第一篇：行政機關(guān)(事業(yè)單位)文件資料收集整理歸檔立卷過程的幾點體會

行政機關(guān)（事業(yè)單位）文件資料收集整理歸檔

立卷過程的幾點體會

我本人從事辦公室文秘工作幾年來，對行政機關(guān)（事業(yè)單位）的文件資料收集整理歸檔立卷、檔案管理，有了一些膚淺的認識與經(jīng)驗，現(xiàn)將檔案歸檔立卷過程、方法及體會，與同行交流。

一、檔案歸檔管理依據(jù)

（一）根據(jù)國家《檔案法》《檔案法實施辦法》及《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局（第8號）令），《關(guān)于印發(fā)〈貴州?。w檔文件整理規(guī)則）〉實施細側(cè)（試行）的通知》（黔檔通（2002）61號）。

（二）州檔案局《關(guān)于<黔東南州衛(wèi)生監(jiān)督局機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定>的復(fù)函》（州檔復(fù)（2008）54號）。

二、機關(guān)文件材料確定歸檔與不歸檔范圍

（一）歸檔范圍是：

1、反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值文件材料；

2、機關(guān)工作活動中形成的維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

3、本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)，同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；

4、其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。

（二）不歸檔范圍是：

1、上級機關(guān)的文件材料中，一般性的會議通知，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，供工作參考的抄件等；

2、本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性，臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄、機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料；本機關(guān)負責人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料；有關(guān)工作信息參考的文件材料；

3、同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

4、下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

（三）機關(guān)形成人事、基建、會計及其它專門機構(gòu)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

三、文書檔案保管期限分為：永久、定期兩種。定期又分為長期：一般保存30—50年；短期：保存10—15年。永久檔案在本機關(guān)保管使用10年后上交（移交）送同級檔案館永久保存，若本機關(guān)需要查閱再到同級檔案館查（借）閱。

定期保存的文件材料在本機關(guān)利用期滿后，根據(jù)保管年限再對其清查，其中若有再利用價值的文件材料再次歸檔保存，其余的由本機關(guān)檔案管理員進行登記、領(lǐng)導簽字，兩人以上進行監(jiān)督銷毀。

四、永久保管文件檔案包括：

（一）本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；例如：《黔東南州衛(wèi)生監(jiān)督局衛(wèi)

生行政執(zhí)法過錯責任追究制》等文件。

（二）本機關(guān)召開重要會議，重大活動等形成的主要文件材料，執(zhí)法活動中重要業(yè)務(wù)工作總結(jié)，會議紀要、簡報等文件材料；

（三）本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示、批復(fù)、批示、重要的報告，年度工作計劃、總結(jié)，年鑒、年報、大事記、綜合統(tǒng)計報表等；

（四）本機關(guān)機構(gòu)改革、演變（志）、人事任免、獎勵或懲罰、重大事件、食物中毒事件（學校學生中毒100人（含）以上、死亡1例以上）、行政執(zhí)法上級督辦，行政處罰（或賠償）萬元（含）以上的案例、人大政協(xié)提案的答復(fù)、省、州級以上領(lǐng)導視察工作形成的文件、圖像、會議記錄等文件材料；

（五）本機關(guān)職工（離退休）每年12月份工資花名冊、黨員花名冊等材料；行政執(zhí)法（監(jiān)督員）人員的花名冊，行政執(zhí)法證編號；

（六）本機關(guān)房屋買賣、土地征用、重要合同協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證文件材料；

（七）上級機關(guān)下發(fā)的屬本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

（八）同級、下級機關(guān)重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

（九）在“非典型肺炎（非典）”傳染病發(fā)生期間，本機關(guān)形成的所有文件材料，單列立卷永久保存。

五、定期保管文件檔案包括：

（一）本機關(guān)職能活動、會議、事務(wù)管理等形成的一般性文件材料；

（二）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示、年度目標責任書；一般性工作報告、計劃（方案）、總結(jié)、簡報、統(tǒng)計報表等；

（三）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

（四）上級或同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（五）同級或下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（六）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、年鑒、年報、統(tǒng)計報表、重要專題報告等文件材料。

上述六項文件檔案中，重要的定期（長期）保存；一般性的文件檔案定期（短期）保存。在定期文件檔案劃分長期、短期保存工作中，那就要看文秘（檔案管理員）的聰明才智，保持清醒的頭腦來確定保存期限。

六、歸檔文件的整理

（一）按年度將歸檔文件分永久（由于縣級永久保存的文件少，可以幾個年度依次合并為一卷宗）、定期裝盒保管。同一全宗只能選擇一種分類方案并應(yīng)保持分類方案的相對穩(wěn)定。

