第一篇：新時期高校教學(xué)秘書管理工作淺析

新時期高校教學(xué)秘書管理工作淺析

肖衛(wèi)

（中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)科技哲學(xué)部，安徽 合肥230026）

摘要：高校教學(xué)秘書是一個特殊而重要的崗位，文章重點(diǎn)評價了教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用，澄清了此前關(guān)于教學(xué)秘書工作的認(rèn)識誤區(qū)，全面分析了教學(xué)秘書的素質(zhì)要求，并且就加強(qiáng)高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)提出了具體的對策建議。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書； 教學(xué)管理

中圖分類號： G451.8文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

Reflections on a University Teaching Secretary’s Work in the New Era

XIAO Wei

(University of Science and Technology of China, Hefei, Anhui 230026)

Abstract: The teaching secretary’s qualifications and role in the administration of university teaching are discussed and certain misconceptions of the teaching secretary’s work are clarified.Recommendations are offered for strengthening the team of teaching secretaries in a university.Key words: teaching secretary;teaching administration

培養(yǎng)人才是高校的基本職能，教學(xué)是培養(yǎng)人才的主要途徑之一，服務(wù)于教學(xué)活動的教學(xué)管理是高校管理的核心之一，高校的性質(zhì)和任務(wù)決定了學(xué)校的一切工作都要以教學(xué)為中心，決定了教學(xué)管理在高校工作中的重要地位。教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊伍的重要組成部分，在教學(xué)管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用。

隨著高校教學(xué)改革的深入，以教學(xué)思想、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法與教學(xué)管理為主要內(nèi)容的教學(xué)改革，對教學(xué)管理者提出了更高的要求。與此同時，教學(xué)管理向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的新趨勢，也給學(xué)校的教學(xué)管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一流的大學(xué)需要一流的管理，一流的教學(xué)需要一流的教學(xué)管理來支撐。教學(xué)管理不僅包含先進(jìn)的管理手段、管理制度和管理思想，更重要的是要有一支高職業(yè)素質(zhì)的管理隊伍，這就對教學(xué)秘書工作提出了更高的要求。

一、教學(xué)秘書在教學(xué)管理中作用的再認(rèn)識

教學(xué)秘書是高校最為常見的工作崗位，由于崗位形成時間較長，基本的工作職能相對也較為固定。因此，常見的對教學(xué)秘書崗位存在的認(rèn)識誤區(qū)是，將教學(xué)秘書的基本工作職能和崗位創(chuàng)新需求混為一談，認(rèn)為該崗位不過是作些課程安排、成績登記、材料報送等簡單工作，什么樣的人都能做。這種看法其實是存在誤區(qū)和片面性的。高校教學(xué)秘書在行政上受學(xué)院和系領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上往往同時還受教務(wù)處或研究生院指導(dǎo)，崗位信息獲取和行政指令來源具有多源性的特點(diǎn)。故某種程度上說，教學(xué)秘書崗位是教學(xué)信息管理上傳下達(dá)的橋梁，是學(xué)校教務(wù)部門聯(lián)系院、系和學(xué)生的紐帶，是學(xué)校各項教學(xué)計劃和指令最基層的執(zhí)行者。因此，基層一線教學(xué)管理水平的高低，工作狀況及管理效能如何，不僅影響著院、系管理工作，并且影響著學(xué)校整體的教學(xué)水平。如果教學(xué)秘書失職，輕則造成教學(xué)管理工作的混亂，重則導(dǎo)致上級教學(xué)管理被架空，甚至出現(xiàn)教學(xué)管理舞弊的極端惡劣現(xiàn)象。因此，有必要進(jìn)一步深入認(rèn)識教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用。

首先，教學(xué)秘書是教學(xué)管理思想最后的執(zhí)行者，在院系領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門指導(dǎo)下，使各項

教學(xué)活動得到有序的組織和安排落實，各類教學(xué)文檔得到正確的建立并匯總歸檔，從這個意義上說，教學(xué)秘書既是執(zhí)行者也是管理人。

其次，教學(xué)秘書起著參謀和助手的作用，收集反饋各個教學(xué)環(huán)節(jié)中的意見和信息，供教學(xué)職能部門和院系領(lǐng)導(dǎo)決策時參考。

第三，教學(xué)秘書在各項教學(xué)計劃的實施中，還是學(xué)校職能部門和院系以及教師和學(xué)生之間的聯(lián)系和溝通協(xié)調(diào)者。

以上三個方面工作都是圍繞著教學(xué)活動能夠順利進(jìn)行而展開的，是教師和學(xué)生完成教與學(xué)任務(wù)必不可缺的輔助性服務(wù)工作。教學(xué)秘書的工作和學(xué)校的中心任務(wù) ——教學(xué)工作有著千絲萬縷的關(guān)系，教學(xué)秘書的每一項工作，每一個教學(xué)環(huán)節(jié)的管理工作如果不到位，都會對學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量產(chǎn)生重大影響和損失。可見，以往那種認(rèn)為教學(xué)秘書的工作是簡單勞動的想法，具有片面性，教學(xué)秘書崗位的作用不但非常重要，而且還需要其創(chuàng)造性地執(zhí)行和協(xié)調(diào)，才能充分發(fā)揮其崗位職能，確保各項教學(xué)任務(wù)的圓滿完成。認(rèn)清了教學(xué)秘書崗位的重要作用，對教學(xué)秘書的素質(zhì)就應(yīng)該有更為嚴(yán)格的要求。

二、對教學(xué)秘書素質(zhì)要求的再認(rèn)識

眾所周知，所謂素質(zhì)，是人獲得識、才、學(xué)的生理基礎(chǔ)，這是一個外延很廣的概念。狹義的素質(zhì)主要指人的生理和感覺器官方面的特征，是人的心理發(fā)展的生理條件。廣義的素質(zhì)則包括人的性格、興趣、氣質(zhì)、風(fēng)度、能力等等。按類型劃分，又可分為思想素質(zhì)、知識素質(zhì)、工作能力素質(zhì)、身體素質(zhì)等等。一般而言，素質(zhì)的發(fā)育和成熟總是在社會實踐中逐步實現(xiàn)和提高的，因此，對教學(xué)秘書的素質(zhì)要求，也是由這一崗位的特殊性質(zhì)所決定的。

（一）思想素質(zhì)

教學(xué)秘書必須具備甘為人梯的事業(yè)心和愛崗敬業(yè)的工作精神。教學(xué)秘書工作不但計劃性強(qiáng)，而且內(nèi)容龐雜，具有綜合服務(wù)的工作特性，這就要求工作者必須有高度的責(zé)任心，工作中要時時處處想師生所想，急師生所急，奉獻(xiàn)一份真心、愛心和耐心。教學(xué)管理工作繁雜、細(xì)致，稍有疏忽，就可能導(dǎo)致差錯。而無論在時間、地點(diǎn)、課程和任課教師哪一個環(huán)節(jié)的編排上出現(xiàn)錯誤，都會造成教學(xué)秩序的混亂。所以工作必須一絲不茍，要細(xì)心再細(xì)心，如果沒有良好的職業(yè)道德和修養(yǎng)，沒有較強(qiáng)的敬業(yè)意識是無法勝任的。一些高校出現(xiàn)的教學(xué)計劃無法實現(xiàn)，上課排課成績單屢屢出錯，出了問題后大家又踢皮球推諉責(zé)任的現(xiàn)象，很多時候都源于教學(xué)秘書的工作不到位，使得問題逐級放大。

此外，教學(xué)秘書還應(yīng)具有良好的個人修養(yǎng)。所謂修養(yǎng)，從心理學(xué)意義上講，是指人的性格、品質(zhì)等，它是一個人德、識、才、學(xué)行為和能力綜合和集中的表現(xiàn)。高校教學(xué)秘書工作涉及的人和部門較廣，碰到的問題和矛盾較多，教學(xué)秘書往往是單位的門面和窗口，自身的修養(yǎng)以及精神面貌、工作作風(fēng)，直接影響人們對所在院系的印象和評價。因此，教學(xué)秘書要有寬廣的胸懷，豁達(dá)的氣度，對工作中碰到的誤解和委屈，待遇與工作效益不相平衡的時候應(yīng)學(xué)會容忍，增強(qiáng)心理承受力，每天以愉快的心情和充滿活力的精神狀態(tài)、飽滿的工作熱情投入工作。無論工作多繁忙，只要有積極向上的精神狀態(tài)，不辭勞苦，任勞任怨，耐心熱情，就能維護(hù)單位的形象，為單位營造良好的聲譽(yù)，同時也為自身的崗位塑造積極正面的形象。反之，如此關(guān)鍵的崗位可能因為一個人的壞面孔，對單位乃至整個學(xué)校都將造成巨大的負(fù)面影響。

