第一篇：電子文件對(duì)檔案保密工作提出的挑戰(zhàn)及其對(duì)策

電子文件對(duì)檔案保密工作提出的挑戰(zhàn)及對(duì)策

隨著信息社會(huì)的發(fā)展和電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在文檔領(lǐng)域中，并以強(qiáng)勁的勢(shì)頭沖擊著傳統(tǒng)的檔案工作，給檔案的保密工作帶來(lái)了很多新的課題。如何做好信息時(shí)代檔案的保密工作，已經(jīng)成為擺在檔案界和檔案工作者面前一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。

一、電子文件對(duì)檔案保密工作提出的挑戰(zhàn)

1、保密領(lǐng)域拓寬。隨著改革開(kāi)放的不斷深入和經(jīng)濟(jì)、科技對(duì)外交流的日益頻繁，經(jīng)濟(jì)、科技領(lǐng)域的保密問(wèn)題越來(lái)越突出，檔案的保密領(lǐng)域由過(guò)去的保守政治、軍事秘密向經(jīng)濟(jì)、文化、科技等更深、更廣的領(lǐng)域擴(kuò)展。

2、保密工作的內(nèi)容拓展。隨著電子文件、電子檔案的出現(xiàn)，信息的記錄載體和傳輸手段發(fā)生了巨大的變化，檔案保密工作除了要繼續(xù)保證紙質(zhì)檔案的安全外，還要保證無(wú)形的電子檔案信息的安全；既要重視秘密的靜態(tài)管理，又要重視秘密的動(dòng)態(tài)管理，要貫穿于電子檔案信息存儲(chǔ)、處理、傳遞的全過(guò)程；既要做好本單位的保密工作，又要保證所處網(wǎng)絡(luò)中每個(gè)終端都做到不泄密。否則，任何一個(gè)終端泄密，整個(gè)網(wǎng)絡(luò)都將無(wú)密可保。

3、保密工作難度加大。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，新的泄密渠道不斷增加，竊密者的竊密手段更加高明、途徑更多、速度更快、距離更遠(yuǎn)不易被發(fā)現(xiàn)和難于檢查。電子文件、電子檔案的這種隱性泄密，加大了檔案保密工作的難度。

4、保密技術(shù)要求提高。現(xiàn)代通信設(shè)備和辦公自動(dòng)化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，保密防范和竊密活動(dòng)中高科技成果和先進(jìn)技術(shù)手段的運(yùn)用，使國(guó)際社會(huì)保密與竊密的斗爭(zhēng)越來(lái)越帶有高科技抗衡的特點(diǎn)，僅靠傳統(tǒng)的方式和手段已不能滿足保密工作的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)等檔案，只要把檔案鎖好，不丟失，不讓無(wú)關(guān)的人接觸，就可保證秘密不泄密；而使用了計(jì)算機(jī)之后，就要防止電磁輻射，防止磁盤(pán)剩磁泄密；上了互聯(lián)網(wǎng)，除了要 防止各種病毒外，更要預(yù)防各種非法訪問(wèn)。

5、泄密事件發(fā)生后，影響面更大，產(chǎn)生的后果更為嚴(yán)重。檔案信息上網(wǎng)后，由于信息的共享性、網(wǎng)絡(luò)傳播的快速性，使得秘密一旦泄露，則可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速傳輸?shù)饺魏尉W(wǎng)址，無(wú)限擴(kuò)散，其影響面之大，產(chǎn)生后果之嚴(yán)重，令人無(wú)法想象。

6、對(duì)檔案工作人員素質(zhì)要求更高。國(guó)際檔案理事會(huì)主席王剛在“電子和其他現(xiàn)行文件委員會(huì)年會(huì)”與“國(guó)際檔案保護(hù)技術(shù)研討會(huì)”開(kāi)幕式上講道：“電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)觀念中對(duì)檔案的理解，也改變了對(duì)檔案存在形式、特征、特性、意義上的認(rèn)識(shí)。電子文件的產(chǎn)生、形成、歸檔及其傳送、存貯、保存等管理均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用的技術(shù)、方法不同”。這就要求我們的檔案工作者必須掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，以適應(yīng)這一文件管理上的革命。

二、加強(qiáng)對(duì)電子文件保密的對(duì)策

由于電子文件和電子檔案具有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)越性，因此，檔案信息電子化是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。要大力發(fā)展電子技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的同時(shí)，應(yīng)采取相應(yīng)的措施，建立綜合性的防御體系。

1、提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)對(duì)電子文件的保密觀念。信息革命風(fēng)起云涌，解決信息安全保密工作問(wèn)題迫在眉睫。然而，很多人對(duì)紙質(zhì)檔案等載體的安全保密上，對(duì)電子檔案信息的保密問(wèn)題上認(rèn)識(shí)不足，以為只要把電腦管好了，沒(méi)有人動(dòng)過(guò)，上面的信息沒(méi)有丟，就是做好保密工作了。因此，要提高思想認(rèn)識(shí)，改變舊有的思想，使工作人員更好地樹(shù)立新形式下保密工作的緊迫性和嚴(yán)峻性。

