第一篇：檔案收集方法

檔案收集方法

一、依法收集檔案。向檔案館移交檔案和檔案館接收檔案是《檔案法》賦予的權(quán)利和義務(wù)，檔案形成單位必須依法移交,檔案館則必須依法接收。

二、協(xié)議接收。檔案館與有關(guān)單位本著互利原則或出于共同的社會(huì)責(zé)任感，自愿就移交檔案達(dá)成協(xié)議；法定接收范圍以外的單位（主要是非國有組織和個(gè)人），可以采取協(xié)議接收的辦法處理；法定移交檔案的組織，在接收時(shí)限上可經(jīng)過協(xié)商視情況提前接收或延期接收。

三、社會(huì)捐贈(zèng)和寄存。通過經(jīng)常性地接受捐贈(zèng)和寄存，收集產(chǎn)生或收藏在不屬于法定向檔案館移交檔案的組織和個(gè)人手中對國家和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案。

四、有選擇地購買。對散存于社會(huì)和民間，收藏者不愿捐贈(zèng)、寄存但愿意出售，而對國家和社會(huì)確有保存價(jià)值的檔案材料，檔案館可根據(jù)其價(jià)值和經(jīng)濟(jì)能力，有選擇性地購買。

五、主動(dòng)生成。檔案館主動(dòng)參與本地區(qū)一些重大活動(dòng)、重大工程、重大事件的拍照或拍攝，生成聲像檔案，可填補(bǔ)館藏不足，同時(shí)降低檔案收集成本。

第二篇：檔案整理方法步驟

干部人事檔案整理的方法步驟

整理的第一個(gè)環(huán)節(jié)是鑒別，也是對準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價(jià)值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。鑒別工作的內(nèi)容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；對經(jīng)過鑒別不符合歸檔要求的材料，要區(qū)別不同情況，采取轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷毀等不同方式進(jìn)行處理。除了鑒別以外，一般來講，整理工作包括分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂五個(gè)步驟: 第一步。分類 按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。

第一類:履歷材料。包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。主要有：1988年、1999年兩版履歷表，參加工作后填寫，填寫1999版可以填當(dāng)前時(shí)間，填寫要規(guī)范，前后一致，培訓(xùn)兩個(gè)月以上的填寫，需在四類中有材料。還要有屬于履歷性質(zhì)的登記表，中央和地方各級黨委委員（候補(bǔ)委員）簡歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡歷歸此類。

第二類:自傳材料。報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類。一些以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。第二類中新增加了報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。

第三類:考察、考核、鑒定材料；審計(jì)材料。包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進(jìn)行調(diào)查、評價(jià)的材料。具體有：定期考核材料，考核登記表,每年需歸檔，援青、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)業(yè)、學(xué)校、黨校學(xué)習(xí)純屬鑒定不帶成績的各類鑒定（帶成績的歸在第4類中）；調(diào)任時(shí)審計(jì)材料（經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)結(jié)果報(bào)告）；后備干部登記表。

第四類:學(xué)歷學(xué)位材料。職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。需要注意的是過去學(xué)生登記表歸第一類，學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第三類，此次統(tǒng)一調(diào)整到第四類。其中：

1、學(xué)歷學(xué)位材料：高中畢業(yè)登記表；中專畢業(yè)生登記表；普通高等教育、成人教育、自學(xué)考試、黨校、軍隊(duì)院校報(bào)考登記表，入學(xué)考試各科成績表，研究生推薦免試登記表，專家推薦表、畢業(yè)生登記表，授予學(xué)位的材料，畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件，黨校學(xué)歷證明。歸二級分類的1類中。

2、職業(yè)（任職）資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復(fù)印件；教師資格認(rèn)定申請表等材料。評（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、申（呈）報(bào)表，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。歸二級分類2類中。

3、反映個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平的材料：青海省存在此類情況的較少，主要是科研單位和院校，歸二級分類3類中。

4、培訓(xùn)材料：為其兩個(gè)月以上的學(xué)員培訓(xùn)（學(xué)習(xí)、進(jìn)修）登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記表等材料（培訓(xùn)學(xué)習(xí)時(shí)間明確為兩個(gè)月以上）歸二級分類4類中。

