第一篇：第四章 秘書的日常事務(wù)工作

第四章 秘書的日常事務(wù)工作

[學(xué)習(xí)目的]理解辦公室日常事務(wù)的各項內(nèi)容主要構(gòu)件及操作要求，能夠按要求進(jìn)行各項事務(wù)的操作。

第一節(jié) 接聽與拔打電話

在秘書日常的公關(guān)實務(wù)中，電話溝通更是不可缺少的形式，很多客戶正是通過電話最先接觸和了解對方。正確使用電話，有助于創(chuàng)造良好的溝通氣氛，提高辦事效率，樹立個人和組織的良好形象。

一、接聽與撥打電話的原則與基本要求

1．表達(dá)規(guī)范、正確。2.禮貌熱情，語氣清晰和婉。3.簡潔。4.保密。5.注意時間。

二、過濾電話的注意事項和基本要求

1.接聽重要電話

所謂重要電話一般指來自上級的電話或來自公眾的內(nèi)容特別重要的電話，比如重要會議、重要通知、突發(fā)事件等。

至于如何判定重要與否，除了憑自己的經(jīng)驗和直覺，還可以參考以下標(biāo)準(zhǔn)：一是需要馬上辦理，二是需要交辦，三是需要提醒，四是需要備忘，五是可能沒有任何原因，只憑感覺有此必要，凡符合上述標(biāo)準(zhǔn)的來電，我們都要養(yǎng)成邊聽邊記或掛斷電話后馬上隨手記錄的習(xí)慣。2.接聽糾纏電話

秘書接聽這類電話往往違背秘書的意愿，發(fā)話者為了達(dá)到自己目的，幾次三番地來電話糾纏，而且現(xiàn)在有些人信奉“會哭的孩子多吃奶”的心態(tài)，經(jīng)常打騷擾性的糾纏電話。這類電話一般會讓人心煩意亂，拿不定主意，還可能發(fā)脾氣，對普通人而言，可毫無疑問地拒絕或訓(xùn)斥對方，但秘書人員在接這類電話時應(yīng)大度有禮，不怒不躁，不要被對方利用，但也要有原則。禮貌的回絕對方，不留任何余地。3.過濾恐嚇電話

有些人為了某種目的，經(jīng)常會使用威脅的辦法給相關(guān)組織打恐嚇電話，提出的條件也不盡相同，口氣也有輕有重，但大部分的恐嚇電話都與經(jīng)濟(jì)利益有關(guān)系。4.過濾嘮叨電話 秘書在過濾電話時，經(jīng)常接一些“長舌婦式”的嘮叨電話，如何應(yīng)對這類電話，一般多采用善意的謊言法。5.過濾代接電話 代接電話有三種：

一是領(lǐng)導(dǎo)不在時秘書代為處理。

二是代接電話是領(lǐng)導(dǎo)不能馬上接電話，要讓客人等一兩分鐘。三是領(lǐng)導(dǎo)在辦公室，秘書為領(lǐng)導(dǎo)過濾電話。

在過濾電話的過程中也常常會遇到打錯的電話，秘書也要始終保持禮貌和善用職業(yè)用語。

三、接聽與拔打電話的程序

1.接聽電話的程序

首先，接電話前應(yīng)準(zhǔn)備好電話記錄單，以便記錄一些重要電話。其次，當(dāng)電話鈴響起兩聲之后的間隔里拿起話筒，進(jìn)行接聽。再次，拿起話筒后應(yīng)自報家門，弄清對方的身份與目的。2.拔打電話的程序

首先，在打電話之前要清理好自己的思維，對于重要的電話最好提前準(zhǔn)備要說的要點，以免說錯。其次，在打通電話時，要主動自報家門，說明來意。

另外，和接聽電話是一樣的，除了要用規(guī)范的職業(yè)語言之外，一般要等對方說完再見之后再掛機。

第二節(jié) 時間安排與計劃

秘書日常事務(wù)工作之一就是做好組織的時間安排，包括日程安排、約會安排和旅行安排，其中幫助領(lǐng)導(dǎo)安排好時間就是本節(jié)要談的，主要內(nèi)容是就是做好日程安排，包括每月、每周、每天的日常工作安排。具體如下：

一、日程安排的內(nèi)容

秘書日程安排的內(nèi)容是把領(lǐng)導(dǎo)或組織每月、每周、每天的主要活動納入計劃，并下發(fā)給組織相關(guān)單位或部門。

領(lǐng)導(dǎo)或組織日常工作安排一般涉及以下內(nèi)容：

1.各種接待、約會。包括接待或會見本單位員工、外單位來賓和國外的來賓。2.商務(wù)旅行活動。當(dāng)前各組織領(lǐng)導(dǎo)特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常到各地、各國去聯(lián)系合作事宜，進(jìn)行市場調(diào)研和參觀學(xué)習(xí)。

