第一篇：OA系統(tǒng)中文件處理流程與檔案管理流程的統(tǒng)一設(shè)計(jì)

OA系統(tǒng)中文件處理流程與檔案管理流程的統(tǒng)一設(shè)計(jì)

【摘要】本文主要分析辦公業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，針對(duì)OA 系統(tǒng)中文件的處理流程以及檔案管理的流程進(jìn)行了探討，以期

找到其中的統(tǒng)一設(shè)計(jì)原則和方法。

【關(guān)鍵詞】OA；文件處理；檔案管理；流程；設(shè)計(jì)

OA 系統(tǒng)是將辦公業(yè)務(wù)通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理，它的內(nèi)容涵蓋文件、會(huì)議和檔案等相關(guān)管理流程。但OA 系統(tǒng)也存在一些問題，包括檔案的管理流程不完善問題，還有電子文件無人管理的問題。本文主要分析辦公業(yè)務(wù)的本質(zhì)，針對(duì)OA 系統(tǒng)中文件的處理流程以及檔案管理的流程進(jìn)行了探討，以期找到其中的統(tǒng)一設(shè)計(jì)原則和方法。

一、辦公業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)及現(xiàn)狀

（一）辦公業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)。辦公業(yè)務(wù)主要是控制流程性的業(yè)務(wù)信息。在傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)中，辦公信息主要是通過紙筆來進(jìn)行，最終會(huì)變成紙質(zhì)或聲像的文件或者檔案，通過這種形式反映辦公業(yè)務(wù)的相關(guān)信息?，F(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，大部分的辦公信息主要是通過計(jì)算機(jī)平臺(tái)進(jìn)行控制和傳遞的，在這個(gè)過程中，不但會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，也同樣會(huì)產(chǎn)生紙質(zhì)的文件，這些文件記載的歷史信息，再轉(zhuǎn)化為檔案。

（二）辦公業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀。目前，辦公信息中的文件管理依舊沿用著傳統(tǒng)的流程，而且也缺乏檔案管理，這也使得部分單位的檔案與文書部門在工作上不能很好地銜接，甚至出現(xiàn)問題。當(dāng)前，大部分的軟件公司在開發(fā)中，一般將OA 系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)單獨(dú)開發(fā)，能實(shí)現(xiàn)兩者統(tǒng)一的OA 系統(tǒng)并不多見。這在一定程度上給檔案管理和OA 系統(tǒng)的發(fā)展帶來了困難。部分單位的電子文件缺少歸檔，而且并未意識(shí)到電子文件的重要性，這使得電子文件處于無人管理的狀態(tài)，只能自生自滅。人們對(duì)電子文件的意義和功用并沒有充分的認(rèn)識(shí)，更不會(huì)引起重視。大部分應(yīng)用辦公自動(dòng)化的單位，缺少對(duì)電子文件做歸檔和整理的工作，而只是單純地將其存儲(chǔ)到硬盤內(nèi)。長(zhǎng)此以往，電子文件雖然不會(huì)丟失，但經(jīng)過日積月累，電子文件數(shù)目繁多，會(huì)給電子文件的查找工作帶來較大麻煩。一些單位在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升。但這個(gè)過程中也出現(xiàn)了“雙套制”的問題，所謂“雙套制”，就是指對(duì)同一內(nèi)容進(jìn)行了紙質(zhì)和電子版文件的同時(shí)保存。一些單位部門之間利用網(wǎng)絡(luò)傳遞文件，并承辦文件，但在辦理完電子版文件之后，往往又會(huì)使用紙質(zhì)的文件進(jìn)行歸檔保存。這也使得同一內(nèi)容的文件，通過兩種文件載體進(jìn)行保存，不僅浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力，也影響了檔案管理和電子文件的發(fā)展。而且通過打印電子文件形成的紙質(zhì)文件，它所起到的憑證作用也會(huì)隨之消失，因?yàn)樵谡麄€(gè)文件的辦理中，會(huì)對(duì)文件的底稿進(jìn)行相應(yīng)的修改，這個(gè)修改痕跡的缺失，將無法了解文件的歷史原貌，失去了憑證的作用。OA 系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)各自獨(dú)立運(yùn)行，相互之間不兼容，增加了電子文件歸檔的難度。據(jù)了解，一些單位應(yīng)用的OA 系統(tǒng)一般是由上級(jí)單位設(shè)計(jì)的軟件，而其使用的檔案管理系統(tǒng)也多為現(xiàn)代化的檔案管理軟件。而往往因?yàn)閮蓚€(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)單位不同，使得數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換比較困難，更不能實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔。