將歸檔文件以件為單位進行裝訂（粘貼）、分類、排列、編號、編目、裝盒。永久保存的文件必須拆除裝訂圖釘后，再用白乳膠以件為單位在左上角進行粘貼。（定期保存的文件同樣可以進行粘貼）。以保持文件不生銹。對已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的應(yīng)予復(fù)制。

（二）歸檔文件的整理單位及方法

1、一件一般指一份文件（包括公文處理箋）。文件正本與定稿為一件、正文與附件為一件、原件與復(fù)制件為一件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件、請示與批復(fù)為一件、來函與復(fù)函為一件、重要文件的歷次（修改）稿各為一件。

2、整理方法

（1）件內(nèi)排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請示在后；復(fù)函在前，來函在后進行組合（粘貼）為一件。

（2）文件編號：歸檔文件應(yīng)依次分類、排列，依次序逐件編號。在文件（每件）首頁上右端的空白位置加蓋歸檔章并填寫：全宗號、年度、件號、保管期限等必備項目。

（3）全宗號：是指同級檔案館給立檔單位編制的代號。

（4）件號：是指文件排列的序號。如永久1—2卷，按年度從“1”開始編制連續(xù)至2卷的最后1件。應(yīng)該加以說明：按年度為永久的一卷中，固定為第“1” 件號的是本機關(guān)本年度工作總結(jié)，第2件為工作計劃，其它件可以按擬文日期先后編件號。定期同樣按年度從“1”開始編制。盒內(nèi)文件盡量保持相關(guān)（同）的內(nèi)容，使之盡量相互有機聯(lián)系，便于查閱利用。例如：在執(zhí)法活動中形成專項整治工作總結(jié)可分：食品安全、醫(yī)政、職業(yè)衛(wèi)生各歸一卷等。

（5）歸檔文件目錄：應(yīng)設(shè)置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。目錄應(yīng)分別按永久、定期：長期、短期編制目錄（各設(shè)一本）。

（6）題名：是指文件的標題。有些文件沒有標題或標題不規(guī)范的，應(yīng)重新擬標題，外加“[ ]”號給予區(qū)別。

（7）裝盒：將歸檔文件按室編件號順序從“1”號依次往后順序裝入檔案盒內(nèi)。同時，填寫檔案盒盒脊：全宗號、年度、保存期限、機構(gòu)問題、室編號 “1—138”。（注：館編號：在永久卷中移交同級檔案館時，由其填寫）這樣就能說明本盒裝共138件文件。同一保存期限的第二卷文件再從“139”—“n”件裝入盒內(nèi)，依此類推。永久、定期的文件在裝盒時不能相互混裝，否則，不能分期保存。

（8）備考表：備考表項目包括：盒內(nèi)文件情況的說明，整理人、檢查人和日期、置于本盒內(nèi)文件之后。

備考表的情況說明包括：本盒內(nèi)從第1件號—138件號，共138件，資料齊全完整。如其中文件有缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況也一并加以說明。

七、文件匯編：將本級機關(guān)年度形成以文號：（衛(wèi)監(jiān)黨字（××××）×號）（衛(wèi)監(jiān)字（××××）×號）（衛(wèi)監(jiān)呈字（××××）×號）等印發(fā)的所有文件匯編成冊，立卷長期保存。由于縣級機關(guān)印發(fā)文件數(shù)量較少，可幾個年度文件合并匯編成冊。這樣對各年度所擬文字號的文件方便利用查閱（整理方法如前所述）。

八、結(jié)束語建議：

搞文秘工作的同行們，一是要高度重視，加強文件資料收集整理歸檔立卷工作力度，每年度在6月份之前做好上年度的文件資料收集整理歸檔立卷工作，切實抓好檔案管理。二是可參照《XXXXXXX機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，編制本機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使機關(guān)文件檔案做到規(guī)范化，標準化管理。三是對文件資料檔案分期：永久、定期的劃分一定要按保管期限表進行劃分。文秘工作人員要有高度的工作責任心，加強上述相關(guān)條款規(guī)定學習理解掌握，深刻領(lǐng)會其精神實質(zhì)。做到一絲不茍，細致入微，方能將文件材料收集整理達到檔案管理的規(guī)范。上述是通過本人經(jīng)歷體驗所得的幾點膚淺的認識與體會，僅供同行參考，不當之處，請予以批評指正為荷。

第二篇：文件材料立卷歸檔制度

文件材料立卷歸檔制度

為了維護本公司檔案的完整、系統(tǒng)、準確、安全和有效地利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和本校檔案管理的有關(guān)規(guī)定，制定我公司文件材料立卷歸檔制度。