3.參加各類會議。各類組織都會經(jīng)常舉行不同類型的會議，領(lǐng)導(dǎo)部署重要的任務(wù)，或聽取員工的建議，或組織各類表彰會議等等。

4.到車間進(jìn)行實際檢查或指導(dǎo)。優(yōu)秀的企業(yè)家都注重及時了解本組織的生產(chǎn)、營銷、資產(chǎn)運算等方面的情況，這離不開親自去做市場分析、產(chǎn)品分析、資產(chǎn)分析等過程。5.組織的各類重大活動的安排。

6.領(lǐng)導(dǎo)私人活動的安排。在西方國家，包括日本秘書一般都要對領(lǐng)導(dǎo)的私人生活進(jìn)行安排。比如何時去休假，替領(lǐng)導(dǎo)安排好接待領(lǐng)導(dǎo)私人親朋的日程表等。

二、日程安排的基本要求：

1.統(tǒng)籌兼顧。所謂統(tǒng)籌兼顧，就是安排日?；顒右獜慕M織的全局出發(fā)統(tǒng)一籌劃，又要兼顧領(lǐng)導(dǎo)的實際情況。2.安排規(guī)范.就是根據(jù)組織領(lǐng)導(dǎo)的分工，明確規(guī)定哪一類組織活動應(yīng)由哪些領(lǐng)導(dǎo)參加，避免出現(xiàn)隨意性，注重實效，克服形式主義。

3.效率原則。日程表的安排要體現(xiàn)效率原則。

4.突出重點。采用ABCD法則,對完成中心工作有直接聯(lián)系或重要的活動，要優(yōu)先安排，加以保證，以便領(lǐng)導(dǎo)集中精力辦大事，防止領(lǐng)導(dǎo)疲于奔命，力戒形式主義。ABCD法則中的A是指先做重要而緊急的任務(wù)； 再做重要而不緊急的任務(wù)，即 B類事務(wù)； 后做緊急而不重要的工作，即 C類事務(wù)；

再處理就是 D類，可做可不做的事務(wù)，這樣安排，只有這樣，才能提高效率，充分利用時間，合理分配精力，完成工作任務(wù)。

5.留有余地。安排領(lǐng)導(dǎo)的時間要留有余地，不要安排得過于緊密，要給領(lǐng)導(dǎo)有空隙時間。

6.適當(dāng)保密。領(lǐng)導(dǎo)的日程安排，一般都是自制成一覽表的形式。日程表給領(lǐng)導(dǎo)一份，給秘書科長和其他領(lǐng)導(dǎo)一份，再就是有關(guān)科室和司機一份。不過，給科室和司機的日程表，內(nèi)容不能太詳細(xì)以防泄密。7，事先同意。在安排領(lǐng)導(dǎo)的日程表時，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先得到領(lǐng)導(dǎo)的同意。

二、日程安排的形式

領(lǐng)導(dǎo)的日程安排可以分為： 1.年計劃表。2.月計劃表。3.周計劃表。4.日程表。日程安排注意事項

1.日程表編寫以記敘、說明為主要表達(dá)方式，不加評論，不作過多分析，簡潔而且具體，2.使人一目了然。

3.月計劃、周計劃、日計劃不要安排得太滿，尤其是后兩者。因為環(huán)境隨時變化，領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)不同的情況做出一定的改變，所以編寫要留有余地。

4.所有的日程安排都應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的意思去辦。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核通過打印成表并送給相關(guān)部門，同時要留有備份。5.活動與活動之間要有一定的空隙時間，以避免一些時間沖突。

6.在制定日程安排表的過程中，應(yīng)養(yǎng)成謙虛細(xì)心的習(xí)慣，事不論大小，都要認(rèn)真去檢查核對。然后再請領(lǐng)導(dǎo)審核，這樣一方面減少錯誤，另一方面也提高工作效率。

7.對已經(jīng)處理完的工作，一般應(yīng)注明結(jié)果，對沒處理的也一樣，這樣避免漏掉一些重要內(nèi)容，也幫助領(lǐng)導(dǎo)隨時掌握信息。

四、日志的系統(tǒng)

