第一篇：妥善管理人事檔案 幫助員工記錄自我

妥善管理人事檔案 幫助員工成就自我11月22日，全省人事檔案清理檢查工作組來到婁底市局進行人事檔案抽查。漣源市局綜合股為了迎接這次抽查，對在冊在崗的員工人事檔案進行了全面具體的清理，并選送了十份檔案進行檢查，順利得通過了這次全省人事檔案清理檢查。在這次員工人事檔案整理工作中，我有以下幾點體會：

一、員工人事檔案的重要性有待我們進一步加強認識。員工人事檔案作為員工個人經(jīng)歷、社會實踐和工作表現(xiàn)的記錄，能如實的反映員工的政治思想品德、工作能力。在如今煙草系統(tǒng)大力推進人事改革、實行崗位競聘上崗制度的現(xiàn)實情況下，員工人事檔案不再只是工齡或用工許可的憑證，更是培養(yǎng)后備、提拔先進的有力依據(jù)。因此，要堅決克服員工檔案可有可無、有檢查才整理更新的錯誤思想，而應把員工人事檔案整理看做是人事勞資工作中不可或缺的一個重要部分。

二、員工人事檔案的收集更新工作應從全、從真。從全是指我們要盡可能全面完整的收集員工人事材料。煙草企業(yè)的人事勞資工作正在從傳統(tǒng)人事管理向現(xiàn)代人力資源管理轉變，員工人事檔案工作必須根據(jù)員工的工作狀態(tài)、職務變動、職業(yè)技能更新等情況，變被動為主動，積極向員工詢問催索個人檔案中缺少的必要材料，如履歷、考察、鑒定等普通材料和職稱評定、職業(yè)技能獲得、榮譽獎勵等階段性材料。從真是指我們要在材料收集的基礎上注重鑒別真實性。尤其是員工的出生日期、參加工作時間、進入煙草行業(yè)的時間等與煙草企業(yè)利益和員工個人利益密切相關的材料，必須認真校核，反復確認，嚴格維護煙草企業(yè)利益與員工利益。

三、員工人事檔案的利用需謹慎又積極。員工人事檔案關系到員工的各方面的表現(xiàn)和隱私記錄，有效的利用員工人事檔案必須建立在有完整的檔案管理制度和嚴格落實檔案管理制度的基礎上。對移交借閱的人事檔案必須嚴格把關，切實履行登記手續(xù)，杜絕無關人員隨意查閱、檔案丟失、擅自涂改偽造等現(xiàn)象。在人事勞資工作中，我們又必須積極開發(fā)利用員工人事檔案，為干部選拔任用提供便

捷服務，強化為檔案信息利用者的服務作用。

通過這次人事檔案收集、整理，我局的員工人事檔案材料管理更加規(guī)范，檔案的完整性和真實性進一步加強。今后，我們將更注重員工人事檔案管理利用的規(guī)范化、制度化、有效化，努力把人事檔案管理工作做出更多的實效。(漣源市煙草局綜合股 劉莎)

第二篇：如何管理人事檔案

保管：專人專室專柜保管。我們公司要求指定一名人事專員負責此事，我安排部門負責考勤及入離職手續(xù)辦理的小美女來做，挺干練的，目前做得挺好，基本不用讓人多操心。檔案放在專門的檔案室里，并用專門有鎖的鐵柜來存放；每一份員工檔案都有一個編號，編號為員工姓名的第一個拼意字母+工號，如假設我風十三工號為10018，即我的檔案編號為FSS10018，以此按順序按部門擺放排列；每一個檔案都有一個檔案盒，檔案盒里都有一份員工檔案清單目錄（昨天介紹的常規(guī)內容都包含在內，只要勾選并填上份數(shù)即可，特殊或額外增加的可手工加上）。入職檔案與離職檔案單獨分開存放。涉及敏感性的薪資核定表、調薪記錄、年薪考核方案等，另外存放于財務部，由指定的財務人員負責保管。

借閱：我們公司規(guī)定只有主管級以上員工才可借閱其下屬員工檔案，且借閱時必須填寫《檔案借閱申請表》交部門負責人和HR總監(jiān)審批后方可，要借閱經(jīng)理級以上人員的檔案必須經(jīng)總經(jīng)理同意批準方可；為了確保檔案內容安全及信息不外泄，經(jīng)借閱批準后，借閱人只能在檔案室里在檔案管理人員的監(jiān)督下即時查看，查看完后馬上歸還，不得私自帶出檔案室；查看過程中不得涂改、畫圈、損毀檔案內容，也不得拍照、復印，可單獨用鉛筆與便簽紙記錄一些所需信息帶走，僅此而已。借閱完成后還得在我部門小美女做好的《借閱登記表》上簽字確認，月底其整理好后交我簽字審核存檔。

電子檔案的建立和錄入：公司規(guī)定在入離職手續(xù)辦理完一周內必須在HER系統(tǒng)中建檔并錄用完整，同時將紙質檔案進行掃描作為附件上傳存檔。涉及調薪（由財務上傳）和人事異動的也是如此，時間期限都是一周內必須完成更新。這個事主要由那位人事專員小美女來獨立完成。

