第一篇：如何做好會(huì)議代表[定稿]

如何做好會(huì)議代表

2011年石河子大學(xué)第二屆模擬聯(lián)合國(guó)大會(huì)即將召開，我們?cè)跒榇伺d奮之余也不免有所擔(dān)憂, 即部分成員缺乏比賽經(jīng)驗(yàn)，對(duì)大會(huì)流程尚不熟悉以及需要會(huì)議準(zhǔn)備的相關(guān)指導(dǎo)。本文件用于指導(dǎo)缺乏參會(huì)經(jīng)驗(yàn)的成員如何進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備。希望對(duì)大家有所幫助。

一、會(huì)前準(zhǔn)備階段

1.資料收集。收集方法包括制定調(diào)研計(jì)劃、盡可能利用一切資源、學(xué)會(huì)過濾信息、合理管理所收集的資料、制定定期檢查制度等。

了解您所代表國(guó)家的國(guó)情，將是您在整個(gè)準(zhǔn)備過程中最漫長(zhǎng)也是最重要的一個(gè)部分。您需要了解的國(guó)情有：

? 國(guó)家的歷史和地理背景，順延這個(gè)國(guó)家所處大洲的處境。

? 國(guó)家的經(jīng)濟(jì)情況，包括了內(nèi)部情況，貧富程度，貿(mào)易政策，主要產(chǎn)業(yè)。? 國(guó)家的政治情況，包括國(guó)家性質(zhì)，軍隊(duì)，與他國(guó)的關(guān)系。

? 國(guó)家的聯(lián)盟情況，包括這個(gè)國(guó)家參與了什么組織，什么機(jī)構(gòu)，這些機(jī)構(gòu)的性質(zhì)，這個(gè)國(guó)家在這個(gè)機(jī)構(gòu)中所扮演的角色。

? 國(guó)家的議題情況，即該國(guó)對(duì)這個(gè)議題的態(tài)度，正在或?qū)⒁扇〉拇胧?，以及?duì)該議題的展望。

? 國(guó)家的其他情況。這方面的資料搜集將示您的議題而定。尋找與議題相關(guān)的資料非常重要。如有關(guān)水資源的議題可以連并尋找關(guān)于節(jié)水技術(shù)情況。如有關(guān)人權(quán)問題的議題，可以尋找這個(gè)國(guó)家的法律文獻(xiàn)以及社會(huì)風(fēng)氣等等。

2.明確立場(chǎng)

清楚您是國(guó)家的代表，代表自己國(guó)家的利益。一旦接到了任務(wù)，在工作期間，您就是國(guó)家的代表，國(guó)家的發(fā)言人，而不在是中國(guó)人。學(xué)會(huì)如何成為他國(guó)代表，為自己代表的國(guó)家爭(zhēng)取利益是一個(gè)復(fù)雜的問題。但最根本的是，一定要記住在會(huì)議場(chǎng)上，在文件撰寫時(shí)，自己是所扮演國(guó)家的外交官，而不是中國(guó)人，更不是具有博愛精神的世界人。不論您多么厭惡自己代表的國(guó)家，在會(huì)議場(chǎng)上，都應(yīng)該全力爭(zhēng)取國(guó)家利益。如果資料和史實(shí)顯示該國(guó)與某些國(guó)家不友好，或不支持某些觀點(diǎn)，您應(yīng)該在會(huì)議中靈活地表現(xiàn)出來。由于意識(shí)形態(tài)和國(guó)家制度的不同，國(guó)家之間難免會(huì)發(fā)生糾紛。在尋找資料時(shí)，要定位自己國(guó)家的地位，研究自己所代表的國(guó)家與哪些國(guó)家可以合作，與哪些國(guó)家交涉時(shí)需要警惕。做好全面透徹的準(zhǔn)備，以免出現(xiàn)尷尬局面。

3.形成國(guó)家觀點(diǎn)

在對(duì)所代表國(guó)家有了全面充分的了解以及對(duì)所探討的問題有了深刻認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，應(yīng)該形成絕對(duì)代表本國(guó)利益符合本國(guó)立場(chǎng)及外交政策的國(guó)家觀點(diǎn)。該觀點(diǎn)是進(jìn)行文件寫作，會(huì)場(chǎng)發(fā)言及磋商結(jié)盟的基礎(chǔ)。因此，形成代表本國(guó)利益及特色的觀點(diǎn)是重中之重。

