“三化”讓電子函件辦理更安全高效全文

公函是黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項時使用的重要文體。在函件電子化、無紙化過程中，如何保障電子函件辦理更高效、更安全，是迫切需要解決的問題。為此，深圳市政府辦公廳在非密電子函件移動終端處理、數(shù)據(jù)信息安全和應用創(chuàng)新功能等方面做了一些探索。

一、終端移動化，讓辦文突破時空限制

來函來電“秒收”。使用傳統(tǒng)計算機辦公，經(jīng)辦人往往在工作時間才能及時接收電子函件，非工作時間遇緊急電子公文則需臨時回辦公場地處理，耗時耗力。深圳市政府辦公廳自2018年5月起全面推行移動辦公，從市領導到經(jīng)辦人均可通過移動終端，隨時隨地處理非密電子公文。深圳市智能政務辦公系統(tǒng)以政務短信形式，實時提醒經(jīng)辦人簽收非密電子公文，實現(xiàn)了來函來電應收即收、應收盡收，確保必要時7×24小時收文分辦。

審核審簽“秒辦”。函件涉及事項往往具有較高時效要求。相比傳統(tǒng)紙質(zhì)函件的審批流程，電子函件不會減少審批環(huán)節(jié)，相反電子函件流轉邏輯更加嚴謹?？紤]到審批領導公務繁忙，很難實時在固定辦公場所批件，深圳市政府辦公廳將原本在計算機終端完成的公文處理流程遷移至移動端，確保領導在會議間隙、出差學習、調(diào)研途中及非工作時段均能審批。據(jù)統(tǒng)計，2021年通過移動終端處理審批類非密電子函件平均每件耗時較傳統(tǒng)計算機處理降低了38%。

辦理結果“秒復”。移動辦公突破了時空限制，可第一時間將函件審批結果回復相關單位，便于承辦單位及時跟進辦理。例如，2022年3月14日至20日，深圳因疫情按下“慢行鍵”，全市各級機關、事業(yè)單位除承擔防疫任務和就地轉為社區(qū)志愿者的工作人員外，均居家辦公，其間市政府辦公廳通過移動終端發(fā)送涉及疫情防控的非密電子公文90件，迅速將疫情防控相關要求傳至承辦單位及相關主體，爭分奪秒，與病毒賽跑，保障了全市疫情防控工作正常開展。

二、過程可溯化，給數(shù)據(jù)套上“安全鐵籠”

全程電子留痕。如何確保處理全過程清晰可見、內(nèi)容信息不被篡改，是函件電子化后面臨的重要挑戰(zhàn)。深圳市智能政務辦公系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)留痕功能，全流程、多維度地記錄了創(chuàng)建、修改、查閱、刪除函件的時間、人員、內(nèi)容等信息，在采集、修改數(shù)據(jù)時，完整保存每一次操作記錄，確保全程留痕、全程可溯。

全面使用水印技術。近年來，為加強非密電子公文管理，深圳市智能政務辦公系統(tǒng)采用電子水印技術，在系統(tǒng)內(nèi)所有電子函件每頁均顯示用戶信息及使用時間，警示用戶不得超范圍轉發(fā)和私自下載，嚴守公文管理規(guī)定，嚴防通過微信等社交媒體違規(guī)發(fā)布公文。

全網(wǎng)邊界隔離。引入虛擬專用網(wǎng)絡技術，使移動終端既能輕松應用互聯(lián)網(wǎng)的“生活模式”，又能安全應用政務網(wǎng)的“工作模式”，從網(wǎng)絡層隔離了“公”與“私”，確保數(shù)據(jù)在“終端”不會內(nèi)外交互，在“云側”無法跨界傳輸，將數(shù)據(jù)分別關在各自的“安全鐵籠”內(nèi)。

三、功能模塊化，為流轉打通業(yè)務堵點

“主協(xié)辦”助力線上統(tǒng)籌。一些函件涉及面較廣，往往需要多個處室協(xié)同辦理。深圳市智能政務辦公系統(tǒng)利用工作流模塊化可靈活設置的特點，搭建了“主協(xié)辦”功能。主辦處室在系統(tǒng)上將函件分發(fā)給協(xié)辦處室，協(xié)辦處室研究提交相關意見后，主辦處室在“主協(xié)辦”界面即可閱覽。主辦處室據(jù)此統(tǒng)籌提出擬辦意見后，附上協(xié)辦處室的參考意見一并報送領導批示。

“轉發(fā)文”統(tǒng)一來函復函管理。函件一般都需要回復，深圳市智能政務辦公系統(tǒng)為此搭建了“轉發(fā)文”功能。在收到電子函件后，經(jīng)辦人可通過“轉發(fā)文”方式直接擬寫復函呈批，領導審定后即可轉復來文單位，后臺將來函復函無縫關聯(lián)，記錄為同一個文件編號，實現(xiàn)電子函件“一事一編號一流程”一體化管理。

“收發(fā)文跟蹤”加強催辦提醒。電子函件的經(jīng)辦人或經(jīng)辦單位，同一時間需要跟進的函件往往不止一件。深圳市智能政務辦公系統(tǒng)搭建的“收發(fā)文跟蹤”功能，將經(jīng)辦人或經(jīng)辦單位主辦但未辦結的函件“拉清單、列環(huán)節(jié)、明時限”。對內(nèi)，了解辦理進度，實時催促提醒；對外，掌握接收單位簽收情況，及時跟進對接。

“智能交換”便利紙質(zhì)件處理查詢。因現(xiàn)實需要，一些單位在個別情況下仍會報送紙質(zhì)函件。深圳市政府辦公廳通過在紙質(zhì)函件上粘貼一維條碼的方式，賦予來函電子流水編號，再通過智能交換柜掃讀紙質(zhì)件的一維條碼和取件人的電子ID卡，實現(xiàn)紙質(zhì)件投柜、取件流轉記錄電子化，解決了紙質(zhì)件流轉記錄查詢難的問題。