第一篇：秘書辦事、辦文、辦會工作：請示報告工作

秘書辦事、辦文、辦會工作：請示報告工作

請示報告工作

請示報告是機關(guān)一項經(jīng)常性工作。所謂請示，是下級機關(guān)在工作中遇到問題，需要上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)給予答復(fù)和審批，而向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提出的請示；報告是下級機關(guān)向上級機關(guān)所作的情況反映和匯報。請示須在事前或工作進程中進行，待上級批準(zhǔn)后執(zhí)行；報告通常在某項工作完成和結(jié)束后進行。這就是我們常說的“事前要請示，事后要報告”。

（一）請示報告主要形式和程序

請示報告主要分書面和口頭兩種形式。書面請示有兩種：一種是請求批準(zhǔn)性請示，指的是在本級對某一事項無權(quán)解決或無權(quán)做出決策而請求領(lǐng)導(dǎo)或上級給予指示或批準(zhǔn)時提出的請示。另一種是請求解決性請示，指的是在本級對某一事項無力解決而請求領(lǐng)導(dǎo)或上級給予具體幫助時提出的請示。書面報告分三種：一是工作情況報告。一項工作完成后，所向領(lǐng)導(dǎo)或上級擬寫的專題報告；二是建議性報告。指的是提出意見和方案，供上級決策參考或報請上級批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行的報告；三是檢討性報告。指本單位發(fā)生違紀(jì)問題、責(zé)任事故、失職行為、群眾來信等，向上級做出的報告。

書面請示報告通常有呈批件和制式文書兩種，其主要程序有三點：①定題和擬稱。請示或報告的問題，要由主管首長審閱確定，以哪一級名義請示報告，就要由哪一級首長同意后再行起草。擬稱時要按首長的意圖表述清楚。請示和報告的問題應(yīng)當(dāng)區(qū)分開來，同一份公文中，不能既有請示又有報告，要么是請示要么是報告。②簽發(fā)和郵寄。需要呈報上一級的請示或報告，起草后，要由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)。以哪一級的名義請示和報告，就由哪一級主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。寄發(fā)時要有登記，可以采取特快專遞、掛號或由保密室寄發(fā)的辦法辦理，不能用平信，以防丟失和泄密。請人代捎要辦好登記手續(xù)，防止遺漏和遺誤。③登記和留存。書面請示和報告要及時到保密室登記，并一式三份，一份上報，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以備查考。

口頭請示報告適用于不是特別重要的問題或臨時性、隨機性的事情，擬請示報告的對象是直接首長。應(yīng)把握的主要環(huán)節(jié)有四點：①事先打腹稿。對請示和報告的問題，要事先醞釀打好腹稿，力求具體詳細，條理清楚，言簡意明。②見面先聲明。見到首長后，應(yīng)先講清是請示還是報告。比如：xx首長，我請示個問題；或xx首長，我匯報一下某項工作的完成情況。③陳述分先后。請示和報告表述的先后次序不一樣。請示問題時，應(yīng)先談事

由，然后再談意見和建議；報告情況時，應(yīng)先講事情的結(jié)果，然后再陳述事情發(fā)生的經(jīng)過和處理過程。④認真作記錄。向首長請示或報告工作時，要隨身帶著筆和本，對首長的指示，要仔細聽認真記，以便及時準(zhǔn)確地抓好落實。

（二）請示報告常遇到的問題

請示報告工作程序性很強，在實際工作中最常遇到的問題有4個：

1、程序遺漏。一項工作請示后應(yīng)該進行的階段和步驟沒有進行。往往有“死角”、有“缺口”。比如承辦一份文電，呈報單位首長后，不注意及時把首長的指示意見及時反饋給部門領(lǐng)導(dǎo)，造成工作被動。

2、程序簡化。處理某一項工作，圖省事、怕麻煩，故意簡化工作程序；有的憑主觀經(jīng)驗和習(xí)慣辦事，邁著鍋臺上坑。本該先報告主任的，卻直接報告到單位首長。

3、程序異化。所謂異化，就是改變程序規(guī)定。辦事情搞“變通”，該文字傳閱的以口頭代替；該開會研究的以傳閱代替；該通知機關(guān)的卻通知領(lǐng)導(dǎo)。比如對下布置工作，下達通知，本該找業(yè)務(wù)口，卻直接通知下屬單位的領(lǐng)導(dǎo)，給業(yè)務(wù)部門造成被動。

4、程序繁瑣。簡單的程序繁瑣化，一般的問題復(fù)雜化。有的不論大小、份量輕重，動不動建議領(lǐng)導(dǎo)掛帥，成立小組，人為增加工作程序；有的一般性工作也要建議開會研究，要領(lǐng)導(dǎo)審批。

（三）請示報告應(yīng)注意和把握的問題

俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓?！?請示報告是一項程序性較強的工作。漏項、缺項、錯項、都會影響工作質(zhì)效。必須注意和把握以下幾點：

1、不能拖而緩報。對大事、要事、急事要及時請示報告，需要領(lǐng)導(dǎo)了解和掌握的一般性工作，也要及時請示報告，不能拖拖拉拉，慢慢騰騰。更不能漏事、誤事、錯事。每個科（股）都要建立一個備忘本、一塊小黑板，把需辦的事情及時記下，以免遺忘。機關(guān)工作無小事，要把小事當(dāng)成大事辦，慢事當(dāng)成急事辦，要有食不甘味、夜不能寐的精神，自覺做到事不過夜、案無積卷。

2、不能越級行事。對需要請示和報告的問題，不能越級行事。部門領(lǐng)導(dǎo)不在時，要想方設(shè)法聯(lián)系，距離太遠可通過電話，把主要精神作以陳述，得到許可后，再逐級請示報告。主任簽給哪位首長就呈給哪位首長。同時簽給幾位首長時，先呈政工副職，再呈軍事行政副職。需要政工主官定奪的最后呈政工主官，需要軍事主官定奪的最后呈軍事主官。牽扯到其他部門時，要先等首長批示后，再呈其他部門領(lǐng)導(dǎo)。需要常委傳閱的呈批件一定不要漏人。不在位也要電話請示或回來后補閱?？陬^請示報告也是這個程序。按級請示報

告工作很重要，搞不好，會造成工作的被動，所以機關(guān)干部要養(yǎng)成按程序辦、按職責(zé)辦、按規(guī)矩辦的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)。做到有規(guī)矩的按規(guī)矩辦，沒規(guī)矩的按慣例辦，沒慣例的按首長要求辦。

3、不能多變請示。所謂多變請示，就是一件事情請示一位首長不同意后，又去請示另一位首長。這樣做極易造成首長之間的誤解和矛盾。也有的當(dāng)請示首長沒有同意后，又找其它理由再行請示，這樣做很容易引起首長的反感。這些都是非常忌諱的，在機關(guān)工作，一定不要動這樣的心機。

4、不能有頭無尾。請示工作要做到有頭有腰有尾。所謂有頭，就是首長的批示和答復(fù)；有腰就是工作落實的全程；有尾，就是結(jié)果和回音。一項大的任務(wù)和重點工作結(jié)束后，要將完成情況逐級報告，以便首長掌握工作落實情況。

5、不能重能輕德。機關(guān)干部不僅要有較強的業(yè)務(wù)能力，還要有高尚的道德品質(zhì)。我們有些年輕同志不注意加強品德修養(yǎng)，在領(lǐng)導(dǎo)之間亂傳話，打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號亂辦事，更有甚者模仿領(lǐng)導(dǎo)筆跡亂簽字等等。要成為一名在機關(guān)呆得住、干得好、有發(fā)展的機關(guān)干部，必須堅持不斷地加強品德修養(yǎng)。要像古人說的那樣“知之非難，行之難也；行之非難，久之難也；久之非難，終之難也?！鞭k任何事情，都要本本份份、踏踏實實、規(guī)規(guī)矩矩，不能欺上瞞下、隨心所欲、先斬后奏。更不能報虛情、報假情，沒辦的事情說辦了，正在辦的事情說辦完了，一定要培養(yǎng)說實話、報實情、辦實事、重實效的思想作風(fēng)和工作作風(fēng)。來源:考試大-秘書資格

第二篇：秘書辦事辦公辦文

秘書辦事我之見

摘 要

秘書人員有兩大任務(wù)，一是辦事，二是當(dāng)參謀。近幾年來，當(dāng)參謀問題引起了秘書界極大重視，大量的理論性、經(jīng)驗性文章見諸報刊。相比之下，對于辦事的學(xué)門卻議論較少。

關(guān)鍵詞：秘書辦事

一、信息工作

秘書做好“輔助管理”首先要做好信息工作。在當(dāng)今競爭日益激烈的社會中，信息已經(jīng)成為了一種特殊的政治資本、戰(zhàn)略資源和物質(zhì)財富。在這個充盈著信息的環(huán)境中，秘書的工作必然圍繞信息展開。無論政壇，還是商場，領(lǐng)導(dǎo)者的成敗得失已經(jīng)逐步表現(xiàn)為判斷速度和選擇準(zhǔn)確率的較量，而領(lǐng)導(dǎo)者決策的關(guān)鍵是要“耳聰目明”，要保持充分的準(zhǔn)確信息量。秘書要為這樣的領(lǐng)導(dǎo)輔助管理，信息工作必當(dāng)放在首要位置。無論是公文，會議都是信息的載體。文書是記載信息的，會議是發(fā)布、交流信息的?？梢哉f沒有游離于信息之外的秘書工作。

信息的無時不在無處不有的特性決定秘書信息工作的普遍性。對于秘書來說信息手機工作中沒有職內(nèi)職外之分，一切對工作有用的最新變化信息，都是我們的手機對象。由于信息的時限性和非消耗性，秘書的信息工作是十分緊迫的。這就要求秘書一定要信息獲取量大，準(zhǔn)確率高，處理周期短。同樣的信息如果別人知道的早，利用的早，我們就是去優(yōu)勢這時這樣的信息也就沒有啦利用價值。更快更準(zhǔn)的向領(lǐng)導(dǎo)提供信息是秘書做好“輔助管理”的重要保障。信息分為兩種，一種是初級信息一種是高級信息。秘書對信息努力開發(fā)并及時向領(lǐng)導(dǎo)提供高層信息，是秘書信息工作的重要特點。

二、秘書辦公室管理工作

在任何一個機關(guān)，秘書部門都承擔(dān)著承上啟下、聯(lián)系左右、溝通各方面的重要的協(xié)調(diào)作用，因此秘書部門應(yīng)當(dāng)是整個機關(guān)工作系統(tǒng)的良性樞紐。完善的秘書辦公室有利于輔助領(lǐng)導(dǎo)推進各項政務(wù)和業(yè)務(wù)工作的展開，協(xié)調(diào)各智能部門的合作，溝通和密切與社會公眾的聯(lián)系,樹立組織機構(gòu)的良好形象。

在辦公室管理中主要包括秘書人員的人力資源管理，對辦公設(shè)施的屋子和產(chǎn)業(yè)管理，對辦公機構(gòu)的崗位責(zé)任和制度管理和對辦公環(huán)境氛圍的統(tǒng)籌管理。

（一）辦公室的人力資源管理

在人力資源管理中既包括傳統(tǒng)意義上的認識管理，又包含新的內(nèi)容。將秘書從傳統(tǒng)的歸人事部門管的概念，轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y源管理，是將秘書作為一種人力資源，通過對秘書工作崗位分析，人力資源規(guī)劃、秘書人員的招聘選拔、秘書工作的績效考評、秘書的薪酬管理、有效的激勵機制、人才培訓(xùn)和開發(fā)等一系列手段來提高秘書辦公室的工作效率，從而達到機構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)。

（二）辦公室的設(shè)備設(shè)施管理

隨著物質(zhì)的豐富和辦公條件的改善，辦公室的設(shè)備設(shè)施也日益復(fù)雜，設(shè)備設(shè)施管理成為辦公室管理中一項重要的內(nèi)容.科學(xué)合理的制備,可以提高辦公效率和水平。

1．辦公房間、桌椅、文具柜和文具的管理

辦公房間自然以朝向好、通風(fēng)、采光好為宜。當(dāng)然秘書在選擇辦公室的時候一定要考慮到便于領(lǐng)導(dǎo)隨時召喚，與領(lǐng)導(dǎo)辦公室的距離不宜太遠；方便來訪者到辦公室辦事，房間最好在樓梯附近；便于了解觀察機關(guān)情況，房間可以窗臨機關(guān)大門；

2．辦公機械設(shè)備和電器設(shè)備的管理

目前秘書辦公室比較普遍的辦公機械設(shè)備和電器設(shè)備包括電話機、手機、傳真機、復(fù)印機、裁紙機、裝訂機、碎紙機、打號器、打孔器、計算機、掃描儀、刻錄機、打印機、等等。秘書部門對這些辦公機械設(shè)備和電器設(shè)備的管理主要應(yīng)用有三個方面。第一是做好資產(chǎn)登記，第二是定時定人負責(zé)維護保養(yǎng)，第三是科學(xué)合理地使用。

（三）辦公室的環(huán)境管理

秘書的辦公室環(huán)境是指秘書在工作中所處的場所和氛圍，因此包括物質(zhì)的環(huán)境，也包括人文環(huán)境

1．辦公室環(huán)境安排

一兩名秘書在一間辦公室，稱之為封閉式辦公；若干名迷失同在一間辦公室的，稱之為開放式辦公。目前規(guī)模較大的公司均采用開放式辦公。開放式辦公室中幾十人辦公，格子默默忙碌，低聲言語。領(lǐng)導(dǎo)可以一目了然竟然有序的辦公狀態(tài)，這是體現(xiàn)辦公室管理的一個重要方面。