二、會(huì)議階段

演講及游說。在充分的準(zhǔn)備之后，會(huì)場(chǎng)的演講都應(yīng)該是成熟高效的也是最具有代表性及說服力的演講。同時(shí)在演講過程中，代表應(yīng)該注中與他國(guó)代表的眼神交流，注意自己的表情儀態(tài)肢體動(dòng)作。調(diào)整語速、音量以吸引目光。在游說過程中，應(yīng)注意了解談判對(duì)象，聽取他人意見，尋求雙贏政策以及在必要時(shí)學(xué)會(huì)說“不”。

即興發(fā)言。會(huì)場(chǎng)的即興發(fā)言應(yīng)抓住代表們的注意力，注意其他代表的發(fā)言，對(duì)其補(bǔ)充或者駁斥。應(yīng)該把更多的時(shí)間用在調(diào)研、思考及游說中而不是機(jī)械地對(duì)文件進(jìn)行研究。

如何做好會(huì)有代表方面，總體就這兩大方面。及會(huì)前和會(huì)中。

第二篇：如何做好甲方代表

如何做為合格的甲方代表做為甲方代表要有工程閱歷和經(jīng)驗(yàn),能力要全面，具有綜合能力和素質(zhì)：

1、要有一定的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，這是一個(gè)基礎(chǔ)也是前提，從技術(shù)方面來講，做為甲方，不可能各方面的知識(shí)技能都具備，但必須都要了解一些，并且精于某些方面，在施工的時(shí)候，甲方代表不可能代替監(jiān)理，和施工方的質(zhì)量檢驗(yàn)員來管理工程質(zhì)量，但需要讓他們知道，你的能力，這樣在你管理工程的某些方面時(shí)，會(huì)大大提高你的威信。也會(huì)贏得大家的尊重。如果大家有技術(shù)問題都覺得你是個(gè)擺設(shè)，那就樹立不起權(quán)威，即是要能解決大多數(shù)的現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)問題。

2、要有相當(dāng)?shù)娜职盐盏哪芰退季S，很多工作都是相關(guān)的，這是建立在積極的工作態(tài)度和長(zhǎng)時(shí)間的工作經(jīng)驗(yàn)積累上面的，對(duì)控制整個(gè)工程進(jìn)度和成本是很有效的。

3、甲方代表還要有綜合協(xié)調(diào)能力，要讓監(jiān)理和施工方信服你，要讓公司領(lǐng)導(dǎo)放心你。懂得協(xié)調(diào)各合作單位和公司內(nèi)部關(guān)聯(lián)部門之間的關(guān)系，建立獲得正確信息的有效渠道。要懂管理，會(huì)管理，管理能創(chuàng)造效益，這是甲方代表對(duì)問題進(jìn)行正確判斷和發(fā)布正確指令的基礎(chǔ)之一。

4、公司權(quán)利要下放到甲方代表，要有領(lǐng)導(dǎo)的支持。如果沒有適當(dāng)?shù)臋?quán)利，在項(xiàng)目整個(gè)過程中就算有好的管理方法也不能實(shí)現(xiàn)，在項(xiàng)目建設(shè)過程中可以說是步履艱難。也相當(dāng)于是一個(gè)擺設(shè)；施工中，不能一些小問題都決定不了，什么問題都要向上報(bào)，等上頭研究研究，等到發(fā)下來時(shí)已經(jīng)過了幾天甚至更久了，這樣延誤工程進(jìn)度。到時(shí)施工單位完不了工，會(huì)將責(zé)任推給你。但是有對(duì)于大一點(diǎn)的問題及時(shí)上報(bào)上一級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)；因?yàn)橛行﹩栴}并不是現(xiàn)場(chǎng)代表所能解決的。有些責(zé)任也不是現(xiàn)場(chǎng)代表所能承擔(dān)的。

5、要有責(zé)任心，從責(zé)任心的方面來講，一個(gè)人無論做任何事，從事任何職業(yè)，其實(shí)都是在做人，所從事的任何工作都體現(xiàn)了個(gè)人的素養(yǎng)。在工作中要體現(xiàn)敬業(yè)精神，盡量多發(fā)現(xiàn)問題，多解決問題。要對(duì)在工程上發(fā)現(xiàn)的問題，遇到的問題進(jìn)行深入研究，不能人云亦云，應(yīng)做好核實(shí)工作，工作中要說到做到，要求的事情必須認(rèn)真落實(shí)處理；對(duì)外圍聯(lián)系的工作，應(yīng)主動(dòng)及時(shí)的處理；盡量做到大公無私。

6、甲方代表要做到大智若愚，在工程的關(guān)鍵問題上，寸步不讓。細(xì)小問題可以自己在項(xiàng)目上靈活掌握；

7、熟悉相關(guān)部門的工作流程和部分相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)，比如要懂得預(yù)結(jié)算、項(xiàng)目開發(fā)流程等。和政府相關(guān)部門的辦事人員要有一定的聯(lián)系，知道最基本的辦事流程。做好了能節(jié)約時(shí)間和開支。

