第一篇：淺談秘書在管理工作中的作用

淺談秘書在管理工作中的作用

前言：秘書，作為行政部門的關(guān)鍵職位。之所以關(guān)鍵，主要是從它的作用和意義層面上來(lái)講的。要做好秘書工作，并非一件易事，這其中涉及到的，除了豐富廣泛的知識(shí)儲(chǔ)備，細(xì)致縝密的洞察力，清晰明確的辨別力。但更重要的是人際關(guān)系，為人處事的方式技巧。處理好領(lǐng)導(dǎo)和下屬的關(guān)系，做好他們之間的橋梁和紐帶，起到一個(gè)承上啟下的作用。

關(guān)鍵詞：秘書 管理工作 橋梁作用 關(guān)鍵職位

一、秘書的含義

自古以來(lái)，秘書一詞其實(shí)就有其專有的稱謂：文牘、文書、參謀、智囊等。

1、文牘

宋代詞人蘇軾的《上初即位論治道》之二中說(shuō)道：“而尚書諸曹，文牘繁重，窮日之力，書紙尾不暇，此皆苛察之過也?！蔽闹刑岬降摹拔臓?即指古時(shí)的公文、書信、案牘。而在郭沫若先生的《黑貓》中：“我們一些在省城或府城里讀書的人便做了文牘。”這里說(shuō)的“文牘”指的是在官府或其他團(tuán)體草擬文稿的人。而現(xiàn)在文牘這個(gè)稱謂已經(jīng)不再沿用了，它可以作為一個(gè)朝代和一個(gè)文明的標(biāo)志和文化記號(hào)。

2、文書

與文牘的性質(zhì)相似，從第一層含義講，就是指記載重要事件的公文、書信、契約。古時(shí)的條件有限，文書的載體大多都是甲骨、青銅器、石頭或貝殼。更有戰(zhàn)國(guó)、秦漢時(shí)期的竹、木簡(jiǎn)。第二層含義也就是指從事公文、書信工作的人員。直到現(xiàn)在，文書這個(gè)稱謂還在使用，它主要強(qiáng)調(diào)了秘書工作中的文字駕馭能力的重要性，以及對(duì)信息的分析整理能力。

3、參謀

唐朝后期，參謀為節(jié)度使幕僚之一，掌參預(yù)謀劃。清末，軍、政、師設(shè)立參謀一職，掌管軍訓(xùn)及謀劃籌事。雖然現(xiàn)在參謀也常常被用來(lái)稱贊有謀略有見識(shí)的人，但大多時(shí)候是體現(xiàn)一個(gè)人的輔助性服務(wù)作用的，也就是秘書的主要職責(zé)之一，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，參與重要事宜的討論。

4、智囊

同樣，跟參謀一樣，它們都指的是足智多謀的人，可以給別人出謀劃策的人。現(xiàn)在也有人將有某有略的人稱作智囊團(tuán)，同時(shí)這也是一個(gè)優(yōu)秀的秘書所必須具備的能力，擁有豐富的知識(shí)，方可以臨陣不亂，處事泰然。僅僅從這些名稱中，我們就可以分析出自古秘書所從事的工作內(nèi)容和職責(zé)要?jiǎng)?wù)。時(shí)代變遷，統(tǒng)治方式也不盡相同。因此，在一定時(shí)期內(nèi)，秘書所充當(dāng)?shù)慕巧托枰瓿傻娜蝿?wù)也是不同的。但總體來(lái)說(shuō)，有一點(diǎn)是亙古不變的，秘書所處的位置是一人之下，萬(wàn)人之上，服從上級(jí)統(tǒng)治者的命令，接受上級(jí)的安排，并按時(shí)完成既定的任務(wù)。

二、秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用

秘書處于領(lǐng)導(dǎo)的近身旁側(cè)，就表明其地位是一人之下，被領(lǐng)導(dǎo)，接受指示，服從命令，完成任務(wù)。同時(shí)也體現(xiàn)出它的重要性，以及不可取代。當(dāng)然，秘書所從事的工作內(nèi)容的復(fù)雜繁瑣，但又不可懈怠，所以它的重要作用也是不可小覷的。

1、參謀、助手作用

作為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，秘書的輔助性服務(wù)是非常重要的。怎么使這個(gè)作用更完美地發(fā)揮，如何做好這個(gè)助手，就要看秘書自己的智謀了。所謂參謀，即參與謀劃，也就是說(shuō)，在整個(gè)事務(wù)的完成過程中，秘書所提供的服務(wù)都是輔助性的、建議性的。工作思路，事件的流程內(nèi)容以及主旨大意，都要遵從領(lǐng)導(dǎo)的意愿，而不是替領(lǐng)導(dǎo)做決定，自作主張代領(lǐng)導(dǎo)決策。一個(gè)睿智優(yōu)秀的秘書會(huì)將自己的意見和看法與領(lǐng)導(dǎo)的意愿融匯整合，做到互不沖突，并且在這過程中，為領(lǐng)導(dǎo)提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使整個(gè)工作程序能夠順利進(jìn)行。

2、提供信息的作用

秘書本來(lái)就需要是一個(gè)信息智慧的集合體，秘書工作的性質(zhì)需要秘書必須具備對(duì)信息的敏感的洞察力。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，參與領(lǐng)導(dǎo)決策，就要及時(shí)搜集掌握科技、文化、技術(shù)、教育、醫(yī)療衛(wèi)生、等等國(guó)內(nèi)國(guó)際的相關(guān)信息。同時(shí)也要同步了解本地區(qū)、本單位、本部門的近期發(fā)展?fàn)顩r及其長(zhǎng)足發(fā)展規(guī)劃，在領(lǐng)導(dǎo)需要的時(shí)候，能夠保證像電腦一樣，迅速準(zhǔn)確地輸出信息，提供服務(wù)。及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息，既節(jié)省了工作時(shí)間，有保證了辦事效率，同時(shí)也能獲得領(lǐng)導(dǎo)的信任。

3、協(xié)調(diào)作用

協(xié)調(diào)是管理的手段之一，秘書在一個(gè)部門的管理工作中所起到的作用其實(shí)就像一座橋，連接兩個(gè)不相交的點(diǎn)，協(xié)調(diào)得好，這座橋就會(huì)穩(wěn)固，不相交的兩個(gè)點(diǎn)也就連成了一條線；若協(xié)調(diào)得不好，那這座橋就很可能會(huì)坍塌，那么不相交的兩點(diǎn)便會(huì)相距更遠(yuǎn)。

時(shí)代變遷，在新的歷史時(shí)期，領(lǐng)導(dǎo)面臨的問題越來(lái)越復(fù)雜，難題越來(lái)越難解。政策方針的變革，會(huì)引來(lái)不少爭(zhēng)議和矛盾，在這千絲萬(wàn)縷的復(fù)雜關(guān)系面前，領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)解決這些問題，就十分需要一座橋來(lái)權(quán)衡了。秘書的協(xié)調(diào)作用要從矛盾雙方入手，分析掌握情況，看清矛盾著的雙方與自己的關(guān)系，也給自己定定位。首先要顧全大局，權(quán)衡矛盾的輕重緩急，其次還要做到原則性與靈活性的統(tǒng)一，既不違背上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意愿，也不過分遷就不合理的要求和觀點(diǎn)。處理好矛盾雙方的關(guān)系，做好溝通工作，不僅緩和了工作氛圍，提高工作效率，同時(shí)也能體現(xiàn)出一個(gè)優(yōu)秀秘書的素質(zhì)修養(yǎng)。

4、耳目作用

耳目，顧名思義，就是要做領(lǐng)導(dǎo)的耳朵和眼睛。當(dāng)然不是去監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)的言行，而是要求秘書人員具有靈敏的應(yīng)變能力和精確的分析能力。在領(lǐng)導(dǎo)的決策過程中，若有不妥或不恰當(dāng)?shù)牡胤?，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議和意見，在領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施一項(xiàng)方針或決策前，能夠適時(shí)提醒，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)修正，以免出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤和問題。秘書工作的耳目作用，體現(xiàn)出秘書人員豐富的知識(shí)儲(chǔ)備和敏銳的思維。同時(shí)也是一個(gè)卓越領(lǐng)導(dǎo)背后的重要支撐力量。

三、秘書與上下級(jí)的關(guān)系

秘書人員在辦公室主要起到橋梁紐帶的作用，負(fù)責(zé)上下級(jí)、內(nèi)外部門的溝通，同時(shí)還是領(lǐng)導(dǎo)工作上的參謀和助手。要處理這么多層關(guān)系，秘書所要具備的能力也就更加嚴(yán)格具體了。

