第一篇：公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、文書處理程序：
目 的：為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績文秘部落，為企業(yè)開拓經營提供服務。
參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》
附 件：《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經濟檔案內容及責任分工》
收文：
1、上級機關下發(fā)的文件資料，應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后，應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。
3、文件由公司領導批辦后，按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理，并將承辦結果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù)，加速公文運轉，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字，并及時送還綜合辦。
5、涉及幾個部門合辦的文件，要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度，按照文件的密級加強管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應立即逐級上報，嚴肅處理。
發(fā)文：
1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字”、“××工字”、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要有相應人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務性質歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其 他部室會簽的文件，由主管部室會同相關部室會簽，會簽后再報公司領導簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經公司領導簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報表的打印，要嚴格按有關規(guī)定辦理，主管部室負責校對，公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。
歸檔：
1、公司設立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設立兼職檔案人員，檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
收集：對經核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。
整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系。檔案室協(xié)助各部室對應歸檔文件進行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑設計類、人事檔案類。
檔案價值鑒定：對各部室分類后的文件，根據檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定，確定其保存價值，分為永、長、短三種歸檔文件。
排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批復可為一件。排列順序為：批復在前，請示在后；轉發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。
編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號、機構、保管期限等，以固定文件位置。
編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表，經部門經理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內的公文材料應保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。
4、由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示等整理、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍，由各部室兼職檔案人員按有關規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內形成的應歸檔的文件材料分類立卷，由部門經理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。
7、當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年。保管期滿后，由財務部編織會計檔案移交清冊，經部門經理審核簽字后，歸檔備查。
8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷，由技質部負責組織鑒定歸檔工作。
9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經上級批復后，10～20天內由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時歸檔。
11、凡可利用現代化辦公手段進行計算機存檔的文件，各部室應按季度上報綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、涉及多部室聯合辦理的公文，原件由主辦部室整 理歸檔，其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。
利用：歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱。
統(tǒng)計：詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。
保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序：
1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現漏洞，加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的批準手續(xù)及用印登記，方能辦理。
4、分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續(xù)。
5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室，應向綜合辦辦理有關審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印，并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開出，內容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應一致，如介 紹信開出后未用，應交回綜合辦，附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告，涉及重要事項，還應通知前往辦事的單位，以防事故。
8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經公司主管領導批準。
9、各部室印鑒，應由各部室專人保管，部門經理監(jiān)督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時，需由部門經理填寫《用印審批表》，報公司主管領導簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續(xù)。
11、印鑒不準出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責任。