8、最后，要主觀能動(dòng)性很強(qiáng)，有很強(qiáng)的預(yù)見能力，有很好的協(xié)調(diào)能力，所有的事情都要在自己計(jì)劃和預(yù)料之中，該做什么的時(shí)候心中早已有數(shù)。那么對(duì)整個(gè)工程的監(jiān)督管理基本上就是合格的了。

甲方工程部一般都有一個(gè)項(xiàng)目部經(jīng)理，項(xiàng)目部經(jīng)理代表公司處理工地事務(wù)并負(fù)責(zé)與公司和相關(guān)單位聯(lián)絡(luò)并協(xié)調(diào)各種關(guān)系，當(dāng)然還有項(xiàng)目部的管理工作。工程師他的工作主要在工地現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督和代表甲方對(duì)各施工單位以及監(jiān)理的行為加以控制，如發(fā)現(xiàn)有嚴(yán)重違規(guī)行為，向項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告并建議處理方案供項(xiàng)目經(jīng)理參考。具體來說甲方工程師的工作主要包括：

1．熟悉施工圖紙、施工承包合同、工程量清單、監(jiān)理委托合同等工程文件。

2．與工程部的同事進(jìn)行分工協(xié)作。

工程部有各種不同專業(yè)的工程師、有文員、報(bào)建工程師等，這就需要工程師們進(jìn)行分工協(xié)作。由于工程管理的特殊性，在工程監(jiān)督、控制、管理過程中，常常會(huì)與施工單位、供應(yīng)商、監(jiān)理發(fā)生爭(zhēng)吵，在爭(zhēng)吵中工程師們就要表演不同的角色，就要有人唱紅臉、有人唱花臉、甚至有人唱黑臉，這也是要進(jìn)行分工的。

3．配合公司營(yíng)銷、物業(yè)管理、財(cái)務(wù)、法律等部門的工作。

4．與監(jiān)理配合與分工

在施工現(xiàn)場(chǎng)，甲方工程師與監(jiān)理的合作十分重要而且很關(guān)鍵。有很多甲方與監(jiān)理的分工是甲方管進(jìn)度、工程量，監(jiān)理管質(zhì)量、安全、資料。這種分工方式很容易造成只講進(jìn)度不講質(zhì)量的局面。最好是甲方主抓質(zhì)量和資料，監(jiān)理管進(jìn)度、工程量與安全。

5．現(xiàn)場(chǎng)管理和做好施工中發(fā)現(xiàn)問題的記錄

參與現(xiàn)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)施工質(zhì)量監(jiān)督與檢查、隱蔽驗(yàn)收、分階段驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收。現(xiàn)場(chǎng)管理的一個(gè)很重要的手段是借助質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)的檢查與驗(yàn)收來提高工程的質(zhì)量與安全。

6．協(xié)助項(xiàng)目部經(jīng)理與相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，主要是與設(shè)計(jì)、監(jiān)理公司、勘測(cè)、質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)等。同時(shí)還要協(xié)助經(jīng)理與相鄰物業(yè)所有者、使用者、居住者等溝通，轄區(qū)城管辦、環(huán)保、勞動(dòng)、治安、水電煤氣等部門的接待與聯(lián)絡(luò)。

7．工程資料的發(fā)放與接收。

甲方常規(guī)的做法是由文員收發(fā)工程文件，這樣其實(shí)不便于工程資料的管理，不便于與監(jiān)理和施工單位溝通，不便于文件內(nèi)容的理解與落實(shí)，最好的辦法是由與文件相關(guān)的工程師發(fā)放或者在其閱后才發(fā)出。

8．甲定材料、設(shè)備的落實(shí)、進(jìn)場(chǎng)、驗(yàn)收和移交。

9．甲分包項(xiàng)目的協(xié)調(diào)與管理。

10．工程量復(fù)核與簽證把關(guān)和起草各種獎(jiǎng)勵(lì)與罰款單（也可由監(jiān)理起草由甲方簽認(rèn)）。

工程量、簽證等的簽認(rèn)權(quán)在項(xiàng)目部經(jīng)理手中，但工程師應(yīng)當(dāng)根據(jù)施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況替項(xiàng)目經(jīng)理把關(guān)。

11．資料的催收、匯集、整理、備案和移交

一些甲方為圖省事，交工程資料推給工程隊(duì)和監(jiān)理來處理，使得在工程竣工后，工程備案遲遲辦不好，影響了后續(xù)的很多工作。而且當(dāng)工程竣工后，監(jiān)理和施工方都幾乎作了鳥獸散，最后還是甲方來處理。