2．辦公室環(huán)境布置

是指辦公室桌上物品的拜訪，窗簾、燈具、墻上裝飾品等的布置。通過這些布置體現(xiàn)秘書辦公室的風(fēng)格和管理水平。秘書的辦公室是一扇一線機關(guān)整體水平的窗口，辦公室環(huán)境的布置應(yīng)當(dāng)和機關(guān)的整體風(fēng)格和格調(diào)一致，應(yīng)當(dāng)使辦公室物品烘托環(huán)境的莊重、整潔和雅致。辦公室燈具應(yīng)選擇樣式樸素、光照明亮的；秘書的辦公桌上的物件應(yīng)放在比較固定的位置，一般常用的小件文具要成放在文具盒或抽屜中，避免給人凌亂的感覺。電話應(yīng)放在比較固定的位置，一般放在秘書辦公桌左前方，要保證電話的整潔。辦公室環(huán)境是秘書人員形象和素質(zhì)的反映

三、辦公室日常事務(wù)

辦公室日常事務(wù)是秘書工作中最基礎(chǔ)的一項，也是最見秘書的管理工作水平的一項

（一）值班工作

第一，堅守值班恭維。值班人員在規(guī)定的值班時間內(nèi)，必須做到人不離崗，人不離機和24小時不關(guān)機，始終保持通訊聯(lián)絡(luò)暢通，及時接納來自四面八方的函電信息，傳送處理信息

第二，認真處理事務(wù)。值班室工作龐雜，瑣碎，無規(guī)律性，處理起來有時比較麻煩，但值班人員不得有絲毫大意和馬虎，如果出現(xiàn)差錯或處理不當(dāng)，輕則耽誤工作，重則造成嚴(yán)重后果。因此值班人員必須要以認真負責(zé)的態(tài)度處理好每一件事情。

第三，做好值班記錄。一是記好值班電話記錄，二是做好接待記錄。

第四，加強安全保衛(wèi)工作。值班人員的職責(zé)之一就是做好機關(guān)的安全保衛(wèi)工作。值班人員一定要處理好熱情接待來人和嚴(yán)格門衛(wèi)制度關(guān)系。既要熱情接待，又要嚴(yán)格執(zhí)行制度，嚴(yán)防壞人混入。

（二）接打電話的工作

辦公室日常十五致以，就是接打電話。打電話工作，看似簡單，實際上需要工作人員認真對待。做好接打電話工作需要注意以下幾點。

1.熟悉常用電話號碼

應(yīng)當(dāng)熟悉本單位電話的分布情況、各科室電話好嘛和本單位領(lǐng)導(dǎo)們的電話號碼；熟悉主要業(yè)務(wù)聯(lián)系單位的點好好嘛和近期有業(yè)務(wù)聯(lián)系的電話號碼；工作案頭應(yīng)備電話好嘛查詢資料以咨查備用。

2.打電話時應(yīng)注意的事項

打電話之前，應(yīng)確認對方電話好嘛、單位和具體要通話人的姓名；事先要考慮通話內(nèi)容，準(zhǔn)備好記錄紙和有關(guān)資料。

接通后，先確認對方，然后爆出自己的單位、姓名和職務(wù)。如果找人要說：

“對不起，請***聽電話”

電話中談工作前，先確認對方是否有時間，是否方便談此項事宜。一般要先向?qū)Ψ秸髟冋f，對不起，我想就什么問題和您商量，大概需要多長時間，您看是否方便？

替上司打電話給對方上司的，應(yīng)在對方上司接電話前就將電話遞給自己的上司。

打錯電話，要說“對不起，打擾了”。

（三）接電話時應(yīng)注意的事項

鈴響兩三聲之間，是接聽電話最佳時機。讓對方多等了，接聽電話之后要馬上道歉：“對不起，讓您久等了”

接聽電話，拿起后應(yīng)先說：“您好，這里**公司**部門”。

接聽找人的電話，要問清對方的姓名或單位：“對不起，您貴姓？”“對不起，我怎么稱呼您？”然后說：“請您稍等?！?/p>

電話中談事情，要盡快確認對方單位、姓名和電話事由。

不清楚的，要請對方復(fù)數(shù)；重要的內(nèi)容，要主動復(fù)述給對方確認無誤。通話結(jié)束，掛機不必過于迅速，一般對方身份高時，要等對方先掛機。

（四）電話記錄的處理

通話后應(yīng)及時整理記錄內(nèi)容（包括錄音電話記錄），并涉及的內(nèi)同和緩急程度，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱讀。領(lǐng)導(dǎo)批示和答復(fù)后，秘書人員應(yīng)立即告知有關(guān)部門活人員辦理。對于一般的例行事務(wù)秘書人員可直接答復(fù)或辦理。

四、做好接待工作

來客接待，是指秘書對一切來客、來賓、來訪者的接待工作，它包括對來客、來賓禮儀禮貌性的接待工作和對來客、來訪鎖涉及的處理工作，所以，歷來被認為是十分重要的工作。接待禮儀包括接待環(huán)境和接待工作兩方面。

（一）秘書應(yīng)盡量堅持“約見制度”

來客常被秘書按照事先是否有約定而分為“有約來客”和“無約來客”。原則上說，無論是否優(yōu)越，秘書都應(yīng)當(dāng)以禮相見，服務(wù)于人，熱情周到。但是從更好地搞好工作，更順利地接待商談事物的角度說，如果有約在先，雙方的會晤和接洽會因為準(zhǔn)備充分而十分順利。另外，從秘書每日工作應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌安排的角度考慮，事先有約，也便于秘書安排其他工作，便于秘書事先對要談的事情給領(lǐng)導(dǎo)匯報請示。所以，在接待工作中，秘書應(yīng)盡量堅持“約見制度”。及時每一位來客

和來訪者能在實現(xiàn)通過電話預(yù)約來訪時間和所談事宜，使秘書對每一項都實現(xiàn)有準(zhǔn)備，接談后的事情能夠落實，或者有實質(zhì)性進展。

（二）秘書必須堅持“一視同仁”的原則

秘書對每一位來訪者，必須堅持“一視同仁”的原則，即無論來客是權(quán)勢顯赫的大人物，還是來尋求幫助的人。在具體事宜的處理上也許會有不同，但是在接待禮儀上，她們從秘書這兒得到的應(yīng)當(dāng)是同樣的禮貌接待。

第三篇：秘書常識：秘書辦事、辦文、辦會工作知識匯總專題

秘書辦事、辦文、辦會工作知識匯總

請示報告 使用電話 陪同首長 接待工作 處理文電 承辦會務(wù) 組織培訓(xùn)

請示報告工作

請示報告是機關(guān)一項經(jīng)常性工作。所謂請示，是下級機關(guān)在工作中遇到問題，需要上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)給予答復(fù)和審批，而向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提出的請示；報告是下級機關(guān)向上級機關(guān)所作的情況反映和匯報。請示須在事前或工作進程中進行，待上級批準(zhǔn)后執(zhí)行；報告通常在某項工作完成和結(jié)束后進行。這就是我們常說的“事前要請示，事后要報告”。

（一）請示報告主要形式和程序

請示報告主要分書面和口頭兩種形式。書面請示有兩種：一種是請求批準(zhǔn)性請示，指的是在本級對某一事項無權(quán)解決或無權(quán)做出決策而請求領(lǐng)導(dǎo)或上級給予指示或批準(zhǔn)時提出的請示。另一種是請求解決性請示，指的是在本級對某一事項無力解決而請求領(lǐng)導(dǎo)或上級給予具體幫助時提出的請示。書面報告分三種：一是工作情況報告。一項工作完成后，所向領(lǐng)導(dǎo)或上級擬寫的專題報告；二是建議性報告。指的是提出意見和方案，供上級決策參考或報請上級批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行的報告；三是檢討性報告。指本單位發(fā)生違紀(jì)問題、責(zé)任事故、失職行為、群眾來信等，向上級做出的報告。

書面請示報告通常有呈批件和制式文書兩種，其主要程序有三點：①定題和擬稱。請示或報告的問題，要由主管首長審閱確定，以哪一級名義請示報告，就要由哪一級首長同意后再行起草。擬稱時要按首長的意圖表述清楚。請示和報告的問題應(yīng)當(dāng)區(qū)分開來，同一份公文中，不能既有請示又有報告，要么是請示要么是報告。②簽發(fā)和郵寄。需要呈報上一級的請示或報告，起草后，要由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)。以哪一級的名義請示和報告，就由哪一級主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。寄發(fā)時要有登記，可以采取特快專遞、掛號或由保密室寄發(fā)的辦法辦理，不能用平信，以防丟失和泄密。請人代捎要辦好登記手續(xù)，防止遺漏和遺誤。③登記和留存。書面請示和報告要及時到保密室登記，并一式三份，一份上報，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以備查考。

口頭請示報告適用于不是特別重要的問題或臨時性、隨機性的事情，擬請示報告的對象是直接首長。應(yīng)把握的主要環(huán)節(jié)有四點：①事先打腹稿。對請示和報告的問題，要事先醞釀打好腹稿，力求具體詳細，條理清楚，言簡意明。②見面先聲明。見到首長后，應(yīng)先講清是請示還是報告。比如：xx首長，我請示個問題；或xx首長，我匯報一下某項工作的完成情況。③陳述分先后。請示和報告表述的先后次序不一樣。請示問題時，應(yīng)先談事由，然后再談意見和建議；報告情況時，應(yīng)先講事情的結(jié)果，然后再陳述事情發(fā)生的經(jīng)過和處理過程。④認真作記錄。向首長請示或報告工作時，要隨身帶著筆和本，對首長的指示，要仔細聽認真記，以便及時準(zhǔn)確地抓好落實。

（二）請示報告常遇到的問題

請示報告工作程序性很強，在實際工作中最常遇到的問題有4個：

1、程序遺漏。一項工作請示后應(yīng)該進行的階段和步驟沒有進行。往往有“死角”、有“缺口”。比如承辦一份文電，呈報單位首長后，不注意及時把首長的指示意見及時反饋給部門領(lǐng)導(dǎo)，造成工作被動。

2、程序簡化。處理某一項工作，圖省事、怕麻煩，故意簡化工作程序；有的憑主觀經(jīng)驗和習(xí)慣辦事，邁著鍋臺上坑。本該先報告主任的，卻直接報告到單位首長。

3、程序異化。所謂異化，就是改變程序規(guī)定。辦事情搞“變通”，該文字傳閱的以口頭代替；該開會研究的以傳閱代替；該通知機關(guān)的卻通知領(lǐng)導(dǎo)。比如對下布置工作，下達通知，本該找業(yè)務(wù)口，卻直接通知下屬單位的領(lǐng)導(dǎo)，給業(yè)務(wù)部門造成被動。

4、程序繁瑣。簡單的程序繁瑣化，一般的問題復(fù)雜化。有的不論大小、份量輕重，動不動建議領(lǐng)導(dǎo)掛帥，成立小組，人為增加工作程序；有的一般性工作也要建議開會研究，要領(lǐng)導(dǎo)審批。

（三）請示報告應(yīng)注意和把握的問題

俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓?！?請示報告是一項程序性較強的工作。漏項、缺項、錯項、都會影響工作質(zhì)效。必須注意和把握以下幾點：

1、不能拖而緩報。對大事、要事、急事要及時請示報告，需要領(lǐng)導(dǎo)了解和掌握的一般性工作，也要及時請示報告，不能拖拖拉拉，慢慢騰騰。更不能漏事、誤事、錯事。每個科（股）都要建立一個備忘本、一塊小黑板，把需辦的事情及時記下，以免遺忘。機關(guān)工作無小事，要把小事當(dāng)成大事辦，慢事當(dāng)成急事辦，要有食不甘味、夜不能寐的精神，自覺做到事不過夜、案無積卷。

2、不能越級行事。對需要請示和報告的問題，不能越級行事。部門領(lǐng)導(dǎo)不在時，要想方設(shè)法聯(lián)系，距離太遠可通過電話，把主要精神作以 1 陳述，得到許可后，再逐級請示報告。主任簽給哪位首長就呈給哪位首長。同時簽給幾位首長時，先呈政工副職，再呈軍事行政副職。需要政工主官定奪的最后呈政工主官，需要軍事主官定奪的最后呈軍事主官。牽扯到其他部門時，要先等首長批示后，再呈其他部門領(lǐng)導(dǎo)。需要常委傳閱的呈批件一定不要漏人。不在位也要電話請示或回來后補閱。口頭請示報告也是這個程序。按級請示報告工作很重要，搞不好，會造成工作的被動，所以機關(guān)干部要養(yǎng)成按程序辦、按職責(zé)辦、按規(guī)矩辦的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)。做到有規(guī)矩的按規(guī)矩辦，沒規(guī)矩的按慣例辦，沒慣例的按首長要求辦。

3、不能多變請示。所謂多變請示，就是一件事情請示一位首長不同意后，又去請示另一位首長。這樣做極易造成首長之間的誤解和矛盾。也有的當(dāng)請示首長沒有同意后，又找其它理由再行請示，這樣做很容易引起首長的反感。這些都是非常忌諱的，在機關(guān)工作，一定不要動這樣的心機。

4、不能有頭無尾。請示工作要做到有頭有腰有尾。所謂有頭，就是首長的批示和答復(fù)；有腰就是工作落實的全程；有尾，就是結(jié)果和回音。一項大的任務(wù)和重點工作結(jié)束后，要將完成情況逐級報告，以便首長掌握工作落實情況。