日志是根據(jù)周計劃表寫出的一天時間內(nèi)組織領(lǐng)導(dǎo)活動計劃，一般分為兩種類型：即縱橫兩種方式，所謂縱，是以時間為線索，上班開始到下班為止，整個過程中什么時間應(yīng)做什么事，按照順序排列，屬于領(lǐng)導(dǎo)必做的作為主線，安排的時間應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)精力很好時。所謂橫，是指事務(wù)。每一項事務(wù)都應(yīng)該設(shè)定處理所需要的時間，將一些重要的事務(wù)工作馬上安排讓領(lǐng)導(dǎo)完成。在日志上記錄事情的時候應(yīng)該注意的問題：

1.寫字永遠(yuǎn)要用鋼筆——尚未聯(lián)系妥當(dāng)?shù)募s會可以先用鉛筆記載，待約定之后再用鋼筆描一遍； 2.記載時間、聯(lián)系人姓名、地點以及其它有關(guān)內(nèi)容，要盡可能簡單而全面；

3.記載社交活動，要注意招待會或酒會的時間——“18：30分動身赴19：00的酒會”——以及穿著方面的任何應(yīng)特別注意的情況；

4.一天的活動安排，應(yīng)按時間先后記載；

5.每天開始，要先為當(dāng)天的所有活動做好必要的準(zhǔn)備工作，:如：為會議和約會準(zhǔn)備好文件和檔案材料； 6.每天工作結(jié)束，要仔細(xì)檢查每個日志，看所有項目是否都已處理，所有約會是否都已赴約。另外，秘書在記錄秘書工作日志和領(lǐng)導(dǎo)工作日志時，要互相協(xié)調(diào)配合，請見下例： 秘書工作日志 注意事項：

1.領(lǐng)導(dǎo)與秘書都要去參加的活動要記錄在相同的時間內(nèi)

2.秘書單獨的活動，只有安排在領(lǐng)導(dǎo)的空余時間，或者單獨活動的時間內(nèi)

第三節(jié) 閱讀資料

閱讀資料一：

秘書在日常的接聽與拔打電話過程中，要養(yǎng)成記錄電話的好習(xí)慣，因為記憶力再好的秘書也不會把每天發(fā)生的各類事件都一一記清楚。記好電話內(nèi)容，不但可幫助秘書合理地安排時間，及時地處理一些重要問題，還有助于日后建檔以便備用，根據(jù)所在單位的不同電話記錄單設(shè)計也不同，一般的電話記錄單如下表所示： 電話記錄單

（一）來電日期

來電單位或姓名

來電內(nèi)容

是否需要回復(fù)

處理意見

電話記錄單

（二）通話人

年 月 日 時 分 來電者單位

或姓名 主要內(nèi)容：

接話人

通話時間 年 月 日 時 分

備注或處理意見：

來電單位、時間、主要內(nèi)容、處理意見等都要如實記錄，重要的電話還要領(lǐng)導(dǎo)親自批示。比如： 電話記錄單

（三）年 月 日 午 時 分

來電單位

內(nèi)容

發(fā)話人姓名 接電話人

領(lǐng)導(dǎo)意見

處理

閱讀資料二：規(guī)范的日程表 年度計劃日程安排表 4-7 14日召開職工代表大會

一月

23日 董事會

二月 三月

董事長去日本考察

3日職工技能大賽開始，5日結(jié)束

四月

公司舉行“以人為本”演講比賽

?? ??.十二月 進(jìn)行年終總結(jié)大會，獎勵先進(jìn)個人和車間 參加廣交會 召開股東大會

月計劃日程安排表 4-8 日期 2 3

星期

二

50周年廠慶

三 四

一 皇臺集團(tuán)等兄弟單位參觀，并組織專家 李銀城董事長、王強元副經(jīng)理去比利時參加展銷會

全體職工大會，王曉元經(jīng)理做年度報告并獎勵優(yōu)秀員工

人力資源部召開會議，在 2樓會議室

上午

條山酒業(yè)集團(tuán)公司建廠

下午

周計劃日程安排表 4-9 星 期 一 上午

8點半，2樓，李董事長介紹參展情況

下午

14點市場營銷科匯報工作，3樓會議室

11點，李董事長參加市委的午餐會 8點王強元副經(jīng)理組織各部部長學(xué)習(xí)新的《企業(yè)法》；

二

10點，王曉元經(jīng)理在衢州飯店與新加坡客商進(jìn)行談判，12點共進(jìn)午餐

三 四 五 六 七

日計劃日程安排表4-10

條山酒業(yè)集團(tuán)公司慶祝建廠 50周年日程安排表

12月1日(星期二)8：30~9：00 9：00~9：05 9：05~9：10 9：10~9：15 9：15~9：45 9：45~10：40 條山酒業(yè)集團(tuán)公司慶祝建廠 50周年代表簽到 王強元副經(jīng)理主持，李銀城董事長致歡迎辭 皇臺酒業(yè)集團(tuán)公司董事長王自興致辭 市政府秘書長王鵬元致辭

