企業(yè)采購與供給商管理七大實(shí)戰(zhàn)技能
【課程名稱】企業(yè)采購與供給商管理七大實(shí)戰(zhàn)技能
【所屬體系】生產(chǎn)與物流類
【主講專家】胡松評
★講師簡介
胡松評
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中國資深采購與物流專業(yè)培訓(xùn)師
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中國管理科學(xué)學(xué)會高級會員
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上海市企業(yè)管理咨詢協(xié)會參謀
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香港利發(fā)公司總經(jīng)理
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曾效勞的客戶有:諾基亞、馬士基、索尼、可口可樂、GM、IBM、GE、飛利浦、西門子、柯達(dá)、摩托羅拉、肯德基、上海寶鋼等國內(nèi)外著名企業(yè)
★課程意義
——為什么要學(xué)習(xí)本課程?〔學(xué)習(xí)本課程的必要性〕
你是否經(jīng)常因?yàn)槠髽I(yè)的采購難題而一籌莫展?你是否總是無法選擇適合自己企業(yè)的供給商而苦惱?
☆?本課程就是為您量身定做的神奇解藥,針對我國企業(yè)普遍存在的實(shí)際問題,借助中外知名企業(yè)實(shí)例和ERP系統(tǒng)、流程再造、價值分析等前沿理論,從實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用的角度,深入淺出地分析了企業(yè)采購與供給商管理的七大主要方法。通過學(xué)習(xí)此課程,相信您一定能夠成為采購與供給商管理專家。
★課程目標(biāo)
——通過學(xué)習(xí)本課程,您將實(shí)現(xiàn)以下轉(zhuǎn)變
1.了解采購管理開展新趨勢
2.掌握國際采購談判的策略
3.掌握采購的多種實(shí)戰(zhàn)技能
4.掌握供給商管理實(shí)戰(zhàn)技能
5.提高招標(biāo)采購的管理能力
6.★課程對象
——誰需要學(xué)習(xí)本課程
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采購經(jīng)理
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主管
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采購員
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★課程提綱
——通過本課程,您能學(xué)到什么?
第一講
采購實(shí)戰(zhàn)技能之一:招標(biāo)采購
1.前言
2.三種招標(biāo)采購實(shí)戰(zhàn)方法
3.招標(biāo)采購作業(yè)流程及其優(yōu)缺點(diǎn)分析
4.招標(biāo)采購實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)借鑒
第二講
采購實(shí)戰(zhàn)技能之二:集中采購
1.引言
2.從分散到集中采購的特點(diǎn)與作業(yè)流程分析
3.我國企業(yè)集中采購的實(shí)際困難及其解決方法
4.惠普公司的集中采購策略
第三講
采購實(shí)戰(zhàn)技能之三:即時制采購
1.引言
2.即時制采購的戰(zhàn)略優(yōu)勢及其前提條件
3.即時制采購的流程步驟
4.實(shí)施即時制采購的成功案例
第四講
采購實(shí)戰(zhàn)技能之四:國際采購談判技巧
1.引言
2.國際采購談判的流程化管理
3.國際采購談判策略
4.國際采購談判案例分析
第五講
供給商管理實(shí)戰(zhàn)技能之一
——如何調(diào)研選擇供給商
