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第二篇：秘書資格考試心得

秘書資格考試

第一章：秘書資格考試心得：行合十禮應(yīng)注意哪些規(guī)范

（一）合十禮又稱“合掌禮”，屬佛教禮節(jié)，通行于印度和東南亞信奉佛教的國家與地區(qū)，我國傣族聚居區(qū)也用合十禮。行禮時(shí)，兩掌合攏于胸前，十指并攏向上，掌尖和鼻尖基本齊平，手掌向外傾斜，頭略低，神情安詳、嚴(yán)肅。

（二）合十禮可分為跪合十禮、蹲合十禮、站合十禮三類。跪合十禮適用于佛教徒拜佛祖或僧侶的場合，行禮時(shí)右腿跪地，雙手合掌于兩眉中間，頭部微俯，以表恭敬虔誠;蹲合十禮是盛行佛教國家的人拜見父母或師長時(shí)所用的禮節(jié)，行禮時(shí)身體下蹲，將合十的掌尖舉至兩眉間，以示尊敬;站合十禮是信奉佛教的國家平民之間、平級官員之間相見，或公務(wù)人員拜見長官時(shí)所用的禮節(jié)，行禮時(shí)端正站立，將合十的掌尖置于胸部或口部，以示敬意。行合十禮時(shí)，可以問候?qū)Ψ交蚩陧炞Ｔ~。

（三）因佛教中不興握手，所以在我國，一般非佛教徒對僧人施禮，也以行站合十禮為宜。

第二章：全能秘書的全部內(nèi)涵

（一）傳統(tǒng)觀念上覺得秘書是吃“青春飯”的，而我想澄清的是這是一種認(rèn)識上的誤區(qū)。目前上海經(jīng)濟(jì)發(fā)展勢頭很好，外資企業(yè)越來越多，秘書是一個(gè)企業(yè)運(yùn)作管理中不容忽視的環(huán)節(jié)。所謂“行行出狀元”，秘書也是一門職業(yè)，不謙虛地講，我認(rèn)為自己也可以算是這一行里的“狀元”之一。我是首席秘書，也叫一秘，那勢必就有二秘、三秘，這是從職務(wù)大小、責(zé)任范圍和公司地位來劃分的。我認(rèn)為做一個(gè)真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質(zhì)。現(xiàn)在不是流行復(fù)合型人才嗎?我想我們秘書這一職業(yè)有時(shí)候也需要類似的人才，甚至可以說是“全能型”秘書。

（二）首先，硬件設(shè)備是必不可少的。掌握一門外語———通常指英語，是最基本的條件;做文秘的人工作在辦公室，文字處理的工作特別多，所以對一些現(xiàn)代化機(jī)器的熟練掌握也是不用多說地最基本的能力，尤其是電腦。

（三）其次，秘書的職業(yè)道德備受重視，每一行有每一行的規(guī)矩，秘書也不例外。平時(shí)工作中不可避免地會接觸到公司的一些內(nèi)部的文件，保守秘密就顯得分外關(guān)鍵。這也可以說是秘書最重要的守則，因?yàn)樗粌H是個(gè)人的事情，更關(guān)系到整個(gè)公司的利益。

（四）另外，秘書是工作在老板身邊最親近的人，老板出差不便看郵件時(shí)，我們要處理一些文件，有時(shí)需要立即替他批復(fù)。所以一個(gè)好秘書，除了講一口流利的英語、熟練使用計(jì)算機(jī)和擬寫各種文件外，還有很重要的是應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見能力、一定的決策能力以及隨機(jī)應(yīng)變的能力。這些有時(shí)候需要多年的鍛煉和培養(yǎng)。所以很多大公司在挑選秘書時(shí)會視其工作經(jīng)歷。

（五）還有一點(diǎn)，我時(shí)刻提醒自己要保持一顆平常心。作為一秘，責(zé)任越大權(quán)力也就越大，我的確處于“一人之下”的地位，但實(shí)際上和公司其他員工是平等的。要在老板和同事兩頭之間做到平衡，人際關(guān)系才不會有很大問題。不能給人一種盛氣凌人的感覺，要具有親和力。雖然“不想當(dāng)將軍的兵不是好兵”，但不能忘記秘書的天職，越權(quán)的事情是絕對不能做的，否則結(jié)果就是被掃地出門。

（六）最后，要講究公私分明。千萬別搞老板秘書戀，真正的好秘書是不會依仗這種手段在職場上攀升的。

第三章：秘書資格考試心得：必須了解的待人處事小技巧

（一）美國斯坦福大學(xué)心理系教授羅亞博士認(rèn)為，每個(gè)人都有足夠的條件成為主管，平步青云，但必須要懂得一些待人處事的技巧，以下是教授的建議：

（二）無論你多么能干、多么自信，也應(yīng)避免孤芳自賞，更不要讓自己成為一孤島，在同事中，你需要找一兩位知心朋友，平時(shí)大家有個(gè)商量，互通心聲。

（三）你發(fā)覺同事中有人跟你唱反調(diào)，不必為此耿耿于懷，這可能是“人微言輕”的關(guān)系，對方以“老資格”自居，認(rèn)為你年輕而工作經(jīng)驗(yàn)不足，你應(yīng)該想辦法獲得一些前輩的支持，讓人對你不敢小視。

（四）若要得到上司的賞識與信任，首先你要對自己有信心，自我欣賞，不要隨便對自己說“不”字，盡管你缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，但無須感到沮喪，只要你下定決心把事情做好，必有出色表現(xiàn)。

（五）凡事盡力而為，也要量力而行，如果你身處的環(huán)境中，有的同事對你虎視眈眈，隨時(shí)可能指出你的錯(cuò)誤，你需要提高警覺，除按部就班把工作完成好外，學(xué)會與他們相處、溝通，這是每一位成功人員必備的條件。

（六）利用進(jìn)餐時(shí)間與其他同事多溝通，增進(jìn)感情，消除彼此之間的隔膜，有助于你的事業(yè)發(fā)展。

第四章：秘書資格考試心得：商務(wù)談判的技巧

（一）商務(wù)談判并不是空談的學(xué)問，而是一門有著豐富內(nèi)涵的融多方面知識為一體的綜合性學(xué)科。作為一個(gè)營銷人員如何在商務(wù)談判開始之前和之初與客戶溝通，建立和諧的交際關(guān)系，給對方留下良好的印象，是十分重要的。

（二）“嚗光”前熱身運(yùn)動:

（三）步驟1：積極的參與，盡可能的收集對方的信息

知己知彼，百戰(zhàn)不殆。對于談判對手，你手里有多少資料可供你了解的。盡可能的熟悉它，手里還沒有的，馬上利用網(wǎng)絡(luò)收集到，仔細(xì)研究他們公司的背景，經(jīng)營范圍，生意場上的信譽(yù)，高層領(lǐng)導(dǎo)概貌等等。只要能達(dá)到掌握資料的第一步，以后工作的開展就成竹在胸了。

（四）步驟2：往好處想提高自信心掌握主動

大家都經(jīng)歷過與陌生人見面前的惶恐不安，而去談判，你要有掌握主動的心理準(zhǔn)備，因?yàn)槟阌蟹e極的心態(tài)，想做成對方的生意，你就要把事情往好處想。如果還沒開始談判你把困難設(shè)想得象不可逾越的高山，那么你的臉上勢必會顯露出畏難的表情，人的底氣不足，形象氣質(zhì)會大大受損。

（五）步驟3：準(zhǔn)備自我介紹給對方留下深刻印象 好的自我介紹，必須神采奕奕而且精簡有力，并以不超過30秒為原則，介紹的重點(diǎn)應(yīng)該包括姓名以及一句簡短的話，讓對方不但知道你是誰，而且不容易把你忘記。

（六）另外根據(jù)不同的場合，不同的對象，要注意介紹自己的著重點(diǎn)的不同作自我介紹的時(shí)候，眼睛要看著對方，口齒清晰的說。有的人可能是出于自卑，心里總覺得自己是小人物，不值得別人記得，介紹的時(shí)候含糊的滑過去，結(jié)果給對方造成不誠懇的印象，對你辦事的能力產(chǎn)生了懷疑。另外有些人，介紹自我的時(shí)候心不在焉，好像人家早已知道自己是誰，說不說都沒關(guān)系，只想快快的進(jìn)入主題，結(jié)果欲速則不達(dá)。還有的人在介紹自己的時(shí)候夸大其詞，胡吹亂扯，結(jié)果呢？別人連看都不看他一眼。

第五章：秘書資格考試心得：做好秘書必備五絕招

（一）市場經(jīng)濟(jì)下，大大小小的公司不斷涌現(xiàn)，對秘書的需求增加，所以，秘書這個(gè)字眼在最近幾年人才市場中頻頻出現(xiàn)，其需求連續(xù)多年在招聘排行榜上位居前列。隨著中國加入WTO步伐的加快，會有越來越多的外資企業(yè)進(jìn)入我國，對秘書的需求量也會有所增加。

（二）難道秘書真是一個(gè)干不久的吃青春飯的工作嗎?其實(shí)不然!做好秘書工作，必須具備以下素質(zhì)：

（三）沒有權(quán)力欲。常言“不想當(dāng)元帥的士兵不是好士兵”。這句話在秘書這個(gè)行當(dāng)是不適用的。

（四）做事干練，能嚴(yán)守機(jī)密。秘書是工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊最近的人。領(lǐng)導(dǎo)的一些個(gè)人行為不可能全部避開秘書的眼睛，他們的喜怒哀樂也會情不自禁地流露。如果秘書不注意守密，會使領(lǐng)導(dǎo)的工作被動。

（五）熟練操作各種辦公自動化設(shè)備。

（六）具有較強(qiáng)的文字處理能力。要能聽得懂領(lǐng)導(dǎo)的話，領(lǐng)會得了領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并有能力將其組織成文字。

（七）主動熱情，遵守紀(jì)律，性情隨和。外交型的人才做秘書，將使領(lǐng)導(dǎo)左右逢源。

第六章：秘書的分類

（一）初級秘書

應(yīng)包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務(wù)助理等。他們的職責(zé)一般比較單一，技術(shù)含量較低，薪金相對低一些，在職者的年齡一般不超過25歲。

（二）中級秘書

包括部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書。他們的權(quán)力和責(zé)任相對大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，外語水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力要求更高一些，并要有很好的協(xié)調(diào)能力，薪水自然也高一些。這些人的年齡一般在25～35歲左右。

（三）高級秘書

則包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書等。這是處于高級領(lǐng)導(dǎo)層的要職，他們的領(lǐng)導(dǎo)能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉，很多人持有外國護(hù)照，年齡也偏大，這是秘書職位的頂點(diǎn)，到此時(shí)才能真正領(lǐng)悟秘書工作的全部內(nèi)涵。一般的外資企業(yè)，他們需要的高級秘書是35～45歲的職業(yè)女性，要有長期的外企工作經(jīng)歷，要有良好的外語條件，良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力和預(yù)見能力……而具備這些條件的女性鳳毛麟角。

第七章：秘書資格考試心得：怎樣當(dāng)好辦公室秘書

（一）有些事要想到領(lǐng)導(dǎo)前邊

雖然你要聽領(lǐng)導(dǎo)布置工作，但有些事情，秘書要想在領(lǐng)導(dǎo)前邊，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。這樣做，領(lǐng)導(dǎo)才會感到你是一個(gè)好秘書。

（二）領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要提前交卷

如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭取按領(lǐng)導(dǎo)要求提前一點(diǎn)完成，對于按照要求完不成的任務(wù)，要提前向領(lǐng)導(dǎo)打招呼，使領(lǐng)導(dǎo)早有安排，免得被動。

（三）注意保密工作

秘書和在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的職員，知道好多機(jī)密事情，有的事要比其他群眾早一些時(shí)候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩的。

（四）負(fù)責(zé)做領(lǐng)導(dǎo)與他人的溝通工作

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與另外領(lǐng)導(dǎo)或其他人發(fā)生矛盾時(shí)，做秘書工作的不能在領(lǐng)導(dǎo)面前火上加油，而要做領(lǐng)導(dǎo)的思想工作，使其消氣，并為領(lǐng)導(dǎo)向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會以為秘書的行動是受他的領(lǐng)導(dǎo)指使的。

（五）平時(shí)多給領(lǐng)導(dǎo)提供資料

領(lǐng)導(dǎo)比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關(guān)資料及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)，這會對他的決策有參考價(jià)值。

（六）善于聽取領(lǐng)導(dǎo)意見

對領(lǐng)導(dǎo)的批評或要求，要認(rèn)真聽取，不要因小事而同領(lǐng)導(dǎo)翻臉。有不同意見，可慢慢與領(lǐng)導(dǎo)溝通。

（七）不要輕易在領(lǐng)導(dǎo)面前告別人的狀

輕易告別人的狀，影響領(lǐng)導(dǎo)對他人的看法，如果看錯(cuò)了人，領(lǐng)導(dǎo)會從內(nèi)心埋怨秘書。最好，只同領(lǐng)導(dǎo)談某些工作，不做那種議論是非的事。

（八）不向領(lǐng)導(dǎo)提過高的有利于自己的要求

比如機(jī)關(guān)要分房子，秘書已經(jīng)有了不錯(cuò)的住房，還想要一套。這樣的事會使領(lǐng)導(dǎo)為難的。如果辦不成，以后領(lǐng)導(dǎo)會過敏地認(rèn)為你不滿意了，即便辦成，影響也不好。

（九）多到群眾中去

聽聽群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領(lǐng)導(dǎo)。秘書做到及時(shí)反映群眾要求，可以使領(lǐng)導(dǎo)辦事不脫離群眾，群眾也會對秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。

（十）要關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的生活

經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身旁工作，對領(lǐng)導(dǎo)的飲食、作息時(shí)間、身體健康多進(jìn)行關(guān)懷照顧，既體現(xiàn)了關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)，又反映了同事之情。

第八章：秘書資格考試心得：秘書必備的四種能力

對于一個(gè)秘書來說，如果她僅僅具備全面的業(yè)務(wù)知識，那她還不能算是個(gè)優(yōu)秀的秘書；一個(gè)優(yōu)秀的秘書，要能根據(jù)工作中出現(xiàn)的具體情況，靈活地運(yùn)用自己所掌握的知識和技能，做出及時(shí)有效的判斷，并與各方面進(jìn)行溝通，圓滿完成上司交代的工作，因此，她還必須具備高度的理解能力、敏銳的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優(yōu)秀的寫作能力和出色的交流溝通能力。

（一）判斷能力與執(zhí)行能力

秘書于雪已與稅務(wù)局王局長約好，今天下午2點(diǎn)陪自已的上司錢總登門拜訪他，商談明年本公司環(huán)保節(jié)能產(chǎn)品免稅的事。正準(zhǔn)備動身，前臺來電話，說東北地區(qū)的總代理鄭總來訪，現(xiàn)在正在會客室?，F(xiàn)在已經(jīng)1點(diǎn)半了。如果按原計(jì)劃去拜訪王局長，那就不能接待鄭總；如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對王局長的拜訪；不僅不好選擇是見王局長或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋?，F(xiàn)在辦公室主任一時(shí)也聯(lián)系不上，沒法向他請示。于雪應(yīng)該怎么辦？

1、能分析問題

盡管事情很急，但于雪仍然需要冷靜。首先應(yīng)該分析可以采取哪些補(bǔ)救措施：給王局長或鄭總?cè)ル娫挘七t或者取消拜訪；盡快與辦公室主任聯(lián)系上，聽取他的指示；如果不能按原計(jì)劃拜訪王局長，那么，在告訴王局長不能踐約時(shí)，一定要誠實(shí)，說明真正原因，盡量注意說話時(shí)的語氣；在處理好這些問題之后，就要充分估計(jì)取消或推遲拜訪造成的各種后果；如果有消極后果，就要采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度；另外，由于上司活動日程的變更，要及時(shí)與有關(guān)方面（比如司機(jī)）聯(lián)系，以保持各部門工作的協(xié)調(diào)。當(dāng)然，秘書應(yīng)當(dāng)采取的補(bǔ)救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內(nèi)完成，因?yàn)榭偣彩Ｏ碌臅r(shí)間不到半小時(shí)了。比如說這次不能踐約去拜訪王局長，并不意味今后也不去了；把原因說明，王局長不一定就會計(jì)較；而對鄭總來說，由于與錢總有很深的私交，這次沒有接待好，在知道了事情原委之后，也許會一笑了之。于雪在分析這些問題時(shí)，實(shí)際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。

當(dāng)問題出現(xiàn)在你面前之后，你要能分析出問題的本質(zhì)，它到底是一個(gè)什么性質(zhì)的問題。要能做到這一點(diǎn)，就要求秘書經(jīng)常保持一種“問題意識”；只有這樣，你就不管遇到什么問題都會不慌不忙，從容面對。

（二）具備解決問題的常識和經(jīng)驗(yàn)

把問題分析清楚了，還要有具備解決問題的常識和經(jīng)驗(yàn)。在這種情況下，于雪還應(yīng)想好孰先孰后，是先給王局長打電話還是先去見鄭總？是先聽取辦公室主任的指示還是先接原計(jì)劃辦，再向辦公室主任匯報(bào)……哪些措施應(yīng)該優(yōu)先，判斷的唯一標(biāo)準(zhǔn)是怎么對上司有利就怎么做。反過來說，就是那些沒有什么實(shí)際意義的東西暫時(shí)就不要想那么多。

遇到問題了，就要想出解決問題的辦法，因此，秘書必須具備豐富的常識和經(jīng)驗(yàn)。只有這樣，不管遇到什么問題，你都能找到靈活的解決辦法。

（三）能迅速采取行動

想好了辦法就立即付諸實(shí)施。在這種時(shí)候，秘書一定要鎮(zhèn)靜，如果你心里一著急，話就不一定說得明白；對方在電話里半天還沒聽清你說的是怎么回事，那么，他可能也會跟著你著急。這樣，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且會把關(guān)系弄僵，亂上加錯(cuò)。無論你把問題看得怎樣透徹，也無論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動把問題解決，那問題仍然還是問題。對于上司來說他看重的是結(jié)果，所以，秘書的實(shí)際行動是最重要的。

