第一篇：OA應用管理辦法

辦公自動化系統(tǒng)管理辦法

第一章 總

則

第一條

為了有效地配合集團辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱：XXX-OA系統(tǒng)）的運用，推進集團信息化建設，從而有效地利用XXX-OA實現辦公“流程電子化、制度規(guī)范化、工作協(xié)同化、管理精細化”目標，提高辦公效率、提高信息綜合利用、實現資源共享、提高企業(yè)管理水平，特制訂本管理辦法。

第二條

本辦法適用于XXX-OA系統(tǒng)的管理（包括集團本部和各級公司）。

第三條

集團本部和集團所屬各公司必須指定專人作為子機構系統(tǒng)管理員負責XXX-OA系統(tǒng)在公司的建設、實施和本公司的系統(tǒng)維護。集團本部和各公司的職能部門必須指定部門信息管理員，負責本部門的用戶及權限、崗位、流程模板設定，部門文檔權限（授權）的設置，負責本部門的操作人員的指導、咨詢和培訓，對本部門的信息安全負有保密的責任和義務，不得向任何無關人員泄露信息內容。第四條

系統(tǒng)內包含集團高度機密文件，用戶應有良好的安全意識。應定期修改用戶密碼，并不得轉借他人使用。

第五條

除個人文件外，用戶不得隨意修改和刪除協(xié)同管理內文件。如文件作廢或刪除，必須征得部門負責人的同意。

第六條

XXX-OA系統(tǒng)用戶對集團信息安全負有保密的責任和義務，不得隨意設置權限，共享信息給無關人員，不得無故下載文件，更不能向公司外人員泄漏公司機密。第七條 XXX-OA的主要功能包括： ? 內部郵件管理 ? 文檔管理 ? 流程管理 ? 工作聯絡書 ? 信息發(fā)布和交流

其中內部郵件管理、工作聯絡書、流程管理是XXX-OA的核心業(yè)務。全集團辦公人員可以利用XXX-OA進行日常辦公、公文審批、文件共享、知識共享，促進辦公人員之間的交流和協(xié)作。

第二章

辦公自動化系統(tǒng)的約定

第八條 集團辦公自動化系統(tǒng)（簡稱XXX-OA）包括集團電子流程應用系統(tǒng)和電子郵件管理系統(tǒng)兩個子系統(tǒng)。

第九條 第一次使用XXX-OA系統(tǒng)前，先聯系本單位系統(tǒng)管理員，在用戶自己使用的計算機上進行host文件設置后，方可使用。

第十條 XXX-OA系統(tǒng)的用戶命名規(guī)則：XXX-OA用戶名為用戶漢語全名。如：集團本部XX，其登錄XXX-OA系統(tǒng)的用戶名為：XX。姓名重復的情況依照如下規(guī)則解決：

1． 重名者為不同公司的，則在名字后面加公司名稱；如，集團本部和商業(yè)公司均有員工的姓名為：XX；則集團本部的XX在XXX-OA中的用戶名為：XX（集團本部）；商業(yè)公司的XX在XXX-OA系統(tǒng)中的用戶名為：XX（商業(yè)）

2． 重名者為如果為同一公司員工，則職務最大者使用漢語全名作為XXX-OA系統(tǒng)的用戶名，其余的人以在系統(tǒng)中注冊的先后秩序在漢語全名后加01、02等序號。如：集團本部分別有兩個員工姓名為XX，則職務高者在XXX-OA中的用戶名為XX；后者在XXX-OA系統(tǒng)中的用戶名為：XX01 具體每個人在系統(tǒng)中的用戶名，請以本公司或部門的信息管理員確定為準。

第十一條 集團電子流程應用系統(tǒng)應用于集團本部和集團所有下級公司，登錄地址：http://oa.XXX.com/；用戶名：用戶自己漢字姓名或系統(tǒng)管理員分配的用戶名；首次登錄系統(tǒng)的密碼：12345678，各用戶第一次進入系統(tǒng)后請修改用戶密碼。

第十二條 外部電子郵件管理系統(tǒng)應用于全集團，各用戶可登陸http://mail.XXXXX.cn 進行郵件的收發(fā)和管理，電子郵件系統(tǒng)使用的域名為：XXXXX.cn；電子郵箱的名稱為：用戶名的全拼@XXXXX.cn，例如：XX的電子郵箱名稱為：XX@XXXXX.cn。如果出現電子郵件的姓名全拼出現重疊，則依照如下規(guī)則：

1.重名者為不同公司的，則在名字漢語后面加公司簡稱；如，集團本部和商業(yè)公司均有員工的姓名為：XX；則集團本部的XX的電子郵件帳號為：XX-jtbb；商業(yè)公司XX的電子郵件帳號為：XX-sygs 2.重名者為如果為同一公司員工，則職務最大者使用漢語全拼作為電子郵件賬號名，其余的人以在系統(tǒng)中注冊的先后秩序在漢語全拼后加01、02等序號。如：集團本部分別有兩個員工姓名為XX，則職務高者的電子郵件帳號為：XX；后者的電子郵件帳號為：XX01 具體每個人的電子郵件帳號，請以本公司或部門的信息管理員確定為準。

第十三條 原則上XXX-OA只能在集團范圍內的網絡環(huán)境中使用，如果因工作需要或出差等需要，可向集團信息管理部申請VPN用戶，使用VPN方式連接Internet后，即可使用XXX-OA系統(tǒng)。

第三章

制訂流程的規(guī)定

第十四條 XXX-OA中的流程分為三類流程：集團流程、公司（集團本部視為公司）流程和部門流程。凡可能在集團下屬多個公司發(fā)起使用的流程都歸為集團流程；凡是僅僅在集團下屬公司內部（含集團本部內部）流轉，并可能在公司內部多個部門發(fā)起使用的流程，都視為公司流程；只有特定的部門發(fā)起的流程歸為部門流程。

第十五條

流程的制訂：集團流程統(tǒng)一由集團行政部會同集團體系管理員及信息員，根據集團管理規(guī)定制訂。公司流程由各公司行政會同各部門管理員和信息員，依據本公司管理制度制訂，集團本部流程由集團行政中心會同各部門管理員和信息員進行制訂。部門流程由各部門信息員及部門負責人根據本公司管理制度和實際業(yè)務建立。第十六條

流程的修改：當實際流程變更時由相關部門提出，集團流程經集團行政部會同各相關部門討論后由集團信息部信息管理員負責修改；公司流程由各公司行政部會同本公司各相關部門討論后，由公司系統(tǒng)管理員負責修改；部門流程由本部門自行確定后修改。第十七條 流程的維護：集團及集團本部流程，由集團行政部會同集團體系管理員及原制訂部門負責修改；集團下屬各公司的流程，由各公司行政部會公司體系信息管理員及原制訂部門負責修改；部門流程由各部門提出，公司系統(tǒng)管理員修改。

第十八條 流程的制訂范圍：本著提高工作效率、節(jié)約成本的原則將集團內的大部分業(yè)務流程制訂為電子流程。

第四章

電子流程管理的規(guī)定

第十九條 集團內的業(yè)務運作公布過的啟用流程必須全部走電子審批流程，任何人不得以任何借口拒絕走XXX-OA系統(tǒng)流程。如果集團業(yè)務運作公布過的啟用流程，用戶還是堅持使用紙介流程，將嚴格按照管理辦法進行處罰。

第二十條 為保證電子流程的正確性，任何人不得隨意修改流程。如有必要修改，請向流程原制訂者申請。

第二十一條 使用流程時的文件歸檔時要注意規(guī)范，把相應的歸檔文件歸檔到相應的文件柜，方便查詢、使用。

第二十二條 如個人出差，必須設置流程代簽人或通過XXX-OA中的IT服務流程向集團信息管理部申請VPN權限，以便流程及時運行。第二十三條 文件走流程時相關人員必須盡快做出相應的處理、提高工作效率。其中的工作效率將作為績效考核的參數之一，納入月度績效考核。

第五章

郵件管理規(guī)定 第二十四條 http://mail.XXXXX.cn電子郵件系統(tǒng)是集團員工因公對外溝通和交流的方式之一。集團內部人員的工作溝通和交流盡量使用XXX－OA中的內部郵件和工作聯絡單。

第二十五條 http://mail.XXXXX.cn電子郵件系統(tǒng)使用空間每用戶不超過500M，請各用戶不要長期存放郵件，如該郵件需保存，請用戶自行備份到本機。

