第一篇：秘書(shū)的輔助性作用作業(yè)

秘書(shū)的輔助性作用

秘書(shū)的輔助性作用主要是提高工作的辦事效率和加快領(lǐng)導(dǎo)的布置工作進(jìn)程，與領(lǐng)導(dǎo)互相協(xié)作中，參謀領(lǐng)導(dǎo)的意圖并與其完善其性質(zhì)主要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策為主，而參謀作為秘書(shū)的輔助作用之一，其重要性是秘書(shū)成長(zhǎng)的必備過(guò)程和必備能力.秘書(shū)必須具備冷靜和細(xì)致的素質(zhì)。在領(lǐng)導(dǎo)不可及的范圍以及領(lǐng)導(dǎo)可及但是沒(méi)有必要親自去做的范圍內(nèi)，履行自己的職責(zé)，保證所屬企業(yè)的高效運(yùn)行。這就好比是領(lǐng)導(dǎo)的第三只手。有了這第三只手，領(lǐng)導(dǎo)才能夠更加得心應(yīng)手的去做那些必須領(lǐng)導(dǎo)親自去做的事情.如果一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有一個(gè)稱(chēng)心的助手，寫(xiě)公文要領(lǐng)導(dǎo)自己做、起草合同要領(lǐng)導(dǎo)做、整理文件要領(lǐng)導(dǎo)做、收拾辦公要領(lǐng)導(dǎo)做等等。這些瑣碎的事情加起來(lái)，即使這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)有再大的能耐，也不會(huì)再有時(shí)間去做企業(yè)的決策了.在很多情況下，秘書(shū)同時(shí)擔(dān)負(fù)著照顧領(lǐng)導(dǎo)日常生活，為領(lǐng)導(dǎo)端茶倒水的工作。這看起來(lái)有點(diǎn)“低賤”的感覺(jué)。這也是造成社會(huì)上很多人對(duì)秘書(shū)這個(gè)職業(yè)產(chǎn)生歧視的一方面原因。但是我們要知道，秘書(shū)所做的這些情況下僅僅限于工作時(shí)間。在下班了以后，沒(méi)有一個(gè)真正的秘書(shū)回跑到領(lǐng)導(dǎo)的家里面為領(lǐng)導(dǎo)端茶倒水。如果非要弄清楚，秘書(shū)為什么還要做這些“低賤”的餓，似乎應(yīng)該是飯店服務(wù)員干的事情，那么可以明確的、理直氣壯的說(shuō)：“這也是為了工作，而且是是非常年感重要的工作?？梢韵胂腩I(lǐng)導(dǎo)在為了某個(gè)決策傷神的時(shí)候，秘書(shū)為他端上一盆水提提神，再倒上一杯清茶。在這樣的情況下，領(lǐng)導(dǎo)原本昏沉沉的腦袋一下字清醒了，很可能就想到了一個(gè)絕妙的主意。這樣，是不是應(yīng)該也算一份秘書(shū)的功勞呢?

人力有時(shí)有窮盡。在領(lǐng)導(dǎo)為了某一個(gè)問(wèn)題絞盡腦汁，卻陷入死胡同的時(shí)候，秘書(shū)輕輕的一個(gè)提示，就會(huì)帶來(lái)意想不到的作用。在領(lǐng)導(dǎo)為了某個(gè)決定猶豫不決的時(shí)候，秘書(shū)也是領(lǐng)導(dǎo)最好的商量對(duì)象。秘書(shū)部門(mén)的參謀工作，是秘書(shū)參謀職能的具體化，具有其他工作無(wú)法替代的作用。首先，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)思想具有充實(shí)完善的作用。秘書(shū)工作者的新鮮思想、觀點(diǎn)、認(rèn)識(shí)，通過(guò)參謀工作與領(lǐng)導(dǎo)思想溶為一體，就會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的思想有所幫助。其次，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策具有輔助取舍的作用。參謀工作往往體現(xiàn)在工作建議、預(yù)案等若干方面。提出參謀意見(jiàn)，有利于領(lǐng)導(dǎo)決策的形成。就一個(gè)問(wèn)題提出幾個(gè)參謀意見(jiàn)，有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的優(yōu)選；提出決策方案的優(yōu)

選意見(jiàn)，有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的確定。再次，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作具有提醒警策的作用。在完成領(lǐng)導(dǎo)者交辦工作的同時(shí)，主動(dòng)考慮并提出那些領(lǐng)導(dǎo)者暫時(shí)沒(méi)有想到而需要提出的問(wèn)題、以及秘書(shū)部門(mén)每天報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者的經(jīng)過(guò)精選的有用信息，這些都能提醒領(lǐng)導(dǎo)者注意某種傾向、解決某一問(wèn)題，或啟發(fā)、警策領(lǐng)導(dǎo)者避免某些失誤，促使領(lǐng)導(dǎo)者不斷校正工作的運(yùn)行軌跡。參謀工作的這三種作用，有時(shí)是獨(dú)立發(fā)揮，更多的時(shí)候是同時(shí)發(fā)揮。參謀工作作用的大小，取決于問(wèn)題的難易程度、解決辦法的優(yōu)劣、提供方式時(shí)機(jī)是否得。

一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)必須具有的配角意識(shí)和有條件的主角意識(shí),其關(guān)鍵是自己的價(jià)值取向.秘書(shū)不應(yīng)該追求表面的地位和榮譽(yù),而應(yīng)以自己工作餓實(shí)際價(jià)值和社會(huì)貢獻(xiàn)為滿(mǎn)足.因此秘書(shū)應(yīng)充分發(fā)揮自己的輔助作用.

第二篇：談?wù)勅绾卫斫饷貢?shū)的輔助性

談?wù)勅绾卫斫饷貢?shū)的輔助性

輔助性工作，往往會(huì)讓人產(chǎn)生誤解，認(rèn)為輔助性工作不重要。起不到實(shí)質(zhì)性作用。輔助，雖然不是主導(dǎo)，但與主導(dǎo)卻是密切相關(guān)的。它是指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮、控制之下，從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標(biāo)。

日常工作中，輔助性工作有很多種，最眾所周知的就是秘書(shū)，而秘書(shū)的輔助性作用主要是提高工作或辦事效率，協(xié)助上司或領(lǐng)導(dǎo)完成工作。設(shè)置秘書(shū)部門(mén)的目的就是為了輔助領(lǐng)導(dǎo)工作。秘書(shū)人員的職責(zé)也就是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手。在一個(gè)組織中，秘書(shū)的作用水遠(yuǎn)是輔助性的。當(dāng)然這并不否認(rèn)秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)人員也可以參加某些決策工作和管理工作。決策前，秘書(shū)人員為決策需要提供信息、提供咨詢(xún)，為領(lǐng)導(dǎo)的正確決策作好各方面的準(zhǔn)備。決策中，當(dāng)有幾種方案可供選擇或兩種意見(jiàn)發(fā)生爭(zhēng)持時(shí)，秘書(shū)人員也可以發(fā)表自己的見(jiàn)解，分析每種方案的優(yōu)劣得失，為領(lǐng)導(dǎo)選擇最佳方案作參考。決策后，秘書(shū)人員可以跟蹤調(diào)查決策方案的實(shí)施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為決策的完成提供依據(jù)。而且，在某些情況下，秘書(shū)人員的正確意見(jiàn)，合理化建議還會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理產(chǎn)生較大的影響。但是，我們也必須認(rèn)識(shí)到，實(shí)質(zhì)上，秘書(shū)參與決策工作和管理工作又不居于主導(dǎo)地位，沒(méi)有定奪權(quán)，只能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)盡輔助之貴，起參謀作用。