（二）知識素質(zhì)

高校教學(xué)管理是一項具有一定專業(yè)知識要求的工作，這就要求教學(xué)秘書必須具備較高的知識素質(zhì)。

首先，高校教學(xué)秘書的工作對象是大學(xué)生、教師和校、院、系、室領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員，他們都屬于高知識水平的人群，這自然要求教學(xué)秘書必須有較高的知識素質(zhì)，能夠和他們保

持良好的對話與溝通。為提高教學(xué)秘書的知識素養(yǎng)，就必須要求他們從教育觀、知識觀、學(xué)習(xí)觀等方面提高認(rèn)識，為教學(xué)管理現(xiàn)代化奠定厚實的知識基礎(chǔ)，不斷學(xué)習(xí)不斷提高。

其次，教學(xué)管理工作也是一門科學(xué)性很強(qiáng)的工作，教學(xué)管理者必須具備綜合業(yè)務(wù)知識，最好能掌握管理專業(yè)知識與相關(guān)專業(yè)知識體系，才能對所從事的工作性質(zhì)、內(nèi)容、范圍和要求有明確的認(rèn)識，并運(yùn)用科學(xué)的管理方法使管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。綜合業(yè)務(wù)知識還包括學(xué)校和本院系的基本概況，人員情況、課程設(shè)置及開課情況、本學(xué)科教學(xué)培養(yǎng)方案、學(xué)校學(xué)籍管理和各項規(guī)章制度。因此，教學(xué)秘書應(yīng)該盡可能地多學(xué)習(xí)一些管理專業(yè)知識，例如教育學(xué)、教育管理學(xué)、教育心理學(xué)、管理心理學(xué)、甚至社會學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等知識，不斷提高教學(xué)管理的理論水平。一個具有相關(guān)知識素養(yǎng)的教學(xué)秘書和一個只會機(jī)械執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示的教學(xué)秘書，其工作效率和成效，也是截然不同的。

（三）能力素質(zhì)

高校教學(xué)秘書管理工作的知識化、現(xiàn)代化和效能如何，還和他們運(yùn)用知識的能力有關(guān)，即他們不但要有較寬泛的知識素質(zhì)，而且還要有運(yùn)用知識解決問題的能力。教學(xué)秘書的能力素質(zhì)主要包括：高效和快捷的學(xué)習(xí)能力、研究能力、創(chuàng)造性思維能力、口語和書面表達(dá)能力、處理突發(fā)事件和危機(jī)的管理能力、組織能力和工作創(chuàng)新能力等。

隨著教育改革的深入，教學(xué)管理越來越規(guī)范化，教學(xué)秘書承擔(dān)的工作頭緒也越來越多，怎樣在時間緊、任務(wù)重的情況下出色地完成工作，對高校教學(xué)秘書提出了更高的要求，這就要求教學(xué)秘書有較強(qiáng)的工作能力和較高的工作藝術(shù)。具體而言包括：

1.統(tǒng)籌管理能力。教學(xué)秘書工作的輔助地位決定了它的被動性，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和職能部門的助手，隨時隨地可能接到工作指示和任務(wù)，如果來一個電話處理一件事，接一個文件安排一項工作，往往會陷于窮于應(yīng)付的尷尬局面。要能夠妥善安排，對學(xué)校紛繁的工作事務(wù)要力圖能夠駕馭，從中找出各學(xué)年各學(xué)期各時段的常規(guī)性事務(wù)，事先制定工作計劃，主動出擊且留有余地，在操控中才能游刃有余。對經(jīng)常性工作和突擊性工作以及臨時出現(xiàn)的工作能分清輕重緩急，頭緒多時在記事本上按照重急輕緩的原則，完成一項劃掉一項，力求有條不紊，只有這樣，才不會有遺漏出現(xiàn)。

2.應(yīng)變能力。碰到任務(wù)急工作量大的突擊性工作，要求快速作出反應(yīng)，在短時間內(nèi)完成交辦的工作，這就要調(diào)動平時工作中的各種信息資料，同時須憑工作經(jīng)驗、對工作任務(wù)熟悉程度的積累來完成。要注意在平時的工作中不斷積累可能有用的個人信息資料并加以妥善有序的保管，對教學(xué)管理業(yè)務(wù)要盡可能熟知，這樣碰到突擊性任務(wù)才能從容應(yīng)對，遇事不慌。把平時做好日常工作作為突擊性工作的基礎(chǔ)，只有平時踏踏實實，勤勤懇懇地工作，才能為戰(zhàn)時辦事渠道暢通創(chuàng)造條件。

3.溝通協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書經(jīng)常需要與教學(xué)職能部門和院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生打交道，只有和他人保持良好的溝通，才能得到理解與支持。高校教學(xué)大量工作的順利完成都得益于方方面面人員的共同努力，因此，教學(xué)秘書要正確認(rèn)識并承擔(dān)好自己的崗位角色，學(xué)會在溝通的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)，在協(xié)調(diào)中做到到位不越位，參與不干預(yù)，出謀不決策，擺正自己的角色位置，在與人協(xié)作共事處理問題時要從多角度考慮，和諧地處理好和上級部門、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的關(guān)系。對于學(xué)生也要摒棄過去模式化的僵硬管理，樹立以人為本的管理方式，為師生們著想，多站在他們的角度考慮問題，給師生們創(chuàng)造良好的教學(xué)氛圍。

4.現(xiàn)代化管理技能。需要強(qiáng)調(diào)的是，教學(xué)秘書必須能夠熟練地使用計算機(jī)進(jìn)行日常工作的文檔、表格處理，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和教學(xué)管理系統(tǒng)軟件實現(xiàn)辦公自動化管理。這不但能使工作效率和水準(zhǔn)得到提高，而且也能減輕管理中的部分工作量，也為師生和各級教學(xué)管理部門提供了快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。過去那種人員安置不下就往教學(xué)秘書崗位塞的落后觀念應(yīng)該轉(zhuǎn)變，將教學(xué)秘書崗位的技能要求降低，實際上就是將本校教學(xué)水平主動降低。對此，人事部門應(yīng)有清醒的認(rèn)識。

5.寫作和語言表達(dá)能力。教學(xué)秘書經(jīng)常要根據(jù)教學(xué)中的實際情況擬寫一些教學(xué)文書，如教學(xué)通知、申請報告等，在處理工作中需與對方反復(fù)磋商，下情上達(dá)、上情下達(dá)，解釋原因等，這都需要較強(qiáng)的書面和語言表達(dá)能力,要求能夠行文流暢，表達(dá)得體，言簡意賅。

（四）創(chuàng)新意識

綜上所述，我們應(yīng)該改變過去那種認(rèn)為教學(xué)秘書的工作是簡單勞動的陳舊觀念，只有將教學(xué)秘書放在整個知識信息社會的大環(huán)境中提高要求，重新定位，才能確保高校教學(xué)質(zhì)量的提高。對教學(xué)秘書更高的素質(zhì)要求之一，就是必須具有創(chuàng)新意識。當(dāng)今社會，共享資源越來越多，人們之間的距離正在縮小，各個領(lǐng)域的新思想、新方法、新技術(shù)、新手段層出不窮，且傳播滲透迅速。教學(xué)秘書應(yīng)不斷擴(kuò)大知識面，掌握新知識，提高分析問題和解決問題的能力，使自己的知識水平跟上時代的發(fā)展，創(chuàng)造性地開展工作且解決問題，才能真正做好本職工作。21世紀(jì)，我國高等教育管理的改革任重道遠(yuǎn)，要使學(xué)校的各項工作上層次、上水平，不僅需要專家、教授，而且需要高素質(zhì)的教學(xué)管理者，結(jié)合本校本單位的實際情況，在各自的崗位上創(chuàng)新實踐，朝著管理規(guī)范化、現(xiàn)代化目標(biāo)努力。