第二十六條 郵件附件大小每用戶不要超過10M，如因工作需要更大的附件限制，請使用XXX-OA系統(tǒng)信息管理流程中的Internet、Mail申請流程，進行申請。

第二十七條 系統(tǒng)中只保留6個月的郵件，超過6個月的，系統(tǒng)定期在下月一日刪除，請用戶注意做好郵件導出和備份工作。

第六章

文檔管理的規(guī)定

第二十八條 按照文檔的應用范圍，文檔分為常用信息、集團文件、公司文件和部門文件。常用信息指集團廣泛使用的文件；集團文件指集團發(fā)布的制度文件、體系文件、公文模板等文件；公司文件指公司或集團本部范圍的制度文件、文檔模板、體系文件、歸檔文件等，不跨公司使用；部門文件指集團本部或各公司部門內部文件，不跨部門使用（部門文件只能是本部門人員使用）。

第二十九條 集團文件和集團本部文件、由總裁室秘書維護；公司文件由各公司行政部統(tǒng)一授權維護；部門文件由本部門負責人和信息員維護。

第三十條 文檔組織要清晰、分類明確；不得隨意存放文件；更不得隨意授權。

第三十一條

注意文檔的安全，任何人不得隨意修改、刪除和破壞文檔。

第三十二條

發(fā)現公共文檔有異常時應及時通知相關的維護人員。第三十三條 所有經過電子流程審批發(fā)布的文件，都為集團、各公司和部門經過XXX-OA系統(tǒng)簽審的有效文件，并視為集團、各公司和部門的正式文件。

第七章 用戶管理

第三十四條 由集團信息管理部信息管理員根據集團的組織架構維護XXX-OA系統(tǒng)的集團體系和集團本部的機構設置。各公司的組織架構維護是在集團機構的基礎上，由各公司系統(tǒng)管理員負責維護。第三十五條 系統(tǒng)用戶由各部門信息員和部門負責人維護，用戶資料必須完整有效。集團信息管理部和各公司系統(tǒng)管理員提供技術支持。第三十六條 為確保系統(tǒng)信息安全，部門信息員必須及時根據部門人事變動維護用戶信息。人員離職必須馬上停止該用戶使用XXX-OA系統(tǒng)的權限。人員調動必須由公司系統(tǒng)管理員或集團信息管理部系統(tǒng)管理員在XXX-OA中的用戶設置作必要調整。

第三十七條 用戶不允許在系統(tǒng)內上傳和創(chuàng)建一些與工作無關的文件，比如.mp3、.rm、.mpeg、.dat、.avi、.wmv等多媒體文件。

第八章 培訓管理

第三十八條 集團信息管理部統(tǒng)一制定計劃，由各公司系統(tǒng)管理員定期對公司新進員工組織培訓，各部門信息員負責對本部門新增員工的培訓工作。

第九章 應急措施

第三十九條 在使用XXX-OA系統(tǒng)時遇到問題，請及時與本部門信息員聯系，或本公司系統(tǒng)管理員聯系。

第十章 獎懲規(guī)定

第四十條

為強化信息的保密性，集團內部范圍內傳遞的郵件（工作聯絡單），非特殊原因必須使用XXX-OA系統(tǒng)傳遞。對沒有特殊原因又長期使用外部郵件遞信息者將視情況予以處罰。

第四十一條 數據命名不規(guī)范的，前2次警告，以后每次罰款20元。第四十二條 數據歸檔不規(guī)范的，前2次警告，以后每次罰款20元。第四十三條 數據提交流程不規(guī)范的，前2次警告，以后每次罰款20元。

第四十四條 公布范圍內啟用流程，用戶還堅持使用紙介流程的，第一次警告，以后每次罰款20元。

第四十五條 數據流程任務完成超過規(guī)定時限的，前2次警告，以后每次罰款20元。

第四十六條 用戶因出差或休假未能在系統(tǒng)內臨時授權，第一次警告，以后每次罰款20元。

第四十七條 數據有明顯錯誤的，但沒造成系統(tǒng)事故的。數據提交者付主要責任，數據審核者付連帶責任，每次罰款100元。

第四十八條 數據有明顯錯誤的，造成系統(tǒng)事故的。數據提交者負主要責任，數據審核者負連帶責任，每次罰款500元。

第四十九條 相關提交人員必須在文件內簽名和簽署意見(說明：WORD文檔不會自動產生簽名)。對未簽名者前2次警告，以后每次罰款20元。

第五十條 以上所有警告和處罰由集團信息管理部負責統(tǒng)計，并定期向總裁室提交報告。

第十一章 保密與安全管理規(guī)定

第五十一條

各級用戶對自己所能查看到的信息負有保密的責任和義務，不得向任何無關人員泄露信息內容。如有他人通過用戶自己的密碼登錄，并造成數據泄密、數據修改或惡意破壞，責任由用戶本人承擔，并處于1000元的罰款。第五十二條 各級用戶對自己的用戶名和密碼必須妥善保管，杜絕出現密碼真空現象。用戶密碼必須定期更換，一般每一個月更換一次，一旦發(fā)現密碼泄露或丟失應及時聯系管理員更換。

第五十三條 廣域網用戶只限于出差用戶和部分必須及時異地決策，異地工作的崗位（如：正副總裁、正副總經理，外協(xié)、銷售、售后部門等用戶）。特殊用戶如果需要開通廣域網用戶權限，請?zhí)顚憽禝nternet/E-mail用戶權限申請表》。

第五十四條 集團信息管理部對防止外人對XXX-OA系統(tǒng)的非法訪問及保護XXX-OA系統(tǒng)的數據安全負有完全責任，要從硬件及軟件兩個層次上解決XXX-OA系統(tǒng)的安全運行問題。

第五十五條 嚴禁對系統(tǒng)數據進行蓄意破壞，一經查證，予以重罰。情節(jié)嚴重者，交集團審計部，按集團制訂的相關規(guī)定處理。

第十二章

附

則

第五十六條

本管理辦法由集團信息管理部負責制訂、解釋與修訂。第五十七條 本管理辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行生效。

信息管理部

二00七年十二月二十日

第二篇：OA管理辦法

OA管理辦法 目的

規(guī)范OA系統(tǒng)的管理和使用，保證系統(tǒng)穩(wěn)定高效運行。2 范圍

適用于集團OA系統(tǒng)的管理、使用和維護。職責

3.1 集團企業(yè)管理部負責OA系統(tǒng)的管理和維護，指導系統(tǒng)使用人員規(guī)范使用OA系統(tǒng)。3.2 集團各部門/子公司負責按本文件要求使用OA系統(tǒng)。管理要求

4.1 使用OA系統(tǒng)處理各項辦公事務的過程和所產生的結果，與原工作流程所產生的結果具有同樣的效力。

集團OA系統(tǒng)承載如下辦公事項：

a）集團所有體現在系統(tǒng)中流程的運作和管理；

b）集團所有公告、通知、會議紀要及其他行政公文的發(fā)布； c）集團文件制度、報表等電子文檔的管理和共享； d）集團員工日常辦公中的信息傳遞與共享；

e）集團各部門、子公司及員工制定的個人工作計劃、日程； f）通過其他形式在OA中流轉的文件或流程處理。4.2 集團OA系統(tǒng)的登錄地址。

4.2.1 集團OA系統(tǒng)運行在集團公司服務器上，公司員工可使用終端的瀏覽器，通過辦公內網、Internet網絡和手機直接訪問系統(tǒng)。

a）辦公內網登錄地址（適用于集團辦公網絡用戶）：

b）Internet網絡登錄地址（適用于外地子公司、出差人員）：

c）手機登錄地址（適用于在外無法連接網絡并急需處理待辦事宜的）： 4.3 OA系統(tǒng)的用戶包括：集團所有二線員工。

4.3.1 OA系統(tǒng)帳號的申請：新員工入職后，由該員工所在部門/子公司的人事管理員在OA系統(tǒng)中提交‘OA/ERP/AM用戶申請’流程，經集團企業(yè)管理部網絡主管開通后流轉至人事管理員，再由人事管理員通知至新員工。