當(dāng)然，秘書(shū)的工作也是非?，嵥榉彪s的，呈現(xiàn)出多樣性的特征。有俗語(yǔ)稱(chēng)：“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”就是其真實(shí)寫(xiě)照。

我們熟知的秘書(shū)的輔助性工作主要包括：協(xié)助直接領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)、完成領(lǐng)導(dǎo)交派的任務(wù)；做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄和會(huì)后內(nèi)容整理等文字工作；接待來(lái)訪、接聽(tīng)來(lái)電、解答咨詢(xún)及傳遞信息的工作；在各種行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)公司員工，例如負(fù)責(zé)訂機(jī)（車(chē)）票等。在很多情況下，秘書(shū)同時(shí)擔(dān)負(fù)著照顧領(lǐng)導(dǎo)日常生活，為領(lǐng)導(dǎo)端茶倒水的工作。很多人因此就會(huì)對(duì)秘書(shū)這類(lèi)輔助性工作產(chǎn)生職業(yè)歧視，認(rèn)為秘書(shū)做這類(lèi)工作看起來(lái)有點(diǎn)“低賤”。

其實(shí)不然，試想下，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)正在為某件事費(fèi)神，秘書(shū)為他端上一杯提神的水。這一小的舉動(dòng)，不僅體現(xiàn)了秘書(shū)的作用，更是提高了工作效率。這是不是也算秘書(shū)的功勞呢？因此，我們要正確看待秘書(shū)的輔助性工作，牢記“職業(yè)不分貴賤”，只有“在其位謀其職”，充分體現(xiàn)自身價(jià)值，才是最有意義的人生。

秘書(shū)就像是領(lǐng)導(dǎo)的第三只手，有了這第三只手，領(lǐng)導(dǎo)才能更加得心應(yīng)手的去做一件事。因此，秘書(shū)也必須具備冷靜和細(xì)致的素質(zhì)。在工作中，充分發(fā)揮其輔助性。

第三篇：《秘書(shū)資格證書(shū)專(zhuān)題》平時(shí)作業(yè)

《秘書(shū)資格證書(shū)專(zhuān)題》平時(shí)作業(yè)

基礎(chǔ)知識(shí)

一、修改下列公文正文

（1）以上意見(jiàn)當(dāng)否，請(qǐng)盡快批復(fù)。

（2）今年的生產(chǎn)工作，我們公司基本上都完成了。

（3）加強(qiáng)計(jì)劃管理，是能否搞好企業(yè)管理的一個(gè)大問(wèn)題。（4）此次火災(zāi)，確實(shí)是壞人縱火造成。（5）我們打算今年6月份派團(tuán)前來(lái)訪問(wèn)。

（6）現(xiàn)在就關(guān)于財(cái)經(jīng)工作改革問(wèn)題，提出以下幾點(diǎn)意見(jiàn)。（7）切望出力相助。

（8）此事確定由子公司辦理。（9）現(xiàn)在報(bào)告如下。

（10）得到貴公司的大力支援，特表謝意。（11）如果得到貴公司同意，我公司將??。

（12）貴公司南化字（2004）121號(hào)請(qǐng)示已經(jīng)收到。

二、簡(jiǎn)答題

1、草擬公文主要有哪些要求？

2、撰寫(xiě)應(yīng)用文書(shū)，選擇材料有哪些原則？

3、撰寫(xiě)應(yīng)用文書(shū)，常用的開(kāi)頭方式有哪些？

4、計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)使用時(shí)有哪些注意事項(xiàng)？

5、計(jì)算機(jī)“死機(jī)”的原因主要有哪些？處理方法是什么？

6、計(jì)算機(jī)病毒主要有哪些特征？有哪些防治措施？

7、如果想在文檔中查找某一文本的位置，通常應(yīng)按哪些步驟進(jìn)行？

8、如果要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)規(guī)則的表格，可以按照哪些步驟進(jìn)行？

9、以網(wǎng)易為例，說(shuō)明收發(fā)郵件有哪些步驟？

10、秘書(shū)在溝通中怎樣才能做到正確有效地傾聽(tīng)？

11、會(huì)議溝通有哪些特點(diǎn)？

12、上行溝通的策略主要有哪些？

13、為了應(yīng)對(duì)危機(jī)，企業(yè)應(yīng)該做好哪些溝通工作？

14、舉例說(shuō)明漢字速記借代法包括哪些內(nèi)容。

15、簡(jiǎn)述中間嵌有“得”或“不”字的三音節(jié)詞的縮寫(xiě)方法和位置。

16、現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征有哪些？

17、企業(yè)文化的結(jié)構(gòu)是怎樣的？

18、如何建立和維護(hù)企業(yè)形象？

19、我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)項(xiàng)目有哪些？

20、設(shè)立有限責(zé)任公司的條件是什么？

21、我國(guó)合同法規(guī)定的無(wú)效合同的情形包括哪些？

22、勞動(dòng)就業(yè)的原則包括哪些？

23、世界貿(mào)易組織法的基本原則有哪些？

五級(jí)秘書(shū)

一、簡(jiǎn)答與實(shí)踐題

1、制作會(huì)議證件要注意哪些問(wèn)題？

2、企業(yè)在外部選擇租用會(huì)場(chǎng)時(shí)要綜合考慮哪些因素？

3、會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)在安排與會(huì)人員返程時(shí)有哪些服務(wù)要求？

4、在清退會(huì)議文件資料時(shí)，秘書(shū)要注意哪些問(wèn)題？

5、整理會(huì)場(chǎng)、會(huì)議室的基本要求是什么？

6、秘書(shū)著裝的基本原則是什么？

7、佩戴首飾要注意哪些問(wèn)題？

8、女士化職業(yè)妝要注意什么？

9、正在接電話時(shí)，如果有客氣來(lái)訪應(yīng)該怎么辦？

10、辦公室個(gè)人工作環(huán)境有哪些要求？

11、日常公務(wù)活動(dòng)區(qū)的環(huán)境管理有哪些要求？

12、整理辦公桌有哪些技巧？

13、發(fā)放辦公用品時(shí)要注意哪些事項(xiàng)？

14、使用打印機(jī)時(shí)有哪些注意事項(xiàng)？

15、傳真機(jī)出現(xiàn)“卡紙”故障時(shí)應(yīng)該怎樣排除？

16、文書(shū)的簽收有哪些要求？

17、文書(shū)的拆封有哪些要求？

18、文書(shū)的分發(fā)有哪些要求？

19、文書(shū)歸檔制度包括哪些內(nèi)容？

20、在工作中形成的文件哪些不屬于歸檔范圍？

二、應(yīng)用文書(shū)擬寫(xiě)題 要求：

（1）只需寫(xiě)公文的主體部分（有關(guān)內(nèi)容可以虛擬）。

（2）結(jié)構(gòu)完整（包括三要素式標(biāo)題、主送單位、正文、署名（章）、日期等項(xiàng)目）。（3）內(nèi)容明確；格式規(guī)范；標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確。