（四）理解能力與洞察能力

小鋼是一家生產(chǎn)速凍蔬菜的民營企業(yè)的總裁秘書?？斓侥甑琢?，老板一反常態(tài)，既不是與財(cái)務(wù)經(jīng)理討論今年的決算，也沒與銷售部經(jīng)理多討論明年的市場銷毀問題，與他們通電話也就三五分鐘的事；相反，他經(jīng)常帶著研發(fā)部的經(jīng)理與當(dāng)?shù)芈糜尉值娜撕染屏奶欤坪跻惶斓酵聿粍?wù)正業(yè)。這到底是為什么？小鋼通過琢磨，終于理解老總已經(jīng)看到了生產(chǎn)速凍蔬菜難以形成新的利潤增長點(diǎn)，因?yàn)槌隹跉W盟和日本的速凍蔬菜的技術(shù)壁壘越來越高，所以，決定利用本公司的傳統(tǒng)優(yōu)勢，開發(fā)以觀光和休閑為特色的生態(tài)農(nóng)業(yè)……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時(shí)間，搜集進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)的各種信息，特別是目前一些企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)及存在的問題，趕在年初董事會召開之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當(dāng)即指示負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目的籌備工作。

作為秘書需要有這樣準(zhǔn)確的判斷能力，對自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問題，那么，你不僅能理解上司對你各項(xiàng)工作的要求，而且能主動提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。當(dāng)然，作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權(quán)限。但是，作為秘書，應(yīng)該對自己下一步的工作有個(gè)基本的把握，對自己應(yīng)該做的和能夠做的工作有個(gè)準(zhǔn)確的判斷。為了節(jié)省上司的時(shí)間，作為秘書應(yīng)預(yù)先知道上司會把什么工作交辦給自己，從而提前做好準(zhǔn)備。

（五）信息收集能力和寫作能力

在上面這個(gè)例子中，作為秘書應(yīng)該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個(gè)還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫作能力。

對于上司來說，秘書的一項(xiàng)主要工作就是為自己調(diào)查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時(shí)地向自己報(bào)告。因此，對于秘書來說，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準(zhǔn)確無誤的信息，秘書應(yīng)對自己所收集的信息有相當(dāng)?shù)牧私狻?/p>

你知道了上司準(zhǔn)備進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時(shí)，當(dāng)然能從網(wǎng)上和報(bào)紙雜志上找到許多，但有些信息如開發(fā)成本，投資回報(bào)率這些信息在網(wǎng)上找不著，只有通過朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書必須有廣泛信息收集的能力。

第九章：秘書資格考試心得：待人接物的基本禮儀

做客：

（一）進(jìn)入室內(nèi)之前應(yīng)敲門。未請入，不可闖入;未請坐，不可坐下;雨傘等物，應(yīng)留于室外或主

（二）主人有事，應(yīng)速退去。

（三）未見主人，可留便條。

（四）舊客去時(shí)，新客應(yīng)起立相送。

（五）訪問時(shí)間要選擇在主人方便的時(shí)候。

（六）室中珍貴之物，未經(jīng)主人允許，勿要拿起耍弄。

（七）坐應(yīng)講究姿勢，注意適當(dāng)和自然，如坐得筆挺，不敢動彈，未免拘束，主人也尷尬;坐沒坐相，翹腿亂抖，就放肆了，主人會難堪。

（八）作客不可始終不作聲。

（九）不要時(shí)?？词直?，或做出心煩意亂的樣子。

（十）初訪，不宜久坐。

（十一）探望病人，應(yīng)注意安靜，要尊重醫(yī)護(hù)人員的意見。

（十二）親友、同事、同學(xué)、老師生病，應(yīng)去探望，但不宜久談。

（十三）平時(shí)不相識者，不可貿(mào)然造訪。

（十四）說了告辭，應(yīng)立即起身。來客：

（一）有人敲門，應(yīng)回答“請進(jìn)”或到門口相迎。

（二）客人進(jìn)來，應(yīng)起立熱情迎接。如果家中不夠干凈整齊，顯得凌亂，要做些必要的整理，并向客人致歉。

（三）敬茶須用雙手端送，放在客人右邊。如果是夏天酷熱，要遞扇子，或開電扇。

（四）吃飯時(shí)來客，要熱情邀請客人一同進(jìn)餐?？腿顺赃^飯后，要送上熱毛巾，并另換熱茶。

（五）接受客人介紹對方時(shí)，姓名職務(wù)必須逐字清楚;須先將年輕者向年老者介紹。

（六）客人來時(shí)，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家屬陪著，然后再去干自己的事。

（七）客人堅(jiān)持要回去，不要勉強(qiáng)挽留。

（八）送客應(yīng)到大門外，走在長者后面。

（九）10、分手告別時(shí)，應(yīng)招呼“再見”或“慢走”

第三篇：秘書理論教材

秘書實(shí)務(wù)

導(dǎo) 論

教學(xué)目的：

1、了解學(xué)生對秘書學(xué)職業(yè)及秘書學(xué)課程的基本認(rèn)識

2、消除認(rèn)識誤區(qū)，培養(yǎng)學(xué)習(xí)興趣和樹立專業(yè)信心。

3、介紹這學(xué)期課程的大致安排和設(shè)想。教學(xué)方法：采用問卷調(diào)查和講述相結(jié)合的方法。

教學(xué)內(nèi)容：

一、課堂初步調(diào)查：

1、你當(dāng)初為何會選擇秘書專業(yè)就讀？

2、你將來想做秘書嗎？ 如果不想，那想做什么工作？

3、你認(rèn)為將來是否有可能做秘書？

4、你對這門課程有什么認(rèn)識？

5、你希望在本門課程中學(xué)到哪些知識？

二、當(dāng)前社會上對秘書認(rèn)識主要存在的幾點(diǎn)誤區(qū)

1、秘書要年輕漂亮

2、男生不當(dāng)秘書

3、秘書專業(yè)不熱門，以后工作不好找，又無發(fā)展前途

4、當(dāng)秘書不過是當(dāng)跟班，無需要專業(yè)學(xué)習(xí)

三、樹立正確的認(rèn)識觀念

1、秘書工作是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，有其特殊性，課堂的教學(xué)只能教授一些秘書需要掌握的基本知識、技能和作為一個(gè)秘書所應(yīng)了解相關(guān)背景知識以及秘書所應(yīng)遵循的職業(yè)操守等等。

2、許多高校，還有高等教育自學(xué)考試都開設(shè)了秘書學(xué)課程。如今，還有各式各樣的秘書資格證考試（例如劍橋秘書證書考試）等等，這些情況說明，在秘書這個(gè)行業(yè)中，還是有一些共同的規(guī)范需要掌握和遵守。

3、學(xué)秘書不一定就做秘書，做秘書的不都是學(xué)秘書出身。因此，我們在學(xué)習(xí)期間，一些基本的知識和規(guī)范學(xué)習(xí)非常重要，這對提高我們的素質(zhì)非常重要。

4、秘書崗位是培養(yǎng)人才的地方 例1：公文救命（董橋《品位歷程》）

秘書實(shí)務(wù)

例2：從秘書到國務(wù)院總理——溫家寶

一些著名秘書的例子：

1、微軟的女秘書——媽媽級的露寶

2、上官婉兒

上官婉兒是唐高宗時(shí)宰相上官儀孫女。麟德元年（664），上官儀因替高宗起草將廢武則天的詔書，被武后所殺，剛剛出生的上官婉兒與母親鄭氏同被配沒掖廷。在掖廷為奴期間，在其母的精心培養(yǎng)下，上官婉兒熟讀詩書，不僅能吟詩著文，而且明達(dá)吏事，聰敏異常。儀鳳二年（677），上官婉兒曾被武則天召見宮中，當(dāng)場命題，讓其依題著文。上官婉兒文不加點(diǎn)，須臾而成，且文意通暢，詞藻華麗，語言優(yōu)美，真好像是夙構(gòu)而成。武則天看后大悅，當(dāng)即下令免其奴婢身分，讓其掌管宮中詔命。她起先擔(dān)任一些文書佐理工作，逐漸參與撰擬詔書、參決奏章，慢慢的，百官奏牘都由她先行過目，并加擬簽，武則天只要在上面批一個(gè)字即可頒行天下。不久，上官婉兒又因違忤旨意，罪犯死刑，但武則天惜其文才而特予赦免，只是處以黥面而已。以后，上官婉兒遂精心伺奉，曲意迎合，更得武則天歡心。從圣歷元年（698）開始，又讓其處理百司奏表，參決政務(wù)，權(quán)勢日盛。

作為一代女皇武則天的心腹，上官婉兒以才女著稱。她不同于那些酷吏、宮廷武官和男寵，僅僅一時(shí)充當(dāng)武則天鎮(zhèn)壓反對派的工具。也不同于那些治國能臣、忠勇將帥多是武則天政策的執(zhí)行者。她是武則天的心腹筆桿，長期生活在武則天的身邊。一面精心侍奉武則天，一面在宮中執(zhí)掌制定命令，為武則天代筆草擬敕詔，活躍在政治舞臺上。朝中文武大臣、宮內(nèi)外官宦人等，無不對她另眼相看。

神龍?jiān)辏?05），唐中宗復(fù)位以后，又令上官婉兒專掌起草詔令，深被信任，拜為昭容。

中共歷史上的著名秘書：

1、楊尚昆：在延安時(shí)任八路軍總部秘書長，1943年任中共中央組織委員會委員兼秘書。建國后擔(dān)任中央辦公廳主任，成為中共中央的大管家，毛澤東外出視察工作時(shí)，他都跟隨，負(fù)責(zé)聯(lián)系各省市的黨政領(lǐng)導(dǎo)，安排毛澤東要辦的事宜。

2、陸定一：部長，在延安時(shí)是毛澤東的政治秘書。

3、胡喬木：毛澤東的政治秘書。

4、田家英：專職修《毛澤東選集》的秘書

秘書實(shí)務(wù)

秘書的個(gè)人道德修養(yǎng)在秘書職業(yè)生涯中尤其重要

秘書的工作性質(zhì)決定他經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊，要緊跟領(lǐng)導(dǎo)的思路。他們公事為領(lǐng)導(dǎo)分憂，私事為領(lǐng)導(dǎo)解愁，天長日久，無形中與領(lǐng)導(dǎo)建立了一種特殊的關(guān)系。作為秘書，不但要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作，完成起草講話稿之類的正常文字工作，還要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的生活。領(lǐng)導(dǎo)出行要為領(lǐng)導(dǎo)安排車，領(lǐng)導(dǎo)在外還要安排領(lǐng)導(dǎo)的住，領(lǐng)導(dǎo)辦公室要每天打掃衛(wèi)生，等等。

反例：河北第一秘——李真 簡單介紹國外專家的相關(guān)觀點(diǎn)：

1、在國外，秘書工作早已被劃分到行政管理的范圍之內(nèi)。

2、英國倫敦工商會考試局負(fù)責(zé)行政管理方面的主考官Shirley—Taylor女士的看法：秘書的工作職能將涉及項(xiàng)目管理、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用、組織會議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信，文件信息整理，辦公室管理等各個(gè)方面。她認(rèn)為，在21世紀(jì)，秘書需要有以下5方面的能力：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力以及團(tuán)隊(duì)合作的能力。

3、劍橋秘書證書考試要求。

劍橋秘書證書考試是教育部考試中心和英國劍橋大學(xué)考試委員會(UCLES)合作在我國實(shí)施的社會化職業(yè)證書考試項(xiàng)目，為各行業(yè)提供規(guī)范的、國際標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代秘書培訓(xùn)體系，是辦公室管理及秘書從業(yè)人員的培訓(xùn)、考試系統(tǒng)?！皠蛎貢C書考試”的推出，旨在提高從事各行各業(yè)學(xué)員的秘書實(shí)際操作能力，同時(shí)加強(qiáng)學(xué)員對秘書理論知識的理解。這項(xiàng)考試將使學(xué)員更深入地了解各種秘書技能，同時(shí)掌握各種工作環(huán)境下、不同層次秘書工作需要掌握的各種手段。

劍橋秘書證書考試既適合準(zhǔn)備走上工作崗位的學(xué)生也適合在職的工作人員。劍橋秘書證書考試能夠幫助學(xué)生充分理解現(xiàn)代辦公環(huán)境，又能培養(yǎng)學(xué)生在各自的工作環(huán)境中使用某一具體技能的能力。

劍橋秘書證書考試三個(gè)級別框架的設(shè)置是為了滿足不同工作能力層次的要求。這些級別要求考生在特定的時(shí)間段內(nèi)呈現(xiàn)出的熟練度和精確度逐級上升?？荚嚨脑O(shè)計(jì)力求反應(yīng)不同辦公室環(huán)境中的個(gè)體可能面對的職責(zé)。這在選修模塊的設(shè)置和能力要求的難度程度上都有體現(xiàn)。

劍橋秘書證書考試一級和二級的每個(gè)模塊需要大約35個(gè)小時(shí)的課堂學(xué)習(xí)時(shí)間附加一定的獨(dú)立自學(xué)的時(shí)間。劍橋秘書證書考試三級的每個(gè)模塊需要大約50

秘書實(shí)務(wù)

個(gè)小時(shí)的課堂學(xué)習(xí)時(shí)間。但上述時(shí)間僅作為參考，具體還要取決于學(xué)生已有的知識與經(jīng)驗(yàn)的儲備、學(xué)習(xí)環(huán)境和教學(xué)方法等。

三個(gè)級別都是必修模塊加選修模塊的結(jié)構(gòu)設(shè)置。必修模塊包含了任何辦公環(huán)境中高效、成功工作所要求的中心技能，如：文字處理、溝通和任務(wù)管理。選修模塊既包括傳統(tǒng)秘書技能，如：速記，同時(shí)也包括飛速發(fā)展的商業(yè)環(huán)境所要求的現(xiàn)代技能，如：客戶服務(wù)、組織會議和活動的能力。

三個(gè)級別的三個(gè)核心模塊和一個(gè)選修模塊(速記)是按照傳統(tǒng)方式進(jìn)行的，即在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成答卷上的題目。這些考試的命題工作由劍橋大學(xué)考試委員會負(fù)責(zé)，要求考生在嚴(yán)格的考場環(huán)境中展示自己的知識和能力。剩余選修模塊的考試則通過作業(yè)考核的形式進(jìn)行。作業(yè)考核的指導(dǎo)提綱也由劍橋大學(xué)考試委員會負(fù)責(zé)提供，提綱中知識和技能的使用會考慮考生所處的當(dāng)?shù)鼐唧w狀況。

四、本學(xué)期大致安排

1、本學(xué)期的講授以教材的內(nèi)容為主，但不一定完全按照教材的內(nèi)容和體例。請同學(xué)作好筆記。

2、有不少內(nèi)容是案例分析，希望同學(xué)開拓思維，培養(yǎng)積極的思考習(xí)慣，并注意觀察生活現(xiàn)實(shí)。

3、有部分實(shí)訓(xùn)內(nèi)容（辦文、辦會）。

第一章 秘書的基礎(chǔ)知識與基本理論

第一節(jié) 秘書學(xué)概述

教學(xué)目的：了解秘書學(xué)的產(chǎn)生及發(fā)展過程 教學(xué)內(nèi)容：

1、現(xiàn)代秘書學(xué)的產(chǎn)生

2、秘書學(xué)的研究對象

3、秘書學(xué)的學(xué)科體系與特征

一、現(xiàn)代秘書學(xué)的產(chǎn)生

秘書作為古老的職業(yè)門類，在我國有著悠久的發(fā)展歷史，但秘書學(xué)作為一門科學(xué)，是80年代以后才在我國興起，大致經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段。

1、現(xiàn)代秘書事業(yè)迅速發(fā)展和現(xiàn)代秘書概念初步形成的階段。

2、秘書職業(yè)化階段。

秘書實(shí)務(wù)

3、秘書教育與秘書理論研究蓬勃發(fā)展的階段。

4、秘書學(xué)形成的階段。

80年代初出現(xiàn)秘書學(xué)理論研究的熱潮，主要標(biāo)志：

（一）秘書教育大發(fā)展

初步形成了我國多層次，多渠道，多形式的秘書人才培養(yǎng)的網(wǎng)絡(luò)。

（二）秘書工作組織的成立

從中央到地方建立學(xué)術(shù)團(tuán)體、各種秘書協(xié)會。

（三）秘書刊物的出版發(fā)行 中共中央辦公廳《秘書工作》 上海大學(xué)：《秘書》

（四）秘書專著的陸續(xù)出版 詹銀才：《涉外秘書》

二、秘書學(xué)的研究對象

關(guān)于秘書學(xué)的研究對象，至今大致有以下幾種說法

1、“秘書工作”說：“以秘書工作為研究對象，是研究秘書工作的產(chǎn)生、發(fā)展、特點(diǎn)、任務(wù)、原則和方法的巧新科學(xué)。

2、“輔助管理說”：概括地說，秘書學(xué)是研究如何進(jìn)行輔助性管理活動的一門科學(xué)。

3、“對象多元說”：概括說，秘書學(xué)以秘書、秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作和研究對象。

4、秘書活動說：即學(xué)科對象，應(yīng)為秘書活動

所謂活動，就是秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行為 秘書活動的基本要素：

秘書人員——主體

秘書工作——客體，是載體要素。秘書活動只有依托和通過秘書工作，才能顯示出自身的存在價(jià)值。

秘書方法——中介要素，包括思維方法、學(xué)習(xí)方法、工作方法、處世方法。領(lǐng)導(dǎo)意圖——潛在要素，是秘書活動的準(zhǔn)繩和尺度。衡量某項(xiàng)秘書活動是否有效，往往視其能否如實(shí)而創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。

秘書實(shí)務(wù)

秘書環(huán)境——外在因素，包括秘書活動的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境、辦事環(huán)境；機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、組織內(nèi)部環(huán)境、組織外部環(huán)境。

三、秘書學(xué)的學(xué)科體系與特征

（一）秘書學(xué)學(xué)科體系

（二）秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律及其應(yīng)用的學(xué)科。其學(xué)科特征體現(xiàn)在：

