第一篇：高校圖書(shū)館檔案管理工作現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究

摘要：從高校圖書(shū)館檔案管理的工作現(xiàn)狀出發(fā)，提出了一些改進(jìn)檔案管理工作的新思路。關(guān)鍵詞：高校圖書(shū)館檔案工作現(xiàn)狀措施

近年來(lái)，伴隨著普通高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的壯大，圖書(shū)館也隨之發(fā)展壯大，館員隊(duì)伍得到擴(kuò)充，業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)展，更因普通高等學(xué)校本科教學(xué)水平評(píng)估的具體要求，使得圖書(shū)館在教學(xué)和科研中的重要作用越來(lái)越明顯。高校圖書(shū)館是高校三大支柱之一，高校圖書(shū)館檔案同樣是高校檔案工作的重要組成部分，其管理的好壞程度直接反映了圖書(shū)館的管理水平。

然而目前許多高校圖書(shū)館檔案管理工作還非常滯后，如何建立健全高校圖書(shū)館的檔案，以滿足高校教學(xué)、科研等各方面的需要。筆者根據(jù)目前高校圖書(shū)館檔案管理之現(xiàn)狀進(jìn)行了初步探討，并就高校圖書(shū)館檔案管理工作提出了一些改進(jìn)思路，以便更好地為圖書(shū)館的日常管理、學(xué)校的教學(xué)、科研提供服務(wù)。

一、高校圖書(shū)館檔案管理工作現(xiàn)狀分析 1．檔案管理制度相對(duì)滯后

目前大部分高校圖書(shū)館沒(méi)有建立一套適合本館的檔案管理制度，沒(méi)有制定檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒(méi)有進(jìn)行整理歸檔，只是雜亂地放在一起，管理混亂，對(duì)許多案卷沒(méi)有進(jìn)行分類、標(biāo)引，缺乏系統(tǒng)性和完整性，給查找利用帶來(lái)困難；辦公室對(duì)圖書(shū)館的日常管理檔案還比較重視，但對(duì)各業(yè)務(wù)部門提交的業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有統(tǒng)一的要求，提交的業(yè)務(wù)檔案有采用打印的，但紙張不統(tǒng)一；有直接手寫(xiě)的，用什么紙張就不用說(shuō)了。如此的檔案資料裝訂起來(lái)很是麻煩，即使裝訂，也不美觀；更不用說(shuō)電子檔案了。

2．檔案管理工作不到位

圖書(shū)館檔案是圖書(shū)館發(fā)展變化的歷史見(jiàn)證，是圖書(shū)館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價(jià)值。但在高校，圖書(shū)館檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，具體表現(xiàn)在：一是缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書(shū)館檔案的收集、整理、歸檔工作。高校圖書(shū)館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒(méi)有安排專人去負(fù)責(zé)。眾所周知，檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒(méi)有專人管理會(huì)使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，最終會(huì)導(dǎo)致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)，這樣圖書(shū)館的檔案工作永遠(yuǎn)都做不好。二是無(wú)專用檔案室，檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。現(xiàn)時(shí)的檔案材料大多放于紙盒或文件盒中，缺乏保護(hù)措施。材料長(zhǎng)期堆放，導(dǎo)致文獻(xiàn)不斷膨脹，這都不利于文獻(xiàn)資料的開(kāi)發(fā)利用。

3．檔案信息得不到充分利用

隨著信息時(shí)代的到來(lái)和高等教育全球化的發(fā)展，高校圖書(shū)館面臨著日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)。圖書(shū)館是高校的窗口部門，是高校的學(xué)術(shù)研究中心，圖書(shū)館的工作過(guò)程中產(chǎn)生的大量具有保存價(jià)值的檔案材料，已成為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和學(xué)術(shù)研究的重要資料。充分利用好方方面面收集到的檔案資料，留學(xué)生論文 將對(duì)圖書(shū)館未來(lái)的發(fā)展起著非常重要的作用。但由于檔案意識(shí)的薄弱，許多圖書(shū)館的檔案管理大都采用了重藏輕用的管理模式，對(duì)圖書(shū)館檔案資料的利用沒(méi)有引起足夠的重視，很少利用現(xiàn)存的檔案資料來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，在一定程度上造成了圖書(shū)館檔案資源的浪費(fèi)。

4．檔案結(jié)構(gòu)不合理

從檔案門類看，許多圖書(shū)館的文書(shū)檔案比重較大，以業(yè)務(wù)檔案為主的特色檔案需要豐富； 從檔案載體看，紙質(zhì)檔案比重較大，其它載體檔案的種類和數(shù)量相對(duì)較小。這樣的館藏結(jié)構(gòu)和內(nèi)容顯然不能適應(yīng)圖書(shū)館業(yè)務(wù)發(fā)展和信息社會(huì)化的需求。

二、改進(jìn)高校圖書(shū)館檔案管理工作應(yīng)采取的對(duì)策

高校圖書(shū)館檔案是高校圖書(shū)館工作的一個(gè)重要組成部分，它真實(shí)地記載著高校圖書(shū)館各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值和信息傳播功能，對(duì)圖書(shū)館的未來(lái)發(fā)展能起到很重要的作用。圖書(shū)館檔案管理的好壞，直接反映了圖書(shū)館的管理水平，因此，我們的檔案水平，而應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既做到能適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又能盡快運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。

1．加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理水平（1）從思想上引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵。要做好圖書(shū)館檔案工作，首先要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。一個(gè)單位檔案工作開(kāi)展得如何，與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有密切的關(guān)系。因此，館領(lǐng)導(dǎo)要親自抓并主動(dòng)參與檔案管理工作。

只有圖書(shū)館各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員明確認(rèn)識(shí)到圖書(shū)館檔案對(duì)圖書(shū)館未來(lái)發(fā)展的重要性，從思想上給予重視，樹(shù)立起存檔意識(shí)，圖書(shū)館的檔案工作才會(huì)有大的起色。（2）從硬軟件設(shè)施上得到大的改觀