王曉元經(jīng)理做主題發(fā)言，介紹集團(tuán)發(fā)展過程和未來目標(biāo) 構(gòu)建共贏的價值鏈，推進(jìn)競合策略。廣告科科長趙志強 9點半，李董事長會見日本客人、、徐可圣副經(jīng)理負(fù)責(zé)

16點李董事長、王曉元經(jīng)理會見新到的大學(xué)畢業(yè)生、、檢查

15點迎接市工商局、環(huán)保局

10：40~11：00 短暫休息，與會人員留影 11：00~13：00 午餐

14：30~16：30 李董事長陪同各位來賓去車間參觀 16：30~17：30 圓桌會議 17：30~19：30 答謝酒會

一起觀看晚會

19：30~21：00 由公司公關(guān)部、文藝部負(fù)責(zé)

第四節(jié) 技能訓(xùn)練

[訓(xùn)練目標(biāo)]通過訓(xùn)練學(xué)生能夠熟練掌握接聽電話的技能與填寫日志的技能 1.秘書小李一次給客戶打電話，鈴聲響了五聲之后還沒有人接，他就掛了電話。她做的對嗎？ 2.秘書小孫一次因工作被領(lǐng)導(dǎo)批評了，心情很不好，恰好電話響了，鈴聲響了兩聲以后，她拿起話筒說，“喂，你找誰？”當(dāng)?shù)弥獙Ψ酱蝈e電話時，她很不耐煩的說了聲“您打錯了?！本蛯㈦娫捊o掛了。她的做法對嗎？

3.秘書小歐一次八點鐘就給新疆的一位老板打電話，“喂，是張總嗎？”“你是誰？”“我是杭州娃哈哈集團(tuán)人力資源部的辦公室秘書?！薄皩Σ黄穑以诔栽绮?，等會打過來好嗎？”“噢，好的?！比绻闶敲貢W，你該如何做？

4.秘書小董接到了一個投訴電話，對方態(tài)度還可以，她一邊接電話，一邊翻閱當(dāng)天的文件。小董做的對嗎？ 5.秘書小張一次接到了一個恐嚇電話，對方態(tài)度很惡劣，聲稱一定要讓她的老總親自接。小張說老板不在，讓他過一會打過來，對方依然態(tài)度強硬，小張就把電話筒放在一邊，去做別的事情。小張的做法對嗎？ 6.陳之安先生是沈陽某飛機部件股份有限公司主管銷售的經(jīng)理。請把下星期一的活動安排有關(guān)內(nèi)容分別填寫在陳之安先生和他秘書的工作日志上：每周星期一上午10：30在辦公室舉行會議，所有經(jīng)理都參加。要安排時間去銀行取現(xiàn)金。12：30陳先生與王新西先生（北京代理商）在文華大酒店共進(jìn)午餐。為人事部的朱迪小姐安排下午3：00見陳經(jīng)理。在該天某一適當(dāng)時間，秘書必須空出半個小時的時間以便安排陳先生與自己商談下一次推銷工作會議的日程安排，但不能占上午9：00—10：00的時間，因為陳經(jīng)理想在這段時間里處理他的信件。陳經(jīng)理和夫人晚上7：30分出發(fā)去康特公寓出席晚8：00的俱樂部聚餐會。秘書本人在晚上7：00要參加社交俱樂部舉行的一個會。

第二篇：日常事務(wù)中發(fā)揮秘書的參謀作用

如何在日常事務(wù)中發(fā)揮秘書的參謀作用

秘書參謀活動，是以秘書部門和秘書人員為主體，以所在管理系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)者為對象，以輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策為目標(biāo)，以秘書實務(wù)為中介，以出謀獻(xiàn)策為手段，影響領(lǐng)導(dǎo)者決策行為的過程。同一般參謀活動一樣，秘書參謀活動也由參謀主體、參謀客體、參謀內(nèi)容、參謀方法、參謀環(huán)境等要素構(gòu)成。秘書參謀活動就是上述諸要素交互作用的動態(tài)過程。秘書參謀活動有自身的特點和規(guī)律。只有認(rèn)識和把握這些特點和規(guī)律，才能在秘書工作中有效地發(fā)揮參謀作用。