1、知識的綜合性

2、理論的應(yīng)用性

3、學(xué)科的群體性

知識的綜合性：秘書學(xué)是一門綜合性，實(shí)踐性很強(qiáng)的新興學(xué)科。它與管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、文書學(xué)、檔案學(xué)、寫作學(xué)、信息學(xué)、公共關(guān)系等學(xué)科有著密切的關(guān)系。

1、秘書與管理學(xué)關(guān)系

兩者的關(guān)系是密切，因此把它說成管理學(xué)的分支不無道理。①秘書學(xué)的產(chǎn)生與發(fā)展，正是當(dāng)代管理學(xué)科的發(fā)展需要。

②秘書部門是管理大系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，秘書工作是管理工作的一個(gè)組成部分，秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的過程，實(shí)際上是協(xié)助管理實(shí)施管理的過程。

③秘書工作的核心是輔助管理，提高管理效率和管理水平服務(wù)，這是它的出發(fā)點(diǎn)，也是它的歸宿。

2、秘書與領(lǐng)導(dǎo)學(xué)關(guān)系

秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的擴(kuò)展，伸延和輔墊。在秘書學(xué)領(lǐng)域中，要融入領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的理論和原則。秘書工作實(shí)踐必須遵從的秘書工作，實(shí)際也要符合領(lǐng)導(dǎo)工作對秘書綜合輔助客觀要求的規(guī)律。

3、秘書學(xué)和應(yīng)用寫作的關(guān)系。

4、信息學(xué)屬自然科學(xué)范疇，是研究信息的發(fā)生，獲得傳輸存貯，加工處理，分類、識別，利用一般原理和方法的學(xué)科。信息工作是秘書工作的組成部分，信息理論技術(shù)有力推動辦公室自動化。

理論的應(yīng)用性：秘書學(xué)是應(yīng)用性學(xué)科，其表現(xiàn)是：（1）秘書學(xué)的理論知識，直接來源于生動的秘書實(shí)踐，以及由此而產(chǎn)生的秘書活動經(jīng)驗(yàn)；（2）秘書學(xué)的理論知識，直接受到秘書實(shí)踐的檢驗(yàn)，或證實(shí)，或修正，或補(bǔ)充；（3）秘書學(xué)的理論知識，直接指導(dǎo)秘書實(shí)踐，并具有普遍意義。

秘書實(shí)務(wù)

學(xué)科的群體性：即秘書學(xué)概論為主導(dǎo)的眾多學(xué)科群。如：理論秘書學(xué)已有秘書學(xué)原理、秘書心理學(xué)；應(yīng)用秘書學(xué)有行政秘書學(xué)、企業(yè)秘書學(xué)、商務(wù)秘書學(xué)、涉外秘書學(xué)等；歷史秘書學(xué)已有中國秘書史、外國秘書史和中國公文史；技術(shù)秘書已有會議學(xué)、秘書技術(shù)和辦公自動化。

（三）秘書學(xué)的研究方法

德國哲學(xué)家黑格爾在《邏輯學(xué)》一書中曾把方法比作耕地的犁。方法的選擇，研究對象相對應(yīng)，秘書學(xué)的研究方法歸納為幾點(diǎn)。

1、理論聯(lián)系實(shí)際的方法。

2、運(yùn)用比較的方法。

3、注重對其他學(xué)科尤其易相關(guān)學(xué)科的研究。

補(bǔ)充材料：全國性秘書雜志目錄

《秘書工作》（中共中央辦公廳秘書局編）《秘書》（上海大學(xué)編）

《秘書業(yè)務(wù)》（中共廣東省委辦公廳）《秘書之友》（蘭州大學(xué)）《秘書界》（成都市秘書學(xué)會編）《秘書學(xué)研究》（江漢大學(xué)編）《文秘》（沈陽大學(xué)編）

《秘書學(xué)刊》（鄭州秘書?？茖W(xué)校編）

第二節(jié) 秘書機(jī)構(gòu)

教學(xué)目的：介紹秘書機(jī)構(gòu)的概念功能。教學(xué)內(nèi)容：秘書機(jī)構(gòu)的概念

秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)與作用 秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置

一、秘書機(jī)構(gòu)的概念 秘書機(jī)構(gòu)有狹義與廣義之分。

秘書實(shí)務(wù)

狹義的秘書機(jī)構(gòu)，是指擔(dān)負(fù)文牘性工作，并直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機(jī)要等業(yè)務(wù)部門。

廣義的秘書機(jī)構(gòu)，是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查的等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機(jī)要、調(diào)研、協(xié)調(diào)、督察、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù)

二、秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)

秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)的左右手，可概括為三方面：

1、秘書部門是輔助機(jī)構(gòu)，而不是權(quán)力機(jī)關(guān)

2、秘書部門是綜合辦事部門

3、秘書部門是協(xié)調(diào)部門

特點(diǎn)：

1、輔助功能的綜合性

2、所處位置的中樞性

3、組織關(guān)系的封閉性

三、秘書機(jī)構(gòu)的作用

1、組合作用

2、樞紐作用

3、過濾作用

四、影響秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的因素

（一）行政組織的存在決定了秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的必然性和廣泛性。

（二）機(jī)關(guān)的管理權(quán)限和范圍影響秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的規(guī)模。

（三）機(jī)關(guān)管理工作的現(xiàn)代化程度影響秘書機(jī)構(gòu)的組織機(jī)構(gòu)。

五、秘書部門設(shè)置的原則

（一）適用的原則

（二）精干的原則

（三）效益的原則

六、我國秘書部門的組織形式

（一）集中式

（二）分散式

（三）混合式

七、我國秘書部門的設(shè)置情況

（一）中央機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu)

中央機(jī)關(guān)與國務(wù)院機(jī)關(guān)實(shí)行的是分理制 分理制：采用部門辦公的形式

全國人大常委和全國政協(xié)常委會實(shí)行綜理制，由秘書長領(lǐng)導(dǎo)辦公廳、綜合辦理日常工作。

秘書實(shí)務(wù)

（二）省、市、縣級的秘書機(jī)構(gòu)

（三）基層單位的秘書部門

（四）企事業(yè)的秘書部門

（五）民主黨派和人民團(tuán)體的秘書部門

（六）臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu)

其中企事業(yè)的秘書部門，以企業(yè)級別規(guī)模的高低大小之別，可采用下述兩種形式。

1、大中型骨干企業(yè)采用“三足鼎立式”。即按照黨政群三大縱向系統(tǒng)分別設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)。一般分別稱為廠（公司、商場）、黨委辦公室、廠長辦公室、廠工會辦公室，分別是企業(yè)黨委、行政、工會的辦事機(jī)構(gòu)，直接受其領(lǐng)導(dǎo)，擔(dān)任各自系統(tǒng)的秘書工作。

2、一般企業(yè)可采用聯(lián)合式

“三合一”企業(yè)只設(shè)置一個(gè)秘書機(jī)構(gòu)，全部的秘書工作集中，統(tǒng)一由這個(gè)秘書機(jī)構(gòu)辦理（綜合處）

八、秘書機(jī)構(gòu)的建設(shè)

（一）隊(duì)伍建設(shè)

1、保持相對穩(wěn)定

2、提高綜合素質(zhì)

3、優(yōu)化隊(duì)伍機(jī)構(gòu)

（二）制度建設(shè)

1、秘書工作制度

2、管理制度：一是秘書的錄用、考核、獎勵(lì)、升降、培訓(xùn)、交流等制度； 二是按工作崗位制定工作責(zé)任制；目標(biāo)管理制度。

補(bǔ)充材料1：

國務(wù)院辦公廳機(jī)構(gòu)劃分及工作職能

根據(jù)第九屆全國人民大會第一次會議批準(zhǔn)國務(wù)院機(jī)構(gòu)改革方案和《國務(wù)院關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置的通知》（國發(fā)[1998]5號）設(shè)置國務(wù)院辦公廳。國務(wù)院辦公廳是協(xié)助國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志處理國務(wù)院日常工作的機(jī)構(gòu)。

根據(jù)職能調(diào)整，國務(wù)院辦公廳的主要職責(zé)是：

㈠負(fù)責(zé)國務(wù)院會議的準(zhǔn)備工作，協(xié)助國務(wù)院志組織會議決定事項(xiàng)的實(shí)施。

秘書實(shí)務(wù)

㈡協(xié)助國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志組織起草或?qū)徍艘試鴦?wù)院、國務(wù)院辦公廳名義發(fā)布的公文。㈢研究國務(wù)院各部門和各省、自治區(qū)、直轄市人民政府請示國務(wù)院的問題，提出審核意見，把國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志審批。

㈣根據(jù)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，對國務(wù)院部門間出現(xiàn)的爭議問題提出處理意見，報(bào)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志決定。

㈤督促檢查國務(wù)院各部門和地方人民政府對國務(wù)院公文、會議決定事項(xiàng)及國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告有關(guān)指示的執(zhí)行落實(shí)情況關(guān)跟蹤調(diào)研，及時(shí)向國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告。

㈥協(xié)助國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志組織處理需由國務(wù)院直接處理的突發(fā)事件和重大事故。㈦處理群眾來信，接待群眾來訪，及時(shí)向黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告來信來訪中提出的重要建議和反映的重要問題，辦理黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的有關(guān)信訪事項(xiàng)。

㈧根據(jù)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，組織專題調(diào)查研究，及時(shí)反映情況，提出建議。㈨負(fù)責(zé)國務(wù)院值班工作，及時(shí)向國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告重要情況，協(xié)助處理各部門和各地區(qū)向國務(wù)院反映的重要問題。

㈩做好行政事務(wù)工作，為國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)。根據(jù)職責(zé)，國務(wù)院辦公廳設(shè)6個(gè)職能司局。秘書一局 主要職能：

辦理文電收發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)、國徽印鑒管理、國務(wù)院全體會議、國務(wù)院常務(wù)會議和總理辦公會議等會議會務(wù)及國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志內(nèi)事活動、國務(wù)院值班、信息、檔案和數(shù)據(jù)管理、辦公廳保密、公文核稿、文印、督查、機(jī)要通信和辦公自動化、《國務(wù)院公報(bào)》編輯等方面的工作

秘書三局 主要職能：

辦理教育、科技、外事、政法、法制、監(jiān)察、民政、人事、文化、衛(wèi)生、體育、計(jì)劃生育、地震、民族宗教、港澳臺僑、廣播影視、新聞出版、知識產(chǎn)權(quán)、機(jī)構(gòu)編制等社會事業(yè)的文電、會務(wù)、督查及聯(lián)系全國人大、全國政協(xié)、軍隊(duì)等方面的工作。

中辦國辦信訪局主要職能：

按照中共中央辦公廳，國務(wù)院辦公廳確定的工作范圍，處理群眾來信接待群眾來訪，向黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志提供群眾來信來訪中反映的重要信息，辦理黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的有關(guān)信訪事項(xiàng)；指導(dǎo)部門和地方的信訪業(yè)務(wù)工作；處理跨部門，跨地區(qū)的信訪疑難問題。

人事司主要職能：

秘書實(shí)務(wù)

負(fù)責(zé)國務(wù)院辦公廳的人事管理和工作人員的教育培訓(xùn)工作；辦理工作人員的出國手續(xù)；負(fù)責(zé)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志辦會室的人事工作；負(fù)責(zé)掛靠單位的人事管理工作。行政司主要職能：

負(fù)責(zé)在中南海北區(qū)辦公的國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的服務(wù)事務(wù)以及機(jī)關(guān)后鄞管理工。機(jī)關(guān)黨委。負(fù)責(zé)國務(wù)院辦公廳及其掛靠單位和國務(wù)院外事辦公室的黨群工。

補(bǔ)充材料2：

聯(lián)合國及其它國際組織機(jī)構(gòu)的秘書結(jié)構(gòu)與工作任務(wù)

聯(lián)合國秘書處由在聯(lián)合國紐約總部和世界各地工作的全體國際工作人員組成，從事聯(lián)合國各種日常工作。秘書處為聯(lián)合國其他主要機(jī)關(guān)服務(wù)，并執(zhí)行這些機(jī)關(guān)制定的方案與政策。秘書處的首長是秘書長，秘書長由大會根據(jù)安全理事會的推薦任命，任期五年，可以連任。

秘書處的職責(zé)同聯(lián)合國所處理的問題一樣多種多樣，范圍從管理維持和平行動到調(diào)停國際爭端、從調(diào)查經(jīng)濟(jì)及社會趨勢和問題到編寫關(guān)于人權(quán)和可持續(xù)發(fā)展問題的研究報(bào)告。秘書處工作人員還使世界各通訊媒體了解和關(guān)心聯(lián)合國的工作；就全世界所關(guān)切的問題組織國際會議；監(jiān)測聯(lián)合國各機(jī)構(gòu)所作決定的執(zhí)行情況；將發(fā)言和文件翻譯成聯(lián)合國各正式語文。

目前，由經(jīng)常預(yù)算提供經(jīng)費(fèi)的秘書處工作人員來自170個(gè)國家，共約8 600人。作為國際公務(wù)員，他們和秘書長都對聯(lián)合國負(fù)責(zé)，并宣誓不尋求或接受聯(lián)合國以外任何政府或其他當(dāng)局的指示。根據(jù)《憲章》，各會員國承諾尊重秘書長和工作人員責(zé)任的專屬國際性，決不設(shè)法不當(dāng)影響其責(zé)任的履行。

聯(lián)合國總部設(shè)在紐約，但在日內(nèi)瓦、維也納和內(nèi)羅畢也設(shè)有很多機(jī)構(gòu)。聯(lián)合國日內(nèi)瓦辦事處（日內(nèi)瓦辦事處）是會議外交中心以及裁軍和人權(quán)問題論壇。聯(lián)合國維也納辦事處（維也納辦事處）是聯(lián)合國藥物濫用管制、預(yù)防犯罪和刑事司法、和平利用外層空間及國際貿(mào)易法等領(lǐng)域活動的總部。聯(lián)合國內(nèi)羅畢辦事處（內(nèi)羅畢辦事處）是聯(lián)合國環(huán)境和人類住區(qū)領(lǐng)域活動的總部。

聯(lián)合國所設(shè)的秘書處（The Secretariat）是聯(lián)合國各機(jī)構(gòu)的行政機(jī)構(gòu)，秘書處的秘書長為聯(lián)合國的行政首長，由安理會推薦，聯(lián)合國大會任命，其權(quán)利相當(dāng)廣泛，他除領(lǐng)導(dǎo)來自各國的有七千多名工作人員的秘書處并向大會提出聯(lián)合國活動的報(bào)告外，還可以把他認(rèn)為威脅國際和平與安全的問題提請安理會注意，并執(zhí)行大會、安理會等委托的任務(wù)。

聯(lián)合國秘書長執(zhí)行任務(wù)時(shí)只對聯(lián)合國負(fù)責(zé)，不受任何國家政府指使，聯(lián)合國秘書處還設(shè)有副秘書長若干人及其他從事文書工作的工作人員。其機(jī)構(gòu)之大、權(quán)力之重、工作人員之多

秘書實(shí)務(wù)

在各國中莫過于此。其它一些國際組織亦多設(shè)有類似的對該國際組織負(fù)責(zé)的秘書長行使職權(quán)。如美洲國家組織（Organization of American State）是常設(shè)的中央機(jī)構(gòu)，由秘書長領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)執(zhí)行大會委托的各項(xiàng)任務(wù)。非洲統(tǒng)一組織（Organization of African Unity）的秘書處，下設(shè)政治、法律、經(jīng)濟(jì)、社會、文教、出版和新聞、禮賓及行政等部門。阿拉伯國家聯(lián)盟（Arableague）的秘書長需經(jīng)會員國三分之二多數(shù)表決，由理事會委派。再如北大西洋公約組織（North Atlantic Treaty Organization），設(shè)國際秘書處，秘書長也是部長理事會、防務(wù)計(jì)劃委員會核計(jì)劃小組的主席，地位十分重要。

秘書這一扶持性工作，按世界的分類概念分為：①行政秘書，指的是為上級行政官（高級官員或總經(jīng)理）工作的秘書。這類秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人推進(jìn)工作，沒有打字的任務(wù)，往往是單位團(tuán)體所委派的，向秘書行政管理人或領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行匯報(bào)；②通信秘書，這類秘書執(zhí)行打字的職責(zé)，向信息處理中心匯報(bào)。信息處理中心主管人幫助管理人進(jìn)行日常業(yè)務(wù)、信息反饋、培訓(xùn)、人事以及未來計(jì)劃等工作。有時(shí)行政秘書稱為政務(wù)助手，但傳統(tǒng)上這種職稱和秘書這個(gè)職稱并不一樣，它用來指較高級的職責(zé)。在某些組織機(jī)構(gòu)中，辦公室的低級工作人員從事口授、筆錄、抄寫、打字以及執(zhí)行辦公室的事務(wù)工作稱為速記員（Stenographer）不能稱秘書，往往比秘書要受更多的監(jiān)督。

第三節(jié) 秘書工作

教學(xué)目的：掌握秘書工作的內(nèi)容原則及秘書工作的特點(diǎn) 教學(xué)內(nèi)容：

一、秘書工作的原則

秘書工作的基本原則，就是準(zhǔn)確、迅速、求實(shí)、保密。

1、準(zhǔn)確

準(zhǔn)確，是對秘書工作質(zhì)量的要求。辦文要準(zhǔn)確，辦事要穩(wěn)妥，情況要屬實(shí)，主意要慎重。抄寫、打印、登記文件，都應(yīng)反復(fù)校對、核實(shí)。

2、迅速

迅速，是對秘書工作效率的要求。首先，秘書人員必須具有很強(qiáng)的工作責(zé)任心，要堅(jiān)決反對拖拉、懶散的工作作風(fēng)；其次，要建立科學(xué)的工作制度，合理地安排各項(xiàng)工作，盡量減少環(huán)節(jié)，簡化程序。此外，還要改善工作手段，盡可能使用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，提高工作效率。

3、求實(shí)

求實(shí)，是對秘書工作的基本要求。

秘書工作必須尊重客觀事實(shí)，不僅不能

秘書實(shí)務(wù)

