第一篇：2007年5月國家秘書資格考試三級案例錄像題解讀
《秘書之友》2008 年第2期 33 2007 5 50 10 2 8 45 年月國家秘書資格考試三級案例錄
像題有兩題，共分。這兩道題均要求仔細觀 看秘書高葉的工作情景，指出其工作環(huán)境、工 作表現(xiàn)及個人行為中至少處正確和錯誤的地 方，每處分。這里試對第一題加以分析。宏遠公司總經(jīng)理助理高葉。公司小會議室。
點分，身著職業(yè)裝的高葉持文件夾與
秘書小田一起走進公司小型會議室，開始會議 前的準備工作。
會議室里，窗明幾凈；呈橢圓型的會議 桌，擺設(shè)整齊，綠色植物充滿生機。高葉：“小田，把窗戶打開，調(diào)好空調(diào)溫 度。” 小田：“好的?！彼蜷_窗戶，調(diào)節(jié)空
調(diào)。高葉在座位上翻看文件。這時來開會的三 個部門經(jīng)理一起走了進來。高葉招呼道：“你們來了？” 眾經(jīng)理：“高秘書，你好。”然后在高葉 的對面落座。
高葉：“昨天通知帶的資料帶來了嗎？”
一、情景敘述
謝世洋劉麗萍朱賽賽郭金蘭
——2007年5月國家秘書資格考試三級案例錄像題解讀 眾經(jīng)理：“帶來了?！?高葉一邊翻閱資料，一邊示意小田給大家 倒水。這時楊總經(jīng)理來了，高葉起身迎接： “楊總來了？” 大家齊聲說：“楊總，你好。”
高葉親自給楊總倒水。小田隨手關(guān)上門。會議開始。楊總：“今天請三位來，是想了解一下各 方代表對前天結(jié)束的會展的反應。高秘書已經(jīng) 通知了你們會議內(nèi)容，相信你們都做了準備。一會兒呢，針對會議中出現(xiàn)的問題做個總結(jié)。高葉，要不你先說說你們會務組的情況，然后 他們再發(fā)言?！?/p>
高葉：“好，那我先說。對于這次會展，我在結(jié)束時做了現(xiàn)場調(diào)查。這是調(diào)查表，你們 傳著看看。我匯總了一下，應該說對這次會議 的組織，會務組成員都比較盡心，基本取得了 預期的效果。參加展銷的廠家也比較滿意，感 覺收獲不小。會議內(nèi)容比較緊湊，也比較精 彩，對于食宿的安排也沒提什么意見?！?楊總：“那會議結(jié)束后，對沒有馬上走的 人怎么安排的？”34 《秘書之友》2008 年第2期
RETARY`S COMPANION 高葉：“根據(jù)他們的要求，我跟飯店已說 好，延長住宿的費用照常優(yōu)惠。但是有些環(huán)節(jié) 我想以后要注意：一是報名參加的人數(shù)與實際 到會人數(shù)有很大出入，會議資料準備不夠，我 們已經(jīng)讓沒有領(lǐng)到的單位留下詳細地址，這周 內(nèi)就給他們快遞過去。二是我們的服務人員對 會場環(huán)境不太熟悉，給代表造成不便，代表中 有所反映?；厩闆r就是這樣?！?部門經(jīng)理一：“我在會場聽到有的代表抱 怨會議室溫度太高了，空氣也不好?！?部門經(jīng)理二：“第二天有的分會場的引導 標識挪走了，害得參會的人問來問去?！?部門經(jīng)理三：“我了解的情況也差不多，基本上他們都說了。” 聽完他們的表述，楊總說：“高葉，你把
剛才他們說的情況再調(diào)查一下，然后實事求是 寫進會議總結(jié)中。會議總結(jié)寫好后先給我看一 下。今天的會議就到這了?！?高葉：“好的?！?三個部門經(jīng)理起身離開：“楊總，高秘 書，我們先走了，再見。” 楊總、高葉：“再見?！?小田秘書：“高秘書，這是會議記錄。” 高葉接過會議記錄，稍做整理后遞給楊 總。
高葉：“楊總，您在這兒簽個字。有關(guān)會 議經(jīng)費的情況我統(tǒng)計完了，基本符合會前預 算，沒有超支。詳細的數(shù)字我會連同會議總結(jié) 一起給您。楊總，您先忙吧，我們收拾一下再 走?！?楊總：“好吧，再見?！睏羁偲鹕黼x開。高葉、小田開始收拾會議室。高葉：“小田，把窗戶和空調(diào)關(guān)了?！?/p>
小田應道：“好的?！?/p>
高葉把凳子一張張擺放好，同時吩咐小 田：“出門前別忘了關(guān)燈?！?小田：“好的。”
待一切收拾妥了兩人關(guān)燈離去。
二、情景分析 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.這道情景題的主題是會議的組織與安排。
其中涉及三方面的知識點：一是會前籌備，二 是會中服務，三是會后總結(jié)。
（一）會前籌備
會議前，秘書應做好以下工作。
制定會議方案。包括確定會議主題與議