1、寫(xiě)作一篇會(huì)議通知。

某縣安全生產(chǎn)管理局?jǐn)M召開(kāi)全縣安全生產(chǎn)會(huì)議。請(qǐng)?zhí)嬖摽h安全生產(chǎn)管理局撰寫(xiě)一份會(huì)議通知。（所缺內(nèi)容可做合理補(bǔ)充）

2、寫(xiě)作一份復(fù)函。

某市將舉辦農(nóng)民運(yùn)動(dòng)會(huì)，市體育局發(fā)函至濱江區(qū)體育局，擬將籃球比賽項(xiàng)目放在濱江區(qū)舉行，并該區(qū)體育局承辦。請(qǐng)?zhí)鏋I江區(qū)體育局撰寫(xiě)一份復(fù)函。（所缺內(nèi)容可做合理補(bǔ)充）

3、寫(xiě)作一份感謝信。

某公司李經(jīng)理乘坐出租車(chē)，下車(chē)時(shí)皮包丟在了車(chē)上。包內(nèi)有5萬(wàn)元現(xiàn)金，還有各種證件、發(fā)票等。正在十分著急的時(shí)候，出租車(chē)司機(jī)千方百計(jì)找到了他，送還了皮包。李經(jīng)理當(dāng)即拿出5000元酬謝王飛，王飛謝絕了。請(qǐng)你根據(jù)以上材料，替李經(jīng)理以公司的名義撰寫(xiě)一篇感謝信。（所缺內(nèi)容可做合理補(bǔ)充）

4．寫(xiě)作一份招聘啟事。

某四星級(jí)酒店招聘大堂經(jīng)理、客房經(jīng)理、領(lǐng)班、服務(wù)員若干。請(qǐng)為該酒店擬寫(xiě)一份招聘 啟事。（所缺內(nèi)容可做合理補(bǔ)充）

四級(jí)秘書(shū)

一、簡(jiǎn)答與實(shí)踐題

1、簡(jiǎn)述會(huì)議日程的編制方法。

2、各種會(huì)議地點(diǎn)的選擇要注意哪些問(wèn)題？

3、安排會(huì)議住宿時(shí)分配房間有哪些要求？

4、撰寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)有哪些要求？

5、收集會(huì)議文件資料應(yīng)符合哪些要求？

6、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和要求是什么？

7、如何結(jié)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)？

8、傳達(dá)落實(shí)會(huì)議精神的具體措施有哪些？

9、如何確定接待規(guī)格？

10、正式宴請(qǐng)客人時(shí)要注意哪些問(wèn)題？

11、一個(gè)健康、安全的辦公環(huán)境通常有哪些基本要求？

12、值班工作規(guī)范包括哪些內(nèi)容？

13、上司要出差，秘書(shū)應(yīng)為上司做好哪些差旅準(zhǔn)備工作？

14、上司出差期間，秘書(shū)應(yīng)做好哪些工作？

15、辦理上司臨時(shí)交辦的事情應(yīng)該掌握哪些原則？

16、秘書(shū)如何才能辦好上司交辦的事項(xiàng)？

17、選擇辦公設(shè)備與用品供應(yīng)商時(shí)應(yīng)注意哪些問(wèn)題？

18、信息收集的方法有哪些？

19、信息分類(lèi)的方法有哪些？

20、信息存儲(chǔ)要注意哪些問(wèn)題？

21、舉例說(shuō)明報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別。

22、意向書(shū)有什么特點(diǎn)？其與訂貨單、合同書(shū)有什么區(qū)別？

23、文書(shū)的校對(duì)有哪些要求？

24、檔案的分類(lèi)有哪些要求？

二、應(yīng)用文書(shū)擬寫(xiě)題

1、根據(jù)所提供的材料，寫(xiě)一篇請(qǐng)示。

2、根據(jù)提供的請(qǐng)示內(nèi)容，寫(xiě)一篇批復(fù)。

3、根據(jù)提供的材料，寫(xiě)一篇去函。

4、根據(jù)所提供的通知，寫(xiě)一份轉(zhuǎn)發(fā)型的通知。

5、根據(jù)所提供的材料，寫(xiě)一篇邀請(qǐng)信。

6、根據(jù)所提供的材料，寫(xiě)一篇賀信。

第四篇：論高校教學(xué)秘書(shū)的作用

論高校教學(xué)秘書(shū)的作用

摘 要：高校教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)管理的主力軍，本文闡述了高校教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)，旨在分析高校教學(xué)秘書(shū)的作用。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)秘書(shū)

中圖分類(lèi)號(hào)：G647.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005-5312（2015）18-0265-02

高校是培養(yǎng)人才的生力軍。培養(yǎng)人才，也就是教育是高校的主要社會(huì)功能之一。教育是高校生命延續(xù)的起搏器，是高校的心臟。高校的教育主要是通過(guò)教學(xué)來(lái)完成，教學(xué)是高校最重要的任務(wù)?，F(xiàn)今，各高校都已配備了相應(yīng)的教學(xué)秘書(shū)，教學(xué)秘書(shū)的主要任務(wù)就是服務(wù)和管理教學(xué)以及和教學(xué)相關(guān)的人員。教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)管理中最基層的工作，也是高校教學(xué)有序進(jìn)行的保障。“它既充當(dāng)教學(xué)管理的配角，又在教學(xué)管理實(shí)施中起主角作用。高校教學(xué)秘書(shū)既是系主任的得力助手和參謀，又是院校規(guī)章制度、教學(xué)計(jì)劃的組織者和實(shí)施者，在院校和系之間起到紐帶和橋梁的作用?！雹俑咝＝虒W(xué)秘書(shū)是學(xué)校教學(xué)管理的前沿，直接接觸教學(xué)的實(shí)施者和對(duì)象，教學(xué)秘書(shū)工作的水平直接影響高校教學(xué)的質(zhì)量，因此高校教學(xué)秘書(shū)在學(xué)校的教學(xué)管理工作中起著十分關(guān)鍵的作用。

一、高校教學(xué)秘書(shū)工作職責(zé)

高校教學(xué)秘書(shū)的工作內(nèi)容繁瑣而又復(fù)雜，其工作對(duì)象涉及面廣，有學(xué)校教務(wù)部門(mén)、本學(xué)院負(fù)責(zé)教學(xué)管理的領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生、任課教師、班主任、其他二級(jí)學(xué)院等。而且，教學(xué)秘書(shū)的所有工作都是為教學(xué)服務(wù)的，所以，各個(gè)對(duì)象之間又存在著不可分離的工作關(guān)系。筆者根據(jù)自身多年在教學(xué)秘書(shū)工作崗位上的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)得出，教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)主要有以下方面：