1、對(duì)上級(jí)服從，但不盲從。

領(lǐng)導(dǎo)的工作就是制定方針計(jì)策，然后向秘書傳達(dá)并命其執(zhí)行。而秘書的工作就是聽從指示，服從安排，完成任務(wù)。然而一個(gè)稱職的秘書人員，在接受到一條指示命令后，若發(fā)現(xiàn)其中有不妥之處，定會(huì)認(rèn)真分析，及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)的想法和思維，并適時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商調(diào)解，而不是為了不得罪領(lǐng)導(dǎo)而盲目聽從執(zhí)行。雖然秘書和領(lǐng)導(dǎo)是上下級(jí)關(guān)系，分工不同，職位不同，但沒有貴賤之分，因此，處理好與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，既能提高工作效率，有可以增加領(lǐng)導(dǎo)的信任。

2、同下屬和諧相處，共同提高

在執(zhí)行上傳下達(dá)任務(wù)的過程中，秘書需要與各個(gè)部門的人員溝通和交流。在與各部門人員相處時(shí)，尤其是跟下設(shè)部門的工作人員。盡量放低自己的身份，以平視的目光注視每個(gè)人，不要依靠自己的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)壓迫或排擠他們。能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)他們的困難并及時(shí)給予幫助和支持，良好的人際關(guān)系能夠幫助自己擴(kuò)展人脈，提高辦事效率。

3、與同事和氣共事，公平競(jìng)爭(zhēng)

在同一個(gè)部門，水平相當(dāng)，年齡相仿的年輕工作人員之間，難免會(huì)出現(xiàn)很多矛盾和爭(zhēng)端。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，職場(chǎng)當(dāng)然也避免不了暗中的斗爭(zhēng)。面對(duì)這些，秘書人員就要體現(xiàn)出專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。面對(duì)詆毀、暗刀傷人，無(wú)論什么情況，都要使自己的頭腦保持清醒、鎮(zhèn)定，反省自己的工作是否有不當(dāng)之處。以防招致不必要的誤會(huì)，要及時(shí)跟對(duì)方溝通調(diào)解，并在今后的工作中不斷提升完善自己。避免此類事件重蹈覆轍。

四、秘書人員所需的職業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)代秘書不比從前，它是一個(gè)綜合性的工作職位，所以對(duì)秘書從業(yè)人員的素質(zhì)和修養(yǎng)要求越來(lái)越高。要成為一名優(yōu)秀出色的秘書，就要不斷提升自己，完善自己，使自己變得多面、博學(xué)、有見識(shí)。主要有一下幾個(gè)方面：

1、扎實(shí)的文字功底

秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，主要是完成一些輔助性的工作。主要有記錄抄寫新聞消息，起草文稿，登記來(lái)訪人員的信息記錄，領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議記錄等，這些都需要秘書具有一定的文字駕馭能力和分析能力。在起草文稿時(shí)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)所給出的題目，秘書能夠快速掌握領(lǐng)導(dǎo)的意愿擬定提綱，并及時(shí)搜集查閱相關(guān)資料。將這些零散的信息匯總整合，在既定的時(shí)間內(nèi)拿給領(lǐng)導(dǎo)做批閱。這整個(gè)流程，都需要秘書人員具有非常扎實(shí)文字撰寫能力，才能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成符合領(lǐng)導(dǎo)口味的文書。扎實(shí)的文字功底是秘書人員所需具備的最基本的一項(xiàng)技能。

2、敏銳的政治頭腦

在行政部門工作，大部分內(nèi)容都是涉及到政治的。秘書工作中的方方面面，都帶有很強(qiáng)的政治性，在工作中，要時(shí)刻保持清醒的頭腦，以最好的狀態(tài)投入工作當(dāng)中。因?yàn)橐粋€(gè)部門的政治主張、部門形象、以及本部門人員的切身利益都會(huì)從秘書的工作中體現(xiàn)出來(lái)。所以，要關(guān)注政治時(shí)事問題，培養(yǎng)自己站在政治的角度看待、分析、解決問題的能力，要保持立場(chǎng)堅(jiān)定，旗幟鮮明，不做墻頭草。提高自己的政治理論修養(yǎng)。

3、靈活的應(yīng)變能力

秘書工作大多都很繁瑣復(fù)雜，既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理，又要做好后勤工作，而且什么都得面面俱到，一一細(xì)心做好。所以秘書人員就要有靈活的頭腦和干練有效的辦事能力。在工作中，難免會(huì)遇到棘手的事兒，要做到兩不耽誤，就得沉著冷靜下來(lái)，不慌亂，尤其是在遇到突發(fā)事件時(shí)，要知道分清輕重緩急，抓住重點(diǎn)，恰當(dāng)合理、有條不紊地解決好問題。

4、務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)

秘書工作復(fù)雜枯燥，在這個(gè)崗位上就得吃得了苦，耐得住寂寞，任勞任怨。付出的辛苦不一定能得到補(bǔ)償和回報(bào)，但是要始終保持一種向上的心態(tài)，將熱情和活力注入到工作中去，服務(wù)社會(huì)。同時(shí)，要看得到他人的優(yōu)點(diǎn)，從而發(fā)現(xiàn)自己的不足，取長(zhǎng)補(bǔ)短，揚(yáng)長(zhǎng)避短。給自己適當(dāng)?shù)亩ㄎ唬瑯淞⑿判模?dāng)然也不能高人一等，堅(jiān)持正確的價(jià)值導(dǎo)向，發(fā)掘自己的奉獻(xiàn)精神，從而實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值。秘書工作能否做好，取決于是否能夠在崗位上發(fā)揮作為秘書應(yīng)該具備的能力和作用。秘書受人管理，同時(shí)也在管理其他人和事，作為橋梁和紐帶，秘書人員的工作在整個(gè)人事管理過程中就顯得尤為重要。所以，每個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)背后，總有那么一個(gè)出色的秘書。

第二篇：辦公自動(dòng)化在秘書工作中的作用

摘要

辦公自動(dòng)化，英文 Office Automation，簡(jiǎn)稱OA，是辦公信息處理的自動(dòng)化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。隨著當(dāng)今社會(huì)的快速進(jìn)步，科技的飛速發(fā)展，面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的社會(huì)大環(huán)境，秘書工作中傳統(tǒng)的、手工的辦公模式，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要?！稗k公自動(dòng)化”的概念的引進(jìn)，并在其秘書工作之中的應(yīng)用，使得從事秘書工作的人員從繁瑣的日常工作中脫離出來(lái)，節(jié)省了許多時(shí)間來(lái)考慮工作中的其它問題，從而不斷提高工作效率。本論文將通過介紹秘書工作、辦公自動(dòng)化知識(shí)以及秘書工作與辦公自動(dòng)化的關(guān)系等幾個(gè)方面，對(duì)辦公自動(dòng)化在秘書工作中的作用提出了自己的看法。

關(guān)鍵詞： 辦公自動(dòng)化秘書工作文字管理檔案管理信息管理

Abstract

In the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development.To this end, we introduce the “office automation” concept, and applied to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency.This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and office automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secretary put forward their views.Key words:Secretary office automationinformation managementfile management text management

前言

辦公自動(dòng)化，是辦公信息處理的自動(dòng)化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動(dòng)化由70年代未80年代初在我國(guó)的提出，到現(xiàn)在已有了近二十年發(fā)展歷史。由于辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化新產(chǎn)品不斷的出現(xiàn)，辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵也不斷地豐富和發(fā)展。社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈,信息的搜集與利用顯的越來(lái)越重要,如何作好信息化社會(huì)大環(huán)境中的秘書工作,如何使秘書工作人員在本職崗位上發(fā)揮自身應(yīng)有的作用,已經(jīng)成為一個(gè)不可爭(zhēng)議的話題。辦公自動(dòng)化的導(dǎo)入,使秘書工作人員可以從繁瑣的日常工作中脫離出來(lái),有相對(duì)較多的時(shí)間去考慮工作中的其它事情,從而提高了工作效率。本論文將圍繞現(xiàn)代秘書在“辦公自動(dòng)化”環(huán)境中,如何更好的提高工作效率展開討論。

目錄

前言 ···························································································································· I

第一章 辦公自動(dòng)化概述 ························································································· 3

第一節(jié)辦公自動(dòng)化的概念、特征、內(nèi)容................3

第二節(jié)辦公自動(dòng)化的功能與作用.....................3

第二章 辦公自動(dòng)化與秘書工作的關(guān)系 ································································· 3