第五類：政審材料。更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。包括干部審查和干部基本情況更改形成的材料。注意，過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到第五類。檔案審核工作中形成的“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位）認(rèn)定材料也歸在第五類。這里重點(diǎn)講一下關(guān)于確認(rèn)出生日期和參加工作時(shí)間如何確認(rèn)。檔案材料中出生日期更改的情況主要有：虛、實(shí)歲換算造成出生年份不一致；陰陽歷換算誤差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填寫中的筆誤；個(gè)人早期為滿足入學(xué)、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意將出生日期提前或拖后填寫。中組部、人事部、公安部關(guān)于干部出生日期問題的文件有兩個(gè)：一個(gè)是現(xiàn)行的文件，即《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字［2006］41號(hào)）。文件規(guī)定，“從2006年10月起，不再辦理審批干部本人要求確定或更改出生日期的事項(xiàng)；對個(gè)別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)。”中組部2007年1月印發(fā)《關(guān)于做好公務(wù)員登記中干部檔案相關(guān)工作的通知》（組通字［2007］4號(hào)）規(guī)定，“對個(gè)別干部的出生日期、參加工作時(shí)間等信息，檔案記載前后不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)?！备刹繖n案中，最先記載干部出生日期的材料一般為入團(tuán)志愿書，或者高中畢業(yè)生登記表、入伍登記表、招工登記表等。第二個(gè)文件是1990年印發(fā)的《關(guān)于辦理干部退（離）休手續(xù)時(shí)認(rèn)定出生日期問題的通知》（組通字［1990］24號(hào)）。在2006年10月以前，已經(jīng)按照這個(gè)文件更改了出生日期的，檔案中必須有個(gè)人申請、所在單位黨委（黨組）或組織人事部門的調(diào)查報(bào)告、證明材料（原戶籍內(nèi)冊、登記卡片、出生證等的復(fù)印件）、按照干部管理權(quán)限上級黨委（黨組）或組織人事部門的批復(fù)。干部檔案中記載干部參加工作時(shí)間的早期材料一般為：錄（聘）用審批（備案）表、應(yīng)征入伍登記表、招工審批表、職工登記表、畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級審批表等，以及招生（入伍、招工）政審材料、知青上山下鄉(xiāng)登記表證明等。確認(rèn)干部參加工作時(shí)間的政策性文件包括：《中共中央組織部、勞動(dòng)人事部關(guān)于確定建國前干部參加革命工作時(shí)間的規(guī)定》（中組發(fā)［1982］11號(hào)）、《國家教委、人事部、勞動(dòng)部關(guān)于博士生和在職人員考取碩士生學(xué)習(xí)期間工齡計(jì)算問題的通知》（教高［1990］001號(hào)）、《人事部關(guān)于“文革”前赴蘇聯(lián)、東歐留學(xué)的本科生學(xué)習(xí)期間工齡計(jì)算的問題的通知》（人薪發(fā)［1992］11號(hào)）、《人事部、勞動(dòng)部關(guān)于一九六六至一九六九屆大中專畢業(yè)生參加工作時(shí)間和工齡計(jì)算問題的通知》（人薪發(fā)［1994］43號(hào)）、《勞動(dòng)人事部關(guān)于解決原下鄉(xiāng)知識(shí)青年插隊(duì)期間工齡計(jì)算問題的通知》（勞人培［1985］23號(hào)）等等。

第六類:黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。

第七類:表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括對干部給予獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統(tǒng)一規(guī)定作為獎(jiǎng)勵(lì)材料，歸第七類。

第八類:涉法違紀(jì)材料。

第九類:招錄、聘用材料；任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)議形成的材料。包括干部職務(wù)變化、工資待遇、出國(境)等材料，以及各種代表會(huì)議代表登記表等材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)(單位)工作人員登記表》統(tǒng)一規(guī)定歸在第九類。本條增加了對外國永久居留證、港澳永久居民身份證復(fù)印件的歸檔要求，刪除了因公出國（境）人員備案表。這里的工資、待遇類材料應(yīng)有：93年10月執(zhí)行的工改表；95年10月正常晉檔工資審批表；97年7月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；97年10月工資正常晉檔審批表；98年元月正常晉級審批表（五年考核稱職）；99年7月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；99年10月正常晉檔審批表；2001年元月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表；2001年10月調(diào)標(biāo)審批表和正常晉檔審批表；2003年元月正常晉級工資審批表（五年考核稱職）；2003年7月調(diào)標(biāo)審批表和正常晉檔審批表；2004年10月學(xué)歷浮動(dòng)工資審批表；2005年10月正常晉檔審批表；2006年7月工資改革審批表、工作津貼和生活補(bǔ)貼審批表、完善艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表。2006年至今正常晉級和調(diào)整艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表。職務(wù)變動(dòng)調(diào)整工資，要在職務(wù)變動(dòng)工資審批表標(biāo)表明工資文號(hào)，屬于公務(wù)員的要有公務(wù)員定級表（97年或98年）；退休的要有退休住房補(bǔ)貼表、高原補(bǔ)貼表這兩張表。任免：要求有副科級以上任免表及形成的考察材料及現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)；按規(guī)定逐項(xiàng)如實(shí)、準(zhǔn)確填寫。要注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、時(shí)間和文號(hào)，并加蓋組織印章。2008年3月以后從其他單位調(diào)入機(jī)關(guān)或參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)的干部，須有《公務(wù)員調(diào)任審批（備案）表》。

第十類：健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料;其他材料。

包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘?jiān)\斷書，確定致殘等級的有關(guān)材料;生平，非正常死亡調(diào)查報(bào)告等。省管干部檔案報(bào)送單，干部檔案有關(guān)情況說明等材料也歸入此類。

這里需要重點(diǎn)說明兩個(gè)問題：

一是第四類、第九類材料的二級分類問題。第四類、第九類材料需要采用二級分類法，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類，具體來說: 根據(jù)中組部1991年印發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則，第九類材料可以再分為:1.工資材料;2.任免材料;3.出國(境)材料;4.參加會(huì)議的代表登記表等其它材料。此外，第四類材料可以再分為: 1.學(xué)歷學(xué)位材料;2.職業(yè)（任職）資格和評（聘）轉(zhuǎn)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；3.反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；4.培訓(xùn)材料等。第四類、第九類材料必須按新的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行二級分類。二是內(nèi)容交叉材料的分類問題。部分檔案材料，特別是一些制式表格，存在內(nèi)容交叉的情況，可以根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途來確定類別：

1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類；

2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類；

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類；

4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類；

5、中央和地方各級黨委委員簡歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡歷放一類。

第二步，排序 排序是指將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號(hào)、順序號(hào)和頁碼固定下來。排序的具體方法有兩種: 1.按材料形成的時(shí)間排序

適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。注意，第四類、第九類材料排序時(shí)，是在采用二級分類后的各小類中分別按時(shí)間排序。

2.按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序

適用于第五、六、八類材料。其中，第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。每個(gè)類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號(hào)和順序號(hào)，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁;有封面的材料從封面開始編寫;空白紙和托裱用的襯紙不計(jì)頁數(shù)；復(fù)印件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