電子檔案閱讀授權管理：類似借閱規(guī)定，一般員工只能在EHR系統(tǒng)中看到自己的電子檔案，主管可授權看其下屬檔案，職位越高所查看權限越大，所看檔案也就越多。服務于各子/分公司的HR經(jīng)理或主管也只能看其所屬單位的人員檔案，不得跨部門越級查看。授權是由IT部依據(jù)這規(guī)定提前在系統(tǒng)中設定好的。

銷毀：公司規(guī)定一般員工離職兩年后其檔案可銷毀，由競業(yè)避止期限要求、主管和經(jīng)理要離職5年后才可銷毀，而公司高管的檔案一般不銷毀。銷毀由檔案管理專員提出《員工檔案銷毀申請表》，報HR總監(jiān)審批方可進行，進行銷毀時必須有第二人在場監(jiān)督執(zhí)行（一般用碎紙機銷毀），完成后雙方都必須要在《銷毀檔案記錄表》里簽字確認。另外，電子檔案不予銷毀。

總之，人事檔案的管理要注意安全性、及時性和相關手續(xù)的完備性，缺一不可。另外，挑選一名做事認真細心、講原則并有責任心的檔案管理專員也很重要，同時做好抽查和監(jiān)督工作，否則難于保障執(zhí)行的可靠性和安全性。以上只是分享我公司做法，僅供參考借鑒，具體如何進行檔案管理，卡卡們可結合自身企業(yè)實際和要求來做，沒有定論，只要符合以上“三性”原則即可。（如不一定非得要有獨立的檔案室，但必須有可上鎖的檔案柜；不一定非得要有EHR系統(tǒng)，但至少要有一個EXCEL表格的電子檔案登記表；不一定非得要專崗負責，但至少得安排專人負責；有地方存放就不一定非得要銷毀；等等）

第三篇：如何管理人事檔案

人事檔案管理培訓心得

6月21-24日，本人參加了“廣州市人事檔案管理業(yè)務”培訓。4天的學習雖然時間短暫，但學習強度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過學習，我系統(tǒng)地了解了人事檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業(yè)素養(yǎng)，看到日后管理檔案工作的發(fā)展方向。下面我談談自己的認識、收獲和體會。

一、充分認識檔案工作的重要意義

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。按照胡錦濤同志指出：“檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。”我們必須不斷深化對做好檔案工作重要意義的認識，進一步增強責任感和緊迫感。

二、提高檔案的專業(yè)知識和業(yè)務能力

通過培訓學習我意識到，檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強業(yè)務能力和工作技能。因此，提高檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力是檔案管理工作的關鍵。

1、要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不

僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。

2、對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業(yè)務，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務水平和工作技能。

3、要勤總結，勤改進，不斷創(chuàng)新。

三、對今后檔案管理工作的一些想法

檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術和經(jīng)營等活動的真實記錄，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面都發(fā)揮出重要作用。因此，在今后檔案管理工作中我會從以下方面努力：

1、認真做好資料的收集、整理、管理工作。

2、及時、主動收集存檔的資料。

3、按時歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查，反復過濾。

4、整理有序，科學管理，分柜存放，方便查找。

以上，是我在參加了此次人事檔案管理培訓班后對檔案工作的認識、收獲和體會。

二○一一年七月

第四篇：員工人事檔案管理制度

員工人事檔案管理制度

1.目的

為了將公司人力資源部人事檔案管理工作制度化，規(guī)范化，維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞，便于相關人事檔案材料的查閱，特制訂本制度。2.適用范圍

適用公司于本公司所有人事檔案的管理。3.權責

3.1人力資源部人事檔案管理員負責人事檔案的歸類、整理、保管。3.2人力資源部經(jīng)理負責人事檔案查閱的審批。3.3總經(jīng)理負責人事檔案借閱的審批。4.定義（無）5.內容

5.1人事檔案分類

員工人事檔案分為以下七大類： 5.1.1入職檔案 5.1.1.1個人簡歷、員工應聘登記表、員工入職登記表，測試試卷、面試記錄表、身份證、學歷學位證、英語等級證書、計算機等級證書、特種作業(yè)證書、各類資格證書復印件等個人入職基本信息。

5.1.1.2勞動合同書、保密合同、補充協(xié)議、應屆畢業(yè)生協(xié)議、實習協(xié)議等。5.1.2培訓檔案

新員工入職培訓試卷、培訓心得、參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表、培訓服務協(xié)議。5.1.3職位檔案

職務任命書、職務變動申請、職位職務異動記錄。5.1.4薪酬考核檔案、試用期考核表、員工試用期轉正申請、季度/考核記錄表、考核成績、考核面談記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄等。5.1.5電子人事檔案

人力資源部員工信息臺賬、考勤記錄、各類報告總結等各類電子類人事檔案，由崗位電腦使用人建立專門的電子文件夾，查詢路徑保管查詢。5.1.6離職檔案及各類獎懲。

離職申請單、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協(xié)議、其他補充協(xié)議、獎懲申請單。5.1.7外來文件