12．維修聯(lián)絡(luò)與監(jiān)督

13．工程工作總結(jié)

很多甲方忽視這一點(diǎn)，工程完成后搞一個(gè)慶功會(huì)就結(jié)束了，其實(shí)對(duì)于一個(gè)專業(yè)從事建設(shè)的建設(shè)單位，從工作中總結(jié)問題才是最重要的，因?yàn)樗欣谝院蟮捻?xiàng)目建設(shè)。

第三篇：如何做好會(huì)議預(yù)算

■預(yù)算

會(huì)議及展覽的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：

1、交通費(fèi)用

交通費(fèi)用可以細(xì)分為：

(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通

(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。

2、會(huì)議室/廳費(fèi)用

具體可細(xì)分為：

(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。

(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。

(3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。

(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲(chǔ)、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。

3、住宿費(fèi)用

住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。

4、餐飲費(fèi)用

會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。

(1)、早餐

展覽場(chǎng)地租賃：如果展覽在固定的展覽場(chǎng)地進(jìn)行，那么展覽場(chǎng)地的租賃預(yù)算通常按展位計(jì)算。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3mx3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃：展布支架、視聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運(yùn)工具等。

如果是在其他公共場(chǎng)所舉辦展覽(譬如市政廣場(chǎng)或者體育場(chǎng)所等)，那么場(chǎng)地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測(cè)了——通常面議，按日計(jì)算，價(jià)格與場(chǎng)地人流集中度及展覽時(shí)間(是否重要假日等)有關(guān)。

第四篇：如何做好會(huì)議準(zhǔn)備

做好會(huì)議準(zhǔn)備

會(huì)議準(zhǔn)備工作是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。一年來，辦公室主辦、承辦和協(xié)辦了不少大大小小的會(huì)議，如全省水文工作會(huì)議、全省水文系統(tǒng)文明創(chuàng)建總結(jié)表彰大會(huì)、局長(zhǎng)辦公會(huì)議、全國(guó)旱情監(jiān)測(cè)會(huì)議、水情工作會(huì)議等等。我認(rèn)為，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作一定要注意以下幾點(diǎn)。

（一）擬定會(huì)議工作方案。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議記錄簡(jiǎn)報(bào)工作、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。

（二）選定、安排議題。會(huì)議討論的問題、決策的對(duì)象，就是議題。大中型會(huì)議的議題由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志確定。日常會(huì)議的議題，有的由分管某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志提出，有的由下級(jí)機(jī)關(guān)或者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志指示準(zhǔn)備議題，然后將收集到的議題進(jìn)行篩選，加以修改、討論、充實(shí)，報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。

安排會(huì)議議題應(yīng)注意以下問題：一是下一級(jí)會(huì)議可以解決的或者分管領(lǐng)導(dǎo)可審批解決的問題，一般不要安排上級(jí)會(huì)議討論；二是局里的業(yè)務(wù)會(huì)議同黨、團(tuán)、工、青、婦等會(huì)議討論的議題要有所區(qū)別；三是提交會(huì)議討論的議題，一般要有簡(jiǎn)要的文字材料，并在開會(huì)前幾天經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志審批后，發(fā)給有關(guān)同志閱讀，準(zhǔn)備意見；四是臨時(shí)提出的一般議題不宜倉促安排，保證會(huì)議質(zhì)量；五是一次會(huì)議議題不能安排過多或過少，要測(cè)算每個(gè)議題大致所需時(shí)間，合理分配，一般安排一個(gè)主要議題和一二個(gè)小議題為宜，六是盡可能地將同類性質(zhì)的議題提交一次會(huì)議討論；七是應(yīng)準(zhǔn)備一些后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下提供會(huì)議討論。

（三）擬定會(huì)議議程、日程和程序。議程，是會(huì)議所要通過文件、解決問題的概略安排。用簡(jiǎn)練文字逐項(xiàng)寫出即可。日程，是在一般時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)行的具體安排，一般采用簡(jiǎn)短文字或表格方式，將會(huì)議期間每天上午、下午及晚上的活動(dòng)列出即可，如有說明，附于表后。程序，是一次會(huì)議按照時(shí)間先后或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡(jiǎn)，可粗可細(xì)。議程、日程應(yīng)當(dāng)事先發(fā)給與會(huì)人員。程序只供領(lǐng)導(dǎo)同志主持會(huì)議時(shí)參考，不發(fā)給其他同志。

（四）準(zhǔn)備會(huì)議文件、報(bào)告。日常工作會(huì)議的文件、報(bào)告，主要應(yīng)由各職能部門起草準(zhǔn)備。會(huì)議秘書部門應(yīng)于會(huì)前通知有關(guān)部門報(bào)送會(huì)議文件，對(duì)文件內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行初審，并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報(bào)送的文件能否提交會(huì)議討論的意見。