第一節(jié)秘書在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的主要工作內(nèi)容..............3

一、文字管理工作 ················································································································ 3

二、信息管理工作 ················································································································ 3

三、檔案管理工作 ················································································································ 4

第二節(jié) 秘書工作在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的特征....................4

一、高效率的秘書工作 ········································································································ 4

二、秘書工作中的“體力”向“腦力”的轉(zhuǎn)變 ································································ 4

三、自動(dòng)化的秘書工作 ········································································································ 4

第三章辦公自動(dòng)化對(duì)秘書工作產(chǎn)生的作用··························································· 5

第一節(jié)促進(jìn)秘書工作產(chǎn)生“革命性”變化...................5

一、處理情報(bào)信息方面的變化 ···························································································· 5

二、處理各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)方面的變化 ···················································································· 5

三、在辦理會(huì)務(wù)工作方面的變化 ························································································ 5

第二節(jié)極大地提高秘書工作效率.....................5

一、會(huì)務(wù)工作方面 ················································································································ 5

二、處理信息方面 ················································································································ 5

第三節(jié)促進(jìn)秘書工作職能的擴(kuò)展.....................6

一、領(lǐng)導(dǎo)工作中的需要 ········································································································ 6

二、秘書工作的可能性 ········································································································ 6

第四節(jié)使秘書的服務(wù)意識(shí)得到更新.................6

一、秘書意識(shí)到有更多的智力補(bǔ)償有待自己去實(shí)施與挖掘 ············································ 6

二、秘書意識(shí)到有更多的服務(wù)方式有待自己去運(yùn)用與創(chuàng)建 ············································ 7

三、秘書意識(shí)到有更多的服務(wù)范圍有待自己去占據(jù)與開拓 ············································ 7 參考文獻(xiàn) ······················································································································· 7 致謝 ························································································· 錯(cuò)誤！未定義書簽。

辦公自動(dòng)化概述

第一節(jié)辦公自動(dòng)化的概念、特征、內(nèi)容

辦公自動(dòng)化是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件學(xué)應(yīng)用于秘書工作之中，使秘書工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、自動(dòng)化、信息化、從而達(dá)到最大限度的提高工作效率，工作質(zhì)量和改善工作環(huán)境的目的。如今的辦公自動(dòng)化是一個(gè)包含數(shù)據(jù)處理、文字處理、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

第二節(jié)辦公自動(dòng)化的功能與作用

一是內(nèi)部通信簡(jiǎn)捷化。建立了單位內(nèi)部的辦公、通訊和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，無(wú)需人為進(jìn)行傳遞。二是信息發(fā)布快速化。在內(nèi)部建立了一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，如電子公告、電子刊物、新聞簡(jiǎn)報(bào)、公告事項(xiàng)能能夠在機(jī)關(guān)內(nèi)部得到廣泛的傳播，使職工能夠及時(shí)了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。三是工作流程自動(dòng)化。主要是公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，既規(guī)范了各項(xiàng)工作，又提高了工作效率。四是文檔管理程序化?？墒垢黝愇臋n能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。五是輔助辦公規(guī)范化。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、物品管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，均可以實(shí)現(xiàn)這些輔助辦公的進(jìn)一步規(guī)范。六是信息集成高效化。我們每個(gè)科室都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，一些信息源往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。

第二章 辦公自動(dòng)化與秘書工作的關(guān)系

第一節(jié)秘書在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的主要工作內(nèi)容

一、文字管理工作

在秘書工作過程中，要接觸許多文字工作，如有關(guān)文件、信函、報(bào)表、決議和命令、文稿、統(tǒng)計(jì)資料、數(shù)據(jù)、政策、規(guī)章制度等的詳細(xì)情況，在計(jì)算機(jī)中加工處理、存儲(chǔ)，可以做到及時(shí)查詢、分析、修改、協(xié)助決策活動(dòng)。

二、信息管理工作

秘書工作中的信息管理主要包括采集工作，加工處理工作，信息傳遞工作。

秘書工作中采集信息是其起點(diǎn)和基礎(chǔ)。在信息工作中不能做到及時(shí)收集，迅速報(bào)送，再好、再重要的信息也會(huì)因時(shí)過境遷而推動(dòng)利用價(jià)值。在秘書工作中，信息的采集主要通過語(yǔ)音、文字、圖表、圖像等方式，表現(xiàn)在辦公自動(dòng)化環(huán)境中則通過信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)獲取。秘書工作的業(yè)務(wù)信息具有溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用?？梢酝ㄟ^計(jì)算機(jī)采集國(guó)內(nèi)外的各種新聞熱點(diǎn)信息，在實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)，還可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人與社會(huì)，企事業(yè)單位與企事業(yè)單位之間的資源共享。

三、檔案管理工作

在辦公自動(dòng)化環(huán)境中，秘書對(duì)檔案管理的工作表現(xiàn)在整理，保管和保密上。

秘書人員在計(jì)算機(jī)上制作，接收文件，電子檔案便應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案包括磁盤、軟盤和光盤等儲(chǔ)存介質(zhì)，秘書人員在保管諸如此類的信息時(shí)，首先要將信息文件分門別類，建立一個(gè)文件夾，將這些內(nèi)容保存在適當(dāng)?shù)慕橘|(zhì)上；確定的標(biāo)識(shí)全宗名；劃分全宗群；進(jìn)行編號(hào)和排列。

秘書的檔案保管工作是一項(xiàng)非常重要的工作，在確保檔案完整的基礎(chǔ)上，還要保證文件的安全。電子檔案在穩(wěn)定性上不如紙張材料。于是，秘書人員在保管檔案時(shí)要做到以下幾點(diǎn)：掌握好庫(kù)房溫度；保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔，無(wú)腐蝕性氣體，時(shí)刻檢查通風(fēng)狀況；防止磁場(chǎng)的干擾；防止紫外線的直接照射。在保養(yǎng)和維修方面，秘書人員要保持磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動(dòng)器、清洗機(jī)的清潔，定期對(duì)磁帶、軟盤、光盤進(jìn)行檢查、復(fù)制更新。

第二節(jié) 秘書工作在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的特征

一、高效率的秘書工作

信息時(shí)代的到來(lái)，為信息的采集、傳輸、處理提出了新的要求。秘書人員的工作效率要想提高，只有引進(jìn)高科技。當(dāng)代的社會(huì)現(xiàn)狀，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)迅猛發(fā)展并緊密結(jié)合，為提高工作效率，改善辦公管理提供了條件。同時(shí)，中文處理技術(shù)、信息系統(tǒng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、人工智能技術(shù)、管理方法學(xué)和行為科學(xué)的發(fā)展，也為秘書工作提供了許多便利。正是各種科學(xué)和技術(shù)的發(fā)展，才促使秘書工作效率不斷提高，促使管理向科學(xué)化、規(guī)范化、自動(dòng)化和高效化的高層次發(fā)展。

二、秘書工作中的“體力”向“腦力”的轉(zhuǎn)變

秘書工作未實(shí)行自動(dòng)化時(shí)，只是簡(jiǎn)單、重復(fù)、機(jī)械的體力勞動(dòng)，所需動(dòng)腦的也只是簡(jiǎn)單的，常人所有的思維活動(dòng)，基本不需要高難度復(fù)雜的思維活動(dòng)，基本上全是“體力勞動(dòng)”。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，工作逐漸高效化，特別是自動(dòng)化的應(yīng)用，給秘書工作帶來(lái)了極大的方便。這時(shí)人們?yōu)樽非蟾叩男?，以省出時(shí)間去考慮其它事。從而人們就需要?jiǎng)幽X考慮有關(guān)軟件的升級(jí)，開發(fā)、引進(jìn)新的設(shè)備。如何才能有效的進(jìn)行工作？這就需要大量的，復(fù)雜的基于簡(jiǎn)單思維的基礎(chǔ)上的高難度思維工作。從而工作就逐漸轉(zhuǎn)變到腦力的使用上，秘書人員的實(shí)質(zhì)也隨之發(fā)生了變化，從繁重的體力勞動(dòng)中脫離出來(lái)后，帶來(lái)了思維的高度開發(fā)，思維能力由此變活躍，有更多的時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)提建議，由“助手”變成“參謀”，自此帶來(lái)了質(zhì)的飛躍，這都是秘書由“體力勞動(dòng)”向“腦力勞動(dòng)”帶來(lái)的影響。