第三步，編目 修訂后的目錄與舊目錄的不同:一是把“類號(hào)”改成了“序號(hào)”；二是把“材料制成時(shí)間”改成了“材料形成時(shí)間”；三是刪除了“份數(shù)”欄。

編目的具體要求： 1.檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。2.每類目錄應(yīng)首先注明材料類號(hào)和類別名稱。3.“類號(hào)”下再依次填寫排列序號(hào)。規(guī)范的序號(hào)欄填寫方法應(yīng)該是：材料類號(hào)用漢字的“一”至“十”，二級類號(hào)用

（一）至

（四），順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。4.“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。一般來說，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。5.“材料形成時(shí)間”填寫材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料，一般以最后的時(shí)間為準(zhǔn)，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時(shí)間為準(zhǔn)。時(shí)間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全，如1985年9月1日，不能填為85年9月，或者1985年等。6.“頁數(shù)”材料的頁數(shù)。按照編好的頁數(shù)如實(shí)填寫。7.“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表；復(fù)印件等情況也應(yīng)注明。8.書寫目錄時(shí)，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。特別是第三、四、九類等，由于后續(xù)的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其它類別材料的條目。

第四步，技術(shù)加工 1.對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保持材料原貌，不能任意擴(kuò)大或縮小，不能對原件內(nèi)容進(jìn)行修改。復(fù)制后的材料應(yīng)清晰，所用材料要符合檔案保護(hù)要求，經(jīng)久耐用。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。2.幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。3.幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。5.為方便檔案利用和后續(xù)材料補(bǔ)充，每份檔案材料在整理時(shí)必須保證各自獨(dú)立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。

第五步，裝訂。裝訂好的檔案，檔案目錄臵于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。如果左側(cè)的空白不夠，要托裱出裝訂邊，不能壓字。注意，裝訂時(shí)只要求檔案材料左邊、下邊對齊，卷內(nèi)有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂；分卷裝訂時(shí)，必須保證同一類材料分放在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。卷夾背脊應(yīng)附標(biāo)簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號(hào)等。書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

第三篇：文書檔案整理方法要點(diǎn)

2013.3

3、確定裝訂順序

4、裝訂方式和要求

五、歸檔文件的分類

1、確定分類方法

2、制定分類方案

3、七、1、2、八、歸檔文件的編目1、2、九、裝盒1、2、3、第三章

文件實(shí)體分類

六、歸檔文件的排列 歸檔文件的編號(hào) 蓋印文件歸檔章 填寫歸檔章

編制《文書檔案歸檔文件目錄》 裝訂《文書檔案歸檔文件目錄》

文件裝盒要求

填寫備考表、盒脊、封面 檔案盒盒脊填寫要求

機(jī)關(guān)檔案工作需要把握的幾個(gè)基本原則

2、從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復(fù)制、攝影、錄音、攝像等；

3、從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、聲像等。

4、根據(jù)我們在現(xiàn)實(shí)工作中檔案的形成情況和用途，一般將檔案分為：文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。

5、另外對于一些專業(yè)性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，也可以建立專門檔案，如：稅務(wù)檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關(guān)檔案等。(我們常說的業(yè)務(wù)主體檔案）

五、檔案的作用是什么？

一是憑證作用；二是參考作用。另外檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。

第二章 文件的收集工作

一、確立文件的收集(歸檔)范圍

凡本單位在職能活動(dòng)中形成的,辦理完畢,應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料,均屬歸檔范圍。它包括三個(gè)方面：

1、本單位制發(fā)的正式文件(包括代上級機(jī)關(guān)起草的文件)。是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，具有利用價(jià)值、憑證價(jià)值、查考價(jià)值的文件材料。

2、外單位的來文。需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)同級機(jī)關(guān)的文件材料;下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。

3、本單位形成的沒有文號(hào)的文件，例如：會(huì)議紀(jì)要、通報(bào)等。

幾種特殊情況，也在歸檔范圍之內(nèi)：

1、重要文件材料的歷次修改稿，例如：大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等。

2、有黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人重要修改意見和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的親筆信

3、還有就是機(jī)關(guān)文件的最后定稿，即使沒有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽批、審改意見，原則上亦應(yīng)納入機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。例如：

一般有以下幾種文件可以不歸檔

（1）上級機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料；任免,獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件；無查考利用價(jià)值的事務(wù)性,臨時(shí)性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價(jià)值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

（3）同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

（4）下級機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報(bào),情況反映,抄報(bào)或越級抄報(bào)的一般性的文件材料。

2、分開

文書檔案是按進(jìn)行整理的,如果單位幾年未整理了,那么首先要將各的材料分開,同一個(gè)的文件材料放在一起,注意幾點(diǎn)：

(1)一般以文件形成日期為準(zhǔn)。

(2)計(jì)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計(jì)報(bào)表,表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬。

2、復(fù)制字跡模糊或易退變的文件。

3、超大紙張折疊。

4、去除易銹蝕的金屬物。

文書檔案整理的方法步驟共分裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒六個(gè)步驟,具體要求如下。

二、裝訂要求以“件”為單位

1、“件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件未一件。在界定“件”的范圍時(shí)應(yīng)注意以下情況：

（1）正本與定稿為一件;（2）正文與附件為一件;（3）原件與復(fù)制件為一件;（4）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;（5）來文與復(fù)文可為一件；（6）文件簽批單與正文為一件；（7）漢文本與少數(shù)民族文本為一件；（8）中文本與外文本為一件；

（9）報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件。

三、確定裝訂順序

《文書檔案整理規(guī)則》中，對于文件裝訂的順序做了明確的規(guī)定，裝訂時(shí)應(yīng)做到：

（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;

