第一篇：試論秘書應(yīng)該如何做好公關(guān)工作

試論秘書應(yīng)該如何做好公關(guān)工作

很多人聽到“秘書”一詞，對它的形象猶如一團(tuán)迷霧，因?yàn)槊貢ぷ骺梢哉f包羅萬象，有些人認(rèn)為他就是一個長相漂亮，陪在領(lǐng)導(dǎo)左右，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策的人，也有人認(rèn)為他是一個終日做著單一乏味，沒有創(chuàng)造性的工作，說法可謂眾說紛紜。簡而言之他就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人、聯(lián)系接待、辦理文書和交辦事項(xiàng)的工作人員。主要為領(lǐng)導(dǎo)決策的制定與貫徹服務(wù)的各項(xiàng)事務(wù)工作，他的基本職能是輔助與協(xié)調(diào)，其具有助理，參謀，信息樞紐以及公關(guān)的作用。目前也有相當(dāng)一部分的秘書工作者從事的就是公關(guān)工作。

然而當(dāng)今市場競爭是一種注意力的競爭、人心的競爭、傳播的競爭、關(guān)系的競爭。公共關(guān)系是提高企業(yè)形象競爭力的法寶。公共關(guān)系工作是一種組織行為活動，又稱為公共關(guān)系活動。它是指社會組織為了與公眾良好的關(guān)系而開展的各項(xiàng)活動，公共關(guān)系工作體現(xiàn)著組織的管理職能，它是人們在公共關(guān)系意識下，通過溝通協(xié)調(diào)，在公眾中樹立良好的組織形象，優(yōu)化組織運(yùn)作環(huán)境的實(shí)踐活動，可以說世界上任何一家企業(yè)都少不了公共關(guān)系部門，其包含展會，記者招待會，慶典，贊助等諸多活動。而秘書工作者在一次公關(guān)活動中起到的作用是不可小視的。他或許不是一個人，是多人參與一個活動項(xiàng)目，也可以說，一個公關(guān)活動項(xiàng)目中參與的人員或許都有秘書角色的成分存在。

那么秘書應(yīng)該如何做好公關(guān)工作呢？

1提高自身素養(yǎng)

（1）拓展知識面

一個人生活在世界上，就需要與人溝通，而溝通的范圍便是他的知識層面，一個缺乏知識的人，其思維定會缺乏創(chuàng)造力、競爭力、靈活性，談吐單一乏味。工作是一個理論與實(shí)踐結(jié)合的過程，沒有知識基礎(chǔ)作鋪墊，工作不可能完美完成。如今是一個信息化的社會，信息傳播的媒介無處不在，電視、報刊、雜志、書籍、網(wǎng)絡(luò)天地也無限大，一個優(yōu)秀的社會工作者，從事任何工作都要擁有不斷學(xué)習(xí)的意識，這樣不僅可以不斷優(yōu)化工作內(nèi)容，而且還能豐富自身精神層面。

（2）培養(yǎng)較好的外語能力

語言是溝通的橋梁，她是我們隨心所欲的一位朋友,是我們溝通的必要工具。尤其公關(guān)活動中很多都是協(xié)調(diào)溝通的工作，接觸到的人非常多，擁有一口流利的外語，可增強(qiáng)企業(yè)對外開放程度，吸收西方的先進(jìn)思想，促進(jìn)雙方的交流與發(fā)展，對于自身也可增強(qiáng)自信心，更具競爭力。

（3）增強(qiáng)綜合能力

如今技術(shù)+語言復(fù)合型人才備受歡迎，一般企業(yè)的招聘信息上都會要求面試人員具有較好的文字和語言溝通能力、綜合協(xié)調(diào)與合作能力、邏輯思維能力和分析能力等綜合性能力。所謂一人多職，老板絕不會雇一個只會打字的員工，每個老板都希望他的員工一專多能，一人多職，實(shí)現(xiàn)效益最大化。因此一個各方面綜合能力都非常優(yōu)秀的人才，才是老板需要的員工。

（4）提高對公關(guān)重要性的認(rèn)識

任何一家企業(yè)都是需要公關(guān)部門的，具資料顯示，21世紀(jì)公共關(guān)系職業(yè)仍然是20中熱門職業(yè)之一。它的形式多種多樣，它是企業(yè)經(jīng)營活動的“潤滑劑”，良好的公共關(guān)系是決定著一個企業(yè)經(jīng)營成敗的關(guān)鍵因素。每個員工，每個部門，這里不僅僅指秘書工作人員，都要樹立強(qiáng)烈的公關(guān)意識，形成自己的特色，積極宣傳自己的優(yōu)勢，自覺維護(hù)企業(yè)的形象。

