第一篇：公司采購(gòu)管理程序 (草案)

公司采購(gòu)管理程序及制度

一、目的

為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門(mén)間的配合，特制訂本制度。

二、范圍

適用于本公司所有采購(gòu)的物料及耗材品

三、定義

3.1物料：指本公司所經(jīng)營(yíng)所需之直接與間接物料 ； 3.2采購(gòu)人員：采購(gòu)部執(zhí)行采購(gòu)業(yè)務(wù)人員 ； 3.3需求人員：各部門(mén)開(kāi)具請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)之人員

四、采購(gòu)作業(yè)流程

4.1.請(qǐng)購(gòu)的定義：請(qǐng)購(gòu)是指某人或者某部門(mén)根據(jù)部門(mén)需求確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫(xiě)物料申請(qǐng)給部門(mén)經(jīng)理審核后提交總經(jīng)理。

4.2采購(gòu)作業(yè)是從接受物料需求一選擇適當(dāng)?shù)膹S商，并確定物料之名稱(chēng)，規(guī)格質(zhì)理交貨期等要求，和訂單發(fā)出，確認(rèn)及物料接收并按時(shí)請(qǐng)款之過(guò)程。

4.3應(yīng)在合格供應(yīng)商中選擇供應(yīng)商，如需采購(gòu)物品現(xiàn)有的供貨商無(wú)法達(dá)成，就在網(wǎng)上或朋友介紹開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商，則由采購(gòu)部對(duì)其供貨商進(jìn)行選擇及評(píng)估流程對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇，考核等作業(yè)。如需采購(gòu)的產(chǎn)品中有被客戶批準(zhǔn)或指定的供應(yīng)商，則采購(gòu)部在采購(gòu)產(chǎn)品時(shí)，必須從客戶批準(zhǔn)和指定的供應(yīng)商名單上采購(gòu)有關(guān)產(chǎn)品（比如技術(shù)協(xié)定），如采購(gòu)部要從其他供貨商處采購(gòu)時(shí)，必須將此供貨商提供給客戶批準(zhǔn)，并經(jīng)客戶批準(zhǔn)被列與客戶指定的供應(yīng)商后，采購(gòu)方可從該供應(yīng)商處采購(gòu)物料。如客戶有新批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單或客戶對(duì)原批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單做修改和更改時(shí)，采購(gòu)人員必須及時(shí)對(duì)此客戶批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單進(jìn)行更新。

4.4對(duì)直接購(gòu)買(mǎi)的物料，由采購(gòu)人員收到請(qǐng)購(gòu)單時(shí)對(duì)請(qǐng)購(gòu)的物料進(jìn)行審核及供應(yīng)商價(jià)格，數(shù)量及交期等的確認(rèn)，如果是重復(fù)性的采購(gòu)，采購(gòu)人員直接在系統(tǒng)里生產(chǎn)采購(gòu)訂單并打印，經(jīng)總經(jīng)理簽核后，有采購(gòu)部傳真或郵件給供應(yīng)商，如果是新物料或新供應(yīng)商，則進(jìn)行供應(yīng)商選擇和評(píng)估及樣品評(píng)估流程，進(jìn)行記錄。確認(rèn)為合格供應(yīng)商后，才能執(zhí)行采購(gòu)流程傳真給供應(yīng)商。采購(gòu)須進(jìn)行采購(gòu)追蹤及監(jiān)控采購(gòu)的物料，及時(shí)準(zhǔn)確的到達(dá)公司入庫(kù)，然后財(cái)務(wù)根據(jù)送貨單，入庫(kù)單進(jìn)行對(duì)賬。如供應(yīng)商無(wú)法按交期交貨時(shí)，采購(gòu)應(yīng)征求相關(guān)單位是否調(diào)料，或采取緊急對(duì)應(yīng)措施（自行提貨）如周期較長(zhǎng)的物料可先行訂貨，但要征求采購(gòu)部門(mén)主管及經(jīng)理以上的同意。

4.5間接物料采購(gòu)，由需求人員填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)并寫(xiě)申請(qǐng)單號(hào)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理后交采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)。采購(gòu)人員對(duì)申請(qǐng)單進(jìn)行審核以及交期確認(rèn)。如采購(gòu)的產(chǎn)品之質(zhì)量對(duì)提交給客戶的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無(wú)任何影響的物料采購(gòu)（如：文具，消耗品，勞保等）由需求部門(mén)根據(jù)其實(shí)際工作需要報(bào)經(jīng)總經(jīng)理審批，由采購(gòu)部門(mén)直接進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)。

4.6采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量要求應(yīng)在采購(gòu)單上說(shuō)明，如所采購(gòu)的產(chǎn)品質(zhì)量無(wú)法描述清楚時(shí)，則需求部門(mén)或品質(zhì)部應(yīng)附上相關(guān)的采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要求。且采購(gòu)須與供應(yīng)商確認(rèn)采購(gòu)物料之版次是否相符。

五，供應(yīng)商選擇及評(píng)估流程

5.1新供應(yīng)商的選擇

客戶指定之供應(yīng)商由客戶依據(jù)其本身規(guī)定進(jìn)行評(píng)估，須注明針對(duì)某客戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應(yīng)商。5.2供應(yīng)商的評(píng)估和考核

根據(jù)采購(gòu)部的預(yù)選供應(yīng)商名單及供應(yīng)商評(píng)估調(diào)查表，采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織部門(mén)和采購(gòu)人員組成評(píng)估小組到預(yù)選供應(yīng)商處進(jìn)行供應(yīng)商的評(píng)估和考核，并將評(píng)估和考核的結(jié)果記錄與供應(yīng)商評(píng)估調(diào)查中，評(píng)估小組根據(jù)質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證要求和供應(yīng)商調(diào)查表中的項(xiàng)目及內(nèi)容對(duì)供應(yīng)商提供的相關(guān)資料和樣品以及供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)和生產(chǎn)能力等進(jìn)行評(píng)估和考核。5.3合格供應(yīng)商核準(zhǔn)

總經(jīng)辦將供應(yīng)商評(píng)估和考核的結(jié)果及資料進(jìn)行整理后呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的供應(yīng)商被列為合格供應(yīng)商，由總經(jīng)辦部將其登記合格供應(yīng)商清冊(cè)，并將其資料整理建檔，同時(shí)將合格供應(yīng)商名單包采購(gòu)部。如供應(yīng)商符合或具備以下條件，只需對(duì)其建立供應(yīng)商評(píng)估調(diào)查表，即可。無(wú)須對(duì)其進(jìn)行其他評(píng)估和考核，此資料經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特準(zhǔn)后，可將其列為合格供應(yīng)商。

5.4采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控 依公司對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品之質(zhì)量要求，檢驗(yàn)員應(yīng)對(duì)供應(yīng)商所提供的采購(gòu)產(chǎn)品之質(zhì)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并將統(tǒng)計(jì)的結(jié)果和狀況記錄于供應(yīng)商績(jī)效監(jiān)控統(tǒng)計(jì)表中，對(duì)連續(xù)3批檢驗(yàn)不合格并拒收和退貨的供應(yīng)商，由質(zhì)檢部按《糾正和預(yù)防措施程序》填寫(xiě)“糾正預(yù)防措施表”通知供應(yīng)商整改，并在供應(yīng)商限期改善的時(shí)間內(nèi)對(duì)其執(zhí)行糾正和預(yù)防措施做效果確認(rèn)。5.5供應(yīng)商定期評(píng)估、考核：

供應(yīng)商定期評(píng)分為月評(píng)估和年度考核，供應(yīng)商月評(píng)估：采購(gòu)部每月應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、配合度或服務(wù)進(jìn)行評(píng)估（統(tǒng)計(jì)時(shí)段為上月結(jié)日—本月月結(jié)日）于次月10日前實(shí)施供應(yīng)商月評(píng)估經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理核準(zhǔn)后提交總經(jīng)辦，對(duì)于月交貨少的供應(yīng)商可以按季度進(jìn)行評(píng)估。3．請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定

1)請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要求填寫(xiě)完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后下達(dá)采購(gòu)部門(mén)； 2)物料需求部門(mén)填寫(xiě)申購(gòu)申請(qǐng)單，報(bào)請(qǐng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批并備案；

3)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下達(dá)采購(gòu)部，總經(jīng)辦備案； 4)采購(gòu)部收到批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)表后，制定計(jì)劃并下發(fā)相關(guān)；

5)請(qǐng)購(gòu)部門(mén)在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人請(qǐng)購(gòu)部門(mén)備份； 6)詢(xún)價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢(xún)價(jià)；

7)比價(jià)供應(yīng)商均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力； 8)在詢(xún)價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。

三、比價(jià)、議價(jià)

1．對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；

2．對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；

3．收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開(kāi)標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格；

4． 重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；

5．參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與以合作單位或以中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。

四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總

1．比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；

2．比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表（比價(jià)/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出 報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3．如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。

五、合同的簽訂及其規(guī)定。

（1）合同正文應(yīng)包含的要素：

1）合同名稱(chēng)、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)； 2）采購(gòu)物品/項(xiàng)目的名稱(chēng)/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖 紙是合同不可分割的部分；3）包裝要求；

4）合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明；5）付款方式； 5）付款方式； 6）質(zhì)量保證期； 7）質(zhì)量要求及規(guī)范；

8）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法； 9）雙方的公司信息； 10）其他約定。

（2）合同簽訂及其規(guī)定

1）如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任； 2）以定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；

3）為防止合同訂單增加或增加無(wú)依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單； 4）遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)； 5）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期； 6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；

7）針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類(lèi)的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等。8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款； 9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；

10）比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；

11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查； 12）合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效； 13）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)和法務(wù)部門(mén)。

六、付款及合同執(zhí)行 1．付款規(guī)定

（1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司《公司材料采購(gòu)付款及報(bào)銷(xiāo)流程》及《公司資金支出審批及報(bào)銷(xiāo)簽字權(quán)限及管理制》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；

（2）按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；

（3）按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫(xiě)付款審批單，該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款。

（4）財(cái)務(wù)部門(mén)在接到付款審批單后應(yīng)在7天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2．合同執(zhí)行

(1)已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及公司領(lǐng)導(dǎo)；

（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；

（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；

七、報(bào)驗(yàn)與入庫(kù)： 1．報(bào)驗(yàn)