三、加強(qiáng)高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的若干建議

盡管理論上說，高校教學(xué)秘書面臨著更高的要求，但目前我國高校的教學(xué)秘書隊伍建設(shè)現(xiàn)狀卻不容樂觀。一般而言，學(xué)校比較重視專任教師隊伍的建設(shè)，如人才引進(jìn)、在職進(jìn)修等等，而在教學(xué)管理隊伍的建設(shè)中只重視高、中層管理人員的配置，常常忽略基層教學(xué)秘書管理工作隊伍的建設(shè)，從而導(dǎo)致教學(xué)秘書隊伍建設(shè)滯后于專任教師隊伍建設(shè)。為此，筆者建議：

（一）大力提高現(xiàn)有教學(xué)秘書的素質(zhì)

如前所述，教學(xué)管理工作的特殊性和復(fù)雜性都要求教學(xué)秘書不僅要有較好的專業(yè)知識，還要有較高的管理素質(zhì)，既要考慮到知識結(jié)構(gòu)、管理能力、應(yīng)變能力等因素，還要考慮個人性格、氣質(zhì)、職業(yè)道德等因素。因為歷史及諸多原因，教學(xué)秘書的水平存在著參差不齊的情況，有些人存在不同程度的問題，如政治素質(zhì)不高，缺乏責(zé)任心，對嚴(yán)肅的教學(xué)管理工作敷衍了事，管理混亂，抱著你能奈我如何的想法；文化素質(zhì)不高，語言表達(dá)和文字表述水平有待提高；管理水平不高，現(xiàn)代管理能力與技術(shù)匱乏，只會襲用傳統(tǒng)的筆和紙的管理模式，同時教學(xué)秘書整天忙于各種事務(wù)性工作，疲于應(yīng)付教學(xué)管理部門下達(dá)的各項任務(wù)，沒有時間坐下來潛心學(xué)習(xí)教學(xué)管理知識，所有這些都嚴(yán)重制約了教學(xué)秘書管理能力的提高。因此，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)秘書隊伍建設(shè)應(yīng)給予更多的關(guān)注，合理調(diào)整現(xiàn)有人員，所聘人員應(yīng)該由學(xué)校教學(xué)管理部門（教務(wù)處、研究生院）、人事部門和院系領(lǐng)導(dǎo)三方面共同考核，確?；舅刭|(zhì)和業(yè)務(wù)能力達(dá)到一定水平，還可以由教學(xué)主體和被服務(wù)對象的教師和學(xué)生對教學(xué)秘書工作進(jìn)行評議，對不能勝任崗位的人員要及時更換直至解聘。適時開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)或研討會，更新知識，學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念和技能，還應(yīng)多組織教學(xué)秘書及教學(xué)管理人員到其他院校參觀訪問，進(jìn)行業(yè)務(wù)考察和研討，交流經(jīng)驗。

（二）保持教學(xué)秘書隊伍的相對穩(wěn)定

長期以來，人們對教學(xué)秘書工作缺乏正確的認(rèn)識和評價，輕視教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中所發(fā)揮的作用，認(rèn)識不到優(yōu)質(zhì)的管理能出質(zhì)量、出效益。因此在教學(xué)秘書人員的配備、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)與工作待遇、職稱評定等方面往往最容易成為學(xué)校管理方面的盲點(diǎn)。由于教學(xué)秘書在諸多方面與其他人員差距拉大，而教學(xué)秘書工作量非常繁重，這就必然造成心理的不平衡，尤其是許多參加工作不久的教學(xué)秘書看不到前途和發(fā)展前景，有想轉(zhuǎn)崗的念頭。那些工作多年現(xiàn)在還在教學(xué)秘書崗位上的老同志，雖然工作辛苦盡職，但一個要求不高的職稱晉升卻成了難點(diǎn)，這些也嚴(yán)重挫傷了他們工作的積極性，勢必給教學(xué)管理工作帶來不穩(wěn)定因素和負(fù)面影響。因此，在確保人員素質(zhì)的前提下，采取措施穩(wěn)定教學(xué)秘書隊伍，也是各高校管理者必須重視的問題。

1.合理定位，堅持以人為本的思想，激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情。古人云“不在其位，不謀其政”，那么已謀其“政”，不在其“位”，肯定會挫傷人的工作積極性，打擊工作熱情，導(dǎo)致得過且過、馬虎大意、被動應(yīng)付的工作態(tài)度產(chǎn)生，對教學(xué)管理產(chǎn)生嚴(yán)重的影響乃至損失。因此，應(yīng)該對教學(xué)秘書予以合理定位，給予其應(yīng)有的工作待遇，評定其相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)職稱，或者在職稱評定中考慮到教學(xué)管理崗位的特殊性和諸多方面綜合情況，這有利于充分調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，發(fā)揮工作主動性，激發(fā)其創(chuàng)造性，使之將工作干得更好。

2.合理的計算工作量，適當(dāng)提高工資待遇。亞當(dāng)斯的公平理論告訴我們，個人做出了成績并取得了報酬后，不僅關(guān)心自己所得報酬的絕對量，也關(guān)心自己所得報酬的相對量。因此，他會進(jìn)行種種比較來確定自己所獲報酬是否合理，而比較的結(jié)果將直接影響今后工作的積極性。教學(xué)秘書的工資和崗位津貼是以自身的職稱來計算，沒有把工作量的多少納入崗位津貼的參考因素，這就形成了“工作沒少干，報酬不多拿，工作要求高，受到認(rèn)可難”的尷尬局面。學(xué)校人事分配制度中沒有針對教學(xué)秘書的專門條款，致使各院系在教學(xué)秘書的崗位津貼上缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各院系之間水準(zhǔn)不盡相同，這種現(xiàn)象也會挫傷一部分教學(xué)秘書的工作積極性。因此，學(xué)校應(yīng)該根據(jù)本校實際，制定合理的分配方案和標(biāo)準(zhǔn)，對出現(xiàn)的問題統(tǒng)一協(xié)調(diào)解決，各學(xué)院(系)應(yīng)按統(tǒng)一的方案使教學(xué)秘書群體獲得的報酬與崗位貢獻(xiàn)呈正比。

3.引入激勵機(jī)制，開展教學(xué)管理評估，獎優(yōu)罰劣，促進(jìn)教學(xué)管理良性循環(huán)。教學(xué)管理隊伍的建設(shè)離不開一套好的激勵機(jī)制的建立，實行目標(biāo)績效管理。教學(xué)秘書的工作事務(wù)多，作用大，學(xué)校及院（系）應(yīng)采取相應(yīng)的激勵措施，獎優(yōu)罰劣，以獎為主。在具體的考察過程中，工作完成的優(yōu)劣、工作量的多少固然是一個方面，對工作的態(tài)度、工作水平也應(yīng)該納入考評內(nèi)容，對效率高，責(zé)任心強(qiáng)，教師學(xué)生評議打分高的要給予表彰和物質(zhì)獎勵，對工作管理不利，不能勝任甚至造成管理混亂出教學(xué)事故的，要教育其改正；對長期不能改正的應(yīng)及時調(diào)離教學(xué)秘書崗位。只有獎罰分明才能調(diào)動教學(xué)秘書的工作熱情，發(fā)揮他們的主觀能動性，開拓進(jìn)取，大膽創(chuàng)新，建立起一支高水平的教學(xué)秘書隊伍。

綜上所述，要提高高校的教學(xué)管理水平，教學(xué)秘書隊伍應(yīng)得到應(yīng)有的重視并加強(qiáng)建設(shè)，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門都應(yīng)正確認(rèn)識教學(xué)秘書工作的性質(zhì)、地位、職能、任務(wù)，結(jié)合學(xué)校實際建設(shè)好這支隊伍，要制定激勵人心奮進(jìn)的長效管理機(jī)制作保證，發(fā)揮其在穩(wěn)定教學(xué)秩序、深化教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量、服務(wù)師生進(jìn)而推進(jìn)學(xué)校發(fā)展中的積極作用。

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第二篇：新時期如何當(dāng)好高校教學(xué)秘書

新時期如何當(dāng)好高校教學(xué)秘書

吳燕麗 何寶國

（仲愷農(nóng)業(yè)技術(shù)學(xué)院環(huán)境科學(xué)與工程系 廣東 廣州 510225）

摘要：本文從面臨高校教學(xué)水平評估的大局出發(fā)，就教學(xué)秘書的作用進(jìn)行了簡要論述，進(jìn)而探討如何提高綜合素質(zhì)，做好教學(xué)秘書工作。關(guān)鍵詞：高校教學(xué)水平評估 教學(xué)秘書 素質(zhì)