（一）服從上級(jí)部門(mén)的工作安排

教學(xué)秘書(shū)工作中的首要部分就是完成教務(wù)部門(mén)下達(dá)的各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)和教學(xué)安排，具體工作有：及時(shí)收發(fā)、傳達(dá)、處理各種教學(xué)文件和通知；完成與教師、教學(xué)相關(guān)的信息采集工作；準(zhǔn)備、收集材料，接受教務(wù)部門(mén)的教學(xué)檢查；協(xié)助教務(wù)部門(mén)管理和安排外聘教師的教學(xué)工作；參加教務(wù)部門(mén)組織的教學(xué)會(huì)議，及時(shí)傳達(dá)會(huì)議精神和下達(dá)會(huì)議任務(wù)；協(xié)助教務(wù)部門(mén)完成各項(xiàng)等級(jí)考試的報(bào)名、收費(fèi)和準(zhǔn)考證發(fā)放；根據(jù)教務(wù)部門(mén)要求，組織安排期中考試、期末考試和補(bǔ)考的考前科目申報(bào)、收取命題卷、考場(chǎng)安排、監(jiān)考教師安排、領(lǐng)卷、裝卷、發(fā)卷、收卷，考后的成績(jī)登錄、試卷袋整理和試卷保管；根據(jù)教務(wù)部門(mén)安排，組織教師參加各項(xiàng)教學(xué)競(jìng)賽；根據(jù)教學(xué)任務(wù)安排，編排課程表；組織召開(kāi)學(xué)生座談會(huì)，收取學(xué)生對(duì)教學(xué)和教師的意見(jiàn)和建議；匯總、上交班級(jí)教學(xué)周志記錄；學(xué)籍核查工作；協(xié)助班主任完成學(xué)生實(shí)習(xí)統(tǒng)計(jì)工作；協(xié)助班主任發(fā)放學(xué)生畢業(yè)證和其它等級(jí)證書(shū)等。

（二）協(xié)助本學(xué)院負(fù)責(zé)教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展管理和服務(wù)工作

二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校一線的教學(xué)管理者，在教務(wù)部門(mén)允許的范圍內(nèi)，他們有權(quán)制定、安排和管理學(xué)院的教學(xué)工作，同時(shí)也需完成教務(wù)部門(mén)下達(dá)的教學(xué)任務(wù)。教學(xué)秘書(shū)需為領(lǐng)導(dǎo)收集做好各項(xiàng)教學(xué)管理的依據(jù)，保證一線教學(xué)管理順利進(jìn)行。主要工作有：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展教研活動(dòng)；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成教學(xué)、教研方面的各種計(jì)劃和總結(jié)；收取教案、課件、教學(xué)大綱，提供給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)師生座談會(huì)，收取師生對(duì)教學(xué)的意見(jiàn)和建議，為管理提供依據(jù)；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成特色專(zhuān)業(yè)、教學(xué)成果和新專(zhuān)業(yè)的申報(bào)工作等。

二、高校教學(xué)秘書(shū)的作用

高校教學(xué)秘書(shū)的作用大致可分為三個(gè)方面，分別是服務(wù)的作用、管理的作用和協(xié)調(diào)的作用。

（一）服務(wù)作用

服務(wù)是高校教學(xué)秘書(shū)最基本的作用，高校教學(xué)秘書(shū)應(yīng)為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)和為學(xué)生服務(wù)。教學(xué)秘書(shū)就像一座橋，搭起教務(wù)部門(mén)和教師、學(xué)生之間的聯(lián)系，讓各方通過(guò)教學(xué)秘書(shū)來(lái)實(shí)現(xiàn)溝通，達(dá)成共識(shí)，完成各自應(yīng)該承擔(dān)的任務(wù)。

（二）為教學(xué)服務(wù)

“高校的性質(zhì)和任務(wù)決定了學(xué)校的一切工作都要以教學(xué)為中心?！雹诒ＷC教學(xué)的合理運(yùn)行是教學(xué)秘書(shū)的工作準(zhǔn)則，教學(xué)秘書(shū)的首要工作目標(biāo)就是應(yīng)為教學(xué)服務(wù)。為教學(xué)服務(wù)就要做到完成教學(xué)相關(guān)的各方面工作，合理安排主管領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的教學(xué)任務(wù)；收集、反饋教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)的信息；保障教學(xué)活動(dòng)的組織和落實(shí)；管理教學(xué)檔案；考試安排等。服務(wù)教學(xué)的宗旨就是讓教學(xué)順利開(kāi)展，讓教學(xué)的管理者、實(shí)施者和對(duì)象從服務(wù)中受益。

（三）為教師服務(wù)

教師是教學(xué)的一線工作者，是教學(xué)秘書(shū)的直接服務(wù)對(duì)象。教師在實(shí)施教學(xué)的過(guò)程中，會(huì)遇到各種需要解決的問(wèn)題，教學(xué)秘書(shū)就是教師的幫手。教學(xué)秘書(shū)應(yīng)及時(shí)將教學(xué)任務(wù)下達(dá)到教師手中；根據(jù)教師不同情況，合理安排課程；為教師提供學(xué)生名冊(cè)；為教師辦理調(diào)、停課手續(xù)；為教師提供課程教材；收集和保管教師的教學(xué)檔案；按月認(rèn)真統(tǒng)計(jì)和上交教師工作量；組織教師完成教學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)和課題申報(bào)；為教師提供教學(xué)所需的各類(lèi)材料；協(xié)調(diào)教師間的關(guān)系等。為教師提供全方位的服務(wù)，目的是讓教師能夠順利實(shí)施教學(xué)，保障教學(xué)的有序開(kāi)展。

（四）為學(xué)生服務(wù)

學(xué)生是教學(xué)活動(dòng)的接受者，也是教學(xué)秘書(shū)的主要服務(wù)對(duì)象之一。教學(xué)秘書(shū)為學(xué)生服務(wù)，能夠幫助教學(xué)開(kāi)展取得效果。教學(xué)秘書(shū)完成學(xué)生的報(bào)到、注冊(cè)工作；管理學(xué)生學(xué)籍信息；按教務(wù)處要求為學(xué)生辦理休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)等手續(xù)，保證學(xué)生學(xué)籍管理順利進(jìn)行；為學(xué)生提供學(xué)籍相關(guān)證明；按教務(wù)處要求為學(xué)生辦理轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)申報(bào)、考試和編班工作；核查學(xué)生出勤，幫助學(xué)生提高自我監(jiān)控能力；為學(xué)生辦理各類(lèi)等級(jí)考試的手續(xù)；為學(xué)生實(shí)習(xí)和畢業(yè)提供相關(guān)證明和材料；為學(xué)生征訂學(xué)習(xí)教材和搜集各類(lèi)等級(jí)考試材料；搜集學(xué)生對(duì)教師和教學(xué)的意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋于領(lǐng)導(dǎo)和任課教師。幫助學(xué)生解決課堂內(nèi)外各類(lèi)與學(xué)習(xí)相關(guān)的事情，讓學(xué)生學(xué)習(xí)順利開(kāi)展。