（5）提高人際交往能力

任何工作都需要溝通，在企業(yè)里必不可少，做好人際關(guān)系。建立良好人際關(guān)系也是提高處世能力的關(guān)鍵，主動與人溝通，平等對待上下同級，不上恭下倔，以真誠、友善、平等、平和、落落大方、不卑不亢對待每一位同事。真正做到熱情有度，穩(wěn)健為本。

（6）做一個誠信守秘的人

很多公關(guān)活動，它都具有一定的商業(yè)機(jī)密，一般只有企業(yè)內(nèi)部人員知道，守秘也就包

含在工作范圍內(nèi)。

（7）懂得包裝自己

一個懂得包裝自己的人，也是一個懂得如何塑造個人及企業(yè)的良好形象。人如商品需要包裝，但切忌過分包裝。要善于展示個性的獨(dú)特品質(zhì)。在隨意與自然中表現(xiàn)人的個性美，重要的是認(rèn)識自己，包裝的高手在于不留痕跡，外在的一切應(yīng)與自身渾然一體，這時你不再是商品，而是活生生的人。包裝可以從自身的外貌，禮儀著手，聰明的公關(guān)小姐都知道化妝一定是淡彩、體現(xiàn)自然美，身著的服飾可以體現(xiàn)青春的活力，也可注重成熟，莊重、富有內(nèi)涵，切勿穿著不倫不類，濃妝艷抹，有失禮儀。禮儀擇則是企業(yè)形象、文化、員工修養(yǎng)素質(zhì)的綜合體現(xiàn)，只有做好應(yīng)有的禮儀才能為企業(yè)在形象塑造、文化表達(dá)上提升到一個滿意的地位。

2做好文書處理工作

（1）熟悉電腦軟件

現(xiàn)在很多公司白領(lǐng)的工作內(nèi)容中，電腦絕對是必不可少的硬件。大多的工作需要工作人員掌握字、表處理、電子表格和演示文稿等辦公自動化軟件的使用，以及因特網(wǎng)應(yīng)用的基本技能。操作這些軟件也是熟能生巧，邊工作就是在邊學(xué)習(xí)，這是做好所有文案工作的前提。

（2）具有一定的文化修養(yǎng)

一個公關(guān)活動，其包含公關(guān)策劃，項(xiàng)目編制，擬定合同關(guān)系等，其中秘書工作者必定會涉及到文書處理工作，然而文字及其傳播的制作需要有一定的文化基礎(chǔ)，文字功夫的高低也會直接影響它的傳播效果。因此，此時秘書工作者必須具有相當(dāng)?shù)奈幕R以及語法修辭方面的專業(yè)知識。并且從受眾來看，理解文字一般比理解言語困難，所以在識字的基礎(chǔ)上，也需要更高的文化修養(yǎng)。這對于公關(guān)秘書來說，能說會寫，構(gòu)筑扎實(shí)的公關(guān)平臺，實(shí)現(xiàn)有效地公關(guān)溝通是獲取公關(guān)秘書與公關(guān)組織的雙贏是十分必要的。平日多閱讀報刊雜志，勤于練筆，鍛煉邏輯思維能力與表達(dá)能力。

3具有高度的市場敏銳感

在這競爭激烈的社會中，很多企業(yè)面臨倒閉等問題，每家企業(yè)都想在其脫穎而出，那一個秘書工作者在為企業(yè)出謀劃策的前提就是一定要對市場具有敏銳感，掌握市場脈搏，且有能把握市場動態(tài)及方向的能力，才能對事物做出深刻的剖析，建立高度靈活、富有彈性的動態(tài)組織形式，對于公關(guān)策劃真正做到面面俱到，不斷優(yōu)化工作流程。并且也可以適應(yīng)變革時代的要求，這樣企業(yè)才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

4具有良好的心里素質(zhì)與身體素質(zhì)

很多秘書工作者認(rèn)為自己的工作是非常單一乏味的，其日復(fù)一日的重復(fù)相同的報表，打印等瑣碎的事。其實(shí)不必看重自己工作與其他工作的相似性和重復(fù)性，否則它就是“作業(yè)”了。整天愁眉苦臉的面對工作，對于工作充滿抱怨，是不可能高效的完成工作的。抱著對生活中任何一個工作都要做到一樣精彩的心態(tài)，工作便是巨大的樂趣，在豐富了精神層面與物質(zhì)層面之外，油然而生的還有巨大的成就感。這樣工作才能不斷創(chuàng)新，不斷追求卓越。很多秘書工作者總是陪在領(lǐng)導(dǎo)左右，時常有飯局，加班的工作，并且長時間對著電腦，甚至?xí)泻芏嘧约翰磺樵傅奈膴驶顒樱P(guān)秘書更少不了這一點(diǎn)。健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個重要前提。良好的身體素質(zhì)可以帶給工作活力，讓工作更有創(chuàng)造力，身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