4.3.2 OA系統(tǒng)帳號的注銷：員工在辦理離職手續(xù)后，由該員工所在部門/子公司的人事管理員以內部郵件或AM信息方式傳遞至集團企業(yè)管理部網絡主管處理。4.4 OA系統(tǒng)的使用管理。4.4.1 OA系統(tǒng)中流程的管理。4.4.1.1 OA系統(tǒng)的流程，應本著“簡單、高效、實用”的原則制作。固化在OA系統(tǒng)中的流程，需滿足以下任一條件：

a）使用頻率不得低于1次/月；

b）通過該流程收集的數據形成報表能對使用人工作效益有所提升； c）流程各節(jié)點相對固化；

d）現有OA流程不能滿足要求。

4.4.1.2 新增的流程，應編制《OA流程說明書》，并通過OA系統(tǒng)中集團企業(yè)管理部的“OA流程說明書發(fā)布”流程，經過本部門/子公司負責人和集團企業(yè)管理部部長審核、集團企管主管領導審批后，由集團企業(yè)管理部網絡主管制作并固化在OA系統(tǒng)中。4.4.1.3 現有流程如有變動需要修改的，由該流程的《OA流程說明書》編制人，通過OA系統(tǒng)中集團企業(yè)管理部下的‘OA/ERP數據修改’流程，經過部門、子公司負責人和集團企業(yè)管理部部長審批后，集團企業(yè)管理部網絡主管在OA系統(tǒng)中實施更改。

4.4.1.4 每季度末月的28號，集團企業(yè)管理部網絡主管要統(tǒng)計OA系統(tǒng)中流程的使用頻率，對于季度使用頻率低于3次的（不做數據收集形成報表的流程），要征詢該流程歸口使用部門、子公司和的意見，經集團企業(yè)管理部部長確認后，對該流程做隱藏使用或刪除處理。4.4.1.5 OA系統(tǒng)流程標題的規(guī)范使用。對于OA系統(tǒng)未自動生成流程標題的流程，提交人在擬定流程標題時必須完整表達對人或事的描述，如“XX公司關于xxxxx的通知”、“對xxx違反xx制度的考核”、“關于xxxxx的請示”，以便查閱。對未按本條規(guī)定擬定流程標題的，處以10元/流程的考核。

4.4.1.6 OA系統(tǒng)流程的刪除。對于發(fā)布數據有問題需要刪除的流程，在流程未審批完成并發(fā)布的，由提交人通知當前審批節(jié)點操作人退回，由提交人刪除。已經通過審批并發(fā)布的流程，由提交人通過OA系統(tǒng)中集團企業(yè)管理部下的‘OA/ERP數據修改’流程，完整描述流程名稱、發(fā)布日期和刪除原因，經過所在部門/子公司負責人和集團企業(yè)管理部部長審批后，由集團企業(yè)管理部網絡主管執(zhí)行刪除。4.4.2 OA系統(tǒng)中文檔和報表的管理。

OA系統(tǒng)中的文檔、報表等文件全部歸類存放在‘我的知識’—‘文檔中心’的相關目錄中。4.4.2.1 文檔或報表的發(fā)布。集團各部門、子公司二級部門使用和存檔的報表，統(tǒng)一在‘我的流程’—‘報表發(fā)布’下用相應的流程發(fā)布。

4.4.2.2 文檔或報表名稱的規(guī)范。文檔或報表的編制人，在提交該文檔、報表時，需完整填寫該文檔、報表的名稱和發(fā)布年月，如“XXXXXXXX-2011年1月”，以便查閱。對未按本條規(guī)定填寫文檔、報表標題的，處于10元/個的考核。4.4.3 OA系統(tǒng)使用的管理。

4.4.3.1 OA系統(tǒng)通過用戶名和密碼進行身份管理和認證，使用人員首次登錄系統(tǒng)應及時更換密碼，不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的一切后果由本人負責。

4.4.3.2 OA系統(tǒng)的使用人員在工作時間內，不論身在何地，均有責任和義務，自覺的、有意識的登錄、使用OA系統(tǒng)來處理日常辦公事務，使用人員每天上班后需及時登錄OA系統(tǒng)并保持在線，以保證及時動態(tài)接收、及時處置和辦理流程和文檔。任何已發(fā)送到OA系統(tǒng)上的通知、流程、文檔、報表，均視為已通知當事人。不得以任何理由說未得到知會。4.4.3.3對于可在公司OA系統(tǒng)中處理的辦公事務，流程的發(fā)起者如果仍沿用原處理方式的，則其流程處理人可視情況不予受理。

4.4.3.4 OA系統(tǒng)的使用人員要自覺遵守系統(tǒng)運行中相關的規(guī)章制度，按照自己的權限，認真完成本人在系統(tǒng)中所承擔的工作，必須對文件資料的安全性、保密性、準確性、完整性及發(fā)布范圍負責，每位員工均要對系統(tǒng)中記錄的所有以其名義處理的事務和結果承擔責任。4.4.3.5操作人員如因出差等原因較長時間不在公司，或有其他特殊情況可能會影響工作時，應將處理流程和文檔的權限通過OA系統(tǒng)‘我的流程’—‘流程代理’代理給其他人員，返回公司上班后應及時收回權限。被委托人員應及時辦理委托事項。

4.4.3.6 OA系統(tǒng)的使用人員不得在本系統(tǒng)上發(fā)布與工作無關的文檔和資料，一切言論皆需遵守國家相關法律法規(guī)，同時尊重他人權益及隱私；不得擅自將OA系統(tǒng)中的文檔、數據用于與工作無關的其他用途，否則將追究相關部門、子公司及人員的責任。4.4.3.7 OA系統(tǒng)使用培訓。對新員工入職后，由該員工直接上級負責講解OA系統(tǒng)操作，也可在OA系統(tǒng)‘我的知識’—‘文檔中心’—‘系統(tǒng)使用’—‘系統(tǒng)使用培訓’目錄中下載資料自學。集團企業(yè)管理部每年組織一次OA系統(tǒng)的培訓。

4.4.3.8 當OA系統(tǒng)出現故障無法及時排除導致不能正常使用時，集團各部門、子公司可暫時按照原方式（有紙化辦公）進行操作，以保障正常辦公。待OA系統(tǒng)恢復正常后，需在OA系統(tǒng)中補發(fā)該流程或文檔。

4.4.3.8 集團企業(yè)管理部網絡主管要定期檢查、備份、維護OA系統(tǒng)和數據庫，發(fā)現問題要及時排除，無法排除的要立即與泛微公司聯系，確保系統(tǒng)正常運行。

第三篇：辦公自動化(OA)管理辦法[推薦]

南寧市工信委辦公自動化（OA）管理辦法

第一章 總則

第一條 為推進本委辦公自動化（OA）以及信息化進程，實現辦公標準化管理，加快公文流轉速度，提高辦文效率，減少文件丟失，同時保護環(huán)境，節(jié)約辦公經費，特制定本辦法。

第二條 委辦公室負責網上辦公系統(tǒng)公文處理的綜合管理工作，委辦計算機站管理員負責網上辦公系統(tǒng)的技術保障和系統(tǒng)維護工作。本委各科室應明確人員和崗位職責，加強協(xié)作配合，按照辦公自動化工作相關要求，熟練準確地使用辦公自動化軟件處理公文。

第三條 嚴格實行在網上辦公制度。本委干部職工在工作時間必須登陸OA系統(tǒng)，及時處理公文和待辦事項，查閱公告、通知等，不在辦公室應在OA上添加個人去向。出差人員應使用手機、筆記本等網絡終端處理工作，特殊情況無法上網的應指定代辦人員。

必須通過OA處理收文、發(fā)文工作。凡不經過OA系統(tǒng)運行處理的文件資科，委辦公室有權拒絕編發(fā)（涉密文件及不便在OA流轉的文件除外）。所有非涉密一般文件除印發(fā)少量紙質文件存檔或對外使用外，均以電子文件形式運行。涉密和不便在OA流轉的公文，仍按紙質文件流轉。

第四條 各科室及科室人員使用OA系統(tǒng)情況，列入工作目標考核范圍進行考核，委辦將定期對OA運行情況進行督查，各科室應按收文發(fā)文工作流程，落實好OA系統(tǒng)運行工作。

第五條 網上辦公系統(tǒng)的用戶名和密碼實行統(tǒng)一管理。各科室需增加或減少用戶時，應經辦公室審核同意并統(tǒng)一辦理。應及時修改個人登陸密碼并妥善保管，如發(fā)現密碼被盜或遺忘，應及時告知委辦計算機站。

