(dāng)贊美。秘書(shū)在工作時(shí)，對(duì)于工作上如有需要改進(jìn)的地方，應(yīng)多向領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策，在提建議的時(shí)候態(tài)度要誠(chéng)懇，用征詢的口吻。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)做得不對(duì)的地方，要在私下委婉的指出。建言獻(xiàn)策的時(shí)侯應(yīng)該有適當(dāng)?shù)馁澝?，恰到好處的贊美也是秘?shū)與領(lǐng)導(dǎo)很好的溝通方式?？墒且膊灰赃^(guò)其實(shí)，贊美過(guò)頭，這樣領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)認(rèn)為你是在拍馬屁，效果會(huì)適得其反。

4、實(shí)事求是，終身學(xué)習(xí)。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)，不要弄虛作假，知之為知之，不知為不知，有不懂的地方要虛心向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)教。當(dāng)今社會(huì)日新月異，知識(shí)不斷的被更新，秘書(shū)人員要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，就必須有積極的求知精神。在日常工作中，秘書(shū)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常會(huì)向秘書(shū)提出各種問(wèn)題，秘書(shū)掌握的知識(shí)越多，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的幫助越大，就會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的不斷賞識(shí)。

5、學(xué)會(huì)未雨綢繆。領(lǐng)導(dǎo)每天都要處理許多的事物，為了提高溝通質(zhì)量，秘書(shū)要把溝通的目的和表達(dá)方式考慮成熟。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的日常工作日程要有所了解，要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的心情做大致的揣摩，這樣既可以節(jié)省時(shí)間，也可以使溝通更為有效。

（二）秘書(shū)與同事間的溝通。秘書(shū)在工作中起著承上啟下的作用，上情下達(dá)，下情上報(bào)，是領(lǐng)導(dǎo)與同事之間的紐帶和橋梁，因此，做好與同事間的溝通也十分重要。秘書(shū)在不同類型的同時(shí)交往中，如果能區(qū)別對(duì)待，運(yùn)用不同的技巧，便能更好的與同事進(jìn)行交流溝通。

1、有限度的敞開(kāi)自己。在與同級(jí)溝通的時(shí)候，不能對(duì)自己的行為做虛假的掩飾，或者表現(xiàn)出極強(qiáng)的自我保護(hù)，對(duì)于別人過(guò)于防范，拒人于千里之外，這樣往往不利于與他人的交往，但是對(duì)于我們秘書(shū)而言，也不能隨便把自己掌握的信息隨便說(shuō)出來(lái)與同事分享，凡事要把握一定的尺度，能言則言，不能說(shuō)的就算對(duì)方旁敲側(cè)擊也不能說(shuō)。要牢記：不該問(wèn)的堅(jiān)決不問(wèn)，不該開(kāi)的玩笑不開(kāi)，不再任何同事面前說(shuō)三道四。

2、學(xué)會(huì)傾聽(tīng)，關(guān)心他人。認(rèn)真傾聽(tīng)別人講話，千萬(wàn)不能以高高在上的態(tài)度與人交流，在同事遇到困難向你傾述時(shí)，要用自己的語(yǔ)言去引導(dǎo)他們，讓他們覺(jué)得還有依靠。有高興的事情，都可以拿出來(lái)與同事分享。某些工作需要同事配合進(jìn)行時(shí)，要學(xué)會(huì)主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，不僅僅計(jì)較，這樣一來(lái)，同事就會(huì)認(rèn)為你是一個(gè)很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作效率也會(huì)隨之提高很多。[2]

3、講究誠(chéng)信，寬容待人。在與同事相處中，秘書(shū)要樹(shù)立：誠(chéng)信第一的觀念，答應(yīng)別人的事情要做到，如果有特別原因，沒(méi)辦法完成，也要向?qū)Ψ秸f(shuō)明原因，取得諒解。對(duì)于別人的小缺點(diǎn)，不能斤斤計(jì)較，挖苦諷刺。對(duì)于聽(tīng)到一些關(guān)于自己的言論，也不用去追根究底，要用一顆平常心對(duì)待，有則改之，無(wú)則加勉。如果在平常的相處中有一些小摩擦，錯(cuò)了就要去認(rèn)錯(cuò)，沒(méi)錯(cuò)也要與對(duì)方說(shuō)清楚，不能因?yàn)樗绞露绊懥斯ぷ鳌?/p>

（三）秘書(shū)與內(nèi)部職能部門(mén)的溝通。秘書(shū)與各職能部門(mén)人員的關(guān)系，是在同一組織內(nèi)因?yàn)楣ぷ鹘煌纬傻南嗷リP(guān)系。這既是一種平等的同志關(guān)系，溝通在秘書(shū)工作中的運(yùn)用