1.引言
2.供給商調(diào)研認(rèn)證流程化管理
3.?dāng)U大供給商選擇余地的五大現(xiàn)實(shí)途徑
4.選擇供給商案例研討
第六講
供給商管理實(shí)戰(zhàn)技能之二
——如何量化考評供給商
1.引言
2.供給商綜合考評體系
3.加權(quán)法特點(diǎn)與案例分析
4.本錢比擬法特點(diǎn)與案例分析
5.TCL科學(xué)考評供給商
第七講
供給商管理實(shí)戰(zhàn)技能之三
——如何與供給商建立合作關(guān)系
1.引言
2.建立合作關(guān)系的現(xiàn)實(shí)途徑〔一〕
3.建立合作關(guān)系的現(xiàn)實(shí)途徑〔二〕
第八講
采購與供給商管理的開展趨勢
1.引言
2.耐克全球化采購經(jīng)驗(yàn)借鑒
3.微軟電子化采購經(jīng)驗(yàn)借鑒
4.GE的采購價值分析
第1講
采購實(shí)戰(zhàn)技能之一:招標(biāo)采購
【本講重點(diǎn)】
三種招標(biāo)采購實(shí)戰(zhàn)方法
招標(biāo)采購作業(yè)流程分析
招標(biāo)采購實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)借鑒
三種招標(biāo)采購實(shí)戰(zhàn)方法
招標(biāo)采購選擇潛在供給商時,不僅要了解其財務(wù)狀況以確保按質(zhì)按量按期地交貨,還要確保其市場信譽(yù),更要考慮其供貨歷史??傊?,要盡力查清其“祖宗三代〞,以確保招標(biāo)和投標(biāo)的“婚姻〞的質(zhì)量。
這樣做對供需雙方都有好處:通過招標(biāo)采購,采購方可以在更大范圍內(nèi)選擇理想的最正確潛在供給商,以更合理的價格、穩(wěn)定的質(zhì)量進(jìn)行采購;而供給商也可以在公開、公平、公正的條件下參與競爭,不斷自律自強(qiáng)、降低本錢、提高經(jīng)營管理的綜合質(zhì)量。
1.公開招標(biāo)
公開招標(biāo)可以是國際性的,也可以只限于國內(nèi),兩者各有千秋,采購企業(yè)應(yīng)按照各自的實(shí)際情況來定奪。
公開招標(biāo)的最大優(yōu)勢是大海撈魚,資源豐富、利于采購方能在更大范圍內(nèi)擇優(yōu)錄用理想的最正確潛在供給商。其特點(diǎn)表現(xiàn)為“三公原那么〞,即公開、公平、公正,對供給商一視同仁,所有有潛力的供給商、承包商和效勞提供商都能一律平等地投標(biāo),標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,不偏不袒。
邀請招標(biāo)的最大優(yōu)勢是可以縮小范圍、鎖定目標(biāo)、速戰(zhàn)速決,這樣不僅節(jié)省了招標(biāo)人的招標(biāo)費(fèi)用,還有效地提高了投標(biāo)人的中標(biāo)時機(jī)。但由于限制了充分競爭,應(yīng)對選擇的投標(biāo)人提出更高的要求。盡量防止由邀請招標(biāo)再轉(zhuǎn)入公開招標(biāo),以免太過費(fèi)時、費(fèi)力、費(fèi)錢了。
議標(biāo)采購主要有以下三種議標(biāo)方式:
◆直接邀請
直接邀請某一供給商進(jìn)行單獨(dú)協(xié)商,達(dá)成協(xié)議后簽訂采購合同。如果一家不成,再邀它家,直到成功。
◆比價議標(biāo)
將投標(biāo)邀請函送給幾家供給商,邀請他們在約定的時間內(nèi)報價,然后擇優(yōu)錄用。
◆方案競賽
方案競賽是企業(yè)進(jìn)行工程規(guī)劃設(shè)計任務(wù)招標(biāo)時常用的一種議標(biāo)方式。
①由招標(biāo)人提出工程規(guī)劃設(shè)計的根本要求和投資控制的數(shù)額、可行性研究報告或設(shè)計任務(wù)書、場地平面圖、有關(guān)場地的條件和環(huán)境要求等各方面的詳細(xì)內(nèi)容,以及規(guī)劃設(shè)計部門的其它有關(guān)規(guī)定。
