第一篇:會議服務(wù)的工作流程和要求
會議服務(wù)工作流程
一、會議服務(wù)準備工作
1、辦公室秘書處
1)每天查看OA辦公系統(tǒng)中會議室使用申請,按會議要求提前半天擺放好桌椅,備好會議用飲水。
2)根據(jù)會議的要求,提前1小時放好投影儀、投影幕、麥克風(fēng)、音響,調(diào)試并使其處于準工作狀態(tài)。
3)會議前2小時,檢查地面、桌椅是否整齊干凈,室內(nèi)
是否有異味,及時進行通風(fēng)和清潔整理。
4)檢查窗臺、玻璃,要明亮無塵。
5)檢查窗簾,根據(jù)會議要求開啟或關(guān)閉。窗簾要順直平
整。
6)檢查綠植及套盆,要干凈無塵,無枯枝敗葉,無昆蟲。
7)調(diào)整空調(diào),使會議室內(nèi)溫度適宜。
8)檢查所有照明,及時通知有關(guān)部門更換不亮的燈具。
9)半小時前,按會議要求擺放好瓶裝水、茶杯或咖啡杯。
10)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣,在順手的位置擺放煙灰缸。
11)按需要擺放好鮮花和水果。
12)擺放好旗幟和臺旗。
2、組織會議的部門
1)提前1小時將參加會議的領(lǐng)導(dǎo)名牌按位置擺放整齊,檢查有
無錯別字。
2)按需要準備會議所用的文件、資料等。
3)根據(jù)會議要求,需要時按參會人員人數(shù)準備會議用紙,用筆(每支筆要提前試用,以保證參會人員的正常使用)并擺放整齊。
二、會議進行中的服務(wù)工作
1、會議開始前10分鐘將茶杯內(nèi)注入茶水。然后每隔15分鐘檢查并續(xù)茶水一次。
2、過問室內(nèi)溫度變化,隨時調(diào)整空調(diào)。
3、全程監(jiān)聽音響設(shè)備的工作狀況,隨時排除故障。
三、會議后的收尾工作
1、關(guān)閉音響設(shè)備或投影儀。收好麥克風(fēng)、移動投影儀和遙控器,收起投影幕。
2、清理瓶裝水空瓶,收好沒用過的瓶裝水。
3、收好茶杯、盤,清洗、消毒待用。
4、清理煙灰缸,洗凈待用。
5、清理桌面地面,清除垃圾和廢棄物。
6、擺放好清理過的桌椅,關(guān)窗、斷電、關(guān)門。
7、收好會議材料和領(lǐng)導(dǎo)名牌。
會議服務(wù)管理人員工作要求
1、每天早、中、晚至少三次查看公司辦公系統(tǒng)上的會議室申
請,詳細掌握會議室的當(dāng)天使用情況。
2、每天上班前半小時查看各會議室的狀況:檢查桌面、地毯的整潔程度;檢查窗簾的開、關(guān)和垂放狀態(tài);檢查照明燈是否都亮;檢查綠植的鮮活狀況和套盆的干凈程度;檢查電氣設(shè)備是否有落塵和正確擺放;檢查桌椅是否按當(dāng)天的會議要求擺放整齊。
3、會議前1小時,檢查會議用茶杯、瓶裝水是否擺放到位;
會議前半小時,檢查開水壺、泡茶杯、茶葉等泡茶用品是否準備到位。
4、有外賓接待服務(wù)時,提前1小時檢查咖啡用具及用品是否
準備到位。
5、有會議服務(wù)時,在會議前檢查服務(wù)人員的工作儀表是否合乎要求。會議中,抽查續(xù)茶水間隔是否合適,動作是否標準。
6、注意會議的服務(wù)區(qū)域內(nèi)所有服務(wù)程序是否落實,當(dāng)人手不
夠時,自己則要做具體服務(wù)工作,保證會議正常進行。
7、會議結(jié)束后要檢查是否有會議人員遺漏的物品,如有代為
保管,日后查找并轉(zhuǎn)交物主。
1、每天早7:45到崗,按前一天做好的會議室使用登記進行
準備,在各會議開始前半小時,準備好會議用水并送達。
2、對需要提供茶水或咖啡的會議,要提前半小時燒開水,擺放好茶杯或咖啡杯,在會議前10分鐘,將沏好的茶水或咖啡注入杯中。