5關(guān)注細(xì)節(jié)，注重實(shí)效

在通曉整個公關(guān)策劃流程中，細(xì)節(jié)決定著公關(guān)活動的成敗。公關(guān)活動中涉及到大大小小

很多方面的內(nèi)容，必須對那些平時工作中被忽略的小節(jié)，見怪不怪的小事，引起了高度的重視。但是我們大多數(shù)的人或多或少犯有大而化之、馬馬虎虎的毛病，生活的周邊“差不多”先生比比皆是，好像、幾乎、似乎、將近、大約、大體、大致、大概等等，成了差不多先生的常用詞。百分之一的疏忽，就可能導(dǎo)致百分之百的失敗。

所謂的不簡單，就是把每一件簡單的事做好就是不簡單。什么是不平凡，能把每一件平凡的事做好就是不平凡。所以，無論做人、做事，都要注重細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)乃決定成敗。6懂得有效的人力資源管理與配置

許多大型的公關(guān)活動項(xiàng)目時間短，人員用量大，許多崗位除安排正式的工作人員外，還需大量的志愿者配合工作，許多公關(guān)活動也需要具有高素質(zhì)的人員參加，例如醫(yī)生、電腦工程師、翻譯等專業(yè)人員。如2008年北京奧運(yùn)會的志愿者選拔，從組織報名、人員選拔、人力資源配置及職業(yè)道德培訓(xùn)的工作各環(huán)節(jié)的管理，都是直接關(guān)系到項(xiàng)目活動的成功與否。懂得充分調(diào)動和發(fā)揮人的主觀能動性，做到人盡其用。具有一定的法律意識

任何比賽或游戲一定要有規(guī)則，才可以公平競賽；如果沒有規(guī)則，不但容易產(chǎn)生沖突，甚至最后可能無法進(jìn)行。同樣的，社會也有法律，作為共同的規(guī)則，規(guī)范大家的行為，社會才能持續(xù)運(yùn)作下去。因此秘書從業(yè)人員必須具備一定的法律意識，企業(yè)在公關(guān)活動中，經(jīng)常會遇到一系列法律糾紛，合同訂立的工作。例如了解公司法、保險法、知識產(chǎn)權(quán)法、公關(guān)活動中組織者的審批與管理法律制度以及市場管理法律制度等一系列相關(guān)法律條文。這樣可以更有效地說服大眾，使公關(guān)活動更加順利的進(jìn)行。

8具有高度的團(tuán)隊(duì)凝聚力

很多公關(guān)活動成員都是兼職者，一個活動結(jié)束后或許就解散了，成員變動性較大，所以如果不具備高度的團(tuán)隊(duì)凝聚力，各管各的工作，工作時就少些士氣。一個團(tuán)隊(duì)對成員的吸引力越強(qiáng)，成員堅(jiān)守規(guī)范的可能性越大。一個有效地項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，必定是有高度凝聚力的團(tuán)隊(duì)，它能使團(tuán)隊(duì)成員積極熱情地為項(xiàng)目成功付出必要的時間和努力。并且高度的凝聚力也是團(tuán)隊(duì)成員相互信任、有效溝通的前提。

9提高公共關(guān)系中的危機(jī)處理與管理能力

一個秘書工作者，他的基本職責(zé)中一定包括協(xié)調(diào)溝通，尤其在公關(guān)工作中，這一項(xiàng)顯得尤為重要。溝通是人與人之間的，人與企業(yè)之間，也有企業(yè)與觀眾之間的。在人際關(guān)系的管理中有著很多藝術(shù)技巧。如何讓別人信服自己，如何讓千萬觀眾信服自己的主張，不懂得有效溝通，等于不會開口講話。處理公關(guān)中的危機(jī)也就是如何有效與大眾溝通。

首先與人溝通，它取決與自己的態(tài)度，承認(rèn)彼此之間一定會有差異，但是不要因?yàn)樽约旱男愿瘢跍贤〞r出現(xiàn)不解的誤會，導(dǎo)致相互的不信任。人與人產(chǎn)生危機(jī)，那就是公關(guān)關(guān)系沒有處理恰當(dāng)。凡是對于事物都要保持平和的心態(tài)，理智思考，有時可換位思考，以第三方角度再來評價，到底對方是需要一個怎樣的合作伙伴，那么這樣才能適時地走進(jìn)他人的思維中去。其次是與億萬人民溝通，要知道，面向全世界的觀眾溝通是最難的一件事。最難做的工作就是人的思想。尤其是當(dāng)一個企業(yè)的公共關(guān)系面臨危機(jī)時，如何讓企業(yè)與觀眾之間創(chuàng)造一個和諧的，充滿理解和信任的生存和發(fā)展空間，公共關(guān)系中的危機(jī)處理就是相當(dāng)關(guān)鍵的一步。然而處處存在危機(jī)，無時不有。幾乎所有的公共關(guān)系危機(jī)都是人們無法預(yù)料的情況下突然發(fā)生，往往讓組織措手不及。它很有可能讓組織陷入強(qiáng)大的社會輿論壓力之下，嚴(yán)重?fù)p害組織的聲譽(yù)和形象。此時首先要做出快速的反應(yīng)，對于事情的一切狀況都要抱著真誠坦率的原則，就算外界有更大的猜疑和混論，始終保持沉著冷靜統(tǒng)一的心態(tài)。做好與企業(yè)內(nèi)部公眾、受害者、新聞媒介、上級領(lǐng)導(dǎo)部門、業(yè)務(wù)往來的企業(yè)以及外界所有消費(fèi)者的一切溝通協(xié)調(diào)的工作。