秘書參謀規(guī)律主要有以下五方面的涵義：

（一）秘書參謀活動必須結(jié)合秘書工作任務(wù)一道進(jìn)行，將參謀活動滲透到秘書實務(wù)之中。秘書工作千頭萬緒，歸結(jié)起來，無非有兩大職能：辦事職能與參謀職能。這里所說的“辦事職能”是對完成秘書工作任務(wù)的統(tǒng)稱。如信息工作、調(diào)研工作、協(xié)調(diào)工作、督查工作等，都是秘書工作的重要內(nèi)容，完成這些工作任務(wù)，也是秘書工作辦事職能的體現(xiàn)。這里所說的“參謀職能”，不是指秘書部門和秘書人員單純地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，而是在完成秘書工作任務(wù)的過程中充分發(fā)揮參謀作用。秘書工作的辦事職能和參謀職能是相互依存、相互作用的。辦事職能是秘書工作的基礎(chǔ)和本體，參謀職能主要是在完成秘書工作任務(wù)的過程中體現(xiàn)出來的。離開辦事職能，秘書工作的參謀職能就不能獨立存在。即使在重大決策的形成和實施過程中，秘書部門的參謀職能仍然必須通過提供信息、調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、撰寫文件等具體工作體現(xiàn)出來，而不像咨詢機構(gòu)和專家、顧問那樣，專司出謀劃策。

秘書從事參謀活動必須與完成秘書工作任務(wù)緊密結(jié)合，這是一條客觀規(guī)律。實踐證明，什么時候二者結(jié)合得好，秘書工作的參謀助手作用就能得到有效發(fā)揮；什么時候不去結(jié)合，甚至企圖把秘書的參謀職能與辦事職能分離開來，對立起來，秘書工作就有陷入誤區(qū)的危險。

（二）秘書參謀方向必須服從和體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策意圖，有利于決策目標(biāo)的實現(xiàn)。

秘書參謀方向，是指秘書在參謀活動中思考問題的方向，以及參謀成果對領(lǐng)導(dǎo)決策產(chǎn)生影響力的方向。領(lǐng)導(dǎo)決策意圖規(guī)定和制約著秘書參謀方向。因此，秘書在確定參謀方向時，必須以領(lǐng)導(dǎo)決策意圖為導(dǎo)向，在此前提下充分發(fā)揮自己的主觀能動性，積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。

（三）秘書參謀活動的內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策活動的需求相一致，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的主旋律開展參謀活動。

秘書參謀活動在內(nèi)容上也不能漫無中心，而必須有一個主旋律。秘書參謀活動的內(nèi)容應(yīng)側(cè)重于滿足領(lǐng)導(dǎo)決策的需要，圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策開展參謀活動。

輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策是秘書部門和秘書人員的最高職責(zé)，也是秘書參謀活動內(nèi)容的根本出發(fā)點。只有根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策的需要，不斷提高秘書參謀活動的質(zhì)量，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)決決策服務(wù)好。

（四）秘書參謀活動方法必須與領(lǐng)導(dǎo)者的決策特征和參謀內(nèi)容相適應(yīng)，“直”“曲”相濟(jì)，“謀”“咨”相承?！爸薄迸c“曲”是秘書參謀活動的兩種主要方法。所謂“直”，指的是參謀活動中所運用的直接方法；所謂“曲”，指的是參謀活動中所運用的間接方法。上述參謀方法的采用，應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)者的決策特征相適應(yīng)，對不同的領(lǐng)導(dǎo)者采取不同的參謀方法。對同一領(lǐng)導(dǎo)者，因參謀內(nèi)容不同而采用的參謀方法也應(yīng)有別?？傊?，“直”“曲”參謀方法的靈活運用，應(yīng)以提高參謀效率為目標(biāo)，以適應(yīng)參謀對象為原則。

“謀”與“咨”是秘書參謀活動中采用的兩種方式。所謂“謀”，指計謀運籌；所謂“咨”，指咨詢活動?！爸\”“咨”相承，反映了秘書參謀活動方式上的基本特點。計謀運籌與咨詢活動之間的依附性很強。在秘書參謀活動中，“咨”和“謀”，相輔相承，共同發(fā)揮著參謀功能。但它們畢竟是兩種不同的參謀方式，具體運用時也須因時、因地、因人、因事而加以選擇。

（五）秘書參謀作用的發(fā)揮，必須取得領(lǐng)導(dǎo)對秘書的信任，不斷優(yōu)化參謀環(huán)境。秘書作用的發(fā)揮，與參謀環(huán)境的優(yōu)劣有直接關(guān)系。在參謀活動中，秘書與領(lǐng)導(dǎo)是一種互動關(guān)系。不過，通常先由領(lǐng)導(dǎo)向秘書發(fā)出參謀需求信息，然后再由秘書向領(lǐng)導(dǎo)者傳遞參謀建議信息，從而形成雙向信息溝通模式。秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的相互溝通和交流，對參謀環(huán)境起著重要影響。當(dāng)參謀環(huán)境不優(yōu)越時，將影響秘書參謀作用的發(fā)揮。因此，秘書要有效地發(fā)揮參謀作用，首先必須優(yōu)化參謀環(huán)境。

