第一篇：?jiǎn)T工檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

員工檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了人事檔案管理職能、管理內(nèi)容和要求及檢查與考核。本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司人事檔案管理工作。2 引用標(biāo)準(zhǔn)

《中華人民共和國檔案法》 《中華人民共和國保密性》 《干部檔案工作條例》 3 管理職能

3.1 人事檔案管理工作，在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，由人力資源部具體實(shí)施，明確專人負(fù)責(zé)。3.2職責(zé)

3.2.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)全公司人事檔案管理工作，組織貫徹黨和國 家有關(guān)人事檔案管理的方針、政策、法規(guī)、條例和紀(jì)律。

3.2.2人力資源部在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，執(zhí)行上級(jí)有關(guān)人事檔案管理政策規(guī)定，負(fù)責(zé)人事檔案的收集、鑒別、整理和保管；辦理人事檔案的查閱、借用和傳遞；做好人事檔案管理的安全工作。3.3 權(quán)限

3.3.1 總經(jīng)理有權(quán)決定人事檔案專責(zé)人員的任免，有權(quán)了解、檢查、指導(dǎo)、考核人事檔案管理工作。

3.3.2 人力資源部有權(quán)按員工管理權(quán)限管理全公司人事檔案，有權(quán)了解檔案具體工作和存在的問題，提出任務(wù)要求。

3.3.3 人事檔案專責(zé)人必須保守檔案秘密，有權(quán)拒絕不按規(guī)定進(jìn)行借用、查閱人事檔案。4 管理內(nèi)容及要求

4.1 檔案管理

4.1.1 人事檔案由人力資源部統(tǒng)一管理，并設(shè)專人管理檔案。

4.1.2 任何人不得保管自己的檔案，也不得私自保管他人的檔案材料。4.1.3 管檔范圍

4.1.3.1 本公司一般干部檔案。

4.1.3.2 本公司工人（包括退休，去世和勞動(dòng)合同制工人）的檔案。4.1.3.3 流動(dòng)人員的檔案。4.1.4 登記與檢查

4.1.4.1 所保管的人事檔案，要逐人詳細(xì)登記編號(hào)，新建和轉(zhuǎn)遞人的檔案要在十天內(nèi)登記、編號(hào)、整理完善后歸檔保管，做到準(zhǔn)確、實(shí)用、排列有序、查找方便、提供迅速。

4.1.4.2 定期對(duì)所管檔案進(jìn)行檢查、核實(shí)，每半年核對(duì)一次檔案數(shù)量，每年全面檢查分析一次，對(duì)所缺材料要查明原因，與有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)補(bǔ)充，對(duì)不應(yīng)存檔的材料及時(shí)清理。4.1.5 保護(hù)

4.1.5.1 人事部門應(yīng)設(shè)專門檔案室保管檔案，并設(shè)有整理、查閱、接待場(chǎng)所，場(chǎng)所要利于保密。

4.1.5.2 檔案要存放于鐵制保險(xiǎn)柜中。

4.1.5.3 檔案室要完備各項(xiàng)安全防范措施，保證檔案的防火、防盜、防曬、防潮、防塵、防蛀。4.2 檔案的利用 4.2.1 利用范圍

4.2.1.1 凡涉及員工本人入黨、入團(tuán)、出國、考察、審查、職位任免、工作調(diào)動(dòng)、離退休、組織處理、福利待遇、婚喪等，需要了解情況時(shí)，可以提供本人檔案。

4.2.1.2 凡因編寫黨史、人物傳記、地方志、史志要了解當(dāng)事人的經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐情況，與他人案件密切關(guān)系，而當(dāng)事人因病重不能口述、書定或死亡的，可提供檔案中履歷和自傳部分。

4.2.1.3 公安、保衛(wèi)、紀(jì)檢、監(jiān)察等部門因業(yè)務(wù)需要，了解職工有關(guān)情況時(shí)，可提供有關(guān)部分。

4.2.1.4 其它特殊情況。

4.2.2 對(duì)子女及其它親屬的政審不能直接用檔案。4.2.3 利用方式 4.2.3.1 查閱

4.2.3.1.1 查閱人事檔案，應(yīng)由二人進(jìn)行。

4.2.3.1.2 人事部門應(yīng)視查閱用途，確定是否提供人事檔案或提供有關(guān)材料。4.2.3.1.3 上級(jí)主管部門（或領(lǐng)導(dǎo)）需查閱檔案，人事部門予以提供。

4.2.3.1.4 查閱檔案，必須在人事部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得拿出或帶到其它地點(diǎn)。4.2.3.2 借閱

4.2.3.2.1 人事檔案一般不外借，特殊情況下需要閱借，必須陳述理由，經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫“檔案借閱單”后方能借閱。

4.2.3.2.2 上級(jí)主管部門（或領(lǐng)導(dǎo)）需要借閱檔案，人事部門予以提供。

4.2.3.2.3 借用檔案要在二周內(nèi)歸還，到期可續(xù)借，逾期不歸還的人事部門要催要，借閱人不得將檔案私自轉(zhuǎn)借。

4.2.4 人事部門對(duì)檔案的利用應(yīng)登記并完備審批、借閱手續(xù)。

4.2.5 檔案管理人員應(yīng)對(duì)利用完畢的檔案，認(rèn)真進(jìn)行核對(duì)，予以注明，無誤后方可歸檔。4.2.6 對(duì)利用檔案人員的要求

4.2.6.1 利用者必須是中共黨員，并攜帶本人身份證，工作證及介紹信。4.2.6.2 利用者不能查閱本人及其親屬的檔案。

4.2.6.3 利用者必須愛護(hù)檔案，注意檔案的清潔，不得隨意拆散檔案，或在檔案上勾、抹、涂、畫、折角、疊頁等，不得私自裝人或撤出材料，不得從檔案中抽換材料，不得隨便公開議論 和摘抄，復(fù)制檔案內(nèi)容。

4.2.6.4 借用檔案有妥善保管，嚴(yán)格保密，不得轉(zhuǎn)借。4.3 調(diào)查證明材料

4.3.1 外單位要索取人事調(diào)查證明材料，應(yīng)有市及以上機(jī)關(guān)的組織、人事等部門的“調(diào)查證明材料介紹信”或“函調(diào)證明材料信”，人事部門根據(jù)調(diào)查證明內(nèi)容提供文字材料。4.3.2調(diào)查證明材料的信、函不能直接利用檔案。

