第一篇：集團(tuán)OA系統(tǒng)的實(shí)施方案

集團(tuán)OA系統(tǒng)的實(shí)施方案

――初稿

隨著金融行業(yè)信息化程度的不斷加深，其對文檔管理自動(dòng)化、工作流程自動(dòng)化，網(wǎng)絡(luò)化協(xié)作辦公、遠(yuǎn)程辦公、移動(dòng)辦公的需求越來越強(qiáng)烈。在這種現(xiàn)實(shí)情況下，實(shí)行辦公自動(dòng)化辦公方式顯得優(yōu)為突出。

OA(Office Automation，以下簡稱OA)即是辦公自動(dòng)化。所謂OA系統(tǒng)就是用網(wǎng)絡(luò)和OA軟件構(gòu)建的一個(gè)單位內(nèi)部的辦公通信平臺(tái)，用于輔助辦公。OA系統(tǒng)完成單位內(nèi)部的郵件通信、信息發(fā)布、文檔管理、工作流程自動(dòng)化等等工作。

一、OA的功能

OA是多層次的技術(shù)、設(shè)備和系統(tǒng)的綜合。一個(gè)完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)包括：

1、信息的生成與輸入

2、信息的加工與處理

3、信息的存儲(chǔ)與檢索

4、信息的復(fù)制、信息的傳輸

5、交流以及信息安全管理等功能。同時(shí)，維護(hù)OA系統(tǒng)，除了基本的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)外，還要對相應(yīng)的OA軟件比較熟悉。目前使用的OA軟件有很多種，但無外乎兩大類，一類是使用IBM的Lotus Notes、微軟的Exchange等專用軟件構(gòu)建的OA系統(tǒng)，另一類是使用Web技術(shù)開發(fā)的基于B/S方式的OA系統(tǒng)。鑒于OA系統(tǒng)需要全體員工共同使用，而員工的電腦水平不一，所以O(shè)A系統(tǒng)要以使用簡易性為主，建議采用WEB技能技術(shù)開發(fā)的基本B/S的OA系統(tǒng)

二、OA系統(tǒng)定位

完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該將企業(yè)內(nèi)部與外部信息統(tǒng)一考慮，通過跨平臺(tái)的信息集成和發(fā)布技術(shù)，為企業(yè)構(gòu)造堅(jiān)固和寬廣的信息基石。是企業(yè)信息化的一個(gè)上層平臺(tái),企業(yè)經(jīng)營決策的一個(gè)信息中心，企業(yè)對外聯(lián)系的一個(gè)窗口，對內(nèi)信息溝通的一個(gè)橋梁，是集多種業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、通用辦公系統(tǒng)、Internet應(yīng)用等多方面的合理整合。

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念

OA系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和開發(fā)中力求簡單實(shí)用。遵循模塊化、組織化、標(biāo)準(zhǔn)化、靈活部署等原則進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，充分考慮了系統(tǒng)的實(shí)用、穩(wěn)定、速度、安全以及可擴(kuò)展性，創(chuàng)造了完美的個(gè)性化特征。

操作簡便：友好的操作界面使用戶能根據(jù)操作界面的指示完成操作。同時(shí)系統(tǒng)還提供聯(lián)機(jī)幫助。

性能穩(wěn)定：系統(tǒng)運(yùn)行的底層軟硬件平臺(tái)穩(wěn)定可靠。能提供完整有效的系統(tǒng)備份方案，使系統(tǒng)在遇到故障災(zāi)害后能以最小的代價(jià)在最短的時(shí)間內(nèi)得到恢復(fù)。

保障安全：系統(tǒng)中具備完善的權(quán)限管理功能。對信息發(fā)送、接收和查詢能提供安全性控制。對特殊的批示等需要提供電子簽名以保證系統(tǒng)信息的完整性和一致性。

擴(kuò)充靈活：系統(tǒng)可以通過調(diào)整配置來適應(yīng)業(yè)務(wù)流程的變動(dòng)并在當(dāng)前模塊基礎(chǔ)上增加新的功能。

維護(hù)方便：系統(tǒng)提供管理工具使系統(tǒng)管理人員無需通過數(shù)據(jù)庫底層操作即能對各種影響系統(tǒng)性能的情況或異常情況進(jìn)行處理，保障系統(tǒng)的日常運(yùn)行。

性能優(yōu)良：系統(tǒng)具備良好的性能，對普通處理的響應(yīng)時(shí)間小于5秒，對所有處理的響應(yīng)時(shí)間小于15秒。

遠(yuǎn)程訪問：系統(tǒng)提供完善的遠(yuǎn)程用戶上網(wǎng)辦公方案。且使用方便，信息安全，通訊費(fèi)用經(jīng)濟(jì)。

無縫連接：基于domino6支持J2EE,辦公系統(tǒng)可以通過多種方式如java、JSP、Servlet、JDBC、ODBC、LEI等在Domino和其他應(yīng)用系統(tǒng)間相互調(diào)用數(shù)據(jù)、方法等。

持續(xù)的系統(tǒng)擴(kuò)展與集成：采用跨平臺(tái)、模塊化設(shè)計(jì)，方便系統(tǒng)的不斷升級，另外提供多種接口，方便 OA系統(tǒng)與企業(yè)的其他系統(tǒng)集成。

四、系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

OA系統(tǒng)不僅能適應(yīng)企業(yè)的各類機(jī)構(gòu)調(diào)整，促進(jìn)企業(yè)資源的合理配置，優(yōu)化企業(yè)機(jī)構(gòu)運(yùn)作流程，還應(yīng)具有可用性，可靠性和可維護(hù)性，成為一個(gè)真正有效的全面支持企業(yè)運(yùn)作計(jì)算機(jī)化的系統(tǒng)。通過此系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，應(yīng)達(dá)到以下的目標(biāo)：

1、減輕辦公人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高辦公效率。

2、促進(jìn)工作流程的規(guī)范化和制度化。

3、管理并合理利用公司各類信息資源，以促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)的提升。

4、實(shí)現(xiàn)全面的決策支持。

5、面向未來的知識(shí)管理。

6、與企業(yè)中其他應(yīng)用系統(tǒng)（例ERP系統(tǒng)）進(jìn)行更好的集成。

五、系統(tǒng)架構(gòu)