隨著國家教育部對全國高等院校進(jìn)行本科教學(xué)水平評估工作的全面鋪開，各高校圍繞評建工作，不斷加強(qiáng)教學(xué)管理和教學(xué)建 設(shè)，大力推進(jìn)教育教學(xué)改革。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理和教學(xué)服務(wù) 的組織者和直接參與著，其工作成效直接影響到高校教學(xué)工作能 否正常、有序地進(jìn)行。因此，怎樣才能跟上時代的步伐，適應(yīng)教 學(xué)的發(fā)展，做好本職工作，是作為高校教學(xué)秘書須認(rèn)真思考的問 題。

1.教學(xué)秘書在教學(xué)工作中的作用

1.1 橋梁紐帶作用

教學(xué)秘書工作是高校工作的一個重要環(huán)節(jié)，是連接學(xué)校教務(wù)工作與院(系)教學(xué)工作的橋梁和紐帶，是師生溝通的橋梁，起著上令下達(dá)、下情上奏、協(xié)調(diào)各部門以及師生之間關(guān)系的作用，是信息傳遞、反饋的重要渠道。[ 1 ]在日常工作中，教務(wù)處下達(dá)任務(wù)、提供教學(xué)信息，本單位執(zhí)行情況、意見和建議的反饋，教師調(diào)(停)課、教學(xué)安排、學(xué)生的意見和建議等，都由教學(xué)秘書聯(lián)系和傳遞。

1.2 助手參謀作用

教學(xué)秘書的主要職責(zé)是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，協(xié)助完成教學(xué)管理的各項任務(wù)，保證日常教學(xué)井然有序，促進(jìn)各項教育教學(xué)活動的健康發(fā)展。同時，教學(xué)秘書是領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行者，還起到為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀的作用。

[2]因此，教學(xué)秘書要及時收集、整理各類信息并向領(lǐng)導(dǎo)匯報，還要積極調(diào)查新情況，研究新方案，給領(lǐng)導(dǎo)多提出合理化的好建議，達(dá)到提高教學(xué)質(zhì)量、改善教學(xué)環(huán)境、增進(jìn)師生關(guān)系的目的。

1.3 監(jiān)控和研究作用

教學(xué)秘書作為基層管理者，還要對教學(xué)過程、教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控。這就要求教學(xué)秘書檢查教學(xué)計劃的執(zhí)行情況，協(xié)助檢查教學(xué)質(zhì)量、評估教學(xué)效果，并根據(jù)所掌握的情況進(jìn)行總結(jié)和研究，積累經(jīng)驗教訓(xùn)，研究分析問題，在教學(xué)管理中形成自己的建議和意見，一方面促進(jìn)教學(xué)管理工作取得新的進(jìn)步，另一方面為教學(xué)管理、教學(xué)手段和教學(xué)方法提出建議和意見，出謀劃策，以保證教學(xué)秩序的順利進(jìn)行和教育教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。

2.當(dāng)好教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

2.1 必須深刻理解教學(xué)水平評估工作的內(nèi)涵和意義

高校教學(xué)水平評估是以教育部的教高廳[2004]21 號文件頒布的《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估方案（試行）》為依據(jù)，根據(jù)“ 以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)” 的方針，通過一定的指標(biāo)體系，引導(dǎo)高校在評建過程中，改善辦學(xué)條件，加強(qiáng)教學(xué)管理，深化教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平，推動學(xué)校的全面建設(shè)。其目的是通過評估進(jìn)一步加強(qiáng)國家對高等學(xué)校教學(xué)工作的宏觀管

理與指導(dǎo)，促使各級教育主管部門重視和支持高等學(xué)校的教學(xué)工作，促進(jìn)學(xué)校自覺地貫徹執(zhí)行國家的教育方針，按照教育規(guī)律進(jìn)一步明確辦學(xué)指導(dǎo)思想、改善辦學(xué)條件、加強(qiáng)教學(xué)基本建設(shè)、強(qiáng)化教學(xué)管理、深化教學(xué)改革、全面提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益，辦人民滿意的教育。

2.2 必須具有較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感

教學(xué)秘書工作是一項看似簡單、實際上是非常細(xì)致、復(fù)雜的工作，是為教學(xué)服務(wù)的，其直接影響著本單位甚至全校教學(xué)活動及教務(wù)管理工作，稍有疏忽，就可能會引起嚴(yán)重的后果，甚至造成教學(xué)事故。如學(xué)生在大學(xué)四年里刻苦求學(xué)，為的就是學(xué)好本領(lǐng)，順利拿到畢業(yè)證書和學(xué)位證書，教學(xué)秘書在審核他們的畢業(yè)資格時敷衍了事，馬虎應(yīng)對，就可能影響了學(xué)生的一生，造成無法挽回的后果。所以說，“ 教務(wù)工作無小事，有事必定是大事”。因此，教學(xué)秘書應(yīng)熱愛黨的教育事業(yè)，熱愛本職工作，樹立全心全意為師生服務(wù)的思想，全身心投入到工作中去；要認(rèn)真履行管理育人職責(zé)，具有高度的責(zé)任感和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，工作要認(rèn)真、細(xì)致，主動、負(fù)責(zé)，減少失誤[ 3 ]。

2.3 必須掌握較強(qiáng)的專業(yè)知識和技能

高校教學(xué)管理逐步走向現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化，這要求教學(xué)管理者必須具有先進(jìn)的教育管理理論知識和技能。本校的教務(wù)管理，大到教學(xué)計劃系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、排課系統(tǒng)、各級各類考試報名系統(tǒng)，小到日常教務(wù)信息、文件傳輸及各類電子檔案等，都通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行。針對老師、學(xué)生經(jīng)常上網(wǎng)的特點(diǎn)，平時筆者將教務(wù)通知主要通過E-mail 或QQ 發(fā)給老師和學(xué)生，可以大大提高工作效率；通過建

立教務(wù)Q Q 群，可方便指導(dǎo)學(xué)生注冊、訂購教材、重修、重考、請假等的辦理，網(wǎng)上選課、評教、四六級報名，以及學(xué)生日?？荚嚒⒊煽?、借用教室的管理等。因此，教學(xué)秘書應(yīng)了解和熟悉本系各專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)、課程結(jié)構(gòu)及各教學(xué)環(huán)節(jié)的有關(guān)內(nèi)容，同時不斷地提高計算機(jī)應(yīng)用能力，才能適應(yīng)工作的要求。

2.4 必須具備良好的心理素質(zhì)

在工作過程中，教學(xué)秘書需要與不同的教師打交道，每個教師的工作方法和態(tài)度各不相同，難免會產(chǎn)生一些摩擦和沖突，從而感到委屈；大量教學(xué)材料的收集、整理、總結(jié)等工作壓在教學(xué)秘書身上，使其忙得分身乏術(shù)，容易產(chǎn)生怨憤、消極的思想；而且相對來講，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)秘書素質(zhì)的提高、職務(wù)的晉升、崗位的流動、生活條件的改善等比起一般教師和科研人員來顯得重視程度不夠，這也會促使其產(chǎn)生悲觀、失落的情緒。這就要求教學(xué)秘書要具備一定的心理承受力，保持樂觀、積極的心態(tài)；要善于從平凡中積極進(jìn)取，淡泊名利；從大局、長遠(yuǎn)利益考慮，學(xué)會自覺制怒擺脫苦惱，這樣不僅可以從心理上進(jìn)行自我疏導(dǎo)，消釋工作中的不良情緒，而且能把埋怨客觀環(huán)境轉(zhuǎn)化為挖掘主觀潛力，把埋怨別人轉(zhuǎn)化為反省自己，把埋怨別人轉(zhuǎn)化為動力。從而，以一個良好的心態(tài)投入到工作中去[ 4 ]。

2.5 必須具有較強(qiáng)的統(tǒng)籌和溝通能力

教學(xué)秘書任務(wù)繁雜，要分清工作的主次關(guān)系，合理統(tǒng)籌好每個時間段經(jīng)常性的事務(wù)，做到有的放矢；要經(jīng)常與各相關(guān)職能部門保持密切聯(lián)系，及時反饋信息，盡力解決教學(xué)過程中出現(xiàn)的各種矛盾和問題；同

時，協(xié)調(diào)本院、系教師與學(xué)生有關(guān)教學(xué)的事宜，處處以集體利益為重，自覺維護(hù)系領(lǐng)導(dǎo)與院、系的形象、聲譽(yù)；要了解院系的教學(xué)狀況及發(fā)展勢態(tài)，與教師和學(xué)生進(jìn)行充分交流，為教師與學(xué)生、教師與教師、教師與學(xué)校、學(xué)生與學(xué)校提供一個相互進(jìn)行信息傳遞交流的平臺。信息通過教學(xué)秘書集中反映給學(xué)校，學(xué)校再根據(jù)這些意見出臺更合理的管理措施。