5、不能重能輕德。機關(guān)干部不僅要有較強的業(yè)務(wù)能力，還要有高尚的道德品質(zhì)。我們有些年輕同志不注意加強品德修養(yǎng)，在領(lǐng)導(dǎo)之間亂傳話，打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號亂辦事，更有甚者模仿領(lǐng)導(dǎo)筆跡亂簽字等等。要成為一名在機關(guān)呆得住、干得好、有發(fā)展的機關(guān)干部，必須堅持不斷地加強品德修養(yǎng)。要像古人說的那樣“知之非難，行之難也；行之非難，久之難也；久之非難，終之難也?！鞭k任何事情，都要本本份份、踏踏實實、規(guī)規(guī)矩矩，不能欺上瞞下、隨心所欲、先斬后奏。更不能報虛情、報假情，沒辦的事情說辦了，正在辦的事情說辦完了，一定要培養(yǎng)說實話、報實情、辦實事、重實效的思想作風(fēng)和工作作風(fēng)。

使用電話

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和工作節(jié)奏的加快，電話在機關(guān)工作中的作用越來越顯得重要。正確使用電話是一門基本功，也是一門藝術(shù)。使用的好，能增加工作效率，提高工作質(zhì)量，使用不好，既會誤事漏事，又會影響上下、內(nèi)外的團結(jié)和協(xié)。根據(jù)我的體會，使用電話應(yīng)注意以下幾點：

（一）接聽要仔細，記錄要認真。對來自直接首長和上下級以及地方有關(guān)部門的電話，首先要問清單位、姓名和職務(wù)，連同電話內(nèi)容一一記清。對重要內(nèi)容記完后應(yīng)主動要求對方復(fù)述，進行校對，防止錯傳漏辦。有時因?qū)Ψ降胤娇谝糁?、講話快、聲音小，有的內(nèi)容聽不清楚，要不厭其問，不要因為是上級和首長不好意思問、不敢問，一定要把主要內(nèi)容搞清楚，以免造成工作失誤。

（二）態(tài)度要和藹，語言要文明。電話是語言交流工具，只能聽其聲，不能觀其形，態(tài)度和不和藹、語言文不文明非常重要。有的同志給上級和領(lǐng)導(dǎo)打電話畢恭畢敬，可給下級打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調(diào)、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應(yīng)提倡文明用語。如“您好！請問貴姓？”、“您找哪一位？”、“您怎么稱呼？”、“您是哪一位？”、“請稍等”、“還有什么要請示的？”、“請問聽清楚沒有？”等等。打完電話，要說聲“再見”，等對方放下電話，你再放，以示尊敬。

（三）處理要及時，辦理要到位。處理電話內(nèi)容，要以對工作高度負責(zé)的態(tài)度，認真嚴(yán)肅的對待，絕不能馬虎行事。要按照程序及時辦理，該傳到哪級的就傳到哪級，該呈報哪級領(lǐng)導(dǎo)處理的呈報哪級處理，切不可自作主張、擅自處理，或疏漏遺忘、壓而不報。常見的處理辦法有四種：①緊急重要電話及時辦。任務(wù)緊急、時間緊迫、事關(guān)全局的電話，要以最快的速度，拿出處理的意見和建議，迅速向領(lǐng)導(dǎo)報告，待領(lǐng)導(dǎo)指示和答復(fù)后，抓緊組織落實。②一般性電話抓緊辦。內(nèi)容不是很重要、時間不是很緊迫的電話，也要當(dāng)天向領(lǐng)導(dǎo)匯報，實在來不及的可在第二天的交班會上提出。③業(yè)務(wù)性電話積極辦。屬于本科（股）的工作積極主動辦理，屬于其他科（股）的工作，及時轉(zhuǎn)交，不能事不關(guān)己、高高掛起。這種電話多在值班時容易接到。④講話內(nèi)容要保密?，F(xiàn)在外線電話和無線電話多了，隨時都有被人監(jiān)聽的可能。據(jù)統(tǒng)計，目前美國在全球設(shè)有1200多個小型監(jiān)聽站，60多個大型信息控制中心，空中有十幾顆偵察衛(wèi)星，加上偵察飛機和監(jiān)聽船只，全球95%以上的通信信號被美國所監(jiān)聽。所以在使用電話和手機聯(lián)系工作時一定要強化保密意識，特別重要和機密的事情只要不是太急的不要用外線電話和手機請示報告，遇到緊急情況，也要用代號代稱聯(lián)系。

陪同首長

陪同首長活動是機關(guān)干部常遇到的事情。首長活動一般有四種形式：一是下部隊；二是參加上級會議或集訓(xùn)；三是到友鄰單位協(xié)調(diào)工作或走訪；四是參加地方黨政會議或其他活動。陪同首長活動要注意做到四點：

（一）精心做好出發(fā)準(zhǔn)備。當(dāng)接受任務(wù)后，首先，要弄清首長到哪去、干什么、怎么走、什么時間走、怎樣活動。努力做到“五清”：首長活動的時間清、地點清、方式清、日程清、任務(wù)清。其次，要熟知所去單位的基本情況、行車路線和路況，特別是陪同剛到本單位工作的首長，更要注意這些。同時，做到首長所詢問的問題能回答上來，首長有疑問的能解釋清楚，首長拿不準(zhǔn)的問題能提出建議。第三，安排車輛或訂購車票，通知或聯(lián)系所去單位，講清出發(fā)時間、到達時間、人員、工作任務(wù)和活動日程。第四，根據(jù)首長指示和意圖擬定活動計劃。第五，準(zhǔn)備好生活用品。必要時可根據(jù)以上情況列出詳細的活動日程，確保不誤時、不誤事。

（二）細心安排各項活動。要想在首長前，謀在首長先。根據(jù)首長指示和意圖所擬制出的首長活動日程安排，要及時向首長報告或?qū)忛啠屖组L對活動安排心中有數(shù)。根據(jù)日程安排，對首長做哪項工作、參加哪項活動、哪些場合需要首長講話、講什么內(nèi)容，要提前準(zhǔn)備，周密計劃，精心安排。凡涉及首長參加的活動，都要提前提醒首長，并按時請首長入場。如需要首長講話時，要為首長帶好講話稿、并認真檢查有無錯頁、漏頁。如首長參加地方組織的活動，應(yīng)事先確切了解活動時間、地點、內(nèi)容、地方參加領(lǐng)導(dǎo)、是否設(shè)主席臺、是否安排首長在主席臺就座，并將以上情況及時報告首長。必要時先熟悉一下路線，到現(xiàn)場看一下。陪首長到達活動地點后，要馬上安排好首長的休息或入場，適時向地方領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員介紹首長，如首長座次安排有問題，積極與地方有關(guān)部門協(xié)調(diào)糾正。陪同首長活動，還要注意拾遺補缺。古人說“屋漏在上，知之在下。”再高明的領(lǐng)導(dǎo)也難免有失誤的時候，再精密的思考也難免有疏漏的地方。所以一旦發(fā)現(xiàn)失誤或遺漏，應(yīng)積極巧妙地加以彌補。不能唯唯諾諾、謹(jǐn)小慎微、前怕狼后怕虎?！盁o私才能無畏，不諱方敢直言”。只要出于公心，是抱著對工作、對首長高度負責(zé)的態(tài)度，就不要有任何顧慮和擔(dān)心。

（三）盡心盡力辦好每一件小事。陪同首長活動，切忌高傲自大。不能“一人之下，眾人之上”。陪同人員的自身形象，在某些方面代表著首長的形象。因此，作為陪同人員要注意小節(jié)，注意禮節(jié)，嚴(yán)格自身要求，樹立良好形象。乘車時要等首長，不要讓首長等你；用餐時要等首長坐好，再按照主人的安排入座，做到首長不到不能到，首長不坐不能坐，首長不吃不能吃，首長不起不能起。要嚴(yán)守紀(jì)律，不能把涉及黨委機關(guān)和部隊領(lǐng)導(dǎo)的一些機密事項透漏給地方人員和基層官兵，更不能為顯示自己亂許愿，表一些不該表的態(tài)，講一些不該講的話。

（四）、用心搞好歸隊匯報。注意留心掌握首長想什么、講什么、抓什么、作為機關(guān)應(yīng)該做什么。歸隊后及時寫出情況匯報。

接待工作

接待工作是一個單位的門面，是透視一個單位作風(fēng)的窗口，也是聯(lián)系和增進感情的紐帶。搞好接待還是為上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和來訪者創(chuàng)造良好工作環(huán)境的前提。所以，作為一名機關(guān)干部絕不能把它看作是一件小事，應(yīng)以高度負責(zé)的態(tài)度認真做好。

（一）接待工作的種類

接待工作的種類很多，按對象分：有對上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的接待，有對地方領(lǐng)導(dǎo)和群眾的接待，有對友鄰單位和部屬的接待；按規(guī)模分：有對團體的接待，有對工作組的接待，有對個人的接待；按準(zhǔn)備時間分：有預(yù)有準(zhǔn)備的接待，有臨時準(zhǔn)備的接待，有毫無準(zhǔn)備的接待。

（二）、接待的一般程序

通常分三個階段：一是準(zhǔn)備階段，二是實施階段，三是收尾階段。以接待上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作組為例，一般應(yīng)做好以下工作：

1、了解情況。當(dāng)受領(lǐng)任務(wù)后，首先弄清對方的人數(shù)、職務(wù)、乘座車種（車次）、到達時間、活動意圖、可能停留的時間及我方領(lǐng)導(dǎo)在接待方面的意圖和要求，視情協(xié)調(diào)管理部門安排好食宿。

2、搞好迎接。事先在來人預(yù)定到達的車站、碼頭、機場等候，對帶車來的、職務(wù)比較高、路線不熟悉的，建議在明顯的路口、標(biāo)志物或開闊地等候?？腿税才啪途w后，要及時向單位首長報告，雙方領(lǐng)導(dǎo)接觸時，要向?qū)Ψ浇榻B我方領(lǐng)導(dǎo)的身份。

3、安排活動。及時通知所到單位做好相應(yīng)準(zhǔn)備。對上級領(lǐng)導(dǎo)臨時改變活動方式和工作安排的，處置要靈活，并及時報告領(lǐng)導(dǎo)。

4、組織送行。提前了解客人返程的時間、預(yù)訂好車票（機票、船票），預(yù)先準(zhǔn)備好車輛，通知我方領(lǐng)導(dǎo)送行。如到下一個單位活動，要及時通知客人所去單位按時迎接。

（三）、做好接待工作需注意的幾個問題

無論什么樣的接待，都應(yīng)堅持做到：熱情、周到、樸實、勤儉。

一要思想端正。有的同志認為接待工作是管理部門的事，即使受領(lǐng)了任務(wù)，也是抱著應(yīng)付的態(tài)度去做，缺乏主動性，工作不細致、考慮不周密，工作標(biāo)準(zhǔn)不高。要認識到搞好接待不是簡單的迎來送往，是工作作風(fēng)的體現(xiàn)；還有的同志認為接待工作是服務(wù)性的工作、侍候人的工作，因此產(chǎn)生低人一等的想法，認識不到接待的過程也是學(xué)習(xí)交流、促進工作、增進感情的過程。

二要熱情周到。不管接待對象從哪里來、來干什么、職務(wù)大小、有無權(quán)勢，都要一視同仁，笑臉相迎，歡顏相送，使人人乘興而來，滿意而去。絕不能分出三六九等，看人下菜。要做到“三細”：住宿安排要細心，陪同活動要細心，迎來送往要細心。

三要吃苦耐勞。搞接待是一個苦差事，人家休息自己忙，遇到一些矛盾和棘手問題，往往很難處理，稍有疏忽可能還要受埋怨、挨批評。這就要求我們能吃得下苦，能吞得下怨，有時忙的時候，一幫接一幫，常常是前面的走了，后面來，不能有厭煩，“一米七的個子，一米六的臉”，很難看，出了力不討好，陪了夫人又折兵。

處理文電

文電是機關(guān)開展工作的重要工具，通過文電指導(dǎo)工作是機關(guān)發(fā)揮職能作用的基本途徑。因此，及時正確地處理好各類文電，是機關(guān)干部必備的基本素質(zhì)。處理機關(guān)日常文電一般有兩種方式：一是轉(zhuǎn)發(fā)上級文電；二是根據(jù)上級指示和工作需要，起草下發(fā)本級文電。

（一）需要經(jīng)常辦理的文電

按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，軍隊機關(guān)公文可分為許多類別。比如，按文件來源劃分，可分為收文和發(fā)文；按行文方向劃分，可分為上行文、平3 行文和下行文；按文件處理要求劃分，可分為需辦和參閱、急件和平件；按內(nèi)容保密要求劃分，可分為絕密、機密、秘密和普通文件?！盾婈牂C關(guān)公文處理條例》規(guī)定，軍隊機關(guān)公文按照內(nèi)容和作用分為以下13種：即命令、通令、決定、指示、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函件、通告和布告、會議紀(jì)要。除上述公文種類外，在軍隊機關(guān)工作中使用的其他公文，不單獨成類，但應(yīng)參照公文處理的有關(guān)要求辦理。我們平時工作中經(jīng)常遇到的有計劃、安排、意見、總結(jié)、講話和調(diào)查報告等。

（二）文電處理的一般程序

1、批辦。包括收文、登記、擬辦、批辦、分送五個環(huán)節(jié)。這一步是辦文的準(zhǔn)備階段。其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是“批辦”。批辦，就是主管領(lǐng)導(dǎo)對收文的處理或就開展某項工作所做的批示。通常情況下，密碼報自上而下，一般文件自下而上。批辦的意見是否合理、準(zhǔn)確，直接影響著辦文質(zhì)效。準(zhǔn)確批辦，既能加快文件的周轉(zhuǎn)，又能提高工作效率，相反，批辦意見不準(zhǔn)確，必然導(dǎo)致部門之間相互扯皮、轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，影響辦事效率。作為機關(guān)干部，為了幫助領(lǐng)導(dǎo)對收文做出正確的批示，應(yīng)以認真負責(zé)的態(tài)度，根據(jù)文電的內(nèi)容，積極主動地通過文字或口頭向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議，對文件的重要內(nèi)容要標(biāo)注，以便領(lǐng)導(dǎo)把握和記憶。