一、立卷歸檔范圍

凡本公司及各部門在日常工作中形成的、具有一定保存價值的文字、圖表、聲像各種不同形式的文件材料均屬歸檔范圍（詳見本公司歸檔范圍和保管期限表），一定要收集齊全，按立卷原則分類整理、鑒定、立卷歸檔。

二、歸檔時間

1、黨群工作、行政管理的文件材料，按一年歸檔一次，應(yīng)在次年3月份前完成立卷歸檔。

2、基建類的文件材料、圖紙，應(yīng)在工程項目竣工驗收后立卷歸檔。

3、設(shè)備儀器類的文件材料、圖紙，應(yīng)在設(shè)備儀器開箱后立卷歸檔。

4、會計類各種會計憑證、帳簿、報表及其他有關(guān)材料，由財會部門整理立卷歸檔，保存一年，于次年3月底前向綜合檔案室移交。

5、計劃統(tǒng)計方面的各種報表及其他有關(guān)材料，由計劃統(tǒng)計部門整理立卷歸檔，保存一年，于次年3月份前移交綜合檔案室。

三、歸檔要求

1、歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確，能反映本公司各部門工作的真實內(nèi)容和歷史過程；歸檔文件的制成材料必須字跡工整，圖樣清晰，利于長久保存；凡是用純藍墨水、圓珠筆（或復(fù)寫紙）及鉛筆等書寫的材料，綜合檔案室有權(quán)責成其重抄或拒絕接收。

2、管理性文件案卷質(zhì)量要符合GB 9705-88《文書檔案案卷格式》及《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》中有關(guān)條款的要求；基建、設(shè)備儀器、科研產(chǎn)品類檔案案卷質(zhì)量符合GB/J11822-89《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的要求；會計、統(tǒng)計檔案案卷質(zhì)量要符合會計、統(tǒng)計檔案管理辦法的要求。

第三篇：公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理

公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理

這里所說的竣工文件是指某工程項目從提出立項、審批、勘察設(shè)計、施工到竣工投入使 用全過程中形成的文件、圖表、像片等具有保存、查考利用價值的各種材料?？⒐の募枪?路工程項目全過程的真實寫照,是公路工程項目交工驗收質(zhì)量等級評定、養(yǎng)護管理的主要依據(jù)。

業(yè)主、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位都必須按照文件材料形成的先后順序或公路工程建設(shè)項目完成進展情況,及時積累、收集、整理。在實際操作中,竣工文件的整理常常落后于主體工程的進展。比如主體工程完工的項目,由于當年無條件進行交工驗收,只能待來年附屬工程完工后進行交驗;或者是標段多的項目,由于中標單位不同、施工水平有差異,不能同時完工,無法進行交工驗收,只能待都完工后統(tǒng)一進行交工驗收。如果平時不注重資料的整理,到交工驗收前進行突擊整理,勢必會造成很多不便。

竣工原始文件因施工管理工作不到位、不規(guī)范造成的質(zhì)量問題,大致有以下幾種: 1.施工綜合管理文件原件不齊全。個別設(shè)計、監(jiān)理、業(yè)主下發(fā)的施工管理重要文件,因下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時就是復(fù)印件,難以滿足公路工程質(zhì)量標準中規(guī)定的竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件的要求。

2.工程質(zhì)量驗收簽證資料不齊全。隨著工程施工進展需要,為了急于滿足施工進度要求,現(xiàn)場驗收后,沒有按國家行業(yè)標準 規(guī)定要求辦理書面簽字儀式。有的施工單位管理不嚴格,造成原始文件丟失。也有施工單位專 業(yè)技術(shù)人員工作調(diào)動移交手續(xù)時,又把關(guān)不嚴,造成竣工原始文件遺失。

3.竣工圖文件編制不夠規(guī)范。一些分部工程都不同地程度存在著代用圖,而在竣工中又要求竣工圖以分部工程組卷,圖紙缺量較大,劃改圖紙只有原則的標準規(guī)定,缺少有針對性的細則。

4.施工驗收原始簽證資料格式不規(guī)范。原始施工驗收簽證資料,并非是開工前統(tǒng)一規(guī)定內(nèi)容和格式,而是在施工過程中,不斷增 添內(nèi)容和更換種類,資料格式又不統(tǒng)一,無法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。

5.施工原始資料書寫不規(guī)范。施工過程中長期的測量手薄記錄、灌漿施工記錄都用鉛筆書寫,一式四聯(lián)混凝土要料單用復(fù)寫紙書寫;施工過程中的原始簽證資料五花八門,有用純藍墨水、藍黑墨水、碳素墨水、圓珠筆、鉛筆等,這些都與竣工資料歸檔要求不符,給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。6.施工原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范。原始驗收簽證資料,也有樁號、高程、工程量等項目與實際施工情況不相符,驗收項目有空白欄出現(xiàn),簽字筆跡龍飛鳳舞和隨意涂改等現(xiàn)象,降低了竣工資料的使用價值。