10及時進(jìn)行公關(guān)活動的收尾工作

一個公關(guān)活動結(jié)束，也許是全部活動都結(jié)束，也許是一個活動分階段進(jìn)行，但當(dāng)完成某一個階段或者合同時，都是需要及時進(jìn)行收尾工作的。且應(yīng)對活動過程也進(jìn)行進(jìn)一步的分析與評價，這樣可能會帶來實(shí)際收益。有時一個活動的目標(biāo)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，或者大眾參與程度不高，資源不足，企業(yè)對活動的期望值過高以至無法達(dá)到，或者外部環(huán)境的劇變都應(yīng)該及時對于活動終止。否則對自己的組織，企業(yè)都是一種損失。

一個成功的公關(guān)活動，往往可以對后續(xù)新活動提供參考和借鑒，所以活動收尾階段的最后一項(xiàng)同時也是非常重要的一項(xiàng)工作。其中包括對所有參與商，重要觀眾和支持單位、合作單位以及媒體致謝；將參與活動的企業(yè)和受眾的相關(guān)信息認(rèn)真整理、分類、建立完善的客戶資料庫?？蛻糍Y料庫越詳細(xì)，對今后活動的發(fā)展就越有幫助；及時整理活動相關(guān)資料，編撰公關(guān)活動總結(jié)報告并且與相關(guān)合作的單位核對有關(guān)數(shù)據(jù)，包括飯店的總住房數(shù)，交通運(yùn)輸部門的用車情況，收集賬單，支付賬款，對欠款的客戶收繳賬款，最后對活動收支情況進(jìn)行認(rèn)真分析，向有關(guān)人員通報活動財(cái)務(wù)狀況。

第二篇：淺談總經(jīng)理秘書應(yīng)該做好哪些工作

淺談總經(jīng)理秘書的崗位職責(zé)

通常所說，總經(jīng)理是公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行的最高負(fù)責(zé)人，主要職責(zé)是負(fù)責(zé)公司日常業(yè)務(wù)的經(jīng)營管理，因此，作為一名總經(jīng)理秘書，應(yīng)該在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)辦公室的全面工作，努力作好總經(jīng)理的參謀助手，起到承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用，認(rèn)真做到全方位服務(wù)。首先，確?？偨?jīng)理辦公室清潔是前提，之后我認(rèn)為，總經(jīng)理秘書應(yīng)該扮演好以下五個角色。

一、勞動者

既然是工作，勞動是必然。秘書的工作瑣碎繁雜但須井然有序、認(rèn)真細(xì)心。作為一名總經(jīng)理秘書，應(yīng)該盡可能熟悉經(jīng)理的工作，熟悉公司的工作，力爭做到心里有數(shù)，從而能夠協(xié)助經(jīng)理進(jìn)行日常經(jīng)營和管理工作。例如對企業(yè)內(nèi)外文件進(jìn)行及時的通知和發(fā)放；對行業(yè)、市場及相關(guān)信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和管理；對相關(guān)文件和計(jì)劃進(jìn)行起草、撰寫及歸類整理；對公司會議的記錄及會議紀(jì)要的整理并跟進(jìn)各項(xiàng)工作；對總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下企業(yè)具體管理工作進(jìn)行布置、實(shí)施、檢查、督促、落實(shí)執(zhí)行情況等等。

二、參謀者

作為總經(jīng)理秘書，要耳聰目明，作好參謀工作。從大的方面說，當(dāng)助手重要的在于搞好信息、決策、督查服務(wù)，及時地捕捉信息，準(zhǔn)確地搞好反饋，積極地當(dāng)好決策參謀。不僅要善于發(fā)現(xiàn)問題，還要認(rèn)真分析問題，給領(lǐng)導(dǎo)解決問題提供決策參考。領(lǐng)導(dǎo)一旦采納決策意見，還要制訂決策備選方案。備選方案不能只是一種，要有多種方案，以