2.6 必須注重教學(xué)檔案的建立

建立科學(xué)、準(zhǔn)確、齊全的教學(xué)檔案是教學(xué)秘書必須做好的工作。教學(xué)檔案真實地記錄了學(xué)院教學(xué)史，是教師教學(xué)工作內(nèi)容、方法和效果等方面的真實反映，也是教師和學(xué)生教學(xué)狀況的原始記錄。對于教學(xué)部門總結(jié)過去、指導(dǎo)現(xiàn)在、規(guī)劃未來，具有獨(dú)特作用[5]。教學(xué)秘書必須加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理力度，有步驟地收集、整理、上交每學(xué)期的教師授課計劃、教書育人計劃、教案、調(diào)（停）課記錄、教學(xué)總結(jié)，學(xué)生成績、學(xué)生畢業(yè)論文（設(shè)計）、試卷、實習(xí)報告、試驗報告等，在評估專家到校檢查時發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。

2.7 要與時俱進(jìn)，不斷開拓創(chuàng)新。

在教學(xué)管理的實踐中，教學(xué)秘書不能僅滿足于應(yīng)付一般性的日常教學(xué)管理工作，要有開拓創(chuàng)新的精神，對教學(xué)管理工作要有自己的見解，善于發(fā)現(xiàn)問題，積極思考和努力探索教學(xué)管理的新途徑、新方法。例如，如何合理安排教學(xué)內(nèi)容與教學(xué)時數(shù)？如何建立科學(xué)的教育質(zhì)量監(jiān)督保障體系？如何改革現(xiàn)行的教學(xué)管理措施才能適應(yīng)教學(xué)改革的需要？等等。只有不斷開拓創(chuàng)新，教學(xué)管理工作才能跟上教學(xué)改革的步伐，才能做到與時俱進(jìn)、不斷提高。除此之外，教學(xué)秘書在工作中要經(jīng)常和學(xué)生打交道，其自身的言行舉止和工作態(tài)度會不可避免地對學(xué)生產(chǎn)生潛移默化的影響。所以教學(xué)秘書在做好本職工作的同時，還要時刻注意自身的形象，做到為人師表，自覺擔(dān)負(fù)起育人的責(zé)任。3、結(jié)語

每個教學(xué)秘書，要明確自己的崗位職責(zé)，掌握與人交往溝通的技巧、學(xué)會自我心理調(diào)節(jié)、提高自身操作技能，在工作中不斷探索，努力尋找工作規(guī)律和工作方法，不斷地總結(jié)經(jīng)驗，從而全面地提高自己的綜合素質(zhì)，在穩(wěn)定教學(xué)秩序、深化教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量、服務(wù)師生、全面推進(jìn)學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的積極作用，使高等院校的教學(xué)管理隊伍建設(shè)邁上一個新臺階。

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第三篇：教學(xué)秘書如何做好高校教學(xué)管理工作

教學(xué)秘書如何做好高校教學(xué)管理工作

提高教學(xué)質(zhì)量離不開高水平的教學(xué)管理隊伍，教學(xué)秘書作為高校最基層的教學(xué)管理人員，是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀，是高校二級學(xué)院（系）與教務(wù)管理部門之間的聯(lián)系紐帶，其工作的質(zhì)量直接或間接影響到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果。教學(xué)秘書高效細(xì)致的工作，是保證教學(xué)工作正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，在教學(xué)管理中起著不可或缺的作用。重視教學(xué)秘書工作，對維護(hù)高校教學(xué)秩序，加強(qiáng)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。

1.教學(xué)秘書的作用

1.1參謀和助手作用

教學(xué)秘書是高校教學(xué)工作的基層管理者。作為基層的教學(xué)管理人員，一個重要的作用就是當(dāng)好所在院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。他們要根據(jù)學(xué)校的教學(xué)要求，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂出具體的教學(xué)計劃和教學(xué)工作安排。在課程安排、教材選用、確定任課教師、考試安排、教研室活動計劃和教學(xué)工作考核等方面，給領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供必要的準(zhǔn)確信息、依據(jù)和建議，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

1.2溝通和協(xié)調(diào)作用

教學(xué)秘書因工作需要經(jīng)常與學(xué)校教務(wù)處及各院系、各部門進(jìn)行聯(lián)系，特別是與本院系的教師和學(xué)生聯(lián)系，在這些聯(lián)系中要學(xué)會有效地溝通。只有與人良好地溝通，才能得到他人的理解與支持，才能得到重要的信息。協(xié)調(diào)是在溝通的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。教學(xué)秘書一方面要完成教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)所布置的各項工作，另外要學(xué)會借助有效的溝通手段協(xié)調(diào)與各部門、各學(xué)院之間的關(guān)系，更為重要的是經(jīng)常協(xié)調(diào)本院系教師與學(xué)生有關(guān)教學(xué)的事宜，并在協(xié)調(diào)中擺正自己的角色定位，處處以集體利益為重，自覺維護(hù)院系的形象和聲譽(yù)。

1.3監(jiān)控和提高作用

教學(xué)秘書作為基層管理人員，要對教學(xué)過程、教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，最終的目的是提高教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)秘書要積極協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量檢查，經(jīng)常了解教學(xué)情況，加強(qiáng)教學(xué)信息反饋工作的管理。另外，教學(xué)秘書在教務(wù)處的指導(dǎo)下，協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)對教師教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量定期展開評價。開展教學(xué)工作評價，要明確目標(biāo)，抓好基礎(chǔ)，突出重點(diǎn)，堅持以評促建、重在建設(shè)的原則，堅持教學(xué)工作評價經(jīng)常化與制度化，實現(xiàn)教學(xué)工作與日常教學(xué)管理相結(jié)合。

2.教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)

教學(xué)秘書在高校整體工作中具有非常重要的作用，直接影響院系工作的開展。因此，對教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)必須有深刻的認(rèn)識和正確的理解，這對進(jìn)一步做好教學(xué)秘書工作，具有非常重要的意義。

2.1服務(wù)性

教學(xué)秘書的宗旨是為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)，這是教學(xué)秘書一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。教學(xué)秘書需配合院系領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處制定、修改大綱，安排各項課程的教學(xué)進(jìn)度，整理匯總學(xué)生各科成績，保管各類與教學(xué)工作有關(guān)的文件、檔案。其一，教學(xué)秘書要為院系領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，做其教學(xué)參謀，對日常信息進(jìn)行篩選和整合，為其提供參考性意見。其二，教學(xué)秘書也要為教師和學(xué)生服務(wù)，向上匯總傳遞教師和學(xué)生在具體教學(xué)過程中所遇到的問題，向下落實和完成院系領(lǐng)導(dǎo)制定的各項教學(xué)政策，并監(jiān)控和管理日常教學(xué)工作有序進(jìn)行。

2.2管理性

教學(xué)秘書從事的是對教學(xué)計劃實施過程中的常規(guī)管理，包括教學(xué)運(yùn)行管理、教學(xué)例行管理和教學(xué)檔案管理，它的主要目的是維持正常的教學(xué)秩序。教學(xué)秘書從每學(xué)期的開學(xué)初至期末，始終圍繞教學(xué)，負(fù)責(zé)處理具體的教學(xué)事務(wù)，從而保證教學(xué)活動正常、有序地開展。

2.3靈活性

教學(xué)秘書主要是協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)管理全院的教學(xué)工作，院系領(lǐng)導(dǎo)是決策者，而教學(xué)秘書是執(zhí)行者。院系領(lǐng)導(dǎo)在管理上不可能面面俱到，那么，教學(xué)秘書在執(zhí)行決策，以及處理一些突發(fā)性、偶發(fā)性事件時，應(yīng)根據(jù)當(dāng)時的情況，在不違背原則的情況下做靈活處理。