第六條 通過網上辦公系統(tǒng)處理公文的范圍：

（一）公文處理：收文、發(fā)文等。

（二）公共信息：包括內部通知、會議通知、需相關處室傳閱的文件資料、人事政務信息及其他信息。

凡涉密和不便通過網上辦公系統(tǒng)處理的公文，仍以紙質文件形式流轉。

第七條 嚴格執(zhí)行公文處理操作規(guī)程，對本崗位公文處理業(yè)務要應知應會，熟練應用，避免出現差錯。不得擅自刪除或更改與網上辦公系統(tǒng)有關的軟件和設置，發(fā)現病毒要及時告知信息中心。

第八條 使用網上辦公系統(tǒng)處理公文時應嚴格遵守有關保密制度，嚴防泄密，嚴禁擅自拷貝、打印不便對外公開的文件或轉給無關人員閱讀，違反規(guī)定者視情按保密紀律處理。嚴格遵守國家和自治區(qū)計算機網絡管理的有關規(guī)定，禁止利用網上辦公系統(tǒng)處理與公務活動無關的事情，更不得發(fā)布有違國家法律、法規(guī)或不文明的信息。

第九條 委辦計算機站負責公文處理系統(tǒng)的后臺維護管理，做好公文處理系統(tǒng)計算機信息備份工作，實行每天增量備份和定期備份制度，確保公文處理系統(tǒng)的安全運行。辦公室負責收集對OA使用情況的反饋，設定或優(yōu)化OA運行流程，使其使用更方便快捷。

第二章OA收文處理

第十條 OA收文流轉程序由委辦結合相關規(guī)定，結合本委工作實際制定。以紙質文件形式流轉的文件收文處理按《南寧市工信委公文辦理制度》執(zhí)行。

第十一條 收文。外來的文件(包括紙質文件和網上傳送的電子文件)，由辦公室收發(fā)員統(tǒng)一簽收；涉密文件由保密員簽收。簽收時應及時拆封，仔細核對，發(fā)現錯誤，即予退回。

第十二條 掃描登記。收到的公文（不包括涉密公文）由委辦統(tǒng)一掃描并校對后分類按順序編號登記錄入計算機。

第十三條 分送。會議通知、一般性簡報、事務性通知、請柬等一般性文檔材料由辦公室文秘人員通過OA直接分送處理。

第十四條 擬辦。需領導批辦的文件經掃描登記后，委辦提出擬辦意見并通過OA分送委領導批辦。對急辦的公文，在呈送委領導的同時，可以先行抄送承辦科室處理。

第十五條 批辦。委領導在OA批辦后直接轉發(fā)給承辦科室。如需其他委領導閱辦的直接抄送其他委領導。如歸口其他分管領導批辦的退回辦公室，由辦公室再呈相關領導批辦。

第十六條 承辦?？剖覍Τ修k的文件，由科長確定經辦人員辦理。承辦人員根據文件辦理要求和領導批示及時辦理。委辦根據文件時限和承辦進度適時催辦、督辦。

第十七條 歸檔。承辦處室承辦或閱辦結束后，將文件返回辦公室歸檔。

第三章 OA發(fā)文處理

第十八條 OA發(fā)文流轉程序由委辦結合相關規(guī)定，結合本委工作實際制定。以紙質文件形式流轉的文件發(fā)文處理按《南寧市工信委公文辦理制度》執(zhí)行。

第十九條 擬稿。擬稿人在擬稿時，必須先正確填寫發(fā)文稿紙的各個項目，再撰寫正文，附件列在正文之后。

第二十條 審核。在文稿送辦公室核稿或其他科室會簽前，應經所在科室負責人審核同意。

第二十一條 會簽。如需其他科室會簽的文件，由擬稿科室在OA選擇“會辦科室意見”，相關科室會簽完成后返回主辦科室。

第二十二條 簽發(fā)。凡以委名義制發(fā)的文件，需委領導審批后簽發(fā)，重要文件應由委主要領導簽發(fā)。

第二十三條 核稿。按程序審簽完畢的文件，通過OA送辦公室核稿并編寫發(fā)文字號。

第二十四條 發(fā)文。辦公室核稿后通過OA發(fā)送至文印室。由文印室統(tǒng)一排版印刷。

第二十五條 歸檔。打印完畢文印室應將文件通過OA歸檔處理。紙質版文件還應執(zhí)行封發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第四章 公告通知

第二十六條 發(fā)布權限：委領導、委辦、人事科、監(jiān)察室、機關黨委具有在全委范圍內發(fā)布電子公告的權限。其他科室擬發(fā)布本委范圍的電子公告，可由委辦統(tǒng)一發(fā)布。

第五章 行程安排

第二十七條 發(fā)布權限：委干部職工具有在行程安排上添加本人行程安排的權限。委領導、委辦有添加全委干部職工行程的權限。委干部職工有瀏覽全委人員行程安排的權限。

第五章 檔案管理

第二十八條 外單位的來文由收文人員在掃描編號完畢后進行歸檔；無需編號存檔的文件直接送各科室文件箱，委辦不予掃描存檔。

第二十九條 發(fā)文存檔按照檔案室相關規(guī)定執(zhí)行。

第三十條 文件的查詢和借閱。全委人員可以根據權限直接查詢在OA存檔文件。密級、資金、會議紀要、抄告單類的文件查閱需向辦公室提出申請，經辦公室分管主任批準方可查閱。

第六章 附 則

第二十九條 本委各科室、委直屬單位可根據本辦法自行安排內部具體操作流程。

第三十條 本委紙質公文的處理按《南寧市工信委公文辦理制度》以及市政府的有關規(guī)定執(zhí)行。

本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。

第四篇：OA應用功能說明

OA功能說明

3.1.公文管理 1.簡要說明

公文管理用來管理企業(yè)的各種公文的收發(fā)和流轉，可以使企業(yè)實現無紙化公文流轉，提高公文流轉的速度，并通過與檔案管理系統(tǒng)的連接，可以將完成流轉的公文直接轉入檔案管理系統(tǒng)。

具體功能包括：發(fā)文草擬、收文登記、來文處理、查詢統(tǒng)計、公文流程設置等。● 發(fā)文草擬

允許工作人員草擬發(fā)文，公文依照公文模板進行擬定，符合企業(yè)統(tǒng)一標準，為公文的編寫提供了便利。● 收文登記

工作人員可以對外來文進行簽收、登記、審核，對需本企業(yè)處理的公文可以設定各級審批流轉。

● 來文處理

對需個人審核、校核、會簽、批辦、擬辦、執(zhí)行、督辦、催辦的公文進行處理。系統(tǒng)能夠通過及時提醒、待辦事宜、短消息、電子郵件等方式通知工作人員盡快辦理，并能夠跟蹤公文的全程狀態(tài)。● 查詢統(tǒng)計

系統(tǒng)提供多條件模糊查詢權限內公文的基本信息、執(zhí)行信息、各級審批信息等，查詢條件包括公文文號、公文名稱、公文主題詞、歸檔日期等等，并可依據多種條件進行統(tǒng)計?！?公文流程設置

公文流程通過流程建模平臺進行設定，平臺支持多流程、多分支、一節(jié)點多人或、與、大多數關系。公文流程可任意定義，能夠對公文的各種類別、不同的職能部門設定不同的公文流程，滿足日常工作變化的需要。2.模塊特點

● 流程跟蹤和控制

公文管理具有完善的流程跟蹤和控制。對發(fā)文的整個流程進行跟蹤，詳細記錄發(fā)文的當前狀態(tài)、發(fā)文審核的過程和領導審簽、簽發(fā)意見。● 安全、方便的公文處理

筆跡是人的一種穩(wěn)定的行為特征，具有一定的不變性和獨特性。(1).筆記保留

公文管理嵌入技術，在公文處理過程中,支持意見批示等功能，領導可按照自己的習慣圈圈改改,完全符合傳統(tǒng)的辦公習慣，極大地減低了辦公自動化系統(tǒng)的使用難度，同時還保留修改痕跡。(2).批注

在公文管理中，對于重要的文件的歸檔、轉發(fā)、審批、會簽、批辦等操作，均需簽署意見，并親筆簽名。當簽名識別通過后，將文件正文與簽署意見統(tǒng)一保存。(3).紙件導入