在硬件方面，圖書(shū)館應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的檔案室，購(gòu)置專用檔案柜及檔案盒，并配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備。在軟件上，圖書(shū)館要指定專職檔案管理人員。檔案工作要求細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)，館領(lǐng)導(dǎo)要將有責(zé)任心、有耐心、有經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的同志抽調(diào)到檔案管理工作崗位上，發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，應(yīng)同時(shí)安裝檔案管理軟件，只有這樣，才能把檔案錄入計(jì)算機(jī)，建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這將大大提高圖書(shū)館檔案管理中存儲(chǔ)、處理、控制、開(kāi)發(fā)利用檔案信息的能力，促進(jìn)圖書(shū)館檔案工作的提高與發(fā)展，來(lái)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理的現(xiàn)代化。

2．完善檔案管理制度

建立健全完善的檔案管理制度，是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。圖書(shū)館應(yīng)根據(jù)《檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案文件規(guī)定，結(jié)合本館的實(shí)際情況，制定出適合本館的檔案管理制度。一是建立科學(xué)的檔案組織管理和運(yùn)作機(jī)制，不僅要把科學(xué)的管理制度形成文件，而且在收集、整理、鑒定、保管、利用等每一個(gè)環(huán)節(jié)上都必須制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，保管要求、保護(hù)措施和提供利用等方面都必須制度化、規(guī)范化。二是建立和落實(shí)各級(jí)檔案管理工作責(zé)任制，明確個(gè)人職責(zé)，使圖書(shū)館檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作落到實(shí)處。三是建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理做到按章辦事、按規(guī)操作、有條不紊；做到妥善保管、萬(wàn)無(wú)一失。3．加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

檔案的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的最終目的，只有積極開(kāi)發(fā)利用信息資源，圖書(shū)館檔案才有生機(jī)和活力。在開(kāi)發(fā)利用方面，檔案人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

一是加強(qiáng)圖書(shū)館檔案的信息化建設(shè)。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代用戶對(duì)信息需求快捷、方便、準(zhǔn)確等特點(diǎn)，檔案管理人員應(yīng)利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理和深層次的開(kāi)發(fā)。

二是在圖書(shū)館日常管理中，圖書(shū)館檔案管理人員應(yīng)配合領(lǐng)導(dǎo)決策，配合館內(nèi)各項(xiàng)工作及時(shí)準(zhǔn)確地提交檔案材料，為圖書(shū)館的各項(xiàng)工作服務(wù)。

三是搞好宣傳工作，提高檔案資源的利用率。檔案資源共享是今后的發(fā)展趨勢(shì)，重藏輕用的檔案管理模式已不再適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需要，因此，我們要加強(qiáng)圖書(shū)館檔案工作的宣傳力度，使用戶真正認(rèn)識(shí)到圖書(shū)館檔案資料的存在價(jià)值。4． 做到科學(xué)分類，實(shí)行分級(jí)管理

（1）高校圖書(shū)館因其專業(yè)性、服務(wù)性、學(xué)術(shù)性的特點(diǎn)，應(yīng)不斷拓寬檔案信息收集范圍，適時(shí)、準(zhǔn)確、全面地做好各類檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)工作?？茖W(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)圖書(shū)館的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等形式上的異同，分成若干類別。一是黨群類。主要包括：上級(jí)文件、校內(nèi)文件、本館文件、規(guī)劃計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。二是業(yè)務(wù)類。主要包括：各業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作日志、各類業(yè)務(wù)活動(dòng)等，如：圖書(shū)館的采購(gòu)情況、借閱情況、文獻(xiàn)檢索情況、課題跟蹤情況等。三是人事類。包括圖書(shū)館職工檔案，如：職工基本情況、工作經(jīng)歷；組織機(jī)構(gòu)及人員配備情況，如：機(jī)構(gòu)人員名單、人員調(diào)進(jìn)調(diào)出名單；還有職工晉升、考勤、考核，職工培訓(xùn)、進(jìn)修情況等。四是后勤管理類。包括圖書(shū)館的后勤管理、圖書(shū)館的建筑、儀器設(shè)備等。圖書(shū)館的檔案收集只有通過(guò)科學(xué)分類，才能揭示出它們之間的聯(lián)系和規(guī)律，有條理地反映立檔單位的歷史面貌，便于系統(tǒng)地查找利用。（2）由于圖書(shū)館工作的特殊性，決定了檔案工作并非辦公室一個(gè)部門所為。圖書(shū)館各部門都有其獨(dú)立的業(yè)務(wù)范圍。圖書(shū)館日常管理檔案，如經(jīng)費(fèi)、財(cái)產(chǎn)、人事情況，各級(jí)文件的保存情況等，應(yīng)由館里指定的專職檔案員集中管理； 圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案，如文獻(xiàn)采購(gòu)檔案、文獻(xiàn)典藏檔案、讀者檔案、閱覽檔案等應(yīng)由各業(yè)務(wù)部門分散管理。各業(yè)務(wù)部門也應(yīng)建立起自己獨(dú)特的業(yè)務(wù)檔案體系，并隨時(shí)配合館里的各項(xiàng)活動(dòng)，及時(shí)提交某一個(gè)階段的檔案資料。這樣有利于各部門結(jié)合自己的業(yè)務(wù)進(jìn)行管理和利用，激發(fā)各部門開(kāi)展檔案工作的積極性。5．做好檔案信息資料編研工作

隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次不斷提高，隨之而來(lái)的圖書(shū)館的各個(gè)方面也發(fā)生了很大的變化。比如高校的合并、新校址的建立、圖書(shū)館的搬遷、各種服務(wù)功能的改進(jìn)等，這就需要高校圖書(shū)館及時(shí)地根據(jù)圖書(shū)館的館藏變基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、服務(wù)功能創(chuàng)新等有關(guān)檔案存儲(chǔ)信息，編制出最新的圖書(shū)館使用手冊(cè)、高校圖書(shū)館入館指南等對(duì)讀者進(jìn)行宣傳教育或作為文獻(xiàn)檢索課教學(xué)使用教材；還可以將本館科研、學(xué)術(shù)活動(dòng)情況，留學(xué)生論文編制出圖書(shū)館科研工作實(shí)錄，圖書(shū)館專業(yè)論文匯編，科研成果論文集等，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)本館已存檔的業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄、科研活動(dòng)狀況、成果等，通過(guò)有效形式在館內(nèi)外宣傳、介紹、交流，提升圖書(shū)館的影響力及檔案信息資源的利用率。