用戶可以自由地以多種方式靈活地訪問系統(tǒng)，包括客戶端、瀏覽器、PDA、仿真終端，并可應(yīng)用 SMS IT 系統(tǒng)交互。

辦公平臺(tái)作為所有用戶每天面對的一個(gè)辦公門戶，可以在此平臺(tái)上完成絕大多數(shù)的日常辦公事務(wù)，而辦公平臺(tái)所需要的一些數(shù)據(jù), 則通過數(shù)據(jù)庫訪問技術(shù) ODBC、JDBC、DECS、LEI、Java、JSP、Servlet 等訪問后臺(tái)業(yè)務(wù)存儲(chǔ)系統(tǒng)。

辦公平臺(tái)在公司整個(gè)IT系統(tǒng)中的地位和作用。在整個(gè)IT系統(tǒng)中的地位，它是作為一個(gè)與用戶交互協(xié)作的平臺(tái)，從用戶的使用工作環(huán)境來看，它是用戶每天面對的一個(gè)辦公桌面。

六、系統(tǒng)特點(diǎn)

簡明易用的操作，功能齊全的金融業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)，良好的可擴(kuò)展性，強(qiáng)大的信息集成度，完善的安全機(jī)制，結(jié)構(gòu)化的組織管理。

七、功能模塊

OA系統(tǒng)必須包含的基本模塊：電子郵件、待辦事宜、公告、電子論壇、個(gè)人秘書、公文流轉(zhuǎn)、本地郵箱、公司簡介、規(guī)章制度、外部來文、會(huì)議管理、通訊錄等。

同時(shí)，還要包括以下的板塊：

A、個(gè)人信息：人事檔案查詢、勞動(dòng)合同、薪資福利查詢、社會(huì)保險(xiǎn)查詢、意外保險(xiǎn)查詢、工會(huì)福利查詢、黨費(fèi)繳費(fèi)查詢、檔案費(fèi)查詢、手機(jī)報(bào)銷查詢、員工宿舍查詢等各種信息查詢。

B、行政管理：酒店、機(jī)票預(yù)定信息、行政申請、行政費(fèi)用統(tǒng)計(jì)等。C、財(cái)務(wù)管理：財(cái)務(wù)申請、匯率查詢、資金調(diào)撥申請等。

投行項(xiàng)目管理；將項(xiàng)目按照階段進(jìn)行劃分，將每個(gè)階段需要填寫的文檔和報(bào)告進(jìn)行分類處理，并將其他相關(guān)功能如出差申請等都根據(jù)項(xiàng)目所處階段進(jìn)行劃分。

D、IT項(xiàng)目管理：將IT項(xiàng)目按照各自的方法進(jìn)行不同的階段、分類劃分。對項(xiàng)目整個(gè)過程進(jìn)行管理。

E、加盟商管理：一方面對每個(gè)市場部員工所管理的客戶進(jìn)行管理，記錄每個(gè)客戶的姓名、性別、聯(lián)系方式、資金帳號等各種信息，另一方面對市場部員工進(jìn)行管理，如員工的費(fèi)用記錄、工作記錄等。同時(shí)結(jié)合數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)，根據(jù)資金帳號查找到該客戶的交易情況，由此計(jì)算出每個(gè)市場部員工的業(yè)績。統(tǒng)計(jì)分析出客戶的交易特性。對于不同類型的市場部員工、不同類型的客戶，業(yè)績的計(jì)算方式也根據(jù)制度而不同。F、人事管理：包括人事檔案管理、勞動(dòng)合同管理、人事申請、360考核、外事管理等。

G、網(wǎng)上投票：利用每個(gè)人的ID號，根據(jù)一定的規(guī)則，在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行網(wǎng)上投票。系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)投票結(jié)果。例如員工升遷等

H、網(wǎng)上考試：利用每個(gè)人的ID號，根據(jù)題庫信息，隨機(jī)抽取題目或者配置好題目，進(jìn)行網(wǎng)上答題，根據(jù)限定時(shí)間，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)得分。例如ERP系統(tǒng)培訓(xùn)，其它部門培訓(xùn)計(jì)劃等

I、培訓(xùn)管理：培訓(xùn)申請、培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)考試、網(wǎng)上調(diào)查、視頻會(huì)議等。J、客戶管理：記錄公司關(guān)注和交往的個(gè)人或機(jī)構(gòu)客戶信息。

K、固定資產(chǎn)管理：包括宿舍管理記錄、司服制作記錄、手提電腦購買記錄、購車記錄、宿舍記錄等各種資產(chǎn)相關(guān)的信息管理。

L、圖書資料管理：對各種圖書、資料等的管理、借閱、歸屬等信息進(jìn)行管理的系統(tǒng)。

八、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境

服務(wù)器軟件：Windows 2003 Server、Windows 2008 Server操作系統(tǒng)

客戶端軟件：Windows XP、Windows 7操作系統(tǒng)、Internet Explorer 6.0/8.0 客戶端開發(fā)工具：Lotus Domino Designer R6、IBM WebSphere Advanced Developer 5.0（或其它 J2EE 開發(fā)工具）

九、OA系統(tǒng)與ERP軟件的關(guān)系（補(bǔ)充）

OA和ERP作為目前企業(yè)信息化管理的兩大軟件系統(tǒng)，本應(yīng)是各負(fù)其責(zé)、各司其職，然而在實(shí)際選型和應(yīng)用的過程中，卻往往會(huì)出現(xiàn)這樣、那樣的問題，使得二者在企業(yè)管理系統(tǒng)的市場中紛爭不斷。

當(dāng)前很多企業(yè)使用的OA系統(tǒng)主要是公文管理、會(huì)議管理、檔案管理、人事管理、客戶信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統(tǒng)，這些應(yīng)用表面上都屬于傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化范疇，但實(shí)際上，在OA系統(tǒng)中所運(yùn)行的這些文檔、資料，也為ERP系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，同時(shí)OA系統(tǒng)具有ERP系統(tǒng)所不具備的行政審批流程功能。

OA系統(tǒng)和ERP之間彼此側(cè)重點(diǎn)不一樣，實(shí)際上OA系統(tǒng)是工作流定制的強(qiáng)手，ERP系統(tǒng)是挖掘企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的工具，二者整合的必要性非常明顯：保護(hù)了現(xiàn)有的IT基礎(chǔ)建設(shè)投資在企業(yè)軟件服務(wù)中的整合需求；實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)系統(tǒng)的優(yōu)勢互補(bǔ)；有利于企業(yè)業(yè)務(wù)流程重構(gòu)。