（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收；（2）對(duì)于不同類(lèi)型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門(mén)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；（4）質(zhì)檢部門(mén)在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書(shū)，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門(mén)使用或不能入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門(mén)應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2．入庫(kù)：

（1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)質(zhì)檢部門(mén)的檢驗(yàn)或驗(yàn)收（2）合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；（3）質(zhì)檢部門(mén)未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉(cāng)庫(kù)在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；（4）質(zhì)檢部門(mén)已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)的入庫(kù)，并及時(shí)出具入庫(kù)清單；（5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫(kù)；

（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫(kù)。

第二篇：公司后勤采購(gòu)管理程序

后勤物資采購(gòu)與使用管理程序

1.0目的為了規(guī)范后勤物資的采購(gòu)與使用管理，使物資采購(gòu)達(dá)到公開(kāi)、公正、物美價(jià)廉，使用管理達(dá)到規(guī)范、可控、定量、節(jié)約的目的，特制訂本程序。

2.0適用范圍

辦公用品、基建設(shè)施維修、銷(xiāo)售部叉車(chē)燃油與維修等 3.0工作程序

3.1辦公用品的采購(gòu)與管理

3.1.1公司后勤需用的辦公用品由辦公室負(fù)責(zé)采購(gòu)，生產(chǎn)廠需用的辦公用品由生產(chǎn)廠負(fù)責(zé)采購(gòu)。

3.1.2對(duì)于某些辦公用品為公用，易于集中采購(gòu)的如復(fù)印紙、一些通用印刷表格等，由生產(chǎn)廠提出申請(qǐng)，辦公室負(fù)責(zé)采購(gòu)，所需費(fèi)用由生產(chǎn)廠承擔(dān)。

3.1.3辦公用品的采購(gòu)要做到貨比三家，選擇質(zhì)量好、價(jià)格優(yōu)、服務(wù)好的單位進(jìn)行采購(gòu)，由辦公室管理員填寫(xiě)采購(gòu)審批單，經(jīng)辦公室主任簽字、主管副總批準(zhǔn)后進(jìn)行采購(gòu)。

3.1.4采購(gòu)的辦公用品需辦理入庫(kù)手續(xù)，由管理員填寫(xiě)入庫(kù)單，經(jīng)辦公室主任簽字入賬，結(jié)算報(bào)賬時(shí)由管理員持發(fā)票附審批單、入庫(kù)單經(jīng)審批后辦理。

3.1.5各單位需領(lǐng)用的公用辦公用品需填寫(xiě)出庫(kù)單經(jīng)主管副總（或執(zhí)行董事）批準(zhǔn)、辦公室主任簽字同意后交辦公室管理人員進(jìn)行領(lǐng)取。

3.1.6對(duì)于生產(chǎn)廠復(fù)印資料或圖紙由于比較常用，故由生產(chǎn)廠指定某些人員進(jìn)行復(fù)印，復(fù)印時(shí)所需紙張由生產(chǎn)廠自備。

3.1.7辦公室管理員要建立辦公用品臺(tái)賬，對(duì)于辦公用品的采購(gòu)入庫(kù)、出庫(kù)等及時(shí)進(jìn)行登記，確保賬物相符。

3.2基建設(shè)施日常維修

3.2.1后勤公共基建設(shè)施的日常維修由辦公室負(fù)責(zé)管理，各生產(chǎn)廠的基建設(shè)施日常維護(hù)、維修由各生產(chǎn)廠負(fù)責(zé)。

3.2.2后勤公共基建設(shè)施的日常維修需更換配件時(shí)，可到生產(chǎn)廠領(lǐng)取，由辦公室管理人員開(kāi)具出庫(kù)單經(jīng)辦公室主任簽字、主管副總批準(zhǔn)后到生產(chǎn)廠領(lǐng)取。如需外購(gòu)，由管理員填寫(xiě)采購(gòu)審批單，經(jīng)辦公室主任簽字、主管副總批準(zhǔn)后進(jìn)行采購(gòu)。

3.2.3采購(gòu)的基建設(shè)施配件需辦理入庫(kù)和出庫(kù)手續(xù)，由管理員填寫(xiě)出入庫(kù)單，經(jīng)辦公室主任簽字入賬和退賬，結(jié)算報(bào)賬時(shí)由管理員持發(fā)票附審批單、入庫(kù)單經(jīng)審批后辦理。

3.2.4基建設(shè)施維修需要使用生產(chǎn)廠人工時(shí)，由辦公室管理員根據(jù)工時(shí)確定工時(shí)費(fèi)，填寫(xiě)使用零工審批單，經(jīng)辦公室主任簽字、主管副總批準(zhǔn)后交生產(chǎn)廠排工，月底由生產(chǎn)廠匯總零工單交財(cái)務(wù)部進(jìn)行核算。

3.2.5辦公室管理員要建立基建設(shè)施維修臺(tái)賬，對(duì)于配件的采購(gòu)入庫(kù)、出庫(kù)等及時(shí)進(jìn)行登記，確保賬物相符。

3.3銷(xiāo)售部叉車(chē)使用燃油與維修

3.3.1銷(xiāo)售部叉車(chē)使用燃油與維修由銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)管理。

3.3.2銷(xiāo)售部叉車(chē)用油由機(jī)械加工廠代購(gòu)，由銷(xiāo)售部開(kāi)具出庫(kù)單經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字、主管副總批準(zhǔn)后到機(jī)械加工廠領(lǐng)取，月底由機(jī)械加工廠匯總報(bào)財(cái)務(wù)部進(jìn)行核算。

3.3.3銷(xiāo)售部叉車(chē)由銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)維護(hù)、保養(yǎng)、維修，維修所需配件可到生產(chǎn)廠領(lǐng)取，由管理員開(kāi)具出庫(kù)單經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字、主管副總批準(zhǔn)后到生產(chǎn)廠領(lǐng)取。如需外購(gòu)，由管理員填寫(xiě)采購(gòu)審批單，經(jīng)銷(xiāo)售部經(jīng)理簽字、主管副總批準(zhǔn)后進(jìn)行采購(gòu)。

3.3.4采購(gòu)的叉車(chē)配件需辦理入庫(kù)和出庫(kù)手續(xù)，由管理員填寫(xiě)出入庫(kù)單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字入賬和退賬，結(jié)算報(bào)賬時(shí)由管理員持發(fā)票附審批單、入庫(kù)單經(jīng)審批后辦理。

3.4其它物料的采購(gòu)與使用管理參照以上工作程序執(zhí)行。

第三篇：醫(yī)療器械公司管理程序

目錄

（一）、首營(yíng)企業(yè)、品種審批程序 ?????? 2

（二）、產(chǎn)品進(jìn)貨程序 ??????????? 3

（三）、質(zhì)量檢查驗(yàn)收程序

（四）、入庫(kù)及發(fā)貨程序

（五）、出庫(kù)復(fù)核程序

（六）、在庫(kù)養(yǎng)護(hù)程序

（七）、不合格產(chǎn)品的確認(rèn)程序

（八）、質(zhì)量信息流轉(zhuǎn)程序

（九）、質(zhì)量查詢(xún)、投訴工作程序 ????????? ?????????? ??????????? ??????????? ??????? ????????? ?????? 4 5 6 7 9 11 12

（一）首營(yíng)企業(yè)、品種審批程序

1、采購(gòu)部門(mén)應(yīng)協(xié)助質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)建立、健全和更新“合格供貨方”資料檔案。

2、首營(yíng)企業(yè)按有關(guān)管理制度辦理審批手續(xù)。

3、對(duì)擬采購(gòu)的醫(yī)療器械，查看其合法的產(chǎn)品注冊(cè)證，了解供貨單位的質(zhì)量保證能力和履行合同的能力。

4、對(duì)擬采購(gòu)進(jìn)口醫(yī)療器械，收集國(guó)外廠商在我國(guó)國(guó)家藥品監(jiān)督管理局已注冊(cè)的證書(shū)，收集進(jìn)口醫(yī)療器械注冊(cè)證及進(jìn)口檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)復(fù)印件加蓋供貨單位質(zhì)管機(jī)構(gòu)的紅色印章。

5、根據(jù)購(gòu)貨計(jì)劃表，以“合格供貨方”檔案中擬出需采購(gòu)醫(yī)療器械的生產(chǎn)和供貨單位。

6、相同品名、規(guī)格的產(chǎn)品應(yīng)擇廠、擇優(yōu)、就近進(jìn)貨。

7、采購(gòu)部門(mén)根據(jù)用戶和患者的需要及生產(chǎn)單位提供的產(chǎn)品資料，提出申請(qǐng)，填寫(xiě)首次經(jīng)營(yíng)品種的審批表。

①、收集生產(chǎn)企業(yè)的“醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證”、“醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊(cè)證”；產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；法人授權(quán)委托書(shū)；業(yè)務(wù)代表身份證明，稅務(wù)登記證，物價(jià)批文。

②、收集藥品說(shuō)明書(shū)、樣品、首批到貨產(chǎn)品的出廠檢驗(yàn)報(bào)告單。

以上資料需蓋該生產(chǎn)企業(yè)的紅色印章。

8、首次經(jīng)營(yíng)品種的審批表經(jīng)采購(gòu)部門(mén)、物價(jià)部門(mén)簽署意見(jiàn)后，連同收集的資料報(bào)質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)審核。

9、質(zhì)管機(jī)構(gòu)審核（必要時(shí)去現(xiàn)場(chǎng)考察），簽同意意見(jiàn)。

10、報(bào)分管質(zhì)量經(jīng)理審批、簽字。

11、按采購(gòu)程序執(zhí)行。

（二）產(chǎn)品進(jìn)貨程序

1、采購(gòu)部門(mén)計(jì)劃員根據(jù)實(shí)際庫(kù)存消耗制定、季度或月份進(jìn)貨采購(gòu)計(jì)劃。

2、計(jì)劃提交采購(gòu)小組（采購(gòu)部、營(yíng)銷(xiāo)部、質(zhì)管部、財(cái)務(wù)部人員組成）討論、修改、審定。

3、質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)對(duì)計(jì)劃所列商品合法性及其供貨渠道的質(zhì)量信譽(yù)與質(zhì)量保證能力進(jìn)行審核。

4、采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后交各類(lèi)別采購(gòu)人員具體執(zhí)行。