2、提高技術(shù)，研制自己的操作系統(tǒng)和加密技術(shù)。當(dāng)今世上，還沒(méi)有一種真正安全的計(jì)算機(jī)技術(shù)，現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)加密和“防火墻”等技術(shù)對(duì)“黑客”高手已是防不勝防。在計(jì)算機(jī)保護(hù)技術(shù)最先進(jìn)的美國(guó)，其國(guó)防部的電腦系統(tǒng)也曾被各地的“黑客”多次“拜訪”。我國(guó)的保密技術(shù)研究與應(yīng)用起步較晚，總的說(shuō)來(lái)還相對(duì)滯后，技術(shù)防范能力不強(qiáng)，不少方面至今仍處于不設(shè)防的狀態(tài)。目前各種計(jì)算機(jī)域網(wǎng)以及個(gè)人計(jì)算機(jī)普遍 采用的都是一些美國(guó)公司現(xiàn)成的操作系統(tǒng)，存在著極大的泄密隱患，而且，我國(guó)尚未研制出自己的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)以及個(gè)人電腦的加密技術(shù)，從大型的網(wǎng)絡(luò)到PC機(jī)，普遍采用的加密軟件大多是國(guó)外現(xiàn)成的軟件，這也是一個(gè)嚴(yán)重的泄密隱患。

3、依法管理，建立和完善檔案工作的法規(guī)體系，使檔案保密工作的方方面面都有法可依，有章可循。國(guó)家安全部門(mén)嚴(yán)令規(guī)定，保密部門(mén)的計(jì)算機(jī)不準(zhǔn)上國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，然而，我軍某軍區(qū)檔案館的檔案，竟在國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)上被發(fā)現(xiàn)。雖然從中央到各部委，對(duì)保密設(shè)施都有一定的要求，但是具體到一些檔案部門(mén)，由于經(jīng)費(fèi)不足等原因，加上有的人思想麻痹，存在僥幸心里，因此在貫徹落實(shí)的過(guò)程中有打折扣、流于形式的問(wèn)題，相當(dāng)一部分單位沒(méi)有采取安全保護(hù)措施。因此，必須建立和完善檔案工作的法規(guī)體系，做到有法可依，有章可循。

4、加強(qiáng)宣傳教育，包括信息安全保密的科普宣傳、保密觀念教育、保密技術(shù)教育。組織檔案工作人員，特別是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的技術(shù)操做人員，學(xué)習(xí)安全保密技術(shù)常識(shí)，了解泄密的原理及預(yù)防辦法，提高安全保密技術(shù)技能，掌握和使用最新的防竊密技術(shù)，嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。

第二篇：對(duì)企業(yè)涉密檔案保密工作思考

對(duì)企業(yè)涉密檔案保密工作思考

論文 關(guān)鍵詞: 企業(yè) ；涉密檔案；管理

論文摘要:企業(yè)涉密檔案是企業(yè)的核心秘密，涉及到企業(yè)的商業(yè)安全，關(guān)系到企業(yè)未來(lái) 經(jīng)濟(jì) 發(fā)展 的成敗。首先要加強(qiáng)庫(kù)房的硬件設(shè)施管理，庫(kù)房的管理是涉密檔案保管工作的重要前提，同時(shí)還要加強(qiáng)企業(yè)涉密檔案的內(nèi)部 科學(xué) 管理；檔案的借閱利用是涉密檔案保管工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國(guó)家保密局、國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)。企業(yè)涉密檔案的借閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理。要正確分析和鑒別涉密檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和 歷史 作用，確定涉密檔案保管期限；強(qiáng)化管理人員職責(zé)是涉密檔案保管工作的有力保證。

企業(yè)涉密檔案記錄著企業(yè)商務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，如“談判合同簽訂”、“研發(fā)項(xiàng)目規(guī)劃”、“課題成果報(bào)告”、以及“專利申請(qǐng)”等等，它是企業(yè)的核心秘密，涉及到企業(yè)的商業(yè)安全，關(guān)系到企業(yè)未來(lái)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗。因此，為確保企業(yè)核心秘密的安全，我們必須要重視做好企業(yè)涉密檔案的保管工作。

一、檔案的庫(kù)房管理是涉密檔案保管工作的重要前提

首先要加強(qiáng)庫(kù)房的硬件設(shè)施管理，庫(kù)房的管理是涉密檔案保管工作的重要前提。從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，檔案庫(kù)的庫(kù)房門(mén)必須是專用的防盜保險(xiǎn)門(mén)，窗戶應(yīng)專門(mén)加固，庫(kù)房?jī)?nèi)外都要安裝防盜監(jiān)視器，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)，從檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外部的硬件保管條件上確保企業(yè)涉密檔案的安全。