三、自動(dòng)化的秘書工作

自動(dòng)化秘書工作體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化大環(huán)境中，就是秘書工作基本任務(wù)的根本改變。隨著科學(xué)技術(shù)的高度發(fā)展，某些工作已經(jīng)全部自動(dòng)化，秘書只是一個(gè)監(jiān)督、照看的作用。例如：現(xiàn)代機(jī)器人有待取代喲寫經(jīng)常性的、無(wú)聊的、單調(diào)的工作，這是自動(dòng)化的典范。

這里強(qiáng)調(diào)的是自動(dòng)化的秘書工作，但是再自動(dòng)化，也離不開作為主體的人，人是秘書工作中最重要的一部分。自動(dòng)化的秘書公作主要還是秘書人員的職能自動(dòng)化。在某種程度上講，這不只是軟硬件上采用先進(jìn)的高科技，使工作自動(dòng)化，而是秘書人員對(duì)工作的態(tài)度，也有一個(gè)由被動(dòng)到主動(dòng)的發(fā)展過程。自動(dòng)的去工作，自動(dòng)的去思考，在工作中始終體現(xiàn)出自動(dòng)，即用一種積極的、主動(dòng)的、熱情的心態(tài)去面對(duì)自己的本職工作，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，這是自動(dòng)化秘書工作的一種至高境界。

第三章辦公自動(dòng)化對(duì)秘書工作產(chǎn)生的作用

第一節(jié)促進(jìn)秘書工作產(chǎn)生“革命性”變化

在秘書工作中引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和一系列辦公自動(dòng)化設(shè)備，所帶來(lái)的效果是“革命性”的，它使傳統(tǒng)的抄抄寫寫式的秘書工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應(yīng)。

一、處理情報(bào)信息方面的變化。

在自動(dòng)化程度較高的辦公室，秘書人員不必離開工作崗位。即能從計(jì)算機(jī)檔案中調(diào)閱所需情報(bào)資料。閱讀投放在電子信箱中的書信和各種文件目錄表，接收領(lǐng)導(dǎo)人通過計(jì)算機(jī)發(fā)表的指令并按照需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行必要的文字處理。

二、處理各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)方面的變化。

在上報(bào)各種統(tǒng)計(jì)分析表時(shí)，可以直接利用計(jì)算機(jī)提供的數(shù)據(jù)，進(jìn)行有效地科學(xué)分析，并利用傳真迅速上報(bào)，達(dá)到快速、準(zhǔn)確、方便的目的。

三、在辦理會(huì)務(wù)工作方面的變化。

傳統(tǒng)的辦會(huì)往往在一個(gè)特定的地方，如會(huì)議室、辦公室或其他某個(gè)特定的會(huì)議場(chǎng)所。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，各種通訊技術(shù)的運(yùn)用，使會(huì)議不局限在某一地方，擴(kuò)大了會(huì)議的場(chǎng)所。如網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的產(chǎn)生，使與會(huì)人員足不出戶，就能參與會(huì)議的整個(gè)過程，通過電視會(huì)議系統(tǒng)，不出差即可召開地區(qū)性或更大范圍的會(huì)議。使用移動(dòng)通信和電傳呼，可以使秘書隨時(shí)同外出的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員保持聯(lián)系，大大減少出差人員和出差費(fèi)用，極大地改變了秘書的工作方式。秘書的工作方式雖然發(fā)生了重大的變化，但并不代表一些具體秘書工作中的規(guī)范處理程序的變化。由于公文辦理、檔案管理等工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié)。即使在辦公自動(dòng)化環(huán)境下仍要保持規(guī)范處理，使OA與傳統(tǒng)秘書工作真正相結(jié)合。綜上所述，使秘書人員避免了在領(lǐng)導(dǎo)、同事與部分之間的穿梭，人與人面對(duì)面的接觸大為減少，純手工操作的成分大大降低，秘書工作方式發(fā)生了重大變化。

第二節(jié)極大地提高秘書工作效率

一、會(huì)務(wù)工作方面

會(huì)務(wù)工作方面可以用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)輔助完成。由于會(huì)務(wù)工作極其復(fù)雜，千頭萬(wàn)緒，所以秘書安排會(huì)議起來(lái)常常力不從心，然而，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子日程表安排會(huì)議，僅需2—3分鐘就安排好了，秘書能輕易應(yīng)付大量會(huì)議。辦公化自動(dòng)化系統(tǒng)不僅能科學(xué)地分配會(huì)議室、交通工具、聲響設(shè)備等，并能進(jìn)行會(huì)議記錄，編輯會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等，能自動(dòng)檢索會(huì)議內(nèi)容，并能及時(shí)修改和刪除。

二、處理信息方面

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使信息和資源由整個(gè)機(jī)構(gòu)共享，使眾多人員能夠一起處理項(xiàng)目?；ヂ?lián)網(wǎng)不受空間與時(shí)間的限制，逐漸消除或重新定義了社會(huì)之間的界限、關(guān)系，給我們打開了廣闊的思維空間，有利于秘書充分利用互聯(lián)網(wǎng)獲取知識(shí)，充分發(fā)揮思維能力為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。如在實(shí)行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書去發(fā)布，如員工作業(yè)分配表、各項(xiàng)管理制度以及個(gè)部門組織圖等。這些以往通常都必須印成書面材料，張貼出來(lái)或散發(fā)下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時(shí)更新，影響使用，現(xiàn)在通過internet 之后，這些都可以在internet 上發(fā)布，提高效率，也節(jié)省了成本。信息被稱為“財(cái)富的財(cái)富”，往往稱為個(gè)人、企業(yè)、行業(yè)、部門甚至國(guó)家決策成敗的關(guān)鍵。網(wǎng)絡(luò)中大量搜索引擎的使用，適應(yīng)了大量經(jīng)濟(jì)信息傳播和處理管理的需要，不僅克服了傳統(tǒng)的手工方法和原始程序處理信息存在的局限性。使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費(fèi)、共享性差、存貯功能低、檢索復(fù)雜、帶有主觀性等問題較好地得到了解決。更重要的是，秘書人員通過網(wǎng)絡(luò)接觸到了比過去更多的信息，掌握了大量情況。秘書人員真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，思考問題和解決問題的空間進(jìn)一步擴(kuò)展，這就使得他們有可能做好一般性的信息處理事務(wù)和參謀輔助的同時(shí)，參與領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍之內(nèi)的決策工作。

第三節(jié)促進(jìn)秘書工作職能的擴(kuò)展

傳統(tǒng)的秘書工作主要是辦文、辦會(huì)、辦事三個(gè)方面的內(nèi)容。具體來(lái)說(shuō)主要有文書工作、檔案工作、會(huì)務(wù)工作、信息工作、信訪工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使秘書工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)緊密結(jié)合在一起，為適應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì)，秘書人員要改變過去傳統(tǒng)的工作模式，工作的內(nèi)容不僅僅是以上所說(shuō)幾點(diǎn)，凡是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的能通過網(wǎng)絡(luò)解決的事務(wù)都可以當(dāng)作秘書的職能。秘書工作的職能擴(kuò)展的兩個(gè)相互對(duì)應(yīng)因素：

一、領(lǐng)導(dǎo)工作中的需要

領(lǐng)導(dǎo)是機(jī)關(guān)或單位中的首腦，處于決策地位，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)也必定會(huì)繁多雜亂，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展擴(kuò)大了領(lǐng)導(dǎo)的需要，比如一些技術(shù)性難題，領(lǐng)導(dǎo)沒有精力甚至沒有能力去解決，就需要秘書及時(shí)處理。又如在會(huì)務(wù)工作中，秘書人員的工作內(nèi)容不再僅僅是會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后整理的三大環(huán)節(jié)，在電視電話會(huì)議中，還要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理各種技術(shù)難題和通訊設(shè)備的連接情況。如果這些事務(wù)，由于領(lǐng)導(dǎo)的能力或精力不夠等原因而得不到處理，勢(shì)必造成很大的影響和損失，以至影響到領(lǐng)導(dǎo)的形象，為了領(lǐng)導(dǎo)工作中的不足和需要，就要促進(jìn)秘書工作職能的擴(kuò)展。

二、秘書工作的可能性

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，為秘書提供了一個(gè)良好的環(huán)境與平臺(tái)，使秘書工作職能的擴(kuò)展有了可能性。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大量新型辦公軟件與設(shè)備產(chǎn)生，秘書可以借助這些新事物來(lái)擴(kuò)展職能。如為了擴(kuò)大企業(yè)的公共影響力，搞好公共關(guān)系，秘書要承擔(dān)本單位網(wǎng)站的主導(dǎo)職位，把本單位的簡(jiǎn)介和發(fā)展概況等放在網(wǎng)站上供公眾查詢，還要及時(shí)有效地收集本單位的最新信息并在網(wǎng)上公布，定期編制簡(jiǎn)報(bào)和在一定階段所取得的成果并在網(wǎng)上發(fā)布。