5、臨時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃、審批程序同1—4條。

6、每月召開(kāi)采購(gòu)部門(mén)與營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)、質(zhì)管部、配送中心的聯(lián)合會(huì)議，溝通商品在銷(xiāo)售、使用、儲(chǔ)運(yùn)環(huán)節(jié)中的信息和存在的問(wèn)題，以便及時(shí)調(diào)整購(gòu)進(jìn)計(jì)劃。

7、各類(lèi)別采購(gòu)員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理制度。

8、標(biāo)準(zhǔn)合同應(yīng)明確簽訂以下質(zhì)量條款：產(chǎn)品應(yīng)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)質(zhì)量要求；附產(chǎn)品合格證；產(chǎn)品包裝符合有關(guān)規(guī)定和貨物運(yùn)輸要求；進(jìn)口產(chǎn)品應(yīng)提供符合規(guī)定的證書(shū)和文件。

9、與簽訂質(zhì)量保證協(xié)議的供應(yīng)商采取傳真、電話等方式訂貨須建立非標(biāo)準(zhǔn)合同采購(gòu)記錄，對(duì)所訂產(chǎn)品的質(zhì)量有簡(jiǎn)明約定。

10、要求供貨方提供相應(yīng)的產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并明確產(chǎn)品的批號(hào)、生產(chǎn)日期、有效期、負(fù)責(zé)期、包裝標(biāo)志、包裝要求等合同條款。

11、按《經(jīng)濟(jì)合同法》簽訂一般合同條款。

（三）質(zhì)量檢查驗(yàn)收程序

1、驗(yàn)收員憑通知醫(yī)療器械入庫(kù)憑證（合同、銷(xiāo)退通知單、運(yùn)單、有關(guān)證明文件等）對(duì)入庫(kù)醫(yī)療器械逐批按《質(zhì)量檢查驗(yàn)收管理制度》和有關(guān)醫(yī)療器械質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。

2、驗(yàn)收時(shí)，首先清點(diǎn)大件，要求到貨與入庫(kù)憑證相符，然后對(duì)照入庫(kù)憑證所列項(xiàng)目逐一核對(duì)品名、規(guī)格、數(shù)量、有效期、生產(chǎn)廠名、批號(hào)、一次性使用無(wú)菌醫(yī)療器械的滅菌批號(hào)、產(chǎn)品注冊(cè)證號(hào)、注冊(cè)商標(biāo)、合格證等。

3、按抽樣規(guī)定進(jìn)行抽樣，并對(duì)抽樣品進(jìn)行外觀質(zhì)量檢查。

4、驗(yàn)收完畢后，對(duì)抽樣品及包裝進(jìn)行復(fù)原并在包裝封口處封簽，及時(shí)填寫(xiě)產(chǎn)品入庫(kù)驗(yàn)收記錄，做到完整、準(zhǔn)確、字跡清楚。

5、醫(yī)療器械須貨到一個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收完畢，特殊產(chǎn)品須半個(gè)工作日驗(yàn)收完畢，電腦打出入庫(kù)單，并簽名負(fù)責(zé)。

6、如遇不符合要求的醫(yī)療器械或?qū)ζ滟|(zhì)量有疑問(wèn)的醫(yī)療器械，堅(jiān)決實(shí)行質(zhì)量否決權(quán)，拒絕入庫(kù)。填寫(xiě)拒收?qǐng)?bào)告單通知質(zhì)管員進(jìn)行復(fù)驗(yàn)，憑復(fù)驗(yàn)結(jié)果做出入庫(kù)或退貨處理。

（四）入庫(kù)及發(fā)貨程序

1、保管員憑運(yùn)輸組的運(yùn)輸憑證收貨，醫(yī)療器械入待驗(yàn)區(qū)，立即通知驗(yàn)收員。

2、保管員憑驗(yàn)收員簽字的入庫(kù)單進(jìn)行項(xiàng)目、數(shù)量的核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后在電腦上簽名確認(rèn)輸入電腦庫(kù)存，建立庫(kù)存明細(xì)帳，將電腦打出的入庫(kù)單分送業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)，醫(yī)療器械進(jìn)行入庫(kù)儲(chǔ)存。

3、醫(yī)療器械按規(guī)定的儲(chǔ)存要求專(zhuān)庫(kù)、分類(lèi)存放。

4、按溫、濕度要求儲(chǔ)存于相應(yīng)的庫(kù)中。

5、按產(chǎn)品類(lèi)別分區(qū)存放，分批號(hào)按效期的遠(yuǎn)近分開(kāi)堆垛。

7、搬運(yùn)和堆垛應(yīng)嚴(yán)格遵守醫(yī)療器械外包裝圖示標(biāo)志的要求，并按“五距”（醫(yī)療器械與墻、屋頂房梁的間距不小于30厘米，與庫(kù)房散熱或供暖管道的間距不小于30厘米，與地面的間距不小于10厘米）要求規(guī)范操作。怕壓醫(yī)療器械應(yīng)控制堆放高度。

8、運(yùn)輸員根據(jù)各庫(kù)報(bào)送的運(yùn)輸單，進(jìn)行整理歸類(lèi)，統(tǒng)計(jì)待運(yùn)商品的件數(shù)。

9、按路程長(zhǎng)短和需運(yùn)的單位與商品件數(shù)合理安排，做到待發(fā)商品當(dāng)天內(nèi)送達(dá)各客戶。

10、根據(jù)有關(guān)規(guī)定與客戶辦好貨物交接手續(xù)，簽回運(yùn)輸單據(jù)。

（五）出庫(kù)復(fù)核程序

1、醫(yī)療器械出庫(kù)遵循“先產(chǎn)先出”、“近期先出”和按批號(hào)發(fā)貨的原則。由倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨員依照業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)具的配送憑證準(zhǔn)備相應(yīng)的貨物。

2、發(fā)貨員按配送憑證對(duì)實(shí)物進(jìn)行質(zhì)量檢查和數(shù)量、項(xiàng)目的核對(duì)，發(fā)貨完畢應(yīng)在配送憑證上簽名，以示負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)以下問(wèn)題應(yīng)停止發(fā)貨，并報(bào)有關(guān)部門(mén)處理：

（1）、醫(yī)療器械包裝內(nèi)有異常響動(dòng)

（2）、外包裝出現(xiàn)破損、封口不牢、襯墊不實(shí)、封條嚴(yán)重?fù)p壞等現(xiàn)象；

（3）、包裝標(biāo)識(shí)模糊不清或脫落；

（4）、醫(yī)療器械已超出有效期。

3、復(fù)核員按配送憑證上所列項(xiàng)目逐項(xiàng)復(fù)核商品品名、規(guī)格、數(shù)量、廠牌、批號(hào)、有效期、件數(shù)及質(zhì)量情況和配送單位等。做到數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好、包裝牢固、標(biāo)志清楚。

4、醫(yī)療器械出庫(kù)復(fù)核完畢，復(fù)核員應(yīng)在配送憑證上簽名，并立即建立出庫(kù)復(fù)核記錄，該記錄應(yīng)包括配送單位、品名、型號(hào)規(guī)格、生產(chǎn)批號(hào)、有效期、滅菌批號(hào)、生產(chǎn)廠商、數(shù)量、銷(xiāo)售日期、質(zhì)量狀況和復(fù)核人員等項(xiàng)目。

6、復(fù)核完畢醫(yī)療器械應(yīng)放在發(fā)貨區(qū)待發(fā)。

7、進(jìn)口醫(yī)療器械應(yīng)隨貨附符合規(guī)定的蓋配送中心原印章的進(jìn)口審批文件復(fù)印件。

8、發(fā)貨員統(tǒng)計(jì)件數(shù)填寫(xiě)運(yùn)輸單，把待發(fā)醫(yī)療器械交與運(yùn)輸員，簽回運(yùn)輸單存查。

（六）在庫(kù)養(yǎng)護(hù)程序

1、倉(cāng)庫(kù)設(shè)備設(shè)施規(guī)定

（1）、企業(yè)應(yīng)按經(jīng)營(yíng)規(guī)模設(shè)置相應(yīng)的倉(cāng)庫(kù)，其面積（為建筑面積，下同）

（2）、具有與經(jīng)營(yíng)規(guī)模相適應(yīng)的室內(nèi)倉(cāng)庫(kù)。

（3）、庫(kù)區(qū)地面平整，無(wú)積水和雜草，無(wú)污染源。

（4）、企業(yè)藥品儲(chǔ)存作業(yè)區(qū)、輔助作業(yè)區(qū)、辦公生活區(qū)應(yīng)分開(kāi)一定距離或有隔離措施，裝卸作業(yè)場(chǎng)所有頂棚。

（5）、企業(yè)有適宜產(chǎn)品分類(lèi)保管和符合產(chǎn)品儲(chǔ)存要求的庫(kù)房。

（6）、企業(yè)應(yīng)根據(jù)所經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的儲(chǔ)存要求，設(shè)置不同溫、濕度條件的倉(cāng)庫(kù)。各庫(kù)房相對(duì)濕度應(yīng)保持在45—75％之間。

（7）、庫(kù)房?jī)?nèi)墻壁、頂棚和地面光潔、平整、門(mén)窗結(jié)構(gòu)嚴(yán)密。

（8）、庫(kù)區(qū)有符合規(guī)定要求的消防、安全設(shè)施。

（9）、倉(cāng)庫(kù)應(yīng)劃分待驗(yàn)庫(kù)（區(qū)）、合格品庫(kù)（區(qū)）、發(fā)貨庫(kù)（區(qū)）、不合格品庫(kù)（區(qū)）、退貨庫(kù)（區(qū)）等專(zhuān)用場(chǎng)所，以上各庫(kù)(區(qū))均應(yīng)設(shè)有明顯標(biāo)志。

（10）、倉(cāng)庫(kù)應(yīng)有保持醫(yī)療器械與地面之間有一定距離的設(shè)備。

（11）、倉(cāng)庫(kù)應(yīng)有避光、通風(fēng)和排水的設(shè)備。

（12）、倉(cāng)庫(kù)應(yīng)有檢測(cè)和調(diào)節(jié)溫、濕度的設(shè)備。

（13）、倉(cāng)庫(kù)應(yīng)有防塵、防潮、防霉、防污染以及防蟲(chóng)、防鼠、防鳥(niǎo)等設(shè)備。

（14）、倉(cāng)庫(kù)應(yīng)有符合安全用電要求的照明設(shè)備。

（15）、倉(cāng)庫(kù)應(yīng)有適宜拆零及拼箱發(fā)貨的工作場(chǎng)所和包裝物料等的儲(chǔ)存場(chǎng)所和設(shè)備。