②參加競標(biāo)的單位據(jù)此提出自己的規(guī)劃或設(shè)計的初步方案,并闡述方案的優(yōu)點(diǎn)、人員配置、完成時間和進(jìn)度安排、總投資估算等,一并報送招標(biāo)人。
③最后由招標(biāo)人邀請有關(guān)專家組成評審委員會來選出優(yōu)勝單位,招標(biāo)人與優(yōu)勝者簽訂合同,補(bǔ)償未中標(biāo)單位。
招標(biāo)采購作業(yè)流程分析
招標(biāo)準(zhǔn)備與投標(biāo)
招標(biāo)準(zhǔn)備主要有兩項(xiàng)工作:
圖1-1
招標(biāo)采購作業(yè)流程分析圖
招標(biāo)書是潛在供給商進(jìn)行準(zhǔn)備和參加投標(biāo)、采購方評標(biāo)和簽訂合同的共同依據(jù),以便潛在供給商填寫招標(biāo)書上規(guī)定的要求他填寫的相關(guān)內(nèi)容,準(zhǔn)備投標(biāo),并把已填寫完整的招標(biāo)書在規(guī)定的時間、地點(diǎn)送達(dá)招標(biāo)人。包括以下內(nèi)容:招標(biāo)通知〔含招標(biāo)人和準(zhǔn)備內(nèi)容〕、投標(biāo)須知、合同條款、技術(shù)規(guī)格、投標(biāo)書的填寫要求、投標(biāo)保證金、供貨一覽表、報價表、工程量清單。
經(jīng)過資格預(yù)審,縮小潛在供給商的范圍,以防止對不合格供給商的無效勞動和不必要的支出,同時也節(jié)省了招標(biāo)人的時間和精力,提高了招標(biāo)效率。
開
標(biāo)
檢查投標(biāo)文件的密封情況后,按招標(biāo)通知書中規(guī)定的時間、地點(diǎn),邀請投標(biāo)方代表參加開標(biāo)會,當(dāng)眾宣讀供給商名單、有無撤標(biāo)情況、提交投標(biāo)保證金的方式是否符合要求、投標(biāo)工程的內(nèi)容、價格等內(nèi)容,并合理地解釋投標(biāo)文件中還不甚明確的地方。以電傳、電報等方式來投標(biāo)的,不予開標(biāo)。
開標(biāo)時應(yīng)做好開標(biāo)記錄,內(nèi)容包括:工程名稱、招標(biāo)號、刊登招標(biāo)通告的日期、購置招標(biāo)書的單位及其報價、收到其招標(biāo)書的日期及其處理情況。
四大評標(biāo)方法
把評標(biāo)價格〔不是供給商報價〕看作是評標(biāo)的惟一因素,即合理的利潤加上以下兩種本錢中的其中一種:
◆進(jìn)口貨物的到岸價,即本錢+保險+運(yùn)費(fèi);
◆國產(chǎn)貨物的出廠價,即原材料及零部件采購本錢+生產(chǎn)本錢+稅款〔不包含銷售稅〕。
假設(shè)原材料、零部件已從國外進(jìn)口并已放在境內(nèi)的,應(yīng)報倉庫交貨價,含進(jìn)口關(guān)稅,但不包含銷售稅。
綜合評標(biāo)是一種以價格加其它因素為根底的評標(biāo)方法,尤其在采購耐用物品,如車輛、發(fā)動機(jī)及其它設(shè)備時特別適用。
綜合評標(biāo)主要考慮以下六大要素:
◆內(nèi)陸運(yùn)費(fèi)和保險費(fèi)
◆交貨期〔提早不優(yōu)惠,推遲要罰款〕
◆付款條件〔多項(xiàng)選擇,淘汰不符合者〕
◆零配件供給和售后效勞情況〔采購方效勞加費(fèi)〕
◆招標(biāo)貨物的性能、生產(chǎn)能力、配套性、兼容性
◆設(shè)備安裝、調(diào)試的技術(shù)效勞和培訓(xùn)費(fèi)〔加在報價上〕
以壽命周期為根底的評標(biāo)方法特別適用于整套廠房、生產(chǎn)線、設(shè)備和車輛等運(yùn)行期內(nèi)的各項(xiàng)后續(xù)費(fèi)用〔如零配件、油料、燃料、維修等費(fèi)用〕很高的設(shè)備采購。
評標(biāo)時在標(biāo)書報價的根底上,加上一定的運(yùn)行期內(nèi)的各項(xiàng)費(fèi)用,再減去一定年限后設(shè)備的殘值,即扣除這幾年折舊費(fèi)用后的設(shè)備剩余值,并按投標(biāo)書中規(guī)定的貼現(xiàn)率來折算成凈現(xiàn)值。