題，確定會議時間與地點，確定會議參加人、主持人與發(fā)言人，確定會議所需設(shè)備，確定會 議文件內(nèi)容與發(fā)放范圍，擬定會議經(jīng)費預算，確定會議人員的食宿，確定會議籌備機構(gòu)等。發(fā)送會議通知。
制定會議證件與指示標識，包括代表證 和各種區(qū)域的指示牌、名簽、臺簽等。布置會場。
檢查會務籌備情況。即檢查會場布置是
否符合需要、會場能否排除干擾、會場溫度是 否適宜、會議設(shè)備是否良好、會議資料是否備 齊、會議保衛(wèi)工作是否到位等。擬訂會議議程與日程。
審核會議文件，如有關(guān)領(lǐng)導人的講話稿 及會議的議程與日程安排等。
與領(lǐng)導溝通會議籌備情況。
擬定會議應急方案，包括人員、場地、設(shè)備、資料等方面可能出現(xiàn)問題的應急措施。安排與會人員的食宿。
從情景錄像來看，該情景牽涉兩個會議：
一是眼前的工作總結(jié)會，二是前天剛結(jié)束的新 產(chǎn)品展示會。前者是單位內(nèi)部的小型座談會，后者屬百人左右的中型商務洽談會。錄像中未 涉及兩會的會議主題、名稱、時間如何確定等 問題。也就是說，可以繞開這些方面去分析。那么，考生應該從哪些方面作分析呢？ 先看剛結(jié)束的“新產(chǎn)品展示會”。一是高秘書能在會議前印制好新產(chǎn)品宣傳
資料是對的。但統(tǒng)計不實，以致有些代表沒領(lǐng) 到，不對。
二是高秘書能事先制作好會議的指示標 識，對；但會議進行的第二天，有的會場的標
識就被挪走了，不對。這說明這方面準備工作《秘書之友》2008 年第2期 35 6 1.2.3.4.5.6.7.8.9.還是做得不夠。
三是高秘書能為與會代表預定好住房是對 的，后來又為推遲離會者與飯店協(xié)商繼續(xù)優(yōu)惠 也是對的。
四是能給有關(guān)單位提前發(fā)出會議邀請函是 對的。沒有做好參會者的信息反饋工作，以致 實際到會人數(shù)與會前報名人數(shù)有很大出入，這 是不對的。
五是會前未很好地檢查會議籌備情況，以 致出現(xiàn)會議服務人員對會場環(huán)境不熟悉的問 題，給與會代表造成不便，不對。
六是會議前沒調(diào)好會場溫度，以致代表抱 怨會場溫度太高，不對。
七是能在會議前擬定會議經(jīng)費開支，對。再看正在召開的新產(chǎn)品展示會工作總結(jié)座 談會。
一是高秘書能將會議時間、地點及要求提 前通知相關(guān)人員，對。
二是高秘書將這次僅人參加的小型座談 會安排在本公司的小會議室進行，不僅大小適 中、方便工作，而且環(huán)境優(yōu)雅、設(shè)備齊全，對。
三是高秘書能及時與領(lǐng)導溝通，確定會議 的參加人、主持人與發(fā)言人，對。
四是能提前與下屬小田一起到會議室做好
會議的各項準備工作，包括先打開窗戶讓空氣 對流，再調(diào)節(jié)好室內(nèi)溫度等，對。
（二）會中
會議期間，秘書應做好下列工作： 接站。
會議簽到和引導。
接待新聞媒體等相關(guān)人員。做好會議記錄，編發(fā)會議簡報。會議值班。
收集會議信息，包括與會者信息、會議 信息等。
反饋會議信息。
提示會議按計劃進行。監(jiān)督會議經(jīng)費使用。10.11.處理突發(fā)事件。
做好與會代表的返程工作。
那么，作為總經(jīng)理辦公室秘書的高葉在 “兩會”中工作做得如何呢？ 先看新產(chǎn)品展示會。
錄像中有關(guān)接站、會議簽到和引導、會議 值班、接待新聞媒體、做好會議記錄和編寫會 議簡報、做好與會代表的返程工作等均沒有涉 及，也就是說，對這些無須也無法作分析。那 么，能分析的有哪些呢？
一是收集和反饋會議信息工作。高秘書能 在會議期間做好現(xiàn)場調(diào)查，了解代表們對會議 組織工作的意見，對。
二是反饋會議信息。高秘書能將會議進行 情況和經(jīng)費使用情況及時反映給領(lǐng)導，對。三是監(jiān)督會議經(jīng)費的使用，確保不超支，對。
四是處理突發(fā)事件。高秘書能在文件資料 不夠的情況下，讓沒有領(lǐng)到資料的單位留下地 址，本周內(nèi)印制好給他們快遞過去，對。但對 部分會場上的引導標識挪走了這一突發(fā)事件沒 采取補救措施，不對。
再看正在召開的新產(chǎn)品展示會工作總結(jié)座 談會。
這是一次公司內(nèi)部的小型專題會議。接
站、值班、媒體接待等與大中型會議相關(guān)的工 作自然可免。涉及的內(nèi)容主要有以下方面： 一是簽到。作為會議的組織者、主持人，應該叫前來開會的人員簽到，而高葉沒這樣 做，不對。
二是高葉沒有在會議開始時作簡要的開場