（五）提出與會(huì)人員名單。提名與會(huì)人員，應(yīng)當(dāng)注意日常工作會(huì)議請(qǐng)與會(huì)議討論議題密切相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)同志列席；臨時(shí)性會(huì)議，屬于征求意見性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)有關(guān)方面的主要領(lǐng)導(dǎo)同志和代表參加；屬于專業(yè)性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)各有關(guān)方面主管該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志、專家和在該方面有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的工作者參加；屬于紀(jì)念、慶祝性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)離退休老同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴(yán)適度，準(zhǔn)確無誤。從有利工作出發(fā)，做到提名合情合理，不寬不嚴(yán)，不錯(cuò)提，不漏提。

（六）編排分組。參加會(huì)議人員名單確定之后，要對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組，即按照一定的規(guī)律將全體與會(huì)人員劃分若干小組，以方便討論問題。在進(jìn)行編組時(shí)，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會(huì)議機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個(gè)組。

（七）選定、布置會(huì)場(chǎng)。

1、選定會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)的選擇，要結(jié)合開會(huì)人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會(huì)場(chǎng)大小適中，以每人平均2~3平米為宜。太大顯得松散，過小則擁擠。第二，會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)適中。第三，會(huì)場(chǎng)附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等。

2、布置會(huì)場(chǎng)。不同的會(huì)議，要求有不同的布置形式。座談會(huì)會(huì)場(chǎng)要求和諧融洽，紀(jì)念性會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求隆重典雅，日常工作會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求簡(jiǎn)單實(shí)用。

（八）制發(fā)會(huì)議證件。會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會(huì)議證件可分為兩類：一類是會(huì)議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場(chǎng)證、請(qǐng)柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會(huì)議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

（九）發(fā)布會(huì)議通知。各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開會(huì)通知，以便與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴(yán)肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會(huì)議，宜發(fā)書面通知。口頭通知特別是電話通知，應(yīng)擬一個(gè)電話通知稿，以便簡(jiǎn)明、扼要、完整地進(jìn)行通知。重要會(huì)議的通知發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)檢查并進(jìn)行落實(shí)。

（十）制定會(huì)議須知。會(huì)議須知的內(nèi)容主要包括請(qǐng)假制度、會(huì)客制度、安全要求、作息時(shí)間和其他注意事項(xiàng)。

（十一）負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到。會(huì)議報(bào)到是指需要集中住宿的會(huì)議的與會(huì)者到達(dá)開會(huì)地點(diǎn)并通知會(huì)務(wù)單位。對(duì)于應(yīng)該報(bào)到而未及時(shí)報(bào)到的，應(yīng)注意催促。報(bào)到完畢后，應(yīng)匯總情況，向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

（十二）會(huì)議秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。日常工作性會(huì)議、小型會(huì)議，一般由辦公室或業(yè)務(wù)處室工作人員負(fù)責(zé)會(huì)議工作。規(guī)模較大且又較重要的會(huì)議，需組織精干有力的工作班子或成立大會(huì)秘書處，下設(shè)若干工作小組如秘書組、文件組、宣傳報(bào)道組、交通組等，明確分工，各負(fù)其責(zé)，保證會(huì)議順利進(jìn)行。

第五篇：如何做好會(huì)議主持

1.制會(huì)議的氣氛

召開一個(gè)會(huì)議，會(huì)議主持人應(yīng)認(rèn)真地肩負(fù)起最大的責(zé)任，他應(yīng)能很好地掌控到全局，應(yīng)能有效地觀察到所有參會(huì)者及其反應(yīng)，決定整個(gè)會(huì)議氣氛的基調(diào)。會(huì)議主持人也許有一些個(gè)人的偏好，但是無論如何不能把所有的會(huì)議都開成個(gè)人風(fēng)格的會(huì)議。會(huì)議主持者應(yīng)當(dāng)按照會(huì)議的性質(zhì)、傳達(dá)的內(nèi)容來定位會(huì)議的風(fēng)格。會(huì)議主持者需要適時(shí)地區(qū)分參會(huì)者的不同風(fēng)格，控制會(huì)議的氣氛。

