第一篇：天津市物業(yè)管理企業(yè)檔案管理工作指導(dǎo)意見(jiàn)(免費(fèi))

天津市物業(yè)管理企業(yè)檔案管理工作指導(dǎo)意

見(jiàn)

為規(guī)范我市物業(yè)管理企業(yè)檔案管理工作，提升物業(yè)管理行業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)的整體水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)務(wù)院《物業(yè)管理?xiàng)l例》、《天津市檔案管理?xiàng)l例》和《天津市物業(yè)管理?xiàng)l例》的規(guī)定，現(xiàn)對(duì)我市物業(yè)管理企業(yè)檔案管理工作提出如下指導(dǎo)意見(jiàn)：

一、適用范圍

本市行政區(qū)域內(nèi)從事物業(yè)管理服務(wù)活動(dòng)的所有物業(yè)管理企業(yè)。

二、檔案管理原則

物業(yè)管理企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“及時(shí)歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的原則。

三、檔案管理內(nèi)容

根據(jù)我市物業(yè)管理企業(yè)的管理模式和實(shí)際情況，檔案管理的歸檔內(nèi)容劃分為11個(gè)一級(jí)類目、67個(gè)二級(jí)類目（具體目錄詳見(jiàn)附件1），主要?dú)w檔范圍包括：

（一）黨群管理工作形成的文件材料。如：黨務(wù)綜合性工作或黨組織其它有關(guān)會(huì)議文件材料;黨組織建設(shè)、黨員管理和紀(jì)檢監(jiān)察工作文件材料等。

（二）行政管理工作形成的文件材料。如：企業(yè)籌備期可行性研究、申請(qǐng)、批準(zhǔn)文件材料;企業(yè)章程、證照，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)（包括董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層）和內(nèi)部機(jī)構(gòu)構(gòu)成、變更文件材料等。

（三）經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料。如：企業(yè)改革、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策文件材料;計(jì)劃與統(tǒng)計(jì)工作文件材料；企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、各項(xiàng)發(fā)展計(jì)劃文件材料；責(zé)任制管理文件材料等。

（四）物業(yè)管理工作形成的文件材料。如：各物業(yè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件材料；各物業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收文件材料;各專項(xiàng)業(yè)務(wù)管理有關(guān)文件材料等。

（五）基本建設(shè)工作形成的文件材料。如：可行性研究、立項(xiàng)、勘探、測(cè)繪、招投標(biāo)、征遷工作以及建設(shè)單位項(xiàng)目管理工作文件材料;基建項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件材料等。

（六）設(shè)備儀器管理形成的文件材料。如：購(gòu)置設(shè)備、儀器的立項(xiàng)審批，購(gòu)置合同;設(shè)備、儀器的開(kāi)箱驗(yàn)收或接收文件材料等。

（七）會(huì)計(jì)檔案。如：會(huì)計(jì)憑證（原始、記賬、匯總）；會(huì)計(jì)賬簿；年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）（包括文字分析）等。

（八）職工個(gè)人檔案。

（九）特殊載體檔案。如：聲像類；實(shí)物類等。

（十）物業(yè)項(xiàng)目形成的文件材料。如：小區(qū)規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備的竣工圖（安裝圖）、綠化平面圖、附屬配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等基礎(chǔ)管理文件材料；房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)等文件材料；共用設(shè)施設(shè)備管理等文件材料。

（十一）其它應(yīng)歸檔的文件材料。

四、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)

（一）企業(yè)檔案管理部門、專（兼）職檔案管理人員職責(zé)明確，并能夠認(rèn)真行使檔案的管理、指導(dǎo)和監(jiān)督職責(zé)。

（二）文件材料歸檔及時(shí)，歸檔范圍準(zhǔn)確，保管期限符合要求。

（三）制定企業(yè)檔案分類方案，檔案實(shí)體檔號(hào)標(biāo)識(shí)與分類方案一致。

（四）案卷整理規(guī)范，質(zhì)量符合國(guó)家及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，并編制檢索工具。

（五）檔案卷（盒）外觀符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求，尺寸、顏色、式樣統(tǒng)一。

（六）根據(jù)企業(yè)檔案管理需要設(shè)置檔案室和配備必要的檔案柜、架，利于檔案的安全保管。涉密檔案保管合理、安全。

（七）檔案保管條件達(dá)到防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮濕、防蟲、防高溫、防塵等要求，并配備必要的檔案保護(hù)設(shè)備設(shè)施，紙質(zhì)檔案要采用無(wú)酸卷盒存放。檔案無(wú)霉變、褪色、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象。

（八）照片、錄音（像）帶、電子文件等特殊載體檔案，要有符合保管要求的檔案裝具單獨(dú)存放。

（九）檔案上架排序符合國(guó)家和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，做到排列有序、分類清楚、查閱方便。

（十）建立檔案借閱、利用登記制度，借閱手續(xù)齊全；利用涉密檔案時(shí)審批手續(xù)嚴(yán)謹(jǐn)；檔案的查準(zhǔn)率、查全率達(dá)到100％。

（十一）對(duì)所保管的檔案應(yīng)定期進(jìn)行清點(diǎn)，建立統(tǒng)計(jì)登記臺(tái)帳，做到賬物相符。

（十二）檔案文件材料移交手續(xù)完備，責(zé)任明確。

（十三）企業(yè)建立檔案鑒定工作小組，按照檔案鑒定程序及時(shí)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)應(yīng)銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，履行銷毀審批手續(xù)。

（十四）適時(shí)編制企業(yè)全宗介紹、組織沿革和大事記等檔案編研材料。

五、檔案管理要求

（一）要有健全完善的檔案管理制度。要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)務(wù)院《物業(yè)管理?xiàng)l例》、《天津市檔案管理?xiàng)l例》和《天津市物業(yè)管理?xiàng)l例》的規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，建立健全企業(yè)的檔案管理規(guī)定、各類文件材料的歸檔制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度和檔案人員崗位責(zé)任制。實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，切實(shí)保證檔案資料收集齊全、真實(shí)準(zhǔn)確、安全保管和方便利用。

（二）要選擇符合企業(yè)自身實(shí)際的管理模式。物業(yè)管理企業(yè)的檔案管理大致可分為三種模式：一是集中統(tǒng)一管理模式。由企業(yè)建立綜合檔案室，將企業(yè)檔案（項(xiàng)目檔案）集中統(tǒng)一保管；二是相對(duì)集中管理模式。企業(yè)內(nèi)部的日常管理文件材料由企業(yè)本部集中保管，所轄物業(yè)項(xiàng)目檔案資料在項(xiàng)目中保管。三是委托代管。在企業(yè)不具備檔案資料的管理?xiàng)l件和能力情況下，可以委托具備檔案管理資質(zhì)的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)保管責(zé)任，并簽訂委托保管協(xié)議。