三、公函郵寄程序：
1、公司公函需使用EMS郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函，本著降低成本減少辦公費用的原則，由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理EMS郵寄時，經手人要嚴格登記手續(xù)，綜合辦應及時處理，保證當日遞送，不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。
四、辦公設備及用品使用程序：
范 圍：公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目 的：為了節(jié)約開支杜絕浪費，確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。
參考文件：總公司《行政辦公設備管理規(guī)定》
1、辦公設備由綜合辦根據需要，經主管領導批準后統(tǒng)一購置。
2、辦公設備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。
3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因，聯系維修，并建立相應的維修臺帳。
4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認，殘體由綜合辦處置。
5、辦公設備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、辦公用品要根據實際工作需要，于每周的周二上午 按照部門所需，由專人一次性集中辦理領用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經領導批準后統(tǒng)一購置。
9、綜合辦根據領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置，并將采購物品分類進帳。
五、圖書購置、借閱程序：
1、圖書資料由各部室經理編制購書計劃，報公司主管領導批準，由各部室自行購置。
2、購置圖書后，購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續(xù)。
3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、綜合辦應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序，在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應愛護圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、信息傳遞程序：
1、公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經濟運行中起著重要意義。
2、對于總公司下行的信息由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報呈公司領導后下發(fā)相關部室承辦。
3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯系，接到有關信息后，應立即作好記錄，將記錄內容及時傳達到有關部門和人員，并及時處理有關事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
5、公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領導匯報工作，提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理，做到件件有落實，事事有回音。
第二篇：基本建設程序管理規(guī)定
基本建設程序管理規(guī)定
第一條
為加強水利建設市場管理，進一步規(guī)范水利工程建設程序，推進項目法人責任制、建設監(jiān)理制、招標投標制的實施，促進水利建設實現經濟體制和經濟增長方式的兩個根本性轉變，根據國家有關法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條
水利工程建設程序，按《水利工程建設項目管理規(guī)定》(水利部水建[___]___號)明確的建設程序執(zhí)行，水利工程建設程序一般分為：項目建議書、可行性研究報告、初步設計、施工準備(包括招標設計)、建設實施、生產準備、竣工驗收、后評價等階段。
第三條
本暫行規(guī)定適用于由國家投資、中央和地方合資、企事業(yè)單位獨資或合資以及其它投資方式興建的防洪、除澇、灌溉、發(fā)電、供水、圍墾等大中型(包括新建、續(xù)建、改建、加固、修復)工程建設項目。小型水利工程建設項目可以參照執(zhí)行。利用外資項目的建設程序，同時還應執(zhí)行有關外資項目管理的規(guī)定。
第四條
項目建議書階段
___項目建議書應根據國民經濟和社會發(fā)展長遠規(guī)劃、流域綜合規(guī)劃、區(qū)域綜合規(guī)劃、專業(yè)規(guī)劃，按照國家產業(yè)政策和國家有關投資建設方針進行編制，是對擬進行建設項目的初步說明。
___項目建議書應按照《水利水電工程項目建議書編制暫行規(guī)定》(水利部水規(guī)計[___]___號)編制。
___項目建議書編制一般由政府委托有相應資格的設計單位承擔;并按國家現行規(guī)定權限向主管部門申報審批。項目建議書被批準后，由政府向社會公布，若有投資建設意向，應及時組建項目法人籌備機構，開展下一建設程序工作。
第五條
可行性研究報告階段
1.可行性研究應對項目進行方案比較，在技術上是否可行和經濟上是否合理進行科學的分析和論證。經過批準的可行性研究報告，是項目決策和進行初步設計的依據。可行性研究報告，由項目法人(或籌備機構)組織編制。
2.可行性研究報告應按照《水利水電工程可行性研究報告編制規(guī)程》(電力部、水利部電辦[___]___號)編制。
3.可行性研究報告，按國家現行規(guī)定的審批權限報批。申報項目可行性研究報告，必須同時提出項目法人組建方案及運行機制、資金籌措方案、資金結構及回收資金的辦法，并依照有關規(guī)定附具有管轄權的水行政主管部門或流域機構簽署的規(guī)劃同意書、對取水許可預申請的書面審查意見。審批部門要委托有項目相應資格的工程咨詢機構對可行性報告進行評估，并綜合行業(yè)歸口主管部門、投資機構(公司)、項目法人(或項目法人籌備機構)等方面的意見進行審批。
4.可行性研究報告經批準后，不得隨意修改和變更，在主要內容上有重要變動，應經原批準機關復審同意。項目可行性報告批準后，應正式成立項目法人，并按項目法人責任制實行項目管理。
第六條
初步設計階段
1.初步設計是根據批準的可行性研究報告和必要而準確的設計資料，對設計對象進行通盤研究，闡明擬建工程在技術上的可行性和經濟上的合理性，規(guī)定項目的各項基本技術參數，編制項目的總概算。初步設計任務應擇優(yōu)選擇有項目相應資格的設計單位承擔，依照有關初步設計編制規(guī)定進行編制。
2.初步設計報告應按照《水利水電工程初步設計報告編制規(guī)程》(電力部、水利部電辦[___]___號)編制。
3.初步設計文件報批前，一般須由項目法人委托有相應資格的工程咨詢機構或組織行業(yè)各方面(包括管理、設計、施工、咨詢等方面)的專家，對初步設計中的重大問題，進行咨詢論證。設計單位根據咨詢論證意見，對初步設計文件進行補充、修改、優(yōu)化。初步設計由項目法人組織審查后，按國家現行規(guī)定權限向主管部門申報審批。
4.設計單位必須嚴格保證設計質量，承擔初步設計的合同責任。初步設計文件經批準后，主要內容不得隨意修改、變更，并作為項目建設實施的技術文件基礎。如有重要修改、變更，須經原審批機關復審同意。
第七條
施工準備階段
___項目在主體工程開工之前，必須完成各項施工準備工作，其主要內容包括：
(1)施工現場的征地、拆遷;
(2)完成施工用水、電、通信、路和場地平整等工程;
(3)必須的生產、生活臨時建筑工程;
(4)組織招標設計、咨詢、設備和物資采購等服務;
(5)組織建設監(jiān)理和主體工程招標投標，并擇優(yōu)選定建設監(jiān)理單位和施工承包隊伍;
2.施工準備工作開始前，項目法人或其代理機構，須依照《水利工程建設項目管理規(guī)定(試行)》(水利部水建[___]___號)中“管理體制和職責”明確的分級管理權限，向水行政主管部門辦理報建手續(xù)，項目報建須交驗工程建設項目的有關批準文件。工程項目進行項目報建登記后，方可組織施工準備工作。