2.4繁雜性

從工作的內(nèi)容來看，教學(xué)秘書工作幾乎涉及全院系教學(xué)管理的各個方面，范圍廣，工作量大，具有繁雜性的特點(diǎn)。從教學(xué)工作安排，教案、教學(xué)日志等情況的檢查，到學(xué)生重修與補(bǔ)考、教師調(diào)課與代課、考試與監(jiān)考安排及督促教師命題、管理試卷，等等，既有常規(guī)性的教學(xué)管理工作，又有突發(fā)性的教學(xué)異常情況，工作面面俱到，繁瑣而復(fù)雜。這就要求教學(xué)秘書面對多樣和復(fù)雜的工作，能溝通協(xié)調(diào)，合理安排，使得每一項工作都順暢、正常地進(jìn)行。

2.5責(zé)任性

教學(xué)秘書工作是一個對責(zé)任心要求非常高、容易出責(zé)任事故卻很難出成績的崗位。在這個崗位上，各項工作瑣碎、繁雜，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，稍有不慎就會影響教學(xué)秩序，甚至造成教學(xué)事故。因此，教學(xué)秘書必須具有很強(qiáng)的責(zé)任心。

3.教學(xué)秘書應(yīng)具有的基本素質(zhì)

教學(xué)管理不只是一般的行政管理，而是兼有學(xué)術(shù)管理和行政管理的雙重職能。因此，作為高校的教學(xué)秘書必須具有較高的素質(zhì)。建立一支高素質(zhì)、高水平、相對穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊伍是確保高校教育教學(xué)改革得以順利進(jìn)行和實施的重要保障。

3.1應(yīng)具有過硬的政治素質(zhì)

思想是行為的先導(dǎo)，什么樣的思想決定什么樣的行動。這就要求教學(xué)秘書要具有較高的政治覺悟，具有堅定的信仰和信念，正確理解黨的路線、方針、政策，正確認(rèn)識自己所從事工作的意義。在思想上和行動上與黨中央保持高度一致，熱愛教育事業(yè)，不怕辛苦，腳踏實地，立志獻(xiàn)身于教育事業(yè)。其次，教學(xué)秘書必須站在一定的高度去理解和思考問題，擺正自己的位置，認(rèn)清自己所從事工作的重要性，要有嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和甘為人梯的事業(yè)心和敬業(yè)精神。

3.2應(yīng)樹立良好的教學(xué)服務(wù)意識

教學(xué)秘書應(yīng)該做到：首先，要尊重教師，保持良好的工作態(tài)度。高校的本質(zhì)是培養(yǎng)人才，培養(yǎng)人才的根本在于教師。給教師創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，尊師重道，不僅體現(xiàn)在學(xué)生要尊敬老師，更重要的是教學(xué)秘書應(yīng)樹立尊敬老師的觀念。無論是在教學(xué)工作的布置和執(zhí)行中，還是在為教師提供服務(wù)的過程中，都要始終尊重教師，保持良好的工作態(tài)度。其次，應(yīng)簡化工作流程，提供高效服務(wù)。教學(xué)管理的本質(zhì)是面向教師，開展好教學(xué)工作服務(wù)。因此，在教學(xué)管理中需要始終將服務(wù)放在管理的首位。一是盡量為教師分擔(dān)；盡量滿足教師的合理要求。對于教師因故不能按正常教學(xué)計劃授課而請假或調(diào)課的申請，應(yīng)嚴(yán)格按照教務(wù)處要求申請并報批，記載要及時確切。教學(xué)工作量列表要讓人一目了然，有理有據(jù)。服務(wù)學(xué)生，應(yīng)抱著一種平等友好的心態(tài)，耐心地為學(xué)生解答問題。

3.3應(yīng)具備良好的心理素質(zhì)

教學(xué)秘書作為聯(lián)系院系與學(xué)校教務(wù)管理部門之間的紐帶，其工作任務(wù)重，涉及面廣，管理和服務(wù)的對象主要是人，這就要求其必須具備良好的心理素質(zhì)。在工作中，遇事不慌、不煩、不怕，要善于調(diào)節(jié)、控制自己的情緒，使自己經(jīng)常保持穩(wěn)定、開朗、樂觀的心境。用積極向上的工作態(tài)度、任勞任怨的服務(wù)精神感染老師和學(xué)生，建立良好的互動合作關(guān)系，形成寬松愉悅的工作氛圍。

3.4應(yīng)具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)

一個好的教學(xué)秘書，必須熟悉教學(xué)工具，具備良好的協(xié)調(diào)溝通能力、信息處理能力、檔案歸納整理能力、計算機(jī)應(yīng)用能力等。工作要耐心細(xì)致，善于計劃統(tǒng)籌，總結(jié)經(jīng)驗，摸索規(guī)律，不斷提高業(yè)務(wù)水平。一方面要善于協(xié)調(diào)溝通各方面的關(guān)系，溝通各類人員的聯(lián)系，從而形成合力，順利完成各項工作。另一方面要善于了解教師的教學(xué)情況、學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，并從中收集第一手資料，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及上級教學(xué)主管部門提供可靠的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。此外，還要熟練掌握現(xiàn)代化的教學(xué)手段，即熟練掌握現(xiàn)代辦公自動化信息處理技能，使信息更加系統(tǒng)化、科學(xué)化和規(guī)范化。此外，要勤于學(xué)習(xí)專業(yè)知識，熟悉本院系各專業(yè)的基本情況，促進(jìn)教學(xué)工作創(chuàng)新。

總之，教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，教學(xué)秘書的工作質(zhì)量直接影響學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，在高校教學(xué)管理中具有舉足輕重的地位。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教學(xué)管理工作將更加繁重和復(fù)雜，教學(xué)秘書將面臨更大的挑戰(zhàn)，在實際工作中要不斷提高自身的綜合素質(zhì)和管理水平，為高等教育事業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

第四篇：如何加強(qiáng)新時期高校機(jī)要文件管理工作

如何加強(qiáng)新時期高校機(jī)要文件管理工作

機(jī)要文件是黨和國家機(jī)密的載體，是高校領(lǐng)導(dǎo)及時了解和掌握黨中央、?。ㄊ校┪吧霞墭I(yè)務(wù)主管部門方針政策、工作部署、信息動態(tài)等的重要渠道。高等院校作為國家行政事業(yè)單位的重要組成部分，是產(chǎn)生、存儲和使用國家秘密較為集中的地方，做好高校機(jī)要文件管理工作，對確保機(jī)要文件有效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高學(xué)校工作效率具有十分重要的意義。那么，在機(jī)要保密工作面臨的形勢發(fā)生深刻變化的新時期，如何加強(qiáng)高校機(jī)要文件的管理工作呢？

一、加強(qiáng)思想從識，提高保密意識和責(zé)任意識

機(jī)要文件管理工作是一項細(xì)致而縝密的工作，不能有哪怕一絲的馬虎。2010年修訂發(fā)布的《中華人民共和國保守國家秘密法》，對涉密文件等涉密載體的管理規(guī)定更加嚴(yán)格，如改“結(jié)果論”為“行為論”，好機(jī)要文件管理工作，將精益求精的工作態(tài)度和工作作風(fēng)落實于高校機(jī)要工作上，樹立忠誠、敬業(yè)、服務(wù)與奉獻(xiàn)的精神。

二、建立健全機(jī)要文件管理制度，實行規(guī)范化管理

機(jī)要文件管理工作是一項政治性、保密性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，各高校應(yīng)結(jié)合本校實際，進(jìn)一步建立完善機(jī)要文件管理的各項規(guī)章制度。通過建章立制，做到傳閱規(guī)范、存放規(guī)范、借閱規(guī)范等，把工作落實到文件保管運(yùn)行所涉及的重點(diǎn)部位、重點(diǎn)人員和重點(diǎn)環(huán)節(jié)上，使各項工作職責(zé)分明，操作有序，安全保密。具體來說要建立健全以下制度：

（1）簽收和登記制度。高校的機(jī)要文件主要是通過兩個渠道收進(jìn)的，一是郵政機(jī)要通信局傳遞的機(jī)要文件，二是從機(jī)要局領(lǐng)取的機(jī)要文件。簽收機(jī)要文件時，一要注意檢查封口是否破損，密封是否完好，有無啟封、拆取內(nèi)裝文件的痕跡；二要核對簽文薄與實際信件件數(shù)、信封號碼是否相符。檢查核對準(zhǔn)確無誤后方可簽字，在專用機(jī)要文件登記簿上登記，并且注明密級和收到時間。

（2）借閱、復(fù)印制度。各單位指定專人領(lǐng)取，登記簽字。未經(jīng)同意，不得轉(zhuǎn)借和私自擴(kuò)大傳閱范圍，更不能擅自復(fù)印、摘抄；特殊情況必須復(fù)印的，要經(jīng)上級保密部門同意，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，復(fù)制的文件要登記并嚴(yán)格控制發(fā)放范圍和份數(shù)，并視同正式文件予以管理。