（16）、企業(yè)儲(chǔ)存特殊管理的產(chǎn)品的專(zhuān)用庫(kù)（區(qū)）應(yīng)具有相應(yīng)的安全保衛(wèi)措施。

（17）、企業(yè)應(yīng)在倉(cāng)庫(kù)設(shè)置與企業(yè)規(guī)模相適應(yīng)、符合衛(wèi)生要求的驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)室。

2、醫(yī)療器械養(yǎng)護(hù)的規(guī)定：

（1）、醫(yī)療器械養(yǎng)護(hù)人員應(yīng)指導(dǎo)保管人員對(duì)醫(yī)療器械進(jìn)行合理儲(chǔ)存。

（2）、醫(yī)療器械養(yǎng)護(hù)人員應(yīng)檢查在庫(kù)醫(yī)療器械的儲(chǔ)存條件，配合保管人員進(jìn)行庫(kù)房溫、濕度的監(jiān)測(cè)和管理。每日應(yīng)上午9：30—10：30、下午3：30—4：30各一次定時(shí)對(duì)庫(kù)房的溫、濕度進(jìn)行記錄。

（3）、庫(kù)房溫、濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)控措施，并予以記錄。

（4）、醫(yī)療器械養(yǎng)護(hù)人員應(yīng)對(duì)庫(kù)存醫(yī)療器械根據(jù)流轉(zhuǎn)情況定期進(jìn)行養(yǎng)護(hù)和檢查，即入庫(kù)三個(gè)月的醫(yī)療器械按“三、三、四”的原則，按季巡查，重點(diǎn)品種按月進(jìn)行檢查，并做好記錄。

（5）、醫(yī)療器械養(yǎng)護(hù)人員對(duì)由于異常原因可能出現(xiàn)問(wèn)題的醫(yī)療器械、易變質(zhì)醫(yī)療器械、已發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題醫(yī)療器械、儲(chǔ)存時(shí)間較長(zhǎng)的醫(yī)療器械，應(yīng)抽樣送檢。

（6）、醫(yī)療器械養(yǎng)護(hù)人員對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)懸掛暫停發(fā)貨牌并及時(shí)填寫(xiě)復(fù)檢通知單通知質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)復(fù)查處理。

（7）、醫(yī)療器械養(yǎng)護(hù)人員應(yīng)于每月5日前匯總、分析和上報(bào)養(yǎng)護(hù)檢查、近效期或長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存的醫(yī)療器械等質(zhì)量信息。

（8）、醫(yī)療器械養(yǎng)護(hù)人員應(yīng)負(fù)責(zé)養(yǎng)護(hù)用儀器設(shè)備、溫濕度檢測(cè)和監(jiān)控儀器、倉(cāng)庫(kù)在用計(jì)量?jī)x器及器具等的管理工作。

（9）、保持庫(kù)房、貨架的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行掃除和消毒做好防火、防潮、防水、防熱、防毒、防蟲(chóng)、防鼠、防污染工作。

（七）不合格產(chǎn)品的確認(rèn)程序

1、購(gòu)進(jìn)醫(yī)療器械經(jīng)檢查驗(yàn)收不合格的，由驗(yàn)收員填寫(xiě)“拒收?qǐng)?bào)告單”報(bào)質(zhì)管部，質(zhì)管部鑒定后明確拒收意見(jiàn)的醫(yī)療器械入退貨庫(kù)（區(qū)），保管員登入不合格品臺(tái)帳，并及時(shí)辦理退貨手續(xù)，退原發(fā)貨單位；或入不合格品庫(kù)報(bào)廢處理。

2、（1）在庫(kù)養(yǎng)護(hù)檢查，出庫(kù)復(fù)核發(fā)現(xiàn)的不合格醫(yī)療器械應(yīng)立即掛黃牌暫停發(fā)貨，養(yǎng)護(hù)員填寫(xiě)“質(zhì)量復(fù)查報(bào)告單”報(bào)質(zhì)管部。

（2）質(zhì)管部立即進(jìn)行電腦停售，并填寫(xiě)“停售通知單”報(bào)業(yè)務(wù)部門(mén)。

（3）質(zhì)管部經(jīng)復(fù)查確認(rèn)合格的則辦理電腦解除停售手續(xù)，并填寫(xiě)“解除停售通知單”送業(yè)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)摘去黃牌繼續(xù)銷(xiāo)售；確認(rèn)不合格的，則由業(yè)務(wù)員辦理“不合格品移庫(kù)單”，商品移入不合格品庫(kù)，保管員登入“不合格品臺(tái)帳”，已配送出庫(kù)的，由業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)出“產(chǎn)品收回通知單”進(jìn)行回收。

3、配送退回醫(yī)療器械經(jīng)檢查驗(yàn)收不合格的，入不合格品庫(kù)，保管員登入“不合格品臺(tái)帳”。

4、經(jīng)確認(rèn)的不合格醫(yī)療器械，質(zhì)管部根據(jù)《醫(yī)藥商品調(diào)撥責(zé)任制》的規(guī)定，明確鑒定處理意見(jiàn)，即：由供貨方負(fù)責(zé)的按退貨處理，由業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)“進(jìn)貨退出通知單”，通知配送中心退貨；超出供方負(fù)責(zé)范圍期限的按報(bào)廢處理，由保管員填寫(xiě)“報(bào)損審批表”，報(bào)業(yè)務(wù)、質(zhì)管、財(cái)會(huì)部門(mén)審核，由總經(jīng)理審批報(bào)損。

5、已辦理報(bào)損審批手續(xù)的報(bào)廢醫(yī)療器械，定期由保管員列出清單，質(zhì)管部寫(xiě)出“銷(xiāo)毀醫(yī)療器械報(bào)告”（附銷(xiāo)毀產(chǎn)品的清單），經(jīng)分管業(yè)務(wù)經(jīng)理審批和有關(guān)部門(mén)核對(duì)簽字后，由質(zhì)管部組織人員進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程質(zhì)管部應(yīng)做記錄，特殊管理醫(yī)療器械的銷(xiāo)毀應(yīng)報(bào)藥監(jiān)部門(mén)監(jiān)毀。

6、各級(jí)醫(yī)療器械監(jiān)督部門(mén)抽查檢驗(yàn)不合格和文件通知，禁止銷(xiāo)售的醫(yī)療器械，按有關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行處理。

7、質(zhì)管部建立所有不合格醫(yī)療器械的確認(rèn)、報(bào)損、報(bào)告、銷(xiāo)毀記錄等內(nèi)容的質(zhì)量問(wèn)題檔案。

8、每半年質(zhì)管部應(yīng)會(huì)同責(zé)任部門(mén)對(duì)不合格醫(yī)療器械的處理情況分別進(jìn)行一次匯總分析，寫(xiě)出匯總分析報(bào)告，報(bào)分管質(zhì)量、業(yè)務(wù)和儲(chǔ)運(yùn)的副經(jīng)理，作為進(jìn)行醫(yī)療器械質(zhì)量分析和質(zhì)量責(zé)任劃分的依據(jù)，并由責(zé)任部門(mén)制定預(yù)防措施。

（八）質(zhì)量信息流轉(zhuǎn)程序

1、由采購(gòu)人員對(duì)擬建立業(yè)務(wù)關(guān)系的供購(gòu)貨單位和擬購(gòu)進(jìn)商品的合法性證明按規(guī)定收齊，初審后送質(zhì)管部復(fù)審。

2、質(zhì)管機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)員提供的證明文件按規(guī)定要求認(rèn)真審核。

3、審核合格后按檔案管理要求由質(zhì)管機(jī)構(gòu)建立商品合法性質(zhì)量檔案，采購(gòu)部門(mén)建立企業(yè)供購(gòu)貨單位檔案。

4、質(zhì)管機(jī)構(gòu)建立審核合格的供貨單位及商品目錄。

5、質(zhì)管和采購(gòu)部門(mén)建立的檔案按公司規(guī)定定期歸檔保存。

1、質(zhì)量事故發(fā)生后當(dāng)日必須上報(bào)質(zhì)量管理部，重大事故還須同時(shí)上報(bào)總經(jīng)理。

6、質(zhì)管部接到通知后應(yīng)立即前往現(xiàn)場(chǎng)，查清原因。

7、質(zhì)管部于兩天內(nèi)向總經(jīng)理做書(shū)面匯報(bào)。

8、制定整改防范措施，9、教育與處罰并重，根據(jù)事故的大小追究處理有關(guān)人員的責(zé)任

（九）質(zhì)量查詢(xún)、投訴工作程序

一、目的：規(guī)范公司受理用戶投訴的過(guò)程，對(duì)過(guò)程實(shí)施控制，及時(shí)解決客戶提出的問(wèn)題。

二、適用范圍：適用于本公司用戶投訴的受理。

三、職責(zé)

1、用戶投訴受理專(zhuān)員：客戶服務(wù)中心設(shè)置用戶投訴受理專(zhuān)員，負(fù)責(zé)受理客戶的各類(lèi)問(wèn)題，分類(lèi)轉(zhuǎn)發(fā)客戶問(wèn)題至相關(guān)解決部門(mén)，并監(jiān)督問(wèn)題的解決過(guò)程?？蛻舴?wù)中心負(fù)責(zé)人在問(wèn)題解決過(guò)程中負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)并督辦客戶各種問(wèn)題的解決，與客戶保持信息溝通。

2、售后服務(wù)管理部門(mén)：負(fù)責(zé)辦理技術(shù)服務(wù)方面問(wèn)題及產(chǎn)品咨詢(xún)問(wèn)題、解決客戶培訓(xùn)方面的問(wèn)題。

四、工作程序

1、客戶問(wèn)題類(lèi)型

客戶投訴問(wèn)題包括兩大類(lèi)：正常請(qǐng)求問(wèn)題；客戶投訴問(wèn)題。

（1）正常請(qǐng)求問(wèn)題：產(chǎn)品詢(xún)問(wèn)、培訓(xùn)問(wèn)題、產(chǎn)品實(shí)施維護(hù)問(wèn)題、服務(wù)問(wèn)題。