企業(yè)實(shí)施OA系統(tǒng)的最終目的應(yīng)該是建立協(xié)同工作平臺(tái)和信息集成平臺(tái)，基于平臺(tái)開發(fā)的OA產(chǎn)品在這方面的優(yōu)勢將尤為突出。協(xié)同工作平臺(tái)將企業(yè)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括ERP集成到OA當(dāng)中，制定標(biāo)準(zhǔn)，將企業(yè)的傳統(tǒng)“垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式”轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的“扁平式管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時(shí)，心理距離也逐漸縮小，從而提高企業(yè)團(tuán)隊(duì)化協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力。信息集成平臺(tái)對于使用ERP系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)已存在的生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可將其集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能及時(shí)有效的獲取處理信息，提高整體反應(yīng)速度。

很多企業(yè)在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，OA與ERP之間各自有著不同的優(yōu)勢，他們之間應(yīng)該是一種相輔相成的并存關(guān)系，如果兩者可以融合在一起，實(shí)現(xiàn)恰當(dāng)整合，就可以互相彌補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)整體效益的最佳。

以下是OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)集成的要點(diǎn)，以供參考：

1、通過OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有關(guān)支付流程的審批后，把審批的金額寫入ERP的AP模塊，形成相關(guān)發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行支付操作。

2、通過OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)借款和報(bào)銷的審批流程，審批完成后把借款和報(bào)銷的費(fèi)用項(xiàng)信息以及總金額寫入IExpense中，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)付款處理。

3、通過OA實(shí)現(xiàn)員工請假申請審批流程，審批通過后直接把考勤信息寫入HR中進(jìn)行考勤統(tǒng)計(jì)、薪酬計(jì)算。

4、通過OA系統(tǒng)進(jìn)行員工考評文件的審批，審批后把結(jié)果寫入人力資源績效考核模塊個(gè)人信息中。

十、總結(jié)

整個(gè)OA系統(tǒng)具有嚴(yán)謹(jǐn)而簡單的系統(tǒng)概念。熟練掌握這些概念能使得整個(gè)系統(tǒng)的實(shí)施過 程事半功倍。OA系統(tǒng)的核心概念只有三個(gè)：信息目錄；文檔類型；和信息門戶。其中信息目錄作為系統(tǒng)所有電子文檔類信息的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，全部在四大信息中心根目錄下創(chuàng)建（知識(shí)、論壇、業(yè)務(wù)和決策）。四大信息中心因此在OA系統(tǒng)稱為資產(chǎn)化的概念信息（知識(shí)）的主要物理存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。

第二個(gè)重要的系統(tǒng)核心概念是電子文檔類型。OA系統(tǒng)通過電子文檔類型來組織相關(guān)的業(yè)務(wù)功能。比如，需要進(jìn)行會(huì)議管理，實(shí)施人員可以通過類型為“會(huì)議（紀(jì)要）”的電子文檔類型定義相關(guān)的目錄，同時(shí)發(fā)布在相關(guān)的門戶上（比如：公共事務(wù)），這樣就可以完成會(huì)議的發(fā)布、到期提醒和會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布。

最后，要把OA系統(tǒng)實(shí)施成為一個(gè)主要用于讓部門開展業(yè)務(wù)、進(jìn)行知識(shí)共享，信息獲取的基本信息平臺(tái)，一定要進(jìn)行相關(guān)的信息門戶設(shè)計(jì)和劃分。信息門戶的主要目的是進(jìn)行不同信息版塊的組合。組合的方式可以自由掌握，但主要是為了滿足信息獲取/開展業(yè)務(wù)處理的便利和完整性。比如我們建立一個(gè)用于進(jìn)行行政部文件處理。我們除了在信息門戶中劃分其中的一個(gè)版塊用于行政工作流的觸發(fā)，還會(huì)在另外的區(qū)域進(jìn)文件模板的發(fā)布和更新通知、還有就是進(jìn)行文件規(guī)則的發(fā)布。

十一、OA供應(yīng)商選擇

目前收集的OA供應(yīng)商包括：

1、用友OA

2、金碟OA

3、百勝OA

4、金和軟件公司

5、致遠(yuǎn)軟件

6、通達(dá)科技公司

IT部 2010-08-10

第二篇：關(guān)于啟用集團(tuán)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的通知

關(guān)于啟動(dòng)OA辦公系統(tǒng)試運(yùn)行的通知

各部門、分公司：

為提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)行政管理的規(guī)范化、流程化、科學(xué)化，我公司擬推行OA辦公系統(tǒng)，經(jīng)過對通達(dá)軟件、金蝶軟件及致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)軟件三家OA產(chǎn)品的功能、后期使用及價(jià)格等方面的綜合比較，最終選定通達(dá)OA2013完美版作為我公司的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)施。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、目的：實(shí)現(xiàn)公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規(guī)范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。

二、范圍：公司總部所有職能部門，分公司及終端店鋪。

三、軟件公司將在前期召集各職能部門進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，而后提供詳細(xì)的OA辦公系統(tǒng)試運(yùn)行方案，同時(shí)提供書面的用戶手冊（紙質(zhì)或電子版），以確保試運(yùn)行工作有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行。各部門及分公司嚴(yán)格按照軟件公司提供的試運(yùn)行方案，結(jié)合自身工作實(shí)際，對軟件展開使用。最終達(dá)到全面提升公司綜合管理水平，進(jìn)一步為提高工作效率。

網(wǎng)絡(luò)部

第三篇：集團(tuán)通用型辦公OA系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范書

集團(tuán)通用型辦公OA系統(tǒng)

技術(shù)規(guī)范

中國移動(dòng)通信集團(tuán)吉林有限公司

松原分公司

2010年10月

一、概述

1、總則

為了保證糾紛信息平臺(tái)的穩(wěn)定、安全、先進(jìn)實(shí)用，本規(guī)范應(yīng)遵循以下原則：（1）先進(jìn)性：開發(fā)商應(yīng)利用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行開發(fā)。提高功能、使用、維護(hù)等方面的先進(jìn)性。

（2）完整性：本規(guī)范規(guī)定系統(tǒng)中任何與原始票務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的錄入、修改、刪除的操作及其結(jié)果都在本地保留相應(yīng)操作記錄。