高校圖書(shū)館是學(xué)校的學(xué)術(shù)中心，是學(xué)校的重要組成部分，高校圖書(shū)館檔案也是學(xué)校檔案的重要組成部分。做好高校圖書(shū)館檔案工作，對(duì)于提高圖書(shū)館的管理水平、對(duì)于學(xué)校的教學(xué)和科研都起著十分重要的作用。相信通過(guò)大家的共同努力，高校圖書(shū)館的檔案管理工作會(huì)上一個(gè)新的臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

1．張國(guó)華．高校圖書(shū)館檔案信息資源的整合與開(kāi)發(fā)利用． 大學(xué)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊，2004(4)2．賈春勤．做好高校圖書(shū)館的檔案管理．蘭臺(tái)世界，2006（7）

3．李瑞． 淺談對(duì)高校檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)．甘肅行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2002（2）4．陸銘． 高校圖書(shū)館檔案創(chuàng)新實(shí)踐． 黑龍江檔案

第二篇：淺談圖書(shū)館檔案管理工作

摘要：檔案管理作為圖書(shū)館管理的一部分,肩負(fù)圖書(shū)館檔案收集、掌管、傳播、開(kāi)發(fā)與利用等職責(zé)。加強(qiáng)圖書(shū)館檔案管理問(wèn)題已迫在眉睫。但是圖書(shū)館檔案管理建設(shè)尚面臨一些問(wèn)題,需要認(rèn)真研究。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館檔案管理

檔案管理工作的創(chuàng)新是高校圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè), 提升高校圖書(shū)館社會(huì)地位的重要途徑, 也是高校圖書(shū)館建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)的具體體現(xiàn)。高校圖書(shū)館要努力創(chuàng)新檔案工作, 要敢于突破那些與當(dāng)前圖書(shū)館工作不相適應(yīng)的工作觀念和管理模式, 積極主動(dòng)地研究高校圖書(shū)館發(fā)展過(guò)程中所面臨的新情況、新問(wèn)題, 用新的觀念、新的視角、新的模式、新的技術(shù)和手段來(lái)解決檔案工作中所遇到的矛盾和問(wèn)題, 促進(jìn)高校圖書(shū)館檔案工作水平的全面提升, 加快高校圖書(shū)館現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。

一、檔案管理的內(nèi)容、性質(zhì)和特點(diǎn)

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成, 保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容: 一是對(duì)檔案資源的管理, 也稱檔案實(shí)體管理;二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理, 稱檔案信息管理。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容。英語(yǔ)論文格式通過(guò)檔案資源建設(shè)來(lái)建立科學(xué)合理的資源體系, 是對(duì)管理中各項(xiàng)工作記錄的科學(xué)合理的管理, 同時(shí)也是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。

檔案信息組織是對(duì)檔案中包含的信息內(nèi)容進(jìn)行揭示、加工和存貯, 形成二次文獻(xiàn), 便于檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用,它是為管理工作服務(wù)并對(duì)促進(jìn)管理工作的改進(jìn)提供一手材料。

就圖書(shū)館來(lái)說(shuō), 檔案管理是管理工作的一部分, 又是圖書(shū)館各項(xiàng)管理工作的組成部分, 如設(shè)備管理檔案是設(shè)備管理的一部分;人事檔案是人事管理的一部分;行政管理檔案是行政管理的一部分;技術(shù)檔案是技術(shù)設(shè)備管理的一部分。檔案管理工作包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程, 是一種信息控制系統(tǒng)。因?yàn)闄n案具有原始紀(jì)錄性的特點(diǎn), 所以檔案管理具有檔案資源積累過(guò)程的緩慢性和檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性及檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)保密性。

二、檔案管理建設(shè)在圖書(shū)館管理中的必要性以及面臨的問(wèn)題

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng), 檔案的建立需要圖書(shū)館各個(gè)部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的, 其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過(guò)加工、輸出又為管理工作服務(wù)、提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)。同時(shí), 通過(guò)對(duì)檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用。檔案管理是圖書(shū)館管理的一部分, 同時(shí)又顯現(xiàn)和作用于整個(gè)圖書(shū)館管理當(dāng)中。所以說(shuō)，而加強(qiáng)檔案管理與建設(shè)對(duì)圖書(shū)館有著很重要的意義。

目前少數(shù)圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足, 長(zhǎng)期以來(lái)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)存在“檔案工作說(shuō)起來(lái)重要,做起來(lái)次要, 忙起來(lái)不要”的工作作風(fēng), 常常是做了好多工作都在腦子里裝著卻沒(méi)有及時(shí)建立完整的檔案, 認(rèn)為部門檔案管理是額外負(fù)擔(dān), 這樣就不能為今后工作的總結(jié)和改進(jìn)提供必要的資料。

三、檔案工作的創(chuàng)新

圖書(shū)館是每個(gè)高校必不可少的教輔機(jī)構(gòu), 也是學(xué)校對(duì)外的“門面”, 有其特殊性和相對(duì)獨(dú)立性。圖書(shū)館檔案是圖書(shū)館發(fā)展變化的歷史見(jiàn)證, 是圖書(shū)館管理的重要依據(jù), 具有重要的參考、保存價(jià)值。因此,開(kāi)展獨(dú)立的檔案工作, 建立完整的現(xiàn)代化檔案體系,有利于圖書(shū)館制定各項(xiàng)方針政策, 有利于提高圖書(shū)館為讀者服務(wù)的質(zhì)量和管理水平, 更有利于圖書(shū)館整體事業(yè)的發(fā)展。圖書(shū)館的檔案工作并非可有可無(wú), 它是圖書(shū)館現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中不可或缺的重要組成部分, 在某種意義上說(shuō), 圖書(shū)館檔案是“圖書(shū)館歷史文明之母”、“高校文化之母”。在樹(shù)立檔案工作是圖書(shū)館工作一部分的觀念的同時(shí), 也要樹(shù)立檔案信息化意識(shí)。信息化時(shí)代的到來(lái), 從時(shí)間和空間上大大拓展了檔案工作的范疇, 從而給檔案學(xué)基礎(chǔ)理論帶來(lái)沖擊, 也給圖書(shū)館檔案管理工作帶來(lái)變革和發(fā)展機(jī)遇。受其影響, 管理文件的數(shù)量和質(zhì)量都有所提高, 管理對(duì)象更加復(fù)雜、多元化。圖書(shū)館檔案管理工作只有順應(yīng)時(shí)代潮流, 在改革創(chuàng)新中不斷前進(jìn),才能更好地為圖書(shū)館建設(shè)服務(wù)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè), 是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇, 是信息社會(huì)圖書(shū)工作的需要, 也是推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展、提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