◎ 產(chǎn)品詢(xún)問(wèn)：客戶對(duì)公司產(chǎn)品以及服務(wù)信息的詢(xún)問(wèn)。

◎ 培訓(xùn)問(wèn)題：客戶對(duì)用戶培訓(xùn)問(wèn)題的詢(xún)問(wèn)。

◎ 產(chǎn)品實(shí)施維護(hù)問(wèn)題：客戶反應(yīng)在使用公司產(chǎn)品過(guò)程中遇到的問(wèn)題。

◎ 服務(wù)問(wèn)題：客戶對(duì)公司提供技術(shù)服務(wù)的各種問(wèn)題咨詢(xún)。

（2）客戶投訴

客戶投訴包括：產(chǎn)品維護(hù)問(wèn)題；服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題。

◎ 產(chǎn)品維護(hù)問(wèn)題：客戶反應(yīng)產(chǎn)品維護(hù)過(guò)程中存在的各種問(wèn)題。

◎ 服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題：客戶反應(yīng)公司提供的服務(wù)質(zhì)量存在的問(wèn)題。

2、客戶問(wèn)題的受理方式 公司可以通過(guò)以下方式通過(guò)電話～傳真、EMAIL～WWW網(wǎng)站、現(xiàn)場(chǎng)等方式受理客戶投訴。

（1）電話～傳真方式：通過(guò)公司免費(fèi)800或其他電話受理客戶問(wèn)題，也可通過(guò)傳真受理客戶書(shū)面問(wèn)題。

（2）EMAIL～WWW網(wǎng)站方式：通過(guò)電子郵件或公司W(wǎng)WW網(wǎng)站受理客戶問(wèn)題。

（3）現(xiàn)場(chǎng)投訴方式：通過(guò)走訪客戶，在客戶現(xiàn)場(chǎng)受理客戶問(wèn)題。

3、客戶問(wèn)題記錄

（1）在受理客戶問(wèn)題時(shí)，客戶問(wèn)題受理專(zhuān)員詳細(xì)詢(xún)問(wèn)客戶問(wèn)題并準(zhǔn)確填寫(xiě)“客戶問(wèn)題記錄”?？蛻魡?wèn)題受理專(zhuān)員負(fù)責(zé)填寫(xiě)客戶基本情況。在受理客戶請(qǐng)求時(shí)，應(yīng)注意了解客戶的單位名稱(chēng)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話～傳真～EMAIL帳號(hào)，以建立客戶有效的聯(lián)絡(luò)途徑。

（2）問(wèn)題請(qǐng)求描述，客戶問(wèn)題受理專(zhuān)員應(yīng)確定理解用戶的請(qǐng)求和期望，對(duì)于復(fù)雜問(wèn)題必要時(shí)可要求客戶將問(wèn)題通過(guò)傳真或郵件提交客戶服務(wù)中心，作為客戶問(wèn)題詳細(xì)內(nèi)容附件?？蛻魡?wèn)題專(zhuān)員根據(jù)客戶問(wèn)題確認(rèn)問(wèn)題的類(lèi)型（正常請(qǐng)求解決問(wèn)題～客戶投訴）。

（3）客戶問(wèn)題嚴(yán)重程度客戶問(wèn)題急迫程度分為：一般問(wèn)題；緊迫問(wèn)題。

◎ 一般問(wèn)題：客戶沒(méi)有因?yàn)樵搯?wèn)題的存在而妨礙工作。

◎ 緊迫問(wèn)題：產(chǎn)品重要特性無(wú)法使用，功能無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

4、客戶正常請(qǐng)求問(wèn)題辦理

（1）客戶問(wèn)題受理專(zhuān)員根據(jù)客戶問(wèn)題的具體情況，將“客戶問(wèn)題記錄”遞交相關(guān)人員或部門(mén)，負(fù)責(zé)跟蹤客戶問(wèn)題的辦理情況。

（2）客戶問(wèn)題辦理監(jiān)督

客戶問(wèn)題辦理部門(mén)受理客戶請(qǐng)求問(wèn)題后，將填寫(xiě)完畢的“客戶問(wèn)題記錄”返回客戶問(wèn)題受理專(zhuān)員，客戶問(wèn)題受理專(zhuān)員將根據(jù)問(wèn)題辦理時(shí)間和采取措施監(jiān)督客戶問(wèn)題辦理的情況。

5、客戶投訴問(wèn)題辦理

12（1）客戶投訴問(wèn)題交客戶服務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人處理?？蛻舴?wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人在受理客戶投訴問(wèn)題后，應(yīng)首先代表公司向客戶道歉。客戶問(wèn)題辦理專(zhuān)員負(fù)責(zé)“客戶問(wèn)題記錄”中相關(guān)內(nèi)容并將該記錄表交有關(guān)部門(mén)辦理?？蛻舴?wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)該問(wèn)題的辦理過(guò)程實(shí)施監(jiān)督，協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)解決客戶投訴問(wèn)題，并將處理結(jié)果親自告知客戶。

（2）客戶投訴辦理

各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本部門(mén)人員，辦理客戶投訴的問(wèn)題。在具體辦理過(guò)程中，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)明確預(yù)計(jì)解決問(wèn)題的時(shí)間和計(jì)劃采取的措施，并將上述內(nèi)容填寫(xiě)在“客戶問(wèn)題記錄”內(nèi)，并負(fù)責(zé)將“客戶問(wèn)題記錄”轉(zhuǎn)交客戶問(wèn)題受理專(zhuān)員。

◎ 一般問(wèn)題，要求問(wèn)題辦理專(zhuān)員必須在受理客戶問(wèn)題的24小時(shí)內(nèi)與客戶進(jìn)行聯(lián)系，確定問(wèn)題，解決問(wèn)題。

◎ 緊迫問(wèn)題，要求問(wèn)題辦理專(zhuān)員在受理客戶8小時(shí)內(nèi)必須與客戶進(jìn)行聯(lián)系，確定問(wèn)題解決方案，并上報(bào)部門(mén)主管；同時(shí)每天至少與客戶聯(lián)系1～2次，通報(bào)問(wèn)題進(jìn)展。

（3）客戶投訴辦法監(jiān)督

客戶服務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人將根據(jù)“客戶問(wèn)題記錄”辦理時(shí)間以及解決措施，監(jiān)督客戶投訴的辦理過(guò)程?？蛻舴?wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人將根據(jù)情況隨時(shí)將辦理情況通告客戶。

（4）客戶投訴辦理結(jié)束后，客戶問(wèn)題受理問(wèn)題專(zhuān)員負(fù)責(zé)了解客戶對(duì)投訴問(wèn)題處理的滿意情況。

第四篇：湖南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司進(jìn)口煙葉管理程序(草案)

湖南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司

進(jìn)口煙葉采購(gòu)操作流程（草案）

1，范圍：本程序適用于公司的進(jìn)口煙葉采購(gòu)的管理

2，規(guī)范性引用文件:湖南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司煙葉采購(gòu)管

理程序；中煙國(guó)際（2010）48號(hào)煙葉進(jìn)口管理細(xì)則；中煙國(guó)際（2010）13號(hào)關(guān)于進(jìn)口煙葉到港索賠有關(guān)事項(xiàng)的通知

3，術(shù)語(yǔ)和定義：本程序所指進(jìn)口煙葉類(lèi)型包括烤煙、白肋煙、香料煙、雪茄煙葉、其他晾曬煙葉、煙絲和煙草薄片。規(guī)格包括片煙把煙和散葉。

4，職責(zé)：

4.1，技術(shù)中心負(fù)責(zé)制定“湖南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司煙葉需求計(jì)劃”，并明確進(jìn)口煙葉需求計(jì)劃

4.2，公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)“煙葉需求計(jì)劃”的審批

5,工作程序和要求：

5.1編制煙葉需求計(jì)劃

技術(shù)中心根據(jù)公司品牌的發(fā)展規(guī)劃，組織原料采購(gòu)中心（原料供應(yīng)部），市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)中心（市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部），綜合計(jì)劃部，財(cái)務(wù)管理部等部門(mén)召開(kāi)下煙葉需求計(jì)劃專(zhuān)題會(huì)

技術(shù)中心根據(jù)葉組配方，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，品牌發(fā)展戰(zhàn)略，現(xiàn)有進(jìn)口煙葉庫(kù)存信息提出下進(jìn)口煙葉意向性需求計(jì)劃

市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)中心、進(jìn)出口部提供產(chǎn)品需求計(jì)劃預(yù)測(cè)

綜合計(jì)劃部提供下品牌許可加工計(jì)劃

原料采購(gòu)中心提供煙葉市場(chǎng)情況預(yù)測(cè)及分析意見(jiàn)

財(cái)務(wù)管理部提供進(jìn)口煙葉采購(gòu)資金配置意見(jiàn)

5．2將進(jìn)口煙葉需求計(jì)劃上報(bào)國(guó)家局計(jì)劃司，爭(zhēng)取各產(chǎn)區(qū)進(jìn)口煙葉計(jì)劃

5.3 樣品評(píng)審，技術(shù)中心負(fù)責(zé)進(jìn)口煙葉的樣品評(píng)審

5.4由原料采購(gòu)中心牽頭，技術(shù)中心參與，按照中煙國(guó)際和煙葉公司的要求，組織相關(guān)人員參加進(jìn)口煙葉看樣訂貨會(huì)，選定各產(chǎn)區(qū)需求等級(jí)和數(shù)量并上報(bào)中國(guó)煙葉公司；

5.5原料采購(gòu)中心組織人員參加由國(guó)家局組織的境外煙葉采購(gòu)和監(jiān)督加工驗(yàn)貨工作，并及時(shí)掌握國(guó)外煙葉市場(chǎng)信息，匯報(bào)工作情況。

5.6原料采購(gòu)中心相關(guān)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)進(jìn)口煙葉分配計(jì)劃的落實(shí)及等級(jí)質(zhì)量和數(shù)量的跟蹤

5.7煙葉檢疫許可證的辦理。在煙葉到港之前，進(jìn)口煙葉檢疫許可證由中煙國(guó)際向國(guó)家質(zhì)檢總局報(bào)關(guān)，簽發(fā)完后下傳到省商檢局，原料采購(gòu)中心派人到省商檢局取證，在五個(gè)工作日內(nèi)快寄到口岸，以便煙葉及時(shí)報(bào)關(guān)和運(yùn)輸。