各物業(yè)管理企業(yè)可以從以上三種模式中任選一種符合自身實(shí)際的檔案管理模式，并將其列為一項(xiàng)常項(xiàng)工作進(jìn)行考核。

（三）要健全完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確責(zé)任分工。企業(yè)要建立由企業(yè)負(fù)責(zé)人、責(zé)任部門和專(兼)職檔案管理人員組成的三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。分管檔案工作的部門，要做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，并指導(dǎo)、監(jiān)督本企業(yè)各部門及物業(yè)項(xiàng)目做好文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；對(duì)實(shí)行相對(duì)集中管理模式的企業(yè)，各職能部門（包括臨時(shí)機(jī)構(gòu)）和物業(yè)項(xiàng)目也要指定專人負(fù)責(zé)文件材料的歸檔工作。專（兼）職檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，并按規(guī)定參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)；嚴(yán)格遵守職業(yè)道德和保密規(guī)則。

（四）檔案整理要及時(shí)、規(guī)范，方便檢索。要參考《天津市物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》（附件1），結(jié)合自身實(shí)際，確定企業(yè)文件材料的具體歸檔范圍、內(nèi)容。對(duì)已經(jīng)做ISO9000認(rèn)證的企業(yè)，可在原有基礎(chǔ)上參照此歸檔范圍、內(nèi)容進(jìn)行添加。

文件材料辦理完畢后按照要求及時(shí)歸檔，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理，并編制檢索工具，方便利用。有條件的企業(yè)要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，進(jìn)一步提高檔案管理水平。

物業(yè)管理企業(yè)在對(duì)物業(yè)項(xiàng)目檔案管理中，要在妥善保管基礎(chǔ)資料和接管驗(yàn)收文件的同時(shí)，承擔(dān)起對(duì)檔案的補(bǔ)充、整理和保管義務(wù)。

（五）要妥善處理好安全保管與開(kāi)發(fā)利用的關(guān)系。要不斷改善檔案保管存放條件，最大限度地延長(zhǎng)各種載體檔案的壽命，確保檔案安全。對(duì)物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料保管要高度重視，嚴(yán)格借閱、歸還手續(xù)，保證檔案資料完整。要充分開(kāi)發(fā)利用檔案資源，為企業(yè)管理、項(xiàng)目維修養(yǎng)護(hù)和商品住宅基金繳存及其使用等服務(wù)，在維護(hù)企業(yè)和業(yè)主權(quán)益等方面發(fā)揮作用。

在利用檔案過(guò)程中，要對(duì)企業(yè)核心技術(shù)檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的開(kāi)發(fā)利用進(jìn)行嚴(yán)格審查，妥善

處理好利用與保密的關(guān)系。

（六）要規(guī)范檔案資料的交接程序。企業(yè)內(nèi)部文件材料移交要建立移交清冊(cè)，由所在的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行移交。

對(duì)于新建住宅物業(yè)管理項(xiàng)目，物業(yè)管理企業(yè)與開(kāi)發(fā)建設(shè)單位之間的資料交接要按照國(guó)務(wù)院《物業(yè)管理?xiàng)l例》、《天津市物業(yè)管理?xiàng)l例》和《關(guān)于天津市新建住宅物業(yè)管理接管驗(yàn)收的指導(dǎo)意見(jiàn)》（津國(guó)土房物〔2005〕102號(hào)）的規(guī)定要求落實(shí)，做到接管文件材料完整，移交手續(xù)齊全，責(zé)任明確。

物業(yè)管理企業(yè)退出項(xiàng)目時(shí)要按照國(guó)務(wù)院《物業(yè)管理?xiàng)l例》、《天津市物業(yè)管理?xiàng)l例》和《天津市物業(yè)管理企業(yè)退出項(xiàng)目管理暫行辦法》的規(guī)定要求，將檔案資料整理完畢后制作移交目錄，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)認(rèn)真做好交接工作。

附件：1.《天津市物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》（參考）

2.天津市物業(yè)管理企業(yè)檔案整理要求

3.天津市物業(yè)管理企業(yè)檔案管理制度（參考）

第二篇：天津市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定管理工作的實(shí)施意見(jiàn)

天津市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定管理工作的實(shí)施意見(jiàn)

第一條為貫徹落實(shí)科學(xué)技術(shù)部、財(cái)政部、國(guó)家稅務(wù)總局《高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定管理辦法》（國(guó)科發(fā)火[2008)]172號(hào)）和《國(guó)家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)領(lǐng)域》及《高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定管理工作指引》（以下簡(jiǎn)稱 工作指引）以及國(guó)家科技部頒發(fā)的有關(guān)文件精神，進(jìn)一步規(guī)范、有效開(kāi)展我市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定管理工作，推動(dòng)高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)加快發(fā)展，特制定本實(shí)施意見(jiàn)。

第二條市科委、市財(cái)政局、市國(guó)稅局、市地稅局共同組成天津市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定工作領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱市領(lǐng)導(dǎo)小組），負(fù)責(zé)指導(dǎo)、管理和監(jiān)督全市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定工作（市科委為領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)單位）。其主要職責(zé)為：

1．按照國(guó)家確定的高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定工作方向與原則，審議天津市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定管理工作報(bào)告；

2．協(xié)調(diào)、解決天津市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定及相關(guān)政策落實(shí)中的重大問(wèn)題；

3．裁決天津市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定事項(xiàng)中的重大爭(zhēng)議，監(jiān)督、檢查天津市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定工作；

第三條領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室（以下簡(jiǎn)稱市認(rèn)定辦公室），辦公室設(shè)在市科委，其主要職責(zé)為：

1．負(fù)責(zé)本市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定(復(fù)審)工作；

2．負(fù)責(zé)建立并管理“天津市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定工作服務(wù)網(wǎng)”，建立和維護(hù)本市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定工作專家?guī)欤＜液椭薪闄C(jī)構(gòu)信用制度；

3．負(fù)責(zé)對(duì)已認(rèn)定的高新技術(shù)企業(yè)進(jìn)行監(jiān)督檢查，受理、核實(shí)有關(guān)舉報(bào)，并做出相應(yīng)處理。接受企業(yè)或主管稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的 1

高新技術(shù)企業(yè)資格復(fù)核申請(qǐng)，并進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核產(chǎn)生重大分歧的，報(bào)市領(lǐng)導(dǎo)小組研究處理；

4．向市領(lǐng)導(dǎo)小組和國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室提交本市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定管理工作報(bào)告；

5．市領(lǐng)導(dǎo)小組交辦的其他工作。

第四條濱海新區(qū)、新技術(shù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)科技局和區(qū)縣科委應(yīng)加強(qiáng)所在區(qū)域內(nèi)高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定的宣傳、咨詢與培訓(xùn)工作，做好高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定申請(qǐng)的初審工作。