2、機(jī)構(gòu)(問題)分類法

3、保管期限分類法

在實(shí)際工作中，單純采用一種分類方法的情況是比較少的 , 我們在市直機(jī)關(guān)推薦使用“——保管期限”和“——保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）”這兩種分類方法。

1、二級分類法：即“--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能簡單、機(jī)構(gòu)規(guī)模較小、文件數(shù)量較少”的單位。例如：檔案局、婦聯(lián)、黨史辦等

2、三級分類法：即“--機(jī)構(gòu)（問題--保管期限”分類法。機(jī)構(gòu)(問題)可以任選其一，我們建議選擇“機(jī)構(gòu)”，即使用“—機(jī)構(gòu)--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能復(fù)雜、機(jī)構(gòu)規(guī)模較大、文件數(shù)量較多”的單位。例如：人力資源與社會(huì)保障局、農(nóng)牧局、住建局等

二、制定分類方案：

1、二級分類方案：

XXXX年—-永久

30年

10年

2、三級分類方案：

2、分問題：在三級分類方法中，按照分類方案二級類目所設(shè)置的問題，根據(jù)文件所涉及的內(nèi)容按問題分開。二級分類方法不涉及分問題。

第一、正常情況下，文件材料應(yīng)歸入其內(nèi)容所涉及的問題類目中； 第二、同一文件涉及兩個(gè)以上問題時(shí)，應(yīng)歸入主要問題類目中； 第三、綜合性工作、綜合性會(huì)議形成的文件，應(yīng)歸入行政類或行政綜合類；

第四、專題性工作、專題性會(huì)議形成的文件，應(yīng)歸入相應(yīng)的問題類目中；

第五、外來文件，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容所針對的問題，歸入相應(yīng)的問題類目中。

3、分保管期限：按照文書檔案保管期限表的規(guī)定，根據(jù)文件的利用價(jià)值，準(zhǔn)確判定文件的保管期限，將不同保管期限的文件分開。嚴(yán)禁將不同保管期限的歸檔文件混合在一起。文書檔案保管期限分為“永久、30年、10年”三種。

第六章 歸檔文件的排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。

1、按“保管期限“排列。將同一保管期限內(nèi)的歸檔文件排在一起。

2、:要求以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年, 填寫文件分類所屬。如跨形成的文件應(yīng)歸入辦結(jié)年 , 標(biāo)時(shí)也應(yīng)標(biāo)辦結(jié),像 1999年的會(huì)議通知放在 2000年會(huì)議召開一并整理時(shí),在一欄中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成填寫 “1999”。

3、保管期限:填寫歸檔文件具體的保管期限,即"永久“30”、“10”。

4、機(jī)構(gòu)（問題）:此項(xiàng)為可選項(xiàng),如是三級分類則必填,否則可不填。

5、頁數(shù):填寫該份文件總頁數(shù),有圖文的頁面為一頁。如二份文件(正文與附件、正件與定稿等)不止一個(gè)流水號(hào)時(shí) , 可將文件各部分的頁數(shù)相加, 如文件頁碼不全 , 數(shù)清頁數(shù)或簡單標(biāo)注頁碼均可。

6、室編件號(hào):在同一期限內(nèi)按文件排列順序從‘1’開始流水標(biāo)注室編件號(hào)。

7、館編件號(hào):文件整理歸檔階段不需編寫。

8、盒號(hào):一般單位不需填寫。室藏檔案數(shù)量很大的單位為了方便存取、倒架、統(tǒng)計(jì)等工作 , 可將檔案盒流水編號(hào)，標(biāo)于盒脊和歸檔章內(nèi)。

第八章歸檔文件的編目

1、一般一盒裝滿后順次裝入下一盒即可；

2、同一事由的文件不必特意裝人同一盒內(nèi);

3、不同類別的文件應(yīng)裝入不同盒中。即不同、不同期限的文件不應(yīng)裝人同一盒中 , 按機(jī)構(gòu)(問題)分類時(shí) , 不同機(jī)構(gòu)(問題)的文件不應(yīng)裝入同一盒中。

二、填寫備考表、盒脊、封面

1、填寫備考表：盒內(nèi)應(yīng)附備考表,置于所有歸檔文件之后,用以對盒內(nèi)文件進(jìn)行必要的注釋說明，同時(shí)填寫檢查人、整理人、整理時(shí)間。

2、蓋印封面：應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明全宗名稱;

3、蓋印檔號(hào)：盒脊各檢索項(xiàng)包括全宗號(hào)、、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號(hào)和盒號(hào)等。各項(xiàng)目的填寫要求與歸檔章中相同。

至此 , 整理工作全部完成 , 按順序上架排列就可以了。

8、對檔案進(jìn)行有效的開發(fā)和利用，可以進(jìn)行檔案利用成果申報(bào)工作。例如：編寫《大事記》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《全宗介紹》、《利用效果匯編》、《統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編》、《規(guī)章制度匯編》、《工作要點(diǎn)和工作總結(jié)匯編》、《專題文件匯編》、《表彰匯編》等。

9、檔案庫房建設(shè)爭取達(dá)到庫房、辦公、閱覽三室分設(shè)，并做到“八防”和安全保衛(wèi)

10、做好檔案著錄工作

有檔案管理軟件的單位要用軟件進(jìn)行著錄；沒有檔案管理軟件的單位，用EXCEL表格統(tǒng)一著錄。

第四篇：學(xué)校檔案分類方法

學(xué)校檔案分類方案

一、文書檔案

（一）黨群工作類

1、上級黨委下發(fā)的對本單位黨務(wù)工作的批示、規(guī)定、意見和本單位黨組織的請示、上級批復(fù)