分析其主要原因是:(1)工程建設(shè)主管部門領(lǐng)導檔案意識薄弱。在我國基本建設(shè)領(lǐng)域中,長期以來存在著重建 設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。(2)建設(shè)單位與施工單位簽訂合同內(nèi)容對竣工資料的整編責任、內(nèi)容、深度、要求不明確、不具體、不細化是造成竣工資料質(zhì)量失控的法定原因。(3)國家檔案法和公路工程關(guān)于竣工資料編制的質(zhì)量標準規(guī)范宣傳學習渠道不暢通,造成 工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位領(lǐng)導人對檔案意識、檔案知識的缺乏和相關(guān)專業(yè)知識素 質(zhì)偏低。(4)施工單位作業(yè)層素質(zhì)低,技術(shù)力量薄弱,培訓少,管理水平差,是造成施工過程中產(chǎn)生 的竣工原始文件不規(guī)范、質(zhì)量不高的一個不可忽視的重要因素。(5)監(jiān)理單位人員大多數(shù)來自設(shè)計單位和少數(shù)來自社會招聘人員,正規(guī)參加過國家監(jiān)理工 程師培訓和持監(jiān)理工程師資質(zhì)證書人員少,特別是施工現(xiàn)場監(jiān)理工程師,有專業(yè)技術(shù)而施工管 理水平差,對現(xiàn)場簽證工作把關(guān)不嚴。(6)建設(shè)單位和施工單位質(zhì)量管理體系對竣工資料管理重視不夠,缺乏有效控制竣工文件 質(zhì)量的具體措施。

如果要解決上述問題,需要業(yè)主的特別重視,聯(lián)合監(jiān)理和承包單位,統(tǒng)一認識,齊抓共管,應(yīng)將竣工文件整理工作納入工程建設(shè)的一部分,從工程項目立項開始就設(shè)立竣工機構(gòu)及人員,負責工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作,對資料進行系統(tǒng)的收集整理,如項目建 議書及審批文件,工程預(yù)、工程可行性研究報告及批復(fù)、項目評估、環(huán)境影響評價及批準文件、水土保持批準文件、水文氣象等其他設(shè)計基礎(chǔ)材料、項目的總體規(guī)劃設(shè)計、工程初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計的審批文件及概預(yù)算書,開工前審計意見,征用土地批準文件及紅線圖,上級有關(guān)指示等往來文件、招投標文件、合同協(xié)議文件等等。這些資料的及時收集歸檔為竣 工文件的整理開了一個好頭,同時也有利于上級部門的檢查審計。在工程項目的具體施工中,要想做好竣工資料的整理,避免資料整理不規(guī)范,必須根據(jù)河南省交通廳豫交辦【2011】印發(fā)的《河南省公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范》的要求進行資料的整理,《規(guī)范》中對于案卷的封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料及備考表的紙張、文字、外觀、內(nèi)容填寫等都做了具體說明,并提供了統(tǒng)一的填寫表樣。業(yè)主最好根據(jù)項目自身情況,制定針對該項目的《竣工資料整理要求》,對整個項目的分部、分項工程，依據(jù)規(guī)范做出具體劃分,對有爭議的問題及時統(tǒng)一意見,使施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)《要求》 對所需資料做到一目了然。施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)《要求》的規(guī)定,及時收集施工過程中形 成的各種有關(guān)文字材料、技術(shù)數(shù)據(jù)及各種檢測資料,并按要求分類歸檔?！兑蟆分袑⒐べY 料填寫的紙張、字體、字數(shù)、線條、份數(shù)、目錄、組卷的構(gòu)成、排列次序、裝訂、封皮等細節(jié)都必須要做出詳細規(guī)定,還要對施工原始記錄歸檔進行詳細的劃分,另外還要對各單位工程 的檔號編寫排序進行系統(tǒng)的排列,各單位只要按照這樣的順序?qū)Y料檔號進行排號就可以了。