所有跟公司人力資源有關的外來文件。5.1.8其他檔案

個人黨、團相關資料按照辦公室相關管理制度執(zhí)行。5.2人事檔案的歸檔

5.2.1人力資源部建立個人為單位的檔案管理體系，先對各類人事檔案進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。5.2.2根據(jù)檔案材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。5.2.3在檔案上編號及目錄上補登材料名稱及有關內容。5.3人事檔案的核查核對保管

人事檔案設專人管理，檔案管理員不定期對檔案進行核查，防止檔案丟失、損壞等。

5.4人事檔案的查閱傳遞

5.4.1由于工作需要查閱人事檔案，必須填寫《檔案查詢申請表》，在人力資源部查詢或人力資源部指定地查詢，檔案查詢須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(附件一：檔案查詢申請表)。

5.4.2人事檔案屬于公司保密文件，不允許向外傳遞，非檔案管理需要不得復印，因特殊情況需要借出必須經(jīng)總經(jīng)理批準。5.5人事檔案保密規(guī)定及保存期限

5.5.1公司設專人負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。

5.5.2公司的內部各類人事檔案永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起5年后方可銷毀，但電子檔需要長期保存。6.相關文件和表單 6.1相關文件(無)6.2表單

6.2.1《人事檔案查詢申請表》 7.附則

7.1本制度解釋權歸人力資源部。7.2本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。

第五篇：員工人事檔案管理制度

員工人事檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強和規(guī)范員工檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔

案法》和勞動部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結合公司工作實際，特制定本辦法。

第二條員工檔案建立范圍

凡被公司招聘并錄用的人員，均應同時擁有個人社會檔案和公司

員工內部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。

第二章員工檔案種類及運用

第三條個人社會檔案：本公司員工的個人社會檔案原則上要求

均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關系予以轉接。

第四條員工內部檔案：公司員工內部檔案作為個人社會檔案的補充，統(tǒng)一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按視情移交歸存到個人社會檔案。

第五條 公司員工內部檔案收集的內容：

1、《員工應聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶口本（或暫住證）復印件、最高學歷證書和職稱證書及職業(yè)資格證書復印件。以及其他有關員工職業(yè)、技能信息的相關證書、文件復印件。

2、《勞動合同》、《員工轉正申請表》、職務任免文件、公司內部調令、社會保險轉移繳納證明、績效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動合同證明書及其他相關離職手續(xù)文件等材料

3、《培訓合同》、培訓結業(yè)證書、獎懲文件或記錄等其他資料。

4、參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。

第三章員工檔案收集程序和歸檔標準

第六條收集辦法：

1、個人社會檔案：個人社會檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統(tǒng)一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案信息，以形成員工社會檔案的有效積累。移交社會檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內部檔案中留存?zhèn)洳椤?/p>

2、員工內部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡本文所列應歸檔的各類資料，在職能部門內形成材料后的一周內按要求將材料送交行政人事部歸檔。

第七條歸檔標準：

1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個人簽字、有形成時間的日期。

2、一般要求用原件存檔。如用復印件存檔的，須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。

第四章員工檔案的借閱

第八條員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫《檔案查閱審批表》，報公司領導審批。

第九條有關國家機關及相關單位人員若需查閱員工檔案，應持單位介紹信和本人工作證并填寫《檔案查閱審批表》，由公司領導簽字審批后方予查閱。

第十條員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時，須嚴格履行登記審批手續(xù)。

第十一條查閱檔案者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內容，違者按有關規(guī)定追究當事人責任。

第五章檔案的轉接

第十二條員工社會檔案的轉接由本人按照相關機構的規(guī)定自行辦理，原則要求社會檔案隨勞動關系一并轉移。

第十三條員工調動或離職，其內部檔案內需要移存至社會檔案的資料由行政人事部負責移存。

第六章員工檔案的存檔期限及銷毀要求

第十四條對于正常離職且離職手續(xù)齊備的員工內部檔案，在公司保存5年（一般員工）—10年（中高層管理人員）后酌情銷毀。

第十五條對非正常離職或離職手續(xù)不齊全的員工內部檔案，原則上永久留存，未經(jīng)公司領導批準不得銷毀。

第十六條員工檔案編號管理，檔案編號為八位數(shù)且具有唯一性，其中檔案編號前四位數(shù)字為入職員工序號，包括前兩位公司部門編號和后兩位員工編號。檔案編號后四位數(shù)字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設的各項與員工信息有關的物品保持一致性，以便檢索。

第十七條員工檔案的銷毀由行政人事部門負責，在辦理檔案銷毀審批手續(xù)后按照國家相關規(guī)定安排專人到專業(yè)銷毀場所進行銷毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準，任何人不得擅自銷毀員工檔案。對故意損壞或擅自銷毀者，應視情節(jié)給予懲處。

第七章員工檔案管理人員的職責

1、忠于職守，嚴格執(zhí)行檔案法規(guī)及企業(yè)相關制度，維護員工檔案的真實性。

2、按照歸檔范圍認真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規(guī)定辦理日常的查閱、借用和轉遞。

3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作，確保員工檔案的完整與安全。

4、做好員工檔案工作的基礎建設，促進員工檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。

第十八條本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。

行政人事部

2013年1月5日