高校圖書(shū)館檔案工作本質(zhì)上是一項(xiàng)管理性工作, 不管是什么類型的創(chuàng)新, 最終要通過(guò)一定的管理機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)。機(jī)制創(chuàng)新是其他創(chuàng)新工作實(shí)現(xiàn)的條件、途徑和保障。傳統(tǒng)的檔案管理模式與管理機(jī)制已不能適應(yīng)日益發(fā)展的現(xiàn)代化需要, 因此, 檔案工作創(chuàng)新最重要的環(huán)節(jié)就是要實(shí)現(xiàn)機(jī)制創(chuàng)新。早期圖書(shū)館由于人員少、業(yè)務(wù)范圍狹窄等因素, 在檔案管理方面, 采用傳統(tǒng)的兼職檔案員管理模式, 即由辦公室文書(shū)一人擔(dān)當(dāng)兼職檔案員進(jìn)行全館檔案管理工作。近年來(lái), 伴隨著普通高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的壯大, 英語(yǔ)論文格式圖書(shū)館也隨之發(fā)展壯大, 館員隊(duì)伍得到擴(kuò)充, 業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)展, 更因普通高等學(xué)校本科教學(xué)水平評(píng)估的具體要求, 使圖書(shū)館在教學(xué)和科研中的重要作用越來(lái)越明顯。因此, 建立一套完整的檔案管理體系,不但是圖書(shū)館自身發(fā)展的客觀要求, 也是圖書(shū)館現(xiàn)代化建設(shè)的體制保障。

圖書(shū)館分三級(jí)檔案管理體系。第一級(jí)管理：一個(gè)單位工作情況開(kāi)展得如何, 與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有直接關(guān)系。館領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案工作得以順利開(kāi)展的根本保障。因此, 館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自主抓并參與檔案體系的建設(shè)工作, 不僅要隨時(shí)提供領(lǐng)導(dǎo)級(jí)檔案材料, 更要在人力、物力、財(cái)力方面給予檔案工作大力支持和幫助。第二級(jí)管理：由專職檔案員負(fù)責(zé)全館檔案的管理工作。它繼承了傳統(tǒng)檔案管理模式———辦公室文書(shū)模式, 但不同的是檔案員是專職負(fù)責(zé)全館檔案的收集、整理、歸檔工作。他向上直接對(duì)館長(zhǎng)負(fù)責(zé), 執(zhí)行館長(zhǎng)決策, 向下對(duì)基層檔案員布置工作,聽(tīng)取基層意見(jiàn)和建議, 將館長(zhǎng)決策及時(shí)傳達(dá), 將基層意見(jiàn)及時(shí)反饋。第三級(jí)管理：由于圖書(shū)館工作的特殊性, 決定了檔案工作并非辦公室一個(gè)部門力所能及, 圖書(shū)館各部門有其相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)范圍、工作活動(dòng), 這就要求各部門分設(shè)自己獨(dú)立的兼職檔案管理員, 同時(shí)圖書(shū)館工會(huì)、共青團(tuán)組織、黨支部也作為基層檔案歸檔部門, 向?qū)Ｂ殭n案員負(fù)責(zé), 及時(shí)準(zhǔn)確地提交歸檔材料, 如此形成了檔案管理體系的最基層管理。出于工作便利考慮, 第三級(jí)兼職檔案員通常是由各部室主任、工會(huì)主席、共青團(tuán)書(shū)記、黨支部書(shū)記擔(dān)當(dāng), 負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案材料的整理上報(bào)工作。圖書(shū)館三級(jí)檔案管理體系的創(chuàng)建是圖書(shū)館檔案建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。

高校圖書(shū)館檔案建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的創(chuàng)新過(guò)程,有了思想上的創(chuàng)新認(rèn)識(shí)做基礎(chǔ), 有了機(jī)制上的創(chuàng)新變革作保障, 有了技術(shù)上的創(chuàng)新應(yīng)用做動(dòng)力, 另外再加之檔案工作者在工作中不斷積累的創(chuàng)新實(shí)踐, 高校圖書(shū)館現(xiàn)代化建設(shè)的嶄新局面即將出現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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第三篇：學(xué)校檔案管理論文：學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析及其對(duì)策

學(xué)校檔案管理論文：學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析及其

對(duì)策

【摘要】學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職工在從事教育活動(dòng)、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的檔案資料,是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。本文就學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀分析及如何做好學(xué)校檔案管理工作談些看法。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案 管理現(xiàn)狀 對(duì)策

學(xué)校檔案是一個(gè)學(xué)校的廣大教職工在從事教育活動(dòng)、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的檔案資料,它能反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況,在學(xué)校工作中起著承前啟后的作用,分析利用學(xué)校檔案,能有效幫助提高教育管理和學(xué)校教學(xué)水平。如何做好學(xué)校檔案管理,對(duì)教育、教學(xué)、教研活動(dòng),有著十分重要的作用。

一、學(xué)校檔案管理工作的重要作用

1.學(xué)校檔案是學(xué)校的歷史載體

學(xué)校檔案作為歷史的記錄、知識(shí)的載體之一,包括文件資料管理、校園文化建設(shè)、教師履歷管理、優(yōu)秀課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐記錄、學(xué)生學(xué)習(xí)和生活管理、學(xué)籍管理、招生與畢業(yè)就業(yè)工作、教學(xué)研究等方面的文字材料、聲像、電子資料,記載著全校師生員工的德、能、勤、績(jī),匯集著最原始、最可靠的大量信息。同樣,學(xué)校檔案真實(shí)客觀地記錄了學(xué)校發(fā)展的歷程,是學(xué)校重要的信息資源,對(duì)學(xué)校具有重要的推進(jìn)

作用。

2.學(xué)校檔案是學(xué)校的教學(xué)總結(jié)