本規(guī)范對與糾紛信息平臺(tái)相關(guān)的開發(fā)、功能及概念作了最基本的要求。開發(fā)商在軟件系統(tǒng)的開發(fā)、銷售、維護(hù)和升級方面應(yīng)適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求．以滿足客戶多樣化的需求。

2、產(chǎn)品要求

為了市場競爭的規(guī)范性和公平性，根據(jù)《軟件開發(fā)規(guī)范》(GB8567-88、GBT12505-90、GBT12504-90)的規(guī)定，對軟件開發(fā)商及其軟件產(chǎn)品做出以下規(guī)定：

1、開發(fā)商必須是獨(dú)立法人，有軟件開發(fā)的經(jīng)營許可，有相對穩(wěn)定的技術(shù)開發(fā)人員，具備對該軟件產(chǎn)品的后續(xù)服務(wù)、升級能力。需提供《企業(yè)營業(yè)執(zhí)照》、《軟件企業(yè)認(rèn)定書》、《專職人員及管理人員名單》、《專職人員學(xué)歷證書及復(fù)印件》。

2、軟件商開發(fā)的軟件產(chǎn)品必須擁有合法版權(quán)，并經(jīng)國家相關(guān)管理部門認(rèn)可，擁有相應(yīng)的《著作權(quán)證明書》和《軟件產(chǎn)品登記證書》。

3、軟件必須符合行業(yè)規(guī)范的要求，并擁有完整的軟件所需的文檔，包括《軟件需求說明書》、《概要設(shè)計(jì)說明書》、《測試分析報(bào)告》、《用戶手冊》、《操作手冊》。

4、開發(fā)商要確保提交的文件真實(shí)、清晰，不得以任何形式隱瞞、替代、篡改。

二、總體功能要求

1.發(fā)文管理

發(fā)文管理實(shí)現(xiàn)各職能部門內(nèi)和各部門間發(fā)文的辦理及監(jiān)控管理，實(shí)現(xiàn)公文發(fā)文流程的全程計(jì)算機(jī)自動(dòng)化控制，達(dá)到公文發(fā)文自動(dòng)化目的。發(fā)文處理包括內(nèi)部文件和對外公文的起草、核稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、校對、登記、打印、下發(fā)、歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)等步驟的自動(dòng)化流程處理。每一步均設(shè)置發(fā)文處理流程臺(tái)帳，自動(dòng)搜索待擬稿的文檔，以醒目的方式顯示提醒。具有發(fā)文的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，可查詢、統(tǒng)計(jì)到某一時(shí)期的發(fā)文數(shù)量，發(fā)文類別等指標(biāo)，形成報(bào)表輸出顯示。并可以利用文檔數(shù)據(jù)中心進(jìn)行管理。

處理流程基于工作流引擎平臺(tái)進(jìn)行定制和設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)。支持靈活的流程和表單定義、文件的并發(fā)多任務(wù)處理。對文件流動(dòng)的狀態(tài)可以查詢、統(tǒng)計(jì)和打印輸出（有權(quán)限控制）。

2.收文管理

收文處理包括外來文件（正式或非正式）的登記、擬辦、批辦、批示、傳閱、分發(fā)并可完成歸檔、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)等步驟的自動(dòng)化流程處理?？筛鶕?jù)需要將掃描好的文檔附加到系統(tǒng)或在系統(tǒng)中錄入、掃描文件，可以引入任何格式的文檔或新建Word、Excel、語音等類型的文檔，并與微軟Office軟件結(jié)合并提供在線修改、電子批注、上傳、下載、打印等功能。對要求辦理的文件進(jìn)行全自動(dòng)跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制，提供對收文的催辦、督辦、提醒、反饋，每一步均設(shè)置收文處理流程臺(tái)帳，自動(dòng)搜索擬辦的文檔，以醒目的方式顯示提醒。利用收文處理的發(fā)文查詢和統(tǒng)計(jì)功能，可查詢、統(tǒng)計(jì)到某一時(shí)期的發(fā)文數(shù)量，發(fā)文類別等指標(biāo)，形成報(bào)表輸出顯示。并可以利用文檔數(shù)據(jù)中心進(jìn)行管理。

同發(fā)文一樣，處理流程基于工作流引擎平臺(tái)進(jìn)行定制和設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)。支持靈活的流程和表單定義、文件的并發(fā)多任務(wù)處理。對文件流動(dòng)的狀態(tài)可以查詢、統(tǒng)計(jì)和打印輸出（有權(quán)限控制）。

3.綜合辦公事務(wù)

綜合辦公事務(wù)系統(tǒng)提供對繁雜的辦公事務(wù)進(jìn)行綜合處理的功能。如：對一些非流程的、可控的點(diǎn)對點(diǎn)日常辦公事務(wù)進(jìn)行處理。該系統(tǒng)要求可以引入電子文檔，引入的電子文檔具有修改痕跡保存、全文批注等功能。

4.個(gè)人辦公：

可以構(gòu)建個(gè)性化的個(gè)人辦公環(huán)境（電子桌面），如即時(shí)消息、待辦事宜、通訊錄、計(jì)劃與日志、個(gè)人信息管理、電子郵件。

相關(guān)功能說明如下：

(1)待辦事宜：待辦事宜模塊集中顯示用戶當(dāng)前需要辦理的所有事務(wù)。使用戶進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)處理的入口，已處理完畢的待辦事宜將自動(dòng)從待辦事宜列表中消失。

(2)即時(shí)消息：可通過手機(jī)短信服務(wù)發(fā)送提醒信息。

(3)通訊錄：實(shí)現(xiàn)電子名片簿的功能，可以記錄聯(lián)系人的單位、地址、聯(lián)系電話等常用信息，提供私人通訊錄進(jìn)行登記、管理和查詢功能。聯(lián)系人的信息可以是私有信息，只有信息建立人才能閱讀，也可以是公共信息，所有人都可以閱讀，可根據(jù)需要將通訊錄設(shè)為共享或者私有，通訊錄支持導(dǎo)出功能，導(dǎo)出的格式與Outlook通訊錄的文件格式相符。

(4)個(gè)人信息管理：提供用戶登錄密碼修改和授權(quán)待辦功能。

(5)電子郵件：集成第三方郵件系統(tǒng)，能在平臺(tái)和Internet上靈活傳遞消息，要求能自由管理郵箱容量的大小，實(shí)現(xiàn)smtp和pop3協(xié)議，可以同時(shí)內(nèi)收、內(nèi)發(fā)、外收、外發(fā)郵件。