意想不到的效果。

3、去繁冗，講效率。秘書(shū)說(shuō)要必須簡(jiǎn)潔明了，講究效率，使自己講出的話一語(yǔ)中的、邏輯嚴(yán)密、詞約意豐，分清主次詳略、兼顧面。要做到長(zhǎng)話短說(shuō)并非易事，秘書(shū)可以通過(guò)限制說(shuō)話時(shí)間、創(chuàng)造說(shuō)短話的語(yǔ)言環(huán)境等方法，提高說(shuō)短話的能力。

4、去尷尬，善機(jī)變。秘書(shū)工作中難免會(huì)遇到一些休養(yǎng)差、偏激或者有意刁難、以勢(shì)壓人的人，對(duì)待這些人，秘書(shū)應(yīng)力求做到處變不驚、鎮(zhèn)定自若，這種機(jī)變不是見(jiàn)風(fēng)使舵、八面玲瓏，而是機(jī)智的表現(xiàn)。[4]

五、秘書(shū)工作中可能遇到的溝通障礙及解決技巧

（一）認(rèn)知方面。我們每個(gè)人都有自己獨(dú)特的認(rèn)知框架和偏好的交流方式。我們認(rèn)識(shí)事物的方法和模式主要受個(gè)人的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)、文化背景、社會(huì)地位以及個(gè)性特征的影響。溝通中最常見(jiàn)的錯(cuò)誤，就是試圖用自己所認(rèn)知的框架去影響別人的認(rèn)知框架，從而解釋某種行為。為了避免這種錯(cuò)誤，我們應(yīng)該先了解他人的信息接受方式，對(duì)癥下藥選擇合適的交流手段，這樣才能是要傳達(dá)的交流意圖得到比較完整、準(zhǔn)確的理解。其次，領(lǐng)導(dǎo)者和下層都要有不斷學(xué)習(xí)的精神，這樣才能跟上科學(xué)發(fā)展的步伐。最后還要樹(shù)立強(qiáng)烈的信息意識(shí)，溝通意識(shí)?！盀檎钤谟趨f(xié)調(diào)溝通。”只要做好溝通協(xié)調(diào)、信息傳遞工作，才能使行政人員的思想、情感得到交流。

（二）層級(jí)方面。阻礙組織成員信息和情感溝通的因素很多，但最主要的還是組織成員間因地位不同而造成的心理隔閡，這種情況被管理學(xué)者稱之為位差效應(yīng)。管理實(shí)踐證明，位差效應(yīng)所造成的不利是顯而易見(jiàn)的。為了避免位差效應(yīng)，首先，管理者在溝通和交流過(guò)程中，應(yīng)盡最大的努力獲取第一手材料，少用或不用經(jīng)過(guò)各職位層次傳遞過(guò)來(lái)的信息，日本管理學(xué)家在實(shí)踐中證實(shí)：信息每經(jīng)過(guò)一個(gè)層次，其失真率約為10%~15%，上級(jí)向他的直接下屬所傳遞的信息平均只有20%~25%被正確理解，而下屬向他們的直接上級(jí)所反映的信息被正確理解的則不超過(guò)10%。其次，作為較高層次的管理者，應(yīng)該努力堅(jiān)持走群眾路線，注意實(shí)際和調(diào)查研究，既主張和允許下屬報(bào)喜，更提倡和鼓勵(lì)下屬報(bào)憂；加強(qiáng)自己民主意識(shí)的修煉，平易近人，不恥下問(wèn)，適時(shí)地表露一下自己的弱點(diǎn)，不僅不會(huì)有失體面，反而會(huì)拉進(jìn)和下屬的心理距離。作為下屬，則更應(yīng)該實(shí)事求是，不辭辛苦，為上級(jí)提供真實(shí)有效的信息。

（三）模糊障礙。在收到模糊訊息時(shí)，秘書(shū)經(jīng)常不敢透過(guò)詢問(wèn)來(lái)確認(rèn)其意義，因?yàn)閱?wèn)了就代表自己不夠成熟、經(jīng)驗(yàn)不足。當(dāng)需要再次將此信息傳遞出去的時(shí)候，秘書(shū)自身往往也是含糊其詞，不愿擔(dān)負(fù)任何將訊息明確化的責(zé)任，于是一個(gè)傳一個(gè)，大家都假裝聽(tīng)懂了，怕稍有遲疑就顯出自己的無(wú)能，實(shí)際上沒(méi)有一個(gè)人能真正聽(tīng)懂。最后，這種傳話游戲就將最初的訊息傳得面目全非，從而影響了整個(gè)行政活動(dòng)的效率。為了避免這種障礙，我們應(yīng)盡量多用具體化的語(yǔ)言，一定要用抽象語(yǔ)言補(bǔ)不可的時(shí)候，則應(yīng)鼓勵(lì)對(duì)方多反饋，以促進(jìn)彼此的了解，減少使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)，使用容易理解的語(yǔ)言，增加傳遞內(nèi)容的可接納性，溝通語(yǔ)言要選擇正確，簡(jiǎn)潔，