4.3.3 人事檔案主要反映本人情況，不直接證明其他人情況，人事部門一般不負(fù)責(zé)提供其他證明材料，如確屬特殊情況，可引述有關(guān)內(nèi)容注明抄自人事檔案，不加任何注釋。4.4 檔案轉(zhuǎn)遞。4.4.1 轉(zhuǎn)遞原因

4.4.1.1 轉(zhuǎn)遞檔案原因。4.4.1.1.1 職工調(diào)出本公司

4.4.1.1.2 干部職工變動(dòng)、任免改變了主管、協(xié)管單位。4.4.1.1.3 職工刑滿釋放異地安置或到其它單位工作。4.4.1.2 轉(zhuǎn)遞檔案材料原因

4.4.1.2.1 需要補(bǔ)充進(jìn)入檔案材料

4.4.1.1.2 經(jīng)鑒別應(yīng)由上級(jí)或外單位保存的材料。4.4.1.2.3 經(jīng)鑒別應(yīng)由上級(jí)或外單位復(fù)查的材料。

4.4.1.2.4 經(jīng)鑒別應(yīng)退回單位補(bǔ)辦手續(xù)或重新制作的材料。4.4.2 轉(zhuǎn)遞方式

4.4.2.1 檔案及檔案材料必須通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或者由組織，人事部門派專人送取。4.4.3 轉(zhuǎn)遞手續(xù) 4.4.3.1 轉(zhuǎn)出

4.4.3.1.1 轉(zhuǎn)出人事檔案或檔案材料應(yīng)填寫《人事檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》與檔案或檔案材料一起發(fā)出。

4.4.3.1.2 成批轉(zhuǎn)出時(shí)應(yīng)編制《人事檔案材料移交清單》與檔案或檔案材料一并發(fā)出。4.4.3.1.3 轉(zhuǎn)出時(shí)必須在檔案登記冊(cè)上進(jìn)行登記并注明轉(zhuǎn)出時(shí)間、數(shù)量、單位、轉(zhuǎn)遞通知單的發(fā)文號(hào)，以備考查。4.4.3.2 轉(zhuǎn)入

4.4.3.2.1 對(duì)轉(zhuǎn)入的人事檔案或檔案材料，人事部門應(yīng)按《檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》或《移交清單》逐一檢查清點(diǎn)，核對(duì)無誤后蓋章簽字，及時(shí)將回 執(zhí)退回轉(zhuǎn)出單位。4.4.3.2.2 接收檔案后，要及時(shí)登記歸檔。

4.4.3.2.3 無論轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入，人事部門都應(yīng)將轉(zhuǎn)遞手續(xù)妥善保存，以備考查。5 檢查與考核

5.1 檢查與考核的部門及負(fù)責(zé)人 執(zhí)行部門：人力資源部 負(fù)責(zé)人：：人力資源部主任

5.2 檢查與考核的程序、內(nèi)容、時(shí)間和方法

根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的管理內(nèi)容與要求，分別進(jìn)行季、年的檢查與考核，階段性工作完成后，專題匯報(bào)，日常工作每月由科長自查，分管領(lǐng)導(dǎo)不定期抽查，并接受上級(jí)和地方業(yè)務(wù)主管部門檢查，5.3 獎(jiǎng)懲細(xì)則

按公司現(xiàn)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核掛鉤。

第二篇：0207員工勞動(dòng)合同和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)（范文模版）

河南紀(jì)元?jiǎng)趧?wù)工程有限公司 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

員工勞動(dòng)合同和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

編號(hào)：Q/JY B 0207—2011 標(biāo)準(zhǔn)起草人: 張良然 歸口部門: 綜合部 批準(zhǔn)人:張國良

本標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)《企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制修訂標(biāo)準(zhǔn)》（Q/JY B 0101—2011）的要求編寫，為第2次修改。

本標(biāo)準(zhǔn)至發(fā)布之日起生效，即日?qǐng)?zhí)行。

標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行遵循新標(biāo)準(zhǔn)替代舊標(biāo)準(zhǔn)原則,新標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布執(zhí)行的同時(shí)，原標(biāo)準(zhǔn)《員工勞動(dòng)合同和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》（Q/JY B0108-2008）自動(dòng)失效。

發(fā)布單位:綜合部 發(fā)布時(shí)間: 2011年6月1日

河南紀(jì)元?jiǎng)趧?wù)工程有限公司 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

員工勞動(dòng)合同和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

Q/JY B 0207— 2011

目的

為貫徹國家和鄭州市的人才、勞動(dòng)合同管理規(guī)定，科學(xué)、規(guī)范管理本公司聘用員工的勞動(dòng)合同和檔案，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。2 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了員工的勞動(dòng)合同和內(nèi)部檔案管理的職責(zé)、方法和要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于員工的勞動(dòng)合同和內(nèi)部檔案的管理。3 職責(zé)

3.1 公司總經(jīng)理代表公司與員工本人簽訂和續(xù)簽勞動(dòng)合同、負(fù)責(zé)批準(zhǔn)員工的調(diào)入、調(diào)出及處罰；負(fù)責(zé)根據(jù)公司經(jīng)營生產(chǎn)的狀況及對(duì)員工的考核結(jié)果審定和批準(zhǔn)員工的報(bào)酬和獎(jiǎng)罰。

3.2 綜合部負(fù)責(zé)公司員工的勞動(dòng)合同、人事檔案、培訓(xùn)的管理；負(fù)責(zé)建立“員工內(nèi)部檔案”，并保管和組織審驗(yàn)各類人員資格證書、上崗證。4 標(biāo)準(zhǔn)要求 4.1 勞動(dòng)合同

4.1.1 公司員工實(shí)行“勞動(dòng)合同制”管理，凡與公司簽訂勞動(dòng)合同的員工，享受通過為企業(yè)提供勞動(dòng)、工作或服務(wù)獲得相應(yīng)的勞動(dòng)報(bào)酬。4.1.2 公司各類員工的勞動(dòng)合同期限如下

1）公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理與公司簽訂五年以上的勞動(dòng)合同;2）公司部門經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理、各類專業(yè)人員與公司簽訂三年以上的勞動(dòng)合同；

3）公司一般管理人員、服務(wù)人員與公司簽訂兩年以上的勞動(dòng)合同； 4）公司招聘的大中專院校畢業(yè)生與公司簽訂兩年以上的勞動(dòng)合同。4.1.3 公司自社會(huì)招聘的各類人員，試用滿后，填報(bào)“員工轉(zhuǎn)正鑒定審批表”經(jīng)公司考核，符合公司錄用條件者，公司與其簽訂兩年以上勞動(dòng)合同；工作滿兩年后，可按“4.1.2”條規(guī)定的期限，續(xù)簽新的勞動(dòng)合同。