學(xué)校檔案匯集了學(xué)?，F(xiàn)有的知識(shí)成果,是學(xué)校成長(zhǎng)和奮斗的沉積寶鑒,具有很大的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值,對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行綜合分析,可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況,為新的時(shí)期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù),推動(dòng)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀的發(fā)展。

二、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段,很多學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視,檔案管理資源不足和管理手段不高,其主要表現(xiàn)在以下幾方面:

1.檔案管理意識(shí)淡薄,利用率不高

長(zhǎng)期以來(lái),由于人們對(duì)檔案工作意識(shí)不強(qiáng),認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性,是檔案管理工作得不到重視的一個(gè)重要原因。

2.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,檔案管理工作開(kāi)展難度大

一般學(xué)校沒(méi)有設(shè)定專職檔案管理崗位,或有的學(xué)校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時(shí)配備的。另外,一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗,缺乏系統(tǒng)培訓(xùn),檔案管理手段落后,嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

3.硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo),檔案資料不全

學(xué)校檔案應(yīng)客觀完整記錄學(xué)校各方面的工作,為學(xué)校發(fā)展留下真實(shí)的軌跡。但目前在很多學(xué)校普通存在的現(xiàn)象:一是有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求,容易缺失

或遭受破壞。二是檔案保管設(shè)備不齊全,規(guī)格不一,不能滿足新時(shí)期檔案多樣化的需要。檔案的錯(cuò)歸錯(cuò)放、隨意歸檔、資料不全的現(xiàn)象,也使得學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)一步加大難度。

三、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

1.領(lǐng)導(dǎo)重視,完善檔案管理工作體系

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作,成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案利用制度》等工作制度,形成檔案管理體系機(jī)制,積極推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。

2.專員管理,強(qiáng)化檔案管理工作基礎(chǔ)

優(yōu)秀的檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng),還必須做到業(yè)務(wù)精通。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè),一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識(shí);另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備,提高管理水平,跟上辦公自動(dòng)化步伐。

3.全民參與,增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)

通過(guò)向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性,舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開(kāi)展檔案知識(shí)競(jìng)賽,來(lái)提高教職工的檔案意識(shí),促使各科室人員都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。學(xué)校各科(組、處)室設(shè)兼職檔案員,積極參與和配合學(xué)校檔案管理工作,開(kāi)展檔案的收集、整理、歸檔,從組織上保證檔案工作的順利開(kāi)展。

4.硬件支柱,保證檔案管理工作質(zhì)量

硬件建設(shè)是提高檔案水平的保障,同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立綜合檔案室,添購(gòu)檔案管理設(shè)施設(shè)備,分類存放,編檔管理,做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防高溫、防霉、防塵措施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

5.多點(diǎn)開(kāi)花,豐富檔案管理工作內(nèi)容

檔案工作是一項(xiàng)積累性工作,首先需要檔案工作者在日常工作中注重學(xué)校各類材料的收集和整理,全方位收集相關(guān)檔案資料,倡導(dǎo)全體師生支持學(xué)校,積極提供有記錄價(jià)值的教育教學(xué)資料,也要努力拓寬檔案收集范圍,挖掘檔案資源,比如收集分散的知名校友檔案等,使室藏檔案內(nèi)容豐富充實(shí)起來(lái)。

6.實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化,拓寬服務(wù)領(lǐng)域

隨著社會(huì)科技的進(jìn)步,檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向,一方面利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率,使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時(shí)提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會(huì)有關(guān)部門,提供查閱便利,提高使用利用率,使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值,促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好檔案工作。

7.與時(shí)俱進(jìn),努力與校園文化建設(shè)相結(jié)合學(xué)校檔案是展示學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)成果的重要載體,因此學(xué)校檔案工作要站在廣闊的社會(huì)文化背景之下,努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨(dú)具個(gè)性的文化氛圍,努力與德育教育各類活動(dòng)相結(jié)合,成為校園文化建設(shè)的重要基地,最大范圍反映學(xué)校的文化風(fēng)貌和歷史

面貌。

總之,學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分,我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí),主動(dòng)提供檔案利用服務(wù),做到檔案管理工作管理方法科學(xué)化,管理手段高效化,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化,建立檔案管理工作長(zhǎng)效機(jī)制,使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn),推進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

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[4] 佚名《提升檔案管理人員素質(zhì)的對(duì)策與建議》

第四篇：【作業(yè)】淺析高校圖書(shū)館檔案管理現(xiàn)狀和對(duì)策

淺析高校圖書(shū)館檔案管理現(xiàn)狀和對(duì)策

高校圖書(shū)館檔案管理是圖書(shū)館信息工作的一個(gè)重要的組成部分，作為一種文獻(xiàn)資源，也是圖書(shū)館系統(tǒng)的寶貴財(cái)富。高校圖書(shū)館檔案工作的內(nèi)容主要包括經(jīng)費(fèi)檔案、財(cái)產(chǎn)檔案、人事檔案、讀者檔案、文獻(xiàn)采購(gòu)檔案、情報(bào)交流檔案、重點(diǎn)學(xué)科及課題跟蹤檔案等。高校圖書(shū)館檔案是對(duì)圖書(shū)館工作在各個(gè)歷史時(shí)期全面、系統(tǒng)、真實(shí)的記錄，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值和信息傳播功能，對(duì)圖書(shū)館的良性運(yùn)作及未來(lái)發(fā)展能起到很重要的作用。

圖書(shū)館檔案為學(xué)校教學(xué)、科研提供有參考價(jià)值的資料圖書(shū)館檔案的特殊性，保障了教師、學(xué)生借閱圖書(shū)的層次、數(shù)量、內(nèi)容等資料的真實(shí)可靠，可以為圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)采購(gòu)書(shū)籍文獻(xiàn)信息資料及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)今后學(xué)生教育方向、教師的教學(xué)、科研定位決策提供有價(jià)值的參考。因此，做好圖書(shū)館的檔案管理工作至關(guān)重要。

一、高校圖書(shū)館檔案管理中存在的問(wèn)題

盡管高校圖書(shū)館檔案工作是高校圖書(shū)館管理工作的重要組成部分，但是，由于各種原因，目前我國(guó)高校圖書(shū)館檔案工作仍存在一些問(wèn)題。