要打分的要素有:投標(biāo)價格、內(nèi)陸運(yùn)費(fèi)、保險費(fèi)、交貨期、偏離合同條款規(guī)定的付款條件、備件價格及售后效勞、設(shè)備性能、質(zhì)量、生產(chǎn)能力、技術(shù)效勞和培訓(xùn)費(fèi)用。
各要素比值分配如下:投標(biāo)價60~70分,零配件10分,技術(shù)性能、維修、運(yùn)行等3種費(fèi)用共10分,售后效勞5分,標(biāo)準(zhǔn)備件5分,以上各項(xiàng)合計共100分。
考慮的要素、分值的分配、打分標(biāo)準(zhǔn)均應(yīng)在招標(biāo)書中做出明確規(guī)定。
決標(biāo)與簽訂合同
決標(biāo)就是將合同授予最低評標(biāo)價的投標(biāo)人,并要求在投標(biāo)有效期內(nèi)進(jìn)行。決標(biāo)后,在向中標(biāo)者發(fā)中標(biāo)通知書時,也要通知其他沒有中標(biāo)者,并及時退還投標(biāo)保證金。
簽訂合同有兩種方法:
◆在發(fā)中標(biāo)書的同時,將合同文本郵寄給中標(biāo)者,要求其在規(guī)定的時間內(nèi)簽字退回;
◆二是中標(biāo)者收到中標(biāo)通知書后,在規(guī)定時間內(nèi),派人前來簽訂合同。
簽訂合同及中標(biāo)者按要求提交了履行保證金后,合同就正式生效,采購工作就進(jìn)入了合同實(shí)施階段。
招標(biāo)采購優(yōu)缺點(diǎn)
表1-1
招標(biāo)采購分析表
優(yōu)點(diǎn)
保障措施
適用范圍
〔1〕公平、公正、公開,一視同仁,杜絕腐敗
●必須有完善的招標(biāo)法律保障和道德或信譽(yù)的保證,并已形成有效的監(jiān)督機(jī)制
①全球范圍內(nèi)的企業(yè)、政府都已普遍采用
〔2〕充分競爭,優(yōu)中選優(yōu);提高質(zhì)量,降低價格〔最正確性價比〕
●必須有良好的經(jīng)濟(jì)環(huán)境
●必須有足夠的供貨渠道和供給能力
●必須有社會認(rèn)同的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)
●必須有專家隊伍
●有足夠公開的媒體
〔2〕采購量足以吸引投標(biāo)人參標(biāo)
【自檢】
請做下面連線題:
①綜合評標(biāo)
A.是一種以價格加其它因素為根底的評標(biāo)方法
②打分法
B.特別適用于各項(xiàng)后續(xù)費(fèi)用很高的設(shè)備采購
③以壽命周期為根底的評標(biāo)
C.考慮的要素、分值的分配、打分標(biāo)準(zhǔn)均應(yīng)在招標(biāo)書中做出明確規(guī)定
④以最低評標(biāo)價為根底的評標(biāo)
D.把評標(biāo)價格〔不是供給商報價〕看作是評標(biāo)的惟一因素
見參考答案1-1
招標(biāo)采購實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)借鑒
實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)一
背景情況
A供給商接到B公司的上海分公司打來,說要購置10臺筆記本電腦,不久又接到B公司總部
詢問100臺電腦的價格,其中有10臺是筆記本電腦,他們分別咨詢了型號和配置的詳細(xì)情況。供給商了解到這家公司2003年有大的采購工程,頻頻添置新設(shè)備,于是就立即派人員到B公司總部。A供給商感覺到B公司整體的采購力被分散了、被浪費(fèi)了,價格五花八門,沒有任何優(yōu)勢。B公司的電腦牌子多而雜,經(jīng)常維修、升級,采購價格無優(yōu)勢,效勞低水準(zhǔn),管理混亂,舞弊成風(fēng),形象受損。
實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)二
解決過程
現(xiàn)在B公司也已意識到了這些問題,并采取了改良措施:
首先由使用人提出采購申請,提交需求的數(shù)量、型號和報價。所有申請由部門經(jīng)理根據(jù)預(yù)算批準(zhǔn)后,再交財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。然后統(tǒng)一交由IT部門匯總,再根據(jù)公司有關(guān)的采購規(guī)定和工作需要來決定配備的機(jī)型、配置、操作系統(tǒng)、軟件和品牌。B公司采購部根據(jù)匯總的數(shù)量、金額及具體要求,決定競標(biāo)的名單。IT部門提交競標(biāo)內(nèi)容,采購部組成招標(biāo)委員會或評標(biāo)小組,邀請IT部門經(jīng)理、工程師參加評審。
采購部按采購流程開展采購活動,與參加投標(biāo)的供給商分別地一一談判,不僅僅是價格,也包括售后效勞、交貨和索賠的條款、升級效勞等等。
評標(biāo)委員會按事先商定的評定標(biāo)準(zhǔn),評判參加投標(biāo)的供給商,推出中標(biāo)者,向中標(biāo)者發(fā)出中標(biāo)通知,向敗標(biāo)者發(fā)出感謝信。采購部與中標(biāo)方簽署合同,監(jiān)督供給商的供給。
實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)三
結(jié)
果
B公司的供給商會得到一個公平的競爭環(huán)境,采購員的談判能力及IT經(jīng)理的專業(yè)能力也相應(yīng)地得到了提升。
同時,B公司也獲得了采購部門努力換來的競爭優(yōu)勢,即較低的合理價格、良好的售后效勞、升級承諾及供給商的及時信息反應(yīng)。
最后,B公司的錢被好鋼用在刀刃般地花出去發(fā)揮其最大作用了。最重要的是B公司認(rèn)識到招標(biāo)采購不僅有效地降低了采購本錢,還把采購部門變成了本錢控制和利潤的中心。
【本講小結(jié)】
招標(biāo)采購是需求方企業(yè)在自由競爭和保證質(zhì)量交期的前提下,以較低的價格取得成效最正確的采購物品的活動,換句話說招標(biāo)采購的目的是追求綜合最低價。
一般來說,當(dāng)供給源分散或來源不明時,企業(yè)往往采用招標(biāo)的方式進(jìn)行采購,即以公開的方式通知所有可能供貨的供給廠商,在某一時間內(nèi)前來競標(biāo)。
但是,除非較大規(guī)模的采購,一般不采用公開的招標(biāo)方式,從魯抗醫(yī)藥和江蘇洋河兩家公司的實(shí)踐中可以清晰地看出:招標(biāo)雖能防止腐敗,但還需專家監(jiān)督和媒體機(jī)制,本錢實(shí)在不低。
【心得體會】
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第2講
采購實(shí)戰(zhàn)技能之二:集中采購
【本講重點(diǎn)】
分散和集中采購的特點(diǎn)與作業(yè)流程分析
北京某企業(yè)集中采購的實(shí)際困難與解決方法
惠普公司的集中采購策略
分散和集中采購的特點(diǎn)與作業(yè)流程分析
集中采購的特點(diǎn)及其作業(yè)流程
任何一項(xiàng)作業(yè)都要實(shí)現(xiàn)流程化管理,這是當(dāng)代企業(yè)管理對企業(yè)提出的一個比擬高的要求。集中采購的流程化包括以下3個步驟:①要分析國內(nèi)外的形勢和競爭對手的狀況,在這兩組分析數(shù)據(jù)的根底上制訂集中采購的策略;②再制訂采購方案,制訂采購方案時,要考慮到銷售和生產(chǎn)的現(xiàn)狀;③根據(jù)現(xiàn)有的庫存、市場供給的信息來相應(yīng)地做具體的采購管理工作;最后,執(zhí)行方案,進(jìn)行結(jié)算。
整個作業(yè)是一個流程,環(huán)環(huán)相扣,每一環(huán)都是下一環(huán)的根底、都有不可替代的作用,一定要步步認(rèn)真,環(huán)環(huán)在意。
圖2-1
集中采購作業(yè)流程圖
分散采購的特點(diǎn)及其作業(yè)流程
1.分散采購
圖2-2
分散采購作業(yè)流程圖
【自檢】