便優(yōu)中選優(yōu)，拍板定案。決策制定后要采取得力措施抓落實(shí)，并及時搞好督促檢查，搞好落實(shí)情況反饋。

三、溝通者

秘書承載著上下、內(nèi)外溝通的重任。公司內(nèi)部各個部門及員工乃至公司外的相關(guān)個人或單位機(jī)構(gòu)都離不開適當(dāng)?shù)臏贤ê吐?lián)系，這就需要總經(jīng)理秘書構(gòu)造良好的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，主動傾聽員工的意見和建議，積極疏導(dǎo)不滿、降低離職率；主動把外部公司的意見和建議匯報于領(lǐng)導(dǎo)，積極調(diào)整以保持長久合作關(guān)系。

四、激勵者

人最可怕的不是做不到，而是不想做。所以秘書要依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示充分利用薪酬、津貼、帶薪休假、福利等來引導(dǎo)公司員工的個人行為；通過公司目標(biāo)和員工個人需要來調(diào)動員工積極性；給績優(yōu)員工提薪；給不可替代人才高薪、高職等。

五、培訓(xùn)者

培訓(xùn)是花小代價換大回報的有效制度。即使招聘的是高度合格的員工，也需要培訓(xùn)才能完全勝任公司分配的工作，所以秘書須根據(jù)公司的實(shí)際需要及總經(jīng)理的指示制定培訓(xùn)目標(biāo)、設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案，如適應(yīng)性培訓(xùn)，知識性培訓(xùn)、技術(shù)性培訓(xùn)等，以提高員工的能力，減少流動的可能性。

除了這些角色之外，秘書自身也要不斷提升個人素質(zhì)，增加人文魅力。從而認(rèn)真準(zhǔn)確做好服務(wù)、參謀、協(xié)調(diào)工作，做一名合格的總經(jīng)理秘書。

第三篇：做好值班工作應(yīng)該

做好值班工作應(yīng)該“三要”

作者：耿衛(wèi)東

????值班室是各級黨委的窗口和門面，是聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的橋梁和紐帶。做好值班工作，是保證日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，是為領(lǐng)導(dǎo)處理緊急、重要事項(xiàng)和突發(fā)事件提供有效服務(wù)的重要手段。筆者認(rèn)為：要做好新形勢下的值班工作，必須做到“三要”。????

一、值班工作態(tài)度要端正

????值班工作瑣碎繁雜，時常處于緊張忙碌之中，給人的感覺好像就是接接電話、辦辦碎事、打打零雜，充當(dāng)?shù)闹皇恰皞鬟_(dá)室”的作用。這是對值班工作的一種誤解。各級黨委值班工作承擔(dān)著聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的重要職責(zé)，無論是接聽一個電話、傳達(dá)一個指示，還是匯報一項(xiàng)工作，稍有疏忽，都有可能給黨委的工作帶來被動。所以，值班人員必須端正工作態(tài)度，以強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感，帶著滿腔的激情來從事值班工作。首先，要樹立值班工作無小事的意識。要認(rèn)真記錄好每一個電話，準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的每一個指示，凡是涉及時間、地點(diǎn)、姓名、性別、身份、車次等一定要準(zhǔn)確無誤。值班人員必須堅(jiān)守崗位，不得擅離職守。對于沒有把握答復(fù)和處理的重要問題，不得

擅自答復(fù)。其次，要發(fā)揚(yáng)無私奉獻(xiàn)、團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神。值班工作清苦忙碌、默默無聞，“年年馬拉松，天天短平快”。身在值班室工作，就是要有一種不圖名利、不計(jì)個人得失、忘我工作、無私奉獻(xiàn)的精神，否則是承擔(dān)不起“三個服務(wù)”的重任的。值班事務(wù)頭緒繁多，值班人員必須互相配合，通力協(xié)作，盡力盡責(zé)，多通氣，多補(bǔ)臺，形成合力。再次，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高自身素質(zhì)。值班人員要抓好馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論、“三個代表”重要思想以及黨的路線、方針、政策的學(xué)習(xí)，提高政治鑒別力、洞察力和敏銳性，提高抵制各種錯誤思潮干擾的能力，提高運(yùn)用黨的基本理論解決實(shí)際問題的水平，同時，廣泛學(xué)習(xí)市場經(jīng)濟(jì)、科技、管理、金融、法律、文史等方面的知識，做到學(xué)用結(jié)合，一專多能，成為值班工作的行家里手。

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二、值班工作作風(fēng)要改進(jìn)