（一）檔案管理制度相對(duì)滯后

目前大部分高校圖書(shū)館沒(méi)有建立一套適合本館的檔案管理制度，沒(méi)有制定檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒(méi)有進(jìn)行整理歸檔，只是雜亂地放在一起，管理混亂，對(duì)許多案卷沒(méi)有進(jìn)行分類、標(biāo)引，缺乏系統(tǒng)性和完整性，給查找利用帶來(lái)困難；辦公室對(duì)

圖書(shū)館的日常管理檔案還比較重視，但對(duì)各業(yè)務(wù)部門提交的業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有統(tǒng)一的要求，提交的業(yè)務(wù)檔案有采用打印的，但紙張不統(tǒng)一；有直接手寫(xiě)的，用什么紙張就不用說(shuō)了。如此的檔案資料裝訂起來(lái)很是麻煩，即使裝訂，也不美觀；更不用說(shuō)電子檔案了。

（二）案管理工作不到位

圖書(shū)館檔案是圖書(shū)館發(fā)展變化的歷史見(jiàn)證，是圖書(shū)館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價(jià)值。但在高校，圖書(shū)館檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，具體表現(xiàn)在：一是缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書(shū)館檔案的收集、整理、歸檔工作。高校圖書(shū)館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒(méi)有安排專人去負(fù)責(zé)。眾所周知，檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒(méi)有專人管理會(huì)使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，最終會(huì)導(dǎo)致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)，這樣圖書(shū)館的檔案工作永遠(yuǎn)都做不好。二是無(wú)專用檔案室，檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理?，F(xiàn)時(shí)的檔案材料大多放于紙盒或文件盒中，缺乏保護(hù)措施。材料長(zhǎng)期堆放，導(dǎo)致文獻(xiàn)不斷膨脹，這都不利于文獻(xiàn)資料的開(kāi)發(fā)利用。

（三）檔案信息得不到充分利用

隨著信息時(shí)代的到來(lái)和高等教育全球化的發(fā)展，高校圖書(shū)館面臨著日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)。圖書(shū)館是高校的窗口部門，是高校的學(xué)術(shù)研究中心，圖書(shū)館的工作過(guò)程中產(chǎn)生的大量具有保存價(jià)值的檔案材料，已成為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和學(xué)術(shù)研究的重要資料。充分利用好方方面面收集到的檔案資料，將對(duì)圖書(shū)館未來(lái)的發(fā)展起著非常重要的作

用。但由于檔案意識(shí)的薄弱，許多圖書(shū)館的檔案管理大都采用了重藏輕用的管理模式，對(duì)圖書(shū)館檔案資料的利用沒(méi)有引起足夠的重視，很少利用現(xiàn)存的檔案資料來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，在一定程度上造成了圖書(shū)館檔案資源的浪費(fèi)。

（四）檔案結(jié)構(gòu)不合理

從檔案門類看，許多圖書(shū)館的文書(shū)檔案比重較大，以業(yè)務(wù)檔案為主的特色檔案需要豐富； 從檔案載體看，紙質(zhì)檔案比重較大，其它載體檔案的種類和數(shù)量相對(duì)較小。這樣的館藏結(jié)構(gòu)和內(nèi)容顯然不能適應(yīng)圖書(shū)館業(yè)務(wù)發(fā)展和信息社會(huì)化的需求。

二、改進(jìn)高校圖書(shū)館檔案管理工作應(yīng)采取的對(duì)策

要解決高職院校圖書(shū)館檔案管理工作中存在的問(wèn)題，充分發(fā)揮高職院校圖書(shū)館檔案的優(yōu)勢(shì)和潛能，就必須從以下幾方面進(jìn)行改革，使檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)軌道，使檔案工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的現(xiàn)代化管理水平。

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，健全管理制度。

圖書(shū)館全體人員特別是領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)從思想上高度重視圖書(shū)館檔案工作，深刻認(rèn)識(shí)到圖書(shū)館檔案同圖書(shū)館其他文獻(xiàn)信息資料一樣也是一種寶貴的信息資源，對(duì)圖書(shū)館工作有著非常重要的參考意義。在思想上高度重視的同時(shí)，要根據(jù)《檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作的文件規(guī)定，結(jié)合本館的實(shí)際情況，不斷建立和完善相應(yīng)的工作制度，對(duì)高校圖書(shū)館檔案管理業(yè)務(wù)中的檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案

保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用的八個(gè)環(huán)節(jié)制定出檔案保管方面的相關(guān)規(guī)定，這是搞好圖書(shū)館檔案管理工作的基礎(chǔ)。

（二）提高檔案信息化水平。

隨著時(shí)代的發(fā)展，電子文件不斷增加，檔案信息的需求也越來(lái)越高，對(duì)檔案開(kāi)發(fā)的要求也越來(lái)越高。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著信息流通不暢、紙張堆疊、查詢煩瑣、文件歸檔工作量大等突出問(wèn)題，形成了檔案信息處理的廣度和深度與學(xué)校教育管理決策的需求差距較大的現(xiàn)象，其信息處理的時(shí)間性、靈活性和準(zhǔn)確性無(wú)法滿足具體工作的需要，信息共享程度低，已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求，因此，檔案部門對(duì)利用率高的檔案信息實(shí)行數(shù)字化處理勢(shì)在必行。數(shù)字化檔案建立后，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，其速度和準(zhǔn)確性都會(huì)大大提高，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)終端，用戶可以立刻直接查尋到所需的保存在計(jì)算機(jī)中的數(shù)字化的文件內(nèi)容，不必像過(guò)去那樣從一卷卷的文件中翻找。同時(shí)，檔案部門還可以利用網(wǎng)絡(luò)，在局域網(wǎng)上公布非保密信息，如規(guī)章制度、科技成果等，有效增加檔案資源的利用率，達(dá)到主動(dòng)服務(wù)的目的。

（三）做好檔案信息編研工作。高職院校圖書(shū)館應(yīng)對(duì)其檔案信息有目的、有計(jì)劃地篩選、分析、研究，編制出具有典型性、規(guī)律性，具有使用價(jià)值的各類檔案信息。如根據(jù)某項(xiàng)專題或某項(xiàng)實(shí)際需求，編制文獻(xiàn)匯編、資料文集、專題調(diào)研、大事記、簡(jiǎn)介等。