第四節(jié)使秘書的服務(wù)意識(shí)得到更新

“秘書意識(shí)”是一種角色意識(shí)，是主體基于個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)而形成的對(duì)自我的社會(huì)地位和由此規(guī)定的職責(zé)的知覺、理解和體驗(yàn)，它直接源于人的實(shí)踐活動(dòng)。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，縮短了大量的體力勞動(dòng)過程，把全部或部分的體力活動(dòng)交給計(jì)算機(jī)去完成，秘書服務(wù)內(nèi)容發(fā)生了變化，主要從以下幾個(gè)方面更新：

一、.秘書意識(shí)到有更多的智力補(bǔ)償有待自己去實(shí)施與挖掘

網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，會(huì)伴隨著系新型辦會(huì)設(shè)備與軟件的產(chǎn)生，秘書體力勞動(dòng)大大減少，智力方面的事務(wù)會(huì)增多。由于領(lǐng)導(dǎo)不動(dòng)這些軟件與設(shè)備的用法，需要秘書去填補(bǔ)這方面的缺陷。秘書面對(duì)這一現(xiàn)實(shí)，為了更好地實(shí)現(xiàn)其自我價(jià)值，會(huì)花大力氣去學(xué)習(xí)并掌握這些設(shè)備與軟件的用法，以隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)。

二、秘書意識(shí)到有更多的服務(wù)方式有待自己去運(yùn)用與創(chuàng)建

在辦公自動(dòng)化產(chǎn)生之前，秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的活動(dòng)是秘書獨(dú)立完成的，沒有憑借外在力量（如計(jì)算機(jī)辦公設(shè)備），然而隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，秘書可以憑借各種辦公設(shè)備與軟件為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。秘書已經(jīng)深刻認(rèn)識(shí)到為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)方式的多樣性是現(xiàn)代優(yōu)秀秘書人才所必備的基本要求，更重要的是已經(jīng)有了一種運(yùn)用舊有的服務(wù)方式創(chuàng)建新的服務(wù)方式的意識(shí)。

三、秘書意識(shí)到有更多的服務(wù)范圍有待自己去占據(jù)與開拓

傳統(tǒng)的秘書工作使服務(wù)范疇停留在抄抄寫寫式的范圍之內(nèi)，計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備擴(kuò)大了秘書服務(wù)范疇。只要是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)可以通過辦公設(shè)備解決的事務(wù)都可以列入服務(wù)范圍之內(nèi)。同樣秘書也認(rèn)識(shí)到服務(wù)范圍的擴(kuò)大，通過提高自身素質(zhì)來(lái)適應(yīng)其需要，去發(fā)現(xiàn)更多的服務(wù)范圍為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。如秘書人員要密切關(guān)心當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，更加敏銳地發(fā)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的新產(chǎn)品新成果，不斷地搜集及時(shí)信息，并技能型歸納總結(jié)，找出有參考價(jià)值的技術(shù)資料，及時(shí)提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，作為領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)。秘書服務(wù)意識(shí)得到更新，主觀上會(huì)使秘書

服務(wù)工作的質(zhì)量的到提高，指導(dǎo)秘書工作，從而有利于服務(wù)工作深入展開。

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第三篇：語(yǔ)言藝術(shù)在秘書工作中的作用

語(yǔ)言藝術(shù)在秘書工作中的作用

摘要

秘書懂得并掌握一定的公關(guān)語(yǔ)言藝術(shù)是非常必要的。所謂公關(guān)語(yǔ)言藝術(shù)是指在社會(huì)交往活動(dòng)中借助語(yǔ)言媒介來(lái)使組織與公眾、組織與組織之間相互理解、相互協(xié)調(diào)、相互適應(yīng)，為組織樹立良好的社會(huì)形象，也就是說(shuō)能引起對(duì)方愉悅性的互動(dòng)，即滿意的反應(yīng)，從而形成良好的情感氛圍，產(chǎn)生最佳的“社會(huì)效應(yīng)”。公關(guān)語(yǔ)言藝術(shù)，按其語(yǔ)言表達(dá)的形式，可以分為三類:有聲語(yǔ)言、無(wú)聲語(yǔ)言和書面語(yǔ)言。本文著重就有聲語(yǔ)言、無(wú)聲語(yǔ)言兩種形式略作論述。有聲語(yǔ)言即自然語(yǔ)言，是發(fā)出聲音的口頭語(yǔ)言。秘書經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)工作，回答問題.提出建議;或代表組織到下級(jí)機(jī)關(guān)口頭傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示;或下基層進(jìn)行調(diào)查研究;或在機(jī)關(guān)接待客人等，使用口頭語(yǔ)言的機(jī)會(huì)很多。因此，秘書人員必須具有較強(qiáng)的口語(yǔ)表達(dá)能力。關(guān)鍵詞：語(yǔ)言，藝術(shù)，秘書，工作，作用，研究；

目錄

摘要..................................................................................................................................................1 目錄..................................................................................................................................................1 引言..................................................................................................................................................2

一、秘書交際的有聲語(yǔ)言藝術(shù).......................................................................................................2

1.1、體現(xiàn)情感性......................................................................................................................2 1.2、講究預(yù)設(shè)性....................................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。1.3、考慮對(duì)象性....................................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

二、秘書交際的無(wú)聲語(yǔ)言藝術(shù).......................................................................................................3

2.1、表情語(yǔ)貴在穩(wěn)重、謙和、坦率......................................................................................3 2.2、服飾語(yǔ)力求健康、端莊、瀟灑....................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

三、文字表達(dá)能力...........................................................................................................................3

3.1、善于謀篇布局、合理安排............................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。3.2、具有一定的文字學(xué)知識(shí)，不寫錯(cuò)別字........................................錯(cuò)誤！未定義書簽。3.3、要有好的文風(fēng)................................................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。3.4、熟悉各種公文種類的規(guī)矩、格式................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。結(jié)論..................................................................................................................................................3 參考文獻(xiàn)...........................................................................................................................................4

語(yǔ)言藝術(shù)在秘書工作中的作用

引言

秘書是在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者身邊直接為其服務(wù)而承辦文書、會(huì)務(wù)、信息、文電起草、催辦查辦、調(diào)查研究、公務(wù)接待等工作的，其工作內(nèi)容無(wú)不應(yīng)用到語(yǔ)言。秘書要做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，就要求具有較高的語(yǔ)言素質(zhì)。特別是，秘書經(jīng)常要起草文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿，編寫會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查報(bào)告，對(duì)基層發(fā)通知，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作等，而且要求質(zhì)量高，出手快，語(yǔ)言準(zhǔn)確精煉，通順流暢。如果傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖話講不清，有可能使對(duì)方貫徹時(shí)不合領(lǐng)導(dǎo)意圖或違背意圖；如果起草文件文字表達(dá)不準(zhǔn)確，就可能使政令貫徹得不夠徹底，甚可能造成不良后果，給工作帶來(lái)?yè)p失。在中國(guó)近代史上就有這么一件事，腐朽的清朝政府曾德國(guó)借款修膠濟(jì)鐵路，雙方簽訂的條約中有一款規(guī)定：沿線鐵路左右內(nèi)煤鐵等礦德國(guó)有權(quán)開采。這里的所謂里，原意是指鐵路左右共里。因?yàn)檎Z(yǔ)言表達(dá)不準(zhǔn)確，模棱兩可，被德國(guó)人鉆了空子，被說(shuō)成是左右各清政府白白將里的開采權(quán)“拱手”送給了德國(guó)人，啞巴吃黃連有苦說(shuō)不出。因此，注意恰如其分地使用語(yǔ)言，對(duì)表達(dá)人的思想感情，準(zhǔn)確無(wú)誤地反映客觀事物的本來(lái)面目是極為重要的。秘書人員提高語(yǔ)言素質(zhì)，是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)助手，搞好服務(wù)工作的重要基礎(chǔ)。

一、秘書交際的有聲語(yǔ)言藝術(shù)

有聲語(yǔ)言是發(fā)出聲音的口頭語(yǔ)言。秘書經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，或代表組織到下級(jí)機(jī)關(guān)口頭傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，或下基層進(jìn)行調(diào)查研究，或在機(jī)關(guān)接待訪客等，都要使用有聲的口頭表達(dá)語(yǔ)言。因此，秘書必須提高交際的有聲語(yǔ)言藝術(shù)。