上述問題如果得不到解決，那么將直接影響辦公自動(dòng)化的發(fā)展，而電子文件也會(huì)遭受巨大的損失?，F(xiàn)階段已經(jīng)邁入電子時(shí)代，但對(duì)文件的管理意識(shí)，人們并沒有跟上時(shí)代的步伐，還停留在對(duì)紙質(zhì)文件的管理意識(shí)上，其根本原因就在于人們已經(jīng)習(xí)慣管理紙質(zhì)文件，對(duì)其依賴性較大。而且在管理中，只要避免天災(zāi)人禍，并符合相關(guān)的管理要求，就可對(duì)其長(zhǎng)期保存。但是電子文件與之不同，它在使用某種技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行信息存儲(chǔ)后，不能脫離該種技術(shù)和設(shè)備。電子檔案的保存時(shí)間取決于其內(nèi)容，而其保存期限則受載體的壽命決定，其中使用的技術(shù)相對(duì)復(fù)雜，也是影響人們進(jìn)行電子文件管理的原因。為了更好地進(jìn)行電子文件的管理，人們就要統(tǒng)一設(shè)計(jì)OA 系統(tǒng)中文件和檔案的管理流程。

二、統(tǒng)一設(shè)計(jì)的方法和原則

（一）文件生命周期理論。該理論是指一個(gè)文件從產(chǎn)生到變?yōu)闄n案的過程，把這個(gè)過程看作一個(gè)文件的生命周期，這也表現(xiàn)了一體化的思想。文件在各個(gè)生命周期中有不同的表現(xiàn)形式，文書和檔案就是其表現(xiàn)形式中的兩種，但實(shí)質(zhì)都是辦公信息。文件的生命周期理論可充分利用在文件和檔案的統(tǒng)一管理中，從而使OA 系統(tǒng)內(nèi)的文件和檔案管理流程實(shí)現(xiàn)重新組合設(shè)計(jì)，促進(jìn)各個(gè)辦公信息間的內(nèi)容銜接，達(dá)到科學(xué)管理辦公信息的效果。

（二）統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計(jì)流程。許多單位的OA 系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)接口和子系統(tǒng)，很少能形成完整的OA 系統(tǒng)，應(yīng)用的OA 系統(tǒng)往往缺乏整體感。如果能把文件和檔案管理的整個(gè)流程統(tǒng)一設(shè)計(jì)到一個(gè)OA 系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的統(tǒng)一設(shè)計(jì)，減少兩系統(tǒng)的單獨(dú)使用，將會(huì)促進(jìn)檔案工作效率的提升，最終達(dá)到數(shù)據(jù)庫(kù)共享的效果。要將文件和檔案管理的整個(gè)流程統(tǒng)一設(shè)計(jì)到一個(gè)OA 系統(tǒng)中，這會(huì)促進(jìn)檔案工作效率的提升，并達(dá)到數(shù)據(jù)庫(kù)資源共享。

（三）做好文件與檔案管理的定位。大部分單位強(qiáng)調(diào)OA 系統(tǒng)設(shè)計(jì)中文件的重要性，而并未重視檔案的作用，這也導(dǎo)致許多OA 系統(tǒng)的文件管理流程比較完善，而檔案管理流程卻相對(duì)缺失。不難看出，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中要重視文件和檔案管理流程位置的問題，這直接影響最終系統(tǒng)中，能否實(shí)現(xiàn)信息共享。因此，在進(jìn)行OA 系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，要重點(diǎn)設(shè)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，增強(qiáng)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)信息流的處理功能。

參考文獻(xiàn)：

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第二篇：OA辦公系統(tǒng)文件辦理流程

第三節(jié) 發(fā)文流程

本節(jié)主要介紹學(xué)院發(fā)文的各種規(guī)范化操作，包括發(fā)文擬稿、發(fā)文審批、文件印發(fā)、領(lǐng)導(dǎo)簽閱、文件擬辦、文件歸檔、文件分發(fā)等幾個(gè)步驟。

2.1 發(fā)文擬稿

發(fā)文程序第一步是要進(jìn)行發(fā)文擬稿，可以通過“左邊工具欄”——“公文管理”——“發(fā)文管理”——“發(fā)文擬稿”進(jìn)行發(fā)文擬稿的操作。如圖3-1所示。