4.1.4 員工首次與公司簽訂勞動(dòng)和同時(shí)，應(yīng)書面聲明無單位或已與原單位依法解除勞動(dòng)合同關(guān)系。

4.1.5 員工提出解除勞動(dòng)合同，在未得到批準(zhǔn)和辦完解除勞動(dòng)合同手續(xù)前應(yīng)堅(jiān)持本崗位工作，不得在外應(yīng)聘、兼職和就業(yè)。

4.1.4 勞動(dòng)合同的簽訂、續(xù)簽、解除、終止等按國家、鄭州市相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。員工與公司簽訂勞動(dòng)合同后，為個(gè)人檔案的轉(zhuǎn)移、保存提供積極配合。4.2.員工檔案管理

4.2.1 員工人事檔案管理

4.2.1.1 公司為員工辦理集體內(nèi)部人事檔案。

4.2.1.2 公司為符合規(guī)定條件的員工辦理職稱評(píng)定、晉級(jí)及相關(guān)手續(xù)。4.2.2 員工內(nèi)部檔案管理

4.2.2.1 員工“內(nèi)部檔案”管理的內(nèi)容

員工登記表、員工應(yīng)聘登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)協(xié)議、培訓(xùn)記錄、本人崗位證書的復(fù)印件、本人工作總結(jié)、個(gè)人表現(xiàn)記錄、考核及鑒定記錄、對(duì)該員工的獎(jiǎng)勵(lì)、處罰記錄等。

4.2.2.2 員工“內(nèi)部檔案”的管理

進(jìn)入公司工作員工均具有唯一編號(hào)的員工“內(nèi)部檔案”袋。由檔案管理員將檔案袋內(nèi)保存的材料一一登記在“卷內(nèi)目錄”上。

從“內(nèi)部檔案”存入或取出考核及鑒定記錄、個(gè)人表現(xiàn)記錄、對(duì)該員工的獎(jiǎng)勵(lì)和處罰記錄等，須經(jīng)過該員工所在部門經(jīng)理審定。

4.2.2.3 員工在工作期間的良好突出表現(xiàn)或不良言行都將記錄進(jìn)本人的“內(nèi)部檔案”。員工“內(nèi)部檔案”記載的內(nèi)容作為員工晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、加薪或辭退、處分的依據(jù)。

4.2.2.4員工“內(nèi)部檔案”保存期限為:在職員工“內(nèi)部檔案”長期保存;本人調(diào)離公司滿一年，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀調(diào)離員工的“內(nèi)部檔案”。

4.3 公司保管的個(gè)人培訓(xùn)合格證、上崗證、畢業(yè)證書等證件原件一般不外借。如有必要借用證件原件時(shí)，由部門主管簽字批準(zhǔn)綜合部辦理外借，且每次不可借用同一人的一個(gè)以上的證件。公司經(jīng)營工作需要時(shí)除外。4.4 員工違約管理

4.5.1 公司員工違反公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度的，按勞動(dòng)合同的約定條款執(zhí)行。4.5.2 公司員工本人如需提前解除勞動(dòng)合同，須提前一個(gè)月以上遞交書面報(bào)告，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，屆時(shí)方可辦理相關(guān)手續(xù)。

4.5.3 公司員工本人要求提前解除勞動(dòng)合同的，必須向公司退還在公司期間培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等報(bào)銷費(fèi)用、晉升學(xué)歷、職稱享受獎(jiǎng)勵(lì)的全額、及勞動(dòng)合同約定的違約金，并按規(guī)定辦理離職交接手續(xù)后，方可從公司取走本人相關(guān)證件的原件。4.5.4 公司員工采取“不辭而別”等不正當(dāng)?shù)氖侄?，擅自離開公司者，公司視為自動(dòng)離職，其后果由本人自行承擔(dān)。

附表：

1、QR-018 員工轉(zhuǎn)正鑒定審批表

第三篇：?jiǎn)T工檔案管理

員工檔案管理辦法

第一條 檔案工作任務(wù)

1 保管員工檔案； 2收集、鑒別和整理員工檔案材料； 3

辦理員工檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞； 4通過檔案熟悉員工，為人事工作提供情況； 5逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

第二條 檔案材料內(nèi)容： 1履歷表； 2自傳； 3鑒定； 4考核材料； 5政治歷史問題的審查及甄別、復(fù)查材料； 6參加黨、團(tuán)材料； 7獎(jiǎng)勵(lì)及先進(jìn)事跡材料； 8處分、取消處分材料； 9招聘、轉(zhuǎn)正定級(jí)、吸收錄用審批表、任免報(bào)告表、考評(píng)技術(shù)資格、學(xué)位審批表、出國人員審批表、調(diào)整工資審批表、離休退休、辭職審批表等； 10其他可供組織上參考的材料，如員工個(gè)人寫的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)、檢查等。形成以上檔案材料的部門和職能人員應(yīng)及時(shí)將完備的材料轉(zhuǎn)交檔案室存檔。第三條 檔案的管理

員工檔案按照管理(任免)權(quán)限實(shí)行分級(jí)管理。1正、副總監(jiān)以上領(lǐng)導(dǎo)檔案，報(bào)送總公司人事部。2物業(yè)管理有限公司部門經(jīng)理以下員工檔案，由各單位人事部門自行管理。3根據(jù)人事回避原則，檔案管理人員的檔案由人事部領(lǐng)導(dǎo)直接保管。4出國(境)不歸及死亡員工檔案仍按上述分工管理。5員工辭職、自動(dòng)離職、開除公職、降名及解除勞動(dòng)合同后，檔案管理人員于15日內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)至戶口所在地的街道辦事處保管。把物業(yè)管理站點(diǎn)加入收藏夾

第四條 檔案材料的收集和歸檔

1人事檔案管理人員要根據(jù)檔案管理規(guī)定，通過有關(guān)部門收集入檔材料。有關(guān)部門應(yīng)積極配合，檔案管理人員對(duì)歸檔材料應(yīng)及時(shí)歸檔。

2凡歸檔材料，均應(yīng)認(rèn)真鑒別，材料應(yīng)詳實(shí)、完整，用鋼筆或毛筆謄寫(不得用圓珠筆、鉛筆等書寫)，并經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字后生效，否則不得歸檔。3員工檔案必須分類明確，編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