3.工程建設項目施工，除某些不適應招標的特殊工程項目外(須經水行政主管部門批準)，均須實行招標投標。水利工程建設項目的招標投標，按《水利工程建設項目施工招標投標管理規(guī)定》(水利部水建[___]___號)執(zhí)行。
4.水利工程項目必須滿足如下條件，施工準備方可進行：
(1)初步設計已經批準;
(2)項目法人已經建立;
(3)項目已列入國家或地方水利建設投資計劃，籌資方案已經確定;
(4)有關土地使用權已經批準;
(5)已辦理報建手續(xù)。
第八條
建設實施階段
1.建設實施階段是指主體工程的建設實施，項目法人按照批準的建設文件，組織工程建設，保證項目建設目標的實現;
2.水利工程具備《水利工程建設項目管理規(guī)定(試行)》規(guī)定的開工條件后，主體工程方可開工建設。項目法人或者建設單位應當自工程開工之日起___個工作日內，將開工情況的書面報告報項目主管單位和上一級主管單位備案。
___項目法人要充分發(fā)揮建設管理的主導作用，為施工創(chuàng)造良好的建設條件。項目法人要充分授權工程監(jiān)理，使之能獨立負責項目的建設工期、質量、投資的控制和現場施工的組織協(xié)調。監(jiān)理單位選擇必須符合《水利工程建設監(jiān)理規(guī)定》(水利部水建[___]___號)的要求;
4.要按照“政府監(jiān)督、項目法人負責、社會監(jiān)理、企業(yè)保證”的要求，建立健全質量管理體系，重要建設項目，須設立質量監(jiān)督項目站，行使政府對項目建設的監(jiān)督職能。
第九條
生產準備階段
1.生產準備是項目投產前所要進行的一項重要工作，是建設階段轉入生產經營的必要條件。項目法人應按照建管結合和項目法人責任制的要求，適時做好有關生產準備工作。
2.生產準備應根據不同類型的工程要求確定，一般應包括如下主要內容：
(1)生產組織準備。建立生產經營的管理機構及相應管理制度;
(2)招收和培訓人員。按照生產運營的要求，配備生產管理人員，并通過多種形式的培訓，提高人員素質，使之能滿足運營要求。生產管理人員要盡早介入工程的施工建設，參加設備的安裝調試，熟悉情況，掌握好生產技術和工藝流程，為順利銜接基本建設和生產經營階段做好準備;
(3)生產技術準備。主要包括技術資料的匯總、運行技術方案的制定、崗位操作規(guī)程制定和新技術準備;
(4)生產的物資準備。主要是落實投產運營所需要的原材料、協(xié)作產品、工器具、備品備件和其他協(xié)作配合條件的準備;
(5)正常的生活福利設施準備。
3.及時具體落實產品銷售合同協(xié)議的簽訂，提高生產經營效益，為償還債務和資產的保值增值創(chuàng)造條件。
第十條
竣工驗收
1.竣工驗收是工程完成建設目標的標志，是全面考核基本建設成果、檢驗設計和工程質量的重要步驟。竣工驗收合格的項目即從基本建設轉入生產或使用。
2.當建設項目的建設內容全部完成，并經過單位工程驗收(包括工程檔案資料的驗收)，符合設計要求并按《水利基本建設項目(工程)檔案資料管理暫行規(guī)定》(水利部水辦[___]___號)的要求完成了檔案資料的整理工作;完成竣工報告、竣工決算等必須文件的編制后，項目法人按《水利工程建設項目管理規(guī)定(試行)》(水利部水建[___]___號)規(guī)定，向驗收主管部門，提出申請，根據國家和部頒驗收規(guī)程，組織驗收。
3.竣工決算編制完成后，須由審計機關組織竣工審計，其審計報告作為竣工驗收的基本資料。
4.工程規(guī)模較大、技術較復雜的建設項目可先進行初步驗收。不合格的工程不予驗收;有遺留問題的項目，對遺留問題必須有具體處理意見，且有限期處理的明確要求并落實責任人。
第十一條
后評價
1.建設項目竣工投產后，一般經過___至___年生產運營后，要進行一次系統(tǒng)的項目后評價，主要內容包括：影響評價——項目投產后對各方面的影響進行評價;經濟效益評價——項目投資、國民經濟效益、財務效益、技術進步和規(guī)模效益、可行性研究深度等進行評價;過程評價——對項目的立項、設計施工、建設管理、竣工投產、生產運營等全過程進行評價。
___項目后評價一般按三個層次組織實施，即項目法人的自我評價、項目行業(yè)的評價、計劃部門(或主要投資方)的評價。
3.建設項目后評價工作必須遵循客觀、公正、科學的原則，做到分析合理、評價公正。通過建設項目的后評價以達到肯定成績、總結經驗、研究問題、吸取教訓、提出建議、改進工作，不斷提高項目決策水平和投資效果的目的。
第十二條
凡違反工程建設程序管理規(guī)定的，按照有關法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，由項目行業(yè)主管部門，根據情節(jié)輕重，對責任者進行處理。
第十三條
本暫行規(guī)定是《水利工程建設項目管理規(guī)定(試行)》(水利部水建[___]___號)的補充。
第十四條
本暫行規(guī)定由水利部負責解釋。
第十五條
本暫行規(guī)定自發(fā)布之日起試行。
第三篇：公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、文書處理程序：
目 的：為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績文秘資源網，為企業(yè)開拓經營提供服務。
參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》（××字[XX]第111號）
附 件：《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經濟檔案內容及責任分工》
（一）收文：
1、上級機關下發(fā)的文件資料，應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后，應按照iso14001及ohsas18001的有關程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。
3、文件由公司領導批辦后，按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理，并將承辦結果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù)，加速公文運轉，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字，并及時送還綜合辦。
5、涉及幾個部門合辦（合閱）的文件，要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度，按照文件的密級加強管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應立即逐級上報，嚴肅處理。
（二）發(fā)文：
1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字”、“××工字”、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要有相應人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務性質歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件，由主管部室會同相關部室會簽，會簽后再報公司領導簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經公司領導簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報表的打印，要嚴格按有關規(guī)定辦理，主管部室負責校對，公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。
（三）歸檔：
1、公司設立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設立兼職檔案人員（各部室資料員、內業(yè)），檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
（1）收集：對經核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。
（四）利用：歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》）。