5.8煙葉公司下達(dá)進(jìn)口煙葉資金流向表后，原料采購(gòu)中心相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)登錄湖南中煙原料信息管理系統(tǒng)，做好煙葉預(yù)檢、初檢及發(fā)貨等相關(guān)數(shù)據(jù)錄入工作。儲(chǔ)運(yùn)科及時(shí)組織煙葉發(fā)貨以避

免煙葉滯港。

5.9煙葉國(guó)內(nèi)短途運(yùn)輸，按照植物檢驗(yàn)檢疫的要求進(jìn)行運(yùn)輸，要求包裝無(wú)破損，無(wú)灑落，無(wú)水濕等。

5.10進(jìn)口煙葉入庫(kù)后原料采購(gòu)中心應(yīng)牽頭組織煙葉的抽樣檢驗(yàn)工作。

5.11進(jìn)口煙葉的倉(cāng)儲(chǔ)及商養(yǎng)：按省市商檢局的要求，進(jìn)口煙葉實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)庫(kù)管理，定期進(jìn)行熏蒸和殺蟲(chóng)；發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)情和疫情應(yīng)及時(shí)上報(bào)商檢部門(mén)。

5.12進(jìn)口煙葉消耗及庫(kù)存報(bào)表每月及時(shí)上報(bào)省商檢局

5.13卷煙車(chē)間綜合治理，按檢疫要求，由取得省商檢局相關(guān)資質(zhì)的公司參與進(jìn)口煙葉使用車(chē)間的綜合治理。

5.14進(jìn)口煙葉廢棄物及下腳料處理，應(yīng)保證無(wú)灑落，定期集中銷(xiāo)毀處理并報(bào)當(dāng)?shù)厣虣z局監(jiān)管備案。

5.15煙葉質(zhì)量糾紛處理及索賠：進(jìn)口煙葉在口岸發(fā)現(xiàn)的短重和水濕霉變等質(zhì)量糾紛由口岸依據(jù)商檢證書(shū)上報(bào)中煙國(guó)際統(tǒng)一處理。進(jìn)口煙葉入庫(kù)后，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)完成排查，單一合同短重?cái)?shù)量沒(méi)有超過(guò)該合同總重量的千分之二且索賠金額未達(dá)到1000美元，則不進(jìn)行索賠；發(fā)現(xiàn)水濕霉變煙葉無(wú)確鑿證據(jù)表明為供應(yīng)商或海上運(yùn)輸造成，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員上報(bào)中國(guó)煙葉公司向內(nèi)陸運(yùn)輸保險(xiǎn)單位進(jìn)行索賠；如確實(shí)因外商原因造成貨損，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員上報(bào)中煙國(guó)際對(duì)外索賠。原料供應(yīng)部相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)協(xié)同倉(cāng)庫(kù)人員做好質(zhì)量問(wèn)題煙葉的記錄備案，需要索賠時(shí)

應(yīng)及時(shí)與口岸聯(lián)系，并上報(bào)中煙國(guó)際和煙葉公司。

第五篇：物業(yè)采購(gòu)管理程序

采購(gòu)管理程序

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北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司

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北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司

JLLF-FIN-MB02-06-AC-a

摘

要

1、采購(gòu)系統(tǒng)的概念

2、采購(gòu)的選擇

2.1 需要采購(gòu)的業(yè)務(wù)

2.2 供應(yīng)商的選擇

2.3 工程材料的采購(gòu)及管理

2.4 供應(yīng)商的選擇原則

2.5 合同的管理

3、采購(gòu)付款控制和程序

3.1 現(xiàn)金付款的控制

3.2 銀行付款的控制

4、供應(yīng)服務(wù)商的評(píng)估

4.1 設(shè)備維護(hù)情況評(píng)估分析

4.2 材料采購(gòu)評(píng)估分析

4.3 專(zhuān)業(yè)性服務(wù)評(píng)估分析

4.4評(píng)估分析結(jié)果的處理

5、采購(gòu)系統(tǒng)的完善和發(fā)展 2 2 2-3 3-4 4 4-5 5 5-6 6-7 7 7 7-8 8 8 9

chi 2、2.1

北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司

采購(gòu)的選擇

需要采購(gòu)的業(yè)務(wù)

1、工程設(shè)備及維護(hù)：

①、電梯系統(tǒng)；②、空調(diào)系統(tǒng)；③、機(jī)電設(shè)備；④、后備發(fā)電機(jī)；⑤、弱電系統(tǒng)；⑥、衛(wèi)星通訊系統(tǒng)；⑦、給排水系統(tǒng)；⑧、土建工程、工程材料：

①、電梯材料；②、機(jī)電設(shè)備材料；③、弱電系統(tǒng)材料；④、衛(wèi)星通訊系統(tǒng)材料；⑤、給排水系統(tǒng)；⑥、土建材料；⑦、空調(diào)維修材料等。

3、工具

①、工程工具；②、勞動(dòng)保護(hù)用品

4、辦公用品

①、辦公用設(shè)備；②、辦公用易耗品；③、辦公用文具

5、專(zhuān)業(yè)服務(wù)性項(xiàng)目：

①、清潔服務(wù)；②、綠化服務(wù)；③、花卉租擺；④、節(jié)日裝飾；⑤、客戶服務(wù)；⑥、大廈保險(xiǎn)

6、安全系統(tǒng)

①、中控系統(tǒng)；②、保安系統(tǒng)；③、消防系統(tǒng)；④、通訊系統(tǒng)

7、政府壟斷性項(xiàng)目：

①、供水；②、電費(fèi)；③、天然氣；④、城市熱力；⑤、油料費(fèi)用

8、一般性項(xiàng)目

①、年底審計(jì)；②、日常法律事務(wù)咨詢(xún)；④、行政管理

9、應(yīng)急性項(xiàng)目：

①、突然停水、停電；②、突發(fā)緊急事故

10、其他、臨時(shí)性項(xiàng)目：

①、消防演習(xí)；②、業(yè)主大會(huì)

以上采購(gòu)項(xiàng)目只是大廈日常運(yùn)行需采購(gòu)項(xiàng)目的總體概括。2.2 選擇供應(yīng)商的條件

1、專(zhuān)業(yè)服務(wù)性項(xiàng)目

控制力度和角度

①、考查供應(yīng)服務(wù)商的專(zhuān)業(yè)勝任能力。②、供應(yīng)服務(wù)商的相關(guān)服務(wù)業(yè)績(jī)。③、供應(yīng)服務(wù)商營(yíng)業(yè)運(yùn)行的相關(guān)證件，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。④、供應(yīng)服務(wù)商所提供的服務(wù)價(jià)格定位，與同類(lèi)服務(wù)活躍市場(chǎng)的價(jià)位是否有差異。如果有差異，一定要分析差異原因。⑤、提供服務(wù)的方式：24小時(shí)服務(wù)、有需要時(shí)提供服務(wù)、定期服務(wù)以及應(yīng)急服務(wù)。

⑥、對(duì)供應(yīng)商要進(jìn)行定期的考核和評(píng)價(jià)，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行改正。

2、安全系統(tǒng)

針對(duì)保安部的采購(gòu)情況控制的力度和角度

①、供應(yīng)服務(wù)商必須是國(guó)家安全系統(tǒng)承認(rèn)的單位。

②、有國(guó)家承認(rèn)的安全系統(tǒng)或者消防系統(tǒng)的執(zhí)業(yè)資格證書(shū)。

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③、比較同類(lèi)服務(wù)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，確定供應(yīng)商的收費(fèi)是否合理。

④、定期評(píng)價(jià)供應(yīng)服務(wù)商的服務(wù)是否達(dá)到國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

3、政府壟斷性項(xiàng)目

控制力度和角度

①、供水、供電、供氣、供暖屬于向政府部門(mén)的采購(gòu)，每一項(xiàng)都有北京市物價(jià)局的定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，此種采購(gòu)，無(wú)法進(jìn)行價(jià)格的比較。屬于政府部門(mén)壟斷行為。

②、檢查政府部門(mén)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是否合理，因?yàn)獒槍?duì)不同的對(duì)象國(guó)家在定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)上是有一定的區(qū)別的，主要衡量的我們所管理的項(xiàng)目是否適用，其收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

4、一般性項(xiàng)目和辦公用品

控制力度和角度

①、審計(jì)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所的選擇主要由所管理項(xiàng)目的業(yè)主委員會(huì)或者相當(dāng)于業(yè)主委員會(huì)的權(quán)力機(jī)構(gòu)，進(jìn)行委托。物業(yè)公司從審計(jì)準(zhǔn)則的角度，沒(méi)有權(quán)力確定會(huì)計(jì)師事務(wù)所。

②、律師事務(wù)所的選擇標(biāo)準(zhǔn)為：能夠提供房地產(chǎn)和物業(yè)管理方面專(zhuān)業(yè)的意見(jiàn)和相關(guān)法律咨詢(xún)。

③、辦公用品、文具、辦公設(shè)備維護(hù)、印刷等，首先考慮供應(yīng)服務(wù)商是否是專(zhuān)業(yè)或者正規(guī)的公司，同時(shí)我們要考慮采購(gòu)必要性。行政費(fèi)用的開(kāi)支一定要考慮每個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算，因?yàn)樾姓M(fèi)用沒(méi)有嚴(yán)格的控制標(biāo)準(zhǔn)，而且具有不確定性。

5、設(shè)備維護(hù)和工程采購(gòu)

控制的力度和角度

①、供應(yīng)服務(wù)商的專(zhuān)業(yè)技術(shù)勝任能力。

②、供應(yīng)服務(wù)商的服務(wù)是否屬于超范圍經(jīng)營(yíng)，是否有能力提供所需的相關(guān)設(shè)備或配件。

③、供應(yīng)服務(wù)商是否是國(guó)家承認(rèn)并允許其接受境內(nèi)外視頻信號(hào)的單位。④、考慮所要進(jìn)行的維修或更新改造是否符合成本效益原則。

⑤、工程材料采購(gòu)是控制的關(guān)鍵。材料的價(jià)格、質(zhì)量、供貨及時(shí)性。特別是材料的價(jià)格和質(zhì)量，價(jià)格一定要合理即符合市場(chǎng)的公允價(jià)格，產(chǎn)品質(zhì)量一定要合格。禁止任何假冒偽劣產(chǎn)品流入工程部的庫(kù)房。

2.3 工程材料采購(gòu)及管理

1、材料采購(gòu)需要履行的手續(xù)