公文管理還支持公文紙件的合理導入，系統(tǒng)能夠將掃描儀掃入的公文原件附在公文中，工作人員可以直接在導入后的原件上進行手寫批注，增進了公文流轉的嚴密性。

● 文檔一體化

本系統(tǒng)中的公文管理需要實現與檔案管理系統(tǒng)的有機連接、數據格式、接口統(tǒng)一標準，使簽發(fā)后的文件能夠轉入到檔案管理系統(tǒng)中。我公司在以往系統(tǒng)建設中已經積累豐富的文檔一體化經驗，可以充分滿足用戶的公文處理和檔案管理緊密結合的要求，當文件經過辦公系統(tǒng)的處理后，直接歸檔到檔案管理系統(tǒng)中，消除了公文處理和檔案管理之間的障礙，避免了重復勞動，大大提高了用戶單位的公文檔案處理效率?！?公文委托

當用戶外出時，可以通過個人辦公子系統(tǒng)中的待簽設定模塊，將急需審批的各類公文分別指定委托人，這樣，需審批的公文會自動復制一份到委托人那里，用戶回來后，可全部或部分取消代簽設置。

3.2.職能事務

職責事務管理子系統(tǒng)是OA系統(tǒng)的強大功能部分，可以隨時擴展其它的業(yè)務處理子系統(tǒng)，可以針對不同的行業(yè)不同的企業(yè)定制自己的業(yè)務處理系統(tǒng)，體現了OA+Solution（傳統(tǒng)OA產品無可比擬）的設計思想。1.檔案管理

檔案管理系統(tǒng)對辦公、經營活動中產生的所有檔案進行管理，保存所有已歸檔的公文供查詢和備案。它在吸收現有各類檔案管理系統(tǒng)優(yōu)點的基礎上，進一步采用了新的技術和現代檔案管理的新的觀念。系統(tǒng)采用了開放式的體系結構，以適應客戶不同的管理需求。

通過對收文、發(fā)文的自動歸檔處理，保管已歸檔的收文、發(fā)文、簽報、傳閱件等文件，可以提高機構檔案文件管理的效率與質量，實現文、檔管理的一體化，實現公文管理和檔案管理的無縫連接。檔案管理也可獨立使用，用于登錄非公文管理處理的其它文件。

檔案管理模擬現實中組織檔案管理的過程，將實際的檔案柜、檔案夾簡化為文件夾。嚴格遵循國家檔案管理的有關規(guī)則，對現實中數目龐大的案卷資料規(guī)范化管理，便于查閱。

檔案管理描述：

● 對公文管理中登記的公文進行分卷歸檔，實現企業(yè)公文的發(fā)起、執(zhí)行、管理一體化?！?對現有紙介質文件和電子文件提供方便的輸入手段，為檔案管理電子化提供可能?！?檔案的歸檔、廢止、移交、銷毀、借閱、歸還、查詢等。

● 功能組織、設計符合國家檔案有關規(guī)定，促使企業(yè)檔案管理標準化?！?嚴格按照國家標準和檔案管理的行業(yè)標準實施開發(fā)。

2.人事管理

人事管理系統(tǒng)為機構員工建立完整的檔案管理，記錄機構的人員新進、人員調出、人事變動的情況，員工工資變動、獎懲情況、人事合同等資料，通過對員工分類進行考評，進行相應的獎懲和工資核定，并實現員工人員素質比例、工作業(yè)績、獎懲情況等的數據分析，輔助領導決策。

具體功能包括員工管理、員工招聘、人員行蹤、考勤、員工培訓、勞務合同、薪酬管理、休假管理。

● 員工招聘

包含人力申請、人力規(guī)劃、配置狀況、臨時用工、招聘活動、篩選錄用、招聘總結、參數設置等功能。通過人力申請收集各部門用工需求，從而作出人力規(guī)劃，可隨時查詢企業(yè)的用工狀況，并根職位體系結合進行招聘工作的計劃、發(fā)布、資料的篩選、通知發(fā)放、信息匯總，建立機構人才庫，根據需求力度，優(yōu)先分配新員工歸屬部門?！?員工管理

含有組織結構、職務體系、職位設置、人事事務、檔案維護等功能。本模塊主要通過建立企業(yè)的組織結構及其職位體系，構建企業(yè)管理的基礎，并將職位體系作為系統(tǒng)運行的基礎。同時也可通過人事事務、檔案維護完成人事信息管理的一些事務型工作?！?員工行蹤記錄

員工在出差或外出辦事時，記錄自己的行蹤情況，并指定代理人，以配合其他系統(tǒng)的流程運行和員工考勤的正確性?！?員工考勤記錄

考勤資料是對每位員工出勤情況的記載，管理員可以在清楚地看到某一時期公司員工的具體上班、請假等出勤情況，并統(tǒng)計員工的實際工作時間?！?培訓記錄和申請

包含培訓體系、需求征集、培訓計劃、培訓活動、在線培訓、培訓管理、培訓園地、綜合查詢功能。通過建立企業(yè)的培訓體系使得企業(yè)的培訓管理工作更加系統(tǒng)化，同時與職位體系結合，使培訓工作更具有針對性和有效性。對于培訓的結果可對參訓人員、講師、及組織者進行考評，并記錄下來。員工可記錄每次培訓的成果，以共享給其他人?！?勞務合同

管理員工的勞務合同，根據勞務合同的時間，進行到期提醒，并根據員工的考核表現，計算員工合同期得分，為人事人員的工作提供指導性建議?！?員工薪酬

包含薪酬設計、薪資發(fā)放、薪酬分析、人力成本等功能。本模塊主要通過與公司職位體系的結合建立員工薪酬體系，并在薪酬體系的基礎上與考勤管理、人事變動、績效管理模塊進行對接，針對企業(yè)內不同工作人員采用有效的激勵方法。同時，可對企業(yè)數據進行統(tǒng)計分析，結合自身實力對比市場情況制訂出有效的薪酬政策。3.會議管理

為更好地安排會議的召開日程，及時地發(fā)布會議通知，保證會議的順利召開，有必要對會議進行統(tǒng)一管理，合理利用現有會議室資源。會議管理系統(tǒng)主要包括會議室情況、申請審批、會議通知、會議紀要、會議情況。

具體功能包括會議室情況、會議申請審批、會議通知、會議情況。● 會議室情況

會議室管理員可以根據實際情況任意的增、改、刪會議室，為會議室增、改、刪設備，并可查歷史更新記錄；可以不定期的檢查會議室設備的運轉情況和某項設備的使用情況，查詢會議室在某個時期的使用情況。系統(tǒng)采用了直觀的日歷格式視圖，普通員工可以方便的察看會議室的預定和歷史使用情況，以及會議室設備運行情況?！?申請審批

會議申請人在線提出會議申請，經過各級審批后，由會議管理員在征求會議室管理員意見后決定會議是否召開，避免在會議室使用上發(fā)生沖突?！?會議通知 會議管理員在線發(fā)布會議通知，并接收與會人員的反饋信息，記錄每次會議的通知時間和次數，節(jié)約了人力、物力，提高了工作效率，保障了會議的出席?！?會議情況

所有的用戶都可以查詢一定時期內的會議安排情況，以及自己所參加的會議召開情況；會議書記在線對會議召開情況進行記錄，便于及時地傳達會議精神，提高了會議的效率。另外，會議管理員也可以將某個會議的召開情況共享給其他沒有參加的人員。

4.知識管理

實現安全、全面、方便、快捷地對企業(yè)文檔資料、圖片音像進行包括登記、歸類、統(tǒng)計、注銷、借閱、歸還、催還等方面的管理。系統(tǒng)提供了對文件信息按照不同的分類進行查詢（可以按照文號、、關鍵詞等），同時還提供全文搜索功能以滿足在海量信息中找出所需要的信息。另外用戶可以將權限內感興趣的信息保存至本機，以備他用。

文檔管理將企業(yè)在發(fā)展過程中積累德大量知識、方法統(tǒng)一管理，加速了業(yè)務流程，提高了企業(yè)核心競爭力，使企業(yè)以嶄新的面貌迎接 知識經濟的到來。

● 信息傳輸、存儲、訪問安全 系統(tǒng)采用SSL加密、傳輸時保護關鍵數據等安全措施，保證信息傳輸安全；采用關系型數據庫加密存儲文檔資料信息，保證信息存儲安全；系統(tǒng)對訪問者的權限進行控制，保證了訪問安全。