1.1、體現(xiàn)情感性

有聲語(yǔ)言的情感性，即以聲傳情，以聲達(dá)意。秘書說(shuō)的每一句話、要把音調(diào)的高低、語(yǔ)速的快慢、語(yǔ)音的輕重、音量的大小等語(yǔ)言的具體形態(tài)直接展現(xiàn)在聽者面前，同時(shí)，要富于情感。因?yàn)椤叭说南才?，一切騷擾不寧，起伏不定的情緒，連最微妙的波動(dòng)，最隱蔽的心情，都能由聲音直接表現(xiàn)出來(lái)，而表達(dá)的有

語(yǔ)言藝術(shù)在秘書工作中的作用

力、細(xì)致、正確，都無(wú)與倫比”。秘書要善于調(diào)節(jié)自己的情緒。從跨出家門或進(jìn)人辦公室的那一刻起，就應(yīng)該把煩惱留在家里，拋在腦后，以積極、愉快、歡暢的心情迎接每一天的到來(lái)，每一句話每一個(gè)措詞都要體現(xiàn)出良好的心情。例如，在打電話時(shí)，不論自己的心情如何，都應(yīng)以一種機(jī)靈、愉快、適中、熱情、輕松的語(yǔ)調(diào)，有條有理地講清要講的事情，使人對(duì)本機(jī)關(guān)留下良好印象。

二、秘書交際的無(wú)聲語(yǔ)言藝術(shù)

2.1、表情語(yǔ)貴在穩(wěn)重、謙和、坦率

秘書不僅要有較深厚的理論修養(yǎng)，良好的思想品德，能夠正確地調(diào)節(jié)好自我情緒，而且要有良好的外部形象，即要“慧于中”，又要“秀于外”，善于把自己內(nèi)在的情感流露在表情上。具體地說(shuō)，秘書的神情應(yīng)是開朗、坦然、溫文爾雅、臨危不懼、遇急不慌，從容自若，給人以信任感。切不可神色嚴(yán)峻，愁容滿面。特別值得一提的是微笑語(yǔ)。心理學(xué)認(rèn)為，微笑作為一種表情，不僅是一個(gè)人形象的外在表現(xiàn)，而且也反映出一個(gè)的精神面貌。一個(gè)奮發(fā)進(jìn)取、樂觀向上的人，總是微笑著走向生活、走向社會(huì)。微笑與形象有著一種微妙的、奇特的關(guān)系。一個(gè)善于微笑的秘書，能為自己和組織樹立起良好的公關(guān)形象，成為展現(xiàn)機(jī)關(guān)風(fēng)采的“門面”或“窗口”，使群眾感受到黨和政府的溫暖。

三、文字表達(dá)能力

結(jié)論

秘書工作人員如何來(lái)提高自己的語(yǔ)言素質(zhì)呢？簡(jiǎn)單地說(shuō)，一是要學(xué)點(diǎn)語(yǔ)法、修辭；二是大力推廣普通話；三是加強(qiáng)正音正字的讀寫訓(xùn)練；四是多實(shí)踐，活到老，學(xué)到老，鍛煉到老。在今天的信息時(shí)代，秘書僅具備文字語(yǔ)言素質(zhì)和口頭語(yǔ)言素質(zhì)是不夠的。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，高科技的手段層出不窮，給秘書工作帶來(lái)了便利，也給秘書帶來(lái)了挑戰(zhàn)。秘書傳統(tǒng)的工作方法或操作方法基本是手 3

語(yǔ)言藝術(shù)在秘書工作中的作用

工作業(yè)，已不適應(yīng)時(shí)代前進(jìn)的需要，又影響秘書實(shí)用技術(shù)的使用和工作效率的提高。因此，秘書工作人員還應(yīng)努力掌握計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，努力學(xué)習(xí)電腦、網(wǎng)絡(luò)、通訊和辦公自動(dòng)化等先進(jìn)技術(shù)知識(shí)，使這些科技知識(shí)成為秘書必備的語(yǔ)言素質(zhì)的一部分。這樣，秘書才能很好地實(shí)現(xiàn)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作的使命，方能更好地適應(yīng)世紀(jì)的到來(lái)。

參考文獻(xiàn)

第四篇：語(yǔ)言藝術(shù)在秘書工作中的作用

語(yǔ)言藝術(shù)在秘書工作中的作用

摘要

秘書懂得并掌握一定的公關(guān)語(yǔ)言藝術(shù)是非常必要的。所謂公關(guān)語(yǔ)言藝術(shù)是指在社會(huì)交往活動(dòng)中借助語(yǔ)言媒介來(lái)使組織與公眾、組織與組織之間相互理解、相互協(xié)調(diào)、相互適應(yīng)，為組織樹立良好的社會(huì)形象，也就是說(shuō)能引起對(duì)方愉悅性的互動(dòng)，即滿意的反應(yīng)，從而形成良好的情感氛圍，產(chǎn)生最佳的“社會(huì)效應(yīng)”。公關(guān)語(yǔ)言藝術(shù)，按其語(yǔ)言表達(dá)的形式，可以分為三類:有聲語(yǔ)言、無(wú)聲語(yǔ)言和書面語(yǔ)言。本文著重就有聲語(yǔ)言、無(wú)聲語(yǔ)言兩種形式略作論述。有聲語(yǔ)言即自然語(yǔ)言，是發(fā)出聲音的口頭語(yǔ)言。秘書經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)工作，回答問題.提出建議;或代表組織到下級(jí)機(jī)關(guān)口頭傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示;或下基層進(jìn)行調(diào)查研究;或在機(jī)關(guān)接待客人等，使用口頭語(yǔ)言的機(jī)會(huì)很多。因此，秘書人員必須具有較強(qiáng)的口語(yǔ)表達(dá)能力。關(guān)鍵詞：語(yǔ)言，藝術(shù)，秘書，工作，作用，研究；

目錄

摘要...........................1目錄...........................1

引言...........................2一、秘書交際的有聲語(yǔ)言藝術(shù)..........................21.1、體現(xiàn)情感性...........................21.2、講究預(yù)設(shè)性.....................錯(cuò)誤！未定義書簽。

1.3、考慮對(duì)象性.....................錯(cuò)誤！未定義書簽。

二、秘書交際的無(wú)聲語(yǔ)言藝術(shù)..........................32.1、表情語(yǔ)貴在穩(wěn)重、謙和、坦率................32.2、服飾語(yǔ)力求健康、端莊、瀟灑..........錯(cuò)誤！未定義書簽。

三、文字表達(dá)能力.........................33.1、善于謀篇布局、合理安排...........錯(cuò)誤！未定義書簽。

3.2、具有一定的文字學(xué)知識(shí)，不寫錯(cuò)別字............錯(cuò)誤！未定義書簽。

3.3、要有好的文風(fēng).................錯(cuò)誤！未定義書簽。

3.4、熟悉各種公文種類的規(guī)矩、格式.............錯(cuò)誤！未定義書簽。

結(jié)論...........................3參考文獻(xiàn)...........................4引言

秘書是在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者身邊直接為其服務(wù)而承辦文書、會(huì)務(wù)、信息、文電起草、催辦查辦、調(diào)查研究、公務(wù)接待等工作的，其工作內(nèi)容無(wú)不應(yīng)用到語(yǔ)言。秘書要做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，就要求具有較高的語(yǔ)言素質(zhì)。特別是，秘書經(jīng)常要起草文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿，編寫會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查報(bào)告，對(duì)基層發(fā)通知，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作等，而且要求質(zhì)量高，出手快，語(yǔ)言準(zhǔn)確精煉，通順流暢。如果傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖話講不清，有可能使對(duì)方貫徹時(shí)不合領(lǐng)導(dǎo)意圖或違背意圖；如果起草文件文字表達(dá)不準(zhǔn)確，就可能使政令貫徹得不夠徹底，甚可能造成不良后果，給工作帶來(lái)?yè)p失。在中國(guó)近代史上就有這么一件事，腐朽的清朝政府曾德國(guó)借款修膠濟(jì)鐵路，雙方簽訂的條約中有一款規(guī)定：沿線鐵路左右內(nèi)煤鐵等礦德國(guó)有權(quán)開采。這里的所謂里，原意是指鐵路左右共里。因?yàn)檎Z(yǔ)言表達(dá)不準(zhǔn)確，模棱兩可，被德國(guó)人鉆了空子，被說(shuō)成是左右各清政府白白將里的開采權(quán)“拱手”送給了德國(guó)人，啞巴吃黃連有苦說(shuō)不出。因此，注意恰如其分地使用語(yǔ)言，對(duì)表達(dá)人的思想感情，準(zhǔn)確無(wú)誤地反映客觀事物的本來(lái)面目是極為重要的。秘書人員提高語(yǔ)言素質(zhì)，是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)助手，搞好服務(wù)工作的重要基礎(chǔ)。