業(yè)主、設(shè)計、監(jiān)理和承包單位要不斷加強業(yè)務(wù)學習,提高管理水平。施工中原始資料的整理完善過程也是項目施工、監(jiān)理程序的執(zhí)行過程,每完成一個分項工程,都及時進行評定,在此基礎(chǔ)上逐級進行相應(yīng)分部工程、單位工程、建設(shè)項目的評定,并進行匯總表、竣工表的填寫。出現(xiàn)疑問就根據(jù)相關(guān)文件及時查找解決。所以竣工文件的編制過程,也是一個學習積累的過程。盡管由于道路的等級不同,竣工文件要求的簡繁程度不同,但都是依據(jù)部頒標準進行,各單位都進行了經(jīng)驗總結(jié),逐步建立、完善自己的資料庫,以便下一個項目的修改利用。發(fā)揚先進的、成功的經(jīng)驗,找出彌補不足之處的方法,在管理水平、施工水平提高的情況下,資料整理水平也上了一個新臺階。達到了在工程外業(yè)一開始就能按要求編排目錄、編制檔號,做到“邊整理、邊歸檔”,達到工完資料成的目的?？傊?公路工程竣工資料是公路工程項目從項目立項到工程施工,然后到工程竣工的全過 程的縮影,它的整理工作是一項系統(tǒng)工程,是涉及各個專業(yè)技術(shù)部門的一項復(fù)合型工作。完整、準確、系統(tǒng)、齊全的資料整理,真實地記錄和反映施工及竣工驗收的全過程,為國民經(jīng)濟中長 遠的公路建設(shè)提供不可多得的參考依據(jù),促進公路行業(yè)的合理健康發(fā)展。為完成公路工程資料的完全準確收集、公路工程建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、施工和監(jiān)理單位對建設(shè)期間形成資料 的收集、整理工作,應(yīng)納入到工程建設(shè)管理之中,制定編制與管理辦法,并配備專職管理人員,不斷加強建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、施工和監(jiān)理單位的管理水平,才能保證公路工程“一流”的竣工資料檔案的形成。

參考文獻 [1]郭俊飛,韓全學《公路工程竣工評定與資料歸檔整理指南..北京:中國電力出版社.[2]李慶瑞,李占朝.《河南省公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范》.北京:中國廣播電視出版社.

第四篇：文件的立卷與歸檔

文件的立卷與歸檔

第一條文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一的分別由兩辦負責歸檔；

a.上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；

b.黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報告等；

c.廠黨委會、廠長辦公會、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；

d.廠黨代會、職代會、工會會員代表大、團代會等一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報，會議記錄等；

e.有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；

f.參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等；

g.上級機關(guān)領(lǐng)導電來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料； h.反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導工作等的音、像攝制品;

I.工廠日志和大事記；

j.工廠向上級批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料；

2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。

第二條產(chǎn)卷要求：

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下五月份以前整理完。六月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。

第五篇：審計文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程

審計署關(guān)于發(fā)布《審計機關(guān)審計文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程》的通知 審辦發(fā)[1997]第267號1997年

各省、自治區(qū)、直轄市和計劃單列市審計廳（局），各特派員辦事處，駐國務(wù)院部門審計局，有關(guān)部門內(nèi)審機構(gòu)，南京審計學院，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團審計局：

《審計機關(guān)審計文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程》已經(jīng)審定，現(xiàn)予發(fā)布。請認真貫徹執(zhí)行。審計機關(guān)審計文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程

第一條 為了做好審計文件材料立卷歸檔工作，提高審計案卷質(zhì)量，更好地為審計工作服務(wù)，根據(jù)《審計機關(guān)審計檔案工作的規(guī)定》和其他審計工作規(guī)范，制定本作業(yè)規(guī)程。

第二條 本作業(yè)規(guī)程所稱審計文件材料，是指審計機關(guān)在履行審計監(jiān)督職責和執(zhí)行審計調(diào)查任務(wù)的過程中，收集、制作與使用的各種文字、圖表、聲像、電子和實物等形態(tài)的記錄材料。

第三條 審計機關(guān)實行審計文件材料立卷歸檔工作責任制。審計文件材料的收集、整理、立卷由審計組負責；審計案卷的質(zhì)量檢查由相關(guān)審計業(yè)務(wù)部門負責；審計案卷的接收由機關(guān)檔案管理部門負責。做到誰審計誰立卷，審結(jié)卷成，定期歸檔。

第四條 審計文件材料立卷的原則

（一）歸入審計案卷的文件材料必須是審計監(jiān)督項目或?qū)徲嬚{(diào)查項目實施過程中形成的專門性業(yè)務(wù)文件材料。

（二）審計文件材料的組合要遵循其形成規(guī)律和特點，保持內(nèi)在的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

（三）審計文件材料的排列要符合規(guī)范化要求，一般應(yīng)分為“結(jié)論性文件材料”、“證明性文件材料”、“立項性文件材料”三個單元。

第五條 審計文件材料立卷的基本要求

（一）為確保審計檔案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷內(nèi)容上，要做到“完整”與“精煉”。