● 信息儲存數據量大 收錄了上級企業(yè)下發(fā)的多種文件及本企業(yè)發(fā)布的文件。對于有關本企業(yè)的相關政策、制度的制定具有指導意義。

● 信息傳遞及時、準確 文檔資料一旦保存成功，并賦予權限，其他員工就可以查看到；從編輯、采編都采用計算機網絡實現，因此信息不僅及時、而且準確。

● 便于信息重復引用 由于文檔管理系統(tǒng)的整個流程均以數字化的方式傳輸，因此只需一次輸入，其它企業(yè)就可以方便地引用，減少了文字的重復錄入，提高了工作效率?！?記錄訪問痕跡 對文檔資料的訪問者的身份以及訪問時間進行記錄，并可以很方便的對文檔資料的訪問情況進行統(tǒng)計，做到有據可查。

5.任務管理

任務管理為企業(yè)工作人員提供發(fā)布、執(zhí)行任務并監(jiān)控任務執(zhí)行情況的功能，任務管理分為發(fā)布任務和執(zhí)行任務兩部分。

● 發(fā)布任務 工作人員可以向下級發(fā)布工作任務、向同級提交協(xié)同工作申請、向上級提交個人申請，可以監(jiān)控自發(fā)的現正執(zhí)行任務的執(zhí)行情況，且可以察看歷史任務情況。

● 執(zhí)行任務 工作人員接收其他人發(fā)來的任務，并做出處理（同意或駁回）。若同意，可以填寫執(zhí)行情況以反饋信息給任務傳來者，員工還可以對該任務進行分拆，形成多個子任務，當子任務執(zhí)行完成后，該員工可以選擇完成或繼續(xù)下達其他任務。工作人員可以很方便的察看已同意任務的執(zhí)行情況和已駁回的任務情況。

6.計劃管理

計劃管理可以制定銷售計劃、發(fā)展計劃、部門經理、項目經理給下屬下達的工作計劃和項目實施計劃等。

計劃內容編輯所見即所得，合理實現圖、文混排。

計劃管理子系統(tǒng)主要分三個部分： 制訂計劃、執(zhí)行計劃、查詢計劃。

● 制訂計劃 制訂計劃是企業(yè)員工制訂自己的個人計劃，部門經理制訂本部門的部門計劃、公司制訂的公司計劃等等，從另一個角度又可分為財務計劃、生產計劃、購銷計劃等各類計劃的制訂。

● 執(zhí)行計劃 執(zhí)行計劃是員工查看與自己相關的計劃，即在制訂計劃時，在計劃對象選擇中包括自己的那些計劃的查看模塊，據以在實際中去執(zhí)行，按計劃完成工作等。

● 查詢計劃 查詢計劃是專門為部門經理或以上級別的人查看本部門計劃或自己管轄權限內的所有計劃，只有部門經理或更高級的管理者登陸時，才可登陸到這部分進行計劃的查看。如部門經理登陸到此模塊，他將看到他的部門下的所有員工所制訂的所有計劃，進而掌握本部門大家所有的工作進程、計劃等，督促其修改不合理的計劃內容并按計劃進行工作。檢查大家完成計劃情況。

7.日志管理

工作日志、績效考核管理解決了企業(yè)對員工的考核難題，要求員工每天填寫工作日志，主管可以隨時檢查下屬的工作日志記錄。到周五時系統(tǒng)會根據每天的日志自動生成工作周報。每周周報提交后，上級主管可對周報進行考核。另外，還有月評考核模塊，可進行月度綜合考評。

所有日志、周報、考評記錄均保存在系統(tǒng)數據庫中，日后可進行統(tǒng)計查詢。

8.固定資產管理

實現固定資產的申購、入庫、發(fā)放、庫存統(tǒng)計、折舊等功能。有權限的用戶可起草申購單，經領導審批同意后方可購置，物品購置后由固定資產管理員登記入庫，入庫保存后系統(tǒng)自動更新庫存信息。固定資產發(fā)放也是由辦公用品管理員進行登記，發(fā)放后庫存信息自動更新。

9.辦公物品管理

物品管理實現辦公用品的申購、入庫、發(fā)放、庫存統(tǒng)計等功能。有權限的用戶可起草申購單，經領導審批同意后方可購置，物品由辦公用品管理員登記入庫，自動更新庫存信息。辦公用品發(fā)放也是由辦公用品管理員進行登記，發(fā)放后庫存信息自動更新。

3.3.工作流

工作流系統(tǒng)把企業(yè)平常需要申請、審批的相對較獨立的業(yè)務管理集中起來，針對每一事物設置業(yè)務流程，配置相應審批、處理人員。企業(yè)工作人員可以通過工作流系統(tǒng)提出申請，系統(tǒng)會判別用戶身份自動將申請轉到相關審批人處等待審批，同時，申請人可以隨時察看到自己發(fā)出申請的審批進度及審批意見，真正的做到流程透明，并大大提高了工作效率。

系統(tǒng)提供圖形化的流程設置功能。通過圖形化的流程設置，用戶可以隨時自行設置、修改各申請審批流的流程，完全實現流程的可重構性。

3.4流程建模平臺

工作流系統(tǒng)、公文系統(tǒng)中執(zhí)行的各種流程由后臺的工作流程建模平臺設定。流程建模平臺能夠對企業(yè)實際業(yè)務過程中發(fā)生的各種公文流程，包括：會議紀要、通知、通告、命令、決定、公告、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函；以及各種申請審批，包括：請假、加班、用車、賣票、財務報銷、費用支出等，通過靈活的流程建模，進行通一管理，涵蓋目標組織業(yè)務流程的申請、審批、處理、跟蹤、監(jiān)督、文檔等各個方面。通過工作流程建模平臺，用戶可以發(fā)布各種需申請信息，并轉交領導或其他工作人員審批處理，并能實時的對申請信息的審批情況、執(zhí)行情況進行跟蹤，增加了目標組織實際業(yè)務工作的透明度。

同時，目標組織的領導層能通過多種視圖（例如曲線圖、柱狀圖、餅狀圖等）的形式，統(tǒng)計匯總各種工作流程的狀態(tài)，并可以通過多條件的模糊查詢方式查詢具體流程的流轉情況。1).遵循WPDL國際規(guī)范。能實現國際工作流聯盟WFMC（WorkFlow Management Colication）的功能集；

2).和工作流管理系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)的前臺執(zhí)行部分無縫集成； 3).支持圖形化界面操作；

4).支持流程元素的屬性權限設定； 5).支持表單定制； 6).支持無限級流程點；

7).支持順序、與分支、異或分支、異或合并、與合并、條件連接； 8).支持人工處理和自動處理設定； 9).支持過程監(jiān)督跟蹤;10).支持部門、角色、員工等多種方式的流程步驟執(zhí)行選擇。3.5.電子郵件

郵件系統(tǒng)采用模塊化設計、具有良好的封裝性，使系統(tǒng)具有強大的擴展性。郵件核心系統(tǒng)和郵件前端（Webmail）系統(tǒng)可以運行在不同的主機上，可以將軟件的不同模塊，如收發(fā)模塊、用戶認證模塊、郵件存儲模塊、用戶接入模塊等，分別運行在不同的機器上，共同來完成整個電子郵件系統(tǒng)的功能。根據需要，每一種模塊還可以再拆分在不同的服務器上運行，實現負載分擔，因此系統(tǒng)可以根據需要和用戶的使用模式進行定制。

系統(tǒng)遵循POP3、SMTP協(xié)議實現郵件的收發(fā)功能。郵件核心系統(tǒng)對郵件前端Webmail系統(tǒng)提供擴展訪問協(xié)議的支持，使郵件用戶能夠通過Web方式收發(fā)、處理郵件。

系統(tǒng)功能包括：收發(fā)郵件、郵件夾管理、郵件拒收設置、郵件自動過濾、郵件帳號管理、郵件系統(tǒng)公告等。

3.6.個人辦公

個人辦公是為提高員工的日常工作效率、輔助員工辦公而提供的一系列小工具。在這里，員工可以及時了解到等待自己辦理的各項事務，以及管理個人的通訊錄、記事本，修改個人的登錄口令、出差前設置代簽人員等。1.即時提醒

系統(tǒng)將用戶需處理的工作和通知均采用在工作臺面及時提示的方式催你盡快辦理，提高工作效率，避免了遺漏給工作上帶來的不便。提醒的方式多種多樣，系統(tǒng)支持Email、短信息、等方式的即時提醒。