一、秘書交際的有聲語(yǔ)言藝術(shù)

有聲語(yǔ)言是發(fā)出聲音的口頭語(yǔ)言。秘書經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，或代表組織到下級(jí)機(jī)關(guān)口頭傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，或下基層進(jìn)行調(diào)查研究，或在機(jī)關(guān)接待訪客等，都要使用有聲的口頭表達(dá)語(yǔ)言。因此，秘書必須提高交際的有聲語(yǔ)言藝術(shù)。

1.1、體現(xiàn)情感性

有聲語(yǔ)言的情感性，即以聲傳情，以聲達(dá)意。秘書說(shuō)的每一句話、要把音調(diào)的高低、語(yǔ)速的快慢、語(yǔ)音的輕重、音量的大小等語(yǔ)言的具體形態(tài)直接展現(xiàn)在聽者面前，同時(shí)，要富于情感。因?yàn)椤叭说南才?，一切騷擾不寧，起伏不定的情緒，連最微妙的波動(dòng)，最隱蔽的心情，都能由聲音直接表現(xiàn)出來(lái)，而表達(dá)的有

力、細(xì)致、正確，都無(wú)與倫比”。秘書要善于調(diào)節(jié)自己的情緒。從跨出家門或進(jìn)人辦公室的那一刻起，就應(yīng)該把煩惱留在家里，拋在腦后，以積極、愉快、歡暢的心情迎接每一天的到來(lái)，每一句話每一個(gè)措詞都要體現(xiàn)出良好的心情。例如，在打電話時(shí)，不論自己的心情如何，都應(yīng)以一種機(jī)靈、愉快、適中、熱情、輕松的語(yǔ)調(diào)，有條有理地講清要講的事情，使人對(duì)本機(jī)關(guān)留下良好印象。

二、秘書交際的無(wú)聲語(yǔ)言藝術(shù)

2.1、表情語(yǔ)貴在穩(wěn)重、謙和、坦率

秘書不僅要有較深厚的理論修養(yǎng)，良好的思想品德，能夠正確地調(diào)節(jié)好自我情緒，而且要有良好的外部形象，即要“慧于中”，又要“秀于外”，善于把自己內(nèi)在的情感流露在表情上。具體地說(shuō)，秘書的神情應(yīng)是開朗、坦然、溫文爾雅、臨危不懼、遇急不慌，從容自若，給人以信任感。切不可神色嚴(yán)峻，愁容滿面。特別值得一提的是微笑語(yǔ)。心理學(xué)認(rèn)為，微笑作為一種表情，不僅是一個(gè)人形象的外在表現(xiàn)，而且也反映出一個(gè)的精神面貌。一個(gè)奮發(fā)進(jìn)取、樂觀向上的人，總是微笑著走向生活、走向社會(huì)。微笑與形象有著一種微妙的、奇特的關(guān)系。一個(gè)善于微笑的秘書，能為自己和組織樹立起良好的公關(guān)形象，成為展現(xiàn)機(jī)關(guān)風(fēng)采的“門面”或“窗口”，使群眾感受到黨和政府的溫暖。

三、文字表達(dá)能力

結(jié)論

秘書工作人員如何來(lái)提高自己的語(yǔ)言素質(zhì)呢？簡(jiǎn)單地說(shuō)，一是要學(xué)點(diǎn)語(yǔ)法、修辭；二是大力推廣普通話；三是加強(qiáng)正音正字的讀寫訓(xùn)練；四是多實(shí)踐，活到老，學(xué)到老，鍛煉到老。在今天的信息時(shí)代，秘書僅具備文字語(yǔ)言素質(zhì)和口頭語(yǔ)言素質(zhì)是不夠的。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，高科技的手段層出不窮，給秘書工作帶來(lái)了便利，也給秘書帶來(lái)了挑戰(zhàn)。秘書傳統(tǒng)的工作方法或操作方法基本是手

工作業(yè)，已不適應(yīng)時(shí)代前進(jìn)的需要，又影響秘書實(shí)用技術(shù)的使用和工作效率的提高。因此，秘書工作人員還應(yīng)努力掌握計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，努力學(xué)習(xí)電腦、網(wǎng)絡(luò)、通訊和辦公自動(dòng)化等先進(jìn)技術(shù)知識(shí)，使這些科技知識(shí)成為秘書必備的語(yǔ)言素質(zhì)的一部分。這樣，秘書才能很好地實(shí)現(xiàn)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作的使命，方能更好地適應(yīng)世紀(jì)的到來(lái)。

參考文獻(xiàn)

第五篇：溝通在管理工作中的作用

溝通在管理工作中的作用

溝通是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求思想達(dá)成一致和感情的通暢。無(wú)論是在平時(shí)的日常生活中，還是在企業(yè)的管理中，溝通無(wú)處不在，無(wú)時(shí)不起作用。我們?nèi)魏螘r(shí)候都可以感到它的重要性。其實(shí)溝通不能只從表面上理解為交流，有時(shí)候一些動(dòng)作，眼神等都可以成為一種溝通。而在企業(yè)管理工作中溝通則是企業(yè)組織的生命線。管理的過程，也就是溝通的過程。通過了解客戶的需求，整合各種資源，創(chuàng)造出好的產(chǎn)品和服務(wù)來(lái)滿足客戶，從而為企業(yè)和社會(huì)創(chuàng)造價(jià)值和財(cái)富。所以溝通尤為重要，是企業(yè)生命有機(jī)體的血管，通過流動(dòng)來(lái)給組織系統(tǒng)提供養(yǎng)分，實(shí)現(xiàn)機(jī)體的良性循環(huán)。溝通是管理工作中的核心內(nèi)容和實(shí)質(zhì)。

一、溝通的類型和功能

溝通不是簡(jiǎn)單的交流，要想更好的溝通，我們還要知道溝通的類型。溝通可以分為縱向溝通和橫向溝通、真是溝通和非正式溝通、內(nèi)部溝通和外部溝通、單項(xiàng)溝通和雙方溝通等等。溝通的基本結(jié)構(gòu)包括信息、反饋、通道三個(gè)方面，缺少任何一方都完不成溝通。溝通按具體結(jié)構(gòu)劃分可分為非正式溝通網(wǎng)絡(luò)與正式溝通網(wǎng)絡(luò)兩種。通過對(duì)“小道消息”的研究發(fā)現(xiàn)，非正式溝通網(wǎng)絡(luò)主要有集束式、流言式、偶然式等典型形式；正式溝通網(wǎng)絡(luò)有鏈?zhǔn)?、輪式、全通道式、Y式等形式。溝通按信息流動(dòng)方向分類可分為上行溝通、平行溝通和下行溝通三種。溝通按溝通方式分包括語(yǔ)言溝通和非語(yǔ)言溝通，語(yǔ)言溝通是包括和書面語(yǔ)言溝通，非語(yǔ)言溝通包括聲音語(yǔ)氣（比如音樂）、肢體動(dòng)作（比如手勢(shì)、舞蹈、武術(shù)、體育運(yùn)動(dòng)等）最有效的溝通是語(yǔ)言溝通和非語(yǔ)言溝通的結(jié)合。一般來(lái)說(shuō)，在群體或組織中，溝通有四種功能：控制，激勵(lì)，情緒表達(dá)和獲取信息。溝通可以控制員工的行為。員工們必須遵守組織中的權(quán)力等級(jí)和正式指導(dǎo)方針，比如他們首先要與上級(jí)交流工作方面的困難，要按照工作程序工作，要遵守公司的政策法規(guī)等等，通過溝通可以實(shí)現(xiàn)這種控制功能。另外，非正式溝通也控制著員工的行為；激勵(lì)：在溝通中明確告訴員工做什么、如何做、沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)如何改進(jìn)，可以激勵(lì)員工努力工作；情緒表達(dá)：對(duì)很多員工來(lái)說(shuō)，工作群體是主要的社交場(chǎng)所，員工通過群體內(nèi)的溝通來(lái)表達(dá)自己的挫折感和滿足感。因此，溝通提供了一種釋放情感的情緒表達(dá)機(jī)制，并滿足了員工的社交需要；通的最后一個(gè)功能與決策角色有關(guān)，它為個(gè)體和群體提供決策所需要的信息，使決策者能夠確定并評(píng)估各種備擇方案。