（五）管理作用

管理是高校教學(xué)秘書(shū)的一項(xiàng)基本職能，也是高校教學(xué)秘書(shū)重要性的體現(xiàn)?！敖虒W(xué)管理是高校管理工作的核心內(nèi)容之一。教學(xué)管理水平的高低直接影響著教學(xué)質(zhì)量的好壞和人才培養(yǎng)質(zhì)量的優(yōu)劣。教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分，是教學(xué)管理一線的基層管理者?！雹圩鳛榻虅?wù)部門(mén)的助手，教學(xué)秘書(shū)需要在教務(wù)部門(mén)的指導(dǎo)和要求下監(jiān)控教學(xué)過(guò)程和教學(xué)質(zhì)量。同時(shí)，還需布置教師撰寫(xiě)教學(xué)計(jì)劃，檢查教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行情況，協(xié)助教務(wù)部門(mén)和本院主管領(lǐng)導(dǎo)檢查教學(xué)質(zhì)量，評(píng)估教學(xué)效果。教學(xué)秘書(shū)根據(jù)自身工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)和研究，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，分析問(wèn)題并解決問(wèn)題，“在教學(xué)管理中形成自己的建議和意見(jiàn)，一方面促進(jìn)教學(xué)管理工作取得新的進(jìn)步，另一方面為教學(xué)管理、教學(xué)手段和教學(xué)方法提出建議和意見(jiàn)，出謀劃策。以保證教學(xué)秩序的順利進(jìn)行和教育教學(xué)質(zhì)量的不斷提高?！雹?/p>

（六）協(xié)調(diào)作用

教學(xué)秘書(shū)的工作性質(zhì)決定了教學(xué)秘書(shū)需要與多個(gè)部門(mén)和多方面的人員進(jìn)行溝通、聯(lián)系，協(xié)調(diào)多方的工作，起到一個(gè)中樞的作用。有效的溝通是協(xié)調(diào)的前提，教學(xué)秘書(shū)只有具有了良好的溝通能力，才能得到領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的理解與支持。“協(xié)調(diào)是在溝通的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。教學(xué)秘書(shū)一方面要完成教務(wù)處、系領(lǐng)導(dǎo)所布置的各項(xiàng)工作；另一方面學(xué)會(huì)借助有效的溝通手段協(xié)調(diào)院、系與校部機(jī)關(guān)、各部門(mén)的關(guān)系，以及院、系之間的關(guān)系，建立起相互了解、相互合作、相互促進(jìn)的融洽關(guān)系。更為重要的是經(jīng)常協(xié)調(diào)本院、系教師與學(xué)生有關(guān)教學(xué)的事宜，并在協(xié)調(diào)中擺正自己的角色位置，做到到位不越位，參與不干預(yù)，出謀不決策，處處以集體利益為重，自覺(jué)維護(hù)系領(lǐng)導(dǎo)集體與院。系的形象。聲譽(yù)。”⑤

三、結(jié)語(yǔ)

高校教學(xué)秘書(shū)是一項(xiàng)平凡的工作崗位，然而平凡中也有著它的特殊性和重要性，它為高校教學(xué)的開(kāi)展提供了保障，是高校教務(wù)部門(mén)和院系領(lǐng)導(dǎo)的好助手。高校教學(xué)秘書(shū)應(yīng)意識(shí)到自身工作的價(jià)值，愛(ài)崗敬業(yè)，時(shí)刻保持積極、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，腳踏實(shí)地的完成每一項(xiàng)工作任務(wù)，發(fā)揮自己最大的作用。

注釋?zhuān)?/p>

①杜啟明，江芳.高校教學(xué)秘書(shū)的角色分析[J].湖北民族學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2012（02）：143-145.②肖衛(wèi).新時(shí)期高校教學(xué)秘書(shū)管理工作淺析[J].教育與現(xiàn)代化，2007（12）：75-80.③④張愛(ài)中，高來(lái)舉.淺析高校教學(xué)秘書(shū)的工作特點(diǎn)、作用及素質(zhì)[J].北京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2007（04）：87-89.⑤徐東.教學(xué)秘書(shū)在高校教學(xué)管理中的作用及素質(zhì)要求[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)（高等教育版），2005（03）：58-60.

第五篇：辦公自動(dòng)化在秘書(shū)工作中的作用

摘要

辦公自動(dòng)化，英文 Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA，是辦公信息處理的自動(dòng)化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。隨著當(dāng)今社會(huì)的快速進(jìn)步，科技的飛速發(fā)展，面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的社會(huì)大環(huán)境，秘書(shū)工作中傳統(tǒng)的、手工的辦公模式，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要?！稗k公自動(dòng)化”的概念的引進(jìn)，并在其秘書(shū)工作之中的應(yīng)用，使得從事秘書(shū)工作的人員從繁瑣的日常工作中脫離出來(lái)，節(jié)省了許多時(shí)間來(lái)考慮工作中的其它問(wèn)題，從而不斷提高工作效率。本論文將通過(guò)介紹秘書(shū)工作、辦公自動(dòng)化知識(shí)以及秘書(shū)工作與辦公自動(dòng)化的關(guān)系等幾個(gè)方面，對(duì)辦公自動(dòng)化在秘書(shū)工作中的作用提出了自己的看法。

關(guān)鍵詞： 辦公自動(dòng)化秘書(shū)工作文字管理檔案管理信息管理

Abstract

In the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development.To this end, we introduce the “office automation” concept, and applied to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency.This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and office automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secretary put forward their views.Key words:Secretary office automationinformation managementfile management text management

前言

辦公自動(dòng)化，是辦公信息處理的自動(dòng)化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動(dòng)化由70年代未80年代初在我國(guó)的提出，到現(xiàn)在已有了近二十年發(fā)展歷史。由于辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化新產(chǎn)品不斷的出現(xiàn)，辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵也不斷地豐富和發(fā)展。社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈,信息的搜集與利用顯的越來(lái)越重要,如何作好信息化社會(huì)大環(huán)境中的秘書(shū)工作,如何使秘書(shū)工作人員在本職崗位上發(fā)揮自身應(yīng)有的作用,已經(jīng)成為一個(gè)不可爭(zhēng)議的話題。辦公自動(dòng)化的導(dǎo)入,使秘書(shū)工作人員可以從繁瑣的日常工作中脫離出來(lái),有相對(duì)較多的時(shí)間去考慮工作中的其它事情,從而提高了工作效率。本論文將圍繞現(xiàn)代秘書(shū)在“辦公自動(dòng)化”環(huán)境中,如何更好的提高工作效率展開(kāi)討論。

目錄

前言 ···························································································································· I

第一章 辦公自動(dòng)化概述 ························································································· 3

第一節(jié)辦公自動(dòng)化的概念、特征、內(nèi)容................3

第二節(jié)辦公自動(dòng)化的功能與作用.....................3

第二章 辦公自動(dòng)化與秘書(shū)工作的關(guān)系 ································································· 3

第一節(jié)秘書(shū)在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的主要工作內(nèi)容..............3

一、文字管理工作 ················································································································ 3

二、信息管理工作 ················································································································ 3

三、檔案管理工作 ················································································································ 4

第二節(jié) 秘書(shū)工作在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的特征....................4

一、高效率的秘書(shū)工作 ········································································································ 4

二、秘書(shū)工作中的“體力”向“腦力”的轉(zhuǎn)變 ································································ 4

三、自動(dòng)化的秘書(shū)工作 ········································································································ 4