脫離社會實(shí)際，而且更不能為了個(gè)人或小團(tuán)體的利益而弄虛作假。

4、保密

保密，既是對秘書人員的要求，也是秘書工作的基本原則。

二、秘書工作的內(nèi)容

秘書工作有廣義和狹義兩種。廣義的秘書工作即秘書部門的工作，也稱辦公室工作；狹義的秘書工作是指有正式秘書部門的人員所承擔(dān)的工作，即人們通常所說的秘書業(yè)務(wù)工作。

廣義的秘書工作，其主要內(nèi)容歸納起來有以下幾方面：

第一類是事務(wù)性工作，包括處理信件、接聽電話、撰寫公文、檔案管理、收發(fā)公文回復(fù) e-mail、整理報(bào)章雜志、操作傳真、接待訪客、安排上司約會、參加會議并紀(jì)錄、差旅安排；

第二類是管理性工作，包括辦公室管理、操作電腦、會計(jì)與財(cái)務(wù)、設(shè)備采購等；

第三類是溝通支援性工作，包括客戶服務(wù)、媒體應(yīng)對、公關(guān)策劃、主持公司慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作、其它主管臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。

概括起來：秘書工作可分為辦文、辦會、辦事三部分。

三、秘書工作的宗旨：三服務(wù)

四、秘書工作的特點(diǎn)

秘書工作的性質(zhì)與任務(wù)，決定了秘書工作具有下列特點(diǎn)：

1、從屬性

從屬性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點(diǎn)。

第一，秘書工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨(dú)立存在，秘書工作總是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而開展的，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就必須延伸到哪里；

第二，秘書人員在處理任何問題時(shí)，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張、自行其是；

第三，秘書人員雖然也常常參與領(lǐng)導(dǎo)班子的某些會議，與領(lǐng)導(dǎo)者共同研究各種有關(guān)問題，但秘書人員在會上只有發(fā)言權(quán)，而無表決權(quán)。

2、被動性

秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。秘書工作的被動性主要表現(xiàn)為：

秘書實(shí)務(wù)

第一，秘書工作是為滿足領(lǐng)導(dǎo)工作活動的需要而產(chǎn)生和展開的，是受領(lǐng)導(dǎo)活動的制約和支配的。

第二，秘書部門需要處理的許多日常事務(wù)工作（如處理來往公文、信件，接聽電話，接待內(nèi)、外賓，以及處理某些突發(fā)事件等），往往預(yù)先估計(jì)不到，只能隨機(jī)應(yīng)變，來了什么文件就處理什么文件，遇到什么事或者領(lǐng)導(dǎo)叫辦什么事就去辦理什么事。這一類工作，大都是被動的，卻又是秘書人員非干不可的。

3、事務(wù)性

秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作，如收發(fā)文件、起草文件、打印校對、接聽電話、迎來送往、布置會場、派車買票、安排食宿等等，雖然很瑣碎、很繁雜，但都需要秘書人員一件一件地去辦。有人說秘書工作

“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，這兩句俏皮話也說明了秘書工作具有事務(wù)性的特點(diǎn)。

4、綜合性

由于秘書機(jī)構(gòu)是綜合性辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作也就具有明顯的綜合性。具體表現(xiàn)在以下三方面：

第一，秘書工作的內(nèi)容紛繁復(fù)雜，且涉及到本機(jī)關(guān)的全部工作。

第二，秘書部門處于機(jī)關(guān)的樞紐地位，擔(dān)負(fù)著溝通上下、聯(lián)系左右之責(zé)

第三，秘書人員在辦文、辦會和向領(lǐng)導(dǎo)反映情況以及處理日常事務(wù)性工作時(shí)，必須對各方面情況進(jìn)行綜合，才能有效地為領(lǐng)導(dǎo)者提供幫助和服務(wù)。

五、秘書工作的作用

現(xiàn)代秘書工作的作用，歸納起來，主要有以下幾方面：

1、樞紐作用（協(xié)調(diào)作用）

在現(xiàn)代社會中，各級各類機(jī)關(guān)的秘書部門，都處于本單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之下、各個(gè)職能部門之間的中心位置，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機(jī)構(gòu)。

2、參謀助手作用

領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)在于決策和管理。秘書人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理時(shí)，既要為領(lǐng)導(dǎo)辦事，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手，又要為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀。因此，秘書工作既有助手作用，又有參謀作用。

3、形象作用

人們常常把秘書部門稱為 “關(guān)口”或“窗口”。所謂“關(guān)口”，是指在一

秘書實(shí)務(wù)

個(gè)機(jī)關(guān)里，秘書部門要負(fù)責(zé)把住文字關(guān)、用印關(guān)、保密關(guān)等。因?yàn)楦鞣N文件、信息的上傳下達(dá)大都要經(jīng)過這里傳遞和輸送。所謂“窗口”，是指內(nèi)外聯(lián)系、群眾來信來訪、各方來人洽談業(yè)務(wù)或協(xié)調(diào)工作等等，大都由秘書部門出面辦理。

第四節(jié)

秘書與領(lǐng)導(dǎo)

教學(xué)目的：

明確秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系及領(lǐng)導(dǎo)需要怎樣的秘書，并能在以后的工作實(shí)踐中正確處理好與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。教學(xué)內(nèi)容：

一、秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系

（一）在職能上，為領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)，做領(lǐng)導(dǎo)人工作上的助手

（二）在組織上，是上下級關(guān)系

（三）從體制上、職務(wù)上說，兩者的關(guān)系只有一種——工作關(guān)系

我們常說的同志關(guān)系、朋友關(guān)系、諍友關(guān)系、互助關(guān)系、互補(bǔ)關(guān)系等等，都是對的，是從怎樣處理好領(lǐng)導(dǎo)的共事關(guān)系這個(gè)角度提出的要求，是指秘書同領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)系中應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)的一種政治本色和道德精神，不是指兩者的組織隸屬和工作職能。秘書與其服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人則不同，他們除與領(lǐng)導(dǎo)有共事中的互助互補(bǔ)、諍友關(guān)系外，更主要的還是受組織之派去為領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)的。他們要接受領(lǐng)導(dǎo)人的指令，而且還要按照派任組織和辦公廳（室）的要求進(jìn)行工作。這是他們之間的本質(zhì)關(guān)系。

二、領(lǐng)導(dǎo)需要怎樣的秘書

（一）領(lǐng)導(dǎo)需要忠于職守安于本分的秘書

1、明確職能范圍，在被動地位發(fā)揮主觀能動性

忠于職守是結(jié)所有公務(wù)人員的基本要求，對于職能范圍比較寬泛又有一定彈性的秘書人員來說，做到忠于職守、不失職、不越權(quán)并非易事、特別是秘書工作直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，事關(guān)全局、無論是失職還是越權(quán)，都可能產(chǎn)生較大的消極影響。秘書人員在工作實(shí)踐中，對此應(yīng)予高度的重視。

對秘書工作而言，其職能范圍，隨著組織的不同實(shí)際情況，領(lǐng)導(dǎo)工作的不同需要是有所區(qū)別的。

秘書實(shí)務(wù)

秘書在實(shí)際工作中，如果不能準(zhǔn)確地把握自己的職能范圍，就可能陷入誤區(qū)，就可能出現(xiàn)失職或越權(quán)的現(xiàn)象。

無論什么原因引起的失職越權(quán)，都是對領(lǐng)導(dǎo)工作的干攏，其作用都是消極的

2、安于本分，不爭名圖利

在現(xiàn)實(shí)生活中，秘書人員若不能正確對待個(gè)人名利，就很可能誤入歧途而不能自拔。一方面，秘書和職業(yè)性質(zhì)其必須具有正確的名利觀；另一方面，在秘書的這種工作環(huán)境中，一些意志薄弱者不難找到追名逐利的機(jī)會。

當(dāng)無名英雄是秘書的職業(yè)道德。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)者的助手，為領(lǐng)導(dǎo)活動做輔助工作。安排公務(wù)活動，操辦會務(wù)工作，草擬文件，撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿等，都是幕后的準(zhǔn)備工作，由領(lǐng)導(dǎo)出面主持或最后認(rèn)可，才能在管理中發(fā)揮作用。這是組織管理需要，是法定期的崗位職責(zé)決定的。秘書職業(yè)特殊性征，決定了其必須具有集體的名利觀，爭組織之美名，謀事業(yè)之公利。一個(gè)合格的秘書人員，必須具備這種職業(yè)道德。

（二）領(lǐng)導(dǎo)需要敏于觀察勤于思考的秘書

1、敏于觀察，做到拾遺補(bǔ)缺

秘書為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，是建立在雙方相互理解、彼此信任的基礎(chǔ)上的。秘書人員在工作實(shí)踐中正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，并以其扎實(shí)勤奮的工作取得領(lǐng)導(dǎo)者的信任，敏于觀察，善于從日常事務(wù)工作中捕捉有價(jià)值的信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)者，從而優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)工作。秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)者身邊工作，有著信息樞紐的優(yōu)勢，這就為其拾遺補(bǔ)缺，開展參謀建議活動題動了極好的條件。

所謂敏于觀察，就是要密切注視客觀事物的發(fā)展變化狀態(tài)和趨勢。秘書敏于觀察，處處留心，對領(lǐng)導(dǎo)工作拾遺補(bǔ)缺，是對領(lǐng)導(dǎo)的十分有益的補(bǔ)助。

2、勤于思考，敢于進(jìn)諫

所謂勤于思考，就是要在深入調(diào)查客觀現(xiàn)象的基礎(chǔ)上，對客觀現(xiàn)象中的各種要素進(jìn)行由此及彼、由表及里地深入分析研究。對秘書而言，就是要將收集處理信息，調(diào)查研究，及辦文辦會辦事中了解到的有關(guān)情況，與工作的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)以及事業(yè)的整體技校聯(lián)系起來；把大政方針、法規(guī)、紀(jì)律與工作行為聯(lián)系起來，把長遠(yuǎn)計(jì)劃、中期計(jì)劃于短期計(jì)劃、具體工作聯(lián)系起來；把組織運(yùn)轉(zhuǎn)狀況與環(huán)境發(fā)展趨勢聯(lián)系起來；把領(lǐng)導(dǎo)工作意圖與職工群眾要求聯(lián)系起來；把管理決策與執(zhí)行反饋聯(lián)系起來；把計(jì)劃目標(biāo)與實(shí)際的需要和環(huán)境條件的可能性聯(lián)系起來等等。

秘書實(shí)務(wù)

秘書人員只有將組織管理實(shí)踐中的有關(guān)要素主動地、全面地做動態(tài)分析，才能從全局和發(fā)展的角度，提出有價(jià)值的參謀建議。

（三）領(lǐng)導(dǎo)需要提供信息，敢說真話的秘書

1、及時(shí)提供準(zhǔn)確信息，說真話報(bào)實(shí)情

信息是展開領(lǐng)導(dǎo)工作、進(jìn)行科學(xué)決策不可缺少的重要依據(jù)，收集、處理、傳遞信息是秘書的重要職責(zé)。

秘書對領(lǐng)導(dǎo)者說真話，報(bào)實(shí)情，關(guān)鍵是要實(shí)事求是。就秘書人員來說，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的一個(gè)極為重要的方面，就是提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息服務(wù)，只有對領(lǐng)導(dǎo)說真話、報(bào)實(shí)情，才能談得上信息服務(wù)。由此可以看出，秘書人員對其領(lǐng)導(dǎo)者說真話、報(bào)實(shí)情，即使秘書的職能要求，也是領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。

2、善于積累和整理資料，供領(lǐng)導(dǎo)之所需

領(lǐng)導(dǎo)者推進(jìn)工作，經(jīng)常要使用大量文件，資料、有關(guān)數(shù)據(jù)，典型經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、各項(xiàng)工作的總結(jié)、報(bào)表以及國際國內(nèi)的有關(guān)參考文獻(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)者的經(jīng)營管理活動，必須依據(jù)大量的、及時(shí)準(zhǔn)確的信息資料，秘書人員必須做好信息服務(wù)，才能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。收集、整理、存儲信息的工作，必須貫穿于秘書辦文、辦事等項(xiàng)任務(wù)的始終。

（四）領(lǐng)導(dǎo)需要任勞任怨、能夠分憂代勞的秘書

1、樂于吃苦、忙而不亂，累而無怨

事務(wù)繁雜的秘書人員必須具有吃苦耐勞的精神，在為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的過程中，既有瑣碎的日常事務(wù)，又有繁重的突擊任務(wù)。而且事事都與領(lǐng)導(dǎo)工作直接關(guān)聯(lián)，都是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作作風(fēng)的具體體現(xiàn)。秘書人員工作中忙而不亂，累而無怨正是領(lǐng)導(dǎo)者的近身助手所必須具備的工作作風(fēng)。

2、辦事可靠，能夠分憂代勞

在實(shí)踐中，由于公務(wù)繁忙，領(lǐng)導(dǎo)者常把一些具體事物交給身邊的秘書辦理；甚至有些較重要的公務(wù)也授權(quán)秘書處理；有時(shí)還把某些難以直接干預(yù)的問題，讓秘書去協(xié)調(diào)解決。這是領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，也是對秘書能力才干的鍛煉和考驗(yàn)。

（五）領(lǐng)導(dǎo)需要能夠聯(lián)系群眾、善于協(xié)調(diào)的秘書

1、聯(lián)系群眾，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與群眾的紐帶

密切聯(lián)系群眾是有效開展領(lǐng)導(dǎo)工作的前提。這要求秘書多搞調(diào)查研究，多下基層，多聯(lián)系群眾；要求秘書通過信訪、調(diào)研等接近群眾的機(jī)會，了解群眾的實(shí)

秘書實(shí)務(wù)

際狀況、意見、要求和建議，反映群眾的呼聲，以便使其領(lǐng)導(dǎo)工作更符合人民群眾的利益要求，更能忠實(shí)地體現(xiàn)人民的意志。

2、善于協(xié)調(diào)，為領(lǐng)導(dǎo)工作緩化矛盾

領(lǐng)導(dǎo)工作中遇到諸多矛盾和問題是不足為怪的，領(lǐng)導(dǎo)工作的過程實(shí)際上就是緩和矛盾、解決問題的過程。秘書除了要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理協(xié)調(diào)外，在自身工作中也要注意協(xié)調(diào)關(guān)系。一位不善于協(xié)調(diào)自身工作關(guān)系的秘書，是難以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理協(xié)調(diào)的。

秘書人員接觸面寬，工作中相關(guān)方面多，而且事事均有較大的影響。因此，秘書人員在工作中必須明于事理，把握分寸，辦事得體，這不僅關(guān)系到秘書辦文辦事的工作成效，而且影響工作和組織的整體形象。

秘書在自身工作的協(xié)調(diào)和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行公務(wù)協(xié)調(diào)中，都要以有利于事業(yè)發(fā)展，有利于有關(guān)各方的根本利益和長遠(yuǎn)利益，有利于增強(qiáng)組織的凝聚力和提高工作效率出發(fā)，緩化矛盾，促進(jìn)發(fā)展。

三、秘書為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)的幾種關(guān)系的把握

（一）為主要領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)與為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)

（二）為中心工作服務(wù)與日常工作服務(wù)

（三）正確處理多頭指示，避免釀成矛盾

（四）加強(qiáng)溝通，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)班子的密切合作

（五）對口請示，避免交叉請示

（六）逐級請示，避免越級請示

（七）加強(qiáng)溝通，避免產(chǎn)生誤會

（八）篩選信息，避免說是道非

第二章 秘書的辦文工作

教學(xué)目的： 學(xué)習(xí)和掌握文書處理程序及各環(huán)節(jié)的要求;能夠運(yùn)用所學(xué)的文書處理知識完成日常工作.教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)：收文與發(fā)文處理程序

秘書實(shí)務(wù)

辦文是秘書人員一項(xiàng)十分重要的職能活動。它包括秘書起草撰制文書、收發(fā)、傳遞和處理文書以及針對文書內(nèi)容辦理各種事務(wù)工作。簡而言之“辦文”工作是圍繞“文”而展開的一切工作。

第一節(jié) 文書的撰擬

教學(xué)目的：學(xué)習(xí)和掌握秘書撰寫公文的程序和要求 教學(xué)內(nèi)容：

一、文書的概念

文書是國家機(jī)關(guān)，企、事業(yè)單位在管理活動過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書的統(tǒng)稱。是傳達(dá)、貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實(shí)施行政措施、指導(dǎo)、商洽工作，匯報(bào)情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

文書和公文是既有區(qū)別又有聯(lián)系的兩個(gè)概念。文書包括通用文書（公務(wù)文書）、事務(wù)性文書和專用文書三大類。在我國日常工作中還有“文件”這個(gè)概念。廣義的文件指一切可用作依據(jù)或參考的書面材料。狹義的文件指行政公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法律效力和規(guī)范體式的文書。

二、文書的種類

根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，文書有多種分法。一般來說可分為三大類：

1、通用文書 是指在行政機(jī)關(guān)和企、事業(yè)單位中普遍使用的、國家實(shí)行統(tǒng)一管理的文書即公務(wù)文書。根據(jù)國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，我國行政機(jī)關(guān)現(xiàn)行公文有13種，分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函和會議紀(jì)要。

2、專用文書 是指在一定工作部門或一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的文書。如外交文書中的照會、外交聲明；司法文書中的訴狀、答辯書、判決書；經(jīng)濟(jì)活動中的市場調(diào)查與預(yù)測報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動分析報(bào)告、質(zhì)檢報(bào)告、財(cái)務(wù)分析報(bào)告；另外還有軍事專用文書、科技專用文書等。

3、常用事務(wù)文書 是指機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和團(tuán)體在日常工作和事務(wù)處理中，常使用的形式較為靈活的文書。如計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、演講稿、慰問信、情況說明等等。有些情況下這些文書即可為公用也可為私用。機(jī)關(guān)事務(wù)文書多在內(nèi)部使用，必要時(shí)也可上報(bào)或下發(fā)。這種情況下多和公文聯(lián)用。

秘書實(shí)務(wù)