第五條高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定程序

(一)企業(yè)自我評(píng)價(jià)。凡申請(qǐng)?zhí)旖蚴懈咝录夹g(shù)企業(yè)認(rèn)定和復(fù)審的企業(yè)，遵照《高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定管理辦法》（國(guó)科發(fā)火[2008]172號(hào)），對(duì)照本辦法規(guī)定條件，進(jìn)行自我評(píng)價(jià)。

（二）申請(qǐng)登記。認(rèn)為符合條件的企業(yè)在“國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定管理工作網(wǎng)”（網(wǎng)址：）進(jìn)行申請(qǐng)登記。按要求填寫《企業(yè)注冊(cè)登記表》（見(jiàn) 工作指引），并通過(guò)國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定管理工作網(wǎng)提交材料。

（三）提交申請(qǐng)材料。企業(yè)根據(jù)獲得的用戶名和密碼進(jìn)入國(guó)家管理工作網(wǎng)認(rèn)定管理系統(tǒng)填寫申報(bào)材料，將申請(qǐng)材料連同相關(guān)附件打印并裝訂成冊(cè)（一式六份并附電子版），報(bào)送企業(yè)所在濱海新區(qū)、新技術(shù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)科技局和區(qū)縣科委。

（四）初審。濱海新區(qū)、新技術(shù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)科技局和區(qū)縣科委根據(jù)認(rèn)定高新技術(shù)企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和條件，對(duì)企業(yè)的申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，將初審意見(jiàn)加蓋公章后上報(bào)市認(rèn)定辦公室（市行政許可大廳）并將申報(bào)材料電子版通過(guò)天津市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定工作服務(wù)網(wǎng)上傳至?xí)r認(rèn)定辦公室，同時(shí)將初審結(jié)果通知企業(yè)，初審合格的企業(yè)通過(guò)國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定管理工作網(wǎng)提交材料。

（五）組織審查與認(rèn)定

市認(rèn)定辦公室收到企業(yè)申請(qǐng)材料后，按技術(shù)領(lǐng)域從專家?guī)熘须S機(jī)抽取不少于5名相關(guān)專家，并將電子材料（隱去企業(yè)身份信息）通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工作系統(tǒng)分發(fā)給所選專家，專家在3個(gè)工作日內(nèi)將評(píng)價(jià)意見(jiàn)反饋給市認(rèn)定辦公室。

市認(rèn)定辦公室組織專家認(rèn)定評(píng)審會(huì)，出具專家組綜合評(píng)價(jià)意見(jiàn)。

市認(rèn)定辦公室匯總專家的評(píng)價(jià)意見(jiàn)和中介機(jī)構(gòu)的專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告后，對(duì)申請(qǐng)企業(yè)提出認(rèn)定意見(jiàn)，并確定高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定名單。

上述工作在收到企業(yè)合格申請(qǐng)材料后60個(gè)工作日（不含公示期15個(gè)工作日）內(nèi)完成。

（六）公示及頒發(fā)證書

經(jīng)認(rèn)定的高新技術(shù)企業(yè)，在“國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定管理工作網(wǎng)”上公示15個(gè)工作日。公示有異議的，由市認(rèn)定辦公室對(duì)有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行查實(shí)處理，屬實(shí)的應(yīng)取消高新技術(shù)企業(yè)資格；公示無(wú)異議的，填寫高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定機(jī)構(gòu)審批備案匯總表，報(bào)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室備案后，在“國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定管理工作網(wǎng)”上公告認(rèn)定結(jié)果，并由市認(rèn)定辦公室頒發(fā)“高新技術(shù)企業(yè)證書”（加蓋科技、財(cái)政、稅務(wù)部門公章）。

第六條本辦法由市科委、市財(cái)政局、市國(guó)稅局、市地稅局負(fù)責(zé)解釋。

第七條本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施，原《天津市高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定管理辦法》（津科高[2006]117號(hào)）同時(shí)廢止。

第三篇：物業(yè)管理企業(yè)檔案管理制度

山東聊城建工物業(yè)管理服務(wù)有限公司

企業(yè)檔案管理制度

一、檔案管理規(guī)定

根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際制定的檔案管理方面的總制度，它應(yīng)對(duì)本企業(yè)檔案工作原則、管理體制、各項(xiàng)業(yè)務(wù)和工作人員職責(zé)等內(nèi)容做出具體規(guī)定。

二、企業(yè)各類文件材料的歸檔制度

是保證企業(yè)各種文件材料、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔的一項(xiàng)重要制度。主要包括各類文件材料的歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求，必要時(shí)須明確歸檔份數(shù)和歸檔手續(xù)。

三、企業(yè)檔案利用制度

是企業(yè)檔案利用工作進(jìn)行規(guī)范的制度。一般應(yīng)包括利用范圍、利用手續(xù)、利用要求及注意事項(xiàng)等內(nèi)容。

四、企業(yè)檔案保密制度

是為保證企業(yè)檔案信息安全而制定的專門制度。內(nèi)容主要包括檔案人員的保密職責(zé)、利用涉密檔案的審批手續(xù)、涉密檔案管理規(guī)定等。

五、企業(yè)檔案保管制度

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是有關(guān)檔案保管條件和檔案管理人員保管檔案職責(zé)的規(guī)定。具體內(nèi)容應(yīng)包括檔案的接收、檔案的排架、庫(kù)房的管理以及特殊載體保管等要求。

六、企業(yè)檔案鑒定銷毀制度

是規(guī)定檔案保管期限鑒定方法、組織以及對(duì)保管期滿檔案進(jìn)行鑒定銷毀的程序、手續(xù)的制度。內(nèi)容應(yīng)包括檔案鑒定的依據(jù)、鑒定工作的組織、檔案銷毀的程序和手續(xù)等。

七、企業(yè)檔案人員崗位責(zé)任制

這是專門針對(duì)企業(yè)檔案管理人員崗位職責(zé)而制定的制度，其內(nèi)容主要包括主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人、檔案部門檔案員、各部門（物業(yè)管理項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人和兼職檔案人員、形成或承辦文件的管理及專業(yè)技術(shù)人員檔案工作責(zé)任制。

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一、檔案管理規(guī)定

為了加強(qiáng)本企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案管理水平，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)，制訂本規(guī)定。

（一）本規(guī)定所指的檔案，是指本企業(yè)在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

（二）企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)管理的基礎(chǔ)工作，是維護(hù)本企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史面貌的一項(xiàng)工作。

（三）企業(yè)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。

（四）企業(yè)成立綜合檔案室，指定專責(zé)的檔案人員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織和管理本企業(yè)檔案工作，開(kāi)展綜合檔案室的日常管理工作和各項(xiàng)具體的檔案工作事務(wù)。

（五）檔案員必須忠于職守，保守企業(yè)和業(yè)主的秘密，接受檔案專業(yè)培訓(xùn)，具備檔案專業(yè)知識(shí)。

（六）綜合檔案室由企業(yè)一位領(lǐng)導(dǎo)分管，并納入主管領(lǐng)導(dǎo)任期目標(biāo)管理和崗位職責(zé)。

（七）各部門（物業(yè)管理項(xiàng)目）應(yīng)指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門（物業(yè)管理項(xiàng)目）形成的文件材料積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交檔案。