①、工程部根據(jù)實(shí)際工作安排，填寫(xiě)材料采購(gòu)計(jì)劃，遞交總物業(yè)經(jīng)理審批。只有經(jīng)過(guò)總物業(yè)經(jīng)理審批同意的材料采購(gòu)計(jì)劃，才能實(shí)施采購(gòu)，工程部不得擅自通知供應(yīng)商送采購(gòu)材料。

②、總物業(yè)經(jīng)理可以根據(jù)實(shí)際情況具體決定是否進(jìn)行采購(gòu)，以及選擇材料供應(yīng)商。

③、供應(yīng)商將材料送達(dá)項(xiàng)目后，應(yīng)第一時(shí)間通知總物業(yè)經(jīng)理，總物業(yè)經(jīng)理親自或責(zé)成相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)。

2、材料出入庫(kù)的管理

①、設(shè)置專(zhuān)人管理工程部材料庫(kù)房，直接受總物業(yè)經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)。

②、每次材料出入庫(kù)，庫(kù)管員必須填制出入庫(kù)單和登記庫(kù)房帳本，并且將出JLLF-FIN-MB02-06-AC-a chi

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入庫(kù)單送交財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。

③、材料的入庫(kù)和領(lǐng)用要有工程部主管以上人員簽字確認(rèn)。建議庫(kù)房管理采

用以舊換新的原則，即更換一個(gè)新的配件或用電器，要有換下來(lái)舊的配件或用電器補(bǔ)庫(kù)。如果出現(xiàn)未補(bǔ)庫(kù)情況要查明原因，有必要的情況下，要寫(xiě)書(shū)面報(bào)告。

④、每月底庫(kù)管員要對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行清點(diǎn)，結(jié)出月底每類(lèi)材料的余額和庫(kù)存數(shù)量。并且將結(jié)果送交總物業(yè)經(jīng)理和財(cái)務(wù)部，以便財(cái)務(wù)部進(jìn)行核對(duì)。⑤、庫(kù)房管理員要及時(shí)反饋庫(kù)房情況信息給總物業(yè)經(jīng)理。庫(kù)房情況信息包括庫(kù)房材料的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格，以及需要改進(jìn)和完善的地方等。

2.4 供應(yīng)商選擇的原則

1、采購(gòu)前的準(zhǔn)備工作：第一要填寫(xiě)商品/物料采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)后報(bào)

大廈總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)。第二要根據(jù)采購(gòu)的內(nèi)容確認(rèn)比價(jià)的程序，不同的金額比較的標(biāo)準(zhǔn)不同，具體的比較標(biāo)準(zhǔn)如下： ①、RMB100以下的可以直接購(gòu)買(mǎi)。

②、RMB100-RMB1000需要有正式報(bào)價(jià)。②、RMB 1,000-RMB 10,000的至少需要三家報(bào)價(jià)，已經(jīng)簽訂了供應(yīng)服務(wù)合同的不需要每月都進(jìn)行比較，只需在續(xù)簽新合同時(shí)進(jìn)行比較。③、RMB10,000-RMB100,000的采購(gòu)至少需要四家報(bào)價(jià)。④、RMB100,000以上的采購(gòu)至少需要五家的報(bào)價(jià)。

⑤、在索取供應(yīng)商的報(bào)價(jià)的同時(shí)供應(yīng)商還需要提供的資料包括資質(zhì)證明、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件以及相應(yīng)的業(yè)績(jī)報(bào)告。

以上的比價(jià)不包括政府壟斷的項(xiàng)目，比價(jià)的目的不只是價(jià)格的比較還要比較相應(yīng)的售后服務(wù)，產(chǎn)品質(zhì)量情況等。所有的供應(yīng)服務(wù)合同必須由總公司的MS部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署。

2、在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)的同時(shí)，要填寫(xiě)商品/物料采購(gòu)對(duì)比表。對(duì)比表的填寫(xiě)項(xiàng)目與采購(gòu)金額相關(guān)，同時(shí)在表上要體現(xiàn)出申請(qǐng)人、申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理的意見(jiàn)，該出選擇此供應(yīng)商的原因。

3、執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)上述的采購(gòu)準(zhǔn)備工作結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂相關(guān)的合同，依據(jù)合同的金額和付款方式，支付采購(gòu)的項(xiàng)目金額。涉及到維修等工程的還要有工程竣工驗(yàn)收合格單。

3、付款的手續(xù)和程序

《會(huì)計(jì)法》第2章14條的規(guī)定：會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員必須按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定對(duì)原始憑證進(jìn)行審核，對(duì)不真實(shí)、不合法的原始憑證有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告；對(duì)記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定更正、補(bǔ)充。原始憑證記載的內(nèi)容均不得涂改；原始 憑證有錯(cuò)的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)或更正，更正處應(yīng)加蓋出具單位的印章。原始憑證金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)，不得在原始憑證上更正。

根據(jù)《會(huì)計(jì)法》的要求和仲量聯(lián)行的實(shí)際情況，現(xiàn)擬訂相關(guān)控制程序如下： 3.1 現(xiàn)金支出的控制

1、現(xiàn)金支出的控制范圍：日常費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)、退還押金、現(xiàn)金借款、應(yīng)急材料采

購(gòu)。

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3.2

2、根據(jù)中國(guó)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則對(duì)現(xiàn)金的控制原則要求，日?，F(xiàn)金支出的最高限額為RMB1,000.00，超過(guò)此標(biāo)準(zhǔn)的要酌情處理，為了維護(hù)財(cái)務(wù)制度的嚴(yán)肅性，要 盡可能的用支票支付相關(guān)的費(fèi)用。

3、日常費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)。

①、申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)人填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)明細(xì)單，并按規(guī)定提供所需的原始單據(jù)。報(bào)銷(xiāo)單所填列內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，禁止填列虛假金額。

②、報(bào)銷(xiāo)單所附原始單據(jù)必須有經(jīng)手人簽字，所附發(fā)票必須是國(guó)家稅務(wù)局統(tǒng)一印制的發(fā)票。

③、申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)人填寫(xiě)完報(bào)銷(xiāo)明細(xì)單，必須有所在部門(mén)的經(jīng)理簽字。然后送交項(xiàng)目出納進(jìn)行初步審核。

④、項(xiàng)目出納初步審核合格后，送交總物業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)，最后送交總公司進(jìn)行最后的批準(zhǔn)審核。報(bào)銷(xiāo)單從總公司返回后，項(xiàng)目出納支出現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用。然后，送交會(huì)計(jì)記賬。

4、退還押金的控制程序

①、退還押金主要是指出入證押金和低于RMB1,000元的裝修押金。

②、申請(qǐng)退裝修押金和出入證押金的首要前提條件是裝修單元經(jīng)管業(yè)部、保安部、工程部驗(yàn)收合格。

③、按實(shí)際交回的出入證數(shù)量退還相應(yīng)的金額，退還數(shù)量必須由保安部確認(rèn)簽字。然后，施工方憑我司開(kāi)出的收據(jù)據(jù)實(shí)退還。施工方工作人員丟失的出入證，押金不予退還。

④、退還裝修押金需要提供的資料：經(jīng)管業(yè)部、保安部、工程部驗(yàn)收合格單；收取押金開(kāi)據(jù)的收據(jù)，經(jīng)財(cái)務(wù)部核實(shí)后予以退還。

5、現(xiàn)金借款的控制

①、根據(jù)會(huì)計(jì)制度規(guī)定日常借款最高限額為1,000.00元。程序如下：拿到申請(qǐng)單以后，首先，必須有所在部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)簽字；然后，總物業(yè)經(jīng)理確認(rèn)簽字；最后，到財(cái)務(wù)部簽字領(lǐng)取現(xiàn)金。所借現(xiàn)金要及時(shí)到財(cái)務(wù)部核銷(xiāo)，最遲不能超過(guò)月底結(jié)賬時(shí)間。

②、差旅費(fèi)借款，差旅費(fèi)借款必須經(jīng)過(guò)總公司PM的負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。此項(xiàng)借款的核銷(xiāo)可以跨月，根據(jù)各種發(fā)票據(jù)實(shí)核銷(xiāo)。

6、應(yīng)急情況的現(xiàn)金支出控制

①、應(yīng)急現(xiàn)金的支出包括兩種情況：一種是整棟大廈的突然事故；另一種是某一單元的事故。

②、整棟大廈的突然事故是指突然停水、停電，需要緊急租賃發(fā)電機(jī)、需要購(gòu)買(mǎi)備用水泵等。

③、某一單元的事故是指某單元突然出現(xiàn)特殊情況、水管崩裂等情況，而我 ④、們工程材料中沒(méi)有此種材料，由于情況緊急可以從出納的備用金中直接支取現(xiàn)金，購(gòu)買(mǎi)材料。

銀行支出的控制

1、支票付款的范圍包括：材料采購(gòu)、分包商的服務(wù)費(fèi)用、往來(lái)資金、代收代付

款、返還施工押金等。

2、材料貨款的結(jié)算

①、固定供應(yīng)商材料貨款的結(jié)算采用月結(jié)的方式。

②、每月月底財(cái)務(wù)部將要統(tǒng)計(jì)材料的入庫(kù)數(shù)量和金額，并且與庫(kù)房管理員的JLLF-FIN-MB02-06-AC-a chi

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統(tǒng)計(jì)金額進(jìn)行核對(duì)。如果金額一致，財(cái)務(wù)部將及時(shí)辦理支票申請(qǐng)手續(xù)； 如果存在差異，財(cái)務(wù)部將要與庫(kù)房管理員一同分析差異原因，假如屬于正常損耗，財(cái)務(wù)部將進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，假如是管理原因造成的損耗，財(cái)務(wù)部將要以書(shū)面的形式反映給總物業(yè)經(jīng)理，由總物業(yè)經(jīng)理及業(yè)主委員會(huì)決定處理方案。

⑤、如果供應(yīng)商無(wú)法提供所需材料，需非指定材料供應(yīng)商供貨。那么需要工程部填寫(xiě)商品采購(gòu)貨比三家對(duì)比表。財(cái)務(wù)部將根據(jù)總物業(yè)經(jīng)理最后簽字確認(rèn)的供應(yīng)材料價(jià)格申請(qǐng)支票。

⑥、公共假期應(yīng)急材料采購(gòu)的處理。財(cái)務(wù)部將為休息日值班經(jīng)理每人提供300元的應(yīng)急材料采購(gòu)備用金。