（五）統(tǒng)計：詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。
（六）保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
（七）銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序：
1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現漏洞，加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的批準手續(xù)及用印登記，方能辦理。
4、分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續(xù)。
5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室，應向綜合辦辦理有關審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印，并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開出，內容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應一致，如介紹信開出后未用，應交回綜合辦，附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告，涉及重要事項，還應通知前往辦事的單位，以防事故。
8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經公司主管領導批準。
9、各部室印鑒（包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等），應由各部室專人保管，部門經理監(jiān)督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時，需由部門經理填寫《用印審批表》，報公司主管領導簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續(xù)。
11、印鑒不準出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責任。
三、公函郵寄程序：
1、公司公函（包括財務匯票、工程檔案、合同文本等）需使用ems（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函（對時間及安全系數要求不高的），本著降低成本減少辦公費用的原則，由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時，經手人要嚴格登記手續(xù)，綜合辦應及時處理，保證當日遞送，不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。
四、辦公設備及用品使用程序：
范 圍：公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目 的：為了節(jié)約開支杜絕浪費，確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。
參考文件：總公司《行政辦公設備管理規(guī)定》（××字[XX]第125號）
1、辦公設備由綜合辦根據需要，經主管領導批準后統(tǒng)一購置。
2、辦公設備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。
3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因，聯系維修，并建立相應的維修臺帳。
4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認，殘體由綜合辦處置。
5、辦公設備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、辦公用品要根據實際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經領導批準后統(tǒng)一購置。
9、綜合辦根據領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置，并將采購物品分類進帳。
五、圖書購置、借閱程序：
1、圖書資料由各部室經理編制購書計劃，報公司主管領導批準，由各部室自行購置。
2、購置圖書后，購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續(xù)。
3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、綜合辦應按照iso14001及ohsas18001的有關程序，在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應愛護圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、信息傳遞程序：
1、公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經濟運行中起著重要意義。
2、對于總公司下行的信息（包括fax、e-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報呈公司領導后下發(fā)相關部室承辦。
3
、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯系，接到有關信息后，應立即作好記錄，將記錄內容及時傳達到有關部門和人員，并及時處理有關事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
5、公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領導匯報工作，提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理，做到件件有落實，事事有回音。
第四篇：公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、文書處理程序：
目 的：為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績文秘資源網，為企業(yè)開拓經營提供服務。
參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》（××字[2002]第111號）
附 件：《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經濟檔案內容及責任分工》
（一）收文：
1、上級機關下發(fā)的文件資料，應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后，應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。
3、文件由公司領導批辦后，按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理，并將承辦結果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù)，加速公文運轉，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字，并及時送還綜合辦。
5、涉及幾個部門合辦（合閱）的文件，要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度，按照文件的密級加強管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應立即逐級上報，嚴肅處理。
（二）發(fā)文：