第三章辦公自動(dòng)化對(duì)秘書(shū)工作產(chǎn)生的作用··························································· 5

第一節(jié)促進(jìn)秘書(shū)工作產(chǎn)生“革命性”變化...................5

一、處理情報(bào)信息方面的變化 ···························································································· 5

二、處理各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)方面的變化 ···················································································· 5

三、在辦理會(huì)務(wù)工作方面的變化 ························································································ 5

第二節(jié)極大地提高秘書(shū)工作效率.....................5

一、會(huì)務(wù)工作方面 ················································································································ 5

二、處理信息方面 ················································································································ 5

第三節(jié)促進(jìn)秘書(shū)工作職能的擴(kuò)展.....................6

一、領(lǐng)導(dǎo)工作中的需要 ········································································································ 6

二、秘書(shū)工作的可能性 ········································································································ 6

第四節(jié)使秘書(shū)的服務(wù)意識(shí)得到更新.................6

一、秘書(shū)意識(shí)到有更多的智力補(bǔ)償有待自己去實(shí)施與挖掘 ············································ 6

二、秘書(shū)意識(shí)到有更多的服務(wù)方式有待自己去運(yùn)用與創(chuàng)建 ············································ 7

三、秘書(shū)意識(shí)到有更多的服務(wù)范圍有待自己去占據(jù)與開(kāi)拓 ············································ 7 參考文獻(xiàn) ······················································································································· 7 致謝 ························································································· 錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

辦公自動(dòng)化概述

第一節(jié)辦公自動(dòng)化的概念、特征、內(nèi)容

辦公自動(dòng)化是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件學(xué)應(yīng)用于秘書(shū)工作之中，使秘書(shū)工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、自動(dòng)化、信息化、從而達(dá)到最大限度的提高工作效率，工作質(zhì)量和改善工作環(huán)境的目的。如今的辦公自動(dòng)化是一個(gè)包含數(shù)據(jù)處理、文字處理、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

第二節(jié)辦公自動(dòng)化的功能與作用

一是內(nèi)部通信簡(jiǎn)捷化。建立了單位內(nèi)部的辦公、通訊和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，無(wú)需人為進(jìn)行傳遞。二是信息發(fā)布快速化。在內(nèi)部建立了一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，如電子公告、電子刊物、新聞簡(jiǎn)報(bào)、公告事項(xiàng)能能夠在機(jī)關(guān)內(nèi)部得到廣泛的傳播，使職工能夠及時(shí)了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。三是工作流程自動(dòng)化。主要是公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，既規(guī)范了各項(xiàng)工作，又提高了工作效率。四是文檔管理程序化?？墒垢黝?lèi)文檔能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。五是輔助辦公規(guī)范化。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車(chē)輛管理、物品管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，均可以實(shí)現(xiàn)這些輔助辦公的進(jìn)一步規(guī)范。六是信息集成高效化。我們每個(gè)科室都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，一些信息源往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。

第二章 辦公自動(dòng)化與秘書(shū)工作的關(guān)系

第一節(jié)秘書(shū)在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的主要工作內(nèi)容

一、文字管理工作

在秘書(shū)工作過(guò)程中，要接觸許多文字工作，如有關(guān)文件、信函、報(bào)表、決議和命令、文稿、統(tǒng)計(jì)資料、數(shù)據(jù)、政策、規(guī)章制度等的詳細(xì)情況，在計(jì)算機(jī)中加工處理、存儲(chǔ)，可以做到及時(shí)查詢(xún)、分析、修改、協(xié)助決策活動(dòng)。

二、信息管理工作

秘書(shū)工作中的信息管理主要包括采集工作，加工處理工作，信息傳遞工作。

秘書(shū)工作中采集信息是其起點(diǎn)和基礎(chǔ)。在信息工作中不能做到及時(shí)收集，迅速報(bào)送，再好、再重要的信息也會(huì)因時(shí)過(guò)境遷而推動(dòng)利用價(jià)值。在秘書(shū)工作中，信息的采集主要通過(guò)語(yǔ)音、文字、圖表、圖像等方式，表現(xiàn)在辦公自動(dòng)化環(huán)境中則通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)獲取。秘書(shū)工作的業(yè)務(wù)信息具有溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用?？梢酝ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)采集國(guó)內(nèi)外的各種新聞熱點(diǎn)信息，在實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)，還可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人與社會(huì)，企事業(yè)單位與企事業(yè)單位之間的資源共享。

三、檔案管理工作

在辦公自動(dòng)化環(huán)境中，秘書(shū)對(duì)檔案管理的工作表現(xiàn)在整理，保管和保密上。

秘書(shū)人員在計(jì)算機(jī)上制作，接收文件，電子檔案便應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案包括磁盤(pán)、軟盤(pán)和光盤(pán)等儲(chǔ)存介質(zhì)，秘書(shū)人員在保管諸如此類(lèi)的信息時(shí)，首先要將信息文件分門(mén)別類(lèi)，建立一個(gè)文件夾，將這些內(nèi)容保存在適當(dāng)?shù)慕橘|(zhì)上；確定的標(biāo)識(shí)全宗名；劃分全宗群；進(jìn)行編號(hào)和排列。

秘書(shū)的檔案保管工作是一項(xiàng)非常重要的工作，在確保檔案完整的基礎(chǔ)上，還要保證文件的安全。電子檔案在穩(wěn)定性上不如紙張材料。于是，秘書(shū)人員在保管檔案時(shí)要做到以下幾點(diǎn)：掌握好庫(kù)房溫度；保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔，無(wú)腐蝕性氣體，時(shí)刻檢查通風(fēng)狀況；防止磁場(chǎng)的干擾；防止紫外線的直接照射。在保養(yǎng)和維修方面，秘書(shū)人員要保持磁帶機(jī)、軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器、清洗機(jī)的清潔，定期對(duì)磁帶、軟盤(pán)、光盤(pán)進(jìn)行檢查、復(fù)制更新。

第二節(jié) 秘書(shū)工作在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的特征

一、高效率的秘書(shū)工作

信息時(shí)代的到來(lái)，為信息的采集、傳輸、處理提出了新的要求。秘書(shū)人員的工作效率要想提高，只有引進(jìn)高科技。當(dāng)代的社會(huì)現(xiàn)狀，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)迅猛發(fā)展并緊密結(jié)合，為提高工作效率，改善辦公管理提供了條件。同時(shí)，中文處理技術(shù)、信息系統(tǒng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、人工智能技術(shù)、管理方法學(xué)和行為科學(xué)的發(fā)展，也為秘書(shū)工作提供了許多便利。正是各種科學(xué)和技術(shù)的發(fā)展，才促使秘書(shū)工作效率不斷提高，促使管理向科學(xué)化、規(guī)范化、自動(dòng)化和高效化的高層次發(fā)展。