秘書參謀作用的發(fā)揮，與領(lǐng)導(dǎo)者對秘書的信賴程度成正比關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)對秘書的信賴程度越高，對秘書的激勵越大，秘書參謀的積極性越高，參謀作用發(fā)揮得越好，領(lǐng)導(dǎo)對秘書參謀建議的采納率越高。

秘書參謀作用的發(fā)揮，與秘書同領(lǐng)導(dǎo)者的配合狀況也有很大關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系融洽，工作中配合默契，思想上相互溝通，秘書的參謀作用就能得到充分發(fā)揮；相反，秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系緊張，相互之間缺乏信任感，甚至于秘書有某種不安全感，在這樣的環(huán)境壓力下，秘書很難向領(lǐng)導(dǎo)提出有價值的參謀建議。因此，處理好秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，對秘書發(fā)揮參謀作用十分重要。

綜上所述，秘書參謀活動的五個方面的涵義，從不同側(cè)面反映了秘書參謀活動的內(nèi)在聯(lián)系，揭示了秘書參謀活動的本質(zhì)。只要我們自覺遵循這個規(guī)律，就能正確而有效地發(fā)揮秘書工作的參謀功能。

秘書人員在參謀時應(yīng)具的素質(zhì)

（一）良好的政治思想素養(yǎng)是參謀決策的風(fēng)向標(biāo)

1、正確鮮明的政治態(tài)度。

2、無私奉獻(xiàn)的價值觀念。

3、辯證創(chuàng)新的思維方式。

4、崇高的職業(yè)道德。

（二）豐富的知識積累是秘書參謀輔助的重要基礎(chǔ)

1、廣博的文化知識修養(yǎng)。

2、合理的知識結(jié)構(gòu)。

3、獲取新知識的能力。

（三）健康的心理素質(zhì)是參謀輔助的重要保證

秘書人員要適應(yīng)并做好參謀輔助工作，必須要有一個健康、良好的個性心理素養(yǎng)，概括起來，大致有以下四種個性心理素養(yǎng):

1、弘毅不折的堅強意志。

2、自知、自制的承受能力。

3、沉著穩(wěn)健的行為氣質(zhì)。

4、戒慎恐懼的職能心態(tài)。

第三篇：公司行政部門日常事務(wù)工作流程

公司行政部門日常事務(wù)工作流程

一、辦公用品領(lǐng)用

1、領(lǐng)用人根據(jù)有關(guān)辦公用品清單及實際需要（見附表1），向本部門兼職內(nèi)勤提出申請，由內(nèi)勤統(tǒng)一向行政部簽字領(lǐng)取。

2、辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門領(lǐng)導(dǎo)及主管副總簽字同意后另行購買。

3、辦公用品費用每月攤銷一次，如費用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放辦公用品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。

4、員工離職時，應(yīng)認(rèn)真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單并簽字。

5、公司辦公用品每月1日、15日發(fā)放2次，其余時間如急需領(lǐng)取辦公用品須部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。

二、印簽管理

1、公司印章刻制均須報總裁批準(zhǔn)，由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機關(guān)辦理刻制手續(xù)。

2、下屬企業(yè)和部門根據(jù)實際需要申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜拢毥?jīng)總裁批準(zhǔn)。

3、各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管；印章使用及保管須有記錄，不能委托他人代管。

4、用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人、用印日期。

5、經(jīng)分管副總裁在該表上簽批后方可蓋印。

三、復(fù)印

1、公司所有復(fù)印文檔工作原則上由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，未經(jīng)行政部確認(rèn)，各部門不得私自拿到公司外復(fù)印。

2、復(fù)印操作人應(yīng)自覺在行政部復(fù)印管理臺帳上登記。

3、復(fù)印用紙、用墨費用根據(jù)實際用量每月隨辦公用品攤銷，復(fù)印機維修費用根據(jù)比例每季度攤銷。

4、如行政部發(fā)現(xiàn)復(fù)印操作人未填寫復(fù)印數(shù)量或數(shù)量不符，除責(zé)成其重新填寫外，將限制該部門使用復(fù)印機,直至落實責(zé)任及相關(guān)處罰。

5、任何人不得利用公司機器復(fù)印與工作無關(guān)文件，行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，有權(quán)根據(jù)公司有關(guān)規(guī)章制度,通知人事部進(jìn)行處罰。

四、傳真收發(fā)

1、公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送傳真時，盡量要求對方注明本公司具體收件人，以便行政部及時分發(fā)。