同時(shí)，還要加強(qiáng)企業(yè)涉密檔案的內(nèi)部科學(xué)管理。企業(yè)涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要注意把涉密級(jí)文件和非涉密文件分開(kāi)組卷、分開(kāi)保管、分開(kāi)提供利用，杜絕造成混合易擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。企業(yè)涉密檔案科學(xué)管理要貫徹1991年國(guó)檔發(fā)28號(hào)文件精神，實(shí)施館室藏涉密檔案解密劃控工作，有針對(duì)性地對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng)，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；對(duì)外提供利用時(shí)，可采取對(duì)與所查檔案無(wú)關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對(duì)涉密級(jí)文件特別是絕密級(jí)文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決涉密與非涉密的文件材料混卷問(wèn)題，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問(wèn)題。要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄卡片，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)管理，準(zhǔn)確掌握，有效保密，及時(shí)地提供利用創(chuàng)造條件。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的軟硬件科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

二、檔案的借閱利用是涉密檔案保管工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

加強(qiáng)涉密檔案的借閱利用管理是保密工作中不可忽視的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

一是要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國(guó)家保密局、國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。嚴(yán)格劃清涉密檔案與非涉密檔案的界限，確定哪些檔案能開(kāi)放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)提供利用，哪些還不能提供利用，力爭(zhēng)使涉密檔案提供利用工作按照解密劃控的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。

二是企業(yè)涉密檔案的借閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理，必須認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，經(jīng)指定責(zé)任部門(mén)、指定責(zé)任人審批，任何人無(wú)權(quán)擅自提供借閱。涉密檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)使用完畢后，還應(yīng)及時(shí)核對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

三是要正確分析和鑒別涉密檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，確定涉密檔案保管期限。根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)生活需要和為企業(yè)積累信息資源財(cái)富的需要，全面確定企業(yè)涉密檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定涉密檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)企業(yè)秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對(duì)企業(yè)的安全和利益造成的危害來(lái)確定的，它表示該企業(yè)秘密事項(xiàng)在其確定的期限

內(nèi)，受國(guó)家有關(guān)保密 法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限?！秶?guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10年。這里所說(shuō)的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。

三、強(qiáng)化管理人員職責(zé)是涉密檔案保管工作的有力保證

提高 企業(yè) 涉密檔案管理人員的素質(zhì)，強(qiáng)化涉密檔案管理人員職責(zé)是做好保密工作的有力保證。

企業(yè)涉密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)，為此，他們對(duì)保守企業(yè)秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任。企業(yè)檔案保密工作好與壞，企業(yè)檔案管理人員的保密素質(zhì)很關(guān)鍵。涉密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止頭腦中秘密的泄露。如大慶油田勘探開(kāi)發(fā)研究院科技資料室的館藏檔案，涉及到大慶油田開(kāi)發(fā)建設(shè)四十多年來(lái)的科技秘密，每一份檔案都是價(jià)值連城。由于企業(yè)檔案管理人員經(jīng)常接觸企業(yè)大量的商業(yè)秘密，這些秘密隨著管理人員的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合，往往一句話，說(shuō)者無(wú)意，聽(tīng)者有心，在不知不覺(jué)中就泄露了秘密。所以檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬(wàn)無(wú)一失，把保守企業(yè)秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

企業(yè)涉密檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)企業(yè)涉密檔案的完整與安全。這既是涉密檔案保管工作的基本任務(wù)，也是涉密檔案保管工作的目的。企業(yè)涉密檔案保管工作的具體任務(wù)，就是“十二字原則”：不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。不損壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因溫度、濕度、蟲(chóng)蛀等等各種不利因素而使檔案損壞，對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟失，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅要保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。不泄密，就是要求檔案管理工作者時(shí)刻警惕，要有保密意識(shí)，守口如瓶，所保管的檔案資料信息不外傳。為此，涉密檔案保管工作的任務(wù)既是光榮的，更是艱巨的。確保企業(yè)涉密檔案齊全完整安全，不僅是企業(yè)一項(xiàng)日常的基礎(chǔ)工作，更是確保企業(yè) 經(jīng)濟(jì) 活動(dòng)可持續(xù) 發(fā)展 的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

第三篇：文化委電子文件及電子檔案管理辦法

文化委電子文件和電子檔案管理辦法

為適應(yīng)檔案管理的需要，確保各種文件的安全性、可靠性和保密性，按照國(guó)家檔案局及區(qū)檔案局電子檔案工作要求，結(jié)合我文化委工作的實(shí)際情況，制定本辦法。

一、歸檔范圍

電子文檔歸檔范圍參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。具體包括：

1、在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的文書(shū)文件、報(bào)表數(shù)據(jù)。