2.待辦事宜

待辦事宜是整個辦公自動化系統(tǒng)的重要組成部分，除了實現上級領導安排待辦事宜以外，流程類功能如：收文系統(tǒng)、發(fā)文系統(tǒng)、會議管理等系統(tǒng)產生的用戶信息傳遞都由“待辦事宜”來完成。待辦事宜是辦公自動化系統(tǒng)面向領導和具體工作人員的一個窗口，系統(tǒng)正常運行后，上報領導的公文、請示、信息都集中在領導的待辦事宜系統(tǒng)中，領導轉辦的事項集中在辦理人員的待辦事宜系統(tǒng)中；領導只需查看、處理待辦事宜系統(tǒng)中的文件，領導批示、審批、審閱的工作都可以完成，極大地方便了領導辦公。同時工作人員需要經常查看待辦事宜，辦理領導交辦的事項，以免本人的待辦事宜延誤。

3.通訊錄

為安全方便的保存管理個人用通訊錄，我們提供個人通訊錄管理，對個人通訊錄進行分組管理，每個個人可以根據自己的需要將個人通訊錄劃分為多個組，例如家庭、朋友、同事等等，個人通訊錄內容全面、涉及面廣、操作方便、查詢功能強大，為個人的通訊信息管理提供了極大的方便，是個人繁忙工作的好助手。同時，還可以將自己的通訊錄共享給其他人。

4.記事本

工作人員對自己的工作記錄和與工作、生活相關的資料信息隨時登記，方便查詢。如自己的工作小節(jié)、票務信息、天氣預報等。

5.短消息

短消息的突出優(yōu)點是速度快，工作人員溝通方便，能接收、發(fā)送、回復。同時可以指定多人進行同時發(fā)送。

6.代簽設置

用戶在外出時，可以指定是否需要代簽人來辦理需自己處理的各種審批，以免延誤信息流的正常流通。設定待簽人后，需審批處理的信息將自動轉到待簽人那里，由待簽人處理。當用戶回來后，可執(zhí)行取消待簽操作，恢復正常狀態(tài)。

7.個人信息

企業(yè)工作人員可以對自己的個人可更改信息（系統(tǒng)登錄名稱、登錄密碼、英文姓名、員工電話、家庭住址、個人現在住址、聯系方式）進行維護，及時地對自己的已更改信息進行更新，保證個人登錄用戶名和密碼的安全，以免泄漏。

8.個人設置

可以對頁面進行個性化設置。

3.7.公共信息

為所有工作人員提供的信息共享、信息交流平臺。用戶可以根據自己的需要定制自己需要的欄目，如電子公告、通知、組織機構信息、規(guī)章制度、新聞快訊、幫助信息等內容；系統(tǒng)還提供BBS、網上調查等功能實現員工與員工、公司與員工之間的信息交流。

3.8.公共欄目

公共欄目是共享資源，是所有工作人員的共享瀏覽信息區(qū)（公共信息區(qū)）。企業(yè)可以根據自己的需要定制自己需要的欄目如公告通知、組織機構、規(guī)章制度、政策法規(guī)、幫助信息等方面內容?？芍付ㄒ粋€或幾個工作人員為信息維護人員，負責公共信息欄目維護的發(fā)布。公共欄目是企業(yè)內部共享的數據庫，各員工均能調閱、查看。用戶可以張貼某種特殊類型的公告，聲明自己感興趣的事件，標題、作者、內容等，當公告牌中張貼有符合條件的公告時，可以通過電子郵件通知用戶。

公共欄目支持全文檢索功能，可按標題、日期、作者等進行檢索、查詢自己感興趣的公告?？梢园窗l(fā)布日期、標題、作者進行排序，可以按分類的方式瀏覽電子公告牌，自動刪除超過保留期限的公告。

1.公共通訊錄

為方便企業(yè)工作人員查詢公共通訊信息，我們提供了公共通訊錄管理功能，用于收集、整理日常工作中需要經常使用的通訊信息，作為共享資源，為所有工作人員使用。公共通訊錄對企業(yè)的公共通訊信息進行分組管理，企業(yè)可以任意的建立多個通訊錄組，例如本企業(yè)員工通訊錄、上級企業(yè)通訊錄、兄弟企業(yè)通訊錄等，且每個通訊錄組可指定一個或幾個工作人員對信息進行維護。公共通訊錄可按姓名、工作企業(yè)等關鍵字進行多條件模糊查詢，方便靈活的得到您所需要的信息。

2.電子論壇

電子論壇為企業(yè)所有工作人員提供了一個發(fā)表文章和閱讀文章的空間。通過電子論壇，建立起網站的虛擬社區(qū)，讓所有用戶能夠在網站上進行交流。企業(yè)可以根據自己的需要設置論壇的分類如技術交流、市場動態(tài)、茶余飯后、生活園地等。

電子論壇功能強大，支持表情、同主題閱讀、簽名檔、精華區(qū)、被閱讀次數、回貼數、檢索（根據作者、日期、標題檢索）等功能，分類別、分話題地存放用戶發(fā)表的文章。提供審核功能。用戶可在此發(fā)布自己的文章，管理員可對文章進行分類、修改和刪除等操作，維護電子論壇的日常運營。

3.網上調查

網上調查讓企業(yè)所有工作人員就熱點話題進行調查和投票，作為共享資源，為所有工作人員使用。

網上調查是開放的，企業(yè)所有工作人員都可以進行投票和查看結果，而且在投票信息經過統(tǒng)計分析軟件初步自動處理后，可以馬上查看到階段性的調查結果。

實施網上調查節(jié)省了傳統(tǒng)調查中耗費的大量人力和物力。

網絡的最大好處是交互性，因此在網上調查時，被調查對象可以及時就問卷相關問題提出自己更多看法和建議，可減少因問卷設計不合理導致調查結論偏差。

實施網上調查，被調查者是在完全自愿的原則下參與調查，調查的針對性更強，因此問卷填寫信息可靠、調查結論客觀。

利用網絡進行網上調查收集信息，可以有效地對采集信息的質量實施系統(tǒng)的檢驗和控制。

3.9文檔管理

1．文件管理

所有文件在“文件管理”中都按文件分類形式存放，每個文件分類都由其“管理員”進行歸檔、備查和刪除等管理，具有“查閱人”權限的用戶才能瀏覽其中的文件。

2.個人文件資料管理

可以發(fā)布一些跟工作相關的文檔資料，對自己的文檔進行管理，并且可以共享系統(tǒng)其它用戶允許自己瀏覽的文檔。

3.9.系統(tǒng)管理

●數據字典

系統(tǒng)中的各模塊數據都需要在數據字典中進行維護，包括對數據類型、數據名稱等的新增和修改。

●模塊管理

可擴展系統(tǒng)后續(xù)功能，為今后系統(tǒng)的升級和擴展打下良好基礎

● 組織結構

系統(tǒng)遵循通用的組織機構模型，按照樹型結構來組織部門的上下級關系，對單位內的各級部門進行管理，設定各級部門的部門編碼、部門名稱、父部門名稱、部門描述等信息，作為整個系統(tǒng)合理運行的基礎?！?角色管理

系統(tǒng)管理員根據本單位的實際情況，可以將各子系統(tǒng)的操作功能權限（管理、察看）劃分為多個角色，便于為工作人員指定操作權限，增加系統(tǒng)的安全性和運行和理性、系統(tǒng)可擴展性。

● 用戶管理 系統(tǒng)管理員通過用戶管理模塊對單位的所有工作人員的基本信息、登錄信息、所屬角色信息進行管理，作為整個系統(tǒng)合理運行的基礎。(1).工作人員基本信息

對單位所有工作人員的基本信息，包括員工編碼、所屬部門、員工姓名、英文姓名、員工性別、員工年齡、員工電話、崗位編碼、開始工作時間、民族、婚否、身高、出生日期、文化程度、專業(yè)、政治面貌、外語及程度、戶口所在地、家庭住址、本人現在住址、聯系方式、工作年限、學習及工作簡歷、專業(yè)培訓情況、家庭成員、自我介紹、家人照片等進行管理。(2).工作人員登錄信息

對單位所有工作人員的員工編碼、員工名稱、系統(tǒng)登錄名稱、登錄密碼、員工IP地址等信息進行管理，作為工作人員登錄系統(tǒng)的身份判斷標示。(3).工作人員所屬角色信息