(6)計(jì)劃與日志：用戶個(gè)人的工作計(jì)劃和安排。

5.任務(wù)管理：

對個(gè)人承辦的任務(wù)進(jìn)行分類，便于查詢統(tǒng)計(jì)、匯報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)者可對下屬分配工作并進(jìn)行監(jiān)督。

6.信息發(fā)布平臺(tái)。

主要功能要求如下：

(1)公共信息摘編與發(fā)布：信息摘編由專門的信息摘編錄入人員負(fù)責(zé)發(fā)布和管理信息，以供全體職工簡單、快捷地查閱和學(xué)習(xí)有價(jià)值的信息。包括最新國家、自治區(qū)政策，最新政府發(fā)文，辦公室文件、通知、公告、簡報(bào)信息、內(nèi)部通訊錄、政府成員單位文件，領(lǐng)導(dǎo)最新批示，法律法規(guī)，檔案資料等。

(2)新聞發(fā)布管理：

(3)公告信息發(fā)布：可以在辦公系統(tǒng)上發(fā)布、顯示的公司和部門公告，支持公告內(nèi)容的審批后再發(fā)布。

7.考勤管理

對上班、下班、及加班進(jìn)行時(shí)間記錄，可以方便統(tǒng)計(jì)員工的缺席及請假情況。

8.工作流管理：

可以實(shí)現(xiàn)復(fù)雜流程和表單的完全可視化定制，只需鼠標(biāo)輕松拖拽、鍵盤輔助參數(shù)配置，就可以方便地把收文、發(fā)文管理、請示匯報(bào)、車輛申請、用印申請、請假申請等流程和表單定制出來。

對每個(gè)流程的簽批單都能依據(jù)需要進(jìn)行排版定制，能自由編定表單元素。為達(dá)到最方便實(shí)用的效果，要求可以使用word來排版簽批單格式和樣式。

(1)流程組織

工作流引擎提供對這些服務(wù)面向于不同管理事務(wù)的協(xié)作流程提供完美的解決，是良好的流程組織機(jī)制，允許系統(tǒng)管理員將這些流程分級化的進(jìn)行組織，以避免因流程數(shù)量太多而導(dǎo)致的視覺紊亂，通過清晰的樹型導(dǎo)航方式讓用戶能快速定位自己需要啟動(dòng)的流程。

(2)流程回撤

在流程實(shí)例運(yùn)行過程中，當(dāng)前步驟經(jīng)辦人在辦理完本環(huán)節(jié)事務(wù)后，任務(wù)將向下一步驟經(jīng)辦人傳遞。任務(wù)發(fā)出后如當(dāng)前步驟經(jīng)辦人發(fā)現(xiàn)辦理有誤，可在下一步驟經(jīng)辦人未辦理之前執(zhí)行流程回撤功能收回原文進(jìn)行重新修改。

(3)流程監(jiān)控

對每個(gè)流程實(shí)例的處理情況進(jìn)行監(jiān)控，提供形象的圖形方式使得系統(tǒng)管理能方便地了解每個(gè)業(yè)務(wù)流程經(jīng)過那些步驟和人員，當(dāng)前處于哪個(gè)步驟等信息。有足夠權(quán)限的人員還可對流程進(jìn)行必要的設(shè)置和調(diào)整，包括流程強(qiáng)制跳轉(zhuǎn)，流程凍結(jié)和刪除等功能。

9.系統(tǒng)權(quán)限維護(hù)類：

對所有系統(tǒng)提供各種權(quán)限控制功能，具體的功能有：用戶管理、機(jī)構(gòu)管理、崗位管理；權(quán)限管理（功能權(quán)限控制、數(shù)據(jù)權(quán)限控制、用戶審批環(huán)節(jié)權(quán)限控制、用戶地址權(quán)限控制、用戶崗位權(quán)限控制、用戶傳閱權(quán)限控制、用戶密級的控制等等）。

10.系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)類：

工具主要是對整個(gè)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)方面進(jìn)行維護(hù)。包括數(shù)據(jù)的初始化、數(shù)據(jù)字典（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案的數(shù)據(jù)表要能夠在系統(tǒng)管理中進(jìn)行管理維護(hù)）、數(shù)據(jù)的更新、數(shù)據(jù)的備份恢復(fù)、數(shù)據(jù)項(xiàng)維護(hù)等。

三、其它相關(guān)指標(biāo)

1、要求注冊資金在100萬元人民幣以上（包括100萬元），廠商需提供企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、軟件企業(yè)認(rèn)定證書、軟件著作權(quán)證書、軟件產(chǎn)品登記證書、公安部認(rèn)證證書(計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全專用產(chǎn)品銷售許可證)及其它認(rèn)證等。中標(biāo)后簽訂合同前需提供產(chǎn)品授權(quán)書。

2、與本項(xiàng)目相同規(guī)模或以上的典型案例不少于20個(gè),需提供相關(guān)證明（合同復(fù)印件或用戶證明）。

3、軟件測試情況。

4、提供原廠安裝服務(wù)。

5、提供原廠7×8小時(shí)售后服務(wù)，免費(fèi)服務(wù)期1年，服務(wù)期內(nèi)免費(fèi)提供產(chǎn)品升級。

6、提供本產(chǎn)品紙質(zhì)技術(shù)文檔、電子文檔各1份。

7、免費(fèi)提供至少3名涉及本產(chǎn)品及相關(guān)技術(shù)的人員培訓(xùn)，培訓(xùn)方式由雙方商定，若異地培訓(xùn)，發(fā)生的所有費(fèi)用由廠商承擔(dān)。

8、廠商應(yīng)考慮單個(gè)終端報(bào)價(jià)優(yōu)惠或不限制用戶終端數(shù)，以便于未來應(yīng)用擴(kuò)容。

本技術(shù)要求自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第四篇：集團(tuán)OA系統(tǒng)立項(xiàng)建設(shè)方案書

XX集團(tuán)-OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書

目錄

一、XX集團(tuán)目前的流程及知識(shí)管理現(xiàn)狀....................................................................................2

1.1 流程管理現(xiàn)狀...................................................................................................................2 1.2 知識(shí)管理現(xiàn)狀...................................................................................................................2

二、XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)調(diào)研....................................................................................................3

2.1 具備什么樣的條件才可實(shí)施OA系統(tǒng).............................................................................3 2.2 實(shí)施OA系統(tǒng)有什么風(fēng)險(xiǎn).................................................................................................3