永久

2、黨支部（黨委、總支）工作計(jì)劃、總結(jié)，支委會(huì)、支部大會(huì)的會(huì)議材料

永久

3、黨員名冊、年報(bào)表、黨內(nèi)干部任免文件

永久

4、組織史資料

永久

5、黨員黨內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)材料：獲省級以上獎(jiǎng)勵(lì)材料 永久 其他獎(jiǎng)勵(lì)材料

長期

6、黨員黨內(nèi)處分材料

永久

7、一般處分材料

長期

8、組織關(guān)系介紹信

長期

9、離休干部工作材料

離休干部更改任齡身份及上級機(jī)關(guān)的批復(fù) 永久

10、紀(jì)檢工作的計(jì)劃、總結(jié)、意見、規(guī)定等材料 長期

11、信訪材料：省市級領(lǐng)導(dǎo)批示的重要信件 永久 一般的有保存參考價(jià)值的信件 長期

12、民主黨派成員名冊

長期

13、工會(huì)工作材料：工會(huì)會(huì)員名冊

永久 工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)活動(dòng)材料 長期

14、教代會(huì)材料 長期

15上級團(tuán)委下發(fā)的關(guān)于本校團(tuán)組織工作的批示、意見、規(guī)定等材料

長期

16、團(tuán)組織工作計(jì)劃、總結(jié)、發(fā)展工作及有關(guān)活動(dòng)材料 長期

17、團(tuán)員名冊、報(bào)表

長期

18、少先隊(duì)員名冊、工作計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)活動(dòng)材料 長期

19、上級黨委召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料 短期

20、上級黨委普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件

短期

21、學(xué)校行風(fēng)、教風(fēng)建設(shè)材料

短期

22、教工政治學(xué)習(xí)材料、政治思想工作計(jì)劃、總結(jié) 短期

23、上級團(tuán)委召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料 短期

24、上級團(tuán)委普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件材料

短期

（二）行政管理類

1、上級行政部門下發(fā)的對本校政務(wù)工作的指示、規(guī)定、制度、意見和本校的請求、上級批復(fù)

永久

2、學(xué)校行政會(huì)議記錄

永久

3、校史、大事記及學(xué)校發(fā)展規(guī)劃

永久

4、學(xué)校工作計(jì)劃、總結(jié)、行事歷

永久

5、學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改等文件材料 永久

6、干部任免材料、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職工名冊、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久

7、干部職工調(diào)資、晉級、定級材料

永久

8、學(xué)校榮譽(yù)記載材料：獲省級以上獎(jiǎng)勵(lì)材料 永久 其他獎(jiǎng)勵(lì)材料 長期

9、政府、社會(huì)對學(xué)校的綜合評價(jià)材料、重要的通訊報(bào)道 永久

10、一般有參考價(jià)值的通訊報(bào)道

長期

11、學(xué)校目標(biāo)管理材料

長期

12、學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度

長期

13、干部職工錄用、調(diào)整、離退休、死亡等材料 長期

14、教職工職稱評定、考核、專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任材料

長期

15、教職工調(diào)動(dòng)行政介紹信、工資介紹信

長期

16、財(cái)務(wù)管理辦法、意見、規(guī)定、措施、財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、預(yù)算 長期

17、上級行政部門召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料 短期

18、上級行政部門普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件

短期

19、安全保衛(wèi)、依法治校的材料

短期 20、計(jì)劃生育材料

短期

21、學(xué)校醫(yī)療、衛(wèi)生工作方面的材料

短期

二、教學(xué)檔案

（三）教學(xué)管理類

1、上級教育行政機(jī)關(guān)下達(dá)的關(guān)于本校教育工作的方針、政策、規(guī)定、辦法

永久

2、各學(xué)科教育工作獲獎(jiǎng)材料：省級以上獎(jiǎng)勵(lì)或表彰材料 永久 其他獲獎(jiǎng)材料

長期

3、學(xué)校體育工作有關(guān)材料，獲省級以上獎(jiǎng)、破紀(jì)錄獎(jiǎng)材料 永久 其他獲獎(jiǎng)材料

長期

4、學(xué)校制定的教學(xué)常規(guī)、計(jì)劃、總結(jié)

長期

5、學(xué)校的各科教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例、守則 長期

6、教學(xué)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、教師任課表

長期

7、?？ㄒ话愫営嵍唐冢?/p>

長期

8、圖書新增表、圖書工作計(jì)劃

長期

9、上級教育行政機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料 短期

10、上級教育行機(jī)關(guān)普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件

短期

11、教研工作計(jì)劃、總結(jié)、教改計(jì)劃、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)材料 短期

12、學(xué)校德育、藝術(shù)、科技、勞技等各學(xué)科教育的工作計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)活動(dòng)材料