文字輸入?yún)^(qū)

圖3-1

注：如果上述操作后看不到“文字輸入?yún)^(qū)”，出現(xiàn)“請(qǐng)安裝OFFICE控件”的提示，請(qǐng)參考說明第一節(jié)1.4小節(jié)操作即可。

進(jìn)入法文擬稿后就可以對(duì)文件進(jìn)行擬稿操作，一般來說最好嚴(yán)格按照順序要求進(jìn)行填寫相應(yīng)的內(nèi)容，特別是必須先填寫“發(fā)文類型”和“模板”選擇后再進(jìn)行其他的操作，否則會(huì)造成擬好的文件消失的錯(cuò)誤，請(qǐng)?zhí)貏e注意。如圖3-2所示。

圖3-2 發(fā)文類型：兩辦、教務(wù)處、科研設(shè)備處選擇自己的發(fā)文類型，其他部門都選擇“其他部門發(fā)文”。

模 板：每個(gè)發(fā)文類型只對(duì)應(yīng)一個(gè)的模板，選擇即可。

秘密等級(jí)：如果為“非密級(jí)”就選擇“非密級(jí)”，也可以不選。但是不選的話任何人都可以到檔案管理看到這份文件，而不需要任何審批手續(xù)。選擇了“非密級(jí)”的話必須經(jīng)過檔案室審批才能借閱該份文件。因此最好選擇“非密級(jí)”。

緊急程度：可以不填，如果緊急或者特級(jí)才填寫。

發(fā)文機(jī)關(guān)：輸入部門名稱，注意：部門名稱不要加“院”。如“院辦公室”就是錯(cuò)誤的。主送機(jī)關(guān)：主送機(jī)關(guān)就是表示這份文件是給哪個(gè)部門看哪個(gè)部門就是主送機(jī)關(guān)，主送機(jī)關(guān)不能寫個(gè)人姓名，必須是機(jī)構(gòu)名稱。例如你這份文件是主送給“XX院長(zhǎng)”的，你就不能直接把院長(zhǎng)的姓名寫在主送機(jī)關(guān)上，而應(yīng)該寫“學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)”。一般來說，主送機(jī)關(guān)就是公文正文中的抬頭，如圖3-3所示，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)就是主送機(jī)關(guān)。

圖3-3

抄送機(jī)關(guān)：除了主送機(jī)關(guān)外還需要抄送的其他單位。沒有可以不填。附件名稱：填寫附件的標(biāo)題，沒有可以不填。

主題詞：根據(jù)公文主題詞表填寫文件的主題詞，每個(gè)詞中間空2個(gè)格。

發(fā)文字號(hào)：選擇發(fā)文字號(hào)，然后核對(duì)序號(hào)是否正確，一般來說，OA系統(tǒng)具有記憶功能。上次如果通過OA系統(tǒng)發(fā)了42號(hào)文，這次會(huì)自動(dòng)生成43號(hào)，請(qǐng)注意核對(duì)。

共印幾份：可以不填。檔案室：必須選擇“檔案室”。

輸入完上述內(nèi)容后，就可以進(jìn)行正文部分的排版了。一般來說，OA系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶前面所輸入的內(nèi)容自動(dòng)生成文件模板，只需少許改動(dòng)就可以生成一份規(guī)范的公文了。如圖3-4所示。

“下載”按鈕：可以把擬稿的文稿下載到電腦指定位置。

查詢?cè)O(shè)置：設(shè)置文件歸檔后有權(quán)查閱該文件的用戶范圍。不選即默認(rèn)為全體用戶。

圖3-4 注意：在輸入正文和調(diào)整文件內(nèi)容的時(shí)候，必須只能保留這一個(gè)窗口。例如當(dāng)你擬稿的時(shí)候如有人用網(wǎng)絡(luò)尋呼你，千萬不能選擇“回復(fù)”按鈕，否則，所有的擬稿內(nèi)容都要重新輸入。如果擬稿中途實(shí)在有重要事情要用OA系統(tǒng)進(jìn)行其他操作，也應(yīng)該點(diǎn)擊上方的“暫存”按鈕，保存成功后再進(jìn)行其他的操作。如果要再次編輯該文件，可以在OA系統(tǒng)首頁的“待批事項(xiàng)”里打開文件進(jìn)行編輯。如圖3-5所示。

圖3-5

文件擬稿完畢后點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)”按鈕轉(zhuǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)審批。如圖3-6所示。