3、對有吸煙的領(lǐng)導(dǎo)參加會議,要在會議前10分鐘,按領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣在左側(cè)或右側(cè)放置煙灰缸。
4、對有茶水服務(wù)的會議,要間隔15分鐘續(xù)茶水一次。
5、對提供瓶裝水的會議,要根據(jù)會議客人人數(shù)提前半小時
將水放于會議桌面,并準備同樣數(shù)量的瓶水放在會議桌以外其他顯眼的地方。
6、會議結(jié)束后,半小時之內(nèi),將茶杯、咖啡杯、沒有開啟的瓶裝水收好。如遇有下午下班后還在進行的會議,要在次日提前半小時到崗,對會議室進行清理。
7、利用會議服務(wù)的空余時間將茶杯、咖啡杯、盤洗刷干凈,放于消毒柜中消毒待用。
8、要隨時查看并及時處理公司辦公系統(tǒng)網(wǎng)上的會議室申請
信息,做好會議室使用登記。如有不明確的地方及時與申請人溝通確定。
9、對于108會議室和大禮堂需要變動桌型的會議,要提前
半天通知保潔人員,將會議桌按會議要求進行擺放。
1、會議服務(wù)人員要品行端正,衣裝干凈得體,著職業(yè)裝。
2、會議服務(wù)人員要頭腦靈活,反應(yīng)敏捷,主動為開會人員做
好各項服務(wù),盡量在領(lǐng)導(dǎo)示意時就已經(jīng)為領(lǐng)導(dǎo)提供了服務(wù)。
3、根據(jù)會議的不同要求,按工作流程提前準好準備工作。
4、會議間的服務(wù)要面帶微笑,動作標準,不發(fā)出任何聲響。
續(xù)水間隔不能超過20分鐘。
5、會議結(jié)束后要按工作流程做好收尾工作。
6、會議用過的茶杯、咖啡杯、盤要洗刷干凈至光亮無斑點,并及時放入消毒柜消毒待用。
7、如遇有節(jié)假日開的會議,要提前做好準備,準時到場進行
會議服務(wù)。
8、發(fā)現(xiàn)杯、盤、壺、柜有缺損要及時報告進行補充。發(fā)現(xiàn)茶
葉和咖啡快用完時要提前報告補進。
9、會議服務(wù)人員要愛崗敬業(yè),展示良好的中港人形象。
中港公司辦公室
第二篇:會議服務(wù)工作流程111
會議服務(wù)工作流程
一、接待貴賓會議工作流程:
1、會議通知:接到會議預(yù)定表后填寫會議接口單,通知工程、保潔、保安請各部門根據(jù)要求做好會前準備工作。
2、會前準備:
(1)、擺臺:根據(jù)訂會人數(shù)擺放蓋杯、礦泉水、紙杯、毛巾托、杯墊等,如需果盤擺放果盤墊。(注:前一天接會議預(yù)定單的準備工作)
(2)、開窗通風(fēng):會前一小時開窗通風(fēng),并根據(jù)訂會人員要求適當(dāng)調(diào)整空調(diào)溫度及室內(nèi)光線。
(3)、打水:會議當(dāng)天會前30—40分鐘打好暖壺水,保證壺內(nèi)水溫。
(4)、會前檢查:會前40分鐘再次檢查會議室內(nèi)燈光、音響、話筒、投影、桌椅、綠擺等設(shè)備設(shè)施。(5)、會前守侯:
a、會前40分鐘保證會議室內(nèi)留有一人守侯。b、會前30分鐘做好迎賓準備工作,電梯間留有1人,會場內(nèi)2人,如需用貴賓室留一人守侯,一人機動。
3、會議開始:
(1)、倒水:根據(jù)參會人員主次職位順序進行倒水服務(wù),每間隔10—15分鐘倒水一次。
(2)、上小方巾:會議開始后10分鐘內(nèi)上小方巾。如會議時間較 長,每間隔一小時換小方巾一次。
(3)、如需用煙灰缸,當(dāng)煙缸內(nèi)達到2只煙頭時須換新煙缸一次。(4)、守侯服務(wù):服務(wù)人員每半小時輪流守侯在會場外。
4、會議結(jié)束:
(1)送賓:會議結(jié)束前20分鐘做好送賓準備,電梯間留有一人。
(2)清理會場:檢查會場內(nèi)有無遺留物品,清點會議物品消耗數(shù)量,清洗會議物品。
二、接待局級會議工作程序:(如局務(wù)會,局長專題會等)
1、會議通知:接到會議預(yù)定表后填寫會議接口單,通知工程、保潔、中控請各部門根據(jù)要求做到會前準備。
2、會前準備:
(1)擺臺:根據(jù)訂會人數(shù)擺放紙杯。
(2)打水:會議當(dāng)天會議開始前30—40分鐘打好暖壺水,保證壺內(nèi)水溫。
(3)開窗通風(fēng):會前40分鐘開窗通風(fēng),并根據(jù)室外溫度及室內(nèi)溫度調(diào)整空調(diào)溫度大小。
(4)會前檢查:會前30分鐘檢查會議室內(nèi)燈光、音響、話筒、綠擺、桌椅等設(shè)備設(shè)施。(5)會前守侯:
a、會前30分鐘保證會議室內(nèi)留有一人守侯。b、會前20分鐘保證會議室內(nèi)留有二人守侯。c、會前10分鐘打開會議室內(nèi)燈光(根據(jù)會議人員到會情況調(diào)整開燈時間)
3、會議開始:
(1)、根據(jù)局長參會人員順序進行倒水服務(wù),每間隔10—15分鐘倒水一次。
(2)、如需用煙缸,當(dāng)煙缸內(nèi)達2只煙頭時需換新煙缸一次。
4、清理會場:
(1)、檢查會場內(nèi)有無遺留物品,清點物品消耗數(shù)量,清洗會議物品。
三、接待處以上普通會議:
1、會議通知:接到會議預(yù)定表后填寫會議接口單,通知工程、保潔、中控請各部門根據(jù)要求做好會前準備工作。
2、會前準備:
(1)、擺臺:根據(jù)會議人數(shù)擺放紙杯。
(2)、打水:會議當(dāng)天會前30—40分鐘打好暖壺水,保證壺內(nèi)水溫。
(3)開窗通風(fēng):會前40分鐘開窗通風(fēng),并根據(jù)室內(nèi)溫度和室外溫度調(diào)整空調(diào)溫度。
(4)、會前檢查:會前30分鐘檢查會議室內(nèi)燈光、音響、話筒、綠擺、桌椅等設(shè)備設(shè)施。(5)、會前守侯:
a、會前10分鐘打開會議室內(nèi)燈光。(根據(jù)會議人員到會 情況調(diào)整開燈時間)
b、會前10分鐘打開會議室內(nèi)燈光。(根據(jù)會議人員到會情況調(diào)整開燈時間)
3、會議開始:
(1)、根據(jù)參會人員主次職位順序進行倒水服務(wù),每間隔15—20分鐘倒水一次。
(2)、如遇無需服務(wù)的會議,提前30分鐘將會議室的水打好,根據(jù)參會人數(shù)放好紙杯。
四、遇特殊情況會議:(如臨時接待會議)
1、會議通知:接到通知后及時通知各部門,做好準備工作。
2、擺臺:根據(jù)會議要求擺放蓋杯、礦泉水、紙杯、毛巾托等會議物品。
3、通風(fēng):及時開窗通風(fēng),調(diào)整室內(nèi)空調(diào)溫度,保證會議室內(nèi)無異味,溫度適宜。
4、守侯服務(wù):會前30分鐘留一人在會場外守侯。
5、倒水服務(wù):每間隔10—15分鐘倒水一次。
6、上小方巾:會議開始10分鐘內(nèi)上小方巾。如會議時間較長每間隔一小時更換新方巾。
7、清理會場:檢查會場內(nèi)有無遺留物品,清點物品消耗數(shù)量,清洗會議物品。
第三篇:會議服務(wù)的工作流程和要求
會議服務(wù)工作流程
一、會議服務(wù)準備工作
1、辦公室秘書處
1)每天查看OA辦公系統(tǒng)中會議室使用申請,按會議要求提前半天擺放好桌椅,備好會議用飲水。