第五條 檔案的保管

1員工檔案由人事部門設(shè)專人保管，檔案管理人員必須是中共正式黨員。來源：考試大

2員工檔案應(yīng)存入保險(xiǎn)柜。檔案室必須堅(jiān)固適用，有防盜、防火、防潮等安全措施。3對(duì)保管的檔案要逐一登記造冊(cè)、編號(hào)，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)缺少，及時(shí)查找。4檔案移交要填寫移交清單，交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。

5嚴(yán)禁任何人私自保存他人的檔案材料，對(duì)造成泄密或其他后果的，視情節(jié)輕重，給予嚴(yán)肅處理。

6逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。第六條 檔案的查閱和借用考試大論壇 1外單位前來查閱員工檔案須憑黨組織或人事部門的介紹信、公檢法系統(tǒng)的組織介紹信，并經(jīng)人事部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2大廈部門領(lǐng)導(dǎo)和黨組織、紀(jì)檢人員查閱員工檔案應(yīng)經(jīng)人事部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3檔案管理人員應(yīng)根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)指示提供有關(guān)材料。4員工檔案一般不外借，特殊情況，經(jīng)人事部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)亦可借閱，但必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按期歸還。

5私人不得查閱或借用員工本人及其親屬的檔案。

6查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁涂改、圈劃、拆換檔案材料，不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容，違犯者將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。本文來源:考試大網(wǎng)

第七條 檔案的接收與轉(zhuǎn)遞來源：考試大

1員工試用期滿轉(zhuǎn)正后，應(yīng)及時(shí)到人事檔案室辦理檔案調(diào)入手續(xù)，檔案管理人員接收檔案后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并將檔案回執(zhí)及時(shí)退回原單位。

2員工調(diào)出或辭職后，檔案管理人員要及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3員工檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)密封，一般應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，也可由組織指派專人傳送，但不得由員工本人自帶。來源：考試大的美女編輯們 4有關(guān)職能部門應(yīng)及時(shí)將員工獎(jiǎng)勵(lì)材料、入黨團(tuán)的材料轉(zhuǎn)交檔案室存檔。

第八條 檔案工作人員守則 1認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家的勞動(dòng)人事政策、檔案管理規(guī)定，不斷提高工作水平。2熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，努力為人事工作服務(wù)。

3保護(hù)檔案安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案。嚴(yán)禁在檔案室用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險(xiǎn)品。來源：考試大

4嚴(yán)格遵守保密制度，不得向他人提供或泄露檔案內(nèi)容，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。5堅(jiān)持原則，遵守紀(jì)律，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

員工檔案管理辦法

1.目的

為規(guī)范公司員工人事檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對(duì)員工成長過程的動(dòng)態(tài)跟蹤管理，特制定本規(guī)章。2 范圍

公司針對(duì)所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。3解釋

人事管理檔案：指公司為加強(qiáng)對(duì)員工的管理，而建立起來的有關(guān)員工基本情況的資料以及歷次考核與異動(dòng)等項(xiàng)的資料。4 權(quán)責(zé)

4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負(fù)責(zé)，各人力資源派駐機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4．2 員工的人事資料由員工所在部門負(fù)責(zé)收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是一級(jí)部部長（含）以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎(jiǎng)懲、異動(dòng)、了解基本情況時(shí)方有權(quán)調(diào)閱。5 工作內(nèi)容 5.1人事檔案 5.1.1人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。5.1.1.2人力資源有義務(wù)協(xié)助員工辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。5.1.2 人事檔案的管理人力資源部負(fù)責(zé)按照國家有關(guān)法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行更新、整理。5.2 人事管理檔案 5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1 人事管理檔案應(yīng)在員工到職一周內(nèi)，由所在部門負(fù)責(zé)將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過，正式錄用時(shí)將其人事資料移交人力資源部。

5.2.1.2 人力資源部對(duì)移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類目錄》進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時(shí)向相關(guān)單位和人員追索，以確保人事檔案的真實(shí)與完整。5.2.1.3 對(duì)營銷人員、送貨員、外派財(cái)務(wù)人員等特殊崗位的人員應(yīng)收取學(xué)歷證原件；對(duì)外派財(cái)務(wù)人員還需收取執(zhí)業(yè)資格證、職稱證原件；對(duì)營銷人員及非總部財(cái)務(wù)人員同時(shí)需收取擔(dān)保文件。

5.2.1.4 收取員工相關(guān)證件時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)（一式二份），一份交對(duì)方，一份存入檔案袋（盒）查驗(yàn)。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應(yīng)在檔案袋（盒）上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時(shí)間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。

5.2.1.6 檔案管理員應(yīng)將檔案資料分類存放、嚴(yán)格保管。5.2.2 人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動(dòng)等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應(yīng)及時(shí)協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。

5.2.2.2員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動(dòng)資料歸檔時(shí),除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時(shí)應(yīng)在《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動(dòng)資料歸檔時(shí)，除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時(shí)在《員工薪資/異動(dòng)記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動(dòng)涉及薪資變動(dòng)時(shí)，所歸檔資料仍放第三類。

5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對(duì)收集上來的各項(xiàng)人事資料審核無誤后，應(yīng)參照5.2.2.5條款規(guī)定交檔。

5.2.3人力資源部本著對(duì)員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。

5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復(fù)印管理 5.3.1 有下列情形之一時(shí)，方可查、借閱人事（管理）檔案： a.了解所屬員工基本情況； b.員工晉升、降職； c.員工獎(jiǎng)懲； d.員工調(diào)動(dòng)。5.3.2查、借閱及復(fù)印人事（管理）檔案的手續(xù)

5.3.2.1查閱人事（管理）檔案的手續(xù) a.須查閱人員（管理）檔案時(shí)，查閱人持所屬一級(jí)部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內(nèi)完成；不準(zhǔn)將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。

5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續(xù) a.須借閱人員（管理）檔案時(shí)，借閱人持所屬一級(jí)部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)有核準(zhǔn)權(quán)限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個(gè)月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準(zhǔn)私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。c.借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責(zé)任進(jìn)行追索。d.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對(duì)，并檢查檔案資料的完整性，確認(rèn)無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e.因工作需要確需調(diào)閱員工人事檔案的,由人力資源部負(fù)責(zé)與(b)聯(lián)系。

5.3.2.3確因工作需要，要求復(fù)印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標(biāo)明，必須經(jīng)人力資源部長核準(zhǔn)方可進(jìn)行。5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復(fù)印者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴(kuò)大資料的閱讀范圍影響者，而對(duì)當(dāng)事人造成損失或不良影響者，責(zé)任由其個(gè)人承擔(dān)。