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（八）企業(yè)文件材料的形成和積累須納入各部門（物業(yè)管理項(xiàng)目）工作計(jì)劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。

（九）凡本企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料都必須歸檔。歸檔的具體范圍、時(shí)間和要求按相關(guān)文件材料的歸檔制度執(zhí)行。

（十）企業(yè)綜合檔案室對(duì)接收的檔案要按照一定要求，編制必要的檔案檢索工具。

（十一）開(kāi)展檔案的鑒定。根據(jù)本企業(yè)檔案保管期限的規(guī)定，定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行審查鑒定，剔除確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。

（十二）開(kāi)展檔案的統(tǒng)計(jì)工作。建立檔案管理臺(tái)帳，對(duì)檔案數(shù)量、檔案借閱人次，檔案的利用效果、編研情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（十三）認(rèn)真做好檔案庫(kù)房管理。按照防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防高溫、防潮濕、防有害氣體等防護(hù)要求，做好檔案庫(kù)房的管理工作。

（十四）將檔案管理現(xiàn)代化列入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體計(jì)劃，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化。

（十五）積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)生產(chǎn)和各項(xiàng)管理工作服務(wù)。對(duì)積極開(kāi)發(fā)和提供利用檔案并取得顯著效益的人員，企業(yè)將給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。

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二、企業(yè)各類文件材料的歸檔制度

為了完整、系統(tǒng)地保存本企業(yè)工作活動(dòng)中形成的各種門類、各種載體的檔案，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，以滿足企業(yè)各方面的需要，特制定本制度。

（一）歸檔范圍

根據(jù)附件所列內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)實(shí)際工作，制定具體歸檔內(nèi)容。

（二）歸檔時(shí)間

1、企業(yè)自身形成的管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

2、基本建設(shè)、設(shè)備項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)整理歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

3、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

4、企業(yè)職工外出參加各種公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。

5、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

6、電子文件的邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔要與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

7、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。

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8、需要隨時(shí)歸檔的文件有：物業(yè)管理項(xiàng)目交接，基本建設(shè)和設(shè)備設(shè)施類變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料；其它臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。

（三）歸檔要求

1、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可歸具有憑證作用的文件材料。

2、文件材料歸檔后不得更改。

3、歸檔的文件材料要齊全完整，同一份文件、一個(gè)問(wèn)題的內(nèi)容要完整。

4、歸檔的文件材料字跡要符合長(zhǎng)期保管需要，嚴(yán)禁使用易褪色的書寫材料如圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙、純藍(lán)(紅)墨水等書寫。

5、對(duì)破損的文件材料要予以修復(fù)或托裱，用易于褪變、擴(kuò)散的材料（熱敏紙等）書寫的文件，要予以復(fù)制并與原件一起歸檔。

6、對(duì)大于A4規(guī)格的文件，應(yīng)按A4規(guī)格加以折疊，對(duì)小于32開(kāi)規(guī)格的文件，應(yīng)按A4規(guī)格托裱。

7、兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與其承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的文件材料，有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。

8、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

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9、具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。

（四）歸檔份數(shù)

歸檔文件材料一般一式一份。重要的利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

（五）歸檔手續(xù)

向檔案部門移交檔案時(shí)，必須填寫《歸檔文件移交清單》一式兩份，歸檔時(shí)交接雙方按清單交點(diǎn)清楚，確認(rèn)無(wú)誤后，雙方簽字，各留一份，以備查考。

三、企業(yè)檔案利用制度

為維護(hù)檔案的完整與安全，服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)工作，根據(jù)企業(yè)檔案管理的具體情況，制訂本制度。

（一）本企業(yè)員工因工作需要，可以借閱與其工作有關(guān)的檔案和資料。

（二）借閱本企業(yè)檔案須辦理登記手續(xù)，保密的檔案須履行相應(yīng)的手續(xù)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

（三）本企業(yè)檔案一般不外借，借閱時(shí)應(yīng)在檔案部門指定的地方進(jìn)行閱覽。確須外借的檔案，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意，按時(shí)歸還，借閱期一般不得超過(guò)七天，確因工作需要不能如期歸還者應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

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（四）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行更改或涂寫。對(duì)借閱檔案時(shí)造成的檔案丟失、損壞或泄密的，要追究當(dāng)事者責(zé)任。

（五）借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

（六）摘抄或復(fù)印檔案材料的有關(guān)內(nèi)容，須按有關(guān)規(guī)定，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

（七）借出檔案只限在本部門有關(guān)人中查閱，不得轉(zhuǎn)借其部門或個(gè)人，如需轉(zhuǎn)借時(shí)，應(yīng)到檔案室辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。

（八）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

（九）外單位人員借閱本室檔案須持有所在單位介紹信和本人工作證，并辦理有關(guān)手續(xù)。

四、企業(yè)檔案保密制度

為確保企業(yè)檔案信息的安全，制定本制度。

（一）檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守職業(yè)道德、遵紀(jì)守法、保守本企業(yè)和業(yè)主的機(jī)密。

（二）檔案管理人員應(yīng)適當(dāng)區(qū)分文件的密級(jí)并劃分范圍，采取保密措施，對(duì)不同密級(jí)范圍的檔案采取相應(yīng)的保管措施和借閱制度。

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（三）檔案管理人員不得私自將秘密文件、檔案資料帶出檔案室，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將秘密檔案、資料給無(wú)關(guān)人員閱讀。在調(diào)換工作時(shí)，對(duì)所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對(duì)所了解的機(jī)密情況，不得泄露。

（四）有關(guān)部門需查閱機(jī)密以上檔案須經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（五）不得與無(wú)關(guān)人員談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。

（六）下班時(shí)，應(yīng)將涉密檔案文件收起鎖好，并關(guān)好門窗。

（七）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案材料和不需要?dú)w檔的文件，應(yīng)指定專人進(jìn)行銷毀，銷毀機(jī)密文件應(yīng)登記造冊(cè)，并有人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

（八）檔案人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料有丟失、損毀情況，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，采取必要的挽救措施。

五、企業(yè)檔案保管制度

為保護(hù)好本企業(yè)的檔案材料，維護(hù)檔案的完整與安全，制定本制度。

（一）接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。

（二）案卷入庫(kù)要做到卷、目、卡相符，排放整齊，便于查找，以保證提供利用快速準(zhǔn)確。

（三）管理人員要掌握各門類檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，熟知案卷擺放地點(diǎn)、上架順序，做到調(diào)檔、還檔及時(shí)準(zhǔn)確。

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（四）研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。

（五）檔案的接收、移出、鑒定、銷毀、利用要有登記，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確。

（六）借閱完畢的檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，要及時(shí)入庫(kù)，以防丟失。