圖3-6 選擇提交領(lǐng)導(dǎo)后，可以在“辦理提示”欄輸入需要注意的問題。單擊“確定”按鈕。

2.2 部門領(lǐng)導(dǎo)審批

當(dāng)擬稿人選擇好部門領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)擊“部門領(lǐng)導(dǎo)審批”后，發(fā)文程序進(jìn)入“部門領(lǐng)導(dǎo)審批程序”。部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)在首頁彈出該文件辦理提示窗口，同時(shí)在“待批事項(xiàng)”里顯示該文件名稱。如圖3-7所示。

單擊文件名稱就可以進(jìn)入審批程序了，進(jìn)入審批程序后應(yīng)該對(duì)文件的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)的校對(duì)檢查，然后填寫辦理意見，最后選擇相應(yīng)當(dāng)辦理流程。如圖3-8所示。

圖3-8

圖3-7 在看完文件的各項(xiàng)內(nèi)容后并作出相應(yīng)修改后（可以修改包括文號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、主題詞、正文、日期等各項(xiàng)內(nèi)容），可以根據(jù)需要作出三種選擇，如上圖所示：“退回修改”、“轉(zhuǎn)印發(fā)”、“刪除”操作：

退回修改：如果擬稿人所擬稿件存在多處錯(cuò)誤，沒有達(dá)到發(fā)文要求，可以選擇“退回修改”，把文件返回給擬稿人修改，修改好后再次提交。退回的文件會(huì)出現(xiàn)在擬稿人首頁的“待批事項(xiàng)”內(nèi)。轉(zhuǎn)印發(fā)：如果文件沒有什么錯(cuò)誤達(dá)到發(fā)文要求，同意印發(fā)文件可以單擊“轉(zhuǎn)印發(fā)”，然后選取一個(gè)“印發(fā)人”，單擊確定。如下圖所示：

刪除：如果文件不需要印發(fā)了，也無需再退回?cái)M稿人，可以點(diǎn)擊“刪除”按鈕刪除該文件。打?。嚎梢园盐募恼牟糠执蛴〕鰜硇?duì)。

印發(fā)前，部門領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)文件各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行修改，每次修改都會(huì)在OA系統(tǒng)中留下“修改痕跡”，可以進(jìn)行修改前后的對(duì)比，如果不需要看修改痕跡，可以選擇“隱藏痕跡”按鈕，如下圖所示：

圖3-10

圖3-9 2.3 印發(fā)文件

當(dāng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意轉(zhuǎn)印發(fā)后，指定印發(fā)文件的用戶便可以收到系統(tǒng)辦理提示的尋呼并在首頁的“待批事項(xiàng)”中顯示文件的名稱。如圖3-7所示。

注意：印發(fā)文件的用戶無權(quán)更改任何文件內(nèi)容的信息。所以上一步部門領(lǐng)導(dǎo)審批的操作務(wù)必檢查校對(duì)好文件。印發(fā)文件這一步驟是整個(gè)發(fā)問流程中最復(fù)雜的一步操作。因此建議各部門指定一名專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)操作，以免出錯(cuò)。印發(fā)文件操作之前必須搞清楚文件印發(fā)的幾個(gè)類型：

1、發(fā)文需要院領(lǐng)導(dǎo)簽閱意見

2、發(fā)文需要其他中層部門領(lǐng)導(dǎo)簽閱

3、發(fā)文屬于部門內(nèi)部事務(wù)，不再需要任何人簽閱

4、發(fā)文只需要部分人閱讀知曉該文件，但是不需要他人簽意見 單擊首頁“待批事項(xiàng)”中的文件名后，以上4種類型的操作分別如下：

（1）需要院領(lǐng)導(dǎo)簽約意見的發(fā)文選擇“轉(zhuǎn)院領(lǐng)導(dǎo)意見”，根據(jù)學(xué)院公文處理規(guī)定，單擊“轉(zhuǎn)院領(lǐng)導(dǎo)意見”后文件發(fā)送到院辦，院辦根據(jù)文件內(nèi)容轉(zhuǎn)院領(lǐng)導(dǎo)簽署意見。如圖3-11所示。

圖3-11（2）發(fā)文只需要其他中層干部或其他部門人員簽閱意見可以單擊“其他部門閱辦”，然后在彈出的對(duì)話框中選擇需要簽閱該文件的用戶的姓名，同時(shí)還可以填寫“辦理提示”（也可以不填寫），最后單擊確定按鈕提交。注意：不能在該對(duì)話框中選擇提交給院領(lǐng)導(dǎo)。如圖3-12所示。