5.4 離職人員檔案的處理 5.4.1 退檔手續(xù)的辦理

離職人員持經(jīng)核準(zhǔn)的《離職(調(diào)動(dòng))交接表》到檔案室辦理。5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應(yīng)提出書面申請(qǐng)，經(jīng)所屬一級(jí)部部長或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

5.5.2證件借出期限最長為二個(gè)月。逾期未歸還者，按每個(gè)證件20元/天計(jì)算罰金，罰金從押金中扣除。5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應(yīng)詳細(xì)記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。5.6 檔案的統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)

5.6.1檔案管理員應(yīng)及時(shí)將人事信息歸檔，及時(shí)記錄，及時(shí)錄入微機(jī)，保證實(shí)存檔案信息與微機(jī)存儲(chǔ)信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統(tǒng)計(jì)上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進(jìn)行月度匯總。5.6.3每年一月份，對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)上歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與微機(jī)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)校對(duì)，要求二者一致。5.6.4人事管理檔案保存期限：

a.已辦理離職手續(xù)的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調(diào)動(dòng))交接表》中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算；

b.未辦理離職手續(xù)但實(shí)際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當(dāng)事人所在部門出具的書面報(bào)告中標(biāo)稱的離開公司時(shí)間為依據(jù)開始計(jì)算。

5.6.5 每年三月份，對(duì)上已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。5.7 本辦法自頒布之日起開始執(zhí)行。6.相關(guān)表單

6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》 6.2 《人事管理檔案分類目錄》 6.3 《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》 6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》

第四篇：公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

為合理、有效地收集、整理公司各項(xiàng)經(jīng)營管理過程中所形成的檔案，并有效地保存、利用檔案，使之服務(wù)于公司各項(xiàng)經(jīng)營管理工作，特制訂本標(biāo)準(zhǔn)。1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司各項(xiàng)經(jīng)營管理檔案的形成、歸檔保存、利用，以及檢查考核等內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)適用于*****有限公司。2 規(guī)范性引用文件

無 3 定義

檔案：指公司經(jīng)營管理活動(dòng)中需分類保存的文件和材料。4 管理職責(zé)

4.1 檔案室是公司檔案的歸口管理部門，其職責(zé)是：

a)負(fù)責(zé)檔案的分類、編目、鑒定、保密等工作。

b)負(fù)責(zé)檔案的收集、保管、銷毀及相關(guān)部門查詢借閱登記管理工作。c)向集團(tuán)公司辦公室上報(bào)需由集團(tuán)公司備案、保存的相關(guān)檔案。d)接受集團(tuán)公司檔案管理部門的指導(dǎo)、檢查。

4.2 其他各部門負(fù)責(zé)公司經(jīng)營管理過程中涉及本部門的檔案的收集、整理與及時(shí)歸檔，接受檔案管理部門的指導(dǎo)、檢查。

4.3 檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)則，不得泄露檔案內(nèi)容及嚴(yán)格按規(guī)定辦理檔案歸檔、保存、查詢、借閱登記等管理工作，檔案管理員工作有變動(dòng)時(shí)，必須辦好移交手續(xù)。5 管理內(nèi)容與要求 5.1 檔案的種類及收集 5.1.1 經(jīng)營管理方面

a)公司成立的各種資料：公司申請(qǐng)注冊(cè)有關(guān)資料、公司章程、公司發(fā)展變更資料、驗(yàn)資審計(jì)報(bào)告、公司高層管理機(jī)構(gòu)人員名單（董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、法人代表）等； b)公司主要經(jīng)營性證件：公司組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人代表證、公司營業(yè)執(zhí)照正副本、開戶許可證、稅務(wù)登記證（國地稅正副本）、統(tǒng)計(jì)登記證等經(jīng)營許可證及土地、房屋所有權(quán)、使用權(quán)證、專利權(quán)證、商標(biāo)權(quán)證等；

c)公司其他各種經(jīng)營性資料：董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、董事監(jiān)事會(huì)議紀(jì)要、公司申報(bào)項(xiàng)目資料、公司財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)單證、車輛資料（保險(xiǎn)、年檢、牌照等）及公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要、各種合作項(xiàng)目、驗(yàn)資報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、各類紅頭文件及對(duì)公司發(fā)展具有重大改變的歷史性資料、圖片等等；

d)各級(jí)地方政府部門下發(fā)的各類紅頭文件、通知及頒發(fā)的各種獎(jiǎng)杯（狀、牌、章）。5.1.2 人力資源管理方面

a)應(yīng)聘的相關(guān)資料：包括員工招聘登記表、個(gè)人簡(jiǎn)歷表、學(xué)歷證書復(fù)印件、專業(yè)資格證書復(fù)印件、身份證復(fù)印件等；

b)與公司的各種協(xié)議：勞動(dòng)合同、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議、委外培訓(xùn)協(xié)議、勞動(dòng)合同解除協(xié)議等其他合同協(xié)議；

c)日常工作中產(chǎn)生的資料、證件：新員工試用期工作鑒定表、養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)、養(yǎng)老轉(zhuǎn)正鑒定表、獎(jiǎng)勵(lì)或處分通告、任免或調(diào)動(dòng)通知、辭職報(bào)告、離廠確認(rèn)單、人事戶口代辦資料及養(yǎng)老保險(xiǎn)等福利證件、崗位競(jìng)聘資料、績(jī)效考評(píng)資料等；

d)教育培訓(xùn)資料：包括公司自行組織的員工教育培訓(xùn)計(jì)劃、資料和技術(shù)教材、考核結(jié)果及由公司委派專人參加的社會(huì)性培訓(xùn)的邀請(qǐng)函、領(lǐng)導(dǎo)批文、教材、取得的培訓(xùn)證書復(fù)印件等。5.1.3 財(cái)務(wù)管理方面