2.控制會(huì)議時(shí)間、推動(dòng)會(huì)議的進(jìn)程

作為會(huì)議的主持人，如果能充分地準(zhǔn)備，完全能有效地控制會(huì)議的時(shí)間。會(huì)議過程中，盡量不要拖延；發(fā)現(xiàn)會(huì)議誤入歧途或有一些拖延時(shí)，會(huì)議主持者應(yīng)立即以最快的速度調(diào)整到正常的議程中。會(huì)議主持者給參會(huì)者提供一個(gè)討論某項(xiàng)問題的環(huán)境，或傳達(dá)信息，一定要按照會(huì)議的議程進(jìn)行。此外，有很多專家在場(chǎng)時(shí)，會(huì)議主持者一定要做到不卑不亢。

3.協(xié)調(diào)發(fā)言

協(xié)調(diào)參會(huì)者的發(fā)言是會(huì)議主持者的另一項(xiàng)非常重要的工作，只有協(xié)調(diào)好參會(huì)者的發(fā)言，才能更好地將整個(gè)會(huì)議引向一個(gè)良好的進(jìn)程。這其中包括如何充分調(diào)動(dòng)參會(huì)者的積極性，讓其主動(dòng)、自覺地發(fā)言；或參會(huì)者積極性太高時(shí)，適當(dāng)?shù)匕盐諘?huì)議的進(jìn)程。

4.觀察參會(huì)者的反應(yīng)并給予及時(shí)的反饋

觀察參會(huì)者的反應(yīng)并給予一些及時(shí)的反饋是會(huì)議主持者的職責(zé)。觀察參會(huì)者的反應(yīng)，并給予反饋，有助于整個(gè)會(huì)議的順利進(jìn)行，同時(shí)還能很有成效地和參會(huì)者進(jìn)行有效的溝通，從而為高效率的會(huì)議奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5．做討論的總結(jié)

剔除小的、次要的問題，進(jìn)行討論的總結(jié)是會(huì)議主持者的職責(zé)，這樣可以保證會(huì)議的成果，引導(dǎo)會(huì)議的良性進(jìn)展，而不至于使會(huì)議最終沒有任何效果，或亂七八糟、沒有任何的條理性。

6.跟進(jìn)會(huì)議的決定

做一個(gè)會(huì)議主持，對(duì)于初、中級(jí)的經(jīng)理而言，會(huì)議要達(dá)到的目的以及最終的會(huì)議結(jié)果是很重要的一部分工作。通過會(huì)議達(dá)成一些目標(biāo)，若只有希望而沒有實(shí)際的行動(dòng)，也是沒有意義的會(huì)議。會(huì)議主持者應(yīng)認(rèn)真地對(duì)會(huì)議高度負(fù)責(zé)，應(yīng)及時(shí)地對(duì)整個(gè)會(huì)議的決策和結(jié)果進(jìn)行跟蹤，以達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

此外為了讓會(huì)議有效，除了前面提到的會(huì)議準(zhǔn)備，會(huì)議主持者還應(yīng)進(jìn)行會(huì)前的最后的準(zhǔn)備，否則，失敗的準(zhǔn)備等于準(zhǔn)備了失敗。會(huì)前最后的準(zhǔn)備包括：一定要最后核實(shí)一下曾經(jīng)準(zhǔn)備過的資料；會(huì)議的地點(diǎn)以及情況；確認(rèn)參與者；器材的等各種準(zhǔn)備情況。

會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的控制

做好會(huì)議的準(zhǔn)備之后，會(huì)議主持者可以開始會(huì)議。在會(huì)議過程中，每個(gè)人都希望會(huì)議能順利地進(jìn)行，但是也經(jīng)常會(huì)有一些意想不到的問題會(huì)出現(xiàn)，這就需要會(huì)議主持者有效地控制會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)。

1.無人回應(yīng)

會(huì)議進(jìn)行過程中，當(dāng)會(huì)議主持者提出一些問題時(shí)，存在沒有任何人回答的可能，在這種情況下，會(huì)議主持者應(yīng)該怎么辦呢？沒有人應(yīng)答的場(chǎng)面會(huì)對(duì)整個(gè)會(huì)議目標(biāo)最終的達(dá)成產(chǎn)生負(fù)面影響，因?yàn)榈貌坏椒答?。?huì)議主持者就一定要想辦法鼓勵(lì)參會(huì)者說出自己的意見和建議。

當(dāng)遇到這一問題時(shí)，會(huì)議主持人就應(yīng)該使用一些技巧來鼓勵(lì)參會(huì)者的發(fā)言。最簡(jiǎn)單的辦法就是點(diǎn)出參會(huì)者的名字，這樣冷場(chǎng)的局面就很容易打破。此外，會(huì)議主持者還可以通過運(yùn)用眼神來鼓勵(lì)參會(huì)者發(fā)言。