請做以下的歸類題,將屬于集中和分散的采購內(nèi)容分別歸入A和B的桶中。
①決策層次低,易產(chǎn)生暗箱操作
②手續(xù)較多,過程過長
③易于穩(wěn)定與供給商的關(guān)系,實(shí)現(xiàn)長期的成效最正確的合作
④各基層有采購和檢測的能力
⑤手續(xù)簡單,過程短
⑥不影響正常的生產(chǎn)或銷售
⑦可充分發(fā)揮采購特長,提高效率
⑧可獲得規(guī)模效益,降低采購和物流的本錢
⑨適用于易出現(xiàn)問題的物品
⑩適用于保密性高的物品
見參考答案2-1
北京某企業(yè)集中采購的實(shí)際困難與解決方法
北京東方俱樂部是一家健身俱樂部,在北京共有19家連鎖健身中心,總部設(shè)在海淀區(qū)。俱樂部為私人所有,已有15年歷史。公司沒有專門的采購部,只有一位專門負(fù)責(zé)采購事務(wù)的人員,在該公司內(nèi)部推行實(shí)施了一套集中采購方案。
為了維持各健身中心的運(yùn)作,東方俱樂部需要許多不同的物品,包括機(jī)器和設(shè)備的部件,例如自行車配件、磨砂燈泡、辦公和衛(wèi)生等各種用品。
每一家俱樂部各自負(fù)責(zé)自己的采購事務(wù),絕大多數(shù)的健身中心不設(shè)自己的庫存而是隨需隨買,例如需要辦公用品時就隨時到附近的商店購置。
在總部也曾經(jīng)有一位兼職人員負(fù)責(zé)采購和庫存控制,不過他只負(fù)責(zé)總部而不負(fù)責(zé)其它健身中心的物品采購,對其它健身中心的物品采購僅僅只是做些采購記錄而已。
經(jīng)過調(diào)查分析,俱樂部采購管理人員得出,以前所使用的以各健身中心為主的隨需隨買的采購體系問題很大,應(yīng)該采用效果最正確的集中采購體系。
集中采購體系確實(shí)可以為俱樂部節(jié)省一大筆開支。例如,可找到一家供給商,俱樂部向其批量購置衛(wèi)生用品,這家供給商可以優(yōu)惠地把價格降低一半。于是,采購人員開始尋找更多的提供不同物品的供給商,并制訂了集中采購體系的一系列細(xì)那么。
這套集中采購體系根本上把所有的采購都集中到公司總部,各連鎖俱樂部的經(jīng)理不能再像以前那樣各自隨意地購置所需的物品。如果有需求,他們要填一份請購單,然后
到總部。
到總部的最后期限是每周五下午5點(diǎn)。在下周一,各健身中心所需采購的物品將由總部的相關(guān)部門及時派人送達(dá)。
采購管理人員如發(fā)現(xiàn)各中心所請購的物品不適宜,有權(quán)加以否認(rèn)或減少其采購量。但是每一個健身中心都另有1,000元人民幣的現(xiàn)金用于應(yīng)付可能隨時發(fā)生的緊急采購需求。
在集中采購體系實(shí)施一個月后,俱樂部受到了一些挫折。有幾家健身中心的經(jīng)理對集中采購有些抵抗,最棘手的是朝陽區(qū)的3家健身中心的經(jīng)理,曾聯(lián)合起來拒絕接受集中采購,他們的理由是手續(xù)太繁瑣。
采購管理人員要想取得采購管理體系變革的成功,還要從以下3方面著手:
◆進(jìn)一步取得總經(jīng)理的堅決支持,為變革的實(shí)施提供組織上的保證;
◆建立一支有力的采購團(tuán)隊,這是實(shí)施采購方式變革的關(guān)鍵;
◆對各健身中心的經(jīng)理組織培訓(xùn),幫助他們盡快地接受新的采購管理方式。
惠普公司的集中采購策略
【本講小結(jié)】
集中采購較分散采購,有其獨(dú)到的優(yōu)勢,主要表現(xiàn)在規(guī)模本錢效益和較穩(wěn)定的供給網(wǎng)絡(luò)這兩方面,但同時也相應(yīng)的缺乏分散采購的靈活、快速和簡便。
因此,應(yīng)重視企業(yè)的開展現(xiàn)狀,靈活地應(yīng)用最適合現(xiàn)狀實(shí)際需要的集中或分散的采購,不宜一概而論,重此輕彼。
解決集中采購困難的有效方法主要在于領(lǐng)導(dǎo)的支持、采購團(tuán)隊的建設(shè)與采購人員的培訓(xùn)。
【心得體會】
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