2、承辦。承辦文電是指在接到上級文電后，為落實上級的指示，在首長做出批示后，根據(jù)首長的批示制發(fā)具體實施意見的過程。包括擬稿、會簽、核稿、簽批四個環(huán)節(jié)。承辦擬稿是整個辦文的中心環(huán)節(jié)。

3、制發(fā)。包括打印、蓋印、登記、發(fā)文四個環(huán)節(jié)，這是辦文的輔助性、技術(shù)性工作階段。其中主要環(huán)節(jié)是打印和蓋印。打印文稿的字體要規(guī)范統(tǒng)一。一般情況下，文稿的主標(biāo)題用黑體二號字，副標(biāo)題用宋體四號字，單位姓名用楷體三號字，正文用仿宋體三號字，正文中的大標(biāo)題用黑體，小標(biāo)題用楷體；打印文稿要認真核對，不能錯字、漏字，錯段、漏段，要核對到每個標(biāo)點符號。裝訂要符合標(biāo)準(zhǔn)要求，不能漏頁、錯頁、倒頁。印章要蓋在單位的正中央，不能印斜印偏，不能模糊不清，要與打印文稿的單位名稱相符。

4、反饋。文電下發(fā)后，要通過多種途徑了解掌握文電貫徹落實情況，及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報反饋，同時還要注意針對貫徹過程中出現(xiàn)的問題，及時給領(lǐng)導(dǎo)提出糾偏的建議，確保下達的文電能夠善始善終地得到貫徹落實。

上述四步是一個相互關(guān)聯(lián)、環(huán)環(huán)相扣的辦文全程，缺少哪一步，或哪一步出現(xiàn)偏差，都會影響辦文質(zhì)量。

（三）處理文電應(yīng)注意的問題

處理文電除了要嚴(yán)格按照上述程序辦理外，還要注意做到以下三點：一是辦理要及時。文電大都有較強的時效性，要盡快辦理，不能拖拖拉拉，更不能不請示、不報告、擱置不管。對時限特別急的文電，必須在規(guī)定的時間內(nèi)辦完。二是表達要準(zhǔn)確。大部分文電政策性強，擬制過程中要注意準(zhǔn)確性，不能粗枝大葉、含糊不清。三是文電要保密。公文多數(shù)具有內(nèi)部特性，一般都規(guī)定傳閱范圍，該誰知道就讓誰知道。呈辦結(jié)束，及時存放或返還保密室。用軍內(nèi)網(wǎng)傳輸公文要采取加密措施，絕不能用地方網(wǎng)辦理公文。來

承辦會務(wù)

所謂會務(wù)，就是承辦會議事務(wù)性的工作。機關(guān)干部辦會能力的強弱，直接關(guān)系到會議效果，關(guān)系到黨委首長的意圖能否得到圓滿實現(xiàn)，還直接影響著首長機關(guān)的聲譽。所以，提高機關(guān)干部辦會能力是加強機關(guān)建設(shè)的一個重要方面。

（一）會議的類型

會議的類型繁多。從會議的性質(zhì)看，有黨的會議、行政會議。從會議規(guī)模看，有大型會議、中型會議、小型會議。從會議議題看，有綜合性會議、專業(yè)性會議、專題性會議。從會議的形式看，有例會、臨時性會議、電視電話會議，還有多種多樣的現(xiàn)場會。從會議的功用看，有商討、決策性會議，如常委會、黨委會、首長辦公會等；有部署工作性會議，如黨委擴大會議；有交流表彰性會議，如基層建設(shè)經(jīng)驗交流會等；有報告、動員性會議，如傳達貫徹上級會議精神的報告會、先進單位和個人事跡匯報會等；有調(diào)查研究性會議，如就某些問題所舉行的匯報會、座談會和研討會等；有選舉性會議，如黨代會等。

（二）會議的基本套路

由于會議的作用和規(guī)模不同，會務(wù)工作重點和要求也必然各有側(cè)重，但基本的工作套路大同小異，一般分為會前準(zhǔn)備、會間服務(wù)和會后處理三個階段。

1、會前準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容和程序。會議是否成功，會前準(zhǔn)備是關(guān)鍵。有人說：“功夫在會前”。這話很有道理。準(zhǔn)備階段主要有六個方面：

（1）制定會議方案。一般包括下列內(nèi)容：會議名稱、指導(dǎo)思想、會議時間、會議日程、會場地點、參加人員、主席臺及會場布置、人員食宿、交通保障、報到方法、經(jīng)費預(yù)算以及會議領(lǐng)導(dǎo)組織、會議編組、入場憑證、安全措施等。有的會議還需安排參觀、錄像、報道、發(fā)獎、攝影等。會議方案經(jīng)提交領(lǐng)導(dǎo)討論審定后，即作為組織籌辦會議的依據(jù)。

（2）起草會議文件。主要包括工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、經(jīng)驗材料、匯報提綱、通知和會議須知等。會議須知的內(nèi)容比較多、比較具體，主要包括：日程安排、會議編組、作息時間、住宿房間、就餐桌位、會務(wù)組房間及電話號碼、文化生活安排、注意事項。負責(zé)起草文件的同志要特別注意四點：一是吃透上級精神、領(lǐng)會首長意圖；二是緊扣會議主題；三是了解掌握單位的情況；四是早動手、早呈送。

（3）搞好協(xié)調(diào)保障。大型會議保障任務(wù)重，要組織召開協(xié)調(diào)會，明確分工、明確時限、明確責(zé)任、明確要求。要成立籌備處，下設(shè)會務(wù)組、材料組、宣傳組、后勤保障組（包括醫(yī)務(wù)人員）、安全保衛(wèi)組等。會議開始后，籌備處即轉(zhuǎn)為大會秘書處。辦中小型會議則不必設(shè)籌備處，只需 4 固定幾個人主責(zé)會務(wù)工作即可。

（4）下發(fā)會議通知。會議通知一般包括“八要素”：即會議名稱、主要內(nèi)容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事項。注意事項主要有需要攜帶的材料或物品，提前報告與會者名單，報到的方式和時間，是帶車、還是乘坐火車和公共汽車，以便安排接站。

（5）報告上級機關(guān)。

（6）設(shè)置會場。主要是三項工作：一是布置主席臺。主要包括懸掛會標(biāo)（會標(biāo)要懸掛于主席臺前沿上方）、擺放背景、排定座次、架設(shè)并調(diào)試話筒。主席臺座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，黨的會議應(yīng)按照黨委正副書記的順序安排；行政會議，按照編制序列安排。如上級領(lǐng)導(dǎo)參加會議，應(yīng)安排中間就座，拿不準(zhǔn)的要及時請示。二是會場座區(qū)的布置。按照與會人員的多少擺放桌椅，一般要將正式出席人員安排在會場靠前和中間位置，列席人員要安排在靠后或兩邊位置。三是分會場的布置。如需分組討論或召開對口會，要設(shè)分會場，如有首長參加，要及時通知，各分會場要相對集中，不要太分散。另外，對會場的供電、供暖（冷）、音響等設(shè)備要考慮到、檢查好。要備好發(fā)電設(shè)備，以防停電。

上述各項工作，主要用于大型會議。一般性會議的承辦根據(jù)實際需要和首長指示進行。比如籌備電視電話會議，就比較簡單，只需與通信部門聯(lián)系，調(diào)試好線路信號，準(zhǔn)備好會場就可以了。召開現(xiàn)場會，會前準(zhǔn)備主要由現(xiàn)場所屬單位負責(zé)，可不間斷的到現(xiàn)場指導(dǎo)和協(xié)助準(zhǔn)備。有些大型現(xiàn)場會要與所屬單位一并準(zhǔn)備。召開例行性會議和各種小型會議時，一般不設(shè)主席臺，也不掛會標(biāo)。桌椅的擺放可根據(jù)會議的類型和人員的多少而定。會議桌可按會議要求擺成圓形、長方形或正方形，會議主持人、領(lǐng)導(dǎo)成員以及講話人的座席設(shè)在某一側(cè)的中間位置，其他與會人員可以按編制序列就座，也可以不固定位置，隨便就座。

2、會間服務(wù)工作的主要內(nèi)容和程序

（1）組織好會議報到。請假人員要及時向首長報告。要設(shè)簽到處，指定專人迎接報到人員。報到時核發(fā)會議證件和有關(guān)材料，并及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報報到情況。

（2）做好會議記錄。特別要記好首長的即席講話，重要的還要錄音，以便會后整理。如果組織討論或召開對口會，材料組人員要分頭參加，以便掌握第一手材料。

（3）做好服務(wù)工作。及時陪同領(lǐng)導(dǎo)看望與會人員；安排首長休息；組織醫(yī)務(wù)人員巡診；為與會人員訂購返程車船票等。會議期間還要做好防火、防盜、防食物中毒等工作。

3、會后主要工作

一是會議記錄的整理和領(lǐng)導(dǎo)講話、會議總結(jié)的定稿打印；二是撰寫會議紀(jì)要；三是將會議材料整理歸檔；四是清理帳目，進行會務(wù)工作總結(jié)。采集者退散

（三）承辦會務(wù)的基本要求

會務(wù)工作紛繁復(fù)雜，千頭萬緒，必須要有科學(xué)慎密的工作方法，嚴(yán)謹(jǐn)細致的工作作風(fēng)和強烈的敬業(yè)精神，做到周密計劃，精心組織，一絲不茍，才能確保萬無一失?？偨Y(jié)一些同志承辦會務(wù)工作的經(jīng)驗，結(jié)合個人的體會，我感到做好會務(wù)工作，還需要把握以下幾點：

1、著手要早。黨委領(lǐng)導(dǎo)一經(jīng)確定召開的會議，會務(wù)各項籌備工作就應(yīng)隨之展開。做到“三要”：要盡早地按照會議的中心議題，進行調(diào)查研究，搜集資料，撰寫會議材料，并呈送首長審閱，形成較高水平的會議文件。不能有會議不開材料不定的思想。要盡早地征尋群眾意見，形成成熟的工作建議，進行充分的議題準(zhǔn)備；要盡早地布置好會場、安排好食宿等，并反復(fù)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

2、抓得要細。會務(wù)工作之大忌就是“粗”、“疏”、“錯”、“漏”。在辦會這個問題上，要做到事無巨細、面面俱到、婆婆媽媽。該想的要想細，該講的要講到，該做的要安排好，確保不隙一空，不虛一時，不漏一處，不拉一人。有時幾個會連續(xù)開，要周密搞好會議的銜接。把問題想在先，把工作做在前，以確保會與會之間的緊湊性。這里也要注意一個“細”字。

3、協(xié)調(diào)要好。會務(wù)牽頭部門對會務(wù)中涉及的問題，要考慮全，事先拿出建議，請分管的領(lǐng)導(dǎo)在會務(wù)籌備會上作出明確分工和安排。在具體落實上：一要抓牽頭。各會務(wù)組的組長對領(lǐng)導(dǎo)分工的某項具體工作負全責(zé)。要明確分工，各司其職，做到任務(wù)清楚，責(zé)任到人，事有專人，人有專責(zé)，防止相互推諉扯皮。三要勤協(xié)調(diào)。由政治部門承辦的會務(wù)工作，還有賴于其它部門的通力合作和大力支持，如需要司令部管理部門提供招待所等食宿場所，后勤部的運輸部門提供車輛保障等。這就要求我們把機關(guān)的內(nèi)部關(guān)系搞密切，使之和諧、順暢。、動作要快。一般的會議從會前籌備，到會間組織，再到會后處理，大小會務(wù)工作數(shù)十項，而會期一般就幾天，可謂任務(wù)非常重，時間卻很緊。這就要求會務(wù)人員要增強時間觀念，加快工作節(jié)奏，提高工作效率。對規(guī)定時間內(nèi)完成的工作，只能按期或提前完成，決不能拖延。有的會務(wù)組人員較少，一人身兼數(shù)職，同時抓幾項工作，要甘于吃苦，盡心盡力，要多加班加點，真正做到五勤：即“腦勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”，確保優(yōu)質(zhì)高效地完成會務(wù)任務(wù)。

組織培訓(xùn)

培訓(xùn)是為了提高所屬人員的能力素質(zhì)而進行的一種學(xué)習(xí)活動。組織培訓(xùn)是政治機關(guān)的一個大項工作，搞好培訓(xùn)對于政治干部練好基本功、開闊新視野、掌握新技能，提高綜合素質(zhì)具有重要的作用。根據(jù)我的體會，組織政工培訓(xùn)應(yīng)做好六項工作：

一是年初有計劃。除根據(jù)臨時性任務(wù)組織的培訓(xùn)外，一些大的培訓(xùn)，如理論學(xué)習(xí)培訓(xùn)、“三員”集訓(xùn)、思想骨干集訓(xùn)等，年初要納入《政治工作指示》中。年初有計劃便于政工首長和機關(guān)了解工作安排，控制工作節(jié)奏，把握工作進程。也便于早打算、早準(zhǔn)備，如經(jīng)費預(yù)算、人員配備、時間安排等。

