行政文員崗位說明書

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一、崗位信息

崗位名稱

行政文員

所屬部門名稱

綜合管理部

編制日期

工作時段

白班

任職者

簽字

直接上級崗位

綜合管理部經(jīng)理

直接上級姓名

簽字

二、崗位目的科學合理地進行行政管理，保證公司行政事務順暢；保證各類文檔準確及時打印，重要資料的完整保存，辦公用品的合理補充和發(fā)放，會議服務熱情周到，公司電話、網(wǎng)絡系統(tǒng)通暢，樹立良好的企業(yè)形象；充分利用后勤資源，做好后勤服務，讓員工有良好的住宿和生活環(huán)境。

三、基本任職資格要求

知識

學歷與專業(yè)

大專以上學歷，行政管理、文秘或相關專業(yè)。

專業(yè)知識

行政管理的基本知識，掌握相應的文書撰寫與處理能力、人際關系、接待、禮儀服務知識、具有良好的職業(yè)意識。

資格證書

無

經(jīng)驗

工作經(jīng)驗

2年以上相關工作經(jīng)驗。

技能

要求

專業(yè)技能

交際溝通;統(tǒng)計分析;公文寫作過硬的知識底蘊、較強的應變及接受能力、文書的撰寫、傳遞、存檔、思維敏捷、思路清晰。

管理技能

組織協(xié)調(diào)能力;人際溝通能力;良好的服務態(tài)度

通用技能

計算機(office辦公軟件的應用)；公文寫作

四、職責范圍

序號

職責范圍

職責權(quán)限

績效衡量/

考核標準

l

負責公司各類證照的登記、批文、年審及保管等工作，保障公司正常運作；

l

負責傳真機、復印機、打印機、電腦、空調(diào)等辦公設施的使用管理；

l

協(xié)助公司領導完成與政府職能部門、外部各機構(gòu)的溝通及辦理相關事項；

l

協(xié)助完成公司各類招待事務，包括來訪客人的接待、會議安排、住宿、交通、用餐的預訂工作；

l

負責公司工作簡報及管理會議紀要的整理工作；

l

負責公司或部門公文的起草工作；

l

協(xié)助公司負責企業(yè)形象的宣傳、維護工作及定期更新宣傳欄；

l

負責公司報刊、雜志的征訂及發(fā)放工作；辦公類表單的印制與發(fā)放管理工作；車輛通行證的辦理；

l

協(xié)助監(jiān)督行政用車的使用管理；

l

協(xié)助擬定部門月資金計劃的安排、申報，落實付款計劃；

l

負責辦公用品、勞保用品、工作服及員工福利用品的采購申請及發(fā)放管理；

l

協(xié)助監(jiān)督辦公綜合樓、廠區(qū)清潔及公司綠化維護；

l

協(xié)助監(jiān)督食堂管理制度的落實，督促食堂人員貫徹執(zhí)行食堂制度；負責食堂班組的值班安排和考勤工作，做好伙食補貼表，經(jīng)各級領導審批后交與財務，協(xié)助對食堂人員工作情況進行考核評估；

l

協(xié)助監(jiān)督保安管理，督促保安員貫徹執(zhí)行門衛(wèi)制度；負責保安隊的值班安排和考勤管理；檢查保安治安巡邏工作及各項工作記錄，協(xié)助對保安人員工作情況進行考核評估；

l

負責公司各項督辦事項的督促完成工作。

執(zhí)行/組織/協(xié)助

管理層評價

部門經(jīng)理評價

員工滿意度

來訪人員評價

檔案的完整性及整潔性

電話及網(wǎng)絡系統(tǒng)管理

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負責電話及網(wǎng)絡系統(tǒng)的維護和管理，保證系統(tǒng)的暢通；

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處理有關電話增設報裝、內(nèi)部移動電話網(wǎng)絡的入網(wǎng)、退網(wǎng)等事宜。

執(zhí)行

部門經(jīng)理評價

員工滿意度

固定資產(chǎn)管理

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負責公司固定資產(chǎn)的實物管理、調(diào)撥、報廢手續(xù)辦理，每半年進行一次盤點。

執(zhí)行

固定資產(chǎn)的保全性、記錄的完整性

員工宿舍管理

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監(jiān)督、落實宿舍管理制度；

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宿舍水電帳目管理；

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定期組織開展宿舍衛(wèi)生檢查評比及宿舍用電安全檢查。

實施/參與

準確性、及時性

其他工作

l

及時完成部門領導交給的其他工作。

執(zhí)行

及時性

工作環(huán)境與勞動保護說明：例：有粉塵、噪音污染和傷亡風險，需配備安全頭盔、防護眼罩、耳塞、袖套、手套、勞保鞋上崗