2、行政部收到傳真后，在傳真接收臺帳上登記，并負(fù)責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取及簽字確認(rèn)。

3、行政部每月或每季度根據(jù)傳真使用比例攤銷費用至各部門。

五、信件收發(fā)

1、公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。

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2、收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。

3、收到信件資料由行政部負(fù)責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取。

4、對貴重物品、匯款、郵包，要進(jìn)行專門登記，并及時通知個人簽字領(lǐng)取。

5、對投遞錯誤的郵件，應(yīng)及時退回或設(shè)法轉(zhuǎn)移。

六、名片管理

1、公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。

2、印制名片申請者填寫名片印刷申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部負(fù)責(zé)印制。

3、名片印制前需確認(rèn)名片職務(wù)、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認(rèn)無誤。

4、公務(wù)、客戶名片須在公司內(nèi)作為共享資源。

5、自確認(rèn)名片內(nèi)容起，一周內(nèi)到行政部領(lǐng)取。

6、名片印制費用每季度攤銷一次。

七、固定資產(chǎn)的管理

公司設(shè)備申請流程為加強我公司固定資產(chǎn)管理，規(guī)范管理工作程序，提高資產(chǎn)的使用效率，杜絕浪費；參照《行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》（國管財字【】32號）規(guī)定，結(jié)合我公司實際情況，特制定我公司設(shè)備申請流程：

（一）原則：講究計劃性和成本效益，以物質(zhì)資源供給的有序性，保證公司職能的按計劃完成：

1.配發(fā)過程中，是否供應(yīng)，供應(yīng)多少，要以客觀需要為依據(jù)，而不是單純的級別；

2.要考慮實際可能的收益（對工作的推動）而不是不計工本，不問效果，一定要保證重點，分清緩急，把有限的資源用在“刀刃”上；3.要使庫存保持合理的限度（基本上無閑置的資產(chǎn)），注意提高資金的有效利用率。

（二）、具體流程:1．各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預(yù)算計劃，提出切實可行的申請要求（內(nèi)容具體翔實、理由充分），經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。

2．行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對申請進(jìn)行核實，并對各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設(shè)備申請原則，提出解決建議和意見（調(diào)撥或購買）。

3．如果采取“調(diào)撥”程序，行政部將調(diào)撥計劃上報行政部主管副總簽字確認(rèn)后實施；

4．如果采取“購買”程序，行政部將參照“公司財務(wù)審批流程暫行規(guī)定”具體執(zhí)行。

5．采購由行政部統(tǒng)一申請費用、組織購買、費用攤銷，過程遵循“價廉物美”的原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價格比，多壓價比價、厲行節(jié)約。設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部和市場部組織驗收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。

6．所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調(diào)離本部門時應(yīng)收歸行政部倉庫，并在部門設(shè)備管理員處登記。

八、午餐飯票

1.員工到職，由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。

2.每月30－31日，各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。

3.每月1－2日，由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計本部門上月飯票退票情況并向行政部提供詳細(xì)名單。如遇周末，順延兩天。

第四篇：日常事務(wù)管理制度

日常事務(wù)管理制度

一、會議制度：每月一次股東會，一次員工會，每天員工早會。特殊情況除外。

二、出差制度：出差和帶人旅游根據(jù)工作需要定出差人數(shù)和具體人。旅游帶隊一般去一人。特殊情況除外。出差和旅游要服從公司安排。

三、店堂店貌管理

1、保持店內(nèi)和門前的衛(wèi)生，清除亂丟亂放。

2、上班時間，禁止小孩在店內(nèi)吵鬧。

3、搞好接待，對待客人文明禮貌、和氣、客氣。

4、門市部，辦公室做到人要精神，物要整潔。

5、店堂店貌管理由辦公室負(fù)責(zé)。

四、檔案資料管理

1、公司的文書、資料、檔案、賬單、票據(jù)由專人管理，做到分人存放，分類管理，整理有序。

2、嚴(yán)格防止票據(jù)、賬單、資料的丟失和損壞。

3、杜絕亂丟亂放，任何人不得亂動別人的資料。

4、如發(fā)生丟損問題，要追究主管人和責(zé)任人的責(zé)任。

五、車輛管理

1、保證行車安全，保證遵章守規(guī)，如有違規(guī)罰款，由駕駛員自己承擔(dān)。

2、愛護(hù)車輛、勤保養(yǎng)，保持車況良好。

3、送貨車由辦公室管理，不準(zhǔn)辦私事。如有特殊情況，必須經(jīng)過辦公室批準(zhǔn)。

4、車輛加油由辦公室負(fù)責(zé)，車輛加油維修等費用實報實銷，不準(zhǔn)假報虛報，假一罰五。

六、上班制度

1、上班時間：

門 市 部：上午7：00-7：30上班晚上8：30-9：00下班 外勤人員：上午8：00-8：30上班

下午2：00-2：30上班（下班時間根據(jù)情況）

2、上班時間不準(zhǔn)做私事。

3、每月根據(jù)公司規(guī)定休假，超假時間不得工資。

七、請假制度

員工請假或休假必須提前一天寫出請假條，交給辦公室，一般情況不得超假。

麻城市九九商行二0一0年九月

第五篇：2012秘書資格四級考試復(fù)習(xí)筆記之辦公室日常事務(wù)