短期

13、學(xué)生各科考試成績

短期

14、課程表、作息時(shí)間表、課外活動(dòng)安排表 短期

15、班主任工作手冊、計(jì)劃、總結(jié)有有關(guān)活動(dòng)材料 短期

16、試卷、參考答案、計(jì)分標(biāo)準(zhǔn)、試卷分析 短期

17、學(xué)校各類高中、高校招生、考生花名冊、上線名單等材料 短期

18、醫(yī)療保健衛(wèi)生教學(xué)計(jì)劃

短期

（四）教師業(yè)務(wù)類

1、教師教學(xué)基本情況登記表、教學(xué)鑒定、教學(xué)成績、業(yè)務(wù)考核成績、業(yè)務(wù)進(jìn)修材料

長期

2、教學(xué)業(yè)務(wù)交流、觀摩課、公開課、研究課等材料 長期

3、教研成果、學(xué)術(shù)論文、個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)等材料

長期

4、省級以上獲獎(jiǎng)材料

永久

5、各學(xué)科興趣小組活動(dòng)獲獎(jiǎng)記載，省級以上獲獎(jiǎng)材料 永久

其他材料

長期

6、教案評議記錄、教研手冊、教研活動(dòng)有關(guān)材料 短期

7、教師在教育改革方面的成績、經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)材料 短期

（五）學(xué)籍管理

1、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生學(xué)籍變更情況的材料

永久

2、學(xué)生成績冊

長期

3、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料

4、省級以上獲獎(jiǎng)材料

其他獲獎(jiǎng)材料

5、學(xué)生名冊、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)材料

6、學(xué)生體質(zhì)測試達(dá)標(biāo)材料

7、行為規(guī)范達(dá)標(biāo)材料

8、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)有關(guān)材料

三、科技檔案

（六）設(shè)備類

1、學(xué)校教學(xué)儀器、使用說明書

2、裝修單、保修卡、安裝使用調(diào)試記錄

3、報(bào)廢設(shè)備申請、批復(fù)有關(guān)材料

4、固定資產(chǎn)明細(xì)表

5、設(shè)備維修計(jì)劃、記錄材料

（七）基建類

1、基建項(xiàng)目前期形成的文字、圖紙、計(jì)算材料

2、預(yù)、決算書

3、竣工驗(yàn)收材料

4、建筑設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖

5、優(yōu)秀工程申報(bào)材料、驗(yàn)收材料

6、維修計(jì)劃、方案、記錄材料

說明：教育用房與輔用房分別立卷

四、會(huì)計(jì)檔案

（八）會(huì)計(jì)憑證類

長期

永久 長期 長期

長期

短期 短期

永久 長期

長期 長期

短期 永久

永久

永久 永久 長期 長期

1、原始憑證

15年

2、記帳憑證

15年

3、匯總憑證

15年

（九）會(huì)計(jì)帳簿類

1、總帳（包括日記總帳）

15年

2、明細(xì)帳

15年

3、日記帳（現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年）154、固定資產(chǎn)卡片（固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年）

5、輔助帳簿

（十）財(cái)務(wù)報(bào)告類（包括各級主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告）

1、月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告（包括文字分析）

32、財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）（包括文字分析）

（十一）其他類

1、會(huì)計(jì)移交清冊

2、會(huì)計(jì)檔案保管清冊

3、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊

4、銀行余額調(diào)節(jié)表

5、銀行對帳單

五、特種載體檔案

（十二）照片類

1、學(xué)校各項(xiàng)重大活動(dòng)、工作成果的照片、底片

2、每屆畢業(yè)生照片、底片

（十三）實(shí)物類

各類證書、領(lǐng)導(dǎo)題詞、獎(jiǎng)勵(lì)、錦旗

（十四）聲像類

學(xué)校各項(xiàng)重大活動(dòng)的錄音、錄像帶

（十五）電子文件類

1、重要活動(dòng)的光盤

2、計(jì)算機(jī)軟盤（有關(guān)教學(xué)教育工作）年 永久 15年 年 永久 年 永久 永久 5年 年 永久 永久 永久 永久 永久 長期

第五篇：學(xué)校檔案分類方法

各位領(lǐng)導(dǎo)，同志們：為迎接我縣星級學(xué)校驗(yàn)收，根據(jù)殷校長的會(huì)議要求，需要各處、室做好本學(xué)期檔案整理工作：

從總務(wù)處領(lǐng)取檔案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名稱及編號(hào)，分類整理并逐步充實(shí)；一旦檔案體系建立，下學(xué)期的檔案整理工作就很順利了。

12月31日晚，各處、室需要把整理完善的文字檔案匯總到接待室（圖片、音像資料打包復(fù)制到辦公室吳光旺主任的移動(dòng)硬盤上）,接受領(lǐng)導(dǎo)的檢閱。

一、文書檔案

（一）黨群工作類(邵校長)A101、上級黨委下發(fā)的文件 永久

A102、黨支部工作計(jì)劃、總結(jié)，支委會(huì)、支部大會(huì)的會(huì)議材料 永久

A103、黨員名冊、黨內(nèi)干部任免文件

永久 A104、組織史資料

永久 A105、黨員黨內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)材料：獲省級以上獎(jiǎng)勵(lì)材料

永久

其他獎(jiǎng)勵(lì)材料

長期 A106、黨員黨內(nèi)處分材料

永久 A107、組織關(guān)系介紹信

長期 A108、離休干部工作材料

離休干部更改任齡身份及上級機(jī)關(guān)的批復(fù)

永久 A109、紀(jì)檢工作的計(jì)劃、總結(jié)、意見、規(guī)定等材料

長期 A110、信訪材料：省市級領(lǐng)導(dǎo)批示的重要信件

永久

一般的有保存參考價(jià)值的信件

長期

A111、民主黨派成員名冊

長期 A112、學(xué)校行風(fēng)、廉政建設(shè)材料

短期 …….以此類推。

各位領(lǐng)導(dǎo)，同志們：為迎接我縣星級學(xué)校驗(yàn)收，根據(jù)殷校長的會(huì)議要求，需要各處、室做好本學(xué)期檔案整理工作：

從總務(wù)處領(lǐng)取檔案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名稱及編號(hào)，分類整理并逐步充實(shí)；一旦檔案體系建立，下學(xué)期的檔案整理工作就很順利了。

12月31日晚，各處、室需要把整理完善的文字檔案匯總到接待室（圖片、音像資料打包復(fù)制到辦公室吳光旺主任的移動(dòng)硬盤上）,接受領(lǐng)導(dǎo)的檢閱。