2、在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的各種文件、圖像、聲像等。

3、信息及計(jì)算機(jī)程序類文件，包括軟件任務(wù)開(kāi)發(fā)書(shū)、需求分析說(shuō)明、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書(shū)、軟件文件、原程序、編寫(xiě)說(shuō)明、測(cè)試報(bào)告、修改記錄、安裝使用說(shuō)明書(shū)等。

二、分工與負(fù)責(zé)

電子文件的形成、積累、鑒定歸檔及電子檔案的保管必須實(shí)行全過(guò)程管理，并由各科室專人負(fù)責(zé)。

1、電子文件的形成科室負(fù)責(zé)電子文件的收集、積累、鑒定和整理工作，并對(duì)電子檔案的管理工作提供協(xié)助和支持。

2、計(jì)算機(jī)管理員負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案的技術(shù)環(huán)境、相關(guān) 軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等提供技術(shù)服務(wù)。

3、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)電子檔案的保管、保密、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。

三、歸檔時(shí)間

邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔及電子文件內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件在次年2月底完成并移交綜合檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

四、歸檔要求

1、歸檔前應(yīng)由文件形成科室對(duì)電子文件的原始性、有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)，如文件形成科室采用某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性、完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給檔案室。

2、具有保存價(jià)值的電子文件，必須生成紙質(zhì)文件，進(jìn)行歸檔時(shí)，電子文件與紙質(zhì)文件之間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，一并歸檔。

3、將帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成數(shù)據(jù)庫(kù)，拷貝到耐久性載體，一式兩份。對(duì)于加密電子文件，應(yīng)解密后完成上述工作。

4、軟磁盤(pán)不可作為歸檔電子文件長(zhǎng)期的載體。

5、存儲(chǔ)電子文件的載體應(yīng)貼標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容包括編 號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。

6、電子文件的機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、說(shuō)明等一并歸檔，并附歸檔電子文件登記表。

7、原電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)載體在完成電子文件歸檔后保留一年。

五、收集與整理

1、在電子文件收集、積累過(guò)程中，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。在電子文件的運(yùn)行中，采取簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫(xiě)措施等保證電子文件信息的準(zhǔn)確性、原始性。

2、建立電子檔案庫(kù)的數(shù)據(jù)備份制度。必須隨時(shí)備份、存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，或通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到受檔案部門(mén)控制的存儲(chǔ)器上。

3、對(duì)脫機(jī)保存的電子檔案，按照保管期限、歸檔部門(mén)進(jìn)行組盤(pán)、并建立盤(pán)內(nèi)文件目錄。

4、對(duì)電子檔案載體的著錄內(nèi)容包括載體類型、盤(pán)號(hào)、保管期限、歸檔部門(mén)、備注等。載體類型：磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)

光盤(pán)：按不同的載體類型分別編制流水號(hào)。保管期限：記錄該載體內(nèi)電子文件的保管期限 歸檔部門(mén)：記錄歸檔部門(mén)名稱

5、對(duì)電子檔案文件的著錄內(nèi)容包括：文號(hào)、責(zé)任者、文件題名、文件日期、歸檔日期、相關(guān)文號(hào)、保管期限、主題詞、密級(jí)、盒號(hào)、文件頁(yè)數(shù)、借閱范圍、歸檔號(hào)、文件來(lái)源、備注等。對(duì)文件的著錄項(xiàng)目可從電子文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)中繼承，由檔案部門(mén)給定保管期限，并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成件號(hào)。

六、鑒定與銷毀

（一）對(duì)電子文件的鑒定：歸檔前，電子文件的形成部門(mén)在檔案部門(mén)的協(xié)助下，對(duì)歸檔的電子文件的內(nèi)容進(jìn)行鑒定。具體包括：

1、對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性的鑒定：確定歸檔電子文件是否形成時(shí)的或通過(guò)審批更改的、有效的電子文件是否是組成完成的系統(tǒng)的檔案文件。

2、確定電子文件的價(jià)值和保存期限。并依此刪除已收集積累但無(wú)保存價(jià)值的電子文件予以銷毀。

3、在鑒定工作的同時(shí)，對(duì)電子文件、記錄載體及計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)進(jìn)行檢測(cè)。

（二）對(duì)電子文件檔案的鑒定：內(nèi)容包括對(duì)已有保管期限的電子檔案重新審查、鑒定，把丟失保存價(jià)值的電子檔案剔除銷毀。

（三）電子檔案的銷毀，應(yīng)參照紙質(zhì)檔案的規(guī)定和程序執(zhí)行。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除；屬于機(jī)密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同 儲(chǔ)存載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

七、質(zhì)檢與移交

1、對(duì)電子檔案質(zhì)量檢驗(yàn)：檔案部門(mén)在接收電子文件時(shí)，應(yīng)檢驗(yàn)每個(gè)文件能否被正常讀取、打開(kāi)或運(yùn)行時(shí)，有無(wú)被感染計(jì)算機(jī)病毒；內(nèi)容是否完整，是否與歸檔移交清單一致。