白，也沒有在楊總講話后（會議結(jié)束前）作簡 要的歸納和總結(jié)，即沒有積極引導會議按計劃
進行，不對。
三是在會議開始時能安排小田秘書作會議 記錄，對。會議結(jié)束時，能檢查會議記錄并叫 領(lǐng)導（楊總）簽字，對。
四是在發(fā)言時能將展示會上收集到的信息 逐條反饋給與會者，對。
教育與培訓RETARY`S COMPANION M 1.2.3.4.5.6.7.1.2.五是在接待與會人員方面做得欠妥——高
秘書叫小田秘書給三位部門經(jīng)理倒水，而親自 給楊總倒水，不對。這會給人一種趨炎附勢之 感。
（三）會后
會議結(jié)束后，秘書應做好以下工作： 整理會場桌椅，關(guān)閉設(shè)備和門窗。收集整理會議文件。編寫會議紀要。結(jié)算會議經(jīng)費。落實會議精神。做好會議總結(jié)。
做好會議評估。
高葉在這些方面做得如何呢？
先看已開過的新產(chǎn)品展示會。
從錄像來看，整理會議文件、做好會議評 估、編寫會議紀要都沒有涉及。能供分析判斷 的有下列情景：
一是高秘書能在會后及時結(jié)算會議經(jīng)費，并將收支平衡情況向領(lǐng)導報告，對。二是能及時召開新產(chǎn)品展示會工作總結(jié)會 議，對會議組織工作進行評估，對。
再看正在召開的新產(chǎn)品展示會工作總結(jié)座 談會。
錄像展現(xiàn)了這次總結(jié)會議的全過程。從會 后情景來看：
一是高葉吩咐小田秘書關(guān)好窗戶，關(guān)閉空 調(diào)，關(guān)掉電燈，對。
二是高秘書親自整理會場桌椅，以備下次 再用，對。
整理會議文件等則是回到辦公室之后的事 情，錄像中沒有涉及，就免去分析了。從以上可知，作為總經(jīng)理辦公室秘書的高 葉，其工作環(huán)境、工作行為的正誤點有： 能組織相關(guān)人員對剛結(jié)束的展示會進行 總結(jié)，對。
將會議工作總結(jié)座談會安排在小會議室 進行，對。
三、結(jié)論 3.4.6 5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.會議室有綠色植物，桌椅整潔，各種擺 設(shè)井然有序，對。
將與會者人安排在小會議室的橢圓型
會議桌前就座，讓楊總居中，其余人員分坐兩 邊，對。
能在會議召開前將會議通知、會議主題 與會議要求提前告訴參會者，對。能提前到會場做好開會前的準備工作，對。
沒有叫與會人員簽到，錯。
能安排屬下秘書做會議記錄，對。在接待中沒有一視同仁地給與會者倒水，錯。
沒有主動引導會議開始與結(jié)束，錯。能將上次會上調(diào)查得來的信息反饋到總 結(jié)會上，對。
在總結(jié)時，能一分為二地看問題，既肯 定成績又指出失誤，對。
在指出工作失誤時，沒有去找原因，更 沒有提出改正措施，錯。
能將會議經(jīng)費的使用情況及時向領(lǐng)導匯 報，對。
能把會議記錄當場給會議主持人過目和 簽字，對。
能在會議結(jié)束后吩咐小田秘書關(guān)好窗
戶、空調(diào)及電燈，并一起整理好桌椅以備下次 再用，對。
此外，與已經(jīng)結(jié)束的新產(chǎn)品展示會有關(guān)的 正誤點前面已作過分析，這里不再贅述。這個錄像情景與以往的不同之處在于會中
有會，即現(xiàn)實情景是開會，而會議主題又是總 結(jié)剛剛結(jié)束的會。只有把兩個會議聯(lián)系起來，從會前、會中、會后作系統(tǒng)分析，才能得出科 學結(jié)論。一些考生只看到眼前的“總結(jié)會”而 忽視了總結(jié)會上折射出來的“展示會”，不懂 得用系統(tǒng)的觀點、聯(lián)系的觀點去分析問題，以 致就事論事，這自然拿不到高分。（作者單位：贛南師范學院文學院）
第二篇：國家秘書職業(yè)資格考試(三級)復習資料——錄像答題
國家秘書職業(yè)資格考試（三級）復習資料——錄像答題
內(nèi)容介紹>>
一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板炒你，賭氣泄密。
（一）關(guān)于商務活動中的簽字儀式
注意：迎客：秘書在大門口迎接，領(lǐng)導在會議室等待迎接；客人應坐在右邊；簽字廳應整潔干凈；簽字桌應為長桌，桌布應為綠色；實現(xiàn)應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談政治、宗教；不問婚否；身子預言：注意OK在不同國家的意思不同。
（二）宴請