????無論是通過電話還是到黨委辦公室聯(lián)系工作的人員，第一個接觸的往往是值班室的同志。值班室工作人員的精神面貌如何、工作質(zhì)量怎樣，將直接影響黨委的形象。因此，值班人員應(yīng)該嚴(yán)格要求自己的言行舉止，自覺維護(hù)和樹立黨委和辦公室的良好形象，決不允許出現(xiàn)“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”的現(xiàn)象。值班工作要把為黨委服務(wù)與為基層、為群眾服務(wù)有機(jī)地統(tǒng)一起來，把值班室作為聯(lián)系群眾、聯(lián)系基層的橋梁和紐帶。第一，堅(jiān)持文明值班。無論是辦公事的同志還是上訪人員，都要做到熱情接待，以誠待人。值班室要始終保持窗明幾凈，整潔衛(wèi)生，環(huán)境布置優(yōu)美，物品擺放有序。值班人員應(yīng)衣著得體，舉止大方，態(tài)度和藹，語言禮貌，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，為人正派。遵守“首問負(fù)責(zé)制”，做到誰第一個接待的就要負(fù)責(zé)到底，對一時不能答復(fù)的電話，第一接話人同樣要負(fù)責(zé)到底，不得應(yīng)付了事。第二，認(rèn)真做好上訪接待工作。對群眾電話反映的情況，要詳細(xì)準(zhǔn)確地記錄，及時調(diào)查核實(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地進(jìn)行處理。對群眾反映的實(shí)際困難和問題，應(yīng)及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并積極幫助聯(lián)系，爭取有關(guān)單位的重視和支持，盡力給予解決。對群眾反映的帶有普遍性、苗頭性的問題和反映比較強(qiáng)烈的問題，要及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，同時要利用各種機(jī)會和手段，向基層和群眾宣傳黨的路線方針政策，使他們更加自覺地理解、支持、執(zhí)行黨的各項(xiàng)決策和部署，自覺維護(hù)政治穩(wěn)定和社會安定。第三，加快工作節(jié)奏，提高工作效率。大力推行雷厲風(fēng)行，馬上就辦的工作方法，樹立值班室緊張、快捷的工作作風(fēng)。多動手、多跑腿、多思考，少閑聊、少串門、少應(yīng)酬。

全面掌握各部門的聯(lián)系電話，如有變化應(yīng)該及時調(diào)整。健全值班工作網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)值班工作制度，確保有關(guān)部門值班工作的人員、設(shè)備、制度建設(shè)“三落實(shí)”。值班室要加強(qiáng)辦公設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，使其隨時處于良好狀態(tài)。值班人員應(yīng)及時查看傳真機(jī)，防止重要文電的疏漏。

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三、值班工作操作要規(guī)范

????值班工作點(diǎn)多面廣，內(nèi)容繁多，只有按照規(guī)范化的程序去運(yùn)作，才能保證值班工作緊張而有序，繁忙而不亂。第一，處理好值班日常事務(wù)。值班工作有相當(dāng)一部分是例行性、經(jīng)常性、重復(fù)性的。對此類工作，要注意摸清常規(guī)，分類立項(xiàng)，逐一繪制運(yùn)行詳圖，以便在接到任務(wù)后可以迅速“按圖施工”。如我們根據(jù)值班工作任務(wù)，分別繪制了《電話記錄》、《會議電話通知》、《客情報告》、《值班專報》、《來訪登記》等表格，使得在處理復(fù)雜瑣碎的事務(wù)中得心應(yīng)手，不出差錯。第二，提高處理突發(fā)事件的能力。值班人員在接到突發(fā)事件的情況反映后，應(yīng)迅速核實(shí)情況，保證在第一時間向領(lǐng)導(dǎo)報告，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，快速辦理。要做好突發(fā)事件的綜合分析和跟蹤反饋，特別要對事件產(chǎn)生的原因、處理情況和發(fā)展趨勢進(jìn)行綜合分析，并及時掌握了解事件的進(jìn)展情況與處置措施。

建立相關(guān)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)絡(luò)制度，各部門領(lǐng)導(dǎo)特別是主要負(fù)責(zé)人，無論是工作時間還是休息期間，都要保證每天24小時能夠聯(lián)絡(luò)上，如果出差在外，要將聯(lián)絡(luò)方式告知本部門值班室，確保通訊暢通無阻。第三，認(rèn)真做好值班事務(wù)的記錄工作。凡是值班期間發(fā)生的事項(xiàng)都要記入《值班日志》，當(dāng)事人要簽名，以備查詢。當(dāng)班事項(xiàng)要按時限要求逐一處理完畢，做到事事有著落，件件有交代。當(dāng)班末了事宜必須向下一班作出交代，以便值班人員了解整個情況的來龍去脈并繼續(xù)處理。接班人員也應(yīng)該主動了解上一班及前期有關(guān)情況。值班記錄一律用鋼筆或簽字筆書寫，做到記述簡潔明了，字跡清楚工整。