2)根據(jù)會議的要求,提前1小時放好投影儀、投影幕、麥克風(fēng)、音響,調(diào)試并使其處于準工作狀態(tài)。
3)會議前2小時,檢查地面、桌椅是否整齊干凈,室內(nèi)是否有異味,及時進行通風(fēng)和清潔整理。4)檢查窗臺、玻璃,要明亮無塵。
5)檢查窗簾,根據(jù)會議要求開啟或關(guān)閉。窗簾要順直平整。6)檢查綠植及套盆,要干凈無塵,無枯枝敗葉,無昆蟲。7)調(diào)整空調(diào),使會議室內(nèi)溫度適宜。
8)檢查所有照明,及時通知有關(guān)部門更換不亮的燈具。9)半小時前,按會議要求擺放好瓶裝水、茶杯或咖啡杯。10)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣,在順手的位置擺放煙灰缸。11)按需要擺放好鮮花和水果。12)擺放好旗幟和臺旗。
2、組織會議的部門
1)提前1小時將參加會議的領(lǐng)導(dǎo)名牌按位置擺放整齊,檢查有無錯別字。
2)按需要準備會議所用的文件、資料等。3)根據(jù)會議要求,需要時按參會人員人數(shù)準備會議用紙,用筆(每支筆要提前試用,以保證參會人員的正常使用)并擺放整齊。
二、會議進行中的服務(wù)工作
1、會議開始前10分鐘將茶杯內(nèi)注入茶水。然后每隔15分鐘檢查并續(xù)茶水一次。
2、過問室內(nèi)溫度變化,隨時調(diào)整空調(diào)。
3、全程監(jiān)聽音響設(shè)備的工作狀況,隨時排除故障。
三、會議后的收尾工作
1、關(guān)閉音響設(shè)備或投影儀。收好麥克風(fēng)、移動投影儀和遙控器,收起投影幕。
2、清理瓶裝水空瓶,收好沒用過的瓶裝水。
3、收好茶杯、盤,清洗、消毒待用。
4、清理煙灰缸,洗凈待用。
5、清理桌面地面,清除垃圾和廢棄物。
6、擺放好清理過的桌椅,關(guān)窗、斷電、關(guān)門。
7、收好會議材料和領(lǐng)導(dǎo)名牌。
會議服務(wù)管理人員工作要求
1、每天早、中、晚至少三次查看公司辦公系統(tǒng)上的會議室申請,詳細掌握會議室的當(dāng)天使用情況。
2、每天上班前半小時查看各會議室的狀況:檢查桌面、地毯的整潔程度;檢查窗簾的開、關(guān)和垂放狀態(tài);檢查照明燈是否都亮;檢查綠植的鮮活狀況和套盆的干凈程度;檢查電氣設(shè)備是否有落塵和正確擺放;檢查桌椅是否按當(dāng)天的會議要求擺放整齊。
3、會議前1小時,檢查會議用茶杯、瓶裝水是否擺放到位;會議前半小時,檢查開水壺、泡茶杯、茶葉等泡茶用品是否準備到位。
4、有外賓接待服務(wù)時,提前1小時檢查咖啡用具及用品是否準備到位。
5、有會議服務(wù)時,在會議前檢查服務(wù)人員的工作儀表是否合乎要求。會議中,抽查續(xù)茶水間隔是否合適,動作是否標準。
6、注意會議的服務(wù)區(qū)域內(nèi)所有服務(wù)程序是否落實,當(dāng)人手不夠時,自己則要做具體服務(wù)工作,保證會議正常進行。
7、會議結(jié)束后要檢查是否有會議人員遺漏的物品,如有代為保管,日后查找并轉(zhuǎn)交物主。
會議服務(wù)人員崗位的工作流程
1、每天早7:45到崗,按前一天做好的會議室使用登記進行準備,在各會議開始前半小時,準備好會議用水并送達。
2、對需要提供茶水或咖啡的會議,要提前半小時燒開水,擺放好茶杯或咖啡杯,在會議前10分鐘,將沏好的茶水或咖啡注入杯中。
3、對有吸煙的領(lǐng)導(dǎo)參加會議,要在會議前10分鐘,按領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣在左側(cè)或右側(cè)放置煙灰缸。