注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序；關(guān)于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項；可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應當先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉。
（三）有關(guān)商務旅行
注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。
（四）有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事
秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你……的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領(lǐng)導說，而應寫成便條形式，把領(lǐng)導叫出來匯報。領(lǐng)導在未吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定。
第三篇：國家秘書職業(yè)資格考試(三級)復習資料——錄像答題
錄像題
參考結(jié)論：
根據(jù)以上梳理，我們可以對高葉的工作環(huán)境、工作表現(xiàn)和個人行為作出如下判斷： 1 辦公室內(nèi)缺少綠色植物，錯；辦公室內(nèi)環(huán)境自然，能用窗簾遮住強光，對；將電腦、打印機等用電設(shè)備放置在一起，便于電源接線和管理，對；辦公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，錯；電話鈴響三聲內(nèi)接聽，用語規(guī)范，對；一邊接電話一邊記錄重要信息，對；對總經(jīng)理布置的工作能馬上落實，對；
8能迅速確定會議議程、會議時間、會議地點及與會人員，對；
9能安排鐘秘書將“碰頭會”的時間、地點通知到每個與會人員，對；提前進入會場檢查并調(diào)試設(shè)備，對；能在會議中先宣布會議議題，引導大家充分發(fā)表意見，對；能在與會者之間出現(xiàn)矛盾沖突時采用柔性策略化解矛盾，保證會議順利進行，對； 13 能在會議中安排鐘秘書做好會議記錄，對；準備了多媒體投影儀卻沒有在會中發(fā)揮其作用，錯；能及時總結(jié)會議發(fā)言，形成會議決議，并責任到人、分工明確，對；注重橫向溝通，使員工為共同目標而合作，對；以面談的形式與吳經(jīng)理進行橫向溝通，尊重對方，有理有節(jié)，對；在小型展示會舉辦前能對會場進行現(xiàn)場檢查，對；有處理突發(fā)事件的應對能力，對
一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板炒你，賭氣泄密。
（一）關(guān)于商務活動中的簽字儀式
注意：迎客：秘書在大門口迎接，領(lǐng)導在會議室等待迎接；客人應坐在右邊；簽字廳應整潔干凈；簽字桌應為長桌，桌布應為綠色；實現(xiàn)應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談政治、宗教；不問婚否；身子
預言：注意OK在不同國家的意思不同。
（二）宴請
注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序；關(guān)于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項；可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應當先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉?？荚嚧筇峁?/p>
（三）有關(guān)商務旅行
注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。
（四）有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事
秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你??的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領(lǐng)導說，而應寫成便條形式，把領(lǐng)導叫出來匯報。領(lǐng)導在未吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定