圖3-12 當(dāng)單擊確定按鈕提交后，文件就會(huì)提交到所選用戶的系統(tǒng)中，當(dāng)所選用戶看完文件或已經(jīng)簽署意見后，印發(fā)文件的用戶可以通過“部門閱辦情況”查看你所提交用戶簽署的意見。如圖3-13所示。注意：一般情況下要等所有需要簽閱意見的其他用戶都簽閱意見后才能點(diǎn)擊“完成歸檔”，如果提前點(diǎn)擊“完成歸檔”，那其他用戶就不能再簽署意見了。

圖3-13

當(dāng)提交的所有用戶都閱辦完以后，點(diǎn)擊“完成歸檔”進(jìn)行存檔。存檔以后的文件可以在個(gè)人的“發(fā)文管理”中查閱、打印，也可以在“檔案管理”中查閱、打印。

（3）發(fā)文是屬于部門內(nèi)部的日常事務(wù)，無需其他部門和院領(lǐng)導(dǎo)簽閱意見。這時(shí)可以直接完成歸檔操作，單擊“完成歸檔”。如圖3-14所示。

圖3-14(4)分發(fā)文件：發(fā)文需要他人閱讀知曉該文件，但是不需要他人簽意見，只是閱讀的過程，這就是分發(fā)。分發(fā)文件在印發(fā)文件過程點(diǎn)擊“完成歸檔”（上述第三點(diǎn)的操作）歸檔后，彈出的對(duì)話框中單擊“分發(fā)”，選擇分發(fā)范圍，單擊確定。如圖3-15所示。分發(fā)文件不會(huì)影響文件的存檔過程。

圖3-15 注意：即使文件已經(jīng)存檔，如果發(fā)現(xiàn)還需要其他人閱讀該文件，也可以在“左邊工具欄”——“公文管理”——“發(fā)文管理”中選擇該文件打開，然后選擇上方的“內(nèi)部分發(fā)”，選擇分發(fā)范圍即可。如圖3-16所示。

以上是發(fā)文的基本操作流程，也是行政部門常用的操作流程。下面介紹下辦公室擬辦和院領(lǐng)導(dǎo)簽閱意見的操作。

圖3-16

2.4 辦公室意見

如果部分發(fā)文時(shí)選擇了“轉(zhuǎn)院領(lǐng)導(dǎo)意見”提交后，文件即轉(zhuǎn)到院辦辦理，院辦根據(jù)文件內(nèi)容單擊上方的“轉(zhuǎn)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)”，選擇一名領(lǐng)導(dǎo)后提交即可。如果文件不符合要求，或者沒有辦理的必要性也可以選擇上方的“退回”按鈕，把文件退回到“文件印發(fā)”的流程重新辦理。

2.4 學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)意見

院辦公室提交文件后轉(zhuǎn)到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)辦理，院領(lǐng)導(dǎo)閱讀文件簽署意見后單擊“轉(zhuǎn)辦公室擬辦”提交即可。也可以點(diǎn)擊“打印”把文件輸出。

2.5 辦公室擬辦

辦公室接到院領(lǐng)導(dǎo)簽閱意見后開始擬辦領(lǐng)導(dǎo)意見，在窗口上方選擇“部門擬辦”，選擇擬辦部門名稱后單擊“擬辦確定”即可。

2.6 各部門辦理文件

各部門中層干部如果接到院辦擬辦的文件，可以查閱文件后簽署意見，并單擊“擬辦完成”即可。注意：如果擬辦完成不能點(diǎn)擊的時(shí)候才能點(diǎn)擊“最后歸檔”按鈕。

2.7 查閱文件

如果用戶想查閱學(xué)院各部門的發(fā)文，可以到“左邊工具欄”——公文管理——檔案管理中選擇文件的分類進(jìn)行借閱查詢。

第三篇：OA系統(tǒng)中所有流程表單列表

OA系統(tǒng)中所有流程表單列表

圖示：“?”實(shí)際試用流程

“?”可試用流程

“?”下階段欲添加流程公文

? 收文登記單2 ? 發(fā)文登記單3 ? 收文登記單 ? 收文登記單3 ? 發(fā)文登記單 ? 發(fā)文登記單2 ? 簽報(bào) ? 報(bào)告 ? 督辦單 ?