2、對(duì)電子文件載體的檢驗(yàn)：為保證電子檔案檢驗(yàn)工作的進(jìn)行，檔案部門(mén)應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備。電子檔案存儲(chǔ)載體每?jī)赡暌獧C(jī)讀抽驗(yàn)一次，不少于歸檔總數(shù)40%的載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)。

3、電子檔案的移交：歸檔電子文件經(jīng)檔案部門(mén)檢查合格后，在電子檔案入庫(kù)移交登記表上簽字。檔案入庫(kù)移交登記表一式兩份，由文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)分別保存。紙質(zhì)文件一同歸檔。

八、保管、統(tǒng)計(jì)與利用

1、電子檔案的載體的保管應(yīng)采用專門(mén)的保護(hù)設(shè)備，直立存放在避光、防磁、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17—20度，相對(duì)濕度控制在35%—46%。并由專人負(fù)責(zé)定期檢查、復(fù)制。

2、電子檔案統(tǒng)計(jì)：按對(duì)電子檔案的歸檔、保管、利用情況、銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。并生成電子檔案統(tǒng)計(jì)表。

3、電子檔案利用的要求：封存的電子檔案不得外 借，未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自復(fù)制電子檔案；保密電子檔案的利用參照紙質(zhì)檔案的國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四篇：電子文件檔案化管理

淺析電子文件檔案化管理

摘要：本文從電子文件檔案管理的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別，對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響，管理現(xiàn)狀，應(yīng)采取的對(duì)策等方面談了對(duì)電子文件檔案的管理。

關(guān)鍵詞：電子文件 檔案 管理

近幾年信息技術(shù)不斷飛速，推進(jìn)了信息化建設(shè)的步伐!著計(jì)算機(jī)的普及、辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化。漸趨完善和辦無(wú)紙代的出現(xiàn)，當(dāng)代高等院校、行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位使用辦公動(dòng)化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來(lái)往函件，使去以紙質(zhì)格式的文書(shū)檔案逐步依托計(jì)算機(jī)形成電子格式的件和數(shù)據(jù)資料，對(duì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)生的各類電文件信息的分類、整理、編目、流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲(chǔ)、進(jìn)館、利用就為了電子文件檔案信息化管理的重中之重“電子文件在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成，并借助辦公自動(dòng)管理系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、利用、處理、傳遞，進(jìn)行自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化理，使電子檔案信息管理更高效、更快捷”

一、電子文件檔案管理特點(diǎn)

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)與磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理。對(duì)單位形成的電子文件實(shí)行自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)準(zhǔn)確、快捷的檔案服務(wù)信息。

二、電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

第一，電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別.以便將來(lái)用戶查找利用。

第二，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證電子文件的法律憑證地位。

第三,電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展,都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份,但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門(mén)的配合,檔案部門(mén)在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換,以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案,以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后,仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案,保證信息資源方便利用。

第四,電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?可以達(dá)到文件一級(jí)的管理,所以,檔案部門(mén)在接收到文件同時(shí),可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào),并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào),根據(jù)上下行文之間的關(guān)系,再給出相關(guān)文件號(hào),在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí),可以編制多角度、全方位的檢索工具、方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞,即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件,從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度

第五，電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影晌

(一)傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而

電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是”辦理完畢，具有保存價(jià)值.，的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。(二)由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。(三)由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件檔案管理的現(xiàn)狀

(一)檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。(二)在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。(三)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。(四)檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信

息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔”文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。(五)檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

四、對(duì)電子文件檔案應(yīng)采取的對(duì)策

(一)做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深人到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為”只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與

紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。(二)解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深人研

究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要

定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

(三)使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介人，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

4變革檔案人員知識(shí)構(gòu)我國(guó)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化和吸收信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信 息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)蘋(píng)命最根本的對(duì)策。

第五篇：電子文件帶來(lái)的挑戰(zhàn)與對(duì)策——試談電子文檔的規(guī)范化管理

電子文件帶來(lái)的挑戰(zhàn)與對(duì)策——試談電子文檔的規(guī)范化管理

國(guó)務(wù)院及國(guó)務(wù)院辦公廳、中共山東省委及辦公廳自今年7月1日以后全部取消了紙質(zhì)紅頭文件，并對(duì)重要文件和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分別以政報(bào)、匯編等形式對(duì)外權(quán)威發(fā)布。我國(guó)發(fā)達(dá)地區(qū)比如深圳、重慶等地早在2002年2月前就取消了紙制文件，開(kāi)創(chuàng)了我國(guó)文檔管理新理念的先河。

