淺談如何做好接待工作

會(huì)務(wù)接待工作是各級(jí)機(jī)關(guān)的一項(xiàng)常規(guī)性工作，代表著一個(gè)地方一個(gè)部門的窗口形象，對(duì)于推動(dòng)工作、加強(qiáng)交流有著十分重要的作用。隨著我區(qū)農(nóng)業(yè)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我辦的接待量和調(diào)研任務(wù)不斷增加，工作量也日益加重，接待工作的高效優(yōu)質(zhì)也就顯得尤為重要，所以我辦應(yīng)努力創(chuàng)新和完善會(huì)務(wù)接待工作的標(biāo)準(zhǔn)化流程，充分發(fā)揮辦公室的組織協(xié)調(diào)作用，樹立我辦良好形象，使接待工作不斷規(guī)范。就我辦實(shí)際情況，我個(gè)人認(rèn)為應(yīng)做好以下幾個(gè)方面：

一、明確接待工作的主要任務(wù)和原則

（一）我辦主要的接待任務(wù)

1、上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)的各種檢查、考察、督查、調(diào)研等活動(dòng)；

2、上級(jí)部門、兄弟單位、各業(yè)務(wù)聯(lián)系的部門、人員的來(lái)訪；

3、辦理各種大小型會(huì)議的會(huì)務(wù)工作；

4、協(xié)調(diào)農(nóng)口各單位之間關(guān)系，做好接待的各種銜接工作。

（二）接待工作的原則

堅(jiān)持嚴(yán)密有序的原則；堅(jiān)持規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的原則。

二、確立標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保會(huì)務(wù)接待工作有章可循

會(huì)務(wù)接待工作是圍繞會(huì)議、考察、調(diào)研等工作開展的一系列協(xié)調(diào)性和事務(wù)性的服務(wù)工作，包括會(huì)務(wù)接待安排、相關(guān)協(xié)調(diào)、會(huì)前準(zhǔn)備、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)和決定事項(xiàng)的落實(shí)等。接待的具體工作紛繁復(fù)雜、面面俱到，任何一個(gè)方面、一個(gè)環(huán)節(jié)有所忽視或考慮不周，都可能造成混亂，甚至有可能導(dǎo)致會(huì)務(wù)接待工作無(wú)法進(jìn)行。因此，科學(xué)確立標(biāo)準(zhǔn)化流程，能全面規(guī)范地搞好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，有序推進(jìn)會(huì)議和接待活動(dòng)，有效避免和減少會(huì)務(wù)接待工作中的失誤。

（一）明確流程。

接待工作有兩個(gè)方面：一是會(huì)務(wù)工作流程；二是接待工作流程。會(huì)議工作流程包括：領(lǐng)導(dǎo)安排——擬定會(huì)議方案——會(huì)前準(zhǔn)備——會(huì)中服務(wù)——會(huì)后總結(jié)。其中會(huì)前服務(wù)包括五大項(xiàng)工作：簽發(fā)通知、協(xié)調(diào)籌備、后勤保障、會(huì)場(chǎng)布置、邀請(qǐng)記者。會(huì)中服務(wù)包括四大項(xiàng)工作：會(huì)議簽到、內(nèi)外聯(lián)系、茶水服務(wù)、會(huì)議記錄。會(huì)后服務(wù)包括六大項(xiàng)工作：清理會(huì)場(chǎng)、材料收集、會(huì)議小結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議議決事項(xiàng)督辦、會(huì)議的新聞報(bào)道（由記者完成）。

接待工作包括八大流程：領(lǐng)導(dǎo)安排——方案制訂——迎接來(lái)賓——組織調(diào)研（督查、檢查等）——情況匯報(bào)——就餐（住宿）安排——?dú)g送來(lái)賓——資料歸檔。

（二）明確要求。

標(biāo)準(zhǔn)化流程應(yīng)對(duì)每一項(xiàng)工作有十分明確具體的要求。會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)化流程里，如會(huì)前服務(wù)中的通知下發(fā)環(huán)節(jié)，具體要求包括時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、座次安排和記者等是否明確到位?；I備協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)包括相關(guān)部門任務(wù)安排和提示領(lǐng)導(dǎo)入場(chǎng)等要求。會(huì)場(chǎng)布置包括座位安排、音響空調(diào)、會(huì)標(biāo)制作、會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、花卉擺放等要求。

接待標(biāo)準(zhǔn)化流程里，方案制訂中應(yīng)明確七個(gè)要求：包括確定調(diào)研（督查、檢查等）的準(zhǔn)確時(shí)間、來(lái)賓名單和注意事項(xiàng)；確定我區(qū)（辦）陪同人員；確定行程及線路；確定調(diào)研（督查、檢查等）點(diǎn)，準(zhǔn)備相關(guān)材料（簡(jiǎn)介）；安排車輛、記者、就餐（住宿）等相關(guān)事項(xiàng)；接待方案報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審定；下發(fā)通知。

三、嚴(yán)格實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保接待工作有條不紊

為確保會(huì)務(wù)接待流程嚴(yán)格實(shí)施到位，使會(huì)務(wù)接待工作有條不紊，應(yīng)著重做好三個(gè)方面的工作：

一是按流程環(huán)節(jié)分解任務(wù)，確保責(zé)任到人。上級(jí)有明確指示或領(lǐng)導(dǎo)有明確要求后，應(yīng)立即按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)入會(huì)務(wù)和接待活動(dòng)的相關(guān)準(zhǔn)備工作。根據(jù)會(huì)議和接待活動(dòng)的規(guī)模大小確定具體負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，把標(biāo)準(zhǔn)化流程中的各項(xiàng)任務(wù)具體分解到每一個(gè)人，把責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人，不留空檔。