二是臨近搞調(diào)查。通常在組織培訓(xùn)前一至兩個月，就要對培訓(xùn)對象的有關(guān)情況進行調(diào)研。根據(jù)調(diào)查了解的情況確定培訓(xùn)主題。調(diào)研的主要內(nèi)容包括人員的素質(zhì)狀況、存在的主要問題及原因、解決問題的對策和措施、培訓(xùn)的方式方法等。對調(diào)查出的問題要作認真的分析。哪些是新問題，哪些是老問題，老問題解決了多少，解決到什么程度，沒解決的原因是什么，培訓(xùn)要解決的突出問題是什么，應(yīng)采取什么方法，這樣搞的培訓(xùn)針對性和實效性才會強。

三是屆時拿方案。這項工作與辦會制定會議方案有相似之處，主要是對培訓(xùn)的名稱、主旨、形式、規(guī)模、時間、地點、參訓(xùn)人員、經(jīng)費預(yù)算、組織領(lǐng)導(dǎo)、培訓(xùn)內(nèi)容、授課人員、車輛保障和衛(wèi)生保障等工作拿出具體細致的方案并報首長或辦公會審定。

四是配檔要科學(xué)。培訓(xùn)配檔是否科學(xué)，直接影響著培訓(xùn)質(zhì)效。培訓(xùn)內(nèi)容通常包括組織授課、討論、參觀、觀看錄像、組織大會交流發(fā)言、現(xiàn)場模擬等。組織授課要盡量聘請在某項工作上有特長的專業(yè)人才、專家學(xué)者或首長進行，內(nèi)容要貼近工作實際，要有指導(dǎo)性、針對性和可操作性。

五是保障要有力。保障工作主要包括食宿、接送、娛樂、安全、通信、教具等方面的內(nèi)容?！笆乘蕖币Ｕ铣缘煤?、吃得衛(wèi)生，防止食物中毒，要保證與會人員每天能喝上開水。要提前安排好與會人員的住宿，主要包括安排房間、張貼門簽等。如果受條件限制，需要自帶被褥和其他個人生活用品，要提前通知?！敖铀汀薄f(xié)調(diào)好車輛安排好接送站、提前預(yù)訂車票?！皧蕵贰?。條件允許或培訓(xùn)時間較長時，要給與會人員增訂和調(diào)整報紙，組織收看新聞或安排文藝晚會等?！鞍踩?。要采取必要的安全措施，防止培訓(xùn)材料和住室物品丟失被盜?！巴ㄐ拧薄８鶕?jù)培訓(xùn)需要，為參訓(xùn)人員的住室或教室增設(shè)電話?！敖叹摺?。主要指擴音設(shè)備、多媒體、黑板等。

六是組織要嚴(yán)密。培訓(xùn)的組織主要包括訓(xùn)前、訓(xùn)中、訓(xùn)后三個階段。培訓(xùn)前的組織主要是指根據(jù)參訓(xùn)人員所乘車次時間，安排專人接站。在人員到齊后召開預(yù)備會。會議的主要內(nèi)容是介紹培訓(xùn)的指導(dǎo)思想和目的、籌備情況、計劃安排、注意事項，征求辦班的意見和建議，提出明確要求。培訓(xùn)期間的組織主要包括每次上課前工作人員都要檢查課堂設(shè)置和設(shè)備，然后組織人員入場，清點并報告到課人數(shù)，掌握并隨時調(diào)控好音響、溫度、燈光等，督促服務(wù)人員倒水，組織課間休息和退場。需要進行分組討論和自學(xué)的，還要安排好學(xué)習(xí)室并統(tǒng)一組織休息。業(yè)余時間要組織參訓(xùn)人員收看新聞、讀報、看錄相，防止人員失控。培訓(xùn)結(jié)束時的組織主要有三點：①培訓(xùn)結(jié)束前兩至三天預(yù)購車票，并按車次和乘車時間進行編組，安排車輛送站。②組織好培訓(xùn)材料的回收整理工作。培訓(xùn)人員不應(yīng)帶走的文件材料，在培訓(xùn)結(jié)束時，應(yīng)予以收回，防止失泄密。對因特殊情況而缺交、漏交的要跟蹤回收，不留死角。對培訓(xùn)用品，借來的應(yīng)立即歸還，自購的應(yīng)妥善放置，以備下次再用。對會議期間形成的一切文件材料（包括主持詞和發(fā)言記錄等）要系統(tǒng)排列，裝訂成冊，留作資料，一般應(yīng)裝兩至三套，一套留存，其它留作備用。③及時結(jié)清帳目。培訓(xùn)結(jié)束后，組訓(xùn)人員要抓緊與保障單位結(jié)清一切費用。對凡屬已列入培訓(xùn)預(yù)算或預(yù)算外開支應(yīng)納入培訓(xùn)班報銷的經(jīng)費，都要做出處置，不要有遺留問題。

綜上所述，要成為一名稱職的機關(guān)干部，真正擔(dān)負起“智囊”和“外腦”的責(zé)任，必須具備“快、準(zhǔn)、細、嚴(yán)、實”的工作作風(fēng)。所謂“快”，就是反應(yīng)快，行動快，辦事干凈利索，雷厲風(fēng)行；所謂“準(zhǔn)”，就是準(zhǔn)確掌握和反映情況，正確領(lǐng)會黨委、首長的意圖；所謂“細”，就是干任何工作都要認真細致、嚴(yán)謹(jǐn)周密、一絲不茍；所謂“嚴(yán)”，就是嚴(yán)格按政策規(guī)定辦事，嚴(yán)守規(guī)矩，嚴(yán)于律己；所謂“實”，就是思想作風(fēng)、工作作風(fēng)扎實，辦任何事情都要到邊、到量、到位。

第四篇：辦文、辦事、辦會工作程序和規(guī)范

辦文、辦事、辦會工作程序和規(guī)范

辦文、辦事、辦會工作程序和規(guī)范

為進一步完善局系統(tǒng)工作機制，嚴(yán)格工作程序，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高工作效率和服務(wù)水平，促進各項工作規(guī)范化、制度化運行，確保政令暢通和機關(guān)工作高效、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，根據(jù)中省市相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局實際，現(xiàn)就進一步規(guī)范局機關(guān)辦文、辦事、辦會工作程序通知如下：

一、辦文程序和規(guī)范

（一）收文辦理程序和規(guī)范

1、簽收、登記、擬辦。局機關(guān)公文處理一律由局秘書科統(tǒng)一負責(zé)。凡上級來文，屬“三密”文件的，按保密規(guī)定辦理；屬平件的，由秘書科專職人員拆封、登記（登記內(nèi)容包括來文單位、來文時間、原文件號、文件標(biāo)題、來文份數(shù)、分送范圍、初送擬辦人）、編收文流水號，當(dāng)日送秘書科科長提出擬辦意見。

2、分辦、傳閱。秘書科科長簽署擬辦意見后，由專職文秘人員呈送局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。

3、承辦。按照局領(lǐng)導(dǎo)的閱批意見，秘書科文秘人員及時送交相關(guān)科室承辦落實,需直屬單位辦理的文件，由秘書科負責(zé)將局領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見一個工作日內(nèi)轉(zhuǎn)送承辦單位辦理。

4、催辦、查辦。公文處理需要批復(fù)、答復(fù)、報告結(jié)果的請示、督辦件等，原則上一周內(nèi)（特殊情況除外）辦結(jié)。在公文承辦過程中，監(jiān)察室協(xié)助秘書科負責(zé)催辦、查辦工作，直至辦結(jié)。對回復(fù)結(jié)果的函件，由承辦科室及時向局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，按時限要求反饋辦理情況。文件辦結(jié)后，承辦科室要及時消號并將完整的往來辦理件送還秘書科歸檔。

5、立卷、歸檔。公文辦結(jié)后，由秘書科專職人員將辦理過程中領(lǐng)導(dǎo)批示、會商及落實等能反映公文辦理全過程的原始件妥善收集、保管整理，按文書歸檔標(biāo)準(zhǔn)要求立卷、歸檔。

6、來文辦理的其他要求

（1）對于上級來文，由秘書科科長提出擬辦意見，文秘人員分別將文件裝入“批辦件”文件夾、“批閱件”文件夾，涉密文件由秘書科專職人員分別裝入文件夾，及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。

（2）傳遞公文按先閱辦后閱知、先主辦后協(xié)辦的順序進行。

（3）除分辦人標(biāo)注“另送”者外，一般應(yīng)按順序傳遞。如遇領(lǐng)導(dǎo)外出，可超順序傳遞，領(lǐng)導(dǎo)回來后補簽相關(guān)手續(xù)。

（4）緊急公文應(yīng)隨到隨辦，并視緊急程度，不得耽擱，如遇領(lǐng)導(dǎo)外出等特殊情況應(yīng)由秘書科專職人員在第一時間報告秘書科科長，再由秘書科科長電話聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并按領(lǐng)導(dǎo)指示督辦落實。

（5）經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)閱批，并有明確辦理意見的辦理件，歸口有關(guān)單位、科室處理后，應(yīng)及時將辦結(jié)的公文送交秘書科文件專管人員，其他傳閱件按照規(guī)定要求傳閱完后由秘書科專職人員統(tǒng)一保管。

（6）對未經(jīng)秘書科簽收、登記的上級來文，原則上局領(lǐng)導(dǎo)、秘書科科長一般不簽署閱批、擬辦意見。因特殊原因局領(lǐng)導(dǎo)已簽署意見的，秘書科應(yīng)及時補辦簽收、登記辦理手續(xù)。

（7）對直屬各單位、局機關(guān)各科室報送的上行文件，一律由秘書科采取歸口辦理制度。凡需向市委、市政府或市委辦市政府辦報送的報告、請示等公文，應(yīng)先送交局秘書科登記，由秘書科分呈局領(lǐng)導(dǎo)閱示、報送簽發(fā)，不得將文件資料直接報市級領(lǐng)導(dǎo)個人（市上領(lǐng)導(dǎo)有特殊要求的除外），如遇特殊情況已直送市委、市政府并有市領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，應(yīng)及時將情況報告局主要領(lǐng)導(dǎo)，并告知局秘書科科長。

（8）對下列情況的公文秘書科不予受理，并由秘書科及時負責(zé)退回報送單位。退文時，秘書科要填寫“退文單”并陳述理由，經(jīng)秘書科長把關(guān)簽字。不予受理的文件是：①公文內(nèi)容與國家現(xiàn)行法律、法規(guī)及黨和政府的方針政策不符的；②多頭主送、越級上報的；③屬于本部門、局直屬單位和局機關(guān)科室職權(quán)范圍可辦理的；④需與相關(guān)部門（單位）協(xié)調(diào)而未經(jīng)協(xié)調(diào)的；⑤反映問題模糊、請示的內(nèi)容含混不清、行文不規(guī)范、文面不清、報文程序不符合要求的。⑥項目經(jīng)費未列入計劃、會議決議或領(lǐng)導(dǎo)批示的。⑦簽署合同協(xié)議未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字、乙方未簽字蓋章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文經(jīng)相關(guān)基層單位和科室修改、完善后秘書科再予以辦理。

（二）發(fā)文辦理程序和規(guī)范

嚴(yán)格按照以局名義“起草—審核—報批—再核—簽發(fā)—印制—報送—存檔”的順序，履行必要程序，規(guī)范辦文流程。起草單位代擬文稿一律先送分管領(lǐng)導(dǎo)，再送局秘書科校訂，一般不得直接送局主要領(lǐng)導(dǎo)同志閱批。

1.起草。公文主辦科室（單位）根據(jù)工作需要或領(lǐng)導(dǎo)要求，確定公文種類，完成公文初稿。

2.審核。公文初稿由主辦科室（單位）負責(zé)人審核同意后，報秘書科校核，公文內(nèi)容由經(jīng)辦單位、科室負責(zé)校核；體例格式、主題詞標(biāo)引和文字表述由秘書科負責(zé)進一步規(guī)范；公文發(fā)送范圍、等級、密級由經(jīng)辦單位提出，秘書科校核。校核時如發(fā)現(xiàn)不符合辦文程序，內(nèi)容有不妥之處的文件，應(yīng)及時向擬稿單位、科室提出修改或處理意見。

3.報批。確需行文的，由公文主辦科室（單位）根據(jù)秘書科意見進行修改完善，由專職管理人員登記填寫發(fā)文審批單，依次呈報領(lǐng)導(dǎo)審核。

4.再核。公文主辦科室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見需要做較大修改的，由公文主辦科室先作修改完善，再將修改后的文稿、電子文本以及領(lǐng)導(dǎo)批示的文稿一并報秘書科再進行校核。凡屬規(guī)范性文件，必須事先與市政府法制辦溝通。

5.簽發(fā)。主辦科室（單位）將樣稿及修改審核的文件報送局秘書科，由秘書科報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核后，最后由局長簽發(fā)。

6.印制。公文的印制由秘書科負責(zé)監(jiān)督，實行“誰呈報，誰印制”的原則。需要以局名義印發(fā)的公文，經(jīng)過辦文程序批準(zhǔn)印發(fā)的，由呈報單位或科室承擔(dān)印制任務(wù)。印制文件要嚴(yán)格按照秘書科提供的印制標(biāo)準(zhǔn)、份數(shù)進行，印制清樣后要交秘書科審核，審核合格的由呈報科室付印。

7.蓋章。以局名義發(fā)送的公文，一律加蓋局印章，并經(jīng)局長、黨委書記同意簽發(fā)。秘書科印章管理人員要對印制的公文與文稿檢查校對無異后方可用印。

8.分發(fā)。按照領(lǐng)導(dǎo)批示意見，根據(jù)公文要求發(fā)紙介文件或電子文件。電子文件由局政務(wù)信息專管員負責(zé)制作、發(fā)布；紙介文件由公文主辦部門（單位）按規(guī)定渠道和發(fā)放范圍分發(fā)報送。