三、實(shí)施OA系統(tǒng)的價(jià)值體現(xiàn).......................................................................................................3

3.1 OA簡介..............................................................................................................................3 3.2 XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)的價(jià)值體現(xiàn)....................................................................................4

3.2.1 流程規(guī)范、制度統(tǒng)一...........................................................................................4 3.2.2 規(guī)范管理、有序處理...........................................................................................4 3.2.3 實(shí)時(shí)管理、提升效率...........................................................................................4 3.2.4 協(xié)同辦公、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)...........................................................................................4

3.2.5 知識(shí)積累、經(jīng)驗(yàn)分享...........................................................................................4

四、OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃....................................................................................................................5

4.1 OA系統(tǒng)選型......................................................................................................................5 4.2 OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃..............................................................................................................5 4.3 OA實(shí)施目標(biāo).......................................................................................................................5

五、其它企業(yè)OA系統(tǒng)的信息了解.............................................................錯(cuò)誤！未定義書簽。

XX集團(tuán)-OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書

一、XX集團(tuán)目前的流程及知識(shí)管理現(xiàn)狀

1.1 流程管理現(xiàn)狀

? 流程申批信息分散：大量的流程申批通過電子郵件的發(fā)送、接收方式進(jìn)行，而流程申批后的備查只能通過各自的電腦中搜索郵件。

? 流程不透明：很多流程的申批，對于大多數(shù)員工都是不清楚如何進(jìn)行的，有需要時(shí)則通過各種溝通方式向其他同事咨詢，效率較低，也容易導(dǎo)致信息誤傳。? 信息泛濫：很多高管對于某個(gè)流程進(jìn)行申批時(shí)，經(jīng)常時(shí)從一開始到流程結(jié)束的過程中收到很多郵件，導(dǎo)致獲取信息過于泛濫。而真正作出決策時(shí)，只需要一目了然知道各相關(guān)人員的意見即可，無需從開始到結(jié)束一直收到各個(gè)郵件。

1.2 知識(shí)管理現(xiàn)狀

? 經(jīng)驗(yàn)得不到延續(xù)：員工流動(dòng)，其工作經(jīng)驗(yàn)及知識(shí)是無法移交的，往往新任同事從頭再來，效率低下；

? 知識(shí)無法積累：很多員工對企業(yè)有好的的想法和建議，可能在傳達(dá)或執(zhí)行過程中因各種原因無法延續(xù)或變了調(diào)，時(shí)間一長，往往是不了了之；

? 規(guī)章制度缺乏一致性：企業(yè)經(jīng)過多年發(fā)展，很多規(guī)章制度在不斷完善和改進(jìn)，但規(guī)章制度在傳達(dá)過程中往往缺乏及時(shí)性和一致性，造成很多重復(fù)的工作；【比如隨機(jī)抽查XX集團(tuán)１０位員工，詢問公司的年假制度和辦公用品的領(lǐng)用制度，可能會(huì)得到不少于兩種不同的答案】

? 制度的執(zhí)行過程中得不到及時(shí)有效指導(dǎo)和監(jiān)督：高管對于一些規(guī)章制度是否有效執(zhí)行，往往是等出了問題或在例行檢查中才能知道，無法進(jìn)行及時(shí)的指導(dǎo)和監(jiān)督；

XX集團(tuán)-OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書

二、XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)調(diào)研

2.1 具備什么樣的條件才可實(shí)施OA系統(tǒng)

嚴(yán)格意義來講，只要企業(yè)有規(guī)范企業(yè)管理，提升管理效率的要求，都具備了上ＯＡ的前提和條件。重點(diǎn)有四個(gè)，我們需要重視的是前面兩點(diǎn)。

１、清晰了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，是上線OA軟件重要前提條件，此前提不僅是成功實(shí)施的的基礎(chǔ)，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。并能保證系統(tǒng)有足夠的擴(kuò)張性，能滿足未來３－５年的 企業(yè)發(fā)展需求。

２、規(guī)章制度需明確

實(shí)施OA系統(tǒng)的過程中最影響進(jìn)度的是各種規(guī)章制度、流程經(jīng)常變動(dòng)，相信成立項(xiàng)目小組后，前期把需求明確后，這種經(jīng)常要變動(dòng)的情況應(yīng)該比較少。

3、硬件設(shè)備

目前我公司的硬件設(shè)備完全足夠

4、二次開發(fā)能力

目前信息部門完全具備這樣的能力

2.2 實(shí)施OA系統(tǒng)有什么風(fēng)險(xiǎn)

ＯＡ項(xiàng)目能否正常實(shí)施，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視是保障項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。

因?yàn)镺A系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實(shí)施阻力較大，是否有一個(gè)強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用??在整個(gè)過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門，必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。故從制度化的保障或納入績效考核是較為可行的辦法。

三、實(shí)施OA系統(tǒng)的價(jià)值體現(xiàn)

3.1 OA簡介

OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫，一般的叫法是：OA系統(tǒng)，OA辦公自動(dòng)化

過往的一些偏見往往認(rèn)為 OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會(huì)議安排、XX集團(tuán)-OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書

文獻(xiàn)檢索等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，隨著企業(yè)信息化的普及和IT技術(shù)的發(fā)展，OA應(yīng)該是一個(gè)企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，有不同的功能表現(xiàn)。對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言：OA是決策支持系統(tǒng)（DSS），為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營效率； 對于普通員工而言：OA是事務(wù)／業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，通過各種有效信息讓員工更準(zhǔn)確、高效地工作。

3.2 XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)的價(jià)值體現(xiàn)

3.2.1 流程規(guī)范、制度統(tǒng)一

基于統(tǒng)一的信息收集，所有員工在同一平臺(tái)獲取相關(guān)信息，避免很多規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程審批因多人傳遞而產(chǎn)生信息偏差

3.2.2 規(guī)范管理、有序處理

通過統(tǒng)一的待辦事務(wù)、待審流程管理等相關(guān)功能，使得相關(guān)管理和業(yè)務(wù)處理工作更為有序與規(guī)范。

3.2.3 實(shí)時(shí)管理、提升效率

管理者可通過手機(jī)或其它移動(dòng)終端設(shè)備，隨時(shí)隨地登錄系統(tǒng)，管理審批事務(wù)

3.2.4 協(xié)同辦公、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)