通用文書按行文方向可分為：上行文、下行文、平行文。行文方向是指發(fā)文單位和收文單位之間的關(guān)系。

上行文 指具有隸屬關(guān)系的下級機(jī)關(guān)報(bào)送給上級機(jī)關(guān)的文書。下行文指具有隸屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)發(fā)送給下級機(jī)關(guān)的文書。平行文指不相隸屬或同一系統(tǒng)內(nèi)平級機(jī)關(guān)之間往來的文書。

按公文的急緩程度可分為特急、急件和一般文件。這是從公文辦理時(shí)限來說的。一般來講，特急件應(yīng)在一天內(nèi)辦理完畢，急件應(yīng)在三天內(nèi)辦理完畢。按保密級別公文可劃分為秘密文件和非秘密文件。這是從文件限制閱讀的范圍而言的。

密級文件根據(jù)其限制閱讀范圍又可劃分為絕密、機(jī)密、秘密三種。

三、文書寫作的基本要求 1.主題正確、鮮明 2.語言準(zhǔn)確、精練 3.體式規(guī)范

四、公文的基本結(jié)構(gòu)與格式

根據(jù)國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局 1999年12月發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，組成公文的各要素劃分為：眉首、主體、版記三部分。三個(gè)部分的統(tǒng)一是公文的基本結(jié)構(gòu)。具體來說，置于公文首頁紅色線以上各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色線以下、主題詞以上各要素統(tǒng)稱正文；置于主題詞以下各要素統(tǒng)稱版記。

第二節(jié) 文書的處理

教學(xué)目的：掌握公文行文關(guān)系及文書處理的原則和方法 教學(xué)內(nèi)容：

一、文書處理的含義及原則

文書處理是指機(jī)關(guān)、單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進(jìn)行的系列工作。

文書的處理主要指公文的辦理，是在擬制或收文的基礎(chǔ)上以傳遞及內(nèi)容處理為主的過程。公文的辦理主要由機(jī)關(guān)職能部門負(fù)責(zé)，通常由秘書部門負(fù)責(zé)。

根據(jù)文書處理的內(nèi)容與要求 文書處理必須堅(jiān)持及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、統(tǒng)一的原則。

秘書實(shí)務(wù)

1、及時(shí) 現(xiàn)代社會是一個(gè)高科技迅猛發(fā)展的社會、社會生活瞬息萬變，針對社會生活、解決實(shí)際問題的文書客觀上要求高效、快速完成其辦理程序。才能發(fā)揮起作用。

2、準(zhǔn)確 信息社會要求決策者必須獲得準(zhǔn)確的信息。

3、安全 現(xiàn)代公文的辦理以安全為前提。安全是保證國家機(jī)密，民族利益及部門、行業(yè)工作步驟協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、經(jīng)濟(jì)利益共同發(fā)展的前提。

4、統(tǒng)一規(guī)范 文書的統(tǒng)一規(guī)范主要指公文應(yīng)在全國范圍內(nèi)實(shí)行統(tǒng)一的名稱、格式、行文規(guī)則、處理辦法等。

綜上所述，文書辦理過程必須以文書的基本特征即解決工作中實(shí)際問題為出發(fā)點(diǎn)，圍繞文書及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范作好文書的傳遞工作。

二、公文的行文關(guān)系、方式、規(guī)則

行文關(guān)系主要有三種：上行文、下行文、平行文。

1、上行文，指下級機(jī)關(guān)或單位向直接上級機(jī)關(guān)或單位的行文。上行文可分兩種情況，一是逐級上行文，用以向直接上級行文；另一種是越級行文，越級行文一般指上級機(jī)關(guān)單位交辦并指定越級上報(bào)的事項(xiàng)、或一些特殊情況必須越級上報(bào)。

2、下行文，指上級機(jī)關(guān)或部門向下級部門或機(jī)關(guān)行文，主要有三種情況。逐級下行文 按隸屬關(guān)系上一級機(jī)關(guān)或單位給下級機(jī)關(guān)、單位的行文。如：批復(fù)、意見等。

多級下行文 對一些廣泛知行的事項(xiàng)的行文，可用于不同層次的下級機(jī)關(guān)。如：通知、決定等。

直接下達(dá)至社會各界的行文。

3、平行文，指同一隸書關(guān)系內(nèi)各平行機(jī)關(guān)、單位或同層次不同隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)、單位 之間的公文往來。如：函、通知等。

三、公文辦理程序

公文辦理程序主要有收文辦理程序和發(fā)文辦理程序。

（一）收文辦理程序：收文辦理程序主要有以下幾個(gè)步 驟。

1、簽收 指收文機(jī)關(guān)收到文件，在發(fā)文通知或登記簿上簽字、簽章的過程。核對、檢查、簽字。對急件應(yīng)注明收到日期。

2、拆封及登記

秘書實(shí)務(wù)

3、分辦和傳閱

分辦 即根據(jù)來文的性質(zhì)，確定具體承辦及批閱對象并及時(shí)準(zhǔn)確送達(dá)。分辦文書有三種：內(nèi)容重要或帶有指示性的公文應(yīng)由文書部門負(fù)責(zé)人決定送達(dá)對象。隸屬日常公務(wù)性工作，可直接送達(dá)有關(guān)部門或直接負(fù)責(zé)人承辦。對閱讀范圍有明確規(guī)定的，可按規(guī)定范圍組織傳閱。

傳閱 根據(jù)公文的內(nèi)容，由秘書部門負(fù)責(zé)人決定或根據(jù)規(guī)定的閱讀范圍 組織傳閱工作。傳閱者會做出批示或?qū)懨饕庖?。秘書人員應(yīng)按傳閱者的批示或意見進(jìn)行處理。在分辦和傳閱后秘書人員應(yīng)根據(jù)批示或意見做好催辦、注辦工作。

催辦 指對必須答復(fù)的文件，根據(jù)時(shí)限要求、及時(shí)地對承辦情況進(jìn)行督促與檢查，以確保落實(shí)。

注辦 亦稱辦結(jié) 指對文件承辦情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在文件處理單上扼要注明結(jié)果，作為辦理完畢的標(biāo)志。

（二）發(fā)文辦理程序

1、擬稿是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交辦或批辦的意見草擬文稿的過程；

2、審查

（1）行文的必要性

（2）審查文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)法律、法規(guī)、政策以及和已有文件是否矛盾、文件的措施、要求是否明確和具有可行性、可操作性。

（3）審查是否涉及其他職能部門以及是否經(jīng)過協(xié)商一致和會簽。（4）審查擬辦的公文用語是否符合相關(guān)要求

3、簽發(fā)，指有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿簽字發(fā)出；

4、繕印 指對已簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行 謄清、復(fù)印或排版印刷；

5、校對 指對文件謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對、校正；

6、用印 指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。應(yīng)注意必須以簽發(fā)的文稿為依據(jù)；用印應(yīng)清晰端正，加蓋于簽發(fā)日期上；用印須和簽發(fā)機(jī)關(guān)一致；用印須核對發(fā)文數(shù)量；

7、發(fā)文登記 凡發(fā)出的文件均應(yīng)進(jìn)行登記，包括：時(shí)間、發(fā)文對象、發(fā)文方式等；

8、封發(fā) 對準(zhǔn)備發(fā)出的文件分裝和發(fā)送。應(yīng)注意發(fā)文渠道及相應(yīng)問題。

秘書實(shí)務(wù)

第三章 秘書的“辦會”工作

學(xué)習(xí)目的：通過本章學(xué)習(xí)，學(xué)生應(yīng)了解會務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會擬定會議議案，掌握會議組織工作的六個(gè)環(huán)節(jié)，掌握辦公會組織的基本要點(diǎn)。

教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)：制定會議預(yù)案和會前準(zhǔn)備工作

第一節(jié) 會議概述

教學(xué)目的：掌握會議的分類及會議審批過程 教學(xué)內(nèi)容：

一、會議的涵義

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過程。

二、會議的種類

三、會議的申報(bào)與審批

1、會議申報(bào)與審批的形式

一般而言，會議申報(bào)與審批大體有三種形式?？陬^申報(bào)、書面申報(bào)、會議申報(bào)。

2、會議審批的原則 精簡從嚴(yán)。

秘書部門對有關(guān)職能部門申報(bào)召開的會議，要本著精簡從嚴(yán)的審批原則，嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會議是否有必要開，能否合并開，可否用其他方式解決問題等。會議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。

第二節(jié) 會務(wù)工作的具體內(nèi)容

教學(xué)目的：了解并掌握會前準(zhǔn)備，會中服務(wù)與會后落實(shí)的內(nèi)容及要求 教學(xué)內(nèi)容：

所謂會務(wù)工作是指有關(guān)會議的具體籌備、組織和服務(wù)工作的總稱。

一、指導(dǎo)會務(wù)工作的原則 1.準(zhǔn)備充分。2.組織嚴(yán)密。3.服務(wù)周到。4.確保安全。

二、大中型會議的組織工作

各種會議類型不同，內(nèi)容各異，規(guī)模也有差別，會務(wù)工作的項(xiàng)目也不同，這里重點(diǎn)分析大中型會議會務(wù)工作的一般要求。

秘書實(shí)務(wù)

大中型會議工作內(nèi)容繁多，且視會議議題，規(guī)模不同而有差別，但概括起來說，大都有以下六個(gè)環(huán)節(jié)：

①會議預(yù)案 ②會議文件準(zhǔn)備 ③會議通知 ④會前檢查 ⑤會間調(diào)度 ⑥會后整理

(一)制定會議預(yù)案 所謂會議預(yù)案就是會議的籌備方案，制定好預(yù)案是開好會議的前提。

會議預(yù)案一般包括以下內(nèi)容：

1.會名 2.會議時(shí)間 3.會場 開會地點(diǎn)，會場設(shè)置，要結(jié)合參加會議的人數(shù)和會議效果來綜合考慮。4.出席范圍 5.會議票證 6.會議籌備班子的職責(zé)分工 7.會場布置 此外，會場音響效果、照明設(shè)施、通風(fēng)設(shè)備、菜水杯盤、錄音錄像設(shè)備、場地衛(wèi)生設(shè)施、會場保安措施等，都應(yīng)在會場布置中考慮如何妥善安排。8.主席臺 主席臺是會議參加者注目的地方，也是會場布置的重點(diǎn)，應(yīng)預(yù)案中單獨(dú)列為一項(xiàng)。9.會議議程 會議議程通常是指會議所要解決、處理問題的大體安排。大型會議的議程、日程、程序必須劃分得很清楚。小型會議則將三者合而為一，統(tǒng)稱之為議程。10.經(jīng)費(fèi)預(yù)算 會議活動的經(jīng)費(fèi)視會議規(guī)模大小、規(guī)格高低而定。但只要會議涉及經(jīng)費(fèi)問題都要事先做好預(yù)算，以備領(lǐng)導(dǎo)審核。以上十項(xiàng)是一般會議預(yù)案的主要內(nèi)容，有些會議還有選舉、發(fā)獎、攝影等活動，也應(yīng)列入預(yù)案之中。11.選舉投票的組織工作 12.發(fā)獎活動的組織工作 13.集體攝影活動組織工作 14.特殊活動的安排

（二）會議文件準(zhǔn)備

會議審議的文件材料，應(yīng)在會前數(shù)日分送與會人員審閱，讓他們有時(shí)間準(zhǔn)備意見，特別是研究工作方案、審議工作計(jì)劃的會議，這一環(huán)很重要，會直接影響會議的效率。

為了準(zhǔn)備好會議的主要文件，秘書部門應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，有的放矢地進(jìn)行調(diào)查研究，提出解決問題的方案，擬出文件。如有必要和可能，還應(yīng)將擬定的初稿，分送有關(guān)單位征求意見，然后修改定稿。會前做好有關(guān)文件的準(zhǔn)備工作，可以使會議議題比較集中，保證會議的基本目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

（三）會議通知

會議通知必須簡明扼要。那種用“為了”起句，然后擺出一大堆依據(jù)，把會議時(shí)間、地點(diǎn)放在最后的寫法，不能使人開門見山地得到會議信息，應(yīng)盡量避免。

秘書實(shí)務(wù)

會議通知必須具備七要素（也有稱之為“七個(gè)清楚”）：會名、會期、開始時(shí)間（月、日、星期，上、下午或晚上幾時(shí)）、地點(diǎn)、參加會議人員范圍、入場憑證、籌辦會議的聯(lián)系單位等。

會議通知的一般體例是： 茲定于×月×日（星期×）×午×?xí)r在××地點(diǎn)召開××?xí)h，會期×天，參加人員為××，憑××入場，有關(guān)會議的具體事宜，請與××聯(lián)系（電話號碼××××××）

（四）會前檢查。

（五）會間調(diào)度 1.會議簽到制度 2.候會制度 3.會議特殊情況的應(yīng)急措施 4.做好會議記錄，寫好會議簡報(bào) 5.大型集會的現(xiàn)場指揮

（六）會議結(jié)束和會后整理

會議結(jié)束和會后整理工作包括會議內(nèi)容總結(jié)、會議紀(jì)要、代表離會工作、會議新聞報(bào)導(dǎo)、會務(wù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。1.并非所有的會議在結(jié)束時(shí)都要有總結(jié) 2.會議紀(jì)要 3.會議代表離會工作 4.會議新聞報(bào)道 5.會務(wù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié) 最后，要?dú)w還借用物品，做好財(cái)務(wù)結(jié)算，善始善終地完成整個(gè)會議的會務(wù)工作。

三、辦公會議的組織工作 在企事業(yè)單位中，各種類型的非常規(guī)的大中型會議畢竟在日常工作中是少數(shù)，大多數(shù)的會議是日常工作

（一）辦公會議題的收集整理 辦公會議題收集，由秘書人員主動向有關(guān)行政副職和職能部門聯(lián)系、征詢。收集的議題應(yīng)在合并整理后，視條件成熟與否和事項(xiàng)的輕重緩急，列出有必要提交辦公會研究的若干問題，送主要領(lǐng)導(dǎo)人審定。由主要領(lǐng)導(dǎo)人斟酌后增刪調(diào)整，確定辦公會議題。

（二）準(zhǔn)備相關(guān)材料

1、與議題相關(guān)的背景材料及解決問題的初步方案；

2、議題提出部門向辦公會所作的專題匯報(bào)材料；

3、擬作為會議討論的文件初稿或擬提交會議討論通過的決定草案。

（三）會議通知

辦公會因?qū)倮龝?，時(shí)間、地點(diǎn)一般是相對固定的。對于工作程序已形成多年的企業(yè)，辦公會會議通知一般不必另行制作，而是在企業(yè)每周重大會議活動安排表中注明（見會議活動安排表）。辦公會組成人員對已成慣例的辦公會，自然會在看到會議活動安排表后預(yù)留出時(shí)間。但對與議題相關(guān)的職能部門，秘書人員應(yīng)

秘書實(shí)務(wù)

在發(fā)送會議活動安排表時(shí)，對職能部門額外叮囑下周辦公會時(shí)間及出席人員。某些企業(yè)，因工作程序或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人工作習(xí)慣等原因，辦公會仍需制作會議通知。

秘書人員無論用何種方式事先通知了與會者，在會前仍要當(dāng)面或用電話再次確認(rèn)與會者是否能按時(shí)出席。如不屬會議的第一個(gè)議題相關(guān)的職能部門，還應(yīng)另行明確何時(shí)到會和候會地點(diǎn)。

（四）會前檢查安排

在企業(yè)中，辦公會一般在固定會議室召開，秘書人員應(yīng)在會前先檢查會場桌椅（包括煙灰缸）是否整潔。有些議題涉及人員較多，座位不夠，應(yīng)事先預(yù)作安排。

打開會議室燈光和空調(diào)系統(tǒng)并調(diào)到合適溫度。

（五）會議過程中的服務(wù)工作

秘書人員列席會議的任務(wù)主要是做好會議記錄。此外，隨著會議議題進(jìn)展，應(yīng)注意適時(shí)安排與下一議題的相關(guān)人員進(jìn)入會場。

散會時(shí)在其他人員退場后，秘書人員應(yīng)檢查會議室有無遺忘的文件，并收撿會議使用的器材，關(guān)閉空調(diào)及燈光。

（六）會議后的相關(guān)工作

辦公會結(jié)束后，秘書人員對會議決定事項(xiàng)中需要以紀(jì)要方式通知相關(guān)部門協(xié)調(diào)辦理的內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)整理出會議紀(jì)要。

（七）會議文件的管理

辦公會會議記錄，應(yīng)由秘書部門妥善保管。作為討論稿的相關(guān)文件，應(yīng)按文書處理的有關(guān)制度予以妥善處理。

案例分析

案例 1 ：

一次重要的報(bào)告會，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無線話筒和錄音機(jī)磁帶安排好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯(cuò)，小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯(cuò)，但越聽越不清晰了，到后來竟然完全是一片噪聲。報(bào)告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢？ 案例 2：

秘書實(shí)務(wù)

一次重要的國際會議，十多個(gè)國家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國際會議的“全家?！敝?，竟找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國輿論的指責(zé)。案例 3：

某校召開一次表彰大會，對全校七、八個(gè)先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個(gè)人，頒發(fā)錦旗和獎狀。當(dāng)領(lǐng)獎的同學(xué)上臺領(lǐng)到錦旗和獎狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎狀上的名字不對，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時(shí)間領(lǐng)獎臺上竟亂糟糟，好似集貿(mào)市場。

以上三個(gè)案例中的問題都是會議組織中的細(xì)節(jié)所致。分析案例中的問題所在，并談?wù)剬τ跁h活動的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問題。

觀察你所能見到的辦公會、研討會、論證會、茶話會、洽談會等，注意會場布置的特點(diǎn)，畫出三種不同類型的會議的布置圖，并注明會議所有參與者的座位安排。

參考會議組織籌備的預(yù)案要求，為某企業(yè)的一次年終總結(jié)暨表彰大會擬出會議籌備方案。

第四章

教學(xué)目的：

秘書“辦事”的工作

本章主要講解秘書所從事的各項(xiàng)事務(wù)工作，要求學(xué)生掌握處理辦公室日常事務(wù)、收集處理信息的基本能力，掌握調(diào)查研究的基本方法和基本知識，并能熟練地利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行“辦事”。