9.歸檔。凡以局名義產(chǎn)生的文件（含資料、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報告、專項匯報等）都一律歸檔。各基層單位和機關(guān)各科室代局?jǐn)M的文件連同底稿、附件等一律交秘書科負責(zé)存檔，存檔內(nèi)容為：（1）領(lǐng)導(dǎo)批示原件；（2）文件簽發(fā)單；（3）紙質(zhì)公文2份；（4）word格式電子文本。

（三）注意事項

1.局屬各單位、局機關(guān)各科室因工作需要或領(lǐng)導(dǎo)指示、會議決議等行文，要嚴(yán)格按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定執(zhí)行。局受理請示、報告類公文范圍一般為：局直屬各基層單位、科室、有關(guān)部門單位。越級報送或與本部門職能無關(guān)的，一般不予受理（局機關(guān)各科室不直接向本級行文，需請示報告事項，直接反饋面對面請示報告）。所有報送市委、市政府的公文，均應(yīng)經(jīng)局秘書科按公文處理程序辦理，局直屬各單位不能向市委、市政府直接報文或報告工作。

2.文種使用。請示必須一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其它機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。報告不得夾帶請示事項，送閱件只作閱知處理。

3.公文撰寫。請示、報告要文字精煉、表達清楚，實事求是。需要市政府或局答復(fù)的，要提出初步意見和建議。請示件的附注中一定要留有聯(lián)系人的姓名、辦公電話和手機號碼，以便聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決。

凡邀請市政府領(lǐng)導(dǎo)出席的會議、活動的請示，要說明會議、活動的基本情況，并附有活動議程方案，且由專人負責(zé)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)。

4.行文格式。凡是上報市委（辦）、政府（辦）和局或需經(jīng)市政府常務(wù)會議研究的材料要統(tǒng)一格式，一律用a4紙張打印，原則上以正式文件形式印制，公文要素齊全，表述準(zhǔn)確，不得出現(xiàn)格式方面的錯誤。

5.協(xié)調(diào)會簽。在職權(quán)范圍內(nèi)可以解決的不得行文請示；請示、報告事項涉及其它部門時，應(yīng)當(dāng)協(xié)商一致后會簽上報，經(jīng)協(xié)商意見仍不一致的，主辦科室要將各方面意見一并報告分管領(lǐng)導(dǎo)和局長，由局領(lǐng)導(dǎo)審定，不能自作主張。

（四）從嚴(yán)控制發(fā)文數(shù)量，提高辦文效率。

對法律、法規(guī)和規(guī)章已有明確規(guī)定的，一律不再發(fā)文；通過簡報、便函、傳真或電話、面商可以解決的，原則上不正式發(fā)文。

一般公文的擬稿，24小時內(nèi)完成；重要公文的擬稿，3天之內(nèi)完成，特殊情況按要求時限內(nèi)完成。為了減少報送公文的人力、物力等資源浪費，降低成本，提高效率，能夠通過城建網(wǎng)或政府內(nèi)網(wǎng)傳輸?shù)墓膶嵭须娮庸木W(wǎng)上傳輸，不再印發(fā)紙質(zhì)文件。凡上級要求提供數(shù)據(jù)信息的非正式材料，原則上以電子版或紙質(zhì)形式傳送，一般不掛文頭、文號。

二、辦事程序和規(guī)范

（一）局領(lǐng)導(dǎo)按照分工負責(zé)制履行職責(zé)，有職有權(quán)，職責(zé)分明，各負其責(zé)，勇于負責(zé)。

局領(lǐng)導(dǎo)班子成員對分管工作中的重要情況或重大事項要按照有關(guān)規(guī)定及時向局長報告，并提出解決問題的方案和建議。局機關(guān)科室和單位實行分級管理，一級對一級負責(zé)。各單位各科室需市政府協(xié)調(diào)解決的問題，應(yīng)報請局分管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)審定，并報局長同意后再向市政府分管領(lǐng)導(dǎo)專題請示匯報；特別重大事項由局主要領(lǐng)導(dǎo)向市政府主要領(lǐng)導(dǎo)請示匯報。原則上不得越級匯報。

（二）向市上領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要采取“預(yù)約制”。

各科室及各單位領(lǐng)導(dǎo)需向市政府領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面請示、匯報工作的，除報經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)同意或安排指派、市政府領(lǐng)導(dǎo)直接點名約見外，應(yīng)先與市政府辦公室取得聯(lián)系，并告知具體事由，共同提出擬辦意見，由市政府辦公室與市政府領(lǐng)導(dǎo)約定地點及時間后，方可見面。各單位、各科室一般不得直接向市領(lǐng)導(dǎo)報告工作。

（三）市政府迎接上級的綜合性、全局性的檢查活動，由市政府辦公室承辦，我局協(xié)辦的，局相關(guān)單位和科室要積極協(xié)助、配合。

以局名義組織的各項具體活動，由各業(yè)務(wù)科室（單位）牽頭負責(zé)擬定活動組織實施方案，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，按方案組織實施，并按方案分工，各負其責(zé)落實好相關(guān)文字材料、活動現(xiàn)場、會務(wù)組織、食宿保障等各環(huán)節(jié)的工作，局秘書科負責(zé)協(xié)調(diào)、督辦落實。

（四）實行會議決議落實督辦制。

各單位、各科室必須堅決貫徹市委、市政府和局的決議、決定，對于市上和局的重要重大會議精神要立即轉(zhuǎn)達和貫徹落實，凡是決議的事項必須無條件執(zhí)行，并及時報送涉及本單位、本科室承擔(dān)工作任務(wù)或落實會議精神情況的反饋信息。對于市政府和局里的工作部署及重大決策，局秘書科和監(jiān)察室要積極認真負責(zé)地督辦落實，按時發(fā)送督辦單、通報落實情況。局定期對局領(lǐng)導(dǎo)、直屬單位負責(zé)人、機關(guān)科室負責(zé)人參會情況予以通報。

（五）對于來機關(guān)辦理具體事務(wù)的職工群眾，各科室要積極接待、文明辦公，能立即解決的必須立即解決，一時解決不了的要認真耐心解釋，盡量讓群眾滿意而歸。

凡沒有正當(dāng)理由拖延辦理、貽誤時機、傷害群眾感情、造成一定影響的，要追究科室負責(zé)同志和經(jīng)辦人的責(zé)任。對群眾來信來訪，做到件件有著落。

（六）凡需以局名義出具證明、介紹信、通行證的，一律要有所在科室或單位出具的證明、介紹信，并經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)同意，由秘書科酌情給予辦理。

（七）凡需外出考察學(xué)習(xí)，無論是局領(lǐng)導(dǎo)、直屬單位、機關(guān)科室，都必須提前報告，經(jīng)過嚴(yán)格審批。

事前要上報考察學(xué)習(xí)方案，方案包括：考察的目的、人數(shù)、時間、地點、線路、經(jīng)費及交通工具等內(nèi)容，經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)審批后方可成行。外出前必須到局秘書科登記備案，同時要將配備的公車和司機移交秘書科車管干部管理。事中要及時報告考察學(xué)習(xí)的情況，事后向局寫出書面考察報告。

（八）局領(lǐng)導(dǎo)要按照分工和工作需要，積極參加市上或市直部門組織召開的會議，會后要及時匯報、傳達、落實會議精神。

凡局長指定局領(lǐng)導(dǎo)班子成員或科室負責(zé)人參加的緊急會議，參加會議的局領(lǐng)導(dǎo)或科室負責(zé)人必須按時參加，會后要及時傳達匯報會議精神，并督促會議精神落實到位。

三、辦會程序和規(guī)范

(一)會議類別

局實行行政工作例會、局領(lǐng)導(dǎo)班子成員碰頭會、局黨委會和局專題會議制度，并視情況召開全局性工作會議，動員部署工作。

為便于組織和管理，將局召開的會議按會議內(nèi)容、出席人員分為三類。

1、一類會議：①局黨委會，不定時召開，由黨委書記主持，主要研究討論“三重一大”等重要重大工作事項，作出全局性的重要決議，局黨委成員參加，必要時召開擴大會，或相關(guān)人員列席參加；②局領(lǐng)導(dǎo)班子成員碰頭會，每半月召開一次，由局長主持，主要研究分析部署綜合性、階段性重要工作，協(xié)調(diào)安排布置重要工作任務(wù)，主要是局領(lǐng)導(dǎo)班子成員參加，必要時按會議要求通知相關(guān)單位、科室負責(zé)人參加；③局行政工作例會，每半月召開一次，由局長或局長委托的副局長主持，主要是聽取工作匯報，協(xié)調(diào)安排講評半月工作，安排部署階段性突擊性重點工作，主要是局領(lǐng)導(dǎo)班子成員、局機關(guān)各科室、直屬各單位主要負責(zé)人參加，必要時通知相關(guān)人員參加。

2、二類會議：局大型綜合性全局性會議，根據(jù)工作需要召開，局長、黨委書記出席，局分管領(lǐng)導(dǎo)主持，局領(lǐng)導(dǎo)班子成員、局系統(tǒng)副科以上干部或黨員代表、職工代表參加，主要是動員部署、總結(jié)表彰某一方面的重要工作。由局秘書科組織實施，會前擬定方案。

3、三類會議：專題工作會議，主要是研究討論、分析、總結(jié)、協(xié)調(diào)解決城市建設(shè)維護管理等具體工作和問題。局機關(guān)各科室召集的專業(yè)會議，由各科室自行組織。以局名義、局領(lǐng)導(dǎo)指定或局有關(guān)會議決定要召開的專題會，由局分管領(lǐng)導(dǎo)主持，相關(guān)科室負責(zé)人參加并組織實施，需局長出席的要事前及時請示報告，需要直屬單位有關(guān)科室或市直有關(guān)部門等參加的，要及時通知，會后要及時將情況由主持會議人員向局長匯報。

局黨委書記主持的黨委會和局長主持的領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會和行政工作例會，原則上會議地點設(shè)在局一樓會議室。二類和三類會議地點根據(jù)情況由局秘書科或有關(guān)科室協(xié)調(diào)安排通知。局領(lǐng)導(dǎo)班子成員碰頭會和局行政工作例會，逢周一交叉召開，時間固定在周一早8：45，會議時間、地點有變化時另行通知。

（二）各類會議的審批

一類會議的審批：①召開局黨委會由黨委書記提議，與局黨委委員事前通氣后召開；②召開局領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會和行政工作例會由局長批準(zhǔn)和主持，原則上單周召開領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會，半月召開一次局行政工作例會，局長因故外出時由局長委托人主持。

二類會議的審批：由局長、各分管領(lǐng)導(dǎo)、秘書科根據(jù)工作需要提議，由秘書科擬定會議方案，經(jīng)局長審批。

三類會議的審批：由局各分管領(lǐng)導(dǎo)或科室負責(zé)人提議，會議主辦科室填報《會議呈報單》，交秘書科根據(jù)申請和局總體工作安排，提出會議安排的初步意見，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報局主要領(lǐng)導(dǎo)審批，局秘書科備案。

（三）會務(wù)工作組織程序和職責(zé)分工

1、一類會議即局黨委會議、局領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會議、局行政工作例會統(tǒng)一由局秘書科負責(zé)會務(wù)籌辦工作，秘書科會前收集征求協(xié)調(diào)局領(lǐng)導(dǎo)成員議題和意見，經(jīng)局長審定后，列出會議議題，上會研究解決。會議通知、會場座次、會場會標(biāo)、會議簽到及會議材料的起草、印制、分發(fā)、會議記錄由秘書科指定專人分工負責(zé)落實。

2、二類會議即大型綜合性、全局性會議的會務(wù)工作依照有關(guān)規(guī)定要求以及市政府和局主要領(lǐng)導(dǎo)的指示，在局分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，專門成立的會務(wù)組織機構(gòu)具體負責(zé)組織實施，有關(guān)科室予以協(xié)助。會議通知、會場座次、會場會標(biāo)、會議簽到及會議材料的起草、印制及會議材料分發(fā)由秘書科負責(zé)；會場衛(wèi)生、服務(wù)工作、盆景花卉擺放、音響調(diào)試等由會務(wù)場地保障組負責(zé)。

3、三類會議即局專題工作會議的會務(wù)工作由主辦科室負責(zé)，按程序辦理，并負責(zé)會務(wù)承辦，包括文字材料、會議通知、會場布置、簽到、會務(wù)服務(wù)、會后會議紀(jì)要的起草下發(fā)等，局秘書科協(xié)助。

（四）其他需要明確的問題

1、會議議題

凡局以正式文件報市政府的請示、報告，局主要領(lǐng)導(dǎo)直接提議或局直接報送的匯報材料，需要提交市政府常務(wù)會議研究的，秘書科按規(guī)定程序運作，由議題相關(guān)科室提供相應(yīng)數(shù)量的書面材料及電子版報秘書科收集，待有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批匯總后，按工作規(guī)則辦理。需要局一定會議研究解決的會議議題必須由相關(guān)科室研究討論并報局分管領(lǐng)導(dǎo)審核后方可送達秘書科，如內(nèi)容涉及其他相關(guān)部門，必須事先征求相關(guān)部門意見，如有異議應(yīng)將不同意見注明，原則上不臨時動議。

2、電視電話會議

上級召開的大型電視電話會議，綜合性的電視電話會議由秘書科根據(jù)市上通知要求，負責(zé)聯(lián)系安排落實與會人員；專業(yè)性電視電話會議由對口分管科室聯(lián)系安排落實與會人員。參加會議人員要積極主動參加會議，并負責(zé)及時傳達貫徹好會議精神。

3、各類會議紀(jì)要

局黨委會議、局行政工作例會及綜合性的會議紀(jì)要由局長、黨委書記簽發(fā)，秘書科負責(zé)起草印制、分發(fā)。專題會議紀(jì)要一般由主持會議的局領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)，重要性專題會議，在印發(fā)紀(jì)要前，對議定的事項須報經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)審定；具體承辦科室負責(zé)專題會議紀(jì)要的撰寫、擬稿、起草，秘書科負責(zé)編號、分發(fā)。