電子文件是能被計(jì)算機(jī)系

統(tǒng)識(shí)別、處理，并按照一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或者光盤(pán)等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。在計(jì)算機(jī)顯示器或者打印機(jī)上看到的文字、圖紙等構(gòu)成的電子文件形態(tài)，只不過(guò)是電子文件的某種輸出形式而已。過(guò)去、現(xiàn)在和將來(lái)，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書(shū)、圖紙、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)、商業(yè)信息，都可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。而且電子文件越來(lái)越被政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人廣泛地認(rèn)識(shí)和應(yīng)用，成為勢(shì)不可擋的潮流。

電子文件的優(yōu)越性在此不再一一贅述。如何利用和保護(hù)電子文件和電子檔案工作已經(jīng)成為文檔戰(zhàn)線思考和急待解決的問(wèn)題。

一、使用和管理電子文檔中遇到的困難與挑戰(zhàn)。

（一）電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。

一是電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。二是電子文件制作過(guò)程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來(lái)行使其職責(zé)，有時(shí)他只不過(guò)制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵?。這個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來(lái)，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來(lái)。在不同時(shí)間不同地點(diǎn)由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無(wú)區(qū)別，無(wú)法區(qū)分其中哪個(gè)是“原件”和“復(fù)制件”。三是電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。為了保證電子文件的可讀性，常常需要加以轉(zhuǎn)換。因此，長(zhǎng)期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。四是電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防止信息損失。一份電子文件沒(méi)有了固定的載體，也就無(wú)法通過(guò)載體來(lái)判定這份電子文件的原始性。五是電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性。六是目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。①

（二）電子檔案管理的困難性。

對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。前者不懂電子文件形式、存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)，就無(wú)法對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行管理，更無(wú)法達(dá)到長(zhǎng)期保存和開(kāi)發(fā)利用電子檔案的目的。后者不懂檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)，無(wú)法理解電子檔案長(zhǎng)期保存的必要性和嚴(yán)重性，無(wú)法實(shí)施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術(shù)和措施，長(zhǎng)期保存電子檔案，使人類活動(dòng)的真實(shí)記錄不遭受損失。所以，我們不能盲目地認(rèn)為凡是從事紙質(zhì)檔案管理的人員，都能管理電子檔案；也不能機(jī)械地認(rèn)為凡是懂得電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的工程人員，都可以管理電子檔案。

對(duì)于電子檔案的開(kāi)發(fā)利用，將會(huì)出現(xiàn)一系列新問(wèn)題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性？又如電子檔案利用場(chǎng)所，是允許上網(wǎng)利用？還是只限于在檔案館（室）的借閱系統(tǒng)？還有電子檔案的開(kāi)放年限問(wèn)題、保密問(wèn)題、跨國(guó)利用問(wèn)題等等。

二、解決存在問(wèn)題的思路與對(duì)策。

（一）對(duì)電子文件的“原始性”概念進(jìn)行重新界定。

電子文件的上述特點(diǎn)使我們無(wú)法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來(lái)判斷它的原始性，需要為這建立一個(gè)新的“原始性”概念。對(duì)于一份電子文件來(lái)說(shuō)，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是當(dāng)時(shí)，由原作者撰寫(xiě)或制作出來(lái)，此后從未修改過(guò)，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的，盡管它沒(méi)有固定的載體，沒(méi)有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來(lái)的格式。②這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，即允許文件載體、字跡、格式等表現(xiàn)形式發(fā)生變化，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為唯一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)和社會(huì)各方面對(duì)電子文件的需要，建立

這樣一個(gè)“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的，它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會(huì)記憶”功能的根據(jù)，是電子檔案“享有”與紙制檔案同樣憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。

（二）尋找文檔管理創(chuàng)新的理論支持。

文件運(yùn)動(dòng)周期理論，又稱文件生命周期理論，是指導(dǎo)文件從其形成到轉(zhuǎn)化為檔案直至消亡的整個(gè)發(fā)展變化過(guò)程及其運(yùn)動(dòng)規(guī)

律的理論。這一理論的基本含義主要可概括為：從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)周期；這一整個(gè)運(yùn)動(dòng)周期因其特點(diǎn)和作用不同而區(qū)分為不同的運(yùn)動(dòng)階段；針對(duì)各個(gè)不同運(yùn)動(dòng)階段的特點(diǎn)，應(yīng)采用相應(yīng)的管理方式。文件運(yùn)動(dòng)周期理論，是檔案學(xué)的基本理論，它普遍流行于歐美檔案學(xué)界。③近幾年來(lái)，我國(guó)有的檔案學(xué)者開(kāi)始對(duì)這一理論進(jìn)行宣傳介紹和研究工作，逐漸在我國(guó)檔案學(xué)界引起重視。了解和熟悉這一理論，認(rèn)識(shí)和掌握文件轉(zhuǎn)化為檔案全過(guò)程的規(guī)律及各個(gè)階段的特點(diǎn)和作用，對(duì)進(jìn)一步科學(xué)地管理好文件和檔案有著重要意義。