? 公文會(huì)稿簽發(fā)單 ? 普通文件傳閱單 ? 請(qǐng)示處理單 ?

? 行政

? 會(huì)議紀(jì)要 ? ? 辦公用品申領(lǐng)表 ? 采購(gòu)申請(qǐng) ?

? 派車單 ?

? 部門工作匯報(bào)單 ? 檔案查閱申請(qǐng)表 ? 復(fù)印登記單

? 工作票 ? ? 工作請(qǐng)示處理表 ? ? 公共活動(dòng)場(chǎng)所使用申請(qǐng)單? 固定資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單 ? ? 固定資產(chǎn)申請(qǐng)表 ? 固定資產(chǎn)變動(dòng)表 ? 固定資產(chǎn)報(bào)修單 ? 固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表 ? 會(huì)議使用申請(qǐng)表 ? 臨時(shí)文件審批表 ? ? 名片印刷登記單 ? 信息系統(tǒng)需求確認(rèn)表 ? 用印申請(qǐng)表 ? ? 值班登記表 ? 處罰通知單 ? ? 人事

? 員工入職單 ? 請(qǐng)假申請(qǐng)表

? ? 加班申請(qǐng)

? ? 離職申請(qǐng)表 ? 出差申請(qǐng)表

?

? 培訓(xùn)需求表 ? 人員異動(dòng)表 ? 調(diào)薪申請(qǐng)表 ?

停薪留職申請(qǐng)表 ? 外出登記單 ? 員工調(diào)休單 ? 增員申請(qǐng)表 ? 職務(wù)任免審批表 ? 轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表 ?

財(cái)務(wù)

? 報(bào)銷申請(qǐng)單

? ? 借款單

?

? 預(yù)支工資申請(qǐng)

? 部門內(nèi)資金劃撥單 ? 差旅費(fèi)報(bào)銷清單

?? 常用備用金申請(qǐng)單 ? 付款申請(qǐng)單

?? 合同審批單 ? 庫(kù)存現(xiàn)金盤點(diǎn)表 ? 請(qǐng)款(借支)申請(qǐng)單 ? 日常收支記錄單 ? 醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷單 ? 支出證明單 ? 支票申領(lǐng)單 ? 專項(xiàng)資金申請(qǐng)單 ?

研發(fā)

? BUG處理 ? 立項(xiàng)申請(qǐng) ? 項(xiàng)目級(jí)別評(píng)估表 ? 項(xiàng)目階段考核 ? 需求處理

??

研發(fā)評(píng)估

? 研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告 ? 智能測(cè)試表單 ?

生產(chǎn)

? 產(chǎn)品質(zhì)量檢查報(bào)告 ? 生產(chǎn)事故調(diào)查表 ? 不合格品罰款通知單 ? 產(chǎn)品測(cè)試問題報(bào)告 ? 工作改進(jìn)報(bào)告 ? 品質(zhì)異常通知單 ? 設(shè)備故障維護(hù)工作申請(qǐng)單? 生產(chǎn)變更通知單 ? 事故登記表

? 項(xiàng)目（產(chǎn)品）執(zhí)行下單表? 異常報(bào)告處理單 ?

銷售

? 潛在客戶調(diào)查表 ? 銷售業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估表 ? 報(bào)價(jià)單

? 促銷活動(dòng)申請(qǐng)表 ? 合同評(píng)審表 ? 客戶跟蹤記錄單 ? 客戶投訴處理表 ? 市場(chǎng)信息反饋表 ? 退換貨申請(qǐng)單 ? 銷售人員外出登記單 ? 銷售調(diào)查計(jì)劃表 ? 銷售協(xié)議審批書 ?

其他

? 法律咨詢表 ? 廣告預(yù)算審批單 ? 法律文件審核表 ? 客戶投訴登記表 ? 軟件業(yè)務(wù)申請(qǐng)單 ? 市場(chǎng)活動(dòng)企劃單 ?

網(wǎng)站信息發(fā)布審批表 ?