對于某些重要項(xiàng)目的進(jìn)展，可進(jìn)行多人協(xié)同處理，處理過程實(shí)時(shí)知會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便對項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行及時(shí)指導(dǎo)和批復(fù)

3.2.5 知識(shí)積累、經(jīng)驗(yàn)分享

員工在長期的工作中積累的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，點(diǎn)點(diǎn)滴滴的匯集，形成龐大的屬于XX集團(tuán)特色的知識(shí)文化，以使更多的員工理解和學(xué)習(xí)，更多好的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)得到延續(xù)

XX集團(tuán)-OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書

四、OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃

4.1 OA系統(tǒng)選型

目前市場上的OA系統(tǒng)品牌很多、價(jià)位從幾千元甚至到幾百萬元的都有，基于XX集團(tuán)當(dāng)前信息化建設(shè)程度、企業(yè)規(guī)模及發(fā)展戰(zhàn)略需求，選擇OA系統(tǒng)主要考慮以下幾個(gè)問題：

1-品牌知名度 【選擇市場上中大型成功案例較多的品牌】

2-信息系統(tǒng)集成度 【結(jié)合企業(yè)目前應(yīng)用的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫的情況，選擇能與當(dāng)前系統(tǒng)集成度高的產(chǎn)品】

3-產(chǎn)品側(cè)重點(diǎn) 【除滿足企業(yè)OA應(yīng)用需求，偏重于考慮人力資源比較完善的系統(tǒng)】 4-價(jià)格考慮 【以當(dāng)前XX集團(tuán)的規(guī)模及應(yīng)用情況，小型的系統(tǒng)基本不去考慮，初步定位系統(tǒng)在 20-40萬區(qū)間的產(chǎn)品】

4.2 OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃

1-現(xiàn)場交流演示：針對選型要求，初步定位2、3套產(chǎn)品，聯(lián)系廠家到XX集團(tuán)現(xiàn)場與管理者、員工進(jìn)行交流演示

2-明確合作產(chǎn)品、簽訂合作協(xié)議：征集員工意見，明確選型產(chǎn)品，達(dá)成共識(shí)后簽訂合作協(xié)議

3-組建內(nèi)部項(xiàng)目小組：OA產(chǎn)品涉及到多部門、多層次人員的工作及一些業(yè)務(wù)流程的改造與制訂，需成立專門的項(xiàng)目小組進(jìn)行協(xié)同實(shí)施

4-制訂實(shí)施周期：由軟件廠商與XX集團(tuán)項(xiàng)目小組商議后制度OA實(shí)施周期

4.3 OA實(shí)施目標(biāo)

XX集團(tuán)-OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書

第五篇：集團(tuán)OA系統(tǒng)立項(xiàng)建設(shè)方案書

XX集團(tuán)-OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書

目錄

一、XX集團(tuán)目前的流程及知識(shí)管理現(xiàn)狀.....................21.1 流程管理現(xiàn)狀........................2

1.2 知識(shí)管理現(xiàn)狀........................2

二、XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)調(diào)研.......................32.1 具備什么樣的條件才可實(shí)施OA系統(tǒng).....................3

2.2 實(shí)施OA系統(tǒng)有什么風(fēng)險(xiǎn)....................3

三、實(shí)施OA系統(tǒng)的價(jià)值體現(xiàn)..........................33.1 OA簡介............................3

3.2 XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)的價(jià)值體現(xiàn).....................43.2.1 流程規(guī)范、制度統(tǒng)一.....................43.2.2 規(guī)范管理、有序處理.....................43.2.3 實(shí)時(shí)管理、提升效率.....................43.2.4 協(xié)同辦公、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn).....................43.2.5 知識(shí)積累、經(jīng)驗(yàn)分享.....................4四、OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃.........................54.1 OA系統(tǒng)選型...........................5

4.2 OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃..........................5

4.3 OA實(shí)施目標(biāo)............................5

五、其它企業(yè)OA系統(tǒng)的信息了解............錯(cuò)誤！未定義書簽。

一、XX集團(tuán)目前的流程及知識(shí)管理現(xiàn)狀

1.1 流程管理現(xiàn)狀

? 流程申批信息分散：大量的流程申批通過電子郵件的發(fā)送、接收方式進(jìn)行，而流程申批

后的備查只能通過各自的電腦中搜索郵件。

? 流程不透明：很多流程的申批，對于大多數(shù)員工都是不清楚如何進(jìn)行的，有需要時(shí)則通

過各種溝通方式向其他同事咨詢，效率較低，也容易導(dǎo)致信息誤傳。

? 信息泛濫：很多高管對于某個(gè)流程進(jìn)行申批時(shí)，經(jīng)常時(shí)從一開始到流程結(jié)束的過程中收

到很多郵件，導(dǎo)致獲取信息過于泛濫。而真正作出決策時(shí)，只需要一目了然知道各相關(guān)人員的意見即可，無需從開始到結(jié)束一直收到各個(gè)郵件。

1.2 知識(shí)管理現(xiàn)狀

? 經(jīng)驗(yàn)得不到延續(xù)：員工流動(dòng)，其工作經(jīng)驗(yàn)及知識(shí)是無法移交的，往往新任同事從頭再來，效率低下；

? 知識(shí)無法積累：很多員工對企業(yè)有好的的想法和建議，可能在傳達(dá)或執(zhí)行過程中因各種

原因無法延續(xù)或變了調(diào)，時(shí)間一長，往往是不了了之；

? 規(guī)章制度缺乏一致性：企業(yè)經(jīng)過多年發(fā)展，很多規(guī)章制度在不斷完善和改進(jìn)，但規(guī)章制

度在傳達(dá)過程中往往缺乏及時(shí)性和一致性，造成很多重復(fù)的工作；【比如隨機(jī)抽查XX集團(tuán)１０位員工，詢問公司的年假制度和辦公用品的領(lǐng)用制度，可能會(huì)得到不少于兩種不同的答案】

? 制度的執(zhí)行過程中得不到及時(shí)有效指導(dǎo)和監(jiān)督：高管對于一些規(guī)章制度是否有效執(zhí)行，往往是等出了問題或在例行檢查中才能知道，無法進(jìn)行及時(shí)的指導(dǎo)和監(jiān)督；

二、XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)調(diào)研

2.1 具備什么樣的條件才可實(shí)施OA系統(tǒng)