文件運(yùn)動(dòng)周期理論告訴我們，從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)統(tǒng)一的、前后銜接的過(guò)程，將這樣一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整個(gè)過(guò)程納入一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)之中產(chǎn)生文件和檔案的一體化管理是理所當(dāng)然的。所謂一體化，并非去抹煞不同運(yùn)動(dòng)階段文件管理的特點(diǎn)，而是要求在一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)之內(nèi)，有統(tǒng)一的控制中心，統(tǒng)一的工作制度，統(tǒng)一的、前后各有特點(diǎn)又互相銜接的工作程序。也就是說(shuō)對(duì)原來(lái)相隔在文書(shū)和檔案兩個(gè)工作部門(mén)，且相對(duì)獨(dú)立，但又有不少具體工作環(huán)節(jié)互相雷同和重復(fù)的兩個(gè)管理系統(tǒng)，真正從組織制度和工作程序上結(jié)合在一起，成為一個(gè)統(tǒng)一的管理體系。這樣就能從文件的形成時(shí)起對(duì)其運(yùn)動(dòng)的全過(guò)程進(jìn)行比較全面、有效和統(tǒng)一地控制，既精簡(jiǎn)了工作程序，減少了不必要的重復(fù)勞動(dòng)，又能避免因現(xiàn)行文件管理不善致使檔案部門(mén)有可能收集不到系統(tǒng)、完整檔案的弊端，提高了案卷質(zhì)量，達(dá)到了以較小的耗費(fèi)取得較大的效益的目的。

（三）充分了解電子文檔管理的特殊性和發(fā)展趨向。

電子檔案與紙質(zhì)檔案，有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子文件及電子檔案管理的特殊性，并表現(xiàn)出發(fā)展的趨勢(shì)和方向。

一是信息內(nèi)容數(shù)碼化。電子文件、電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等信息，按照一定的格式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號(hào)，進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸。通過(guò)相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能知曉。

二是文檔管理現(xiàn)代化。這兩者的核心問(wèn)題又是在現(xiàn)行文件管理和檔案管理中應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)。當(dāng)文件制成并進(jìn)入現(xiàn)行階段，文書(shū)工作人員便依據(jù)文件運(yùn)動(dòng)周期理論和統(tǒng)一的程序、標(biāo)準(zhǔn)將文件信息和有關(guān)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，同時(shí)完成對(duì)其分類標(biāo)引、主題標(biāo)引，并經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理程序，自動(dòng)轉(zhuǎn)換成具有檔案管理特征的信息資源。然后根據(jù)需要自動(dòng)形成各種形式的，具有檢索、統(tǒng)計(jì)、編研等有實(shí)際利用價(jià)值的二次檔案信息，實(shí)現(xiàn)一次輸入，多次、多種形式輸出的目的，并為下一年初的調(diào)整立卷奠定可靠基礎(chǔ)。同時(shí)，也為檔案部門(mén)深化管理提供了必要的物質(zhì)條件。計(jì)算機(jī)文書(shū)處理與檔案管理統(tǒng)一系統(tǒng)的建立，加強(qiáng)了部門(mén)之間的橫向信息聯(lián)系和縱向的深化管理，使檔案部門(mén)可以及時(shí)對(duì)每一處理完畢的文件材料實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。它保證了文書(shū)處理過(guò)程和檔案標(biāo)準(zhǔn)程序的同步實(shí)現(xiàn)，從而大大地減少了的手工管理的重復(fù)勞動(dòng)和工作環(huán)節(jié)，提高了工作效率和質(zhì)量。

三是文檔處理一體化。電子文件、電子檔案和電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，有著密不可分的關(guān)系。而電子文件歸檔必須要了解形成電子文件的相應(yīng)軟件和設(shè)備。在電子文件設(shè)計(jì)形成階段，檔案人員就要參與設(shè)計(jì)，進(jìn)行指導(dǎo)，使產(chǎn)生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進(jìn)行統(tǒng)一管理和長(zhǎng)期保存；同時(shí)還要了解具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件產(chǎn)生背景、設(shè)計(jì)思想、數(shù)據(jù)形式、以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等。電子文件形成后，在使用過(guò)程中，檔案人員要參于對(duì)其管理，熟知在使用過(guò)程中發(fā)生的各種情況，并進(jìn)行積累。要及時(shí)按檔案整理、鑒定的有關(guān)要求，對(duì)電子文件進(jìn)行整理、鑒定、歸檔。否則長(zhǎng)時(shí)期不過(guò)問(wèn)，相關(guān)技術(shù)發(fā)生了變化，設(shè)備陳舊或更新，原來(lái)的電子文件，在新的條件下必然讀不出來(lái)，這樣人類活動(dòng)的真實(shí)記錄就可能遭受損失。從管理方面看，電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協(xié)作，才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在電子文件時(shí)代，文檔一體化管理，勢(shì)在必行。