第四篇：三級秘書錄像題答案
關(guān)于錄像答題技巧：
一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密
（一）關(guān)于商務活動中的簽字儀式：書上第389頁
注意：迎客:秘書在大門口迎接，領(lǐng)導在會議室等待迎接；客人應坐在右邊；簽字廳應整潔干凈；簽字桌應為長桌，桌布應為綠色；實現(xiàn)應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談政治、宗教；不問婚否；身子預言：注意OK在不同國家的意思不同。
（二）宴請
注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序;關(guān)于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項；可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應當先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉
(三)有關(guān)商務旅行：詳見書上第397頁（秘書與領(lǐng)導一起出行，可能還有其他人員）
注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細看書上399頁的表格，準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。
（四）有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事
注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。
秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你??的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領(lǐng)導說，而應寫成便條形式，把領(lǐng)導叫出來匯報。領(lǐng)導在未吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定
2003-2005年秘書四級情景錄象題答案
2003年6月秘書四級情景錄象題
一、情景錄象參考答案及評分標準： 答出以下各點，每點計2分：
1、將擋住通道的移開，保持暢通。（√）
2、公文標題錯誤（請示和報告是兩個文種）（×）
3、無保密意識（保密文件放桌面上，隨意讓他人看）（×）
4、報銷手續(xù)錯誤（《零用現(xiàn)金憑單》沒有領(lǐng)導簽字就付現(xiàn)金）（×）
5、現(xiàn)金保管不符合要求（現(xiàn)金放在無鎖的抽屜中）（×）
6、報銷環(huán)節(jié)錯誤（《零用現(xiàn)金憑單》沒有附發(fā)票就付現(xiàn)金）（×）
7、泄露會議中信息（×）
8、忘記告訴陳總和司機下午不要去昌順公司（×）
9、能注意工作時保護眼睛（辦公室光線適當）（√）
10、能主動提示他人室內(nèi)禁止吸煙（√）
11、電話邊備有筆和留言條，能馬上記錄（√）
12、電話記錄記得齊全，并能將關(guān)鍵詞復述（√）
13、接電話用語不規(guī)范。（沒有問候語、沒自報姓名、沒有告別語）（×）
14、辦公桌干凈、整齊，物品擺放有序（√）
15、能快速接應電話；
評分標準：
按以上標準評分，最高30分；
如考試所寫答案未包括在以上答案中，但清楚有道理每點可計1分，最多計4分。
二、情景錄象參考答案及評分標準：
答出以下各點，每點計2分：
1、請柬格式不規(guī)范，“敬請”應格書寫；（×）
2、請柬中沒有寫明活動地點；（×）
3、開放參觀活動的時間不對，五一假期剛過，此時組織參觀活動不合時宜；（×）
4、沒有準備宣傳資料（×）
5、對參觀路線不熟悉（×）
6、在參觀路線的一些拐角設(shè)有指示性標志（√）
7、引導來賓參觀時，沒有提醒來賓注意路上的障礙物（×）
8、鐘苗對參觀項目的解說準備不充分，無法回答來賓的提問。（×）
9、保密意識不強（如進貨渠道屬公司機密，不應泄露）（×）
10、參觀路線不安全，準備工作不到位（×）
11、休息室準備得不充分（茶水、飲料、座位都不夠）；（×）
12、注意了門口環(huán)境的布置（如橫幅和彩旗，起到烘托氣氛的作用）（√）