（七）存放膠片、照片、錄像帶、磁帶要用專用卷盒。

（八）每年要對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行一次全面的檢查，認(rèn)真核對(duì)，做到賬物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害，必須及時(shí)采取消毒殺蟲措施加以處理。

六、企業(yè)檔案鑒定銷毀制度

（一）企業(yè)成立檔案鑒定工作小組，由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案人員及業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成。

（二）企業(yè)各部門在文件材料歸檔時(shí)，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)制定的《檔案保管期限表》，準(zhǔn)確區(qū)分檔案的保管期限。

（三）對(duì)保存在企業(yè)檔案部門的保管期限屆滿的檔案，先由企業(yè)檔案部門進(jìn)行初步鑒定，提出鑒定意見(jiàn)，交企業(yè)檔案鑒定小組審定。

（四）對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定小組審定應(yīng)該銷毀的檔案，由企業(yè)檔案部門寫出鑒定報(bào)告，連同檔案銷毀清冊(cè)一起送企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。

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（五）銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定二人以上進(jìn)行監(jiān)銷。檔案銷毀前，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)要銷毀的檔案與銷毀清冊(cè)，檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀的方式和日期。

（六）銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)在銷毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)挝辉斐蓳p失的，將根據(jù)國(guó)家和單位有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

（七）檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀清冊(cè)，鑒定形成的材料及領(lǐng)導(dǎo)批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。

七、企業(yè)檔案人員崗位責(zé)任制

為加強(qiáng)本企業(yè)檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，不斷提高檔案管理水平，特制定主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人、檔案部門檔案員、各部門（物業(yè)管理項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人和兼職檔案人員、形成或承辦文件的管理及專業(yè)技術(shù)人員檔案工作責(zé)任制。

（一）主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)

1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)本公司檔案工作，認(rèn)真貫徹國(guó)家《檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作方針、政策、規(guī)定在本公司的實(shí)施。

2、及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案工作中存在的問(wèn)題。

3、負(fù)責(zé)本公司的檔案的鑒定銷毀審批工作。

4、監(jiān)督執(zhí)行檔案工作崗位責(zé)任制的考核及獎(jiǎng)懲。

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（二）檔案部門負(fù)責(zé)人

1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級(jí)關(guān)于檔案工作的指示、規(guī)定及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)動(dòng)和組織本公司檔案工作人員全面完成檔案工作任務(wù)。

2、審批或擬定本公司檔案工作各項(xiàng)制度和檔案工作計(jì)劃、總結(jié)，并認(rèn)真聽(tīng)取檔案部門工作匯報(bào)、檢查檔案工作落實(shí)情況。

3、適時(shí)地召開(kāi)全公司檔案工作會(huì)議，總結(jié)布置檔案工作，交流檔案工作經(jīng)驗(yàn);研討工作中存在的問(wèn)題和解決辦法。

4、負(fù)責(zé)組織企業(yè)專(兼)職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及學(xué)習(xí)，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案工作責(zé)任制的考評(píng)工作。

5、負(fù)責(zé)對(duì)借閱機(jī)密檔案和外單位借閱檔案的審批及對(duì)銷毀檔案鑒定的組織和鑒定工作。

6、參加本企業(yè)有關(guān)物業(yè)管理項(xiàng)目驗(yàn)收等有關(guān)活動(dòng)。

（三）檔案室專職（專責(zé)）檔案人員

1、認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案工作的指示要求，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2、負(fù)責(zé)本公司檔案的收集、整理、保管、提供利用、鑒定工作，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。

— —123、負(fù)責(zé)各有關(guān)部門（物業(yè)管理項(xiàng)目）檔案工作的監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，做好文件材料形成、積累、立卷歸檔工作，把好質(zhì)量關(guān)。

4、認(rèn)真執(zhí)行檔案入庫(kù)的清點(diǎn)、登記、驗(yàn)收、移交目錄、保管期限的確定工作，做到帳物相符。

5、做好室藏檔案的管理，建立健全檔案基礎(chǔ)性工作，確保檔案文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

6、做好檔案的保密和保護(hù)工作，維護(hù)檔案的完整與安全。

7、對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備、專用工具等設(shè)施的添置和檔案管理中的問(wèn)題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，對(duì)保管檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé)。

（四）各部門（物業(yè)管理項(xiàng)目）主管檔案工作的負(fù)責(zé)人

1、掌握本公司檔案工作有關(guān)制度規(guī)定，熟知涉及到本部門的具體要求。

2、將檔案工作列入本部門（物業(yè)管理項(xiàng)目）的工作內(nèi)容之一，做到檔案工作與本部門（物業(yè)管理項(xiàng)目）其他工作布置、檢查、總結(jié)三同時(shí)，配備能適應(yīng)本部門（物業(yè)管理項(xiàng)目）工作需要的兼職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。

3、督促兼職檔案人員按時(shí)完成文件材料的積累、整理、歸檔工作，并對(duì)本部門檔案的完整、準(zhǔn)確進(jìn)行審查。

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4、督促搞好本部門（物業(yè)管理項(xiàng)目）文件材料平時(shí)立卷和整理、移交工作，部門成員應(yīng)將開(kāi)會(huì)帶回、承辦完畢的文件材料及時(shí)交給文檔人員，以保證文件材料的齊全、完整。

5、負(fù)責(zé)對(duì)本部門（物業(yè)管理項(xiàng)目）檔案人員和有關(guān)專業(yè)人員的檔案考評(píng)工作。

（五）各部門（物業(yè)管理項(xiàng)目）兼職檔案人員

1、實(shí)施本公司檔案管理規(guī)定和制度，隨時(shí)將本部門形成的檔案文件材料進(jìn)行收集、整理，按規(guī)定立卷后向檔案室移交。

2、熟悉本部門各階段文件材料的形成情況，指導(dǎo)督促、協(xié)助本部門內(nèi)人員做好文件材料的積累，整理并進(jìn)行平時(shí)立卷(預(yù)立卷)工作。

3、對(duì)保存在本部門的檔案，文件材料做好提供利用工作及安全保護(hù)工作。

（六）本企業(yè)各專業(yè)技術(shù)人員、行政干部

1、對(duì)本部門在業(yè)務(wù)、行政、管理等各項(xiàng)工作中所形成的文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)負(fù)責(zé)。

2、對(duì)辦理完畢的文件材料，應(yīng)根據(jù)本部門文件材料歸檔范圍交部門檔案人員，任何個(gè)人不準(zhǔn)將材料歸為已有或久拖不交。

3、在物業(yè)項(xiàng)目接管和退出時(shí)，必須將文件收集齊全，及時(shí)立卷歸檔，并保持材料內(nèi)容準(zhǔn)確、字跡工整、圖樣清晰。協(xié)同本部門兼職檔案人員做好保管期限和密級(jí)劃分工作。