實(shí)際上，會(huì)議主持者點(diǎn)到一個(gè)人名字時(shí)，這個(gè)人會(huì)特別集中精力、特別認(rèn)真地去思考問題。而且往往在第一個(gè)參會(huì)者發(fā)言之后，其他參會(huì)者就會(huì)開始活躍起來，踴躍地發(fā)言。實(shí)際上，這跟人與人之間的破冰有關(guān)，會(huì)議主持者應(yīng)打破沉默的堅(jiān)冰，開好會(huì)議的頭，不將沉默帶到會(huì)議的過程中。

2.個(gè)別參會(huì)者不停地大發(fā)議論

與冷場(chǎng)相反，個(gè)別參會(huì)者有時(shí)不停地高談闊論，也會(huì)造成尷尬的局面。會(huì)議的大部分時(shí)間被個(gè)別的同事獨(dú)自占去了，會(huì)議儼然成了他的個(gè)人專場(chǎng)，作為會(huì)議的主持人又應(yīng)該怎么辦呢？

◆直接打斷，回避這個(gè)問題，進(jìn)行下面的議題作為會(huì)議主持人，有推進(jìn)會(huì)議議程的職責(zé)。于是很多會(huì)議主持者就會(huì)直截了當(dāng)?shù)卮驍?，回避問題，直接轉(zhuǎn)到下面的議題。實(shí)際上，這種做法是錯(cuò)誤的，這是主持人不能控制局面的典型表現(xiàn)?；乇苓@個(gè)問題，會(huì)造成不好的結(jié)果。如果議題還沒有討論，只有一個(gè)人在沒完沒了的發(fā)言，而會(huì)議主持者就當(dāng)作討論完了，這是主持者不能掌控局面的一個(gè)最典型的表現(xiàn)。

◆讓員工充分發(fā)表意見，并試圖參與討論?；诿裰鞯南敕ǎ芏鄷?huì)議主持者會(huì)采用“讓員工們充分發(fā)表意見，并試圖參與討論”的方法來解決個(gè)別參會(huì)者大發(fā)議論的問題。這種做法也是錯(cuò)誤的，如果每提出一個(gè)問題都如此進(jìn)行，會(huì)議將占據(jù)工作的全部時(shí)間。因?yàn)槿绻麊T工提出一個(gè)問題就進(jìn)行討論，參與者將輪流成為主持人，那么所有的時(shí)間就被討論這些細(xì)枝末節(jié)的問題所占去了。

◆打斷，并要求大家先集中問題，再有針對(duì)性地解決最后一個(gè)方法是“打斷，并且要求大家先集中問題”，如果問題是共性的，那么有針對(duì)性的解決；如果問題不是共性的，則可以略過，與員工在會(huì)后單獨(dú)地解決。解決主要問題是提高會(huì)議效率的好方法。在有人不停地大發(fā)議論時(shí)，會(huì)議主持者要打斷，征求大家的意見，然后繼續(xù)推動(dòng)會(huì)議的議程。此外，會(huì)議主持者還可以通過限制發(fā)言時(shí)間的辦法制止個(gè)別人不停地大發(fā)議論。

3.進(jìn)行小范圍的討論

在經(jīng)理或主管的心目中，可能會(huì)有個(gè)別重點(diǎn)員工，該重點(diǎn)員工可能是經(jīng)理培養(yǎng)發(fā)展的對(duì)象，也可能是能帶來最好業(yè)績(jī)的員工。通常在這種情況下，一旦他們提出問題，主管或經(jīng)理在作為會(huì)議主持時(shí)，就愿意多跟他們進(jìn)行溝通，結(jié)果可能就會(huì)使其他的員工感覺受到冷落。那么，會(huì)議主持者應(yīng)該如何有效地避免這種情況的發(fā)生呢？

◆對(duì)參會(huì)者提出的問題置之不理，進(jìn)行下面的議題對(duì)參會(huì)者提出的問題置之不理，是會(huì)議主持者最容易也直接想到的辦法。但是這種做法是錯(cuò)誤的，鼓勵(lì)參會(huì)者提出問題是會(huì)議主持者的職責(zé)，如果對(duì)參會(huì)者提出的問題置之不理，不僅會(huì)直接打擊參會(huì)者的積極性，更重要的是對(duì)于解決問題毫無幫助。因?yàn)?，?huì)議主持者沒有確定該問題是否屬于共性的問題，就直接放棄了，對(duì)于會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成會(huì)有負(fù)面的影響，很容易造成損失。