二、溝通是一種有效的管理方式

溝通管理是指管理者為了實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，在履行管理職責(zé)、實(shí)現(xiàn)管理職能過程中有計(jì)劃的、規(guī)范性的職務(wù)溝通活動(dòng)和過程。它包括組織成員內(nèi)部相互之間，或者組織成員與外部公眾或社會(huì)組織之間發(fā)生的，旨在完成組織目標(biāo)而進(jìn)行的多種多樣的溝通形式。從內(nèi)容來(lái)說(shuō)，盡管溝通管理與其他溝通一樣，也是信息、思想、觀點(diǎn)、感情、意見等內(nèi)容的交流，但這些交流與組織目標(biāo)、任務(wù)和要求等密切相關(guān)。溝通管理的實(shí)施和展開，都是受組織目標(biāo)引導(dǎo)并且是一種有計(jì)劃的、自覺的、規(guī)范性的活動(dòng)和過程。這意味著溝通管理不僅是一種活動(dòng)，也是一種有效溝通和符合組織特定管理溝通要求的制度或體制。一切矛盾的根源均在于溝通，缺少了良好的溝通渠道，工作很可能會(huì)失效。有關(guān)研究表明，管理中70%的錯(cuò)誤是由于不沂于溝通造成的。可見，管理離不開溝通，溝通滲透于管理的各個(gè)方面。

三、溝通在管理工作中的目的

溝通是企業(yè)管理工作的重要組成部分與手段，是企業(yè)中管理藝術(shù)的精髓，企業(yè)是有許多不同的成員組成的整體，為了達(dá)到企業(yè)的目標(biāo)，員工之間需要密切的配合和合作，只有包括管理者在內(nèi)的員工之間存在良好的溝通意識(shí)和行為時(shí)，才能促進(jìn)團(tuán)隊(duì)意識(shí)的形成，增強(qiáng)企業(yè)目標(biāo)的導(dǎo)向性，所以管理工作的角度講，溝通是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)行為的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，通過彼此信息的交流，實(shí)現(xiàn)高效率管理，促使企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

四、溝通在管理工作中的作用

1.溝通能使決策更加正確、科學(xué)、合理 在管理過程中，經(jīng)常有或大或小的各種決策需要定奪或確定方向。溝通有助于改進(jìn)決策。領(lǐng)導(dǎo)者可以從企業(yè)內(nèi)部的溝通中獲取大量的信息情報(bào)來(lái)提升判斷力，然后進(jìn)行決策。下屬人員也可以主動(dòng)與上級(jí)管理人員溝通，提出自己的建議，供領(lǐng)導(dǎo)者做出決策時(shí)參考。企業(yè)內(nèi)部的溝通使決策更加正確、科學(xué)、合理。

2.溝通促使企業(yè)員工協(xié)調(diào)有效地工作 在日常工作中，工作目標(biāo)、工作進(jìn)程、工作方式方法、工作要求等因素只有通過溝通達(dá)成共識(shí)，才能使工作不折不扣的完成。沒有適當(dāng)?shù)臏贤?，上下?jí)之間、各部門之間的了解就不會(huì)充分，甚至可能出現(xiàn)錯(cuò)誤的理解，使工作任務(wù)不能正確圓滿地完成。

3.溝通有利于領(lǐng)導(dǎo)者激勵(lì)員工 在實(shí)際生活和工作中，每個(gè)員工都有要求得到他人尊重和自我價(jià)值實(shí)現(xiàn)的需要，都會(huì)要求對(duì)自己的工作能力有一個(gè)恰當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)。如果領(lǐng)導(dǎo)的表?yè)P(yáng)、認(rèn)可或者滿意能夠通過各種渠道及時(shí)傳遞給員工，就會(huì)對(duì)員工造成激勵(lì)，激發(fā)他們的工作熱情和潛力，從而充分發(fā)揮其積極性、創(chuàng)造性與智慧，更加勤奮地工作。

4.通過與外界的溝通交流，塑造良好外部形象 對(duì)現(xiàn)代企業(yè)來(lái)講，與外界交流可以說(shuō)是一個(gè)必然趨勢(shì)，光悶頭做好企業(yè)自身內(nèi)部工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要不斷加大外部溝通力度，使企業(yè)在社會(huì)上不斷取得聲譽(yù)。企業(yè)應(yīng)密切聯(lián)系社會(huì)，加大與政府部門、其他企業(yè)及媒體單位的溝通交流，從而塑造良好的外部形象，建立有利于企業(yè)發(fā)展的外部環(huán)境。

五、企業(yè)管理工作中運(yùn)用溝通推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的兩個(gè)要素

1、溝通需要藝術(shù)。

溝通要講究“聽”的藝術(shù)。作為一名領(lǐng)導(dǎo)者在與員工的溝通過程中，應(yīng)該主動(dòng)聽取意見，善于聆聽，只有善于聽取信息才能成為有洞察力的領(lǐng)導(dǎo)者。就是說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)者不僅要傾聽，還要聽懂職工的意思。因此，在聽對(duì)方講話時(shí)要專心致志，不要心不在焉；其次，不要心存成見，也不要打斷對(duì)方講話，急于作出評(píng)價(jià)，或者表現(xiàn)出不耐煩，這樣會(huì)使對(duì)方不愿把溝通進(jìn)行下去；最后，要善解人意，體味對(duì)方的情感變化和言外之意，做到心領(lǐng)神會(huì)。溝通要講究“說(shuō)”的藝術(shù)。與人溝通，不僅要會(huì)聽，還得會(huì)說(shuō)，會(huì)表達(dá)自己的意見。在表達(dá)自己的意見時(shí)，要誠(chéng)懇謙虛。如果過分顯露自己，以先知者自居的話，即使有好的意見，也不容易為人接受，會(huì)使人產(chǎn)生反感和戒備心理。講話時(shí)要力求簡(jiǎn)明扼要，用簡(jiǎn)單明了的詞句表明自己的意思，語(yǔ)調(diào)要婉轉(zhuǎn)，態(tài)度也要從容不迫。在談話時(shí)如果發(fā)現(xiàn)對(duì)方有心不在焉或厭煩的表情時(shí)，就應(yīng)適可而止或轉(zhuǎn)換話題，使溝通能在良好的氛圍中進(jìn)行。而且，在表明某個(gè)意思后，最好能稍作停頓，并向?qū)Ψ酵兑哉髟兊哪抗?，這樣，使對(duì)方有插話的機(jī)會(huì)，也是尊重對(duì)方的表現(xiàn)。

2、企業(yè)需要對(duì)溝通進(jìn)行制度建設(shè)。

溝通的技巧和方法固然重要，但我們應(yīng)該明白溝通不僅僅是一種臨時(shí)性的技巧和方法，而且是一種組織制度，要獲得有效的溝通效果必須有制度性的措施，我們應(yīng)該針對(duì)本單位的特點(diǎn)及發(fā)展的需要，對(duì)內(nèi)部原有的溝通制度進(jìn)行不斷的改革和補(bǔ)充。

建立常用溝通形式。為使管理人員和全體員工更好地了解情況，可以在單位的內(nèi)部刊物中開辟一個(gè)專欄，刊載職工們的不滿和意見，或是印發(fā)一些小冊(cè)子等，還可以建立定期的例會(huì)制度，使有關(guān)的工作情況在會(huì)上得到及時(shí)溝通。

只要有經(jīng)常性的溝通制度，單位的職工向心力和凝聚力就會(huì)增強(qiáng)，員工就會(huì)把單位看成自己的家，就會(huì)熱心參與單位的一切事務(wù)，由于員工們心情舒暢了，所以工作效率和機(jī)構(gòu)效能也會(huì)提高。

有必要提及的是，溝通是雙方面的事情，如果任何一方積極主動(dòng)，而另一方消極應(yīng)對(duì)，那么溝通也是不會(huì)成功的。所以，加強(qiáng)單位內(nèi)部的溝通管理，一定不能忽視溝通的雙向性。

六、總結(jié)

沒有溝通就沒有管理。只有良好的管理溝通才能打通人們的才智與心靈之門，激勵(lì)人，挖掘人的潛能，更好的為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。溝通就是現(xiàn)代企業(yè)管理工作的核心、實(shí)質(zhì)和靈魂。