教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)：

掌握處理辦公室日常事務(wù)、收集處理信息的基本能力，掌握調(diào)查研究的基本方法和基本知識

第一節(jié) 信息與信息工作

教學(xué)目的：了解信息的定義，信息工作的特點(diǎn)性質(zhì)與作用 教學(xué)內(nèi)容：

一、信息的定義 信息是事物存在方式或運(yùn)動狀態(tài)的直接或間接的反映。

二、信息的基本特征

（一）客觀性

（二）傳輸性

（三）時(shí)效性

（四）共享性

（五）開發(fā)性，受歷史與認(rèn)識能加局限

三、信息分類

秘書實(shí)務(wù)

1、按信息源的性質(zhì)分

可分為自然信息和社會信息。秘書主要接受社會信息。

2、按信息的表現(xiàn)形式分 語言信息、文字信息、聲像信息、計(jì)算機(jī)語言信息和縮微信息。

3、按信息內(nèi)容所涉及的社會領(lǐng)域劃分 政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息

4、按信息來源方向分 縱向信息、橫向信息

5、按信息穩(wěn)定狀態(tài)分 分靜態(tài)信息，如資源、統(tǒng)計(jì)資料；動態(tài)信息，如市場信息

6、按信息在秘書工作中的作用分 預(yù)測信息、動態(tài)信息、反饋信息 秘書應(yīng)獲得多種形態(tài)的信息資料：文字、聲像、記憶。

三、信息工作的作用

1、輔助決策的一項(xiàng)重要工作。

2、信息工作是秘書部門的一項(xiàng)重要任務(wù)

從兩方面理解：一是從秘書部門的工作性質(zhì)看是樞紐部門

二是從秘書部門的工作內(nèi)容看，除輔助領(lǐng)導(dǎo)決策處，辦公辦事和聯(lián)系各方面也必須依靠信息。秘書經(jīng)常性的工作是起草文件和各種材料，這寫作過程實(shí)際是收集信息的加工信息的過程。

3、信息工作有利于開創(chuàng)秘書工作新局面。

第二節(jié) 信息工作的基本要求和程序

教學(xué)目的：掌握信息工作的基本要求和程序 教學(xué)內(nèi)容：

一、秘書信息工作的基本要求 準(zhǔn)確、及時(shí)、適用

1、準(zhǔn)確： 要如實(shí)地進(jìn)行反映和描述，決不能迎合個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的意圖而將情況任意夸大縮小，人為造成信息失真。

2、及時(shí) 信息的時(shí)效性決定了信息的生命力在于流動，它的流動速度越快，在實(shí)踐中獲得的價(jià)值就高。尤其是經(jīng)濟(jì)信息。

3、適用： 適用，既要有針對性，適合領(lǐng)導(dǎo)利用。提供信息是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，秘書人員就需對領(lǐng)導(dǎo)者在組織中的狀況有所了解。

秘書實(shí)務(wù)

⑴他們分布在不同的組織類型中——決定所追求的目標(biāo)各不相同 ⑵他們分布在不同的組織規(guī)模中——導(dǎo)致具體工作內(nèi)容與時(shí)間的差異 ⑶分布在不同的組織層次中——決定了他們工作重點(diǎn)的不同。

⑷分布在不同的組織環(huán)境中——使他們奉行不同的管理哲學(xué)和管理方式。這種種差異，決定了決策不僅內(nèi)涵不同而且層次不同。

因此，秘書人員在收集、傳遞信息時(shí)，一定要有鮮明的目的性，時(shí)時(shí)處處以是適合不同單位，不同層次的領(lǐng)導(dǎo)者的需要為出發(fā)點(diǎn)。但又須看到任何領(lǐng)導(dǎo)者每個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)工作都有其中心，都有關(guān)注的“熱點(diǎn)”和“難點(diǎn)”。

二、秘書信息工作的程序 包括：收集--整理--傳遞--存儲--利用

1、信息的收集 ：根據(jù)一定的目的，通過不同的方式搜集，獲取信息的過程。信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基礎(chǔ)。

收集內(nèi)容： 就某個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)來說，它們收集信息的內(nèi)容如下： ⑴黨中央、國務(wù)院公布的方針、政策、法規(guī)性文件。

⑵上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)部門發(fā)布的直接與生產(chǎn)、工作有關(guān)的指導(dǎo)、指揮性文件，如指示、決定、批復(fù)。

⑶本機(jī)關(guān)、本企業(yè)和所屬各部門的機(jī)構(gòu)、人員、財(cái)力、物力、工作、生產(chǎn)等情況，以及生產(chǎn)計(jì)劃、指標(biāo)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、改革狀況、科技發(fā)展、典型經(jīng)驗(yàn)、工作總結(jié)。

⑷本機(jī)關(guān)執(zhí)行政策、推動工作以及本企業(yè)產(chǎn)品銷售后的反饋信息，如群眾的反映、意見、建議、要求等。

⑸與本機(jī)關(guān)、本企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的外界情況與新信息，如社會動態(tài)，思想傾向，城市與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)改革。

⑹與本單位、業(yè)務(wù)性質(zhì)相同的其他地區(qū)、單位以及國外同行業(yè)可供比較的情況材料。

⑺收集與本機(jī)關(guān)企業(yè)業(yè)務(wù)未來發(fā)展有關(guān)的科技成果（包括新產(chǎn)品、新工藝、新材料）以及先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)、方法等信息資料。

也可以概括為：企業(yè)信息、國際市場信息、客戶信息、貿(mào)易信息、國際金融信息

法律信息、交際活動信息、秘書收集的信息，有以下三方面特點(diǎn)：

秘書實(shí)務(wù)

⑴領(lǐng)導(dǎo)者要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性，與社會組織的整體發(fā)展情況大局有關(guān)。

⑵要為變換著的中心工作與臨時(shí)索要等突發(fā)性任務(wù)做好準(zhǔn)備。

⑶收集儲存的信息資料大多具有較長時(shí)期的使用價(jià)值，如起草文件，常常要翻閱過去相關(guān)的文件，以求保持政策的連續(xù)性；說明問題或預(yù)測未來對常查找過去的資料。

收集方式：

一、是傳統(tǒng)收集 形式：文件、會議、電話、口頭

渠道： 收集上級來的信息 通過下級機(jī)構(gòu)的口頭匯報(bào)和書面材料 同級機(jī)構(gòu)其他系統(tǒng)互相交換材料 通過信訪或報(bào)刊

二是開拓式收集 組織健全的信息網(wǎng)絡(luò) 方法：（試以今夏飲料市場為例）

（1）觀察法 優(yōu)點(diǎn)：A、方法簡單靈活 B、獲得比較客觀的第一手資料 C適用于對環(huán)境、人物、事件實(shí)際狀況的了解 缺點(diǎn)：A、不易收集到深層次信息 B、獲得的信息量有限 C、觀察效果受秘書觀察能力的影響

（2）閱讀法 優(yōu)點(diǎn)：A、獲取信息方便 B、獲得信息量大、適用性強(qiáng) C、能全面提供工作需要的參考信息 缺點(diǎn)；A、報(bào)刊、雜志的信息來源多、信息可能失真、有雜質(zhì) B、需要篩選、判斷信息的真實(shí)性

（3）詢問法 優(yōu)點(diǎn)：A、應(yīng)用靈活、實(shí)用 B、直接交流、互動溝通 C、能獲得大量有價(jià)值的信息 缺點(diǎn)：A、要求秘書具有一定素質(zhì)和能力，能很好地運(yùn)用詢問技巧 B、費(fèi)用較高、時(shí)間較長、規(guī)模小

（4）交換法 優(yōu)點(diǎn)：A、實(shí)現(xiàn)彼此間的信息共享 B、獲得信息及時(shí)、適用 C、節(jié)省信息收集時(shí)間 D、可以臨時(shí)交換各自感興趣的專題信息 E、可以根據(jù)需要、商定交換的方式、內(nèi)容長期交換 缺點(diǎn)： A、信息交換建立在自愿、互惠的基礎(chǔ)上 B、要注意信息保密問題 C、交換信息的范圍窄

（5）問卷法 優(yōu)點(diǎn)：A、避免主觀偏見，減少人為誤差 B、節(jié)省時(shí)間、人力和經(jīng)費(fèi)，效率較高 C、收集的信息客觀、真實(shí) D、收集的信息便于定量處理和分析 缺點(diǎn)；A、問卷的回收難以保證 B、問卷的質(zhì)量難以保證 C、要求被調(diào)查者具有一定文化水平

秘書實(shí)務(wù)

（6）網(wǎng)絡(luò)法 優(yōu)點(diǎn)：A、信息時(shí)效性很強(qiáng) B、最新信息補(bǔ)充及時(shí) C、收集信息迅速、廣泛 D、收集不受時(shí)間、地域的限制 E、能收集文字圖表信息與聲像 缺點(diǎn)：A、來源復(fù)雜、有大量未經(jīng)核實(shí)的信息和信息垃圾 B、需要計(jì)算機(jī)知識（7）購置法 優(yōu)點(diǎn)：A、信息比較集中 B、書店與出版社有訂購業(yè)務(wù) C、獲得大量系統(tǒng)化、專業(yè)化知識 缺點(diǎn)：A、費(fèi)用高，花費(fèi)時(shí)間和人力 B、要從大量信息中篩選有價(jià)值信息 C、信息要經(jīng)真實(shí)性鑒別后利用。

秘書收集信息的渠道主要有： A、大眾傳媒 B、圖書館 C、收據(jù)庫 D、貿(mào)易交流 E、信息機(jī)構(gòu) F、關(guān)系渠道 G、調(diào)查渠道

收集的原則： A、價(jià)值原則 B、時(shí)效原則 C、層次原則 D、針對原則 E、全面系統(tǒng)原則

2、信息的整理

信息的整理是對收集到的大量原始信息，在數(shù)量上加以濃縮，在質(zhì)量上加以提高，在形式上給予表現(xiàn)，使之便于傳遞，利用和儲存的過程，信息的整理是整個(gè)信息工作的核心。它包括分類、篩選、校對

（1）分類

方法： A、字母分類法 B、地區(qū)分類法 C、主題分類法 D、數(shù)字分類法 E、時(shí)間分類法

（2）篩選

①剔除虛假信息，失效信息和無效信息，從中挑選出有價(jià)值的信息。除去，假的，重復(fù)的，過時(shí)的，表面的，與本單位關(guān)系很小或意義不大的信息，從量與質(zhì)兩方面突出少量的重要信息。篩選體現(xiàn)了對內(nèi)容的初步鑒別，其目的是讓領(lǐng)導(dǎo)用最少的時(shí)間獲得最大量的優(yōu)質(zhì)信息。

② 挑選出有價(jià)值的信息 A、挑選對工作有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動密切相關(guān)的信息 B、挑選帶有傾向性、動態(tài)性或突發(fā)重要信息 C、分析需求，結(jié)合中心工作或解決特定問題的需要篩選信息 D、挑選能預(yù)見未來發(fā)展變化趨勢，為決策提供超前服務(wù)的信息 E、堅(jiān)持信息數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一

方法: 看來源 看標(biāo)題 看正文

決定取舍：A、突出主題 B、注意典型性 C、有新意 D、有特點(diǎn) 校對 方法：溯源法、比較法、校對法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計(jì)法 ③加工： 信息加工是指將篩選出來的信息進(jìn)行提煉，使其具有較高質(zhì)量。

秘書實(shí)務(wù)

信息加工分為兩個(gè)層次： 一是對現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)上的信息和各部門提供的信息進(jìn)行初步加工，稱為基礎(chǔ)性信息。這類信息只能供接受者了解動態(tài)。二是對各種基礎(chǔ)性信息進(jìn)行歸納、綜合、分析和調(diào)查研究提出有情況;有分析、有建議、有深度的信息，稱為高層次信息?！@類信息具有較大的參謀咨詢作用。

信息加工能力，是事務(wù)型秘書與開拓性秘書的主要界限。加工信息須從以下方面著手。

第一，充實(shí)內(nèi)容。就是對零碎膚淺，雜亂而有用的信息，弄清它的性質(zhì)、范圍、意義和發(fā)展趨勢，充實(shí)，豐富它的內(nèi)容，使它成為完整，深刻和系統(tǒng)的信息。編寫 信息需要通過文字傳遞。編寫是用書面形式對信息進(jìn)行有序化處理，是信息整理的最后步驟，又是信息傳遞的前提，它對提高信息的質(zhì)量和實(shí)用價(jià)值起著關(guān)鍵性的作用。

類型 動態(tài)型信息 建議性信息 經(jīng)驗(yàn)型信息 問題型信息 預(yù)測型信息 編寫的步驟： A、確定主題 B、分析材料 C、材料組合

第二，綜合分析。就是對獲得的信息，從總體上進(jìn)行系統(tǒng)的歸納、分類、作出定性、定量分析和判斷。通過綜合分析，往往能發(fā)現(xiàn)帶來規(guī)律性的變化和傾向性的問題，對領(lǐng)導(dǎo)掌握指導(dǎo)工作，預(yù)測未來有重要參考價(jià)值。

第三，提出意見。在綜合分析的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)參考。

3、信息的傳遞

⑴單通道傳遞。信息從信源發(fā)出后沿著單一通道，傳給信息接受者。⑵多通道傳遞。即信息從信息源發(fā)出后，沿著兩種以上通道傳遞給信息接受者。注意合理分流。

信息傳遞的方式有： ⑴口頭傳遞 ⑵書面?zhèn)鬟f ⑶電訊傳遞 傳遞要求：迅速、準(zhǔn)確、保密

4、信息的利用與儲存

（1）分類——對各種信息按一定的規(guī)則進(jìn)行分類（2）著錄——如實(shí)的記載（制分類卡）（3）建立儲存檢索系統(tǒng) 歸類存放（4）保管——存放與保護(hù) 【思考與練習(xí)】

秘書實(shí)務(wù)

1、結(jié)合信息實(shí)例說明信息的特點(diǎn)。

2、談?wù)勅绾卫眯畔⑤o助決策？

第二節(jié) 調(diào)查研究工作

教學(xué)目的：掌握秘書調(diào)查研究工作的性質(zhì)與內(nèi)容 教學(xué)內(nèi)容：

一、秘書作調(diào)查研究的重要意義

1、秘書做好調(diào)查研究的工作能夠彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)精力與知識的不足輔助的其更好地決策和指揮管理。

2、秘書的調(diào)查研究可以密切領(lǐng)導(dǎo)和群眾的關(guān)系。

3、研究調(diào)查是秘書履行的職責(zé)的重要途徑。

二、秘書調(diào)查研究的內(nèi)容

1、為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)的調(diào)查研究

2、為解決具體問題而進(jìn)行的調(diào)查研究

3、掌握基本情況而進(jìn)行的經(jīng)常的調(diào)查研究

三、怎樣做好調(diào)查研究工作

1、認(rèn)真做好調(diào)查研究工作 a.明確目的，選好對象 b.掌握標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備資料 c.確定方案，擬寫提綱

2、常用的調(diào)查研究的方法 a.普遍調(diào)查 b.典型調(diào)查 c.重點(diǎn)調(diào)查 d.抽樣調(diào)查，四、調(diào)查研究的具體方式

1、開調(diào)查令

2、現(xiàn)場調(diào)查

3、問卷調(diào)查

4、民意調(diào)查

5、專家調(diào)查

6、統(tǒng)計(jì)調(diào)查

7、收集資料

8、個(gè)別訪問

五、做好調(diào)查研究工作應(yīng)注意的事項(xiàng)

1、實(shí)事求是是根本原則。

2、做好充分的準(zhǔn)備，選擇科學(xué)的調(diào)查方法。

3、科學(xué)占有調(diào)查資料，擺正調(diào)查研究的關(guān)系。

4、認(rèn)真寫出調(diào)查報(bào)告。

六、調(diào)查報(bào)告的寫作

（一）調(diào)查報(bào)告的含義、特點(diǎn)與作用

秘書實(shí)務(wù)

調(diào)查報(bào)告是對客觀事物進(jìn)行調(diào)查研究，將所獲得的成果反映出來的書面報(bào)告。

（二）調(diào)查報(bào)告的基本特點(diǎn)是：

1、真實(shí)性

2、客觀性

3、科學(xué)性

4、敘議結(jié)合

（二）調(diào)查報(bào)告的分類

1、經(jīng)驗(yàn)調(diào)查 又叫典型調(diào)查。它主要報(bào)告經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造的過程，具體做法及取得成績效果。

這類調(diào)查報(bào)告與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)頗為近似，但它的要求材料更加具體，重要寫清具體情況或經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)生的過程，對事實(shí)的表達(dá)也比總結(jié)更細(xì)致。此外，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)是自我認(rèn)識深化的表達(dá)，經(jīng)驗(yàn)調(diào)查則是第三者對經(jīng)驗(yàn)的客觀報(bào)道。

2、情況調(diào)查

是反映某地區(qū)、單位、行業(yè)或某一個(gè)方面的基本情況，發(fā)展?fàn)顩r。它著重較全面的反映現(xiàn)狀，說明基本面貌及發(fā)展趨勢，或剖視存在的問題的癥結(jié)，以利于宏觀決策。

寫這類調(diào)查報(bào)告要注意： 材料要豐富充實(shí)，運(yùn)用較多的數(shù)據(jù)、實(shí)例，來反映基本面額或發(fā)展?fàn)顩r；同時(shí)，還要提出建設(shè)性意見，針對實(shí)際情況提出建議設(shè)想。

3、事件調(diào)查 這類報(bào)告著重反映歷史或現(xiàn)實(shí)的重大事件的來龍去脈。重在說明事實(shí)的本來面目。

4、問題調(diào)查 針對現(xiàn)實(shí)中存在的各種問題或矛盾，作出敏銳反應(yīng)，并提出解決的措施或辦法。

（三）調(diào)查報(bào)告的寫作環(huán)節(jié)

調(diào)查報(bào)告產(chǎn)生的全過程，由三個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成，即調(diào)查情況，分析研究一成果反映。