四是檔案信息情報(bào)一體化。二十一世紀(jì)是電子時(shí)代。辦公室工作的自動(dòng)化和文件檔案管理的現(xiàn)代化，人們迫切需要社會(huì)信息“資源共享”，于是檔案與文件管理的一體化及檔案、圖書(shū)、情報(bào)工作一體化的發(fā)展趨勢(shì)更加突出。檔案與圖書(shū)和情報(bào)同為社會(huì)信息資源，在信息管理上具有許多共同點(diǎn)，所以檔案工作與圖書(shū)工作和情報(bào)工作實(shí)行一體化管理也是具有共同基礎(chǔ)的。隨著人們對(duì)檔案、文書(shū)、圖書(shū)和情報(bào)等綜合文獻(xiàn)信息需要的日益增長(zhǎng)。以及世界范圍內(nèi)要求信息“資源共享”的新趨勢(shì)，社會(huì)要求綜合信息實(shí)行一體化管理。同時(shí)，以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，也為“兩個(gè)一體化”管理提供了技術(shù)保證。

五是保管保存技術(shù)化。電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案保存復(fù)雜的多。首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可理解性等，這就要求不僅保存電子檔案所表述的信息，而且還要保存相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及背景信息和元數(shù)據(jù)等。電子檔案所依賴的電子計(jì)算機(jī)發(fā)展很快，設(shè)備不斷更新，軟件技術(shù)日新月異；其存儲(chǔ)載體性能也不甚耐久，磁性存儲(chǔ)載體常有退磁、粘連等現(xiàn)象，光盤(pán)也有矯變和保護(hù)膜遭受劃傷等現(xiàn)象。這些都是影響電子檔案長(zhǎng)期保存的不利因素，需要電子檔案的管理人員認(rèn)真對(duì)待，并且要有一套整的對(duì)策、技術(shù)和措施。

三、探索文檔管理規(guī)范化的路子。

（一）合理舍取，充分借鑒紙制檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。

在我國(guó)，紙質(zhì)等載體檔案有一套較為完整的管理標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)是長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，它是在紙質(zhì)等載體檔案管理現(xiàn)代化的迫切需要下，近十年來(lái)才完成的。這些標(biāo)準(zhǔn)的條文，在電子文件歸檔及電子檔案管理的過(guò)程中，可能只有部分適用，甚至完全不適用。電子檔案管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程，與紙質(zhì)等載體檔案截然不同，所以一開(kāi)始就充分注意到電子檔案的各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、制度的建立，以防有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件在形成、使用、歸檔過(guò)程中，遭受損失。但制定電子文件及電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，難度很大。因?yàn)槲覀儧](méi)有這方面的長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，而電子文件所涉及的技術(shù)和設(shè)備又在不斷地發(fā)展和變化。我們只有根據(jù)我國(guó)的實(shí)際情況，用認(rèn)真研究來(lái)彌補(bǔ)我們的實(shí)踐少、經(jīng)驗(yàn)不足，同時(shí)也可借鑒國(guó)際上有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)達(dá)國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)，盡快地制定出我國(guó)有關(guān)電子文件及電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)和制度。近年來(lái)，我國(guó)檔案部門(mén)和研究機(jī)構(gòu)針對(duì)文檔管理進(jìn)行了深入的探索，逐步摸索出了電子文檔管理的“雛形”。制定出臺(tái)了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，針對(duì)電子文件進(jìn)行了定義、電子文件的收集范圍、收集積累要求、收集方法、電子文件的整理、電子文件的歸檔包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)設(shè)備的檢測(cè)、有效性和完整性鑒定、保管期限的劃分、電子檔案的移交與保管都作了詳細(xì)的規(guī)定。這就為文檔管理規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。

（二）以人為本，鍛造復(fù)合型文檔管理人才資源。

在電子時(shí)代，電子檔案的實(shí)質(zhì)是技術(shù)工程；電子檔案管理，實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)檔案技術(shù)工程的管理?！拔寤钡陌l(fā)展趨勢(shì)，要求檔案專業(yè)人員必須成為既能從事現(xiàn)代文書(shū)的處理和檔案的管理，又能從事檔案、圖書(shū)、情報(bào)等綜合信息的管理。文檔管理管理人員既要掌握本專業(yè)的基本理論和基本知識(shí)外，要求管理人員既具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法；又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。還要學(xué)習(xí)文書(shū)學(xué)、圖書(shū)館學(xué)和情報(bào)學(xué)的有關(guān)知識(shí)。

鼓勵(lì)和支持文檔工作者提高自身素質(zhì)，提高自身“含金量”，才能適應(yīng)文檔工作的需要和文檔事業(yè)的發(fā)展要求。

參考文獻(xiàn)：

①、②國(guó)家檔案局，《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，中國(guó)檔案出版社1999年第1版，29.P123.③易炳炎、苗壯主編，《檔案學(xué)概要》，甘肅人民出版社1998年第1版，P270.