二、秘書(shū)工作中的“體力”向“腦力”的轉(zhuǎn)變

秘書(shū)工作未實(shí)行自動(dòng)化時(shí)，只是簡(jiǎn)單、重復(fù)、機(jī)械的體力勞動(dòng)，所需動(dòng)腦的也只是簡(jiǎn)單的，常人所有的思維活動(dòng)，基本不需要高難度復(fù)雜的思維活動(dòng)，基本上全是“體力勞動(dòng)”。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，工作逐漸高效化，特別是自動(dòng)化的應(yīng)用，給秘書(shū)工作帶來(lái)了極大的方便。這時(shí)人們?yōu)樽非蟾叩男剩允〕鰰r(shí)間去考慮其它事。從而人們就需要?jiǎng)幽X考慮有關(guān)軟件的升級(jí)，開(kāi)發(fā)、引進(jìn)新的設(shè)備。如何才能有效的進(jìn)行工作？這就需要大量的，復(fù)雜的基于簡(jiǎn)單思維的基礎(chǔ)上的高難度思維工作。從而工作就逐漸轉(zhuǎn)變到腦力的使用上，秘書(shū)人員的實(shí)質(zhì)也隨之發(fā)生了變化，從繁重的體力勞動(dòng)中脫離出來(lái)后，帶來(lái)了思維的高度開(kāi)發(fā)，思維能力由此變活躍，有更多的時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)提建議，由“助手”變成“參謀”，自此帶來(lái)了質(zhì)的飛躍，這都是秘書(shū)由“體力勞動(dòng)”向“腦力勞動(dòng)”帶來(lái)的影響。

三、自動(dòng)化的秘書(shū)工作

自動(dòng)化秘書(shū)工作體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化大環(huán)境中，就是秘書(shū)工作基本任務(wù)的根本改變。隨著科學(xué)技術(shù)的高度發(fā)展，某些工作已經(jīng)全部自動(dòng)化，秘書(shū)只是一個(gè)監(jiān)督、照看的作用。例如：現(xiàn)代機(jī)器人有待取代喲寫(xiě)經(jīng)常性的、無(wú)聊的、單調(diào)的工作，這是自動(dòng)化的典范。

這里強(qiáng)調(diào)的是自動(dòng)化的秘書(shū)工作，但是再自動(dòng)化，也離不開(kāi)作為主體的人，人是秘書(shū)工作中最重要的一部分。自動(dòng)化的秘書(shū)公作主要還是秘書(shū)人員的職能自動(dòng)化。在某種程度上講，這不只是軟硬件上采用先進(jìn)的高科技，使工作自動(dòng)化，而是秘書(shū)人員對(duì)工作的態(tài)度，也有一個(gè)由被動(dòng)到主動(dòng)的發(fā)展過(guò)程。自動(dòng)的去工作，自動(dòng)的去思考，在工作中始終體現(xiàn)出自動(dòng)，即用一種積極的、主動(dòng)的、熱情的心態(tài)去面對(duì)自己的本職工作，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，這是自動(dòng)化秘書(shū)工作的一種至高境界。

第三章辦公自動(dòng)化對(duì)秘書(shū)工作產(chǎn)生的作用

第一節(jié)促進(jìn)秘書(shū)工作產(chǎn)生“革命性”變化

在秘書(shū)工作中引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和一系列辦公自動(dòng)化設(shè)備，所帶來(lái)的效果是“革命性”的，它使傳統(tǒng)的抄抄寫(xiě)寫(xiě)式的秘書(shū)工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應(yīng)。

一、處理情報(bào)信息方面的變化。

在自動(dòng)化程度較高的辦公室，秘書(shū)人員不必離開(kāi)工作崗位。即能從計(jì)算機(jī)檔案中調(diào)閱所需情報(bào)資料。閱讀投放在電子信箱中的書(shū)信和各種文件目錄表，接收領(lǐng)導(dǎo)人通過(guò)計(jì)算機(jī)發(fā)表的指令并按照需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行必要的文字處理。

二、處理各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)方面的變化。

在上報(bào)各種統(tǒng)計(jì)分析表時(shí)，可以直接利用計(jì)算機(jī)提供的數(shù)據(jù)，進(jìn)行有效地科學(xué)分析，并利用傳真迅速上報(bào)，達(dá)到快速、準(zhǔn)確、方便的目的。

三、在辦理會(huì)務(wù)工作方面的變化。

傳統(tǒng)的辦會(huì)往往在一個(gè)特定的地方，如會(huì)議室、辦公室或其他某個(gè)特定的會(huì)議場(chǎng)所。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，各種通訊技術(shù)的運(yùn)用，使會(huì)議不局限在某一地方，擴(kuò)大了會(huì)議的場(chǎng)所。如網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的產(chǎn)生，使與會(huì)人員足不出戶(hù)，就能參與會(huì)議的整個(gè)過(guò)程，通過(guò)電視會(huì)議系統(tǒng)，不出差即可召開(kāi)地區(qū)性或更大范圍的會(huì)議。使用移動(dòng)通信和電傳呼，可以使秘書(shū)隨時(shí)同外出的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員保持聯(lián)系，大大減少出差人員和出差費(fèi)用，極大地改變了秘書(shū)的工作方式。秘書(shū)的工作方式雖然發(fā)生了重大的變化，但并不代表一些具體秘書(shū)工作中的規(guī)范處理程序的變化。由于公文辦理、檔案管理等工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，檔案管理中的鑒定、分類(lèi)、整理等核心環(huán)節(jié)。即使在辦公自動(dòng)化環(huán)境下仍要保持規(guī)范處理，使OA與傳統(tǒng)秘書(shū)工作真正相結(jié)合。綜上所述，使秘書(shū)人員避免了在領(lǐng)導(dǎo)、同事與部分之間的穿梭，人與人面對(duì)面的接觸大為減少，純手工操作的成分大大降低，秘書(shū)工作方式發(fā)生了重大變化。

第二節(jié)極大地提高秘書(shū)工作效率

一、會(huì)務(wù)工作方面

會(huì)務(wù)工作方面可以用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)輔助完成。由于會(huì)務(wù)工作極其復(fù)雜，千頭萬(wàn)緒，所以秘書(shū)安排會(huì)議起來(lái)常常力不從心，然而，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子日程表安排會(huì)議，僅需2—3分鐘就安排好了，秘書(shū)能輕易應(yīng)付大量會(huì)議。辦公化自動(dòng)化系統(tǒng)不僅能科學(xué)地分配會(huì)議室、交通工具、聲響設(shè)備等，并能進(jìn)行會(huì)議記錄，編輯會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等，能自動(dòng)檢索會(huì)議內(nèi)容，并能及時(shí)修改和刪除。