第四篇：檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目操作流程

檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目操作流程

1.項(xiàng)目訪問..............................................................................................1 步驟一...............................................................................................1 步驟二...............................................................................................1 2.功能與操作流程..................................................................................2 1前臺(tái)業(yè)務(wù)........................................................................................2 2后臺(tái)業(yè)務(wù)........................................................................................6 3報(bào)表查詢......................................................................................19 4系統(tǒng)設(shè)置......................................................................................21 5退出..............................................................................................25

1.項(xiàng)目訪問

步驟一

數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入與執(zhí)行腳本 使用PlSql導(dǎo)入：

建表/da_area_10g.dmp 文件。

然后執(zhí)行：

建表/測(cè)試SQL.sql 文件，建表/數(shù)據(jù)庫(kù)初始化.sql 文件。

首先保證項(xiàng)目已部署成功，項(xiàng)目運(yùn)行后方可訪問。

步驟二

打開瀏覽器復(fù)制 http://localhost:8080/Archives/login.jsp 到地址欄 如果是局域網(wǎng)內(nèi)其他機(jī)器想訪問服務(wù)器，將 localhost 改為服務(wù)器IP即可

進(jìn)入項(xiàng)目后臺(tái)頁面

輸入用戶名和密碼, 用戶名: admin 密碼: ad1821 點(diǎn)擊登錄，進(jìn)入項(xiàng)目主頁面，如下圖。

2.功能與操作流程

1前臺(tái)業(yè)務(wù)

單擊前臺(tái)業(yè)務(wù)功能按鈕單擊后會(huì)出現(xiàn)二級(jí)菜單：（本地上傳檔案信息

FTP上傳檔案信息）如下圖

1.1本地上傳檔案信息操作流程(僅限在服務(wù)器上傳)

選擇正確的上傳文件 上傳文件格式, 相片目錄名：PHOTO 相片文件名（頭像）：身份證號(hào)姓名.jpg

相片文件名（采集表）：身份證號(hào)姓名_人員類別.jpg

文本文件名：SBK_檔案盒編號(hào)_人數(shù)_日期_人員類別.txt

打包文件名：SBK_檔案盒編號(hào)_人數(shù)_日期_人員類別.zip

例：測(cè)試文件壓縮包導(dǎo)入1 SBK_41010002_5_20140114_1.zip 文件。

點(diǎn)擊上傳后，出現(xiàn)系統(tǒng)正在處理界面，如下圖。

上傳完成后會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)處理結(jié)果的日志信息，如下圖

點(diǎn)擊下載成功和失敗信息，下載文件 是包含系統(tǒng)處理上傳文件的處理結(jié)果的詳細(xì)信息，如下圖

1.2FTP上傳檔案信息操作流程 流程和1.1中的本地上傳流程一致

2后臺(tái)業(yè)務(wù)

單擊前臺(tái)業(yè)務(wù)功能按鈕單擊后會(huì)出現(xiàn)二級(jí)菜單：（檔案審核管理 檔案批量審核 檔案歸檔管理 數(shù)據(jù)上架歸檔

歸檔位置變更 檔案信息管理 異常審核管理 檔案柜管理

區(qū)域信息管理）如下圖

2.1檔案審核管理操作流程

單擊檔案審核管理出現(xiàn)未審核的數(shù)據(jù)，如下圖：

輸入要審核人的身份證號(hào)，點(diǎn)擊審核，顯示審核人信息，若信息相符點(diǎn)擊通過審核，若不相符點(diǎn)擊未通過審核，如下圖顯示。

審核成功，出現(xiàn)如下提示頁面

未通過審核，出現(xiàn)如下提示頁面，選擇未通過審核的原因。

2.2檔案批量審核操作流程

單擊檔案批量審核出現(xiàn)，如下圖：

選擇要審核信息所屬區(qū)域，出現(xiàn)未審核信息，如下圖。

單擊批量審核，出現(xiàn)如下圖

2.3檔案歸檔管理操作流程

單擊檔案歸檔管理，出現(xiàn)如下圖，打擊自動(dòng)歸檔即可，完成自動(dòng)歸檔

2.4異常審核管理操作流程

單擊異常審核管理，出現(xiàn)如下圖，出現(xiàn)未通過審核信息。

單擊數(shù)據(jù)操作，出現(xiàn)如下圖頁面，單擊替換采集表，與確認(rèn)與解決，處理未通過信息。

2.5數(shù)據(jù)上架歸檔操作流程

單擊數(shù)據(jù)上架歸檔，出現(xiàn)如下圖，選擇檔案所屬區(qū)域

單擊下載，下載文件上架歸檔文件位置信息

2.6歸檔位置變更操作流程

單擊歸檔位置變更，出現(xiàn)如下圖頁面

查詢要原始位置，與變更位置，點(diǎn)擊變更位置按鈕（兩個(gè)位置不能相同），如下圖操作

2.7檔案信息管理操作流程

單擊檔案信息管理，出現(xiàn)如下圖頁面。

2.8檔案柜管理操作流程

單擊檔案貴管理，出現(xiàn)如下圖頁面。

單擊檔案柜設(shè)置，出現(xiàn)如下圖頁面，輸入設(shè)置信息

2.9區(qū)域信息管理操作流程

單擊區(qū)域信息管理，出現(xiàn)如下圖頁面

單擊增加區(qū)域按鈕，出現(xiàn)上傳頁面，選擇包含區(qū)域信息的Excel文件操作如下圖。上傳Excel文件格式

每例字段一次代表

縣/區(qū)編號(hào)