二是按流程要求完成任務(wù)，確保落實(shí)到位。任務(wù)分工明確以后，責(zé)任人按照標(biāo)準(zhǔn)化流程各項(xiàng)任務(wù)的要求嚴(yán)格實(shí)施。具體操作中，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)化流程圖，一條一條抓落實(shí)，一項(xiàng)一項(xiàng)抓到位。接待流程的落實(shí)到位，能確保會(huì)議和接待活動(dòng)有條不紊的進(jìn)行。

三是按流程標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)籌兼顧，確保協(xié)調(diào)到位。由于接待工作環(huán)節(jié)較多，要求精細(xì)，各責(zé)任人和相關(guān)部門可能出現(xiàn)工作上的脫節(jié)，因此，在按流程實(shí)施的過(guò)程中，必須加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧，要有一名領(lǐng)導(dǎo)督查各項(xiàng)流程和細(xì)節(jié)是否到位，及時(shí)組織相關(guān)人員相互合作、查漏補(bǔ)缺，對(duì)沒有到位的流程事項(xiàng)緊急處理，靈活安排。同時(shí)要與

接待的相關(guān)部門保持密切聯(lián)系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和協(xié)調(diào)解決在準(zhǔn)備、進(jìn)行過(guò)程中的各種問題和矛盾。

四、不斷創(chuàng)新接待流程，確保接待工作高效優(yōu)質(zhì)

由于會(huì)務(wù)接待工作靈活多樣，會(huì)務(wù)接待工作中有很多意想不到的情況發(fā)生，所以接待流程的實(shí)施也需要不斷完善和改進(jìn)，確保會(huì)務(wù)和接待工作高效優(yōu)質(zhì)。在具體工作中還需做好三個(gè)方面的工作：

一是及時(shí)總結(jié)。在完成會(huì)務(wù)接待工作后，分管領(lǐng)導(dǎo)要組織相關(guān)工作人員及時(shí)做好資料歸檔工作。認(rèn)真總結(jié)成績(jī)，查找問題，特別是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神要認(rèn)真思考，反復(fù)領(lǐng)悟，不斷提高服務(wù)水平。

二是認(rèn)真完善。在會(huì)務(wù)接待工作中，要針對(duì)不夠精細(xì)、不夠完美的環(huán)節(jié)及時(shí)進(jìn)行改善，對(duì)具體要求及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，確保同樣的問題不重復(fù)發(fā)生，失誤一次比一次少，力求零失誤。

三是不斷創(chuàng)新。為進(jìn)一步提高會(huì)務(wù)接待工作效率，在資料歸檔的基礎(chǔ)上，要建立健全會(huì)務(wù)接待工作基礎(chǔ)資料庫(kù)，包括會(huì)議（接待）方案、匯報(bào)材料、調(diào)研點(diǎn)簡(jiǎn)介等比較完善的數(shù)據(jù)信息，這樣才能有效提高工作效率。

會(huì)務(wù)接待水平的高低、組織協(xié)調(diào)的好壞能夠集中反映一個(gè)地方或部門的整體形象，可以說(shuō)，接待工作就像一扇窗戶，能展示接待人員的素質(zhì)和能力，也可直接反映出外界對(duì)我區(qū)（辦）的直觀印象。我區(qū)是一個(gè)農(nóng)業(yè)大區(qū)，我辦又是農(nóng)口部門的牽頭單位，所以我辦的接待工作也是我區(qū)農(nóng)業(yè)工作對(duì)外宣傳的一個(gè)重要平臺(tái)，其成效直接影響到外界對(duì)我區(qū)農(nóng)業(yè)發(fā)展的印象，所以我們的工作要圍繞大局，在各種接待任務(wù)中，努力搭建平臺(tái)，為我區(qū)的農(nóng)業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的軟環(huán)境。

附：接待工作流程圖

接待工作流程圖

接待后，總結(jié)歸檔，及時(shí)收集資料，整理歸納，建立資料電子檔案

接待中，隨時(shí)上下聯(lián)系做好銜接協(xié)調(diào)工作，確保接待工作順利進(jìn)行

待領(lǐng)導(dǎo)審定后，通知相關(guān)人員和有關(guān)單位做好接待準(zhǔn)備工作（參觀點(diǎn)、會(huì)場(chǎng)等）

根據(jù)批示，送主要領(lǐng)導(dǎo)審簽，需要多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審簽時(shí)，需逐級(jí)審簽

根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排，擬定方案（時(shí)間、地點(diǎn)、行程安排等）送領(lǐng)導(dǎo)審閱

確認(rèn)來(lái)賓的基本情況（人數(shù)、職位、性別等）及活動(dòng)計(jì)劃，及時(shí)匯報(bào)

確認(rèn)來(lái)賓的基本情況（人數(shù)、職位、性別等）及活動(dòng)計(jì)劃，及時(shí)匯報(bào)

接到電話、明傳電報(bào)、書面通知等后，認(rèn)真閱讀并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)