高職院校圖書(shū)館也可將本館歷年的重要活動(dòng)加以記錄分析整理，編制出圖書(shū)館年鑒、圖書(shū)館館史等重要資料。還可根據(jù)圖書(shū)館的館藏變化、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和服務(wù)功能創(chuàng)新等有關(guān)檔案存儲(chǔ)信息，編制出《圖

書(shū)館使用手冊(cè)》、《高職院校圖書(shū)館入館指南》等對(duì)讀者進(jìn)行宣傳教育或作為文獻(xiàn)檢索課教學(xué)使用教材。另外，隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次的不斷提高，圖書(shū)館研究職能的不斷強(qiáng)化，高職院校圖書(shū)館也可將本館的科研、學(xué)術(shù)活動(dòng)情況，編制成圖書(shū)館科研工作實(shí)錄、圖書(shū)館專業(yè)論文匯編、科研成果文集等，在館內(nèi)外宣傳、介紹、交流，提升圖書(shū)館檔案資源的傳播效果及影響力。

（四）提高管理人員素養(yǎng)和服務(wù)理念要重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及許多新型載體的檔案和全新的管理手段的出現(xiàn)，給檔案人員提出了更高的要求。為此，檔案管理人員首先要適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問(wèn)題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，成為一名一專多能的檔案工作人才，自如應(yīng)對(duì)高職院校改革對(duì)檔案工作提出的新要求，為育人、科研和服務(wù)工作提供針對(duì)性的檔案服務(wù)。

總之，高職院校圖書(shū)館檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，也是高職教育工作重要的環(huán)節(jié)，特別是在社會(huì)信息化、經(jīng)濟(jì)全球化、政治多極化的今天，高校圖書(shū)館檔案工作越來(lái)越顯示出其重要的作用與地位。作為圖書(shū)館檔案工作者必須迎接新挑戰(zhàn)，適應(yīng)檔案信息化的新型管理模式，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，積極探索數(shù)字化檔案建設(shè)的方式，推

進(jìn)檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，為高職院校發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

第五篇：高校圖書(shū)館座位資源管理現(xiàn)狀研究

高校圖書(shū)館座位資源管理現(xiàn)狀研究

摘 要：隨著高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，每逢備考階段因圖書(shū)館座位資源緊缺而產(chǎn)生大量的占座現(xiàn)象。本文通過(guò)對(duì)以安徽大學(xué)為例的高校圖書(shū)館座位資源的管理和使用現(xiàn)狀的調(diào)研，探討高校座位資源管理存在的主要問(wèn)題及成因。

關(guān)鍵詞：高校圖書(shū)館；占座；座位資源管理

本文以安徽大學(xué)圖書(shū)館為例，通過(guò)現(xiàn)狀調(diào)查反映占座問(wèn)題的存在并探討占座問(wèn)題的成因，以期能為高校圖書(shū)館緩解座位資源緊張問(wèn)題和后期的發(fā)展管理提供一些借鑒。圖書(shū)館座位資源管理現(xiàn)狀調(diào)查

調(diào)查樣本選取安徽大學(xué)磬苑校區(qū)一樓自習(xí)室和100名在校本科生，調(diào)查方式采用實(shí)地調(diào)研與統(tǒng)計(jì)、問(wèn)卷調(diào)查與文獻(xiàn)調(diào)研的方式。

通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)少數(shù)高校引進(jìn)了計(jì)算機(jī)座位管理系統(tǒng)，而大多數(shù)高校圖書(shū)館仍是人工管理的方式。

1.1 圖書(shū)館進(jìn)出人數(shù)的流動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)

通過(guò)對(duì)臨近考試周的六月初某周一的圖書(shū)館進(jìn)出人數(shù)的流動(dòng)情況的調(diào)查統(tǒng)計(jì)，由圖1可知道，在臨近考試周的上課時(shí)間內(nèi)，大清早去圖書(shū)館自習(xí)的人數(shù)雖然很多但離開(kāi)的也很多，下午進(jìn)入圖書(shū)館和離開(kāi)圖書(shū)館的人數(shù)比早上都要相對(duì)減少，下午放學(xué)后進(jìn)入圖書(shū)館人數(shù)和離開(kāi)人數(shù)之差最。

1.2 圖書(shū)館座位使用率統(tǒng)計(jì)

通過(guò)根據(jù)同一天內(nèi)，相同時(shí)間段內(nèi)的自習(xí)室座位使用情況的調(diào)查數(shù)據(jù)，得到自習(xí)室座位資源實(shí)際使用率和座位資源浪費(fèi)率（即被占據(jù)了的卻沒(méi)有使用的座位資源占總資源的比例）變化圖，如圖2所示。

當(dāng)座位資源實(shí)際使用率與浪費(fèi)率之和等于100%時(shí)，圖書(shū)館沒(méi)有空座位；小于100%時(shí)，圖書(shū)館內(nèi)存在空位置。由圖2座位資源實(shí)際使用率可知，一天內(nèi)，圖書(shū)館座位資源的集中使用階段和座位資源的實(shí)際使用效率在晚上七點(diǎn)達(dá)到最高93%。在早八點(diǎn)到十點(diǎn)、晚上七點(diǎn)這兩個(gè)時(shí)段內(nèi)，資源浪費(fèi)率和使用率之和等于100%，表明每個(gè)位置都有書(shū)本，無(wú)論是被使用還是被占用的，即此時(shí)再有同學(xué)想要在自習(xí)室找到座位是不可能的事情。高校圖書(shū)館座位資源管理存在問(wèn)題及成因分析