為單位所有工作人員分配所屬角色，這將決定工作人員登錄系統(tǒng)后所擁有的權限范圍。系統(tǒng)管理員可以根據實際工作需要，為工作人員分配多個角色

第五篇：OA系統(tǒng)應用紀實

OA

系統(tǒng)應用紀實

1、項目背景

供電公司是上海市大型企業(yè)，承擔著上海市中心城區(qū)531平方公里、253萬用戶的供電業(yè)務，用電客戶居全國第一。市區(qū)供電公司下轄滬東供電所、電纜輸配電公司等六家單位，另有近20個營業(yè)網點遍布上海市10多個區(qū)，彼此相距甚遠，每天都有大量的文件、報表、會議紀要等信息需要傳送和發(fā)布。

隨著計算機應用和網絡技術的飛速發(fā)展、國際一流供電企業(yè)形象的確立、以客為尊服務理念的不斷深入，公司認識到信息的快速搜集、處理和傳播將確定公司在市場環(huán)境中的競爭優(yōu)勢，因此必須通過高科技手段來提高辦公的效率

2、項目目標

辦公自動化系統(tǒng)作為公司信息化建設的重要組成部分，采用先進的計算機、網絡技術、群件技術、多媒體技術等現代信息技術，構建覆蓋全公司的電子信息交互平臺。實現收文管理、發(fā)文管理、檔案管理、信訪管理、個人辦公、活動安排、會議管理、公共信息、報告管理、電子郵件、Internet服務等功能，實現辦公的電子化、無紙化、網絡化、資源化。

3、應用平臺和軟件的選擇

市區(qū)供電公司在選擇應用平臺和辦公自動化系統(tǒng)時，首先在技術上考慮到將來的業(yè)務發(fā)展以及與其他應用系統(tǒng)的兼容性，要求具有強大的擴展性和可延續(xù)性。其次從系統(tǒng)的適用性和操作、設置管理的靈活方便等性能的角度，對辦公自動化的應用平臺和OA軟件進行全面的考察。

Lotus Domino/Notes R5是目前世界上最先進的群件平臺之

一。該平臺能實現對非結構化信息進行良好的管理和共享，并且具有安全、健壯、可靠的通信基礎設備，內含強大的工作流軟件開發(fā)環(huán)境，并在其基礎上形成一系列成熟的應用產品。作為Lotus/IBM

Internet/Intranet完整解決方案的核心產品，Lotus通過不斷豐富Domino與Notes的產品功能與性能，提高系統(tǒng)開放性、安全性、易用性、可管理性、伸縮性、開發(fā)能力以及與操作系統(tǒng)、各種數據系統(tǒng)的集成能力等等，提供用戶單

一、集成型的基礎設施，即可以使用單一平臺型產品建立郵件、群件以及Intranet、Internet應用系統(tǒng)。并且Lotus R5能夠實現對HTML文件的訪問控制，完全符合國務院對政府郵件系統(tǒng)的要求。

同時，Lotus Domino系統(tǒng)具有良好的可擴展性，通過ODBC方式或者其它工具(如Lotus Enterprise Integrator等)，可以實現Notes數據庫與其它關系型數據庫(IBM DB2 UDB、Oracle、SQL Server、Sybase等)的連接。從而為實現與將來其它應用系統(tǒng)相集成留下相應的接口

基于Lotus Domino/Notes平臺之上的開思OA系統(tǒng)，在功能、操作、適用性的強大優(yōu)勢，公司在經過反復調研，考察和比較之后，最終選用了開思OA系統(tǒng)。

4、應用實施

市區(qū)供電公司辦公自動化系統(tǒng)的應用，涉及市區(qū)供電公司本部和下屬6個基層的應用，用戶數達到 320多人。系統(tǒng)的實施分為二期：第一期是市區(qū)供電公司本部的實施運行，第二期是市區(qū)供電公司所轄單位推廣。

上海市電力公司市區(qū)供電公司的Domino系統(tǒng)中采用多個工作域的方式，即在系統(tǒng)中維護多個公用地址本。采用NT 服務器雙機備份采用兩臺IBM Netfinity 5600 機器，DOMINO及OA系統(tǒng)通過備份軟件實現軟備份。

5、模塊應用

系統(tǒng)設置

在應用系統(tǒng)的最初，要對系統(tǒng)進行初始化的設置，其中包括部門的設置、人員的注冊、常用數據庫的維護和一些常用文檔格式的設定。這些設定會牽涉到整個系統(tǒng)的運行。

個人事務處理

個人事務處理子系統(tǒng)是指個人日常辦公所涉及到的一些信息，包括日程安排、記事本、名片盒、電子郵件和個人資料模塊。

通用辦公業(yè)務處理子系統(tǒng)

主要包括一些日常辦公業(yè)務所涉及到的一些業(yè)務流程管理，如文檔流轉、文檔管理、督辦管理、會議管理和內勤管理等功能模塊。整個系統(tǒng)有全面的打印功能，可以根據實際需求打印出紙質的文件。

專用辦公業(yè)務處理子系統(tǒng)

專用辦公業(yè)務子系統(tǒng)主要是針對上海市電力公司市區(qū)供電公司特殊的辦公特點或者是針對上海市電力公司市區(qū)供電公司內部某些部門專用的辦公業(yè)務模塊。系統(tǒng)中包括領導活動安排、刊物編輯和信訪管理三個模塊。這部份工作主要從聯絡處開始，經過一層層的報批，最終形成工作計劃，按照計劃具體落實，并對各類工作計劃表作歸檔處理。根據各類工作安排，進行匯總，可以生成領導一周的工作安排的計劃表。本子系統(tǒng)的所有模塊都不是局限在聯絡處使用，其他各處室也可以使用該子系統(tǒng)，形成本處室內部的工作安排計劃表。

6、應用效果

通過系統(tǒng)應用，上海市電力公司市區(qū)供電公司感受到了辦公自動化系統(tǒng)帶來的輕松、方便和高效率。該系統(tǒng)覆蓋面廣，幾乎涉及到每個員工日常工作，很大程度改變了員工的工作方式，極大地提高了全

局信息化水平和工作效率，同時提升了公司的服務質量和水平，營造起良好的企業(yè)形象，為實現全國一流的供電局的目標起到很大的推動作用。

7、應用經驗

辦公自動化系統(tǒng)的實施過程是一個“整體規(guī)劃、分步實施、不斷深入”的過程：主要節(jié)點包括

1、系統(tǒng)安裝、調研和業(yè)務方案確定

2、系統(tǒng)修改、培訓

3、模擬運行、全面試用、功能測試驗收

4、局本部系統(tǒng)正式運行

5、全部機構的系統(tǒng)正式運行等。

建立一個項目小組至關重要：OA系統(tǒng)實施的成功，需要項目小組的不斷推進，鞏固每一階段所取得的成果，確保每一階段的工作落到實處。也就是所謂的“一把手”工程，由領導帶頭，貫徹落實。因此我們在實施之前就組建了一個項目小組，小組成員由上海研發(fā)中心的經驗豐富的項目經理、工程師和市區(qū)供電公司的管理領導層組成，負責整個項目的組織管理和相互協(xié)調，跟進整個項目的進程，負責系統(tǒng)的調研，流程的調整確認，培訓等工作。

項目文檔的重要性：在整個系統(tǒng)的實施過程當中，為確保實施的質量，在軟件的驗證與確認以及使用與維護等階段中需要編制軟件需求規(guī)格說明書、軟件設計說明書、軟件驗證與確認計劃、用戶文檔、項目實施計劃和項目實施總結等文檔。

健全的培訓方案是項目實用化的重要保障：雖然整個項目的實施構建了先進的電子平臺，但在實用化推廣過程當中，還是遇到不少的困難。由于系統(tǒng)覆蓋面廣，為了提高操作人員的計算機應用水平，公司組織了25次大規(guī)模培訓，涉及500余人次。

8、下一步構想

在公司辦公自動化強大的平臺支持下，我們先后又開發(fā)了企業(yè)論壇、標準規(guī)范等一系列文檔管理工具、與公司INTRANET實現無縫集成，構建了公司INTERNET網站，開通了INTERNET郵件系統(tǒng)等，使辦公自動化系統(tǒng)不僅能為領導決策提供廣泛的信息支持，作為企業(yè)公共信息發(fā)布的主要平臺，還使之成為全體員工信息溝通的主要手段。

下一步，我們打算進一步深化系統(tǒng)應用，以各個業(yè)務管理系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)為依托，構建企業(yè)知識管理框架。將企業(yè)數據進行有序的挖掘、整理和加工，并通過對分析、判斷、匯總得出有價值的知識。將存在于個人的頭腦中被獨占的知識，存在于公司的知識庫中，聚集企業(yè)的“記憶”。