3、分包商的服務(wù)費(fèi)用包括：保潔費(fèi)用、工服洗滌、電梯維護(hù)、配電室維護(hù)、沙蟲(chóng)服務(wù)、綠化及花卉租擺等

①、通過(guò)貨比三家的方式選擇服務(wù)供應(yīng)商。

②、每年根據(jù)分包商全年的服務(wù)情況，對(duì)此分包商進(jìn)行評(píng)價(jià)以確定是否與其續(xù)簽新一年的服務(wù)合同。

③、根據(jù)合同規(guī)定的付款時(shí)間和方式，支付每月的費(fèi)用。因?yàn)槊總€(gè)分包商的付款方式是有所區(qū)別的，有月付的、季度支付的、半年支付的。

④、在申請(qǐng)付款時(shí)申請(qǐng)單所附資料包括：付款申請(qǐng)書(shū)、合同付款方式復(fù)印件、與合同金額相對(duì)應(yīng)的發(fā)票。同時(shí)要與財(cái)務(wù)賬上數(shù)據(jù)相核對(duì)，在核對(duì)無(wú)誤的情況下辦理申請(qǐng)付款手續(xù)。

4、往來(lái)資金，形成往來(lái)資金的主要原因是項(xiàng)目管理處沒(méi)有銀行基本戶，需要通過(guò)基本戶支付的款項(xiàng)只能由總公司代付。主要包括：?jiǎn)T工的工資、員工的各種保險(xiǎn)、代繳營(yíng)業(yè)稅金、項(xiàng)目的零用現(xiàn)金。每月月底項(xiàng)目要與總公司核對(duì)往來(lái)賬，金額正確以后，在下月初支付往來(lái)款。另外，每月需要支付給總公司的款項(xiàng)中還包括每月的管理者酬金。

5、代收代付款項(xiàng)的控制，代收代付款項(xiàng)包括為服務(wù)商代收的服務(wù)費(fèi)和為政府部門(mén)代收代付的公共事業(yè)費(fèi)用。

①、收款人必須是項(xiàng)目管理處簽訂合同的分包商或者與管理處簽訂正式的委托代收款合同，否則，將不予代收。②、必須有付款人同意付款的確認(rèn)函。

③、代收款項(xiàng)到達(dá)管理處的帳戶后，收款人才能向管理處申請(qǐng)支取款項(xiàng)。收款人所提供給管理處的發(fā)票，必須是符合北京市稅務(wù)局頒布新發(fā)票使用和管理規(guī)定的正式發(fā)票（即2001年4月1日起實(shí)施的新規(guī)定），而且發(fā)票必須真實(shí)有效。管理處將按發(fā)票上的財(cái)務(wù)章的名稱(chēng)作為付款支票的抬 ④、頭。

④、在收到代收款項(xiàng)后，管理處將代扣代繳營(yíng)業(yè)稅，稅率為5%。銀行收取的手續(xù)費(fèi)以及代收款項(xiàng)屬于外幣的匯兌損益由收款人自己承擔(dān)，管理處不予承擔(dān)。

⑤、每月的月底財(cái)務(wù)部將要統(tǒng)計(jì)為每個(gè)單位代收的款項(xiàng)金額，代扣代繳的相關(guān)稅金。然后，通知相關(guān)部門(mén)按財(cái)務(wù)部的統(tǒng)計(jì)金額申請(qǐng)付款。

⑦、為政府部門(mén)代收的費(fèi)用包括水費(fèi)、電費(fèi)、煤氣費(fèi)、供暖費(fèi)，以上費(fèi)用有政府部門(mén)規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，每月管理處根據(jù)業(yè)戶的實(shí)際消耗情況計(jì)算應(yīng)繳金額。

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北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司4、4.1

4.2

4.3

6、返還施工押金的控制

①、施工單位按照施工圖紙完成工程，并且按照?qǐng)D紙的要求自檢已經(jīng)合格。②、自檢合格后，施工單位與業(yè)主進(jìn)行驗(yàn)收，業(yè)主驗(yàn)收合格。然后由業(yè)主和施工單位共同向管理處申請(qǐng)驗(yàn)收。

③、管理處根據(jù)驗(yàn)收申請(qǐng)，由管業(yè)部、保安部、工程部三個(gè)部門(mén)聯(lián)合驗(yàn)收施工單元。以裝修手冊(cè)的準(zhǔn)則為衡量標(biāo)準(zhǔn)，符合要求的由三個(gè)部門(mén)的驗(yàn)收人員在驗(yàn)收單上簽字；如果不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，要求施工單位限期整改，然后，重新申請(qǐng)驗(yàn)收。

④、施工單位持工程驗(yàn)收合格單和財(cái)務(wù)部的收款單據(jù)，到財(cái)務(wù)部申請(qǐng)退還施工押金。財(cái)務(wù)部核實(shí)金額和相關(guān)手續(xù)后，辦理退還押金手續(xù)和支票申請(qǐng)。

供應(yīng)服務(wù)的評(píng)估

設(shè)備維護(hù)情況評(píng)估分析

1、保質(zhì)期內(nèi)是否出現(xiàn)問(wèn)題

此項(xiàng)評(píng)估主要是針對(duì)購(gòu)買(mǎi)設(shè)備的情況進(jìn)行分析的，保質(zhì)期內(nèi)是否出現(xiàn)問(wèn)題是評(píng)價(jià)一臺(tái)設(shè)備和一項(xiàng)采購(gòu)的重要階段，也是評(píng)價(jià)設(shè)備質(zhì)量的關(guān)鍵。質(zhì)量的好與壞直接影響我們?yōu)闃I(yè)主或租客的服務(wù)水平，也是會(huì)不會(huì)遭受業(yè)戶經(jīng)常投訴的關(guān)鍵。

2、保質(zhì)金是否返還

保質(zhì)期是否出現(xiàn)問(wèn)題是決定保質(zhì)金返還與否的關(guān)鍵，假如設(shè)備真正的出現(xiàn)了質(zhì)量問(wèn)題，保質(zhì)金是我們的一種補(bǔ)償，我們將要拒絕支付保質(zhì)金。同時(shí)還要根據(jù)合同進(jìn)行有關(guān)的責(zé)任追究問(wèn)題。材料采購(gòu)評(píng)估分析

1、材料的價(jià)格水平（與同類(lèi)市場(chǎng)的情況）

仲量聯(lián)行每個(gè)項(xiàng)目材料供應(yīng)都有固定的供應(yīng)商，但是供應(yīng)商的價(jià)格并不是根據(jù)市場(chǎng)的價(jià)格確定的，某些材料是供應(yīng)商從其他的商戶手中購(gòu)買(mǎi)的，這樣就需要我們每月要對(duì)材料的價(jià)格進(jìn)行檢查和分析，比較其與同類(lèi)市場(chǎng)是否有異常的材料價(jià)格出現(xiàn)。我們?cè)试S供應(yīng)商有一定的加價(jià)，但是不能超過(guò)與其簽訂合同規(guī)定的加價(jià)率。應(yīng)該10元錢(qián)能做的工作我們沒(méi)有必要花100元錢(qián)去做。

2、材料的質(zhì)量（包括客戶反饋的情況）

材料的質(zhì)量直接影響我們的客戶服務(wù)水平，假如我們花費(fèi)同等的價(jià)格購(gòu)買(mǎi)的材 料而質(zhì)量卻比其他的材料差。由此遭到住戶或租客的投訴，我們一定要根據(jù)合同追究供應(yīng)商的責(zé)任。如果供應(yīng)商有欺詐行為我們要考慮是否還繼續(xù)與其合作；如果特別嚴(yán)重的我們應(yīng)該考慮追究其法律責(zé)任。以維護(hù)仲量聯(lián)行的聲譽(yù)。

3、及時(shí)性

在項(xiàng)目里特別是公寓的項(xiàng)目，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)許多意想不到的維修事情，這樣就需要材料供應(yīng)商在接到我們的請(qǐng)求后，能夠給我們及時(shí)的答復(fù)，是否能夠提供材料。能，需要多長(zhǎng)時(shí)間；不能，是沒(méi)有存貨還是市場(chǎng)上沒(méi)有此類(lèi)商品。但是能給予及時(shí)的答復(fù)是非常重要的。直接影響著我們的服務(wù)質(zhì)量。專(zhuān)業(yè)性服務(wù)的評(píng)估分析

1、好，好在哪？

2、不好，不好在哪？

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北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司

3、還可以，為什么還可以？ 4.4 評(píng)估分析結(jié)果的處理

1、沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的處理

①、經(jīng)過(guò)評(píng)估分析對(duì)其的服務(wù)并不理想，但是對(duì)方愿意接受我們提出的建議并且進(jìn)行相關(guān)的改進(jìn)。其改進(jìn)后我們?cè)u(píng)估分析已經(jīng)達(dá)到我們要求的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，我們可以與其繼續(xù)合作。

②、服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)直接遭到客戶的投訴，給仲量聯(lián)行造成了極壞的影響；由于此項(xiàng)服務(wù)給項(xiàng)目正常運(yùn)行造成巨大損失的。管理處將要根據(jù)合同與其立即解除合同，同時(shí)盡最大的努力挽回供應(yīng)服務(wù)商造成的不良影響。然后考慮更合理的方式挑選此類(lèi)服務(wù)的供應(yīng)商。

2、達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的處理

如果對(duì)我們的服務(wù)特別理想的服務(wù)供應(yīng)商或材料供應(yīng)商，項(xiàng)目將要與其簽訂長(zhǎng)久的供應(yīng)合同，并且其業(yè)務(wù)將隨著仲量聯(lián)行的業(yè)務(wù)發(fā)展而不斷的發(fā)展。成為長(zhǎng)久的合作伙伴。

5、采購(gòu)系統(tǒng)的完善和發(fā)展

隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和外部環(huán)境的變化，采購(gòu)系統(tǒng)將要不斷的完善和發(fā)展，影響

因素包括：公司內(nèi)部因素和公司外部環(huán)境

公司內(nèi)部因素應(yīng)該包括：公司的管理策略、經(jīng)營(yíng)策略、公司的信譽(yù)度和知名度等；

公司的外部因素應(yīng)該包括：行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)、國(guó)家政治環(huán)境、宏觀經(jīng)濟(jì)政策等。

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