財(cái)務(wù)管理方面包括：財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊(cè)、報(bào)表、憑證、公司方針目標(biāo)管理協(xié)議、公司的股權(quán)證和國家或各級(jí)地方政府部門下發(fā)的財(cái)務(wù)管理方面政策及各種物資庫存保管形成的文件資料等。5.1.4 技術(shù)質(zhì)量方面

a)各種對(duì)外簽訂的技術(shù)項(xiàng)目合作協(xié)議、合同及相關(guān)的技術(shù)資料、標(biāo)準(zhǔn)化信息資料等；

b)各種產(chǎn)品、項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、試制的圖樣（包括外來圖樣）、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)、工藝等技術(shù)性文件； c)各種原材料、半成品、成品的檢驗(yàn)資料及產(chǎn)品生產(chǎn)過程中形成的其他技術(shù)資料等； d)專利申請(qǐng)、受理及證書等資料。5.1.5 營銷管理方面

a)內(nèi)貿(mào)包括：銷售合同、供貨協(xié)議、產(chǎn)品運(yùn)輸招標(biāo)的資料、顧客財(cái)產(chǎn)的資料、各種報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶滿意度調(diào)查資料、廣告宣傳和用戶服務(wù)中所形成的文件資料。

b）外貿(mào)包括：?jiǎn)巫C資料（托單、提單確認(rèn)件、裝箱單、合同、發(fā)票、形式發(fā)票、報(bào)關(guān)單等）、客戶來訪申請(qǐng)表、報(bào)價(jià)、客戶回訪、合同等資料。5.1.6 物資采購方面

物資采購方面包括：供方檔案、各種物資的采購合同、協(xié)議、質(zhì)保單、保修單、說明書及管理中形成的其他文件資料。5.1.7 設(shè)備儀器方面

設(shè)備儀器方面包括：各種設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過程中的所產(chǎn)生的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行維修記錄、設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的等文件資料。5.1.8 質(zhì)量、環(huán)境管理體系方面

質(zhì)量、環(huán)境管理體系方面包括：公司質(zhì)量、環(huán)境管理手冊(cè)和程序文件（ISO9000質(zhì)量管理體系文件、ISO14001環(huán)境管理體系文件、TQM文件）及相關(guān)認(rèn)證證書等文件資料，管理評(píng)審資料。5.1.9 基建工程方面

基建工程方面包括：基建工程設(shè)計(jì)合同、基建工程施工圖、工程預(yù)算表、工程承包合同、工程主要材料質(zhì)保單、工程主要項(xiàng)目施工記錄、水電安裝圖、工程竣工圖、工程竣工驗(yàn)收記錄、工程決算表等文件資料。

5.1.10 外來文件方面

包括各種法律、法規(guī)，外來標(biāo)準(zhǔn)及各種參考資料、書籍。

5.1.11 其他應(yīng)列入檔案管理的資料由相關(guān)部門業(yè)務(wù)主辦人員負(fù)責(zé)收集、整理。5.2 檔案的歸檔

5.2.1 檔案的保管部門及歸檔時(shí)間

5.2.1.1 經(jīng)營管理方面形成的檔案，都應(yīng)在檔案形成后的15天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理，以下檔案同時(shí)應(yīng)報(bào)集團(tuán)公司檔案室管理。(上報(bào)集團(tuán)公司的資料應(yīng)由集團(tuán)公司檔案管理員簽收后返回收單存檔)a)公司成立的各種資料（復(fù)印件）； b)公司主要經(jīng)營性證件（復(fù)印件）；

c)公司的董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、公司申報(bào)項(xiàng)目資料（復(fù)印件）。

5.2.1.2人力資源管理方面形成的檔案，除員工培訓(xùn)計(jì)劃、資料、技術(shù)教材及由公司委派專人參加的社會(huì)性培訓(xùn)的邀請(qǐng)函、領(lǐng)導(dǎo)批文、教材、取得的培訓(xùn)證書復(fù)印件由人力資源管理部門負(fù)責(zé)保存外，其他檔案都應(yīng)在檔案形成后的7天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入檔案室管理。公司高管、人力資源管理部門負(fù)責(zé)人、辦公室負(fù)責(zé)人、人事管理人員、檔案管理員的勞動(dòng)合同、補(bǔ)充合同（原件）等檔案同時(shí)歸入集團(tuán)公司檔案室管理。

5.2.1.3 財(cái)務(wù)管理方面形成的檔案，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定專柜、專人保存，不歸入檔案室管理，以下檔案同時(shí)歸入集團(tuán)公司財(cái)務(wù)審計(jì)本部管理：

a)公司方針目標(biāo)管理協(xié)議資料（原件一份）； b)公司股權(quán)證（復(fù)印件，同時(shí)再復(fù)印檔案室留存）。

5.2.1.4 技術(shù)質(zhì)量方面形成的檔案，要求在檔案形成后的20天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理，屬質(zhì)量檢驗(yàn)性質(zhì)的檔案由品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。5.2.1.5營銷管理方面形成的檔案，除營銷有關(guān)的合同、協(xié)議，顧客財(cái)產(chǎn)資料、每期印刷的產(chǎn)品樣本、外貿(mào)報(bào)價(jià)、單證資料應(yīng)在檔案形成后的次月統(tǒng)一由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理外（營銷部門、財(cái)務(wù)部門留存復(fù)印件），其他的檔案由營銷管理部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。5.2.1.6物資采購方面形成的檔案，除供方檔案、資本性支出物品的采購合同、協(xié)議、質(zhì)保單、保修單、說明書應(yīng)在檔案形成后的次月統(tǒng)一由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理外（資材課留存復(fù)印，），其他的檔案由采購管理部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。

5.2.1.7 設(shè)備儀器方面形成的檔案，除設(shè)備儀器的運(yùn)行日常維修記錄由設(shè)備維修部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存不歸入檔案室管理外，其他的檔案都應(yīng)在檔案形成后的15天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理，進(jìn)口設(shè)備或其他重大設(shè)備、流水線的隨機(jī)資料（復(fù)印件）等檔案同時(shí)應(yīng)歸入集團(tuán)公司檔案室管理。

5.2.1.8 質(zhì)量環(huán)境管理體系方面形成的檔案，除各種認(rèn)證證書、手冊(cè)、程序文件應(yīng)在形成后的7日內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理外，其他檔案由體系管理歸口部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。

5.2.1.9 基建方面形成的檔案，應(yīng)在形成后的7日內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理。5.2.1.10 外來文件由相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)收集后直接交檔案室存檔。5.2.2 歸檔檔案的基本要求

a)必須準(zhǔn)確反映檔案記載的各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程； b)必須層次分明，符合其形成規(guī)律；

c)歸檔檔案的正式文件、底稿、領(lǐng)導(dǎo)簽批意見、附件等必須齊全； d)必須整潔整齊、編制流水頁碼；

e)歸檔檔案一般用碳素墨水、藍(lán)黑墨水書寫、簽批，不得用鉛筆、圓珠筆、紅墨水書寫、簽批； f)歸檔檔案必須拆除金屬裝訂物。5.2.3 檔案歸檔手續(xù)及鑒定