13、鐘苗的服飾不規(guī)范，應穿辦公室職業(yè)裝，以表示正規(guī)和對來賓的尊重（×）
14、能夠在門口迎候來賓（√）
15、接應電話及時，符合電話禮儀（√）
答出以下各點，每點計1分：
16、辦公環(huán)境不標準（辦公桌前電話線與電線纏繞混亂、桌上不應擺放咖啡瓶）；（×）
17、鐘苗的問話不夠禮貌（應說：“請問各位是來參觀的嘉賓吧！”）（×）
18、引導來賓時，指示方向的手勢不對（應用右手）。（×）
評分說明：按以上標準評分，最高30分；如考生所寫答案未包括在以上答案中，但清楚有道理，每點可計1分，最多計4分。
2005年5月國家職業(yè)資格考試秘書四級試卷情景錄像題
（二）答案
情景錄像題
（二）第一，鐘苗辦公室內(nèi)辦公設(shè)備齊全，文件書籍排列有序。對；
第二，會議室采光充足，桌椅整齊干凈，回字型會議桌中間鮮花點綴。對；
第三，會議室溫度低于16度。錯； 第四，能在會前檢查設(shè)備是否正常，溫度是否適合。對；
第五，8點開會，本應提前進會場檢查卻8點20分才去檢查。錯；
第六，能安排初秘書檢查錄音機和磁帶是否齊全。對； 第七，能在會前叫初秘書給她一份人員座位圖。對；
第八，與同事說話口氣太硬，不注意密切同事關(guān)系。錯； 第九，沒有及時做好會議文件的退清工作。錯；
第十，會后能整理“會議簡報”。對； 第十一，“第三季度會議時間表”編制不規(guī)范。錯；
第十二，在回收文件、編制會議時間表、整理會議簡報等諸多工作中，沒有安排初秘書一起做而是獨自去
做，既不利于調(diào)動同事積極性，又影響了工作效率。錯；
第十三，在進蘇經(jīng)理辦公室時未敲門而直接進入。錯；
第十四，與領(lǐng)導談話，不等領(lǐng)導談完示意“可以走了”就擅自離去。錯；
第十五，把文件清退、編制會議時間表兩項工作置于一邊，而把發(fā)“文件處理流程圖”這項不很急的工作放在首位，不符合ABCD法則。錯；
第十六，在發(fā)傳真文件時，能先打電話確認對方。對；
第十七，文件傳真后，能打電話問對方是否收到。對；
第十八，對擋住過道的大箱子，不是尋找物主、適當安置，而是大罵人“缺德”，將箱子推到滅火器前，既損害了同事關(guān)系，又留下了安全隱患。錯。
2005年11月國家職業(yè)資格考試秘書四級試卷情景錄像題(一)
1.電腦與打印機放置一處,便于電源線連接,對;
2.窗戶沒有窗簾,使打印機和復印機工作時光線耀眼,錯;
3.與復印機連接的電源線沒有隱藏起來,任其在地下拖曳,造成安全隱患,錯;4.鐘苗著裝不規(guī)范,錯;
5.能在電話鈴響三聲內(nèi)接電話,接電話前先報單位名稱,對;
6.在不明電話對方身份的情況下輕易告訴己方領(lǐng)導行蹤并泄露新產(chǎn)品發(fā)布會的日期,錯;
7.把本該放在電話機旁的電話記錄本放在抽屜里,錯;8.能想到記下對方的電話內(nèi)容以便告訴領(lǐng)導回話,對;
9.把手機放在電腦旁,違背了“個人物品不能放在辦公桌上而應放抽屜里”的原則,錯;
10“請柬”兩字未居中排布,錯;11.請柬正文用“自定于”開頭,錯;
12.請柬正文缺少新產(chǎn)品發(fā)布會的地點,錯;13.請柬的時間不具體,且將2005年簡寫為“05年”不規(guī)范,錯;
14“.敬請光臨”未左端頂格排布,錯;15.落款未空兩格居右排布,且日期未標“年月日”,錯;
16.請柬未提前一周發(fā)送,錯;17.向總經(jīng)理提議用攝像設(shè)備來記錄保存資料,對;
18.能向總經(jīng)理建議臨時租用攝像機,體現(xiàn)了“經(jīng)濟適用”的原則,對;19.電話通知結(jié)束時未說禮貌語,錯;
20.傳真前把原件的別針(硬物)取下,對;21.在取下原件別針時將文件弄破(容易造成卡紙),錯。
2005年11月國家職業(yè)資格考試秘書四級試卷情景錄像題(二)答案
1.職業(yè)培訓著裝規(guī)范,對;2.提前十分鐘到達辦公室,主動打掃工作區(qū)域衛(wèi)生,做好上班準備,對;
3.辦公桌上辦公用品、文件擺放整齊,對;4.辦公室采光充足,環(huán)境良好,對;
5.電腦屏幕側(cè)對強光,以致光線反射,看不清顯示內(nèi)容,錯;6.辦公室電腦沒設(shè)置密碼,導致“系統(tǒng)界面換了”,錯;
7.制作工作日志,以合理有效地管理和計劃工作時間,對;8.電話用語禮貌規(guī)范,對;
9.上班時間補妝,錯;10.離開辦公室沒關(guān)電腦,錯;
11.進王總辦
公室先敲門,對;12.制定的策劃方案零亂,沒排頁碼,又沒有會議主題與議題等相關(guān)內(nèi)容,錯;