縣/區(qū)名稱

鎮(zhèn)/鄉(xiāng)編號(hào)

鎮(zhèn)/鄉(xiāng)名稱

社區(qū)/村編號(hào)

社區(qū)/村名稱 ？？？？？？？？？ 行政區(qū)號(hào)

單擊修改區(qū)域信息按鈕與刪除區(qū)域信息按鈕，完成修改刪除

3報(bào)表查詢

單擊報(bào)表查詢功能按鈕單擊后會(huì)出現(xiàn)二級(jí)菜單：（操作日志查詢 檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表 上傳檔案日志查詢）

3.1操作日志查詢操作流程

單擊操作日志查詢，出現(xiàn)審核操作的日志信息，如下圖頁面

3.2檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表操作流程

單擊檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，出現(xiàn)操作的日志信息，如下圖頁面

3.3上傳檔案日志查詢操作流程

單擊上傳檔案日志查詢，出現(xiàn)如下圖頁面，各根據(jù)時(shí)間查詢

上傳檔案日志

4系統(tǒng)設(shè)置

單擊系統(tǒng)設(shè)置功能按鈕單擊后會(huì)出現(xiàn)二級(jí)菜單：（用戶管理 角色管理）如下圖

4.1用戶管理

單擊用戶管理，如下圖頁面

單擊上圖中的按鈕可以實(shí)現(xiàn)根據(jù)需要可以對(duì)用戶進(jìn)行增加，刪除，修改。

增加用戶

4.2角色管理

單擊角色管理，如下圖頁面

單擊上圖中的增加角色按鈕出現(xiàn)，如下圖

選擇增加的test角色按鈕

在單擊上圖中的修改角色按鈕出現(xiàn)，如下圖

單擊復(fù)選框，進(jìn)行角色權(quán)限分配，操作完成如下圖。

5退出

單擊退出功能按鈕，退出系統(tǒng)。

第五篇：OA系統(tǒng)公文收發(fā)文流程

OA系統(tǒng)公文發(fā)文具體操作步驟

1、進(jìn)入OA系統(tǒng)：在 IE地址欄中輸入：http://192.168.0.102:1200 選擇正式業(yè)務(wù)系統(tǒng)，輸入用戶名及密碼及驗(yàn)證碼就行

2、公文起草：在“我的公文系統(tǒng)”的“發(fā)文管理”的下面選擇“發(fā)文擬稿

”

→

“公文類型” →“公文密級(jí)” →公文標(biāo)題” →發(fā)文字號(hào)” →“歸檔日期” →“說明” →“簽收人員” →“公文步驟” →“發(fā)起公文”發(fā)文結(jié)束。

發(fā)文后，在我的發(fā)文下面能看到我剛才發(fā)發(fā)送的公文，包括時(shí)間及狀態(tài)，同時(shí)也可以

去

查

看

剛

才的所

發(fā)

內(nèi)

了。

3、公文審核：進(jìn)行系統(tǒng)后，我的小密書會(huì)自動(dòng)彈出來，同時(shí)帶有語音提示“，這時(shí)

只

需

點(diǎn)

下

小

對(duì)

話

框

就

行

了，這時(shí)就能看到我需要審批的內(nèi)容了

這里就知道是誰在什么時(shí)間發(fā)送過來的，還有內(nèi)容，同時(shí)還有批注模式等，最下面，能看到是否初稿，打印等功能，如需蓋章（電子印章）則先“選擇印章”，再輸入印章密碼admin,同時(shí)也能發(fā)表審批意見，如同意執(zhí)行等，最后確定就行了。

4、公文簽收：在“收文管理”下“公文簽收”“已簽收公文”“已歸檔公文

”

→ 查看發(fā)文標(biāo)簽、正文、附件→“保存”→選擇“簽發(fā)”或“查看”。公文發(fā)文流程流程圖

公文收文流程流程圖