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第四篇：加強(qiáng)企業(yè)基層單位檔案管理工作

加強(qiáng)企業(yè)基層單位檔案管理工作

摘 要：隨著社會(huì)信息化時(shí)代的到來(lái)，信息管理越來(lái)越多樣化。作為原始信息憑證，基層單位檔案的存在有著重要的意義，企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中形成的真實(shí)可靠的原始依據(jù)，記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程。良好的企業(yè)基層檔案的管理規(guī)劃在維護(hù)企業(yè)健康發(fā)展的方面具有戰(zhàn)略意義，本文就如何加強(qiáng)企業(yè)基層檔案的管理工作，結(jié)合實(shí)際談一些見(jiàn)解。

關(guān)鍵詞：基層；檔案管理；規(guī)范

就企業(yè)而言，檔案可以說(shuō)是一個(gè)企業(yè)的豐碑，記錄著一個(gè)企業(yè)的成長(zhǎng)過(guò)程。檔案工作的好壞，直接或間接地影響著一個(gè)單位的工作質(zhì)量、工作效率和服務(wù)質(zhì)量。因此，如何做好基層檔案管理工作是當(dāng)今管理者必須考慮的重大問(wèn)題。目前基層檔案管理分析

1.1 管理者管理意識(shí)不強(qiáng)

當(dāng)今，許多的企業(yè)基層單位由于管理者管理意識(shí)不強(qiáng)，忽視了檔案的管理工作，即使有一些單位把檔案管理提到了日程上，但是在管理的時(shí)候，由于管理人員身兼數(shù)職、人事經(jīng)常變動(dòng)原因經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案整理不及時(shí)、檔案質(zhì)量不高、業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)降低等情況，從而造成企業(yè)單位檔案管理不到位。

1.2 管理體制不夠完善

隨著經(jīng)濟(jì)改革的不斷深化，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)和單位的撤并、重組、遷址逐漸增多。在單位撤并的交接過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)把主要精力都放在安全穩(wěn)定和平穩(wěn)交接上，對(duì)基礎(chǔ)的檔案移交工作重視不夠，沒(méi)有納入議事日程，沒(méi)有建立健全完善的檔案交接體制，加上個(gè)別人員對(duì)檔案的集中管理的意識(shí)不夠強(qiáng)，致使交接程序簡(jiǎn)化，交接事項(xiàng)不清、交接手續(xù)不嚴(yán)而造成檔案信息丟失，為以后的檔案利用造成了很大的不便。

1.3 企業(yè)單位檔案管理的不規(guī)范

在檔案管理中，檔案管理者對(duì)基礎(chǔ)檔案管理的重要性和必要性沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理不積極，僅僅是為了應(yīng)付檢查、應(yīng)付差事，對(duì)檔案的管理沒(méi)有建立嚴(yán)密有效的檔案管理制度、對(duì)信息的收集整理到保存沒(méi)有做到系統(tǒng)規(guī)范，甚至有些管理者把文件隨意丟放，沒(méi)有盡到一個(gè)管理者的責(zé)任。

1.4 提高檔案規(guī)劃質(zhì)量，加強(qiáng)檔案信息化管理

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，許多基層單位檔案的管理體系并未創(chuàng)新，由于長(zhǎng)期未更新檔案信息系統(tǒng)的版本，造成了目前企業(yè)的電子信息檔案管理混亂，加之單位在檔案的管理方面沒(méi)有制定相應(yīng)的規(guī)定，許多檔案沒(méi)有進(jìn)行合理的范圍劃分，導(dǎo)致了文件的保管的混亂，從而降低了檔案的管理質(zhì)量。

1.5 檔案管理環(huán)境惡劣

為了檔案能夠完整的存放，檔案的存放環(huán)境是極為的重要，檔案室最好能保證良好的通風(fēng)條件和干燥條件。除此之外，防止蛀蟲也是重中之重。在目前的檔案管理工作中，基層單位并未重視這些問(wèn)題，檔案室的溫度和干燥度經(jīng)常不達(dá)標(biāo)，在防止蛀蟲方面，目前的企業(yè)單位多采用藥物殺蟲，這種方法雖然能抑止蛀蟲，但對(duì)管理人員的身體也造成了很大的傷害。加強(qiáng)基層檔案管理工作的具體措施分析

2.1 優(yōu)化檔案管理制度，提高檔案管理者專業(yè)能力

為了能夠改變當(dāng)前的檔案管理弊端，管理者積極了解當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀，積極與其他檔部門溝通討論，改革管理體系，制定相應(yīng)的管理規(guī)章，其中主要分以下幾個(gè)方面。

（1）加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理者的責(zé)任心和職業(yè)道德素質(zhì)，為企業(yè)樹立良好的形象，為檔案利用者提供更好的查詢服務(wù)，在檔案的管理中，管理者不但要堅(jiān)持實(shí)事求是的思想，保證檔案的真實(shí)性，完整性。還應(yīng)該具有保密意識(shí)，以確保檔案的政治安全。

（2）檔案的管理人員不僅要具備專業(yè)的理論知識(shí)，還應(yīng)該熟悉檔案的管理工作，熟悉現(xiàn)代化信息技術(shù)，使傳統(tǒng)的檔案管理逐漸向現(xiàn)代信息化管理靠攏。此外，要注重提高工作人員的實(shí)踐能力，規(guī)范管理流程。

2.2 提高檔案管理者的綜合能力

檔案的管理好壞在很大程度上都是與管理者的能力直接掛鉤，所以檔案管理工作人員的綜合能力是十分重要的，這對(duì)檔案管理工作質(zhì)量上的影響非常顯著，為了提高檔案材料的收集效率，檔案管理人員要具備幾下幾個(gè)方面的條件。

（1）檔案管理人員除了對(duì)檔案管理的理論知識(shí)的全面了解以外，檔案管理人員還必須了解其他各個(gè)學(xué)科的知識(shí)，如信息、分類、編輯等方面都要有一定的了解。當(dāng)今社會(huì)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)無(wú)處不在，計(jì)算機(jī)的存在為人類的工作和生活都帶來(lái)了極大的便利。檔案管理者不但要對(duì)傳統(tǒng)文化熟記于心，還要對(duì)計(jì)算機(jī)操作了如指掌，只有管理者不斷地學(xué)習(xí)新知識(shí)，并加以創(chuàng)新改革，才能更好地推動(dòng)檔案管理的健康發(fā)展。

（2）企業(yè)應(yīng)該鼓勵(lì)檔案管理人員多參加一些創(chuàng)新、直觀、生動(dòng)的培訓(xùn)課程。企業(yè)也可以定期的組織一些多媒體教學(xué)課程，為檔案管理人員提供與其他企業(yè)相互學(xué)習(xí)相互交流的平臺(tái)，以提高檔案管理人員的管理技術(shù)水平。

（3）企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人員的自學(xué)能力，培養(yǎng)檔案管理人員的管理能力，提高管理人員的責(zé)任心和社會(huì)感。