孫校長：

A113、工會(huì)工作材料：工會(huì)會(huì)員名冊

永久

工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)活動(dòng)材料

長期 A114、教代會(huì)材料

長期 A115、教工政治學(xué)習(xí)材料、政治思想工作計(jì)劃、總結(jié)

短期

。。。

以此類推。

各位領(lǐng)導(dǎo)，同志們：為迎接我縣星級學(xué)校驗(yàn)收，根據(jù)殷校長的會(huì)議要求，需要各處、室做好本學(xué)期檔案整理工作：

從總務(wù)處領(lǐng)取檔案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名稱及編號(hào)，分類整理并逐步充實(shí)；一旦檔案體系建立，下學(xué)期的檔案整理工作就很順利了。

12月31日晚，各處、室需要把整理完善的文字檔案匯總到接待室（圖片、音像資料打包復(fù)制到辦公室吳光旺主任的移動(dòng)硬盤上）,接受領(lǐng)導(dǎo)的檢閱。

（二）行政管理類（吳威健主任）

A201、上級行政部門下發(fā)的文件

永久 A202、學(xué)校行政會(huì)議記錄

永久 A203、校史、大事記及學(xué)校發(fā)展規(guī)劃

永久 A204、學(xué)校工作計(jì)劃、總結(jié)、行事歷

永久 A205、學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改等文件材料

永久 A206、干部任免材料、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職工名冊、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 A207、干部職工調(diào)資、晉級、定級材料

永久 A208、學(xué)校榮譽(yù)記載材料：獲省級以上獎(jiǎng)勵(lì)材料

永久

其他獎(jiǎng)勵(lì)材料 長期

A209、政府、社會(huì)對學(xué)校的綜合評價(jià)材料、重要的通訊報(bào)道

永久 A210、一般有參考價(jià)值的通訊報(bào)道

長期 A211、學(xué)校目標(biāo)管理材料

長期 A212、學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度

長期 A213、干部職工錄用、調(diào)整、離退休、死亡等材料

長期 A214、教職工職稱評定、考核、專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任材料 長期 A215、教職工調(diào)動(dòng)行政介紹信、工資介紹信

長期

A216、財(cái)務(wù)管理辦法、意見、規(guī)定、措施、財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、預(yù)算

長期 A219、安全保衛(wèi)、依法治校的材料

短期 A220、計(jì)劃生育材料

短期

A221、學(xué)校醫(yī)療、衛(wèi)生工作方面的材料

短期

六、特種載體檔案

（一）照片類

F101、學(xué)校各項(xiàng)重大活動(dòng)、工作成果的照片、底片 永久 F102、每屆畢業(yè)生照片、底片

永久

（二）實(shí)物類

各類證書、領(lǐng)導(dǎo)題詞、獎(jiǎng)勵(lì)、錦旗

（三）聲像類

學(xué)校各項(xiàng)重大活動(dòng)的錄音、錄像帶

（四）電子文件類

F401、重要活動(dòng)的光盤 F402、計(jì)算機(jī)軟件（有關(guān)教學(xué)教育工作）。。。以此類推。

永久

永久

永久 長期 各位領(lǐng)導(dǎo)，同志們：為迎接我縣星級學(xué)校驗(yàn)收，根據(jù)殷校長的會(huì)議要求，需要各處、室做好本學(xué)期檔案整理工作：

從總務(wù)處領(lǐng)取檔案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名稱及編號(hào)，分類整理并逐步充實(shí)；一旦檔案體系建立，下學(xué)期的檔案整理工作就很順利了。

12月31日晚，各處、室需要把整理完善的文字檔案匯總到接待室（圖片、音像資料打包復(fù)制到辦公室吳光旺主任的移動(dòng)硬盤上）,接受領(lǐng)導(dǎo)的檢閱。

二、教學(xué)檔案

（一）教學(xué)管理類

B101、上級教育行政機(jī)關(guān)文件 原件 永久 B102、各學(xué)科教育工作獲獎(jiǎng)材料：省級以上獎(jiǎng)勵(lì)或表彰材料

永久

其他獲獎(jiǎng)材料

長期

B103、體育工作材料： 獲省級以上獎(jiǎng)、破紀(jì)錄獎(jiǎng)材料

永久

其他獲獎(jiǎng)材料

長期

B104、教學(xué)常規(guī)、計(jì)劃、總結(jié)

長期 B105、各科教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例、守則

長期 B106、教學(xué)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、教師任課表

長期 B107、校刊（一般簡訊短期）

長期 B108、圖書新增表、圖書工作計(jì)劃

長期 B109、教研工作計(jì)劃、總結(jié)、教改計(jì)劃、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)材料 短期 B110、學(xué)生各科考試成績

短期 B111、課程表、作息時(shí)間表、課外活動(dòng)安排表

短期 B112、班主任工作手冊、計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)活動(dòng)材料 短期 B113、試卷、參考答案、計(jì)分標(biāo)準(zhǔn)、試卷分析

短期 B114、學(xué)校各類高中、高校招生、考生花名冊、上線名單等材料 短期 B115、醫(yī)療保健衛(wèi)生教學(xué)計(jì)劃

短期。。。以此類推。

（二）教師業(yè)務(wù)類

B201、教師教學(xué)基本情況登記表、教學(xué)鑒定、教學(xué)成績、業(yè)務(wù)考核成績、業(yè)務(wù)進(jìn)修材

料 長期 B202、教學(xué)業(yè)務(wù)交流、觀摩課、公開課、研究課等材料 長期 B203、教研成果、學(xué)術(shù)論文、個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)等材料