（3）閱文制度。嚴(yán)格按照上級規(guī)定范圍傳閱，機(jī)要文件的傳閱必須是單循環(huán)傳閱，即文件負(fù)責(zé)人直接呈送領(lǐng)導(dǎo)閱，然后返回文件負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)之間不能橫向傳閱。

（4）監(jiān)督和檢查制度。機(jī)要文件的管理應(yīng)該做好三項工作：一是檢查，二是抽查，三是監(jiān)督。這三點(diǎn)對做好機(jī)要文件的管理作用重大，也是做好保密工作的重要舉措。加大監(jiān)督、檢查力度，能有效地防止失密、泄密事件的發(fā)生。

（5）清理、銷毀以及歸檔制度。為確保機(jī)要文件的安全，必須對機(jī)要文件定期檢查、清點(diǎn)和整理，每年收到的文件在第二年要清退，按要求如數(shù)退回原發(fā)部門；對不屬于清退范圍的文件資料，根據(jù)學(xué)校檔案管理要求存檔；該銷毀的文件則要送指定地點(diǎn)處理，切忌隨意處理。

三、改進(jìn)機(jī)要工作方法，提高文件送閱效率

為了使上級文件精神及時得到貫徹落實，需要積極探索文件處理規(guī)律，提高文件送閱效率。要按照“嚴(yán)格程序，靈活處理”的原則，做到以下四點(diǎn)：一是合理分類。將供領(lǐng)導(dǎo)閱讀的文件和供各部門執(zhí)行的文件，分內(nèi)容、分部門、分業(yè)務(wù)、分級別按時間先后順序傳閱、督辦、返回。二是堅持急件急辦。即按照機(jī)要文件的輕重緩急程度合理安排傳閱者的先后順序，重要文件呈送主要領(lǐng)導(dǎo)先閱，文件內(nèi)容與誰工作關(guān)系密切誰先閱、誰在家誰先閱，以使主管領(lǐng)導(dǎo)盡快了解上級文件精神，及時做好工作安排。對一些急件或絕密件、機(jī)密件，應(yīng)隨到隨傳，保證做到人不離件、件不離人，隨時掌握文件的走向和流程。三是可適當(dāng)靈滲處理。在文件份數(shù)少、傳閱領(lǐng)導(dǎo)多、閱辦部門多的情況下，可采取先辦理、后傳閱，先主辦、后協(xié)辦的方式處理，以提高文件的利用率和工作效率，及時發(fā)揮機(jī)要文件的效用。四是加強(qiáng)提醒和督促。對于那些需要及時落實的事情，如果怕領(lǐng)導(dǎo)工作忙忘記，機(jī)要秘書有責(zé)任提醒和督促。在傳文過程中，如有的領(lǐng)導(dǎo)出差或在外開會，往往一個文件還沒有傳閱完，另一個要傳閱的文件又來了，反復(fù)交叉，積少成多，在這種情況下，機(jī)要人員更要注意做好文件的傳閱工作，將傳完的文件收回并及時分類存放好，以便隨時提供參考、利用。

四、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保密措施，實現(xiàn)機(jī)要文件管理現(xiàn)代化

嚴(yán)格機(jī)要文件的現(xiàn)代化管理手段，實行微機(jī)處理和檢索，是機(jī)要文件現(xiàn)代化管理工作的重要議題。在確保文件安全的基礎(chǔ)上，實行微機(jī)處理和檢索，可大大提高工作效率，為日常工作提供便利條件。因此，必須加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)上保密措施和相應(yīng)硬件設(shè)備建設(shè)，以實現(xiàn)機(jī)要文件管理的現(xiàn)代化。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和國際互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，特別是高校和外界科技交流與合作渠道的日益增多，高校機(jī)要文件管理工作出現(xiàn)了許多新情況、新問題。為此，我們必須認(rèn)清形勢，加強(qiáng)和改進(jìn)高校機(jī)要文件管理工作，這對于保持高校穩(wěn)定，鞏固和發(fā)展高校的大好形勢，保證高校各項工作順利開展，促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展有著重要意義。另外，機(jī)要人員還要熟練掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)以及密碼通訊網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以適應(yīng)新時期機(jī)要文件管理的要求。

新形勢下，機(jī)要文件管理工作比以前更復(fù)雜、更深入、更細(xì)致。高校機(jī)要人員必須認(rèn)清形勢，更新觀念，加強(qiáng)和改進(jìn)高校機(jī)要文件管理工作，以適應(yīng)新時期、新形勢下機(jī)要文件管理的要求，使機(jī)要文件管理工作在高校又好又快發(fā)展中發(fā)揮積極作用。

第五篇：關(guān)于新時期高校科研管理工作的思考

關(guān)于新時期高?？蒲泄芾砉ぷ鞯乃伎?/p>

近年來，隨著高等教育的迅猛發(fā)展，全國各高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次不斷提高，以科研促教學(xué)、促專業(yè)學(xué)科建設(shè)，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)的作用日益重要，這就對科研提出了更高的要求?？蒲兴降母叩?，除了與科研隊伍的素質(zhì)有關(guān)外，科研管理水平也是一個不容忽視的因素。建設(shè)一支穩(wěn)定的科研管理隊伍，建立一套現(xiàn)代化的科研管理模式，對保證高校科研工作的質(zhì)量與水平，促進(jìn)科研工作的發(fā)展，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、高水平的科研工作需要高素質(zhì)的管理隊伍

1.科研管理工作的特殊性?？蒲泄芾硎侵缚蒲泄芾碚邔蒲腥藛T從項目申請到項目實施、完成的全過程管理。高校科研工作是提升教學(xué)水平的基礎(chǔ)工作，是促進(jìn)專業(yè)學(xué)科建設(shè)和發(fā)展的前提，科研水平的高低已成為衡量高校綜合實力的重要依據(jù)。在高新技術(shù)快速發(fā)展的今天，科學(xué)研究朝著跨專業(yè)、跨學(xué)科、跨領(lǐng)域方向發(fā)展，形成了一個龐大的相互滲透、相互交錯的科學(xué)群，這就要求高校科研管理者必須具有遠(yuǎn)期規(guī)劃才能和卓越組織才能，不能只局限于日常事務(wù)管理，還要具有把不同學(xué)科的科研人員協(xié)調(diào)組織起來，圓滿完成科研任務(wù)的能力。所以，我們必須從思想上高度重視科研管理工作，健全科研管理機(jī)構(gòu)，充實科研管理人員，把高?？蒲泄芾砉ぷ魍葡蛞粋€較高的層次。

2.科研管理隊伍需要復(fù)合型人才?？茖W(xué)研究更多的是以探索性、創(chuàng)造性為主的腦力勞動，而科研管理則是對科學(xué)研究這一人類特殊的知識生產(chǎn)和社會活動的管理，其活動內(nèi)容和方式以及所產(chǎn)生的影響都具有較大的靈活性和不確定性，涉及面廣、門類全，要求高?？蒲泄芾砣藛T具備多學(xué)科、多專業(yè)的知識和信息，確保學(xué)?？蒲泄ぷ饔行нM(jìn)行。不同的學(xué)校、不同的學(xué)科發(fā)展對科研的要求各不相同，對科研管理要求也具有明顯的差異性。因此，建設(shè)一支既懂技術(shù)又懂管理，且知識結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的“復(fù)合型”管理隊伍至關(guān)重要。

3.堅持“以人為本”建設(shè)科研管理隊伍。管理部門的生命力源于每位管理者的創(chuàng)造力，只有管理者銳意創(chuàng)新，管理部門的活力才能得以體現(xiàn)。所以，管理部門要樹立“以人為本，致力于部門價值與個人價值共同提升”的理念，積極引導(dǎo)科研管理人員安于本職、甘于奉獻(xiàn)、鉆研業(yè)務(wù)、善于管理，在工作中不斷充實業(yè)務(wù)知識，努力提高管理水平，為個人的發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境與發(fā)展空間，為部門的發(fā)展提供人力資源保障，讓管理者個體與管理部門的效率均得以充分發(fā)揮，創(chuàng)造出最大的管理效益。