4、對有茶水服務(wù)的會議,要間隔15分鐘續(xù)茶水一次。
5、對提供瓶裝水的會議,要根據(jù)會議客人人數(shù)提前半小時將水放于會議桌面,并準備同樣數(shù)量的瓶水放在會議桌以外其他顯眼的地方。
6、會議結(jié)束后,半小時之內(nèi),將茶杯、咖啡杯、沒有開啟的瓶裝水收好。如遇有下午下班后還在進行的會議,要在次日提前半小時到崗,對會議室進行清理。
7、利用會議服務(wù)的空余時間將茶杯、咖啡杯、盤洗刷干凈,放于消毒柜中消毒待用。
8、要隨時查看并及時處理公司辦公系統(tǒng)網(wǎng)上的會議室申請信息,做好會議室使用登記。如有不明確的地方及時與申請人溝通確定。
9、對于108會議室和大禮堂需要變動桌型的會議,要提前半天通知保潔人員,將會議桌按會議要求進行擺放。
會議服務(wù)人員崗位的工作要求
1、會議服務(wù)人員要品行端正,衣裝干凈得體,著職業(yè)裝。
2、會議服務(wù)人員要頭腦靈活,反應(yīng)敏捷,主動為開會人員做好各項服務(wù),盡量在領(lǐng)導(dǎo)示意時就已經(jīng)為領(lǐng)導(dǎo)提供了服務(wù)。
3、根據(jù)會議的不同要求,按工作流程提前準好準備工作。
4、會議間的服務(wù)要面帶微笑,動作標準,不發(fā)出任何聲響。續(xù)水間隔不能超過20分鐘。
5、會議結(jié)束后要按工作流程做好收尾工作。
6、會議用過的茶杯、咖啡杯、盤要洗刷干凈至光亮無斑點,并及時放入消毒柜消毒待用。
7、如遇有節(jié)假日開的會議,要提前做好準備,準時到場進行會議服務(wù)。
8、發(fā)現(xiàn)杯、盤、壺、柜有缺損要及時報告進行補充。發(fā)現(xiàn)茶葉和咖啡快用完時要提前報告補進。
9、會議服務(wù)人員要愛崗敬業(yè),展示良好的中港人形象。
第四篇:會議工作流程與服務(wù)標準
會議工作流程與服務(wù)標準
一、會議服務(wù)工作程序:
會議受理 會前準備
會前檢查
會場服務(wù)
會后清理
會議注意事項
一、會議受理
1、十三樓中、西式會議室為高管來賓接待室,任何部門、子公司使用,需提前到集團辦公室辦理相關(guān)手續(xù),經(jīng)集團辦公室同意后方可使用。如果會議時間有更改,必須重新提交至集團辦公室審批。以免造成會議沖突。(注:十三樓大會議室需提前一天申請并下發(fā)通知)
2、由辦公室專員下發(fā)《會議任務(wù)交辦單》至?xí)?wù)專員,并通知準備會場:(1)會議起、止時間(2)會議地點
(3)使用會議室部門名稱及與會人數(shù)
(4)會議保密程度、與會人員習(xí)慣
(5)是否需要使用投影、話筒等,需在《會議任務(wù)交辦單》中體現(xiàn)
(6)注意事項(禁止吸煙、大聲喧嘩、隨地吐啖)
二、會前準備
(1)根據(jù)《會議任務(wù)交辦單》會議要求對會場進行整理,保持會場干凈整潔。
(2)會議開始前半小時,會務(wù)專員需將桌面紙巾、煙灰缸、投影儀的擺放,窗簾束緊,燈光、空調(diào)、排扇等設(shè)備打開。
(3)主席臺話筒擺放整齊(話筒方向朝左邊平行擺放。)大會議室內(nèi)橫幅、臺簽、激光筆、錄音筆及與會資料等均有各部門、各子公司自行準備。
(4)茶水飲品將根據(jù)來賓需求選擇飲品種類,如需配備咖啡必須在《會議任務(wù)交辦單》中體現(xiàn)。(注:十三樓大會議室僅提供主席臺領(lǐng)導(dǎo)及來賓茶水配備,主席臺下人員需由各部本、各子公司自行準備。)
4、會場服務(wù)
1)會議進行中,每隔30——40分鐘,根據(jù)會場情況及時增添茶水或咖啡。