5.2.3.1 所有檔案歸檔，需由負(fù)責(zé)收集、整理檔案的主辦人員填寫QG/HX19.03表1《部門歸檔資料臺(tái)帳》（圖樣歸檔按公司相關(guān)技術(shù)文件管理規(guī)定辦理），經(jīng)部門主管審批后交檔案管理員簽收。各部門主管應(yīng)經(jīng)常督促本部門負(fù)責(zé)收集、整理的檔案及時(shí)辦理歸檔。

5.2.3.2 各部門歸檔資料臺(tái)帳由檔案室統(tǒng)一制訂，指定專人負(fù)責(zé)保管，所有部門歸檔資料應(yīng)統(tǒng)一登記在該臺(tái)帳上，如發(fā)現(xiàn)本臺(tái)帳以外的資料丟失，由該部門自己負(fù)責(zé)。該臺(tái)帳應(yīng)妥善保管，如有丟失或損壞，將對(duì)臺(tái)帳保管人按工作質(zhì)量進(jìn)行考核。

5.2.3.3 檔案管理員接收歸檔檔案時(shí)，必須認(rèn)真驗(yàn)收歸檔檔案的完整性、整套性及與審查歸檔申請(qǐng)表手續(xù)等方面的一致性。

a)對(duì)符合歸檔要求的辦理歸檔手續(xù)；

b)不符合歸檔要求的應(yīng)說明原因后，退交負(fù)責(zé)收集、歸檔的主辦人員重新收集、歸檔。5.3 檔案的標(biāo)識(shí)

5.3.1 檔案立卷：為便于檔案的保管和查找利用，保持檔案內(nèi)各資料之間的歷史聯(lián)系，如：請(qǐng)示與批復(fù)、正文與附件等同一事件形成的資料可為一個(gè)立卷單位。

5.3.1.1 公司成立的各種資料、其他各種經(jīng)營性資料及各級(jí)地方政府部門下發(fā)的各類紅頭文件、通知等可按公司、檔案的時(shí)間規(guī)律立卷。

5.3.1.2 公司主要經(jīng)營性證件（見5.1.1 b）款）、各種獎(jiǎng)杯（狀、牌、章、證）可按時(shí)間規(guī)律立卷。5.3.1.3 人力資源管理方面的各種資料可按部門、個(gè)人分類立卷。5.3.1.4 設(shè)備儀器方面的各種資料可按設(shè)備編號(hào)分類立卷。

5.3.1.5 各類采購、銷售合同、協(xié)議及相關(guān)資料可以按部門、檔案的時(shí)間規(guī)律立卷。

5.3.2 檔案編目：按檔案的分類不同及不同的立卷單位，檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔檔案編制各分類立卷檔案的卷目，填寫QG/HX19.03表2《卷內(nèi)文件目錄表》。5.3.3 檔案登記：新歸檔的檔案由檔案管理員按檔案的不同分類、編目進(jìn)行歸檔登記于相應(yīng)的卷目中，并在QG/HX19.03表3《歸檔檔案（分類）臺(tái)帳》中做好登記。5.4 檔案的存放

5.4.1 存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找，檔案柜、架上應(yīng)寫明內(nèi)存檔案的種類、卷目等明細(xì)。

5.4.2 存放檔案必須符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防霉變和通風(fēng)避光條件，盡可能選擇中高層樓房作為檔案室。

5.4.3 技術(shù)性圖紙底圖存放以平放為宜（大幅面的可以卷放）。

5.4.4 對(duì)特殊載體檔案：如光盤、錄像帶、錄音帶、膠片、照片應(yīng)根據(jù)載體的不同特點(diǎn)進(jìn)行保管，必要時(shí)作備份，膠卷應(yīng)裝入專用盒中，并做好編號(hào)及圖片文字說明。

5.4.5 檔案資料總目錄應(yīng)予以共享，并每季度更新一次，方便大家了解檔案資料，以提高其利用率。每半年應(yīng)進(jìn)行一次庫藏檔案的全面清理核對(duì)，做到帳物相符。5.5 檔案的保管期限

5.5.1 日歷年概念：除檔案歸檔的當(dāng)外，應(yīng)保管的一個(gè)完整的數(shù)，如規(guī)定檔案保管期為一個(gè)日歷年，若檔案為2000年10月1日建立，則該檔案必須保留2001年一個(gè)完整后于2002年1月1日以后方可銷毀。使用日歷年概念，以便于檔案保管期滿后可統(tǒng)一銷毀。

5.5.2 檔案保管期限分永久性、長期、中期、短期四種：永久性保管為檔案跟隨企業(yè)永續(xù)經(jīng)營，長期保管為10個(gè)日歷年、中期保管為5個(gè)日歷年，短期保管為2個(gè)日歷年以下。5.5.3 永久性保管的檔案有如下：

a)公司成立的各種資料（見5.1.1a款）； b)公司主要經(jīng)營性證件（見5.1.1b款）； c)公司董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、董事監(jiān)事會(huì)議紀(jì)要、； d)公司在職、非在職員工檔案； e)公司股權(quán)證；

f)新產(chǎn)品開發(fā)檔案、技術(shù)文件底圖、技術(shù)更改記錄 g)產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。5.5.4 長期保管的檔案有如下：

a)各種獎(jiǎng)杯（狀、牌、章）； b)公司紅頭文件； c)公司申報(bào)項(xiàng)目資料；

d)與公司有關(guān)的各級(jí)地方政府部門下發(fā)的各類紅頭文件、通知； e)車輛牌照資料（車輛報(bào)廢1個(gè)日歷年后，可銷毀）；

f)設(shè)備儀器方面各種資料，含設(shè)備儀器的采購合同、協(xié)議、質(zhì)保單、保修單（該設(shè)備報(bào)廢1個(gè)日歷年后，可銷毀）； g)用戶服務(wù)中所形成的文件資料(保管至該用戶撤消或項(xiàng)目設(shè)備報(bào)廢2個(gè)日歷年后，檔案可銷毀）； h)質(zhì)量環(huán)境管理體系相關(guān)認(rèn)證證書。5.5.5 中期保管的檔案有如下：

a)車輛資料（保險(xiǎn)、年檢等）； b)各種合作項(xiàng)目合同協(xié)議；

c)質(zhì)量環(huán)境管理體系方面的各種體系文件依時(shí)間推移不斷更新。5.5.6 短期保管的檔案有如下：

a)公司財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)單證（按保險(xiǎn)期，到期1個(gè)日歷年后，可銷毀）； b)各種采購合同協(xié)議； c)公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要；

d)除5.5.4 b)款中規(guī)定外的各級(jí)地方政府部門下發(fā)的各類紅頭文件、通知； d)成品的檢驗(yàn)資料；

e)技術(shù)項(xiàng)目合作協(xié)議、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、試制、工藝等技術(shù)開發(fā)文件合同； e)銷售合同、供貨協(xié)議； f)其他各種技術(shù)資料。