“完整”是指每一審結(jié)的審計項目和完成的調(diào)查項目案卷要收集齊全；每一項目所產(chǎn)生的審計文件材料要收集齊全；每一案卷內(nèi)重要文件的各次稿本要收集齊全。

“精煉”是指在立卷時要嚴格按照審計文件材料的保存價值決定取舍。審計文件材料與行政文件材料一般不得混合立卷或重復(fù)立卷。未經(jīng)核實的或與審計事項無關(guān)的文件材料，不重要的文件修改稿不得歸入審計案卷。

（二）為便于審計檔案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整潔、書寫規(guī)范，文件整齊有序、組裝嚴密。

第六條 審計文件材料的收集范圍

凡記錄和反映審計機關(guān)在履行審計監(jiān)督或?qū)徲嬚{(diào)查任務(wù)中直接形成的文件、筆錄、證據(jù)。電報、信函的原件或復(fù)制件，照片、聲像磁帶、電腦軟盤、光盤，以及與項目有關(guān)的其他文件材料，均屬審計檔案的收集范圍。

（一）審計機關(guān)在執(zhí)行審計監(jiān)督和審計調(diào)查任務(wù)中，根據(jù) 《審計法》、《審計法實施條例》 和《中國審計規(guī)范》制作和使用的各種審計公文。

（二）審計實施類文書。審計組在審計實施過程中，取得和制作的有關(guān)評價、證實、處理問題的審計作業(yè)文書。包括原始審計工作底稿、分項目審計工作底稿、匯總審計工作底稿、審計證據(jù)、審計取證材料清單、法規(guī)依據(jù)、審計報告等。

（三）審計項目管理文件。審計機關(guān)和審計組在管理具體審計項目過程中，進行立項審批，編制審計方案，審定、復(fù)核審計報告、審計意見書和審計決定，了解審計意見采納情況，監(jiān)督審計決定執(zhí)行情況所產(chǎn)生的各種文件和記錄。

（四）審計項目往來文件。審計過程中與上級審計機關(guān)、本級政府、各有關(guān)部門、單位之間有關(guān)審計項目的請示、報告、問函、批復(fù)、批示、復(fù)函等。

（五）與審計項目有關(guān)的各種舉報材料。

（六）其他有關(guān)文件。

第七條 不歸入審計檔案的文件

（一）與具體審計項目無關(guān)的行政文書和審計綜合管理性文件。

（二）未用作審計依據(jù)，或未經(jīng)核實的證明性文件材料。

（三）審計所依據(jù)的法規(guī)、政策文件中無關(guān)的條款及其他參考材料。

（四）未經(jīng)領(lǐng)導審簽的文電草稿。

（五）其他不應(yīng)歸入審計檔案的文件材料。

第八條 審計文件材料的組卷方法

（一）審計文件材料的組合采用按職能分類，按項目立卷，按單元排列的基本方法。一個審計項目可立一個卷或幾個卷，多卷項目在分卷時應(yīng)防止割斷卷內(nèi)文件材料的聯(lián)系性。一般情況下，不得把幾個審計項目的文件材料合并為一個卷。

（二）跨的審計項目，在項目審計終結(jié)的立卷。

（三）行業(yè)審計項目的綜合報告與子項目的審計結(jié)果報告合并立卷，各子項目的審計文件材料另行立卷。

（四）定期審計項目的總體審計方案與綜、審計報告單獨立卷，對定期審計范圍內(nèi)各被審計單位進行審計形成的文件材料另行立卷。

（五）建設(shè)項目預(yù)算、概算執(zhí)行情況，決算、項目竣工決算和開、復(fù)工前審計均以項目為單位立卷。

（六）經(jīng)濟責任審計、期滿審計或離任審計以項目為單位立卷。

（七）審計行政復(fù)議項目，由受理復(fù)議的審計機關(guān)按項目立卷。原審計機關(guān)收到的復(fù)議文件材料，可在審計案卷中設(shè)“第四單元”存入。審計行政應(yīng)訴項目，由應(yīng)訴審計機關(guān)單獨立卷。