13.邀請對象里遺漏了王總事先指定的人員,錯;14.做事總是馬馬虎虎,以致不能及時完成領(lǐng)導交辦的工作,錯;
15.領(lǐng)導布置工作時能做好記錄,對;16.與領(lǐng)導交談時,能正確傾聽和有效提問,適時給領(lǐng)導提出建議,對;
17.馬上去落實領(lǐng)導安排的修改策劃方案、發(fā)布會議通知、安排車輛等事宜,做事能區(qū)分輕重緩急,對;
18.會議通知中“參加人員”未按職位由高到低排列,錯;19.會議時間不具體,且將下午寫成了上午,錯;
20.會議通知中沒說明會議主題,錯;21.用車計劃考慮不周全,錯;
22.預訂車輛,出現(xiàn)矛盾時能主動和相關(guān)部門協(xié)調(diào),對;
06-05四級
1著裝正規(guī)-對2辦公桌整齊-對
3窗簾拉好，避免光線直射電腦屏幕-對4重要信息不能用可擦洗光盤錄制-錯
5合同書不能用傳真-錯6會議通知不應該用投遞方式-錯 7雜物擋道-錯8電腦對著通道，電腦秘密容易泄密-錯 9能注意主動提醒他人禁止吸煙-對10接電話能夠及時-對 11準備好紙筆，做好電話記錄-對12電話用語不規(guī)范：喂，你找誰-錯
13能夠重復電話內(nèi)容-對14會議記錄亂放沒有作好保密工作-錯
15將會議秘密泄露給別人-錯16報銷手續(xù)錯誤-錯
17現(xiàn)金保管沒有上鎖-錯18后來能夠注意到雜物擋道，保持道路通暢-對
上司與客戶見面的時間有改，沒及時告訴上司
補充：1領(lǐng)導交辦事項的處理-對2沒有填寫零用現(xiàn)金賬簿---錯3提醒要現(xiàn)金發(fā)票---對4種苗辦公位置----錯5電腦顯示屏幕擺放--錯6辦公室光線的來源---錯7傳真文件沒有及時確認---錯8擅自做主報銷---錯9回答員工涉及保密事項---錯10刻錄時間離開---錯。以上為個人補充意見，只作為參考。謝謝。
2005年11月秘書四級考試實操視頻B 1衣著規(guī)范-對2會議室環(huán)境明亮，整潔-對
3會議前檢查會議室，調(diào)試會議設(shè)備錄音機跟磁帶-對4能注意到空調(diào)溫度調(diào)至適中-對
5會議前有準備人名臺簽座位表-對6開會時有擺放人名臺簽，便于落座與記錄-對
7對同事不太友善，用命令語氣-錯8會議文件清算不及時-錯
9辦公桌面整齊-對10會議時間計劃表沒有清晰設(shè)計-錯 11沒有正確對待領(lǐng)導批評-錯12電話用語規(guī)范-對
13沒有專用的傳真紙去傳真-錯14使用傳真機操作不規(guī)范，用手去拉扯-錯 15傳真前能打電話確定對方是否在-對16傳真后能打電話確定對方是否收到-對
17將通道雜物推到消防滅火器前，擋住滅火器-錯18會議時使用筆記跟錄音結(jié)合的方法記錄-對
1、提前到會議地點檢查會議的準備情況
2、能事先準備好與會人員的文件和茶
3、做好會議記錄前的準備工作，準備記錄本和錄音機、錄音磁帶
4、在對公司不熟的前提下，能夠為會議記錄備好座次表
5、知道有外單位參會時要在會議桌上擺放人名臺簽，以便與會者正確落座和做好記錄
6、在指導下屬工作時，態(tài)度比較生硬，不注意語言溝通的技巧
7、在檢查會議地點時注意了溫度的控制，能夠指導下屬將溫度控制在適度的范圍內(nèi)
8、文件清退不及時
9、辦公桌面擺放整齊
10、會議計劃表編制不合理
11、對領(lǐng)導指出的意見，態(tài)度不是很好
12、不注重文件的輕重緩急
13、和上司說話的語氣不是很溫和
14、在傳真文件時，不能準確的使用傳真機，出現(xiàn)卡紙，違反操作規(guī)定，硬往外抽
15、能確認對方是否收到傳真文件 1-著裝規(guī)范-對2-提前對會議室進行檢查-對
3-會議室室溫調(diào)到適宜溫度對4對同事態(tài)度不好-錯5確認各個出席者的座次-對6-沒有及時處理清退文件錯
7-工作不分急緩-錯8-日程表不規(guī)范-錯9-把重要資料傳真-錯10-及時進行確認-對
11-文件夾整齊-對12-對工作抱怨-錯13-對障礙物沒有及時進行處理-錯
14-沒有正確對待領(lǐng)導的批評-錯15-準備好會議用品-對
2006年11月秘書四級考試實操視頻B 1.著裝符合要求--對2.在正式場所走姿不符合規(guī)范要求--錯
3.會議接待沒有提前到崗--錯4.能安排會議服務人員到位工作，提醒培訓注意事項--對
5.能注意加強崗前培訓--對6.手部示意動作不正確--錯 7.接待語言規(guī)范--對8.注意多種等級形式--對
9.會議指示牌位置放置不當--錯10.接待參會人員態(tài)度沒有一視同仁--錯