二、強(qiáng)化“五個意識”，提高科研管理水平

1.創(chuàng)新意識?？蒲泄芾韯?chuàng)新的過程就是對傳統(tǒng)管理的一種超越，是對變化的、發(fā)展的科研活動的適應(yīng)，是效益與效率的統(tǒng)一。新的管理模式既要充分調(diào)動科研人員的積極性和潛力，又要創(chuàng)造一種寬松、舒適、自由、平等的學(xué)術(shù)環(huán)境，尤其是一些交叉學(xué)科和新興學(xué)科，它們的建立和發(fā)展都與傳統(tǒng)學(xué)科有著截然不同的方式和條件。按照發(fā)展要有新思路、改革要有新突破、開發(fā)要有新局面的要求，在科研管理過程中應(yīng)不斷研究新情況、發(fā)現(xiàn)新問題、提出新思路、制定新目標(biāo)，立足教學(xué)工作和學(xué)科建設(shè)大局，建立有利于科研發(fā)展的管理模式。

2.服務(wù)意識。在科研管理工作中，既要有管理意識，又要有服務(wù)意識，并以服務(wù)推動管理。科研管理部門要把爭取更好的科研項目和更多的科研經(jīng)費(fèi)當(dāng)作主要任務(wù)來抓?？蒲泄芾砣藛T要不計個人的名利得失，幫助處理和解決科研人員在科學(xué)研究過程中遇到的問題，為科研人員搭建舞臺、創(chuàng)造條件，盡可能以高效率、高質(zhì)量的服務(wù)幫助科研人員順利完成科研項目。

3.科研興校意識?？蒲泄芾砣藛T的工作成績較多地體現(xiàn)在高水平科研效益中，只有學(xué)校的科研整體水平上臺階、上檔次，科研管理人員的價值才能充分體現(xiàn)，因此，科研管理人員必須具備高度的主人翁意識，有強(qiáng)烈的集體榮譽(yù)感和愛校精神，要將個人的眼前利益與學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展有機(jī)結(jié)合，自覺融入科研興校行動當(dāng)中。

4.信息前瞻意識。在高?？蒲泄芾砘顒又?，所面臨的信息主要有3個方面：一是政策信息，如國家科技發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)、科技方針政策、科技法規(guī)及長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃等。二是控制信息，如學(xué)科發(fā)展信息，它可以預(yù)測未來學(xué)科發(fā)展動態(tài)，明確學(xué)校申請和爭取科研項目的方向和范圍。三是作業(yè)信息，如項目合同的簽訂、科研進(jìn)度、科研過程需協(xié)調(diào)的環(huán)節(jié)等。只有掌握大量準(zhǔn)確及時的信息，才能使科研瞄準(zhǔn)國內(nèi)外前沿，保證課題的先進(jìn)性和新穎性，從而早出成果、快出成果、出好成果。因此，要想做到宏觀地指導(dǎo)科研人員從事研究，科研管理工作者必需具有信息前瞻意識。

5.終身學(xué)習(xí)意識。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，新興、交叉、邊緣學(xué)科不斷出現(xiàn)，不同學(xué)科之間相互滲透融合已成為科技發(fā)展的大趨勢。科研管理作為一門綜合性工作，兼有學(xué)術(shù)管理和行政管理的雙重職能，內(nèi)容涉及管理學(xué)、教育學(xué)、信息科學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、組織學(xué)等諸多學(xué)科領(lǐng)域。因此，科研管理人員不僅要自覺更新知識結(jié)構(gòu)，努力將自己由單一型的“執(zhí)行者”逐步打造成懂技術(shù)、知法律、會管理、善運(yùn)作的復(fù)合型經(jīng)營者，而且還要具有發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的能力，成為具有現(xiàn)代學(xué)習(xí)型觀念和意識的高素質(zhì)人才。

三、打造科研氛圍，提升綜合管理能力

1.管理決策能力。首先是戰(zhàn)略管理能力。科研管理是一項系統(tǒng)工程，從管理內(nèi)容上看，涉及項目管理（組織申報、立項、開題、中期檢查、結(jié)項鑒定、成果轉(zhuǎn)化）、經(jīng)費(fèi)管理（經(jīng)費(fèi)預(yù)算、核算、核對）、成果管理（成果歸檔、成果報獎、成果宣傳等）、年科研成果統(tǒng)計等方面；從管理層面上看，有縱向和橫向；從管理方式上看，更具多樣化、復(fù)雜性?？蒲泄芾砜v橫交錯、動靜結(jié)合，每一項具體工作和環(huán)節(jié)必須協(xié)調(diào)一致，才能互不干擾。此外，科研管理工作關(guān)系到國家、省市、學(xué)校的科技方針和科技創(chuàng)新的實施，從表面上看，科研管理人員是為科研人員服務(wù)的，但從更高的層面上講，科研管理人員是科技創(chuàng)新和科技政策的宣傳者和實踐者。因此，科研管理人員必須從戰(zhàn)略的高度充分認(rèn)識到科研管理工作的重要性，樹立大局意識，強(qiáng)化戰(zhàn)略管理能力，體現(xiàn)群體優(yōu)勢和管理效益。其次是決策引導(dǎo)能力?？蒲泄芾淼暮诵氖侨绾螤幦〉礁咚疁?zhǔn)的科研項目和盡可能多的科研經(jīng)費(fèi)，諸如選題立項、科研計劃的制定、科研梯隊的選配等都需要科研管理人員去決策、去引導(dǎo)。科研管理工作必須強(qiáng)化市場意識，把需求作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，掌握科技政策，了解經(jīng)濟(jì)信息，關(guān)注文化趨勢，把握社會發(fā)展的脈搏，為科研人員的選題提供必要的決策和有效的引導(dǎo)，提高項目立項和研究的可行性。

2.組織協(xié)調(diào)能力。在高校，科研管理部門是一個綜合性部門，管理的對象是代表最先進(jìn)生產(chǎn)力的科學(xué)勞動者和思想活躍的知識分子；管理項目是探索未來、填補(bǔ)空白的最新研究課題和經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的攻關(guān)課題，因此科研管理者應(yīng)具有把各行各業(yè)的人和各種各樣的事與物按一定的需要進(jìn)行有序排列、組織和協(xié)調(diào)的能力?？蒲泄芾淼膮f(xié)調(diào)既包括外部的，又包括內(nèi)部的；既有橫向的，又有縱向的。外部協(xié)調(diào)是指，科研管理人員要積極加強(qiáng)與上級各主管部門及合作單位相互之間的信息溝通，設(shè)法讓他們了解學(xué)校的科研需求。內(nèi)部協(xié)調(diào)是指，每項課題的完成需要多個部門的協(xié)作，這就要求科研管理人員加強(qiáng)與校內(nèi)各部門業(yè)務(wù)聯(lián)系，協(xié)調(diào)好管理方面的問題。橫向協(xié)調(diào)是指，隨著國家教育制度的改革與發(fā)展，各高校都希望把科研“做強(qiáng)做大”，找到學(xué)?？蒲信c社會需求的結(jié)合點(diǎn)，有的放矢地開展科學(xué)研究。縱向協(xié)調(diào)是指，學(xué)校的二級學(xué)院都有負(fù)責(zé)科研活動的機(jī)構(gòu)，校級的科研管理者要了解學(xué)院科研工作重點(diǎn)，協(xié)助他們定期開展學(xué)術(shù)交流活動，對課題的實施做好指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、支持和服務(wù)工作。

3.應(yīng)用信息技術(shù)能力。提高科研管理能力要靠信息化平臺?？蒲泄芾硇畔⒒且粋€系統(tǒng)工程，它不僅能夠?qū)崿F(xiàn)課題在線申報、評審、結(jié)題、驗收等，而且還能對科研信息進(jìn)行快速查詢、收集、跟蹤、整理、分類匯總，更重要的是能夠廣泛深入地了解國內(nèi)外科學(xué)發(fā)展的現(xiàn)狀、趨勢，掌握各學(xué)科有關(guān)的最新研究動態(tài)，從中采集有價值、適合本校的科研信息，及時反饋給一線科研人員，這一系列活動的完成都需要現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐。

科研信息是科研管理決策的關(guān)鍵因素，更是科研工作的重要內(nèi)容之一，科研管理人員對科研信息的掌握和利用很大程度上影響著科研工作的規(guī)劃與整體布局。因此，做到快速、及時、準(zhǔn)確地掌握和了解最新的科研信息，可以為科研管理人員利用信息技術(shù)、提高管理水平起到事半功倍的作用。■

（作者單位：北京教育學(xué)院科研處）

[責(zé)任編輯：蔡桂蘭]