2.3 加強(qiáng)檢查力度，提高管理質(zhì)量

（1）在檔案管理工作中，管理者應(yīng)加強(qiáng)檢查的力度，實(shí)行年檢制度，把檢查結(jié)果同年終考評(píng)、先進(jìn)評(píng)選結(jié)合起來(lái)，從而強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范性。

（2）企業(yè)各基層單位間要聯(lián)合檢查，相互督促，主動(dòng)匯報(bào)實(shí)施狀況。

（3）嚴(yán)格檢查，嚴(yán)格執(zhí)法，對(duì)于檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要立即通知單位，對(duì)于情節(jié)極為嚴(yán)重的情況應(yīng)追究其法律責(zé)任。

（4）積極溝通。在檢查工作結(jié)束以后，應(yīng)立即與檢查單位就檢查問(wèn)題進(jìn)行溝通討論，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員通報(bào)，積極整改。

2.4 充分使用當(dāng)前信息化技術(shù)，合理管理

隨著信息化技術(shù)的提高，紙質(zhì)檔案已逐步被電子信息所替代，電子檔案不但彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案不易長(zhǎng)期保存的缺點(diǎn)，還具有便于快速檢索和遠(yuǎn)距離傳輸?shù)膬?yōu)點(diǎn)，提高了工作效率，節(jié)省了人力、物力、時(shí)間和空間，實(shí)現(xiàn)了具有現(xiàn)代特色和規(guī)律的辦公自動(dòng)化科學(xué)管理與人工管理的有效結(jié)合。

2.5 普及檔案知識(shí)，提升檔案質(zhì)量

檔案質(zhì)量的提高與機(jī)關(guān)工作人員對(duì)檔案工作的認(rèn)知程度、檔案知識(shí)密不可分，針對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)工作人員對(duì)檔案工作認(rèn)知匱乏、知識(shí)欠缺問(wèn)題需要做好以下兩點(diǎn)。

（1）充分認(rèn)識(shí)檔案宣傳工作的重要性，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，配足必要的宣傳設(shè)施設(shè)備，提高檔案宣傳工作的質(zhì)量和效率。

（2）利用檔案宣傳展板、知識(shí)競(jìng)賽、檔案知識(shí)揭掛、成立檔案QC小組方式進(jìn)行檔案知識(shí)學(xué)習(xí)。結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)是當(dāng)今發(fā)展的主題，作為原始的信息資源，我們應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到信息的重要性，檔案管理的重要性。只有充分的認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理所存在的弊端，才能去更好的去管理，為檔案的保管與利用提供了強(qiáng)有力保證，讓“歷史的豐碑”古今可鑒。

參考文獻(xiàn)

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趙鳳云（1968-），女，河南鄭州人，大專，助理館員，基層檔案管理工作。

第五篇：如何做好企業(yè)檔案管理工作

如何做好企業(yè)檔案管理工作

摘要：檔案管理承載著企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的信息整理及傳遞的任務(wù)，具有很濃的科學(xué)色彩和政治色彩，是企業(yè)日常運(yùn)行管理過(guò)程中的一項(xiàng)重要工作。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)及石油產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，石油企業(yè)需要更高效、更系統(tǒng)、更先進(jìn)的檔案管理工作推動(dòng)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足與發(fā)展。當(dāng)前的石油企業(yè)需要結(jié)合石油產(chǎn)業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，深入分析檔案管理現(xiàn)狀、明確石油產(chǎn)業(yè)檔案管理工作的內(nèi)涵，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，全面提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案管理 信息技術(shù) 辦公自動(dòng)化

任何企業(yè)組織的運(yùn)行和發(fā)展都離不開(kāi)檔案管理工作的支持和推動(dòng)，企業(yè)檔案管理工作不僅要適應(yīng)企業(yè)的運(yùn)行特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，還要具備良好的前瞻性與可拓展性。石油企業(yè)作為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱性企業(yè)，在發(fā)展生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)規(guī)模的同時(shí)，應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作作出了深入的分析和適當(dāng)?shù)墓ぷ髡{(diào)整，深入分析了企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀、明確石油產(chǎn)業(yè)檔案管理工作的內(nèi)涵，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，全面提升和規(guī)范企業(yè)檔案管理工作。

一、深入分析石油企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

石油企業(yè)作為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱性企業(yè)，在認(rèn)真落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、發(fā)展循環(huán)經(jīng)濟(jì)的過(guò)程中，積極調(diào)整和完善了企業(yè)內(nèi)部的日常管理工作，2007年4月起，我公司實(shí)現(xiàn)辦公OA自動(dòng)化，2010年8月實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，在檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案整理電子化，OA系統(tǒng)內(nèi)生成的收發(fā)文件定期傳送到檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)，進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行整理歸檔工作。促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、自動(dòng)化和現(xiàn)代化，傳統(tǒng)的檔案管理工作通常采用簡(jiǎn)單的紙、筆、電話辦公，過(guò)分依賴人工，工作效率低下、勞動(dòng)強(qiáng)度過(guò)大，嚴(yán)重制約公司發(fā)展。

石油企業(yè)認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理工作方式和工作思想的弊端，及時(shí)引進(jìn)計(jì)算

機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，發(fā)展人機(jī)結(jié)合的辦公模式，建立高效的檔案管理工作體系，規(guī)范了檔案管理工作流程。

二、企業(yè)檔案管理工作問(wèn)題剖析

在分析和改善企業(yè)檔案管理工作中，仍然存在一些制約因素：

（一）企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍問(wèn)題

人員素質(zhì)建設(shè)和能力培訓(xùn)沒(méi)有緊跟企業(yè)產(chǎn)品銷售工作發(fā)展做出調(diào)整，檔案管理工作在引進(jìn)和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時(shí)，未能根據(jù)檔案管理工作特點(diǎn)強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，不能實(shí)現(xiàn)工作人員與辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無(wú)縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

（二）檔案管理信息化問(wèn)題

企業(yè)內(nèi)部信息處理網(wǎng)絡(luò)雖已得到很大程度的發(fā)展，但文件和資料傳送過(guò)程缺乏靈活性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提升。檔案管理信息化不足的根源是企業(yè)未能建立高效的檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理工作沒(méi)有良好的技術(shù)與系統(tǒng)支持，工作質(zhì)量與工作效率難以提升；另外，一些企業(yè)雖然認(rèn)識(shí)到檔案管理信息系統(tǒng)的重要性，并建立了相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，但系統(tǒng)建設(shè)與完善工作未能緊跟檔案管理工作實(shí)際作出調(diào)整，致使企業(yè)檔案管理工作效率難以提升。