二、處理信息方面

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使信息和資源由整個(gè)機(jī)構(gòu)共享，使眾多人員能夠一起處理項(xiàng)目?；ヂ?lián)網(wǎng)不受空間與時(shí)間的限制，逐漸消除或重新定義了社會(huì)之間的界限、關(guān)系，給我們打開(kāi)了廣闊的思維空間，有利于秘書(shū)充分利用互聯(lián)網(wǎng)獲取知識(shí)，充分發(fā)揮思維能力為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。如在實(shí)行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書(shū)去發(fā)布，如員工作業(yè)分配表、各項(xiàng)管理制度以及個(gè)部門(mén)組織圖等。這些以往通常都必須印成書(shū)面材料，張貼出來(lái)或散發(fā)下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時(shí)更新，影響使用，現(xiàn)在通過(guò)internet 之后，這些都可以在internet 上發(fā)布，提高效率，也節(jié)省了成本。信息被稱(chēng)為“財(cái)富的財(cái)富”，往往稱(chēng)為個(gè)人、企業(yè)、行業(yè)、部門(mén)甚至國(guó)家決策成敗的關(guān)鍵。網(wǎng)絡(luò)中大量搜索引擎的使用，適應(yīng)了大量經(jīng)濟(jì)信息傳播和處理管理的需要，不僅克服了傳統(tǒng)的手工方法和原始程序處理信息存在的局限性。使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費(fèi)、共享性差、存貯功能低、檢索復(fù)雜、帶有主觀性等問(wèn)題較好地得到了解決。更重要的是，秘書(shū)人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)接觸到了比過(guò)去更多的信息，掌握了大量情況。秘書(shū)人員真正做到了“眼觀六路，耳聽(tīng)八方”，思考問(wèn)題和解決問(wèn)題的空間進(jìn)一步擴(kuò)展，這就使得他們有可能做好一般性的信息處理事務(wù)和參謀輔助的同時(shí)，參與領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍之內(nèi)的決策工作。

第三節(jié)促進(jìn)秘書(shū)工作職能的擴(kuò)展

傳統(tǒng)的秘書(shū)工作主要是辦文、辦會(huì)、辦事三個(gè)方面的內(nèi)容。具體來(lái)說(shuō)主要有文書(shū)工作、檔案工作、會(huì)務(wù)工作、信息工作、信訪工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使秘書(shū)工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)緊密結(jié)合在一起，為適應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì)，秘書(shū)人員要改變過(guò)去傳統(tǒng)的工作模式，工作的內(nèi)容不僅僅是以上所說(shuō)幾點(diǎn)，凡是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)解決的事務(wù)都可以當(dāng)作秘書(shū)的職能。秘書(shū)工作的職能擴(kuò)展的兩個(gè)相互對(duì)應(yīng)因素：

一、領(lǐng)導(dǎo)工作中的需要

領(lǐng)導(dǎo)是機(jī)關(guān)或單位中的首腦，處于決策地位，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)也必定會(huì)繁多雜亂，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展擴(kuò)大了領(lǐng)導(dǎo)的需要，比如一些技術(shù)性難題，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有精力甚至沒(méi)有能力去解決，就需要秘書(shū)及時(shí)處理。又如在會(huì)務(wù)工作中，秘書(shū)人員的工作內(nèi)容不再僅僅是會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后整理的三大環(huán)節(jié)，在電視電話會(huì)議中，還要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理各種技術(shù)難題和通訊設(shè)備的連接情況。如果這些事務(wù)，由于領(lǐng)導(dǎo)的能力或精力不夠等原因而得不到處理，勢(shì)必造成很大的影響和損失，以至影響到領(lǐng)導(dǎo)的形象，為了領(lǐng)導(dǎo)工作中的不足和需要，就要促進(jìn)秘書(shū)工作職能的擴(kuò)展。

二、秘書(shū)工作的可能性

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，為秘書(shū)提供了一個(gè)良好的環(huán)境與平臺(tái)，使秘書(shū)工作職能的擴(kuò)展有了可能性。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大量新型辦公軟件與設(shè)備產(chǎn)生，秘書(shū)可以借助這些新事物來(lái)擴(kuò)展職能。如為了擴(kuò)大企業(yè)的公共影響力，搞好公共關(guān)系，秘書(shū)要承擔(dān)本單位網(wǎng)站的主導(dǎo)職位，把本單位的簡(jiǎn)介和發(fā)展概況等放在網(wǎng)站上供公眾查詢(xún)，還要及時(shí)有效地收集本單位的最新信息并在網(wǎng)上公布，定期編制簡(jiǎn)報(bào)和在一定階段所取得的成果并在網(wǎng)上發(fā)布。

第四節(jié)使秘書(shū)的服務(wù)意識(shí)得到更新

“秘書(shū)意識(shí)”是一種角色意識(shí)，是主體基于個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)而形成的對(duì)自我的社會(huì)地位和由此規(guī)定的職責(zé)的知覺(jué)、理解和體驗(yàn)，它直接源于人的實(shí)踐活動(dòng)。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，縮短了大量的體力勞動(dòng)過(guò)程，把全部或部分的體力活動(dòng)交給計(jì)算機(jī)去完成，秘書(shū)服務(wù)內(nèi)容發(fā)生了變化，主要從以下幾個(gè)方面更新：

一、.秘書(shū)意識(shí)到有更多的智力補(bǔ)償有待自己去實(shí)施與挖掘

網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，會(huì)伴隨著系新型辦會(huì)設(shè)備與軟件的產(chǎn)生，秘書(shū)體力勞動(dòng)大大減少，智力方面的事務(wù)會(huì)增多。由于領(lǐng)導(dǎo)不動(dòng)這些軟件與設(shè)備的用法，需要秘書(shū)去填補(bǔ)這方面的缺陷。秘書(shū)面對(duì)這一現(xiàn)實(shí)，為了更好地實(shí)現(xiàn)其自我價(jià)值，會(huì)花大力氣去學(xué)習(xí)并掌握這些設(shè)備與軟件的用法，以隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)。

二、秘書(shū)意識(shí)到有更多的服務(wù)方式有待自己去運(yùn)用與創(chuàng)建

在辦公自動(dòng)化產(chǎn)生之前，秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的活動(dòng)是秘書(shū)獨(dú)立完成的，沒(méi)有憑借外在力量（如計(jì)算機(jī)辦公設(shè)備），然而隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，秘書(shū)可以憑借各種辦公設(shè)備與軟件為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。秘書(shū)已經(jīng)深刻認(rèn)識(shí)到為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)方式的多樣性是現(xiàn)代優(yōu)秀秘書(shū)人才所必備的基本要求，更重要的是已經(jīng)有了一種運(yùn)用舊有的服務(wù)方式創(chuàng)建新的服務(wù)方式的意識(shí)。

三、秘書(shū)意識(shí)到有更多的服務(wù)范圍有待自己去占據(jù)與開(kāi)拓

傳統(tǒng)的秘書(shū)工作使服務(wù)范疇停留在抄抄寫(xiě)寫(xiě)式的范圍之內(nèi)，計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備擴(kuò)大了秘書(shū)服務(wù)范疇。只要是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)可以通過(guò)辦公設(shè)備解決的事務(wù)都可以列入服務(wù)范圍之內(nèi)。同樣秘書(shū)也認(rèn)識(shí)到服務(wù)范圍的擴(kuò)大，通過(guò)提高自身素質(zhì)來(lái)適應(yīng)其需要，去發(fā)現(xiàn)更多的服務(wù)范圍為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。如秘書(shū)人員要密切關(guān)心當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，更加敏銳地發(fā)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的新產(chǎn)品新成果，不斷地搜集及時(shí)信息，并技能型歸納總結(jié)，找出有參考價(jià)值的技術(shù)資料，及時(shí)提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，作為領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)。秘書(shū)服務(wù)意識(shí)得到更新，主觀上會(huì)使秘書(shū)

服務(wù)工作的質(zhì)量的到提高，指導(dǎo)秘書(shū)工作，從而有利于服務(wù)工作深入展開(kāi)。

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