（五）控制會議數(shù)量和規(guī)模

大力精簡會議。堅持務(wù)實、節(jié)儉、高效的原則，提倡少開會、開短會。可開可不開的會議，堅決不開；可歸口召開的會議，合并召開；可由各業(yè)務(wù)科室或單位聯(lián)合召開的會議，不以局名義召開。實行會議計劃管理，從嚴(yán)控制以局名義召開的會議，嚴(yán)格執(zhí)行會議審批制度。未列入計劃的會議，一般不得召開，確需召開的，須報請局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。已經(jīng)發(fā)文部署的工作，一般不再召開會議部署。除局召開的全局性綜合性重要會議外，不安排局主要領(lǐng)導(dǎo)出席會議；專題工作會議，只安排局主管領(lǐng)導(dǎo)出席，其他領(lǐng)導(dǎo)一般不陪會。各直屬單位召開的一般性工作會議，局領(lǐng)導(dǎo)不出席。

（六）嚴(yán)肅會議紀(jì)律

為確保會議效果，嚴(yán)肅會議紀(jì)律，參加會議人員要做到“五不準(zhǔn)”：①不準(zhǔn)接打電話，手機必須關(guān)閉或調(diào)至震動狀態(tài)；②不準(zhǔn)交頭接耳；③不準(zhǔn)隨便走動；④不準(zhǔn)遲到早退；⑤不準(zhǔn)隨意更換參會人員，確因故不能參加的，調(diào)換參會人員需提前請示并經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可換人，會議簽到必須填寫實際參會人員的姓名。

嚴(yán)格會議請假制度。非上級會議、公務(wù)外出，一般不得請假。因故、因病等原因不能出席會議的，應(yīng)提前向局主要領(lǐng)導(dǎo)或局分管領(lǐng)導(dǎo)請假，準(zhǔn)假后方可不參加會議，并告知會議籌備人。未經(jīng)批準(zhǔn)缺席的，缺席者于會后一天內(nèi)應(yīng)向會議召集人書面說明情況，作出檢查。

以上局機關(guān)辦文、辦事、辦會工作程序和規(guī)范，請各單位、各科室，特別是局系統(tǒng)各級領(lǐng)導(dǎo)認真執(zhí)行。

本通知規(guī)范事項各單位可參照執(zhí)行，執(zhí)行運行情況請及時報局，以便進一步修改完善。

第五篇：辦文、辦事、辦會工作程序和規(guī)范

辦文、辦事、辦會工作程序和規(guī)范

為進一步完善局系統(tǒng)工作機制，嚴(yán)格工作程序，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高工作效率和服務(wù)水平，促進各項工作規(guī)范化、制度化運行，確保政令暢通和機關(guān)工作高效、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，根據(jù)中省市相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局實際，現(xiàn)就進一步規(guī)范局機關(guān)辦文、辦事、辦會工作程序通知如下：

一、辦文程序和規(guī)范

（一）收文辦理程序和規(guī)范

1、簽收、登記、擬辦。局機關(guān)公文處理一律由局秘書科統(tǒng)一負責(zé)。凡上級來文，屬“三密”文件的，按保密規(guī)定辦理；屬平件的，由秘書科專職人員拆封、登記（登記內(nèi)容包括來文單位、來文時間、原文件號、文件標(biāo)題、來文份數(shù)、分送范圍、初送擬辦人）、編收文流水號，當(dāng)日送秘書科科長提出擬辦意見。

2、分辦、傳閱。秘書科科長簽署擬辦意見后，由專職文秘人員呈送局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。

3、承辦。按照局領(lǐng)導(dǎo)的閱批意見，秘書科文秘人員及時送交相關(guān)科室承辦落實,需直屬單位辦理的文件，由秘書科負責(zé)將局領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見一個工作日內(nèi)轉(zhuǎn)送承辦單位辦理。

4、催辦、查辦。公文處理需要批復(fù)、答復(fù)、報告結(jié)果的請示、督辦件等，原則上一周內(nèi)（特殊情況除外）辦結(jié)。在公文承辦過程中，監(jiān)察室協(xié)助秘書科負責(zé)催辦、查辦工作，直至辦結(jié)。對回復(fù)結(jié)果的函件，由承辦科室及時向局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，按時限要求反饋辦理情況。文件辦結(jié)后，承辦科室要及時消號并將完整的往來辦理件送還秘書科歸檔。

5、立卷、歸檔。公文辦結(jié)后，由秘書科專職人員將辦理過程中領(lǐng)導(dǎo)批示、會商及落實等能反映公文辦理全過程的原始件妥善收集、保管整理，按文書歸檔標(biāo)準(zhǔn)要求立卷、歸檔。

6、來文辦理的其他要求

（1）對于上級來文，由秘書科科長提出擬辦意見，文秘人員分別將文件裝入“批辦件”文件夾、“批閱件”文件夾，涉密文件由秘書科專職人員分別裝入文件夾，及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。

（2）傳遞公文按先閱辦后閱知、先主辦后協(xié)辦的順序進行。

（3）除分辦人標(biāo)注“另送”者外，一般應(yīng)按順序傳遞。如遇領(lǐng)導(dǎo)外出，可超順序傳遞，領(lǐng)導(dǎo)回來后補簽相關(guān)手續(xù)。

（4）緊急公文應(yīng)隨到隨辦，并視緊急程度，不得耽擱，如遇領(lǐng)導(dǎo)外出等特殊情況應(yīng)由秘書科專職人員在第一時間報告秘書科科長，再由秘書科科長電話聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并按領(lǐng)導(dǎo)指示督辦落實。

（5）經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)閱批，并有明確辦理意見的辦理件，歸口有關(guān)單位、科室處理后，應(yīng)及時將辦結(jié)的公文送交秘書科文件專管人員，其他傳閱件按照規(guī)定要求傳閱完后由秘書科專職人員統(tǒng)一保管。

（6）對未經(jīng)秘書科簽收、登記的上級來文，原則上局領(lǐng)導(dǎo)、秘書科科長一

般不簽署閱批、擬辦意見。因特殊原因局領(lǐng)導(dǎo)已簽署意見的，秘書科應(yīng)及時補辦簽收、登記辦理手續(xù)。

（7）對直屬各單位、局機關(guān)各科室報送的上行文件，一律由秘書科采取歸口辦理制度。凡需向市委、市政府或市委辦市政府辦報送的報告、請示等公文，應(yīng)先送交局秘書科登記，由秘書科分呈局領(lǐng)導(dǎo)閱示、報送簽發(fā)，不得將文件資料直接報市級領(lǐng)導(dǎo)個人（市上領(lǐng)導(dǎo)有特殊要求的除外），如遇特殊情況已直送市委、市政府并有市領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，應(yīng)及時將情況報告局主要領(lǐng)導(dǎo)，并告知局秘書科科長。

（8）對下列情況的公文秘書科不予受理，并由秘書科及時負責(zé)退回報送單位。退文時，秘書科要填寫“退文單”并陳述理由，經(jīng)秘書科長把關(guān)簽字。不予受理的文件是：①公文內(nèi)容與國家現(xiàn)行法律、法規(guī)及黨和政府的方針政策不符的；②多頭主送、越級上報的；③屬于本部門、局直屬單位和局機關(guān)科室職權(quán)范圍可辦理的；④需與相關(guān)部門（單位）協(xié)調(diào)而未經(jīng)協(xié)調(diào)的；⑤反映問題模糊、請示的內(nèi)容含混不清、行文不規(guī)范、文面不清、報文程序不符合要求的。⑥項目經(jīng)費未列入計劃、會議決議或領(lǐng)導(dǎo)批示的。⑦簽署合同協(xié)議未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字、乙方未簽字蓋章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文經(jīng)相關(guān)基層單位和科室修改、完善后秘書科再予以辦理。

（二）發(fā)文辦理程序和規(guī)范

嚴(yán)格按照以局名義“起草—審核—報批—再核—簽發(fā)—印制—報送—存檔”的順序，履行必要程序，規(guī)范辦文流程。起草單位代擬文稿一律先送分管領(lǐng)導(dǎo)，再送局秘書科校訂，一般不得直接送局主要領(lǐng)導(dǎo)同志閱批。

1.起草。公文主辦科室（單位）根據(jù)工作需要或領(lǐng)導(dǎo)要求，確定公文種類，完成公文初稿。

2.審核。公文初稿由主辦科室（單位）負責(zé)人審核同意后，報秘書科校核，公文內(nèi)容由經(jīng)辦單位、科室負責(zé)校核；體例格式、主題詞標(biāo)引和文字表述由秘書科負責(zé)進一步規(guī)范；公文發(fā)送范圍、等級、密級由經(jīng)辦單位提出，秘書科校核。校核時如發(fā)現(xiàn)不符合辦文程序，內(nèi)容有不妥之處的文件，應(yīng)及時向擬稿單位、科室提出修改或處理意見。

3.報批。確需行文的，由公文主辦科室（單位）根據(jù)秘書科意見進行修改完善，由專職管理人員登記填寫發(fā)文審批單，依次呈報領(lǐng)導(dǎo)審核。

4.再核。公文主辦科室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見需要做較大修改的，由公文主辦科室先作修改完善，再將修改后的文稿、電子文本以及領(lǐng)導(dǎo)批示的文稿一并報秘書科再進行校核。凡屬規(guī)范性文件，必須事先與市政府法制辦溝通。

5.簽發(fā)。主辦科室（單位）將樣稿及修改審核的文件報送局秘書科，由秘書科報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核后，最后由局長簽發(fā)。

6.印制。公文的印制由秘書科負責(zé)監(jiān)督，實行“誰呈報，誰印制”的原則。需要以局名義印發(fā)的公文，經(jīng)過辦文程序批準(zhǔn)印發(fā)的，由呈報單位或科室承擔(dān)印制任務(wù)。印制文件要嚴(yán)格按照秘書科提供的印制標(biāo)準(zhǔn)、份數(shù)進行，印制清樣后要交秘書科審核，審核合格的由呈報科室付印。

7.蓋章。以局名義發(fā)送的公文，一律加蓋局印章，并經(jīng)局長、黨委書記同意簽發(fā)。秘書科印章管理人員要對印制的公文與文稿檢查校對無異后方可用印。

8.分發(fā)。按照領(lǐng)導(dǎo)批示意見，根據(jù)公文要求發(fā)紙介文件或電子文件。電子文件由局政務(wù)信息專管員負責(zé)制作、發(fā)布；紙介文件由公文主辦部門（單位）按規(guī)定渠道和發(fā)放范圍分發(fā)報送。

9.歸檔。凡以局名義產(chǎn)生的文件（含資料、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報告、專項匯報等）都一律歸檔。各基層單位和機關(guān)各科室代局?jǐn)M的文件連同底稿、附件等一律交秘書科負責(zé)存檔，存檔內(nèi)容為：（1）領(lǐng)導(dǎo)批示原件；（2）文件簽發(fā)單；（3）紙介公文2份；（4）word格式電子文本。

（三）注意事項

1.局屬各單位、局機關(guān)各科室因工作需要或領(lǐng)導(dǎo)指示、會議決議等行文，要嚴(yán)格按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定執(zhí)行。局受理請示、報告類公文范圍一般為：局直屬各基層單位、科室、有關(guān)部門單位。越級報送或與本部門職能無關(guān)的，一般不予受理（局機關(guān)各科室不直接向本級行文，需請示報告事項，直接反饋面對面請示報告）。所有報送市委、市政府的公文，均應(yīng)經(jīng)局秘書科按公文處理程序辦理，局直屬各單位不能向市委、市政府直接報文或報告工作。

2.文種使用。請示必須一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其它機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。報告不得夾帶請示事項，送閱件只作閱知處理。

3.公文撰寫。請示、報告要文字精煉、表達清楚，實事求是。需要市政府或局答復(fù)的，要提出初步意見和建議。請示件的附注中一定要留有聯(lián)系人的姓名、辦公電話和手機號碼，以便聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決。

凡邀請市政府領(lǐng)導(dǎo)出席的會議、活動的請示，要說明會議、活動的基本情況，并附有活動議程方案，且由專人負責(zé)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)。

4.行文格式。凡是上報市委（辦）、政府（辦）和局或需經(jīng)市政府常務(wù)會議研究的材料要統(tǒng)一格式，一律用A4紙張打印，原則上以正式文件形式印制，左側(cè)裝訂，每頁26行（不含頁碼），每行28字，大標(biāo)題采用2號方正小標(biāo)宋簡體，正文為3號國標(biāo)仿宋字體，由部門（單位）負責(zé)人簽發(fā)，必須加蓋公章。公文要素齊全，表述準(zhǔn)確，不得出現(xiàn)格式方面的錯誤。

5.協(xié)調(diào)會簽。在職權(quán)范圍內(nèi)可以解決的不得行文請示；請示、報告事項涉及其它部門時，應(yīng)當(dāng)協(xié)商一致后會簽上報，經(jīng)協(xié)商意見仍不一致的，主辦科室要將各方面意見一并報告分管領(lǐng)導(dǎo)和局長，由局領(lǐng)導(dǎo)審定，不能自作主張。