長期 B204、省級以上獲獎(jiǎng)材料

B205、各學(xué)科興趣小組活動(dòng)獲獎(jiǎng)記載，省級以上獲獎(jiǎng)材料其他材料

B206、教案評議記錄、教研手冊、教研活動(dòng)有關(guān)材料 B207、教師在教育改革方面的成績、經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)材料。。。以此類推。

永久 永久

長期

短期

短期

各位領(lǐng)導(dǎo)，同志們：為迎接我縣星級學(xué)校驗(yàn)收，根據(jù)殷校長的會(huì)議要求，需要各處、室做好本學(xué)期檔案整理工作：

從總務(wù)處領(lǐng)取檔案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名稱及編號(hào)，分類整理并逐步充實(shí)；一旦檔案體系建立，下學(xué)期的檔案整理工作就很順利了。

12月31日晚，各處、室需要把整理完善的文字檔案匯總到接待室（圖片、音像資料打包復(fù)制到辦公室吳光旺主任的移動(dòng)硬盤上）,接受領(lǐng)導(dǎo)的檢閱。

三．學(xué)生管理檔案

（一）德育教育(含團(tuán)隊(duì)建設(shè))C101、上級上級教育行政機(jī)關(guān)文件 長期 C102、。。C103、。。以此類推。

因各學(xué)校整理德育檔案的出發(fā)點(diǎn)不同，形式、名稱也不一樣；從我校實(shí)際出發(fā)，整理出來就很好。

（二）安全教育

C201、各種安全文件 永久 C202、安全組織機(jī)構(gòu)及責(zé)任分工（含護(hù)校隊(duì)名單）永久 C 203、安全工作計(jì)劃（含安全預(yù)案）和總結(jié) 永久

C 204、教師安全責(zé)任書（含班主任安全責(zé)任書）

C 205、學(xué)生安全類（含有安全因素的意見征求表）30年

C 206、行政、職工值班安排表 30年

C 207、安全教育、培訓(xùn)資料 永久 C 208、各類安全設(shè)施、器材定期檢查記錄，維修保養(yǎng)的記錄 30年 C209、各類安全隱患及其整改情況的記錄 30年 C

210、各類安全檢查、巡查記錄及專項(xiàng)整治資料 30年 C

211、各類安全事故處理記錄 30年 C

212、各類應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄 30年 C213、食品衛(wèi)生管理檔案 30年

（三）學(xué)籍管理

C301、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生學(xué)籍變更情況的材料 C302、學(xué)生成績冊

C303、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料

C304、學(xué)生名冊、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)材料 C305、學(xué)生體質(zhì)測試達(dá)標(biāo)材料 C306、行為規(guī)范達(dá)標(biāo)材料 C307、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)有關(guān)材料

永久 長期 長期 長期 長期 短期 短期

各位領(lǐng)導(dǎo)，同志們：為迎接我縣星級學(xué)校驗(yàn)收，根據(jù)殷校長的會(huì)議要求，需要各處、室做好本學(xué)期檔案整理工作：

從總務(wù)處領(lǐng)取檔案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名稱及編號(hào)，分類整理并逐步充實(shí)；一旦檔案體系建立，下學(xué)期的檔案整理工作就很順利了。

12月31日晚，各處、室需要把整理完善的文字檔案匯總到接待室（圖片、音像資料打包復(fù)制到辦公室吳光旺主任的移動(dòng)硬盤上）,接受領(lǐng)導(dǎo)的檢閱。

四、科技檔案(戴主任)

（一）設(shè)備類

D101、學(xué)校教學(xué)儀器、使用說明書

永久 D102、裝修單、保修卡、安裝使用調(diào)試記錄

長期 D103、報(bào)廢設(shè)備申請、批復(fù)有關(guān)材料

長期 D104、固定資產(chǎn)明細(xì)表

長期 D105、設(shè)備維修計(jì)劃、記錄材料

短期

（二）基建類

D201、基建項(xiàng)目前期形成的文字、圖紙、計(jì)算材料

永久 D202、預(yù)、決算書

永久 D203、竣工驗(yàn)收材料

永久 D204、建筑設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖

永久 D205、優(yōu)秀工程申報(bào)材料、驗(yàn)收材料

長期 D206、維修計(jì)劃、方案、記錄材料

長期

說明：教育用房與輔用房分別立卷

各位領(lǐng)導(dǎo)，同志們:為迎接我縣星級學(xué)校驗(yàn)收，根據(jù)殷校長的會(huì)議要求，需要各處、室做好本學(xué)期檔案整理工作：

從總務(wù)處領(lǐng)取檔案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名稱及編號(hào)，分類整理并逐步充實(shí)；一旦檔案體系建立，下學(xué)期的檔案整理工作就很順利了。

12月31日晚，各處、室需要把整理完善的文字檔案匯總到接待室（圖片、音像資料打包復(fù)制到辦公室吳光旺主任的移動(dòng)硬盤上）,接受領(lǐng)導(dǎo)的檢閱。

五、會(huì)計(jì)檔案

（一）會(huì)計(jì)憑證類

E101、原始憑證 15年 E102、記帳憑證 15年 E103、匯總憑證

15年

（二）會(huì)計(jì)帳簿類

E201、總帳（包括日記總帳）15年 E202、明細(xì)帳 15年 E203、日記帳（現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年）15年 E204、固定資產(chǎn)卡片（固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年）永久 E205、輔助帳簿 15年

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類（包括各級主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告）

E301、月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告（包括文字分析）3年 E302、財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）（包括文字分析）永久

（四）其他類

E401、會(huì)計(jì)移交清冊

15年 E402、會(huì)計(jì)檔案保管清冊

永久 E403、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊

永久 E404、計(jì)算機(jī)軟盤（有關(guān)教學(xué)教育工作）

長期