結(jié)合圖1和圖2進(jìn)行對(duì)比分析，相同時(shí)間段內(nèi)，比如早上七點(diǎn)雖然進(jìn)來(lái)人數(shù)很多但是離開(kāi)人數(shù)也很多，可是自習(xí)室卻沒(méi)有空位，實(shí)際使用率卻不高。這充分說(shuō)明了占位現(xiàn)象的嚴(yán)重，很多人把書(shū)放下就又去上課了。而在下午6點(diǎn)左右即放學(xué)晚飯后的時(shí)間段進(jìn)入圖書(shū)館自習(xí)的人數(shù)和離開(kāi)人數(shù)之差最高，進(jìn)入的人數(shù)遠(yuǎn)大于離開(kāi)的人數(shù)，而在18：00至19：00之間的自習(xí)室座位使用率又達(dá)到了最高值，說(shuō)明大多數(shù)進(jìn)入的同學(xué)都是之前已占好位置的了。圖2中能看出自習(xí)室的座位資源浪費(fèi)率一直存在，特別在上午的時(shí)候，座位資源的實(shí)際使用率最低且浪費(fèi)率最高，但實(shí)際使用率與浪費(fèi)率之和為100%，表明已經(jīng)沒(méi)有空余位置，浪費(fèi)的座位并不能得到合理利用。問(wèn)卷調(diào)查中67.9%的受訪學(xué)生希望改變座位資源的管理模式，更有高達(dá)73.62%的同學(xué)表示對(duì)于有位置空余卻被占用表示無(wú)奈和不公。

綜上所述，高校圖書(shū)館座位資源管理存在的最大問(wèn)題就是占位現(xiàn)象嚴(yán)重。本就緊缺的座位資源的利用率不高，另外還易在大學(xué)生中產(chǎn)生不公平的負(fù)面心理影響。

2.1 高校擴(kuò)招造成圖書(shū)館座位資源緊缺

近些年來(lái)高校連續(xù)擴(kuò)招，圖書(shū)館為大學(xué)生提供學(xué)習(xí)科研的場(chǎng)所遠(yuǎn)不能滿足日益增長(zhǎng)的讀者需求，圖書(shū)館閱覽室座位供需矛盾日益突出，座位資源越發(fā)稀缺，不可避免地產(chǎn)生占座現(xiàn)象，而且這一現(xiàn)象從最初不正常變得習(xí)以為常讓大多數(shù)學(xué)生對(duì)此表示無(wú)可奈何。

2.2 圖書(shū)館優(yōu)越的環(huán)境和學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情

隨著圖書(shū)館閱覽環(huán)境的不斷改善，努力為讀者創(chuàng)造安靜舒適的閱讀環(huán)境和良好的學(xué)習(xí)氛圍，免費(fèi)供應(yīng)的熱水和免費(fèi)開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，都使讀者更傾向于去圖書(shū)館學(xué)習(xí)。當(dāng)代大學(xué)生面臨的就業(yè)和升學(xué)壓力不斷加大，令他們?cè)谏虾脤I(yè)課的同時(shí)，還要充分利用圖書(shū)館豐富的文獻(xiàn)資源在課余充電，因此，他們把充足的學(xué)習(xí)熱情投放到大學(xué)的第二課堂圖書(shū)館中。

2.3 部分學(xué)生的利己心態(tài)及人工管理的疏忽

部分學(xué)生奉行“人來(lái)有位，人走書(shū)占”的原則，使自己只要有需要就能夠在圖書(shū)館有一席之位，這妨礙了他人正常使用座位資源，使本就不足的閱覽室座位利用率降低。另外，因部分高校的圖書(shū)管理人員對(duì)占座現(xiàn)象沒(méi)有及時(shí)有效的監(jiān)督制止，導(dǎo)致部分學(xué)生覺(jué)得不占座位就沒(méi)有座位，自己就會(huì)有吃虧的想法。因此占座現(xiàn)象也就慢慢加重，不斷衍生。緩解座位資源緊缺的對(duì)策

3.1 開(kāi)放學(xué)校其他場(chǎng)所，緩解座位緊缺

可在座位資源緊張的期間如學(xué)期末和考研備考時(shí)，適當(dāng)延長(zhǎng)部分教室的開(kāi)放時(shí)間并且在教室無(wú)排課的情況下也對(duì)全校師生開(kāi)放，并可在校園網(wǎng)上向?qū)W生公布教室的無(wú)課時(shí)間表。[1]目前上海大學(xué)就成功的利用供餐時(shí)間差，把食堂打造成另一個(gè)學(xué)習(xí)和小組討論的舒適場(chǎng)所。

3.2 加強(qiáng)宣傳教育，樹(shù)立公平公正理念

比如以每年的4月23日“世界讀書(shū)日”為契機(jī)，開(kāi)展一些針對(duì)圖書(shū)館占座問(wèn)題的宣傳教育活動(dòng)，學(xué)生黨員個(gè)干部發(fā)揮帶頭模范作用。如發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷，掛橫幅和宣傳標(biāo)語(yǔ)，共同簽名抵制占座行為的方式，呼吁學(xué)生們公平使用圖書(shū)館座位。[2]

3.3 引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)

如采取號(hào)碼牌法，對(duì)閱覽室座位實(shí)行對(duì)號(hào)入座，此方法的原理構(gòu)想源于我們?nèi)粘Ｉ钪腥ル娪霸簯{票進(jìn)場(chǎng)入座、網(wǎng)上買票預(yù)訂的方式?？梢詫?duì)每個(gè)樓層的座位進(jìn)行集體的編號(hào)排序，第一個(gè)數(shù)字代表座位所在層數(shù)，第二個(gè)數(shù)字代表每層所在的閱覽室的編號(hào)，方便同學(xué)們快速找到自己的座位，設(shè)計(jì)好編號(hào)排序后將編碼錄入“座位信息數(shù)據(jù)庫(kù)”，為下一步圖書(shū)館座位管理系統(tǒng)做好準(zhǔn)備。

總之，各種方法都有優(yōu)勢(shì)和不足之處，但都可以一定程度的預(yù)防大量占座現(xiàn)象的發(fā)生。

參考文獻(xiàn)

[1]陸紅纓，季俊杰，葉慧.高校圖書(shū)館自習(xí)座位資源管理對(duì)策研究――基于南京地區(qū)大學(xué)生讀者和館員調(diào)研[J].情報(bào)探索，2015（5）：81-84.[2]馬麗亞，柏書(shū)偉，邱詩(shī)惠，孫玉濤.高校圖書(shū)館座位資源管理現(xiàn)狀及座位預(yù)訂系統(tǒng)[J].電子世界，2015（13）：75-77.作者簡(jiǎn)介

王婧婷（1993-），女，安徽大學(xué)管理學(xué)院，2015級(jí)圖書(shū)情報(bào)碩士研究生，研究方向：信息組織。