2)會議進行中,會務(wù)員應(yīng)留守茶水間,隨時留意會場是否有新增來賓,準備茶水。3)會議進行中,非與會人員不能直接進入會場,或在會場外徘徊。(如是特殊情況,可在茶水間等候。)
5、會后清理
1)撤會議物品(杯具撤后清洗干凈收入柜中。)2)清理與會人員遺留物并登記。3)清潔并整理會場,關(guān)閉門窗。
4)檢查清理情況,并對損壞物品進行登記備案,并向上級匯報情況。5)關(guān)閉動力電器設(shè)備
6)服務(wù)人員撤出,鎖閉會議廳
6、會議注意事項
1)定期清點會議用品消耗并登記,如有補充需上報人事綜合部。2)每周定期交付會議任務(wù)交辦單簽字。
3)因大會議廳使用較少,場地較大,衛(wèi)生維護在會議確定后提前一天整理清掃。
二、會議接待服務(wù)標準:
1、服務(wù)員上崗前要按規(guī)定認真整理工裝、儀容儀表端莊、整潔、精神飽滿;
2、會前二十分鐘準時到達會場;
3、會場內(nèi)衛(wèi)生整潔,會場所需物品擺放整齊、美觀;
4、給來賓提供服務(wù)要主動、熱情、耐心、周到,回答來賓問題要得體、明確;
5、客人入座后3分鐘內(nèi)需倒上茶水;
6、會議進行中,每隔30——40分鐘,及時增添茶水;
7、會議進行中,會務(wù)員應(yīng)留守茶水間,隨時留意會場動向,是否有新增來賓,準備茶水;
8、會后清理工作要及時、仔細。
9、會議清潔后,茶水間工作臺也需整理擺放,不留與會議無關(guān)用品。`
第五篇:季度會議流程及要求
參會人:業(yè)務(wù)跟單部ANNA,市場部梁健蘅,開發(fā)部林榮,財務(wù)部萬滿霞。
會議流程:
1.各部門匯報相關(guān)數(shù)據(jù)。2.各部門匯報重大事項。
3.總結(jié)上季度的完成情況及下季度的完成目標。
4.互相交流部門間的問題及解決辦法,提出建議或意見。5.全體員工聚餐。
6.各部門的匯報順序:①業(yè)務(wù)跟單部---②市場部---③開發(fā)部---④財務(wù)部。
各部門需要提交、整理、匯報的資料如下:(資料需備份一份交往人事行政部保管)-電子版
跟單部:
1.數(shù)據(jù)統(tǒng)計
① 季度的下單及出單情況; ② 新客戶多少個?詢盤的多少個?下單量多少? ③ A級客戶下單量多少?活躍度如何(統(tǒng)計郵件量)?12個A級客戶
詳細情況。④ 流失客戶的返單量多少?情況如何?
2.匯報客戶關(guān)心問題(例如貨期,新開發(fā)產(chǎn)品的意見或建議)。3.跟單部經(jīng)常出現(xiàn)的問題?
4.匯報個別客戶還款情況,信用度等問題。
業(yè)務(wù)部:
開發(fā)新客戶量多少?成交量多少?詳細說明(義烏,玩具)。
市場部:
1.總結(jié)季度的項目,匯報目前進度如何?投入占比數(shù)據(jù)。
2.未來的項目情況,將來目標及效果如何?
3.確定發(fā)展方向、戰(zhàn)略目標。
4.匯報目前市場環(huán)境如何?品牌的維護如何?
開發(fā)部:
1.數(shù)據(jù)統(tǒng)計。
2.下季度的工作安排(需要詳細)
3.自主開發(fā)的方向(與ANNA討論)和時間的推進(與張觀勝討論)。
財務(wù)部:
1.數(shù)據(jù)統(tǒng)計
① 營銷數(shù)據(jù)分析表; ② 每月每位客戶的銷售情況; ③ S+S銷售情況(包括二級、三級分類); ④ 時貨/自主開發(fā)的數(shù)據(jù); ⑤ 新客戶銷售情況; ⑥ 本季度客戶銷售前十名; ⑦ 匯報進購毛利達到30%以上的產(chǎn)品(S+S或自主開發(fā))季度銷售額; 2.各部門的費用情況/費用占比(包括工資、分攤、固定資產(chǎn)等)3.統(tǒng)計毛利率