（八）專項審計調(diào)查項目，按項目立卷。

第九條 審計案卷內(nèi)文件材料的排列規(guī)則

（一）項目審計產(chǎn)生的文件材料，一般應(yīng)按三個單元作如下排列：

1．第一單元 結(jié)論性文件材料 逆審計程序并結(jié)合文件材料的重要程度排列：

（1）通報或公布審計結(jié)果的文件；

（2）審計工作報告或?qū)徲嫿Y(jié)果報告、綜合審計報告，以及上級機關(guān)、有關(guān)領(lǐng)導對上述報告的批示；

（3）審計決定與檢查審計決定執(zhí)行情況的文件；

（4）采取審計行政強制措施的文件；

（5）審計建議書、移送處理函；

（6）審計意見書與審計意見采納情況的文件；

（7）審計報告、審計報告征求意見書，被審計單位對審計報告的書面意見及審計組的書面說明；

（8）審定審計報告的會議紀要或記錄摘要；

（9）舉行審計聽證會的文件材料；

（10）審計復(fù)核文件（亦可置于針對文件之后）。2.第二單元證明性文件材料 按與審計報告所列問題和審計評價意見相對應(yīng)的順序進行排列：

（l）匯總審計工作底稿；

（2）審計取證材料清單；

（3）分項目審計工作底稿；

（4）原始審計工作底稿；

（5）審計證據(jù)；

（6）審計所依據(jù)的法規(guī)目錄或摘要?！?/p>

3．第三單元 立項性文件材料 按文件材料形成的時間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進行排列：

（1）上級機關(guān)及有關(guān)部門的指令性文件或授權(quán)審計通知書；

（2）與審計項目有關(guān)的舉報材料；

（3）審計方案及編制審計方案所形成的文件材料；

（4）審計通知書；

（5）審計文書送達回證（亦可置于針對文件之后）。

三個單元內(nèi)未列入的其他文件（如審計行政復(fù)議文書、審計應(yīng)訴法律文書等），可增設(shè)第四單元存入案卷；也可單獨立卷。

（二）各單元內(nèi)每份或每組文件材料之間的排列規(guī)則是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批復(fù)在前，請示在后；批示在前，報告在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，原始性文件在后。

第十條 審計文件材料的立卷程序

（一）審計方案經(jīng)批準后，審計組應(yīng)確定本項目立卷責任人，并提出明確要求。立卷責任人應(yīng)備置專門卷夾，做好立卷準備工作。

（二）項目審計實施開始后，立卷責任人要隨著審計程度各個環(huán)節(jié)的完成，及時收集本審計項目的文件材料，并認真檢查每一份文件材料的內(nèi)容、格式是否完整、合規(guī)，手續(xù)是否完備，字跡是否清晰。

（三）項目審計終結(jié)以后，立卷責任人要對本審計項目的全部文件材料進行系統(tǒng)的整理，進一步做好文件材料的鑒別和篩選工作，并按照本規(guī)程第九條的有關(guān)規(guī)定進行排列。

（四）整理審計案卷如遇有個別審計文件材料與行政文件或?qū)徲嬀C合管理文件在內(nèi)容上相互交*，難以劃分時，應(yīng)在保證審計檔案完整的前提下確定取舍。必要時，可在審計檔案和行政文書檔案中“同時立卷”。

（五）對立卷責任人整理出的項目審計文件材料，由審計組長或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人進行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求之處，應(yīng)責成立卷責任人進行補救。

（六）檢查合格后，按以下規(guī)定做好審計案卷的編目工作：

1．編寫頁號：

在有文字的每頁文件材料的正面右上角、背面左上角，用鉛筆書寫阿拉伯數(shù)字；文件材料背面是空白的，不編寫頁號。

2．編寫卷內(nèi)文件目錄：

（1）順序號 每份文件材料為一號。證明性文件材料，每一分項目（包括證實一項問題的所有審計證據(jù)和審計記錄）為一號。按文件材料的排列次序逐一填寫。

（2）文件字號 按文件材料制發(fā)單位所確定的文件字號填寫，沒有文件字號的不填寫。

（3）責任者 結(jié)論性和立項性文件，填寫文件的署名單位名稱，未署名的應(yīng)加以判定；證明性材料，填寫文件材料的收集者和制作者（即審計組）。

（4）題名 應(yīng)照實填入。無標題或標題不明確的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標題，并用“【 】”注明。

（5）日期 填寫文件材料的成文日期，可省略“年”、“月”、“日”字，在年、月的數(shù)字后加“．”號，一組證明材料的日期，可采用“1997．1．11－2．18”的省略寫法。文件材料上無日期的，應(yīng)準確判定后再行填寫。

（6）頁號填寫本份文件材料所在之頁的編號。

3．填制備考表：

（1）本卷情況說明 應(yīng)寫明本項目審計文件材料有無缺損、修改、補充、移出、銷毀，以及本卷與其它卷的關(guān)聯(lián)等情況。由填寫人簽名，并標注說明日期。

（2）立卷人 由立卷責任人簽名并標注立卷日期。

（3）檢查人 由審計組組長或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人在檢查質(zhì)量后簽名并標注檢查日期。