第四篇：如何做好秘書這個工作

經(jīng)驗(yàn)告訴我們，理論知識固然重要，實(shí)踐經(jīng)歷和敬業(yè)精神更是不可或缺的兩項(xiàng)法寶。要成為一位“全能型”的高級秘書，你需要具備以下的素質(zhì)：

1、高效的工作能力。

能將瑣碎繁忙的工作變得井然有序，能適應(yīng)各種環(huán)境的變化和工作節(jié)奏的突變。做到臨危受命、忙而不亂。

2、善于人際溝通。

秘書最重要的職能是上傳下達(dá)。當(dāng)老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團(tuán)隊(duì)關(guān)系和公司的動作，秘書應(yīng)該用溝能的藝術(shù)，化解上下級之間的尷尬和猜疑。

3、有外交家的平衡術(shù)。

躋身于公司各種勢力格局中，善于靈巧應(yīng)對，能把握各種利害關(guān)系，找到一個最佳平衡點(diǎn)。

4、能擔(dān)當(dāng)重要責(zé)任。

高級秘書負(fù)責(zé)各領(lǐng)導(dǎo)層的溝通和聯(lián)絡(luò)，甚至草擬文件、替上級制訂計(jì)劃。大膽謹(jǐn)慎地扮演好一個管理者的角色。此外，作為領(lǐng)導(dǎo)最親近的人，非常容易暴露缺點(diǎn)和犯錯。因此，謹(jǐn)言慎行、張弛有度，深入了解領(lǐng)導(dǎo)的喜好是有用的護(hù)身符。

5、有良好的社交能力。

熟悉地方政府官員、公司客戶、上級的親朋好友等與上級相關(guān)的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關(guān)系。這時公關(guān)技巧的運(yùn)用是必不可少的。

此外，服務(wù)于不同的行業(yè)，對秘書的要求也會有所差異，如律師事務(wù)所需要懂得相關(guān)法律知識的秘書，而商務(wù)公司中又需要有良好的商務(wù)談判能力和協(xié)調(diào)能力，最好還能具備企業(yè)管理知識、財(cái)務(wù)知識等。作為一個重實(shí)踐的工作，需要長期經(jīng)驗(yàn)的累積，個稱職的秘書心中總想的是如何與上司同心協(xié)力把公司做穩(wěn)做大做強(qiáng),即使出現(xiàn)危機(jī)也應(yīng)全力以赴以圖共渡難關(guān),這時要求的是秘書的忠誠.當(dāng)然這也是體現(xiàn)一個人內(nèi)在品質(zhì)的試金石,相反,一個缺乏職業(yè)道德的人其結(jié)果也只能是害人害己.最后說說秘書經(jīng)驗(yàn)的重要性.在企業(yè)或公司中,秘書是上司身邊最親近的人,上司出差在外時,秘書要處理文件,有時需要立即替他批復(fù)所以一個好秘書,除了講一口流利的外語,熟練使用計(jì)算機(jī)軟件和抒寫各種文件外,這時還要有一定的判斷預(yù)見能力以及隨機(jī)應(yīng)變的能力,這些有時需要多年的煅煉和積累,也許出于這個原因,很多企業(yè)在挑選秘書時往往會十分重視其工作經(jīng)驗(yàn),辯證地說,經(jīng)驗(yàn)當(dāng)然有經(jīng)驗(yàn)的好處,無經(jīng)驗(yàn)有無經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)勢,剛邁出大學(xué)校園的畢業(yè)生神采飛揚(yáng),思維活躍,思想工作進(jìn)步,對新事物接受能力強(qiáng),對工作有沖勁,相信如果有空間發(fā)展,一定有很快進(jìn)入角色,同樣做出令上司滿意的業(yè)績來.

第五篇：秘書如何做好辦公室工作

一、辦公室工作的主要職責(zé)、地位和作用首先辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報、對外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是機(jī)關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的預(yù)見性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗(yàn)。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個地稅工作帶來被動或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項(xiàng)工作的開展和各項(xiàng)稅收任務(wù)的完成。其次辦公室工作能不能得到加強(qiáng)，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)，在于領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作的認(rèn)識和重視，如果把辦公室單純地作為后勤服務(wù)單位而忽視其參謀、助手作用來認(rèn)識，辦公室就變成了勤雜室，辦公室工作人員每天就會沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，就沒有時間去抓信息工作和搞調(diào)查研究。下情不了解，談不上給領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)。如果領(lǐng)導(dǎo)重視、關(guān)心、支持辦公室工作，從政治上關(guān)心他們，給他們提供盡可能多的學(xué)習(xí)提高機(jī)會，盡可能地改善他們的工作環(huán)境和條件，從工作上支持他們，從生活上關(guān)心他們，從心靈上理解他們，肯定會使辦公室不僅能夠穩(wěn)定住隊(duì)伍，而且還會有很大的吸引力，達(dá)到其充分調(diào)動他們努力工作的積極性。