1、深入調(diào)查，掌握材料

“廣泛占有，兼收并蓄，保持材料的原始性，客觀性”。正面與反面，歷史與現(xiàn)實(shí)，具體的與概括的，各方面材料完善，為得出正確結(jié)論提供可靠的依據(jù)。

2、分析研究，把握本質(zhì)

分析研究是保證調(diào)查報(bào)告正確反映客規(guī)規(guī)律的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3、準(zhǔn)確反映，合理表達(dá)

（四）調(diào)查報(bào)告的寫作要求

秘書實(shí)務(wù)

1、材料與觀點(diǎn)的結(jié)合 調(diào)查報(bào)告要讓事實(shí)說話，運(yùn)用適當(dāng)?shù)牟牧蟻碚f明觀點(diǎn)是它的文體要求。從豐富的事實(shí)材料中引出觀點(diǎn)是它的一個(gè)寫作特點(diǎn)。

運(yùn)用材料一般有以下幾個(gè)類型。

⑴綜合材料 這是原始材料經(jīng)過整理歸納，對有關(guān)情況進(jìn)行概括的材料。它不是具體的個(gè)性材料，而是反映普遍的傾向或題問的材料，具有“面”的廣泛性。

⑵典型材料。富有個(gè)性特征又具有一定代表性的個(gè)別具體的實(shí)例。運(yùn)用時(shí)典型材料必須精心選擇，要從大量材料中選取幾個(gè)最能說的觀點(diǎn)而個(gè)性鮮明的個(gè)例。這樣把概括材料與典型材料結(jié)合運(yùn)用，有面有點(diǎn)，很有說服力。

⑶比對材料 通過縱橫，今昔，正反及對比，用來說明觀點(diǎn)的材料。⑷數(shù)據(jù)材料 運(yùn)用精確的數(shù)據(jù)，有助于定量分析，進(jìn)而揭示事物的本質(zhì)。必須強(qiáng)調(diào)，運(yùn)用數(shù)據(jù)務(wù)求確鑿無誤，堅(jiān)決反對“拼湊虛擬，官樣數(shù)字”的做法。上述四層材料在調(diào)查報(bào)告中?；ハ嗯浜?，從多方面反映真實(shí)情況，表達(dá)觀點(diǎn)。

2、夾敘夾論，敘議結(jié)合 【思考與練習(xí)】

1、調(diào)研工作有哪些特點(diǎn)？

2、調(diào)研工作的內(nèi)容是什么？

第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)

教學(xué)目的：了解掌握辦公室日常事務(wù)工作的內(nèi)容與辦事方法與原則 教學(xué)內(nèi)容： 值班工作

一、值班的任務(wù)和作用

值班大致設(shè)立值班室，值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。值班室的任務(wù)主要有以下幾個(gè)方面：

1、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)事項(xiàng)

2、下班后和放假期間的文件和事務(wù)處理

3、來訪接待工作

4、溝通上下級通訊聯(lián)系

5、記好當(dāng)天大事記

（三項(xiàng)記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記）

秘書實(shí)務(wù)

二、對值班室與值班人員的要求

值班室要制定嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，做到職責(zé)分明，獎罰分明。值班人員必須做到以下幾點(diǎn)：

1、服務(wù)的精神和高度責(zé)任心

2、要提高警惕、遵守值班紀(jì)律

3、認(rèn)真做好保密工作。

4、接待來訪來電要熱情

5、要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平

6、填寫值班日志，做好交接工作。

三、值班日志與交接班

填寫值班日記應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

1、填寫值班者的姓名和值班時(shí)間

2、填寫值班記錄做到內(nèi)容簡明扼要，語言規(guī)范，字跡清楚，不加評論，不帶個(gè)人感情，實(shí)事求是。

3、注意做好交接班工作。印信工作

印信和介紹信是各級各類組織對外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證。

一、印信

秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章（含鋼?。欢挝活I(lǐng)導(dǎo)人“公用”私章；三秘書部門的公章。

作用：（1）標(biāo)志作用。（2）權(quán)威作用。（3）法律作用。（4）憑證作用。

二、介紹信。注意事項(xiàng)：

1、印信的刻制

2、印章啟用前應(yīng)備文通知有關(guān)部門

3、保管者不得委托他人代管，4、蓋章要端正、清晰

5、蓋章要領(lǐng)：把握標(biāo)準(zhǔn)、印泥適度、用力均勻、落印平穩(wěn)。電話工作

秘書實(shí)務(wù)

一、通話工作的內(nèi)容包括：打電話，接電話和作電話記錄

1、接電話： 熟悉接電話的禮儀和接電話要領(lǐng)

2、電話記錄：它包括五個(gè)部分：即來話時(shí)間（年月日時(shí)分），來話單位姓名和對方電話號碼，來話內(nèi)容，處理意見和記錄人署名（復(fù)述，核對）

3、傳話：問清收話人姓名、職務(wù)、電話號碼

二、通話工作的要求

1、禮貌熱情

2、作好記錄

3、收話后，必須馬上解決問題

4、不屬于職權(quán)范圍內(nèi)的事，不隨便應(yīng)允或反駁 辦公效率和時(shí)間管理

運(yùn)用時(shí)間表進(jìn)行管理，目的是通過記錄或可視化信息幫助人們記憶和相互之間的溝通

時(shí)間表可分：時(shí)間表、季度時(shí)間表、月度時(shí)間表、周時(shí)間表

保密工作

信息保密是秘書人員的基本和重要的職責(zé)，是保衛(wèi)國家、組織利益的起碼的要求。

一個(gè)組織的保密工作是從本單位的安全和利益出發(fā)，將秘密信息控制在一定的范圍和時(shí)間內(nèi)，防止被泄露和利用，使其自身價(jià)值得到充分有效的實(shí)現(xiàn)而采取必要手段與措施。

從載體上分，信息的安全及保密工作通常包括： *口頭信息的安全及保密工作，*紙面信息的安全及保密工作，*電子信息的安全及保密工作。

1、秘書在保密工作中需要注意的幾個(gè)方面（1）文件保密。做好接收、傳遞、保管工作（2）會議保密。不能隨意擴(kuò)散和泄露。（3）科技保密。

2、做好特定信息的保密 *人事信息 *財(cái)務(wù)信息 *產(chǎn)品信息 客戶信息 接待工作

接待工作可分內(nèi)賓接待和外賓接待

一、內(nèi)賓接待

秘書實(shí)務(wù)

內(nèi)容主要有掌握來賓情況，派專人負(fù)責(zé)落實(shí)各項(xiàng)安排，搞好迎送食宿的日常服務(wù)，擬定接待方案與日程安排等。

1、掌握來賓情況 如所屬民族、職務(wù)、性別、人數(shù)、所乘車船班次，時(shí)間和大體意圖。

2、指定專人負(fù)責(zé)落實(shí)各項(xiàng)安排

3、搞好迎送，食宿和日常服務(wù)

4、了解來訪目的，給予必要幫助

5、接待來賓應(yīng)持的態(tài)度

二、外賓接待

1、來賓的性質(zhì)

2、外賓接待工作的內(nèi)容 外賓接待工作的內(nèi)容，是具有高度政策性的工作

3、做好各項(xiàng)接待準(zhǔn)備工作 ⑴物質(zhì)準(zhǔn)備（吃住外）⑵人員準(zhǔn)備 ⑶資料準(zhǔn)備 ⑷信息準(zhǔn)備 ⑸政策準(zhǔn)備

4、安排好生活服務(wù)

5、做好宣傳報(bào)道和安全保衛(wèi)工作

6、宴請與贈送活動

7、要安排好外賓的會見

8、做好經(jīng)費(fèi)結(jié)算與接待工作總結(jié) 【思考與練習(xí)】

1、編制計(jì)劃表時(shí)，有那些注意事項(xiàng)？

2、印章如何審批與使用？

3、保密工作有那些內(nèi)容？

第五章

秘書工作原則與悟性

教學(xué)目的：

使學(xué)生掌握秘書工作的基本原則，領(lǐng)會堅(jiān)持秘書工作的原則性和靈活性的統(tǒng)一是秘書思想水平與工作悟性的體現(xiàn)，著力培養(yǎng)秘書工作的領(lǐng)悟力。

教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)：

掌握秘書工作的基本原則，培養(yǎng)秘書工作的領(lǐng)悟力

秘書實(shí)務(wù)

第一節(jié)“辦文”、“辦會”、“辦事”三者的交匯關(guān)系

教學(xué)目的：掌握“辦文”、“辦會”、“辦事”三者的關(guān)系 教學(xué)內(nèi)容：

“辦文”，“辦會”、“辦事”是秘書對秘書工作形式的精練概括。研究三者之間的關(guān)系，實(shí)際是為了認(rèn)識秘書工作中的邏輯關(guān)系和事理，明確和突出不同的秘書工作的重心，增強(qiáng)對整體書工作的全盤認(rèn)識，以便更好地貫徹秘書工作的原則，把秘書工作做好。

一、“辦文”、“辦會”“辦事”三者的相對獨(dú)立

（一）辦文文字秘書稱“辦文”為“行文”。研究“行文”的意義就會透徹領(lǐng)會“辦文”的特點(diǎn)“行文”可以指“寫文”，即撰擬文書、起草文件等；要以指“走文”，即文件的收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞等；還可以是兩種意義綜合，甚至是指由文書文件而產(chǎn)生的一切事務(wù)。由此可見，辦文的核心是文字工作，這的特點(diǎn)就是辦理圍繞文字、文件、文書所展開的工作。針對辦文工作，有對秘書人員撰制公文的要求，有收、發(fā)公文的處理程序，有明確的行文規(guī)則，所以，“辦文”具有相對獨(dú)立的工作系統(tǒng)。

（二）辦會無論會議、會談、還是會晤，“辦會”就是辦理有關(guān)的組織事務(wù)工作?！皶笔蔷郏嵌嗳藚⑴c的事，無論“議”還是“談”，都是把大家各自的想法、主張、意見能通過聚在一起的形式統(tǒng)一起來，形成一個(gè)共識。所以秘書辦會的一個(gè)中心任務(wù)就是起協(xié)調(diào)作用。在一定的時(shí)間、一定的空間內(nèi)，既有各自的暢所欲言，心情舒暢，又有共識共通，一致認(rèn)識，不留遺憾。秘書把“辦會”稱為“做會”。會議辦得是否成功很大程度取決于秘書對會議是否做到精心策劃、組織落實(shí)。必須定時(shí)定點(diǎn)做好一切會務(wù)，是辦會的特點(diǎn)。針對會議特點(diǎn)，秘書還應(yīng)總結(jié)出會議的要素，制定會議的基本程序，并把會議改革作為一項(xiàng)重要的研究課題提出來。這都表明“辦會”的相對獨(dú)立性。

（三）辦事一切事務(wù)性工作都是“事”。廣義地理解，“辦文”、“辦會”也是“辦事”。所以，“事”的特點(diǎn)就是雜，無邊無際，無盡無休，無時(shí)無刻。面對如此紛繁龐雜的事務(wù)，秘書的關(guān)鍵是摸索出事理，掌握規(guī)律，舉一反三，才能盡量辦好所有的事。秘書的所有制度和紀(jì)律要求，都是針對秘書辦事效率和辦事作風(fēng)提出來的，“辦事”的核心是認(rèn)識事理，認(rèn)識事理的目的在于提高辦事悟性，較高的辦事悟性才能使秘書懂事、能辦事、把事情辦出最佳結(jié)果。

秘書實(shí)務(wù)

二、“辦文”、“辦會”、“辦事”三者的相互聯(lián)系

（一）“辦文”有時(shí)是通過“辦會”解決的

秘書所辦之文，是代表組織的，即使是以領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人或法人代表名義發(fā)文，文書的形成也需要通過領(lǐng)導(dǎo)集體的討論認(rèn)可，也有必要集思廣益。圍繞著“辦文”，領(lǐng)導(dǎo)可以通過開會交代撰文意圖，秘書通過開會領(lǐng)會意圖，可以通過集中討論，分析歸納辦文的要領(lǐng)，也可以通過會議來貫徹落實(shí)文件精神。即使是文件的傳遞運(yùn)轉(zhuǎn)，也可以能過會議來發(fā)傳達(dá)。所以，“辦會”，有的時(shí)候是“辦文”的另一種形式。

（二）、“辦會”離不開“辦文”的工作

圍繞著會議的籌備和組織落實(shí)，秘書要做的實(shí)際上一系列的文字工作的落實(shí)。從會議通知、會議議程表、會議手冊到?jīng)Q定、決議、會議決錄、會議簡報(bào)、會議紀(jì)要，還有典型發(fā)言、領(lǐng)導(dǎo)講話、開幕詞、總發(fā)言等等，每一份會議文字材料的落實(shí)，對辦會的會務(wù)秘書來說，都是實(shí)實(shí)在在的“辦文”。通過會議所達(dá)到的一致目標(biāo)，也是要靠文書來體現(xiàn)和留存的。圍繞會議所形成的文字材料，是組織好會議的重要工具，也是貫徹落實(shí)會議精神的重要依據(jù)，還是記錄記載會議的重要?dú)v史資料。所以，“辦會”工作中融舍合著“辦文”的工作。

（三）“辦事”在多數(shù)情況下是通過“辦文”或者“辦會”體現(xiàn)的 以文書的形式或者會議的形式來交代辦事意圖，這是領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常采取的交辦方式?！稗k文”、“辦會”也經(jīng)常是秘書在處理事務(wù)時(shí)采取的具體方法，特別是在一些具體問題的處理上，秘書要通過會議收集信息，廣泛征求解決問題的意見建議；能過文書的形式拿出解決問題的辦法。

三、全面掌握“辦文”、“辦會”、“辦事”的原則方法

（一）“辦文”、“辦會”、“辦事”，首先體現(xiàn)秘書的綜合職業(yè)能力

（二）“辦文”、“辦會”、“辦事”體現(xiàn)秘書準(zhǔn)確地選擇處理事務(wù)方式和判斷力

（三）“辦文”、“辦會”、“辦事”的原則和方法

1、功力扎實(shí)，工作落實(shí)

“辦文”、“辦會”、“辦事”首先是辦具體事務(wù)，秘書的事務(wù)能力必須扎實(shí)。辦事員浮躁，工作毛糙的秘書，什么也干不好。秘書的工作是瑣碎平凡的，秘書實(shí)務(wù)

做好了不顯眼，做不好誤大事。所以，“辦文”、“辦會”、“辦事”的首要原則是秘書的事務(wù)工作基本功扎實(shí)，工作落到實(shí)處。

2、綜合考慮，系統(tǒng)籌劃

在扎扎實(shí)實(shí)做好具體工作的基礎(chǔ)上，秘書要學(xué)會從局的角度綜合考慮工作安排，從全系統(tǒng)的工作考慮，采取哪種“辦文”、“辦會”、“辦事”的具體方式更有利于工作，秘書選擇“辦文”、“辦會”、“辦事”具體方式的依據(jù)不僅僅是哪種方式自己熟悉或熟練，而是要從全局考慮怎樣對工作更有利、效果更好，更能準(zhǔn)確達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)確定的目標(biāo)。“辦文”、“辦會”、“辦事”在具體實(shí)踐中相互交匯，相互融合，不可分割。在完成具體工作任務(wù)，解決 具體問題時(shí)，“辦文”、“辦會”、“辦事”三者只能有所偏重，不能有所偏廢。秘書的工作中一方面應(yīng)當(dāng)盡量采取靈活多樣的形式，另一方面應(yīng)當(dāng)明確主要的辦事方式，力求主攻成果顯著。比如開會，會務(wù)工作中有“辦文”工作，也有具體的事務(wù)要辦，文和事也都要辦好?！稗k會”就有會務(wù)工作的特點(diǎn)，工作側(cè)重點(diǎn)要放在會務(wù)上。“辦會”中“辦文“也重要”，可以另派文筆優(yōu)秀的秘書主抓會務(wù)中的文字工作，“辦會”的秘書要一心一意做好會務(wù)。

3、勤于總結(jié)，勇于創(chuàng)新

在完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)、承接領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情時(shí)，秘書常常在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下及時(shí)選擇了具體的處理事務(wù)的方法。事情按這種方式辦了，就不知道按另一種方式辦是什么結(jié)果。這么辦成功了。也許另一種方式更成功；這么辦失敗了，也許另一種方式不一不定失敗。在實(shí)際工作中，秘書總結(jié)失敗的教訓(xùn)比總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)更重要作用。所以勤于總結(jié)，勇于創(chuàng)新，并且在創(chuàng)新中模索更好的工作方法，是秘書在“辦文”、“辦會”、“辦事”中取得事關(guān)功倍效果的一項(xiàng)重要原則

四、秘書工作的性質(zhì)

（一）政治性：提問：如何理解秘書工作的政治性？

文字與國家的產(chǎn)生是秘書工作產(chǎn)生的兩個(gè)基本條件，任何一個(gè)時(shí)期的秘書部門都是從屬于一定的經(jīng)濟(jì)階段。體現(xiàn)在貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖工作。

（二）輔助性 輔助性是秘書工作的本質(zhì)屬性。

各級黨政機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位內(nèi)在的機(jī)構(gòu)分兩類：一類是職能機(jī)構(gòu)；一類綜合機(jī)構(gòu)。職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)單位一定的具體業(yè)務(wù)。

秘書實(shí)務(wù)

綜合機(jī)構(gòu)：又稱辦公機(jī)構(gòu)，主要指辦公廳、室、秘書處科以及檔案、信訪等秘書性機(jī)構(gòu)，這些機(jī)構(gòu)它不獨(dú)立分掌某方面的工作，而是領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)關(guān)、工作助手，一是輔助領(lǐng)導(dǎo)議政、謀政；二是機(jī)關(guān)的日常管理工作的重服務(wù)工作。

輔助性是秘書工作的基本屬性：是由下列因素所決定的。

1、在任何一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的管理體系中，不存在一個(gè)獨(dú)立的秘書部門，它處于從屬地位。