嚴(yán)格意義來講，只要企業(yè)有規(guī)范企業(yè)管理，提升管理效率的要求，都具備了上ＯＡ的前提和條件。重點(diǎn)有四個(gè)，我們需要重視的是前面兩點(diǎn)。

１、清晰了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，是上線OA軟件重要前提條件，此前提不僅是成功實(shí)施的的基礎(chǔ)，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。并能保證系統(tǒng)有足夠的擴(kuò)張性，能滿足未來３－５年的 企業(yè)發(fā)展需求。

２、規(guī)章制度需明確

實(shí)施OA系統(tǒng)的過程中最影響進(jìn)度的是各種規(guī)章制度、流程經(jīng)常變動(dòng)，相信成立項(xiàng)目小組后，前期把需求明確后，這種經(jīng)常要變動(dòng)的情況應(yīng)該比較少。

3、硬件設(shè)備

目前我公司的硬件設(shè)備完全足夠

4、二次開發(fā)能力

目前信息部門完全具備這樣的能力

2.2 實(shí)施OA系統(tǒng)有什么風(fēng)險(xiǎn)

ＯＡ項(xiàng)目能否正常實(shí)施，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視是保障項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。

因?yàn)镺A系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實(shí)施阻力較大，是否有一個(gè)強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用??在整個(gè)過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門，必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。故從制度化的保障或納入績效考核是較為可行的辦法。

三、實(shí)施OA系統(tǒng)的價(jià)值體現(xiàn)

3.1 OA簡介

OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫，一般的叫法是：OA系統(tǒng)，OA辦公自動(dòng)化

過往的一些偏見往往認(rèn)為 OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會(huì)議安排、文獻(xiàn)檢索等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，隨著企業(yè)信息化的普及和IT技術(shù)的發(fā)展，OA應(yīng)該是一個(gè)企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，有不同的功能表現(xiàn)。對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言：OA是決策支持系統(tǒng)（DSS），為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營效率； 對于普通員工而言：OA是事務(wù)／業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，通過各種有效信息讓員工更準(zhǔn)確、高效地工作。

3.2 XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)的價(jià)值體現(xiàn)

3.2.1 流程規(guī)范、制度統(tǒng)一

基于統(tǒng)一的信息收集，所有員工在同一平臺(tái)獲取相關(guān)信息，避免很多規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程審批因多人傳遞而產(chǎn)生信息偏差

3.2.2 規(guī)范管理、有序處理

通過統(tǒng)一的待辦事務(wù)、待審流程管理等相關(guān)功能，使得相關(guān)管理和業(yè)務(wù)處理工作更為有序與規(guī)范。

3.2.3 實(shí)時(shí)管理、提升效率

管理者可通過手機(jī)或其它移動(dòng)終端設(shè)備，隨時(shí)隨地登錄系統(tǒng)，管理審批事務(wù)

3.2.4 協(xié)同辦公、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)

對于某些重要項(xiàng)目的進(jìn)展，可進(jìn)行多人協(xié)同處理，處理過程實(shí)時(shí)知會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便對項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行及時(shí)指導(dǎo)和批復(fù)

3.2.5 知識(shí)積累、經(jīng)驗(yàn)分享

員工在長期的工作中積累的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，點(diǎn)點(diǎn)滴滴的匯集，形成龐大的屬于XX集團(tuán)特色的知識(shí)文化，以使更多的員工理解和學(xué)習(xí)，更多好的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)得到延續(xù)

四、OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃

4.1 OA系統(tǒng)選型 目前市場上的OA系統(tǒng)品牌很多、價(jià)位從幾千元甚至到幾百萬元的都有，基于XX集團(tuán)當(dāng)前信息化建設(shè)程度、企業(yè)規(guī)模及發(fā)展戰(zhàn)略需求，選擇OA系統(tǒng)主要考慮以下幾個(gè)問題：

1-品牌知名度 【選擇市場上中大型成功案例較多的品牌】

2-信息系統(tǒng)集成度 【結(jié)合企業(yè)目前應(yīng)用的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫的情況，選擇能與當(dāng)前系統(tǒng)集成度高的產(chǎn)品】

3-產(chǎn)品側(cè)重點(diǎn) 【除滿足企業(yè)OA應(yīng)用需求，偏重于考慮人力資源比較完善的系統(tǒng)】 4-價(jià)格考慮 【以當(dāng)前XX集團(tuán)的規(guī)模及應(yīng)用情況，小型的系統(tǒng)基本不去考慮，初步定位系統(tǒng)在 20-40萬區(qū)間的產(chǎn)品】

4.2 OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃

1-現(xiàn)場交流演示：針對選型要求，初步定位2、3套產(chǎn)品，聯(lián)系廠家到XX集團(tuán)現(xiàn)場與管

理者、員工進(jìn)行交流演示

2-明確合作產(chǎn)品、簽訂合作協(xié)議：征集員工意見，明確選型產(chǎn)品，達(dá)成共識(shí)后簽訂合作協(xié)

議

3-組建內(nèi)部項(xiàng)目小組：OA產(chǎn)品涉及到多部門、多層次人員的工作及一些業(yè)務(wù)流程的改造與制訂，需成立專門的項(xiàng)目小組進(jìn)行協(xié)同實(shí)施

4-制訂實(shí)施周期：由軟件廠商與XX集團(tuán)項(xiàng)目小組商議后制度OA實(shí)施周期

4.3 OA實(shí)施目標(biāo)

第一階段：業(yè)務(wù)操作電子化。其特征是將日常手工事務(wù)性工作轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)器工作的過程；關(guān)注個(gè)體的工作行為，可以提高個(gè)體的工作效率；

第二階段：業(yè)務(wù)流程信息化。其特征是通過企業(yè)的管理重組和管理創(chuàng)新，結(jié)合IT優(yōu)勢固化業(yè)務(wù)流程；關(guān)注整個(gè)組織的流程，提升組織的效率；

第三階段：業(yè)務(wù)管理知識(shí)化。其特征是讓合適的角色在合適的時(shí)間、合適的場景獲取合適的知識(shí)和資源，系統(tǒng)推動(dòng)企業(yè)管理生態(tài)的建立，對環(huán)境的變化作出靈活的反應(yīng)，全面提升執(zhí)行力；

第四階段：業(yè)務(wù)決策智能化。其特征是在企業(yè)的已有知識(shí)的基礎(chǔ)之上，能夠智能創(chuàng)造、挖掘新知識(shí)，用于業(yè)務(wù)決策、日常管理等工作。