◆建議其他員工也就此發(fā)表意見，大家都參與討論，建議其它員工也就此發(fā)表意見，參與討論是主管從個(gè)人角度判斷，該參會(huì)者提出的問題屬于共性問題，因此建議其他員工也就此發(fā)表意見的一種做法。實(shí)際上，其他參會(huì)者不一定了解該問題的前因后果，因此不一定能有效地提出多少意見和建議。有調(diào)查數(shù)字顯示由于個(gè)別員工提出個(gè)性問題而致使會(huì)議跑題的現(xiàn)象大約占整個(gè)會(huì)議的50%。而有83%的人會(huì)對(duì)會(huì)議跑題感到苦惱，由此可見這是一個(gè)十分嚴(yán)重的問題。因此，這是一種錯(cuò)誤的做法。如果每提出一個(gè)問題都如此進(jìn)行，會(huì)議將占據(jù)了工作的全部時(shí)間。

◆重復(fù)參會(huì)者提出的問題，并參其他參會(huì)者確認(rèn)此問題有無共性，這是會(huì)議主持者正確的做法。既然會(huì)議主持者鼓勵(lì)參會(huì)者提出問題，那么就要正視所提出的問題，向參會(huì)者確認(rèn)其所提出的問題，并與其他參與者共同確認(rèn)該問題的可探討性。此外，如果會(huì)議主持人企圖以更大的聲音壓倒小會(huì)的聲音，只會(huì)得到適得其反的不良結(jié)果，弄得自己疲憊不堪。

取得滿意的會(huì)議效果

掌握了會(huì)議主持的技巧，并有效地控制會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)后，處理好突發(fā)事件，會(huì)議主持者可以帶領(lǐng)參會(huì)者成功地完成一個(gè)完整的會(huì)議過程，但并不等同于實(shí)現(xiàn)了會(huì)議的最終目標(biāo)。會(huì)議是否有績(jī)效、能否真正地產(chǎn)生效果取決于會(huì)議主持者對(duì)于會(huì)議結(jié)果的及時(shí)跟蹤。管理者要取得滿意的會(huì)議效果，需要制訂行動(dòng)計(jì)劃、跟蹤執(zhí)行、責(zé)任到人、限制時(shí)間、確認(rèn)理解。

◆行動(dòng)計(jì)劃

要取得滿意的會(huì)議結(jié)果，在整個(gè)會(huì)議進(jìn)程中，非常關(guān)健的一項(xiàng)也是最后一項(xiàng)，即行動(dòng)計(jì)劃。通過會(huì)議，管理者最終要得出決議，決議以后執(zhí)行的方法，這都需要制訂行動(dòng)計(jì)劃。

通常情況下，管理者會(huì)將行動(dòng)計(jì)劃交給一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或行政，讓其依據(jù)決議制訂一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃。實(shí)際上，這樣制訂出的行動(dòng)計(jì)劃并不一定能有效地讓員工很好地執(zhí)行。因?yàn)閱T工有可能將其作為傳達(dá)文件看待，還有可能員工對(duì)其分工不認(rèn)可和不滿意，導(dǎo)致了員工的不愿意執(zhí)行。最終導(dǎo)致會(huì)議毫無結(jié)果。因此，若有必要，管理者一定要在會(huì)議過程中制訂一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃，對(duì)于各參會(huì)者所負(fù)責(zé)的內(nèi)容，所有的參會(huì)者應(yīng)該有所共識(shí)。

◆執(zhí)行的跟蹤

達(dá)成共識(shí)，確定各參會(huì)者所負(fù)的責(zé)任之后，執(zhí)行的跟蹤就成為接下來最為關(guān)鍵的一步。執(zhí)行的跟蹤包括制訂跟蹤負(fù)責(zé)人和跟蹤的方法。通常，執(zhí)行的跟蹤要明確所要完成的項(xiàng)目、跟蹤的負(fù)責(zé)人、完成項(xiàng)目的限制時(shí)間、可能涉及的合作部門和個(gè)人、所要達(dá)成的目標(biāo)以及衡量的方法等各方面的內(nèi)容。

◆責(zé)任到人

責(zé)任到人即確定最終由誰來負(fù)責(zé)某項(xiàng)具體任務(wù)，這是非常關(guān)鍵的一點(diǎn)。管理者一定要避免讓員工們?cè)谒较吕飬f(xié)商確定職責(zé)所在，這樣會(huì)造成效率降低，并且有可能造成項(xiàng)目的無法完成，成員之間也會(huì)相互推卸責(zé)任，從而最終影響了整個(gè)會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、決策的執(zhí)行。

◆時(shí)間限制

時(shí)間限制是為保證項(xiàng)目的規(guī)定進(jìn)度而制訂的。有些項(xiàng)目會(huì)議通常在每個(gè)星期或項(xiàng)目取得一定進(jìn)展時(shí)，定期召開回顧會(huì)議。通過限制時(shí)間，管理者可以有效地把握整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展程度，并能有效地最終保證項(xiàng)目的完成，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)。