2、輔助性是由秘書部門所承擔(dān)的工作內(nèi)容決定的。

秘書部門作為領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀部門和綜合辦事機(jī)構(gòu)，它的全部工作都必須緊緊圍繞著領(lǐng)導(dǎo)的指揮活動運(yùn)轉(zhuǎn)。領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，它的工作范圍也擴(kuò)大或延伸到哪里。

3、輔助性是由秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系決定的。

工作上分擔(dān)不同的角色：一是領(lǐng)導(dǎo)，一是秘書；一是上級，一是下級；一是主將，一是參謀；一是首長，一是助手。這種主輔關(guān)系決定了秘書所從事的工作理應(yīng)是輔助性質(zhì)的。秘書處理任何問題只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦。

（三）服務(wù)性 服務(wù)性是秘書工作的出發(fā)點(diǎn)，就是為領(lǐng)導(dǎo)的決策工作創(chuàng)造方便條件，以便提高領(lǐng)導(dǎo)以至全機(jī)關(guān)的工作效率和工作質(zhì)量。

為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)應(yīng)主要辦好三件事： 一是參與大事的調(diào)查研究；二是傳達(dá)和貫徹黨的各項(xiàng)方針政策，并檢查其落實(shí)情況；三是搞好領(lǐng)導(dǎo)同志批示的查辦工作。

（四）機(jī)密性

秘書人員泄密心理探析：

1、性格方面的弱點(diǎn)被人利用（如出賣機(jī)密）

2、不善于約束自己的言論

3、膨脹的虛榮心理

五、秘書工作的作用

1、參謀作用

2、助手作用

3、信息作用

4、協(xié)調(diào)作用

秘書工作的核心是領(lǐng)導(dǎo) 提問：如何正確領(lǐng)會首長意圖？

明確要作好參謀、助手的工作，必須正確領(lǐng)會首長的意圖，準(zhǔn)確把握意圖，必須從以下幾個(gè)方面入手。

1、立足大背景去領(lǐng)會。

2、摸準(zhǔn)“大情”去領(lǐng)會。

3、根據(jù)單位工作的規(guī)律去領(lǐng)會。

4、要緊跟重點(diǎn)工作去領(lǐng)會。

秘書實(shí)務(wù)

辦法： ⑴從主動詢問中獲得； ⑵從領(lǐng)導(dǎo)批示中去領(lǐng)會； ⑶從平時(shí)言談中捕捉； ⑷從批評表揚(yáng)中領(lǐng)悟； ⑸從講話材料中把握； ⑹從積零為整中綜合。

補(bǔ)充材料：

（一）參謀作用（見書）

（二）助手作用

秘書工作之所的重要，是因?yàn)樗苯訛轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，直接關(guān)系和影響著領(lǐng)導(dǎo)工作，起著領(lǐng)導(dǎo)助手的作用。

（三）信息作用

做領(lǐng)導(dǎo)的耳目，秘書機(jī)構(gòu)除要獲取，準(zhǔn)確、及時(shí)、全面的信息外，還要經(jīng)過認(rèn)真的綜合處理，提取有價(jià)值的信息，掌握的信息面要廣、大，但反映給領(lǐng)導(dǎo)要少要精。信息有助于領(lǐng)導(dǎo)作出決策，領(lǐng)導(dǎo)作出決策后，還要貫徹、落實(shí)過程中，將執(zhí)行的情況、成績、經(jīng)驗(yàn)以及在的問題時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋。信息、決策、執(zhí)行、反饋、再決策是沿著一個(gè)循環(huán)系統(tǒng)運(yùn)動和上升的秘書工作就組織和完成這種循環(huán)。

（四）協(xié)調(diào)作用

從中央到地方，任何一個(gè)部門或單位，都設(shè)有一定數(shù)量的職責(zé)分明的機(jī)構(gòu)，它們的級別不同，既互相聯(lián)系又具有一定的獨(dú)立性，形成一個(gè)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)，秘書機(jī)構(gòu)在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)中心位置，起著樞紐的作用。

秘書工作的基本要求：高效、求實(shí)、創(chuàng)新 1、1985年做好“三服務(wù)”即為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為相關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

1985年，四個(gè)轉(zhuǎn)變 ：第一，從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策。第二，從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。第三，從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理。第四，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)。

實(shí)質(zhì)：加強(qiáng)秘書部門的參謀職能，發(fā)揮參謀作用。

1990年抓好信息調(diào)研，督促檢查，精兵簡明“三項(xiàng)重點(diǎn)”不搞文山會海工作。1994.12，四項(xiàng)建設(shè) ：思想建設(shè)，組織建設(shè)，業(yè)務(wù)建設(shè)和作風(fēng)建設(shè)。

【思考與練習(xí)】

1、如何評價(jià)秘書工作的優(yōu)劣？

第四篇：秘書資格考試《秘書理論與實(shí)務(wù)》試題(A)-中大網(wǎng)校

中大網(wǎng)校引領(lǐng)成功職業(yè)人生

秘書資格考試《秘書理論與實(shí)務(wù)》試題（A）

總分：100分

及格：60分

考試時(shí)間：120分

一、選擇題（10分）

(1)會場的大小要根據(jù)會議的（）而定。A.性質(zhì) B.時(shí)間 C.規(guī)模 D.作用

(2)會議簽到工作是（）的重要手段。A.準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到會人數(shù) B.分發(fā)會議文件 C.聯(lián)絡(luò)感情

D.掌握會議報(bào)到動態(tài)

(3)秘書要擺正自己與上級的位置，其基本原則是（）A.為人作嫁衣，甘居人下

B.敢于公開指出上級的一切過錯(cuò) C.兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄 D.韜光養(yǎng)晦，養(yǎng)精蓄銳

(4)一般研討會，匯報(bào)會，座談會等小型會議的記錄，最好采用（）記錄法。A.摘要 B.詳細(xì) C.錄音 D.補(bǔ)充

(5)了解來賓基本情況，包括（）、一行人數(shù)，以及到達(dá)的日期和地點(diǎn)。A.所在單位、姓名、年齡、級別 B.所在單位、姓名、職務(wù)、級別 C.所在單位、姓名、職稱、級別 D.所在單位、姓名、性別、級別

(6)下面（）是屬于會議管理性文件 A.日程安排表 B.會議通知

中大網(wǎng)校

“十佳網(wǎng)絡(luò)教育機(jī)構(gòu)”、“十佳職業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)”

網(wǎng)址：004km.cn

中大網(wǎng)校引領(lǐng)成功職業(yè)人生

C.會議發(fā)言稿 D.統(tǒng)計(jì)報(bào)表

(7)大會發(fā)言是屬于（）類文書。A.指導(dǎo) B.主題 C.程序 D.管理

(8)存儲信息要方便利用，而方便利用的關(guān)鍵是要（）A.科學(xué)編碼 B.利于檢索 C.登陸準(zhǔn)確 D.存放有序

(9)認(rèn)真聆聽是要求聽者（）A.適時(shí)做出積極反應(yīng) B.不應(yīng)有任何反應(yīng) C.恰如其分的贊美 D.不斷地隨意插話

(10)保密是秘書必須遵循的一項(xiàng)（）A.規(guī)定 B.任務(wù) C.原則 D.要求

二、判斷題（10分）

(1)秘書沒有責(zé)任辦理會后反饋工作。（）

(2)經(jīng)理辦公會屬例會，是非決策性會議。（）

(3)信息分類的目的是對信息資料進(jìn)行詳細(xì)的區(qū)分。（）

(4)秘書的職責(zé)之一是服從上級，既然秘書要服從上級，那么即使發(fā)現(xiàn)上級有錯(cuò)誤時(shí)也不能中大網(wǎng)校

“十佳網(wǎng)絡(luò)教育機(jī)構(gòu)”、“十佳職業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)”

網(wǎng)址：004km.cn

中大網(wǎng)校引領(lǐng)成功職業(yè)人生

指出來。（）

(5)在會議工作中，分發(fā)重要文件一般要編號、登記。（）

(6)以召開座談會形式調(diào)研，缺點(diǎn)是與會者會產(chǎn)生從眾心理，不容易得到真實(shí)的看法。（）

(7)凡找領(lǐng)導(dǎo)的電話，秘書都要及時(shí)轉(zhuǎn)接或轉(zhuǎn)交給領(lǐng)導(dǎo)。（）

(8)在分工越來越細(xì)、相關(guān)因素越來越多的現(xiàn)代管理實(shí)踐中，秘書工作中的橫向同級關(guān)系之間的通力合作、協(xié)商配合就顯得十分重要。（）

(9)會場的裝飾主要是指色調(diào)的選擇、色彩的搭配。（）

(10)秘書不做計(jì)算機(jī)管理工作，也就不一定要有信息處理的能力。（）

三、情景題（30分）

(1)×總公司將召開一次銷售工作會議，要求各分公司主管此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人參加，會期兩天。請按要求草擬一份會議通知。（要求：格式正確、內(nèi)容完整、文字標(biāo)點(diǎn)規(guī)范）。

(2)廠里將舉行一次關(guān)于生產(chǎn)管理的經(jīng)驗(yàn)交流會，具體會務(wù)工作由辦公室負(fù)責(zé)，根據(jù)分工，會場由你布置，你如何去做？

(3)你剛剛應(yīng)聘擔(dān)任某企業(yè)的辦公室主任，發(fā)現(xiàn)該企業(yè)以往的信息資料只是有一份保存一份，沒有任何順序。你該如何存儲這些信息資料？

四、問答題（20分）

(1)如何清除職能環(huán)境障礙？

(2)簡述秘書工作的基本屬性和主要特征。

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五、案例分析（30分）

(1)一個(gè)大型會議的晚會內(nèi)容怎么定，方秘書先請求分管辦會的黃副主任，定為“舉辦電影晚會”。黃沒有說要再往上請示，而方秘書自認(rèn)為再請求第一把手賈主任也許會更好辦事。在請求賈時(shí)又沒有把已請求黃所定的意見告訴賈，賈的批復(fù)定為“觀看戲劇演出”。這樣，一個(gè)晚會出現(xiàn)兩種不同安排的領(lǐng)導(dǎo)意見，該怎么辦？方秘書左右為難。幾個(gè)辦會秘書研究，最后定為按賈的意見執(zhí)行。由方秘書向黃副主任作自我批評，說明擬按賈主任的意見辦，請黃諒解。當(dāng)時(shí)黃對方秘書多頭請示很不高興，但還是同意了按賈的意見執(zhí)行。要求：請你對方秘書的行為做一下評點(diǎn)。

(2)值班秘書小吳突然接到裝配車間電路斷路起火的報(bào)告。由于小吳不熟悉電路防火規(guī)程，一時(shí)不知所措，后來感到水火無情，就代表領(lǐng)導(dǎo)命令全廠拉閘斷電。結(jié)果，火災(zāi)是制止了，其他車間的生產(chǎn)及正在運(yùn)轉(zhuǎn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在突然斷電中卻受到損失。領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)厲地批評了小吳。小吳為什么要受批評？

(3)有一次，XX省委辦公廳來電話通知：中央某部某領(lǐng)導(dǎo)，在XX省的視察工作告一段落，定于次日乘飛機(jī)到達(dá)N市，請接機(jī)，并請告知你省某書記。因某領(lǐng)導(dǎo)是他的老熟人，希望能在N市見面。接到通知后，秘書即向機(jī)場問訊處查詢航班時(shí)刻，問訊處答：正點(diǎn)是明日上午9時(shí)著陸，但可能停航。秘書接著即向某書記報(bào)告。書記指示：明天我去接機(jī)。其他接待安排，請接待部門安排好，并把情況告訴我。結(jié)果書記按時(shí)到機(jī)場接站，未接到客人，回來即查問是怎么回事？經(jīng)再查詢是：最近因故民航暫停。當(dāng)天下午4時(shí)有一架軍用飛機(jī)于N市機(jī)場著陸，某領(lǐng)導(dǎo)是乘軍用飛機(jī)來的。第二次到機(jī)場才接到客人。請指出該秘書工作中的疏漏之處，并予以糾正。

答案和解析

一、選擇題（10分）

(1):C(2):A(3):C(4):A(5):B(6):A(7):B(8):A(9):A(10):C

二、判斷題（10分）

(1):0(2):0(3):0 中大網(wǎng)校

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(4):0(5):1(6):1(7):0(8):1(9):0(10):0

三、情景題（30分）

(1): 答案要點(diǎn)： 會議通知要求六要素齊備(2): 答案要點(diǎn)：①選擇大小適中的會議廳，布局形式選擇，橢圓型或囗字型，會場裝飾要講求合乎親切、和諧的氣氛；②會場用品包括文具用品與飲品；③會場的音像、音響、燈光、空調(diào)等設(shè)備使用；④簽到、標(biāo)識座次。(3): 答案要點(diǎn)：（1）登記及具體操作方法；（2）編碼及具體操作方法；（3）存放排列及具體操作方法；（4）編制檢索及具體操作方法；

四、問答題（20分）

(1): 職能環(huán)境障礙指的是有不利于秘書發(fā)揮職能作用的各個(gè)因素的總和。其中常見的且能夠通過主觀努力可以克服的主要障礙有以下幾種：

其一，信任障礙。要通過努力提高各方面的信任度，還要弄清產(chǎn)生信任障礙的原因、范圍、程度等有針對性進(jìn)行排除。

其二，溝通障礙。秘書要充當(dāng)信息樞紐和上傳下達(dá)、左右溝通的中介一旦出現(xiàn)溝通障礙必須修復(fù)，主動協(xié)調(diào)，化解矛盾，加以排除。

其三，理解障礙。不要當(dāng)面對抗，事后解釋；多從自己方面找原因，檢點(diǎn)自己的行為。(2): *領(lǐng)導(dǎo)近身綜合輔助性 *角色意識多重性 *公共事務(wù)操辦性 *職能活動中介性

*作息邊界模糊性 *主輔運(yùn)作協(xié)同性 *工作績效隱透性（以上7分，展開說明3分）

五、案例分析（30分）

(1): 方秘書向分管辦會的領(lǐng)導(dǎo)請求，領(lǐng)導(dǎo)有了決定的意見，就應(yīng)按該領(lǐng)導(dǎo)的意見辦。因?yàn)橐粋€(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)同志往往不止一個(gè)，各項(xiàng)工作需要在集體領(lǐng)導(dǎo)下分工負(fù)責(zé)。秘書應(yīng)遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工與單向請求的原則，向分管的領(lǐng)導(dǎo)請求即可。不應(yīng)多頭請求。再說，既然請求副職領(lǐng)導(dǎo)已決定了的事情，你又再去請求第一把手。這樣做弄不好容易造煩惱誤會，使副職領(lǐng)導(dǎo)以為你心目中不尊重副職領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)。有厚此薄彼之嫌，不利于今后工作，也不利于自己與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。兩位領(lǐng)導(dǎo)在同一事情上有不同的意見，秘書最終遵照第一把手的意見執(zhí)行，是比較妥當(dāng)?shù)摹０凑疹I(lǐng)導(dǎo)班子民主集中制的建設(shè)原則，秘書執(zhí)行主要決策人的意見，這是按組織原則辦事。(2): 小吳處理突發(fā)事件不當(dāng)。主要原因在于他不能把握秘書處理事務(wù)的特殊要求，即秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者，向上級單位及下級溝通取得支持與配合，防止事態(tài)的擴(kuò)散與蔓延。(3): 電話值班員不能只做簡單的傳聲簡。不但要聽清對方說什么事，而且要用心思想一想，有什么疑點(diǎn)，查詢清楚后，才能向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。如果接到XX省委辦公廳電話時(shí)，及時(shí)問清乘什么飛機(jī)？何時(shí)到達(dá)N市？或聽到問訊處說可能停航時(shí)提出疑問和追問清楚，就不會了出現(xiàn)這次差錯(cuò)。可見，值班員平時(shí)還應(yīng)多學(xué)習(xí)，豐富自己的知識。這樣才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)，找到矛盾。避免只是等因奉此出亂子。

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第五篇：秘書資格考試報(bào)考條件

凡報(bào)考商務(wù)秘書的人員必須遵守國家法律法規(guī)，有良好的職業(yè)道德，熱愛本職工作，工作業(yè)績突出，同時(shí)具備以下條件：

凡報(bào)考商務(wù)秘書的人員必須遵守國家法律法規(guī)，有良好的職業(yè)道德，熱愛本職工作，工作業(yè)績突出，同時(shí)具備以下條件：

（一）初級商務(wù)秘書：

1、具有中專以上學(xué)歷的均可報(bào)名參加。

（二）商務(wù)秘書（具備以下條件之一即可）：

1、大專以上學(xué)歷；

2、取得初級商務(wù)秘書證書后從事相關(guān)工作2年以上。

（三）高級商務(wù)秘書（具備以下條件之一即可）：

1、本科畢業(yè)取得商務(wù)秘書證書后從事相關(guān)工作2年以上；

2、大專畢業(yè)取得商務(wù)秘書證書后從事相關(guān)工作3年以上；

3、中專畢業(yè)取得商務(wù)秘書證書后從事相關(guān)工作6年以上。

（四）商務(wù)師（具備以下條件之一即可）：

1、取得碩士學(xué)位或以上；

2、大學(xué)本科畢業(yè)從事相關(guān)工作3年以上或取得高級商務(wù)秘書證書后從事相關(guān)工作1年以上；

3、大專畢業(yè)從事相關(guān)工作5年以上或取得高級商務(wù)秘書證書后從事相關(guān)工作2年以上；

4、中專畢業(yè)從事相關(guān)工作8年以上或取得高級商務(wù)秘書證書后從事相關(guān)工作4年以上。

（五）高級商務(wù)師（具備以下條件之一即可）：

1、具備博士學(xué)位者；

2、取得碩士學(xué)位后工作3年以上或取得商務(wù)師證書后從事相關(guān)工作1年以上；

3、大學(xué)本科畢業(yè)從事相關(guān)工作5年以上或者取得商務(wù)師證書后從事相關(guān)工作3年以上；

4、大專畢業(yè)從事相關(guān)工作8年以上或取得商務(wù)師證書后從事相關(guān)工作5年以上；

5、中專畢業(yè)從事相關(guān)工作12年或取得商務(wù)師證書后從事相關(guān)工作8年以上。