2012秘書資格四級考試復(fù)習(xí)筆記之辦公室日常事務(wù)

一、值班工作

(一)值班的任務(wù)和作用

值班大致設(shè)立值班室，值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。值班室的任務(wù)主要有以下幾個方面：

1、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)事項

2、下班后和放假期間的文件和事務(wù)處理

3、來訪接待工作

4、溝通上下級通訊聯(lián)系

5、記好當(dāng)天大事記(三項記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記)

(二)對值班室與值班人員的要求

值班室要制定嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，做到職責(zé)分明，獎罰分明。值班人員必須做到以下幾點：

1、服務(wù)的精神和高度責(zé)任心

2、要提高警惕，遵守值班紀(jì)律

3、認(rèn)真做好保密工作

4、接待來訪來電要熱情

5、要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平

6、填寫值班日志，做好交接工作

(三)值班日志與交接班

填寫值班日記應(yīng)注意以下事項：

1、填寫值班者的姓名和值班時間

2、填寫值班記錄做到內(nèi)容簡明扼要，語言規(guī)范，字跡清楚，不加評論，不帶個人感情，實事求是。

3、注意做好交接班工作

二、印章及介紹信的管理工作

印信和介紹信是各級各類組織對外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證。

(一)印章

秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章(含鋼印);單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”私章;秘書部門的公章。

作用：(1)標(biāo)志作用(2)權(quán)威作用(3)法律作用。(4)憑證作用

(二)介紹信

(三)印信注意事項

1、印信的刻制

2、印章啟用前應(yīng)備文通知有關(guān)部門

3、保管者不得委托他人代管

4、蓋章要端正，清晰

5、蓋章要領(lǐng)：把握標(biāo)準(zhǔn)，印泥適度，用力均勻，落印平穩(wěn)。

三、電話工作

(一)通話工作的內(nèi)容

包括：打電話、接電話和作電話記錄。

1、接打電話： 熟悉接打電話的禮儀和接打電話的要領(lǐng)。

2、電話記錄

它包括五個部分：即來話時間(年月日時分)、來話單位姓名、對方電話號碼、來話內(nèi)容、處理意見和記錄人署名(復(fù)述、核對)。

3、傳話：問清收話人姓名、職務(wù)、電話號碼。

7、會議禮儀服務(wù)的要求

(1)突出重點

(2)盡量滿足合理要求

(3)從小處入手，注重細(xì)節(jié)

8、會議信息的分類

(1)按會議信息的作用劃分：與會者信息、會議指導(dǎo)性和宣傳性信息、會議議題性信息、會議主題內(nèi)容信息、記錄性和結(jié)果性文件信息、會議的程序性文件信息、會議交流性文件信息、會議參考性信息、會議管理性信息

(2)按會議信息的保密性劃分：保密性會議信息、內(nèi)部性會議信息、公開性會議信息

(3)按會議信息傳遞方式劃分：會議講話信息、會議書面信息、會議聲像信息

9、收集會議信息的程序

(1)確定會議信息的搜集范圍

(2)選擇會議信息的搜集渠道

(3)確定搜集會議信息的方法

10、會議紀(jì)要工作程序

是記載和傳達(dá)會議情況及其議定事項的書面材料，是在會議記錄的基礎(chǔ)上，分析、綜合、提煉而成，用來概括反映會議精神和會議成果的文件。

(1)完善會議記錄

(2)起草、編寫會議紀(jì)要

(3)確定引發(fā)范圍

(4)接受者確認(rèn)

(5)領(lǐng)導(dǎo)簽字

(6)打印成文

(7)印制、分發(fā)或歸檔保存

11、會議經(jīng)費結(jié)算程序

(1)通知與會人員結(jié)算時間地點

(2)清點費用支出發(fā)票

(3)核實發(fā)票

(4)填寫報銷單、將發(fā)票貼于報銷單背面

(5)請領(lǐng)導(dǎo)簽字

(6)到財務(wù)部門報銷

(7)與相關(guān)部門及人員結(jié)清費用