11.會議資料準備不充分--錯12.對會議情況能及時總結(jié)--對
13.能采取補救及時挽回一定影響--對14.能擬定會議計劃--對 15.對會議的評估較為客觀--對16.能利用會間做調(diào)查--對
17.沒及時接聽電話--錯18.接電話語言不規(guī)范--錯 19.放電話太重--錯20.注意及時收拾會議室--對 21.收拾會議室有遺漏問題--錯---下個星期六我就要考文秘證了，好緊張啊
1-著裝正確-對2-接待遲到-錯
3-會議資料準備不足-錯4-接待處沒有指示牌-錯 5-會后及時進行總結(jié)-對6-會后整理會議室-對7-沒有詢問事由直接掛電話-錯
8-離開會議室前關(guān)好門窗-對9-窗戶沒有鎖好-錯10-對來人準確的稱呼-對
2006年11月秘書四級考試實操視頻A 1秘書著裝正確-對2辦公室有滅火器，安全意識強-對 3電源線裸露，存在安全隱患-錯4窗簾有關(guān)，避免陽光直射到電腦屏幕上-對
5接聽電話及時-對6電話用語規(guī)范7開介紹信用印需要填寫用印申請單-對
8能夠及時修改上司工作日程日志-對9桌面整齊-對 10能夠及時修改秘書個人工作日志-對11能通知后勤預訂會議室-對
12用印申請單上沒有負責人簽字不能開出-對13遇到不明情況能夠打電話給上司確定核準-對
14介紹信隨便擺放，沒有放進加鎖的抽屜中報管好-錯15印章有加鎖保管好-對
16印章位置正確，騎年蓋月-對17沒有蓋上騎縫章-錯 18用章后有填寫用章登記表-對 19拒絕開空白的介紹信-對
1、著裝正確
2、電源裸露，存在安全隱患
3、放置滅火器，有安全意識
4、接聽電話及時
5、電話應答語規(guī)范
6、能提醒上司要注意的事項
7、能過對上司的工作日記及時進行修改
8、對個人日記及時修改
9、遇到不明白的地方會主動詢問上司
10、對修改的會議通知及時通知個部門經(jīng)理
11、介紹信應該放在加鎖的抽屜里，隨用隨開
12、文末蓋反了
13、沒有蓋騎縫章
14、用印后能夠及時進行用印登記
15、不能開空白信
第五篇：秘書資格考試復習筆記(三級)關(guān)于錄像
關(guān)于錄像答題技巧：
一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密
（一）關(guān)于商務活動中的簽字儀式：書上第389頁
注意：迎客:秘書在大門口迎接，領(lǐng)導在會議室等待迎接；客人應坐在右邊；簽字廳應整潔干凈；簽字桌應為長桌，桌布應為綠色；實現(xiàn)應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，主義站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談政治、宗教；不問婚否；身子預言：注意OK在不同國家的意思不同。
（一）宴請
注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序;關(guān)于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項；可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應當先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉
(三)有關(guān)商務旅行：詳見書上第397頁（秘書與領(lǐng)導一起出行，可能還有其他人員）
注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細看書上399頁的表格，準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。
（四）有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事
注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。
秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你……的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進區(qū)鄉(xiāng)領(lǐng)導書說，而應寫成便條形式，把領(lǐng)導叫出來匯報。領(lǐng)導在為吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定。
點擊咨詢 