1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字”、“××工字”、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要有相應人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務性質歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件，由主管部室會同相關部室會簽，會簽后再報公司領導簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經公司領導簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報表的打印，要嚴格按有關規(guī)定辦理，主管部室負責校對，公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。
（三）歸檔：
1、公司設立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設立兼職檔案人員（各部室資料員、內業(yè)），檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
（1）收集：對經核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。
（2）整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系。檔案室協(xié)助各部室對應歸檔文件進行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑設計類、人事檔案類。
（3）檔案價值鑒定：對各部室分類后的文件，根據檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定，確定其保存價值，分為永（Y）、長（C）、短（D）三種歸檔文件。
（4）排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批復可為一件。排列順序為：批復在前，請示在后；轉發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
（5）裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。
（6）編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫、室編件號、機構、保管期限等，以固定文件位置。
（7）編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表，經部門經理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》）應保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。
4、由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍（責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每3月底前將上內形成的應歸檔的文件材料分類立卷，由部門經理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。
7、當年形成的會計檔案，在會計終了后，可暫由財務部保管一年。保管期滿后，由財務部編織會計檔案移交清冊，經部門經理審核簽字后，歸檔備查。
8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷，由技質部負責組織鑒定歸檔工作。
9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、&n、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯系，接到有關信息后，應立即作好記錄，將記錄內容及時傳達到有關部門和人員，并及時處理有關事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
5、公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領導匯報工作，提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理，做到件件有落實，事事有回音。
第五篇：公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、文書處理程序：
目的：為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績文秘資源網，為企業(yè)開拓經營提供服務。
參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》（××字[XX]第111號）
附件：《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經濟檔案內容及責任分工》
（一）收文：
1、上級機關下發(fā)的文件資料，應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后，應按照iso14001及ohsas18001的有關程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。
3、文件由公司領導批辦后，按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理，并將承辦結果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù)，加速公文運轉，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字，并及時送還綜合辦。
5、涉及幾個部門合辦（合閱）的文件，要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度，按照文件的密級加強管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應立即逐級上報，嚴肅處理。
（二）發(fā)文：
1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字”、“××工字”、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要有相應人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務性質歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件，由主管部室會同相關部室會簽，會簽后再報公司領導簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經公司領導簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報表的打印，要嚴格按有關規(guī)定辦理，主管部室負責校對，公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。
（三）歸檔：
1、公司設立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設立兼職檔案人員（各部室資料員、內業(yè)），檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
（1）收集：對經核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。
（2）整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系。檔案室協(xié)助各部室對應歸檔文件進行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑設計類、人事檔案類。
（3）檔案價值鑒定：對各部室分類后的文件，根據檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定，確定其保存價值，分為永（y）、長（c）、短（d）三種歸檔文件。
（4）排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批復可為一件。排列順序為：批復在前，請示在后；轉發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
（5）裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。