（四）從嚴(yán)控制發(fā)文數(shù)量，提高辦文效率。

對法律、法規(guī)和規(guī)章已有明確規(guī)定的，一律不再發(fā)文；通過簡報、便函、傳真或電話、面商可以解決的，原則上不正式發(fā)文。

一般公文的擬稿，24小時內(nèi)完成；重要公文的擬稿，3天之內(nèi)完成，特殊情況按要求時限內(nèi)完成。為了減少報送公文的人力、物力等資源浪費，降低成本，提高效率，能夠通過城建網(wǎng)或政府內(nèi)網(wǎng)傳輸?shù)墓膶嵭须娮庸木W(wǎng)上傳輸，不再印發(fā)紙質(zhì)文件。凡上級要求提供數(shù)據(jù)信息的非正式材料，原則上以電子版或紙質(zhì)形式傳送，一般不掛文頭、文號。

二、辦事程序和規(guī)范

（一）局領(lǐng)導(dǎo)按照分工負責(zé)制履行職責(zé)，有職有權(quán)，職責(zé)分明，各負其責(zé)，勇于負責(zé)。局領(lǐng)導(dǎo)班子成員對分管工作中的重要情況或重大事項要按照有關(guān)規(guī)定及時向局長報告，并提出解決問題的方案和建議。局機關(guān)科室和單位實行分級管理，一級對一級負責(zé)。各單位各科室需市政府協(xié)調(diào)解決的問題，應(yīng)報請局分管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)審定，并報局長同意后再向市政府分管領(lǐng)導(dǎo)專題請示匯報；特別重大事項由局主要領(lǐng)導(dǎo)向市政府主要領(lǐng)導(dǎo)請示匯報。原則上不得越級匯報。

（二）向市上領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要采取“預(yù)約制”。各科室及各單位領(lǐng)導(dǎo)需向市政府領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面請示、匯報工作的，除報經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)同意或安排指派、市政府領(lǐng)導(dǎo)直接點名約見外，應(yīng)先與市政府辦公室取得聯(lián)系，并告知具體事由，共同提出擬辦意見，由市政府辦公室與市政府領(lǐng)導(dǎo)約定地點及時間后，方可見面。各單位、各科室一般不得直接向市領(lǐng)導(dǎo)報告工作。

（三）市政府迎接上級的綜合性、全局性的檢查活動，由市政府辦公室承辦，我局協(xié)辦的，局相關(guān)單位和科室要積極協(xié)助、配合。以局名義組織的各項具體活動，由各業(yè)務(wù)科室（單位）牽頭負責(zé)擬定活動組織實施方案，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，按方案組織實施，并按方案分工，各負其責(zé)落實好相關(guān)文字材料、活動現(xiàn)場、會務(wù)組織、食宿保障等各環(huán)節(jié)的工作，局秘書科負責(zé)協(xié)調(diào)、督辦落實。

（四）實行會議決議落實督辦制。各單位、各科室必須堅決貫徹市委、市政府和局的決議、決定，對于市上和局的重要重大會議精神要立即轉(zhuǎn)達和貫徹落實，凡是決議的事項必須無條件執(zhí)行，并及時報送涉及本單位、本科室承擔(dān)工作任務(wù)或落實會議精神情況的反饋信息。對于市政府和局里的工作部署及重大決策，局秘書科和監(jiān)察室要積極認真負責(zé)地督辦落實，按時發(fā)送督辦單、通報落實情況。局定期對局領(lǐng)導(dǎo)、直屬單位負責(zé)人、機關(guān)科室負責(zé)人參會情況予以通報。

（五）對于來機關(guān)辦理具體事務(wù)的職工群眾，各科室要積極接待、文明辦公，能立即解決的必須立即解決，一時解決不了的要認真耐心解釋，盡量讓群眾滿意而歸。凡沒有正當(dāng)理由拖延辦理、貽誤時機、傷害群眾感情、造成一定影響的，要追究科室負責(zé)同志和經(jīng)辦人的責(zé)任。對群眾來信來訪，做到件件有著落。

（六）凡需以局名義出具證明、介紹信、通行證的，一律要有所在科室或單位出具的證明、介紹信，并經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)同意，由秘書科酌情給予辦理。

（七）凡需外出考察學(xué)習(xí)，無論是局領(lǐng)導(dǎo)、直屬單位、機關(guān)科室，都必須提前報告，經(jīng)過嚴(yán)格審批。事前要上報考察學(xué)習(xí)方案，方案包括：考察的目的、人數(shù)、時間、地點、線路、經(jīng)費及交通工具等內(nèi)容，經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)審批后方可成行。外出前必須到局秘書科登記備案，同時要將配備的公車和司機移交秘書科車管干部管理。事中要及時報告考察學(xué)習(xí)的情況，事后向局寫出書面考察報告。

（八）局領(lǐng)導(dǎo)要按照分工和工作需要，積極參加市上或市直部門組織召開的會議，會后要及時匯報、傳達、落實會議精神。凡局長指定局領(lǐng)導(dǎo)班子成員或科室負責(zé)人參加的緊急會議，參加會議的局領(lǐng)導(dǎo)或科室負責(zé)人必須按時參加，會后要及時

傳達匯報會議精神，并督促會議精神落實到位。

三、辦會程序和規(guī)范

(一)會議類別

局實行行政工作例會、局領(lǐng)導(dǎo)班子成員碰頭會、局黨委會和局專題會議制度，并視情況召開全局性工作會議，動員部署工作。

為便于組織和管理，將局召開的會議按會議內(nèi)容、出席人員分為三類。

1、一類會議：①局黨委會，不定時召開，由黨委書記主持，主要研究討論“三重一大”等重要重大工作事項，作出全局性的重要決議，局黨委成員參加，必要時召開擴大會，或相關(guān)人員列席參加；②局領(lǐng)導(dǎo)班子成員碰頭會，每半月召開一次，由局長主持，主要研究分析部署綜合性、階段性重要工作，協(xié)調(diào)安排布置重要工作任務(wù)，主要是局領(lǐng)導(dǎo)班子成員參加，必要時按會議要求通知相關(guān)單位、科室負責(zé)人參加；③局行政工作例會，每半月召開一次，由局長或局長委托的副局長主持，主要是聽取工作匯報，協(xié)調(diào)安排講評半月工作，安排部署階段性突擊性重點工作，主要是局領(lǐng)導(dǎo)班子成員、局機關(guān)各科室、直屬各單位主要負責(zé)人參加，必要時通知相關(guān)人員參加。

2、二類會議：局大型綜合性全局性會議，根據(jù)工作需要召開，局長、黨委書記出席，局分管領(lǐng)導(dǎo)主持，局領(lǐng)導(dǎo)班子成員、局系統(tǒng)副科以上干部或黨員代表、職工代表參加，主要是動員部署、總結(jié)表彰某一方面的重要工作。由局秘書科組織實施，會前擬定方案。

3、三類會議：專題工作會議，主要是研究討論、分析、總結(jié)、協(xié)調(diào)解決城市建設(shè)維護管理等具體工作和問題。局機關(guān)各科室召集的專業(yè)會議，由各科室自行組織。以局名義、局領(lǐng)導(dǎo)指定或局有關(guān)會議決定要召開的專題會，由局分管領(lǐng)導(dǎo)主持，相關(guān)科室負責(zé)人參加并組織實施，需局長出席的要事前及時請示報告，需要直屬單位有關(guān)科室或市直有關(guān)部門等參加的，要及時通知，會后要及時將情況由主持會議人員向局長匯報。

局黨委書記主持的黨委會和局長主持的領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會和行政工作例會，原則上會議地點設(shè)在局一樓會議室。二類和三類會議地點根據(jù)情況由局秘書科或有關(guān)科室協(xié)調(diào)安排通知。局領(lǐng)導(dǎo)班子成員碰頭會和局行政工作例會，逢周一交叉召開，時間固定在周一早8：45，會議時間、地點有變化時另行通知。

（二）各類會議的審批

一類會議的審批：①召開局黨委會由黨委書記提議，與局黨委委員事前通氣后召開； ②召開局領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會和行政工作例會由局長批準(zhǔn)和主持，原則上單周召開領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會，半月召開一次局行政工作例會，局長因故外出時由局長委托人主持。

二類會議的審批：由局長、各分管領(lǐng)導(dǎo)、秘書科根據(jù)工作需要提議，由秘書科擬定會議方案，經(jīng)局長審批。

三類會議的審批：由局各分管領(lǐng)導(dǎo)或科室負責(zé)人提議，會議主辦科室填報《會議呈報單》，交秘書科根據(jù)申請和局總體工作安排，提出會議安排的初步意見，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報局主要領(lǐng)導(dǎo)審批，局秘書科備案。

（三）會務(wù)工作組織程序和職責(zé)分工

1、一類會議即局黨委會議、局領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會議、局行政工作例會統(tǒng)一由局秘書科負責(zé)會務(wù)籌辦工作，秘書科會前收集征求協(xié)調(diào)局領(lǐng)導(dǎo)成員議題和意見，經(jīng)局長審定后，列出會議議題，上會研究解決。會議通知、會場座次、會場會標(biāo)、會議簽到及會議材料的起草、印制、分發(fā)、會議記錄由秘書科指定專人分工負責(zé)落實。

2、二類會議即大型綜合性、全局性會議的會務(wù)工作依照有關(guān)規(guī)定要求以及市政府和局主要領(lǐng)導(dǎo)的指示，在局分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，專門成立的會務(wù)組織機構(gòu)具體負責(zé)組織實施，有關(guān)科室予以協(xié)助。會議通知、會場座次、會場會標(biāo)、會議簽到及會議材料的起草、印制及會議材料分發(fā)由秘書科負責(zé)；會場衛(wèi)生、服務(wù)工作、盆景花卉擺放、音響調(diào)試等由會務(wù)場地保障組負責(zé)。

3、三類會議即局專題工作會議的會務(wù)工作由主辦科室負責(zé)，按程序辦理，并負責(zé)會務(wù)承辦，包括文字材料、會議通知、會場布置、簽到、會務(wù)服務(wù)、會后會議紀(jì)要的起草下發(fā)等，局秘書科協(xié)助。

（四）其他需要明確的問題

1、會議議題

凡局以正式文件報市政府的請示、報告，局主要領(lǐng)導(dǎo)直接提議或局直接報送的匯報材料，需要提交市政府常務(wù)會議研究的，秘書科按規(guī)定程序運作，由議題相關(guān)科室提供相應(yīng)數(shù)量的書面材料及電子版報秘書科收集，待有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批匯總后，按工作規(guī)則辦理。需要局一定會議研究解決的會議議題必須由相關(guān)科室研究討論并報局分管領(lǐng)導(dǎo)審核后方可送達秘書科，如內(nèi)容涉及其他相關(guān)部門，必須事先征求相關(guān)部門意見，如有異議應(yīng)將不同意見注明，原則上不臨時動議。

2、電視電話會議

上級召開的大型電視電話會議，綜合性的電視電話會議由秘書科根據(jù)市上通知要求，負責(zé)聯(lián)系安排落實與會人員；專業(yè)性電視電話會議由對口分管科室聯(lián)系安排落實與會人員。參加會議人員要積極主動參加會議，并負責(zé)及時傳達貫徹好會議精神。

3、各類會議紀(jì)要

局黨委會議、局行政工作例會及綜合性的會議紀(jì)要由局長、黨委書記簽發(fā)，秘書科負責(zé)起草印制、分發(fā)。專題會議紀(jì)要一般由主持會議的局領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)，重要性專題會議，在印發(fā)紀(jì)要前，對議定的事項須報經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)審定；具體承辦科室負責(zé)專題會議紀(jì)要的撰寫、擬稿、起草，秘書科負責(zé)編號、分發(fā)。

（五）控制會議數(shù)量和規(guī)模

大力精簡會議。堅持務(wù)實、節(jié)儉、高效的原則，提倡少開會、開短會?？砷_可不開的會議，堅決不開；可歸口召開的會議，合并召開；可由各業(yè)務(wù)科室或單位聯(lián)合召開的會議，不以局名義召開。實行會議計劃管理，從嚴(yán)控制以局名義召開的會議，嚴(yán)格執(zhí)行會議審批制度。未列入計劃的會議，一般不得召開，確需召開的，須報請局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。已經(jīng)發(fā)文部署的工作，一般不再召開會議部署。除局召開的全局性綜合性重要會議外，不安排局主要領(lǐng)導(dǎo)出席會議；專題工作會議，只安排局主管領(lǐng)導(dǎo)出席，其他領(lǐng)導(dǎo)一般不陪會。各直屬單位召開的一般性工作會議，局領(lǐng)導(dǎo)不出席。

（六）嚴(yán)肅會議紀(jì)律

為確保會議效果，嚴(yán)肅會議紀(jì)律，參加會議人員要做到“五不準(zhǔn)”：①不準(zhǔn)接打電話，手機必須關(guān)閉或調(diào)至震動狀態(tài)； ②不準(zhǔn)交頭接耳； ③不準(zhǔn)隨便走動；④不準(zhǔn)遲到早退；⑤不準(zhǔn)隨意更換參會人員，確因故不能參加的，調(diào)換參會人員需提前請示并經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可換人，會議簽到必須填寫實際參會人員的姓名。

嚴(yán)格會議請假制度。非上級會議、公務(wù)外出，一般不得請假。因故、因病等原因不能出席會議的，應(yīng)提前向局主要領(lǐng)導(dǎo)或局分管領(lǐng)導(dǎo)請假，準(zhǔn)假后方可不參加會議，并告知會議籌備人。未經(jīng)批準(zhǔn)缺席的，缺席者于會后一天內(nèi)應(yīng)向會議召集人書面說明情況，作出檢查。

以上局機關(guān)辦文、辦事、辦會工作程序和規(guī)范，請各單位、各科室，特別是局系統(tǒng)各級領(lǐng)導(dǎo)認真執(zhí)行。本通知規(guī)范事項各單位可參照執(zhí)行，執(zhí)行運行情況請及時報局，以便進一步修改完善。

二〇一〇年七月二十二日