二、具備擔(dān)當(dāng)辦公室主任的條件

（一）辦公室工作有利于提高自己的綜合素質(zhì)，全面發(fā)展自己。能否有效發(fā)揮辦公室的整體作用，關(guān)鍵在于辦公室主任，因?yàn)檗k公室主任的職責(zé)是主持辦公室的全面工作，既要參與領(lǐng)導(dǎo)班子對重大問題的討論與決策，又要組織參與日常的瑣碎事務(wù)，要帶領(lǐng)和組織辦公室人員努力完成承擔(dān)的各項(xiàng)工作任務(wù)，一個稱職的辦公室主任必須具備與相適應(yīng)的政治理論水平、文化知識、專業(yè)知識和管理水平。

（二）從我從事眾多工作崗位來看，越是雜務(wù)事情多，工作煩瑣的工作崗位和工作環(huán)境越富有吸引力和挑戰(zhàn)性，越是能夠?qū)W到新知識、新經(jīng)驗(yàn)，增長新才干，開拓新視野，挖掘新潛力，辦公室崗位就是用武之地和鍛煉的最好場地。對人生閱歷的增長和能力的培養(yǎng)都是一次難得的鍛煉機(jī)遇。但是，挑戰(zhàn)與機(jī)遇同在，壓力與動力并存，在辦公室工作將會嘗到更多的酸甜苦辣。但是辦公室主任崗位能夠鍛煉自己，獲取多方面知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提高自身綜合素質(zhì)。

（二）要具備擔(dān)當(dāng)辦公室主任所必須的政治素質(zhì)和個人品質(zhì)。

1、敬業(yè)精神要強(qiáng)，工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，勤勤懇懇、任勞任怨、干一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴(yán)明的組織紀(jì)律性，吃苦耐勞的優(yōu)良品質(zhì)、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，這是干好辦公室工作的前提條件。

2、思想要活躍，要有解放思想，實(shí)事求是的優(yōu)良作用，接受新生事物要快，愛學(xué)習(xí)，愛出點(diǎn)子，改革和超前意識要強(qiáng)，在工作中要充分發(fā)揮主觀能動性，才能不斷開拓新局面。

3、辦事要穩(wěn)妥，處事要嚴(yán)謹(jǐn)，在廉潔自律上要求嚴(yán)格，嚴(yán)于律已，要起模范帶頭作用，這是做好各項(xiàng)工作的保證。

4、要信奉誠實(shí)、正派的做人要誠實(shí)、正派，要有高尚的道德品質(zhì)，樸實(shí)的工作作風(fēng)，公正的處事原則。所謂“高尚”就是要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，做到堂堂正正做人，認(rèn)認(rèn)真真做事；所謂“樸實(shí)”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把勁全使出來，就是一個好同志；所謂“公正”就是在原則問題上不能糊涂,不能像墻頭蘆葦隨風(fēng)倒,看領(lǐng)導(dǎo)眼色行事；要謙虛謹(jǐn)慎，慎用權(quán)力，知人善任,能夠與人團(tuán)結(jié)共事,而且具有良好的協(xié)調(diào)能力和工作方法。有了成績歸功于大家,出了問題要主動承擔(dān)責(zé)任,關(guān)心下屬要一視同仁,始終發(fā)揮整體合力的戰(zhàn)斗作用。

（三）要具有擔(dān)當(dāng)辦公室主任必須的知識能力從辦公室的職能來看，綜合性強(qiáng)，職能繁雜，擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù)、文秘、協(xié)調(diào)、后勤服務(wù)和機(jī)關(guān)管理等多項(xiàng)工作。辦公室主任必須具備一定的政治理論水平、文字綜合能力、組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗(yàn)。

1、具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作，加之辦公室崗位的要求，必須要一定的政治理論水平，才能適應(yīng)辦公室工作的需要。因此，平時注重學(xué)習(xí)，理解掌握有關(guān)國家的大政方針政策，保持清醒的政治頭腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較高的政治敏銳性。

2、要具備一定的文字綜合能力。本身要具有一定的文字基礎(chǔ)，同時，要熟悉業(yè)務(wù)知識，包括稅收知識、財(cái)會知識和科學(xué)文化知識，文字功底和語言表達(dá)能力以及工作方法，如果不具備這一點(diǎn)，那么不論起草文件還是開會發(fā)言答復(fù)問題等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出問題，只能是和“稀泥”。

3、要有一定的組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗(yàn)。辦公室的所有工作，本人在辦公室12年工作中不同程度地實(shí)踐過。我認(rèn)為辦公室工作不單是要對辦公室崗位本身熟悉，而且要對本部門整個工作有所了解。只有對稅收工作的全面熟悉和了解，才能打下綜合管理能力的基礎(chǔ)。