5.5.7 財(cái)務(wù)管理方面：財(cái)務(wù)管理檔案的保存期限按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.5.8 對(duì)確認(rèn)保管期限有疑問的檔案，檔案管理員應(yīng)請(qǐng)示部門主管確定，若也無法確定，可請(qǐng)示總經(jīng)理。

5.6 檔案的利用，詳見QG/HX19.03 附錄A《檔案借閱、復(fù)印規(guī)定》 5.7 檔案的編目分類，詳見QG/HX19.03附錄B《檔案分類編號(hào)方法》 5.8 檔案的銷毀

5.8.1 檔案銷毀按日歷年原則實(shí)施，每年元月初由檔案管理員負(fù)責(zé)依上第四季度進(jìn)行的庫藏檔案的全面清理核對(duì)情況及檔案保管到期情況報(bào)部門主管。5.8.2 檔案銷毀審批、實(shí)施

5.8.2.1 凡因過期、更改過多、換版或污損等原因作廢的管理文件，在文件封面加蓋“作廢文件”紅印章，銷毀時(shí)由檔案室填寫QG/HX19.03表4《文件銷毀清單》，經(jīng)部門主管審核，管理者代表批準(zhǔn)后銷毀。

5.8.2.2 凡因更改過多、換版等原因作廢的技術(shù)文件由檔案室保管，定期列出清單報(bào)技術(shù)部門主管審核，主管經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。作廢底圖應(yīng)永久保存不作銷毀處理。5.8.2.3 文件銷毀時(shí)應(yīng)由檔案管理部門派人監(jiān)督。

5.8.2.4 若因法律需要、具有保留和參考價(jià)值、歷史狀況追溯（適用于產(chǎn)品）等原因要保留作廢文件的，應(yīng)在文件蓋“作廢留存”紅印章長期保存。6 檢查與考核

本標(biāo)準(zhǔn)由人力資源部門組織各部門實(shí)施，由品保部會(huì)同辦公室檢查與考核。7 附錄附表

QG/HX19.03附錄A 檔案借閱、復(fù)印規(guī)定 QG/HX19.03附錄B 檔案分類編號(hào)方法 QG/HX19.03表1 部門歸檔資料臺(tái)帳 QG/HX19.03表2 卷內(nèi)文件目錄表 QG/HX19.03表3 歸檔檔案（分類）臺(tái)帳 QG/HX19.03表4 文件銷毀清單 QG/HX19.03表5 檔案借閱、復(fù)印登記表

本標(biāo)準(zhǔn)由人力資源部門歸口并解釋。

第五篇：文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

江蘇匯利鍍鋅鋼管股份有限公司管理制度

文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)（草稿）

1． 主管部門及領(lǐng)導(dǎo)

文書檔案室歸公司辦公室主管，受分管領(lǐng)導(dǎo)、公司辦公室主任的直接領(lǐng)導(dǎo)。

2． 歸檔文件

本公司在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

2．1 歸檔文件整理

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。

3.整理原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

4.質(zhì)量要求

4．1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修改，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。

4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

5.整理方法 5.1 裝訂

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。已成冊(cè)不易拆釘?shù)目删S持原樣。保管期限為短 期的歸檔文件，可保持原貌。

5.2 分類

歸檔文件采用-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限的方法進(jìn)行分類，并應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

5.2.1 將文件按其形成分類。跨的文件，統(tǒng)一按文件的簽發(fā)日期判定所屬；跨辦理的文件歸入結(jié)束年；幾份文件作為一件時(shí)，“件”的日期以裝訂時(shí)排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。

5.3 排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

5.4 編號(hào)

歸檔文件應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章的印跡顏色為紅色，填寫歸檔章時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料。

5.5 編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文為一件時(shí)。只對(duì)復(fù)文進(jìn)行 編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。

5.5.2 歸檔文件目錄用紙尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。

5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目。

5.6 裝盒

將同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)（問題）的歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并逐項(xiàng)填寫檔案盒封面、盒脊項(xiàng)目（館編件號(hào)、盒號(hào)暫不填寫）。

5.6.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。在脊背須設(shè)置全宗號(hào)、、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào),進(jìn)館前可編號(hào)（用鉛筆），也可不編號(hào)。

5.6.2 備考表

備考表放在盒內(nèi)文件材料之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

5.7 排架

不同保管期限的檔案分別排架。6.管理要求

6.1嚴(yán)格執(zhí)行崗位責(zé)任制，做到收集及時(shí)，分類合理，保管妥善。6.2配合有關(guān)部門，積極做好檔案的利用工作。6.3臺(tái)帳清楚，條理分明，帳物相符。

6.4做好文書檔案資料的防火、防潮、防蛀、防盜等安全保護(hù)工作。7.借閱

7.1凡借閱檔案，外單位需持單位介紹信，并注明借閱者姓名、職務(wù)及借閱目的、內(nèi)容等；本單位需借閱者應(yīng)進(jìn)行登記，并填寫檔案利用效果單，重要檔案需經(jīng)公司辦公室主任或總經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱。

7.2 借閱方式，原則上就地借閱。不得翻閱其它無關(guān)文件資料，不準(zhǔn)在文件上圈劃、涂改或增刪內(nèi)容，更不準(zhǔn)復(fù)制或者抽出文件。

7.3 如因特殊情況需外借者，需經(jīng)公司辦公室主任或總經(jīng)理批準(zhǔn)，但時(shí)間不得超過三天，借閱人要絕對(duì)保密，不準(zhǔn)擴(kuò)大傳閱范圍，嚴(yán)防失密、泄密的事故發(fā)生。

8.銷毀

8.1 凡多余、重復(fù)、無保存價(jià)值的文件，要列出清單，經(jīng)有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)鑒定審批后方可銷毀，不準(zhǔn)任意私自銷毀或當(dāng)廢紙賣出。

8.2 銷毀資料文件時(shí)，要指定專人監(jiān)銷，以防失密。銷毀后，銷毀人和監(jiān)銷人都要在銷毀清單上簽字。

2009年12月10日