（6）編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫、室編件號、機構、保管期限等，以固定文件位置。
（7）編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表，經部門經理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》）應保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。
4、由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍（責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每3月底前將上內形成的應歸檔的文件材料分類立卷，由部門經理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。
7、當年形成的會計檔案，在會計終了后，可暫由財務部保管一年。保管期滿后，由財務部編織會計檔案移交清冊，經部門經理審核簽字后，歸檔備查。
8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷，由技質部負責組織鑒定歸檔工作。
9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經上級批復后，10～20天內由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時歸檔。
11、凡可利用現代化辦公手段進行計算機存檔的文件（如：工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等），各部室應按季度上報綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、涉及多部室聯合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。
（四）利用：歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》）。
（五）統(tǒng)計：詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。
（六）保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
（七）銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序：
1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現漏洞，加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的批準手續(xù)及用印登記，方能辦理。
4、分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續(xù)。
5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室，應向綜合辦辦理有關審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印，并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開出，內容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應一致，如介紹信開出后未用，應交回綜合辦，附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告，涉及重要事項，還應通知前往辦事的單位，以防事故。
8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經公司主管領導批準。
9、各部室印鑒（包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等），應由各部室專人保管，部門經理監(jiān)督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時，需由部門經理填寫《用印審批表》，報公司主管領導簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續(xù)。
11、印鑒不準出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責任。
三、公函郵寄程序：
1、公司公函（包括財務匯票、工程檔案、合同文本等）需使用ems（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函（對時間及安全系數要求不高的），本著降低成本減少辦公費用的原則，由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時，經手人要嚴格登記手續(xù)，綜合辦應及時處理，保證當日遞送，不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。
四、辦公設備及用品使用程序：
范圍：公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆
記本、信箋等低值易耗品。目的：為了節(jié)約開支杜絕浪費，確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。
參考文件：總公司《行政辦公設備管理規(guī)定》（××字[XX]第125號）
1、辦公設備由綜合辦根據需要，經主管領導批準后統(tǒng)一購置。
2、辦公設備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。
3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因，聯系維修，并建立相應的維修臺帳。
4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認，殘體由綜合辦處置。
5、辦公設備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、辦公用品要根據實際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經領導批準后統(tǒng)一購置。
9、綜合辦根據領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置，并將采購物品分類進帳。
五、圖書購置、借閱程序：
1、圖書資料由各部室經理編制購書計劃，報公司主管領導批準，由各部室自行購置。
2、購置圖書后，購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續(xù)。
3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、綜合辦應按照iso14001及ohsas18001的有關程序，在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應愛護圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、信息傳遞程序：
1、公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經濟運行中起著重要意義。
2、對于總公司下行的信息（包括fax、e-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報呈公司領導后下發(fā)相關部室承辦。
3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯系，接到有關信息后，應立即作好記錄，將記錄內容及時傳達到有關部門和人員，并及時處理有關事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
5、公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領導匯報工作，提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理，做到件件有落實，事事有回音
點擊咨詢 