4．書寫案卷封面：

（1）全宗名稱 填寫（或印制）立檔單位全稱或通用簡稱。

（2）案卷分類名稱 根據(jù)機關(guān)檔案分類方案，填寫審計項目承辦部門名稱，或?qū)徲嬳椖款悇e名稱。

（3）審計案卷題名 于“審計檔案”四字下的空白處取中書寫。書寫格式為“立檔單位+對（介詞）+被審計單位名稱+項目審計的時間范圍+項目審計種類名稱”。

（4）審計時間 填寫從發(fā)出審計通知書至做出審計意見書和審計決定的起止時間。

（5）審計組負責人 填寫審計通知書上規(guī)定的審計組組長姓名。

（6）本項目共 卷（第 卷）填寫本審計項目所立案卷的總數(shù)以及本卷是其中的第幾卷。只有一卷的，括號內(nèi)不填數(shù)。

（7）自 年 月至 年 月 填寫本審計案卷卷內(nèi)審計文件材料最早形成日期（不包括引用法規(guī)原件的日期）和最晚形成日期。

（8）本卷共 件 頁 填寫卷內(nèi)目錄表中順序號的最后一號和頁號的最后一號。

（9）保管期限 按《審計檔案保管期限表》的規(guī)定劃注。

（10）歸檔號 填寫《審計案卷立卷類目》中的文書處理號。

（七）審計案卷的裝訂

1．審計案卷的裝具，可根據(jù)實際需要采用硬卷皮（規(guī)格為長300mm、寬220mm，用250克牛皮紙制作）或軟卷皮（規(guī)格為297mm ×210mm或260mm×185mm）。使用軟卷皮裝訂案卷，應(yīng)當將若干簿卷裝入卷盒，并在卷盒脊背上注明所裝審計案卷的起止號。

2．裝訂審計案卷必須做到：

（1）拆除文件材料上的金屬物；

（2）對破損、褪色的文件材料，要進行修復(fù)或復(fù)制；

（3）文件材料裝訂部分不足25mm，或其間有字的，要貼紙加寬后再裝訂；

（4）文件材料紙面小的，要粘貼或托裱在標準的16開紙上再裝訂；

（5）文件材料字跡模糊難以辨認的，應(yīng)附抄件并加以說明：

（6）外文材料應(yīng)附有中文譯本；

（7）每卷裝訂的文件材料，一般不得超過200頁，超出的應(yīng)按文件材料的階段性適當分卷；

（8）文件材料裝訂時應(yīng)在右邊和下邊取齊；

（9）裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁、不錯頁、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用。

（八）審計證物的處理

1．與審計案卷相關(guān)的證物，凡能入卷保存的均應(yīng)裝入卷盒或卷皮所附的物品袋內(nèi)。除在袋上注明證物名稱、形狀、數(shù)量、特征、來源外，并應(yīng)列入卷內(nèi)目錄，以便查對和利用。

2．不能入卷保存的相關(guān)證物，應(yīng)另行包裝，并在包裝上注明相應(yīng)的審計案卷題名、案卷號、證物收集日期、品名、數(shù)量、來源等。包裝后的證物可與審計案卷存放一處。

3．不宜保存的證物，應(yīng)及時拍成照片存入審計案卷內(nèi)。

4．與審計案卷相關(guān)的聲像磁帶、電腦軟盤、光盤，應(yīng)按件登記其內(nèi)容、時間、作者及相應(yīng)的審計案卷題名、案卷號，另行存放，并應(yīng)在相應(yīng)審計案卷的“備考表”中注明。

第十一條 審計案卷的密級和保密期限，按卷內(nèi)文件的最高密級和最長保密期限確定，并按規(guī)定做出標志。

第十二條 審計文件材料的歸檔

（一）審計業(yè)務(wù)部門應(yīng)以項目審計案卷為單位歸檔。無特殊情況，不得向檔案部門移交單份審計文件材料。

（二）對準備歸檔的審計案卷，由相關(guān)審計業(yè)務(wù)部門在事先逐卷檢查合格的基礎(chǔ)上，登記造冊，填寫“審計檔案移交清冊”（一式兩份），由機關(guān)檔案人員逐卷清點驗收。移交人和接收人在清冊上簽字蓋章。

（三）審計案卷的歸檔時間不得遲于該審計項目結(jié)束后次年六月底之前。

（四）審計案卷歸檔后，對于不存入審計案卷但尚有參考價值的文件材料，可由業(yè)務(wù)部門自行保存和使用；確無價值的文件材料可經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人審查后銷毀。

第十三條 本作業(yè)規(guī)程由審計署辦公廳負責解釋與修改。

第十四條 本作業(yè)規(guī)程自發(fā)布之日起施行。