（三）檔案管理評(píng)估體系不健全

檔案管理的評(píng)估工作是過(guò)程性與階段性總結(jié)檔案管理工作的關(guān)鍵所在，很多企業(yè)沒(méi)有根據(jù)自身檔案管理工作特點(diǎn)與工作流程制定相應(yīng)的管理評(píng)估體系，致使對(duì)檔案管理工作狀況欠缺了解與準(zhǔn)確分析，難以制定切實(shí)可行的工作調(diào)整與優(yōu)化方案，制約企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化與發(fā)展。

三、企業(yè)檔案管理優(yōu)化措施

針對(duì)檔案管理存在的問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)在發(fā)展生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)規(guī)模的同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，全面提升企業(yè)檔案管理工作水平。

（一）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)與能力培訓(xùn)

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依賴人工規(guī)劃和完成，現(xiàn)代化的檔案管理工作在引進(jìn)和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時(shí)，需要工作人員與辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無(wú)縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合。換言之，現(xiàn)代化的檔案管理工作中，工作人員并未被現(xiàn)代化的技術(shù)及設(shè)備完全取代，反而更強(qiáng)調(diào)工作人員與技術(shù)設(shè)備的配合度。

1、檔案管理人員素質(zhì)與能力養(yǎng)成石油企業(yè)應(yīng)對(duì)專兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)及工作能力進(jìn)行系統(tǒng)的評(píng)估，根據(jù)工作人員的素養(yǎng)及能力狀況，安排專兼職檔案管理人員接受系統(tǒng)的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)教育。引導(dǎo)全體檔案管理工作人員學(xué)習(xí)和熟悉公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各環(huán)節(jié)的技術(shù)及管理工作，如石油產(chǎn)品營(yíng)銷、產(chǎn)品特征、運(yùn)行管理、行政管理、會(huì)計(jì)檔案、人事資料等等。公司設(shè)有檔案管理部門，由分管領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案管理工作，并安排各部門管理人員作為小組指導(dǎo)人員，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員學(xué)習(xí)進(jìn)度及小組培訓(xùn)人員所擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)類型安排和規(guī)劃實(shí)際培訓(xùn)工作。同時(shí)，引導(dǎo)全體檔案管理工作人員在與公司主體業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的法律、合同及其他相關(guān)領(lǐng)域廣泛涉獵，拓寬知識(shí)面，全面提升文化與業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)。另外，通過(guò)實(shí)踐鍛煉、相互交流指導(dǎo)等途徑增強(qiáng)了教育和培訓(xùn)效果。

2、檔案管理人員的專業(yè)指導(dǎo)

公司安排檔案管理部門負(fù)責(zé)人為檔案管理工作主管，檔案管理部門全體工作人員積極參與指導(dǎo)工作，并安排各部門管理人員作為小組指導(dǎo)人員，統(tǒng)計(jì)分析企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員學(xué)習(xí)進(jìn)度及小組培訓(xùn)人員所擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)類型，在了解不同小組人員的業(yè)務(wù)處理能力和規(guī)范程度的基礎(chǔ)上，在上級(jí)公司的組織與安排下，對(duì)相關(guān)專兼職檔案管理人員進(jìn)行了統(tǒng)一的教育和培訓(xùn)，并邀請(qǐng)省檔案局專業(yè)講師進(jìn)行業(yè)務(wù)講授。同時(shí)，定期進(jìn)行檔案管理工作素質(zhì)與能力評(píng)比，并通過(guò)專門的研討會(huì)議解決和探討辦公過(guò)程中的共性問(wèn)題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作中的問(wèn)題和瓶頸，幫助工作人員有目標(biāo)、有方向地開(kāi)展和改進(jìn)檔案管理工作。

（二）建立信息化檔案管理體系

1、企業(yè)檔案搜集整理信息化

石油企業(yè)在分析和整合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和工作模式的基礎(chǔ)上，應(yīng)調(diào)整傳統(tǒng)的檔

案搜集整理模式，檔案信息資源由傳統(tǒng)運(yùn)行模式向采集自動(dòng)化、存儲(chǔ)數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化和服務(wù)人性化過(guò)渡，逐步建立和完善檔案搜集整理工作辦公自動(dòng)化，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案搜集與整理工作主要通過(guò)長(zhǎng)期工作建立起的數(shù)據(jù)庫(kù)完成文件檔案相關(guān)處理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，在檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案整理電子化，OA系統(tǒng)內(nèi)生成的收發(fā)文件定期傳送到檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)，進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行整理歸檔工作，實(shí)現(xiàn)高效、精準(zhǔn)的檔案信息交流傳送。

2、企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與完善

我公司在檔案管理工作的調(diào)整與完善過(guò)程中，積極引入上級(jí)公司開(kāi)發(fā)的檔案信息系統(tǒng)，根據(jù)公司自身檔案管理特點(diǎn)及企業(yè)檔案檢索目錄著錄要求、借鑒其他公司相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案檢索目錄建立經(jīng)驗(yàn)，建立并完善了真正適用于本公司日常運(yùn)行的檔案檢索目錄，通過(guò)信息系統(tǒng)的利用實(shí)現(xiàn)檔案信息高效傳輸交流，以及信息的永久保存。

（三）優(yōu)化檔案利用與評(píng)估工作

1、優(yōu)化檔案利用工作

加強(qiáng)公司檔案利用過(guò)程中的安全管理，根據(jù)檔案管理技術(shù)設(shè)備及信息系統(tǒng)工作運(yùn)行特點(diǎn)，不斷調(diào)整與完善公司內(nèi)部檔案利用過(guò)程中的保密機(jī)制。

建立并完善了真正適用于本公司日常運(yùn)行的檔案檢索目錄，通過(guò)信息系統(tǒng)的利用實(shí)現(xiàn)檔案信息高效傳輸交流，最大限度發(fā)掘公司內(nèi)部檔案的信息與資源價(jià)值，為公司及行業(yè)發(fā)展提供有力的支持。

2、優(yōu)化檔案管理評(píng)估工作

切實(shí)制定并完善《檔案管理制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案安全應(yīng)急處理預(yù)案》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》、《檔案分類及保管期限表》、《OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理辦法（試行）》、《電子檔案管理辦法》等制度，嚴(yán)格依照這些管理和評(píng)價(jià)制度完成對(duì)檔案管理的評(píng)價(jià)工作，并提出可行性強(qiáng)、方向明確的工作建議。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)及石油產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，石油企業(yè)需要更高效、更系統(tǒng)、更先進(jìn)的檔案管理工作推動(dòng)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足與發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作

不僅要適應(yīng)企業(yè)的運(yùn)行特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，還要具備良好的前瞻性與可拓展性。石油企業(yè)作為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱性企業(yè)，在發(fā)展生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)規(guī)模的同時(shí)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作作出了深入的分析和適當(dāng)?shù)墓ぷ髡{(diào)整，公司的檔案管理改革經(jīng)驗(yàn)表明，新時(shí)期的石油企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，最大限度發(fā)掘檔案資料的信息與資源價(jià)值，推動(dòng)公司及行業(yè)走向信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展道路。

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